圖 2. 先輸入一格以製作流水號看需要多少號碼在游標的右方會有個黃色標籤標示目前欄位的流水號 5-2

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死卑
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1 5 OpenOffice.org Calc 教學利用範例來進行 OpenOffice.org Calc 簡單功能的介紹以及和微軟 Excel 相異之處 5-1 基本操作與流水號大部分的試算表軟體其介面都差不多橫列以來定位直欄則以 A B C 來定位我們習慣以 A1 或 D8 來稱呼或指定某個欄位圖 1. 試算表的基本畫面流水號製作流水號是試算表軟體的基本功能在 MS Excel 中需要輸入兩個欄位數字才能產生流水號但在 OpenOffice.org Calc 中只要有一個欄位做為起點就行了點選該欄位作為起始點右下有個小黑點往下拉即可 5-1

2 圖 2. 先輸入一格以製作流水號看需要多少號碼在游標的右方會有個黃色標籤標示目前欄位的流水號 5-2

3 圖 3. 往下拉數字會遞增放開滑鼠流水號就自動產生了圖 4. 流水號出來囉插入與刪除列插入與刪除列或欄的方法有很多種我們示範最簡單的一種插入列如果您想在 1 之前加入一列那麼只要點選 1 並且在該數字欄位上方點選滑鼠右鍵便可以從內文選單中找到插入列的功能點一下就可以多出一列 5-3

4 圖 1. 插入列插入欄的方法也是一樣只不過是直的刪除列把您要刪除的列給選取起來點選標記最左邊的數字即可並且在該數字欄位上方點選滑鼠右鍵便可以從內文選單中找到刪除列的功能點一下就可把標記的列刪除 5-4

圖 2. 刪除列當然刪除欄的方法也是一樣只不過是直的 5-1-2 調整欄寬列高內容水平垂直對齊調整欄寬如果您想調整欄寬

5 圖 2. 刪除列當然刪除欄的方法也是一樣只不過是直的調整欄寬列高內容水平垂直對齊調整欄寬如果您想調整欄寬那麼有個方法可以讓您快速的調整所有欄位的最適欄寬 1. 點選左上角的空白欄標記所有資料 2. 滑鼠移到任兩直欄的中間縫隙處 3. 連擊兩下滑鼠便會自動縮放成最適欄寬 5-5

6 圖 1. 自動調整欄寬您可以點選置中的圖示來讓所有內容水平置中圖 2. 對齊內容調整列高 5-6

7 調整列高的方法和調整欄寬很像 1. 把您欲調整的列標記起來 2. 滑鼠移到任兩橫列的中間縫隙處 3. 連擊兩下滑鼠便會自動縮放成最適列高圖 3. 調整列高 4. 如果您是用拖曳的方式那麼可以讓所有您標記的列高同步手動調整列高欄寬也可以這麼做 5-7

8 圖 4. 調整任一列都可以每個儲存格的文字都比較靠下方您可以點選垂直置中的圖示來讓所有內容垂直置中圖 5. 內容垂直置中 5-8

9 5-2 調整儲存格外觀設定儲存格背景 1. 標記欲設定背景顏色的儲存格 2. 選擇顏色圖 1. 設定背景色 3. 這樣就行了 5-9

10 圖 4. 背景色已經出現了定儲存格框線 1. 標記欲設定框線的儲存格 2. 選擇框線樣式圖 2. 設定框線 5-10

11 3. 這樣就行了圖 3. 框線已經出現了 5-3 修改工作表名稱在 OpenOffice.org 1.0.x 版的時候 Calc 的工作表示無法用中文命名的如此會導致許多問題的產生不過 OpenOffice.org 1.1 版已經修正這個問題了您可以用中文來替工作表命名喔在欲修改名稱的工作表上點選滑鼠右鍵並選擇重新命名工作表然後輸入新的名稱圖 1. 修改工作表名稱這樣就完成了 5-11

12 圖 2. 可以用中文喔 5-4 公式加總及公式複製加總加總是最常用的公式所以加總牠有自己的圖示可以使用喔 1. 點選 1 號的總分欄位 G2 2. 點選加總圖示 5-12

13 圖 1. 使用小計功能來加總 3. Calc 會自動判斷範圍不過遇到空白就停下來了所以有時候自動判斷的範圍並不正確要自己留意一下圖 2. 有時候會判斷錯誤 5-13

14 4. 重新用滑鼠標記一下範圍即可藍色框部分圖 3. 需自行調整一下加總範圍複製公式我們不可能每個欄位都去寫一次公式因此公式複製的動作就相當重要了所幸這個動作非常簡單 1. 點選 1 號的總分欄位 G2 拉取該欄位右下方的小黑點 2. 往下拉就行了 5-14

15 圖 4. 複製公式 3. 只要是您拉取到的範圍都會自動填上相同的公式喔而且對應欄位也會自動改變相當方便例如原本是加總 C2:F2 如果您複製公式到下一個那麼加總的範圍會自動調整成 C3:F3 5-15

圖 5. 已經全有有公式了 5-4-2 自己寫公式 if 的應用自己寫公式有時候公式不見得會用到函數例如簡單的加減乘除所以您也可以自己寫公式寫法很簡單一律以 = 作為開頭 Calc 就知道您這一欄是個公式了在 OpenOffice.

16 圖 5. 已經全有有公式了自己寫公式 if 的應用自己寫公式有時候公式不見得會用到函數例如簡單的加減乘除所以您也可以自己寫公式寫法很簡單一律以 = 作為開頭 Calc 就知道您這一欄是個公式了在 OpenOffice.org Calc 中加減乘除的符號分別如下加 + 減 - 乘 * 除 / 底下我們就利用等第來做示範我們會利用到 if 邏輯判斷雖然判斷等第也可以用函數來做不過為了讓大家練習自己寫公式以及 if 的用法所以我們用 if 來做即可 if 函數的用法 if(條件 ; 真 ; 假) 條件就是給他一個判斷條件如果符合條件那就執行真如果不符合條件那就執行假 5-16

17 1. 點選 1 號的等第欄位 I2 2. 輸入 = 作為公式開頭圖 1. 輸入 = 表示公式開始 3. 我們以平均分數 H2 來作為判斷的主要欄位圖 2. 點選欲判斷欄位 4. 假設 80 分以上算是優所以我們填入 H2>=80 作為判斷條件如果符合條件就印出優如果不符合條件那就不要印出任何東西圖 3. 把公式寫完整 5-17

複製公式如果還要繼續判斷呢例如 70 分以上是甲以下則是乙那怎麼辦簡單再判斷一次不就行了 1.

18 MS Excel 的參數是用逗號, 隔開但 OpenOffice.org Calc 的參數則是用分號 ; 隔開不一樣喔所以要特別注意 5. 把公式往下複製您就會看到符合調件的都會出現優圖 4. 複製公式如果還要繼續判斷呢例如 70 分以上是甲以下則是乙那怎麼辦簡單再判斷一次不就行了 1. 在公式的前半部都是一樣的只有在第一次判斷後如果不符合條件的話要做第二次判斷 2. 第二次判斷也差不多 if(h2>70;"甲";"乙") 3. 把這公式放到第一次公式的第三個參數中如 if(h2>=80;"優"; if (H2>70;"甲";"乙")) 5-18

19 圖 5. 第二次判斷 4. 再重新複製一次公式那就 OK 囉圖 6. 再重新複製一次公式 $ 絕對位置之前說過在複製公式時欄位會自動調整如果不希望他自動調整該怎麼辦您可以用 $ 符號來鎖定底下就用名次的範例來解釋 1. 點選 1 號的名次欄位 J2 2. 使用自動函數助理 5-19

20 圖 1. 使用函數來做名次 3. 選用 RANK 函數圖 2. 使用 RANK 函數 4. 由粗體字知道有兩個參數一定要填 5-20

21 圖 3. 有兩個欄位必填 5. 因為名次是用比較出來的所以第一個是填入欲比較的單一欄位例如某個人的平均第二個則是填入比較範圍每個人的平均圖 4. 第一個填被比較欄位第二個填所有範圍 5-21

22 6. 名次已經判斷出來了注意一個地方全班的平均欄位是 H2:H11 換句話說每個人在比較時都是要在這範圍裡比較圖 5. 看來似乎 OK 7. 公式複製結果好像不正確因為有好幾個人名次相同 5-22

23 圖 6. 複製公式很顯然有問題 8. 隨便找一個人來看第二個參數範圍已經改變了變成 H3:H12 難怪結果不正確圖 10. 原來是範圍跑掉了 9. 我們利用 $ 把範圍鎖定變成 $H$2:$H$

24 圖 7. 把範圍加上絕對符號鎖定 10.重新複製一次結果就正確了圖 9. 重新複製結果就正確了 11.隨便找一個看看果然範圍沒有改變 5-24

25 圖 8. 範圍就不會改變了 5-5 圖表製作圖表製作一直是試算表軟體的強項有時候一張圖勝過一堆數據因此我們來看一下怎麼製作圖表 1. 可以先標記範圍後再插入圖表如此等一下就不需回過頭來設定範圍圖 1. 標記範圍後插入圖表 2. 接著拉出要放圖表的範圍 5-25

26 圖 2. 拉出要放圖表的範圍 3. 也可以在此重新選擇圖表的資料來源圖 3. 也可以在此選擇資料來源 4. 選擇一個圖表的形式有 2D 和 3D 兩大類 5-26

27 圖 4. 選擇圖表形式 5. 勾選預覽文字文件便可以看到一些標題以及數據資料等於是圖表的預覽圖 5. 可以勾選預覽文字文件 6. 在此設定標題以及 X Y 軸名稱 5-27

28 圖 6. 設定標題以及 XY 軸名稱 7. 圖表已經做出來囉您可以利用周圍的點來調整大小或位置圖 7. 圖表已經做出來囉變更圖表類型如果事後想修改圖表的形式可以嗎當然可以以下就是變更圖表類型的方法在圖表上點兩下就可以進入圖表的編輯模式左邊會出現相關工具列請選擇編輯圖表類型 5-28

29 圖 1. 點進去圖表左邊會出現相關工具列一樣先選擇圖表類型圖 2. 選擇圖表類型 5-29

30 送出後圖表救已經換成別的型態了圖 3. 圖表已經換成別的型態了更改圖表背景牆更改圖表背景牆指是一個小功能用法很簡單在圖表上點兩下就可以進入圖表的編輯模式接著點選圖表本身並按右鍵並選擇圖表背景牆 5-30

31 圖 1. 點選圖表本身並按右鍵以修改屬性選擇顏色圖 2. 選擇顏色顏色換好囉就這麼簡單 5-31

圖 3. 顏色換好囉其實這些屬性各位都可以自行試試 5-5-3 把圖表中的文字變成直書在圖表中的文字若是有一些是倒著的該怎麼辦

32 圖 3. 顏色換好囉其實這些屬性各位都可以自行試試把圖表中的文字變成直書在圖表中的文字若是有一些是倒著的該怎麼辦只要將之變成直書即可該如何是設定呢請看在圖表上點兩下就可以進入圖表的編輯模式選取欲變直書的文字物件點選右鍵選單中的物件屬性 5-32

33 圖 1. 選取物件並點選右鍵選單中的物件屬性切換到對齊頁面修改書寫方向圖 2. 切換到對齊頁面修改書寫方向這樣救變成直的了當然他還有許多的選項您可以設定例如換字型或換顏色圖 3. 變成直的了 5-33

34 5-6 保護儲存格試算表雖然很方便但也潛藏許多危機例如不小心把寫好的公式不小心修改到或刪掉而不自知那麼整個算起來的結果就錯誤了因此您可以利用保護儲存格的功能來把一些公式或不需要輸入的地方給保護起來以免不小心去修改到 Calc 的儲存格屬性中有預設儲存格都是受保護的只要工作表的保護功能一開所有的儲存格都無法輸入東西所以我們得先把不想受保護的欄位標記起來並將其鎖定取消標記不想受保護的欄位並點選右鍵選單中的儲存格格式化圖 1. 先標記不要受保護的欄位切換到儲存格保護把鎖定取消 5-34

35 圖 2. 把鎖定取消點選工具 / 保護文件 / 工作表以開啟工作表保護圖 3. 開啟工作表保護設定密碼 5-35

36 圖 4. 設定密碼如此一來受保護的儲存格就無法修改了圖 5. 受保護的儲存格就無法修改了其它剛剛我們取消鎖定的儲存格仍可輸入圖 6. 其它的欄位仍可輸入 5-36

37 5-6-1 複製受保護的工作表當一個工作表都做完之後如果第二個工作表也類似第一個工作表那麼可以用複製的方式來製作以節省時間不過有受保護的工作表如果用錯誤的複製方式那麼其保護功能將喪失作用全選然後複製這是許多人常用的方法之一圖 1. 全選然後複製整個貼到第二個工作表看起來似乎一切 OK 連排版都沒變 5-37

38 圖 2. 貼到第二個工作表可以是當您點選並寫入保護的欄位時您就會發現保護已經失效了用來破解工作表保護倒是個好方法如果擔心被破解那儲存時整份文件設定密碼就行了由此我們也可以知道工作表保護實際上只是避免誤刪或修改並無實質的文件保密功能圖 3. 保護的欄位失效如果用正確的方式來複製那就沒問題了在工作表上方按滑鼠右鍵並選擇移動 / 複 5-38

39 製工作表圖 4. 用正確的方式來複製放到工作表 2 之前圖 5. 放到工作表 2 之前這樣就確確實實無法修改了 5-39

40 圖 6. 這樣就無法改變了解除工作表保護若日後不想要保護工作表或是想要修改裡面的資料怎麼辦例如工作表二的圖表資料來源不正確要修改就要先取消保護囉取消就好啦取消工具 / 保護文件 / 工作表圖 1. 把保護取消然後輸入密碼就取消保護囉 5-40

圖 2. 輸入密碼即可 5-6-3 修正複製工作表中圖表的資料來源複製的表如果有圖表那麼其資料來源可能要檢查一下

41 圖 2. 輸入密碼即可修正複製工作表中圖表的資料來源複製的表如果有圖表那麼其資料來源可能要檢查一下以免資料來源還是上一個表的點選圖表然後按滑鼠右鍵選單中的修改資料區域以修改圖表資料來源圖 1. 修改圖表資料來源重新選取範圍 5-41

42 圖 2. 重新選取範圍變成新的範圍圖 3. 變成新的範圍如此圖表就會讀取新的資料來源了 5-42

43 圖 4. 圖表就會更新了修改完後如果有更改工作表名稱也沒關係圖表也會自動修正其讀取資料的來源圖 5. 即使更改工作表名稱也沒關係 5-7 樣式應用新增樣式樣式在 Calc 中雖然不常用不過也佔有重要的地位有些地方加了樣式更能提高工作效率例如想要從一堆學生成績中找出不及格的分數並以不同的外觀來顯示那這個功能就相 5-43

44 當有用我們先來做兩個樣式一個是不及格另一個是滿分按 F11 開出樣式的工具選單切換到儲存格樣式並點選標準按右鍵選單中的開啟新檔以建立一個新樣式圖 1. 建立一個新樣式先將此樣式命名為不及格圖 2. 命名為不及格 5-44

45 接著設定文字外觀我們設成紅色的輪廓字圖 3. 設定文字外觀另外用同樣的方法再新增一個名為滿分的樣式 5-45

46 圖 4. 另外再新增一個名為滿分的樣式把字型設成粗體圖 5. 設成粗體如此樣式表便多了兩種樣式圖 6. 樣式表多了兩種樣式怎麼使用這兩種樣式呢請往下看吧 5-46

47 5-7-1 有條件的樣式所謂有條件的樣式就是說當資料符合您定的條件時便以另外一種樣式來呈現上一單元我們新增了兩個新樣式這裡就派得上用場了標記欲套用樣式的範圍並點選功能表的格式 / 有條件的格式以套用有條件的樣式圖 1. 標記範圍並套用有條件的樣式設定兩個條件越上面的越先執行設定不同條件並套用不同樣式圖 2. 設定條件套用不同外觀如此一來符合調件的欄位會出現不同外觀以方便您辨識 5-47

48 圖 3. 符合調件的欄位會出現不同外觀 5-8 設定小數點預設的小數點是二位數您可以利用工具 / 選項來修改設定預設小數點位數圖 1. 利用選項來設定預設小數點位數切換到工作表文件 / 計算將小數點位數設定成 1 位 5-48

49 圖 2. 設定小數點位數成 1 位回到工作表來看有小數點的都變成了小數點一位數了圖 3. 有小數點的都變成了小數點一位數也可以直接用新增位數的按鈕來調整位數不過這種方式會強制位數例如設定 2 位數那麼即使小數是 0 還是會出現小數點後兩個

50 圖 4. 也可以直接用心增位數的按鈕來調整位數 5-9 文字型數字轉成數值型數字 1. 什麼是文字型數字什麼又是數值型數字文字型數字例如電話號碼身份 ID...等有可能以 "0" 開頭的任一串數列數值型數字可以拿來用公式試算(計算)的開頭不得有 "0" 2. 怎麼輸入文字型數字在輸入數字時前面先加個圖

尋找和取代儲存格設定成數值的型態選取所要轉換的數字儲存格滑鼠右鍵儲存格格式化數字

51 3. 怎麼把文字型數字轉成數值型數字轉換原理利用蒐尋取代的功能再加上正規表達式的幫忙找出所有數字重新再填入表格一次因此欲轉換的儲存格必須先設定成數值的型態再執行編輯尋找和取代儲存格設定成數值的型態選取所要轉換的數字儲存格滑鼠右鍵儲存格格式化數字選一種數字樣式圖 2. 轉成數值型態選取所要轉換的數字儲存格編輯尋找和取代圖 3. 成果立現 5-51

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840 提示 Excel - Excel -- Excel (=) Excel ch0.xlsx H5 =D5+E5+F5+G5 (=) = - Excel 00

Excel - - Excel - -4-5 840 提示 Excel - Excel -- Excel (=) Excel ch0.xlsx H5 =D5+E5+F5+G5 (=) = - Excel 00 ( 0 ) 智慧標籤相關說明提示 -5 -- Excel 4 5 6 7 8 + - * / % ^ = < >= & 9 0 (:) (,) ( ) Chapter - :,

圖 2. 先輸入一格以製作流水 號 看需要多少號碼 在游標的右方會有個黃色標籤 標示目前欄位的流水號 5-2

圖 2. 先輸入一格以製作流水號看需要多少號碼在游標的右方會有個黃色標籤標示目前欄位的流水號 5-2