文書作業講稿

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1 台灣首府大學 100 學年度第一學期 公文寫作暨線上簽核教育訓練 活動時間 : 第一梯次 :100 年 09 月 14 日 ( 星期三 ) 上午 10 時至 12 時 第二梯次 :100 年 09 月 16 日 ( 星期五 ) 上午 10 時至 12 時 活動地點 :TA312 電腦教室 主講者 : 公文寫作 : 何連成老師 電子公文 : 鄭仰程老師 中華民國 100 年 9 月

2 文書作業講稿壹 公文的類別貳 公文處理準則參 公文處理要領肆 公文用語伍 簽及稿的撰擬原則陸 公文範例 1. 章戳 2. 平行函 3. 上行函 ( 省略下行函 ) 4. 簽 公告 1

3 壹 公文的類別 依據 公文程式條例 及 文書處理手冊 的規定, 公文的種類, 大致上可 分為 令 呈 咨 函 公告 其他公文 6 種 分述如下 : 一 依 公文程式條例 之規定, 公文 分類如下: 公文分為 令 呈 咨 函 公告 其他公文 6 種 : ( 一 ) 令 : 公布法律 任免 獎懲官員 總統 軍事機關 部隊發布命令時用之 ( 二 ) 呈 : 對總統有所呈請或報告時用之 ( 三 ) 咨 : 總統與國民大會 立法院 監察院公文往復時用之 ( 四 ) 函 : 各機關間公文往復, 或人民與機關之間申請與答復時用之 ( 五 ) 公告 : 各機關對公眾有所宣布時用之 ( 六 ) 其他公文 : 前項各款之公文, 必要時得以電報 電報交換 電傳文件 傳真或其他電子文件行之 二 依 文書處理手冊 之規定, 公文 分類如下 : ( 一 ) 公文分為 令 呈 咨 函 公告 其他公文 6 種 : 1. 令 : 公布法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用 2. 呈 : 對總統有所呈請或報告時使用 3. 咨 : 總統與國民大會 立法院公文往復時使用 4. 函 : 各機關處理公務有下列情形之一時使用 : (1) 上級機關對所屬下級機關有所指示 交辦 批復時 (2) 下級機關對上級機關有所請求或報告時 (3) 同級機關或不相隸屬機關間行文時 (4) 民眾與機關間之申請及答復時 5. 公告 : 各機關就主管業務, 向公眾或特定之對象宣布週知時使用 其方式得張貼於機關之公布欄 電子公布欄, 或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布 如需他機關處理者, 得另行檢送 6. 其他公文 : 其他因辦理公務需要之文書, 例如 : (1) 書函 : 甲 於公務未決階段需要磋商 徵詢意見或通報時使用 乙 代替過去之便函 備忘錄 簡便行文表, 其適用範圍較函為廣泛, 舉凡答復簡單案情, 寄送普通文件 書刊, 或為一般聯繫 查詢等事項行文時均可使用, 其性質不如函之正式性 (2) 開會通知單 : 召集會議時使用 (3) 公務電話紀錄 : 凡公務上聯繫 洽詢 通知等可以電話簡單正確說明之事項, 經通話後, 發話人如認有必要, 可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章, 以一份送達受話人簽收, 雙方附卷, 以供查考 2

4 (4) 手令或手諭 : 機關長官對所屬有所指示或交辦時使用 (5) 簽 : 承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 (6) 報告 : 公務用報告如調查報告 研究報告 評估報告等 ; 或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用 (7) 箋函或便箋 : 以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用 (8) 聘書 : 聘用人員時使用 (9) 證明書 : 對人 事 物之證明時使用 (10) 證書或執照 : 對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用 (11) 契約書 : 當事人雙方意思表示一致, 成立契約關係時使用 (12) 提案 : 對會議提出報告或討論事項時使用 (13) 紀錄 : 記錄會議經過 決議或結論時使用 (14) 節略 : 對上級人員略述事情之大要, 亦稱綱要 起首用 敬陳者, 末署 職稱 姓名 (15) 說帖 : 詳述機關掌理業務辦理情形, 請相關機關或部門予以支持時使用 (16) 定型化表單 ( 二 ) 上述各類公文屬發文通報周知性質者, 以登載機關電子公布欄為原則 ; 另公務上不須正式行文之會商 聯繫 洽詢 通知 傳閱 表報 資料蒐集等, 得以發送電子郵遞方式處理 3

5 貳 公文處理準則 一 公文處理之對象公文處理之對象, 可區分為 機關與人民 機關與人民團體 及 機關與機關 之間的互動 其中, 機關與機關 因涉及政府機關的組織層級體制或行政系統, 若無法釐清行文系統之間的關係, 公文中所應用之遣詞用字 署名蓋印皆易發生舛誤, 故需小心應用 二 公文行文系統之種類行文系統之種類可區分為 上行文 平行文 及 下行文 3 類, 使用之情形如下 : ( 一 ) 上行文 : 1. 各機關對總統有所呈請或報告時所使用之 呈 2. 下級機關對上級機關有所陳情 報告時 ( 二 ) 平行文 : 1. 總統與立法院 監察院 國民大會間所使用之 咨 2. 同級機關或不相隸屬機關間公文之往復 3. 人民與機關間之申請答復時 ( 三 ) 下行文 : 1. 各機關公佈法規 任免 獎懲官員, 總統 軍事機關部隊發布命令所使用之 令 2. 上級機關對下級機關有所指示時 三 行文系統判定準則行文系統並非單純以機關的層次為判定準則, 而是考量下列 2 個判準 : ( 一 ) 以行文機關之間是否相互隸屬關係判定 : 所謂 隸屬, 依行政學原理及實物之定義為 指揮監督 之謂, 如直轄市政府隸屬於行政院, 則行政院與直轄市府之間為上 下行文關係, 如行政院以外的各院與直轄市政府之間, 因雙方之間並無隸屬關係, 應以平行文處理 ( 二 ) 以主管業務督導關係判定 : 主管業務的職權, 屬學理上的功能性職權, 如教育部掌理全國教育行政事務, 當可基於職權上指揮直轄市及各縣市政府教育行政機關或各級學校 同理, 內政部亦可指揮各地警察及消防機關 1. 擬稿須條理分明, 其措詞以切實 誠懇 簡明扼要為準, 所有模稜空泛之詞 陳腐套語 地方俗語 與公務無關者等, 均請避免 2. 引敘來文或法令條文, 以扼要摘敘足供參證為度, 不宜僅以 云云照敘, 自圖省事, 如必須提供全文, 應以電子文件 抄件或影印附送 3. 各種名稱如非習用有素, 不宜省文縮寫, 如遇譯文且關係重要者, 請以 4

6 括弧加註原文, 以資對照 4. 文稿表示意見, 應以負責態度, 或提出具體意見供受文者抉擇, 不得僅作層轉手續, 或用 可否照准 究應如何辦理 等空言敷衍 5. 擬稿以一文一事為原則, 來文如係一文數事者, 得分為數文答復 6. 引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣, 如 貴 鈞 等請改為 本 該 等 7. 簽宜載明年月日及單位 8. 擬辦復文或轉行之稿件, 應敘入來文機關之發文日期及字號, 俾便查考 9. 案件如已分行其他機關者, 請於文末敘明, 以免重複行文 10. 文稿中多個機關名稱同時出現時, 按照既定機關順序, 由左而右依序排列 11. 字跡請力求清晰, 不得潦草, 如有添註塗改, 請於添改處蓋章 12. 文稿分項或分條撰擬時, 請分別冠以數字 上下左右空隙, 力求勻稱, 機關全銜 受文者 本文等應採用較大字體, 以資醒目 13. 文稿有 1 頁以上者請裝訂妥當, 並於騎縫處蓋 ( 印 ) 騎縫章或職名章, 同時於每頁之下緣加註頁碼 5

7 參 公文處理要領 : 1. 主旨 : (1) 為全文精要, 以說明行文目的與期望, 應力求具體扼要 (2) 主旨 不分項, 文字緊接段名冒號之下書寫 2. 說明 : (1) 當案情必須就事實 來源或理由, 作較詳細之敘述, 無法於 主旨 內容納時, 用本段說明 本段段名, 可因公文內容改用 經過 原因 等名稱 (2) 如無項次, 文字緊接段名冒號之下書寫 ; 如分項條列, 應另列縮格書寫 3. 辦法 : (1) 向受文者提出之具體要求無法在 主旨 內簡述時, 用本段列舉 本段段名, 可因公文內容改用 建議 請求 擬辦 核示事項 等名稱 (2) 其分項條列內容過於繁雜 或含有表格型態時, 應編列為附件 ( 四 ) 製作公文, 應遵守以下全形 半形字形標準之規定 : 1. 分項標號 : 應另列縮格以全形書寫為一 二 三,( 一 ) ( 二 ) ( 三 ),1 2 3,(1) (2) (3)( 格式如附件 4) 2. 內文 : (1) 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全行為之 (2) 阿拉伯數字 外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半行為之 ( 一 ) 公佈法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令 : 1. 公佈法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基準之行政規則 : (1) 令文可不分段, 敘述時動詞一律在前, 例如 : 甲 訂定 施行細則 乙 修正 辦法 第 條條文 丙 廢止 辦法 (2) 多種法律之制定或廢止, 同時公布時, 可併入同一令文處理 ; 法規命令之發布, 亦同 (3) 公 發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之, 並得於機關電子公布欄公布 ; 必要時, 並以公文分行各機關 2. 人事命令 : (1) 人事命令 : 任免 遷調 獎懲 (2) 人事命令格式由人事主管機關訂定, 並應遵守由左至右之橫行格式原則 ( 二 ) 函 : 1. 行政機關之一般公文以 函 為主 函的結構, 採用 主旨 說明 辦法 三段式 6

8 2. 行政規則以函檢發, 多種規則同時檢發, 可併入同一函內處理 ; 其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄 但應發布之行政規則, 依本點 ( 一 )1 所定法規命令之發布程序辦理 ( 三 ) 公告 : 1. 公告之結構分為 主旨 依據 公告事項 ( 或說明 )3 段, 段名之上不冠數字, 分段數應加以活用, 可用 主旨 一段完成者, 不必勉強湊成 2 段 3 段 2. 公告分段要領 : (1) 主旨 : 應扼要敘述公告之目的和要求, 其文字緊接段名冒號之下書寫 公告登載時, 得用較大字體簡明標示公告之目的, 不署機關首長職稱 姓名 (2) 依據 : 應將公告事件之原由敘明, 引據有關法規及條文名稱或機關來函, 非必要不敘來文日期 字號 有 2 項以上 依據 者, 每項應冠數字, 並分項條列, 另行低格書寫 (3) 公告事項 ( 或說明 ): 應將公告內容分項條列, 冠以數字, 另行低格書寫 使層次分明, 清晰醒目 公告內容僅就 主旨 補充說明事實經過或理由者, 改用 說明 為段名 公告如另有附件 附表 簡章 簡則等文件時, 僅註明參閱 某某文件, 公告事項內不必重複敘述 3. 一般工程招標或標購物品等公告, 得用定型化格式處理, 免用 3 段式 4. 公告除登載於機關電子公布欄者外, 張貼於機關公布欄時, 必須蓋用機關印信, 於公告兩字右側空白位置蓋印, 以免字跡模糊不清 ( 四 ) 其他公文 : 1. 書函之結構及文字用語比照 函 之規定 2. 定型化表單之格式由各機關自行訂定 並應遵守由左至右之橫行格式原則 7

9 肆 公文用語 : 公文用語規定如下 : ( 一 ) 期望及目的用語, 得視需要酌用 請 希 查照 鑒核 或 核示 備查 照辦 辦理見復 轉行照辦 等 ( 二 ) 准駁性 建議性 採擇性 判斷性之公文用語, 必須明確肯定 ( 三 ) 直接稱謂用語 : 1. 有隸屬關係之機關 : 上級對下級稱 貴 ; 下級對上級稱 鈞 ; 自稱 本 2. 對無隸屬關係之機關 : 上級稱 大 ; 平行稱 貴 ; 自稱 本 3. 對機關首長間 : 上級對下級稱 貴 ; 自稱 本 ; 下級對上級稱 鈞長, 自稱 本 4. 機關 ( 或首長 ) 對屬員稱 台端 5. 機關對人民稱 先生 女士 或通稱 君 台端 ; 對團體稱 貴, 自稱 本 6. 行文數機關或單位時, 如於文內同時提及, 可通稱為 貴機關 或 貴單位 ( 四 ) 間接稱謂用語 : 1. 對機關 團體稱 全銜 或 簡銜, 如一再提及, 必要時得稱 該 ; 對職員稱 職稱 2. 對個人一律稱 先生 女士 或 君 8

10 伍 簽 稿撰擬原則簽 稿之撰擬說明如下 : ( 一 ) 簽稿之一般原則 : 1. 性質 : (1) 簽為幕僚處理公務表達意見, 以供上級瞭解案情 並作抉擇之依據, 分為下列兩種 : 甲 機關內部單位簽辦案件 : 依分層授權規定核決, 簽末不必敘明陳某某長官字樣 乙 下級機關首長對直屬上級機關首長之 簽, 文末得用敬陳 長官字樣 (2) 稿 為公文之草本, 依各機關規定程序核判後發出 2. 擬辦方式 : (1) 先簽後稿 : 甲 制定 訂定 修正 廢止法令案件 乙 有關政策性或重大興革案件 丙 牽涉較廣, 會商未獲結論案件 丁 擬提決策會議討論案件 戊 重要人事案件 己 其他性質重要必須先行簽請核定案件 (2) 簽稿併陳 : 甲 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 乙 依法准駁, 但案情特殊須加說明之案件 丙 須限時辦發不及先行請示之案件 (3) 以稿代簽為一般案情簡單, 或例行承轉之案件 ( 二 ) 簽之撰擬 : 1. 款式 : (1) 先簽後稿 : 簽應按 主旨 說明 擬辦 3 段式辦理 (2) 簽稿併陳 : 視情形使用 簽, 如案情簡單, 可使用便條紙, 不分段, 以條列式簽擬 (3) 一般存參或案情簡單之文件, 得於原件文中空白處簽擬 2. 撰擬要領 : (1) 主旨 : 扼要敘述, 概括 簽 之整個目的與擬辦, 不分項, 一段完成 (2) 說明 : 對案情之來源 經過與有關法規或前案, 以及處理方法之分析等, 作簡要之敘述, 並視需要分項條列 (3) 擬辦 : 為 簽 之重點所在, 應針對案情, 提出具體處理意見, 或解決問題之方案 意見較多時分項條列 (4) 簽 之各段應截然劃分, 說明 一段不提擬辦意見, 擬辦 一段不重複 說明 ( 三 ) 稿之撰擬 : 1. 草擬公文按文別應採之結構撰擬 2. 撰擬要領 : (1) 按行文事項之性質選用公文名稱, 如 令 函 之正文, 除按規 9

11 定結構撰擬外, 並請注意下列事項 : 甲 訂有辦理或復文期限者, 請在 主旨 內敘明 乙 承轉公文, 請摘敘來文要點, 不宜在 稿 內書 : 照錄原文, 敘至某處 字樣, 來文過長仍請儘量摘敘, 無法摘敘時, 可照規定列為附件 丙 概括之期望語 請核示 請查照 請照辦 等, 列入 主旨, 不在 辦法 段內重複 ; 至具體詳細要求有所作為時, 請列入 辦法 段內 丁 說明 辦法 分項條列時, 每項表達一意 戊 文末首長簽署 敘稿時, 為簡化起見, 首長職銜之後可僅書 姓, 名字則以 表示 己 須以副本分行者, 請在 副本 項下列明 ; 如要求副本收受者作為時, 則請在 說明 段內列明 庚 如有附件, 得在文內敘述附件名稱及份數 10

12 陸 公文範例 : 公文用印及蓋章戳參考範例 11

13 2 段式函作法舉例 ( 平行文 ) 12

14 2 段式函作法舉例 ( 上行文 ) 13

15 簽作法舉例 ( 機關內簽用 ) 14

16 公告作法舉例 ( 登報作 ) 15

第一篇文概說第七章公文的用語及標點符號公本篇內容 第一章 緒論 第二章 公文的意義 第三章 公文與高 普 特各類考試 第四章 公文程式之意義及演變 第五章 公文之分類及其行文系統 第六章 公文之結構與行款 第一篇 第一章緒論 003 第一章緒論 等 等 004 最新應用公文 第一篇 第二章公文的意義 005 第二章公文的意義 第一節 一 須為公務員製作之文書 二 須為公務員 職務上 製作之文書 006

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