Microsoft Word - 收入處理及經費核銷作業說明 doc

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1 淡江大學收入處理及經費核銷作業說明

2 目 錄 一 收入處理基本原則... 2 二 經費使用基本原則... 2 三 經費核銷基本原則... 3 ( 一 ) 作業規定... 3 ( 二 ) 內部憑證及表單審核... 6 ( 三 ) 外來憑證審核應具備之內容... 9 附件 1: 常見錯誤態樣 附件 2:Q&A ( 預算執行說明會 )

3 一 收入處理基本原則 ( 一 ) 以學校名義收取之各項收入應以收入總額入帳, 不得以收支相抵後之淨額入帳 ( 二 ) 本校各單位或學生社團 ( 含系學會 ) 因公務以學校名義向外界 學生或教職員工等收取或募得款項, 或預借款項之歸墊等, 應即存入校庫, 不得留置於承辦人手上或個人帳戶, 且悉依 淡江大學收入管理規則 辦理 ( 三 ) 各單位或學生社團因舉辦活動向外界爭取經費時, 不得以單位或社團名義, 或以單位主管或社團負責人名義開立收據予對方, 應由各單位承辦人或透過社團輔導人員向學校申請開立 淡江大學收據 ( 四 ) 因舉辦活動向外界爭取經費時, 務必確認其性質為 贊助 或 捐贈 如為 贊助, 應檢附活動相關憑證進行核銷 ; 如為 捐贈, 則應依募款支用流程辦理 二 經費使用基本原則 ( 一 ) 各單位執行年度預算時, 應確實依照該學年度校務發展核定之計畫及預算數執行, 經費使用應力求撙節及經濟有效, 應按月或按學期均衡分配, 以利經費之支用調度, 並利用財務資訊系統自行控制預算及查詢預算餘額 ( 二 ) 各經費支付悉依 淡江大學各項經費支給標準表 辦理 ; 如未事先簽准, 不得擅自提高或變更支付標準, 同仁因公之國內外出差費, 依 淡江大學教職員工生報支出差旅費規則 報支經費 ( 三 ) 各單位為請購 ( 修 ) 一般財物或特定財物及房舍 工程之定作 承租 勞務之委任等採購作業, 應依 淡江大學修繕採購財物估價審議作業規則 辦理 ( 四 ) 發展性業務預算之各計畫 ( 即校務發展計畫之執行項目 ), 如特定科目經費有賸餘, 可流用至其他科目, 無須會簽主軸負責人 特定計畫 ( 執行項目 ) 之 KPI 值如已達成且有賸餘經費, 則可流用至同一重點工作下之其他計畫 ( 執行項目 ), 並須經主軸負責人核准 預算流用及授權詳見 淡江大學預算流用及授權作業要點 ( 五 ) 承辦人員因業務所需, 可簽准先行預借經費 ; 並應於規定期限檢據核銷, 逾期若無正當理由, 經通知仍未核銷者, 依規定自借款人薪津中扣款, 並簽報處理 借款期間跨學年度者, 依憑證日期於各學年度檢據核銷 ( 六 ) 各教學單位發展性業務之 機械儀器及設備 電腦軟體 等資本門及 物品 租金 等經常門預算, 其經費來源為教育部獎補助款, 須配合政府會計年度執行, 請購時須檢附原預算需求表, 並依採購程序辦理 ( 七 ) 各一級單位內部會議 ( 業務會議 委員會等 ) 之茶點等費用, 由各單位辦公費額度內支應, 不另編餐費預算 如有外賓蒞臨, 簽請校長核准同意招待, 得由校長室經費開支 ( 八 ) 各單位因業務需要購買紀念品等性質之物品, 單價金額超過新台幣 100 元者須檢附領取之證明, 如簽收單 出席人員名單 支領說明等 ( 九 ) 校內預算應於每年 7 月 31 日前執行並報銷完竣 ; 未於該學年度執行完畢者, 不得辦理保留 ( 十 ) 校外補助或委託案之執行或核銷, 應依補助或委託單位之規定辦理 ; 無規定者, 依本校相關規定辦理 2

4 三 經費核銷基本原則 ( 一 ) 作業規定 項目注意事項 經費管控 各項經費之執行單位及預算單位 作業時效 1 預算執行期間為 8 月 1 日至次年 7 月 31 日 2 各項經費支出, 應於作業完成後儘速辦理核銷 3 研究發展處通知各院 系 所可請領之回饋金, 若當學年度未用罄者可保留以後年度繼續使用, 惟在檢據請款時, 所檢附之發票或收據期限, 須以請款之當學年度為限 4 年度關帳期限, 依財務處 OA 通知辦理 驗收作業 1 驗收項目及驗收金額 ( 發票金額 ) 說明如下 : 金額 項目 未達 10 萬元 10 萬元以上, 未達 40 萬元 40 萬元以上 經常門事務性 消耗性 實驗耗材或維修 ( 護 ) 等 請購單位驗收後簽章 資本門機械儀器及設備 軟體等 請購單位驗收後簽章 財務處驗收後簽章 圖書經費圖書 期刊及資料庫等 圖書館驗收後簽章 依採購委員會現行流程, 財務處聯絡 監驗及記錄 2 各單位先行初驗, 初驗為核驗請購項目 財物品質 效能及數量等是否與請 / 採購 ( 修 ) 單相同 3 如維修 ( 護 ) 及工程等, 請提供施工前後照片佐證 4 完成驗收後於發票正本簽章及驗收日期 5 40 萬元以上之財物或修繕案 : (1) 請購單位完成初驗後, 備妥核准之請 / 採購 ( 修 ) 單及已簽署自行驗收欄位之驗收紀錄表等文件申請驗收 (2) 財務處聯絡議價之採購委員及請購單位複驗之時間 地點 ; 請購單位聯絡廠商驗收時間 (3) 由議價之採購委員核驗請購 ( 修 ) 案項目 規格 數量是否符合核准之請 / 採購 ( 修 ) 單 (4) 完成驗收後, 相關驗收人員於驗收紀錄表中簽章, 財務處於發票正本蓋驗收章 6 國外進口儀器教學設備 : (1) ~ (4) 作法同 5 (5) 驗收完成後相關驗收人員於紀錄表簽名, 財務處於結匯物品送到証明及發票正本蓋驗收章 7 依政府採購法辦理之請 / 採購 ( 修 ) 案 : (1) 驗收時應依合約規範之期限辦理驗收, 如因故無法辦理, 應專簽核准 3

5 項目注意事項 (2) 請購單位完成初驗後, 備妥請 / 採購 ( 修 ) 單 已簽署自行驗收欄位之驗收紀錄表及財物結算驗收證明書 ( 一式三份 ) 契約影本等相關文件申請驗收 (3) 財務處聯絡議價之採購委員及請購單位驗收之時間 地點 ; 請購單位聯絡廠商驗收時間 (4) 由議價之採購委員核驗請購 ( 修 ) 案項目 規格 數量是否符合核准之請 / 採購 ( 修 ) 單 (5) 完成驗收後, 相關驗收人員於驗收紀錄表及財物結算驗收證明書簽章, 財務處於發票正本蓋驗收章 (6) 財物結算驗收證明書一式三份由財務處簽請用印, 用印後之財物結算驗收證明書一份存檔備查 驗收紀錄表則作為請款附件 (7) 詳總務處 淡江大學修繕採購財物估價審議作業規則 8 中西文期刊補驗收 : 使用獎補助經費者請採購委員於每年 12 月底前驗收 未使用獎補助經費者於隔年 3 月底前補驗前一年之電子期刊及紙本期刊 補驗相關文件及驗收紀錄表併入粘存單歸檔 9 研究計畫案所採購之消耗品及非消耗品, 由計畫主持人或其研究助理負責簽章驗證, 且驗證人與經辦人不得為同一人 研究計畫案所採購之財產及儀器設備依以上 1-7 點之規定辦理驗收 借款作業 1 因公務需要簽請預借經費者 : (1) 簽陳須檢附 : 活動計畫 經費支出明細表及相關附件 (2) 原則上不得預借項目 : 人事費及廠商貨款 ( 如設備 印刷.. 等 ) 2 奉核後辦理借款作業, 粘存單應檢附借據 ( 必須經借款人及單位主管或計畫主持人親簽 ) 核准簽及活動計畫及經費支出明細表 3 核銷轉帳 預借款歸墊或餘款回存校庫 : 檢據辦理核銷並於粘存單註記原借款傳票號碼 計畫代號及金額 檢附核准 OD 簽 如有繳還餘款須先將款項交至出納組 請款作業 : 1. 經費核銷 1 請款時 請 / 採購 ( 修 ) 單 須為正本 ; 分期付款者, 應簽訂合約, 於第 1 次 ( 期 ) 請款時檢附合約書副本 ( 粘存單應註明核定總價款及本次請款期數 ), 第 2 次 ( 期 ) 後請款時檢附 請 / 採購 ( 修 ) 單 影本及合約書之付款條款部份 2 凡金額在 40 萬元以上之業務承攬 買賣 租賃行為, 請款時須檢附廠商提供之 關係人聲明書 3 電話費繳費單含有國際電話費時, 應檢附 國際電話申請單 及國際電話通話明細表 4 郵資請款應取得郵局蓋戳章之 購買票品證明單 ; 大宗郵資應檢附 大宗函件郵資單 5 原始憑證如由商家系統平台自行列印者, 必須於列印紙本上書明 本件不另報支其他經費 並簽章 6 憑證如為電子發票或為感熱紙材質者 ( 如登機證 賣場明細表等 ), 應先行影印及簽章後, 併同原始憑證報支 7 支出憑證如為外國貨幣數額者, 應附兌換銀行水單 其他匯率證明或其他付款證明 ( 如信用卡消費明細單 ); 若為國外出差旅費之 生活費 其美金日支數額以出國前 1 天之臺灣銀行 即期賣出 4

6 項目注意事項 2. 辦公費支用 美元 參考匯價報支 8 印表機碳粉 ( 墨水 ) 匣及紙張為統一招商議價之物品, 各單位凡使用校內預算採購上述物品, 應向得標廠商採購 9 使用他單位預算應先申請核准 10 檢附相關佐證資料, 如相關辦法及表單 合約 簽陳 人員名冊 會議記錄 檢測報告 膳費名單等 11 不同廠商貨款請分別製作粘存單請款 12 原始憑證請分類整齊裝訂, 由上而下依序編號 若憑證張數多, 附件可訂於次頁 1 各級單位主管辦公費數額按上下兩學期各領半數, 請款時應檢附該單位主管借據 ( 由主管親簽並加蓋單位章 ) 2 辦公費係為支付公務上之需要如交通 開會 交際 會餐等費用, 須取得合法單據憑證以為報銷 3 凡各主管以辦公費購置財產或物品者, 應填單送總務處資產組登記 3. 人事費支用 各項人事費 ( 鐘點費 生活費 演講費 工讀費 ) 請款或報銷時, 須檢附資料 : 1 所得人收據 : 收據內各項欄位皆須詳實塡寫, 金額如有塗改應由領款人或傳票經辦人確認蓋章 2 外籍人士須另附居留證或護照影本 3 大陸人士須另附居留證 護照或大陸居民身分證影本 4 各單位之人事經費, 除外籍人士在本國未開立帳戶者外, 以直接匯撥各所得人帳戶為原則, 不得先行墊付 4. 募款支用 1 各單位所列預算, 應以實際收受之捐贈金額作為經費動支額度, 須於經費撥入後方可動支 2 以簽陳 ( 行政單位 各研究中心及教學非系所單位 - 軍訓室 研究發展處 成人教育部 ) 或募款委員會會議紀錄 ( 教學系所 ) 併附相關憑證進行核銷 5. 保險費支用 1 因公出差辦理之保險規定如下 : (1) 保險對象 : 出差人員 (2) 保險項目 : 綜合保險 ( 含意外死亡及殘廢 意外傷害醫療 航空旅行 疾病住院醫療及兵災保險等六項 ) (3) 保險金額 : 以四百萬元為限 (4) 保險期間 : 以核定公差期間為準 (5) 機票價款如已含保險費, 可追加投保至本校規定之保險額度 (6) 學生校外實習保險依 淡江大學學生校外實習實施要點 辦理 2 核銷時應檢附保險公司收據 要保書 ( 要保人為 淡江大學, 含保險人名單 ) 3 接受政府機構經費之計畫案, 報支國外出差保險費依政府機構簽訂之共同供應契約辦理 5

7 項目注意事項 6. 校外補助款 ( 二 ) 內部憑證及表單審核 1 請款應依補助單位核定項目分類檢據外, 粘存單須檢附補助單位核准文件影本 核定經費規劃表及收入繳款聯單 2 校外補助核定後須支用學校配合款時, 應專簽核准 3 支給標準應依委託或補助機關規定辦理, 無規定者則依本校 各項經費支給標準 辦理 4 數計畫或科目共同受益之支付款項, 其支出憑證不能分割者, 應填具支出分攤表 5 支出憑證須送經費補助單位者, 應同時檢附憑證正本及影本辦理核銷並於留校粘存單上書明 原始憑證送補助單位 6 若核銷單據已先向校外補助單位辦理核銷再請款者, 須檢附淡江大學發函抄本及收入繳款聯單 項目注意事項 請 / 採購 ( 修 ) 單 1 依總務處 淡江大學修繕採購財物估價審議作業規則 辦理 2 請購教學用軟硬體設備, 應檢附原經費申請需求表 其經費來源為教育部校務發展獎補助款, 不得作為其他計畫案或補助款之配合款或不足款 3 資訊相關設備管制項目 ( 詳預算執行準則 ), 須專簽核准後方可採購 4 全校定有規格或規定之財物 ( 例如辦公傢俱 ) 及修繕工程應先會總務處審核, 有關電腦及其週邊設備請購, 應先會簽資訊處, 多媒體設備應先會簽學教中心遠距組 5 請 / 採購 ( 修 ) 單 估價單 發票及財產單有關之品名 規格 數量應一致 6 各單位不得意圖降低授權或規避公開招標而分批辦理採購, 若無分批辦理之必要, 將合併採購金額後依授權原則辦理 7 請購 ( 修 ) 金額未達 10 萬元者, 授權一級單位主管決行 8 10 萬元以上至未達 40 萬元者, 由一級單位依採購程序送財務處及相關單位簽註意見, 由總務處議價後轉請行政副校長決行 9 40 萬元以上者, 送財務處及相關單位簽註意見, 提本校修繕採購委員會審議後轉陳校長核定 10 超過 100 萬且適用政府採購法第四條規定者, 依政府採購法及其相關規定辦理 領款收據 工讀費申報單 1 各項資料請以正楷填寫, 並檢附相關規定文件, 以利扣繳事宜 ; 並請受款人親自簽名 ; 金額塗改請於修改處蓋經辦人章 2 陸生不可申請工讀費, 僑生 外籍生及港澳生等境外生須有工作證才可申請工讀費 3 勞動部規定 103 年 8 月 1 日起, 工讀助讀金及清寒助學金 ( 除生活助學金外 ), 適用勞動基準法 4 各類代扣稅額請依標準率扣繳, 詳財務處網頁 5 扣取補充保險費依 全民健康保險法 規定, 請詳人資處網頁 6 勞健保及勞退加保相關表格及作業, 詳人資處網頁 6

8 項目注意事項 國內交通費 / 出差旅費申報單 國外交通費 / 出差旅費申報單 1 外聘學者專家蒞校往返國內交通費, 支給標準詳 淡江大學各項經費支給標準表 辦理 (1) 以其服務地區至本校會議或考試地點作為支付認定 (2) 自行開車者, 以同路段台鐵列車最高票價標準支給 (3) 請檢據核實報支或檢附票價查詢資料, 得免檢據 (4) 請外聘學者專家親自簽名 2 國內出差旅費依 淡江大學教職員工生報支出差旅費規則 辦理 (1) 列有辦公費者, 不得報支短程各費 (2) 凡公民營汽車到達地區按鐵路局 公 民營公車票價為準, 按實列支, 出差地轉乘按公 民營公車票價為準, 如因業務需要必須乘坐計程車, 應檢附經主管核准之 搭乘計程車申請暨核准單 (3) 自備交通工具者, 其交通費得按同路段公民營客運汽 ( 火 ) 車最高等級之票價報支 (4) 搭乘高鐵 飛機以標準車廂或經濟艙為限, 並應檢據覈實報支 (5) 住宿費應檢據覈實列支 (6) 依表單內容詳實填寫, 出差人應親自簽名 1 外聘學者專家蒞校往返國外交通費, 支給標準詳 淡江大學各項經費支給標準表 辦理 (1) 檢附國際線航空機票購票證明單或其他足資證明支付票款之文件 電子機票及登機證 ( 回程可免附 ) (2) 國外來台學者專家生活費欄勿填寫, 請另檢附領款收據及所得清冊, 列計所得 (3) 請外聘學者專家親自簽名 2 依 淡江大學教職員工生報支出差旅費規則 報支交通費 生活費及出差辦公費 (1) 國外出差前應先簽准, 並檢附出差行程表 期間及經費預估表 (2) 機票 : 搭乘飛機以經濟艙為原則, 如情形特殊, 簽請校長核准, 得提升艙等 核銷機票時應檢附 : 甲. 機票票根或電子機票 乙. 國際線航空機票購票證明單 旅行業代收轉付收據或其他足資證明支付票款之文件 ( 如信用卡消費明細單 ) 丙. 登機證存根 足資證明出國事實之護照影本或航空公司開立之搭機證明 (3) 生活費 : 國外生活費依 中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表 支給 匯價參考 臺灣銀行賣出即期美元 (4) 奉准配合校外相關單位辦理團體國外出差者 ( 如教育展 招生活動等 ), 出差費為團費加計零用費 ( 即生活費日支額之 10%) 及出差辦公費 (5) 使用校內經費其申報單僅須簽章至出差人員 7

9 項目注意事項 所得清冊 支出證明單 1 請領各類所得 ( 除免申報項目 ) 應檢附本表單 2 填列方式請詳閱所得清冊各欄位說明, 詳財務處網頁 3 非以財務系統請款者,本表單隨同粘存單送出同時, 另將電子檔傳送會計組 OA 信箱 1 因特殊情形無法取得合法憑證, 例 : 計程車資 餐飲小吃 水果攤 等, 請填寫 支出證明單, 並經主管核章後始可報支 2 金額上限為 2,000 元, 並將相關佐證資料 ( 如原始憑證 ) 粘貼於此支出證明單上 3 屬個人所得, 請填寫個人款項 領款收據, 不可以填此單具領 借據 1 借款人及單位主管或計畫主持人親簽 ( 辦公費須加蓋單位章 ) 2 經辦人限本校專任教職員工及校約聘人員 3 金額塗改請於修改處蓋借款人章 4 工作完成後一個月內檢據核銷 5 借款期間跨學年度者, 依憑證日期於各學年度檢據核銷 支出分攤表研究計畫案 活動經費為數機關或數研究計畫案補助者, 核銷時應檢附支出憑證影本及本分攤表 委託單位或研發處另有相關表單格式者, 依其規定辦理 8

10 ( 三 ) 外來憑證審核應具備之內容 內容 類別 台照 ( 買受人 ) 收銀機統一發票 / 電子發票 無 統一發票 學校統一編號 免用統一發票收據 淡江大學淡江大學 ( 請勿再加填其他名稱 )( 請勿再加填其他名稱 ) ( 一 ) 統一發票專用章 ( 一 ) 統一編號專用章 店 章 無 ( 二 ) 須有該 公司名稱 ( 二 ) 須有該商店之 店 ( 三 ) 若無負責人姓名, 另蓋負責人印章 統一編號 負責名 統一編號 負人姓名 責人姓名 說 明 ( 一 ) 取得之統一發票為二聯式 ( 二 ) 取得免用統一發票收據右上方應書寫本校之統一編號 ( 三 ) 品名 / 摘要 : 請逐項中文列示, 收銀機發票品名若為英文或代碼者, 請逐項註明中文品名 ( 勿用鉛筆書寫 ), 並加蓋 經辦人 簽章 ( 四 ) 數量 / 單價 : 勿書寫一批, 請寫出確實的品名 數量及單價, 或於收據背面另備空白紙書寫實際購買品項 數量及單價並請經辦人蓋章 ( 五 ) 憑證金額總數應以大寫數字書寫, 但採用機器作業或國外憑證無法以大寫數字表示者, 不在此限 憑證金額總數不得塗改 ( 六 ) 收據或發票僅列日期 貨物代號 數量 金額者, 應由經手人加註貨物名稱並簽章 重要提醒 (1) 有效單據日期為請購完成之後及每年 8 月 1 日至次年 7 月 31 日 (2) 購買物品需符合業務需求或活動 補助項目之用途 (3) 單據應為原始憑證正本, 若以影本方式替代, 須註明正本用途 ; 若發票不慎遺失, 請向廠商影印發票第一聯存根聯, 並加蓋廠商負責人私章 統一發票專用章及 與正本相符 章, 再行報支 (4) 免用統一發票收據只適用於小規模營利事業, 若商店有統一發票一定要索取統一發票 (5) 大賣場 ( 如愛買 大潤發 家樂福 特力屋 好市多 等 ), 取 得之統一發票須檢附相關出貨明細 9

11 附件 1: 常見錯誤態樣 類別 編號 1 常見錯誤 自行請購 ( 修 ) 未逹 10 萬元, 本校定有規格或規定之財物 如 : 1. 新購電腦螢幕 印表機 辦公桌椅 置物櫃 屏風等物品未加會總務處資產組 2. 新購或更新電腦及其週邊設備以及投影機等, 未先會簽資訊處或遠距組 正確作法 1. 凡請購本校定有規格或規定之財物, 均應依規定先會相關單位審核, 方可辦理採購 ( 詳 淡江大學修繕採購財物估價審議作業規則 ) 2. 不論請購 ( 修 ) 案金額多寡 請 / 採購 ( 修 ) 2 10 萬元以上之請購 / 修案, 未會簽財務處審核預算項目及相關單位議價, 即自行核銷 10 萬元以上之請購 / 修案, 須先會財務處及相關單位簽註意見 ( 詳 淡江大學修繕採購財物估價審議作業規則 ) 3 採購物品為統一招商議價之物品, 未向統一向得標廠商採購 印表機碳粉 ( 墨水 ) 匣及紙張為統一招商議價之物品, 各單位凡使用校內預算採購上述物品, 應向得標廠商採購 4 各單位環境裝修或維護 ( 如隔間 地板更換 窗簾裝置.. 等 ) 及辦公設備換置或添購, 未經簽准或請購單未會辦總務處相關單位 1. 環境裝修或維護案, 應專簽會總務處並於核准後辦理修繕或更換 2. 重大修繕工程提案, 須配合節能組作業期程, 辦理規劃及估價作業, 俾編入年度預算內 驗收 5 預算流用 財產登記 粘存單 採購後, 未辦理驗收逕送財務處核銷 各單位以校內預算採購設備單價達 1 萬元以上者, 且耐用年限在二年以上之財物, 屬資本門預算, 未申請預算流用, 逕以經常門預算核銷 凡需財產 軟體 登記及列管物品之粘存單, 未會總務處資產組辦理登記等作業逕送財務處 粘存單漏填經辦人分機 預算計畫代號及未簽註日期等資訊 若有使用他單位預算或須會辦單位核章之申請案及粘存單, 未辦理授權或會辦各單位即送財務處 10 依驗收作業權責辦理 1. 各單位以校內預算採購物品單價達 1 萬元以上者, 且耐用年限在二年以上之財物, 屬資本門預算, 應申請預算流用後, 方可核銷 2. 採購 2,000 元以上未達 1 萬元之財物, 須以物品科目支用 1. 凡需財產 軟體登記及列管物品之粘存單請於送財務處前先會總務處資產組辦理登記等作業 2. 財產或物品保管單之財產名稱必須與發票 請 / 採購 ( 修 ) 單 估價單一致 1. 粘存單必填經辦人分機 預算計畫代號 預算科目及執行項目代號, 以增加聯繫及提昇作業效率 2. 親簽或用印後務必填寫日期 若有使用他單位預算或須會辦單位核章之申請案及粘存單, 請先辦理授權或送會辦單位核章後再送財務處

12 類別 粘存單 編號 常見錯誤 10 代墊 1 萬元以上之廠商款 未代墊之不同廠商款併入 1 張粘存單請款 未依實際支用項目分別填寫粘存單 正確作法 1 萬元以上廠商款請勿代墊, 並於請款時勾選 逕付廠商 未代墊之不同廠商款請分別製作粘存單請款 請領 業務費 時, 務必以實際支用項目分別填寫粘存單 ( 如 : 文具費 印刷費 複印用品費 碳粉費 電話費 雜支 會議餐費 ) 預算科目 13 非以 物品 請款 各單位以校內預算採購設備物品單價在 2,000 元以上, 未達 1 萬元, 且耐用年限超過 2 年之機械工具 儀器及所屬軟硬體設備 ( 如 : 電子天平 除濕機 防潮箱 擴音機 麥克風 喇叭 印表機 行動硬碟 光筆 集線器等等 ), 應以 物品 請款 14 發票日期早於請購日期 發票日期應在請購核准之後, 始能辦理核銷 15 所取得憑證缺買受人及日期, 或買受人多加了單位名稱 發票及收據抬頭應註明淡江大學, 勿加上系 所 單位等名稱 16 憑證若為三聯式統一發票, 用扣抵聯核銷或漏列稅款金額 憑證若為三聯式統一發票, 請檢附扣抵聯及收執聯核銷, 並應注意以含稅價核銷 ( 核銷學校經費索取二聯式統一發票即可 ) 17 學校統一編號錯誤或收銀機發票未打統一編號 學校統一編號 , 且收銀機發票未打上統編, 請一定要加蓋店家統一發票章而非店章 外來憑證 18 免用統一發票收據之店章, 缺統一編號或負責人姓名 免用統一發票收據之注意事項 : 1. 收據上應蓋上免用發票專用章, 若無 免用發票專用章 字樣, 則應注意是否確實為免用統一發票之店家 2. 若免用發票專用章無負責人姓名者, 請加蓋負責人姓名 19 支出憑證未以正本核銷, 而以憑證影本請款 1. 支出憑證正本遺失, 應向廠商索取該憑證存根聯影本並加蓋公司章, 於該影本上註明 正本遺失, 不另作他用, 親自簽名或蓋章後, 辦理核銷 2. 支出憑證正本送經費補助單位存查者, 以憑證影本請款, 並於影本憑證上書寫 正本向 報帳 並親自簽名或蓋章後, 填報支出分攤表, 辦理核銷 11

13 類別 編號 常見錯誤 正確作法 20 發票或收據上之品名為代號或外文者 請寫明詳細之中文及品名, 並與請 / 採購 ( 修 ) 單及估價單一致 21 感熱紙發票未先行影印即附於粘存單請款 感熱紙發票應先行影印並簽章, 併同原始紙本辦理核銷 22 學生社團或學會收據只蓋有社團章或學會章, 漏蓋經手人印章 收據必須蓋有社團章或學會章及經手人印章 外來憑證 23 憑證總金額未以大寫數字書寫, 但採用機器作業或國外憑證無法用大寫數字表示者, 不在此限 憑證之總金額不得塗改, 若塗改視為無效 ; 若抬頭 日期等有改正者應由公司行號負責人在改正處簽名或蓋章證明 24 發票或單據品名僅書寫 文具一批 耗材一批 及 印刷費 未有詳細資料 應檢附明細資料或在發票及單據上書寫明細 ( 貨物名稱 數量 單價及總價 ), 並簽名負責 25 國外出差搭乘飛機, 核銷時未附上旅行業代收轉付收據及登機證存根 出差若搭乘飛機應檢附 : 1. 機票票根或電子機票 2. 國際線航空機票購票證明或旅行業代收轉付收據 3. 登機證存根 26 因特殊情形無法取得支出憑證, 且交易金額在 2,000 元以下者, 辦理核銷未填具支出證明單 應填具支出證明單, 並經單位主管核章, 辦理核銷 27 電話費繳費單內含有國際電話費, 未填國際電話申請單, 卻以總額核銷 電話費繳費單含有國際電話費未填國際電話申請單, 應以扣除國際電話費之淨額核銷 28 申請辦公費, 借據未加蓋單位章 申請辦公費, 借據應加蓋單位章 內部憑證 報支臨時工讀費, 核銷時未檢附工讀費申報單, 且支付標準超過規定 所得清冊紙本未隨同粘存單送出, 或非系統請款者, 電子檔未以 OA 傳送會計組 以學校預算報支臨時工讀費, 核銷時應檢附工讀費申報單, 依勞動部規定支付每日上限及每小時標準 所得清冊隨同粘存單送出同時, 電子檔請即上傳系統或非系統請款者即以 OA 傳送會計組 31 領款收據填寫時, 外籍人士提供資料不全 ( 缺國籍 護照號碼 出生年月日 居留證號 ) 依領款收據規定格式填寫, 並檢附居留證或護照影本 32 領款收據 工讀費申報單等各式表單修正後未核章 領款收據 工讀費申報單等各式表單若有修正, 應經領款人或相關經辦人簽名或蓋章 12

14 類別 內部憑證 編號 33 常見錯誤 領款收據 ( 二代健保事項 ): 1. 填寫時, 投保健保單位未勾選 2. 所得代碼為 9A,9B,51 者, 提列雇主補充保費 正確作法 領款收據 ( 二代健保事項 ): 1. 投保健保單位應由領款人或相關經辦人確定後勾選 2. 所得代碼為 9A,9B,51 者, 不須提列雇主補充保費 附件 34 請款時, 請 / 採購 ( 修 ) 單為影本 借款時, 未附核准簽或檢附尚未決行之簽陳 舉辦學術研討會未經簽請核准或核銷時未檢附計畫書 ( 議程 ) 及收支明細表 37 對學生之各類補助未附相關辦法 1. 請款時 請 / 採購 ( 修 ) 單 須為正本 2. 分期付款者, 於第 1 期請款後可檢附影本 ( 粘存單註明請款期數 ) 請附核准之簽陳 ( 有數位騎縫章 ) 舉辦學術研討會應先簽請核准或核銷時應檢附計畫書 ( 議程 ) 及收支明細表 對學生之各類補助如補助機票 生活費 獎勵金等, 為符合公平 公正及公開之原則, 應檢附相關補助或獎勵辦法 38 報銷餐費未附名單 報銷餐費應檢附與會名單或簽名單 計畫案 研究案 推廣業務所得入錯人員, 在扣繳年度結束時提出更正申請 科技部 農委會及經濟部中小企業處之研究案粘存單漏勾付款帳戶 計畫案之 國內外出差旅費報告表 未會人資處 教育部計畫案經費結算表結餘經費退還比例未依規定核算 人員如有異動, 應隨時通知稅務承辦人, 勿於年度結束才提出申請 科技部 農委會及經濟部中小企業處之研究案粘存單, 付款時需勾選付款帳戶 計畫案之 國內外出差旅費報告表 應先會人資處, 再送財務處 教育部計畫案經費有結餘款時須依補助比例退還 13

15 附件 2:Q&A ( 預算執行說明會 ) 編號 類別 問題 回覆 1 加班費 Q: 加班費每小時 120 A: 本處將再提案建議調整 元, 已多年未調整, 是否考慮修改, 以符合相關政府法規? 2 國外出差旅費 A: 否 Q: 本校同仁國外差旅支出, 若無法取得單據, 可否報支? 3 膳宿費 Q1. 舉辦會議餐費只有 80 元? Q2. 是否檢附名單不須附簽到單? 說明 : 一 使用本校預算 : 應檢附原始憑證, 覈實報支 二 其他各項補助案 : 請依補助單位規定辦理 如 : 行政院所屬機關補助或委辦經費, 請依行政院主計總處 國外出差旅費報支要點 第 13~17 點所示, 出差人員出國支手續費 保險費 出差行政費 禮品交際及雜費, 均應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據覈實報支 A1. 每餐以 80 元為原則 A2. 應檢附簽到單或名單 說明 : 一 使用校內預算 : ( 一 ) 半日以內 : 膳費上限 120 元, 每餐以 80 元為原則 ( 二 ) 應本撙節原則, 並依 淡江大學各項經費支給標準表 辦理 二 其他各項補助案及其配合款 : 請依補助單位標準辦理 ( 如深耕計畫 學輔經費等 ) 如 : 教育部補助或委辦經費請依 教育部及所屬機關 ( 構 ) 辦理各類會議講習訓練與研討 ( 習 ) 會管理要點 第 6 點所示, 膳宿費編列上限規定如下 : 1. 參加對象為機關 ( 構 ) 人員者, 每人每日膳費新臺幣 ( 以下同 ) 二百五十元, 午 晚餐每餐單價須於八十元範圍內供應, 辦理期程第一天 ( 包括一日活動 ) 不提供早餐, 其一日膳費以二百元為基準編列 ; 住宿費依據國內出差旅費報支要點規定辦理 2. 應業務需要辦理, 且參加對象主要為機關 ( 構 ) 以外之人士者, 每人每日膳費五百元 ; 每日住宿費比照國內出差旅費報支要點規定薦任級 14

16 編號 類別問題回覆 4 交通費 Q1. 外聘學者專家蒞校往 返交通費是否需檢據 核銷? Q2. 請專家學者簽收, 需計算出各類交通運輸費, 有執行困難 Q3. 淡江大學國內交通費 / 出差旅費申報單是否要親簽? Q4. 外聘學者專家自行駕車蒞校是否須檢附油單報銷? 5 競賽獎金 Q. 團隊參加競賽獲獎, 獎金上限是指參賽成員每名可獲獎金或整隊可獲獎金? 以下人員基準辦理 3. 辦理國際性會議 研討會 ( 不包括講習 訓練及研習 ), 每人每日膳費一千元 ; 每日住宿費為二千元 但外賓每日住宿費為四千元 如於膳宿費以外, 再支給外賓其他酬勞者, 其支付費用總額不得超出行政院所定各機關聘請國外顧問 專家及學者來臺工作期間支付費用最高標準表規定 前項膳宿費規定, 應本撙節原則辦理, 並得視實際需要依各基準核算之總額範圍內互相調整支應 A1. 外聘學者專家蒞校往返 : 國內交通費 : 請檢附票價查詢資料, 得免附票根 國外交通費 : 檢附收據 電子機票及登機證 ( 回程可免附 ) A2. 建議承辦單位可先詢問外聘學者專家採用之交通工具 A3. 是 校內員工或外聘學者專家均須親簽 A4. 無須檢附 所聘學者專家如自駕, 則按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支 不得報支油料 過路 ( 橋 ) 停車等費用 說明 : 一 依 淡江大學各項經費支給標準表 其定義為 : 校外學者專家出席本校舉辦之會議 論文考試 評鑑等所支付之交通費用 二 使用本校預算 : 如上列之 A1-A4 三 其他各項補助案及其配合款 : 請依補助單位規定檢據覈實報支 ( 如深耕計畫 學輔經費等 ) A. 競賽獎金上限係指該項活動最高名次可獲獎金上限 最高名次獎金可為單人獲獎 ( 個人賽 ) 或多人分得該獎金 ( 團體賽 ) 6 請購多媒體設備會簽 Q. 多媒體設備 ( 如數位相機 ) 會簽遠距組後是否需再加會資訊處? A. 各單位簽辦添購多媒體設備 ( 如數位相機 ) 依規定會簽遠距組, 亦可自行增會資訊處, 以協助議價節省經費 15

17 編號 類別 問題 回覆 7 驗收權責 Q1. 單位自行購置 2 萬元以上圖書, 是否須請圖書館驗收? Q2. 圖書館只驗收館內自購 2-40 之圖書? 或含各單位購置部份? 8 驗收標準 Q1. 是否因校區不同致驗收標準不一致? 例如蘭陽校園 40 萬元以下之驗收要求廠商須提出 保固證明 Q2. 自行驗收之憑證是否需簽名? 9 舉辦說明會時間 Q1. 希望說明會仍於 8 月舉辦, 以減少一直電詢財務處的困擾 Q2. 請於開學前舉辦 A1. 否 本校圖書經費統籌編列於圖書館, 各單位可依圖書館規定辦理介購, 不得以單位預算自行購置 A2. 圖書館統籌購置發票金額未達 40 萬元之圖書, 由圖書館自行驗收 科技部等補助款核定購置之圖書, 須先至圖書館辧理圖書登記, 以發票金額依驗收權責辦理 A1. 否 驗收標準全校一致 驗收時廠商是否須提出保固證明, 依採購合約或買賣雙方約定辦理 A2. 經費使用單位自行驗收說明如下 : ( 一 ) 不須於原始憑證上簽章 : 發票金額未達 2 萬元者 ( 二 ) 須於憑證空白處簽章及加註日期 : 經常門 : 發票金額 2 萬元以上, 未達 40 萬元之事務性耗材及維修等 資本門 : 發票金額 1 萬元以上, 未達 10 萬元之機械儀器及設備 軟體等 ( 三 ) 詳財務處 107 年 8 月 9 日 OA 公告 A1. 8 月為暑假假期, 出席人員不易安排 A2. 爾後會議時間將儘量安排於 9 月第 1 或 2 週 16

修正國內出差旅費報支要點第五點 第十點及第二點附表一 第四點附表二 五 交通費包括出差行程中必須搭乘之飛機 高鐵 船舶 汽車 火車 捷運等費用, 均覈實報支 ; 搭乘飛機 高鐵 船舶者, 應檢附票根或購票證明文件, 搭乘飛機者並須檢附登機證存根 但機關專備交通工具或領有免費票或搭乘便車者, 不得報支

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