: 使用者指南出版日期星期二, 12. 七月版版權 OX Software GmbH., 本文件係 OX Software GmbH. 之智慧財產本文件可以被部分或完全複製, 但每份副本皆須包含此著作權公告已最小心地編纂本書中包含的資訊然而, 仍可能

Size: px

Start display at page:

Download ": 使用者指南出版日期星期二, 12. 七月版版權 OX Software GmbH., 本文件係 OX Software GmbH. 之智慧財產本文件可以被部分或完全複製, 但每份副本皆須包含此著作權公告已最小心地編纂本書中包含的資訊然而, 仍可能"

讼纪
5 years ago
Views:

1 bla bla 使用者指南

2 : 使用者指南出版日期星期二, 12. 七月版版權 OX Software GmbH., 本文件係 OX Software GmbH. 之智慧財產本文件可以被部分或完全複製, 但每份副本皆須包含此著作權公告已最小心地編纂本書中包含的資訊然而, 仍可能會有錯誤的內容 OX Software GmbH 其編輯以及翻譯者將不對這些可能的錯誤與其造成之後果承擔任何責任本書中列出之軟體或硬體名稱可能為註冊商標, 並不為無擔保或自由使用 OX Software GmbH 通常使用跟隨製造商的拼寫方式本書中重製的廠牌名稱商標名稱圖示等項目 ( 就算未加上特殊符號 ) 並不代表這些名稱可被自由使用 ( 針對商標與廠牌名稱管制使用目的 ) 2

3 內容目錄 1 關於此文件 Documents 的用途是什麼? 文字文字元件文字編輯頁面元件建立文字文件開啟文字文件編輯文字文件使用新名稱編輯文件文字設定試算表元件試算表編輯頁面元件建立試算表開啟試算表編輯試算表使用新名稱編輯試算表試算表設定範本使用範本建立範本編輯範本管理範本協作一起編輯文件索引

4 4

5 1 關於此文件下列資訊能幫您更好使用此文件本文件針對哪個目標族群? 本文件包含哪些內容? 其他幫助本文件針對哪個目標族群? 此文件是用來幫助想要能在組件內建立編輯 Office 文件並分享給其他使用者的使用者此文件撰寫時假設使用者熟悉編輯文字文件與試算表本文件包含哪些內容? 此文件包含下列資訊您可以在 Documents 的用途是什麼? 找到 Documents 的簡短描述在文字您可以找到文字應用程式的使用教學在您可以找到試算表應用程式的使用教學在範本您可以找到使用文件與試算表範本的使用教學在協作您可以找到與其他使用者協作的使用教學本文件描述了典型的組件安裝與設定您安裝的組件版本語組態可能與這邊描述的有所不同其他幫助可在 Groupware 使用指南中找到完整的組件文件 5

6 6

7 2 Documents 的用途是什麼? Documents 提供在組件內編輯 Office 的不同功能在您的郵件中使用格式化文字文件在文件中使用表格與圖片使用原生 Microsoft Excel 格式的試算表以使用圖表試算表與方程式功能與其他人一起編輯文件使用其他組件程式整理您的文件透過電子郵件傳送給使用者或外部夥伴 Documents 中可使用下列程式 : 文字 [9] 來建立與編輯文字試算表 [23] 來建立與編輯試算表 7

8 8

9 3 文字了解如何使用文字應用程式文字元件文字編輯頁面元件建立新文字文件開啟現有文字文件編輯文字文件使用新名稱編輯文件要搜尋管理或與其他使用者共享文字檔案, 使用 Drive 應用程式如何啟動文字應用程式 : 點選選單列中的文字 9

10 文字文字元件 3.1 文字元件文字應用程式包含下列元件工具列最近使用的文件從範本新增工具列包含下列功能 : 新增文字文件按鈕建立新文字文件 [17] 開啟文件按鈕開啟現有文件 [19] 最近使用的文件包含最近開啟檔案的清單以下功能可供使用若游標滑過文件名稱, 將顯示文件路徑與檔名若點擊文件, 將開啟文件文件的右鍵選單包含編輯下載管理清單的相關功能從範本新增包含不同文件的範本清單以下功能可供使用若點擊範本, 將建立新文件新文件將會是範本的副本範本的右鍵選單包含編輯範本與建立文件的相關功能建立新文字文件或編輯現有的文件時, 編輯文字頁面將會開啟 10

11 文字編輯頁面元件文字 3.2 文字編輯頁面元件文字編輯頁面包含下列元件 Office 選單列檔案工具列格式工具列插入工具列表格工具列圖片工具列圖形工具列審查工具列文件視窗註 : 當螢幕寬度較窄時, 將顯示精簡工具列在精簡工具列中, 有些文字將被圖示取代滾動列中將合併多個選單項目 11

12 文字文字編輯頁面元件 Office 選單列 Office 選單列包含下列元素 : 檔案分頁顯示讓您套用檔案功能的檔案工具列格式分頁顯示讓您格式化文件內容的格式工具列插入分頁顯示讓您插入圖片表格或超鏈結等物件的插入工具列儲存中的通知通知您文件中的變更是否已儲存審查分頁顯示讓您進行拼字檢查與追蹤變更的審查工具列還原圖示還原上個操作重做圖示蟲作上個還原的操作切換搜尋圖示在概覽窗口中顯示搜尋或取代文字的控制元素檢視按鈕開啟包含下列條目的選單 : 放大或縮小文字的功能顯示工具列復選框設定總是顯示哪些工具列顯示協作者復選框設定是否顯示文件編輯者清單此功能僅在您與其他人一起編輯文件 [42] 時才會啟用關閉文件圖示關閉格式視窗 12

13 文字編輯頁面元件文字檔案工具列包含下列工具 : 重新命名文件輸入欄位要更名文件, 點選檔案名稱儲存至 Drive 按鈕開啟包含下列條目的選單 : 另存新檔將所選擇的文件以不同名稱儲存, 或是儲存到其他資料夾另存為範本將選擇的文件儲存為範本匯出為 PDF 以 PDF 格式匯出選擇的文件自動儲存選取盒設定是否要定時自動儲存文件頁面設定圖示 `. 開啟頁面設定對話窗此對話窗包含設定頁面的工具紙張格式頁面方向頁面邊界的預設值紙張大小紙張邊界的輸入欄位下載圖示下載所選擇的文件印成 PDF 圖示產生目前文件的 PDF 版本以郵件傳送圖示開啟包含下列條目的選單: 附加文件至郵件將所選的文件作為電子郵件傳送以 PDF 附加至郵件將所選的文件以 PDF 格式作為電子郵件附件傳送以郵件傳送內容以 HTML 格式郵件傳送目前文件內容分享圖示開啟包含下列條目的選單: 邀請其他人顯示邀請其他使用者閱讀彙編輯文件的相關功能取得連結顯示以連結分享文件的相關功能. 格式工具列包含下列工具 : 文字格式化工具字體大小強調更多字體格式清除格式文字色彩文字強調色彩段落格式化工具段落對齊行距段落間隔段落填入色彩段落框線段落樣式建立新樣式項目清單編號清單向下一層向上一層插入工具列當中有下列元素 13

14 文字文字編輯頁面元件插入表格按鈕插入圖片按鈕插入文字框按鈕插入註解按鈕註解欄位將顯示於文件邊界除了註解文字外, 還包含下列內容 : 編輯者名稱註解的建立日期與時間編輯或刪除註解的圖示可在審查工具列 (page 16) 中找到隱藏與顯示註釋的資訊插入或編輯超連結按鈕插入定位點插入換行符號插入換頁符號按鈕在文件中插入頁首與頁尾按鈕在頁面頂端開啟一塊區域輸入頁首文字頁首下方將顯示更多文字頁首按鈕開啟包含下列條目的選單 : 讓您設定不同頁首是否應該用在文件中的其他部分視設定而定, 頁首按鈕顯示的文字將有不同移除整份文件中的所有頁首與頁尾前往頁尾按鈕在頁面底端開啟一塊區域輸入頁尾文字關閉按鈕完成頁首或頁尾的編輯插入欄位按鈕開啟包含插入欄位功能的選單 : 作者名稱檔案名稱日期時間頁數頁面數量表格工具列若游標位於表格內, 將顯示表格工具列包含下列工具 : 插入列刪除選擇的列插入欄刪除選擇的欄分割表格選擇欄位色彩選擇欄位框線選擇欄位框線寬度指定表格樣式表格樣式包含預設的欄位框線, 並對某些欄與列加上顏色圖片工具列若選擇圖片, 將會顯示圖片工具列包含下列工具 : 刪除圖片調整位置指定將圖片於行內排序段落內排序或頁面內排序調整位置若您將圖片指定為在段落內或頁內排序, 您可以指定如何換行文字重新排序設定圖片與文字框互相覆蓋時的順序調整圖片框框線的樣式與色彩 14

15 文字編輯頁面元件文字圖形工具列若選擇文字框, 將會顯示圖形工具列包含下列工具 : 刪除文字框調整位置指定將文字框於行內排序段落內排序或頁面內排序調整位置若您將文字框指定為在段落內或頁內排序, 您可以指定如何換行文字自動調整指定是否依照內容自動調整文字框高度重新排序設定圖片與文字框互相覆蓋時的順序調整文字框框線的樣式與色彩調整文字框內容的背景色 15

16 文字文字編輯頁面元件審查工具列當中有下列元素永遠檢查拼字圖示輸入文字時進行拼字檢查您可以使用右鍵選單來將未知的文字新增至使用者字典編輯字典的功能可在下列位置找到 : 文字設定 (page 21) 選擇文件或目前選擇段落的語言追蹤修訂按鈕啟用或停用追蹤修訂功能有更多處理變更的按鈕可用 : 接受選擇的變更或所有變更拒絕選擇的變更或所有變更選擇上一個或下一個變更插入註解按鈕在目前位置插入註解註解欄位將顯示於文件邊界除了註解文字外, 還包含下列內容 : 編輯者名稱註解的建立日期與時間編輯或刪除註解的圖示可在插入工具列 (page 13) 中找到插入註釋的資訊強調註解模式按鈕開啟讓您設定註解顯示情況的選單文件視窗強調目前的註解或所有註解以泡泡方式顯示註解不顯示註解只顯示某一位作者的註解顯示每一位作者的註解顯示上一筆註解及顯示下一筆註解按鈕選擇上一筆或下一筆註解刪除所有註解按鈕刪除文件中的所有註解文件視窗集中在一起讓您建立並編輯文件內容 16

17 建立文字文件文字 3.3 建立文字文件您可以建立包含格式化文字表格與圖片的文件要建立新文件, 請進行以下操作 : 於 Drive 應用程式建立文字文件於應用程式建立文字文件您也可以使用範本如何在文字應用程式中建立文件 : 1. 要不使用範本建立新文件, 點擊文字應用程式中工具列的新增文字文件使用下列方式來使用範本 : 於從範本新增中點擊範本開啟範本的內容選單選擇從範本新增可在範本 (page 35) 找到有關模板的資訊文件將在未命名頁面顯示 2. 點下檔案工具列中的新增輸入名稱現在您可以建立與編輯 [19] 內容 3. 要完成, 點選 Office 選單列右邊的關閉文件圖示如何在應用程式中建立文件 : 1. 執行應用程式 2. 在資料夾樹中開啟資料夾註 : 開啟您有權限建立物件的資料夾 3. 要不使用範本建立新文件, 點擊工具列中的新增點選新增純文字文件使用下列方式來使用範本 : 雙擊該範本選擇範本點擊工具列中的從範本新增在檢視器中開啟範本點擊從範本新增 4. 點下檔案工具列中的新增輸入名稱現在您可以建立與編輯 [19] 內容 5. 要完成, 點選 Office 選單列右邊的關閉文件圖示 17

18 文字開啟文字文件 3.4 開啟文字文件您可以開啟儲存於或本機磁碟中的文字文件有下列選項 : 於應用程式開啟文字文件於應用程式開啟文字文件開啟本機的文字文件如何在應用程式開啟文字文件 : 使用以下方式之一 : 若要開啟常用文件, 點擊最近開啟的文件中的文件您也可以開啟文件的內容選單選擇編輯秘訣 : 您可以使用內容選單來移除最近開啟的文件清單內容若要開啟另一份文件, 點擊工具列中的開啟文件在開啟文件視窗中選擇文件單擊開啟如何在應用程式開啟文字文件 : 使用以下方式之一 : 選擇文字文件點選工具列中的編輯雙擊文字文件在檢視器中開啟文字文件單擊編輯如何開啟本機的文字文件 : 1. 在應用程式, 點擊工具列中的開啟文件在開啟文件視窗中選擇您有權限建立物件的資料夾 2. 點選上傳本機檔案選擇文字文件單擊確定結果 : 文件被上傳至然後文件就會被開啟 18

19 編輯文字文件. 文字 3.5 編輯文字文件. 編輯文字文件時, 您可以進行以下操作 : 編輯文字格式化文字合適畫段落插入不同元素, 例如表格圖片文字框頁首與頁尾檢查拼字使用註解下載或列印選擇的文件, 或使用電子郵件寄送搜尋與取代文字如何編輯文字檔案 : 註 : 要編輯文件, 您需要對包含文件的 1. 建立新文字文件 [17] 或開啟 [18] 現有文件資料夾有管理權限 2. 要編輯文件, 使用跟其他熟悉的 Office 應用程式一樣的技巧使用格式工具列中的功能來格式化文字或段落, 或編輯欄位要依照游標目前鎖在位置的段落建立新的段落樣式, 選擇段落樣式中的建立新樣式要插入某些元素, 請使用插入工具列可以插入這些元素 : 表格圖片文字框註解超連結定位點換行符號分頁符號頁首頁尾欄位當中會自動填入下列內容, 如作者名稱檔案名稱日期時間頁數總頁數要編輯欄位內容, 點擊該欄位視欄位而定, 可使用不同編輯方式檢查拼字追蹤修訂後管理註解, 使用檢查工具列功能秘訣 : 可在右鍵選單中開啟許多功能註 : 所有修改將即時儲存 3. 要更名儲存下載或列印選擇的文件, 或使用電子郵件寄送, 使用檔案工具列中的功能 4. 要搜尋或取代文字元素, 點下 Office 選單列右邊的切換搜尋圖示將會顯示搜尋或取代的控制元素 5. 要完成編輯並關閉文件, 點選 Office 選單列右邊的關閉文件圖示 19

20 文字使用新名稱編輯文件 3.6 使用新名稱編輯文件建立新文件或複製已有的文件有下列選項 : 使用新名稱編輯最近使用的文件使用新名稱編輯任何文件如何使用新名稱編輯最近使用的文件 1. 您可以在應用程式開啟文件的內容選單當中的最近使用文件並選擇以新文件編輯文件將會被開啟以供編輯 2. 點下檔案工具列中的新增輸入名稱現在您可以建立與編輯 [19] 內容如何使用新名稱編輯文件 : 1. 執行應用程式 2. 在資料夾樹中開啟含有文件的資料夾註 : 開啟您有權限建立物件的資料夾 3. 在檢視器中開啟文件點擊更多圖示選擇以新文件編輯文件將會被開啟以供編輯 4. 點下檔案工具列中的新增輸入名稱現在您可以建立與編輯 [19] 內容 20

21 文字設定文字 3.7 文字設定如何使用文件設定 : 1. 點下選單列右邊的系統選單圖示點選選單的設定項目 2. 點擊側邊欄的文件 3. 更改設定有以下設置 : 頁面設定設定文件的頁面設定, 例如紙張大小頁面邊界行高欄寬使用者字典點擊編輯使用者字典時, 將開啟使用者字典視窗您可以新增文字到字典中, 或從字典移除我的範本資料夾顯示您的範本資料夾允許新增更多範本資料夾點擊範本資料夾, 資料夾將在應用程式開啟可在範本 (page 35) 找到範本與教學的相關資訊全域範本資料夾顯示全域範本資料夾點擊範本資料夾, 資料夾將在應用程式開啟 21

22 22

23 4 了解如何使用試算表應用程式試算表元件試算表編輯頁面元件建立試算表開啟現有試算表編輯試算表使用新名稱編輯試算表要搜尋管理或與其他使用者共享試算表檔案, 使用 Drive 應用程式如何啟動試算表應用程式 : 點選選單列中的試算表 23

24 試算表元件 4.1 試算表元件試算表應用程式包含下列元件工具列最近使用的文件從範本新增工具列包含下列功能 : 新增試算表按鈕建立新試算表 [30] 開啟文件按鈕開啟現有文件 [32] 最近使用的文件包含最近開啟檔案的清單以下功能可供使用若游標滑過文件名稱, 將顯示文件路徑若點擊文件, 將開啟文件文件的右鍵選單包含編輯下載管理清單的相關功能從範本新增包含不同文件的範本清單以下功能可供使用若點擊範本, 將建立新文件新文件將會是範本的副本範本的右鍵選單包含編輯範本與建立文件的相關功能建立新試算表或編輯現有的試算表時, 試算表編輯文字頁面將會開啟 24

25 試算表編輯頁面元件 4.2 試算表編輯頁面元件文字編輯頁面包含下列元件 Office 選單列檔案工具列格式工具列資料工具列插入工具列列 / 欄工具列圖片工具列圖表工具列文件視窗註 : 當螢幕寬度較窄時, 將顯示精簡工具列在精簡工具列中, 有些文字將被圖示取代滾動列中將合併多個選單項目 25

26 試算表編輯頁面元件 Office 選單列 Office 選單列包含下列按鈕 : 檔案分頁顯示讓您套用檔案功能的檔案工具列格式分頁顯示讓您格式化文件內容的格式工具列資料分頁顯示讓您排序或過濾資料的資料工具列插入分頁顯示讓您插入圖片表格或超鏈結等物件的插入工具列欄 / 列標籤顯示讓您編輯欄與列的欄 / 列工具列還原圖示還原上個操作重做圖示蟲作上個還原的操作切換搜尋圖示在概覽窗口中顯示搜尋或取代文字的控制元素檢視按鈕開啟包含下列條目的選單 : 放大或縮小試算表的功能分割表格按鈕分割試算表目前游標位置的上方與左方凍結試算表按鈕凍結試算表目前游標位置的上方與左方顯示工具列復選框設定總是顯示哪些工具列顯示協作者復選框設定是否顯示文件編輯者清單此功能僅在您與其他人一起編輯文件 [42] 時才會啟用顯示格線復選框設定是否顯示格線顯示試算表分頁標籤復選框設定是否在試算表下方顯示其他試算表的標籤關閉文件圖示關閉格式視窗 26

27 試算表編輯頁面元件檔案工具列包含下列工具 : 重新命名文件輸入欄位要更名文件, 點選檔案名稱儲存至 Drive 按鈕開啟包含下列條目的選單 : 另存新檔將所選擇的文件以不同名稱儲存, 或是儲存到其他資料夾另存為範本將選擇的文件儲存為範本匯出為 PDF 以 PDF 格式匯出選擇的文件自動儲存選取盒設定是否要定時自動儲存文件下載圖示下載所選擇的文件印成 PDF 圖示產生目前文件的 PDF 版本以郵件傳送圖示將所選的文件作為電子郵件傳送分享圖示開啟包含下列條目的選單: 邀請其他人顯示邀請其他使用者閱讀彙編輯文件的相關功能取得連結顯示以連結分享文件的相關功能. 格式工具列包含下列工具 : 文字格式化工具字體大小強調更多字體格式清除格式套用格式文字色彩欄位格式化工具背景色彩水平對齊垂直對齊自動換行合併或分割儲存格百分比單位中的匯率格式數字格式設定欄位內容格式, 例如數字格式化代碼定義子格式, 例如小數點後面有幾個零欄位框線框線樣式框線色彩欄位樣式 27

28 試算表編輯頁面元件資料工具列包含下列 : 排序選擇欄位的工具過濾選擇欄位的工具建立編輯或顯示命名範圍的工具在公式中可使用命名範圍而不必使用原有欄位位置插入工具列包含下列工具 : 計算選擇的欄位的加總值插入函數點擊後將會開啟插入函數視窗視窗將顯示可用函數點擊函數時, 將顯示函數描述插入或編輯超連結插入圖片插入圖表列 / 欄工具列包含下列工具 : 插入列刪除選擇的列設定列高插入欄刪除選擇的欄設定欄寬圖片工具列若選擇圖片, 將會顯示圖片工具列包含下列工具 : 刪除圖片設定框線樣式框線色彩 28

29 試算表編輯頁面元件圖表工具列若選擇圖表, 將會顯示讓您編輯圖表的圖表工具列包含下列工具 : 刪除圖表指定圖表類型, 例如欄線圓餅圖設定表格軸線色彩樣式集設定資料點標籤與色彩隱藏或顯示圖例設定圖例位置調整資料來源文件視窗文件視窗集中在一起讓您建立並編輯文件內容 29

30 建立試算表 4.3 建立試算表您可以建立包含格式化表格與圖片的試算表要建立新試算表, 請進行以下操作 : 在試算表應用程式建立試算表在 Drive 應用程式建立試算表您也可以使用範本如何在試算表應用程式中建立試算表 : 1. 要不使用範本建立新試算表, 點擊試算表應用程式中工具列的新增試算表使用下列方式來使用範本 : 於從範本新增中點擊範本開啟範本的內容選單選擇從範本新增可在範本 (page 35) 找到有關模板的資訊試算表將顯示於未命名頁面 2. 點下檔案工具列中的新增輸入名稱現在您可以建立與編輯 [32] 內容 3. 要完成, 點選 Office 選單列右邊的關閉文件圖示如何在 Drive 應用程式中建立試算表 : 1. 執行 Drive 應用程式 2. 在資料夾樹中開啟資料夾註 : 開啟您有權限建立物件的資料夾 3. 要不使用範本建立新試算表, 點擊工具列的新增圖示點選新增試算表使用下列方式來使用範本 : 雙擊該範本選擇範本點擊工具列中的從範本新增在檢視器中開啟範本點擊從範本新增 4. 點下檔案工具列中的新增輸入名稱現在您可以建立與編輯 [32] 內容 5. 要完成, 點選 Office 選單列右邊的關閉文件圖示 30

31 開啟試算表 4.4 開啟試算表您可以開啟儲存於 Drive 或本機磁碟中的試算表有下列選項 : 在試算表應用程式開啟試算表在 Drive 應用程式開啟試算表開啟本機儲存的試算表如何在試算表應用程式開啟試算表 : 使用以下方式之一 : 若要開啟常用文件, 點擊最近開啟的文件中的文件您也可以開啟文件的內容選單選擇編輯秘訣 : 您可以使用內容選單來移除最近開啟的文件清單內容若要開啟另一份文件, 點擊工具列中的開啟文件在開啟試算表視窗中選擇試算表單擊開啟如何在 Drive 應用程式開啟試算表 : 使用以下方式之一 : 選擇試算表點選工具列中的編輯雙擊試算表在檢視器中開啟試算表單擊編輯如何開啟本機的試算表 : 1. 在試算表應用程式, 點擊工具列中的開啟文件在開啟文件視窗中選擇您有權限建立物件的資料夾 2. 點選上傳本機檔案選擇試算表單擊確定結果 : 文件被上傳至 Drive 然後文件就會被開啟 31

32 編輯試算表 4.5 編輯試算表編輯試算表時, 您可以進行以下操作 : 編輯表格格式化欄位排序或過濾資料插入元素, 例如方程式圖片圖表新增行與列新增或刪除表格下載或列印選擇的試算表, 或使用電子郵件寄送搜尋與取代文字如何編輯試算表 : 註 : 要編輯文件, 您需要對包含文件的 Drive 資料夾有管理權限 1. 建立新試算表 [30] 或開啟 [31] 現有試算表 2. 要編輯文件, 使用跟其他熟悉的 Office 應用程式一樣的技巧使用格式工具列中的功能來格式化文字或段落, 或編輯欄位要排序或過濾選擇的欄位或建立命名範圍, 請使用資料工具列中的功能要插入某些元素, 請使用插入工具列可以插入這些元素 : 加總函數或其他函數超連結圖片圖表若要插入刪除或格式化整欄或整列, 使用列 / 欄工具列秘訣 : 可在右鍵選單中開啟許多功能註 : 所有修改將即時儲存 3. 若要新增或刪除表格, 或變更表格順序, 使用表格下方的表格分頁 4. 要更名儲存下載或列印選擇的試算表, 或使用電子郵件寄送, 使用檔案工具列中的功能 5. 要搜尋或取代文字元素, 點下 Office 選單列右邊的切換搜尋圖示將會顯示搜尋或取代的控制元素 6. 要完成編輯並關閉試算表, 點選 Office 選單列右邊的關閉文件圖示 32

33 使用新名稱編輯試算表 4.6 使用新名稱編輯試算表建立新文件或複製已有的文件有下列選項 : 使用新名稱編輯最近使用的文件使用新名稱編輯任何文件如何使用新名稱編輯最近使用的文件 1. 您可以在試算表應用程式開啟文件的內容選單當中的最近使用文件並選擇以新文件編輯文件將會被開啟以供編輯 2. 點下檔案工具列中的新增輸入名稱現在您可以建立與編輯 [32] 內容如何使用新名稱編輯文件 : 1. 執行 Drive 應用程式 2. 在資料夾樹中開啟含有文件的資料夾註 : 開啟您有權限建立物件的資料夾 3. 在檢視器中開啟文件點擊更多圖示選擇以新文件編輯文件將會被開啟以供編輯 4. 點下檔案工具列中的新增輸入名稱現在您可以建立與編輯 [32] 內容 33

34 試算表設定 4.7 試算表設定可以在文字設定 (page 21) 中找到有關設定的資訊 34

35 5 範本了解如何使用範本您可以使用已存在的範本 [36] 建立新文件您可以使用目前編輯的文件建立新範本 [37] 您可以編輯 [38] 現有範本您可以在資料夾中管理 [39] 範本 35

36 範本使用範本 5.1 使用範本依照伺服器設定而訂, 文字文件或試算表可使用不同的全域範本您也可以建立自己的範本 [37] 如何使用範本建立新文件 : 在文字或試算表應用程式, 使用下列一種方法 : 於從範本新增中點擊範本開啟範本的內容選單選擇從範本新增在 Drive 應用程式, 使用下列一種方法 : 雙擊該範本選擇範本點擊工具列中的從範本新增在檢視器中開啟範本點擊從範本新增新文件將在未命名頁面顯示 36

37 建立範本範本 5.2 建立範本您可以將目前編輯中的文件儲存為新範本新範本將被儲存於 Drive 應用程式中的我的檔案應用程式您可以在範本資料夾中管理 [39] 範本如何建立新範本 : 1. 在文字或試算表應用程式中開啟現有文件或建立新文件秘訣 : 要修改全域範本, 請使用您想要修改的全域範本建立新範本 2. 點擊檔案工具列中的儲存至 Drive 選擇另存為範本儲存為範本 (dotx) 對話窗將會開啟選擇範本資料夾輸入文件名單擊確定 3. 依照您的需求修改內容 4. 要完成編輯範本, 點擊關閉文件圖示類似操作如何建立新的範本資料夾 : (p. 39) 37

38 範本編輯範本 5.3 編輯範本您可以編輯自己的範本您可以管理 [39] 範本資料夾中您自己的範本如何編輯現有範本 : 1. 開啟文字或試算表應用程式中的自範本新增選擇編輯範本在 Drive 應用程式, 使用下列一種方法 : 選擇範本點下工具列中的操作圖示點選選單中的編輯範本在檢視器中開啟範本點下工具列中的操作圖示點選選單中的編輯範本 2. 依照您的需求修改內容 3. 要完成編輯範本, 點擊關閉文件圖示類似操作如何建立新的範本資料夾 : (p. 39) 38

39 管理範本範本 5.4 管理範本您可以在範本資料夾中管理自己的範本來保留預覽建立新文件時, 將顯示所有範本資料夾中符合文件類型的範本有下列選項 : 透過將某個資料夾指定為範本資料夾來建立新範本資料夾刪除範本資料夾開啟含有範本的資料夾如何建立新的範本資料夾 : 1. 在 Drive 應用程式建立您想要作為範本使用的新個人資料夾若您已建立範本, 您可以將那些範本移到該新資料夾 2. 點下選單列右邊的系統選單圖示點選選單的設定項目 3. 選擇側邊欄中的文件 4. 在顯示區域中點選新增範本資料夾選擇新資料夾單擊確定新範本資料夾將儲存於範本資料夾下方秘訣 : 要在 Drive 應用程式中開啟範本資料夾, 點擊其名稱下方的路徑註 : 使用 Drive 應用程式的功能來刪除移動或更名範本如何移除範本資料夾 : 1. 點下選單列右邊的系統選單圖示點選選單的設定項目 2. 選擇側邊欄中的文件 3. 點擊顯示區域中範本資料夾旁的刪除圖示註 : 不會刪除該資料夾中的範本或資料夾此操作的結果就是建立新文件時, 不會再顯示這些範本如何開啟範本資料夾 : 開啟文字或試算表應用程式中的自範本新增選擇在 Drive 中顯示資料夾包含顯示於 Drive 應用程式中的範本 39

40 40

41 6 協作了解如何與其他使用者或外部夥伴共享檔案您可以與其他使用者或外部夥伴共享檔案可在 Groupware 使用者指南當中的檔案與團隊主題中找到資訊與操作方式您可以與其他使用者或外部夥伴一同編輯文件 [42] 41

42 協作一起編輯文件 6.1 一起編輯文件儲存於組件伺服器的文件可以與其他使用者一同編輯要這樣做, 文件必須儲存於公開或共享資料夾此使用者或外部夥伴必須要有該資料夾的寫入權限以下規則適用 : 建立或首次開啟該文件的人擁有編輯權限這個人稱為編輯者之後開啟的人僅有讀取權限這些人稱為檢視者檢視者能夠看到目前的編輯者做的所有變更檢視者可透過請求編輯權限來成為編輯者當先前的編輯者完成變更後, 伺服器將把編輯權限移轉至新的編輯者每次關閉文件時, 將在伺服器建立新版本的文件如何與其他使用者一起編輯文件 : 1. 建立新文件或開啟已有的文件確定您想要一起編輯文件的使用者已有編輯文件必須的權限可在 Groupware 使用者指南當中的權限主題中找到資訊與操作方式 2. 通知您想要一起編輯文件的人每個人必須自行開啟文件開啟文件後, 使用者就可以看到誰正在編輯文件其他使用者將可以看到您每次對文件進行的變更每個使用者都可以看到其他使用者的游標將以不同色彩強調游標要檢視使用者名稱, 將滑鼠移到游標上秘訣 : 要顯示開啟了文件的使用者清單, 點擊 Office 選單中的檢視並勾選顯示協作者選取盒目前的編輯者將顯示於清單頂端 3. 想要編輯文件的人必須點擊工具列中的編輯 4. 要完成編輯, 目前的編輯者必須點擊 Office 選單列右邊的關閉文件圖示 42

43 索引符號使用新名稱編輯文件, 20 試算表, 33 協作, 41 建立文字文件, 17 試算表, 30 應用程式文字, 9 試算表, 23 應用程式文字, 9 應用程式試算表, 23 文件, 5 使用新名稱編輯, 20 設定, 21 文件設定全域範本資料夾, 21 我的範本資料夾, 21 編輯使用者字典, 21 頁面設定, 21 文字, 9 元件, 10 編輯頁面, 11 文字文件建立, 17 開啟, 18 文字檔案下載, 19 以郵件傳送, 19 列印, 19 搜尋與取代, 19 編輯, 19 範本, 35 使用, 36 建立, 37 管理, 39 編輯, 38 編輯一起編輯文件, 42 文字文件, 19 試算表, 32 設定, 21 試算表, 23 下載, 32 使用新名稱編輯, 33 元件, 24 列印, 32 建立, 30 搜尋與取代, 32 編輯, 32 編輯頁面, 25 開啟, 31 開啟文字文件, 18 試算表, 31 D Documents, 7 43

44 44

: 使用者指南出版日期星期二, 29. 十一月版版權 OX Software GmbH., 本文件係 OX Software GmbH. 之智慧財產本文件可以被部分或完全複製, 但每份副本皆須包含此著作權公告已最小心地編纂本書中包含的資訊然而, 仍可

: 使用者指南出版日期星期二, 29. 十一月版版權 OX Software GmbH., 本文件係 OX Software GmbH. 之智慧財產本文件可以被部分或完全複製, 但每份副本皆須包含此著作權公告已最小心地編纂本書中包含的資訊然而, 仍可 bla bla 使用者指南 : 使用者指南出版日期星期二, 29. 十一月 20167.8.3 版版權 2016-2016 OX Software GmbH., 本文件係 OX Software GmbH. 之智慧財產本文件可以被部分或完全複製, 但每份副本皆須包含此著作權公告已最小心地編纂本書中包含的資訊然而, 仍可能會有錯誤的內容 OX Software GmbH 其編輯以及翻譯者將不對這些可能的錯誤與其造成之後果承擔任何責任

: 使用者指南 出版日期星期二, 12. 七月 版版權 OX Software GmbH., 本文件係 OX Software GmbH. 之智慧財產 本文件可以被部分或完全複製, 但每份副本皆須包含此著作權公告 已最小心地編纂本書中包含的資訊 然而, 仍可能

: 使用者指南出版日期星期二, 12. 七月版版權 OX Software GmbH., 本文件係 OX Software GmbH. 之智慧財產本文件可以被部分或完全複製, 但每份副本皆須包含此著作權公告已最小心地編纂本書中包含的資訊然而, 仍可能