目录 2 馆长致辞 4 组织机构 6 工作要点 7 主要工作 37 队伍建设与人才培养 39 支部活动与文化建设 44 大事记

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1 中国科学院檔案館二一六年報电话 :(010) ;(010) 传真 :(010) 地址 : 北京市海淀区北四环西路 33 号网址 :

2 目录 2 馆长致辞 4 组织机构 6 工作要点 7 主要工作 37 队伍建设与人才培养 39 支部活动与文化建设 44 大事记

3 2 中国科学院档案馆 2016 年报 馆长致辞 当前, 我国经济社会发展进入新常态, 随着 四个全面 战略布局的协调推进和信息技术的不断发展, 我院档案工作面临新的发展机遇和新挑战 与此同时, 中国科学院按照国家创新发展新要求, 顺应世界新科技革命和产业变革新趋势, 围绕 四个率先 目标, 优化科技布局, 研究提出了一系列重大改革发展举措, 给我院档案工作带来了研究新情况 拓展新领域 探索新做法的新任务 面向档案信息化环境的新变化 面向科研活动和管理模式发展的新趋势 面向档案信息资源需求的新特点,2016 年, 我院以深入贯彻落实中共中央办公厅 国务院办公厅 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 ( 以下简称 两办 意见 ) 和中科院档案工作会议 中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见 ( 以下简称 一会一件 ) 精神为主线, 开拓新思路 采取新举措, 实现了我院 十三五 档案工作的良好开局 : 在全院档案工作管理方面, 印发 中国科学院 十三五 档案工作发展规划 ( 科发办字 号, 以下简称 规划 ), 并首次列入中国科学院专门规划体系 ; 制发 中国科学院办公厅关于在院属单位机构调整中加强档案管理的指导意见 ( 科办 号 ), 规范研究所分类改革工作过程中档案管理工作 ; 进一步完善全院档案工作培训体系, 优化培训方式, 深化培训内容, 提升培训成效 ; 举办中科院首届 国际档案日 档案宣传展, 增强广大科研人员和管理人员档案意识 在档案业务建设方面, 以数字档案馆 ( 室 ) 建设为抓手, 积极推进全院档案信息化工作 ; 分批推进院属单位二期档案进馆及数字化工作, 提升进馆档案质量, 丰富馆藏档案资源 ; 规范重大项目档案专业验收, 开展战略性先导科技专项档案指导与验收工作 ; 挖掘档案资源, 编印 中国科学院著名科学家手稿珍藏档案图册, 回顾科技事业发展的艰辛历程, 弘扬严谨治学的科学精神

4 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 在 2016 年 12 月 23 日召开的全国档案局长馆长会议上, 我院 中国科学院著名科学家手稿珍藏档案图册 和所局级干部档案管理培训班被会议列为 2016 年全国取得显著成效的档案工作, 得到了国家档案局的表扬, 有效提升了我院档案工作的业界影响力 回顾 十二五, 我院档案工作发展有亮点 有突破, 但院属单位档案工作发展不平衡 不协调的问题仍然突出, 档案人员队伍还不能完全适应新时期档案事业发展需要, 档案服务的广度和深度还不能满足科技创新的需求 十三五 时期是实现我院档案管理现代化跨越发展的关键时期, 我们将继续认真执行院党组 院办公厅的重大决策和工作 部署, 继续坚持 依法治档 规范管档 人才强档 的发展理念, 以两办 意见 和 一会一件 为指导, 认真贯彻落实 规划, 进一步夯实传统档案工作, 加强档案信息化建设, 提升档案服务能力, 实现我院档案工作转型升级 持续发展, 使档案工作更好地支撑服务我院各项事业改革创新发展 在此, 殷切希望一直关心和支持我们工作的各级领导和同仁们一如既往地支持中国科学院档案馆, 我们将牢记使命, 以高度的责任感和紧迫感, 继续发扬 严谨 规范 务实 高效 的工作作风, 以更加昂扬的斗志和脚踏实地的行动推动全院档案工作的发展

5 情报中心主管部门4 中国科学院档案馆 2016 年报 组织机构 一 职能定位和运行机制 中国科学院档案馆为院设管理型非法人单元, 主管部门为办公厅, 依托单位为中科院文献情报中心 中科院档案馆受办公厅委托, 履行全院档案工作行政管理和业务建设的职能 中国科学院档案馆的主要职能和任务 : 负责全院档案工作的宏观管理 业务指导和监督检查 ; 负责制定全院档案工作发展规划和工作计划 ; 负责制定院档案管理标准 业务规范和规章制度 ; 负责院属单位承担的国家和院重大项目 ( 包括重大科技基础设施 科研 基建等 ) 档案的业务指导 检查和组织专业验收 ; 负责全院档案资源建设, 收集 征集并安全保管全院具有永久保存价值的档案 ; 负责全院档案信息化工作, 推进数字档案馆建设 ; 负责提供档案利用服务, 组织开展档案编研 学术研究 传播档案文化 ; 负责组织开展档案相关的教育培训与人才培养工作 ; 负责院机关档案管理工作 ; 与国家档案业务主管部门沟通和协调 ; 承担办公厅委托的其它有关工作 二 现任领导 办公厅 中科院档案馆 文献 主要职能 负责全院档案工作的宏观管理 业务指导和监督检查 负责全院档案工作业务建设 负责院机关档案管理工作 依托单位张薇馆长 ( 兼 ) 中科院文献情报中心副主任研究员 硕士生导师 潘亚男常务副馆长 中科院办公厅研究馆员

6 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 三 部门设置 综合管理部负责院机关档案管理工作 ; 负责接收 征集全院具有永久保存价值的档案 ; 负责全院数字档案资源建设 ( 含院级声像档案资源建设 ); 负责馆藏档案的开放鉴定 提供利用和库房管理 ; 负责档案馆公文 人事 资产 财务 安全 保密和归档等综合事务管理 ; 负责与院机关厅局 文献情报中心和国家档案局等相关部门的工作联系与协调 ; 完成领导交办事项 规划与指导部负责宣贯和落实国家档案工作方针 政策和法规 ; 负责组织制 修订院档案工作发展规划和工作计划 ; 负责制 修订院档案工作标准 业务规范和规章制度 ; 负责全院档案工作的业务指导 培训和监督检查 ; 负责院属单位承担的国家和院重大项目档案的业务指导 检查和组织专业验收 ; 完成领导交办事项 主任 : 王兰李丽云吴春明 主任 : 李淼 翟瑶 叶甜 陈丹 张璐阳 李盛楠 信息化建设部负责组织制定全院档案信息化建设规划 ; 负责制定数字档案的相关技术标准规范 ; 负责制定数字档案馆建设方案并组织实施 ; 负责档案管理系统的建设与维护 ; 负责档案馆网站的建设和运行维护 ; 负责档案馆信息化工作技术支持 ; 负责馆藏数字档案资源的长期保存和技术保护 ; 完成领导交办事项 利用与编研部负责档案资源知识组织工作 ; 负责档案信息资源的开发利用 ; 负责档案工作宣传和成果展示 ; 负责组织开展档案学术研究和人才培养工作 ; 完成领导交办事项 主任 : 张静冷洁付玥甜主任 ( 兼 ): 张静屠跃明

7 6 中国科学院档案馆 2016 年报 工作要点 2016 年 2 月 26 日, 院档案馆召开 2016 年度工作研讨会, 研讨 2016 年度重点工作和举措, 明确了 2016 年工作思路 从继续深入贯彻落实 一会一件 精神, 加强全院档案工作管理, 全面推进档案业务建设 档案人员队伍建设和档案馆内部建设等方面, 提出了 9 项年度重点任务, 形成了 中国科学院档案馆 2016 年工作要点 中国科学院档案馆 2016 年工作要点 2016 年重点工作任务 1 制发 中国科学院档案工作 十三五 发展规划纲要 2 以分院互查的形式开展档案工作专项检查 3 规范院机构调整中档案归属与流向 4 加快推进数字档案馆 ( 室 ) 建设工作 5 推进院属单位二期档案进馆及数字化工作 6 规范先导专项档案工作 7 举办中科院首届 国际档案日 档案宣传展 8 开展档案学术课题研究 9 继续开展分层次分类型档案业务培训

8 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 主要工作 一 全院档案工作宏观管理 1. 印发 中国科学院 十三五 档案工作发展规划 为把握发展机遇 解决制约我院档案工作发展的突出问题, 实现我院档案工作转型升级 持续发展, 使档案工作更好地支撑服务我院各项事业改革创新发展,2016 年, 在前两年的调研 论证的基础上, 院档案馆深入总结分析我院档案工作现状和存在问题, 将 全国档案事业 十三五 发展规划纲要 中国科学院 十三五 发展规划纲要 等规划中提出的发展要求, 融入我院档案工作 十三五 发展任务中, 同时加强与 中国科学院 十三五 信息化发展规划 等专门规划的衔接, 进一步凝练 十三五 发展目标 思路和任务, 完成了我院 十三五 档案工作发展规划的编制工作 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 完善档案工作体制机制, 建立健全档案资源体系 利用体系 安全体系, 加大档案工作支持保障力度 全国档案事业发展 十三五 规划纲要 发展目标 : 档案治理法治化 档案资源多样化 档案利用便捷化 档案管理信息化 档案安全高效化 档案队伍专业化 中国科学院 十三五 发展规划纲要 加强档案资源建设, 拓展开发利用与服务, 提升档案工作信息化水平 中国科学院 十三五 信息化发展规划 加强与数字档案馆的衔接, 加强新一代 ARP 与数字档案馆的对接, 推进各业务系统电子文件归档工作, 促进建立数字档案资源安全备份和长期保存体系, 实现档案信息化与新一代 ARP 的衔接和融合 中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见 充分认识新形势下加强和改进档案工作的重要意义, 改进和完善档案工作管理体系, 建立健全科研活动和管理工作全覆盖的档案资源体系 服务科技创新的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系, 推进数字档案馆 ( 室 ) 建设 提高档案信息化水平, 加强人员队伍建设 提高档案工作水平 11 月 21 日, 经 2016 年第 8 次院长办公会审议通过, 我院印发了 中国科学院 十三五 档案工作发展规划 ( 科发办字 号 ), 并首次将 规划 列入院级专门规划

9 8 中国科学院档案馆 2016 年报 规划 深入分析了我院 十二五 期间档案工作的主要成绩 存在问题和面临的形势与挑战, 明确了 十三五 期间, 我院档案工作的发展目标, 从数字档案馆 ( 室 ) 建设 重大科技项目档案资源建设 档案资源开发利用 档案工作规章制度和全院档案人员队伍建设等方面提出了 16 项重点任务和 5 项保障措施 中国科学院 十三五 档案工作发展规划 ( 科发办字 号 ) 中国科学院规划体系云计算 大数据等新技术发展和应用多元化信息格局主动提供档案服务人员业务能力升级科研活动组织形式和管理模式创新面向档案信息环境的新变化面向科研活动和管理模式发展的新趋势面向档案信息资源需求的新特点我院档案工作发展现状

10 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 数字档案馆 ( 室 ) 建设初见成效 重大科技项目档案资源质量普遍提高 发展目标 到 2020 年, 初步建成与现代科研院所治理体系相适应, 有效服务各项科研和管理工作的档案工作发展体系 档案服务能力稳步提升 档案工作标准化 规范化水平全面提高 档案人员队伍能力显著提升 发展战略 依法治档规范管档人才强档 坚持院所两级分级负责 统分结合的管理体制 以贯彻落实 一会一件 精神为主线 重点任务 (6 个方面,16 项 ) 路加强对档案工作的领导 推进数字档案馆 ( 室 ) 建设加强重大科技项目档案资源建设深化档案资源开发利用健全档案工作规章制度加强全院档案人员队伍建设开展档案学术研究与交流 体思2 项总着力推进数字档案馆 ( 室 ) 建设, 加快档案工作升级 继续做好传统档案收 管 用, 进一步规范 夯实档案工作 4 项 3 项 3 项 2 项 2 项 保障措施 完善档案工作管理体系完善档案事业投入与保障机制开展档案工作评估检查加强档案法制宣传和教育 规划 绘就了我院档案工作 十三五 发展蓝图, 为我院档案工作的转型升级和创新发展指明了方向

11 10 中国科学院档案馆 2016 年报 2. 规范院属单位机构调整中档案管理工作 2014 年 8 月 18 日, 我院印发 中国科学院 率先行动 计划暨全面深化改革纲要, 将研究所分类改革作为实施 率先行动 计划的突破口 随着研究所分类改革工作的持续推进, 院属单位机构的调整变动将对档案的归属与流向产生直接影响 为确保我院机构调整中档案的安全, 合理处置机构变动单位档案的归属与流向, 根据 中华人民共和国档案法 关于在国务院机构改革中加强档案管理的意见 ( 国办发 号 ) 和 中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见 ( 科发办字 号 ) 等文件要求,2016 年 5 月 27 日, 办公厅制发了 中国科学院办公厅关于在院属单位机构调整中加强档案管理的指导意见 ( 科办 号, 以下简称 指导意见 ), 明确了机构撤销 合并等情况下, 机构变动单位档案的归属与流向 处置原则及相关单位和部门的职责 中国科学院办公厅关于在院属单位机构调整中加强档案管理的指导意见 ( 科办 号 ) 关于做好西北生态坏境资源研究院 ( 筹 ) 机构调整中档案管理工作的通知 ( 档函字 号 ) 根据 指导意见 精神和 2016 年第 2 次院长办公会关于建设中国科学院西北生态环境资源研究院的决议, 院档案馆于 2016 年 7 月 26 日制发了 关于做好西北生态坏境资源研究院 ( 筹 ) 机构调整中档案管理工作的通知 ( 档函字 号 ), 对相关变动单位档案的处置和安全保管要求进行了明确, 并强调了西北生态环境资源研究院 ( 筹 ) 的档案工作职责

12 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 分层次分类型开展全院档案业务培训 2016 年, 院档案馆进一步完善我院档案工作培训体系, 深化培训内容, 丰富培训形式, 强化了全员档案意识和档案工作的使命与责任, 提升了全院规范管档的水平 (1) 中国科学院 2016 年所局级干部档案管理培训班 ( 第二期 ) 参加培训 36 个院属单位 36 名档案工作主管领导 2016 年 10 月 日, 中国科学院第二期所局级干部档案管理培训班 在贵州举办 培训班结合 十三五 期间我院发展形势, 立足于主动应对信息技术 科研活动组织形式和管理模式不断创新带来的新挑战, 推动我院档案工作转型升级和协调发展, 重点从档案管理在国家治理中的地位和作用 中科院 十三五 规划解读 科研档案信息化管理策略与思路等方面进行了专题培训 ; 结合院属单位档案工作的实际, 并就充分发挥分院的组织协调作用 规范新建研究所档案管理体系构建和重大科学基础设施建设档案工作等方面, 分别邀请了长春分院 深圳先进院 国家天文台作交流发言 通过培训, 深化了档案工作主管领导对档案工作地位和作用的认识, 增强了责任意识, 明确了新时期档案工作的新任务 新要求, 拓宽了新时期档案工作思路 培训合影

13 12 中国科学院档案馆 2016 年报 中科院党组成员 秘书长邓麦村讲话 中科院副秘书长兼发展规划局局长汪克强作专题报告 办公厅主任乔均录主持培训 (2) 中国科学院 2016 年新时期档案业务能力建设培训班 ( 第二期 ) 2016 年 11 月 日, 中国科学院 2016 年新时期档案业务能力建设培训班 ( 第二期 ) 在成都举办 培训班结合 十三五 期间我院档案工作的重点任务和工作要求, 立足于提升院属单位档案管理人员在档案信息化和科学数据管理方面的业务能力, 对档案信息化管理 科学数据管理和 十三五 期间我院档案工作的重点任务 工作要求进行了专题培训, 并就数字档案室系统建设和 FAST 工程档案管理, 分别邀请了长春光机所和国家天文台作交流发言 通过培训, 提升了档案工作主管部门负责人和档案人员对新形势下创新发展档案工作的认识, 启发了推进档案工作发展的新思路 新方法 参加培训 37 个院属单位和部门 63 名档案工作主管部门负责人和档案人员 培训合影

14 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report (3) 中国科学院 2016 年档案基础业务培训班 ( 第三期 ) 2016 年 7 月 日, 中国科学院 2016 年档案基础业务培训班 在兰州举办 培训班立足于提升我院档案人员的基础理论水平和基本业务能力, 从规范院属单位文书档案和科研档案业务工作出发, 就国家科研课题档案管理工作要求 中科院档案工作新形势新要求 文书和科研档案基础理论和业务实践等内容进行了专题培训 兰州分院 大连化物所 近物所分别就分院在区域档案管理中的协调推动作用 文书和科研档案工作作经验交流 参加培训 52 个院属单位和部门 82 名档案工作主管部门负责人和档案人员 培训合影 (4) 中国科学院 2016 年基本建设项目档案工作培训班 ( 第二期 ) 2016 年 5 月 日, 中国科学院 2016 年基本建设项目档案工作培训班 在北京举办 培训班从国家和我院的建设项目管理和档案管理的新要求出发, 就基建项目中档案管理要求进行了专题培训, 详细解读了 中国科学院基本建设项目档案建档规范 半导体所 国科大分别介绍了本单位基建项目档案工作情况, 并交流了实践经验 通过培训, 深化了基建项目档案人员和项目管理人员对基建项目档案工作要求的理解, 提升了业务能力, 为提升我院基本建设项目档案工作水平奠定了基础 参加培训 87 个院属单位和部门 168 名档案工作主管部门负责人和档案人员 培训合影

15 14 中国科学院档案馆 2016 年报 4. 举办中科院首届 国际档案日 档案宣传展为庆祝 2016 年 国际档案日, 进一步贯彻落实 一会一件 精神, 提升我院科研人员和管理人员的档案意识, 根据 国家档案局关于开展 2016 年 国际档案日 宣传活动的通知 要求, 院档案馆于 6 月 6-17 日举办了我院首届 国际档案日 档案宣传展 本次宣传展以 新时期档案工作 为主题, 院档案馆统一制作宣传展板, 在院机关和 134 个院属单位同时展出, 主要宣传展示了 国际档案日 的由来和宗旨 档案内涵与我院档案精品 档案法制知识 新时期我院档案工作的任务和要求 院属单位档案工作管理体系 院档案馆运行机制和职能定位等内容 中科院首届 国际档案日 档案宣传展板

16 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 院属各单位通过多种形式, 积极配合做好观展组织工作 同时, 深圳先进院等部分院属单位以本次宣传展为契机, 通过在本单位网站或内刊上设置档案宣传专栏, 利用微信公众号推送档案知识 举办档案法制宣传漫画展 举办档案知识讲座 组织参观地方档案馆 发放档案知识宣传册等方式, 宣传档案和档案法制知识 展示本单位档案工作, 进一步丰富宣传内容, 强化宣传效果 院属单位领导带队观展 院属单位科研人员 管理人员观看展览

17 16 中国科学院档案馆 2016 年报 观展留言 中科院党组成员 副秘书长何岩 : 档案工作, 责任重大, 使命光荣, 意义非凡 沈阳分院分党组副书记徐岩 : 做好档案工作对支撑和服务我院创新发展有重要作用 要增强档案意识, 重视和支持档案工作 苏州纳米所党委书记刘佩华 : 档案是研究所工作的支撑和基础, 研究所要进一步增强科研人员对档案重要性的认识, 推动科研档案归档工作规范化管理 上海应物所一位科研人员 : 档案是如实记录和维护历史的重要手段, 是研究所发展历程的真实反馈, 应是研究所不可或缺的重要工作, 对后人会有很重要的查考和利用价值 档案作适当的宣传很有必要, 提醒和督促在不同工作岗位的个人都有义务将自己工作中有归档价值的资料及时归档 化学所一位管理人员 : 作为档案工作的受益者, 我深感档案不仅是历史的记录, 更是与自身工作相辅相成 互相促进的, 建设一流管理的研究所离不开一流的档案管理 宣传展得到了我院各级领导的高度重视, 共有 52 位院所领导在观展后留言 宣传展得到了我院各级各类人员的广泛关注, 近 500 位科研人员和管理人员在观展后留言, 大家表示通过本次宣传展对档案和档案工作有了全新的理解, 认识到依法依规做好档案工作的重要意义, 了解了做好归档工作的责任和义务 宣传展在全院范围内营造 走近档案 了解档案 关注档案 的氛围, 使广大科研人员和管理人员的档案意识进一步提升, 同时也激发了全院档案人员的职业荣誉感和工作热情

18 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 二 档案业务建设 1. 推进档案信息化建设 2016 年, 院档案馆以数字档案馆 ( 室 ) 建设为抓手, 积极推进全院档案信息化工作, 并按照 广泛咨询 突出特色 试点先行 逐步推广 的整体思路, 从院所两个层面共同推进数字档案馆 ( 室 ) 建设 (1) 加强顶层设计 组织召开中国科学院数字档案馆建设专家咨询会为加强中科院数字档案馆 ( 室 ) 建设总体规划设计 明确建设思路和建设内容, 促进院档案信息化与院信息化建设的融合, 在院条财局信息化处的支持下, 院档案馆邀请院内外信息化工作专家, 于 2016 年 2 月 24 日组织召开了中国科学院数字档案馆建设专家咨询会 会上, 专家听取了业内数字档案馆系统基本功能布局和技术架构情况介绍, 结合我院科研活动和管理工作特点 信息化发展现状和趋势 档案工作发展需求, 提出了加强中科院数字档案馆建设顶层设计, 充分利用新技术, 加强数字档案馆系统的规范性 灵活性 稳定性和安全性 ; 加强与院 ARP 等业务系统的衔接, 突出科研档案特色, 有效支撑我院科研和管理工作需求等建议 开展中国科学院档案信息化建设咨询项目为充分了解我院档案信息化现状和问题 明确我院档案信息化建设需求, 为制定符合我院档案工作实际的数字档案馆建设方案奠定基础,2016 年 4 月, 院档案馆启动了中国科学院档案信息化建设咨询项目 ( 以下简称 咨询项目 ) 咨询项目通过文献分析 问卷调查 现场访谈等方式, 从院属单位科研项目档案管理流程和制度建设情况, 科研和管理系统使用情况, 电子文件管理需求等方面对院属单位课题组 科研管理部门 信息化部门和档案部门进行调研, 涉及院属单位 39 个, 相关人员 104 人次 最终从规范档案业务流程 加强科研数据归档管理 促进数字档案资源开发利用 实现电子文件全生命周期管理等方面, 初步明确了数字档案馆 ( 室 ) 应用系统设计 基础运行平台建设和安全保障体系建设等方面的建设内容 (2) 推进数字档案室建设试点工作按照 试点先行先试 院所两级协同推进 的思路, 自 2015 年以来, 院档案馆综合考虑学科领域布局 重大项目承担情况和档案工作基础等方面情况, 先后遴选了 23 个院属单位 ( 其中广州分院作为一个试点单位整体推进 ) 开展数字档案室建设试点工作 ( 以下简称 试点工作 ), 探索新的科研环境下数字档案室建设内容和模式

19 18 中国科学院档案馆 2016 年报 院档案馆加强试点工作交流与研讨 为推进我院数字档案室建设试点工作规范有序开展, 分析研讨试点工作内容和问题, 院档案馆分别于 2016 年 6 月和 7 月在国家天文台和长春光机所组织召开试点工作研讨会, 对国家数字档案室建设政策规范 我院数字档案室建设思路和内容进行了解读, 长春光机所等单位就试点工作进展情况进行了介绍, 各试点单位围绕试点工作中的问题进行了交流和分析 通过研讨, 加强了试点单位对全院档案信息化整体工作思路和发挥本单位优势与特色建设数字档案室的认识, 推动了各单位的互助合作 参加会议 40 个院属单位 134 名档案人员和信息化人员 数字档案室建设试点工作交流研讨 试点单位自主探索开展数字档案室建设工作 按照全院试点工作统一部署和要求, 各试点单位建立并落实试点工作责任体系, 结合本单位实际开展档案业务工作和科研活动梳理, 形成本单位档案工作业务情况报告 信息系统及电子文件管理情况报告, 包括本单位科研项目管理 科研档案工作制度和规范体系建设情况, 档案管理系统使用情况, 科研活动系统平台及产生的电子文件和数据情况等 部分单位针对自身档案工作现状, 结合档案信息化发展目标, 形成本单位数字档案室系统建设需求, 探索本单位个性化数字档案室建设和特色档案资源建设 长春光机所等 30 个试点单位形成档案工作业务情况报告 上海生科院等 9 个试点单位形成信息系统及电子文件管理情况调研报告 广州分院等 5 个试点单位形成数字档案室系统建设需求

20 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 案例 1 : 广州分院 发挥分院职能, 统筹协调, 整体推进试点工作 2016 年 9 月, 广州分院组织分院内 8 家试点单位召开数字档案室建设研讨会, 就中科院数字档案馆 ( 室 ) 建设思路 试点工作任务和内容进行研讨, 组织调研了中科院华南植物园科研项目管理和科学数据管理的情况 12 月, 广州分院组织分院内各试点单 位就数字档案室建设需求进行深入讨论, 共同形成了分院整体系统建设需求方案 另外, 深圳先进院作为分院内单位积极开展本单位数字档案室建设, 制定并完善本单位数字档案室建设方案和电子文件归档规范, 明确档案归档流程和职责 案例 2 : 长春光机所 与本单位信息化建设统一规划, 统一实施, 有序推进 长春光机所将数字档案管理系统建设纳入研究所信息化 十三五 规划 依托研究所信息化基础设施, 将档案信息化嵌入管理和科研信息化管理平台统一设计, 制定了实现科研过程电子文件全生命周期管理的 数字档案室建设方案 数字档案管理系统建设以规范过程控制 加强质量管理 提高工作效率和安全灵活便捷为目标, 分期推进, 现已完成了系统详细设计, 进入系统实施阶段, 实现了图文档管理 权限设置等功能 案例 3 : 上海光机所 紧密结合科研项目, 逐步推进科研过程电子文件管理 上海光机所自承担试点项目以来, 得到了研究所档案工作主管领导的高度重视, 由所办公室 ( 综合档案室 ) 牵头负责 统一部署, 协同信息管理中心 科研管理处等职能部门和相关研究室推进试点工作 制定了本单位数字档案室建设实施方案, 并纳入所 长办公会议议程, 为试点工作提供经费 组织 人员保障 积极开展研究所特色档案资源建设, 开展项目电子文件的分类方案 归档管理职责和归档范围等研究, 并依托本单位档案管理系统, 促进电子档案利用

21 20 中国科学院档案馆 2016 年报 (3) 探索开展数字档案资源长期保存工作数字档案资源备份是档案资源安全保障体系的重要内容之一 按照国家 电子文件归档与管理规范 (GB/T ) 等文件对档案数据长期保存和异质异地备份的要求, 院档案馆探索开展了数字档案资源长期保存工作, 制定了馆藏 1980 年以前数字档案资源异地异质备份方案, 并依托院计算机网络信息中心 ( 以下简称 网络中心 ) 完成了 1980 年以前数字档案资源的异质备份 制定馆藏 1980 年以前数字档案资源异地异质备份方案中科院数字档案资源异地异质备份对象包括院机关和院属单位进馆数字化档案数据, 以及随着中科院数字档案馆 ( 室 ) 建设推进而捕获的更大规模的电子档案数据 2016 年, 院档案馆制定了数字档案资源备份方案, 明确了馆藏 1980 年以前数字档案资源备份对象包括原图数据和压缩数据, 分别用于异地封存保管和日常数据利用服务, 采用双套蓝光光盘的离线备份方式和一套磁盘阵列在线存储 一套 DVD 光盘离线存储的异质存储方式, 制定了首次全备份 后续增量备份和按需备份相结合的组合备份策略 并且, 为保障档案数据的完整性和可用性, 采用了四年一周期 按照 50% 以上比例抽检的光盘检测方式, 加强数字档案资源完整性核查和同步恢复测试工作 完成馆藏 1980 年以前数字档案资源异质备份 十二五 期间, 院档案馆与网络中心开展合作, 针对馆藏数字化档案数据建立了独立的存储和备份网络, 实现了馆藏 1980 年以前数字档案资源的在线存储和备份 2016 年, 院档案馆完成了馆藏 1980 年以前数字档案资源的光盘刻录工作, 形成原图数据蓝光光盘两套共约 4000 张 压缩数据 DVD 光盘两套共约 1300 张, 实现了馆藏 1980 年以前数字档案资源的异质备份, 为进一步实现异地备份奠定了基础 馆藏 1980 年以前数字档案资源异地异质备份情况 备份数据类型备份介质备份地点 原图数据 蓝光光盘 ( 两套, 共约 4000 张 ) 院档案馆 ( 北京 ) ( 计划 ) 网络中心数据备份分中心 ( 京外 ) 磁盘阵列 ( 一套 ) 网络中心 ( 北京 ) 压缩数据 DVD 光盘 ( 两套, 共约 2600 张 ) 院档案馆 ( 北京 ) 院属单位 ( 已返还, 实现多地备份 ) 磁盘阵列 ( 一套 ) 院档案馆 ( 北京 )

22 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 推进二期档案进馆及数字化工作根据我院院属单位二期档案进馆工作的总体安排, 全院 180 个应进馆档案全宗中, 应进馆 91 个全宗, 涉及 88 个院属单位 进馆档案内容主要包括 年文书档案 科研课题档案 声像档案 ( 照片 音频 视频 ) 名人档案和实物档案 按照 试点先行 项目推进 分批进馆 的思路, 院档案馆采取 分院或地区整体推动为主, 研究所独立进馆为辅 的方式, 自 2015 年开始, 分四批启动院属单位二期档案进馆及数字化工作 ( 以下简称 二期进馆工作 ) 计划到 2020 年, 完成全部二期进馆工作 试点先行 项目推进 分批进馆 (1) 总结表彰第一批二期档案进馆及数字化工作为总结进馆工作经验 强化进馆工作责任意识和提升业务能力, 院档案馆于 2016 年 4 月 日在南京, 对第一批二期进馆工作进行了总结表彰, 通报了第一批二期进馆工作完成情况, 总结了好的做法和经验, 并对在第一批二期进馆工作中做出积极贡献的 11 个先进集体和 24 个优秀个人进行了表彰 通过总结表彰, 提升了进馆单位各级各类人员对进馆工作重要性的认识, 为全面开展我院二期进馆工作起到了积极有效的推动作用

23 22 中国科学院档案馆 2016 年报 第一批二期进馆单位获奖名单 奖项名称 获奖单位或个人 最佳组织管理奖 长春分院 优秀组织管理个人奖 长春分院昆明分院兰州分院沈阳分院昆明动物所版纳植物园半导体所长春分院版纳植物园昆明植物所 甘建国甘烦远谢铭徐岩沈华李宏伟阎军赵军殷寿华朱卫东 先进集体奖 大连化物所金属所沈阳生态所沈阳自动化所长春光机所长春应化所昆明植物所

24 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 奖项名称 获奖单位或个人 昆明动物所 优秀单项工作奖 版纳植物园 兰州化物所 优秀个人奖 大连化物所金属所沈阳生态所沈阳自动化所长春分院长春光机所长春应化所昆明分院昆明植物所 于沁 王岩 胡娟惠晓辉李兴娟 赵曼茹黄娜李佰慧景红薇 汪兆艳李蔷 于亚男袁红王改变 参加会议 49 个院属单位 120 名档案工作主管领导 档案工作主管部门负责人和档案人员 总结表彰现场

25 24 中国科学院档案馆 2016 年报 (2) 部署第二批 第三批二期档案进馆及数字化工作 2016 年, 院档案馆先后启动了南京分院地区 武汉分院地区 成都分院地区 上海分院地区 广州分院地区及 17 个院属单位的二期进馆工作, 分别签订了任务书, 明确了进馆工作责任人 工作内容和时间节点等 第二 三批二期进馆单位名单 第二批进馆单位南京分院南京地质古生物研究所南京土壤研究所南京地理与湖泊研究所紫金山天文台武汉分院武汉岩土力学研究所武汉物理与数学研究所武汉病毒研究所测量与地球物理研究所水生生物研究所武汉植物园武汉文献情报中心成都分院成都生物研究所水利部成都山地灾害与环境研究所光电技术研究所成都文献情报中心大气物理研究所山西煤炭化学研究所上海光学精密机械研究所福建物质结构研究所兰州文献情报中心 第三批进馆单位物理研究所理论物理研究所生态环境研究中心遥感与数字地球研究所古脊椎动物与古人类研究所植物研究所微生物研究所生物物理研究所自动化研究所电工研究所自然科学史研究所中国科技出版传媒集团有限公司上海分院上海微系统与信息技术研究所上海技术物理研究所上海有机化学研究所上海应用物理研究所上海天文台上海药物研究所广州分院南海海洋研究所华南植物园广州能源研究所 广州地球化学研究所 亚热带农业生态研究所

26 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report (3) 加强业务指导 修订 二期档案进馆及数字化工作常见问题解答 2016 年, 院档案馆深入梳理第一批二期进馆单位在进馆工作中遇到的问题 总结工作经验, 进一步完善了 二期档案进馆及数字化工作常见问题解答 修订后的 二期档案进馆及数字化工作常见问题解答 完善了二期进馆工作推进思路 强化了分院职责 规范了档案预验收和移交工作流程 细化了档案整理和数字化的业务标准, 共梳理了进馆工作中的 100 个常见问题及处理方法, 内容涵盖进馆工作的前期准备 鉴定 整理 清密定密 实体预验收 数字化 数字化档案数据预验收 移交等各个环节, 为后续进馆单位提供了重要的工作借鉴和参考, 为进一步提高我院二期进馆工作的规范化水平提供了保证 二期档案进馆及数字化工作常见问题解答 修订 进馆档案重点内容 2016 年, 院档案馆分析总结第一批二期进馆单位 进馆档案重点内容 编制思路 方法和使用效果, 完善调整编制方法和内容 :1) 增加 中国科学院年度科学技术成果汇编, 与院年报 所史 所志 所大事记 所庆画册等共同作为编制参考文件 ;2) 整合进馆不同门类档案中的重大活动 重大事件 ;3) 增加 未获奖重要科技成果 的进馆档案内容 进馆档案重点内容 为各二期进馆单位确定进馆档案内容提供了参考, 加强了可操作性, 保证了进馆档案的完整性, 提升了进馆档案资源质量 进馆档案重点内容

27 26 中国科学院档案馆 2016 年报 加强二期档案进馆及数字化工作培训 第二批二期档案进馆及数字化工作启动培训 2016 年 4 月 日 院档案馆在总结表彰第一批二期进馆工作的同时, 对第二批二期进馆单位进行了培训 培训内容主要包括国家档案数字化工作情况 我院二期档案进馆工作的整体部署和业务要求 长春分院 昆明植物所 金属所等 7 个第一批进馆单位从二期进馆工作组织管理 档案鉴定与整理 数字化等方面作了经验交流 培训现场 第三批二期档案进馆及数字化工作启动研讨 2016 年 9 月 26 日 为推动第三批进馆单位规范有序开展二期进馆工作, 院档案馆组织召开了中国科学院二期档案进馆及数字化工作第三批启动研讨会 会议向第三批进馆单位解读了二期档案进馆及数字化工作的总体部署和各环节的内容 ; 南京分院和上海光机所分别从充分发挥分院在分院地区二期进馆工作中的组织协调作用 院属单位二期进馆工作组织管理与业务规范化两个方面作了交流发言 会议现场 通过业务指导与培训, 使进馆单位进一步明确了进馆工作组织管理和业务要求, 为规范 有序开展二 期进馆工作起到了积极推动作用

28 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 规范组织重大项目档案专业验收 (1) 完成 2016 年度战略性先导科技专项档案验收工作 2016 年 8 月 24 日, 发展规划局印发 2016 年度 A 类先导专项结题验收工作整体方案 ( 以下简称 整体方案 ), 明确了 应对气候变化的碳收支认证及相关问题 ( 以下简称 碳收支 ) 和 干细胞与再生医学研究 ( 以下简称 干细胞 )2 个战略性先导科技专项 ( 以下简称 先导专项 ) 的验收工作内容和要求 整体方案 明确档案验收为先导专项 4 个分项验收之一, 由办公厅具体负责组织实施 为按时保质完成年度验收工作, 院档案馆及时启动部署先导专项档案分项验收工作 制定验收方案按照 统一标准 分级验收 的工作思路, 制定了 2016 年度 A 类先导专项档案分项验收工作实施方案 ( 以下简称 实施方案 ), 明确档案分项验收的工作流程和时间节点, 并组织 2 个专项的专项办公室和专项依托单位档案工作主管部门的相关人员召开了先导专项档案分项验收启动会, 就 实施方案 进行了讨论 开展验收培训院档案馆分别于 8 月 30 日和 9 月 1 日对 2 个专项的依托单位和承担单位相关人员 ( 各级任务承担单位综合档案室人员 课题组负责人员等 ), 就先导专项档案管理和验收要求进行了培训, 统一验收标准, 明确验收流程与要求 加强验收指导 在专项依托单位和项目承担单位自查和预验收期间, 院档案馆及时跟进档案验收工作进度 提供业务指导 在专项自查和自验收的基础上, 碳收支 干细胞 专项分别在 10 月 31 日和 11 月 1 日召开了专项档案分项验收会, 通过了专项档案分项验收 碳收支 专项档案分项验收意见 干细胞 专项档案分项验收意见

29 28 中国科学院档案馆 2016 年报 (2)2016 年档案专业验收情况统计 档案专业验收类型项目名称建设单位项目主管部门项目批复单位 国家重大科技基础设施项目 陆地卫星全国站网建设项目 北京谱仪端盖飞行时间探测器及主漂移室室内改造项目 遥感地球所 高能所 条件保障与财务局 国家发展和改革委员会 国家工程实验室项目土壤养分管理国家工程实验室南京土壤所 科技促进发展局 国家发展和改革委员会 基本建设项目 中国科学院研究生院新园区 ( 西区 ) 建设项目 国科大 条件保障与财务局 国家发展和改革委员会 创新能力建设项目 膜技术国家工程研究中心创新能力建设项目 大连化物所 科技促进发展局 国家发展和改革委员会 高性能大色域投影显示用关键材料高技术产业化示范工程 西安光机所 高技术产业化项目 基于下一代互联网的科研信息基础设施建设与应用示范工程 网络中心 科技促进发展局 国家发展和改革委员会 物联网标识管理公共服务平台项目 网络中心 军工固定资产投资项目 共 12 项 ( 项目名称 建设单位名称略 ) 重大科技任务局 国家国防科技工业局 中国科学院

30 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 档案专业验收类型项目名称建设单位项目主管部门项目批复单位 科研信息化应用推进工程 网络中心 科技数据资源整合与共享工程 网络中心 网络安全保障与服务工程 网络中心 管理信息化与决策支持工程 网络中心 网络化科学传播服务工程 国科大 信息化继续教育与科教融合工程 网络中心 高能物理科技领域云的建设与应用 高能所 信息化专项建设项目 高寒环境联合监测研究云的建设与应用 寒旱所 条件保障与财务局 中国科学院 干细胞与生物医药 科技领域云 的建设与应用 广州生物院 服务于煤炭清洁高效综合利用 科技领域云 的建设与应用 山西煤化所 空间科学科技领域云 建设与应用 空间中心 天文学 科技领域云 的建设与应用 国家天文台 微生物科技领域云的建设与应用 微生物所 全球变化生态学 科技领域云 的建设与应用 地理资源所 共建研究所 中国科学院深圳先进技术研究院 中国科学院深海科学与工程研究所

31 30 中国科学院档案馆 2016 年报 4. 促进档案资源开发利用 (1) 编印 中国科学院著名科学家手稿珍藏档案图册 为挖掘档案资源 加强档案宣传, 院档案馆精选馆藏 36 位科学家的科研论文 著作 工作报告 授课讲义 试验记录等 46 份珍贵手稿编印了 中国科学院著名科学家手稿珍藏档案图册, 内容涉及科研成果 科研机构建立 学科建设等, 是我院乃至我国科技界的宝贵财富, 从不同侧面反映出我国相关领域科技事业筚路蓝缕的艰辛历程, 反映了老一辈科学家们孜孜不倦 严谨治学的科学精神 (2) 提供档案查阅服务 中国科学院著名科学家手稿珍藏档案图册 2016 年, 院档案馆共接待档案利用者 530 人次, 调档 1455 卷 档案查借阅服务基本情况统计如下 : 利用类型 接待人次 调档卷数 编史修志 公务查考 科学研究 其他 合计

32 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 完成院机关年度材料归档工作 为进一步提升院机关档案质量,2016 年, 院档案馆加强了对机关归档文件材料的质量审核, 完成了院 机关 13 个部门 2015 年度 件文件材料的归档工作 2015 年度院机关文件材料归档情况统计表 部门名称 代码 件数 办公厅 学部工作局 前沿科学与教育局 重大科技任务局 科技促进发展局 发展规划局 条件保障与财务局 人事局 国际合作局 科学传播局 监督与审计局 京区党委 ( 北京分院 ) 离退休干部工作局 总计 14420

33 32 中国科学院档案馆 2016 年报 三 课题研究 1. 完成档案工作研究组专利档案管理情况研究报告 2016 年, 院档案馆依托院思想政治工作研究会行政管理分会档案工作研究组在 2014 年 2015 年调研的基础上, 进一步扩大调研范围, 深化研究内容, 继续开展我院专利档案工作研究 档案工作研究组以我院知识创新工程实施以来成立的研究所为对象, 调研了北京基因组所 苏州纳米所 青藏高原所等 18 个研究所的专利档案工作, 同时从研究所档案管理模式, 不同归档阶段相关部门的职责, 专利档案管理制度, 不同类型和状态的专利文件材料归档要求 专利档案保管和利用情况进行深入分析, 形成了 中国科学院新建所专利档案管理情况调研报告 中国科学院新建所专利档案管理情况调研报告 通过对我院专利档案管理工作中存在的专利工作各阶段涉及部门差异较大 专利文件保存分散, 专利档案管理制度不完善 执行情况较差, 不同状态专利文件材料归档质量良莠不齐等现状和问题进行研究分析, 档案工作研究组形成了 中国科学院专利档案管理情况研究报告, 提出了建立健全专利档案管理体系 规范专利档案管理业务流程 加强人员培训等加强专利档案管理的建议 中国科学院专利档案管理情况研究报告

34 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 组织院属单位开展新时期档案工作课题研究 (1) 完成 2014 年部署课题结题验收 推进 2015 年部署课题研究工作 2016 年 12 月 8-9 日, 院档案馆在北京举办专项课题结题验收会暨课题研讨会, 对 2014 年立项的课题进行结题验收, 并交流 2015 年部署课题的推进情况 完成 2014 年部署并已结题的课题验收院档案馆组织国家档案局经济科技档案业务指导司副司长姜延溪, 北京分院分党组副书记 副院长王树志, 大气物理研究所党委副书记 副所长王生林, 软件研究所所长特别助理谢京红成立课题验收专家组, 通过听取汇报 审阅材料等方式, 完成了深圳先进院 合肥物质研究院 上海应物所 自动化所承担课题的验收工作 验收组专家一致认为四个课题的研究成果一方面有效促进了本单位档案工作水平, 另一方面研究探索了新的档案管理模式 机制 制度, 对其他院属单位具有指导与引领作用, 完成了任务书中规定的研究内容, 同时也对需要继续完善的课题提出了建议 2014 年部署课题清单 项目名称 承担单位 执行状态 新建研究所档案工作管理模式与规章制度探索 深圳先进院 已结题 非法人单元档案工作管理模式与规章制度研究 合肥研究院 已结题 三跨 科研项目档案工作管理模式与规章制度探索 上海应物所 已结题 院基建项目档案建档规范修订研究 空间应用中心 ( 课题承担单位为自动化所 ) 已结题 整合单位档案工作管理模式与规章制度探索国家天文台在研

35 34 中国科学院档案馆 2016 年报 开展 2015 年部署的课题进展情况交流苏州纳米所 新疆理化所 青岛能源所 山西煤化所 近代物理所 地质地球所 上海微系统所 宁波材料所等 2015 年立项的课题承担单位对本课题的项目执行与管理情况 主要研究内容和研究成果进行了进展情况汇报 2015 年部署课题清单 承担课题 承担单位 执行状态 档案管理工作体系的构建与优化 苏州纳米所 在研 档案管理工作模式与规章制度探索 新疆理化所 在研 先导专项 ( 先导 A) 档案工作管理模式与规章制度探索 近代物理所 在研 先导专项 ( 先导 B) 档案工作管理模式与规章制度探索 地质地球所 在研 先导专项 ( 先导 B) 档案工作管理模式与规章制度探索 上海微系统所 在研 基于归档的电子文件规范化管理实证研究 青岛能源所 在研 碳纤维制备技术项目档案的建设与利用研究 山西煤化所 在研 通过对专项课题研究和管理工作进行研讨, 明确了开展专项课题研究的思路和方法, 交流了专项课题 研究成果和经验, 对今后开展专项课题工作起到了良好的推动作用 参加会议 30 个专项课题承担单位 56 名 项目负责人和项目执行负责人等课题主要参加成员 会议现场

36 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report (2) 部署 2016 年研究课题为进一步贯彻落实 一会一件 精神, 加强对新时期档案工作中出现的新问题的前瞻性研究, 提出应对策略或解决方案,2016 年 3 月 29 日, 院档案馆启动了 2016 年中国科学院档案馆专项研究课题申报工作, 通过开展理论与实践相结合的研究工作, 进一步提升我院档案工作的研究能力和业务水平, 推动档案工作发展 按照院档案馆统一设定选题范围 院属单位自行定题 分院 ( 地区 ) 组织申报方式, 院档案馆共收到来自 10 个分院及合肥物质科学研究院的 57 个课题立项申请 院档案馆结合我院档案工作重点, 对院属单位申报立项的课题进行了审定, 在档案工作管理 档案资源建设 档案信息开发与利用等方面共设立了 18 项研究课题 2016 年部署课题清单 项目类别项目名称承担单位 新建所档案工作管理模式与规章制度研究 天津工生所 分院地区档案工作管理体系的构建与优化 长春分院 长春光机所 长春应化所 国家重点实验室档案工作管理模式与规章制度研究 沈阳自动化所 异地机构档案工作管理模式与规章制度研究 兰州化物所 档案工作管理模式与制度建设 境外机构档案工作管理模式与规章制度研究 武汉植物园 境外机构档案工作管理模式与规章制度研究 新疆理化所 野外台站档案工作管理模式与规章制度研究 西北生态环境资源研究院 ( 课题承担单位为兰州分院 ) 野外台站档案工作管理模式与规章制度研究 新疆生地所 科技成果转移转化档案工作管理模式与规章制度研究 宁波材料所

37 36 中国科学院档案馆 2016 年报 2016 年部署课题清单 项目类别项目名称承担单位 先导专项档案管理 重大专项档案工作管理模式与规章制度研究 先导专项档案工作管理模式与规章制度研究 微电子所 力学所 信息化背景下科研过程文件的归档管理研究 上海光机所 档案数字化平台下科研档案资源建设研究 紫金山天文台 分院系统内名人档案编研与宣传展示研究 昆明分院 档案业务建设 名人档案编研与宣传展示研究 以吴征镒为例 昆明植物所 名人档案编研与宣传展示研究 以蔡希陶为例 版纳植物园 名人档案编研与宣传展示研究 地化所 以重大国家科考活动档案研究为例 试论如何深度挖掘科研档案中的信息为当今科学研究服务 沈阳生态所

38 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 队伍建设与人才培养 一 人员队伍概况 2016 年, 院档案馆根据文献情报中心相关规定, 修订了 中国科学院档案馆岗位招聘工作实施细则 和 中国科学院档案馆 2016 年岗位招聘工作实施方案, 进一步理顺和规范招聘工作流程, 并完成了 1 名图书馆学专业硕士研究生和 1 名计算机科学与技术专业硕士研究生的招聘工作 截止 2016 年底, 院档案馆在职职工共 14 人 学历构成 专业技术职称构成 在读博士研究生硕士研究生 1 10 大学本科生 70% 3 人 人 人 15% 15% 研究馆员 2 人 副研究馆员 2 人 中级及以下 10 人 二 业务学习与交流 1. 馆内业务学习与交流为着力提升院档案馆人员的业务能力和综合素质,2016 年, 院档案馆创办了馆内 档案学苑, 就 中国科学院基本建设项目档案建档规范 和 办文 办会 办事 工作开展 2 次学习活动, 促进了院档案馆人员的业务交流

39 38 中国科学院档案馆 2016 年报 2. 业界培训与交流 2016 年 2 月 29 日 2016 年 3 月 日 2016 年 7 月 日 2016 年 11 月 3-4 日 2016 年 11 月 日 2016 年 11 月 日 2016 年 12 月 23 日 调研青岛市档案局 ( 馆 ) 档案信息化建设情况参加人力资源社会保障部 2016 年第一期办文办会办事能力指导与训练培训班参加国家档案局归档文件整理规则培训班参加中科院计算机网络信息中心 2016 年用户大会暨技术交流会参加国家档案局全国档案展览陈列暨档案宣传专题培训班参加中国人民大学第六届电子文件管理论坛张薇馆长参加全国档案局长馆长会议 三 实习基地建设 2016 年院档案馆接收北京联合大学应用文理学院 2 名档案学专业学生到馆实习 院档案馆从档案基础业务 档案信息化建设等方面设计实习内容, 通过理论和实践相结合, 提升实习效果 四 研究生培养 2016 年, 院档案馆继续招收档案信息资源管理学硕士, 目前拥有研究生导师 1 人, 在读硕士研究生 5 人 研究生培养 研究生导师 1 人 在读硕士研究生 5 人

40 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 支部活动与文化建设 一 党支部建设 2016 年, 院档案馆支部按照党中央 两学一做 学习教育的要求, 结合业务工作, 积极部署和开展 两 学一做 系列学习教育, 进一步加强思想建设 组织建设 作风建设和制度建设, 加强党员教育和管理, 强化党员意识 开展 两学一做 系列专题学习, 文献情报中心党委书记何林莅临指导 9 月 13 日, 参观国家档案局 两学一做 主题展览

41 40 中国科学院档案馆 2016 年报 7 月 1 日, 院档案馆支部参加文献情报中心 学党章 守党纪 忆党史 建党 95 周年主题知识竞赛活动, 勇创佳绩 5 月 19 日, 召开 腹有诗书气自华最是书香能致远 主题读书会

42 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 二 组织文化活动 2016 年, 院档案馆组织参观了 两弹一星 纪念馆和文献情报中心珍贵档案展览等活动, 丰富了员工 精神文化生活, 增进了凝聚力 5 月 9 日, 参观文献情报中心 历史的足迹 早期珍存档案展览 5 月 13 日, 参观 中国科学院与 两弹一星 纪念馆 5 月 13 日, 雁栖湖环湖健步走 11 月 12 日, 攀登凤凰岭

43 42 中国科学院档案馆 2016 年报 三 举办表彰暨联欢会 举办 2016 年度表彰暨 2017 年新春联欢会, 对优秀部门 优秀个人和最佳新人进行了表彰, 院档案馆全体人员和 20 余名京区院属单位档案人员欢聚一堂, 共庆 吉 年佳节 中国科学院档案馆关于表彰 2016 年度优秀部门 优秀个人 最佳新人的决定 2016 年度表彰暨 2017 年新春联欢会 颁奖辞 优秀部门奖 : 信息化建设部你们这支年轻的团队, 面对 大智云移 的发展环境, 不断探索 攻坚克难 求新求深求实效 敢想敢拼敢担当, 在数字档案馆 ( 室 ) 建设中, 积极作为, 助推新时期全院档案工作的转型升级

44 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 颁奖辞 优秀个人奖 : 叶甜一边是繁重的业务工作 一边是繁琐的事务管理, 你认真细致 精益求精, 使档案馆事务管理井井有条, 自身业务能力节节攀高 你的责任和担当为档案馆年轻人树立了良好典范, 是大家学习的榜样! 优秀个人奖 : 张璐阳不推诿 不退缩, 以柔韧臂膀, 勇挑工作重担 ; 不浮躁 不敷衍, 以认真执着书写职场风采 你踏实而务实, 温和而坚定, 一年半的时间, 从职场新人迅速成长为业务骨干, 你用实际行动告诉我们, 年轻不等于稚嫩 优秀个人奖 : 冷洁你认真负责 踏实肯干, 在一项项业务工作中不断进取 ; 你精益求精 追求卓越, 档案馆年报在你的手上完美呈现 你用点点滴滴的积累 点点滴滴的进步, 收获了令人欣喜的成长 今日我们见证你的成长, 明日你必将以更大的成绩证明自己! 最佳新人奖 : 李盛楠 付玥甜一个小巧玲珑却充满能量 ; 一个温和沉静却果敢干炼 你们激情满怀 勤奋努力, 实现了从学生到员工的华丽转身 潮起海天阔, 扬帆正当时, 希望你们不忘初心 继续前行, 使院档案馆因你们的加入而朝气蓬勃 活力四射!

45 44 中国科学院档案馆 2016 年报 大事记 2016 年 2 月 2 月 24 日召开中国科学院数字档案馆建设专家咨询会 院档案馆邀请院内外信息化工作专家, 听取了业内数字档案馆系统基本功能布局和技术架构情况介绍, 结合我院科研活动和管理工作特点 信息化发展现状和趋势 档案工作发展需求, 提出了加强中科院数字档案馆建设顶层设计, 充分利用新技术, 加强数字档案馆系统的规范性 灵活性 稳定性和安全性 ; 加强与院 ARP 等业务系统的衔接, 突出科研档案特色, 有效支撑我院科研和管理工作需求等建议 2 月 26 日召开中科院档案馆 2016 年度工作研讨会, 明确了 2016 年工作思路, 研讨了 2016 年度重点工作 2 月 29 日为推动中科院数字档案馆建设, 张薇馆长 潘亚男常务副馆长等 6 人对青岛市档案局 ( 馆 ) 数字档案馆系统功能和青岛市机关归档工作进行了调研, 并参观了青岛市档案馆档案库房 档案展厅和档案借阅大厅, 学习了档案信息化建设的有益经验 3 月 3 月 17 日发布 中国科学院档案馆 2016 年度工作要点, 从继续深入贯彻落实 一会一件 精神, 加强全院档案工作管理, 全面推进档案业务建设 档案人员队伍建设和档案馆内部建设等方面提出了 10 项年度重点任务

46 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 月 4 月 日中国科学院二期档案进馆及数字化工作第一批总结表彰暨第二批启动培训班在南京举办 49 个院属单位的 120 名档案工作主管领导 档案工作主管部门负责人和档案人员参加了会议 南京分院分党组副书记 纪检组长杨涛致欢迎辞, 张薇馆长主持培训 会议通报了第一批二期进馆工作完成情况, 总结了好的做法和经验, 对在第一批二期进馆工作中做出积极贡献的 11 个先进集体和 24 个优秀个人进行了表彰 会议还对第二批进馆单位就国家档案数字化工作情况 我院二期进馆工作的整体部署和业务要求进行了培训, 国家档案局技术部信息化推进处处长王大众解读了国家档案数字化工作相关文件, 潘亚男常务副馆长介绍了我院二期进馆工作的思路 流程和总体要求, 院档案馆人员对二期进馆工作流程各个环节的具体内容和要求进行了介绍, 长春分院 昆明植物所等 7 个单位从二期进馆工作组织管理 档案鉴定与整理 数字化等方面作了经验交流 5 月 5 月 日中国科学院 2016 年基本建设项目档案工作培训班在北京举办 87 个院属单位和部门的 168 名档案工作主管部门负责人和档案人员参加了培训 国家档案局经济科技司副司长王燕民和院条件保障与财务局基建办公室主任袁伟分别就国家和我院的建设项目管理要求和项目档案工作要求进行了培训, 院档案馆人员对 中国科学院基本建设项目档案建档规范 进行了解读, 半导体所 国科大结合本单位基建项目档案工作情况进行了经验交流 5 月 12 日院档案馆成立了由办公厅人员 院档案馆负责人 文献情报中心人力资源处人员和院属单位有关专家组成的 2016 年度聘用委员会, 从 152 位应聘者中遴选出 1 名图书馆学专业硕士研究生和 1 名计算机科学与技术专业硕士研究生, 完成了 2016 年度人员招聘工作 5 月 23 日为挖掘档案资源 加强档案宣传, 院档案馆精选馆藏 36 位科学家的科研论文 著作 工作报告 授课讲义 试验记录等 46 份珍贵手稿编印了 中国科学院著名科学家手稿珍藏档案图册

47 46 中国科学院档案馆 2016 年报 5 月 24 日为充分了解我院档案信息化现状和问题 明确我院档案信息化建设需求, 为制定符合我院档案工作实际的数字档案馆建设方案奠定基础,2016 年 4 月, 院档案馆启动了中国科学院档案信息化建设咨询项目, 通过制定业务咨询方案和计划, 有针对性地开展数字档案馆 ( 室 ) 建设需求调研与建设方案的咨询工作 5 月 27 日为确保我院机构调整中档案的安全, 合理处置机构变动单位档案的归属与流向, 院办公厅印发 中国科学院办公厅关于在院属单位机构调整中加强档案管理的指导意见 ( 科办 号 ), 明确了机构撤销 合并等情况下, 机构变动单位档案的归属与流向 处置原则及相关单位和部门的职责 6 月 6 月 9 日为进一步贯彻落实 一会一件 精神, 提升全院科研人员和管理人员的档案意识, 院档案馆以 国际档案日 为契机, 在院机关和 134 个院属单位同时举办 新时期档案工作 主题展, 宣传展示了 国际档案日 的由来和宗旨 档案内涵与中科院档案精品 档案法制知识 新时期中科院档案工作的任务和要求 院属单位档案工作管理体系以及院档案馆运行机制和职能定位等内容 宣传展得到了我院各级领导和各类人员的高度重视和广泛关注, 共有 52 位院所领导 近 500 位科研人员和管理人员在观展后留言 6 月 17 日院档案馆对城市环境研究所和海西研究院两个新建研究所 ( 院 ) 贯彻落实 一会一件 精神情况进行了宣贯和督促检查, 听取两个新建研究所 ( 院 ) 对加强和改进我院档案工作的意见和建议 6 月 28 日为推动中国科学院数字档案室建设试点工作规范 有序开展, 院档案馆在国家天文台召开中国科学院数字档案室建设试点单位研讨会 33 个院属单位的档案工作主管部门负责人 信息化工作主管部门负责人 档案人员和信息化工作人员共 88 人参加了会议 国家档案局馆 ( 室 ) 司机关业务指导处处长丁德胜解读国家数字档案室建设和电子文件管理的内容和要求, 潘亚男常务副馆长提出了我院数字档案室建设工作思路, 中国科大 长春光机所 上海硅酸盐所 合肥研究院分别交流了本单位试点工作推进思路和进展情况

48 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 月 7 月 日中国科学院 2016 年档案基础业务培训班在兰州举办 52 个院属单位和部门的 82 名档案工作主管部门负责人和档案人员参加了培训 国家档案局经济科技档案业务指导司副司长姜延溪介绍了国家科技创新政策和国家科研课题档案管理工作要求 ; 国家档案局办公室副主任刘爱民介绍了纸质和电子归档文件的整理要求 潘亚男常务副馆长提出了新形势下我院档案工作的新要求 新任务, 院档案馆相关人员讲解了我院文书和科研档案的归档范围和质量要求 分类整理方法 兰州分院 大连化物所 兰州化物所分别从协调推动分院档案工作 加强科研档案收集与质量审核 解析文书档案建档流程等方面作了交流发言 7 月 19 日为进一步加强中国科学院数字档案室建设试点工作, 深化试点工作任务和内容, 院档案馆在长春光机所召开中国科学院数字档案室建设试点单位调研研讨会 20 个试点单位的档案工作主管部门负责人 信息化工作主管部门负责人 档案人员和信息化工作人员共 46 人参加了会议 潘亚男常务副馆长结合我院数字档案室建设中存在的主要问题, 明确了我院数字档案室建设工作思路和试点工作要求 中国人民大学信息资源管理学院副教授钱毅针对我院数字档案馆 ( 室 ) 建设提出了意见和建议 院档案馆人员详细介绍了试点工作的内容和要求 长春光机所结合本单位信息化规划和设计工作介绍了数字档案室建设方案和进展情况 张薇馆长在加强数字档案室建设前瞻性和促进院所两级协同共进等方面对下一步试点工作的开展提出了要求 7 月 26 日为规范院属单位在机构调整中档案的归属和流向, 院档案馆发布 关于做好西北生态环境资源研究院 ( 筹 ) 机构调整中档案管理工作的通知 ( 档函字 号 ), 对西北生态环境资源研究院 ( 筹 ) 机构调整中, 相关变动单位档案的处置和安全保管要求进行了明确, 并强调了西北生态环境资源研究院 ( 筹 ) 的档案工作职责

49 48 中国科学院档案馆 2016 年报 9 月 9 月 日潘亚男常务副馆长参加国家档案局组织的陕西省区域内建设项目档案工作检查, 我院光子量子工程技术创新与系统集成化研发保障平台项目 ( 西安光机所 ) 被列为现场检查项目之一 9 月 26 日中国科学院二期档案进馆及数字化工作第三批启动研讨会在北京召开 47 个院属单位的档案工作主管部门负责人和档案人员共 86 人参加了会议 会议就二期档案进馆及数字化工作的总体部署和各环节的内容进行了解读 南京分院和上海光机所分别从分院组织协调推进分院地区二期进馆工作和院属单位组织管理与业务工作两个方面作了交流发言 9 月 21 日院档案馆信息化建设部受邀参加广州分院数字档案室建设研讨会, 进一步解读国家数字档案馆 ( 室 ) 要求和我院数字档案室建设试点工作内容, 并调研了华南植物园科研档案管理 科研数据管理情况 10 月 10 月 日中国科学院第二期所局级干部档案管理培训班在贵州举办 36 个院属单位档案工作主管领导参加了培训 院党组成员 秘书长邓麦村作动员讲话, 办公厅主任乔均录主持培训, 张薇馆长作培训总结 院副秘书长兼发展规划局局长汪克强作了 认真实施 十三五 规划, 加快实现 四个率先 目标 专题报告, 分析了国内外科技发展态势, 解读了院 十三五 发展规划纲要 国家档案局政策法规研究司司长王岚和中国人民大学信息资源管理学院副教授钱毅分别作 档案管理在国家治理中的地位和作用 和 科研档案信息化管理策略与思路 报告 长春分院分党组书记 副院长甘建国, 深圳先进技术研究院党委书记 副院长白建原, 国家天文台党委副书记 副台长郑晓年分别从分院档案工作组织协调 新建研究所档案管理体系构建 大科学工程项目档案管理等方面作了经验交流 10 月 日为进一步强化院属单位 一会一件 精神的贯彻落实, 在前期实地督查和宣贯的基础上, 院档案馆设立专项课题, 支持分院以互查的形式开展档案工作专项检查 专项检查工作采取设立试点 先行先试并逐步铺开的方式不断推进 长春分院作为试点单位之一, 先行开展专项检查工作, 牵头成立了专项检查组, 并由长春分院分党组书记 副院长甘建国担任组长, 对兰州分院和新疆分院各院属单位的档案工作组织管理情况 档案资源建设等情况进行了实地检查, 并形成了检查意见

50 Archives of Chinese Academy of Sciences Annual Report 月 11 月 21 日印发 中国科学院 十三五 档案工作发展规划 ( 科发办字 号 ) 该 规划 深入分析了我院 十二五 期间档案工作的主要成绩 存在问题和面临的形势与挑战, 明确了 十三五 期间, 我院档案工作的发展目标, 从数字档案馆 ( 室 ) 建设 重大科技项目档案资源建设 档案资源开发利用 档案工作规章制度和全院档案人员队伍建设等方面提出了 16 项重点任务和 5 项保障措施, 并作为我院首个院级档案工作规划, 列入了院专门规划 11 月 日中国科学院 2016 年新时期档案业务能力建设培训班 ( 第二期 ) 在成都举办 37 个院属单位和部门的 63 名档案工作主管部门负责人和档案人员参加了培训 张薇馆长主持培训 中国人民大学信息资源管理学院副教授钱毅和南开大学信息资源管理系教授王芳分别作 档案信息化管理脉络与思路 和 国内外科学数据管护实践进展与理论创新 的报告 潘亚男常务副馆长围绕 中国科学院 十三五 档案工作发展规划, 就 十三五 期间我院档案工作的重点任务和工作要求等内容进行了专题培训 长春光机所和国家天文台分别就数字档案室系统建设情况和 FAST 工程档案管理作交流发言 11 月 30 日院档案馆组织院内信息化专家和档案业务骨干召开中国科学院档案信息化建设咨询项目中期评审会, 对项目执行情况和项目交付物进行评议, 形成评审意见 12 月 12 月 8-9 日中国科学院档案馆专项课题结题验收会暨课题研讨会在北京召开 30 个专项课题承担单位的 56 名项目负责人 项目执行负责人和课题主要参加成员参加了会议 由国家档案局经济科技档案业务指导司副司长姜延溪, 北京分院分党组副书记 副院长王树志, 大气物理研究所党委副书记 副所长王生林, 软件研究所所长特别助理谢京红组成结题验收专家组 深圳先进院 合肥物质研究院 上海应物所 自动化所分别就其承担的 2014 年立项的课题作了结题报告并顺利通过了验收, 部分在研课题汇报了专项课题进展情况, 参会人员对专项课题研究和管理工作进行了充分研讨 12 月 23 日张薇馆长参加全国档案局长馆长会议, 会上, 我院 中国科学院著名科学家手稿珍藏档案图册 和所局级干部档案管理培训班 ( 第二期 ) 被列为 2016 年全国取得显著成效的档案工作, 受到国家档案局表扬