LibreOffice 實務與開放文件格式 (ODF) 轉檔技巧應用研習講義 推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式 相關資料及文件下載, 請連結至國家發展委員會網站 (http://www.ndc.gov.tw/) 首頁 主要業務 電子化政府 基礎服務 推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式 推動背景 為配合政府資訊公開政策及因應資訊平台 載具多元化趨勢, 便利民眾於網站下載政府資訊及政府機關間 政府與企業之資料交換, 推動相容性高 適用於各種作業系統及有利於長久保存之開放性檔案格式, 行政院於本 (104) 年 6 月 5 日以院授發資字第 1041500700 號函分行 推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式實施計畫, 希各界共同推動 ODF(Open Document Format) 文書格式, 並響應政府開放文件標準格式, 提升我國軟實力 ODF 文書格式是一種 XML 開放性架構, 具可攜性 可讀性及文件自我描述特性, 在檔案文件永久保存上更具優勢 ODF 於 2006 年 11 月成為國際標準 (ISO/IEC26300), 國際各國為因應文件無障礙流通, 已逐漸關注開放性文件格式的發展與應用, 採購產品並以開放標準為優先 英國政府並於 2014 年 7 月公告全國採用 ODF 官方文件標準, 將官方文件檔案從特定文書軟體轉向開源軟體 我國則於 98 年 1 月將 ODF 標準訂為國家標準 CNS15251, 花蓮縣 宜蘭縣 財政部及新北市教育局並相繼推動文書檔案自由軟體解決方案, 以節省特定文書軟體授權費用 推動期程 推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式實施計畫 期程自 104 年至 106 年, 並設立各年度具體目標 : 1. 104 年 : 各機關網站提供下載的可編輯文件應支援 ODF 文書格式, 非可編輯者則採用 PDF 的文書格式 ; 2. 105 年 : 各機關系統間 政府與企業的資料交換, 須支援 ODF 文書格式 ; 3. 106 年 : 全面推動各機關使用可編輯 ODF 文書軟體 第 1 頁 / 共 24 頁
推動方式 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式實施計畫 以推動 ODF-CNS15251 國家標準之文書格式及循序漸進減低非 ODF-CNS15251 文書格式應用為原則 推動策略採分階段推動, 並以完備 ODF -CNS15251 文書格式應用環境之採購 訓練 諮詢管道為優先, 另以為民服務及跨機關資料交換之文件優先 為輔導各政府機關 學校及國營事業 直轄市政府及縣 ( 市 ) 政府 ( 含所屬機關 ) 等共同推動 ODF, 國發會將於本年 8 月分階段辦理推動說明會 種子師資培訓 輔導 諮詢及教育訓練, 藉以完備 ODF 應用環境, 並優先以為民服務申辦文件及跨機關資料交換為主, 將文件應用軟體選擇權交還民眾, 減少檔案格式交換上的不便, 提供更便利的電子化政府服務, 邁向推動開放政府的第一步 另外, 經濟部工業局刻正研議各機關 ODF-CNS15251 需求列入文書軟體共同供應契約, 研擬 ODF 檔案轉換 ODF 教育訓練 詢問諮詢等需求, 上架供各機關學校採購 推動分工及期程 為全面推動 ODF-CNS15251 應用, 由國發會成立 推動開放文件格式 (ODF- CNS15251) 工作小組 統籌推動事宜, 邀集相關部會協商分工共同推動 推動面向包括透過訓練普及 ODF-CNS15251 應用觀念 建立學習標竿 全面安裝可編輯 ODF-CNS15251 文書軟體 政府公文交換可編輯之附件檔案格式至少有 ODF- CNS15251 檔案 並將 ODF-CNS15251 列入學校資訊教育, 普及學校應用, 及納入文書相關技能檢定, 普及於就業市場應用 以及透過考評及競爭機制, 提升政府導入 ODF-CNS15251 應用服務品質 全球已採用 ODF 格式為公部門文書格式之國家 第 2 頁 / 共 24 頁
ODF 檔案類型對照表 轉檔前的正確觀念 1. 檔名的格式要正確 : 檔名中不可出現特殊符號 檔名不可出現雙重副檔名 2. 文件內容要採用正規化的排版方式 : 不以 空白鍵 作為對齊應用的方式 不以 文字方塊 作為備註或說明 3. 2007 以後的文件, 可以先轉成 97-2003 後, 再進行轉檔 可編輯 ODF 文件格式的軟體 1. LibreOffice 5.2.7 ( 安定版 ) 以網站公布為準下載網址 :https://zh-tw.libreoffice.org/ 2. OpenOffice 4.1.3 下載網址 :http://www.openoffice.org/zh-tw/ 3. Microsoft Office 2007 SP2 以上版本 第 3 頁 / 共 24 頁
數位教材 1. 置於 e 等公務園網站供使用 e 等公務園學習網 :https://elearning.hrd.gov.tw 2. 登入會員再點選選課中心終身學習網的課程分類 : 公務員資訊學習網 / 國家發展委員會 3. 課程名稱 :ODF 超容易 -ODF 導入及轉檔技巧 轉檔的方法 1. MS-Office 直接開啟, 另存新檔 檔案 另存新檔 存檔類型 :OpenDocument 文件 第 4 頁 / 共 24 頁
2. LibreOffice 直接開啟, 另存新檔 開啟 LibreOffice, 檔案 開啟舊檔 文件開啟後, 檔案 另存新檔 存檔類型 :ODF 文字文件 (*.odt) 第 5 頁 / 共 24 頁
3. 批次轉換 開啟 LibreOffice, 檔案 精靈 文件篩選器 勾選需轉換的文件類型, 再按 繼續 第 6 頁 / 共 24 頁
點按後方 瀏覽 按鈕, 變更轉檔文件資料夾來源路徑 依序按 繼續, 完成 Word Excel PowerPoint 的路徑設定即可 轉檔過程中若有指向其他檔案的連結, 請按 是 第 7 頁 / 共 24 頁
Writer 文書處理 主題一 環境介紹 : 主題二 基本設定 : 檢視功能表 1. 文件檢視 2. 工具列顯示 / 隱藏 3. 調整遠近 主題三 頁面設定 : 檔案 頁面 1. 頁面 : 紙張格式 方向 文字方向 頁面邊距 ( 邊界 ) 2. 邊框 : 頁面框線 主題四 儲存文件 : 檔案 儲存 另存新檔 ( 轉檔 ) 主題五 插入符號及特殊字元 1. 慣用方法 : 快捷鍵 Ctrl 標點符號小鍵盤 插入 特殊字元 2. 前導字元 ` 主題六 字元格式設定 : 格式 字元 1. 字型 : 西文字型 亞洲文字字型設定 2. 位置 : 位置 旋轉 / 縮放 間距設定 3. 亞洲語言版面配置 : 雙行寫入 第 8 頁 / 共 24 頁
主題七 段落格式設定 : 格式 段落 1. 縮排和間距 : 縮排 間距 行距設定 2. 對齊 : 選項 文字到文字 3. 亞洲語言排版式樣 主題八 影像及媒體 (Clip Art 畫廊 字型美工畫廊 ) 1. 影像相關工具列 : 2. 媒體 ( 字型美工畫廊 ) 相關工具列 : 3. 影像屬性 ( 類型 環繞設定 ): 第 9 頁 / 共 24 頁
主題九 表格製作與編修 1. 表格結構 2. 插入表格 3. 欄寬 行高設定 第 10 頁 / 共 24 頁
Writer 轉檔案例 案例一 在 Word 中排版好的文件, 為什麼轉檔之後版面跑掉了呢? 問題說明 文件的排版, 若不是透過正規方式設定, 而是由空白鍵進行排版, 轉檔之後就會破版, 透過如下步驟設定即可修正 : 解決方式 1. 刪除多餘的空白及手動分行符號 2. 透過 Writer 尺規或功能表 格式 段落, 設定 文字之前 及 第一行 的位置即可完成排版 第 11 頁 / 共 24 頁
案例二 已排版完成的文件, 為何轉檔之後, 有些文字變成奇怪的符號呢? 問題說明 字型是有版權的, 文件中若採用特殊字元或字型, 就容易因為不支援而產生各種奇怪的符號 解決方式 只要透過如下步驟設定即可修正 : 1. 選取文字 2. 透過 Writer 格式 字元, 設定 字型 案例三 排版好的文件, 為何轉檔之後和原來的文件完全不一樣? 問題說明 不同的軟體對文字有不同的格式設定, 若文字的排版有採用特定的設定, 經過轉換之後就會跑到預設的位置, 和原始文件差異可能會很大, 如注音標示及圍繞字元 第 12 頁 / 共 24 頁
解決方式 可透過如下步驟設定略為修正 : 1. 在 Word 中取消注音標示及圍繞字元設定 2. Writer 中注音標示僅能顯示在上方, 圓形文字外框須以繪圖工具製作 案例四 文件中的圖片, 為何轉檔之後, 位置跑掉了呢? 解決方式 視文件內容重新設定圖片文繞圖方式或重新調整版面的排版: 1. 點選要設定的圖片, 或是將游標放置於圖片後位置 2. 透過 Writer 功能表 格式 影像, 設定 文繞圖 位置或修改原設定的排版方式, 如分欄或分頁 第 13 頁 / 共 24 頁
案例五 為何轉檔之後, 表格內的資料無法重新計算了呢? 解決方式 Word 和 Writer 在表格中的計算公式所採用的 引數 是不一樣的, 因此計算的認定上不同, 所以無法更新運算結果 解決方式 只要重新設定運算式, 即可解決這個問題 1. 在 Word 中將計算式刪除 2. 透過 Writer 表格 公式, 設定 運算式 案例六 為何轉檔後, 文件中的 SmartArt 圖形變形, 而且不能修改呢? 問題說明 SmartArt 圖形是 office 2007 之後新的功能,Writer 中並沒有該 功能, 故圖形會直接轉換圖片檔, 且轉換後易變形 解決方式 只要重新透過功能表 格式 物件 位置及大小, 調整大小即可修正 第 14 頁 / 共 24 頁
案例七 為何轉檔之後, 美美的圖片效果都不見了呢? 問題說明 圖片美化是 office 2007 之後新的功能,Writer 中並沒有該功能, 故轉檔之後會變回預設的圖片樣式 解決方式 可透過繪圖工具達成相同效果, 不過步驟繁複, 建議採用美工軟體編修原始圖片再插入, 或可採用如下方式設定 : 1. 繪圖工具列 繪製一圖形 格式 點陣圖 匯入所需圖片 2. 區域 點陣圖 選擇原先要插入的圖片 第 15 頁 / 共 24 頁
Calc 報表試算 主題一 環境介紹 主題二 工作表基本操作 1. 新增 刪除 重新命名 搬移及複製工作表 2. 欄列的新增及選取 儲存格的選取及搬移 主題三 儲存格美化 : 格式 儲存格 1. 數字 : 數字格式套用 2. 對齊 : 文字對齊 文字方向 3. 邊框 : 線條安排 線條 離內容的間距 第 16 頁 / 共 24 頁
主題四 頁面設定 : 格式 頁面 1. 頁面 : 紙張格式 頁面邊距 2. 邊框 : 線條安排 線條 離內容的間距 3. 頁首及頁尾 主題五 編輯列印範圍 : 格式 列印範圍 編輯 列印範圍的設定 重複列及欄 第 17 頁 / 共 24 頁
Calc 轉檔案例 案例一 為何轉檔之後, 表格內的資料無法正常顯示或計算呢? 問題說明 檔案經過轉檔, 公式參照的位址為舊有的檔案, 若在轉檔後的資料編輯, 則會有錯誤的訊息 解決方式 重新設定公式的參照位址即可 案例二 表格的框線, 為何轉檔之後全部失真, 甚至都跑掉最上方去了呢? 問題說明 使用者若自行採用文字方塊輸入文字, 或透過繪圖物件在版面上編輯, 失真率會提高, 版面設定也不易控制 表格的框線必須要重新透過格式設定完成框線樣式 案例三 圖表的樣式, 為何轉檔之後就失真了呢? 問題說明 因軟體的圖表格式和樣式不同, 可能會色彩失真的情形 解決方式 必須重新再設定一次符合的格式, 即可正常顯示 第 18 頁 / 共 24 頁
Impress 簡報應用 主題一 認識 Impress 視窗 主題二 正規化製作簡報 1. 投影片版面配置 : 不選取任何物件, 側邊欄 屬性層板 第 19 頁 / 共 24 頁
2. 套用母片頁面 : 側邊欄 母片頁面層板 3. 修改投影片母片 : 檢視 母片 投影片母片 主題三 簡報基本操作 1. 新增 刪除投影片 調整投影片順序 2. 投影片標題升階 降階 上移 下移 3. 重新套用版面配置 4. 投影片播放 第 20 頁 / 共 24 頁
主題四 影像 1. 插入影像 2. 影像工具列的使用 3. 側邊欄圖形層板的使用 第 21 頁 / 共 24 頁
Impress 轉檔案例 案例一 在簡報中, 早已設計了美美的背景圖, 為什麼一轉檔之後, 就變成黑白的呢?! 解決方式 重新再設定一次軟體中預設的佈景主題, 即可正常顯示 案例二 已經完成的簡報, 為何轉檔之後, 變更版面配置, 就整個配置都破碎了呢? 解決方式 原則上是打掉重練, 但是還可以透過 剪下 + 貼上 的方式, 把文 字貼至預設的文字框中 第 22 頁 / 共 24 頁
案例三 簡報中設定的超結連, 為何轉檔之後, 部份連結失效了呢? 解決方式 因軟體連結設定的方式略有不同, 特別是同一份文件中的位置, 最可能會有失效的情形, 重新再設定一次連結即可 第 23 頁 / 共 24 頁
案例四 設定好美美的播放效果, 為何轉檔之後都不見了? 解決方式 因軟體有的動畫效果略有不同, 可能會有無法播放的情形, 軟體會以預設的效果進行播放, 若不滿意可重新再設定一次軟體有的換頁效果 案例五 簡報中的影片檔, 為何轉檔之後變成奇怪的圖形, 而且不能播放了? 解決方式 因軟體可接受影片的格式略有不同, 可能會有無法播放的情形, 重新再插入一次符合的格式, 即可播放 1. 透過功能表 插入 媒體 音訊或視訊 2. 重新選擇所需的 wmv 影片檔, 並調整適當的大小 第 24 頁 / 共 24 頁