Microsoft Word - endnote

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界增埋文
7 years ago
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1 Endnote 教程说明 : 本教程集中了大量丁香园热心战友 ( 尤其是老破车 ) 的帖子, 并从中受益良多在此向他们致以真诚的谢意目录 : 前言 :...2 软件优点 :...2 软件环境 :...2 几个 Endnote 中用到的概念...2 操作流程 :...2 实际学习工作中的应用方法...5 Page 1 of 10

2 前言 : Endnote 的大名我想大家一定都听说过这是一个专门用于科技文章中管理参考文献数据库的软件而且通过插件可以很方便地在 word 中插入所引用的文献, 软件自动根据文献出现的先后顺序编号, 并根据指定的格式将引用的文献附在文章的最后如果在文章中间插入了引用的新文献, 软件将自动更新编号, 并将引用的文献插入到文章最后参考文献中的适当的位置主要优点 : 英文文献兼容性好, 可以通过 Internet 到 Pubmed 直接检索后保存到数据库中或者读入各种格式的 medline 检索的结果软件优点 : 1 杂志的要求自动生产参考文献, 所以在写文章的时候你再也不要考虑如何根据杂志的要求进行排版了 2 随时调整参考文献的格式使用这些软件可以在需要的时候随时调整参考文献的格式 3 方便自己查找文献可以把自己读过的参考文献全部输入到 Endnote 里头, 这样在查找的时候就非常方便 4 参考文献库一经建立, 以后在不同文章中作引用时, 既不需重新录入参考文献, 也不需仔细地人工调整参考文献的格式而且参考文献很多情况下可以直接从网上下载导入至库中, 很方便可谓一劳永逸 5 对文章中的引用进行增删改以及位置调整都会自动重新排好序文章中引用处的形式 ( 如数字标号外加中括号的形式, 或者是作者名加年代的形式, 等等 ) 以及文章后面参考文献列表的格式都可自动随意调整这对修改退稿准备另投它刊时特别有用 6 EndNote 处理中文有点问题, 主要是显示不正确, 但其功能不受影响实际上, 真正的不方便之处在于中英文混合引用的时候这时, 由于习惯不同, 中英文文献格式会出再混乱比如, 某个文献的多位中文作者排列时出现类似刘某某, 张某某,et al 字样而不是中文习惯里的刘某某张某某, 等字样 7 与 WORD 的真正协同功能安装了 EN 后, 自动在 WORD 中建立了一个新的工具栏, 我们在写作时最常用的几项功能都只需简单点击这个工具栏即可软件环境 : Windows XP Word 2003 Endnote 7 几个 Endnote 中用到的概念 Library:Endnote 用来存储参考文献数据的文件, 其实就是 database Reference: 参考文献 Reference Type: 参考文献类型, 比如 Journal Article( 这个最常用, 杂志文章 ) Book 等 Style: 样式, 即参考文献在文章末尾的格式, 每家杂志社都不尽相同 Filter: 把通过检索 ( 比如 PUBMED) 得来的参考文献导入 (import)endnote 时所用的过滤方式由于每个搜索引擎输出的数据格式都不一样, 所以导入数据时根据搜索引擎选择对应的 Filter 很重要操作流程 : 一启动 : 下载 Endnote, 正常安装之后, 启动程序, 我们就可以看见它的主界面了, 然后可以看见欢迎界面 ; Page 2 of 10

3 二数据库操作 : 既然我们还没有建立自己的数据库, 不妨先看看 Endnote 自带的一个范例文件, 这个文件在 Endnote 安装目录的 Examples 文件夹下, 名字叫 Paleo.enl 用工具栏上的图标或者 File-->Open-->Open Liarary 打开这个文件, 我们会看到这样的界面 1 主窗口, 浏览参考文献的信息所用, 最多显示 5 个字段 2 字段栏, 显示字段可以定制比如图中我们可以看到图片作者年份标题链接点字段名可以以该字段顺序或逆序排序记录 3 预览窗口, 点击文献时可以在预览窗口中显示其详细信息信息显示格式可以在工具栏的 Current Style 中即时切换, 缺省 4 种,Annotated Author-Date Numbered Show All 显示格式也可以自定义如果同时选择多个记录, 则预览窗口中只显示第 1 个记录的内容 4 预览切换按钮, 点击此处可以切换预览窗口的显示与否三文献基本操作 1 打开及编辑 : 在某个文献上双击鼠标左键或者按回车, 都可以打开文献, 显示它的详细资料在这个画面可以对文献的各项内容进行修改, 关闭时会自动保存你做的修改 2 修改某个类型文献包含的项目 :Reference Types-->Modify Reference Types 可以修改某种文献所包括的项目, 以及该项目在字段栏中显示的名称 3 修改字段栏显示内容 :Edit-->Preferences-->Display Fields 可以选择字段栏中显示的项目 ( 见图 ) 4 简单添加文献 :Reference-->New Reference, 可以添加新文献的各个项目以及选择文献类型以前输入过的作者或者专业词语 Endnote 会记住并加以提示, 这样就节约 Page 3 of 10

4 了时间了 5 加入图片或者对象 ( 管理全文就用这个方法 ): 在文献编辑画面里, 光标定位到 image 字段, 然后选择 References-->Insert Picture 就是插入图片, 可以显示缩略图, 还可以在 caption 字段里输入简要的说明而如果选择 Insert Object 就是插入对象, 可以插入文件常用的有 pdf doc xls ppt 等 ( 见图 ) 6 检索文献 : 选择 References-->Search References, 出现搜索界面可以选择搜索的字段和搜索条件内容等, 还可以通过布尔逻辑连接两个搜索条件, 与或非等, 点击 search 就可以看见结果有的朋友说 endnote 的搜索功能不强, 只有两个搜索条件, 不如 reference manager, 其实这是因为还没有了解 endnote 在检索窗口下面的 Add Field Insert Field Delete Field 按钮, 可以非常方便的增加或者减少搜索条件的个数不过也有的朋友说 endnote 的布尔逻辑功能弱, 这一点, 由于目前我还没有这方面的需求, 所以不大了解, 希望有兴趣的朋友一同研究 7 改变文献显示格式 : 其实就是刚才在二 3 预览窗口里面提到的 Current Style, 通过工具栏上的下拉显示条切换非常方便 Page 4 of 10

5 实际学习工作中的应用方法一在 word 中使用 endnote 在我们正确安装了 endnote 之后,word 的工具菜单下应该出现 endnote 的菜单项 ( 关于 word xp 和 word 2003 如何嵌入 endnote 菜单和如何正常使用的问题见杂项篇 ) 最重要的就是划红圈的这 4 项 Go To Endnote 很简单, 就是切换到 endnote 程序去如果程序没有打开会自动打开其他 3 项我们在下面学习 1 把在 endnote 中选择好的文献插入 word 文档中无论是通过搜索还是我们自行挑选的方式, 找到我们想要插入到论文中的文献, 并选中这些文献 (endnote 支持像按住 ctrl 选择多个按住 shift 选择一排这样的操作 ) 然后在 word 的 endnote 菜单条里选择 Insert Selected Citations, 就会插入像 {Billoski, 1992 #6;Forbes, 1860 #8;Joblonski, 1986 #10} 这样的字符这些是 endnote 用来识别它的参考文献格式的字符串通过 Format Bibliography 可以转换成我们需要格式的参考文献 2 在 word 文档中即时插入参考文献 ( 此时 endnote 程序应该已经开启 ) 当我们在写论文想要在某处插入文献的时候, 可以像 1 里面讲的, 通过在 endnote 里选择文献然后插入但是如果我们插入的文献还不确定, 想要通过搜索的功能查询到想要的文献以后再插入, 是否必须切换到 endnote 程序里呢不必, 我们可以使用直接使用 endnote 工具条的 Find Citations 命令达到我们的目的当然, 这个时候, endnote 也要启动把光标定位在你想插入文献的地方, 选择 Find Citations, 会出 Page 5 of 10

6 现一个简单的搜索窗口可以在里面输入相关的词语在文献数据库中查询你想要的文献点 search 即可开始搜索, 显示结果以后点击每个文献会在下面的窗口里显示文献的详细内容决定了要插入的文献之后 (1 篇或者几篇 ), 点 insert 即可插入文献当然, 也是 1 里面的那种 {Billoski, 1992 #6} 一样的格式 3 通过 Format Bibliography 把字符串转换成标准格式的参考文献上面我们讲过的方法 1 和 2 可以在写论文的时候反复交叉运用, 总之, 以方便顺手为准最后, 我们的文章中已经到处布满了奇怪的字符串了这个时候, 就可以插入文献了选择 endnote 菜单条里的 Format Bibliography 命令, 有以下几个问题需要注意设置 With Output 是参考文献的格式, 这个当然最重要了, 这也是 endnote 最大的好处缺省有 4 种格式, 也就是 style 我们可以在点 browse 然后在里面选择某种杂志要求的参考文献输入格式, 比如图片里我选择的就是大名鼎鼎的柳叶刀 (Lancet) Layout 标签里的 Font 指的是论文末尾参考文献的字体, 可以根据需要设置 Bibliography 下面的文本框里是显示在参考文献之前的文字 ( 当然一般都是参考文献四个字了, 也可以是英文总之, 想写什么就写什么 )Text Format 按钮是这几个字的字体, 也可以根据需要设计下面是一些排版方面的选项, 可以根据自己的需要进行调整把这些项目都调整好之后, 点确定 endnote 就会自动查找文字中的字符串, 并自动根据我们选择的杂志格式在插入点插入标注, 在论文尾部插入参考文献这一切都是全自动的如果我们删除或者加入了参考文献, 序号的调整也是自动的附言 : 有的朋友可能在 browse 里面仍然找不到需要的杂志格式, 这个时候可以去这个网址, 这是 endnote 官方提供的杂志格式, 有上千种, 相信应该能找到吧如果还是没有, 可以在 endnote 程序的 Edit-->Output Styles-->New Style 里面自定义一个另外 Open Style Manager 可以打开 style 管理器, 管理我们自己的 style 库, 操作非常简单明了, 就不多说了 4 自动转换参考文献格式 Page 6 of 10

7 上面我们已经介绍了 2 种插入参考文献的方法但是, 都是通过先插入字符串, 最后用 Format Bibliography 转换的办法那么, 我们有没有办法可以在插入文献的同时就显示出来呢? 那, 那当然是有了, 就在 Format Bibliography 的窗口里,Instant Formatting 标签下,Enable 即可如果你觉得这种方式比较别扭,Disable 就是了二通过 endnote 检索网上数据库这一部分我们介绍如何通过 endnote 直接检索网上数据库, 比如我们平时常用的 pubmed 1 连接 :Tools-->Connect-->Connect, 就会出现连接选择窗口, 选择一个想要查询的数据库, 比如 pubmed, 然后按 Connect, 就会弹出连接窗口了 ( 如果你装有防火墙, Page 7 of 10

8 这时可能会跳出提醒窗口, 允许连接即可 ) 2 搜索 : 连接以后, 出现窗口 1, 这和搜索窗口是一样的, 我们可以按照自己的要求进行检索, 就像在 pubmed 网站上一样输入条件之后, 按 search, 会出现窗口 2, 也就是确认窗口告诉你找到了多少篇文献, 以及是否开始下载文献的相关信息 3 显示选择保存文献 : 在上面的确认窗口里点 yes 后会来到窗口 3, 这个就是下载窗口 endnote 开始从 pubmed 网站上面下载文献的相关信息 4 说明 : 在下载的过程中, 随时都可以窗口下方的 pause 暂停下载过程下载完毕后, 可以选择需要保存的文献点击窗口右下角的 Show Preview 可以看到文献的信息, 这和数据库浏览的时候是一样的然后, 当我们已经选择好需要保存的文献, 点击窗口上方的 copy all references to 按钮, 选择 new library( 新建一个数据库 ) 或者 choose library( 添加到当前数据库 ) 添加完毕后, 关闭窗口即可三把检索所得结果导入 endnote endnote 搜索是好, 但是有的时候 endnote 连接不好, 或者我们习惯于使用 ie, 或者我们检索的机器上没有 endnote, 需要把检索的结果拿回我们自己的机器上去导入, 这个时候, 应该如何去做呢? Page 8 of 10

9 首先, 我们的检索结果必须是保存为纯文本格式, 并且数据排列方式为 tagged 格式, 也就是每行一个字段就像这样 PMID OWN - NLM STAT- publisher DA IS VI - 68 IP - 6 DP TI - Aortic Calcification Detected in a Mass Chest Screening Program Using a... 在这里只举一个例子, 在 pubmed 上保存检索结果时 ( 窗口 4), 首先选择好你要保存的文献, 然后把保存类型选成 medline 格式, 后面的保存类型选成 file( 当然也可以选 text, 会在浏览器窗口中出现结果, 剪切复制到记事本里即可 ), 然后按 send to, 保存为文件即可别忘了是纯文本格式 (txt) 这里要说明一下, 在我的机器上, 保存的结果是 query.fcgi 文件, 这样不能用记事本直接打开, 很是不便要保存为 txt 格式, 我们需要出现是打开还是保存 query.fcgi 文件的时候, 选择保存然后在保存窗口下面的文件类型里面选择所有文件, 然后在文件名这一栏输入的时候要加上扩展名 txt, 比如我们想把检索结果起名叫 cancer, 就要输入 cancer.txt( 注意是英文句号 ) 现在, 我们的检索结果已经保存好了, 可以开始导入了 1 选择 filter: 顾名思义, 就是过滤器每个数据库的结果都有自己不同的格式, 而要针对不同的格式, 我们就要选择对应的 filter, 这样才能得到正确的结果在 Edit-->Import Filters-->Open Filter Manager, 打开 filter 管理器 ( 窗口 1), 选择我们所使用的数据库 ( 我这里选择的是 pubmed) 2 导入 : 首先打开你要导入的目标数据库, 然后 File-->Import, 会出现导入窗口点 choose file 选择我们保存的结果文件在 import option( 窗口 2) 里面选择我们使用的数据库, 这里我选择 pubmed ( 从这里还可以看出,endnote 也可以导入 reference manager 和 procite 的数据, 毕竟都是 isi 一家人么 ) 在 Duplicates ( 窗口 3) 里面选择 import all 是全部导入 ( 与原有数据库重复的文献也导入 ), discard duplicates 是不导入与原有文献重复的文献,import into duplicates library 是把重复的文献导入到另外一个数据库中 3 结束 : 各种选项调整好之后, 按 import, 如果操作正确, 我们的结果就进入数据库里面啦 Page 9 of 10

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