Microsoft PowerPoint - 時間管理 學生版 (031610)

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1 個 人 時 間 管 理 不 是 要 管 理 時 間, 而 是 要 管 理 自 己 的 行 為, 因 為 時 間 是 常 數 是 不 變 的, 而 行 為 才 是 變 數 是 該 管 理 的 - 彼 得. 杜 拉 克 楊 大 和 國 立 成 功 大 學 製 造 資 訊 與 系 統 研 究 所

2 楊 大 和 學 歷 成 功 大 學 機 械 工 程 學 士 美 國 密 蘇 里 大 學 工 業 工 程 碩 士 美 國 德 州 農 工 大 學 工 業 工 程 博 士 現 任 : 成 功 大 學 製 造 資 訊 與 系 統 研 究 所 教 授 兼 所 長 主 要 經 歷 專 長 榮 譽 成 功 大 學 製 造 工 程 研 究 所 助 理 教 授 副 教 授 ; 專 案 經 理 /IE & R&D Associate, TEFEN, Industrial Engineering and System Analysis Ltd.; 研 究 助 理, SEMATECH/Texas A&M University; 生 產 技 術 工 程 師, 臺 灣 日 本 電 裝 公 司 精 實 生 產 與 作 業 管 理 設 施 規 劃 模 擬 最 佳 化 多 準 則 決 策 系 統 2002 年 中 國 工 程 師 學 會 高 雄 市 分 會 青 年 工 程 師 獎 2003 年 龍 騰 知 識 經 濟 論 文 獎 金 質 獎 之 指 導 教 授 2009 年 Program Chair, The 10th International Conference on Automation Technology 2009 年 國 立 成 功 大 學 全 校 教 學 傑 出 教 師 2

3 個 人 時 間 管 理 1. 立 刻 行 動 不 要 拖 延 2. 條 理 分 明 不 要 雜 亂 無 章 3. 動 手 規 劃 不 要 沒 安 排 4. 專 注 行 事 不 要 分 心 5. 貫 徹 始 終 不 要 三 分 鐘 熱 度 6. 有 所 取 捨 不 要 怕 說 不 7. 團 隊 合 作 不 要 忽 略 授 權 與 分 工 起 步 條 件 內 境 條 件 外 境 條 件 8. 保 持 體 力 不 要 沒 休 息 9. 量 力 而 為 不 要 過 分 苛 求 圓 滿 條 件 10. 快 樂 人 生 不 要 只 有 自 己 和 工 作 3

4 1. 立 刻 行 動 不 要 拖 延 立 刻 動 手 的 效 果 不 只 在 於 革 除 拖 延 惡 習, 更 是 一 種 生 活 哲 學, 一 種 工 作 態 度, 使 生 活 更 積 極, 工 作 更 有 行 動 力 區 分 待 辦 事 項 為 : 立 即 處 理 或 稍 後 處 理 有 些 人 拖 延 不 肯 開 始 某 項 工 作, 心 中 卻 懸 念 不 已, 擔 心 置 之 不 理 將 招 致 的 惡 果 但 即 使 擔 心 受 怕, 仍 然 不 肯 動 手 開 始 做 (e.g., 作 業 ) 不 是 期 限 到 時 才 動 手 用 Memo 紙 的 習 慣 4

5 1. 立 刻 行 動 不 要 拖 延 因 為 拖 延 使 人 降 低 自 我 肯 定, 失 去 樂 觀 心 態 快 樂 和 創 造 力 積 案 未 結, 注 意 力 集 中 於 過 去, 令 人 感 到 憂 鬱 與 失 望 今 日 事 今 日 畢, 注 意 力 集 中 於 現 在 和 未 來, 令 人 感 到 樂 觀 與 希 望 5

6 1. 立 刻 行 動 不 要 拖 延 文 件 電 子 郵 件 等 這 些 經 常 性 事 務 應 立 即 處 裡, 以 節 省 重 複 閱 讀 的 時 間 不 是 每 個 郵 件 都 要 讀 不 打 算 立 即 處 理 的 事 務, 無 須 浪 費 時 間 瞭 解 不 想 現 在 回 覆 電 子 郵 件, 就 不 必 現 在 閱 讀 也 不 要 矯 妄 過 正, 例 如 老 是 瀏 覽 文 件 或 電 子 郵 件 而 沒 有 實 際 行 動 6

7 1. 立 刻 行 動 不 要 拖 延 處 理 電 子 郵 件 取 消 郵 件 警 示 功 能, 每 天 固 定 數 次 即 可, 建 議 3~4 次 立 即 動 手 做 : 回 覆 刪 除 分 類 存 檔 阻 絕 : 垃 圾 郵 件 過 濾 器 朋 友 的 善 意 分 享 文 章 等 7

8 1. 立 刻 行 動 不 要 拖 延 MSN 的 呼 喚! 這 麼 多 朋 友 在 線 上, 隨 時 呼 喚 你, 你 能 專 心 嗎? 試 著 記 錄 每 天 在 線 上 的 時 間 有 多 少 嚴 格 訂 定 線 上 交 談 時 段, 例 如 下 午 3~5 點 8

9 2. 條 理 分 明 不 要 雜 亂 無 章 你 不 必 靠 著 堆 積 如 山 的 文 件 來 證 明 你 的 工 作 很 忙, 此 現 象 反 而 顯 示 你 的 效 率 不 彰 當 牆 上 和 桌 上 貼 滿 字 條, 提 醒 自 己 應 做 的 工 作 但 是, 只 記 不 做, 不 但 容 易 養 成 拖 延 的 壞 習 慣, 更 增 加 心 理 負 擔 9

10 電 腦 桌 面 和 文 具 10

11 書 櫃 02 條 理 分 明 11

12 Outlook 行 事 曆 12

13 光 碟 和 磁 片 保 管 13

14 我 的 衣 櫃 哲 學 衣 服 有 需 要 才 會 買, 買 兩 件 就 會 淘 汰 兩 件, 所 以 衣 櫃 不 會 不 夠 用, 出 門 不 必 為 選 衣 傷 腦 筋, 因 為 沒 太 多 選 擇 ; 同 一 家 服 飾 專 櫃 買 衣 服, 看 中 花 色,Size 就 是 L 皮 鞋 黑 色 及 咖 啡 色 各 一 雙, 球 鞋 一 雙, 到 了 需 汰 換 的 時 候 才 會 買 鞋, 買 固 定 品 牌, 留 下 舊 鞋 在 店 裡, 穿 著 新 鞋 回 家 14

15 3. 動 手 規 劃 不 要 沒 安 排 訂 定 目 標 是 個 人 效 率 規 劃 中 相 當 重 要 的 環 節 最 好 是 書 面 形 式, 過 程 有 助 於 釐 清 具 體 目 標 為 提 升 效 率 的 動 機 規 劃 為 心 想 與 事 成 間 的 橋 樑, 到 達 目 標 的 捷 徑 規 劃 的 過 程 可 以 使 我 們 心 中 呈 現 清 楚 的 圖 像, 清 楚 的 圖 像 導 引 行 動 ㄧ 個 人 的 最 大 危 機 並 非 目 標 太 高 太 遠, 而 是 目 標 垂 手 可 得 米 開 朗 基 羅 15

16 分 析 你 的 時 間 項 目 時 數 時 間 管 理 時 數 統 計 表 備 註 內 容 分 項 1 製 商 整 合 個 案 教 學 演 講 Video 日 期 / 星 期 2 PMBOK 三 版 教 材 3 KH 專 案 4 基 隆 堪 輿 祖 墓 A 114 B 110 Hr/D: 12 C 106 分 類 / 時 數 統 計 相 對 % 絕 對 % 35% 31% 33% 30% 32% 28% A. 工 作 B. 社 會 C. 自 我 成 長 備 註 教 學 論 文 研 究 學 服 產 服 社 群 義 工 學 習 健 康 /1/1 日 /1/2 一 ,2 95/1/3 二 ,2 95/1/4 三 ,2 5 傅 佩 榮 解 讀 老 子 95/1/5 四 /1/6 五 GM 及 分 組 作 業 評 分 7 竑 騰 專 案 管 理 95/1/25 三 /1/26 四 10 95/1/27 五 /1/28 六 把 焦 點 放 在 一 份 能 有 所 成 就 的 工 作 上 工 95/1/29 日 作 不 是 一 切, 但 應 該 95/1/30 一 擺 在 第 一 位 小 計 彼 得 杜 拉 克 比 例 % 95/1/31 二 % 0% 6% 9% 3% 33% 0% 19% 13% 100% 16

17 我 的 年 度 計 劃 1 生 命 價 值 2 生 活 管 理 2.1 健 康 管 理 2.2 保 健 2.3 宗 教 2.4 旅 遊 2.5 閱 讀 3 教 學 3.1 成 大 製 造 所 3.2 成 大 工 程 管 理 在 職 專 班 3.3 推 廣 教 育 4 研 究 4.1 論 文 發 表 研 究 方 向 4.3 進 修 計 畫 4.4 研 究 生 指 導 5 財 務 年 回 顧 與 分 析 財 務 規 劃 6 中 長 期 規 劃 6.1 中 期 目 標 7 檢 討 與 回 顧 17

18 實 現 我 的 留 學 夢! 24 歲 剛 從 軍 中 退 伍, 夢 想 在 3 年 內 到 美 國 讀 碩 士, 但 是 手 邊 存 款 只 有 3 萬, 離 預 定 的 40 萬 還 差 很 遠 定 下 了 五 年 計 畫 並 作 成 甘 特 圖, 包 含 工 作 賺 錢 進 修 英 文 通 過 GRE 及 TOFEL 考 試 申 請 學 校... 財 務 語 文 考 TOEFL 考 GRE 申 請 學 校 蒐 集 留 學 資 料 索 取 申 請 表 格 準 備 申 請 文 件 出 國 準 備 接 機 人 / 住 宿 簽 證 飛 機 票 行 李 1988-Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q4 18

19 計 畫 與 執 行 動 機 熱 情 增 加 熱 情 低 落 當 然 成 功 最 適 切 的 目 標 實 現 困 難 成 功 率 100% 雖 然 有 可 能 失 敗, 不 過, 成 功 的 可 能 性 也 很 大 成 功 率 0% 最 值 得 去 挑 戰 的 領 域 Ref: 箱 田 忠 昭 19

20 我 的 日 常 工 作 安 排 100 位 研 究 生 之 研 究 所 所 長 職 務 指 導 6 名 博 士 生 10 名 碩 士 生 主 持 2 個 研 究 計 畫 每 年 出 國 1~3 次 每 年 發 表 2~4 篇 期 刊 論 文 每 週 2 門 課 每 週 2 次 成 長 團 體 讀 書 會 運 動 3 次 幫 女 兒 補 習 一 次 與 家 人 共 進 晚 餐 所 長 職 務 固 定 時 間 到 所 長 室, 行 政 人 員 可 預 期 批 公 文 時 間, 不 須 隨 時 請 示 主 管 普 通 件 集 批 處 理, 急 件 才 須 立 刻 見 所 長 重 視 授 權 與 分 工 韓 國 現 代 重 工 20

21 我 的 日 常 工 作 安 排 指 導 研 究 生 - 預 約 看 板 21

22 我 的 日 常 工 作 安 排 - 研 究 生 學 習 卡 22

23 我 的 日 常 工 作 安 排 - 研 究 生 回 顧 與 展 望 23

24 我 的 日 常 工 作 安 排 - 個 人 學 習 資 料 夾 24

25 我 的 日 常 工 作 安 排 居 家 生 活 我 家 的 電 視 沒 有 任 何 頻 道 25

26 4. 專 注 行 事 不 要 分 心 排 定 一 段 時 間, 摒 除 一 切 打 擾 專 心 工 作, 是 處 理 事 務 最 有 效 率 的 方 法 這 個 原 則, 不 僅 適 用 於 處 理 相 類 事 物, 如 回 覆 電 話 回 覆 郵 件, 更 適 用 於 企 畫 工 作 分 割 成 片 片 段 段 的 零 碎 時 間 沒 什 麼 價 值, 半 片 麵 包 有 用, 但 是 半 個 嬰 兒 不 行 控 制 時 間 有 許 多 原 則, 其 中 最 重 要 的 莫 過 於 集 中 精 神, 不 善 於 把 握 時 閒 的 人, 十 之 八 九 因 為 他 們 要 同 時 完 成 的 事 情 太 多 - 福 智 創 辦 人 日 常 法 師 要 有 歡 喜 心 才 能 專 注! 26

27 5. 貫 徹 始 終 不 要 三 分 鐘 熱 度 毅 力 是 成 就 事 功, 達 到 目 的 的 最 重 要 因 素 世 界 上 沒 有 人 何 事 物 可 以 取 代 毅 力 聰 明 不 能 ; 聰 明 而 一 事 無 成 的 人 滿 街 都 是 教 育 不 能 ; 飽 讀 詩 書 而 默 默 無 聞 的 人 所 在 多 有 世 界 上 唯 有 毅 力 和 決 心 無 所 不 能 - 美 國 第 三 十 屆 總 統 卡 文 柯 立 茲 最 大 的 失 敗, 是 遭 逢 失 敗 之 時 無 法 再 接 再 厲 擬 定 新 計 畫 反 面 思 考 這 句 話, 明 確 指 出 成 功 法 門 : 確 立 目 標 擬 訂 計 畫, 按 照 計 畫 行 動, 鍥 而 不 捨 完 成, 不 達 目 的 絕 不 罷 休 27

28 6. 有 所 取 捨 不 要 怕 說 不 追 求 貢 獻 與 成 效, 也 就 是 做 對 的 事, 而 非 只 把 事 做 對 專 注 一 事, 對 不 重 要 的 事 說 不, 才 能 發 揮 效 能 決 定 不 處 理 哪 些 問 題, 而 且 能 堅 持 這 個 決 定, 十 分 困 難 問 題 在 沒 有 勇 氣 面 面 俱 到 地 每 件 事, 最 大 的 缺 點 是 最 後 會 一 事 無 成 - 彼 得 杜 拉 克 釐 清 優 先 順 序 : 選 擇 未 來, 而 不 是 過 去 ; 著 眼 於 機 會, 而 不 是 問 題 ; 選 擇 自 己 的 方 向, 而 不 是 隨 波 逐 流 28

29 6. 有 所 取 捨 不 要 怕 說 不 養 成 決 斷 力 有 效 率 的 決 策 者 通 常 花 少 時 間 下 決 定, 花 長 時 間 改 變 決 定 別 陷 入 猶 豫 的 困 境, 世 事 難 料, 你 不 是 在 做 百 分 百 確 定 的 事 29

30 你 是 沒 問 題 先 生 嗎? 30

31 7. 團 隊 合 作 不 要 忽 略 授 權 與 分 工 自 己 不 擅 長 的 工 作, 做 來 事 倍 功 半, 應 該 交 給 適 當 的 人 處 理 如 何 管 理 上 司 : 能 夠 幫 助 上 司 發 揮 所 長, 有 所 貢 獻 ; 與 人 共 事 : 看 事 的 缺 點, 看 人 的 優 點 - 彼 得 杜 拉 克 31

32 充 分 授 權 與 追 蹤 督 導 授 權 給 忙 碌 的 人, 而 非 給 無 事 可 做 的 人, 事 後 要 追 蹤 督 導 : 對 於 交 辦 事 項, 主 管 常 忘 記, 部 屬 也 會 常 忘 行 事 曆 提 醒 功 能 32

33 8. 保 持 體 力 不 要 沒 休 息 休 息 是 為 了 走 更 長 的 路 精 神 食 糧 閱 讀 休 閒 靜 坐 宗 教 經 常 性 的 運 動 固 定 時 間 固 定 方 式 持 之 以 恆 沒 有 終 身 運 動 所 獲 得 的 健 康 效 益 做 基 礎, 就 難 有 終 身 學 習 的 活 力 與 成 果 - 教 育 部 99 終 身 學 習 行 動 年 331( 終 身 學 習 終 身 運 動 終 身 反 省 ) 33

34 8. 保 持 體 力 不 要 沒 休 息 領 導 超 過 兩 萬 學 生 九 個 學 院 一 千 三 百 專 任 教 師 的 校 園 主 管 成 大 賴 明 詔 校 長 每 天 早 上 五 點 半 起 床, 跑 五 千 公 尺, 晚 上 拉 小 提 琴 一 小 時 34

35 8. 保 持 體 力 不 要 沒 休 息 台 泥 董 事 長 辜 成 允 早 上 七 點 半 起 床 晚 上 九 點 多 離 開 辦 公 室 凌 晨 二 點 起 來 處 理 mail, 四 點 多 再 繼 續 睡 覺 今 天 進 來 的 公 文 一 定 今 天 處 理 完 口 頭 交 代 的 事 情, 一 定 發 mail 跟 催 一 天 未 回 覆, 一 定 追 蹤 體 能 要 求 練 氣 功 不 間 斷 練 功 對 休 息 品 質 很 有 幫 助 很 多 人 問 他 : 你 覺 得 這 件 事 情 什 麼 時 候 做 最 好, 他 都 回 答 : 昨 天 Ref: 商 業 週 刊 35

36 9. 量 力 而 為 不 要 過 分 苛 求 在 盡 力 而 為 的 情 況 下, 應 該 肯 定 自 己 欣 賞 自 己, 樂 觀 與 正 向 思 考 儘 量 做 好, 和 做 得 十 全 十 美 不 同 前 者 可 以 辦 到, 辦 好 後 會 使 人 心 滿 意 足 十 全 十 美, 往 往 辦 不 到, 反 使 人 感 到 挫 敗 和 焦 躁, 並 且 嚴 重 地 浪 費 時 間 - 福 智 創 辦 人 日 常 法 師 36

37 10. 快 樂 人 生 不 要 只 有 自 己 和 工 作 在 盡 力 而 為 的 情 況 下, 應 該 肯 定 自 己 欣 賞 自 己, 樂 觀 與 正 向 思 考 我 的 民 國 75 年 國 軍 英 雄 楷 模 獎 - 在 軍 中 為 同 袍 上 課 你 若 無 法 成 就 大 事, 那 就 以 大 愛 完 成 小 事 - 德 蕾 莎 修 女 在 台 東 市 賣 菜 48 年 的 陳 樹 菊, 賺 蠅 頭 小 利,30 年 來 捐 款 近 千 萬 元 37

38 10. 快 樂 人 生 不 要 只 有 自 己 和 工 作 蘭 迪. 鮑 許 是 一 位 大 學 教 授, 在 46 歲 時 被 診 斷 出 胰 臟 癌 醫 生 說 他 可 能 只 剩 下 三 到 六 個 月 生 命 時 38

39 結 語 根 本 在 心 要 重 點 在 成 效 問 題 在 習 慣 任 何 人 都 沒 有 理 由 以 資 質 平 庸 為 由, 說 自 己 學 不 會 高 效 能 的 習 慣! - 彼 得 杜 拉 克 39

40 附 錄 時 間 竊 賊 -Time Stealers 積 少 成 多, 積 沙 成 塔 Ref: 凱 利 葛 理 森 40

41 1) 開 會 會 議 目 的 不 明 確 與 會 人 員 不 適 當 會 議 過 多 沒 有 議 程 沒 有 會 議 紀 錄 或 紀 錄 不 全 討 論 紊 亂 未 能 達 成 決 議 支 持 決 議 者 人 數 太 少 主 席 的 主 持 能 力 薄 弱 不 準 時 開 會 41

42 1) 開 會 外 部 干 擾 未 能 按 照 議 程 進 行 不 能 準 時 結 束 超 出 預 定 時 間 各 項 議 題 討 論 時 間 未 加 限 制 主 席 準 備 不 足 與 會 人 員 準 備 不 足 會 議 組 織 不 良 事 先 規 劃 不 夠 周 延 會 議 地 點 太 遠 或 交 通 不 便 42

43 2) 講 電 話 隱 私 性 不 足 對 話 無 厘 頭 通 話 內 容 龐 雜 短 話 長 說 未 預 估 通 話 時 間 通 話 沒 有 重 點 沒 有 過 濾 來 電 43

44 3) 分 派 工 作 放 心 不 下 捨 不 得 下 放 權 限 事 事 牽 制 不 予 指 導 獲 派 工 作 者 有 責 無 權 獲 派 工 作 者 越 權 處 理 事 務 44

45 4) 優 柔 寡 斷 的 主 管 與 其 他 部 門 溝 通 不 良 指 示 模 稜 兩 可 行 事 魯 莽 缺 乏 輕 重 緩 急 觀 念 45

46 5) 溝 通 不 良 主 管 給 予 部 屬 的 資 訊 不 足 用 字 遣 詞 不 當 溝 通 管 道 錯 誤 時 點 錯 誤 不 肯 聆 聽 他 人 意 見 遲 不 回 應 意 見 太 多 過 度 溝 通 溝 通 不 清 楚 46

47 5) 溝 通 不 良 綜 合 意 見 的 能 力 薄 弱 溝 通 技 巧 不 良 資 訊 缺 乏 可 性 度 資 訊 不 具 重 要 性 資 訊 不 完 全 47

48 6) 瑕 疵 決 策 猶 豫 不 決 不 願 對 後 果 負 責 沒 有 設 定 時 限 的 決 策 缺 乏 遠 見 目 標 不 明 確 的 決 策 48

49 7) 條 理 不 分 明 不 分 輕 重 緩 急 事 務 過 於 繁 雜 缺 乏 計 畫 準 備 時 間 不 足 半 途 而 廢 不 懂 得 拒 絕 貪 小 失 大 表 演 慾 權 力 慾 太 強 不 願 與 他 人 坦 誠 相 見 莽 撞 冒 進 能 力 不 足 49

50 7) 條 理 不 分 明 沒 有 設 定 完 成 時 限 不 尊 重 他 人 無 法 掌 握 重 點 無 法 尋 獲 所 需 資 料 壓 力 太 大 缺 乏 自 律 沒 有 時 間 擬 定 計 畫 沒 有 計 畫 時 間 不 夠 不 速 之 客 打 擾 50

51 7) 條 理 不 分 明 部 屬 事 事 請 示 不 懂 得 拒 絕 客 戶 例 行 事 務 和 公 文 過 多 自 以 為 全 能, 攬 權 不 放 辦 公 桌 雜 亂 無 章 缺 乏 長 程 和 短 程 目 標 51

52 8) 電 腦 作 業 電 腦 當 機, 無 法 作 業 網 路 連 線 速 度 慢 下 載 速 度 慢 電 腦 沒 有 電 子 郵 件 功 能 網 路 上 搜 尋 不 到 所 需 資 料 電 腦 中 毒 或 資 料 流 失 周 邊 機 器 如 印 表 機 鍵 盤 故 障 52

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