Desktop Messaging User Guide for Microsoft Outlook

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1 NN CS

2 归档状态 : 标准 文件版本 : 文件日期 : 保留所有权利 加拿大印刷 本指南内容如有更改, 恕不另行通知 保留因工程 制造工艺的提高而更改设备设计或组件的权利 在 CallPilot 与其服务器 交换机或系统之间传送数据和呼叫消息的进程为 专有 除非使用前已经过 的特别书面授权, 否则任何使用这些数据和传输进程的行为都将被视为违反用户许可 任何违反许可将此进程或相关硬件组件的任意部分用作其它用途的行为都将导致许可立即终止, 保留向此种侵权行为要求正当赔偿的权利 下面几页显示了 及第三方公司的商标 : *Nortel Nortel 徽标 Globemark Unified Networks BNR CallPilot DMS DMS-100 DMS-250 DMS-MTX DMS-SCP DPN Dualmode Helmsman IVR MAP Meridian Meridian 1 Meridian Link Meridian Mail Norstar SL-1 SL-100 Succession Supernode Symposium Telesis 和 Unity 为 的商标 3COM 为 3Com Corporation 的商标 ACCENT 为 Accent Software International Ltd 的商标 ADOBE 为 Adobe Systems Incorporated 的商标 AMDEK 为 Amdek Corporation 的商标 AT&T 为 American Telephone and Telegraph Corporation 的商标 ATLAS 为 Quantum Corporation 的商标 ATRIA 为 Pure Atria Corporation 的商标 BLACKBERRY 为 Research in Motion Limited 的商标 CASEWARE 为 Caseware International, Inc. 的商标 CONTINUUS 为 Continuus Software Corporation 的商标 CRYSTAL REPORTS 为 Seagate Software Inc. 的商标 DEFINITY 为 Avaya Inc. 的商标 DIALOGIC INTEL 和 VOICEBRIDGE 为 Intel Corporation 的商标 DIVX 为 DivXNetworks, Inc. 的商标 EUDORA 和 QUALCOMM 为 Qualcomm, Inc. 的商标 etrust 和 InoculateIT 为 Computer Associates Think Inc. 的商标 DIRECTX EXCHANGE.NET FRONTPAGE INTERNET EXPLORER LINKEXCHANGE MICROSOFT MI CROSOFT EXCHANGE SERVER MS-DOS NETMEETING OUTLOOK POWERPOINT VISUAL STUDIO WINDOWS WINDOWS MEDIA 和 WINDOWS NT 为 Microsoft Corporation 的商标 GROUPWISE 和 NOVELL 为 Novell Inc. 的商标 HITACHI 为 Hitachi Limited 的商标

3 LOGITECH 为 Logitech, Inc. 的商标 LUCENT 为 Lucent Technologies, Inc. 的商标 MATRA 为 Matra Hachette 的商标 MCAFFEE 和 NETSHIELD 为 McAfee Associates, Inc. 的商标 MYLEX 为 Mylex Corporation 的商标 NET2PHONE 为 Net2Phone, Inc. 的商标 NETOPIA 为 Netopia, Inc. 的商标 NETSCAPE COMMUNICATOR 为 Netscape Communications Corporation 的商标 NOTES 为 Lotus Development Corporation 的商标 NORTON ANTIVIRUS 和 PCANYWHERE 为 Symantec Corporation 的商标 POWERQUEST 为 PowerQuest Corporation 的商标 PROMARK 和 RHOBOT 为 DMI Promark, Inc. 的商标 QUICKTIME 为 Apple Computer, Inc. 的商标 RADISYS 为 Radisys Corporation 的商标 ROLM 为 Siemens ROLM Communications Inc. 的商标 SLR4 SLR5 和 TANDBERG 为 Tandberg Data ASA 的商标 SONY 为 Sony Corporation 的商标 SYBASE 为 Sybase, Inc. 的商标 TEAC 为 TEAC Corporation 的商标 UNIX 为 X/Open Company Limited 的商标 US ROBOTICS US ROBOTICS 徽标 SPORTSTER 为 US Robotics 的商标 WINAMP 为 Nullsoft, Inc. 的商标 WINRUNNER 为 Mercury Interactive Corporation 的商标 WINZIP 为 Nico Mark Computing, Inc. 的商标

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5 目录 如何获得帮助 7 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 9

6 6 目录

7 如何获得帮助 本部分介绍了如何获得 Nortel 产品和服务帮助 从 Nortel 网站获得帮助获得 Nortel 产品技术支持的最佳途径是访问 Nortel 技术支持部门的网站 : 您可以从此站点快速访问软件 说明文档 公告和工具, 以解决 Nortel 产品问题 具体来说, 您可通过此站点 : 下载软件 说明文档和产品公告 搜索技术支持部门网站和 Nortel 知识库以获得技术问题答案 注册以获得有关 Nortel 设备新软件和文档的自动通知 建立并管理技术支持案例 致电 Nortel 解决方案中心获得帮助如果您未能在 Nortel 技术支持网站上找到所需信息, 但您拥有 Nortel 技术支持合同, 则可以致电 Nortel 解决方案中心获得帮助 在北美地区, 请拨打 NORTEL ( ) 在北美以外地区, 请访问以下网站以获得您所在地区的电话号码 : 使用快速路由代码获得帮助要访问某些 Nortel 技术解决方案中心, 您可以使用快速路由代码 (ERC) 快速将您的呼叫路由至 Nortel 产品或服务专家 要找出适用于您的产品或服务的 ERC, 请访问 :

8 8 如何获得帮助 从 Nortel 分销商或经销商处获得帮助如果您从分销商或经授权的经销商处购买了 Nortel 产品的服务合同, 请联系该分销商或经销商的技术支持人员

9 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 Nortel 公司的 CallPilot* 是一种高级商务通信系统, 它具有优越的灵活性, 可以满足您广泛的消息传送需求 您可以在您的电话或计算机上使用 CallPilot 其桌面消息传送功能使您能够通过 Microsoft Outlook 电子邮件轻松访问 CallPilot 邮件箱 这里, 我们将向您介绍一些把 CallPilot 应用于电子邮件的途径 : 收听语音消息 查看和打印传真消息 录制和发送语音消息 创建和发送传真消息, 包括批处理传真 转发和答复语音兼传真消息 联系消息发件人 添加消息选项, 如 紧急 或 保密 发送消息之前对其进行拼写检查 向消息添加语音 传真或文本文件附件 向本地和远程服务器上的 CallPilot 用户以及非 CallPilot 地址发送消息 从消息中启动即时消息传送会话 创建个人分发列表 更改您的 CallPilot 密码 访问基于网络的 My CallPilot 以查看用户信息并更改您的功能设置 本指南中提及的部分功能可能不可用于您的 CallPilot 邮件箱 有关详细信息, 请参阅桌面消息传送联机帮助中的功能可用性主题, 或者咨询您的管理员

10 10 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 使用入门关于本指南本用户指南介绍了如何配合 Microsoft Outlook 电子邮件使用 CallPilot 您需要 指南中出现的相关说明及屏幕抓图提供了如何将 CallPilot 应用于电子邮件的一般信息 取决于您的计算机的操作系统 所用的 Outlook 版本以及 CallPilot 邮件箱的可用功能, 具体信息可能会有所不同 桌面消息传送还带有联机帮助 要访问此帮助, 请在 Outlook 帮助菜单中指向 CallPilot 桌面消息传送, 然后单击帮助主题 开始使用 CallPilot 之前, 您需要系统管理员帮助确保为 CallPilot 正确配置电子邮件帐户 您的计算机必须根据以下要求进行设置 : 安装了 CallPilot Player 以播放和录制语音消息 安装了 Nortel 传真驱动程序以创建传真 Microsoft Outlook 2002 (XP) Microsoft Outlook 2003 或 Microsoft Outlook 2007 Windows 2000 Professional Windows XP Professional 或 Windows Vista 拥有 256 色 800 x 600 监视器 拥有 15 兆字节的可用磁盘空间以安装软件 拥有声卡和扬声器以在计算机上播放语音消息 计算机上连接有麦克风, 或者计算机附近装配有电话, 以供录制语音消息 CallPilot 服务器上连接有 LAN( 以太网 ) ISDN ADSL 或拨号调制解调器, 以供访问 CallPilot 消息 对于 My CallPilot 访问 : 对于 Windows: Windows 需要使用 Internet Explorer 6.0 和 7.0 Firefox 2.0 对于 Macintosh: Macintosh OS X 需要使用 Safari 对于 Linux: Mozilla 1.7.x Firefox 2.0 要获得最新支持版本的更新, 请与您的 CallPilot 管理员联系

11 登录 11 登录 您登录 Outlook 电子邮件帐户时, 将同时登录 CallPilot 桌面消息传送系统 第一次登录桌面消息传送系统时, 软件会提示您选择想要存储 CallPilot 消息的位置 ( 如果提供了此选项 ) 选项包括 : 您的电子邮件收件箱, 以将您的 CallPilot 消息和您的常规 Outlook 电子邮件合并在一起 独立的 CallPilot 收件箱, 以将您的 CallPilot 消息与常规 Outlook 电子邮件分开存放 您可以在第一次登录后随时更改此位置 有关详细信息, 请参阅更改用来投递 CallPilot 消息的收件箱 从 Microsoft Outlook 登录 1 打开您的 Microsoft Outlook 电子邮件帐户 出现 CallPilot 登录对话框 2 在邮件箱框中, 键入或选择您的邮件箱号码 3 在密码框中, 键入此邮件箱的密码 4 如果您想要 CallPilot 自动登录, 可选中记住密码复选框 5 单击确定 附注 : 请勿在共享计算机上选中记住密码复选框 6 如果您是第一次登录, 软件可能会提示您为 CallPilot 消息选择收件箱, 然后为 CallPilot 通讯簿选择下载选项 根据需要回复系统提示 登录时, 将显示您的 Outlook 窗口 新 CallPilot 消息 ( 如果有 ) 将显示在您指定的收件箱中 注销 退出 Microsoft Outlook 时, 您将自动从 CallPilot 系统注销

12 12 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 远程登录您可以从任意计算机登录邮箱, 但这些计算机安装和配置 CallPilot 的方式必须与您的办公室计算机相同 例如, 您可以使用配置为可供访客访问的计算机, 或通过拨号连接至服务器的家用计算机 处理您的 CallPilot 消息如果在已安装 CallPilot 的情况下打开电子邮件,CallPilot 消息将在您第一次登录时选择的收件箱中显示 附注 : 在某些站点, 您可能无法选择收件箱, 而是由您的 CallPilot 管理员为您指定收件箱位置 检查新消息 附注 : 如果您选择了电子邮件收件箱, 即使不选择使用独立的 CallPilot 桌面消息传送文件夹, 它也会包含在邮件文件夹列表中 这只是临时的, 当您关闭并再次打开 Outlook 时, 将不再显示 CallPilot 桌面消息传送文件夹 收到新消息时, 任务栏通知区域的 CallPilot 消息等待提示符将变为红色, 通知您有新消息 有关使用消息等待提示符或如何打开或关闭它的更多提示, 请参阅使用消息等待提示符 新消息显示为粗体 打开消息要打开 CallPilot 消息, 请双击消息行的任意区域 请参阅播放语音消息和查看传真消息

13 播放语音消息 13 删除消息 要删除收件箱中的 CallPilot 消息, 请单击消息将其选中, 然后单击工具栏上的删除图标 您还可在打开的 CallPilot 消息中单击删除图标 已删除的消息将移至已删除项目文件夹 注销或单击退出 Outlook 时, 已删除项目文件夹中的 CallPilot 消息将无需确认而立即被删除 将 CallPilot 消息标记为已读或未读在您的收件箱中, 未读消息会显示为粗体文本, 而已读消息则显示为纯文本 您可以使用快捷方式菜单将消息标记为已读或未读 这些更改也会影响您的消息等待提示符 例如, 如果没有未读消息, 而您又将其中一条消息标记为未读, 则您的消息等待提示符将会重新打开 1 在您的收件箱中, 选择一个或多个消息 ( 按住 Ctrl 键可选择多个消息 ) 2 右击选中的消息, 然后单击标记为未读或者标记为已读 Outlook 中的编辑菜单也提供了这些选项 您可以从 CallPilot Player 更改某个消息的状态, 选择编辑 > 标记为未读 整理消息要整理消息, 您可以在 Outlook 中创建新的 CallPilot 文件夹, 并将消息移到这些文件夹中 只要新文件夹与收到的 CallPilot 消息位于相同的 Outlook 文件夹中, 当您通过电话或 My CallPilot 登录时就可以访问它们 如果您将 CallPilot 消息移至 PST 文件夹, 则无法再通过电话或 My CallPilot 访问它们 播放语音消息 当您打开纯语音消息时, 将出现 CallPilot Player 在混合语音 传真或文本消息中, 单击语音图标可打开 CallPilot Player 下图显示 CallPilot Player 上用于处理语音消息的控制

14 14 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 选择使用电话或计算机播放语音消息您可以选择在电话或计算机上播放语音消息 要更改播放方式, 或更改 CallPilot 拨打的电话号码, 请参阅更改音频设置 您还可以单击 CallPilot 上的电话或计算机图标更改设置 在电话上播放消息 1 要播放语音消息, 请选择电话作为播放方式, 然后双击收件箱中的消息, 当电话响铃时应答电话即可 2 使用 CallPilot Player 上的按钮播放或停止消息 快退或快进, 或联系发件人 3 收听完之后, 挂机并关闭消息 在计算机上播放消息 1 要播放语音消息, 请选择计算机作为播放方式, 然后双击收件箱中的消息 消息将通过计算机扬声器或耳机播放出来 2 使用 CallPilot Player 上的按钮播放或停止消息 快退或快进 调节音量和速度, 或联系发件人

15 编制语音消息 15 3 收听完后, 关闭消息 查看传真消息 附注 : 要接收传真, 您的 CallPilot 管理员必须为邮件箱启用传真功能 查看传真消息 1 双击收件箱中的传真消息 当您打开纯传真消息时, 将显示传真图像 在混合语音 传真或文本消息中, 单击传真图标可查看传真 2 查看传真时, 您可以对传真执行放大或缩小图像 旋转 移动 打印 删除 保存 转发及回复操作, 还可向已保存的文件添加语音注释 3 收听完后, 关闭消息 编制语音消息您可以在计算机或电话上录制语音消息, 然后以处理电子邮件的方式指定语音消息的地址并将其发送 录制并发送语音消息

16 16 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 1 在收件箱中, 单击工具栏上的新 CallPilot 消息按钮 此时将使用 CallPilot Player 显示 CallPilot 消息 附注 : 如果 CallPilot Player 尚未打开, 可以在新消息窗口中, 单击工具栏中的电话图标将其打开 2 选择录制语音消息的方式 : 在 CallPilot Player 面板中, 单击电话或计算机图标 3 要开始录制, 请单击红色的录制按钮 4 执行以下操作之一 : 如果您在计算机上录音, 请使用麦克风录制消息 单击停止以结束录音 单击播放以检查录音 要添加录音, 请单击录音, 重新留言, 然后单击停止 如果您在电话上录音, 请在电话响铃时应答 听到提示音后, 开始录制您的消息 单击停止以结束录音 单击播放以检查录音 5 要输入消息地址, 请单击送至 或在送至框中键入符合格式的地址 有关输入地址的选项更多信息, 请参阅输入消息地址 6 如有需要, 可以添加主题行 附件和选项 请参阅为消息添加附件和设置消息选项 7 在工具栏上, 单击发送消息图标

17 编制传真和文本消息 17 将新创建的语音消息另存为文件 1 在新消息中录制消息 2 在文件菜单上, 单击另存为 3 在文件名框中键入文件的名称, 选择要保存文件的文件夹, 4 单击保存 将语音文件另存为 VBK 文件 在向非 CallPilot 用户发送消息时,CallPilot 可自动将 VBK 文件转换为 WAV 文件 请参阅更改邮件传送设置 编制传真和文本消息创建并发送单个传真消息要创建传真文件, 您的 CallPilot 邮件箱必须已启用传真功能 CallPilot 传真收件人必须在其计算机上具有查看传真的传真功能 如果您的收件人通过电话访问消息, 则他们只有通过打印才能够查看传真 您还可以将您的传真发送至传真机 1 启动要用于创建传真的应用程序, 例如 Microsoft Word 打开或创建的文档的宽度必须不能超过 8.5 英寸 (21.5 厘米 ) 允许使用多页文档 2 准备好文档后, 在文件菜单中选择打印, 或其它任何可以打开对话框允许您选择打印机的选项 3 从打印机列表中, 选择 Nortel Fax 4 单击确定或打印, 或其它任何将文件发送至您选择的打印机的选项 此时将出现编制传真对话框

18 18 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 5 在发送传真前, 您可以重复 1 至 4 添加更多文档 您还可以使用编制传真对话框中的选项以包括封面 预览传真并将传真另存为文件以备以后传送 6 选择相应的发送方式选项 要发送简单传真, 请在传真机框中键入传真机号码或 CallPilot 邮件箱号码 ( 请在 CallPilot 邮件箱号码前添加 m, 例如 m7366), 在主题文本框中键入主题, 然后单击发送 要将传真作为新建 CallPilot 消息的附件发送, 请在发送方式下选择用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统, 然后单击发送 此时将出现附有传真文件的新消息窗口 7 从 CallPilot 电子邮件或通讯簿中为消息输入地址 请参阅输入消息地址 8 如有需要, 可以添加主题行 附件和选项 请参阅为消息添加附件和设置消息选项 9 单击发送消息图标 创建并发送文本消息 1 在收件箱中, 单击工具栏上的新 CallPilot 消息图标

19 创建并发送批处理传真消息 19 2 单击工具栏中的新文本消息图标 3 在消息中键入或粘贴纯文本 4 为消息输入地址并添加主题 5 单击发送消息图标 创建并发送批处理传真消息要向多个收件人发送自定义 CallPilot 传真消息, 您可以使用 Microsoft Word 邮件合并, 然后将打印作业发送至 Nortel 传真批处理打印机 您必须熟知 Microsoft Word 邮件合并功能才可以使用此功能 请查阅您的 Microsoft Word 文档 请注意,CallPilot 传真批处理功能仅适用于安装了 Nortel 传真批处理打印驱动程序的 CallPilot 桌面和 Web 用户 要将邮件合并应用于 CallPilot, 您需要主文档 ( 您要发送给收件人的文件 ) 及一个数据源文档 ( 包含收件人信息, 如姓名和传真号码 ) 您的 CallPilot 桌面消息传送安装包含了一个示例 Microsoft Word 数据源文档 (Data.doc) 和一个示例 Microsoft Word 主文档 (Sample.doc) 访问并修改示例数据源文档 Data.doc 文件包含有一个按列组织的 Microsoft Word 表, 每一行对应一个收件人 示例中存在以下列标题 : ToFax ToName DelReceipt Del Type ToCompany 和 ToPhone 您可以修改或删除这些列标题, 也可以添加新列 列标题名称充当了标记的作用, 可插入主文档中用于自定义传送给各个收件人的传真, 或指导 CallPilot 处理传真 1 转至 \Program Files\Nortel\CallPilot\fax 目录, 并打开 Data.doc 文件

20 20 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 2 根据需要添加新列或减去现有列 为新列选择一个有意义的列标题名称 3 在各个列标题下添加需要的数据 您可以使用任意可用方式创建数据源以填充 Microsoft Word 表, 包括从现有文件导入信息 如果您使用邮件合并实用程序 ( 即, 单击 Microsoft 邮件合并帮助器数据源部分中的编辑 ) 编辑收件人列表, 系统将打开数据表单窗口并列出数据源表中的所有条目 您可以在此窗口中添加 删除 修改或搜索记录 您在数据源文件中添加或修改的列标题会自动显示在此窗口中 请注意,ToFax 框是 CallPilot 唯一的必选框 ToFax 文本框中支持下列参数和字符 : 最长支持 120 个字符的传真号码 支持 0 至 9 之间的数字字符 如果需要停顿, 可使用大写或小写字母 P 和逗号 支持井号 (#) 支持普通电话号码符号, 如左右圆括号和破折号 支持空格 M 放在 CallPilot 邮件箱号码前时, 表示邮件箱地址, 不区分大小写 其它文本框均为可选项, 用于自定义或指导 CallPilot 处理传真 三个特定 CallPilot 文本框及其参数如下所示 : ToName: 传真收件人的姓名, 最长可达 256 个字符 DelReceipt: 使用此标记, 当传真传送至收件人时, 您的 CallPilot 邮件箱中将收到 CallPilot 消息形式的送达回执 如果 DelReceipt 文本框设置为 1, 则将生成送达回执 如果 DelReceipt 设置为

21 创建并发送批处理传真消息 21 0, 则不生成该收件人的送达回执 如果 DelReceipt 文本框为空, 或 Data.doc 文件中不存在此字段, 则不生成送达回执 DelType: 此文本框用于为各个收件人设置传送优先级 如果 DelType 文本框设置为 0 或留空 ( 亦或 Data.doc 文件中不存在 DelType 文本框 ), 消息将标记为 正常 发送 如果 DelType 设置为 1, 则消息将标记为 经济 发送 如果 DelType 设置为 2, 则消息将标记为 紧急 发送 如果传送给非 CallPilot 收件人的消息设置为 经济 发送类型, 则将按照 CallPilot 服务器定义的计划对其执行 经济 发送 请注意, 发送至 CallPilot 邮件箱的消息将不受 经济 指定的影响, 仍将作为 正常 消息传送 系统会立即发送标记为 正常 或 紧急 的消息 My CallPilot 或桌面消息传送客户端中将显示 紧急 状态图标, 且 CallPilot 电话接口中将出现语音提示指明消息为紧急 如果向非 CallPilot 地址发送紧急消息, 消息将被视为 正常 消息 4 更新表格后, 请保存所有更改 通常, 您需要在此处为您的数据文件提供一个唯一的名称, 但在以后的中, 将使用 Data.doc 作为名称 5 关闭文档 现在, 您可以通过 Microsoft 邮件合并将 Data.doc 文件用作数据源 访问并修改示例主文档 Sample.doc 文件是 Microsoft Word 主文档的一个示例 使用 Microsoft Word 从 \Program Files\Nortel\CallPilot\fax 目录中打开 Sample.doc 文件 此文档包含了与示例 Data.doc 文件中的字段对应的标记字段 您可以将示例 Data.doc 作为传真模板, 或用于练习目的 如果您要在 Data.doc 中修改列标题名称, 您必须同时在主文档中进行修改 第一页主文档的首页是特殊页, 不会成为最终传真的一部分 安装的 Sample.doc 中首页已正确设置

22 22 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 此页的目的是为了提供一个位置以将数据源中的信息映射至自定义传真文档 要通知 CallPilot 这是一个传真批处理文件, 并防止此页成为传真的一部分, 必须在此页上显示两个特殊控制代码 : $SOJ$ 作业开始, 通知传真驱动程序开始处理, 可放置在首页的任意位置 /zz 从此页开始, 防止第一页成为传真消息的一部分, 可放置在第一页的任意位置 CallPilot 软件可以从文档的首页检索到传真号码 此外,CallPilot 软件还可以检索收件人姓名, 送达回执及传送类型 ( 如果存在于首页上 ) /tp /dr /tn /dt 传真号码, 用于输入消息地址 此文本框为必选项 送达回执, 可以针对不同的收件人启用或关闭 此文本框为可选项 收件人姓名, 如果缺少传真号码或号码无效, 则用该字段来识别 Nortel 传真批处理状态对话框中的记录 此文本框为可选项 传送类型, 用于标记消息是 正常 经济 还是 紧急 发送 此文本框为可选项 要完成此页, 必须使用邮件合并插入功能在 /tp 控制符后插入传真号码列标题 ( 即,<<ToFax>>) 另外, 可在 /dr 控制符后插入 送达回执 列标题 ( 即,<<DelReceipt>>), 可在 /tn 控制符后插入 收件人姓名 文本框 ( 即, <<ToName>>), 可在 /dt 控制符后插入 传送类型 文本框 ( 即,<<Del Type>>)

23 创建并发送批处理传真消息 23 附注 : 所有传真批处理控制符均区分大小写 作为一项高级传真编址功能, 用户还可以修改单一列中的所有数据, 而无需实际修改数据源文件 例如, 如果某个现有数据源表包含了大量收件人传真号码, 但不包括外部访问号码 9, 则可以通过对文档首页上的控制符做如下修改, 将此号码添加至所有传真号码 : /tp9<<tofax>> 在本示例中, 数字 9 将在传真批处理期间添加至各个电话号码的开头 数据源将保持不变, 并可以在不需要 9 即可进行外部访问的其它位置使用 第二页创建数据源文档及主文档首页后, 您就可以开始对传真执行自定义操作 附注 : 页面的宽度必须等于或小于 8.5 英寸 您可以使用所有数据源列标题标记来自定义文档 下面是如何使用 Sample.doc 文件的一个示例 :

24 24 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 在此示例中, 将针对每个收件人对文档进行自定义 您可以使用 Microsoft Word 邮件合并实用程序将数据源列标题插入文档中 完成主文档自定义后, 即可将文档与 Data.doc 文件中的信息合并 有关将数据源字段插入文档的更多详细信息, 请查阅您的 Microsoft Word 邮件合并帮助 将数据源文档中的数据合并入主文档准备好将数据源文档中的数据合并到主文档中后, 请执行下列 : 1 从 Microsoft Word 的工具菜单中启动邮件合并 视您使用的 Microsoft Word 版本而定, 邮件合并 项可能位于不同的菜单标题下 a. 在 Office XP 中, 选择工具 > 信函与邮件 > 邮件合并向导 b. 在 Office 2000 中, 选择工具 > 邮件合并 c. 在 Office 2007 中, 选择邮件 > 启动邮件合并 > 邮件合并循序渐进向导 2 验证当前是否选定了 Sample.doc 作为主文档, 选定了 Data.doc 作为数据源 3 选择合并到打印机, 然后从出现的打印对话框中选择 Nortel 传真批处理驱动程序 附注 : 确保未将 Microsoft Word 设置为反顺序打印 4 单击 打印 对话框中的确定, 启动传真批处理进程 合并文档后, 数据源文件中的数据值将被合并到主文档中的适当标记位置, 并为各个收件人创建单独的传真 TIF 文件 CallPilot 软件将输入传真文件地址并将其传送至服务器 CallPilot 服务器将传真发送至收件人 打印进程启动后, 将显示打印状态对话框 每当一个页面被转换为 TIF 文件, 页码都会相应增加 由于首页已跳过, 所以此页将不包括在计数内 例如, 如果要将一份三页传真发送给十个收件人, 对话框将显示 正在打印第 1 页, 正在打印第 2 页 等, 直至 正在打印第 20 页 由于每份文档的首页均被跳过, 所以只会打印 20 页 如果创建传真图像时或传真地址存在问题, 这些问题将显示在单独的 Nortel 传真批处理状态 对话框中 :

25 使用自定义传真封面 25 系统会检查缺少传真地址或传真地址格式不受支持之类的错误 ; 但是, 如果传真号码的格式无效, 将无法识别错误传真号码之类的错误 不过, 如果传真号码错误, 将会向用户的 CallPilot 邮件箱传送一条未发送通知 单击确定, 批处理进程将结束且不发送任何传真 您必须纠正传真地址并重新提交作业 如果所有传真和地址均已正确创建, 系统将在输入传真地址并将其传送至 CallPilot 服务器时显示一个对话框 Nortel 传真批处理状态对话框可以指明批处理作业的状态 如果您在作业完成前单击此对话框中的取消按钮, 系统将会显示另一个对话框提示您确认取消 如果您选择是, 则所有临时文件都将被删除, 且进程终止, 但所有已传送至 CallPilot 服务器的传真仍会被发送 如果在传送传真时出现问题, 系统将显示一个类似下面内容的对话框 : 如果您选择是, 系统将尝试重新向服务器发送传真 如果您选择否, 系统将跳过当前的传真, 并开始处理列表中的下一个传真 跳过的传真将不被发送 如果您选择取消, 系统将显示另外一个对话框, 提示您确认取消 如果您选择是, 则所有临时文件都将被删除, 且进程终止 所有已传送至 CallPilot 服务器的传真仍将被发送 如果您选择否, 系统将再次显示前面出现的故障对话框, 让您进行其它的选择 所有传真都提交至服务器后, 将会出现一个确认对话框 使用自定义传真封面您可以选择给传真添加封面 通常由服务器管理员设计和管理这些封面 您可以选择所需的封面样式 ( 如果有多种可供选择 ) 使用这些工具创建的封面包含下列信息 : 发件人信息 : 职位姓名部门公司

26 26 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 电话号码 传真号码 收件人信息 : 职位姓名部门公司 页数 发送日期和时间 封面备忘录部分 电话号码 传真号码 在传真消息中附带封面在 CallPilot 桌面消息配置对话框 ( 转至工具 > CallPilot 桌面消息传送 > 配置 ) 的邮件选项卡上, 有一个标记为转发传真时附带封面的选项 默认情况下, 已清空此选项 如果选择此选项, 您可以从可用封面列表中选择并设置默认封面 使用浏览按钮选择存储封面的位置 默认位置为 : \Program Files\Nortel\ CallPilot \cvrpages 选择要附带的封面当您在 CallPilot 传真消息窗口中发送传真消息时, 会出现一个带有添加和修改选项的封面菜单

27 使用自定义传真封面 27 添加菜单显示可用的现有封面列表 选择一个封面, 然后单击确定 修改菜单可用于显示当前的封面内容并允许您进行修改 从修改窗口中, 您还可以预览当前的封面 如果启用转发传真时附带封面选项,CallPilot 将把所选封面添加至传真 封面将作为第一个附件显示于附件列表 ( 左侧窗格 ) 中 附件视图 ( 右侧窗格 ) 仅包含封面的封面备忘录部分 您可以在此处添加所需的任何附加信息

28 28 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 Nortel 传真打印机驱动程序窗口您可以使用 Nortel 传真打印机驱动程序窗口通过 CallPilot 桌面消息传送客户端 ( 如 Microsoft Outlook) 或 QuickFax 功能发送传真消息 QuickFax 允许您直接从打印对话框发送传真 如果您选择使用 CallPilot 桌面消息传送客户端发送传真, 则可以从 CallPilot 自定义窗口中选择封面 如果您选择将传真发送至特定目标 ( 例如, 传真机 ), 则封面文本框将变为活动状态, 您可以浏览并选择封面或从列表中选择 随后您可以修改封面内容 您还可以从列表中选择无封面选项, 不附加封面 请注意, 您也可以在主题框中附加主题行 主题行信息会显示在传真的电子邮件部分, 但不会显示在传真硬稿上 修改和预览封面您可以从 CallPilot 自定义窗口或 Nortel 传真打印机驱动程序应用程序预览当前的封面并修改其内容

29 使用自定义传真封面 29 单击预览查看封面的当前状态 首次访问此页面时,CallPilot 桌面消息传送将尝试根据先前输入的数据填写来自部分 尽管来自信息已经填好, 但您可以对其进行更改 在送至部分, 传真文本框始终为只读状态 如果使用自定义窗口中的信息填写封面, 则姓名文本框将为只读 在这种情况下,CallPilot 将使用收件人的姓名自动填写姓名文本框 如果您使用传真打印机驱动程序, 则此文本框将留空, 您可以完成填写

30 30 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 如果从传真打印机驱动程序使用封面,CallPilot 桌面消息传送将计算页数, 并将此信息输入页数框 当您使用自定义窗口时, 页数框将留空 在任一情况下, 您都可以修改此框 默认情况下, 已发送框使用当前的时间和日期 此框也可编辑 备忘录部分将与自定义窗口的备忘录部分同步 附注 : 备忘录文本框的最大长度为 2500 个字符 其它封面文本框的最大长度为 30 个字符 使用呼叫目录启动呼叫您可以使用呼叫目录功能呼叫 Microsoft Outlook 的所有通讯簿中的任何一个联系人 其中包括全局通讯簿 Outlook 联系人和 CallPilot 通讯簿 使用呼叫目录启动呼叫 1 在您的收件箱中, 单击呼叫目录按钮 此时将显示选择姓名对话框 2 从显示名称来源列表中, 选择您要搜索的通讯簿 附注 : 在 Outlook 2007 中, 此列表标记为通讯簿

31 联系消息发件人 31 3 在键入名称或直接从列表中选择框中, 您可以键入一个人的部分姓名或全部, 以在通讯簿中进行查找, 如上图所示 附注 : 在 Outlook 2007 中, 此框标记为搜索 4 从名称列表中, 选择一个人的姓名, 然后点击确定 此时将出现联系人对话框, 列出了通讯簿条目中您选择的人的任何电话号码 附注 : 如果 CallPilot 没有找到任何有效的电话号码, 则将视客户端而定, 仅显示联系人的电子邮件地址或姓名 由于无法拨打电子邮件地址或姓名, 所以您必须在确认号码框中手动输入联系人的完整电话号码 如果您想要保存键入的号码, 则选定记住更改复选框 5 在可用目的地框中, 选择您要呼叫的号码 6 验证号码正确之后, 单击呼叫 7 电话铃响时接听 CallPilot 将立即呼叫消息发件人 联系消息发件人您可以通过电话呼叫替代录音消息回复 CallPilot 或 Microsoft Outlook 电子邮件消息 如果消息发件人是从 Microsoft Exchange 服务器发出消息, 则地址已知, 因为地址已经在通讯簿中列出 如果消息发件人是从外部 SMTP 服务器发出消息, 则无论发件人是否已在您的通讯簿中列出, 发件人在收件箱和 CallPilot 窗口中均显示为未知

32 32 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 已知地址时联系消息发件人 1 在 CallPilot 或 Microsoft Outlook 收件箱中选择一则消息 2 单击联系发件人按钮 此时将出现联系人对话框, 列出通讯簿条目中包含的发件人的任何电话号码 附注 : 如果 CallPilot 没有找到任何有效的电话号码, 则将视客户端而定, 仅显示联系人的电子邮件地址或姓名 由于无法拨打电子邮件地址或姓名, 所以您必须在确认号码框中手动输入联系人的完整电话号码 如果您想要保存键入的号码, 则选定记住更改复选框 3 在可用目的地框中, 选择您要呼叫的号码 4 验证号码正确之后, 单击呼叫 5 电话铃响时接听 CallPilot 将立即呼叫消息发件人 为消息添加附件在发送消息前, 您可以向其附加一个或多个语音 传真或文本文件 您可以给 CallPilot 收件人发送 VBK 或 WAV 格式的语音文件 ; 如果发送给非 CallPilot 用户, 则 CallPilot 可以自动将 VBK 文件转换为 WAV 文件 请参阅更改邮件传送设置 传真文件必须为 TIFF-F 格式 文本文件必须为 TXT 格式 给消息粘贴附件 1 在新 CallPilot 消息窗口中, 单击粘贴附件图标 2 在打开对话框中, 浏览并选择您要附加的文件 3 单击打开以附加文件并返回至新 CallPilot 消息

33 转发和答复消息 33 设置消息选项在发送消息前, 您可以设置处理和传送选项 设置消息选项 1 在新消息窗口上, 根据需要选择发送 敏感度 读邮件和送达回执选项 对于发送, 选择紧急或经济, 或保留设置为正常 对于敏感度, 选择保密, 或者保留设置为公共 请注意, 当您发送标记为保密的消息时, 如果收件人是非 CallPilot 用户, 他们可以将消息转发给其它人 此外, 系统将不会通知非 CallPilot 系统收件人邮件的保密设置 在您的消息中, 请向收件人说明此消息为保密消息 要获得送达确认, 请选定读邮件 ( 已读回执 ) 要求确认收件人已打开消息 选定送达回执要求确认收件人已收到消息 2 照常继续编制消息 输入消息地址并发送消息 转发和答复消息您可以转发消息并附加简介 您还可以编写消息答复消息发件人, 或答复消息发件人及全部收件人 转发或答复消息 1 在一个打开的消息中, 单击答复 答复所有人或转发消息图标 2 在新消息窗口中, 编制语音 传真或文本消息 3 像新消息一样为转发的消息输入地址 答复时系统将自动填入地址 4 如有需要, 您可以添加附件 设置选项或更改主题行

34 34 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 5 单击发送消息图标 附注 : 您的管理员可以阻止转发至外部电子邮件地址的消息 设置消息转发您可以转发 CallPilot 消息至另一个 CallPilot 邮件箱或外部电子邮件地址 要执行此操作, 您必须创建和启用消息转发规则, 该规则是一组定义转发什么消息和转发至哪里的标准 设置消息转发 启用消息转发规则后, 您可以访问接收到的满足其它位置标准的所有消息, 如 Internet 邮箱或掌上电脑 (PDA) 语音消息可以按接收它们时的格式或转换为 WAV 格式进行转发 您或您的 CallPilot 管理员都可以创建消息转发规则 要亲自创建, 您必须使用 My CallPilot; 不过, 您可以通过桌面消息传送 My CallPilot 或使用电话启用和禁用 ( 选项 8-5-1) 1 在电子邮件收件箱中, 选择工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 2 单击邮件选项卡 3 要打开 My CallPilot, 请单击配置消息转发规则项 4 如果 My CallPilot 的消息转发规则配置页没有自动显示, 请执行以下操作 : a. 登录 My CallPilot b. 单击 CallPilot 功能选项卡, 然后单击消息转发规则项 5 配置消息转发规则 有关逐步说明, 请参阅 My CallPilot 桌面消息传送系统用户指南 (NN ) 启用或禁用消息转发在您启用或禁用消息转发规则之前必须首先对其进行配置 如果您要自行配置, 请参阅上述, 或者要求您的 CallPilot 管理员帮您配置 安全起见, 您必须亲自启用和禁用 您可以使用下列或使用电话 ( 选项 8-5-1) 在 My CallPilot 的桌面消息传送中执行此操作

35 输入消息地址 35 附注 : 如果您打开了匿名登录选项, 则将无法使用桌面消息传送软件启用或禁用消息转发规则 ( 要进行检查, 转至工具 > CallPilot 桌面消息传送 > 配置, 然后单击高级 ) 1 在电子邮件收件箱中, 选择工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 2 单击邮件选项卡 3 选择或清除启用消息转发规则复选框 输入消息地址您可以从 CallPilot 通讯簿中为 CallPilot 消息选择地址, 或从 Outlook 的其它可用通讯簿中选择地址 您还可以手动输入消息地址 服务器上的 CallPilot 通讯簿由您的组织进行维护, 它包含了您可以使用的 CallPilot 用户地址和分发列表 您不可以编辑此列表 如果您脱机工作 ( 没有与 CallPilot 服务器连接 ), 则可以将 CallPilot 通讯簿下载到计算机上 有关详细信息, 请参阅更改通讯簿设置 从其它联网 CallPilot 服务器访问 CallPilot 地址如果您的站点有多个 CallPilot 服务器, 则您的 CallPilot 管理员可以扩展 CallPilot 通讯簿以包括网路服务器上 CallPilot 用户的地址, 此外还可以包括本地服务器上的地址 如果您不需要此展开列表, 可以将您的 CallPilot 地址簿配置为仅包括本地服务器上的地址 有关详细信息, 请参阅更改通讯簿设置 从通讯簿中输入消息地址 1 在新 CallPilot 消息中, 单击送至 2 在显示名字列表中, 选择您要使用的通讯簿, 例如 CallPilot 通讯簿 附注 : 在 Outlook 2007 中, 此列表标记为通讯簿

36 36 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 3 在键入名称或直接从列表中选择框中, 您可以键入一个人的部分或全部姓名, 以在通讯簿中进行查找 4 选择地址 5 单击送至 附注 : 在 Outlook 2007 中, 此框标记为搜索 6 如有需要, 可以选择附加地址, 然后单击送至 抄送或暗送 7 选择地址后, 请单击确定返回至 CallPilot 消息 手动输入消息地址 1 在新 CallPilot 消息中, 将地址直接键入送至框 将地址括在方括号中 正确手动输入地址格式的示例 [CALLPILOT: @na12345.us.nortel.com] 有关正确输入地址格式的详情, 请参阅 CallPilot 电子邮件地址的要求格式或传真和电话号码的要求格式

37 输入消息地址 37 添加 CallPilot 地址到 Outlook 联系人您可以将 CallPilot 地址添加到您的 Outlook 联系人中 您可以选择通过在收件人姓名末尾添加单词 CallPilot 来区分 CallPilot 地址和一般电子邮件地址 1 在 Microsoft Outlook 中, 打开地址簿 2 单击新地址图标 附注 : 在 Outlook 2007 中, 单击文件 > 新地址 3 单击新联系人, 然后单击确定 此时将显示未命名 - 联系人对话框 以下是 Outlook 2003 的示例 4 根据需要填写对话框, 并且注意以下事项 : CallPilot 使用以下字段的信息 : 电子邮件地址 : 电子邮件, 电子邮件 2, 电子邮件 3 电话号码 : 助理, 商务, 商务 2, 车牌, 住宅, 住宅 2, ISDN, 移动电话, 其它 传真号码 : 商务传真, 住宅传真, 其它传真

38 38 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 有关格式的详细信息, 请参阅 CallPilot 电子邮件地址的要求格式或传真和电话号码的要求格式 如果电子邮件框中含有 Microsoft Exchange Server 或 CallPilot 地址,CallPilot 则会忽略所有传真和电话号码 电子邮件地址与传真 / 电话号码 CallPilot 可以搜索 CallPilot 地址或 Microsoft Exchange Server 地址的联系人信息 如果两种地址均未提供,CallPilot 使用的地址和号码则取决于消息是语音 传真 文本消息还是混合格式的消息 消息类型 使用的地址和号码 语音 如果同时提供了电子邮件地址和电话号码,CallPilot 会提示您选择其一 如果只提供了电子邮件地址,CallPilot 会将消息发送到此地址 如果只提供了电话号码, 则会出现一个对话框, 提示您验证号码, 然后 CallPilot 会将语音消息发送到此号码 传真 如果同时提供了电子邮件地址和传真号码,CallPilot 会提示您选择其一 如果只提供了电子邮件地址,CallPilot 会将消息发送到此地址 如果只提供了传真号码, 则会出现一个对话框, 提示您验证号码, 然后 CallPilot 会将消息发送到此号码 文本 CallPilot 会将消息发送至电子邮件地址 ( 如果有 ) 混合语音 / 传真或语音 / 文本 CallPilot 会将消息发送至电子邮件地址 ( 如果有 ) 附注 : 如果没有提供相应的地址或号码,CallPilot 会向您发送一则未发送通知, 提示您无法发送此消息 验证电话和传真号码原始电话或传真号码可以包含任意字母数字字符, 包括特殊拨号前缀 ( 如国际号码前加拨的 +) 或者缩写 ( 如表示内部呼叫的 ESN) 但是, 您必须修改 CallPilot 收件人对话框的确认号码文本框中的选定号码以确保发送成功 修改后的号码仅能包括下列字母数字字符 : 数字字符 数字分隔符 ( ) - 停顿字符 Pp,

39 输入消息地址 39 井号 # 空格 桌面消息发送软件尝试记住您所作的更改, 使您无需在每次使用相同电话或传真号码时重新输入 请注意, 拨打任意电话或传真号码的权限可能受 CallPilot 服务器的限制 另请注意, 只有在使用 CallPilot 消息窗口时才可以搜索电话或传真号码 标准电子邮件窗口不会搜索这些号码 如果标准电子邮件窗口中的收件人文本框中没有 CallPilot 或电子邮件地址, 系统将针对该收件人生成未发送通知 将发件人或收件人添加到 Outlook 联系人使用快捷菜单, 您可以快速将发件人或收件人添加到您的 Outlook 联系人 如果 CallPilot 消息的发件人或收件人不是您的 Outlook 联系人, 则姓名会显示为未知 1 在一则打开的 CallPilot 消息中, 右击您要添加至 Outlook 联系人的发件人或收件人 2 单击添加至联系人 3 键入此人姓名和任何您想记录的附加信息 4 单击保存并关闭 新联系人则会添加到您的联系人列表 更新发件人或收件人的现有联系信息如果您想更改 Outlook 联系人中已经存在的某个人的联系信息, 可以通过快捷菜单在打开的消息中快速完成此操作 1 在一则打开的 CallPilot 消息中, 单击您要在 Outlook 联系人中更新的发件人或收件人 2 单击更新现有联系人 3 在可用联系人列表中, 单击所要的姓名, 单击确定, 4 然后可以对联系人信息作出更改 5 单击保存并关闭

40 40 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 6 在发现重复的联系人对话框中, 选择您希望如何处理重复的联系人信息, 然后单击确定 CallPilot 电子邮件地址的要求格式如果您选择在电子邮件文本框中输入 CallPilot 地址, 则必须遵循下面的格式输入地址 : [CALLPILOT:XXXXYYYY@ZZZZ] 其中 : XXXX = VPIM 网络快捷方式 YYYY = CallPilot 邮件箱号码 ZZZZ = CallPilot Server FQDN( 服务器和域名 ) 例如, 假设 us.nortel.com 域中 VPIM 网络快捷方式为 的 CallPilot 服务器 na12345 包含邮件箱 1212 则邮件箱的 CallPilot 地址为 : [CALLPILOT: @na12345.us.nortel.com] 传真和电话号码的要求格式如果选择在联系人字段中输入传真或电话号码, 则必须输入字母数字字符串 支持停顿符号 (P p,) 和井号 (#) 传真地址的要求格式为 : [CALLPILOT:FAX=XXXX@ZZZZ] 语音消息地址的要求格式为 : [CALLPILOT:VOICE=XXXX@ZZZZ] 其中 : XXXX = 电话或传真号码 ZZZZ = CallPilot Server FQDN( 服务器和域名 ) 有效传真和电话号码格式的示例如下 : [CALLPILOT:1212@na12345.us.nortel.com] [CALLPILOT:(416) @na12345.us.nortel.com] [CALLPILOT:(416) ,1212@na12345.us.nortel.com] [CALLPILOT:(416) p1212@na12345.us.nortel.com] [CALLPILOT:(800) #123123@na12345.us.nortel.com]

41 选择用来投递 CallPilot 消息的收件箱 41 Microsoft Outlook 支持商务 住宅 汽车等电话和传真联系号码 部分联系号码不受支持 请注意, 联系号码是 Microsoft Outlook 的一项功能 ;CallPilot 桌面消息传送系统无法隐藏或更改不支持的项目 支持和不支持的号码如下所示 : 有效的语音联系号码 : 助理 ; 商务 ; 商务 2; 汽车 ; 住宅 ; 住宅 2; ISDN; 移动电话 ; 其它 有效的传真联系号码 : 商务传真 ; 住宅传真 ; 其它传真 不支持的联系号码 : 回呼 ; 公司 ; 寻呼机 ; 主要 ; 无线电 ; 电报 ; 以及 TTY/TDD 个人分发列表您可以使用两种类型的个人分发列表 (PDL): CallPilot 个人分发列表, 可通过 My CallPilot 或电话创建 本地分发列表, 可通过 Outlook 联系人创建 请注意, 此类型不可以通过电话访问 使用现有 CallPilot 个人分发列表您可以使用在 My CallPilot 或您的电话上创建的 CallPilot 个人分发列表输入消息地址 在 Outlook 中, 从 CallPilot 通讯簿中选择这些列表 在 Outlook 中创建个人分发列表您可以采用创建电子邮件个人分发列表的相同方式在 Outlook 中创建 CallPilot 个人分发列表 创建一个列表后, 它会显示在您的 Outlook 联系人中, 使您可以选择列表来输入消息地址 您不可以从电话或 My CallPilot 访问在 Outlook 中创建的列表 有关在 Outlook 中创建个人分发列表的信息, 请参阅 Outlook 联机帮助 选择用来投递 CallPilot 消息的收件箱您可以选择将 CallPilot 消息发送至 独立的 CallPilot 收件箱, 以将您的 CallPilot 消息与常规 Outlook 电子邮件分开存放 您的电子邮件收件箱, 以将您的 CallPilot 消息和您的常规 Outlook 电子邮件合并在一起 比较下面两张图, 了解两个选项的区别

42 42 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 独立收件箱中的 CallPilot 消息 Outlook 收件箱中与常规电子邮件合并的 CallPilot 消息 第一次登录桌面消息传送系统时, 如果您有选择收件箱的权限, 软件将会提示您选择您的收件箱 ; 但是, 您可以通过以下随时更改收件箱的位置 更改 CallPilot 消息的投递收件箱 1 在收件箱中, 从工具菜单中选择 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 2 单击邮件选项卡 3 在投递到列表中, 选择您希望将 CallPilot 消息投递到的收件箱 4 如果您选择电子邮件收件箱, 且希望可以使用非 Nortel 媒体播放器收听 Outlook Web Access 中的语音消息, 请选定将收到的语音消息转换为 WAV 复选框

43 使用即时消息传送 43 5 单击确定 6 关闭然后重新打开 Outlook, 以使更改生效 关于合并 CallPilot 消息和 Outlook 电子邮件以下是合并 CallPilot 消息和 Outlook 电子邮件的一些提示 : 如果您的 Outlook 电子邮件收件箱驻留在 Microsoft Exchange 服务器上, 您就可以使用其它一些 Outlook 功能, 如 在 Blackberry 设备上接收 CallPilot 消息通知 使用 Outlook Rules Wizard 管理您的 CallPilot 消息 在基于 Web 的电子邮件客户端中查看 CallPilot 消息, 如 Outlook Web Access 附注 : 必须运行 Outlook 才能使用这些功能 如果出现消息同步延迟 (CallPilot 服务器和您的 Microsoft Exchange 服务器之间 ), 您可以将 Microsoft Exchange 服务器设置为缓存 Exchange 模式以减少延迟 在此模式中, 服务器会在计算机上存储一份收件箱的复件 有关在何处设置此选项的说明, 请参阅 Outlook 联机帮助 附注 : 只有 Outlook 2003 或更高版本才提供缓存 Exchange 模式 因为您已选择了不使用 CallPilot 桌面消息传送收件箱, 所以此收件箱将不会显示在您的邮件文件夹列表中 在某些情况中, 此收件箱可能仍会显示在列表中, 但实际上已被禁用 使用即时消息传送通过使用即时消息传送功能, 您可以通过 Microsoft Windows/MSN Messenger 和 Nortel 多媒体 PC 客户端 (MCS 5100) 从 CallPilot 或电子邮件消息中启动即时消息传送会话 如果双方都拥有有效的 MCS 5100 (Nortel 多媒体 PC 客户端 ) 帐户或在 Windows/MSN Messenger 中支持下列任一种服务, 您就可以与其它用户开始即时消息传送连接 : NET Passport 服务 (Windows/MSN Messenger) SIP 通讯服务 (Windows Messenger) Exchange 即时消息传送服务 (Windows Messenger) 配置这些服务没有什么特殊要求 您必须根据 Windows/MSN Messenger 的要求配置这些帐户 对于 MCS 5100 上的 SIP 通讯服务, 您必须拥有一个已配置且功能完整的 Nortel 多媒体 PC 客户端才能使用其即时消息传送功能

44 44 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 激活 CallPilot 桌面消息传送中的即时消息传送功能 1 在电子邮件收件箱中, 选择工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 2 在通用选项卡上, 选择要使用的即时消息应用程序 选项包括 : 使用 Windows/MSN Messenger 使用 Nortel 多媒体 PC 客户端 3 关闭然后重新打开 Outlook, 以使更改生效 从打开的 CallPilot 消息中使用即时消息传送您可以在打开的 CallPilot 消息中启动即时消息传送会话 1 在打开的 CallPilot 消息中, 单击工具栏上表示您要使用的即时消息传送软件的图标 : 如果消息发件人处于联机状态, 则将启动即时消息会话 如果没有联机, 则显示联系人对话框 2 单击即时消息传送软件的选项卡 此选项卡将显示 Windows/MSN Messenger 应用程序的联系人列表, 或 Nortel 多媒体 PC 客户端应用程序的好友列表 3 选择并验证即时消息传送地址, 或键入正确的登录名 4 单击发送开始会话 附注 : 工具栏上的即时消息传送图标可显示不同的颜色, 这取决于发件人的联机状态 :

45 使用消息等待提示符 45 联机 脱机 Windows/MSN Messenger 不能确定状态或 发件人登录名 联机 脱机 Nortel 多媒体 PC 客户端 (MCS 5100) 不能确定状态 或发件人登录名 即时消息传送图标的工具提示还将显示发件人的登录名和联机状态 ( 如果此信息可用 ) 从 Microsoft Outlook 中使用即时消息传送 1 在您的收件箱中, 选择一封电子邮件 2 在工具菜单上, 选择 CallPilot 桌面消息传送 > 联系发件人 CallPilot 将检索消息发件人的 CallPilot 地址, 然后显示联系人对话框 3 单击即时消息传送软件的选项卡 此选项卡将显示 Windows/MSN Messenger 应用程序的联系人列表, 或 Nortel 多媒体 PC 客户端应用程序的好友列表 4 选择并验证即时消息传送地址, 或键入正确的登录名 5 单击发送开始会话 使用消息等待提示符桌面消息传送带有消息等待提示符 (MWI), 它以听筒图标的形式出现在屏幕右下角 Windows 任务栏或系统盘 消息等待提示符将通知您是否有新消息并向您提供对收件箱的快速访问 红色的听筒图标表示您有新消息 : 消息等待提示符图标外观会发生变化, 为您提供服务器连接的额外信息, 如下所示 :

46 46 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 配置消息等待提示符使用 CallPilot MWI 配置对话框执行以下操作 显示或隐藏消息等待提示符 启用或禁用其弹出式气球文本 控制气球文本停留在屏幕的时间 1 在 Windows 任务栏上, 右击消息等待提示符图标 2 单击 CallPilot MWI 配置 此时将出现 CallPilot MWI 配置对话框 附注 : 前三个框 ( 服务器 VPIM 网络快捷方式和邮件箱 ) 仅供参考, 它们呈低亮显示 ; 如果您要更改这些框中的信息, 可以通过工具 > CallPilot 桌面消息传送 > 配置在通用选项卡上访问它们 3 如果您想要打开 My CallPilot 并以双击图标的方式播放最新消息, 请确保 My CallPilot URL 框包含正确的 URL 为使此生效, 您必须连接至 CallPilot 5.0 或更高版本的服务器 咨询 CallPilot 管理员以获得正确 URL 通常,URL 以以下格式之一出现 : address/mycallpilot/ 4 要显示或隐藏消息等待提示符图标, 请选择或清空在任务栏上显示 MWI Icon 复选框

47 更改邮件箱设置 47 附注 : 如果隐藏了图标, 然后又想再次显示, 请从 Windows 开始菜单中, 选择程序 > Nortel > CallPilot MWI Icon 此时图标将显示在任务栏中 5 要启用或禁用气球文本, 请选择或清空显示弹出气球提示达 x 秒复选框 您也可以更改气球文本出现在屏幕中的秒数 6 要保存更改, 请单击确定 使用消息等待提示符以下是有关使用消息等待提示符的一些有用提示 : 要显示邮件箱号码 服务器地址和收件箱等待消息的数量, 将鼠标指针放在图标上 右击图标可显示一个快捷方式菜单, 其中含有用于执行以下操作的选项 : 打开 My CallPilot( 如果在消息等待提示符的配置设置中定义了 My CallPilot 的 URL) 配置消息等待提示符 登录或注销 CallPilot 邮件箱 退出消息等待提示符使其不再出现 要打开 My CallPilot 中最新的 CallPilot 消息, 双击消息等待提示符图标 更改邮件箱设置查看或更改您的 CallPilot 访问设置 附注 : 如果无效, 请确保 My CallPilot URL 框中的 URL 是 CallPilot MWI 配置对话框中的正确 URL 要打开此配置, 请右击消息等待提示符图标, 然后单击 CallPilot MWI 配置 1 在电子邮件收件箱中, 选择工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 通用选项卡显示您当前的访问设置

48 48 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 2 根据需要作出更改, 然后单击确定 更改 CallPilot 密码您的 CallPilot 密码与电话中使用的密码相同 1 重复之前过程中的 1, 然后单击更改密码 2 在旧密码框中键入当前密码 3 在新密码文本框中键入新密码 4 在再次输入新密码文本框中, 再次键入新密码 5 单击确定保存更改

49 更改邮件传送设置 49 6 单击确定退出通用设置 更改邮件传送设置查看或更改邮件设置 1 在电子邮件收件箱中, 选择工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 2 单击邮件选项卡 3 根据需要更改以下设置 : 投递到 : 选择您希望将 CallPilot 消息投递到的收件箱 有关详细信息, 请参阅更改用来投递 CallPilot 消息的收件箱 将收到的语音消息转换为 WAV: 选中此复选框, 将收到的语音消息从 Nortel VBK 格式转换为 WAV 格式 除了 CallPilot Player, 您还也可以使用大部分非 Nortel 媒体播放器来收听语音消息 这两种文件类型的大小相似 ( 只有当您在投递到框中选择了电子邮件收件箱时, 此复选框才可用 ) 通知 : 选择自动通知 手动通知 或定时延迟通知 选择手动节省长途或 ISDN 连接费用

50 50 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 使用 CallPilot 表格 : 选中此复选框, 以使用 CallPilot 自定义窗口显示 CallPilot 消息, 而不使用标准 Outlook 窗口显示 CallPilot 自定义窗口提供了单击回放 CallPilot 语音消息的功能 默认编制表格 : 创建新 CallPilot 消息时选择的默认显示窗口 默认转发 / 答复表格 : 转发或答复 CallPilot 消息时选择的默认显示窗口 转发 / 答复时附带消息标题 : 如果您希望将文本消息标题复制到转发和答复消息中, 请选择此复选框 如果清空此复选框, 将不显示文本消息标题 转发传真时附带封面 : 有关添加或修改封面的信息, 请参阅 CallPilot 配置 对非 CallPilot 收件人将外发语音消息转换为 WAV: 选中此复选框以在将语音消息发送给非 CallPilot 用户时, 系统将其格式自动转换为 WAV 格式 发送前检查拼写 : 如果您想要在单击发送时系统对您使用 CallPilot 自定义窗口所创建的文本消息执行自动拼写检查, 请选中此复选框 如果清空此复选框, 您仍可以手动运行拼写检查 您必须安装 Microsoft Word 拼写检查程序才能工作 附注 : CallPilot 采用 Microsoft Word 提供的基本拼写检查功能 对 CallPilot 消息进行拼写检查时, 有些高级拼写检查选项不适用, 例如, 忽略 Internet 和文件地址的选项 在任务栏上显示 MWI Icon: 选择此复选框可以在 Windows 任务栏上显示消息等待提示符 (MWI) 收到新消息时,MWI 会变为红色, 并提供有关您的 CallPilot 邮件箱的状态信息 启用消息转发规则 : 如果您希望启用您已配置的消息转发规则, 即将您的 CallPilot 消息转发到外部电子邮件地址或 CallPilot 收件箱时所使用的规则, 请选择此复选框 如果此复选框没有显示, 则表示 CallPilot 管理员没有授予您执行此操作的权限, 或者您打开了匿名登录选项 如果此复选框呈低亮显示, 则表示系统没有为您配置消息转发规则 配置消息转发规则 : 单击此链接可直接连接到 My CallPilot 应用程序, 并可以配置将 CallPilot 消息转发到外部电子邮件地址或 CallPilot 收件箱的相关设置 如果此链接没有显示, 表示 CallPilot 管理员没有授予您执行此操作的权限 4 更改完毕后, 请单击确定 附注 : 某些更改可能在您关闭并重新打开 Outlook 后才生效

51 更改通讯簿设置 51 更改通讯簿设置您的管理员将为您输入默认的通讯簿设置 如果需要, 您可以更改通讯簿设置 查看或更改通讯簿设置 1 在电子邮件收件箱中, 选择工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 2 单击通讯簿选项卡以显示当前的通讯簿设置 3 根据需要更改以下选项 : 路径 : 路径是指本地 CallPilot 通讯簿的路径 LDAP 搜索基址 : 这是 CallPilot 服务器所服务的公司或组织的部分目录树根, 且应与服务器上配置的目录树根一致 必须正确设置 LDAP 搜索基址才能下载 CallPilot 通讯簿 如果您不知道所需的 LDAP 搜索基址, 请咨询 CallPilot 管理员 顺序 : 选择是按名字还是按姓氏组织 CallPilot 通讯簿中的姓名 LDAP 搜索基址改变时通知我 : 如果您希望在 CallPilot 服务器上定义的 LDAP 搜索基址更改时收到通知, 请选择此复选框 搜索服务器通讯簿 : 选择此选项以使用网络上的 CallPilot 通讯簿 通过访问网络上的 CallPilot 通讯簿, 您可以确保您的地址信息始终是最新的 要使用此选项, 您必须连接至网络

52 52 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 将服务器通讯簿下载到本地通讯簿 : 选择此选项以使用存储在您计算机上的 CallPilot 通讯簿副本 如果您选择了此选项, 则可以在未连接网络时 ( 脱机工作 ) 时访问 CallPilot 地址簿 为保证通讯簿是最新的, 请定期下载通讯簿 提示我下载通讯簿 : 选择此复选框接收提示, 然后键入提醒的间隔天数 仅使用本地 CallPilot 服务器 : 如果您希望将您的 CallPilot 通讯簿限制为仅包含本地 CallPilot 服务器上的地址, 请选择此复选框 如果清空此复选框, 您的 CallPilot 通讯簿将包含您网络中所有 CallPilot 服务器上的全部地址, 或者位于系统管理员设置的 Nortel 常用网络目录上的全部地址, 具体取决于您的站点 如果复选框呈低亮显示, 表示您只能使用本地服务器上的 CallPilot 通讯簿 4 更改完毕后, 请单击确定 附注 : 某些更改可能在您关闭并重新打开 Outlook 后才生效 作为匿名用户登录您可以作为匿名用户登录 1 在电子邮件收件箱中, 选择工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 2 单击通讯簿选项卡 3 单击高级 4 选择匿名登录复选框 5 单击确定 附注 : 如果清空匿名登录复选框, 桌面消息发送软件将还会下载 BDL SDL 和用户 PDL 作为通讯簿下载的一部分 如果选择匿名登录复选框, 则会跳过 BDL SDL 和用户 PDL 将通讯簿下载到您的计算机上您可以将 CallPilot 通讯簿从服务器下载到计算机上, 从而可以脱机工作

53 更改音频设置 53 1 在电子邮件收件箱中, 选择工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 2 单击通讯簿选项卡 3 选择将服务器通讯簿下载到本地通讯簿 4 单击现在下载, 当显示一则消息通知下载完成时单击确定 因此, 当您为 CallPilot 消息输入地址时, 无论是联机工作还是脱机工作, 您都要访问下载的 CallPilot 地址簿 5 要确保定期下载 CallPilot 地址簿, 请选择每隔 x 天提示我下载通讯簿复选框, 然后设置提醒的间隔天数 6 单击确定 7 为确保更改生效, 请关闭并重新打开 Outlook 更改音频设置更改音频设备和音量您可以通过电话或计算机播放或录制消息 1 在电子邮件收件箱中, 选择工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > 配置 2 单击音频选项卡显示当前的音频设置

54 54 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 3 如果您想在电话上播放或录制语音消息, 请在设备部分单击电话 确保显示正确的电话号码 或者, 如果您想通过计算机扬声器和麦克风播放和录制语音消息, 请单击计算机 附注 : 您还可以在 CallPilot Player 上更改音频设备 4 如果您希望协调配置 CallPilot 音量设置与计算机扬声器和麦克风的音量设置, 请在音量部分选择使用系统扬声器音量和使用系统麦克风级别复选框 5 如果您希望在播放和录制语音消息前系统提醒您检查这些设置, 请选定在播放之前先确认设置 6 如果您想在播放语音消息前将其下载至计算机, 请选定在播放之前先下载文件 如果您使用的是调制解调器, 此选项将十分有用 7 单击确定 连接至 My CallPilot 桌面消息传送提供了可连接至 My CallPilot 中的 Web 资源的链接 您可以连接到主页或欢迎辞页面 要查看或更改 My CallPilot 的 URL, 请参阅更改邮件箱设置 有关 My CallPilot 的更多信息, 请参阅 My CallPilot 桌面消息传送系统用户指南 (NN )

55 连接至 My CallPilot 55 1 在您的电子邮件收件箱中, 单击工具菜单上的 CallPilot 桌面消息传送 > My CallPilot, 然后单击主页或欢迎辞 附注 : 您还可以从 CallPilot Player 的查看菜单访问 My CallPilot 查看或更改 CallPilot 功能设置 1 在 My CallPilot 中, 单击 CallPilot 功能选项卡 2 选择任意功能, 然后根据需要更改设置 不管您通过计算机还是电话使用 CallPilot, 您对功能进行的任意更改都将立即生效 查看用户信息在 My CallPilot 中, 单击有用信息选项卡查看特定于您的邮件箱的联机用户信息

56 56 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统 脱机工作 要脱机工作, 您的计算机需要安装有 CallPilot, 并与您的办公室计算机以相同方式配置 在脱机工作前, 您需要将消息和地址下载至此计算机上 1 ( 可选 ) 您可以将您的 CallPilot 消息下载至您要脱机使用的计算机上 要执行此操作, 请在工具菜单上, 单击 CallPilot 桌面消息传送 > 下载所有消息 下载完消息后, 登出系统 2 ( 可选 ) 您可以将服务器通讯簿下载到您的计算机上 请参阅更改通讯簿设置 3 不连接网络, 打开电子邮件, 等待出现 CallPilot 登录窗口 您不需要输入密码 4 单击取消

57 脱机工作 57 您即可以脱机工作, 包括复查消息 录制消息或输入新消息地址 您必须使用计算机扬声器和麦克风脱机播放和录制消息 ; 无法使用电话进行脱机访问 CallPilot 将在发件箱中存储您录制的消息, 并在您下次登录 CallPilot 服务器时发送 脱机模式下的消息安全如果您选择将 CallPilot 消息存储在独立的 CallPilot 收件箱中 ( 而不是电子邮件收件箱 ), 则可以使用密码保护您在 Outlook 中的消息 如果您与其它人共享一台计算机, 则可能需要密码保护 由于在您重新连接至网络时,Outlook 会自动发送存储在发件箱中的消息, 因此, 其它有权访问您的 Outlook 配置文件的用户可在脱机模式下发送消息, 而您可能不知情 要保护您的邮件箱, 请在 Outlook.cst 文件中指定密码 有关详细信息, 请参阅桌面消息传送联机帮助

58 58 使用适用于 Microsoft Outlook 的 CallPilot 桌面消息传送系统

59

60 保留所有权利 出版物 : NN CS 归档状态 : 标准 文件版本 : 文件日期 : 如果希望提供反馈意见或举报本文档中的问题, 请访问 加拿大印刷 本文档中的信息如有更改, 恕不另行通知 我们相信本文档中的陈述 配置 技术数据和建议是准确而可靠的, 但不对这些信息提供任何明示或暗示的担保 用户在使用本文档中指定的任何产品时, 应自行承担全部责任 本文档中的信息归 所专有 Nortel Nortel 徽标和 Globemark 是 的商标