漢龍資訊科技 ( 股 ) 公司 電子公文系統操作手冊 線上簽核與安裝操作手冊 漢龍資訊科技股份有限公司系統開發 115 台北市南港區園區街 3-2 號 5 樓之 3 TEL:02-27893389 傳真 :02-27892568 中華民國 1 0 5 年 1 月
目 錄 第一章安裝公文製作... 2 1-1 IE 7 IE 8 前置設定... 2 1-2 IE 9~IE 11 前置設定... 6 1-3 Office Word XP 2000 2003 設定... 10 1-4 Office Word 2007 2010 2013 設定... 11 1-5 安裝公文製作列印範本... 12 第二章公文來文簽收... 14 2-1 登入系統... 14 2-2 線上稽催... 15 第三章公文製作... 16 3-1-1 公文製作... 16 3-2 公文暫存... 18 3-3 夾帶電子附件... 18 3-4 列印公文 ( 紙本公文傳遞 )... 20 第四章公文流程... 21 4-1 外來公文簽收 ( 收文 )( 承辦簽收 )... 21 4-2 公文流程傳遞 ( 收文 )( 承辦 )... 22 4-3 公文流程傳遞 ( 收發文 )( 承辦 )... 23 4-4 公文流程傳遞 ( 發文 )( 承辦 )... 24 4-5 公文追蹤... 25 4-6 公文經手... 26 4-7 預設流程... 27 4-8 簽核意見登打與列印... 28 4-9 主管授權決行作業 : 簽核意見登打與授權決行... 29 4-10 承辦人結案作業... 30 4-11 資料查詢... 31 第五章其他功能... 32 5-1 線上更新... 32 5-2 常用字集設定... 32 5-3 代理人設定... 33 5-4 基本資料設定... 34 第六章登記桌操作... 35 6-1 登記桌收件匣 ( 會辦 : 加簽 )... 35 6-2 登記桌收文作業... 36 6-3 登記桌結案作業... 37 6-4 登記桌查詢已結案公文... 38 6-5 登記桌解除結案作業... 39 1
第一章安裝公文製作 本章節提供使用者在進行安裝 YamiiFlow 公文製作程式前, 有關使用者 IE 瀏覽器 IE 6.0 IE 7.0 需注意並設定事項 與 Office XP 2000 2003 2007 2012, 進行 Word 列印紙本時需配合之設定 相關安裝 YamiiFlow 公文製作程式之操作步驟 1-1 IE 7 IE 8 前置設定 1-1-1 設定 IE 7 IE 8 瀏覽器 打開您的 IE 7 瀏覽器, 於空白的地方按下右鍵觀察是否有 Google 的工具列或 MSN 或 Web Search 等不同種類工具列 請在以上字樣上再點一下, 則字樣前的勾勾會不見, 且工具列也會消失 1-1-2 設定網際網路選項點選 工具 網際網路選項 1-1-3 設定進入後, 請到 一般 這個頁面, 在瀏覽歷程記錄這一欄, 按下設定這個鈕, 2
1-1-4 Temporary Internet File 設定在 檢查儲存的畫面是否有較新的版本 選 每次造訪網頁時 1-1-5 信任的網站請到 安全性 這個頁面, 點選 [ 信任的網站 ] 的 [ 自訂層級 ] 1-1-6 ActiveX 控制項與外掛程式將 ActiveX 控制項與外掛程式 項目, 若預設為 停用 或 提示, 請調整為 啟用 3
1-1-7 加入信任網站 請到 安全性 這個頁面, 選擇信任的網站選項, 點選 網站 按鈕 1-1-8 加入公文網址 請將公文網址加入例 :http://edoc.xxxx.edu.tw 按下 新增 關閉 PS: 若 此區域內所有網站需要伺服器驗證 為打勾狀態, 則請先將勾選點掉再將網址輸入 ( 註 : 如果貴機關公文網頁是有做 SSL 加密, 為 https 網址, 此網站則為 https://edoc.xxxx.edu.tw) 1-1-9 取消開啟快顯封鎖程式 請將瀏覽器工具功能表下之網際網路選項的 隱私權 內 開啟封鎖快顯視窗程式 功能取消 4
1-1-10 安全性選頁籤選項 進階 後至設定區勾選 安全性 的 允許主動式內容在我電腦上的檔案中執行 再按 確定 離開即可 5
1-2 IE 9~IE 11 前置設定 1-2-1 取消工具列 打開您的 IE 瀏覽器, 按右鍵將 Google 的工具列或 MSN 或 Web Search 等不同種類工具列取消 1-2-2 網際網路選項設定點選 工具 網際網路選項 1-2-3 一般設定點選 一般 頁籤, 在瀏覽歷程記錄, 按 設定 6
1-2-4 Temporary Internet File 設定在 檢查儲存的畫面是否有較新的版本 選 每次造訪網頁時 1-2-5 安全性設定請點選 安全性 的 自訂層級 中 1-2-6 ActiveX 控制項與外掛程式將 ActiveX 控制項與外掛程式 項目若預設為 停用 或 提示 選項請調整為 啟用 7
1-2-7 加入 信任的網站 請到 安全性 這個頁面選擇信任的網站選項 點選 網站 按鈕 1-2-8 加入公文網址請將公文網址加入例 :http://edoc.xxxx.edu.tw, 按下 新增 關閉 PS: 若 此區域內所有網站需要伺服器驗證 為打勾狀態, 則請先將勾選點掉再將網址輸入 ( 註 : 如果貴機關公文網頁是有做 SSL 加密為 https 網址, 此網站則為 https://edoc.xxxx.edu.tw) 1-2-9 取消 開啟快顯封鎖程式 將 開啟封鎖快顯視窗程式 功能取消 8
1-2-10 進階頁籤在 進階頁籤 設定區 安全性 的 允許主動式內容在我電腦上的檔案中執行 打勾即可 1-2-11 相容性檢視設定 若瀏覽器為 IE10,IE11 點選工具 相容性檢視設定 1-2-12 加入公文網址請將公文網址加入例 :http://edoc.xxxx.edu.tw 按下 新增 關閉 1 2 3 9
1-3 Office Word XP 2000 2003 設定 1-3-1 巨集安全性設定 打開 WORD 檔案進入功能列 : 點 工具 巨集 安全性 1-3-2 安全性層級將安全性選擇 中, 再按確定 10
1-4 Office Word 2007 2010 2013 設定 1-4-1 巨集安全性設定 打開 WORD 檔案點選 自訂快速存取工具列 其他命令 1-4-2 信任中心設定開啟 Office 選項 (Office Word 2007 2010 2013) 選擇 信任中心 信任中心設定 1-4-3 選擇信任位置選擇 信任位置 新增位置 確定 11
1-4-4 瀏覽公文範本位置 瀏覽 公文範本位置 路徑 :C:\HLDoc 確定 1-4-5 完成 Office Word 設定完成 Office Word 設定 1-5 安裝公文製作列印範本 1-5-1 登入公文製作系統 選擇 個人設定 線上更新 安裝公文 web client 製作 選步驟一 更新 Web Client 製作 Word 範本 12
1-5-2 安裝方法方式一 : 從程式目前所在位置執行這個程式 按確定 方式二 : 將 將程式存到磁碟 存放到 桌面, 執行 NDSetup.exe 1-5-3 歡迎畫面選擇 下一步 1-5-4 安裝完成請選擇 完成 請執行重新啟動電腦 13
第二章公文來文簽收 本章節說明使用者登入公文系統介面與公文收文簽收之介面 2-1 登入系統 點選 漢龍電子公文製作 或執行 程式集 的 漢龍電子公文製作 2-1-1 公文首頁 2-1-2 輸入帳號密碼 輸入帳號密碼登入系統 14
2-1-3 功能畫面 左邊區塊標示出 登入的承辦人員名稱 + 職稱 與 功能區 中間區塊是 功能頁簽 右邊區塊為 公佈最新消息區 註 : 系統首次登入時可能需要等待一段時間, 原因為須本機端初始化元件 注意 : 使用公文系統前之安裝與設定必須先完成 2-1-4 結束登出 請點選 登出系統 : 2-2 線上稽催 1. 針對承辦人員此帳號, 依據限結辦日期計算 2. 若超過時間, 使用者登入系統, 顯示於 催收公文 功能頁簽中 ( 如下圖 ) 15
第三章公文製作 本章節為說明使用 Yamiiflow 公文製作相關操作方式, 若需相關公文作業規則可參閱文書處 理手冊 3-1-1 公文製作 登入公文製作系統 : 按下 公文製作, 右側 函 書函 公告 令 開會通知單 與 簽 ( 自創簽 ) 3-1-2 發文機關 在 正本 : 點選, 尋找正確機關名稱 副本 : 點選按鈕, 尋找內部單位 註解 : 有箭頭符號的欄位為選取式, 如速別等 其他無箭頭之欄位為一般式, 須自行鍵入資料 欄位前輸入機關單位的關鍵字後, 點選按鈕, 即可出現根據關鍵字搜尋到的 所有機關 16
3-1-3 夾帶附件 於 副本 處, 點選 出現如下圖畫面 左邊框 : 列出 內部單位, 可直接選取單位, 例如 : 依據是否夾帶附件 進行選取至右邊框 選取後, 按 確定 註解 : 依據研考會制定, 發送公文之 正本 機關必含附件, 而副本機關可以依需要選擇是否含附件若本文無附件, 請點此選擇按鈕若本文含附件, 副本機關須收到附件, 請點選此按鈕若本文含附件, 副本機關無須收到附件, 請點選此按鈕 3-1-4 儲存 完成公文製作, 系統會將公文稿儲存紀錄 至 公文暫存 之中, 17
3-2 公文暫存 3-2-1 公文製作完成未送出, 會暫時放置於 公文暫存 可進行之作業 : (1) 刪除 : 點選刪除可刪除此份公文 (2) 複製 : 點選複製可複製此份公文 (3) 修改 : 點選 主旨, 可進入繼續進行編修 3-3 夾帶電子附件 3-3-1 夾帶電子附件 填妥公文內容, 若有附件檔案, 請點選 電子附件 點選加入附件檔案 ; 務必填入 附件名稱 的內容 ( 如 : ) 加入附件檔案 (1) 點選選擇附件檔名 (2) 以此類推, 加入 檔案一 檔案二 完成後, 建議點選 儲存 3-3-2 夾帶電子附件 ( 承上圖 ) 檔案名稱命名 : 請控制在 20 字元內 ( 中文字 10 字 ) 系統欄位之請勿以英文數字為起始, 請控制在 20 字元內 ( 中文字 10 字 ) 建議 : 檔案大小請小於 1 M 若有含電子附件, 則 附件 需填入相關之附件說明 18
3-3-3 檢視電子附件欲檢視 電子附件, 可至 公文暫存 點選 主旨 3-3-4 檢視電子附件檢視 電子附件 (1) 可進行 開啟 檢視 (2) 可進行 刪除 維護 (3) 可進行 瀏覽 欲新增之電子附件 (4) 確認公文完成點選 儲存 1 2 3 4 19
3-4 列印公文 ( 紙本公文傳遞 ) 3-4-1 儲存輸入公文內容完成後, (1) 點選 儲存 ( 如 : 圖示 ) (2) 當資料皆鍵入正確並儲存後請點選 公文列印 3-4-2 列印 此份函稿的資料會轉為 Word 文件, 以標準的公文函稿格式呈現, 如右圖 按下 Word 工具列的 圖示執行列印即可 20
第四章公文流程 4-1 外來公文簽收 ( 收文 )( 承辦簽收 ) 4-1-1 內文預覽按下功能區中的 收件匣 後, 右側區域顯示尚未簽收之公文 ( 外來文 ) 承辦人員可先點選連結, 進行內文預覽, 確認是否為承辦公文 4-1-2 開啟外來文 點選連結, 進行內文預覽 ; 開啟外來文 呈現內文如右圖 21
4-1-3 簽收 ( 狀況 1) 若確定欲進行簽收 : 1. 請將選擇之公文勾選 2. 按下 公文簽收 按鍵 ( 如圖示 ) 後, 出現如右圖 ( 狀況 2) 若確定欲退文改分之公文 : 1. 請將選擇之公文勾選 2. 按下 退文改分 按鍵 ( 如圖示 ) 即可 4-2 公文流程傳遞 ( 收文 )( 承辦 ) 承上步驟, 若為承辦人處理承辦外來文 1. 設定 公文流程 點選 公文流程 2. 選擇簽核名單 ( 可使用預設流程 ) 3. 傳送目的 串簽 4. 再點選 加簽 以此類推 完成流程設定, 點選 呈核 ( 傳送 ) 按鈕 系統將會依照您建立之流程關卡進行傳送 1 2 3 4 22
4-3 公文流程傳遞 ( 收發文 )( 承辦 ) 收文簽收後, 進行公文承辦 收件匣公文流程傳遞作業 :( 公文類別 : 全部 ) 若狀態為 串簽 或 並簽 進行公文簽核作業 1. 進行公文確認簽收 如圖 1 2. 線上檢視 公文內容 電子附件 3. 進行公文簽核意見撰寫 註 : 儲存按鈕可暫存簽核意見 2 3 簽核意見 4 23
4-4 公文流程傳遞 ( 發文 )( 承辦 ) 4-4-1 製作公文製作完成一份公文, 並已經儲存取得創稿文號 ( 注意! 若需電子簽核, 簽核狀態需選電子簽核 ) 4-4-2 設定 (1) 設定 公文流程 點選 公文流程 (2) 承辦人創文 ( 簽呈 函 開會 ), 流程第一關強制加入該單位登記桌 4-4-3 設定 (3) 選擇簽核名單 ( 可使用預設流程 ) (4) 傳送目的再點選 加簽 以此類推 完成流程設定 點選 陳核 ( 傳送 ) 按鈕 系統將會依照您 建立之流程關卡進行傳送 \ 24
4-5 公文追蹤 公文追蹤 : 追蹤承辦人尚未結案的公文, 點選可查詢公文承辦與簽核狀況 25
4-6 公文經手 公文經手 : 可查詢曾經辦理過的公文及會簽項目 ( 列出未結案及結案後十四天項目, 若以完成結案, 於結案註記顯示 ) 直接點選 主旨 即可開啟檢示公文內文及簽核意見 26
4-7 預設流程 (1) 選擇預設流程性質與輸入自訂流程之名稱以方便未來選擇 (2) 點選 新增 (3) 出現如右圖之畫面 (4) 點選 流程編號 : 例如 P001 (5) 進入到下圖 2 1 3 (1) 點選 簽核名單 進入選取單選擇傳送關卡 ( 如下圖說明 ) (2) 傳送目的 (3) 點選 加簽 新增流程關卡至顯示框頁, 以此類推 (4) 完成後, 點選 儲存 此預設流程 1 2 3 4 說明 點選 簽核名單 進入選取單, 選擇傳送關卡說明 27
4-8 簽核意見登打與列印 4-8-1 簽核意見 簽核意見登打於公文內容下方之簽核意見欄位, 簽核意見可點選配合公文流程關卡設定後, 點選 陳核 ( 傳送 ) 暫存簽核意見 4-8-2 列印 ( 承上圖 ) 若需列印公文意見, 點選 公文簽核列印 按鍵, 如 功能列 : 檔案 (F) 列印 (P) 或預覽列印 (Y) 28
4-9 主管授權決行作業 : 簽核意見登打與授權決行 4-9-1 檢視公文內容主管於收件匣進入公文內容檢視 : 4-9-2 謙和意見登打簽核意見登打於公文內容下方之簽核意見欄位 簽核意見可點選 暫存簽核意見授權決行主管, 點選 或 核稿( 傳送 ) 按鈕 ( 承上圖 ) 若需檢視各單位簽核意見內容, 點選 公文簽核列印 按鍵, 如 29
4-10 承辦人結案作業登入公文系統, 進入收件匣, 決行長官已擲回之公文欲進行結案 確定結案, 請點選 按鈕 確定結案, 請點選確定 30
系統提示已完成結案 注意 : 完成結案歸檔之公文, 將不會再顯示於收件匣 公文暫存, 若欲查詢請至 查詢曾經承辦的已結案歸檔之公文 4-11 資料查詢 資料查詢 承辦公文 可查詢承辦人 : 承辦中公文, 與已結案的歷史公文 公文類別包含 : 來文, 創文 31
第五章其他功能 5-1 線上更新 系統 WEB 安裝程式下載位置 5-2 常用字集設定 個人設定 字集設定使用者可設定 常用詞彙 或 標點符號 32
可自訂個人字集設定 (1) 選擇字集分類 : 標點符號 或 常用詞彙 (2) 輸入內容 (1) 再點選 新增 按鈕, 即可 2. 3. 1. 5-3 代理人設定 個人設定 代理人 設定代理人 : 1. 選擇代理人的單位與人員 2. 設定代理時間 3. 點選啟動作 4. 設定完成, 請點選儲存 * 若原身份有授權決行權限, 代理啟動後, 授權決行權限也將移轉至代理人 * 33
5-4 基本資料設定 個人設定 基本資料 一 設定個人資料 : 1. 可設定個人聯絡電話與傳真號碼 2. 確定輸入電子郵件啟動公文到件通知點選啟動設定完成, 請點選 儲存 34
6-1 登記桌收件匣 ( 會辦 : 加簽 ) 第六章登記桌操作 6-1-1 登記桌收件匣, 若有其他單位不知道需傳送人員, 由登記桌協助 6-1-2 進入公文流程, 可進行加簽作業 35
6-2 登記桌收文作業 6-2-1 點選 登記桌 如圖 進入登記桌收文作業畫面, 如圖 6-2-2 登記桌處理收文作業 : 利用下拉式選單, 選擇 承辦單位 與 承辦人, 確認無誤後, 點選 傳送 如圖注意 : 可做批次分文 6-2-3 登記桌處理移文 / 退文作業 : 利用移文 勾選 方框, 如圖 確認無誤後, 點選 移文, 如圖 注意 : 可做批次移文 36
6-3 登記桌結案作業 6-3-1 狀態 : 若公文承辦完成, 需由登記桌進行結案者 點選 結案歸檔 如圖進入登記桌結案作業畫面如圖 6-3-2 登記桌處理結案作業 : 確認可結案之公文, 於狀態列會顯示紅字 待結案 請登記桌人員再進行結案作業 : 1. 確認 分類號 2. 確認 決行層次 3. 確認 判核日期 是否有誤 4. 勾選可結案公文 5. 點選, 即完成結案作業 注意 : 可做批次結案 37
6-4 登記桌查詢已結案公文 6-4-1 登記桌查詢已結案公文若欲查詢已結案公文, 請點選右上方之 查詢已結案公文 如圖 6-4-2 登記桌查詢已結案公文輸入查詢條件 結案類別 結案日期 公文主旨, 點選 開始查詢 6-4-3 登記桌查詢已結案公文可預覽查詢之已結案之公文 點選 類別 可瀏覽公文之內容, 如下圖所示 6-4-4 預覽查詢之已結案之公文查詢已結案之公文 可進行結除結案作業 : 公文主旨 38
6-5 登記桌解除結案作業 6-5-1 登記桌解除已結案公文作業依據查詢已結案之公文若呈現之公文需要進行解除結案作業可進行結除結案作業 : 利用解除 勾選 方框, 如圖 確認無誤後, 點選 解除結案, 如圖 解除結案之後, 再依照結案作業程序 進行結案 注意 : 可做批次解除結案 39