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声章
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2 目录 1. 简介文档目的登录版本号管理员切换管理员角色重置密码下载使用手册概况通讯录组织结构组织架构的创建方式部门管理用户管理团队管理检索团队指定拥有者查看成员恢复团队团队审批云文档空间报表部门报表用户报表团队报表空间分配全局空间分配剩余空间分配扩容空间分配自定义用户空间自定义团队空间角色管理角色说明超级管理员预设管理员角色规则说明添加新角色管理角色添加管理员管理员列表日志报表...53 北京金山办公软件股份有限公司

3 6.1. 日志查看与使用操作类型自定义统计设置企业信息设置 AD 域设置与同步 AD 域配置帐号同步组织架构可见性设置新建策略常规设置预览设置云文档审批管理目录权限默认权限设置分享链接默认权限设置在客户端中显示的个人信息...67 北京金山办公软件股份有限公司

1. 简介 1.1. 文档目的本文档为 WPS 云文档管理后台操作手册, 为帮助企业管理员更快地熟悉后台相关操作, 发挥 WPS 云文档的产品价值此文档主要读者为 WPS 云文档企业客户的 IT 管理员, 测试验收人员, 企业负责人等 1.2. 登录在浏览器中访问企业后台的地址 ( 登录地址一般是私有化部署主域名 + /portal, 如 https://xxx.yyy.

4 1. 简介 1.1. 文档目的本文档为 WPS 云文档管理后台操作手册, 为帮助企业管理员更快地熟悉后台相关操作, 发挥 WPS 云文档的产品价值此文档主要读者为 WPS 云文档企业客户的 IT 管理员, 测试验收人员, 企业负责人等 1.2. 登录在浏览器中访问企业后台的地址 ( 登录地址一般是私有化部署主域名 + /portal, 如输入管理员帐号密码进行登录成功登录后主页左侧边栏的功能项, 是按照登录的管理员身份具备的权限项来显示 ( 管理员角色及权限请参考角色说明 ) 如连续输入错误用户密码, 根据企业配置的登录规则, 可能启用输入验证码或锁定账号一段时间登录后无操作一段时间, 系统会自动登出为保证最佳页面效果, 请使用 IE11 Google Chrome 浏览器登录管理后台北京金山办公软件股份有限公司 1

1.3. 版本号管理后台的标题右边会显示当前管理后台的版本号, 版本号会随着版本的升级而升高 1.4. 管理员 1.4.1. 切换管理员角色一个账号可被定义拥有多个角色权限, 以实现灵活的权限分配为方便用户快速切换进行不同功能操作, 系统提供管理角色切换功能, 在不退前当前账号情况下切换不同操作界面

5 1.3. 版本号管理后台的标题右边会显示当前管理后台的版本号, 版本号会随着版本的升级而升高 1.4. 管理员切换管理员角色一个账号可被定义拥有多个角色权限, 以实现灵活的权限分配为方便用户快速切换进行不同功能操作, 系统提供管理角色切换功能, 在不退前当前账号情况下切换不同操作界面如用户 A 是部门管理员和日志管理员, 也是普通用户, 切换角色就能方便用户 A 在不同角色权限下进行不同的操作用户登录后, 具备多个角色的管理员首次登录后台时提示切换角色入口点击界面右上方用户头像, 在菜单中选择切换管理角色, 在弹出的弹出中选择需要切换的管理员角色即可如下图北京金山办公软件股份有限公司 2

6 重置密码点击页面右上角用户头像, 在菜单中点击重设密码, 可打开重置密码页面, 修改当前用户密码管理重设密码跳转到组织架构页面中重置密码页面 ; 普通用户重设密码打开的重置密码页面左侧无组织架构列表下载使用手册点击页面右上角用户头像, 可在下拉菜单中下载管理后台操作手册, 提供 WPS 云文档后台管理的使用教程北京金山办公软件股份有限公司 3

7 北京金山办公软件股份有限公司 4

文档数空间团队等使用情况的统计与展示 ; 提供二维码, 将光标移动到右上方处, 会显示数据二维码, 使用手机扫描

8 2. 概况该页面展示了 WPS 云文档中所有功能及服务使用情况的统计信息, 其中包括 WPS 云文档统计信息使用手机扫描二维码获取概况数据等如下图 : 说明概况 : 该模块展示对企业 WPS 云文档使用情况的统计信息, 包括用户文档数空间团队等使用情况的统计与展示 ; 提供二维码, 将光标移动到右上方处, 会显示数据二维码, 使用手机扫描二维码功能可以获取企业的概况数据, 如下图 ; 将光标移动到各个饼图上方处, 页面会显示各个统计项的含义, 如下图北京金山办公软件股份有限公司 5

9 活跃用户趋势说明活跃用户趋势 : 展示对各部门活跃用户的趋势折线图 ; 筛选条件 : 可选择最近固定天数筛选数据, 或者选定起止时间筛选数据同时可以选定需要统计的部门类型分为 : 账号活跃与云文档活跃 ; 日 / 周 / 月 : 选择按日周月为统计单位展示各部门活跃用户趋势北京金山办公软件股份有限公司 6

10 排行榜说明排行榜 : 从不同维度展示文档使用最大的前 5 个团队 / 用户及其使用量数据 ; 2 个维度 : 空间占用文档数量团队分布说明团队分布 : 展示不同部门中不同类型的团队的分布情况 ; 筛选部门 : 选定需要展示团队分布情况的部门北京金山办公软件股份有限公司 7

11 3. 通讯录企业通讯录功能模块包含企业的组织架构的创建与团队管理 3.1. 组织结构可以批量导入用户或手工添加部门用户, 还可通过 AD 同步导入部门及用户非同步账号数据可对企业用户进行编辑调整部门重置密码排序禁用删除等操作配置了同步账号以同步数据源为准组织架构的创建方式目前支持 2 种方式创建组织架构 1) 手动添加 ( 注 : 配置需允许手动创建组织架构的企业才可以手动添加 ) 2) 企业拥有自己的帐号系统 ( 如 AD 域 ), 可通过配置帐号系统, 同步组织架构到 WPS 云文档中, 详参考 :AD 域设置与同步部门管理添加子部门点击通讯录 - 组织架构, 选中企业, 在右侧窗格中点击添加子部门按钮, 输入部门全名即可, 支持输入部门显示名, 避免出现部门重名的情况, 支持设置部门的存储节点各子部门, 仍可以继续创建其下级子部门, 根据各自企业的组织架构创建即北京金山办公软件股份有限公司 8

12 可修改部门名称选择需要重命名的部门, 在部门名称右侧点击编辑, 或者在子部门列表中找到要重命名的部门, 点击编辑操作, 输入新部门名称, 点击确定, 完成名称修改北京金山办公软件股份有限公司 9

3.1.2.3. 部门排序点击子部门列表上方的排序, 进入排序状态, 可以通过拖动排序或者指定位置对子部门列表中的顺序进行手动调整说明拖动排序 : 用鼠标按住要排序的部门, 上下拖动至预期的位置, 松开鼠标将

13 部门排序点击子部门列表上方的排序, 进入排序状态, 可以通过拖动排序或者指定位置对子部门列表中的顺序进行手动调整说明拖动排序 : 用鼠标按住要排序的部门, 上下拖动至预期的位置, 松开鼠标将部门放置到预期的位置, 即可完成排序 ; 指定位置 : 对于跨页调整顺序的情况, 可采用指定位置的方式, 在排序状态下, 每个部门后方都有一个指定位置的按钮, 点击指定位置, 会弹出下方的弹窗 : 北京金山办公软件股份有限公司 10

14 在指定位置弹窗, 待排序的部门位于弹窗的下方, 可以通过长按鼠标将待排序部门拖拽到预期的位置, 放下之后, 点击确定, 即可完成排序, 点击重置, 可重新选择位置 ; 退出排序状态 : 点击子部门列表上方的退出排序, 或者点击子部门列表之外的区域, 即可退出排序状态删除部门选择需要删除的部门, 在子部门列表上方点击删除, 弹出对话框点击确定, 即可得到删除成功提示当被删除部门内存在成员或下级子部门时, 则无法执行删除部门操作, 提示北京金山办公软件股份有限公司 11

搜索部门通讯录部门列表上方, 提供部门搜索框, 方便管理员快速定位所需管理的部门搜索出来的部门平级列表显示, 部门名称下面显示部门详细路径

15 删除失败, 请先清空部门内的子部门和成员应将该部门下的用户删除或转部门操作 ( 转部门操作参考 : 调整部门 ) 以及其下级部门删除信息见下图 : 搜索部门通讯录部门列表上方, 提供部门搜索框, 方便管理员快速定位所需管理的部门搜索出来的部门平级列表显示, 部门名称下面显示部门详细路径只要部门名称含有搜索关键字就搜索显示出来, 搜索结果高亮显示搜索关键字注 : 管理员只能搜索到权限范围内的部门用户管理添加用户用户的添加方式有 2 种 : 单用户添加与批量导入用户 1) 单用户添加北京金山办公软件股份有限公司 12

16 选择部门, 在右侧区域, 点击用户列表上方的添加, 在弹出的抽屉中按要求输入用户信息, 即可成功添加用户 2) 批量导入用户在组织架构的右侧, 点击批量导入, 功能入口见下图 : 点击批量导入按钮后, 将会跳转到导入界面, 见下图 : 北京金山办公软件股份有限公司 13

17 说明下载模板 : 点击后, 将导入成员的模板下载到本地计算机, 按要求填写要导入的用户信息并保存, 把文件上传即可完成用户导入操作 ; 导出成员列表 : 可以导出目前企业中所有用户的信息, 以便管理员本地调整用户信息, 再上传可达到修改用户信息的目的 ; 其他 : 批量导入数量限制与内容格式要求, 详见操作页面中的描述按要求填写模板文档中的内容后, 点击上传文件, 系统会自动执行检验并展示检验结果, 见下图 : 北京金山办公软件股份有限公司 14

18 说明文件检验结果 : 统计导入信息并展示, 包括可导入总数新增更新已有无效重复等成员数量统计 ; 新增成员 : 当检验到系统中不存在用户时, 会在列表中展示新增成员的信息 ; 更新成员 : 当检验到系统中已存在用户时, 会在列表中显示成员更新后的信息, 并不会执行新增成员确认批量导入成员信息正确无误, 点击导入, 即可完成导入后, 将展示成员的账号与密码信息, 见下图 : 北京金山办公软件股份有限公司 15

19 说明批量导入成员时, 若部门不存在, 系统会自动新增部门 ; 系统已存在用户更新信息操作时, 不对密码进行重新分配 ; 导入成功后, 每位新增用户系统将自动分配一个随机密码, 请管理员记录并告知使用人员即可管理员可点击下载导入结果导出列表, 列表包含成员账号与对应的密码信息, 方便通知各成员若未及时记录并且通知使用人员, 可重置用户密码另行通知, 详见账号管理北京金山办公软件股份有限公司 16

3.1.3.2. 导出用户支持对管理员权限范围内的组织架构进行导出, 入口在组织架构右侧的批量导出按钮 : 3.1.3.3. 调整部门一个用户账户可以对应多个部门的不同职务,

20 导出用户支持对管理员权限范围内的组织架构进行导出, 入口在组织架构右侧的批量导出按钮 : 调整部门一个用户账户可以对应多个部门的不同职务, 当该用户存在多个部门的不同职务时, 均可以在相应的部门中发现该用户的信息调整部门支持批量操作, 可对多个用户进行调整部门操作详细设置步骤见下图 : 北京金山办公软件股份有限公司 17

21 设置成功后, 可以使用页面中的用户搜索功能, 查询用户的信息查询结果见下图 : 北京金山办公软件股份有限公司 18

22 设置主部门每个用户都会有一个主部门, 只有一个部门的用户, 主部门默认为用户所在的部门存在多个部门的用户, 主部门支持设置调整部门 / 编辑用户的时候, 可以查看 / 编辑多部门用户的主部门主部门设置会影响用户的部门信息展示和空间归属等用户排序点击部门用户列表上方的排序, 进入排序状态, 可以通过拖动排序或者指定位置对部门用户列表中的顺序进行手动调整北京金山办公软件股份有限公司 19

23 说明拖动排序 : 用鼠标按住要排序的用户, 上下拖动至预期的位置, 松开鼠标将用户放置到预期的位置, 即可完成排序 ; 指定位置 : 对于跨页调整顺序的情况, 可采用指定位置的方式, 在排序状态下, 每个用户后方都有一个指定位置的按钮, 点击指定位置, 会弹出下方的弹窗 : 北京金山办公软件股份有限公司 20

24 在指定位置弹窗, 待排序的用户位于弹窗的下方, 可以通过长按鼠标将待排序用户拖拽到预期的位置, 放下之后, 点击确定, 即可完成排序, 点击重置, 可重新选择位置 ; 退出排序状态 : 点击部门用户列表上方的退出排序, 或者点击部门用户列表之外的区域, 即可退出排序状态账号管理账号管理提供 4 种功能, 分别为调整部门重置密码排序禁用删除说明调整部门 : 具体操作可见调整部门 ; 重置密码 : 密码输入方式支持 2 种方式, 自定义密码输入与随机生成 ; 排序 : 具体操作可见用户排序 ; 禁用 : 禁用后该账号将不可登录, 并且不会出现在客户端的企业的组织架构中账号禁用后管理后台可重新启用该账号 ; 删除 : 删除后该账号及其名下的数据会被彻底删除, 不可恢复建议删除前先将该账号下的数据转存您也可以使用禁用功能禁止该账号的使用北京金山办公软件股份有限公司 21

25 编辑用户资料点击用户后方的编辑按钮, 弹出编辑用户抽屉, 可自定义客户端显示的个人信息在修改用户显示姓名部门职位工号性别电话手机邮箱地址信息, 其中姓名是必填信息, 其它信息可选输入修改信息完毕点击保存即可北京金山办公软件股份有限公司 22

3.2. 团队管理团队管理页面按照团队类型和状态分为部门团队普通团队和团队回收站, 提供了检索团队指定拥有者恢复团队查看成员功能各个独立的部门 ( 包括部门下的子部门 ) 都会自动生成一个团队, 不需要手动增加 3.2.1.

26 3.2. 团队管理团队管理页面按照团队类型和状态分为部门团队普通团队和团队回收站, 提供了检索团队指定拥有者恢复团队查看成员功能各个独立的部门 ( 包括部门下的子部门 ) 都会自动生成一个团队, 不需要手动增加检索团队在团队管理中, 搜索团队功能可以使用团队名称团队类型创建者拥有者状态几个关键信息组合进来筛选搜索团队, 并对其执行操作指定拥有者在使用指定拥有者功能时, 管理员可以切换团队的拥有者, 人员的选择范围仅局限于该团队的成员, 非当前团队成员不可指定为团队拥有者北京金山办公软件股份有限公司 23

27 支持对部门团队进行批量指定拥有者操作, 通过下载团队列表 (csv 格式 ), 在团队列表中填写拥有者帐号, 拥有者帐号只能填写团队成员的帐号, 再导入团队列表, 实现同时指定多个部门团队的拥有者, 导入完成之后会自动下载导入详情操作如下图所示北京金山办公软件股份有限公司 24

28 查看成员点击团队列表中团队右侧的更多, 在弹出的菜单点点击查看成员可以查看该团队的成员列表如下图恢复团队部门团队是系统根据企业组织架构自动创建的, 因此当一个部门或者子部门北京金山办公软件股份有限公司 25

29 删除时, 对应的团队也会失效当我们需要重新启用团队时, 可以使用恢复团队功能, 需要注意的是, 部门团队恢复之后会变成普通团队普通团队删除后也可使用恢复团队功能恢复团队时, 需要指定一位拥有者才能继续进行恢复操作操作见下图 : 团队恢复后, 拥有者, 登录云文档平台将可以对团队进行管理操作北京金山办公软件股份有限公司 26

待审批列表按时间倒序显示, 已审批 ( 包括通过和拒绝 ) 位于列表底部并且置灰显示页面提供简单检索团队功能, 输入团队名或申请人关键词,

30 3.3. 团队审批系统提供需要审批方可创建团队机制, 可在常规设置中打开设置开关 ( 详见 7.4 常规设置 ), 默认不开启审批打开通讯录 - 团队审批页面, 审批列表显示登录用户权限下可审批所有申请列表, 审批类型包括普通团队和多人聊天两种待审批列表按时间倒序显示, 已审批 ( 包括通过和拒绝 ) 位于列表底部并且置灰显示页面提供简单检索团队功能, 输入团队名或申请人关键词, 可对搜索到相应的审批记录, 包括待审批和已经审批过的管理员可点击查看详情, 根据审批申请说明, 选择通过或拒绝申请通过申请后, 系统才会建立该团队 ; 拒绝申请时需填写拒绝说明, 团队不会创建北京金山办公软件股份有限公司 27

31 4. 云文档 4.1. 空间报表了解企业的云文档空间使用情况, 包括整个企业具体部门具体用户和具体团队的空间使用情况了解企业已使用空间在各个文件类型分布情况部门报表选择需要查看报表的部门, 只支持单选, 选择的部门显示在指定范围内容框中默认勾选包含子部门数据, 勾选时统计的数据都是汇总了其子部门的数据, 取消勾选则只统计的所选部门 ( 直属用户和直属的团队 ) 的数据北京金山办公软件股份有限公司 28

32 第一个饼图展示的是选中部门 ( 勾选包含子部门数据时包括子部门 ) 的云文档空间使用情况 : 总空间 : 所选部门 ( 勾选包含子部门数据时包括子部门 ) 的总分配空间值 ; 用户使用 : 所选部门 ( 勾选包含子部门数据时包括子部门 ) 用户的个人空间总使用大小 ; 团队使用 : 所选部门 ( 勾选包含子部门数据时包括子部门 ) 下的部门团队和普通团队空间总使用大小 ; 剩余空间 : 总空间 -( 用户使用 + 团队使用 ) 第二个饼图展示的是选中部门 ( 勾选包含子部门数据时包括子部门 ) 空间的文件分布情况 : 总使用 : 对应的第一个饼图的 ( 用户使用 + 团队使用 ); 文档 : 文档相关的文件占用的空间 ; 图片 : 图片相关文件占用的空间 ; 音视频 : 音视频文件占用的空间部门报表选择的范围为根节点时, 会多一个饼图为企业空间, 显示的是北京金山办公软件股份有限公司 29

33 企业云文档空间公共空间和预留空间信息, 如下图所示 : 总空间 : 整个企业的空间大小 ; 云文档空间 : 给云文档分配的空间大小 ; 公共空间 : 同空间分配全局配置的公共空间 ; 预留空间 : 同空间分配全局配置的预留空间下方列表显示所选部门及其子部门的空间详情 ( 注 : 仅显示有使用数据的部门 ) 勾选包含子部门数据时, 各项数据均为该部门及其子部门的汇总数据支持导出所选部门及其子部门的空间详情占企业使用比 = 当前部门已使用 / 企业总使用 ;( 注 : 不包含公共空间 ) 使用率 = 已使用 / 分配空间 ; 点击已使用的数据详情入口, 进入当前部门的空间详情页, 显示该部门已北京金山办公软件股份有限公司 30

34 使用空间的文件分布 : 点击用户使用和团队使用的数据旁边显示详情入口, 跳转到用户报表和团队报表的对应结果页 ; 点击使用率数据旁边显示扩容入口, 跳转到空间分配的扩容部门空间的添加扩容部门页面 ( 若当前管理员没有权限则不跳转, 提示权限不足 ) 用户报表用户报表可以通过选择部门或者用户的方式来查看选中用户的空间使用情况部门只支持单选, 用户最多可选择 20 个北京金山办公软件股份有限公司 31

35 文档 : 总使用中文档相关的文件占用的空间 ; 图片 : 总使用中图片相关文件占用的空间 ; 音视频 : 总使用中音视频文件占用的空间 ; 其它 : 总使用中其它类型文件占用的空间下方列表显示的是所选部门下有数据的用户或者所选用户的空间使用详情 ( 注 : 仅显示有使用数据的用户 ) 支持导出用户空间使用列表占部门使用比 = 当前用户已使用 / 所属部门总使用 ;( 注 : 所属部门总使用为汇总了子部门的数据 ) 北京金山办公软件股份有限公司 32

使用率 = 已使用 / 分配空间点击用户报表列表中的已使用旁的详情, 进入用户空间详情页面, 显示该用户已使用空间的文件分布点击使用率旁的自定义空间, 跳转到空间分配的自定义用户空间的添加自定义用户空间页面 ( 若当前管理员没有权限则不跳转, 提示权限不足 ) 4.1.3.

36 使用率 = 已使用 / 分配空间点击用户报表列表中的已使用旁的详情, 进入用户空间详情页面, 显示该用户已使用空间的文件分布点击使用率旁的自定义空间, 跳转到空间分配的自定义用户空间的添加自定义用户空间页面 ( 若当前管理员没有权限则不跳转, 提示权限不足 ) 团队报表团队报表可以通过选择部门或者团队的方式来查看选中团队的空间使用情况部门只支持单选, 团队最多可选择 20 个文档 : 总使用中文档相关的文件占用的空间 ; 图片 : 总使用中图片相关文件占用的空间 ; 音视频 : 总使用中音视频文件占用的空间 ; 北京金山办公软件股份有限公司 33

37 其它 : 总使用中其它类型文件占用的空间下方列表显示的是所选部门下有数据的团队或者所选团队的空间使用详情 ( 注 : 仅显示有使用数据的团队 ) 支持导出团队空间使用列表占部门使用比 = 当前团队已使用 / 所属部门总使用 ;( 注 : 所属部门总使用为汇总了子部门的数据 ) 使用率 = 已使用 / 分配空间点击团队报表列表中的已使用旁的详情, 进入团队空间详情页面, 显示该团队已使用空间的文件分布点击使用率旁的自定义空间, 跳转到空间分配的自定义团队空间的添加自定义团队页面 ( 若当前管理员没有权限则不跳转, 提示权限不足 ) 北京金山办公软件股份有限公司 34

4.2. 空间分配对系统磁盘空间进行分配, 设定部门默认空间, 或自定义用户空间等空间分配页面中, 将鼠标移动到分配项右侧的可显示相关的说明 4.2.1.

38 4.2. 空间分配对系统磁盘空间进行分配, 设定部门默认空间, 或自定义用户空间等空间分配页面中, 将鼠标移动到分配项右侧的可显示相关的说明全局空间分配全局空间分配是对系统总空间各项分配的设置全局空间分配分为三部分 : 总空间分配, 云文档空间分配, 用户团队默认空间全局配置对整个企业生效, 请慎重设置及修改北京金山办公软件股份有限公司 35

39 总空间分配总空间是企业部署中配置文件中的总空间大小总空间分配分为两部分, 公共分配与云文档分配, 剩下未分配的空间称为预留空间公共分配 : 不属于任何部门的公共空间如二级回收站客户端安装包等 ; 云文档分配 : 用户部门的云文档使用空间 ; 预留空间 : 总空间 - ( 公共分配 + 云文档分配 ) = 预留空间预留空间不可编辑, 其值随着总空间公共空间和云文档分配空间的变化自动变化公共分配 + 云文档分配需小于或等于总空间大小, 否则页面提示分配值有误, 需重新输入北京金山办公软件股份有限公司 36

40 云文档空间分配云文档空间会分配给各个部门各个部门最大可用空间 = 每个部门的默认空间 * ( 部门直属的成员数 +1) 设置了部门默认空间数值后, 左下方会即时计算出所有部门总占用空间 ( 按默认值计算 ), 右下方显示剩余空间剩余空间可在剩余空间管理中授予各级部门管理 ( 具体请见剩余空间分配 ) 已授权管理的空间不能再用于调整部门默认空间的增加部分用户团队默认空间用户团队默认可使用的空间上限管理员可通过自定义用户 / 团队空间, 对指定用户 / 团队进行空间大小调整此外, 用户 / 团队实际可用空间还会受到所属部门实际剩余空间的限制, 部门实际可用空间不足时, 即使用户 / 团队的空间未到达其设定的上限, 也无法继续新增内容普通团队可能是多人部门人员, 其空间计算在普通团队拥有者所在的部门北京金山办公软件股份有限公司 37

4.2.1.4. 空间超分系统遵循用户可自主决定是否超分 ( 所有理论分配的空间大于实际磁盘总大小 ) 超分多少的原则总用户的空间 + 总部门团队空间 + 总普通团队默认空间是可以小于也可大于总部门空间实际使用时, 一个部门的用户和团队总的物理使用空间是不能超过所在部门空间上限 ( 部门人数 * 部门默认空间 )

41 空间超分系统遵循用户可自主决定是否超分 ( 所有理论分配的空间大于实际磁盘总大小 ) 超分多少的原则总用户的空间 + 总部门团队空间 + 总普通团队默认空间是可以小于也可大于总部门空间实际使用时, 一个部门的用户和团队总的物理使用空间是不能超过所在部门空间上限 ( 部门人数 * 部门默认空间 ) 文件上传时会进行用户空间与部门空间是否足够的判断, 只有两者都足够情况下才能上传文件, 否会有出现相应错误提示空间不足添加用户添加部门给用户设置多部门都会产生新的空间分配, 如剩余空间不足, 则会出现剩余空间为负的情况, 说明需要给云文档增加空间了出现不足时, 负数处将显示红色字体, 并在本页面的菜单栏显示小红点, 如下图所示 : 北京金山办公软件股份有限公司 38

42 剩余空间分配剩余空间是用于给部门扩容剩余空间大小 = 云文档分配空间 - 所有部门默认空间在剩余空间管理页面中, 列表按照组织架构的层级展示, 拥有相应权限的管理员可对各层部门进行授权空间分配超级管理员要先设置根节点 ( 一般为企业节点 ) 授权管理的剩余空间, 即整个企业从剩余空间可分配多少空间用于部门扩容根部门授权管理的剩余空间也会显示在全局空间管理页面上 ( 上图 ) 北京金山办公软件股份有限公司 39

43 点击某部门, 进入子部门剩余空间管理对应部门拥有剩余空间管理理权限的管理员可以管理分配这些剩余空间点击设置可对每个部门进行分配授权管理剩余空间授权管理的剩余空间可用于给当前部门或子部门扩容, 也可以继续授权一部分 ( 或全部 ) 给子部门进行管理已授权子部门的空间值为授权给下级部门管理的剩余空间之和剩余可授权 = 当前部门管理的剩余空间 -( 已授权子部门的空间 + 当前部门扩容使用的空间 ) 北京金山办公软件股份有限公司 40

44 扩容空间分配部门空间不足时, 可以进行扩容部门可扩容空间是授权管理的剩余空间在扩容部门空间页面中, 点击添加按钮, 打开添加扩容部门页面北京金山办公软件股份有限公司 41

45 点击部门扩容框, 在弹出的窗口选择需要扩容的部门 ( 单选, 可通过右上角搜索框搜索 ), 在扩容空间输入框输入需要扩容的大小 ( 数值单位可选 KB/MB/GB/TB/PB) 输入扩容空间不能超过可用扩容空间点击确定保存点击编辑按钮, 可对已经扩容的部门设置扩容空间 ; 点击删除按钮, 删除对该部门的扩容设置自定义用户空间给某用户分配的空间太多或不够时, 可通过自定义空间调整进入自定义北京金山办公软件股份有限公司 42

46 用户空间页面, 页面显示了所有自定义空间的用户及空间大小点击添加按钮, 选择需要自定义空间的用户, 并输入空间大小 ( 数值精确到 2 位小数 ), 完成后点击确定保存点击编辑按钮, 可调整该用户的自定义空间 ; 点击删除按钮, 取消该用户自定义空间, 该用户空间跟随系统设置大小自定义团队空间给某团队分配的空间太多或不够时, 可通过自定义空间调整进入自定义团队空间页面, 页面显示了所有自定义空间的团队及空间大小部门团队与普通团队都均可自定义空间, 具体操作与自定义用户空间类似, 此处不再赘述北京金山办公软件股份有限公司 43

5. 角色管理 5.1. 角色说明 5.1.1. 超级管理员超级管理员是系统初始化时配置的, 系统只会有一个超级管理员账号, 不可删除超级管理员拥有管理后台所有操作权限, 并能创建修改删除其它角色管理员超级管理员是管理后台的最高权限用户, 其密码不能被其它管理员修改 5.

47 5. 角色管理 5.1. 角色说明超级管理员超级管理员是系统初始化时配置的, 系统只会有一个超级管理员账号, 不可删除超级管理员拥有管理后台所有操作权限, 并能创建修改删除其它角色管理员超级管理员是管理后台的最高权限用户, 其密码不能被其它管理员修改预设管理员角色系统在初始化时会初预设几种管理员角色, 方便用户增加管理员成员除超级管理员外, 预设的管理员角色均可修改角色权限, 并能增加删除管理员成员以下说明预设 4 种管理员角色系统管理员北京金山办公软件股份有限公司 44

48 系统管理员由超级管理员指定, 协助超级管理员管理企业后台, 可对企业用户数据及各项配置进行管理除了不能添加超级管理员和系统管理员, 其它权限等同于超级管理员, 用于协助超级管理员管理相关事务默认角色权限如下图, 超级管理员可修改部门管理员拥有组织架构的管理和团队的管理权限, 用于管理通讯录默认角色权限如下图, 超级管理员可修改策略管理员北京金山办公软件股份有限公司 45

49 功能的策略设定包括空间的默认设置水印设置用户信息设置等权限默认角色权限如下图, 超级管理员可修改日志管理员可以对 WPS 云文档产生的日志进行查看和管理具体内容请查看下文的日志报表模块功能默认角色权限如下图, 超级管理员可修改 5.2. 规则说明超级管理员拥有系统所有权限, 不限任务权限规则的限制除了超级管理员外, 系统中其它角色 ( 如系统管理员部门系统员 ) 均可修改权限或删除, 角色下的管理员 ( 账号 ) 也可以添加删除, 并对不同管理员设北京金山办公软件股份有限公司 46

50 定不同的管理范围如为每个部门负责人均设定为部门管理员, 但只管理范围仅限于于该部门在增加 / 修改管理员管理范围时, 注意以下两点只有拥有全局权限范围的角色管理员, 才允许在添加角色时选择全局权限有管理员相关操作权限, 但权限范围不是全局时, 不能管理带有全局权限角色的管理员简单来说, 就是如若某管理员的权限范围不是整个公司 ( 如下图 ), 即不能对全局权限进行修改全局权限有 : 安全文档文档溯源设置北京金山办公软件股份有限公司 47

51 5.3. 添加新角色为更灵活分配及管理权限, 可添加新的管理员角色, 配置不同管理员在角色管理页面, 点击左上方的添加新角色, 跳转至添加新角色页面在页面中输入角色名称, 选择角色权限, 点击确定即可添加一种角色角色名称 : 角色名长度不能超过 30 个字符, 且只能输入中文英文与数字北京金山办公软件股份有限公司 48

52 角色名不能与存在角色重名 ; 角色权限 : 至少需选择一项权限勾选了上级权限, 下级权限自动全选 ; 注 : 带表示该权限有管理范围属性, 管理范围在添加用户为该角色时可设置 5.4. 管理角色在角色列表中点击需的角色右侧按钮, 打开角色管理菜单, 可查看角色权限编辑角色与删除角色 ; 查看角色权限打开角色权限窗口, 查看该角色拥有的权限北京金山办公软件股份有限公司 49

53 编辑角色打开编辑角色权限页面, 进行该角色名称与权限修改具体操作和规则请见添加新角色删除角色删除角色需要先删除该角色中的所有管理员, 否则删除角色失败 5.5. 添加管理员点击需要添加的角色管理员, 打开管理员列表在页面上方点击添加按钮, 打开添加管理员页面北京金山办公软件股份有限公司 50

54 添加用户 : 打开选择用户窗口, 选择一位用户作为该角色管理员管理范围 : 打开选择部门窗口, 选择该管理员当前角色管理的部门, 可多选至少选择个部门角色权限 : 点击查看可打开查看该角色的角色权限管理范围的部门信息显示在下面的方框中, 部门显示完整路径, 点击右侧叉号, 可移除该部门选择完成, 点击确定按钮, 添加当前角色管理员北京金山办公软件股份有限公司 51

55 5.6. 管理员列表点击某一角色, 打开管理员列表列表显示当前角色所有管理员, 及其姓名账号权限范围查对管理员进行编辑和移除编辑 : 打开编辑管理员页面操作与添加管理员一致 ; 移除 : 将该用户多当前管理员角色移除移除后该用户不再拥有当前管理员角色所设定权限, 并非删除该用户账号在角色管理页面右上方, 可点击导出按钮将当前用户可查看的所有管理员导出 cvs 文件, 格式以下 : 列表信息包括管理的角色类型姓名账号部门与权限范围北京金山办公软件股份有限公司 52

6. 日志报表 WPS 云文档中所有功能模块的日志会记录在云文档管理后台的日志报表功能模块中, 管理员可以查看日志信息日志报表模块中对日志的查看提供了检索自定义统计导出结果等功能, 管理人员可以根据日志结果, 更准确地了解用户的使用情况安全文档的使用动态协同工作的监控等等, 通过日志信息可以清晰掌握企业的信息 6.1.

56 6. 日志报表 WPS 云文档中所有功能模块的日志会记录在云文档管理后台的日志报表功能模块中, 管理员可以查看日志信息日志报表模块中对日志的查看提供了检索自定义统计导出结果等功能, 管理人员可以根据日志结果, 更准确地了解用户的使用情况安全文档的使用动态协同工作的监控等等, 通过日志信息可以清晰掌握企业的信息 6.1. 日志查看与使用云文档日志团队操作日志后台操作日志登录日志 4 个子模块中提供的界面元素基本一致, 在此仅以团队操作日志进行说明具体操作步骤为 : 在云文档管理后台, 点击日志报表 - 团队操作日志说明搜索 : 可通过用户名操作时间操作类型操作所在团队以及操作所在平台进行日志的检索 ; 自定义统计 : 目前支持 2 种统计目标, 分别为用户统计与操作类型北京金山办公软件股份有限公司 53

57 统计 ; 导出结果 : 将日志结果导出为 csv 文件 ; 信息结果列表 : 展示了团队具体操作以及相关信息, 精准地定位到某个用户, 某个时间, 做了哪些操作, 从而对协同工作中的事件进行监管如点击日志报表模块中的 - 后台操作日志, 直接跳转到后台操作日志的对应功能中, 在此不作重复描述操作类型云文档日志报表提供各类操作日志, 其中云文档日志共 25 种 : 打开文件, 上传文件, 下载文件, 编辑文件, 删除文件 ( 夹 ), 移动文件 ( 夹 ), 复制文件 ( 夹 ), 新建文件 ( 夹 ), 预览文件, 重命名文件 ( 夹, 开启分享链接, 关闭分享链接, 修改分享链接, 打开分享链接, 下载分享链接, 设置文件权限, 删除文件权限, 预览历史版本, 下载历史版本, 删除历史版本, 恢复历史版本, 备注历史版本, 还原删除文件, 彻底删除文件, 清空回收站团队操作日志共 13 种 : 新建团队, 添加成员, 移除成员, 修改团队公告, 修改团队名, 设为管理员, 设为成员, 设为访客, 设为拥有者, 删除团队, 退出团队, 申请团队, 删除申请记录后台操作日志数十种 : 添加部门, 重命名部门, 部门排序, 删除部门, 添加企业成员, 设置部门, 导入企业成员, 重置密码, 用户排序, 禁用账号, 启用账号, 删除账号, 成北京金山办公软件股份有限公司 54

58 员列表导出, 指定团队拥有者, 恢复团队, 设置分享链接默认权限, 关闭分享链接, 设置存储节点, 删除二级回收站文件, 恢复二级回收站文件, 添加密级关键词, 删除密级关键词, 添加服务号, 删除服务号, 编辑服务号, 停用服务号, 启用服务号, 通过团队申请, 拒绝团队申请, 团队创建需要审批, 添加角色, 删除角色, 编辑角色, 添加管理员, 移除管理员, 编辑管理员, 预览设置, 上传客户端, 更新客户端, 下载客户端, 升级设置, 空间分配 - 全局配置, 空间分配 - 剩余空间管理, 空间分配 - 扩容部门空间, 空间分配 - 自定义用户空间, 空间分配 - 自定义团队空间, 使用范围设置, 设置单个文件历史版本数量上限,WPS 中打开文档显示水印, 连续输错密码启用验证码, 连续输错密码锁定账号, 自动登录, 管理后台长时间无操作自动退出登录, 密码复杂度设置, 密码更换周期, 修改团队成员默认权限, 插件使用范围设置, 团队申请的审批人只能从最近归属管理员中选择, 企业信息设置, 个人信息设置, 账号系统设置, 日志导出, 导出空间报表自定义统计关于日志的统计, 目前 WPS 云文档管理后台提供了自定义统计的功能, 生成简单的报表, 供日志管理员查看具体操作步骤为 : 在云文档管理后台, 点击日志报表 - 团队操作日志 - 自定义统计北京金山办公软件股份有限公司 55

59 目前提供了 2 种统计方式, 根据需求选择即可, 见下图 : 如选择操作类型统计后, 点击确定, 可跳转到自定义统计页面北京金山办公软件股份有限公司 56

60 说明筛选条件 : 展示在结果的筛选条件, 表明自定义统计是在该筛选条件下进行数据统计的统计目标 : 展示选择的统计目标类型操作类型 ; 统计结果 : 展示操作类型操作次数与所占的比例, 从占比可以更加清晰的了解用户主要的操作信息 ; 导出统计结果 : 将自定义统计结果导出为 csv 文件, 方便管理员对数据的进一步使用北京金山办公软件股份有限公司 57

61 7. 设置设置功能模块提供了企业的设置相关功能, 包括企业信息设置账号系统设置组织架构可见性设置使用范围设置客户端管理常规设置等仅超级管理员与企业管理员才能进行设置 7.1. 企业信息设置超级管理员或企业管理员可以修改企业信息具体操作步骤为 : 在云文档管理后台, 点击设置 - 企业信息设置 - 修改授权用户数 : 授权企业用户数量, 不可手动修改 ; 激活用户数 : 服务运行后累计的登录激活用户数, 不同手动修改 ; 当企业激活用户数大于授权用户数时, 在激活用户数右侧将显示相关提示, 菜单上也会显示小红点提醒北京金山办公软件股份有限公司 58

62 7.2. AD 域设置与同步当企业拥有自己的帐号系统, 可以通过配置帐号系统, 来实现自有帐号登录云文档目前 WPS 云文档管理后台支持 AD 域帐号系统的直接配置 ( 如果是和自有帐号系统则需要在部署阶段完成对接 ) 具体操作步骤为: 在云文档管理后台, 点击设置 - AD 域设置与同步 AD 域配置说明根据实际情况填写域信息组织信息用户信息三个主要的内容, 点击保存, 保存成功之后即可完成账号对接 ; 北京金山办公软件股份有限公司 59

63 配置信息支持修改 ; 帐号同步配置好 AD 帐号系统后,AD 的组织架构会显示在帐号同步中的 AD 域组织架构 ; 勾选要同步的部门, 即可自动同步或者立即同步该部门 ; 自动同步支持设置同步的频率和时间, 设置好之后系统会自动在设置的时间同步 AD 中选中的组织架构, 设置窗口如下图所示 ; 北京金山办公软件股份有限公司 60

64 点击立即同步, 则管理后台立即同步 AD 中选中的组织结构 ; 同步 AD 帐号系统会产生记录 ( 保留最近一个月的记录, 最多 100 条 ), 记录支持查看操作者和同步详情, 支持下载详情, 如下图 ; 7.3. 组织架构可见性设置 WPS 云文档提供两个类型的策略来设置组织架构的可见性, 其中包含默认策略与自定义策略具体操作步骤为 : 在云文档管理后台, 点击设置 - 组织架构可见性设置说明默认策略 : 组织结构设置默认为企业所有成员可以看到整个企业的组织架构 ; 北京金山办公软件股份有限公司 61

65 自定义策略 : 允许管理员新建编辑删除策略详见新建策略 ; 新建策略在云文档管理后台, 点击设置 - 组织架构可见性设置 - 新建策略左图为 : 点击授予对象的 + ; 右图为可见范围的 + 说明授予对象 : 可为单个成员, 也可为部门 ; 可见范围 : 授予对象在云文档客户端中可以看到的组织架构范围注 : 用户所在的部门为其默认可见的部门, 不受组织架构可见性策略的限制 ; 单条策略中的授予对象和可见范围, 每项最多可添加 10 个, 超出时请分多条策略添加 ; 北京金山办公软件股份有限公司 62

66 用户有多个可见策略时, 该用户的可见范围为两个策略可见范围的并集, 即每个策略中的范围都是可见的 7.4. 常规设置预览设置出于安全的考虑, 文件实现了在线预览时是否允许打印允许复制显示水印的配置开关, 有利于文档安全管理显示水印开关默认关闭详见下图 : 点击移动端在线预览显示水印或 PC 端在线预览显示水印所在行的设置, 弹出移动端水印设置或 PC 端水印设置页面可以根据情况, 设置移动端和 PC 端在线预览状态下文字水印及各类型文字水印 : 用户自定义预览时显示的文字水印, 最长可输入 20 个字符 ; 账号 : 打开预览文件的用户账号 ; 时间 : 打开预览文件的日期 ; 姓名 : 打开预览文件的用户姓名 ; IP: 打开预览文件的用户的电脑 IP 地址 ; 单位 : 打开预览文件的用户单位 ; 北京金山办公软件股份有限公司 63

67 部门 : 打开预览文件的用户部门 ; 云文档出于磁盘空间考虑, 管理后台可设置单个文件的历史版本数量上限, 以保存最近 M 个历史版本 (M 为设定的上限值 ) 点击云文档 -- 单个文件历史版本数量上限右侧修改可对历史版本数量进行修改可输入之间的数值北京金山办公软件股份有限公司 64

68 审批管理在审批管理中打开团队创建需要审批时, 在客户端创建团队时填写审批申请, 管理员需在管理后台审批通过后方可创建团队团队创建需要审批开关默认关闭审批操作请见 3.3 团队审批目录权限默认权限设置提供设置团队目录权限的默认值, 新建团队的目录权限将跟随默认权限部门团队和普通团队分开设置默认权限修改之后, 所有团队根目录权限在默认情况下, 成员角色遵守的权限也会跟项改变已自定义的目录权限不受默认默认权限修改而变化北京金山办公软件股份有限公司 65

69 分享链接默认权限设置在管理后台设置分享链接的默认权限设置, 客户端在分享文件时将默认使用此处的权限设置所有未开启分享链接的文件 / 关闭链接的文件, 开启分享链接时赋予管理后台设置好的默认权限点击修改按钮, 打开分享链接默认权限窗口分享范围在链接设置窗口中, 可通过设置分享范围, 限定文挡的范围权限在分享范围配置项, 点击获得链接的本企业成员或获得链接的任何人获得链接的本企业成员 : 本企业成员可通过链接获得文挡获得链接的任何人 : 没有限制, 通过链接, 任何人都通过链接获得文挡 ; 北京金山办公软件股份有限公司 66

70 设置权限类型在链接设置窗口中, 可通过设置权限类型, 限定文挡使用权限在权限类型配置项, 点击查看 / 查看 / 下载和查看 / 下载 / 编辑查看 : 通过链接预览文件, 不能下载文件 ; 查看 / 下载 : 通过链接预览文件和下载文件到本地 ; 查看 / 下载 / 编辑 : 可查看 / 下载文件, 可在线编辑文件并保存 ; 链接有效期设置文件分享的有效时间, 默认永久有效可选择有效时间 1 小时 /6 小时 /1 天 /7 天和 30 天, 文件分享超过有效期时, 分享链接将过期失效可下载次数在链接设置窗口中, 可限定分享文件的可下载次数默认为无限次下载, 可点击窗口下方可下载次数右侧是蓝色字无限次, 在输入框中填写允许下载的次数, 最大限制次数为 100 万次如该文件下载次数达到设定的可下载次数上限, 分享的文件将不再允许下载在客户端中显示的个人信息设置开关, 可控制客户端中显示用户的哪些信息默认打开部门, 职位, 性别, 电话, 手机以及邮箱, 其他字段默认关闭详细信息开关见下图 : 北京金山办公软件股份有限公司 67

71 北京金山办公软件股份有限公司 68

一登录 crm Mobile 系统 : 输入 ShijiCare 用户名和密码, 登录系统, 如图所示 : 第 2 页共 32 页

一登录 crm Mobile 系统 : 输入 ShijiCare 用户名和密码, 登录系统, 如图所示 : 第 2 页共 32 页第 1 页共 32 页 crm Mobile V1.0 for IOS 用户手册一登录 crm Mobile 系统 : 输入 ShijiCare 用户名和密码, 登录系统, 如图所示 : 第 2 页共 32 页二 crm Mobile 界面介绍 : 第 3 页共 32 页三新建 (New) 功能使用说明 1 选择产品第 4 页共 32 页 2 填写问题的简要描述和详细描述第 5 页共

目录 1. 简介 文档目的 登录 版本号 管理员 切换管理员角色 重置密码 下载使用手册 概况 通讯录 组织结构..

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