目录 1 客户端设置在客户端使用 OWA(OUTLOOK WEB ACCESS) 连接邮件服务器在客户端使用 OUTLOOK 2003 和 OUTLOOK 2007 通过 POP3 方式连接邮件服务器在客户端使用 OUTLOOK EXPRE

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威匹束
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1 微软企业邮箱用户手册第 1 页共 29 页

2 目录 1 客户端设置在客户端使用 OWA(OUTLOOK WEB ACCESS) 连接邮件服务器在客户端使用 OUTLOOK 2003 和 OUTLOOK 2007 通过 POP3 方式连接邮件服务器在客户端使用 OUTLOOK EXPRESS 连接邮件服务器 (POP3) 在客户端使用 FOXMAIL 连接邮件服务器 (POP3) 邮箱操作指南通过 OUTLOOK2003/ OUTLOOK2007 客户端使用邮箱通过 MICROSOFT OFFICE OUTLOOK WEB ACCESS 使用邮箱支持的浏览器和操作系统进入界面更改邮箱密码更改浏览器的语言获得帮助 Outlook 工具栏收邮件发邮件邮件管理设置邮件选项附件的使用联系人文件夹管理安全性与隐私第 2 页共 29 页

3 1 客户端设置 1.1 在客户端使用 OWA(Outlook Web Access) 连接邮件服务器在该项目中, 当在客户端使用 OWA(Outlook Web Access) 连接邮件服务器时, 使用如下的链接访问 Exchange Server: 出现如下界面在 Address 中输入平台用户的 UPN( 企业简称.fw086.com), 并输入平台密码登录 OWA:( 如 :123456) 注意 : 本演示帐号邮件地址为 testty011601@testty cnsaas.com, 但是用户名为 UPN 帐号 testty011601@testty fw086.com,upn 帐号不等于用户邮箱地址, 所有使用平台二级域名的用户都是如此 ) 第 3 页共 29 页

4 点击登陆后, 可以看到如下使用界面 1.2 在客户端使用 Outlook 2003 和 Outlook 2007 通过 pop3 方式连接邮件服务器表 3-1 使用下表中的用户示例配置 Outlook 2003 或 Outlook 2007 第 4 页共 29 页

选项描述显示名用户的显示名称, 例如 :testty011601 电子邮件地址用户的 Email 地址, 例如 :testty011601@testty011601.cnsaas.

com/pop3.testty011601.cnsaas.com 帐号名称用户的 UPN 帐号名称, 例如 testty011601@testty011601.fw086.com 密码输入当前用户的密码 1.

5 选项描述显示名用户的显示名称, 例如 :testty 电子邮件地址用户的地址, 例如 Smtp/Pop3 Smtp+ 域名 /pop3+ 域名, 例如 : Smtp.testty cnsaas.com/pop3.testty cnsaas.com 帐号名称用户的 UPN 帐号名称, 例如 testty011601@testty fw086.com 密码输入当前用户的密码 1. 在客户端计算机上打开 Outlook 2007, 输入新配置文件名称, 比如 Outlook, 点击确定 2. 在选择电子邮件服务中, 点击 Microsoft Exchange POP3 IMAP 或 HTTP, 点击下一步 3. 在自动帐户设置页面中, 选择手工配置服务器设置或其他服务器类型, 点击下一步第 5 页共 29 页

4. 在选择电子邮件服务中, 点击 Internet 电子邮件, 点击下一步 5. 在 Internet 电子邮件设置中输入如下信息 : 您的姓名 : 如实填写您的姓名电子邮件地址 : 您的电子邮件地址 ( 如 :testty011601@testty011601.cnsaas.

6 4. 在选择电子邮件服务中, 点击 Internet 电子邮件, 点击下一步 5. 在 Internet 电子邮件设置中输入如下信息 : 您的姓名 : 如实填写您的姓名电子邮件地址 : 您的电子邮件地址 ( 如 :testty011601@testty cnsaas.com) 帐户类型 :pop3 接受邮件服务器 :pop3.testty cnsaas.com 发送邮件服务器 (SMTP): smtp.testty cnsaas.com 用户名 : 用户 UPN 帐号的名称 ( 如 :testty011601@testty fw086.com) 密码 : 填写您帐号所对应的密码点选其他设置第 6 页共 29 页

7 6. 选择发送服务器, 勾选我的发送服务器 (smtp) 要求验证和使用与接受邮件服务器相同的设置, 点击确定 7. 在 Internet 电子邮件设置中, 点击测试帐户设置第 7 页共 29 页

8 8. 如果出现如下界面代表已经正常配置 9. 点击完成, 完成配置第 8 页共 29 页

打开 Internet 连接向导, 使用下表中的信息配置 Microsoft Outlook Express: 表 2-1 选项描述显示名用户的显示名称, 例如

9 1.3 在客户端使用 Outlook Express 连接邮件服务器 (pop3) 1. 在客户端打开 Outlook Express, 点击工具帐户 2. 打开 Internet 帐户配置页面, 选择邮件添加邮件 3. 打开 Internet 连接向导, 使用下表中的信息配置 Microsoft Outlook Express: 表 2-1 选项描述显示名用户的显示名称, 例如 :testty 电子邮件地址用户的地址, 例如 : testty011601@testty cnsaas.com 接收邮件服务器 (POP3) pop3.testty cnsaas.com 发送邮件服务器 (SMTP) smtp.testty cnsaas.com 第 9 页共 29 页

帐号名称用户 UPN 帐号名称, 例如 testty011601@testty011601.fw086.

10 帐号名称用户 UPN 帐号名称, 例如密码输入当前用户的密码在显示名中, 输入用户全名, 例如 testty011601, 点击下一步输入用户的电子邮件地址, 点击下一步在电子邮件服务器名称中, 输入接收邮件和发送邮件服务器地址 ( 参照表 2-1) 接受邮件服务器 :pop3.testty cnsaas.com 发送邮件服务器 :smtp.testty cnsaas.com 第 10 页共 29 页

11 输入当前帐户名称 ( 使用用户的电子邮件地址 ) 和对应的密码, 点击记住密码选项, 点击下一步完成新建邮件帐号配置第 11 页共 29 页

12 返回 Internet 帐户配置页面, 选择刚刚新建的邮件帐户, 选择属性打开邮件帐户属性服务器, 在发送邮件服务器中, 选择我的服务器要求身份验证第 12 页共 29 页

13 配置完成后, 使用 Outlook Express 连接 Exchange 邮件服务器 1.4 在客户端使用 Foxmail 连接邮件服务器 (pop3) 1. 打开 foxmail, 在建立新的用户帐户对话框设置邮件帐户第 13 页共 29 页

2. 如实填写以下信息, 然后点击下一步电子邮件地址 :testty011601@testty011601.cnsaas.com 密码 : 帐户相关的密码帐户显示名称 : 用户名 + 域名 ( 如 :testty011601@testty011601.fw086.

14 2. 如实填写以下信息, 然后点击下一步电子邮件地址密码 : 帐户相关的密码帐户显示名称 : 用户名 + 域名 ( 如 :testty011601@testty fw086.com) 邮件中采用的名称 : testty 邮箱路径 : 如果您希望把邮箱数据放到新的默认数据文件, 此栏不填 3. 请按照如下格式填写, 然后点下一步接受服务器类型 :pop3 接受邮件服务器 :pop3. 域名 ( 如 :pop3.testty cnsaas.com) 邮件帐户 : 用户的帐号 ( 如 :testty011601@testty fw086.com) 第 14 页共 29 页

15 4. 选择测试帐户设置按钮 5. 在出现如下界面之后, 证明配置正常, 点完成结束配置, 进入邮箱使用第 15 页共 29 页

16 2 邮箱操作指南 2.1 通过 Outlook2003/ Outlook2007 客户端使用邮箱具体设置及使用方法请参见 Outlook2003/ Outlook2007 相关的帮助说明第 16 页共 29 页

2.2 通过 Microsoft Office Outlook Web Access 使用邮箱 2.2.1 支持的浏览器和操作系统任何支持 HTML 3.

17 2.2 通过 Microsoft Office Outlook Web Access 使用邮箱支持的浏览器和操作系统任何支持 HTML 3.2 和 ECMA 的浏览器使用 Outlook Web Access, 这些浏览器包括 Microsoft Internet Explorer Mozilla Firefox 或 Safari, 以及来自诸多基于 UNIX Apple Macintosh 或 Microsoft Windows 的计算机的其他 Web 浏览器若要使用 Outlook Web Access 中全套的可用功能, 请使用 Internet Explorer 6 或更高版本进入界面输入您的邮箱帐号和密码, 登录后进入 : 第 17 页共 29 页

18 2.2.3 更改邮箱密码一旦进入邮箱, 请立刻更改您的初始密码 1. 点右上角的选项 2. 点击右侧选项中的更改密码, 如下图 : 3. 更改新密码更改浏览器的语言 Outlook Web Access 支持的语言超过 45 种更改 Internet Explorer Web 浏览器的默认语言 : 在 Internet Explorer 中的工具菜单上, 单击 Internet 选项在 Internet Explorer 的查看菜单上, 选择 Internet 选项, 然后单击语言在语言首选项对话框中, 单击添加, 将语言添加到可用语言列表中若要向可用语言列表中添加语言, 请在语言首选项中单击添加若要将某种语言移到列表顶部, 请选中该语言, 然后单击上移第 18 页共 29 页

2.2.5 获得帮助若要获得有关您工作的窗口的帮助, 请在工具栏上单击帮助注意 : 如果您的邮箱服务器没有升级到 Exchange Server 的最新版本或者服务器管理员关闭了这些功能, 那么在帮助中描述的一些功能可能不可用 2.2.6 Outlook 工具栏熟悉整个界面及图标的含义会让您的工作更高效导航窗格 : 位于主窗口旁边的导航窗格, 提供对邮件和联系人的一键单击访问

19 2.2.5 获得帮助若要获得有关您工作的窗口的帮助, 请在工具栏上单击帮助注意 : 如果您的邮箱服务器没有升级到 Exchange Server 的最新版本或者服务器管理员关闭了这些功能, 那么在帮助中描述的一些功能可能不可用 Outlook 工具栏熟悉整个界面及图标的含义会让您的工作更高效导航窗格 : 位于主窗口旁边的导航窗格, 提供对邮件和联系人的一键单击访问也可以使用导航窗格来管理邮件日历和联系人的文件夹导航窗格还可以管理邮件文件夹和联系人如下图 : 水平拆分栏位于文件夹列表和按钮之间, 通过该控制条可以将按钮折叠到按钮栏中按钮邮件描述提供对所有 Microsoft Exchange 邮件 ( 已删除邮件草稿收件箱垃圾邮件发件箱和已发送邮件 ) 以及已创建的任何个人文件夹的访问也可以通过创建重命名移动或删除文件夹来管理邮件联系人可以查看并修改您的联系人也可以创建重命名和删除其他联系人文件夹并搜索联系人工具栏 : 邮箱内每种类型的文件夹 ( 邮件和联系人 ) 都有一组按钮专用于相应功能或用途下表举例说明了邮件文件第 19 页共 29 页

20 夹的工具栏上的可用按钮其他文件夹有类似的按钮, 这些按钮具有适合文件夹所包含的信息类型的功能按钮描述创建新电子邮件将邮件和文件夹从一个文件夹移动到另一个文件夹删除所选的一封或多封电子邮件将所选的一个或多个项目标记为已读将所选的一个或多个项目标记为未读检查服务器上是否有新邮件此按钮还可以刷新浏览器窗口单击此按钮可转到文件夹内容的开头单击此按钮可打开文件夹的上一页单击此按钮可打开文件夹中的下一页单击此按钮可转到文件夹的末尾内容 Exchange 文件夹若要显示 Microsoft Exchange 邮箱文件夹, 请使用导航窗格中的控件来查看并选择文件夹 Outlook Web Access 中可用的邮箱文件夹包括联系人已删除邮件草稿收件箱垃圾邮件发件箱和已发送邮件使用单击以查看所有文件夹可以显示所有文件夹列表, 包括已创建的任何个人文件夹使用文件夹您的邮箱包含具有处理电子邮件的特定功能的文件夹这些文件夹包括已删除邮件草稿收件箱垃圾邮件发件箱和已发送邮件可以创建其他文件夹将邮件组织成不同的类别, 例如紧急或个人, 也可以根据项目组织邮件可以通过创建删除移动并复制符合需要的文件夹来管理文件夹若要显示文件夹的内容, 请单击此文件夹该文件夹中的所有项目都列在主 Outlook Web Access 显示区域默认电子邮件文件夹默认情况下,Outlook Web Access 提供下列文件夹 : 已删除邮件草稿存储删除的邮件如果从该文件夹中删除邮件, 则此邮件将从您的邮箱永久删除保存的存储邮件可以保存要完成撰写或以后发送的邮件收件箱垃圾邮件已发送邮件存储新接收的邮件未打开的新邮件以加粗类型显示打开后, 新邮件将还原为普通类型存储已被标识为垃圾邮件的新接收的电子邮件请定期检查此文件夹以确保不会丢失要接收的邮件存储已发送的每个邮件或会议请求的副本个人文件夹第 20 页共 29 页

21 除了默认的电子邮件文件夹,Outlook Web Access 提供对已创建的个人文件夹的访问权限若要查看个人文件夹, 请选择单击以查看所有文件夹, 然后从列表中选择要查看的文件夹收邮件 1. 选择导航窗格中的邮件 2. 单击包含要阅读的邮件的文件夹如果想要的文件夹不可见, 可以单击单击以查看所有文件夹以查看可用文件夹列表从该列表中选择所需文件夹, 然后单击箭头跳转到该文件夹 3. 注意新电子邮件总是先到达收件箱中, 并以加粗类型显示单击所需邮件的主题将其打开 4. 使用工具栏上的导航箭头来查看当前文件夹中的前一个项目, 页面底部也有同样的箭头可以使用发邮件新建邮件可在新建邮件窗体中创建邮件此窗体与 Outlook Web Access 所提供的用于答复或转发邮件的窗体相同答复邮件时, 会自动为您填写头信息 ( 收件人发件人和主题 ) 1. 在邮件中, 单击工具栏上的新建邮件 2. 添加邮件的收件人地址 : 在收件人抄送和密件抄送框中, 键入相应的预期收件人姓名或电子邮件别名使用分号分隔多个姓名使用工具栏上的检查姓名可以解析姓名如果存在多个可能的匹配项, 则未解析的姓名会以红色显示, 并且在导航窗格中会出现一个列表通过单击从列表中选择想要的一个或多个姓名有关更多选项的信息, 请参阅检查姓名 3. 在主题框中键入简短的主题行 4. 在邮件正文中键入邮件内容 5. 单击发送, 以将邮件发送给收件人注意如果不想立即发送邮件, 可以单击工具栏上的保存或关闭该邮件将保存在草稿文件夹中, 直到您再次打开并发送它邮件工具栏选项下表列出了在创建邮件时工具栏上可用的其他选项按钮描述发送向收件人发送邮件保存在草稿文件夹中保存邮件, 但不发送邮件关闭关闭邮件而不保存或发送它将邮件重要性设置为高第 21 页共 29 页

22 邮件重要性设置为低向邮件附加文件检查姓名在通讯簿或联系人文件夹中检查邮件收件人的姓名答复邮件 1. 答复邮件发件人 (1) 在阅读邮件窗体工具栏上, 单击的地址答复单击答复后, 收件人框中即会填入原始邮件的发件人 (2) 此时将自动填写主题 (3) 原始邮件的文本会被复制到邮件正文可以在发件人原始邮件中或其上面键入答复内容 2. 答复邮件发件人及所有其他收件人 (1) 在阅读邮件窗体工具栏上, 单击全部答复单击全部答复后, 收件人和抄送文本框中即会填入原始邮件的发件人及其他每一位收件人的地址 (2) 此时将自动填写主题 (3) 原始邮件的文本将复制到邮件正文中可以在发件人原始邮件中或其上面键入答复内容转发邮件 1. 在阅读邮件窗体工具栏上, 单击转发 2. 在收件人框中, 键入要将邮件转发到的电子邮件地址 3. 原始邮件的文本将复制到邮件正文中可以在发件人原始邮件中或其上面键入答复内容注意若要将邮件发送给收件人, 请在邮件工具栏上单击发送邮件管理设置邮件重要性通过 Outlook Web Access 可以为要发送或投递的任何邮件设置邮件重要性 ( 高低普通 ) 默认情况下, 邮件的重要性设置为普通若要将重要性级别设置为高, 请在邮件工具栏上单击高若要将重要性级别设置为低, 请在邮件工具栏上单击低注意如果已将邮件重要性从普通更改为其他级别并想重新更改回来, 可以再次单击此重要性级别移动邮件可以在邮件文件夹之间移动邮件 1. 通过在邮件列表中选中邮件旁边的复选框来选中要移动的邮件, 或者打开要移动的邮件 2. 在工具栏上, 单击移动 3. 此时将打开移动到文件夹屏幕在移至中, 选择要将邮件移动到的文件夹 4. 单击移动将邮件移动到所选文件夹如果决定不移动此邮件, 请单击工具栏中的关闭按钮, 以退出此屏幕并返回前一屏幕删除邮件第 22 页共 29 页

23 若要删除已打开的邮件, 单击工具栏上的删除删除多封邮件 1. 在 Outlook Web Access 主窗口中, 选中每封要删除邮件旁边的复选框 2. 单击 Outlook Web Access 主工具栏上的删除注意所有已删除邮件都会被发送到已删除邮件文件夹在已删除邮件文件夹被清空之前, 已删除邮件不会永久删除保存邮件可以保存要发送或有待以后完成的邮件除了要转发的答复和邮件, 新邮件也可以进行保存默认情况下, 所保存的邮件存储在草稿文件夹中 1. 新建邮件, 或者答复或转发现有邮件 2. 进行任何所需的更改和添加 3. 在工具栏上单击保存注意若要检索已保存的邮件, 请单击草稿文件夹中的邮件关闭邮件若要关闭邮件, 请单击关闭按钮或工具栏上的关闭图标已删除邮件文件夹从 Microsoft Exchange 邮箱删除项目时, 该项目将被移动到已删除邮件文件夹通过单击管理文件夹, 然后使用删除文件夹选项, 可以删除文件夹的全部内容 ( 包括所有子文件夹 ) 从已删除邮件文件夹永久删除项目在邮件中单击已删除邮件文件夹若要永久删除已删除邮件文件夹中的整个内容, 请单击工具栏上的清空已删除邮件文件若要只永久删除已删除邮件文件夹中的某些项目, 请选中每个要删除的项目旁边的复选框, 然后单击删除垃圾邮件文件夹系统会将被标识为可能垃圾邮件的邮件自动移到垃圾邮件文件夹中, 并禁用邮件中的任何活动内容, 例如链接或可执行文件代码选择邮件, 然后单击工具栏上的非垃圾邮件, 就可以将垃圾邮件文件夹中的任何邮件标记为合法邮件在所选邮件上单击此按钮时, 该邮件将移动到收件箱注意如果单击清空垃圾邮件, 则垃圾邮件文件夹的内容将永久删除, 而不是移至已删除邮件文件夹设置邮件选项每页显示的项目数设置 Outlook Web Access 界面显示的电子邮件数或项目数默认情况下,Outlook Web Access 显示 20 个项目可以配置 5 到 100 个显示项目, 增量为 5 到 50 之间的数字, 还可以将项目数设置为 75 和 100 可在 Outlook Web Access 基本客户端和 Outlook Web Access 高级客户端中单独维护此设置您可以使用 Outlook Web Access 高级客户端在高带宽环境中查看 100 个项目, 然后使用 Outlook Web Access 基本客户端在低带宽环境中查看 20 个项目, 而不必每次在将 Outlook Web Access 从一个版本更改为另一个版本时更改相应选项移动或删除某项已打开的项目后设置此选项可以配置在移动或删除已打开的邮件后希望 Outlook Web Access 执行的操作移动或删除邮件后, 可以选择返回到视图打开前一个项目或打开下一个项目默认情况下, 选择返回到视图电子邮件签名第 23 页共 29 页

24 电子邮件签名是指可自动添加到传出电子邮件末尾的文本也可以使用签名添加标准文本, 例如希望其他人如何响应您的邮件的说明自动在传出邮件上包含我的签名选择此选项可以配置 Outlook Web Access, 以便在传出邮件中包括您创建的签名如果不存在签名, 则该字段为空但是, 如果已使用 Outlook Web Access 基本客户端和 Outlook Web Access 高级客户端创建了签名, 将显示该签名在 Outlook Web Access 中创建的签名不能在 Outlook 中共享因此如果使用 Outlook Web Access 和 Outlook 访问电子邮件语音邮件和传真邮件, 则必须分别创建独立的签名要修改现有的签名, 请单击将我当前的签名替换为以下签名并在文本框中输入新的签名邮件跟踪通过邮件跟踪选项, 您可以控制 Outlook Web Access 如何响应所收到的具有已读回执的电子邮件处理具有已读回执的电子邮件时, 可使用 Outlook Web Access 给出的以下三个选项发送响应前向我询问如果希望 Outlook Web Access 在向发件人发送已读回执电子邮件前提示您, 请选择此选项默认情况下, 会在信息栏中显示一条消息, 表示发件人已请求给出已读回执总是发送响应如果希望 Outlook Web Access 向要求电子邮件回执的发件人自动发送已读回执响应, 请选择此选项从不发送响应如果希望阻止 Outlook Web Access 向要求电子邮件回执的发件人发送已读回执响应, 请选择此选项电子邮件名称解析使用本页的电子邮件名称解析选项, 您可以控制如何将填写电子邮件的收件人时使用的名称添加到最近的收件人列表, 并且可以控制是通过使用全局地址列表还是您的联系人解析这些名称将最近的收件人添加到最近的收件人列表选中此复选框可以将已解析的名称添加到最近的收件人列表当您开始键入收件人全名的一部分时, 用户界面的选择框中会出现添加到该列表的名称可以在此选择框中选择适当的收件人如果未选择此选项, 则必须输入收件人的全名将同一个收件人添加到其他电子邮件时, 收件人名称不会出现在用户界面的选择框中默认情况下选中此设置清除最近的收件人列表单击此链接可清除最近的收件人列表在清除名称之前,Outlook Web Access 会提示您确认是否从列表中清除名称在解析名称时, 先检查以下位置用此选项可以选择 Outlook Web Access 是首先检查并解析电子邮件发件人行中的名称, 还是解析抄送行中的名称可以将 Outlook Web Access 设置为使用全局地址列表或联系人全局地址列表如果希望 Outlook Web Access 首先使用全局地址列表解析收件人名称, 请选择此选项如果 Outlook Web Access 不能解析全局地址列表中的名称, 则它会查看您的联系人默认情况下选中此选项联系人如果希望 Outlook Web Access 首先使用个人联系人解析收件人名称, 请选择此选项如果 Outlook Web Access 不能解析您的联系人中的名称, 则它会查看全局地址列表第 24 页共 29 页

25 已删除邮件在注销和结束 Outlook Web Access 会话时, 可以选择让 Outlook Web Access 自动删除已删除邮件文件夹中的所有邮件在注销时清空已删除邮件文件夹从 Outlook Web Access 中注销时, 如果希望 Outlook Web Access 删除已删除邮件文件夹中的邮件, 请选中此复选框从已删除邮件文件夹中删除邮件后, 该邮件将被永久删除附件的使用任何类型的可从计算机或通过网络访问的文件都可以附加到任何 Outlook Web Access 项目中还可以从项目中删除附件将文件附加到电子邮件或其他 Outlook Web Access 项目 1. 在创建邮件约会或联系人时, 单击项目上的附件 2. 在导航窗格中, 键入文件路径, 或者单击浏览定位该文件 3. 找到要附加的文件后, 单击打开将其添加到附件列表 4. 单击附加, 该文件将出现在附件下对于要附加的其他文件分别重复步骤 1 到 3 5. 若要返回工作窗体, 请单击工具栏上的完成此时所选的文件将出现在附件旁边的标题中注意附加文件前 Outlook Web Access 可能会截断较长的文件名这不会影响文件的内容如果正在使用带有 SP2 的 Internet Explorer 6 或更高版本, 则附加文件的名称不得超过 76 个字符如果为满足此限制而截断文件名, 则文件名的前两个字符可能更改早期版本的 Internet Explorer 会用一般名称 ( 例如,filename[1].txt) 替换长文件名从邮件中删除一个或多个附件 1. 打开邮件, 单击标题中的附件 2. 在附件下, 选中要删除文件旁边的复选框 3. 单击删除 4. 单击完成以保存所做更改并返回到项目答复邮件时不复制附件而是在附件所在的位置显示一个占位符图标若要包含附件, 请转发邮件, 而不要答复在编辑附加的文件前, 必须将其下载到您的计算机阅读附件附件可以是用任意程序创建的文件, 例如 Microsoft Word 文档 Microsoft Excel 电子表格.wav 文件或位图文件如果邮件中包含附件, 则 Outlook Web Access 会在邮件列表中该邮件的旁边显示一个曲别针图标打开邮件时, 附件文件名将显示在邮件标题信息中可使用 Web 浏览器打开某些附件, 例如.txt 文件和.gif 文件警告除非您信任附件内容和发件人, 否则请不要打开附件附件是一种传播计算机病毒的常见方式因此, 最好使用以网页形式打开选项, 除非确信附件是安全的阅读附件 1. 单击邮件标题信息中显示的附件文件名此时您可以选择使用适当的应用程序打开该附件, 或者将其保存到磁盘 2. 也可以使用以网页形式打开在可使用 Web 浏览器查看的网页中打开该附件要点在编辑附加的文件前, 必须将其下载到您的计算机发送已编辑的附件第 25 页共 29 页

26 在 Outlook Web Access 中, 可以在转发下载的文件或将其返回给发件人之前, 对下载的文件进行更改 1. 打开带有原始附件的邮件 2. 单击该附件, 然后单击保存, 将附件保存到您的计算机 3. 从保存附件的位置打开它并进行相应的更改 4. 保存更改并关闭该文档 5. 返回 Outlook Web Access 并打开原始邮件 6. 如果要从邮件中删除原始附件并附加您修改过的版本, 请单击 7. 如果答复邮件, 将会删除原始附件, 然后可以添加修改后的版本 8. 如果要包含原始附件及修改后的版本, 请单击转发联系人联系人文件夹是个人电子邮件通讯簿, 用于存储经常与其联系的个人和公司的相关信息使用联系人可以存储电子邮件地址街道地址电话号码以及其他任何与联系人有关的信息可以按姓名电子邮件地址电话号码职务或公司对联系人进行排序还可以将联系人移动到不同的文件夹, 或将文件 ( 例如 Microsoft Word 文档 ) 附加到联系人, 以便将相关的信息集中在一起可以按照联系人的姓名组成部分或其他联系信息对联系人进行排序或分组还可以将联系人移动或复制到其他文件夹或将文件 ( 例如 Microsoft Office Word 文档 ) 附加到联系人以收集相关信息要打开联系人, 请在导航窗格中单击联系人创建新的联系人创建联系人可以存储与您通信的人员的相关信息, 包括他们的电子邮件地址街道地址电话号码和其他信息 1. 在联系人中, 单击工具栏上的新建联系人 2. 在新建联系人页上, 键入要包含的联系人信息注意使用下拉列表可在某些框中记录多个条目例如, 电子邮件旁边的下拉列表允许您最多存储联系人的三个不同的电子邮件地址 ( 电子邮件电子邮件 2 和电子邮件 3 ) 还可以存储多个地址和电话号码如果为一个联系人存储了多个地址, 可指定其中之一作为该联系人的通讯地址从下拉列表中选择地址, 然后在该页底部选中这是通讯地址复选框 3. 单击保存并关闭, 以保存新联系人如果要放弃所做更改, 请单击取消 4. 注意使用表示为列表可以确定该联系人在联系人中的显示方式可以按名和姓姓在前或公司名称显示每个联系人联系人工具栏选项下表列出了在创建联系人时工具栏上可用的其他选项按钮描述保存并关闭保存联系人信息, 并关闭联系人窗体取消取消新联系人的创建, 并返回到联系人文件夹向联系人附加文件有关附加文件的详细信息, 请参阅添加附件第 26 页共 29 页

27 修改联系人 1. 在联系人中, 单击要修改的联系人的姓名 2. 在工具栏上单击编辑联系人 3. 对联系人进行所需的更改 4. 按键盘上的 Enter 键双击联系人, 或单击编辑可以打开联系人 5. 单击保存并关闭以保存更改, 或单击取消放弃更改打开联系人若要查看为联系人存储的任何信息, 必须打开此联系人 1. 在联系人中, 单击要打开的联系人的姓名 2. 单击关闭以返回联系人视图关闭联系人若要关闭打开的联系人并返回到联系人视图, 请单击关闭删除联系人 1. 在联系人中, 选中要删除的联系人旁边的复选框可以选择多个联系人 2. 在工具栏上, 单击删除注意也可以通过打开单个联系人并单击删除来删除它保存联系人对打开的联系人进行更改后, 单击保存并关闭以保存更改, 或单击取消放弃更改排列联系人对联系人进行排序的方法有多种在联系人中, 下列标题会出现在联系人列表的顶部 : 表示为电子邮件电话职务单位可以根据这些类别中的任何一个对联系人进行排序, 单击相应的标题即可移动联系人可将联系人移动到另一个联系人文件夹 1. 在联系人中, 选中要移动到其他文件夹的联系人旁边的复选框注意也可以通过单击联系人姓名来打开要移动到其他文件夹的联系人 2. 在工具栏上, 单击移动此时将打开移动文件夹页面 3. 使用移至框中的下拉列表选择要将所选联系人移到的文件夹 4. 单击移动注意只能将联系人移至另一个联系人文件夹将文件附加到联系人可以将文件附加到联系人, 这样您可以将与某个联系人相关的所有信息存储到一个位置将一个或多个文件附加到联系人 1. 打开您要将文件附加到的联系人 2. 单击编辑联系人 3. 单击工具栏上的附加文件或页面底部的附件, 然后键入文件路径, 或单击浏览查找文件 4. 找到要附加的文件之后, 单击打开, 以将该文件添加到附件列表中第 27 页共 29 页

28 5. 单击附加, 该文件将出现在附件下对要附加的其他每个文件重复步骤 3 到 5 6. 若要返回原先处理的联系人, 请单击完成所选的文件将出现在附件旁边的标题中单击保存并关闭, 以保存对联系人的更改从联系人中删除一个或多个附件 1. 打开联系人, 然后单击编辑联系人 2. 单击联系人页底部的附件 3. 在附件下, 选中要删除的文件旁边的复选框 4. 单击删除 5. 单击完成, 以保存更改并返回到联系人 6. 单击保存并关闭, 以保存对联系人的更改完成后, 所选文件就会在联系人页底部的附件旁边消失文件夹管理默认情况下, 您收到的邮件会存储在收件箱内但可以使用分层文件夹系统来组织邮件, 并根据需要的变化不断进行调整例如, 可以创建一个名为我的小组的文件夹, 并在其中为小组中的每个人创建子文件夹当某人离开小组时, 可删除此人的文件夹如果某人转到了另一个小组, 可将他的文件夹移到其所在小组的文件夹中您创建的文件夹可以与默认文件夹 ( 收件箱已发送邮件等 ) 位于同一层次, 也可以通过在现有电子邮件文件夹内创建子文件夹来构建个人文件夹层次结构这意味着您可以在默认文件夹 ( 如收件箱 ) 中或自己创建的文件夹中创建子文件夹创建文件夹在导航窗格中, 单击管理文件夹在新建文件夹下的在以下位置创建文件夹列表中, 选择要创建新文件夹的位置在文件夹名框中, 键入新文件夹的名称单击创建注意单击管理文件夹时所处的文件夹决定了所创建文件夹的类型例如, 如果使用邮件文件夹, 则所创建的文件夹就会保存邮件如果处理日历文件夹, 则该类型文件夹就会保存日历项目重命名文件夹在导航窗格中, 单击管理文件夹在重命名文件夹下的当前名称列表中, 选择要重命名的文件夹在新名称框中, 键入该文件夹的新名称单击重命名删除文件夹在导航窗格中, 单击管理文件夹在删除文件夹下的文件夹名列表中, 选择要删除的文件夹单击删除移动文件夹在移动文件夹下的要移动的文件夹列表中, 选择要移动的文件夹在新位置列表中, 选择要将文件夹移动到的位置单击移动第 28 页共 29 页

29 完成更改后, 可以在导航窗格中单击以移动到其他文件夹, 也可以单击管理文件夹窗口顶部的关闭以返回到前一文件夹安全性与隐私与任何形式的通信一样, 使用电子邮件也存在风险通过执行一些简单的步骤, 可以避免使用电子邮件进行通信的大部分危险危险包括未授权情况下使用您的电子邮件帐户计算机感染病毒以及盗窃数据等 Outlook Web Access 支持多个有助于保护您的功能公用和私人 Outlook Web Access 会话您可以在邮局登录页面中选择以公用或私人身份登录公用和私人这两个选项的主要区别是在自动注销前,Outlook Web Access 会话可以处于非活动状态的时间默认情况下, 如果选择公用,Outlook Web Access 会在 15 分钟的非活动状态后自动注销使用公用选项时,Outlook Web Access 不在计算机中保存 ( 缓存 ) 您的用户名默认情况下, 如果选择私人,Outlook Web Access 会在 12 小时的非活动状态后自动注销如果在登录时选择私人, 将缓存您的用户名这样将使 Outlook Web Access 可能可用于该计算机的其他用户在旅途中使用 Outlook Web Access 建议您只在可信的地方使用 Outlook Web Access 如果使用公用或共享计算机, 请在登录 Outlook Web Access 时单击公用选项 ( 如果可用 ) 登录在公共场所登录计算机时, 请采取以下预防措施 : 确保登录时其他人没有看到您键入的用户名和密码如果可用, 请使用公用选项千万不要选择保存密码供以后使用的选项即使打算几天内都使用同一台计算机, 也应每次都键入密码打开邮件和附件打开邮件和附件时, 请按照下列指导操作 : 打开邮件之前, 请确保邮件是来自您信任且希望收到其邮件的发件人只打开来自您知道且可信的发件人的附件使用公用计算机时打开附件的最佳方法就是单击附件名称旁边的以网页形式打开链接这可以避免潜在病毒的攻击, 并避免在计算机上创建附件副本如果要直接打开附件, 而不使用以网页形式打开, 请将文件保存在易于找到的文件夹或位置 ( 例如桌面 ), 然后从该位置打开单击附件链接时, 大多数浏览器会提供打开文件或将其保存到磁盘的选项用完计算机后, 请删除附件并清空回收站或无用的内容用完后用完 Outlook Web Access 后, 请确保进行以下操作 : 用完后从 Outlook Web Access 注销注销可以防止其他人使用此计算机访问您的邮箱如果单击公用选项, 则注销时将擦除缓存中的登录信息如果单击私人, 系统将缓存登录信息, 下一位计算机用户可能也会使用这些信息关闭浏览器第 29 页共 29 页

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