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1 GFI 产品手册 用户手册
2 本文档中的信息和内容仅供参考并且按 原样 提供, 但未作出明示或隐含的保证, 包括但不限于隐含的适销性 适合特定的用途及非侵权担保 对于可能因使用此文档而造成的任何类型的损失 ( 包括任何间接损失 ),GFI Software 概不负责 本信息可以从公开的可用信息源获取 尽管努力确保所提供数据的准确性, 但 GFI 并未声明 承诺或保证信息的完整性 准确性 时效性或适合性, 并且对于印刷错误 过期信息或错误概不负责 对于本文档中所包含的任何信息的准确性或完整性,GFI 未作出明示或隐含的保证并且不承担任何法律责任 如果您认为本文档中有任何事实性错误, 请联系我们, 我们将尽快审阅您关注的问题 此处所提及的所有产品和公司名称可能是各自所有者的商标 GFI MailArchiver 为 GFI SOFTWARE Ltd. 版权所有 GFI Software Ltd. 保留所有权利 文档版本 :1.1.1 最近更新 ( 月 / 日 / 年 ) :2/16/2012
3 目录 1 使用 GFI MailArchiver 登录 GFI MailArchiver 浏览归档的电子邮件 处理电子邮件 搜索归档电子邮件 高级搜索 使用智能手机搜索电子邮件 访问多个邮箱 GFI MailInsights 更改用户偏好设置 32 2 安装 GFI MailArchiver Outlook Connector 安装 GFI MailArchiver Outlook Connector 34 3 词汇表 35 4 索引 40
4 图列表 屏幕截图 1: 浏览归档的电子邮件 7 屏幕截图 2: 在 GFI MailArchiver 中处理电子邮件 8 屏幕截图 3: 高级搜索选项 10 屏幕截图 4: 智能手机登录屏幕 12 屏幕截图 5: 智能手机的 GFI MailArchiver 主页 13 屏幕截图 6: 用智能手机搜索结果 14 屏幕截图 7: 会话群组检视智能手机 15 屏幕截图 8: 访问多个邮箱 16 屏幕截图 9: MailInsights 通信流量 17 屏幕截图 10: MailInsights 通信流量报告 18 屏幕截图 11: MailInsights 网络邮件通信人数 19 屏幕截图 12: MailInsights 网络邮件通信人数报告 20 屏幕截图 13: MailInsights 电子邮件响应性 21 屏幕截图 14: MailInsights 电子邮件响应性报告 22 屏幕截图 15: MailInsights 存储空间使用 23 屏幕截图 16: MailInsights 存储空间使用报告 24 屏幕截图 17: MailInsights 不活动的帐户 25 屏幕截图 18: 不活动的帐户报告 26 屏幕截图 19: MailInsights 言辞不当 26 屏幕截图 20: MailInsights 言辞不当报告 27 屏幕截图 21: MailInsights 内部垃圾邮件发送者 28 屏幕截图 22: MailInsights 内部垃圾邮件发送者报告 29 屏幕截图 23: MailInsights 工作时间以外 30 屏幕截图 24: MailInsights 工作时间以外报告 32 屏幕截图 25: 用户配置文件首选项 33
5 表格列表 表格 1: 档案选项卡选项 7 表格 2: 查看电子邮件标题 9 表格 3: 通配符描述 10 表格 4: 高级搜索选项 10 表格 5: 通信流量报告标准 18 表格 6: 通信流量报告标准 19 表格 7: 网络邮件通信人数报告标准 19 表格 8: 通信流量报告标准 20 表格 9: 网络邮件通信人数报告标准 21 表格 10: 通信流量报告标准 22 表格 11: 电子邮件存储报告标准 23 表格 12: 电子邮件存储报告标准 24 表格 13: 不活动的帐户报告标准 25 表格 14: 言辞不当报告标准 27 表格 15: 电子邮件存储报告标准 27 表格 16: 言辞不当报告标准 28 表格 17: 电子邮件存储报告标准 29 表格 18: 工作时间以外报告条件 30 表格 19: 工作时间以外报告条件 32 表格 20: GFI MailArchiver Outlook Connector 版本 34
6 1 使用 GFI MailArchiver 本章节包含与以下内容相关的信息 : 登录 GFI MailArchiver 浏览归档的电子邮件 处理电子邮件 搜索归档的电子邮件 访问多个邮箱 更改显示语言 1.1 登录 GFI MailArchiver 浏览至开始 >GFI MailArchiver > GFI MailArchiverGFI MailArchiver 将在您的默认 Internet 浏览器中加载 请在出现提示时输入您的域凭据 ( 用于登录 Microsoft Windows 的用户名和密码 ) 或者, 您也可在 Internet 浏览器中输入以下 URL: MailArchiver 主机名 >/<GFI MailArchiver 虚拟文件夹名称 > 举例说明 : 默认情况下,GFI MailArchiver 不会要求您在登录时提供任何登录凭据 而是使用当前登录的用户的凭据 关闭浏览器会话可以从 GFI MailArchiver 注销当前登录的用户 注 要以其他用户身份登录, 可以先注销您的配置文件, 然后使用其他 Microsoft Windows 用户登录 注 如果您登录的计算机未加入安装了 GFI MailArchiver 的域, 那么会提示输入登录安装了 GFI MailArchiver 的域所使用的凭据 1.2 浏览归档的电子邮件 1. 在 GFI MailArchiver 中选择 档案 选项卡 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 6
7 屏幕截图 1: 浏览归档的电子邮件 2. 在档案选项卡中, 您可以查看所有允许您访问的电子邮箱中已归档的电子邮件 您还可以进行若干操作, 如下方表 1 所示 表格 1: 档案选项卡选项 选项 描述 让您可以搜索电子邮件 输入要搜索的单词或短语并单击 将在电子邮件窗格中显示结果 隐藏电子邮件预览窗格 显示电子邮件预览窗格 切换电子邮件预览窗格中电子邮件在电子邮件列表页面的显示位置, 可在底部显示, 也可在侧边显示 在邮件视图中显示电子邮件 在邮箱视图中显示电子邮件 显示当前登录的用户可以访问的邮箱列表 从帐户列表中, 选择 档案仓库 以从列出档案中的帐户选项查看邮箱 点击关闭以退出帐户列表 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 7
8 注 默认情况下,GFI MailArchiver 每页会显示 25 封电子邮件 要更改此值, 请点击屏幕右下角显示的用户名, 然后更改每页显示的邮件数选项的值 点击 保存 1.3 处理电子邮件 在 GFI MailArchiver 的档案选项卡中, 您可以查看并对归档的电子邮件执行操作 要查看电子邮件, 请从邮箱或邮件视图中选择电子邮件 此操作会在预览窗格中显示所选的电子邮件 双击电子邮件可以在电子邮件视图窗口中进行查看 屏幕截图 2: 在 GFI MailArchiver 中处理电子邮件 在电子邮件视图窗口中, 您可以查看电子邮件内容并执行一些操作 下面的表 2 中列出并描述了这些操作 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 8
9 表格 2: 查看电子邮件标题 选项 描述 查看电子邮件标题 单击以查看电子邮件的 Internet 标头 标头会显示在一个面板中 再次单击此按钮或选择关闭可以关闭面板 查看对话主线 单击按钮以在邮件视图窗口中查看完整的对话 列出了该会话的所有邮件组成部分 再次单击此按钮或选择关闭可以关闭该面板 编辑电子邮件标识 ( 个人和全局 ) 让您可以通过添加标签来对电子邮件进行分类 搜索特定邮件类型 ( 例如搜索所有标签为 重要 的电子邮件 ) 时, 此功能非常有用 要添加标识 : 1. 在 可用标签 中, 输入新的电子邮件标签或选择一个已有标签 2. 点击标识电子邮件以使用所输入或选择的标识来标识电子邮件 要删除先前分配的标识 : 1. 选择先前分配的标签 2. 点击删除标识 再次单击此按钮或选择关闭可以关闭面板 注 标签以黑色字体显示在 标签 字段中 通过分类策略在组织级别上分配的标签显示为红色 您无法从电子邮件中删除分类策略标签 还原电子邮件 使用 一键恢复 功能来恢复电子邮件, 此功能可以将归档的电子邮件恢复到特定邮箱或将邮件的副本转发到某个电子邮件地址 在恢复电子邮件面板上, 输入要接收当前邮件副本的电子邮件地址, 然后点击恢复电子邮件 保存电子邮件至磁盘 ( EML 格式 ) 将整个电子邮件以.eml 格式下载至磁盘, 包括任何附件 此格式与很多电子邮件客户端兼容, 例如 Microsoft Outlook Express Windows Mail 和 Mozilla Thunderbird 在文件下载对话框中, 选择保存, 然后选择要保存文件的位置 保存电子邮件至磁盘 ( MSG 格式 ) 将整个电子邮件以.msg 格式下载至磁盘, 包括任何附件 此格式与 Microsoft Office Outlook 兼容 在文件下载对话框中, 选择保存, 然后选择要保存文件的位置 打印电子邮件 在新的浏览器窗口中以打印格式显示电子邮件 使用浏览器的打印功能可以打印电子邮件 在电子邮件中显示图像 使用此按钮以显示电子邮件中嵌入的图像 标记为非垃圾邮件 使用此按钮以对反垃圾邮件解决方案先前确认为垃圾邮件的电子邮件取消垃圾邮件标记 需要设置垃圾邮件保留策略 1.4 搜索归档电子邮件 您可在 GFI MailArchiver 中使用搜索归档电子邮件文本框来搜索电子邮件 搜索电子邮件时,GFI MailArchiver 将查询电子邮件索引, 检索任何匹配的电子邮件和相应附件 除了搜索归档电子邮件文本框之外,GFI MailArchiver 还为您提供了具有更多搜索选项的高级搜索功能 注 有关更多信息, 请参阅高级搜索 (page 10). GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 9
10 在搜索归档电子邮件文本框内, 您还可以使用通配符, 如下表所示 表格 3: 通配符描述通配符描述? 匹配任何单一字符 * 匹配任何字符串 举例说明 : 要搜索包含 Swiss 的电子邮件, 请在归档电子邮件文本框中输入 sw??s 或 sw*s 匹配搜索条件的电子邮件会在电子邮件窗格中显示 GFI MailArchiver 每页最多可显示 25 封电子邮件 如果匹配搜索条件的电子邮件多于 25 封, 那么 GFI MailArchiver 会在单独页面中展开电子邮件 使用电子邮件窗格底部的滑块从当前页转至下一页 1.5 高级搜索 高级搜索是搜索功能的扩展, 让您能够在搜索电子邮件时使用各种搜索条件 1. 在档案选项卡内, 选择 屏幕截图 3: 高级搜索选项 2. 在高级搜索选项区域, 使用下表所述功能执行高级搜索 表格 4: 高级搜索选项选项描述档案仓库定义要执行搜索的档案仓库 从档案仓库可选列表中选择一个或多个档案仓库 发送时间定义要搜索的电子邮件的发送日期 包含全部 / 任一定义显示符合所有条件的电子邮件还是显示符合任一条件的电子邮件 从下拉列表中选择 : 全部 - 显示符合所有指定条件的电子邮件 任一 - 显示至少符合一个指定条件的电子邮件 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 10
11 选项 描述 单击此按钮可以添加条件 可用条件为 : 主题 - 搜索具有特定主题的电子邮件 发件人 限定电子邮件发件人的电邮地址或活动目录中的显示名称并进行搜索 收件人 限定电子邮件收件人的电邮地址或活动目录中的显示名称并进行搜索 发送时间 - 搜索在某个特定日期之前 之后或当日发送的电子邮件 输入或选择一个日期, 并选择之前 之后或当日 收件日期 - 搜索在某个特定日期之前 之后或当日收取的电子邮件 输入或选择一个日期, 并选择之前 之后或当日 大小 (KB) - 搜索超过 不超过或等于特定大小的电子邮件 输入一个大小, 并选择 超过 不超过 和 等于 信息编号 - 使用电子邮件标头中包含的 信息编号 字段进行搜索 输入或粘贴要查找的电子邮件的信息编号 电子邮件全文 - 搜索在任何位置 ( 包括正文 标头及附件 ) 包含某些特定内容的电子邮件 正文 - 搜索正文中包含某些特定内容的电子邮件 附件 - 搜索附件中任何位置包含某些特定内容的电子邮件 文件夹 - 搜索特定邮箱文件夹中包含的电子邮件 文件夹 / 子文件夹 - 搜索邮箱文件夹中某个特定子文件夹内的电子邮件 标识 - 搜索具有特定标识的电子邮件 注 单击搜索条件旁边的 可以删除该条件 排除符合以下条件的电子邮件 定义一个条件列表, 满足条件的电子邮件将不会出现在搜索结果中 单击件 可以选择的条件类似于上面说明的那些条件 注 并选择要应用的条 单击搜索条件旁边的 可以删除该条件 搜索 重置 保存 开始搜索归档电子邮件 已按所选条件返回了结果 重置搜索条件并让您可以重新开始搜索 保存搜索条件供以后随时调用 1.6 使用智能手机搜索电子邮件 您可在 GFI MailArchiver 中使用智能手机来搜索电子邮件 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 11
12 注以下手机操作系统支持该功能 : Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ 要执行简单的搜索 : 1. 在您的智能手机上启动 Internet 浏览器并以以下格式输入 GFI MailArchiver 所在的 URL: MailArchiver 主机名 >/<GFI MailArchiver 虚拟文件夹名称 > 举例说明 : 屏幕截图 4: 智能手机登录屏幕 2. 使用您的登录名和密码来登录 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 12
13 屏幕截图 5: 智能手机的 GFI MailArchiver 主页 注 手机用户界面使用的语言设置与 GFI MailArchiver 中的用户所配置的相同 有关更多信息, 请参阅更改用户偏好设置 (page 32). 3. 输入要搜索的文本并单击搜索 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 13
14 屏幕截图 6: 用智能手机搜索结果 4. 使用提供的控件浏览所显示的结果 结果按日期以降序进行排序 注 手机搜索功能每页返回 10 封电子邮件 您可以使用提供的控件浏览其他页面 结果的最多数量为 5000 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 14
15 屏幕截图 7: 会话群组检视智能手机 5. 单击电子邮件主题以显示电子邮件或单击查看对话以显示相关电子邮件 注 手机用户界面主要用于搜索电子邮件档案 有关高级搜索和浏览功能, 请从您的计算机访问 GFI MailArchiver 注 手机用户界面可让用户仅访问自己的邮箱 1.7 访问多个邮箱 在档案选项卡中, 您还可浏览其他用户的归档电子邮件 您可以访问其电子邮件的用户取决于 GFI MailArchiver 访问控制功能授予的访问权限 注 如果当前登录的用户无权访问其他用户的邮箱或者没有电子邮件可供查看, 那么搜索要添加的用户功能会被禁用 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 15
16 屏幕截图 8: 访问多个邮箱 要查看其他邮箱中的归档电子邮件 : 1. 在搜索要添加的用户搜索框内输入要查看其电子邮件的邮箱的名称 将显示符合所输入内容并且您可以访问的名称的列表 2. 选择用户并单击搜索字段旁的 3. 从浏览对话 : 字段中选择刚才添加的用户 4. 用软件提供的控制功能浏览或搜索所显示的电子邮件 1.8 GFI MailInsights GFI MailInsights 是 GFI MailArchiver 内的一种报告功能, 使用归档的电子邮件来发送与电子邮件使用和趋势相关的信息 使用此功能可生成管理和 HR 报告, 为电子邮件和资源的使用或滥用提供洞见 注 GFI MailInsights 仅对具有完全访问权限的用户启用 有关更多信息, 请参阅 GFI MailArchiver 管理和配置手册中的将群组添加到完全访问权限群组 可用的报告有 : GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 16
17 通信流量 监视公司内外的用户 / 群组通信类型 网络邮件使用 - 识别与网络邮件服务交换电子邮件最多的用户 确定潜在的数据泄露或电子邮件使用不当 电子邮件响应性 - 了解用户回复内部和外部电子邮件所花费的平均时间 存储使用 - 了解附件对电子邮件存储成本的影响 使用此报告创建适合的保留策略以控制与电子邮件相关的存储空间 不活动的帐户 - 返回已接收电子邮件但未在指定时间内进行回复的用户帐户列表 言辞不当 - 追踪电子邮件中违反公司政策的不当言语表达 内部垃圾邮件发送者 - 找出哪些内部用户倾向于在 收件人 / 抄送 / 密件抄送 字段中包含过多收件人 使用此报告可以了解并且最大限度减少这种行为 工作时间以外 - 传回一个在工作时间以外产生发送活动的内部邮件帐户列表 使用此报告可以发现可能需要更多调查的行为 生成报告 通过电子邮件将生成的报告发送给登录用户 ( 以 PDF 格式作为附件发送 ) 要生成报告 : 1. 选择 MailInsights 选项卡并选择所需的报告 2. 通过选择某个值作为过滤规则来使用可用的过滤器 3. 单击位于每个报告页面底部的生成报告 通信流量 通信流量 图可提供所选用户 / 群组与其联系人之间交换的电子邮件概览 屏幕截图 9: MailInsights 通信流量 使用以下标准过滤该报告 : GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 17
18 表格 5: 通信流量报告标准 选项 描述 范围 指定日期范围或使用默认设置 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告 选择 活动目录 用户或群组 收件人 选择 内部 外部 或 全部 包含 指定结果数量最多为 1000 个收件人 默认值是 前 20 屏幕截图 10: MailInsights 通信流量报告 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 18
19 发件人可以是报告中间显示为单个实体的用户或群组 联系人按域分隔开来 每个域集以不同的颜色显示 节点之间的边缘宽度显示不同实体之间的电子邮件关系强度 图形下方的表格显示了以下信息 : 表格 6: 通信流量报告标准选项联系人电子邮件已发送电子邮件数已接收的电子邮件数电子邮件总数最近一次通信 描述联系人电子邮件地址已发送电子邮件总数已接收电子邮件总数已发送和接收的电子邮件总数最近一次发送 / 接收电子邮件的日期和时间 网络邮件使用 网络邮件使用 区域可用于生成显示内部用户使用网络电子邮件帐户交互情况的报告 屏幕截图 11: MailInsights 网络邮件通信人数 可使用以下标准过滤该报告 : 表格 7: 网络邮件通信人数报告标准 选项 描述 范围 指定日期范围或使用默认设置 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告 选择 活动目录 用户或群组 包含 指定结果数量最多为 1000 个收件人, 默认值为 前 20 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 19
20 屏幕截图 12: MailInsights 网络邮件通信人数报告 该图表示了指定时期内发送和接收的电子邮件总数 报告顶部的概要区域显示了前几位网络邮件提供商, 概述了每位提供商已发送和接收的电子邮件数 图形下方的表格包含以下信息 : 表格 8: 通信流量报告标准选项用户电子邮件总数已发送电子邮件数已接收的电子邮件数每天平均数总百分比 描述用户电子邮件地址 内部联系人总数 已发送电子邮件总数 已接收电子邮件总数 每天发送和接收的电子邮件数平均数 网络电子邮件总数的百分比 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 20
21 注 网络邮件使用 报告覆盖以下网络邮件提供商 : Hotmail Gmail Yahoo! Live AOL Facebook Yandex.ru Seznam.cz Gawab.com Gmx.com Mail.r 电子邮件响应性 电子邮件响应性 报告显示员工回复电子邮件所花费的时间 屏幕截图 13: MailInsights 电子邮件响应性 使用以下标准过滤该报告 : 表格 9: 网络邮件通信人数报告标准 选项 描述 范围 指定日期范围或使用默认设置 ( 最近 7 天 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告 选择 活动目录 用户或群组 包含 指定结果数量最多为 1000 个收件人, 默认值为 全部 排序方式 指定排序方法 选项为 : 按名称 ( 默认 ) 按响应性 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 21
22 屏幕截图 14: MailInsights 电子邮件响应性报告 该条形图表示 y 轴上的用户和 x 轴上以小时为单位的响应性 根据定义的标准对数据进行排序 其他数据显示在图表下方的表格中, 信息如下 : 表格 10: 通信流量报告标准 选项 描述 用户 用户名称或电子邮件地址 平均响应性 所有电子邮件 ( 小时 ) 平均内部响应性 内部电子邮件 ( 小时 ) 平均外部响应性 外部电子邮件 ( 小时 ) 存储空间使用 存储空间使用报告显示不同的附件类型使用多少空间 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 22
23 屏幕截图 15: MailInsights 存储空间使用 使用以下标准过滤报告 : 表格 11: 电子邮件存储报告标准 选项 描述 范围 指定日期范围或使用默认设置 ( 本月 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告 选择 每个人 ( 默认 ) 活动目录 用户或群组 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 23
24 屏幕截图 16: MailInsights 存储空间使用报告 该图形包含代表不同附件类型的堆叠 该图形的 x 轴表示不同大小的括弧,y 轴表示附件大小 注 存储空间使用报告的附件类型有 : 图像 文档 音乐 视频等等 图形下方的表格包含以下其他信息 : 表格 12: 电子邮件存储报告标准选项日期总大小 (KB) 图像 (KB) 文档 (KB) 音乐 (KB) 描述接收电子邮件的日期 附件的总大小 图像 类型附件的总大小 文档 类型附件的总大小 音乐 类型附件的总大小 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 24
25 选项 视频 (KB) 其他 (KB) 描述 视频 类型附件的总大小 其他 类型附件的总大小 不活动的帐户 不活动的帐户 区域可用于生成显示不再活动的内部帐户的报告 屏幕截图 17: MailInsights 不活动的帐户 使用以下标准过滤报告 : 表格 13: 不活动的帐户报告标准 选项 描述 范围 指定日期范围或使用默认设置 ( 最近 30 天 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 25
26 屏幕截图 18: 不活动的帐户报告 注 不活动的帐户是指在所覆盖的日期范围内收到电子邮件但未发送任何电子邮件的帐户 该报告返回不活动的帐户列表 言辞不当 言辞不当区域可用于生成确定电子邮件中所使用的任何不当语言的报告 言辞不当包括被视为性别歧视主义 种族主义的词语或脏话 屏幕截图 19: MailInsights 言辞不当 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 26
27 使用以下标准过滤该报告 : 表格 14: 言辞不当报告标准 选项 描述 范围 指定日期范围或使用默认设置 ( 今天 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 收件人 选择 全部 仅内部 仅外部 屏幕截图 20: MailInsights 言辞不当报告 注 当言辞不当报告超过 1,500 行, 将会以.xls 格式生成该报告 报告数据显示在表格中, 包含的信息如下 : 表格 15: 电子邮件存储报告标准选项日期 / 时间发件人主题 描述电子邮件日期和时间发件人电子邮件地址电子邮件主题 内部垃圾邮件发送者 通过内部垃圾邮件发送者报告可以生成一个列表, 识别那些在其电子邮件中包含大量收件人的用户的内部电子邮件帐户 此报告会考虑 收件人 抄送 和 密件抄送 字段中的收件人 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 27
28 屏幕截图 21: MailInsights 内部垃圾邮件发送者 使用以下标准过滤该报告 : 表格 16: 言辞不当报告标准 选项 描述 范围 指定日期范围或使用默认设置 ( 最近 30 天 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 包含 指定要包含的电子邮件帐户数量, 最多为 1000 个用户 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 28
29 屏幕截图 22: MailInsights 内部垃圾邮件发送者报告 报告数据显示在表格中, 包含的信息如下 : 表格 17: 电子邮件存储报告标准 选项 描述 用户名 发件人用户名或电子邮件地址 收件人的平均数量 在指定的时间段内从发件人收到电子邮件的收件人的平均数量 工作时间以外 使用此报告可识别在工作时间以外发送电子邮件的内部用户 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 29
30 屏幕截图 23: MailInsights 工作时间以外 使用以下标准过滤该报告 : 表格 18: 工作时间以外报告条件 选项 以下项的报告 描述 让您选择此报告适用的用户 对所有员工运行报告 ( 默认 ) 或者对活动目录群组运行报告 包含指定要显示的结果数量, 最多为 1000 个 默认值值为 50 范围 工作时间 工作周 非工作日 指定日期范围或使用默认设置 ( 本月 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 根据您组织的正常工作时间输入时间范围 选择您组织的工作日 选中的天认为是属于正常工作时间 使用日历定义过去和未来日期的非工作日 将在显示的窗口中列出所选日期 非工作日可以包含公共假期和公司停业日期 重要 只有成功生成报告时才会保存这些设置 如果您在生成报告之前离开该页面, 所有设置都将丢失 注 使用清除所有日期按钮时, 所有年份的已配置日期都会清除 下面的示例描述了在典型情景下进行配置时报告如何工作 : 情景 1: 某个组织的工作时间为星期一到星期五, 上班时间和下班时间在同一天内, 例如从上午 9.00 到下午 6.00 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 30
31 报告将包含从星期一到星期五下午 6.00 到上午 9.00 以及星期六和星期日全天发送的电子邮件 情景 2: 某个组织的工作时间从星期一到星期五, 上班时间和下班时间跨午夜, 例如从晚上 8.00 到早晨 5.00 在此情况下, 报告将包含从星期一到星期五早晨 5.00 到晚上 8.00 以及星期六和星期日发送的电子邮件 在星期六的午夜和早晨 5.00 之间发送的电子邮件将不予考虑, 因为这段时间被认为是在正常工作时间之内 情景 3: 某个组织的工作时间从星期一到星期五, 上班时间和下班时间跨午夜, 星期三是公共假期 报告将包含从星期一到星期五早晨 5.00 到晚上 8.00 星期六和星期日全天以及星期三从午夜到午夜之间发送的所有电子邮件 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 31
32 屏幕截图 24: MailInsights 工作时间以外报告 所生成报告的结果以水平条形图显示 条形图上方的报告概要显示在工作时间以外发送电子邮件数量最多的 3 名用户 其他数据显示在图表下方的表格中, 信息如下 : 表格 19: 工作时间以外报告条件选项电子邮件已发送电子邮件数 描述 用户的电子邮件地址 工作时间以外的已发送电子邮件数 1.9 更改用户偏好设置 1. 点击屏幕右上角显示的用户名 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 32
33 屏幕截图 25: 用户配置文件首选项 2. 从语言选项下拉框中, 选择要显示的语言 3. 在最大页面大小区域中, 配置每页显示的电子邮件数 4. 从审核报告日期 / 时间格式区域 ( 以管理员登录才可以 ), 更改审核报告中显示的日期 / 时间格式 5. 单击保存 GFI MailArchiver 1 使用 GFI MailArchiver 33
34 2 安装 GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector 可以让用户同步 Microsoft Outlook 文件夹和 GFI MailArchiver 归档的数据 1. 单击 Outlook Connector 选项卡 2. 选择可用下载选项链接之一来下载 GFI MailArchiver Outlook Connector 可用选项为 : 表格 20: GFI MailArchiver Outlook Connector 版本 选项 描述 Outlook Connector( 32 位 Outlook) 下载用于 Microsoft Outlook 32 位版本的 GFI MailArchiver Outlook Connector Outlook Connector( 64 位 Outlook) 下载用于 Microsoft Outlook 64 位版本的 GFI MailArchiver Outlook Connector 2.1 安装 GFI MailArchiver Outlook Connector 1. 选择 Outlook Connector 选项卡并下载 : MAROC_32bitOutlook.exe( Microsoft Outlook 32 位的安装程序 ) MAROC_64bitOutlook.exe( Microsoft Outlook 64 位的安装程序 ) 2. 双击文件, 然后按照向导进行安装 要检查安装, 在 Microsoft Outlook 中检查是否已创建名为 GFI MailArchiver 邮箱的新文件夹 有关如何使用 GFI MailArchiver Outlook Connector 的信息, 请参考 GFI MailArchiver Outlook Connector 手册, 该手册位于 : GFI MailArchiver 2 安装 GFI MailArchiver Outlook Connector 34
35 3 词汇表 A AD 参见 活动目录 E Exchange OLE DB 提供程序通过使用 OLE DB 和 Microsoft ADO 来访问本地 Microsoft Exchange Server 存储库的方法 Exchange 系统管理器专门管理使用 Exchange 的组织的 MMC 控制台 ExOLEDB 参见 Exchange OLE DB 提供程序 F Firebird 数据库 一个开源关系数据库系统 G GFI MailArchiver Outlook Connector 用来同步 Microsoft Outlook 文件夹和 GFI MailArchiver 归档的电子邮件的 GFI MailArchiver 工具 GFI MailArchiver 导入服务 用来将电子邮件数据从文件导入到 GFI MailArchiver 中的 GFI MailArchiver 工具 GFI MailInsights GFI MailInsights 是 GFI MailArchiver 内的一种报告功能, 使用归档的电子邮件来发送与电子邮件使用和趋势相关的信息 GPO 参见 组策略对象 I IMAP 参见 Internet 消息访问协议 Internet 消息访问协议用于电子邮件检索的两个最常用 Internet 标准协议之一, 另一个最常用的协议是 POP3 GFI MailArchiver 3 词汇表 35
36 M MAIS 见 GFI MailArchiver 导入服务 MAPI 参见 邮件应用程序编程接口 Microsoft SQL 服务器 Microsoft 关系数据管理系统 MIME 参见 多用途 Internet 邮件扩展 MyTerm myterm O Outlook Web Access Microsoft Exchange 服务器的网络邮件服务 用于在 Microsoft Office Outlook 不可用时, 使用 web 界面访问电子邮件 联系人 任务等 OWA 参见 Outlook Web Access P POP3 参见 邮局协议版本 3 PST 导出程序 一个基于代理的工具, 在目标计算机上部署后, 它可以从 PST 文件提取电子邮件以供 GFI MailArchiver 导入服务使用 PST 文件 用于存储 Microsoft Office Outlook 中电子邮件 日历事件 联系人和其它项目的本地副本的文件 一 一键还原 将归档电子邮件恢复到用户收件箱的一个用户友好的方法, 在删除电子邮件后将邮件恢复至原样或将它作为电子邮件附件发送给用户 GFI MailArchiver 3 词汇表 36
37 保 保留策略 可以控制特定邮件在档案仓库中保存时间的系统 元 元数据 提供有关 GFI MailArchiver 中归档电子邮件信息的数据 公 公用文件夹 Microsoft Exchange 和用户之间共享的公共文件夹, 此文件夹启用信息共享 分 分类策略 GFI MailArchiver 中的分类系统, 可以根据电子邮件的标识对电子邮件进行分类 多 多用途 Internet 邮件扩展 扩展电子邮件格式以支持非 ASCII 的文本 非文本附件 带多个部分的邮件正文以及非 ASCII 字符集标题信息的标准 对 对话线程 在两个或多个用户之间形成对话的电子邮件的列表 归 归档日志 Microsoft Exchange Server 的一个功能, 可以将电子邮件副本存储在一个中心邮箱中以用于各种用途, 包括邮件归档 搜 搜索索引 收集 分析和存储数据以更快更准确地检索信息的系统 数 数据库架构 定义表 表中的字段以及字段与表之间关系的数据库结构 GFI MailArchiver 3 词汇表 37
38 数据库活动审核 一个使用 Microsoft SQL Server 跟踪能力记录归档数据库中所有活动的系统 标 标题 电子邮件文本 ( 正文 ) 前面的信息 包括发件人, 收件人 主题 发送和接收时间戳记等等 档 档案仓库 GFI MailArchiver 中电子邮件数据源 电子邮件元数据和搜索索引的集合 档案仓库管理 一种可以根据不同的时间段对要使用的档案仓库进行排列和调度的 GFI MailArchiver 技术 活 活动目录 提供各种网络服务 ( 包括象 LDAP 这样的目录服务 ) 的一种技术 混 混合身份验证模式 同时启用 Windows 和 SQL Server 这两种身份验证的方式 用 用户交互审核 在用户使用 GFI MailArchiver web 界面时, 可以记录用户所有活动的系统 组 组策略对象 控制哪些用户可以 / 不可以在计算机网络上执行操作的活动目录集中管理和配置系统 群 群组管理员 GFI MailArchiver 中的用户组, 其成员可以浏览和搜索构成 活动目录 组的所有用户 访 访问权限 授予用户或一组用户在不同的电子邮件上执行各种操作的权限 GFI MailArchiver 3 词汇表 38
39 邮 邮件应用程序编程接口 邮件编写结构和基于组件对象模型的用于 Microsoft Windows 的 API 邮局协议版本 3 邮箱 本地电子邮件客户用于通过 TCP/IP 连接从邮箱检索电子邮件的协议 用于接收 编写和存储电子邮件的目录和文件夹 邮箱文件夹结构检索 GFI MailArchiver 的一个功能, 可以同步 Microsoft Exchange 和 GFI MailArchiver 中的邮箱文件夹结构 GFI MailArchiver 3 词汇表 39
40 4 索引 G GFI MailInsights 生成报告 16 词 词汇表 35 活 活动目录 18-19, 21, 23 收 收件人 11, 17-18, 27 文 文档 24 邮 邮箱 34 GFI MailArchiver 索引 40
41 美国 加拿大和中南美洲 Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA 电话 :+1 (888) 传真 :+1 (919) 英国和爱尔兰 Magna House, London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, UK 电话 :+44 (0) 传真 :+44 (0) 欧洲 中东和非洲 GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta 电话 : 传真 : 澳大利亚和新西兰 83 King William Road, Unley 5061, South Australia 电话 : 传真 : sales@gfiap.com
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