研究論文編輯與簡報技巧 WORD 長文件 ( 一 ) A. 下載練習資料... 1 B. 選取的技巧... 2 C. 檢視的方法 - 同一文件 - 分割 不同文件 - 並排檢視... 3 D. 版面配置... 4 E. 文字設定... 6 F. 輸入全形標點符號... 7 G. Word 組合快速鍵... 8 H. 封面頁... 9 I. 封面頁分散對齊... 10 J. 分行 / 分頁 / 分節... 11 K. 頁面框線... 12 L. 取代... 13 M. 編號 大綱模式... 14 N. 複製格式鈕... 16 O. 縮排與行距... 17 P. 插入頁碼... 19 Q. 快速分頁... 20 R. 目錄... 21 S. 插入日期... 22 T. 用表格做參考文獻的排序... 23 U. 保護文件... 25 V. 存成 PDF 檔... 26 W. Word 範本檔 (dotx)... 27 詹翠鈺 (Shally Chan) 2017/10/19 Shally 築夢窩網站 http://163.20.160.28/~shally/index.html
A. 下載練習資料 1) 打開瀏覽器 (IE, Chrome, Firefox 皆可 ) 輸入 IP 按右鍵 另存新檔 按右鍵解壓縮檔案, 將整個資料夾存在桌面, 以方便找到 此連結只在上課時有效 2) 其他參考資料有 : (1) 台大 - 論文寫作參考格式 (2) Proposal 前的一些概念 - 政大林顯宗 學術文獻回顧與分析的程序與技巧 - 清大彭明輝 論文撰寫之基本架構及經驗分享 - 台大李蘭 (3) 政大 - 行政管理碩士學程論文格式.docx 1
B. 選取的技巧 1) 英文文章在文中快按二下, 是反白該英文單字 ; 按 Ctrl+ 按滑鼠左鍵, 可選取英文的一段句子 2) 全列 : 插入點 移到左邊呈, 按一下滑鼠左鍵可選取全列 ; 全段 : 插入點 移到左邊呈, 按二下滑鼠左鍵可選取全段 ; 全文 : 插入點 移到左邊呈, 按三下滑鼠左鍵可選取全文 ( 相當於 Ctrl+A 全選 ) 3) 多重選擇 : 選取文字 按 Ctrl 鍵, 選取其他不同位置的文字 4) 選定開始 / 結束點 : 插入點在開始起點按一下 滑鼠移至結束處, 按著 Shift 鍵不放, 再按一下滑鼠左鍵, 方可放開 Shift 鍵 5) 先將文字以 紅橙黃綠藍靛紫 設妥顏色, 滑鼠在其一顏色段落上 [ 常用 ] 索引標箋 選取 選取所有類似格式的文字 2
C. 檢視的方法 - 同一文件 - 分割 不同文件 - 並排檢視 1) 同一文件 不同位置的檢視方法 : (1) [ 檢視 ] 索引標箋 分割, 上下畫面 ; 再執行 [ 檢視 ] 索引標箋 移除分割, 即恢復成單一畫面 (2) 在 [ 索引標箋 ] 上快按二下滑鼠左鍵, 可將功能區摺疊起來, 再快按二下滑鼠左鍵, 可展開功能區 或在 [ 功能區 ] 按右鍵 摺疊功能區 ; 收合之後要展開, 在 [ 索引標箋 ] 按右鍵 摺疊功能區 (3) 滑鼠在頁與頁之間, 快按二下滑鼠左鍵, 可隱藏文件空白區域 2) 不同 Word 文件, 左右並排的檢視 : (1) [ 檢視 ] 索引標箋 選擇欲並排的文件 按確定鈕 (2) 若呈現上下並排顯示 : [ 檢視 ] 索引標箋, 即左右 排列 (3) 不要二文件同時捲動 :[ 檢視 ] 索引標箋 取消 3
D. 版面配置 版面設定之邊界 : 上 2.5cm, 下 2.5cm, 左 3cm, 右 2.5cm, 裝訂邊 0cm, 頁碼居中設定, 左右對稱 若為雙面印刷, 則單數頁左邊為 3 公分, 偶數頁右邊為 3 公分 1) [ 版面配置 ] 索引標箋 [ 版面設定 ] 對話方塊啟動器 (1) [ 邊界 ] 頁標箋 : 多頁 - 左右對稱 方向 : 直向 上 2.5 公分 下 2.5 公分 內 3 公分 外 2.5 公分 按確定鈕 列印時得注意, 否則會 2.5 公分在內,3 公分在外 ; 所以一般是用 標準, 左 / 右都是 3 公分 (2) 正文每頁約 25 行, 每行約 30 字, 一頁共約 750 字 [ 文件格線 ] 頁標箋 : 點選 [ 指定行與字元的格線 ] 每行字數 -30 4
每頁行數 -25 按確定鈕 但內文行距以 1.5 倍行高, 則無法達到一頁約 750 字, 所以最好點選 沒有格線 (3) 頁首 2.5cm, 頁尾 2.5cm( 同上下邊界設定相同, 並不適宜 ) [ 版面配置 ] 頁標箋 : 頁首 2.5 公分, 頁尾 2.5 公分公分 按確定鈕 5
E. 文字設定 論文正文的中文採用新細明體 12 號字體, 英文字體則為 12-pt 的 Times New Roman 字體 1) [ 常用 ] 索引標箋 [ 字型 ] 對話方塊啟動器 設定 [ 字型 ] 頁標箋 : 中文字型 - 新細明體 字型 -Time New Roman 大小 12 按確定鈕 2) 設定成預設值鈕 : 以後開新檔案, 都會以此預設值顯示 例 - 字型改為 中文字型 - 標楷體, 英文 Arial 按下方的設定成預設值鈕 出現對話方塊 以 Normal.dotm 為範本的所有文件 按確定鈕 3) 清除文件的文字格式設定 : 按 CTRL+A 全選 在 [ 常用 ] 索引標籤上, 按一下 [ 字型 ] 群組中的清除格式設定鈕 6
F. 輸入全形標點符號 1) 新注音輸入法中文模式時, 按 Ctrl+Alt+, 可以叫出符號表螢幕小鍵盤, 再按一下 Ctrl+Alt+, 即關閉螢幕小鍵盤 2) 新注音輸入法中文模式時, 用鍵盤 ` +. 全形句號 ` +,, 全形逗號 ` + : ; 全形分號版面配置 ` + 全形頓號 `+Shift+: : 全形冒號 3) Ctrl+ 空白鍵 - 中英文輸入法切換,Shift+ 空白鍵 - 全半形切換 7
G. Word 組合快速鍵 1) Ctrl+X- 剪下 Ctrl+C- 複製 Ctrl+V- 貼上 Ctrl+Alt+V 選擇性貼上 Ctrl+F- 尋找 Ctrl+H- 取代 Ctrl+K- 插入超連結 Ctrl+S 儲存檔案 Ctrl+A 全選 Ctrl+P 列印 Ctrl+Z 復原 Ctrl+Y 重複上一次動作 ( 取消復原 ) 2) F9 更新功能變數內容 3) +E 檔案總管 +D 全部視窗最小化 ( 即回到桌面 ) +R 打開執行對話框 (Mac 筆電是 Command 鍵 ) 8
H. 封面頁 1) 若文章已完成, 才要加封面的做法是 : 滑鼠移到本文最前面 [ 插入 ] 索引標箋 空白頁, 即會在第一頁新增一空白頁, 和本文間是以區隔, 做頁碼時, 只可首頁與其他頁不同 2) 滑鼠移到本文最前面 [ 插入 ] 索引標箋 封面頁, 內有 Word 提供的封面頁範本, 字體 圖片 位置 都已設定妥了 3) 以 論文練習文字檔.docx 為例 : 滑鼠在 緒論 前按一下左鍵 [ 版面配置 ] 索引標箋 分隔設定 分 節符號 : 下一頁, 二頁間是以 頁時用 區隔, 適用於多頁目錄 9
I. 封面頁分散對齊 1) 滑鼠在封面頁 [ 版面配置 ] 索引標箋 [ 版面設定 ] 對話方塊啟動器 [ 版面配置 ] 頁標箋 垂直對齊方式 : 左右對齊 ( 只是翻譯上的問題, 是做 上下分散對齊 的 ) 套用至 : 此一節 按確定鈕 10
J. 分行 / 分頁 / 分節 1) 標題過長會二行以上時, 按 Shift+Enter 鍵 : 是強迫分行的符號, 不起始新的段落, 即文件中設有縮排, 亦平頭不縮排 ; 倘用 Word 內設編號, 亦不會跳下一號 ; 與上下行同間距 2) 當文字量不多 ( 如 : 標題頁 書信 ), 而要分頁時, 按 Ctrl+Enter 鍵是強迫分頁 3) 分節設定 : 滑鼠在 [ 版面配置 ] 索引標箋 分隔設定 分節符號 - 下一頁, 插入分節符號並在下一頁開始新的分節 4) 快速做分頁 : 選取第一層 [ 常用 ] 索引標箋 [ 段落 ] 對話方塊啟動器 [ 分行與分頁設定 ] 頁標箋 勾選 [ 段落前分頁 ] 按確定鈕 11
K. 頁面框線 1) [ 檢視 ] 索引標籤 多頁, 此目的不是看文字內容, 而看整個頁面的配置 2) [ 常用 ] 索引標籤 按框線鈕旁邊的下拉三角型 框線及網底 3) [ 頁面框線 ] 頁標箋 [ 花邊 ] 下拉框有許多樣式, 前面多彩面圖形, 宜選後面是單色為宜, 可以調寬度, 最大是 31 點, 在預覽框中可看到結果 套用至 : 此節 - 只有第一頁 按確定鈕 12
L. 取代 1) 從其他程式 (txt pdf 網頁 ) 複製到 Word 中, 常會一行一個段落標記, 選取不要段落標記的地方 [ 常用 ] 索引標籤 ( 快速鍵 Ctrl+H) 按鈕 指定方式 : 段落標記 (^p) 按全部取代鈕 選取其他不要段落標記的地方 Ctrl+Y 重複上一個指令的動作 2) 增加段落以寫入內容 : 以 論文練習文字檔.docx 為例, 選取 緒論 ~ 建議 [ 常用 ] 索引標籤 按全部取代鈕 彈出對話框 要 搜尋其他地方嗎? 按否鈕, 否則會將全文的段落都取代了 (1) 按更多鈕 : 可進一步指定尋找 取代方式 (2) 格式鈕 : 設定要尋找 取代對象的格式樣式 (3) 指定方式鈕 : 指定要尋找 取代的對象為非列印字元, 如 : 段落標記 分行符號 (4) 不限定格式鈕 : 清除已設定格式的尋找 / 取代對象 13
M. 編號 大綱模式 1) 項目符號和編號都是及於段落的, 只能選一種格式, 後按者會取代前次的格式 2) 滑鼠在該段落中 [ 常用 ] 索引標籤 [ 段落 ] 群組, 按編號鈕旁的向下三角形 選 壹 貳 參 格式 ( 正式 但文章中有超過玖以上的編號, 則是顯示 壹拾 壹拾壹, 編號就佔用了四個字元, 則不宜選用 ) 3) 選取 壹 段落 設字型大小 16 粗體 [ 常用 ] 索引標籤 選取 4) [ 檢視 ] 索引標籤 大綱模式, 會在 [ 常用 ] 索引標籤前, 增加一 [ 大綱 ] 索引標籤 設 [ 階層 1] 按關閉大綱檢視鈕 5) 滑鼠在第二層段落中 [ 常用 ] 索引標籤 [ 段落 ] 群組, 按編號鈕旁的向下三角形 選 一 二 三 格式 設字型大小 14 粗體 14
[ 常用 ] 索引標籤 [ 段落 ] 對話方塊啟動器 在 [ 縮排與行距 ] 頁標箋, 縮排左 :1 字元 按確定鈕 6) [ 檢視 ] 索引標籤 大綱模式, 會在 [ 常用 ] 索引標籤前, 增加一 [ 大綱 ] 索引標籤 設 [ 階層 2] 按關閉大綱檢視鈕 7) 逐一在需要重新編號的地方, 按右鍵 從一重新開始編號 8) 若編號後文字距離過寬, 在編號段落按右鍵 調整清單縮排 編號的後置字元 : 間距 按確定鈕 15
N. 複製格式鈕 1) [ 常用 ] 索引標籤 複製格式鈕, 不是複製文字, 而是複製格式, 如 : 粗體 字型大小 顏色 段落 等 2) 單次使用方法 : 選取 ( 反白 ) 欲複製的字元樣式 按一下複製格式鈕 滑鼠變成 刷過欲改變的字 多次使用方法 : 選定 ( 反白 ) 欲複製的字元樣式 在複製格式鈕 快按 滑鼠左鍵二下, 可一直刷要改變格式的地方 完成後, 按一下複製格式 鈕, 滑鼠變回狀, 即恢復原來輸入文字的狀態 3) 若要改變該段落的格式, 選取欲複製的格式段落 按複製格式鈕 刷欲改變的段落符號 16
O. 縮排與行距 1) 按住 Ctrl 跳選 研究背景 研究動機 研究目的 的段落 [ 常用 ] 索引標箋 [ 段落 ] 對話方塊啟動器 設定 [ 縮排與行距 ] 頁標箋, 對齊方式 : 左右對齊 大綱階層 : 階層 2 縮排 : 左 1 字元 段落間距 : 與後段距離 1 行 按確定鈕 2) 在 貳 參 肆 伍 的第一項, 按右鍵 從一重新開始編號 用複製格式鈕, 刷與下方的格式相同 3) 選取 研究背景 下的段落 [ 常用 ] 索引標箋 [ 段落 ] 對話方塊啟動器 設定 [ 縮排與行距 ] 頁標箋, 對齊方式 : 左右對齊 縮排 : 左 1 字元 指定方式 : 第一行 /0.85 公分 段落間距 : 與後段距離 1 行 按確定鈕 17
4) 按住 Ctrl 鍵跳選其他內容段落 Ctrl+Y 重複以上的設定, 或用複製格式鈕, 刷一免將其他內容段落都設成相同的格式 18
P. 插入頁碼 1) 滑鼠在第二頁,[ 插入 ] 索引標箋 頁碼 頁面底端, 自行選擇其一樣式 2) 在 [ 頁首及頁尾工具 / 設計 ] 關聯式索引標箋的鈕按一下, 以取消與前一節的連結 到第一頁的頁首, 將頁碼選取, 按 Del 鍵刪除 關閉頁首及頁尾工具鈕, 恢復一般的編輯狀態 3) [ 插入 ] 索引標箋 頁碼 頁碼格式 起始頁碼 :1 按確定鈕 19
Q. 快速分頁 1) [ 檢視 ] 索引標箋 多頁 滑鼠在 緒論 的段落上 [ 常用 ] 索引標箋 選取 選取格式設定類似的所有文字 ( 無資料 ) 2) [ 常用 ] 索引標箋 [ 段落 ] 對話方塊啟動器 [ 分行與分頁設定 ] 頁標箋 勾選 [ 段落前分頁 ] 按確定鈕 3) 讓圖置中 :[ 常用 ] 索引標箋 [ 段落 ] 對話方塊啟動器 [ 中文印刷樣式 ] 頁標箋 文字對齊方式 : 置中 按確定鈕 20
R. 目錄 1) 滑鼠在第一頁 中華民國 上方的段落上 ( 其樣式是 內文 ) [ 參考資料 ] 索引標籤 目錄 自訂目錄 顯示階層 :1 按確定鈕 2) 整個目錄都是灰色底, 表示是 Word 功能變數產生的, 按 Ctrl 鍵點選目錄中的章節連結, 即可快速移動到該位置 3) 之後增加內容, 頁碼有所變更, 只要滑鼠在目錄的地方, 按功能鍵 F9 鈕 按確定鈕, 即可更新頁碼 4) 若章節的標題文字有所變更 按功能鍵 F9 鈕 在彈出的對話方框中, 點選 更新整個目錄 按確定鈕, 目錄的內容即會更新 21
S. 插入日期 1) 選取 中華民國 的文字 [ 插入 ] 索引標箋 日期及時間 月曆類型 : 中華民國曆 可用格式 : 中華民國 年 月 日 勾選 [ 自動更新 ] 按確定鈕 2) 該日期有灰色底, 表示是由 Word 產生的功能變數, 關閉檔案, 他日開啟時, 日期是顯示開啟時的日期 ; 不勾選 [ 自動更新 ], 則日期是固定的, 不會隨開啟的日期而變更 22
T. 用表格做參考文獻的排序 1) 滑鼠在參考文獻下的段落,[ 插入 ] 索引標箋 表格 1x1 表格 2) 複製數列, 每一列是一筆參考文獻, 包括 : 作者 年度 書目 出版公司 第幾頁 等資料 3) 選取此列表格 [ 常用 ] 索引標箋 [ 段落 ] 對話方塊啟動器 設定 [ 縮行與行距 ] 頁標箋, 指定方式 : 凸排 2 字元 與前段距離 -0.5 行 與後段距離 -0.5 行 行距 - 單行間距 按確定鈕 4) [ 表格工具 / 版面配置 ] 關聯式索引標箋 排序 第一階 : 段落 筆劃 遞增 按確定鈕 23
5) 選取整個表格 [ 常用 ] 索引標箋 框線鈕 無框線 24
U. 保護文件 1) [ 檔案 ] 索引標箋 另存新檔 檔名不做任何更改, 工具鈕 一般選項 在保護密碼框, 輸入密碼 按確定鈕 再輸入一模一樣的密碼 按確定鈕 按儲存鈕 按是鈕, 取代原檔名檔案 2) 密碼的長度宜 8 個以上的字元, 使用大寫字 小寫字 數字及符號相結合的強式密碼 3) 取消保護文件 : [ 檔案 ] 索引標箋 另存新檔 檔名不做任何更改, 工具 一般選項 在保護密碼框, 將密碼清除 按確定鈕 按儲存鈕 按是鈕, 取代原檔名檔案 25
V. 存成 PDF 檔 1) 因列印機的 Word 版本可能有所不同, 導致格式跑掉, 或頁碼切割略有不同, 列印時宜轉成 PDF 檔為宜 : [ 檔案 ] 索引標箋 另存新檔 檔名可不做任何更改 檔案類型 : PDF(*.pdf), 可勾選 [ 儲存縮圖 ] 按儲存鈕 2) 論文通過後, 是繳交 PDF 檔, 宜設定保全, 最好是用 Adobe Acrobat 軟體製作 ( 學校有校園授權版 ), 可打開 PDF 檔, 但不可以複製 列印 [ 檔案 ] 索引標箋 另存新檔 檔名可不做任何更改, 存檔類型 : PDF(*.pdf) 按選項鈕 勾選 使用密碼將文件加密 按確定鈕 在 密碼 重新輸入密碼 框, 輸入相同 6 至 32 個字元的密碼 按確定鈕 按儲存鈕, 用此法並不理想, 因要密碼才可打開 PDF 檔 26
W. Word 範本檔 (dotx) 1) [ 檔案 ] 索引標箋 [ 另存新檔 ] 檔名 : 報告範本 檔案類型 :Word 範本 (*.dotx) 按儲存鈕 2) 範本預設會儲存在 /Users/< 使用者名稱 >/Library/Application Support/Microsoft/Office/User Templates/My Templates/ 3) 範本 Template 的意思是 可做模範的樣本 之後只要對著此 dotx 的範本快按滑鼠左鍵二下, 就會開啟一個一模一樣的文件 docx 檔, 不會增加 刪除 更動內容到此範本, 除非修改後, 指定相同檔名的 dotx 範本檔 4) 做完封面頁 目錄 頁碼後,[ 檔案 ] 索引標籤 另存新檔, 最好選擇自己熟悉的位置 ( 預設值是存在 Documents/ 自訂 Office 範本, 即 Template 中 ) 存檔類型 : Word 範本 (*.dotx) 按儲存鈕 27