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版 权 所 有 侵 权 必 究 图 书 在 版 编 目 (CIP) 数 据 用 好 Excel(2007 版 ): 财 务 篇 / 王 维, 云 大 勇 编 著. 北 京 : 中 国 宇 航 出 版 社,2007.5 ( 时 尚 IT 生 活 秀 ) ISBN 978-7-80218-208-0 Ⅰ. 用 Ⅱ.1 王 2 云 Ⅲ. 电 子 表 格 系 统,Excel Ⅳ.TP391.13 中 国 版 本 图 书 馆 CIP 数 据 核 字 (2007) 第 012833 号 策 划 编 辑 宫 鸣 宇 责 任 编 辑 张 丽 花 封 面 设 计 灵 动 设 计 责 任 校 对 刘 冬 艳 出 版 发 行 社 址 北 京 市 阜 成 路 8 号 邮 编 100830 (010)68768548 网 址 www.caphbook.com/caphit 经 销 新 华 书 店 发 行 部 (010)68371900 (010)88530478( 传 真 ) (010)68768541 (010)68767294( 传 真 ) 零 售 店 读 者 服 务 部 北 京 宇 航 文 苑 (010)68371105 (010)62529336 编 辑 部 (010)68193075 承 印 廊 坊 时 嘉 印 刷 有 限 公 司 版 次 2007 年 5 月 第 1 版 2007 年 5 月 第 1 次 印 刷 规 格 880 1230 开 本 1/32 印 张 8 字 数 246 千 字 书 号 ISBN 978-7-80218-208-0 定 价 90.00 元 ( 全 套 共 5 册 ) 本 书 如 有 印 装 质 量 问 题, 可 与 发 行 部 联 系 调 换

前 言 Microsoft 公 司 的 Office 系 列 办 公 软 件 在 日 常 办 公 中 应 用 非 常 广 泛, 其 中 的 Excel 集 数 据 的 采 集 编 辑 分 析 于 一 身, 具 有 强 大 的 数 据 处 理 和 图 表 分 析 功 能, 如 财 务 报 表 的 制 作 财 务 数 据 的 分 析 处 理 财 务 决 策 的 推 演 等 本 书 由 财 务 管 理 经 验 丰 富 的 作 者 编 写, 通 过 具 体 实 例 介 绍 Excel 在 财 务 管 理 工 作 中 的 实 际 应 用 采 用 由 浅 入 深 循 序 渐 进 的 方 式, 讲 解 了 财 务 管 理 工 作 中 必 需 掌 握 的 Excel 软 件 技 能, 以 帮 助 读 者 提 高 财 务 管 理 水 平 通 过 本 书 的 学 习, 读 者 能 够 根 据 实 际 需 要 设 计 工 作 表 和 数 据 图 表, 解 决 企 业 财 务 管 理 与 财 务 决 策 中 的 复 杂 问 题 本 书 共 分 10 章 : 第 1 章 讲 解 Excel 2007 的 基 本 操 作, 包 括 工 作 簿 工 作 表 和 单 元 格 的 基 本 操 作 等 内 容 第 2 章 ~ 第 10 章 讲 解 了 建 立 借 款 单 部 门 日 常 费 用 统 计 差 旅 费 报 销 单 费 用 支 出 图 表 员 工 工 资 管 理 打 印 工 资 表 和 工 资 条 账 务 处 理 流 程 图 账 务 管 理 中 的 模 拟 运 算 和 创 建 资 产 负 债 表 等 财 务 应 用 实 例 第 2 章 ~ 第 10 章 都 安 排 了 与 该 章 内 容 相 似 的 其 他 常 用 模 板, 读 者 可 以 举 一 反 三, 全 面 掌 握 Excel 在 财 务 管 理 工 作 中 的 应 用 本 书 特 点 : 图 解 方 式 版 式 新 颖, 实 例 经 典 内 容 实 用, 语 言 简 练 通 俗 易 懂, 步 骤 详 细 一 看 即 会 请 登 录 网 址 http://www.caphbook.com/caphit/download/, 然 后 在 时 尚 IT 生 活 秀 文 件 夹 中 选 择 本 书 实 例 文 件 和 其 他 模 板 文 件 进 行 下 载 本 书 由 王 维 云 大 勇 执 笔, 另 外 王 彦 超 贾 春 玲 朱 佳 薛 毅 娴 程 浩 周 阿 敏 林 滨 雅 和 刘 亚 静 也 参 与 了 部 分 编 写 工 作 如 果 您 对 本 书 有 何 意 见 和 建 议, 请 通 过 yuanxun.007@163.com 与 我 们 联 系 编 者 2007 年 4 月 i

目 录 第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作... 1 ii 1.1 工 作 簿 的 基 本 操 作... 1 1.1.1 启 动 退 出 与 保 存 Excel 2007... 1 1.1.2 以 新 文 件 名 或 新 地 址 保 存 工 作 薄... 2 1.1.3 打 开 已 保 存 的 工 作 薄... 3 1.1.4 设 置 自 动 保 存 工 作 薄... 4 1.1.5 设 置 工 作 簿 的 默 认 保 存 位 置... 5 1.2 工 作 表 的 基 本 操 作... 5 1.2.1 切 换 工 作 表... 5 1.2.2 选 择 多 个 工 作 表... 6 1.2.3 新 建 工 作 表... 7 1.2.4 删 除 工 作 表... 8 1.2.5 隐 藏 工 作 表... 9 1.2.6 设 置 工 作 表 标 签 的 颜 色... 10 1.2.7 为 工 作 表 命 名... 11 1.2.8 工 作 簿 内 移 动 与 复 制 工 作 表... 12 1.2.9 工 作 簿 之 间 复 制 工 作 表... 13 1.3 单 元 格 的 操 作... 14 1.3.1 选 择 单 元 格... 15 1.3.2 插 入 单 元 格... 17 1.3.3 插 入 行... 18 1.3.4 插 入 列... 18 1.3.5 输 入 数 据... 19 1.3.6 在 多 个 工 作 表 中 输 入 相 同 的 内 容... 19 1.3.7 修 改 单 元 格 内 的 数 据... 20 1.3.8 复 制 与 移 动 数 据... 21 第 2 章 建 立 借 款 单... 24 2.1 录 入 借 款 单 内 容... 24 2.2 格 式 化 借 款 单... 24 2.2.1 调 整 行 高 和 列 宽... 24 2.2.2 合 并 及 拆 分 单 元 格... 26 2.2.3 设 置 字 体... 28

目 录 2.2.4 设 置 单 元 格 的 底 纹... 29 2.2.5 设 置 单 元 格 的 背 景 填 充 颜 色... 30 2.2.6 绘 制 边 框... 31 2.2.7 输 入 特 殊 符 号... 32 2.3 剪 贴 画... 34 2.3.1 插 入 剪 贴 画... 34 2.3.2 移 动 缩 放 剪 贴 画... 35 2.4 使 用 格 式 刷 快 速 复 制 格 式... 36 2.5 使 用 宏 进 行 快 速 格 式 化... 36 2.5.1 录 制 宏... 37 2.5.2 执 行 宏... 38 2.5.3 制 作 宏 按 钮... 40 2.5.4 移 动 与 缩 放 宏 按 钮... 41 2.5.5 为 宏 按 钮 命 名... 42 2.5.6 复 制 宏 按 钮 到 其 他 工 作 表 上... 42 2.5.7 删 除 宏... 43 2.5.8 将 录 制 的 宏 保 存 在 工 作 簿 中... 44 2.6 其 他 应 用 实 例... 44 第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计... 45 3.1 创 建 基 本 表 格... 45 3.1.1 输 入 日 期... 45 3.1.2 快 速 填 充 日 期 序 列... 46 3.1.3 自 定 义 费 用 种 类 填 充 的 序 列... 47 3.1.4 调 整 数 据 小 数 点 位 数... 49 3.1.5 设 置 数 据 在 单 元 格 中 的 位 置... 49 3.1.6 在 单 元 格 内 部 自 动 换 行... 50 3.2 冻 结 窗 格... 51 3.3 引 用 单 元 格... 52 3.3.1 相 对 引 用... 52 3.3.2 绝 对 引 用... 53 3.3.3 混 合 引 用... 53 3.3.4 引 用 工 作 簿 中 其 他 工 作 表 的 单 元 格... 54 3.4 月 末 统 计... 54 3.4.1 统 计 各 部 门 一 月 份 实 际 使 用 的 款 额... 54 3.4.2 计 算 一 月 份 费 用 支 出 总 额... 56 3.4.3 计 算 结 余 资 金... 57 3.4.4 计 算 各 项 费 用 支 出 的 使 用 比 率... 58 3.5 部 门 年 度 费 用 支 出 统 计... 58 iii

3.6 设 置 数 值 显 示 样 式... 61 3.6.1 显 示 资 金 的 货 币 格 式... 62 3.6.2 显 示 使 用 比 率 的 百 分 比 格 式... 62 3.7 设 置 表 格 主 题... 63 3.8 审 核 公 式... 64 3.8.1 追 踪 引 用 单 元 格... 64 3.8.2 追 踪 从 属 单 元 格... 65 3.8.3 追 踪 单 元 格 中 的 错 误... 66 3.8.4 追 踪 审 核 箭 头... 67 3.8.5 监 视 单 元 格 公 式 及 其 结 果... 68 3.8.6 显 示 单 元 格 中 的 公 式... 69 3.9 使 用 公 式 时 出 现 的 错 误 及 纠 错 办 法... 70 3.10 查 找 与 替 换... 73 3.10.1 查 找 统 计 表 中 包 含 计 算 公 式 的 区 域... 73 3.10.2 快 速 定 位 单 元 格... 74 3.10.3 查 找 招 待 费... 75 3.10.4 替 换 招 待 费 名 称... 76 3.11 其 他 应 用 实 例... 78 第 4 章 差 旅 费 报 销 单... 79 4.1 创 建 基 本 表 格... 79 4.1.1 使 用 自 动 更 正 功 能 快 速 输 入 标 题... 79 4.1.2 使 内 容 自 动 适 应 单 元 格 的 大 小... 81 4.2 应 用 数 据 有 效 性 设 置 单 元 格 的 内 容 范 围... 82 4.2.1 使 用 序 列 选 项 自 动 填 充 交 通 工 具 选 项... 82 4.2.2 在 数 据 输 入 时 显 示 提 示 信 息... 84 4.2.3 控 制 单 元 格 的 时 间 范 围... 86 4.3 为 数 字 自 动 添 加 单 位... 87 4.4 为 单 元 格 添 加 批 注... 89 4.5 计 算 报 销 费 用... 90 4.5.1 计 算 差 旅 补 助 总 额... 90 4.5.2 计 算 报 销 总 费 用... 90 4.6 设 置 人 民 币 的 大 写 形 式... 91 4.7 其 他 应 用 实 例... 92 第 5 章 费 用 支 出 图 表... 94 5.1 创 建 费 用 支 出 数 据 柱 形 图... 94 5.1.1 创 建 费 用 支 出 表 格... 94 5.1.2 生 成 柱 形 图... 94 5.2 设 计 图 表... 95 iv

目 录 5.2.1 调 整 图 表 的 位 置 和 尺 寸... 95 5.2.2 向 图 表 中 添 加 其 他 部 门 支 出 费 用 项 目... 96 5.2.3 删 除 图 表 中 的 部 分 数 据... 99 5.2.4 切 换 图 表 坐 标... 100 5.2.5 由 图 表 生 成 数 据 表... 100 5.2.6 添 加 图 表 标 题... 101 5.2.7 套 用 图 表 设 计 样 式... 102 5.2.8 移 动 图 表 到 其 他 工 作 表... 103 5.2.9 改 变 图 表 类 型... 104 5.2.10 设 置 图 表 的 默 认 类 型... 105 5.3 设 置 图 表 布 局... 106 5.3.1 调 整 图 例 位 置... 106 5.3.2 在 图 表 中 显 示 数 值... 107 5.3.3 添 加 坐 标 轴 标 题... 109 5.3.4 为 图 表 中 坐 标 轴 添 加 单 位... 110 5.3.5 添 加 趋 势 线...111 5.3.6 添 加 误 差 线... 113 5.4 美 化 图 表... 115 5.4.1 设 计 图 表 背 景 及 边 框... 115 5.4.2 设 置 图 表 文 字 的 字 体 及 颜 色... 120 5.5 图 表 模 板 的 使 用... 122 5.5.1 将 图 表 另 存 为 图 表 模 板... 122 5.5.2 应 用 图 表 模 板... 123 5.5.3 删 除 图 表 模 板... 124 5.6 打 印 图 表... 125 5.6.1 打 印 一 张 图 表... 125 5.6.2 打 印 多 张 图 表... 126 5.7 其 他 应 用 实 例... 128 第 6 章 员 工 工 资 管 理... 130 6.1 制 作 员 工 工 资 表... 130 6.1.1 建 立 工 资 明 细 表... 130 6.1.2 插 入 公 司 徽 标... 130 6.1.3 移 动 缩 放 及 修 剪 徽 标 图 片... 132 6.1.4 输 入 首 位 为 0 的 员 工 号 码... 133 6.1.5 输 入 员 工 身 份 证 号 码... 134 6.1.6 快 速 输 入 同 一 地 区 的 身 份 证 号 码... 135 6.2 输 入 员 工 基 本 工 资... 136 6.2.1 利 用 逻 辑 函 数 填 充 固 定 工 资... 136 v

6.2.2 修 改 公 式... 137 6.3 计 算 加 班 费... 138 6.4 计 算 缺 勤 扣 款... 140 6.4.1 计 算 事 假 扣 款... 140 6.4.2 计 算 病 假 扣 款... 141 6.4.3 计 算 迟 到 扣 款... 142 6.4.4 合 计 缺 勤 扣 款... 143 6.4.5 使 用 函 数 VLOOKUP 计 算 缺 勤 扣 款... 143 6.5 计 算 出 勤 奖 金... 146 6.6 合 计 应 发 工 资... 147 6.6.1 将 部 门 进 行 排 序... 147 6.6.2 添 加 员 工 补 贴... 149 6.6.3 计 算 应 发 工 资... 149 6.7 计 算 养 老 保 险 金... 150 6.8 合 计 实 发 工 资... 151 6.8.1 代 扣 个 人 所 得 税... 151 6.8.2 计 算 应 发 工 资... 157 6.9 按 照 部 门 分 类 汇 总 员 工 工 资... 157 6.9.1 分 类 汇 总 工 资 总 额... 158 6.9.2 添 加 分 类 汇 总 工 资 平 均 值... 160 6.9.3 删 除 分 类 汇 总... 161 6.10 条 件 格 式... 161 6.10.1 突 出 显 示 超 过 50 元 的 缺 勤 扣 款 额... 161 6.10.2 突 出 显 示 超 过 平 均 工 资 水 平 的 实 发 工 资... 162 6.10.3 使 用 数 据 条 直 观 表 现 应 发 工 资 的 大 小... 163 6.10.4 使 用 色 标 显 示 基 本 工 资 相 同 的 单 元 格... 164 6.10.5 使 用 图 标 标 识 保 险 金 金 额 在 同 一 范 围 的 单 元 格... 165 6.10.6 清 除 条 件 格 式... 166 6.11 套 用 表 格 格 式... 167 6.12 排 序... 169 6.12.1 对 员 工 工 资 高 低 进 行 排 序... 169 6.12.2 进 行 多 关 键 字 的 数 据 排 序... 170 6.13 筛 选 数 据... 172 6.13.1 筛 选 实 发 工 资 额 前 5 名... 172 6.13.2 筛 选 部 门 工 资 单... 173 6.14 工 资 表 的 保 密 设 置... 174 6.14.1 隐 藏 个 人 所 得 税 计 算 公 式... 174 6.14.2 保 护 工 资 表 所 在 的 工 作 簿... 175 vi

目 录 6.14.3 设 置 文 件 保 护 密 码... 177 6.15 制 作 工 资 条... 178 6.16 创 建 工 资 数 据 透 视 表... 181 6.16.1 生 成 数 据 透 视 表... 181 6.16.2 修 改 数 据 透 视 表 布 局... 183 6.16.3 编 辑 数 据 透 视 表 的 统 计 方 式... 184 6.16.4 更 新 透 视 表 数 据... 185 6.16.5 显 示 透 视 表 中 的 明 细 数 据... 185 6.16.6 删 除 数 据 透 视 表... 186 6.17 由 数 据 透 视 表 生 成 数 据 透 视 图... 186 6.18 其 他 应 用 实 例... 188 第 7 章 打 印 工 资 表 和 工 资 条... 189 7.1 查 看 打 印 效 果... 189 7.2 页 面 设 置... 190 7.2.1 设 置 打 印 的 页 边 距 及 页 眉 页 脚 边 距... 190 7.2.2 设 置 打 印 方 向... 191 7.2.3 设 置 打 印 纸 张 大 小 和 打 印 比 例... 192 7.2.4 设 置 网 格 线 打 印 和 打 印 顺 序... 193 7.2.5 设 计 页 眉 和 页 脚... 193 7.2.6 在 页 眉 中 添 加 图 片... 195 7.3 设 置 打 印 范 围... 196 7.3.1 显 示 和 隐 藏 分 页 线... 197 7.3.2 调 整 分 页 符 的 位 置... 197 7.3.3 删 除 分 页 符... 199 7.3.4 隐 藏 不 需 要 打 印 的 内 容... 199 7.3.5 设 置 打 印 的 页 数 范 围 和 份 数... 200 7.4 单 独 打 印 出 某 位 员 工 的 工 资 条... 200 7.4.1 设 置 打 印 标 题... 200 7.4.2 设 置 打 印 区 域... 202 7.5 其 他 应 用 实 例... 203 第 8 章 账 务 处 理 流 程 图... 204 8.1 绘 制 财 务 管 理 流 程 图... 204 8.1.1 绘 制 基 本 图 形... 204 8.1.2 向 图 形 中 添 加 文 本... 208 8.1.3 移 动 与 缩 放 图 形... 208 8.2 美 化 流 程 图... 209 8.2.1 使 用 自 动 套 用 格 式 设 计 流 程 图... 209 8.2.2 填 充 图 形... 210 vii

8.2.3 组 合 图 形... 213 8.3 绘 制 财 务 票 据 报 销 流 程 图... 214 8.3.1 插 入 图 示... 214 8.3.2 移 动 和 缩 放 图 示... 215 8.3.3 更 改 布 局... 216 8.3.4 美 化 图 示... 217 8.4 其 他 应 用 实 例... 219 第 9 章 账 务 管 理 中 的 模 拟 运 算... 220 9.1 投 资 过 程 中 的 财 务 管 理... 220 9.1.1 创 建 模 拟 运 算 表... 220 9.1.2 计 算 投 资 现 值... 221 9.1.3 计 算 保 险 净 现 值... 222 9.2 建 立 模 拟 运 算 表 分 析 存 款... 224 9.2.1 计 算 本 息 总 和... 224 9.2.2 建 立 单 变 量 模 拟 运 算 表... 225 9.2.3 双 变 量 模 拟 运 算 表... 226 9.3 单 变 量 求 解 财 务 费 用 支 出... 228 9.4 编 辑 模 拟 运 算 表... 230 9.4.1 将 模 拟 运 算 结 果 转 换 为 常 量... 230 9.4.2 将 模 拟 运 算 表 转 换 为 图 表... 232 9.5 通 过 模 拟 运 算 选 择 最 合 适 的 贷 款 方 案... 233 9.5.1 为 单 元 格 定 义 名 称... 233 9.5.2 计 算 每 期 还 款 额... 234 9.5.3 创 建 方 案... 235 9.5.4 编 辑 方 案... 237 9.6 其 他 应 用 实 例... 238 第 10 章 创 建 资 产 负 债 表... 239 10.1 输 入 资 产 负 债 表 项 目... 239 10.2 添 加 艺 术 字 作 为 资 产 负 债 表 标 题... 239 10.2.1 插 入 艺 术 字... 240 10.2.2 美 化 艺 术 字... 240 10.3 核 算 资 产 负 债... 242 10.3.1 计 算 流 动 资 产... 243 10.3.2 计 算 长 期 投 资... 244 10.3.3 计 算 资 产 合 计... 244 10.4 设 计 资 产 负 债 表 的 背 景... 245 10.5 其 他 应 用 实 例... 246 viii

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 Excel 2007 的 财 务 数 据 分 析 管 理 功 能 很 强 大, 利 用 它 可 以 制 作 借 款 单 日 常 费 用 统 计 表 员 工 工 资 表 部 门 费 用 支 出 图 表 资 产 负 债 表 等 表 格 和 数 据 图 表 本 章 介 绍 Excel 2007 的 基 本 功 能, 主 要 包 括 工 作 簿 的 打 开 关 闭 和 保 存, 工 作 表 的 切 换 选 择 和 重 命 名, 单 元 格 中 的 数 据 输 入 修 改 和 复 制 等 1.1 工 作 簿 的 基 本 操 作 启 动 Excel 后, 系 统 默 认 新 建 的 工 作 簿 名 称 为 Book1, 以 后 建 立 的 工 作 簿 默 认 名 称 依 次 为 Book2 Book3 一 个 工 作 簿 由 多 个 工 作 表 组 成, 最 多 允 许 包 含 255 个 工 作 表, 新 创 建 的 工 作 簿 中 默 认 包 含 3 个 工 作 表 : Sheet1 Sheet2 和 Sheet3 下 面 将 对 工 作 簿 的 常 用 基 本 操 作 进 行 介 绍 1.1.1 启 动 退 出 与 保 存 Excel 2007 安 装 好 Office 2007 套 装 软 件 后, 就 可 以 使 用 Excel 2007 本 小 节 介 绍 Excel 2007 的 启 动 退 出 与 保 存 等 基 本 操 作, 具 体 过 程 如 图 1.1~ 图 1.4 所 示 图 1.1 1 在 桌 面 上 双 击 Excel 2007 快 捷 方 式 图 标, 即 可 启 动 2 如 果 桌 面 上 没 有 快 捷 方 式 图 标, 单 击 任 务 栏 的 开 始 按 钮, 执 行 所 有 程 序 Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007 命 令 1

3 打 开 工 作 簿 Book1 图 1.2 图 1.3 4 关 闭 Excel 工 作 簿 时, 单 击 工 作 簿 右 上 角 的 按 钮 或 者 按 Alt+F4 键 5 在 弹 出 的 对 话 框 询 问 是 否 保 存, 单 击 是 按 钮 6 在 弹 出 的 另 存 为 对 话 框 中, 选 择 保 存 文 件 的 位 置, 并 且 在 文 件 名 文 本 框 中 输 入 文 件 名 称, 单 击 保 存 按 钮, 即 可 将 文 件 保 存 到 设 定 的 位 置 图 1.4 7 初 次 保 存 文 件 时, 单 击 快 速 工 具 栏 上 的 保 存 按 钮, 同 样 会 弹 出 另 存 为 对 话 框, 保 存 方 法 与 步 骤 6 相 同 1.1.2 以 新 文 件 名 或 新 地 址 保 存 工 作 薄 当 有 数 据 需 要 备 份 时, 需 要 把 工 作 簿 保 存 到 新 的 位 置, 或 者 是 以 新 的 文 件 名 称 来 保 存 具 体 操 作 过 程 如 图 1.5 所 示 2

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 图 1.5 1.1.3 打 开 已 保 存 的 工 作 薄 1 单 击 文 件 按 钮, 在 弹 出 下 拉 菜 单 中 选 择 另 存 为 命 令 2 在 弹 出 的 另 存 为 对 话 框 中 重 新 设 置 文 件 保 存 的 位 置, 如 果 需 要 使 用 新 的 文 件 名 称, 在 文 件 名 文 本 框 中 输 入 文 件 名 称, 单 击 保 存 按 钮, 即 可 将 文 件 保 存 到 新 的 位 置 打 开 已 保 存 的 工 作 薄 大 致 有 3 种 方 法, 具 体 操 作 过 程 如 图 1.6~ 图 1.8 所 示 方 法 1: 图 1.6 方 法 2: 单 击 文 件 按 钮, 在 弹 出 下 拉 菜 单 中 的 最 近 使 用 的 文 挡 列 表 中 选 择 需 要 打 开 的 文 件, 如 我 的 工 作 簿, 即 可 将 其 打 开 图 1.7 对 于 已 经 保 存 的 Excel 文 件, 到 文 件 的 保 存 路 径 下, 双 击 文 件 图 标, 或 者 右 击 文 件 图 标, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 打 开 命 令 3

方 法 3: 1 单 击 文 件 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 菜 单 中 选 择 打 开 命 令 2 在 弹 出 的 打 开 对 话 框 中 选 择 需 要 打 开 的 文 件, 单 击 打 开 按 钮 图 1.8 1.1.4 设 置 自 动 保 存 工 作 薄 如 果 正 在 制 作 表 格 时 发 生 了 停 电 等 突 发 情 况, 制 作 表 格 的 文 件 就 有 可 能 会 丢 失 设 置 工 作 簿 的 自 动 保 存 功 能, 在 发 生 突 发 情 况 导 致 Excel 关 闭 时 可 以 减 少 损 失 具 体 操 作 过 程 如 图 1.9~ 图 1.10 所 示 1 单 击 文 件 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 单 击 Excel 选 项 按 钮 图 1.9 4

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 图 1.10 2 在 弹 出 的 Excel 选 项 对 话 框 中, 单 击 保 存 标 签, 选 择 保 存 自 动 恢 复 信 息 时 间 间 隔 复 选 框, 单 击 其 右 侧 的 按 钮, 设 置 自 动 保 存 文 件 的 时 间 间 隔, 单 击 确 定 按 钮 1.1.5 设 置 工 作 簿 的 默 认 保 存 位 置 进 行 工 作 簿 的 保 存 时, 默 认 的 保 存 位 置 是 我 的 文 档 文 件 夹, 而 在 实 际 工 作 中, 往 往 需 要 把 表 格 放 在 其 他 的 位 置, 对 于 经 常 保 存 的 路 径, 可 以 将 其 设 置 为 默 认 路 径, 这 样 每 次 保 存 工 作 簿 时 就 不 必 再 重 新 设 置 路 径 了 具 体 操 作 过 程 如 图 1.11 所 示 1 复 制 保 存 路 径, 单 击 文 件 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 单 击 Excel 选 项 按 钮 图 1.11 1.2 工 作 表 的 基 本 操 作 2 在 弹 出 Excel 选 项 对 话 框 中, 单 击 保 存 标 签, 在 默 认 保 存 位 置 文 本 框 中 右 击, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 粘 贴 命 令, 单 击 确 定 按 钮 3 单 击 文 件 按 钮, 在 弹 出 下 拉 菜 单 中 选 择 另 存 为 命 令, 在 弹 出 的 另 存 为 对 话 框 中 将 显 示 文 件 默 认 的 保 存 位 置 工 作 表 是 工 作 簿 的 直 接 操 作 界 面, 主 要 是 数 据 处 理 和 保 存 数 据, 一 个 工 作 簿 中 一 般 有 多 个 工 作 表,Excel 工 作 簿 在 默 认 状 态 下 有 3 个 工 作 表 : Sheet1 Sheet2 和 Sheet3 1.2.1 切 换 工 作 表 使 用 新 建 的 工 作 簿 时, 最 先 看 到 的 是 Sheet1 工 作 表, 也 可 以 切 换 到 其 5

他 工 作 表 中, 方 法 如 图 1.12 和 图 1.13 所 示 1 单 击 工 作 表 标 签, 可 以 在 工 作 表 之 间 快 速 切 换 也 可 以 使 用 键 盘 切 换 工 作 表 按 Ctrl+Page Up 键 切 换 到 上 一 个 工 作 表, 按 Ctrl+Page Down 键, 切 换 到 下 一 个 工 作 表 图 1.12 2 如 果 在 工 作 簿 中 插 入 了 许 多 工 作 表, 而 且 所 需 标 签 没 有 显 示 在 屏 幕 上, 可 以 单 击 Sheet1 标 签 左 边 的 4 个 按 钮 来 滚 动 标 签 图 1.13 1.2.2 选 择 多 个 工 作 表 需 要 在 工 作 簿 的 许 多 工 作 表 中 输 入 相 同 的 数 据 时, 可 以 将 多 个 工 作 表 同 时 选 择 选 择 多 个 工 作 表 的 方 法 如 图 1.14~ 图 1.16 所 示 图 1.14 1 选 择 相 邻 的 多 个 工 作 表 时, 单 击 第 1 个 工 作 表 的 标 签, 然 后 按 住 Shift 键, 单 击 最 后 一 个 工 作 表 的 标 签 在 这 里 单 击 Sheet1 标 签, 然 后 按 住 Shift 键, 单 击 Sheet3 标 签, 从 而 选 择 Sheet1 Sheet2 Sheet3 工 作 表 6

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 图 1.15 2 选 择 不 相 邻 的 工 作 表 时, 单 击 第 1 个 工 作 表 的 标 签, 然 后 按 住 Ctrl 键, 分 别 单 击 要 选 择 的 工 作 表 的 标 签 图 1.16 3 选 择 所 有 工 作 表 时, 右 击 工 作 表 标 签, 从 快 捷 菜 单 中 选 择 选 定 全 部 工 作 表 命 令 1.2.3 新 建 工 作 表 Excel 工 作 簿 默 认 状 态 下 的 3 个 工 作 表 并 不 能 满 足 工 作 的 要 求 时, 可 以 在 工 作 簿 中 新 建 工 作 表, 常 用 的 有 两 种 方 法 具 体 操 作 过 程 如 图 1.17~ 图 1.19 所 示 方 法 1: 图 1.17 1 单 击 工 作 簿 中 的 按 钮 2 新 建 的 工 作 表 插 入 到 工 作 簿 中 7

方 法 2: 1 在 工 作 簿 中 选 择 工 作 表 标 签 Sheet2 2 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 插 入 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 插 入 工 作 表 命 令 图 1.18 图 1.19 3 新 建 的 工 作 表 Sheet4, 插 入 到 工 作 表 Sheet2 之 前 1.2.4 删 除 工 作 表 工 作 表 不 再 有 用 时, 可 以 将 其 删 除, 常 用 的 有 两 种 方 法 具 体 操 作 过 程 如 图 1.20~ 图 1.23 所 示 方 法 1: 1 右 击 要 删 除 的 工 作 表 标 签 Sheet3, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 删 除 命 令 图 1.20 8

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 图 1.21 2 在 弹 出 的 Microsoft Office Excel 对 话 框 中, 单 击 删 除 按 钮 3 工 作 表 Sheet3 被 删 除 方 法 2: 图 1.22 1 在 工 作 簿 中 选 择 工 作 表 标 签 Sheet2 2 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 删 除 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 删 除 工 作 表 命 令 图 1.23 3 工 作 表 Sheet2 被 删 除 1.2.5 隐 藏 工 作 表 如 果 不 希 望 其 他 人 看 到 的 工 作 表, 可 以 将 其 隐 藏 具 体 操 作 过 程 如 图 1.24 和 图 1.25 所 示 9

1 右 击 需 要 隐 藏 的 工 作 表 Sheet4, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 隐 藏 命 令, 即 可 将 工 作 表 隐 藏 图 1.24 图 1.25 2 右 击 工 作 表 标 签 Sheet1 Sheet2 Sheet3 中 的 任 意 一 个 标 签, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 取 消 隐 藏 命 令 3 在 弹 出 的 取 消 隐 藏 对 话 框 中 选 择 工 作 表 Sheet4, 单 击 确 定 按 钮 1.2.6 设 置 工 作 表 标 签 的 颜 色 设 置 工 作 表 标 签 的 颜 色 便 于 区 分 工 作 表, 常 用 的 有 两 种 方 法 具 体 操 作 过 程 如 图 1.26~ 图 1.28 所 示 方 法 1: 右 击 工 作 表 标 签 Sheet3, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 工 作 表 标 签 颜 色 命 令, 在 级 联 菜 单 中 选 择 绿 色 选 项 图 1.26 10

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 方 法 2: 图 1.27 1 选 择 工 作 表 标 签 Sheet3, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 格 式 按 钮, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 工 作 表 标 签 颜 色 绿 色 命 令 2 工 作 表 标 签 Sheet3 颜 色 被 设 置 成 绿 色 图 1.28 1.2.7 为 工 作 表 命 名 为 工 作 表 的 标 签 命 名 之 后, 可 以 根 据 名 称 快 速 查 找 数 据 具 体 操 作 过 程 如 图 1.29 所 示 11

右 击 工 作 表 标 签 Sheet1, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 重 命 名 命 令, 或 双 击 工 作 表 标 签 Sheet1, 工 作 表 标 签 处 于 待 编 辑 状 态, 输 入 工 作 表 名 称, 按 Enter 键 确 认 后 完 成 工 作 表 命 名 图 1.29 1.2.8 工 作 簿 内 移 动 与 复 制 工 作 表 工 作 表 在 工 作 簿 中 的 位 置 并 不 一 定 能 够 使 用 户 满 意, 用 户 有 时 还 要 对 工 作 表 进 行 移 动 操 作 的 同 时 保 留 原 工 作 表, 这 就 要 用 到 工 作 表 的 移 动 与 复 制 功 能 具 体 操 作 过 程 如 图 1.30~ 图 1.33 所 示 方 法 1: 单 击 要 移 动 的 工 作 表 标 签 Sheet1, 然 后 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 拖 动 时, 会 出 现 图 标 和 倒 三 角, 表 示 将 要 移 动 到 的 位 置, 移 到 合 适 的 位 置 释 放 鼠 标 比 如, 在 工 作 表 标 签 Sheet3 之 前, 释 放 鼠 标 图 1.30 方 法 2: 图 1.31 1 单 击 工 作 表 标 签 Sheet1, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 格 式 按 钮, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 移 动 或 复 制 工 作 表 命 令 2 在 弹 出 移 动 或 复 制 工 作 表 对 话 框 的 下 列 选 定 工 作 表 之 前 列 表 框 中 选 择 Sheet3 选 项, 表 示 工 作 表 Sheet1 要 移 动 到 工 作 表 Sheet3 之 前 3 如 果 要 复 制 工 作 表, 则 选 择 建 立 副 本 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 12

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 4 工 作 表 Sheet1 移 动 到 工 作 表 Sheet3 的 前 面 图 1.32 图 1.33 5 复 制 工 作 表 Sheet1 的 效 果 如 图 所 示 另 外, 单 击 要 复 制 的 工 作 表 标 签 Sheet1, 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 同 时 按 住 Ctrl 键 也 可 以 实 现 工 作 表 的 复 制 1.2.9 工 作 簿 之 间 复 制 工 作 表 工 作 表 不 仅 可 以 在 一 个 工 作 簿 内 部 移 动 和 复 制, 还 可 以 在 工 作 簿 之 间 进 行 移 动 和 复 制, 操 作 时 将 接 收 工 作 簿 和 需 要 移 动 的 工 作 表 所 在 的 工 作 簿 同 时 打 开 具 体 操 作 过 程 如 图 1.34~ 图 1.36 所 示 图 1.34 1 打 开 用 于 接 收 工 作 表 的 工 作 簿 Book1 并 保 存 2 切 换 到 包 含 被 移 动 的 工 作 表 的 工 作 簿 西 班 牙 物 价, 并 选 择 工 作 表 价 格 3 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 按 钮, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 移 动 或 复 制 工 作 表 命 令 13

4 在 弹 出 移 动 或 复 制 工 作 表 对 话 框 中 的 工 作 簿 下 拉 列 表 中 选 择 Book1 选 项, 在 下 列 选 定 工 作 表 之 前 列 表 框 中, 选 择 Sheet1 选 项 5 如 果 要 复 制 工 作 表, 则 选 择 建 立 副 本 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 图 1.35 6 工 作 表 价 格 被 移 动 到 了 工 作 簿 Book1 的 工 作 表 Sheet1 之 前 图 1.36 1.3 单 元 格 的 操 作 单 元 格 是 Excel 中 最 基 本 的 单 元, 单 元 格 的 位 置 通 过 列 号 和 行 标 进 行 标 记, 列 号 是 工 作 表 中 一 列 最 上 端 的 标 志, 用 大 写 英 文 字 母 标 识, 行 标 是 工 作 表 中 一 行 最 左 端 的 标 志, 用 阿 拉 伯 数 字 进 行 标 识 例 如 单 元 格 A6 表 示 工 作 表 的 第 A 列 与 第 6 行 相 交 处 的 单 元 格, 而 单 元 格 区 域 A6:B10 表 示 单 元 格 A6 与 单 元 格 B10 之 间 的 矩 形 区 域, 单 元 格 是 输 入 数 据 和 显 示 数 据 以 及 处 理 数 据 的 平 台 下 面 将 介 绍 单 元 格 的 基 本 操 作 14

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 1.3.1 选 择 单 元 格 使 用 Excel 工 作 簿 制 作 表 格 的 基 础 是 数 据 的 输 入, 在 向 单 元 格 内 填 充 数 据 或 对 数 据 进 行 修 改 操 作 之 前, 需 要 选 择 单 元 格 选 择 单 元 格 通 常 有 以 下 几 种 情 况, 具 体 操 作 如 图 1.37~ 图 1.45 所 示 1. 选 择 单 个 单 元 格 单 击 工 作 表 标 签 Sheet1, 单 击 第 A 列 与 第 6 行 相 交 处 的 单 元 格, 即 可 选 择 单 元 格 A6 图 1.37 2. 选 择 连 续 单 元 格 区 域 图 1.38 1 选 择 单 元 格 A6, 按 住 鼠 标 左 键 拖 动, 到 达 单 元 格 B10 时 释 放 鼠 标, 连 续 的 单 元 格 区 域 A6:B10 被 选 择 2 如 果 需 要 选 择 的 单 元 格 区 域 超 出 了 操 作 界 面, 使 用 拖 动 选 择 的 方 法 不 容 易 操 作, 这 时 在 工 作 表 中 选 择 单 元 格 A2 图 1.39 15

3 拖 动 滚 动 条 将 需 要 选 择 区 域 的 右 下 角 单 元 格 显 示 出 来, 按 住 Shift 键, 同 时 单 击 需 要 选 择 区 域 的 右 下 角 单 元 格 M39, 则 A2:M39 区 域 的 单 元 格 被 选 择 图 1.40 4 或 者 在 工 作 表 的 地 址 栏 中 输 入 A2:M39, 按 Enter 键 后 A2:M39 单 元 格 区 域 的 单 元 格 被 选 择 图 1.41 3. 选 择 不 连 续 单 元 格 区 域 图 1.42 按 住 Ctrl 键, 逐 个 单 击 需 要 选 择 的 单 元 格 即 可 4. 选 择 整 行 整 列 及 全 部 单 元 格 1 单 击 需 要 选 择 行 的 行 号, 即 可 选 择 整 行 2 单 击 某 一 行 的 行 号 以 后, 按 住 Ctrl 键 不 放, 再 单 击 其 他 行 的 行 号 即 可 选 择 多 行 单 元 格 图 1.43 16

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 3 单 击 需 要 选 择 列 的 列 号, 即 可 选 择 整 列 4 单 击 某 一 列 的 列 号 以 后, 按 住 Ctrl 键 不 放, 再 单 击 其 他 列 的 列 号 即 可 选 择 多 列 图 1.44 5 单 击 工 作 表 左 上 角 的 全 选 块, 即 可 选 择 整 个 工 作 表 的 单 元 格 图 1.45 1.3.2 插 入 单 元 格 使 用 插 入 单 元 格 功 能 可 以 在 行 或 列 中 插 入 空 白 的 单 元 格, 从 而 把 漏 掉 的 数 据 补 充 上 具 体 操 作 过 程 如 图 1.46~ 图 1.48 所 示 图 1.46 图 1.47 1 移 动 鼠 标 选 择 需 要 插 入 单 元 格 的 位 置, 如 单 元 格 C4 2 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 插 入 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 插 入 单 元 格 命 令 3 在 弹 出 的 插 入 对 话 框 中, 选 择 活 动 单 元 格 下 移 单 选 按 钮, 单 击 确 定 按 钮 17

4 在 所 选 单 元 格 C4 处 插 入 一 行 单 元 格 图 1.48 1.3.3 插 入 行 有 时 候 后 面 的 数 据 已 经 输 入 了 很 多, 才 发 现 前 面 少 输 入 了 一 行 数 据, 重 新 输 入 又 浪 费 时 间, 这 时 候 就 可 以 用 插 入 行 的 功 能 在 工 作 表 中 插 入 行 的 操 作 过 程 如 图 1.49 和 图 1.50 所 示 图 1.49 1 在 新 行 将 要 出 现 的 位 置 单 击 行 号 选 择 一 行, 这 里 选 择 第 5 行, 也 可 以 选 择 需 要 插 入 行 位 置 的 一 行 中 任 意 单 元 格 2 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 插 入 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 插 入 工 作 表 行 命 令 图 1.50 3 在 所 选 行 位 置 插 入 一 行, 原 第 5 行 以 及 其 数 据 整 体 向 下 移 动 一 行 1.3.4 插 入 列 在 制 作 表 格 的 过 程 中, 也 会 遇 到 需 要 在 工 作 表 中 插 入 列 的 情 况, 如 希 望 在 工 作 表 的 D 列 之 前 插 入 一 列 具 体 操 作 过 程 如 图 1.51 和 图 1.52 所 示 图 1.51 1 在 工 作 表 中 选 择 D 列, 也 可 以 选 择 D 列 中 任 意 单 元 格 2 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 插 入 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 插 入 工 作 表 列 命 令 18

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 3 在 工 作 表 中 插 入 一 个 新 D 列, 原 D 列 以 及 其 数 据 整 体 向 右 移 动 一 列 图 1.52 1.3.5 输 入 数 据 数 据 包 括 文 字 数 字 特 殊 符 号 等 输 入 数 据 的 操 作 过 程 如 图 1.53 和 图 1.54 所 示 图 1.53 1 打 开 Excel 工 作 表, 选 择 将 要 输 入 数 据 的 单 元 格, 这 里 选 择 单 元 格 C5, 在 键 盘 上 输 入 数 据, 按 Enter 键 确 认 2 数 据 输 入 到 单 元 格 C5 中 图 1.54 1.3.6 在 多 个 工 作 表 中 输 入 相 同 的 内 容 一 个 工 作 簿 有 多 个 工 作 表, 并 向 同 一 个 工 作 簿 的 多 个 工 作 表 中 输 入 相 同 的 数 据 时, 并 不 需 要 逐 一 在 工 作 表 输 入 数 据, 利 用 下 面 的 方 法 可 以 实 现 快 速 输 入 具 体 操 作 过 程 如 图 1.55~ 图 1.57 所 示 19

1 选 择 工 作 表 Sheet1, 然 后 按 住 Ctrl 键, 再 单 击 工 作 表 标 签 Sheet3, 在 单 元 格 C5 中 输 入 数 据 图 1.55 2 输 入 数 据 之 后, 再 次 按 Ctrl 键, 单 击 所 选 择 的 多 个 工 作 表 标 签 Sheet1 与 Sheet3, 解 除 工 作 表 之 间 的 联 系 图 1.56 3 工 作 表 Sheet3 中 输 入 数 据 的 内 容 位 置 与 工 作 表 Sheet1 中 的 完 全 相 同 图 1.57 1.3.7 修 改 单 元 格 内 的 数 据 如 果 发 现 输 入 的 数 据 不 符 合 要 求, 那 么 就 需 要 对 其 进 行 修 改 修 改 过 程 如 图 1.58~ 图 1.60 所 示 1 单 击 快 速 工 具 栏 上 的 其 他 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 自 定 义 快 速 访 问 工 具 栏 命 令 图 1.58 20

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 2 在 弹 出 Excel 选 项 对 话 框 中, 单 击 高 级 标 签, 选 择 双 击 可 直 接 在 单 元 格 内 编 辑 复 选 框 单 击 确 定 按 钮 图 1.59 3 双 击 单 元 格 C5, 在 单 元 格 内 直 接 修 改 图 1.60 1.3.8 复 制 与 移 动 数 据 如 果 需 要 使 用 已 经 创 建 好 的 表 格, 则 不 必 再 重 新 输 入, 将 现 成 的 表 格 复 制 或 者 移 动 过 来 就 可 以 了 具 体 操 作 过 程 如 图 1.61~ 图 1.68 所 示 1 复 制 数 据 时, 选 择 需 要 复 制 数 据 的 单 元 格 区 域, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 剪 切 板 组 中 单 击 复 制 按 钮 图 1.61 21

2 移 动 数 据 时, 选 择 需 要 移 动 数 据 单 元 格 区 域, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 剪 切 板 组 中 单 击 剪 切 按 钮 图 1.62 3 选 择 数 据 的 粘 贴 位 置, 这 里 选 择 的 是 单 元 格 A12, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 粘 贴 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 粘 贴 命 令 图 1.63 4 或 者 单 击 粘 贴 区 域 右 下 角 的 粘 贴 选 项 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 粘 贴 方 式, 数 据 被 复 制 到 新 的 位 置 图 1.64 22

第 1 章 Excel 2007 的 基 本 操 作 5 如 果 在 连 续 的 单 元 格 中 复 制 数 据, 选 择 需 要 复 制 数 据 的 单 元 格, 将 光 标 置 于 单 元 格 的 右 下 角, 当 光 标 变 成 形 状 时, 按 住 鼠 标 向 下 拖 动 图 1.65 6 到 适 当 的 位 置 释 放 鼠 标, 这 里 是 在 单 元 格 B7 处 释 放 鼠 标, 完 成 内 容 复 制 图 1.66 图 1.67 7 如 果 在 连 续 的 单 元 格 中 复 制 诸 如 星 期 月 份 等 样 式 数 据, 如 在 单 元 格 A1 中 输 入 内 容 星 期 一, 选 择 单 元 格 A1, 将 光 标 置 于 单 元 格 的 右 下 角, 当 光 标 变 成 形 状 时, 按 住 鼠 标 向 下 拖 动 图 1.68 8 到 适 当 的 位 置 释 放 鼠 标, 这 里 是 在 单 元 格 A7 处 释 放 鼠 标, 单 击 复 制 区 域 的 自 动 填 充 选 项 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 复 制 单 元 格 命 令, 完 成 内 容 复 制 23

第 2 章 建 立 借 款 单 公 司 的 员 工 到 外 地 出 差 时, 需 要 从 财 务 部 借 款, 那 么 就 需 要 填 写 借 款 单 本 章 主 要 通 过 对 借 款 单 的 创 建 及 填 写 过 程, 介 绍 单 元 格 的 格 式 化 剪 贴 画 的 使 用 和 宏 的 应 用 等 功 能 2.1 录 入 借 款 单 内 容 建 立 借 款 单, 首 先 要 在 工 作 表 中 录 入 各 个 项 目 具 体 操 作 过 程 如 图 2.1 所 示 图 2.1 2.2 格 式 化 借 款 单 打 开 工 作 簿, 将 工 作 表 Sheet1 重 命 名 为 借 款 单, 在 工 作 表 借 款 单 中 输 入 借 款 单 相 关 项 目 并 保 存 向 工 作 表 中 输 入 借 款 单 内 容 之 后, 项 目 排 布 显 得 凌 乱, 接 下 来 的 任 务 就 是 对 其 进 行 调 整 美 化, 使 借 款 单 的 项 目 布 局 合 理 2.2.1 调 整 行 高 和 列 宽 向 工 作 表 中 输 入 内 容 之 后, 如 果 字 数 比 较 多, 那 么 就 会 超 出 一 个 单 元 格 范 围, 或 者 根 据 实 际 需 要, 指 定 尺 寸 的 单 元 格, 这 时 就 需 要 对 单 元 格 的 尺 寸 进 行 调 整 调 整 行 宽 和 列 高 的 具 体 操 作 过 程 如 图 2.2~ 图 2.4 所 示 24

第 2 章 建 立 借 款 单 图 2.2 1 将 光 标 指 向 第 1 行 与 第 2 行 之 间 的 分 隔 处, 当 光 标 变 成 双 向 箭 头 时, 按 下 鼠 标 左 键 拖 动 分 隔 线, 直 到 满 意 的 宽 度 为 止 或 者 选 择 第 1 行, 或 者 选 择 第 1 行 中 的 一 个 单 元 格 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 格 式 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 行 高 命 令 2 在 弹 出 行 高 对 话 框 中, 输 入 行 高 数 值 35.55, 单 击 确 定 按 钮 图 2.3 调 整 列 宽 的 方 法 与 调 整 行 高 的 操 作 方 法 类 似, 选 定 D 列 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 格 式 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 列 宽 命 令, 在 弹 出 列 宽 对 话 框, 输 入 列 宽 数 值 20.5, 单 击 确 定 按 钮 对 借 款 单 中 的 其 他 单 元 格 的 行 高 列 宽 进 行 设 置 借 款 单 的 单 元 格 行 高 列 宽 调 整 完 成, 效 果 如 图 2.4 所 示 图 2.4 25

2.2.2 合 并 及 拆 分 单 元 格 借 款 单 中 的 标 题 处 于 表 格 的 顶 部, 而 且 内 容 居 中 排 列, 还 有 一 部 分 项 目 也 需 要 将 多 个 单 元 格 合 并 起 来, 在 不 需 要 这 种 格 式 的 时 候, 可 以 将 其 复 原, 也 就 是 拆 分 单 元 格 合 并 单 元 格 及 拆 分 单 元 格 的 具 体 操 作 过 程 如 图 2.5~ 图 2.10 所 示 1 选 择 需 要 合 并 的 单 元 格, 这 里 选 择 A1:I1 单 元 格 范 围, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 对 齐 方 式 组 中 单 击 合 并 及 居 中 按 钮, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 合 并 及 居 中 命 令 图 2.5 2 工 作 表 中 A1:I1 范 围 的 单 元 格 合 并, 标 题 居 中 图 2.6 图 2.7 3 选 择 需 要 合 并 的 单 元 格, 这 里 选 择 单 元 格 区 域 A3:C3, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 对 齐 方 式 组 中 单 击 合 并 及 居 中 按 钮, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 合 并 单 元 格 命 令 26

第 2 章 建 立 借 款 单 图 2.8 4 单 元 格 区 域 A3:C3 的 单 元 格 合 并, 内 容 资 金 性 质 靠 左 对 齐 5 选 择 需 要 实 现 相 同 方 式 的 合 并 单 元 格 区 域 A5:I7, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 对 齐 方 式 组 中 单 击 合 并 及 居 中 按 钮, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 跨 越 合 并 命 令 图 2.9 6 单 元 格 区 域 A5:I7 的 各 行 分 别 完 成 单 元 格 合 并, 数 据 左 对 齐 7 如 果 对 单 元 格 合 并 之 后 的 效 果 不 满 意, 可 以 选 择 第 2 行, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 对 齐 方 式 组 中 单 击 合 并 及 居 中 按 钮, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 UnMerge Cells ( 拆 分 单 元 格 ) 命 令, 则 单 元 格 恢 复 到 合 并 之 前 的 状 态, 然 后 重 新 设 置 合 并 方 式 借 款 单 中 的 单 元 格 合 并 设 置 完 成, 效 果 如 图 2.10 所 示 图 2.10 27

2.2.3 设 置 字 体 默 认 情 况 下, 输 入 到 工 作 表 中 的 文 字 是 宋 体 12 号 字, 为 了 使 借 款 单 看 上 去 层 次 分 明 和 整 齐, 需 要 对 借 款 单 中 的 项 目 进 行 文 字 的 字 形 字 号 颜 色 等 设 置 比 较 以 前 的 版 本,Excel 2007 在 这 方 面 做 得 更 加 人 性 化, 除 了 可 以 按 照 常 规 方 法 设 置 以 外, 还 有 更 为 快 捷 的 方 法 具 体 操 作 过 程 如 图 2.11~ 图 2.14 所 示 按 照 常 规 方 法, 选 择 借 款 单 标 题 所 在 的 单 元 格 图 2.11 选 择 单 元 格 A1, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 字 体 组 中 单 击 字 体 下 三 角 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 隶 书 选 项, 单 击 字 号 下 三 角 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 28 选 项 在 Excel 2007 中, 单 击 增 大 字 号 按 钮, 每 单 击 一 次 该 按 钮, 字 号 增 大 一 级, 将 字 号 设 置 为 28 此 外,Excel 2007 还 提 供 了 进 行 快 捷 设 置 的 工 具 : 语 言 快 捷 工 具 栏 图 2.12 选 择 单 元 格 区 域 A3:I11, 所 选 区 域 上 自 动 出 现 语 言 快 捷 工 具 栏, 分 别 设 置 文 字 字 体 字 号 为 楷 体 和 16 在 设 置 单 元 格 内 容 的 同 时, 工 作 表 中 被 选 择 的 区 域 会 随 时 跟 踪 用 户 的 光 标 移 动, 实 时 显 示 对 应 选 项 的 设 置 效 果, 从 而 方 便 用 户 设 置 28

第 2 章 建 立 借 款 单 1 选 择 单 元 格 区 域 A2:I2 合 并 之 后 的 单 元 格, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 格 式 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 单 元 格 命 令 2 在 弹 出 的 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 中, 单 击 字 体 标 签, 在 字 体 列 表 中 选 择 华 文 行 楷 选 项, 在 字 形 列 表 中 选 择 常 规 选 项, 在 字 号 列 表 中 选 择 20 选 项, 在 下 划 线 下 拉 列 表 框 中 选 择 双 下 划 线 选 项, 在 颜 色 下 拉 列 表 框 中 选 择 蓝 色 选 项, 单 击 确 定 按 钮 图 2.13 完 成 对 借 款 单 中 标 题 项 目 和 单 据 名 称 的 字 体 字 号 字 体 颜 色 下 划 线 的 设 置, 效 果 如 图 2.14 所 示 图 2.14 2.2.4 设 置 单 元 格 的 底 纹 除 了 可 以 向 单 元 格 中 填 充 单 一 颜 色 外, 还 可 以 使 用 条 纹 对 单 元 格 进 行 填 充, 这 里 向 借 款 单 的 标 题 栏 单 元 格 中 填 充 条 纹 具 体 操 作 过 程 如 图 2.15 和 图 2.16 所 示 1 选 择 借 款 单 标 题, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 格 式 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 单 元 格 命 令 29

2 在 弹 出 的 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 中, 单 击 填 充 标 签, 在 颜 色 下 拉 列 表 框 中 选 择 强 调 文 字 颜 色 1, 淡 色 60% 选 项, 在 图 案 下 拉 列 表 框 中 选 择 底 纹 逆 对 角 线 条 纹 选 项, 单 击 确 定 按 钮 图 2.15 3 标 题 单 元 格 中 的 底 纹 填 充 设 置 完 成 图 2.16 2.2.5 设 置 单 元 格 的 背 景 填 充 颜 色 此 时 的 借 款 单 表 格 显 得 比 较 平 淡, 如 果 对 单 元 格 的 填 充 颜 色 进 行 设 置, 这 样 看 起 来 就 会 美 观 很 多 具 体 操 作 过 程 如 图 2.17 和 图 2.18 所 示 图 2.17 1 选 择 单 元 格 区 域 A2:I11, 所 选 区 域 右 上 方 自 动 出 现 语 言 快 捷 工 具 栏, 单 击 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 颜 色 强 调 文 字 颜 色 3, 淡 色 40% 选 项 30

第 2 章 建 立 借 款 单 2 单 元 格 区 域 A2:I11 的 背 景 颜 色 改 变 了 图 2.18 注 意 如 果 在 选 择 需 要 设 置 的 区 域 之 后, 没 有 出 现 语 言 快 捷 工 具 栏, 可 以 右 击 所 选 区 域, 语 言 快 捷 工 具 栏 就 会 显 示 出 来 2.2.6 绘 制 边 框 借 款 单 的 单 元 格 背 景 填 充 完 成 后, 在 填 充 借 款 单 时, 不 容 易 快 速 找 到 填 充 位 置, 这 就 需 要 在 打 印 前 绘 制 边 框 绘 制 边 框 的 具 体 操 作 过 程 如 图 2.19~ 图 2.22 所 示 图 2.19 1 选 择 单 元 格 区 域 A1:N13, 所 选 区 域 右 上 自 动 出 现 语 言 快 捷 工 具 栏, 单 击 语 言 快 捷 工 具 栏 中 的 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 菜 单 中 选 择 所 有 边 框 命 令 或 者 单 击 开 始 选 项 卡, 在 字 体 组 中 单 击 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 菜 单 中 选 择 所 有 边 框 命 令 2 借 款 单 的 实 线 边 框 添 加 完 成 图 2.20 31

图 2.21 3 选 择 单 元 格 G8, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 格 式 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 单 元 格 命 令 4 在 弹 出 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 的 样 式 列 表 中 选 择 虚 线 类 型 5 单 击 边 框 选 项 组 中 下 侧 边 框 6 完 成 设 置 后, 单 击 确 定 按 钮 7 借 款 单 中 单 元 格 G8 下 侧 的 虚 线 边 框 部 分 绘 制 完 成 图 2.22 2.2.7 输 入 特 殊 符 号 借 款 单 中 需 要 添 加 货 币 符 号, 在 其 他 单 据 表 格 中 也 会 有 一 些 符 号, 在 键 盘 中 是 没 有 办 法 直 接 输 入, 可 以 通 过 插 入 特 殊 符 号 来 解 决 问 题 具 体 操 作 过 程 如 图 2.23~ 图 2.27 所 示 方 法 1: 图 2.23 1 双 击 单 元 格 A6, 按 空 格 键, 将 光 标 置 于 货 币 符 号 的 插 入 位 置, 单 击 插 入 选 项 卡, 在 特 殊 符 号 组 中 单 击 符 号 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 更 多 命 令 32

第 2 章 建 立 借 款 单 2 在 弹 出 的 插 入 特 殊 符 号 对 话 框 中, 单 击 单 位 符 号 选 项 卡, 选 择 人 民 币 的 货 币 符 号, 单 击 确 定 按 钮 图 2.24 方 法 2: 1 双 击 单 元 格 A6, 按 空 格 键, 将 光 标 置 于 货 币 符 号 的 插 入 位 置, 单 击 插 入 选 项 卡, 在 文 字 组 中 单 击 符 号 按 钮 图 2.25 图 2.26 2 在 弹 出 的 符 号 对 话 框 中, 默 认 打 开 的 是 符 号 标 签 3 在 字 体 下 拉 列 表 框 中 选 择 Candara 选 项 在 列 表 中 找 到 人 民 币 货 币 符 号, 单 击 插 入 按 钮 4 插 入 符 号 后 对 话 框 底 部 的 取 消 按 钮 变 为 关 闭 按 钮, 单 击 关 闭 按 钮, 完 成 插 入 操 作 5 货 币 符 号 插 入 到 借 款 单 中 图 2.27 33

2.3 剪 贴 画 Excel 2007 提 供 了 一 个 内 容 丰 富 的 剪 贴 画 库, 包 含 了 各 类 矢 量 图 片 在 工 作 表 中 插 入 一 幅 剪 贴 画, 会 使 借 款 单 变 得 更 加 美 观 2.3.1 插 入 剪 贴 画 将 一 幅 剪 贴 画 插 入 到 借 款 单 中 的 具 体 操 作 过 程 如 图 2.28~ 图 2.30 所 示 1 单 击 插 入 选 项 卡, 在 插 图 组 中 单 击 剪 贴 画 按 钮 2 弹 出 剪 贴 画 任 务 窗 格, 在 搜 索 文 字 文 本 框 中 键 入 搜 索 的 内 容 人 物, 单 击 搜 索 按 钮 图 2.28 3 在 剪 贴 画 的 搜 索 结 果 中, 单 击 需 要 插 入 的 剪 贴 画 图 2.29 34

第 2 章 建 立 借 款 单 4 剪 贴 画 插 入 到 借 款 单 中 图 2.30 2.3.2 移 动 缩 放 剪 贴 画 刚 刚 插 入 到 工 作 表 中 的 剪 贴 画, 位 置 与 大 小 往 往 不 能 满 足 要 求, 需 要 进 行 调 整 具 体 操 作 过 程 如 图 2.31~ 图 2.33 所 示 1 选 择 图 形, 将 光 标 放 在 某 一 句 柄 之 上, 待 光 标 变 成 双 向 十 字 箭 头 形 式 2 按 住 鼠 标 拖 动, 到 达 合 适 的 位 置 释 放 鼠 标 图 2.31 3 对 剪 贴 画 进 行 缩 放 时, 选 择 图 形, 将 光 标 放 在 某 一 句 柄 之 上, 待 光 标 变 成 双 箭 头 形 式 4 按 住 鼠 标 拖 动, 到 达 合 适 的 位 置 释 放 鼠 标 图 2.32 5 剪 贴 画 被 放 置 到 借 款 单 中 合 适 的 位 置 图 2.33 35

2.4 使 用 格 式 刷 快 速 复 制 格 式 格 式 刷 是 Excel 中 一 个 很 方 便 的 工 具, 通 过 它 可 以 快 速 复 制 格 式, 省 去 了 逐 步 进 行 设 置 的 过 程 具 体 操 作 过 程 如 图 2.34~ 图 2.36 所 示 1 选 择 借 款 单 的 单 元 格 区 域 A1:I11, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 剪 贴 板 组 中 双 击 格 式 刷 按 钮 图 2.34 图 2.35 2 光 标 变 成 形 式, 在 工 作 表 Sheet1 中, 单 击 单 元 格 A1, 单 元 格 区 域 A1:I11 的 各 个 单 元 格 的 填 充 颜 色 边 框 行 高 列 宽 变 得 与 借 款 单 一 致, 单 击 格 式 刷 按 钮, 取 消 格 式 化 状 态 图 2.36 3 选 择 单 元 格 A2, 输 入 内 容 借 款, 从 图 中 可 以 看 到 : 文 字 格 式 与 工 作 表 借 款 单 中 的 内 容 借 款 单 的 文 字 字 体 大 小 颜 色 下 划 线 均 相 同 2.5 使 用 宏 进 行 快 速 格 式 化 宏 是 Excel 的 一 系 列 命 令 和 函 数, 存 储 在 Visual Basic 模 块 中, 可 以 将 其 指 定 到 按 钮 艺 术 字 图 片 剪 贴 画 以 及 快 捷 键, 并 且 在 需 要 执 行 该 36

第 2 章 建 立 借 款 单 项 任 务 时 随 时 运 行 宏 将 一 定 数 目 的 命 令 或 操 作 过 程 记 录 下 来, 以 后 只 要 调 用 这 个 宏 名 称, 就 会 自 动 完 成 一 连 串 的 命 令 或 操 作 在 设 置 借 款 单 的 单 元 格 格 式 的 过 程 中, 使 用 宏 就 可 以 简 化 过 程, 下 面 就 介 绍 如 何 使 用 宏 进 行 快 速 格 式 化 2.5.1 录 制 宏 使 用 宏 的 第 1 步 是 录 制 宏, 具 体 操 作 过 程 如 图 2.37~ 图 2.40 所 示 1 单 击 文 件 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 单 击 Excel 选 项 按 钮 2 在 弹 出 的 Excel 选 项 对 话 框 中, 单 击 个 性 化 设 置 标 签, 在 使 用 Excel 时 采 用 的 首 选 项 组 中 选 择 在 功 能 区 显 示 开 发 工 具 选 项 卡 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 图 2.37 图 2.38 3 单 击 开 发 工 具 选 项 卡, 在 代 码 组 中 单 击 录 制 宏 按 钮 4 在 弹 出 的 录 制 新 宏 对 话 框 中, 在 宏 名 文 本 框 内 输 入 宏 名 称 标 题 单 元 格 设 置, 在 快 捷 键 文 本 框 内 输 入 字 母 e, 作 为 执 行 这 个 宏 的 快 捷 键 5 在 保 存 在 下 拉 列 表 框 中 选 择 宏 适 用 的 工 作 簿 范 围, 单 击 确 定 按 钮 37

6 在 工 作 表 借 款 单 中, 选 择 单 元 格 A16, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 格 式 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 单 元 格 命 令 图 2.39 7 在 弹 出 的 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 中, 单 击 填 充 标 签, 在 颜 色 下 拉 列 表 框 中 选 择 强 调 文 字 颜 色 1, 淡 色 40% 选 项, 在 图 案 下 拉 列 表 框 中 选 择 底 纹 逆 对 角 线 条 纹 选 项 8 切 换 到 字 体 选 项 卡, 在 字 体 列 表 框 中 选 择 隶 书 选 项, 在 字 形 列 表 框 中 选 择 常 规 选 项, 在 字 号 列 表 框 中 选 择 20 选 项, 在 下 划 线 列 表 框 中 选 择 双 下 划 线 选 项, 在 颜 色 下 拉 列 表 框 中 选 择 蓝 色 选 项, 单 击 确 定 按 钮 9 设 置 完 成 后, 单 击 开 发 工 具 选 项 卡, 在 代 码 组 中 单 击 停 止 录 制 按 钮, 完 成 录 制 图 2.40 2.5.2 执 行 宏 宏 录 制 完 成 后, 当 需 要 设 计 标 题 的 格 式 时, 就 不 用 一 步 步 设 置 了, 使 用 宏 就 可 以 方 便 地 完 成 执 行 宏 的 具 体 操 作 过 程 如 图 2.41~ 图 2.44 所 示 38

第 2 章 建 立 借 款 单 1 在 新 的 工 作 表 中 输 入 借 款 单 项 目 之 后, 选 择 单 元 格 A1, 单 击 开 发 工 具 选 项 卡, 在 代 码 组 中 单 击 宏 按 钮 图 2.41 2 在 弹 出 宏 对 话 框 中 选 择 标 题 单 元 格 设 置 选 项, 单 击 执 行 按 钮 图 2.42 图 2.43 3 执 行 宏 命 令 后 效 果 如 图 所 示, 单 元 格 A1 中 的 文 字 和 底 纹 完 成 设 置 选 择 A1:I1 单 元 格 范 围, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 对 齐 方 式 组 中 单 击 合 并 及 居 中 按 钮, 在 弹 出 菜 单 中 选 择 合 并 及 居 中 命 令 4 标 题 设 置 完 成 图 2.44 39

2.5.3 制 作 宏 按 钮 录 制 好 的 宏, 可 以 把 它 设 定 到 某 一 个 按 钮 上, 这 样 只 要 单 击 该 按 钮, 宏 就 会 自 动 执 行 具 体 操 作 过 程 如 图 2.45~ 图 2.49 所 示 1 单 击 开 发 工 具 选 项 卡, 在 控 件 组 中 单 击 插 入 按 钮, 在 下 拉 列 表 框 中 单 击 按 钮 按 钮 图 2.45 图 2.46 2 在 借 款 单 表 格 下 面 的 空 白 区 域, 单 击 确 定 按 钮 的 起 始 点, 拖 动 鼠 标, 在 合 适 的 位 置 释 放 3 在 自 动 弹 出 的 指 定 宏 对 话 框 中, 在 宏 名 文 本 框 中 输 入 标 题 单 元 格 设 置, 作 为 宏 的 名 称 单 击 确 定 按 钮 图 2.47 40 4 右 击 按 钮, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 设 置 控 件 格 式 命 令 5 在 弹 出 的 设 置 控 件 格 式 对 话 框 中, 单 击 字 体 标 签, 设 置 按 钮 的 字 体 字 号 颜 色 分 别 为 隶 书 常 规 7 深 青 在 下 划 线 下 拉 列 表 框 中 选 择 双 下 划 线 选 项, 单 击 确 定 按 钮

第 2 章 建 立 借 款 单 6 按 钮 上 的 文 字 效 果 如 图 2.48 所 示 7 在 新 工 作 表 中 输 入 借 款 单 项 目, 选 择 单 元 格 A1, 单 击 按 钮 1 宏 按 钮 图 2.48 8 单 元 格 A1 中 的 文 字 和 底 纹 完 成 设 置, 再 设 置 单 元 格 区 域 A1:I1 合 并 居 中, 即 可 完 成 标 题 设 置 图 2.49 2.5.4 移 动 与 缩 放 宏 按 钮 制 定 宏 之 后 的 按 钮 大 小 如 果 不 能 满 足 要 求, 这 时 就 需 要 调 整 调 整 按 钮 大 小 的 操 作 过 程 如 图 2.50~ 图 2.52 所 示 图 2.50 1 右 击 按 钮, 弹 出 菜 单, 按 钮 被 选 择 2 将 光 标 置 于 按 钮 上, 待 光 标 变 成 双 向 十 字 箭 头 时, 按 住 鼠 标 左 键 拖 动, 到 合 适 的 位 置 释 放 鼠 标, 调 整 按 钮 的 位 置 41

图 2.51 3 将 光 标 置 于 按 钮 的 句 柄 上, 待 光 标 变 成 双 向 箭 头 时, 按 住 鼠 标 左 键 拖 动, 到 合 适 的 位 置 释 放 鼠 标, 调 整 按 钮 的 大 小 4 经 过 调 整 后 的 按 钮 图 2.52 2.5.5 为 宏 按 钮 命 名 插 入 到 工 作 表 中 的 按 钮 名 称 为 按 钮 X, 为 了 看 到 按 钮 就 能 够 知 道 其 功 能, 所 以 要 对 按 钮 重 新 命 名 具 体 操 作 过 程 如 图 2.53 所 示 图 2.53 1 右 击 宏 按 钮, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 编 辑 文 字 命 令 2 按 钮 处 于 待 编 辑 状 态, 输 入 按 钮 名 称 标 题 单 元 格 设 置, 单 击 按 钮 以 外 的 区 域, 完 成 命 名 2.5.6 复 制 宏 按 钮 到 其 他 工 作 表 上 在 一 个 工 作 表 上 建 立 宏 之 后, 如 果 还 有 其 他 的 工 作 表 需 要 同 样 的 宏, 则 不 需 要 重 新 建 立, 只 要 将 宏 复 制 到 新 工 作 表 即 可 具 体 操 作 过 程 如 图 2.54 和 图 2.55 所 示 1 右 击 宏 按 钮, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 复 制 命 令 图 2.54 42

第 2 章 建 立 借 款 单 图 2.55 2 在 工 作 表 中 选 择 新 的 位 置, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 剪 切 板 组 中 单 击 粘 贴 按 钮 3 按 钮 被 复 制 到 新 的 位 置 提 示 除 了 按 钮 以 外, 艺 术 字 和 图 片 都 可 以 设 定 宏 功 能 2.5.7 删 除 宏 对 于 不 需 要 使 用 的 宏, 可 以 将 其 删 除 具 体 操 作 过 程 如 图 2.56 和 图 2.57 所 示 1 单 击 开 发 工 具 选 项 卡, 在 代 码 组 中 单 击 宏 按 钮, 或 单 击 工 作 表 下 方 的 按 钮 2 在 弹 出 宏 对 话 框 中, 选 择 标 题 单 元 格 设 置 选 项, 单 击 删 除 按 钮 图 2.56 图 2.57 3 在 弹 出 的 Microsoft Office Excel 对 话 框 中, 单 击 是 按 钮 43

2.5.8 将 录 制 的 宏 保 存 在 工 作 簿 中 宏 是 可 以 保 存 在 工 作 簿 中 的, 这 样 就 不 必 重 新 录 制 具 体 操 作 过 程 如 下 1 在 录 制 有 宏 的 工 作 簿 中 单 击 快 捷 工 具 栏 上 的 保 存 按 钮 2 在 弹 出 的 对 话 框 中 文 件 名 栏 中 键 入 名 称 : 借 款 单 ( 包 含 宏 ), 在 保 存 类 型 下 拉 列 表 中 选 择 Excel 启 用 宏 的 工 作 簿 选 项, 单 击 保 存 按 钮 2.6 其 他 应 用 实 例 在 进 行 费 用 报 销 时, 需 要 附 上 发 票 等 单 据 凭 证, 这 时 就 需 要 用 于 粘 贴 各 种 报 销 原 始 凭 据 的 单 据 粘 贴 单 粘 贴 财 务 单 据, 明 确 经 济 责 任, 方 便 装 订 会 计 凭 证 和 查 阅 会 计 档 案 等 财 务 管 理 工 作 结 合 本 章 介 绍 的 内 容, 读 者 可 以 制 作 单 据 粘 贴 单 和 小 额 现 金 申 请 单, 其 中 用 到 的 主 要 知 识 点 : 字 形 字 号 的 设 置, 单 元 格 边 框 底 纹 的 设 置 以 及 单 元 格 的 合 并 等 创 建 的 方 法 与 创 建 借 款 单 的 方 法 类 似, 制 作 单 据 粘 贴 单 效 果 如 图 2.58 所 示, 制 作 小 额 现 金 申 请 单 效 果 如 图 2.59 所 示 图 2.58 图 2.59 44

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 部 门 费 用 管 理 表 格 是 财 务 管 理 中 不 可 缺 少 的 表 格 之 一, 通 过 部 门 费 用 统 计 表 可 以 查 看 各 个 部 门 的 费 用 使 用 情 况, 从 而 能 够 更 好 地 制 定 费 用 支 出 计 划 本 章 通 过 介 绍 部 门 日 常 费 用 表 格 的 建 立 及 数 据 计 算, 讲 解 日 期 的 输 入 序 列 公 式 的 使 用 数 据 格 式 公 式 审 核 查 找 替 换 等 功 能 3.1 创 建 基 本 表 格 部 门 内 使 用 的 费 用 项 目 有 很 多, 为 了 方 便 管 理, 在 进 行 费 用 统 计 之 前, 应 将 费 用 进 行 分 类 如 将 打 印 纸 张 的 费 用 和 购 买 圆 珠 笔 的 费 用 作 为 办 公 费 来 进 行 统 计 这 里 将 部 门 费 用 分 为 : 办 公 费 差 旅 费 通 讯 费 招 待 费, 下 面 以 统 计 这 几 种 费 用 为 例, 介 绍 费 用 统 计 过 程 具 体 的 操 作 过 程 如 图 3.1 所 示 新 建 工 作 表, 重 命 名 为 一 月, 在 工 作 表 中 输 入 一 月 份 支 出 统 计 表 与 费 用 支 出 明 细 表 的 标 题 和 表 头, 并 进 行 美 化, 设 置 表 格 标 题 单 元 格 底 色 图 3.1 3.1.1 输 入 日 期 日 常 费 用 统 计 表 格 中 需 要 输 入 费 用 支 出 的 日 期 操 作 过 程 如 图 3.2~ 图 3.4 所 示 图 3.2 1 在 单 元 格 A11 中 输 入 2006/1/1 2 按 Enter 键 后 数 据 自 动 变 成 时 间 形 式 :2006-1-1 45

3 若 不 喜 欢 日 期 的 表 示 格 式, 选 择 单 元 格 A11, 右 击 所 选 区 域, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 设 置 单 元 格 格 式 命 令 图 3.3 4 在 弹 出 的 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 中, 单 击 数 字 标 签, 在 分 类 列 表 框 中 选 择 日 期 选 项 5 在 类 型 列 表 框 中 选 择 2001 年 2 月 14 日 选 项, 单 击 确 定 按 钮 6 日 期 类 型 变 为 2006 年 1 月 1 日 图 3.4 3.1.2 快 速 填 充 日 期 序 列 如 果 在 连 续 的 日 期 都 有 费 用 支 出, 大 可 不 必 逐 一 输 入 日 期, 利 用 Excel 的 序 列 可 以 快 速 完 成 序 列 输 入 具 体 操 作 过 程 如 图 3.5 和 图 3.6 所 示 图 3.5 1 选 择 A11 单 元 格, 将 光 标 置 于 单 元 格 的 右 下 角, 当 光 标 变 成 形 状 时, 按 住 鼠 标 向 下 拖 动 46

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 2 拖 动 到 单 元 格 A41 释 放 鼠 标, 单 击 复 制 区 域 右 下 角 的 自 动 填 充 选 项 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 填 充 序 列 命 令, 完 成 日 期 序 列 的 输 入 图 3.6 3.1.3 自 定 义 费 用 种 类 填 充 的 序 列 对 于 固 定 排 列 的 数 据, 如 办 公 费 差 旅 费 通 讯 费 招 待 费, 每 次 都 重 复 输 入 很 麻 烦, 可 以 通 过 自 定 义 填 充 序 列 的 方 法 来 解 决 这 个 问 题 具 体 操 作 过 程 如 图 3.7~ 图 3.11 所 示 1 单 击 快 速 工 具 栏 上 的 其 他 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 自 定 义 快 速 访 问 工 具 栏 命 令 2 在 弹 出 的 Excel 选 项 对 话 框 中 的 个 性 化 设 置 标 签 下 单 击 编 辑 自 定 义 列 表 按 钮 图 3.7 47

图 3.8 3 在 弹 出 的 自 定 义 序 列 对 话 框 中 单 击 折 叠 按 钮 图 3.9 4 在 表 格 外 的 空 白 区 域 选 择 添 自 定 义 序 列 5 单 击 选 项 对 话 框 右 侧 的 折 叠 按 钮 6 返 回 选 项 对 话 框, 单 击 导 入 按 钮 7 自 定 义 数 据 序 列 导 入 完 成, 单 击 确 定 按 钮 8 返 回 Excel 选 项 对 话 框, 单 击 确 定 按 钮, 完 成 设 置 图 3.10 9 选 择 单 元 格 A3, 输 入 自 定 义 序 列 的 第 1 个 名 称, 将 光 标 置 于 填 充 柄 处 向 下 拖 动 到 单 元 格 A6 10 自 定 义 序 列 自 动 完 成 输 入 图 3.11 48

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 3.1.4 调 整 数 据 小 数 点 位 数 统 计 表 格 中 的 费 用 数 值 需 要 设 置 小 数 点 的 位 数 具 体 操 作 过 程 如 图 3.12 和 图 3.13 所 示 1 选 择 支 出 数 所 在 的 单 元 格 区 域 C11:C41, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 数 字 组 中 单 击 增 加 小 数 位 数 按 钮, 每 单 击 一 次, 数 据 的 小 数 位 数 增 加 一 位 图 3.12 图 3.13 2 支 出 数 数 值 变 成 有 两 位 小 数 的 形 式 如 果 要 减 少 小 数 位 数, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 数 字 组 中 单 击 减 少 小 数 位 数 按 钮, 每 单 击 一 次, 数 据 的 小 数 位 数 减 少 一 位 3.1.5 设 置 数 据 在 单 元 格 中 的 位 置 输 入 到 表 格 中 的 数 据, 有 的 靠 单 元 格 左 对 齐, 有 的 靠 单 元 格 右 对 齐, 看 上 去 不 够 整 齐 具 体 方 法 如 图 3.14 和 图 3.15 所 示 1 选 择 支 出 数 所 在 的 单 元 格 区 域 C11:C41, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 数 字 组 中 单 击 居 中 按 钮 图 3.14 49

2 单 元 格 区 域 C11:C41 中 的 数 据 居 中 对 齐 图 3.15 3.1.6 在 单 元 格 内 部 自 动 换 行 在 统 计 表 的 单 元 格 中 输 入 备 注 时, 内 容 超 出 了 单 元 格, 除 了 调 整 单 元 格 的 列 宽 以 外, 还 要 将 单 元 格 设 置 为 自 动 换 行, 这 样 数 据 会 依 据 单 元 格 的 大 小 来 分 配 数 据 的 行 数 具 体 操 作 过 程 如 图 3.16 和 图 3.17 所 示 1 选 择 支 出 数 所 在 单 元 格 区 域 的 C11:C41, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 内 单 击 自 动 换 行 按 钮 图 3.16 2 备 注 列 的 内 容 自 动 换 行 填 充 图 3.17 50

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 3.2 冻 结 窗 格 当 统 计 的 费 用 超 过 屏 幕 能 够 显 示 的 范 围 时, 经 常 需 要 翻 动, 这 样 查 看 修 改 和 计 算 数 据 时 不 方 便, 将 表 格 中 部 分 数 据 冻 结 起 来 就 可 以 有 效 地 解 决 这 个 问 题 具 体 操 作 过 程 如 图 3.18~ 图 3.20 所 示 图 3.18 1 选 择 支 出 数 所 在 的 单 元 格 A11, 在 单 元 格 中 输 入 数 字, 单 击 视 图 选 项 卡, 在 窗 口 组 中 单 击 冻 结 创 格 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 冻 结 创 格 命 令 图 3.19 2 第 1~10 行 被 冻 结, 向 下 拖 动 工 作 表 的 滚 动 条, 则 第 1~10 相 对 工 作 表 操 作 界 面 保 持 静 止 3 如 果 选 择 单 元 格 B11, 在 设 置 冻 结 窗 口 之 后, 单 元 格 B11 左 侧 和 上 方 单 元 格 区 域 被 冻 结 图 3.20 51

3.3 引 用 单 元 格 在 计 算 每 个 月 费 用 时, 会 引 用 其 他 单 元 格, 那 么 就 需 要 应 用 到 单 元 格 的 引 用 功 能 3.3.1 相 对 引 用 在 相 对 引 用 中, 被 引 用 的 单 元 格 相 对 于 使 用 公 式 单 元 格 的 位 置 保 持 不 变 具 体 应 用 过 程 如 图 3.21~ 图 3.23 所 示 图 3.21 1 选 择 单 元 格 E11, 输 入 公 式 =C11+C12 2 按 Enter 键 后, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 剪 切 板 组 中 单 击 复 制 按 钮 3 选 择 单 元 格 E14, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 粘 贴 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 公 式 命 令, 复 制 公 式 图 3.22 图 3.23 4 从 图 中 可 知 单 元 格 E14 中 的 公 式 为 =C14+ C15 相 当 于 单 元 格 E11 C11 C12 整 体 向 下 平 移 3 个 单 元 格 52

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 3.3.2 绝 对 引 用 绝 对 引 用 是 指 在 把 公 式 移 动 到 其 他 位 置 时, 公 式 中 引 用 的 单 元 格 地 址 保 持 不 变, 在 引 用 单 元 格 的 列 标 和 行 号 之 前 添 加 符 号 $ 便 成 为 绝 对 引 用 具 体 应 用 过 程 如 图 3.24 和 图 3.25 所 示 1 选 择 单 元 格 B11, 输 入 公 式 =$C$11+$C$12 图 3.24 2 将 公 式 复 制 到 单 元 格 E14 得 到 结 果, 从 编 辑 栏 中 可 以 看 到 计 算 公 式 仍 为 =$C$11+$C$12 图 3.25 3.3.3 混 合 引 用 混 合 引 用 是 指 单 元 格 中 引 用 的 地 址, 既 有 绝 对 引 用, 又 有 相 对 引 用 具 体 应 用 过 程 如 图 3.26 和 图 3.27 所 示 1 选 择 单 元 格 B11, 输 入 公 式 =$C$11+C12 图 3.26 2 将 公 式 复 制 到 单 元 格 E14 得 到 结 果, 从 编 辑 栏 中 可 以 看 到 计 算 公 式 为 =$C$11+C15 图 3.27 53

3.3.4 引 用 工 作 簿 中 其 他 工 作 表 的 单 元 格 当 年 终 统 计 表 与 各 个 月 份 的 费 用 统 计 表 不 在 同 一 个 工 作 表 时, 需 要 引 用 工 作 簿 中 其 他 工 作 表 的 单 元 格, 引 用 的 格 式 为 : 工 作 表 名 称! 单 元 格 地 址 具 体 应 用 过 程 如 图 3.28 和 图 3.29 所 示 1 在 工 作 簿 中 建 立 工 作 表 一 月 份 支 出 汇 总 与 工 作 表 一 月 份 支 出 明 细 表 图 3.28 图 3.29 2 在 工 作 表 一 月 份 支 出 汇 总 中 选 择 单 元 格 B3, 输 入 公 式 = 一 月 份 支 出 明 细 表!C3+ 一 月 份 支 出 明 细 表!C4+ 一 月 份 支 出 明 细 表!C5, 这 表 示 单 元 格 B3 中 的 值 为 工 作 表 一 月 份 支 出 明 细 表 中 C3 C4 C5,3 个 单 元 格 数 值 的 总 和 3.4 月 末 统 计 到 了 月 末 需 要 对 这 个 月 的 费 用 进 行 汇 总 计 算 和 整 理, 这 一 节 就 来 介 绍 月 末 统 计 的 内 容 3.4.1 统 计 各 部 门 一 月 份 实 际 使 用 的 款 额 在 费 用 支 出 的 明 细 表 基 础 上, 可 以 对 一 月 份 实 际 使 用 的 各 种 费 用 进 行 计 算 具 体 操 作 过 程 如 图 3.30~ 图 3.36 所 示 54

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 1 在 工 作 表 一 月 份 支 出 汇 总 中 选 择 单 元 格 B3, 单 击 函 数 向 导 按 钮 图 3.30 2 在 弹 出 的 插 入 函 数 对 话 框 的 或 选 择 类 别 下 拉 列 表 框 中 选 择 数 学 与 三 角 函 数 选 项 3 在 选 择 函 数 列 表 框 中 选 择 SUMIF 选 项, 单 击 确 定 按 钮 图 3.31 4 在 弹 出 的 函 数 参 数 对 话 框 中, 单 击 Range ( 范 围 ) 栏 右 侧 的 折 叠 按 钮 图 3.32 图 3.33 5 在 工 作 表 一 月 份 支 出 汇 总 中 选 择 单 元 格 区 域 B11:B41, 然 后 按 F4 键, 将 相 对 引 用 变 成 绝 对 引 用, 单 击 折 叠 按 钮 55

6 返 回 函 数 参 数 对 话 框, 使 用 相 似 的 方 法, 在 函 数 参 数 对 话 框 的 Criteria ( 条 件 ) 和 Sum_range( 求 和 范 围 ) 文 本 框 中 输 入 A3 和 $C$11:$C$41, 单 击 确 定 按 钮 图 3.34 图 3.35 7 单 元 格 B3 中 得 到 一 月 份 办 公 费 用 的 总 额 1587 元 图 3.36 3.4.2 计 算 一 月 份 费 用 支 出 总 额 8 向 下 拖 动 复 制 公 式 到 单 元 格 B6, 得 到 其 他 费 用 的 支 出 额 统 计 了 一 月 份 各 项 费 用 之 后, 就 可 以 对 一 月 份 支 出 的 费 用 进 行 计 算 具 体 操 作 过 程 如 图 3.37~ 图 3.39 所 示 56

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 1 在 工 作 表 一 月 份 支 出 汇 总 中 选 择 单 元 格 B7 2 单 击 公 式 选 项 卡, 在 函 数 库 组 中 单 击 自 动 求 和 按 钮 图 3.37 3 单 元 格 区 域 B3:B6 被 自 动 选 择, 按 Enter 键 确 认 图 3.38 图 3.39 4 得 到 一 月 份 实 际 支 出 的 费 用 总 和 9487 元 3.4.3 计 算 结 余 资 金 各 种 费 用 在 每 个 月 都 会 有 预 算, 到 月 底 要 计 算 资 金 结 余 具 体 操 作 过 程 如 图 3.40 和 图 3.41 所 示 1 在 工 作 表 一 月 份 支 出 汇 总 中 选 择 单 元 格 D3, 输 入 公 式 : =C3 B3, 按 Enter 键 确 认, 得 到 结 余 金 额 图 3.40 57

图 3.41 2 向 下 拖 动 复 制 公 式 到 单 元 格 D6 3.4.4 计 算 各 项 费 用 支 出 的 使 用 比 率 下 面 计 算 一 月 份 各 项 费 用 的 使 用 比 率, 使 用 比 率 是 实 际 使 用 费 用 与 预 算 费 用 的 比 值 具 体 计 算 过 程 如 图 3.42 所 示 在 工 作 表 一 月 份 支 出 汇 总 中 选 择 单 元 格 E3, 输 入 公 式 : = B3/ C3, 按 Enter 键 确 认, 得 到 使 用 比 率 向 下 拖 动 复 制 公 式 到 单 元 格 E6 图 3.42 3.5 部 门 年 度 费 用 支 出 统 计 经 过 一 年 的 统 计, 年 底 需 要 对 一 年 以 来 部 门 使 用 的 费 用 进 行 统 计 具 体 操 作 过 程 如 图 3.43~ 图 3.52 所 示 1 在 工 作 簿 中 建 立 工 作 表 年 终 统 计, 输 入 各 项 费 用 名 称 及 合 计 图 3.43 58

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 2 在 工 作 表 中 选 择 单 元 格 区 域 B3:B6, 单 击 数 据 选 项 卡, 在 数 据 工 具 组 中 单 击 合 并 计 算 按 钮 图 3.44 3 在 弹 出 的 合 并 计 算 对 话 框 中, 单 击 折 叠 按 钮 图 3.45 4 单 击 工 作 表 标 签 一 月 份 支 出 汇 总, 在 工 作 表 中 选 择 单 元 格 区 域 B3:B6, 单 击 折 叠 按 钮 图 3.46 59

5 在 弹 出 的 合 并 计 算 对 话 框 中, 单 击 添 加 按 钮 图 3.47 图 3.48 6 将 二 月 份 到 十 二 月 份 的 对 应 单 元 格 都 添 加 到 对 话 框 中, 单 击 确 定 按 钮 7 得 到 全 年 的 各 项 费 用 总 额, 此 时 表 格 的 行 号 发 生 变 化, 单 击 单 元 格 A15 左 侧 对 应 的 按 钮 图 3.49 60

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 8 展 开 办 公 费 数 据 清 单, 记 录 各 个 月 的 办 公 费 支 出 情 况, 单 击 单 元 格 A15 左 侧 对 应 的 按 钮, 将 数 据 清 单 折 叠 起 来 图 3.50 9 在 单 元 格 B55 中 输 入 公 式 : =SUM(B54,B41, B28,B15) 图 3.51 10 按 Enter 键 确 认 后, 得 到 全 年 的 所 有 费 用 支 出 图 3.52 3.6 设 置 数 值 显 示 样 式 统 计 表 中 的 数 值 需 要 显 示 数 据 特 有 的 格 式, 以 便 快 速 区 分, 如 数 值 的 货 币 格 式 等 61

3.6.1 显 示 资 金 的 货 币 格 式 在 财 务 管 理 中, 货 币 有 其 特 定 的 标 识 方 式, 在 得 到 数 值 之 后, 要 将 其 设 置 成 货 币 格 式, 如 人 民 币 及 美 元 格 式 具 体 设 置 过 程 如 图 3.53 和 图 3.54 所 示 图 3.53 1 在 工 作 表 一 月 份 支 出 汇 总 中 选 择 单 元 格 区 域 B3:D6, 在 语 言 工 具 栏 中 单 击 货 币 样 式 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 中 文 ( 中 国 ) 命 令 2 数 据 变 成 货 币 样 式 图 3.54 3.6.2 显 示 使 用 比 率 的 百 分 比 格 式 使 用 比 率 占 有 率 利 率 等 数 值 都 是 百 分 比 格 式, 而 在 经 过 公 式 计 算 出 来 的 使 用 比 率 是 小 数 形 式 的 设 置 百 分 比 格 式 的 具 体 操 作 过 程 如 图 3.55 和 图 3.56 所 示 1 在 工 作 表 一 月 份 支 出 汇 总 中 选 择 单 元 格 区 域 E3:E6 在 语 言 工 具 栏 中 单 击 百 分 比 样 式 按 钮 图 3.55 62

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 2 使 用 比 率 数 值 变 成 百 分 比 显 示 样 式 图 3.56 3.7 设 置 表 格 主 题 Excel 2007 提 供 了 许 多 主 题 样 板, 这 样 就 可 以 方 便 地 设 计 主 题 具 体 操 作 过 程 如 图 3.57~ 图 3.60 所 示 图 3.57 1 在 单 元 格 中 输 入 数 字, 单 击 页 面 布 局 选 项 卡, 在 主 题 组 中 单 击 主 题 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 主 题 样 式, 这 里 选 择 龙 腾 四 海 选 项 图 3.58 2 单 击 页 面 布 局 选 项 卡, 在 主 题 组 中 单 击 颜 色 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 主 题 背 景 颜 色, 这 里 选 择 的 是 福 灯 高 照 选 项 63

图 3.59 3 单 击 页 面 布 局 选 项 卡, 在 主 题 组 中 单 击 字 体 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 主 题 的 字 体, 这 里 选 择 黑 体 选 项 4 表 格 主 题 设 置 完 成 图 3.60 3.8 审 核 公 式 刚 刚 建 立 的 公 式, 对 于 单 元 格 中 的 引 用 关 系 很 清 楚, 过 一 段 时 间 以 后 重 新 打 开 工 作 表 或 者 打 开 一 个 陌 生 的 工 作 表 时, 对 其 中 的 引 用 关 系 就 很 难 弄 清 楚 使 用 公 式 审 核 的 功 能, 可 以 跟 踪 选 定 范 围 中 公 式 的 引 用 或 从 属 单 元 格, 也 可 以 追 踪 错 误 这 一 节 主 要 介 绍 查 找 单 元 格 之 间 的 引 用 关 系, 以 及 查 找 错 误 信 息 的 原 因 3.8.1 追 踪 引 用 单 元 格 在 修 改 公 式 的 时 候, 需 要 了 解 单 元 格 引 用 了 哪 些 其 他 的 单 元 格, 这 时 就 需 要 追 踪 引 用 单 元 格 具 体 操 作 过 程 如 图 3.61~ 图 3.63 所 示 图 3.61 1 选 择 要 追 踪 的 单 元 格 E6 2 单 击 公 式 选 项 卡, 在 公 式 审 核 组 中 单 击 追 踪 引 用 单 元 格 按 钮 3 此 单 元 格 公 式 中 所 有 引 用 到 的 单 元 格 都 会 用 箭 头 标 识 出, 从 图 可 以 看 出 E6 单 元 格 的 公 式 引 用 了 单 元 格 B6:C6 64

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 4 连 续 单 击 追 踪 引 用 单 元 格 按 钮, 可 以 进 一 步 显 示 引 用 关 系 图 3.62 图 3.63 5 单 击 公 式 选 项 卡, 在 公 式 审 核 组 中 单 击 移 去 箭 头 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 移 去 引 用 单 元 格 箭 头 命 令, 可 以 将 工 作 表 中 的 箭 头 删 除 3.8.2 追 踪 从 属 单 元 格 工 作 表 中 一 个 单 元 格 可 能 被 其 他 单 元 格 引 用, 对 单 元 格 中 数 据 进 行 修 改 时, 首 先 要 查 看 它 被 哪 些 单 元 格 引 用, 以 免 错 误 出 现 追 踪 单 元 格 的 具 体 操 作 过 程 如 图 3.64 和 图 3.65 所 示 图 3.64 1 选 择 要 追 踪 的 单 元 格 2 单 击 公 式 选 项 卡, 在 公 式 审 核 组 中 单 击 追 踪 从 属 单 元 格 按 钮 3 从 属 于 此 单 元 格 的 所 有 单 元 格 都 会 用 箭 头 标 识 出 65

图 3.65 4 单 击 公 式 选 项 卡, 在 公 式 审 核 组 中 单 击 移 去 箭 头 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 移 去 从 属 单 元 格 追 踪 箭 头 命 令 5 从 属 单 元 格 追 踪 箭 头 消 失 3.8.3 追 踪 单 元 格 中 的 错 误 当 单 元 格 中 出 现 了 由 于 引 用 而 出 现 的 错 误, 但 又 不 知 道 错 在 何 处, 为 了 找 到 原 因, 可 以 对 错 误 进 行 追 踪 具 体 操 作 过 程 如 图 3.66~ 图 3.69 所 示 1 单 击 公 式 选 项 卡, 在 公 式 审 核 组 中 单 击 错 误 检 查 按 钮 2 弹 出 的 错 误 检 查 对 话 框 中 显 示 错 误 来 源, 单 击 显 示 计 算 步 骤 按 钮 图 3.66 图 3.67 3 在 弹 出 的 公 式 求 值 对 话 框 中 显 示 计 算 过 程, 单 击 关 闭 按 钮 66

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 4 对 于 单 元 格 中 的 错 误 信 息, 选 择 存 在 错 误 信 息 的 单 元 格, 单 击 公 式 选 项 卡, 在 公 式 审 核 组 中 单 击 错 误 检 查 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 追 踪 错 误 命 令 图 3.68 5 箭 头 显 示 出 现 错 误 的 单 元 格 在 计 算 过 程 中 引 用 的 单 元 格, 对 应 查 看 各 个 单 元 格 即 可 找 到 错 误 来 源 图 3.69 3.8.4 追 踪 审 核 箭 头 追 踪 单 元 格 过 程 中, 如 果 审 核 箭 头 只 能 有 部 分 显 示 在 屏 幕 中, 不 便 于 追 踪 观 察, 对 于 长 度 大 的 箭 头, 可 以 很 简 单 地 从 一 端 找 出 另 一 端 具 体 操 作 过 程 如 图 3.70 和 图 3.71 所 示 1 双 击 箭 头 的 一 端 图 3.70 67

图 3.71 2 箭 头 的 另 一 端 自 动 显 示 出 来 3.8.5 监 视 单 元 格 公 式 及 其 结 果 如 果 需 要 查 看 统 计 表 中 某 些 单 元 格 的 公 式 和 结 果, 可 以 打 开 监 视 窗 口 来 查 看 具 体 操 作 过 程 如 图 3.72~ 图 3.75 所 示 图 3.72 1 单 击 公 式 选 项 卡, 在 公 式 审 核 组 中 单 击 监 视 窗 口 按 钮 2 在 弹 出 的 监 视 窗 口 对 话 框 中, 单 击 添 加 监 视 按 钮 图 3.73 图 3.74 3 在 弹 出 的 添 加 监 视 点 对 话 框 中, 选 择 单 元 格 E3, 单 击 添 加 按 钮 4 返 回 监 视 窗 口 对 话 框 5 选 择 要 删 除 的 监 视, 单 击 删 除 监 视 按 钮, 即 可 删 除 监 视 68

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 6 拖 动 监 视 窗 口 对 话 框, 使 其 位 于 工 具 栏 的 下 方 7 要 关 闭 监 视 窗 口 对 话 框 时, 单 击 关 闭 按 钮 即 可 图 3.75 3.8.6 显 示 单 元 格 中 的 公 式 选 择 统 计 表 中 包 含 公 式 的 单 元 格, 编 辑 栏 中 会 显 示 使 用 的 公 式, 当 需 要 查 看 多 个 单 元 格 的 公 式 时, 逐 一 选 择 单 元 格 显 得 麻 烦 下 面 介 绍 如 何 显 示 工 作 表 中 的 所 有 公 式, 具 体 操 作 过 程 如 图 3.76 和 图 3.77 所 示 1 选 择 单 元 格 B4, 其 中 使 用 的 公 式 =SUMIF($B$11: $B$41, A4,$C$11:$C$41) 显 示 在 编 辑 栏 图 3.76 图 3.77 2 单 击 公 式 选 项 卡, 在 公 式 审 核 组 中 单 击 显 示 公 式 按 钮, 整 个 工 作 表 中 各 个 单 元 格 中 使 用 的 公 式 将 显 示 出 来 69

3.9 使 用 公 式 时 出 现 的 错 误 及 纠 错 办 法 在 工 作 表 中 输 入 数 据 或 应 用 公 式 过 程 中 可 能 会 遇 到 各 种 错 误, 这 些 错 误 是 由 各 种 因 素 造 成 的 下 面 介 绍 常 见 的 错 误 及 应 对 措 施, 具 体 操 作 过 程 如 图 3.78 和 图 3.79 所 示 (1) 错 误 信 息 ##### 1 在 复 制 粘 贴 过 程 中 经 常 会 出 现 错 误 信 息 ##### 图 3.78 2 移 动 光 标 到 C D 两 列 之 间, 当 光 标 变 为 时, 拖 动 鼠 标, 调 整 C 列 的 列 宽, 数 据 显 示 出 来 图 3.79 (2) 错 误 信 息 #DIV/0 以 下 列 出 了 可 能 的 原 因 和 解 决 方 法 : 1) 输 入 的 公 式 中 包 含 除 以 0 的 计 算, 如 =5/0, 将 除 数 更 改 为 非 0 值 2) 使 用 对 空 白 单 元 格 或 包 含 0 的 单 元 格 作 为 除 数 的 单 元 格 引 用 将 单 元 格 引 用 更 改 为 其 他 单 元 格 ; 在 单 元 格 中 输 入 一 个 非 0 值 作 为 除 数 ; 使 用 IF 函 数 来 防 止 显 示 错 误 值, 例 如 生 成 这 种 错 误 的 公 式 是 =A5/B5, 则 改 用 =IF(B5=0,"",A5/B5) 3) 运 行 的 宏 中 使 用 了 返 回 #DIV/0! 的 函 数 或 公 式 确 保 函 数 或 公 式 中 的 除 数 不 为 0 或 不 是 空 值 70

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 图 3.80 在 单 元 格 C5 中 输 入 公 式 =A2/A3, 即 公 式 =13/0, 此 时 出 现 错 误 信 息 #DIV/0, 如 图 3.80 所 示 (3) 错 误 信 息 #NAME? 如 果 用 户 删 除 了 公 式 中 所 使 用 的 以 名 称 表 示 的 单 元 格, 或 者 使 用 了 不 存 在 的 名 称 以 及 拼 写 错 误, 就 会 显 示 该 错 误 信 息 解 决 方 法 : 首 先, 确 认 函 数 或 公 式 中 引 用 名 称 的 存 在, 如 果 所 需 的 名 称 事 先 并 没 有 被 确 定, 用 户 需 要 添 加 相 应 的 名 称 其 次, 在 输 入 公 式 过 程 中 要 保 证 引 用 名 称 输 入 的 正 确 性, 出 现 错 误 的 过 程 如 图 3.81 和 图 3.82 所 示 1 在 单 元 格 C5 中 输 入 公 式 =EE(C3+C4) 图 3.81 图 3.82 2 EE() 并 不 是 Excel 函 数 库 中 的 函 数, 出 现 错 误 信 息 #NAME? (4) 错 误 信 息 #NUM! 当 用 户 在 数 字 参 数 的 函 数 中 使 用 了 不 能 被 Excel 2007 接 受 的 参 数 或 公 式 产 生 的 数 值 太 大 或 太 小,Excel 2007 不 能 表 示, 就 会 显 示 信 息 在 计 算 过 程 中 先 检 查 数 字 是 否 会 超 出 相 应 的 限 定 区 域, 并 确 认 函 数 内 使 用 的 参 数 都 是 正 确 的, 就 可 以 避 免 出 现 此 类 错 误, 如 图 3.83 所 示 71

图 3.83 在 单 元 格 B4 中 输 入 公 式 =ACOS(12), ACOS() 为 求 解 反 余 弦 的 函 数, 参 数 范 围 应 为 0~Pi 之 间, 而 实 际 上 使 用 的 参 数 12 超 出 了 范 围 所 以, 出 现 错 误 信 息 #NUM!, 如 图 3.83 所 示 (5) 错 误 信 息 #REF! 出 现 该 错 误 的 原 因 是 删 除 了 在 公 式 中 引 用 的 单 元 格 或 者 是 将 要 移 动 的 单 元 格 粘 贴 到 了 由 其 他 公 式 引 用 的 单 元 格 中 另 外, 如 果 在 引 用 某 个 程 序 而 该 程 序 并 未 启 动 时, 也 会 出 现 该 错 误 信 息 出 现 错 误 的 过 程 如 图 3.84~ 图 3.86 所 示 图 3.84 1 在 单 元 格 B5 中 输 入 公 式 =B3*B4, 然 后 选 择 单 元 格 B4, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 单 元 格 组 中 单 击 删 除 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 删 除 单 元 格 命 令 2 在 弹 出 的 删 除 对 话 框 中, 选 择 右 侧 单 元 格 左 移 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 图 3.85 72

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 3 单 元 格 B5 中 出 现 错 误 信 息 #REF! 图 3.86 解 决 的 方 法 是 检 查 函 数 或 公 式 中 引 用 的 单 元 格 是 否 被 删 除, 或 者 启 动 相 应 的 应 用 程 序 (6) 错 误 信 息 #VALUE! 出 现 该 错 误 的 原 因 是 在 需 要 引 用 数 字 或 逻 辑 值 的 单 元 格 时, 错 误 地 引 用 了 包 含 文 本 的 单 元 格,Excel 2007 不 能 将 文 本 转 换 为 正 确 的 数 据 类 型 在 单 元 格 B6 中 输 入 公 式 =B4*C4, 实 际 上 就 是 =12*a 其 中 的 a 是 文 本 数 据, 所 以 出 现 错 误 信 息 #VALUE!, 如 图 3.87 所 示 图 3.87 确 认 公 式 或 函 数 所 需 的 运 算 符 或 参 数 正 确, 并 且 公 式 引 用 的 单 元 格 中 包 含 有 效 的 数 值, 就 会 解 决 此 问 题 3.10 查 找 与 替 换 费 用 统 计 表 的 篇 幅 比 较 大, 从 中 查 找 数 据 很 麻 烦, 使 用 Excel 2007 的 查 找 功 能 可 以 快 速 找 到 数 据, 如 果 要 更 换 数 据, 替 换 名 称 也 很 方 便 3.10.1 查 找 统 计 表 中 包 含 计 算 公 式 的 区 域 对 于 经 过 公 式 计 算 过 的 统 计 表, 时 间 久 了 常 常 不 清 楚 哪 些 区 域 有 公 式, 下 面 介 绍 如 何 使 包 含 公 式 的 单 元 格 区 域 突 出 显 示 出 来, 具 体 操 作 过 程 如 图 3.88 和 图 3.89 所 示 73

1 单 击 开 始 选 项 卡, 在 编 辑 组 中 单 击 查 找 和 选 择 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 公 式 命 令 图 3.88 2 包 含 公 式 的 单 元 格 被 选 择, 编 辑 栏 显 示 单 元 格 中 的 计 算 公 式 图 3.89 3.10.2 快 速 定 位 单 元 格 快 速 定 位 单 元 格 的 具 体 操 作 过 程 如 图 3.90~ 图 3.92 所 示 图 3.90 1 单 击 开 始 选 项 卡, 在 编 辑 组 中 单 击 查 找 和 选 择 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 转 到 命 令 2 在 弹 出 的 对 话 框 中 引 用 位 置 文 本 框 中 输 入 定 位 单 元 格 C21, 单 击 确 定 按 钮 74

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 3 定 位 到 单 元 格 C21 图 3.91 4 在 定 位 对 话 框 的 引 用 位 置 文 本 框 中 输 入 定 位 单 元 格 区 域 B3:D10, 单 击 确 定 按 钮 5 快 速 定 位 到 单 元 格 区 域 B3:D10 图 3.92 3.10.3 查 找 招 待 费 当 需 要 查 看 招 待 费 的 具 体 支 出 日 期 金 额 和 说 明 时, 可 以 快 速 查 找 具 体 操 作 过 程 如 图 3.93~ 图 3.96 所 示 1 单 击 开 始 选 项 卡, 在 编 辑 组 中 单 击 查 找 和 选 择 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 查 找 命 令 图 3.93 2 在 查 找 和 替 换 对 话 框 的 查 找 内 容 文 本 框 中 输 入 招 待 费, 单 击 查 找 下 一 个 按 钮 75

图 3.94 3 工 作 表 中 的 招 待 费 单 元 格 被 选 择 4 在 查 找 和 替 换 对 话 框 的 查 找 内 容 文 本 框 中 输 入 招 待 费, 单 击 查 找 全 部 按 钮, 则 在 对 话 框 下 方 的 列 表 中 显 示 查 找 结 果 5 单 击 结 果 中 的 一 项 图 3.95 6 快 速 找 到 对 应 的 单 元 格 图 3.96 3.10.4 替 换 招 待 费 名 称 部 门 的 费 用 名 称 有 时 会 发 生 变 更, 一 月 末 将 招 待 费 更 名 为 公 关 费 具 体 操 作 过 程 如 图 3.97~ 图 3.100 所 示 76

第 3 章 部 门 日 常 费 用 统 计 图 3.97 1 单 击 开 始 选 项 卡, 在 编 辑 组 中 单 击 查 找 和 选 择 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 替 换 命 令 2 在 查 找 和 替 换 对 话 框 的 查 找 内 容 文 本 框 中 输 入 招 待 费, 在 替 换 为 文 本 框 中 输 入 公 关 费, 单 击 替 换 按 钮 3 招 待 费 被 替 换 成 公 关 费 4 单 击 全 部 替 换 按 钮 图 3.98 图 3.99 5 在 弹 出 的 Microsoft Office Excel 对 话 框 中 显 示 替 换 的 数 目, 单 击 确 定 按 钮 6 工 作 表 中 所 有 的 招 待 费 都 被 替 换 成 公 关 费 图 3.100 77

3.11 其 他 应 用 实 例 在 有 些 企 业 中, 员 工 看 病 后 发 生 的 医 疗 费 用 可 以 报 销 结 合 本 章 介 绍 的 内 容, 读 者 可 以 制 作 如 图 3.101 所 示 的 员 工 医 疗 费 用 统 计 表, 其 中 应 用 的 主 要 知 识 点 : 插 入 剪 切 画 设 置 货 币 样 式 和 数 值 百 分 比 样 式, 以 及 设 置 单 元 格 底 纹 等 图 3.101 公 司 在 装 修 和 维 护 办 公 楼 之 后, 财 务 部 门 需 要 统 计 费 用 支 出 情 况 结 合 本 章 介 绍 的 内 容, 读 者 可 以 制 作 办 公 楼 装 修 费 用 清 单, 如 图 3.102 所 示 其 中 应 用 的 主 要 知 识 点 : 设 置 货 币 样 式 设 置 单 元 格 边 框 设 置 文 字 以 及 求 和 运 算 等 图 3.102 78

第 4 章 差 旅 费 报 销 单 公 司 员 工 因 工 作 出 差 而 花 费 的 款 项, 公 司 应 该 给 予 报 销, 这 需 要 填 写 差 旅 费 报 销 单 本 章 通 过 建 立 差 旅 费 用 报 销 预 算 表 的 实 例, 介 绍 自 动 更 正 数 据 有 效 性 添 加 批 注 公 式 等 功 能 4.1 创 建 基 本 表 格 创 建 差 旅 费 用 报 销 单, 首 先 要 输 入 相 关 的 报 销 项 目 具 体 操 作 过 程 如 图 4.1 所 示 在 工 作 表 中 输 入 报 销 预 算 表 的 项 目, 并 调 整 好 行 高 与 列 宽 图 4.1 4.1.1 使 用 自 动 更 正 功 能 快 速 输 入 标 题 在 工 作 表 中 不 小 心 输 入 了 错 误 的 数 据, 应 用 自 动 更 正 功 能 就 可 以 改 正 错 误, 对 于 经 常 使 用 的 相 对 冗 长 的 题 目, 可 以 使 用 替 换 功 能, 将 设 定 的 代 号 转 换 成 对 应 的 文 字 具 体 操 作 过 程 如 图 4.2~ 图 4.6 所 示 1 单 击 快 捷 工 具 栏 上 的 其 他 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 自 定 义 快 速 访 问 工 具 栏 命 令 79

2 在 弹 出 的 Excel 选 项 对 话 框 中, 单 击 校 对 标 签, 单 击 自 动 更 正 选 项 按 钮 图 4.2 3 在 弹 出 的 自 动 更 正 对 话 框 中, 单 击 自 动 更 正 标 签, 在 替 换 文 本 框 中 输 入 华 艺 报 销, 在 替 换 为 文 本 框 中 输 入 华 艺 饰 品 有 限 公 司 报 销 单 4 单 击 添 加 按 钮 图 4.3 5 设 置 完 成 后, 单 击 确 定 按 钮, 返 回 Excel 选 项 对 话 框, 单 击 确 定 按 钮 图 4.4 80

第 4 章 差 旅 费 报 销 单 6 在 标 题 单 元 格 A1 中 输 入 华 艺 报 销 图 4.5 7 按 Enter 键 后, 标 题 单 元 格 中 的 内 容 被 自 动 替 换, 标 题 添 加 完 成 图 4.6 4.1.2 使 内 容 自 动 适 应 单 元 格 的 大 小 报 销 单 中 有 些 单 元 格 的 空 间 有 限, 而 输 入 项 目 的 字 数 又 比 较 多, 这 时 可 以 使 用 自 动 缩 小 文 字 大 小 功 能 具 体 操 作 过 程 如 图 4.7~ 图 4.9 所 示 1 右 击 单 元 格 L4, 在 快 捷 菜 单 中 选 择 设 置 单 元 格 格 式 命 令 2 在 弹 出 的 设 置 单 元 格 格 式 对 话 框 中, 单 击 对 齐 标 签, 选 择 缩 小 字 体 填 充 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 图 4.7 81

3 单 元 格 中 的 文 字 补 助 项 目 缩 小 填 充, 将 单 元 格 K4 设 置 为 自 动 换 行 图 4.8 图 4.9 4 选 择 单 元 格 区 域 A1:N13, 单 击 开 始 选 项 卡, 在 字 体 组 中 单 击 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 菜 单 中 选 择 所 有 边 框 命 令, 为 工 作 表 添 加 边 框, 效 果 如 图 4.9 所 示 4.2 应 用 数 据 有 效 性 设 置 单 元 格 的 内 容 范 围 向 费 用 报 销 单 中 填 充 数 据 时, 如 填 充 交 通 工 具 一 项, 公 司 限 制 了 乘 坐 的 交 通 工 具 种 类, 为 了 避 免 超 范 围 填 充, 使 用 数 据 有 效 性 对 单 元 格 区 域 进 行 数 据 类 型 的 限 制 4.2.1 使 用 序 列 选 项 自 动 填 充 交 通 工 具 选 项 除 了 直 接 向 报 销 单 中 输 入 数 据 以 外, 还 可 以 使 用 下 拉 列 表 框 功 能 进 行 数 据 填 充 具 体 操 作 过 程 如 图 4.10~ 图 4.14 所 示 1 选 择 单 元 格 区 域 J5:J10, 单 击 数 据 选 项 卡, 在 数 据 工 具 组 中 单 击 数 据 有 效 性 按 钮, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 数 据 有 效 性 命 令 图 4.10 82