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1 教育部青年發展署台東縣青年志工中心

2 補助作業流程與核銷說明 主講人 : 黃明媛

3 通關密碼 文字密碼 : 台東劇團 數字密碼 :

4 台東青年志工中心網站台東縣青年志工中心網站

5 區域和平志工團網站 區域和平志工團專屬入口網站網址 : 區域和平志工團臉書粉絲專頁網址 :

6 105 年自組團隊補助作業流程 內容時間應配合事項 自組團隊報名 培力輔導 修正計畫書 補助結果公告 團隊服務時間 3/1~4/15 4 月下旬 ~5 月下旬 上完培力輔導課程後 7 日內 6 月下旬 公告補助結果後,7 月至 9 月為原則 1. 團隊人數須 6~30 人 2. 採線上申請, 請至區域和平志工團網站報名 ( 參加培力輔導課程 ( 每隊應派 1-2 名參加, 建議為團隊隊長或財務長 ) 請至區域和平志工團網站, 上網填寫 服務行動方案計畫書 1.6 月底於區域和平志工團網站公告 2. 請各團隊依補助結果調整計畫規模 1. 青年志工中心依需要安排訪視 2. 如計畫因特殊原因必須變更, 應於事前 7 日內通知所屬青年志工中心 3. 獲補助團隊如有未滿 18 歲成員, 請在補助結果公告 14 日內, 服務開始前, 將家長同意書交予所屬青年志工中心 4. 請各自組團隊, 在服務期間內, 將服務內容拍照上傳至區域和平志工團粉絲專頁

7 105 年自組團隊補助作業流程 內容時間說明 團隊服務時間 結案核銷 經費核撥 公告補助結果後,7 月至 9 月為原則 服務活動結束後 30 日內 預計 12 月底核撥完成 5. 服務期間內, 請留意颱風或天災最新動態, 同時以安全為最高原則, 考量取消或延期, 並即時通報所屬青年志工中心 6. 請團隊在服務期間內, 務必辦理保險 7. 暑假期間進行服務活動時, 本署為掌握青年志工團隊相關行程及服務狀況, 每日進行隨機抽樣聯繫當日服務的 2 至 3 個團隊, 並做電話紀錄, 請各青年志工團隊隊長特別留意 1. 服務結束 30 日內, 請將成果報告上傳至區域和平志工團網站 2. 服務結束時, 請服務對象填寫服務滿意度調查表 ( 若無服務對象則無須填寫 ) 3. 青年署僅接受補助結果公告日期起至服務結束止之原始憑證, 相關補助原始憑證請繳交予團隊所屬青年志工中心 青年志工中心審查相關原始憑證後, 彙整團隊核銷資料, 送教育部青年發展署審核無誤後, 委由青年志工中心協助撥發各團隊補助經費

8 自組團隊補助原則 青年志工服務方案屬部分補助, 且 青年署核處受補助單位請款時, 發現有自籌款項未達活動總經費百分之二十以上者, 得酌減補助額度 同一申請團隊每年以補助一案為原則 ; 隊名 隊長 或二分之一以上隊員相同或計畫書內容雷同者等, 視為同一團隊 補助項目 請依照青年署加強青年志工服務補助作業要點, 補助經費編列參考表 ( 附件一 ) 報支經費 補助經費項目不包含活動之財產採購 設備維護 雜支及行政管理費 講師費 出席費 如有需要請一律列為自籌經費項目 青年署僅接受補助結果公告日期起至服務結束止之原始憑證, 相關補助原始憑證請繳交予團隊所屬青年志工中心

9 核定補助公告及執行注意事項 預定於 6 月下旬公告核定補助團隊及補助金額, 請以公告結果調整計畫規模 ( 以青年署公告為準 ) 獲補助團隊成員如有 18 歲以下未成年者, 除需設有團隊指導者外, 另請於青年署審定結果公告 14 日內 服務開始前, 將家長同意書 ( 要點附件四 ) 交予所屬青年志工中心 活動應注意活動場地及活動設計安全性, 活動期間應全程辦理保險 ( 含交通往返時間 ), 並請留意颱風或天災最新動態, 同時以安全為最高指導原則, 考量取消活動或延期, 並即時通報所屬青年志工中心, 以利青年志工中心提供必要之協助 如計畫因特殊原因必須變更, 應於事前 7 日內通知所屬青年志工中心!

10 自組團隊服務計畫執行 請依計畫書, 執行服務方案 服務結束前, 請服務對象填寫 105 年青年志工自組團隊服務滿意度調查表 ( 要點附件五 ) 若服務對象無法填寫, 請團隊成員或機構人員口述代為填答 並將統計結果填寫於成果報告表內 若所從事之服務無相關對象可填答問卷, 則無須填寫此問卷 請於活動結束 30 日內, 上區域和平志工團網站填寫相關成果資料, 並將相關原始憑證及領據等送至所屬青年志工中心辦理核銷

11 自組團隊服務成果分享 服務結束一個月內, 至區域和平志工團網站填寫 1. 登入會員 2. 點選 功能管理 3. 點選 成果分享 等選單 4. 上傳成果報告資料 1 2 請填寫成果資料

12 核銷作業注意事項 (1)- 原始憑證 原始單據內容及小寫金額有塗改, 於修改處蓋店家廠商負責人私章 ; 大寫金額有塗改, 則請店家廠商重開發票 品名若以編號或代碼表示者, 請於旁邊加註中文品名或名稱, 並加蓋隊長印章或簽名, 或檢附購買貨品清單 發票或收據應列明買受人 ( 全銜 ) 日期 品名 數量 單價 總價 購買多項物品, 一次開立多張發票, 請全部檢附, 不能只有最後一張總金額的發票 青年志工中心母機構全銜 : 台東劇團青年志工中心統編 :

13 核銷作業注意事項 (1)- 原始憑證 種類舉例注意事項 電子發票及收銀機統一發票 光南 小北百貨 便利商店 一 請店家打上 青年志工中心母機構統一編號, 若忘記打統編 請店家加蓋統一發票專用章 ( 需含負責人及店家統編 或 請店家作廢原來的發票, 並重新開立新的發票 二 如統一發票不只 1 張, 請全部檢附 三 如統一發票上僅顯示貨品品號, 請加註說明, 並加蓋隊長印章或簽名 四 如統一發票與貨品清單分列, 則發票及清單均需一同檢附 二聯式發票 公司行號 若為手寫發票務必蓋有 統一發票專用章, 買受人請填 寫 青年志工中心母機構全銜 三聯式發票 免用統一發票收據 使用覆寫紙墊著 小吃店 扣抵聯 及 收執聯 均需檢附, 若為手寫發票務必蓋有 統一發票專用章, 買受人請填寫 青年志工中心母機構全銜 務必蓋有 免用統一發票專用章 及 店家負責人私章, 買受人請填寫 青年志工中心母機構全銜

14 一般發票 原始憑證 (1-1): 統一發票 三聯式發票 統一發票應有青年志工中心統一編號, 如未有統一編號, 請加蓋商家統一發票專用章 多頁發票請全部檢附 發票日期需與服務時間一致 收執聯及扣抵聯均需檢附原始憑證 請打所屬志工中心母機構統一編號

15 原始憑證 (1-2): 免用統一發票收據 請務必填寫買受人及統一編號, 並蓋有免用統一發票專用章 ( 含商家名稱 統一編號 地址 電話 ) 及商家負責人章 可開統一發票之店家, 不得以收據代替統一發票 請至財政部網站公示資料查詢先行調查是否確屬非開立統一發票之商號, 並列印查詢畫面做為附件 網址 : 青年志工中心母機構全銜 青年志工中心母機構統編 免用發票專用章 : 含統一編號及負責人 發票日期需與服務時間一致 金額需正確, 且不可塗改 大寫金額需正確, 且不可塗改 負責人私章與專用章負責人相同

16 原始憑證 (1-3)- 參考樣章統一發票專用章免用統一發票專用章

17 錯誤原始憑證樣態 商家大寫金額書寫有誤 免用統一發票收據, 商家店章未顯示統一編號 免用統一發票收據, 商家使用統一發票專用章, 商家應開立統一發票 各項目總價加總為 797 元與大寫金額 837 元不符

18 核銷作業注意事項 (2-1)- 經費支出明細表 總經費支出明細表樣式 ( 要點附件八 ) 活動總經費 = 青年署經費補助 + 自籌款 + 其他單位補助款 項目名稱 ( 參考核銷作業注意事項 (2-2)- 經費編列標準參考 ) 請至少填寫 2 項報支項目 支出項目如有涉及單價 數量者, 請於總經費支出明細表之用途欄位敘明幾人 幾次 幾天 幾份等, 人數及天數請與成果報告一致

19 核銷作業注意事項 (2-1)- 經費支出明細表 自籌經費至少占活動總經費 20%, 未提供原始單據者, 請於用途欄位敘明支出明細 備註欄位 : 各支出項目請說明該項目申請補助金額 自籌或其他單位補助金額及原始憑證編號 ( 自行編列 ) 總經費支出明細表, 若有錯誤請重新列印並簽章, 或於修正處蓋章

20 核銷作業注意事項 (2-1)- 經費支出明細表 活動總經費 :6,000

21 舉例說明 團隊經費 - 總支出 :7500 元團隊獲得補助 6000 元自籌 :1500 元 如何算出? 7500( 總支出 )*0.8=6000

22 核銷作業注意事項 (2-2)- 經費編列標準參考 項目名稱餐費茶點費印刷費交通費 單價及說明 早餐不超過 50 元 / 人 / 次 午餐及晚餐不超過 80 元 / 人 / 次, 請附用餐名單 不超過 50 元 / 人 / 次, 請附用餐名單 海報 DM 等文宣品印製, 請填列張數, 活動手冊 講義 成果報告等印製, 請填列份數, 每份以不超過 300 元為原則 補助學生交通費領據, 如所有成員同時往返同一地點, 得檢附請領清冊 ( 應有學生姓名及簽名或蓋章 身分證字號 戶籍地址等必要資訊 ) 如必須租用遊覽車或計程車, 請敘明具體理由及上下車地點, 計程車最高每次補助 250 元 不得請領汽機車之油費, 建議列入自籌

23 核銷作業注意事項 (2-2)- 經費編列標準參考 項目名稱 場地費 保險費 事務機器租用 文具耗材 單價及說明 依活動規模及參與人次編列, 並核實報支 團隊欲申請補助場地費用, 核銷分為以下 : 1. 若團隊向營利單位租借場地時, 請店家提供發票或免用統一發票收據 2. 個人租借場地 ( 如 : 住家 ), 請提供個人收據並附上印花郵票 3. 向廟宇或教堂借場地, 以捐獻證明或收據租借, 則團隊需附上支出證明單, 以利佐證場地租借事宜 每人每天保額以不超過二百萬元為原則 凡辦理各類會議 講習訓練與研討 ( 習 ) 會及其他活動所需之平安保險費, 務必附上收據及名單資料, 以利核銷事宜 辦理活動所需之器材設備租用及文具耗材, 核實報支 請勿採購禮品或購置財產如硬碟 隨身碟 墨水匣等物品

24 核銷作業注意事項 (3)- 支出憑證黏存單 支出憑證黏存單樣式, 如要點附件九 同一項目之單據請黏貼於同一張支出憑證黏存單 ( 可黏貼多張 ), 並自行編列標號 金額可填列該張所有黏貼單據之總金額, 亦可填列欲申請補助之金額, 請留意金額與大寫金額之正確性 隊長請於團隊隊長處簽名或蓋章, 其餘欄位請留空, 將由所屬青年志工中心審核

25 核銷作業注意事項 (3)- 支出憑證黏存單 範 例 1. 先進行品項分類 2. 依照品項編號 3. 請浮貼發票收據 ( 以不蓋到收據日期及金額為主 ) (240)

26 核銷作業注意事項 (4)- 領據 領據樣式, 如要點附件七 團隊名稱 : 須與青年署公告之團隊名稱一致 團隊帳號 : 請填寫區域和平志工團網站登錄之自組團隊會員帳號 服務方案名稱 : 須與青年署公告之服務方案名稱一致 隊長簽名處, 請簽名或私章用印 ( 蓋章須清楚 ) 亦需與報名時為同一人 領據金額請填寫數字大寫 : 萬 仟 佰 拾 元 壹 貳 參 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 領據請勿塗改, 若有錯誤請重新列印並簽章

27 核銷作業注意事項 (4)- 領據 領據金額請填寫數字大寫 : 萬 千 佰 拾 元 壹 貳 參 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 領據請勿塗改, 若有錯誤請重新列印並簽章

28 公益勸募相關說明 青年 ( 學生 ) 或青年 ( 學生 ) 團體因非公益勸募條例第五條所稱勸募團體 ( 公立學校 行政法人 公益性社團法人 財團法人 ), 故以街頭表演 募款箱 行腳勸募 義賣 等方式, 對外向社會大眾勸募財務, 應以學校或財團法人 ( 含私校 ) 為名, 或結合已取得許可字號之勸募團體, 依公益勸募條例相關規定申請勸募許可後才可進行對外勸募 青年 ( 學生 ) 或青年 ( 學生 ) 團體對內向會員或所屬人員募集財物 接受其主動捐贈或接受外界主動捐贈等行為 募集金錢以外無法按時價折算現值之物品, 如發票 二手衣物等, 無涉公益勸募條例

29 青年志工績優團隊全國競賽 競賽組別 國內服務 : 青卓組 青少年組 青年組 國際服務 : 國際志工組 預訂報名截止時間 ( 以公告為準 ) 詳細參賽資訊及獎勵, 將於核定後公告於青年署官網及區域和平志工團網站

30 領據 貼心小提醒 請注意茲收到單位為 某某某青年志工中心的名稱 ( 母組織名稱 )ex: 台東劇團 團隊及服務方案名稱請與網站一致 隊長與成果報告表一致 注意大寫金額壹 貳 參 肆 伍 陸 柒 捌 玖 零 仟 佰 拾 領據請勿塗改

31 總支出明細表 團隊及服務方案名稱請與網站一致活動總經費 = 補助 + 自籌 + 其他單位補助 * 核銷只需要提供補助部分的單據正本 * 項目名稱可自行增減, 呈現有支出的項目名稱即可用途請說明清楚自籌的經費請備註在備註欄位 總計請與活動總經費一致 隊長請與成果報告表一致

32 支出憑證黏存單 預算科目名稱與總經費支出明細表的項目名稱一致不同項目發票可貼同一張粘存單 團隊名稱 申請人 ( 同隊長 ) 電話 / 手機 電子郵件請確實填寫請注意憑證的合理性 ( 日期 項目 用途等等 ), 有疑義請備註說明

33 實作練習 依照各團隊的服務方案 : 預想一下會開幾次籌備會議 活動執行花費的材料 服務後的檢討會議 成果呈現等所需要此次最高可以申請 15,000 元, 請依活動所需要編列, 不要浮報經費 記得參考講義的內容, 每個項目的額度上限 收據要與明細表對應, 包含總和 來志工中心核銷, 切記檢查過後, 再拿來志工中心發票收據準備好, 核銷過程沒煩惱志工中心專線 : 志工中心服務時間 : 星期二 ~ 六 (09:00-12:00 14:00-18:00)

34 自組團隊常見問題 Q&A 原始憑證上的大小章 數字大小寫抬頭統編須寫正確原始憑證日期須符合服務期間的日期收據金額須符合經費編列標準三聯式發票要兩張都要附上收據若寫 文具一批, 請用鉛筆寫上品項收據不可自行塗改, 若有塗改須蓋店家負責人章餐費需附上用餐名單 ( 日期 早 / 午 晚餐 姓名 )

35 自組團隊常見問題 Q&A 核銷資料內的團隊資料須填寫正確 核銷金額須符合青年署核定的金額 服務期間須包含以下期間 ( 附件 6): 行前準備 出隊服務 核銷檢討成果報告 : 成員人數須符合出隊人數成果服務照片 : 服務須穿著志工服 ( 灰色 ) 團隊服務照片 5-10 張並上傳成果

36 ~ 感謝聆聽 ~

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