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1 GFI 产品指南 用户指南

2 本文档中的信息和内容仅供参考并且按 原样 提供, 但未作出明示或隐含的保证, 包括但不限于隐含的适销性 适合特定的用途及非侵权担保 对于可能因使用此文档而造成的任何类型的损失 ( 包括任何间接损失 ),GFI Software 概不负责 本信息可以从公开的可用信息源获取 尽管努力确保所提供数据的准确性, 但 GFI 并未声明 承诺或保证信息的完整性 准确性 时效性或适合性, 并且对于印刷错误 过期信息或错误概不负责 对于本文档中所包含的任何信息的准确性或完整性,GFI 未作出明示或隐含的保证并且不承担任何法律责任 如果您认为本文档中有任何事实性错误, 请联系我们, 我们将尽快审阅您关的问题 此处所提及的所有产品和公司名称可能是各自所有者的商标 Microsoft 和 Windows 是 Microsoft Corporation 在美国和其他国家 / 地区的册商标或商标 GFI Archiver 为 GFI SOFTWARE Ltd. 版权所有 GFI Software Ltd. 保留所有权利 文档版本 :V 最近更新 ( 年 / 月 / 日 ) :10/12/2015

3 1 使用 GFI Archiver 登录 GFI Archiver 浏览存档的项目 使用存档的项目 搜索存档的项目 使用简单搜索 使用高级搜索 使用智能手机搜索电子邮件 访问多个邮箱 GFI MailInsights 生成 MailInsights 报告 计划 MailInsights 报告 通信流量 网络邮件使用 电子邮件响应性 存储空间使用 不活动的帐户 言辞不当 内部垃圾邮件发送者 工作时间以外 数据泄露检测 职位搜索 短语搜索 用户流量报告 电子邮件主题报告 电子邮件性能指标报告 大电子邮件报告 更改用户偏好设置 39 2 配置客户端访问 安装 Outlook Connector Outlook Connector 系统要求 软件 硬件 下载 GFI Archiver Archive Assistant 42 3 配置 Archive Assistant 部署 File Archive Assistant 下载 File Archive Assistant 配置 File Archive Assistant 添加同步文件夹 部署适用於 Windows 8/RT 的 GFI Archiver App 系统要求 配置 GFI Archiver Touch App 配置 GFI Archiver IMAP 客户端访问 在 Android 上配置 IMAP 在 Apple Mail 3.0 中配置 IMAP 50

4 3.3.3 在 ios5 中配置 IMAP 在 Microsoft Outlook 2003 中配置 IMAP 在 Microsoft Outlook 2007 中配置 IMAP 在 Microsoft Outlook 2010 中配置 IMAP 在 Microsoft Outlook 2013 中配置 IMAP 在 Outlook 2011 for Mac 中配置 IMAP 在 Mozilla Thunderbird 10 中配置 IMAP 在 Windows Live Mail 中配置 IMAP 57 4 词汇表 59 5 索引 64

5 1 使用 GFI Archiver GFI Archiver 可帮助您维护易于访问的电子邮件通信 日历项目和文档的存档, 且无需 PST 文件, 可满足不断增长的法规遵从性和 ediscovery 法规 使用 MailInsights 商业智能工具的报告功能, 您可以充分利用您的存档项目 使用基于存档中的业务关键信息的报告标识法律风险并管理生产率 阅读以下相关部分获取以下方面的信息 : 登录 GFI Archiver 浏览归档的电子邮件 处理电子邮件 搜索归档的电子邮件 访问多个邮箱 生成 MailInsights 报告 更改显示语言和其他 1.1 登录 GFI Archiver 选择下列之一以登录 GFI Archiver: 转到开始 > GFI Archiver > GFI Archiver 将在您的默认 Internet 浏览器中加载应用程序 请在出现提示时输入您的域凭据 ( 用于登录 Windows 的用户名和密码 ) 或者, 您也可在 Internet 浏览器中输入以下 URL: Archiver 主机名 >/<GFI Archiver 虚拟文件夹名称 > 例如 : 默认情况下,GFI Archiver 不会要求您在登录时提供任何登录凭据 而是使用当前登录的用户的凭据 关闭浏览器会话可以从 GFI Archiver 销当前登录的用户 要以其他用户身份登录, 请先销您的配置文件, 然后使用其他 Windows 用户登录 如果您登录的计算机未加入安装了 GFI Archiver 的域, 那么会提示输入登录安装了 GFI Archiver 的域所使用的凭据 1.2 浏览存档的项目 1. 从 GFI Archiver 中, 选择档案卡 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 5

6 屏幕截图 1: 浏览归档的电子邮件 2. 在 存档 卡中, 您可以查看所有已授予您访问的邮箱中存档的项目 您还可以进行若干操作, 如下表所示 让您可以搜索电子邮件 输入要搜索的单词或短语并单击 将在电子邮件窗格中显示结果 隐藏电子邮件预览窗格 显示电子邮件预览窗格 切换电子邮件预览窗格中电子邮件在电子邮件列表页面的显示位置, 可在底部显示, 也可在侧边显示 在邮件视图中显示电子邮件 在邮箱视图中显示电子邮件 切换到日历视图, 并显示存档的日历项目 切换到文件历史记录视图并显示 File Archive Assistant 存档的文件列表 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 6

7 显示当前登录的用户可以访问的邮箱列表 从帐户列表中, 选择 档案仓库 以从列出档案中的帐户查看邮箱 点击关闭以退出帐户列表 如果您的系统管理员已启用电子邮件删除, 则删除所选电子邮件 如果未启用电子邮件删除, 则不会显示此图标 无法从只读档案仓库中删除电子邮件, 或在启用依法保留时删除电子邮件 默认情况下,GFI Archiver 每页显示 25 个项目 要更改此值, 请点击屏幕右下角显示的用户名, 然后更改每页显示的邮件数的值 点击 保存 1.3 使用存档的项目 在 GFI Archiver 存档卡中, 您可以查看不同类型的存档项目并对其执行操作 使用任务栏中提供的控件可在电子邮件对话和日历项目之间切换 如需更多信息, 请参阅浏览存档的项目 (page 5) 要查看电子邮件或存档的文件, 请从邮箱或邮件视图中选择电子邮件 这将在预览窗格中显示所选的项目 双击电子邮件或存档的文件, 可在电子邮件视图窗口中进行查看 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 7

8 屏幕截图 2: 使用 GFI Archiver 中存档的项目 要打开存档的日历项目, 请切换至日历视图 选择要查看的项目 单击一下项目, 然后在日历窗口中查看详细信息 根据选择的存档项目类型, 可在查看存档项目的内容时, 执行以下操作 : 查看电子邮件 / 日历项目标题 单击以查看电子邮件或日历项目标题 标头会显示在一个面板中 再次单击此按钮或选择关闭可以关闭面板 查看对话主线 单击按钮以在邮件视图窗口中查看完整的对话 列出了该会话的所有邮件组成部分 再次单击此按钮或选择关闭可以关闭该面板 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 8

9 编辑电子邮件或日历项目标签 ( 个人和全局 ) 使您可以通过设置标签来对电子邮件和日历项目进行分类 搜索特定类型的存档项目时, 此功能非常有用 例如, 搜索已设置标签为 重要 的所有项目 要添加标识 : 1. 在 可用标签 中, 输入一个新标签或选择一个现有标签 2. 点击标识电子邮件以使用所输入或选择的标识来标识电子邮件 要删除先前分配的标识 : 1. 选择先前分配的标签 2. 点击删除标识 再次单击此按钮或选择关闭可以关闭面板 标签以黑色字体显示在 标签 字段中 通过分类策略在组织级别上分配的标签显示为红色 您无法从电子邮件中删除分类策略标签 还原电子邮件 / 日历项目 使用 一键还原 功能还原电子邮件或日历项目, 此功能可将存档的项目还原到特定邮箱或将项目的副本转发到某个电子邮件地址 在还原电子邮件面板上, 输入要发送当前项目副本的电子邮件地址, 然后单击还原电子邮件 / 日历项目 保存电子邮件至磁盘 ( EML 格式 ) 将整个电子邮件以.eml 格式下载至磁盘, 包括任何附件 此格式与很多电子邮件客户端兼容, 例如 Microsoft Outlook Express Windows Mail 和 Mozilla Thunderbird 在文件下载对话框中, 选择保存, 然后选择要保存文件的位置 保存电子邮件至磁盘 ( MSG 格式 ) 将整个电子邮件以.msg 格式下载至磁盘, 包括任何附件 此格式与 Microsoft Outlook 兼容 在文件下载对话框中, 选择 保存, 然后选择要保存文件的位置 下载日历项目将整个电子邮件以.msg 格式下载至磁盘, 包括任何附件 此格式与 Microsoft Outlook 兼容 在文件下载对话框中, 选择 保存, 然后选择要保存文件的位置 打印电子邮件 / 日历项目 在新的浏览器窗口中以打印格式显示存档项目 使用浏览器的打印功能可以打印该项目 在电子邮件中显示图像 使用此按钮以显示电子邮件中嵌入的图像 标记为非垃圾邮件 使用此按钮以对反垃圾邮件解决方案先前确认为垃圾邮件的电子邮件取消垃圾邮件标记 需要设置垃圾邮件保留策略 删除电子邮件 / 日历项目 如果您的系统管理员已启用电子邮件删除, 则可删除当前项目 如果未启用电子邮件删除, 则不会显示此图标 不能从只读的存档存储中删除存档的项目, 也不能在启用了合法保留后删除这些项目 显示日历项目事件单击按钮以在邮件视图窗口中查看日历项目事件 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 9

10 下载 查看存档文件时, 正文中将显示附加的下载链接 单击此链接下载该文件并将其保存到磁盘 1.4 搜索存档的项目 搜索电子邮件 文件 日历项目或传真等存档项目时,GFI Archiver 将查询电子邮件索引, 并检索任何匹配的项目和相应附件 在 GFI Archiver 中, 您可以使用以下方式搜索 : 快速搜索 使用工具栏中的文本框, 为所有存档存储的所选用户搜索所有存档的电子邮件 在快速搜索文本框中, 您还可以使用以下通配符 :? - 匹配任何单个字符 * - 匹配任何字符串 简单搜索 高级搜索 举例说明 : 要搜索包含 Swiss 词汇的电子邮件, 请输入 sw??s 或 sw*s 展开快速搜索, 通过简单条件 ( 如发件人 收件人 主题 日期和其它信息 ) 过滤搜索 如需更多信息, 请参阅使用简单搜索 (page 10) 使用高级扩大搜索的范围 如需更多信息, 请参阅使用高级搜索 (page 12) 匹配搜索条件的电子邮件会在电子邮件窗格中显示 GFI Archiver 每页最多可显示 25 封电子邮件 如果匹配搜索条件的电子邮件多于 25 封, 那么 GFI Archiver 会在单独页面中展开电子邮件 使用电子邮件窗格底部的滑块从当前页转至下一页 使用简单搜索 简单搜索是快速搜索功能的扩展, 使您可以使用附加搜索条件搜索所有存档存储中的电子邮件 文件 日历项目或传真 /SMS 邮件 要使用简单搜索, 请执行以下操作 : 1. 在存档卡上, 单击搜索文本框旁边的下拉图标 屏幕截图 3: 简单搜索 2. 在搜索目标区域中, 选择电子邮件以搜索所有存档存储中的电子邮件 使用以下搜索功能 : 包含输入要搜索的关键词 您还可以使用以下通配符 :? - 匹配任何单个字符 * - 匹配任何字符串 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 10

11 主题搜索具有特定主题的电子邮件 发送时间定义要搜索的电子邮件的发送日期 发件人指定电子邮件发件人的电子邮件地址或显示名称以搜索其电子邮件 收件人指定电子邮件收件人的电子邮件地址或显示名称以搜索其电子邮件 附件搜索附件中任何位置包含某些特定内容的电子邮件 高级 单击高级链接以扩大搜索的范围 如需更多信息, 请参阅使用高级搜索 (page 12) 重置重置搜索条件并让您可以重新开始搜索 保存 保存搜索条件供以后随时调用 已保存的搜索条件显示在归档卡下的分类窗口中 搜索开始搜索归档电子邮件 已按所选条件返回了结果 3. 在搜索区域中, 选择文件以搜索所有存档存储中的存档文件 使用以下搜索功能 : 文件名输入要搜索的完整文件名或部分文件名 您还可以使用以下通配符 :? - 匹配任何单个字符 * - 匹配任何字符串 文件类型在可用的列表中指定 文件类型 或选择任何 ( 默认 ) 最后一次修改日期 高级 从可用的列表中选择一个, 或选择自定义并使用日历控件指定一个日期范围 单击高级链接以扩大搜索的范围 如需更多信息, 请参阅使用高级搜索 (page 12) 搜索开始搜索归档电子邮件 已按所选条件返回了结果 重置重置搜索条件并让您可以重新开始搜索 保存 保存搜索条件供以后随时调用 已保存的搜索条件显示在归档卡下的分类窗口中 4. 在搜索区域中, 选择日历以搜索所有存档存储中的存档日历项目 使用以下搜索功能 : 包含输入要搜索的完整文件名或部分文件名 您还可以使用以下通配符 :? - 匹配任何单个字符 * - 匹配任何字符串 组织者指定事件组织者的名称 主题搜索具有特定主题的日历项目 邀请的参加者指定邀请参与事件的人员的名字 事件开始时间 从可用的列表中选择一个, 或选择自定义并使用日历控件指定一个日期范围 位置指定事件发生的位置的名称 高级 单击高级链接以扩大搜索的范围 如需更多信息, 请参阅使用高级搜索 (page 12) 搜索开始搜索归档电子邮件 已按所选条件返回了结果 重置重置搜索条件并让您可以重新开始搜索 保存 保存搜索条件供以后随时调用 已保存的搜索条件显示在归档卡下的分类窗口中 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 11

12 5. 在搜索区域中, 选择传真以搜索所有存档存储中的存档传真和 SMS 邮件 使用以下搜索功能 : 包含输入要搜索的完整文件名或部分文件名 您还可以使用以下通配符 :? - 匹配任何单个字符 * - 匹配任何字符串 类型使用下拉列表切换传真和 SMS 发送时间从可用列表中选择, 以定义要搜索的传真或 SMS 的发送日期 发件人指定要搜索的发件人的地址 收件人指定要搜索的收件人的地址 高级 单击高级链接以扩大搜索的范围 如需更多信息, 请参阅使用高级搜索 (page 12) 搜索开始搜索归档电子邮件 已按所选条件返回了结果 重置重置搜索条件并让您可以重新开始搜索 保存 保存搜索条件供以后随时调用 已保存的搜索条件显示在归档卡下的分类窗口中 只有当 GFI Archiver 管理员启用了传真存档搜索卡, 才会显示 传真搜索 使用高级搜索 高级搜索是简单搜索功能的扩展, 让您能够在搜索已存档的项目时使用各种搜索条件 要使用高级搜索, 请执行以下操作 : 1. 在存档卡上, 单击快速搜索方本框旁边的下拉图标, 然后选择高级 屏幕截图 4: 高级搜索 2. 在高级搜索区域中, 使用以下高级搜索功能 : 搜索以下用户的电子邮件 档案仓库 从可用列表中选择用户 定义要执行搜索的档案仓库 从档案仓库可选列表中选择一个或多个档案仓库 发送时间定义要搜索的电子邮件的发送日期 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 12

13 包含全部 / 任一 定义显示符合所有条件的项目还是显示符合任一条件的项目 从下拉列表中选择 : 全部 - 显示至少符合一个指定条件的存档项目 任一 - 显示符合所有指定条件的存档项目 单击此按钮可以添加条件 可用条件为 : 主题 - 搜索具有特定主题的电子邮件 发件人 - 指定电子邮件发件人的电子邮件地址或显示名称以搜索其电子邮件 收件人 - 指定电子邮件收件人的电子邮件地址或显示名称以搜索其电子邮件 BCC - 指定其地址显示在 BCC 字段中的收件人的电子邮件地址或显示名称 发送时间 - 搜索在某个特定日期之前 之后或当日发送的电子邮件 输入或选择一个日期, 并选择之前 之后或当日 收件日期 - 搜索在某个特定日期之前 之后或当日收取的电子邮件 输入或选择一个日期, 并选择之前 之后或当日 开始日期 - 搜索在指定日期之前开始的日历项目 大小 (KB) - 搜索超过 不超过或等于特定大小的项目 输入一个大小, 并选择 超过 不超过 和 等于 信息编号 - 使用电子邮件标头中包含的 信息编号 字段进行搜索 输入或粘贴要查找的电子邮件的信息编号 电子邮件全文 搜索电子邮件中正文和附件的特定内容 正文 - 搜索正文中包含某些特定内容的电子邮件 附件 - 搜索附件中任何位置包含某些特定内容的电子邮件 包含文档 - 只搜索包含附加文档的电子邮件 文件夹 - 搜索特定邮箱文件夹中包含的项目 文件夹 / 子文件夹 - 搜索邮箱文件夹中某个特定子文件夹内的项目 标识 - 搜索具有特定标识的电子邮件 单击搜索条件旁边的可以删除该条件 排除以下所有这些 条件 定义一个条件列表, 满足条件的存档项目将不会出现在搜索结果中 单击 并 选择要应用的条件 可以选择的条件类似于上面说明的那些条件 返回基本 单击搜索条件旁边的可以删除该条件 单击此可返回到 简单搜索 功能 如需更多信息, 请参阅使用简单搜索 (page 10) 重置重置搜索条件并让您可以重新开始搜索 保存 保存搜索条件供以后随时调用 已保存的搜索条件显示在归档卡下的分类窗口中 搜索开始搜索已存档的项目 已按所选条件返回了结果 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 13

14 1.4.3 使用智能手机搜索电子邮件 您可在 GFI Archiver 中使用智能手机来搜索电子邮件 以下手机操作系统支持该功能 : Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ 要执行简单的搜索 : 1. 在您的智能手机上启动 Internet 浏览器并按以下格式输入 GFI Archiver 所在的 URL: Archiver 主机名 >/<GFI Archiver 虚拟文件夹名称 > 举例说明 : 2. 使用您的登录名和密码来登录 手机用户界面使用的语言设置与 GFI Archiver 中的用户所配置的相同 如需更多信息, 请参阅更改用户偏好设置 (page 39) 3. 输入要搜索的文本并单击搜索 4. 使用提供的控件浏览所显示的结果 结果按日期以降序进行排序 手机搜索功能每页返回 10 封电子邮件 您可以使用提供的控件浏览其他页面 结果的最多数量为 5000 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 14

15 屏幕截图 5: 会话群组检视智能手机 5. 单击电子邮件主题以显示电子邮件或单击查看对话以显示相关电子邮件 手机用户界面主要用于搜索电子邮件档案 有关高级搜索和浏览功能, 请从您的计算机访问 GFI Archiver 手机用户界面可让用户仅访问自己的邮箱 1.5 访问多个邮箱 在存档卡中, 您还可浏览其他用户的邮箱中已存档的项目 - 如果您已被授权访问其存档 具有管理员权限的用户可通过 GFI Archiver 访问控制功能授权或撤消对其他用户邮箱的访问 如果当前登录的用户无权访问其他用户的邮箱或者没有电子邮件可供查看, 那么搜索要添加的用户功能会被禁用 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 15

16 屏幕截图 6: 访问多个邮箱 要查看其他邮箱中已存档的项目 : 1. 在搜索要添加的用户搜索框内输入要查看其存档项目的邮箱的名称 将显示符合所输入内容 ( 您可以访问 ) 的名称列表 2. 选择用户并单击搜索字段旁的 3. 从浏览对话 : 字段中选择刚才添加的用户 4. 用软件提供的控制功能浏览或搜索显示的存档项目 1.6 GFI MailInsights GFI MailInsights 是 GFI Archiver 的内的一种报告功能, 利用已存档的项目来提供与电子邮件使用和趋势相关的信息 使用此功能可生成管理和 HR 报告, 为电子邮件和资源的使用或滥用提供洞见 GFI MailInsights 仅对已授予所需访问权限的用户启用 如需更多信息, 请联系您的系统管理员 可用的报告有 : GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 16

17 报告名称 通信流量监视组织内外的用户 / 群组通信类型 网络邮件使用 识别与网络邮件服务交换电子邮件最多的用户 确定潜在的数据泄露或电子邮件使用不当 电子邮件响应性了解用户回复内部和外部电子邮件所花费的平均时间 存储空间使用 不活动的帐户 了解附件对电子邮件存储成本的影响 创建适合的保留策略以控制与电子邮件相关的存储空间 返回已接收电子邮件但未在指定时间内进行回复的用户帐户列表 言辞不当追踪电子邮件中违反公司政策的不当言语表达 内部垃圾邮件发送者 找出哪些内部用户倾向于在 收件人 / 抄送 / 密件抄送 字段中包含过多收件人 工作时间以外返回一个在下班时间产生发送活动的内部邮件帐户列表 发现可能需要深入调查的行为 数据泄露检测 职位搜索 识别记录重要信用卡号码或者美国社会保险号码或者其他机密文档和信息的电子邮件 标识包含简历或寄给职位搜索网站的已发送或已接收的电子邮件 短语搜索在存档的电子邮件内搜索特定字词或短语 用户流量查看所选用户或组与其联系人之间交换的电子邮件数量 电子邮件主题 电子邮件性能指标 大电子邮件报告 生成 MailInsights 报告 列出所选用户与组及其联系人之间往来电子邮件中的主题和常用字词 分析发送和接收的电子邮件, 根据事先定义的一套性能指标对用户的生产力分类 标识可能在您的存档中占用了不需要的空间的大电子邮件 电子邮件附件是按特定类别分类的 生成的报告会通过电子邮件发送给登录的用户或转发到字段中指定的用户 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 要生成报告 : 1. 选择 MailInsights 卡并选择所需的报告 2. 通过选择某个值作为过滤规则来使用可用的过滤器 3.( 可选 ) 在转发到字段中, 输入收件人电子邮件地址 使用电子邮件转发时, 生成报告的用户和转发到字段中指定的任何用户将收到报告 可以插入多个用 ; 分隔开的电子邮件地址 4. 单击位于每个报告页面底部的发送报告 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 17

18 1.6.2 计划 MailInsights 报告 可以计划每个 MailInsights 报告自动运行 要设置报告计划 : 1. 选择 MailInsights 卡并选择所需的报告 2. 通过选择某个值作为过滤规则来使用可用的过滤器 3. 单击计划 屏幕截图 7: MailInsights 报告计划 4. 在报告名称字段中, 为您的报告输入一个有意义的名称 5.( 可选 ) 在转发到字段中, 输入收件人电子邮件地址 6. 从设置报告计划下拉列表中, 选择报告运行频率 可用为 : 每天 每周或每月 7. 在时间字段中, 指定时间 8. 单击保存并设置报告计划 通信流量 通信流量 图可提供所选用户 / 群组与其联系人之间交换的电子邮件概览 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 18

19 屏幕截图 8: MailInsights 通信流量 使用以下标准过滤该报告 : 范围指定日期范围或使用默认设置 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告选择用户或组 收件人选择 内部 外部 或 全部 包含指定结果数量最多为 1000 个收件人 默认值是 前 20 报告格式选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 生成的报告在图形中间将所选用户或组显示为单个实体 按域分隔联系人 每个域集以不同的颜色显示 节点之间的边缘宽度显示不同实体之间的电子邮件关系强度 图形下方的表格显示了以下信息 : 联系人电子邮件 已发送电子邮件数 已接收的电子邮件数 电子邮件总数 联系人电子邮件地址 已发送电子邮件总数 已接收电子邮件总数 已发送和接收的电子邮件总数 最近一次通信最近一次发送 / 接收电子邮件的日期和时间 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 19

20 1.6.4 网络邮件使用 网络邮件使用 区域可用于生成显示内部用户使用网络电子邮件帐户交互情况的报告 屏幕截图 9: MailInsights 网络邮件使用 可使用以下标准过滤该报告 : 范围指定日期范围或使用默认设置 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告选择用户或组 包含指定结果数量最多为 1000 个收件人, 默认值为 前 20 报告格式选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 生成的报告显示表示在指定时期内发送和接收的电子邮件总数的图形 报告顶部的概要区域显示了前几位网络邮件提供商, 概述了每位提供商已发送和接收的电子邮件数 图形下方的表格包含以下信息 : 用户用户电子邮件地址 电子邮件总数内部联系人总数 已发送电子邮件数已发送电子邮件总数 已接收的电子邮件数已接收电子邮件总数 每天平均数每天发送和接收的电子邮件数平均数 总百分比网络电子邮件总数的百分比 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 20

21 网络邮件使用 报告覆盖下列网络邮件提供商 :Hotmail Gmail Yahoo! Live AOL Facebook Yandex.ru Seznam.cz Gawab.com Gmx.com Mail.ru Hushmail.com Rediff.com 电子邮件响应性 电子邮件响应报告显示员工回复电子邮件所花费的平均时间 屏幕截图 10: MailInsights 电子邮件响应性 使用以下标准过滤该报告 : 范围指定日期范围或使用默认设置 ( 最近 7 天 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告选择用户或组 包含指定结果数量最多为 1000 个收件人, 默认值为 全部 排序方式指定排序方法 为 : 按名称 ( 默认 ) 按响应性 报告格式选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 生成的报告显示在 y 轴上表示用户和在 x 轴上以小时为单位表示响应性的条形图 根据定义的标准对数据进行排序 其他数据显示在图表下方的表格中, 信息如下 : GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 21

22 用户 用户的名称或电子邮件地址 平均响应性 所有电子邮件的平均响应时间 ( 小时 ) 平均内部响应性 回复内部用户的平均时间 ( 小时 ) 平均外部响应性 回复外部电子邮件的平均时间 ( 小时 ) 存储空间使用 存储空间使用报告显示不同的附件类型使用多少空间 屏幕截图 11: MailInsights 存储空间使用 使用以下标准过滤报告 : 范围指定日期范围或使用默认设置 ( 本月 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告 选择 每个人 ( 默认 ) Active Directory 用户或组 项目类型选择以下可用 : 电子邮件 文件或电子邮件与文件 报告格式选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 生成的报告包含代表不同附件类型的堆叠图形 该图形的 x 轴表示不同大小的括弧,y 轴表示附件大小 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 22

23 存储空间使用报告的附件类型有 : 图像 文档 音乐 视频等等 图形下方的表格包含以下其他信息 : 日期 接收电子邮件的日期 总大小 附件的总大小 图像 图像 类型附件的总大小 文档 文档 类型附件的总大小 音乐 音乐 类型附件的总大小 视频 视频 类型附件的总大小 其他 其他 类型附件的总大小 不活动的帐户 不活动的帐户 区域可用于生成显示不再活动的内部帐户的报告 屏幕截图 12: MailInsights 不活动的帐户 使用以下标准过滤报告 : GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 23

24 范围 指定日期范围或使用默认设置 ( 最近 30 天 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 报告格式 选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 不活动的帐户是指在所覆盖的日期范围内收到电子邮件但未发送任何电子邮件的帐户 该报告返回不活动的帐户列表 言辞不当 言辞不当区域可用于生成确定电子邮件中所使用的任何不当语言的报告 言辞不当包括被视为性别歧视主义 种族主义的词语或脏话 屏幕截图 13: MailInsights 言辞不当使用以下标准过滤该报告 : 范围指定日期范围或使用默认设置 ( 今天 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 收件人选择 全部 仅内部 仅外部 报告格式选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 生成的报告以表格形式显示数据, 该表格列出以下项目 : GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 24

25 日期 / 时间发件人主题 电子邮件日期和时间发件人电子邮件地址电子邮件主题 内部垃圾邮件发送者 通过内部垃圾邮件发送者报告可以生成一个列表, 识别那些在其电子邮件中包含大量收件人的用户的内部电子邮件帐户 此报告会考虑 收件人 抄送 和 密件抄送 字段中的收件人 屏幕截图 14: MailInsights 内部垃圾邮件发送者 使用以下标准过滤该报告 : 范围 指定日期范围或使用默认设置 ( 最近 30 天 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 包含 指定要包含的电子邮件帐户数量, 最多为 1000 个用户 报告格式 选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 报告数据显示在表格中, 包含的信息如下 : 用户名 发件人用户名或电子邮件地址 收件人的平均数量 在指定的时间段内从发件人收到电子邮件的收件人的平均数量 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 25

26 工作时间以外 使用此报告可识别在工作时间以外发送电子邮件的内部用户 屏幕截图 15: MailInsights 下班时间 使用以下标准过滤该报告 : 以下项的报告 让您选择此报告适用的用户 对所有员工 ( 默认值 ) 或组运行报告 包含指定要显示的结果数量, 最多为 1000 个 默认值值为 50 范围指定日期范围或使用默认设置 ( 本月 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 报告格式选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 工作时间根据您组织的正常工作时间输入时间范围 工作周选择您组织的工作日 选中的天认为是属于正常工作时间 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 26

27 非工作日 使用日历定义过去和未来日期的非工作日 将在显示的窗口中列出所选日期 非工作日可以包含公共假期和公司停业日期 重要 只有成功生成报告时才会保存这些设置 如果您在生成报告之前离开该页面, 所有设置都将丢失 使用清除所有按钮时, 所有年份的已配置日期都会清除 下面的示例了在典型情景下进行配置时报告如何工作 : 情景 1: 某个组织的工作时间为星期一到星期五, 上班时间和下班时间在同一天内, 例如从上午 9.00 到下午 6.00 报告将包含从星期一到星期五下午 6.00 到上午 9.00 以及星期六和星期日全天发送的电子邮件 情景 2: 某个组织的工作时间从星期一到星期五, 上班时间和下班时间跨午夜, 例如从晚上 8.00 到早晨 5.00 在此情况下, 报告将包含从星期一到星期五早晨 5.00 到晚上 8.00 以及星期六和星期日发送的电子邮件 在星期六的午夜和早晨 5.00 之间发送的电子邮件将不予考虑, 因为这段时间被认为是在正常工作时间之内 情景 3: 某个组织的工作时间从星期一到星期五, 上班时间和下班时间跨午夜, 星期三是公共假期 报告将包含从星期一到星期五早晨 5.00 到晚上 8.00 星期六和星期日全天以及星期三从午夜到午夜之间发送的所有电子邮件 所生成报告的结果以水平条形图显示 条形图上方的报告概要显示在工作时间以外发送电子邮件数量最多的 3 名用户 其他数据显示在图表下方的表格中, 信息如下 : 电子邮件 用户的电子邮件地址 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 27

28 已发送电子邮件数 工作时间以外的已发送电子邮件数 数据泄露检测 使用此报告检测可能包含敏感数据的电子邮件 此报告将检测包含以下内容的已发送或接收的电子邮件 : 重要信用卡号 ( VISA Mastercard American Express Diner s Club Discover) 美国的社会保险号码 机密文档和信息 此报告可分析选定用户的已发送和接收的电子邮件 屏幕截图 16: MailInsights 数据泄露检测报告 使用以下标准过滤该报告 : 范围 指定日期范围或使用默认设置 ( 最近 3 个月 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 28

29 以下项的报告 让您选择此报告适用的用户 对所有员工 ( 默认值 ) 或用户或组运行报告 收件人 内部收件人 外部收件人或二者 默认值是二者 报告格式 选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 生成的报告的结果列在表中, 按日期以升序进行排序 表上方的报告摘要显示前 3 个发件人 表中包含以下信息 : 日期 显示电子邮件的日期和时间 发件人 发件人电子邮件地址 主题 电子邮件主题 主题列中的条目包含一个链接以显示检测到的电子邮件 泄露类型 泄露类型可以是 : 信用卡 社会保险号码 机密数据 医学 如果检测多种类型的泄露, 则仅显示第一种类型 职位搜索 使用此报告可识别与求职网站有电邮往来的内部用户 此报告将检测包含简历的已发送或接收的电子邮件 此报告可识别选定用户的已发送和接收的电子邮件 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 29

30 屏幕截图 17: MailInsights 职位搜索报告 使用以下标准过滤该报告 : 范指定日期范围或使用默认设置 ( 本月 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期围 以让您选择此报告适用的用户 对所有员工 ( 默认值 ) 或用户或组运行报告 下项的报告 域此区域中列出的域列表将添加到报告的搜索条件 通过在可用字段中键入 URL 并单击 来添加 域 要删除域, 请单击 清除所有可删除所有列出的 URL 求职网站的默认列表包括 : Monster.com;Jobster.com;jobcentral.com;hotjobs.yahoo.com;careerbuilder.com;indeed.com;simplyhire d.com;jobing.com;reed.co.uk;jobsearch.co.uk;monster.co.uk;totaljobs.com;fish4.co.uk;cityjobs.com GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 30

31 报选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 告格式 生成的报告的结果列在表中, 按日期以升序进行排序 表上方的报告摘要显示与职位搜索域有电邮往来的前 3 个用户 表中包含以下信息 : 日期显示电子邮件的日期和时间 发件人发件人电子邮件地址 主题电子邮件主题 短语搜索 主题列中的条目包含一个链接以显示检测到的电子邮件 使用 短语搜索 报告可在归档的电子邮件内搜索特定字词或短语 此报告将在整个电子邮件正文和附件中运行搜索查询, 以检测包含指定术语的电子邮件并以饼图或堆叠线状图的形式显示结果 此报告可在所选用户或群组的已发送和已接收电子邮件中检索短语 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 31

32 屏幕截图 18: MailInsights 短语搜索报告 使用以下标准过滤该报告 : 范围 指定日期范围或使用默认设置 ( 本月 ) 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告让您选择此报告适用的用户 对所有员工 ( 默认值 ) 或用户或组运行报告 图表类型 短语 可选择饼图或堆积折线图 饼图显示所找到结果的电子邮件的总百分比, 堆积折线图显示每天发送的电子邮件数量 短语可包含 1 个以上单词 使用引号 (") 搜索完整短语或者输入不带引号的单词搜索输入的任意单词 限制 10 个词组可确保报告不耗用过多资源或花费太长时间 报告格式选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 生成的报告的结果列在表中, 按日期以升序进行排序 表上方的报告摘要显示电子邮件总数, 以及符合短语的电子邮件总数 表中包含以下信息 : GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 32

33 日期显示电子邮件的发送日期和时间 发件人发件人电子邮件地址 主题 显示电子邮件的主题 如果您权限可以查看电子邮件, 则可单击主题列中的条目, 以显示检测到的电子邮件 短语在电子邮件中找到的短语 用户流量报告 用户流量 图提供所选用户或组与其联系人之间交换的电子邮件数量概览 它还列出已发送或已接收电子邮件的唯一电子邮件地址 屏幕截图 19: MailInsights 用户流量 使用以下标准过滤该报告 : 范围指定日期范围或使用默认设置 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告选择用户或组 报告格式选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 生成的报告列出了相应于选定的用户或组的通信 表中列出的电子邮件地址显示特定的电子邮件地址和选定的用户或组之间交换的各种通信 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 33

34 图形下方的表格显示了以下信息 : 电子邮件地址联系人电子邮件地址 已发送已发送电子邮件的总数 已接收已接收电子邮件总数 内部已发送和接收的内部电子邮件的总数 入站接收到的来自外部组织的入站电子邮件的总数 出站发送到组织外部的地址的出站电子邮件总数 电子邮件主题报告 电子邮件主题报告列出所选用户与组及其联系人之间往来电子邮件的主题列表 它还列出了在电子邮件中找到的最常用的词 该报告使用搜索索引标识最常用的术语 屏幕截图 20: MailInsights 电子邮件主题 使用以下标准过滤该报告 : 范围 指定日期范围或使用默认设置 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告 选择用户或组 报告格式 选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 34

35 生成的报告在报告顶部显示所选邮箱 ( 属于用户或组 ) 报告摘要显示所选用户的前 5 个关键词, 以及包含每个关键词的电子邮件总数 堆积柱形图在 x 轴上显示前 10 个关键词, 在 y 轴上显示这些字词出现的次数 在图表下方, 数据以两个表的形式呈现, 如下所示 : 表格 组织的位居前列的关键词 电子邮件主题 表列出了关键字和每个关键字出现的总次数 包含找到的每个电子邮件的日期 发件人和主题以及搜索到的短语的表格 组织顶级关键字表显示了部分或完全在请求时段内的存档存储信息 电子邮件主题表显示了仅在选定的时间段内接收的电子邮件的信息 电子邮件性能指标报告 电子邮件性能指标报告根据事先定义的一套性能指标, 对比用户在一段时期的电子邮件使用趋势来对用户的生产力进行分类 如果对具有相同工作说明的人群 ( 由于此类人群应具有相似的电子邮件使用趋势 ) 运行报告, 则结果是相互关联的 性能根据发送和接收的电子邮件数计算 结果根据以下指标显示 : 好交际友善的人, 愿意与其他人交流和参加活动 积极主动能够独立评估和做事 富于表现力能够有效表达想法或感受的人 有条理系统方法, 喜欢有序性并且能够有效率地处理分配的任务 负责 履行职责, 完成部分工作或职务 可以从报告中排除特定电子邮件, 去除无关的电子邮件, 如新闻稿或自动通知 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 35

36 屏幕截图 21: MailInsights 电子邮件性能指标报告 使用以下标准过滤该报告 : 范围指定日期范围或使用默认设置 从前 6 个月或前 12 个月中选择 以下项的报告 排除的电子邮件 选择用户或组 输入您要从报告中排除的电子邮件地址 例如, 您可以排除新闻稿和自动系统通知 例如, *@newsletters.com GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 36

37 重量 重量表示用户类别, 通常定义特定职务的用户 例如, 销售员预计发送的电子邮件数要多于他收到的电子邮件数, 而客户经理收到的电子邮件数要多于他发送的电子邮件数 选择以下 : 普通 - 普通用户发送和收到的电子邮件数相当 大量发件人 - 具有其职务的用户预计发送的电子邮件数要比他收到的电子邮件数多 报告格式 收件人 - 通常收到的电子邮件数比他发送的电子邮件数多的用户 选择输出类型 报告可以导出为 PDF 或 Excel (*.xlsx) 格式的附件 生成的报告显示带颜色编码数据的条形图 所选邮箱 ( 属于用户或组 ) 的信息在图表下方的两个表格中说明 这两个表格包含以下信息 : 表格 因素列出每个月 ( 或每个用户, 如果生成组报告 ) 的每个性能指标得分 收集的统计信息列出每个用户 ( 如果生成组报告 ) 或每个月的电子邮件总数 电子邮件地址 ( 用户 ) / 月 发送的电子邮件总数 接收的电子邮件总数 发送的回复电子邮件总数 接收的具有多个收件人的电子邮件总数 发送的具有多个收件人的电子邮件总数 发送的附件数 接收的附件数 大电子邮件报告 大电子邮件报告可标识大于选定用户或组和他们的联系人之间交换的指定大小的电子邮件 它还列出了附件类别 ( 例如视频 图像 音乐 文档及其他 ) GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 37

38 屏幕截图 22: MailInsights 大电子邮件 使用以下标准过滤该报告 : 范围指定日期范围或使用默认设置 仅可选择最近 6 个月内的日期 以下项的报告 大小 选择用户或组 定义电子邮件总大小 ( 邮件和附件 ), 以 MB 为单位 大于指定大小的电子邮件将显示在报告中 最小大小为 5 MB, 这是默认设置 生成的报告会将选定用户或组的邮箱显示在报告顶部 报告摘要显示 5 名顶级用户和在指定期间内发送的电子邮件的总大小 两个图表以百分比的图形表示方法显示发送的电子邮件的大小, 其中一个针对顶级用户, 另一个针对附件类别 例如, 如果用户 A 发送 5 封电子邮件, 每封的大小为 5 MB( 共 25 MB), 用户 B 发送 4 封电子邮件, 每封的大小为 10 MB( 共 40 MB), 则在图表中用户 B 具有更多的百分比 数据在图表下的表格中进行了细分, 如下所示 : 表格 日期显示电子邮件的发送日期和时间 发件人发件人电子邮件地址 主题 显示电子邮件的主题 如果您权限可以查看电子邮件, 则可单击主题列中的条目, 以显示检测到的电子邮件 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 38

39 表格 收件人数量 在指定的期间内接收到来自发件人的电子邮件的收件人的总数量 附件类别电子邮件附件的文件类别 ( 例如视频 图像 音乐 文档及其他 ) 大小包含附件在内的电子邮件的总大小 1.7 更改用户偏好设置 1. 点击屏幕右上角显示的用户名 2. 从语言下拉框中, 选择要显示的语言 3. 在最大页面大小区域中, 配置每页显示的电子邮件数 4. 从审核报告日期 / 时间格式区域 ( 仅在以管理员登录时可用 ), 更改审核报告中显示的日期 / 时间格式 5. 在设置您的时区区域中, 使用下拉列表设置正确的时区 GFI Archiver 中电子邮件的日期和时间将根据该设置显示 6. 单击保存 GFI Archiver 1 使用 GFI Archiver 39

40 2 配置客户端访问 GFI Archiver 提供与各种电子邮件客户端和技术的集成, 以便用户可以在办公室中或在移动中从远程位置访问其存档的数据 使用 客户端访问 页下载与配置以下任意项目 : GFI Archiver Outlook Connector GFI Archiver Archive Assistant GFI Archiver File Archive Assistant 适用于 Windows 8/RT 的 GFI Archiver Touch App IMAP 访问 Microsoft Outlook 插件, 用户能够从其 Microsoft Outlook 客户端查看存档的项目 使用户能够手动存档包含在其 Microsoft Outlook 安装中的电子邮件 文件和日历项目的工具 使用户能够自动从同步文件夹存档文件或者手动从计算机上任何位置存档文件的代理程序 使用户能直接从 Windows 8 或 Windows RT 搜索存档数据的应用程序 在您所选的电子邮件客户端上配置 IMAP 帐户以查看您有权访问的邮箱中存档的项目 2.1 安装 Outlook Connector Outlook Connector 使用户能够将其 Microsoft Outlook 文件夹与 GFI Archiver 存档的数据同步 Outlook Connector 可以从 GFI Archiver 中下载 : 1. 打开 GFI Archiver 2. 选择客户端访问卡 3. 单击 Outlook Connector 卡 4. 选择可用下载链接之一来下载 Outlook Connector 可用为: Outlook Connector( 32 位 Outlook) 下载用于 Microsoft Outlook 32 位版本的 Outlook Connector Outlook Connector( 64 位 Outlook) 下载用于 Microsoft Outlook 64 位版本的 Outlook Connector 5. 双击文件, 然后按照向导进行安装 6. 要检查安装, 在 Microsoft Outlook 中检查是否已创建名为 GFI Archiver 邮箱的新文件夹 有关如何使用 Outlook Connector 的信息, 请参阅 Outlook Connector 手册, 该手册位于 另请参阅 : Outlook Connector 系统要求 GFI Archiver 2 配置客户端访问 40

41 2.1.1 Outlook Connector 系统要求 软件 部署 Outlook Connector 的计算机必须能够连接到 GFI Archiver 服务器 组件 支持的 Microsoft Outlook 版本 - 32 位和 64 位 Microsoft Outlook 2003( 包括 Service Pack 或 4) Microsoft Outlook 2007( 包括 Service Pack 1 或 2) Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 支持的操作系统 Windows 10 Windows 8/8.1 Windows 7 Windows Vista Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server 2012 其他必需组件 Windows Server 2012 R2 Internet Explorer 7 或更新的版本 ( 仅用于 Internet Explorer 9 兼容模式 ) /Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari HTTP 端口 80( 或 HTTPS 默认安全连接端口 443) - Outlook Connector 用来连接 GFI Archiver Outlook Connector 无法安装在 Microsoft Exchange Server 上 在使用 Web 过滤工具时, 该工具必须配置为允许 GFI Archiver 服务器与 Outlook Connector 之间的所有 HTTP 请求 请确保 GFI Archiver 服务器的 IP 地址 NETBIOS 名和 DNS 名未被 Web 过滤器阻挡 如需更多信息, 请参阅 : 硬件 组件 要求 处理器 1GHz 或以上的处理器 GFI Archiver 2 配置客户端访问 41

42 组件 内存 物理存储设备 要求 最低配置 :512MB RAM 推荐配置 :2GB RAM Outlook Connector 安装需要 20MB 物理磁盘空间 存储电子邮件标题和电子邮件以供脱机访问则需要更多空间 下载 GFI Archiver Archive Assistant Archive Assistant 是 Microsoft Outlook 中安装的插件, 使用户能够手动将电子邮件信息和日历项目从 Microsoft Outlook 客户端存档至 GFI Archiver 默认情况下, 存储在 GFI Archiver 中的项目按照与 Microsoft Outlook 中用户邮箱完全相同的文件夹结构组织 Archive Assistant 可以从 GFI Archiver 中下载 重要 如果 GFI Archiver 中没有启用手动存档, 则无法下载 Archive Assistant 如需更多信息, 请联系您的系统管理员 1. 在您要安装 Archive Assistant 的计算机上, 使用 Web UI 登录至 GFI Archiver 2. 前往客户端访问 > Archive Assistant 3. 单击下载 Archive Assistant 4. 等待下载完成 设置文件应会自动运行 5. 按照安装向导完成安装 Archive Assistant 可以安装在 Microsoft Outlook 位和 2013 中 GFI Archiver 2 配置客户端访问 42

43 3 配置 Archive Assistant 安装了 Archive Assistant 后, 默认设置便可以满足加载项运行的需要 不过, 也可以根据用户的选择自定义各种设置 要更改默认设置 : 1. 打开 Microsoft Outlook 2. 在 Microsoft Outlook 功能区中, 单击 Archive Assistant 3. 从下拉菜单中, 单击设置 屏幕截图 23: Archive Assistant 配置设置 4. 单击连接卡 5. 在身份验证区域中, 指定一个或两个身份验证方法 : Windows 身份验证 Archive Assistant 使用您的 Windows 凭据与 GFI Archiver 服务器建立连接 当您在 Intranet 环境中工作且连接到与 GFI Archiver 服务器相同的域时, 使用此方法 GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 43

44 自定义身份验证选择此身份验证方法从组织网络外部的远程位置连接到 GFI Archiver 此处提供的用户名和密码在 GFI Archiver 服务器上进行身份验证 重要 当在该服务器上配置表单身份验证时,Archive Assistant 需要自定义身份验证 6. 在 GFI Archiver 的服务地址区域中, 从下列中选择 : 默认 如果 Archive Assistant 是通过 GPO 安装的且您的系统管理员也已经部署了该服务器地址, 则此字段包含该服务器地址 如果此字段为空, 则您将在尝试归档电子邮件时收到错误 自定义手动指定安装 GFI Archiver 的地址 忽略 SSL 策略错误 此默认为启用 它使 Archive Assistant 能够连接到 GFI Archiver, 并在验证 GFI Archiver 提供的远程证书以进行身份验证时忽略 SSL 策略错误 这允许用户通过 SSL 连接到 GFI Archiver 服务器, 即使该服务器在使用自签名 过期 撤消 受损或其他形式的无效证书也是如此 重要 GFI Archiver 的服务地址始终设置为默认, 即使 Archive Assistant 是手动安装的也是如此 如果此字段为空, 请执行下列操作 : 1. 请与您的系统管理员联系并询问服务器地址 2. 单击自定义按钮, 然后键入地址字段中提供的地址 7. 单击手动存档卡 在常规下, 配置下列存档操作 : 发生可恢复错误时自动重试 完成时自动关闭对话框 选择此时, 在遇到问题且已恢复时,Archive Assistant 会自动重新尝试归档所选的电子邮件 选择此可在归档完所选的电子邮件时自动关闭 归档进度 对话框 8. 单击删除卡 9. 在 Microsoft Outlook 中对电子邮件消息和日历项目配置下列 : 请勿删除已归档的消息 立即永久删除已归档的消息 在 N 天后永久删除归档邮件 立即对已存档的邮件运行删除策略 选择该可防止在存档所有电子邮件或日历项目后删除这些项目 选定后, 电子邮件或日历项目在存档后将立即被删除 指定存档邮件或日历项目后保留它们的本地副本的天数 ( 默认为 30 天 ) 启用此后, 选择的保留方法将应用于所有已存档但尚未删除的旧电子邮件或日历项目 如果未选择该, 电子邮件删除将仅对该日期之前存档的电子邮件 / 日历项目有效 GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 44

45 这些设置不会影响存储在 GFI Archiver 的存档存储中的电子邮件和日历项目, 且不受在 GFI Archiver 中配置的保留策略的影响 10. 单击确定 3.1 部署 File Archive Assistant File Archive Assistant 可让用户存档文档或图像等文件 此操作可以从用户计算机的任何位置上手动完成, 或者将需要存档的文件放在与 GFI Archiver 同步的文件夹中自动完成 File Archive Assistant 可以手动安装或者通过 Active Directory 组策略对象 (GPO) 自动安装 File Archive Assistant 的部署需要以下步骤 : 步骤 步骤 1 步骤 2 步骤 3 下载 File Archive Assistant 将 File Archive Assistant 安装在客户端计算机上 配置 File Archive Assistant 步骤 4 配置 GFI Archiver 中文件存档的角色和权限 ( 此步骤由您的系统管理员执行 ) 步骤 5 配置 GFI Archiver 中默认的 File Archive Assistant 设置 ( 此步骤由您的系统管理员执行 ) 下载 File Archive Assistant File Archive Assistant 可以从 GFI Archiver 中下载为可执行文件 : 1. 从您要安装 File Archive Assistant 的计算机使用 Web UI 登录至 GFI Archiver 2. 前往客户端访问 > File Archive Assistant 3. 选择下列之一 : 下载 32 位版本 下载 64 位版本 4. 选择运行以立即启动安装向导, 或者选择保存以下载安装文件至所要的位置, 再双击所下载的文件以运行 5. 按照安装向导完成安装 另请参阅 : 配置 File Archive Assistant 配置 File Archive Assistant File Archive Assistant 可以手动安装或者由系统管理员使用组策略对象 (GPO) 安装 两种安装类型都需要配置 GFI Archiver 服务器的 URL 这是 File Archive Assistant 用来连接到 GFI Archiver 的地址 登录您的计算机时, 您应能够使用 File Archive Assistant 但是, 如果身份验证失败, 您可以变更连接设置使 File Archive Assistant 可以与 GFI Archiver 服务器通信 若要手动配置 File Archive Assistant: GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 45

46 1. 在计算机的 Microsoft Windows 桌面工具栏中, 右键单击 File Archive Assistant 图标 2. 在连接卡中, 配置以下 : Windows 身份验证 自定义身份验证 GFI Archiver 的服务器地址 忽略 SSL 策略错误 File Archive Assistant 使用您的 Windows 凭据与 GFI Archiver 服务器建立连接 当您在 Intranet 环境中工作且连接到与 GFI Archiver 服务器相同的域时, 使用此方法 选择此身份验证方法从组织网络外部的远程位置连接到 GFI Archiver 此处提供的用户名和密码在 GFI Archiver 服务器上进行身份验证 提供安装 GFI Archiver 的服务器地址 如果通过 GPO 安装 File Archive Assistant, 则 默认 字段会自动提供服务器地址 如果服务器地址字段为空, 则您将在尝试存档电子邮件时收到错误 若启用此, 则尝试连接至 GFI Archiver 服务器时 File Archive Assistant 会忽略安全证书错误 这使用户可以通过 SSL 连接到 GFI Archiver 服务器, 即使该服务器使用自签名 过期 撤消 受损或其他形式的无效证书也是如此 用户可以选择 Windows 身份验证以及自定义身分验证方法, 但是 自定义身分验证 字段中输入的用户凭据必须与用户登录计算机的凭据相同 应用程序默认将会尝试使用 Windows 身份验证, 但是如果失败则会尝试使用自定义验证设置 重要 如果您已登录 Windows 并且输入不同用户的自定义身分验证凭据, 则活动历史记录都会清除并且会禁用您的同步文件夹 必须为新用户创建新的同步文件夹 ( 如果 GFI Archiver 中已配置此功能, 则会自动创建默认同步文件夹 ) 3. 单击应用 4. 单击确定 添加同步文件夹 文件同步可让用户同步计算机与 GFI Archiver 之间的文件 位在同步文件夹中的文件会自动上传至 GFI Archiver 若要添加同步文件夹, 请右键单击系统托盘中的 File Archive Assistant 图标以打开设置对话框 在 File Archive Assistant 设置页面中 : 1. 单击同步文件夹卡 2. 单击添加以打开同步文件夹向导 3. 单击 浏览以选择 GFI Archiver 服务器上的目标文件夹 其他包括 : GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 46

47 添加邮箱 新建文件夹 此功能可让您添加其他用户的邮箱作为您存档项目的目标 在查找邮箱字段中输入用户名 选择名称後, 单击添加邮箱 若要添加其他用户的邮箱, 您必须要能访问该邮箱 若要在 GFI Archiver 服务器中创建新的目标文件夹, 请单击新建文件夹 5. 检查目标文件夹的路径并单击下一步 6. 浏览以选择计算机上的本地文件夹 此文件夹将会与 GFI Archiver 同步, 保存在其中的任何文件都会自动在 GFI Archiver 中存档 7. 检查本地文件夹的路径并且单击下一步 8. 单击完成 3.2 部署适用於 Windows 8/RT 的 GFI Archiver App GFI Archiver Touch App 可使用户从 Windows 8 或 Windows RT 连接自己的存档 用户可以浏览 GFI Archiver 存档存储以及访问已存档的电子邮件 文件 传真与 SMS GFI Archiver Touch App 可从以下位置下载 : 系统要求 支持的处理器支持的操作系统其他 x86 x64 ARM Microsoft Windows 或 RT 对 GFI Archiver 服务器的 HTTP 连接 配置 GFI Archiver Touch App 下载 GFI Archiver Touch App 之後, 您必须配置连接设置使应用程式可以从 GFI Archiver 服务器下载数据 1. 打开 GFI Archiver Touch App GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 47

48 2. 输入以下信息 : 主机输入安装 GFI Archiver 的服务器的名称 URL 用户名 / 电子邮件地址 用以下格式输入 GFI Archiver 的地址 : /Archiver 输入您用来访问 GFI Archiver UI 的用户名或您的电子邮件地址 密码输入与 GFI Archiver 用户名或电子邮件地址关联的密码 域输入安装 GFI Archiver 的 Active Directory 域地址 搜索结果数量输入您希望 GFI Archiver Touch App 显示的搜索结果数量 动态磁贴已启用 选中此可在桌面上的 GFI Archiver Touch App 磁贴中显示动态数据 GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 48

49 3. ( 可选 ) 如果您需要清除之前输入的数据, 请单击重置 4. 单击保存设置以继续 3.3 配置 GFI Archiver IMAP 客户端访问 GFI Archiver 支持许多电子邮件客户端, 这些客户端使用 IMAP 将归档的电子邮件从档案仓库传输到电子邮件客户端 用户可以使用下列支持的电子邮件客户端访问其存档的电子邮件 : Android 电子邮件应用程序 Apple Mail ios5 电子邮件应用程序 Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2007 Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2013 Microsoft Outlook 2011 for Mac Mozilla Thunderbird Windows Live Mail Internet 消息访问协议 (IMAP) 是用于电子邮件检索的 Internet 协议 首次启用 IMAP 时, 您可能会意到延迟, 直到您的电子邮件客户端与 GFI Archiver 同步才能检索已归档的电子邮件 查看共享邮箱 作为有权访问其他用户的邮箱的用户, 您可以使用 IMAP 帐户查看您有权访问的共享邮箱 为此, 您需要为每个共享邮箱配置一个新帐户 按照有关在您所选的电子邮件客户端中创建新 IMAP 客户端帐户的说明操作, 但请采用以下格式键入您的用户名作为用户名 :< 您的电子邮件地址 > < 用户电子邮件地址 > 并使用您自己的密码 文件夹删除 文件夹重命名以及电子邮件删除功能 GFI Archiver 2014 和以後的版本可在使用支持的客户端之一进行 IMAP 连接时, 提供文件夹删除 文件夹重命名以及电子邮件删除功能 在 Android 上配置 IMAP 按照以下说明操作在 Android 设备上配置 IMAP: 以下配置需要 Internet 连接 1. 启动电子邮件客户端并创建新的 IMAP 电子邮件帐户 2. 配置以下传入邮件服务器设置 : GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 49

50 值 电子邮件地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 3. 在手动设置模式中, 输入以下信息 : 值 登录名 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] IMAP 服务器 : [IMAP 服务器名称 ] 端口 : 使用默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 安全类型 : 选择您系统管理员提供的安全类型 如果安全类型设为无, 您与 IMAP 服务器的连接将未加密 4. 输入 IMAP 配置参数后, 设备会检查您的传入设置 5. 出现提示时, 请输入系统管理员提供的 传出 服务器设置 设备检查您的传出设置 配置说明取决于您的 Android 操作系统版本 请查阅设备文档以获取有关如何设置新 IMAP 帐户的更多信息 在 Apple Mail 3.0 中配置 IMAP 按照以下说明操作在 Apple Mail 3.0 中配置 IMAP: 以下配置需要 Internet 连接 1. 单击 Mail > 偏好设置 在帐户卡上, 单击 + 按钮添加新帐户 3. 输入以下信息 : 值 姓名 : [ 您的姓名 ] 电子邮件地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 4. 单击继续 5. 输入以下收件服务器信息 : 值 帐户类型 : 选择 IMAP 说明 输入帐户说明 收件服务器 : [IMAP 服务器名称 ] GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 50

51 值用户名 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 6. 单击继续可查看接收邮件安全性屏幕 7. 选择使用加密套接字协议层 (SSL), 使用加密连接连接到 GFI Archiver 如果未启用 SSL, 将对连接进行解密 8. 输入以下发件服务器信息 : 值 发件服务器 : [SMTP 服务器名称 ] 使用身份验证 : 已选择 用户名 : [ 用户名 ] 密码 : [ 您的密码 ] 9. 单击继续 10. 查看您的帐户摘要, 并单击创建 11. 选择您刚创建的帐户 12. 在高级卡中, 输入以下信息 : 值 端口 使用默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 使用 SSL 选择使用加密连接连接到 GFI Archiver 在 ios5 中配置 IMAP 按照以下说明操作在 ios5 中配置 IMAP: 以下配置需要 Internet 连接 1. 点击设置, 并选择邮件 通讯录 日历 2. 在帐户部分, 点击添加帐户 3. 从列表中选择其他 4. 选择添加邮件帐户, 并输入以下信息 : 值姓名 : [ 您的姓名 ] 地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] : [ 有意义的 ] GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 51

52 5. 点击下一步 设备将连接到 Internet 并检查您的帐户 6. 选择 IMAP 并输入以下信息 : 收件服务器详细信息 : 值 主机名 : [IMAP 服务器名称 ] 用户名 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 发件服务器详细信息 : 值 主机名 : [SMTP 服务器名称 ] 用户名 : [ 用户名 ] 密码 : [ 您的密码 ] 必须由您的系统管理员提供传出邮件服务器详细信息 7. 点击下一步 如果您收到指示您无法使用 SSL 连接的错误, 请点击是继续而不使用 SSL, 然后单击保存 可在您保存新电子邮件帐户后配置 SSL 如果未启用 SSL, 将对连接进行解密 8. 从邮件 通讯录 日历中, 找到您在帐户部分下创建的帐户 9. 单击帐户名, 滚动到高级 10. 在 收件设置 下, 将服务器端口号更改为默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 11. 点击使用 SSL 打开它 12. 点击下一步 设备将验证您输入的信息 在 Microsoft Outlook 2003 中配置 IMAP 1. 启动 Outlook 2. 在工具菜单上, 单击电子邮件帐户 3. 在电子邮件帐户下, 单击添加新电子邮件帐户, 然后单击下一步 4. 单击 IMAP 作为要创建的帐户的类型, 然后单击下一步 5. 在用户信息部分, 输入以下信息 : 您的姓名 : [ 您的姓名 ] 电子邮件地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 6. 在服务器信息部分, 输入以下信息 : 值 GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 52

53 值 传入邮件服务器 (IMAP): [IMAP 服务器名称 ] 传出邮件服务器 (SMTP): [ 您的系统管理员提供的 SMTP 服务器名称 ] 7. 在登录信息部分, 输入以下信息 : 值 用户名 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 8. 单击更多设置 > 高级, 输入以下信息 : 值 传入服务器 (IMAP): 使用默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 此服务器需要加密连接 选择此以使用加密连接连接 如果未启用 SSL, 将对连接进行解密 9. 在输入完此配置信息后, 单击下一步, 然后单击完成 在 Microsoft Outlook 2007 中配置 IMAP 1. 启动 Outlook 2. 在工具菜单上, 单击 3. 在邮件设置卡上, 单击电子邮件帐户 4. 单击新建 5. 在自动帐户设置对话框中, 选择手动配置服务器设置或其他服务器类型, 然后单击下一步 6. 单击 Internet 电子邮件, 然后单击下一步 7. 在用户信息部分, 输入以下信息 : 值您的姓名 : [ 您的姓名 ] 电子邮件地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 8. 在服务器信息部分, 输入以下信息 : 值帐户类型 : IMAP 传入邮件服务器 : [IMAP 服务器名称 ] 传出邮件服务器 (SMTP): [ 您的系统管理员提供的 SMTP 服务器名称 ] 9. 在登录信息部分, 输入以下信息 : 值用户名 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 10. 单击更多设置 > 高级, 输入以下信息 : GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 53

54 值传入服务器 (IMAP): 使用默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 使用以下类型的加密连接 : 选择您系统管理员提供的加密方法 如果出现提示, 请接受安全证书 如果选择 无 作为加密类型, 将对连接进行解密 11. 在输入完此配置信息后, 单击下一步, 然后单击完成 在 Microsoft Outlook 2010 中配置 IMAP 1. 启动 Outlook 2. 在文件菜单上, 单击信息, 然后单击账户设置 3. 从列表中选择账户设置 4. 在电子邮件卡上, 单击新建 5. 选中手动配置服务器设置或其他服务器类型复选框, 然后单击下一步 6. 单击 Internet 电子邮件, 然后单击下一步 7. 在用户信息部分, 输入以下信息 : 值您的姓名 : [ 您的姓名 ] 电子邮件地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 8. 在服务器信息部分, 输入以下信息 : 值帐户类型 : IMAP 传入邮件服务器 : [IMAP 服务器名称 ] 传出邮件服务器 (SMTP): [ 您的系统管理员提供的 SMTP 服务器名称 ] 9. 在登录信息部分, 输入以下信息 : 值用户名 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 10. 单击更多设置 > 高级, 输入以下信息 : 值传入服务器 (IMAP): 使用默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 使用以下类型的加密连接 : 选择您系统管理员提供的加密方法 如果出现提示, 请接受安全证书 GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 54

55 如果选择 无 作为加密类型, 将对连接进行解密 11. 在输入完此配置信息后, 单击下一步, 然后单击完成 在 Microsoft Outlook 2013 中配置 IMAP 1. 启动 Outlook 2. 在文件菜单上, 单击信息, 然后单击账户设置 3. 从列表中选择账户设置 4. 在电子邮件卡上, 单击新建 5. 选中手动配置服务器设置或其他服务器类型复选框, 然后单击下一步 6. 单击 Internet 电子邮件, 然后单击下一步 7. 在用户信息部分, 输入以下信息 : 值您的姓名 : [ 您的姓名 ] 电子邮件地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 8. 在服务器信息部分, 输入以下信息 : 值帐户类型 : IMAP 传入邮件服务器 : [IMAP 服务器名称 ] 传出邮件服务器 (SMTP): [ 您的系统管理员提供的 SMTP 服务器名称 ] 9. 在登录信息部分, 输入以下信息 : 值用户名 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 10. 单击更多设置 > 高级, 输入以下信息 : 值传入服务器 (IMAP): 使用默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 使用以下类型的加密连接 : 选择您系统管理员提供的加密方法 如果出现提示, 请接受安全证书 如果选择 无 作为加密类型, 将对连接进行解密 11. 在输入完此配置信息后, 单击下一步, 然后单击完成 GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 55

56 3.3.8 在 Outlook 2011 for Mac 中配置 IMAP 按照以下说明操作在 Outlook 2011 for Mac 中配置 IMAP: 1. 打开 Outlook 如果您看到 欢迎使用 Outlook 屏幕, 请单击添加帐户 否则, 请单击工具 > 帐户并在菜单栏中单击 + 3. 单击电子邮件帐户 4. 输入以下信息 : 电子邮件地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 用户名 : [ 完整电子邮件地址 ] 类型 : 值 选择 IMAP 传入服务器 : [IMAP 服务器名称 ] 选择覆盖默认端口并输入端口号 : 使用默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 使用 SSL 连接 ( 建议 ) 选择使用加密连接连接到 GFI Archiver 如果未启用 SSL, 将对连接进行解密 传出服务器 : [ 您的系统管理员提供的 SMTP 服务器名称 ] 取消选择自动配置 5. 单击添加帐户 6. 在帐户窗口中, 单击更多, 将身份验证设置为使用传入服务器信息 7. 单击高级, 选择使用 IMAP IDLE( 如果服务器支持它 ) 以在存在新邮件时获得通知 8. 单击确定 在 Mozilla Thunderbird 10 中配置 IMAP 按照这些说明在 Mozilla Thunderbird 10 中配置 IMAP: 1. 在 Thunderbird 中, 选择文件 > 新建 > 邮件帐户 2. 在邮件帐户设置屏幕中, 输入以下信息 : 值你的名字 : [ 名字和姓氏 ] 电子邮件地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 3. 单击继续 GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 56

57 单击停止阻止 Thunderbird 自动检测帐户设置, 然后单击手动配置 4. 在邮件帐户设置中, 输入以下信息 : 值 接收 : 从下拉菜单中, 选择 IMAP 服务器主机名 : [IMAP 服务器名称 ] 端口 : [ 使用默认值 ] SSL: 选择您系统管理员提供的加密类型 如果未启用 SSL, 将对连接进行解密 身份验证 : [ 一般密码 ] 发出 : [ 使用您系统管理员提供的设置 ] 5. 单击高级配置, 在帐户名称下, 找到服务器设置 输入以下信息 : 值 端口 : 使用默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 登录名 : [ 完整电子邮件地址 ] 6. 在 Thunderbird 验证帐户信息后, 单击创建帐户 7. 单击获取消息下载电子邮件 在 Windows Live Mail 中配置 IMAP 1. 打开 Windows Live Mail, 从 帐户 卡中, 单击 电子邮件 2. 在添加您的电子邮件帐户窗口中, 输入以下信息 : 值电子邮件地址 : [ 完整电子邮件地址 ] 密码 : [ 您的密码 ] 手动配置服务器设置 : [ 已选择 ] 3. 单击下一步 4. 在配置服务器设置窗口中, 输入以下信息 : 值传入服务器信息 : 服务器类型 : [ 端口号 ] 服务器地址 : [IMAP 服务器名称 ] 端口 : 使用默认端口号 或您的系统管理员指定的端口号 需要安全连接 (SSL): 选择使用加密连接连接到 GFI Archiver 如果未启用 SSL, 将对连接进行解密 GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 57

58 值 使用以下方式进行身份验证 : [ 清除文本 ] 传出服务器信息 : [ 使用您的系统管理员提供的详细信息 ] 5. 单击下一步, 然后单击完成 GFI Archiver 3 配置 Archive Assistant 58

59 4 词汇表 A AD ADM 参见 活动目录 ADM 文件是组策略用来说明策略设置保存册表钟位置的模板文件 ADM 文件也会说明管理员在组策略对象编辑器嵌入程序中所看见的用户接口 E Exchange OLE DB 提供程序通过使用 OLE DB 和 Microsoft ADO 来访问本地 Microsoft Exchange Server 存储库的方法 Exchange 系统管理器专门管理使用 Exchange 的组织的 MMC 控制台 ExOLEDB 参见 Exchange OLE DB 提供程序 F Firebird 数据库 一个开源关系数据库系统 G GFI Archiver Outlook Connector 用来同步 Microsoft Outlook 文件夹和 GFI Archiver 归档的电子邮件的 GFI Archiver 工具 GFI Archiver 导入服务 用来将电子邮件数据从文件导入到 GFI Archiver 中的 GFI Archiver 工具 GFI Directory Service GFI Directory 是用户和组目录, 可与没有 Microsoft Active Directory 可用的环境中的其他 GFI 软件产品集成 GFI MailInsights GFI MailInsights 是 GFI Archiver 内的一种报告功能, 使用归档的电子邮件来发送与电子邮件使用和趋势相关的信息 GPO 参见 组策略对象 GFI Archiver 4 词汇表 59

60 I IMAP 参见 Internet 消息访问协议 Internet 消息访问协议用于电子邮件检索的两个最常用 Internet 标准协议之一, 另一个最常用的协议是 POP3 M MAIS 参见 GFI Archiver 导入服务 MAPI 参见 邮件应用程序编程接口 Microsoft SQL Server Microsoft 关系数据库管理系统 MIME 参见 多用途 Internet 邮件扩展 O Outlook Web Access Microsoft Exchange Server 的网络邮件服务 用于在 Microsoft Office Outlook 不可用时, 使用 Web 界面访问电子邮件 联系人 任务等 OWA 参见 Outlook Web Access P POP3 参见 邮局协议版本 3 PST 导出程序 一个基于代理的工具, 在目标计算机上部署后, 它可以从 PST 文件提取电子邮件以供 GFI Archiver 导入服务使用 PST 文件 用于存储 Microsoft Office Outlook 中电子邮件 日历事件 联系人和其它项目的本地副本的文件 GFI Archiver 4 词汇表 60

61 一 一键还原 将归档电子邮件恢复到用户收件箱的一个用户友好的方法, 在删除电子邮件后将邮件恢复至原样或将它作为电子邮件附件发送给用户 保 保留策略 可以控制特定电子邮件在档案仓库中保存时间的系统 元 元数据 提供有关 GFI Archiver 中归档电子邮件信息的数据 公 公用文件夹 Microsoft Exchange 和用户之间共享的公共文件夹, 此文件夹启用信息共享 分 分类策略 GFI Archiver 中的分类系统, 可以根据电子邮件的标识对电子邮件进行分类 单 单个实例存储 提供保留一份在多个用户间共享的电子邮件副本的功能 这表示通过减少存储电子邮件所需的磁盘空间大小, 消除数据重复并提高效率 域 域功能级别 域功能级别可让您在 Active Directory Domain Services 环境中使用全域性功能 视您的网络环境而定, 有不同的域功能级别可用 多 多用途 Internet 邮件扩展 扩展电子邮件格式以支持非 ASCII 的文本 非文本附件 带多个部分的邮件正文以及非 ASCII 字符集标题信息的标准 GFI Archiver 4 词汇表 61

62 对 对话线程 在两个或更多个用户之间形成对话的电子邮件的列表 归 归档日志 Microsoft Exchange Server 的一个功能, 可以将电子邮件副本存储在一个中心邮箱中以用于各种用途, 包括邮件归档 搜 搜索索引 收集 分析和存储数据以更快更准确地检索信息的系统 数 数据库架构定义表 表中的字段以及字段与表之间关系的数据库结构 数据库活动审核一个使用 Microsoft SQL Server 跟踪能力记录归档数据库中所有活动的系统 标 标题 电子邮件文本 ( 正文 ) 前面的信息 包括发件人, 收件人 主题 发送和接收时间戳记等等 档 档案仓库 GFI Archiver 中电子邮件数据源 电子邮件元数据和搜索索引的集合 档案仓库管理一种可以根据不同的时间段对要使用的档案仓库进行排列和调度的 GFI Archiver 技术 活 活动目录 提供各种网络服务 ( 包括像 LDAP 这样的目录服务 ) 的一种技术 混 混合身份验证模式 同时启用 Windows 和 SQL Server 这两种身份验证的 SQL Server 身份验证方式 GFI Archiver 4 词汇表 62

63 用 用户交互审核 在用户使用 GFI Archiver Web 界面时, 可以记录用户所有活动的系统 组 组策略对象 控制哪些用户可以 / 不可以在计算机网络上执行操作的活动目录集中管理和配置系统 群 群组管理员 GFI Archiver 中的用户组, 其成员可以浏览和搜索构成 活动目录 组的所有用户 访 访问权限 授予用户或一组用户在不同的电子邮件上执行各种操作的权限 邮 邮件应用程序编程接口 Microsoft Windows 的邮件体系结构使您可以在 Windows 应用程序中发送电子邮件, 并将文档附加到电子邮件中 邮局协议版本 3 邮箱 本地电子邮件客户用于通过 TCP/IP 连接从邮箱检索电子邮件的协议 用于接收 编写和存储电子邮件的目录或文件夹 邮箱文件夹结构检索 GFI Archiver 的一个功能, 可以同步 Microsoft Exchange 和 GFI Archiver 中的邮箱文件夹结构 GFI Archiver 4 词汇表 63

64 5 索引 G GFI MailInsights 生成报告 16 I IMAP 40, Internet Explorer 41 X x86 47 词 词汇表 59 归 归档 11, 13 收 收件人 10-11, 13, 17, 19, 24, 29, 37 文 文档 23 系 系统要求 : 硬件 40-41, 47 一 一键还原 9 邮 邮箱 40 GFI Archiver 索引 64

65 GFI USA INC Slater Road, Suite 300, Durham, NC 27703, USA 电话 :+1 (888) 传真 :+1 (919) UK AND REPUBLIC OF IRELAND Magna House, London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK 电话 :+44 (0) 传真 :+44 (0) 欧洲 中东和非洲 GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta 电话 : 传真 : 澳大利亚和新西兰 83 King William Road, Unley 5061, South Australia 电话 : 传真 : sales@gfiap.com