佛光大學報支相關注意事項 101.6 月會計室會議修訂通過 一 原則 1. 申請支付款項, 應本 誠信原則 對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責, 如有不實應負相關責任 2. 不分經費來源是校內外, 凡款項入本校者, 核銷報支程序一律相同 3. 人事費 ( 含工讀等 ) 經常往來廠商, 一律由學校付款, 請勿個人墊款 4. 為避免積壓憑證, 造成廠商權益受損或錯誤無法及時修正之問題, 當月憑證請於隔月 5 日前送達會計室核銷, 逾期將不受理 二 原始憑證 1. 學校之抬頭為 : 佛光大學 2. 統一編號為 :87786870 3. 地址為 : 宜蘭縣礁溪鄉林美村林尾路 160 號 4. 學校為非營利事業, 請使用二聯式發票 ; 若為三聯式統一發票, 應同時取得收執聯及扣抵聯 ( 報支時兩聯一併附上 ) 5. 報帳時請一定要取得合法之單據, 不向未登記的商號 ( 廠商沒有自己的統一編號 ) 購買物品 6. 收銀機或計算機器開立之發票, 若僅列貨品代號, 應附上出貨單, 或由經手人加註貨品名稱並簽名 7. 發票若 漏掉 學校統一編號, 請廠商加蓋統一發票專用章, 並以手寫加註學校統編 8. 廠商開立之普通收據, 應詳列每一物品之名稱 單價 總價及總合計金額 ( 大寫 ) 普通收據上之 統一編號 欄位, 係填入 廠商 的統編而非學校 9. 收據或發票內容若有 更改, 應請廠商於更改處蓋 負責人 章 ; 若總合計金額或抬頭錯誤, 則應予作廢並重開 10. 發票或收據 遺失 者, 請廠商影印存根聯並加蓋印章證明與原本相符 11. 非本國文支出憑證, 應由經手人擇要譯註本國文並簽章 12. 電子發票請自行影印一份並簽章 ( 連同原始紙本發票, 黏貼於黏存單 ) 13. 出差所發生之交通費及住宿費應取得車票 船票 機票 統一發票 收據等憑證 14. 活動住宿費依本校採購作業辦法規定, 需附上計價明細表 15. 憑證日期不能超過學年度結束日 若為專案性質則不能超過執行期限
三 憑證黏存單之使用 1. 黏存單上之付款廠商, 應與得標廠商 發票廠商名稱相同 2. 憑證請依照黏存單說明欄依序排列黏貼裝訂, 且憑證發生日期要註明 3. 憑證黏存單之填列方式, 詳黏存單上所列注意事項 4. 承辦人填寫黏存單, 檢附各項憑證 附件, 須經單位主管 ( 需至一級主管 ) 簽核後, 擲交會計室製作傳票經校長簽准, 後由總務處出納依校內固定付款日之規定辦理 5. 黏存單的經手人與證明人, 不得為同一人 6. 憑證數與黏存單實付數不同時, 請於黏存單上加註說明 四 報支下列各項費用, 除收據 發票外, 尚應具備之相關附件 1. 餐飲費 : 開會通知單, 或註明參加人員名單 事由, 或開會紀錄表 2. 印刷費 : 印刷樣張 ( 若頁數多, 可以目錄或首頁及尾頁代之 ) 3. 廣告費 : 報紙或廣告樣張 4. 禮品 : 受贈人名單 5. 住宿費 : 計價明細表 6. 國外差旅費 : 代收轉付收據 ( 若非委託旅行社辦理, 則無需檢附 ) 機票存根 ( 或電子機票 ) 及登機證存根 五 各項支出報支標準 1. 差旅費 : (1) 補助或委辦案的支付標準, 依中央機關 國內出差旅費報支要點 國外出差旅費報支要點 辦理 (2) 本校經費案的支付標準, 依本校 教職員工國內公差派遣暨差旅費報支辦法 教職員工國外差旅費用支給辦法 辦理 (3) 出差所發生之交通費及住宿費應取得車票 船票 機票 統一發票等憑證 國內出差憑證遺失者, 應填列 支出證明單, 以標準金額之半數計付 (4) 國外出差登機證遺失, 仍應取具航空公司之搭機證旅客聯或其所出具載有旅客姓名 搭乘日期 起訖地點及票價之證明 2. 研究生論文指導費及論文審查 : 詳本校 研究生論文審查相關費用支付準則 3. 演講費及車馬費 : 詳本校 演講暨車馬費支付辦法 4. 校研發經費 : 詳本校 舉辦學校研討會補助項目與支給標準 5. 系研發經費 : 詳本校 辦理活動經費預算編列標準
六 採購財物之報支 1. 填寫 憑證黏存單, 檢附收據 發票 驗收單及 ( 或 ) 驗收紀錄 請購單 估價單 議價紀錄, 呈各級主管核簽 2. 各項採購案若為分批交貨, 需分批請款時, 請各單位自行影印留存請購單 估價單 議價紀錄及合約等資料, 以便每次請款時, 做為憑證 3. 請購單與驗收單所填之金額應為含稅金額 七 預算控制與流用 1. 各單位本身需確實執行預算控制, 每筆請購 付款均登錄於請購系統及預算核銷系統 2. 若已知某一計劃之預算不敷使用時, 請依本校 預算流用管理辦法 之規定標準申請流用 ; 預算不足支應且未辦妥預算流用之計劃項目, 會計室將拒絕付款 3. 性質為電話費 碳粉匣 影印費 有線電視費 紙張 信封者, 由總務處透過預算核銷系統的 統扣單 直接扣減各單位預算 4. 使用它單位之預算, 事前需簽請核准並會簽該單位 八 專案經費之處理 1. 專案 ( 含產學合作案 推廣案 校內外之補助或委辦案等 ) 應指定一校內人員處理經費核銷事宜, 非經指定人員之請款, 會計室得拒絕付款 2. 專案預算及核銷, 應進入預算核銷系統辦理 3. 外來經費其支付標準及所需憑證 附件, 依補助或委辦單位之規定辦理 ; 補助或委辦單位未規定者, 悉依本校相關規定辦理 4. 非消耗物品及財產, 需辦理驗收 5. 若單據正本需送補助單位辦理核銷時, 於報支時請將單據製成二份 ( 含單據及影本 ), 一併擲交會計室辦理報支 ; 單據之影本需影印清楚 ( 若為三聯式發票, 則扣抵聯發票及收執聯發票均需影印 ) 6. 報支學術研討會之活動經費時, 需附學術研討會收支報告表 ( 會計室網頁下載 ) 九 支付個人所得之處理 1. 所得人非本校編制內教職員工時, 第一次報支時請儘量附身份證影本 所得人為外國人時, 報支時需附護照影本 2. 支付個人臨時性所得, 應請收款人於收據或具領名冊上簽章
3. 支付各類個人所得時, 應依 各類個人所得扣繳率表 之規定辦理所得稅扣繳 ; 獎學金及研究生獎助學金可免申報所得, 不需課稅 ; 工讀金為需提供勞務之所得, 依所得稅法之規定需申報所得 4. 依法免列入個人所得之項目, 免辦理扣繳, 例如 : 加班費未超出規定者 博碩士班教授之論文口試費 入學考試之試務工作費 ( 含簡章販售 ) 導師鐘點費 獎學金 資深優良教師獎勵金 急難救助金等 5. 個人各類所得扣繳憑單, 由會計室依政府規定期限彙總列印並寄送各所得人 6. 各單位經辦人於支付人事費用時, 若領款人所得須先行扣繳稅額交付者, 應於扣繳稅款後, 再將實領金額交付領款人 十 其他事項 1. 管理費之報支依程序檢據核銷, 項目應與教學 研究 行政業務相關 2. 對校內外之禮金 奠儀 花籃等只有校長 副校長可以報支, 各單位不能報支 3. 辦公費報支以單位預算內之經費額度為限, 不得以其他科目經費流用 4. 校外計畫案, 以補助或委辦單位核定之經費概算表為依據 5. 數計畫或科目共同受益之支付款項, 其支出憑證不能分割者, 應加具支出分攤表 6. 出差人員之差旅費用, 請於出差結束後之次月十五日 ( 含 ) 前完成支結手續 十一 經費核銷期限之規定 為配合私立大學學年度制 ( 當年 8/1- 隔年 7/31) 之結帳時程 政府單位之會計年度 ( 當年 1/1-12/31) 結案期限, 以及國稅局年度各類所得申報截止 ( 隔年 1 月底前 ) 等, 本校經費核銷時程不得晚於以下規定, 說明如下 : 1. 因應學校學年關帳及政府會計年度關帳, 申請核銷依 校內電子郵件公告時程 為主, 並於規定時程內完成核銷, 逾時不得再支用預算 2. 辦理招標之採購案, 應配合標期之規定, 並預估開標後合理之交貨 驗收日期, 依規定完成經費核銷 3. 所得類支付關帳 : 若是有關個人的所得 ( 包括薪資. 鐘點費. 臨時工資. 工讀金. 演講費. 出席費. 審查費等 ), 因考量攸關年度個人綜所稅申報, 學校需向國稅局申報之因素, 故各類所得的單據, 應於 校內電子郵件公告時程 內送至會計室 4. 跨學年度之活動, 憑證分屬兩個學年度, 則應依關帳規定, 於各自所屬之學年度, 使用不同預算計畫來核銷
5. 七月份關帳條件 : 原始憑證單據日期或財產驗收日期, 應為當年度七月三十一日以前 6. 專案期限 (1) 經費核銷期限 : 各項專案 ( 含產學合作案 推廣案 校內外之補助或委辦案等 ), 當月支出應於 次月 完成經費核銷, 以便有狀況可提早解決, 請勿逾時核報以免無法修正 (2) 收支結報期限 : 校外補助或委辦案, 依補助或委辦單位規定之期限完成 本校專案, 則於活動結束後三周內完成收支結報作業 十二 各類個人所得扣繳率明細表 居住者及有固定營業內容 / 居住者 ( 非居住者 ) 場所之營利事業 ( 滿 183 天 ) 一 薪資 ( 含出席費 引言費 1 非固定薪資 5% 主持費 車馬費等 ) 2 固定薪資按薪資所得扣繳稅額表查表金額扣繳二 個人稿費 版稅 演講費 1 一次給付金額達論文指導費 20,000 元以上, 需扣繳 10% 所得稅 2 一次給付金額未達 20,000 元以上, 不需扣繳所得稅, 但需申報所得 三 執行業務所得按給付金額需扣繳 10% 所得稅 四 其他所得依相關稅法規定扣繳或免扣繳 非居住者及無固定營業場所之營利事業 ( 未滿 183 天 ) 1 6%( 全月薪資給付總額在行政院核定每月基本工資一點五倍以下者 ) 2 18% 1 一次給付金額達新台幣 5,000 元以上, 需扣繳 20% 所得稅 2 一次給付金額未達 5,000 元, 不需扣繳所得稅, 但需申報所得 按給付金額需扣繳 20% 所得稅 不論金額多少, 一律扣繳 20% 所得稅