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1 壹 前 言 貳 公文寫作前的基本認識參 公文的定義與要件肆 公文的類別伍 公文的行文系統陸 公文的作法柒 公文作法舉例

2 第一單元公文概說 3 壹 前 言 試卷格式 考選部國文科試卷 第一頁分答案請從本頁第一行開始書寫, 並請標明題號, 依序作答記欄

3 4 ( 公文 )

4 第二 ~ 七頁 第一單元公文概說 5

5 6 ( 公文 ) 說明 國文試卷均為七頁有格 ( 直虛線橫實線標示 ) 計分 14 格 23 行, 可作答間為行長約 15.7 公分, 行高 23.5 公分, 格長寬為 1.1 公分 1 公分 惟第一項有 答案請從本頁第一行開始書寫, 並請標明題號, 依序作答 為 22 行, 及保留左列一直行為評分之用, 為 13 格 以上說明請參考 評分要點 內容及用語 程式 書法 標點及試卷整潔

6 第一單元公文概說 7 貳 公文寫作前的基本認識 公文寫作三要求 統一化 標準化 簡單化 公文是處理公眾事務的文書, 不能夠算是文章, 它不像一般的抒情文 記敘文 議論文一樣, 隨心所欲, 想到就寫 畢竟公文只是處理公務的工具, 它不求流傳千古, 只求辦好公務 因此, 只要把自己的意思迅速且完整的傳達給對方, 讓受文者一目了然, 照著去做就行了 所以, 寫作公文時不可議論, 不要抒情, 在文字上應力求 簡 淺 明 確, 在語氣上則應注意 禮貌得體 茲說明如下 : 一 行文的立場 撰擬公文之前, 必先了解受文對象, 弄清楚收 發文之間的關係, 確定自身的立場, 才能夠顧全自己的身分 譬如一件對上級請示的公文, 必先明瞭自己的身分是下屬 行文時一定要肯定且明確的表達自己的意思, 但是不能用太武斷的語氣 如果太過武斷, 就不必請示了! 亦不可用模稜兩可的句子, 如置身事外, 只求上級指示 如果事事都要上級提出辦法, 那麼何必要下級? 當然對上級行文, 固不可頂撞譏刺, 也不必卑屈諂媚, 以免自賤人格 對下級行文時, 自己是上級長官, 要命令或指示當然要果斷, 但不能驕傲, 即使下級處理不甚妥當, 只可平心靜氣地指正, 絕不可謾罵, 以保持長官的風度 二 行文的原因 寫作公文時, 必定先要了解案情的起因過程, 和事實的真象, 然後才能決定如何寫作

7 8 ( 公文 ) 三 行文的依據 寫作公文時, 一定要有根據, 或依法令 或依規章 或引成例 或據來文, 甚至於依理論學說, 或依經簽奉核定的措施辦法來作為寫作的基礎 四 行文的目的 寫作公文應有具體肯定的辦法或指陳, 在 主旨 欄或 辦法 欄中明白地表示出來, 使受文者完全領會與認識 有了以上的認識, 然後放手下筆撰寫公文 無論什麼樣的公文都必須依照政府明令公布的程式來寫, 舉凡機關 團體 人民都應遵照施行 五 學習公文的用意 俗話說 : 工欲善其事, 必先利其器, 身為政府機關之公務員, 每天均須執行公務辦理公事, 而所謂執行公務辦理公事, 實際上就是辦理與撰寫公文 由於每天針對著不同個案, 當須有不同解決方案, 從而須隨其案情而製作與撰寫不同類型之公文, 雖然類型不同, 但卻須依照其共同之法定程序與格式, 因此在撰寫過程中就必須依循著既定規範來進行, 才能夠順遂圓滿達成任務 是以對公文體例之撰寫與製作, 就必須特予重視, 甚至學好這種看家本領 學好公文也就是在公務生涯中有效去掌控吃飯傢伙 附註 原則 簡 淺 明 確 簡 : 就是用語簡練清晰, 切忌語焉不詳或是堆砌累贅 譬如 : 舊式公文常用的 為冷飭事 等因奉此 照得 等文言文, 真不知為何意

8 第一單元公文概說 9 另初學公文者, 常寫得如白話文般, 不是形容詞過多, 便是亂下定義 譬如 : 請各單位澈底執行, 便寫成 請各單位確實地 澈底地 嚴格地執行 ; 又如 市區內餐廳林立, 便寫成 城市人的餐廳如雨後春筍般到處開張 ; 又 應嚴禁公務員利用職權收受賄賂, 便寫成 公務員乃是為人民服務之人, 受國家俸祿, 理應奉公守法, 不可向老百姓收取紅包 淺 : 就是文字曉暢, 切忌用字艱深或賣弄文墨 有些人喜歡在公文裡頭講究用字脫俗, 以致於無法讓人了解 譬如 : 在目前公文常見 臚陳於后 縷列如次, 何不寫成 分述於後 列舉如下 另又常見 敬請 照 何不寫成 請查照, 如此易為人所了解 但也不可因此過於俗套, 以致於貽人笑柄, 譬如 是否辦妥? 不可寫成 不知道辦好了沒有? 又 請惠予辦理, 不可寫成 請你們幫我們辦理好嗎? 淺 固然重要, 亦要符合 簡 明 : 就是主題鮮明適切, 切忌主旨冗長或說明 辦法不分 一般來說, 主旨應該提綱挈領, 因此不宜過長, 其他應當交待事情, 可列入 說明 或 辦法, 但初學公文者, 常常 說明 辦法 混淆不清 譬如 : 為保障民眾權益, 維護社會治安, 各單位應嚴加查緝, 以打擊不法情事 主旨 : 為保障民眾權益, 維護社會治安, 各單位應嚴加查緝, 以打擊不法情事, 期望目的用語 說明 : 政府為保障民眾權益, 維護社會治安, 各單位應嚴加查緝, 以打擊不法情事

9 10 ( 公文 ) 辦法 : 為保障民眾權益, 維護社會治安, 各單位應嚴加查緝, 以打擊不法情事 確 : 就是意見具體肯定, 切忌模稜兩可 不知所云 譬如 : 尚無不可 姑予照准 似可照辦 歉難同意 等用語 真不知是何用意 作業要求 : 正確 : 文字敘述和重要事項記述, 應避免錯誤和遺漏, 內容主題應避免偏差歪曲 切忌主觀 偏見 清晰 : 文義清楚 肯定 簡明 : 用語簡練 詞句曉暢 分段確實, 主題鮮明 迅速 : 蒐集資料, 整理分析, 至提出結論, 應在一定時間內完成 整潔 : 簽稿均應保持整潔, 字體力求端正 一致 : 機關內部各單位撰擬簽稿, 文字用語 結構格式應力求一致, 同一案情之處理方法不可前後矛盾 完整 : 對於每一案件, 應作深入廣泛之研究, 從各種角度 立場考慮問題, 與相關單位協調聯繫 所提意見或辦法, 應力求週詳具體 適切可行 ; 並備齊各種必需之文件, 構成完整之幕僚作業, 以供上級採擇

10 第一單元公文概說 11 參 公文的定義與要件 壹 定義 一 狹義的公文 刑法第十條第三項 : 稱公文書者, 謂公務員職務上製作之公文書 刑法第十條第二項 : 稱公務員者, 謂依法令從事於公務之人員 從這兩個條文, 我們可以歸納出一個概念 : 凡是依據法令從事於公務之人員在職務上製作的文書, 才可稱為 公文 換句話說 : 公文的製作者, 必須是 公務員, 公文的內容必需是公眾之事 再詳細地解釋, 公文就是 : 政府機關 法人團體為了處理公務, 表達彼此間或其與人民間的意思, 根據公文程式之規定, 依照一定的格式和名稱而製作的文書都稱為公文 它只限於公務機關對本機關以外發出的文書, 而不包括內部傳遞的文書 二 廣義的公文 公文程式條例第一條 : 稱公文者, 謂處理公務之文書, 其程式, 除法律別有規定外, 依本條例之規定 依此條文, 公文的範圍就廣泛得多了, 只要是處理公務的文書, 都可稱為公文, 並不侷限於 公務員 在 職務上 的製作 例如 : 人民對機關有所申請時所用的申請函, 它的本身雖非處理公務, 但其對象是機關 不管人民所要求於政府機關的

11 12 ( 公文 ) 是 作 或 不作, 而其目的, 無非是希望政府機關基於其本身的職務作適當的處理 準此而論, 這種 處理行為 自然屬於 公務 的領域內 因此, 我們可以廣義地把公文解釋為 : 凡是政府機關或法人團體為了表示意思 傳達狀況 記錄事實而製作的公文書, 包括遞送到不同機關 團體 人民或者機關 團體內部周轉的公文書, 都可稱為公文 貳 要件 公文是處理公務的文書, 有其一定的製作, 收發程序, 固定的格式, 並且發文者與受文者當中, 起碼有一方是機關 綜上所述, 公文必須具備下列三項要件 : 一 有關公務的文書 公文程式條例第一條中規定 : 稱公文者, 謂處理公務之文書 而所謂的公務, 就是公眾的事務 凡私人的著述和處理私人事務的文書, 例如 : 私人來往的書信 基於權利與義務關係所製作的書據契約等, 都與公務無關, 不能稱為公文 二 文書的處理者, 起碼有一方是機關 所謂機關, 應該包括官署及非官署性質的機關 ( 例如 : 民意機關 國營事業機關等 ) 凡機關相互間因處理公務而往返的文書, 當然都稱為公文 至於人民 ( 包括個人及人民團體 ) 與機關間因申請與答覆而往返的文書, 由於有一方是機關, 該機關依其權責, 必須加以處理, 也就成了公務, 所以也稱為公文 三 符合一定的程式 通常一件公文, 從收文或承辦 擬稿 核稿 決行 發文等, 都有一定的製作 傳遞程序 而且擬稿時, 必須遵守特定的格式, 不能

12 第一單元公文概說 13 標新立異 例如 : 在公文上, 應依照規定蓋用機關印信或首長簽署, 並記明年月日及發文字號等 ; 即使是個人的申請函, 也應依規定署 名 蓋章, 並註明性別 年齡 職業及地址

13 14 ( 公文 ) 肆 公文的類別 一 公文程式之類別說明如下 : 公文分為 令 呈 咨 函 公告 其他公文 6 種 : 令 : 公布法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用 呈 : 對總統有所呈請或報告時使用 咨 : 總統與立法院 監察院公文往復時使用 函 : 各機關處理公務有下列情形之一時使用 : 上級機關對所屬下級機關有所指示 交辦 批復時 下級機關對上級機關有所請求或報告時 同級機關或不相隸屬機關間行文時 民眾與機關間之申請或答復時 公告 : 各機關就主管業務或依據法令規定, 向公眾或特定之對象宣布周知時使用 其方式得張貼於機關之公布欄 電子公布欄, 或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布 如需他機關處理者, 得另行檢送 其他公文 : 其他因辦理公務需要之文書, 例如 : 書函 : 於公務未決階段需要磋商 徵詢意見或通報時使用 代替過去之便函 備忘錄 簡便行文表, 其適用範圍較函為廣泛, 舉凡答復簡單案情, 寄送普通文件 書刊, 或為一般聯繫 查詢等事項行文時均可使用, 其性質不如函之正式性

14 第一單元公文概說 15 開會通知單 : 召集會議時使用 公務電話紀錄 : 凡公務上聯繫 洽詢 通知等可以電話簡單正確說明之事項, 經通話後, 發話人如認有必要, 可將通話紀錄作成 2 份並經發話人簽章, 以 1 份送達受話人簽收, 雙方附卷, 以供查考 手令或手諭 : 機關長官對所屬有所指示或交辦時使用 簽 : 承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 報告 : 公務用報告如調查報告 研究報告 評估報告等 ; 或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用 箋函或便箋 : 以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用 聘書 : 聘用人員時使用 證明書 : 對人 事 物之證明時使用 證書或執照 : 對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用 契約書 : 當事人雙方意思表示一致, 成立契約關係時使用 提案 : 對會議提出報告或討論事項時使用 紀錄 : 記錄會議經過 決議或結論時使用 節略 : 對上級人員略述事情之大要, 亦稱綱要 起首用 敬陳者, 末署 職稱 姓名 說帖 : 詳述機關掌理業務辦理情形, 請相關機關或部門予以支持時使用 定型化表單 二 上述各類公文屬發文通報周知性質者, 以登載機關電子公布欄為原則 ; 另公務上不須正式行文之會商 聯繫 洽詢 通知 傳閱 表報 資料蒐集等, 得以發送電子郵遞方式處理

15 第四單元歷屆試題暨解析 339 胡老師的叮嚀及分析 : 本文為下行文指示類, 期望目的用語為 請查照辦理 請查照辦理 希查照辦理 希查照辦理 主旨不全抄題文, 應只撰寫行為目的即可, 其中 所需經費由行政院預算支應 一句, 若不寫 辦法 欄者, 直接寫在行文目的之後, 否則, 應列入 辦法 欄中 部分題文可列入說明中, 再以 外食造成肥胖 為主軸, 撰寫二點以上之行文動機 本題辦法可寫可不寫 100 年身心障礙四等公文 試擬教育部致函各公私立大學校院 : 請確實做好校內校外學生住宿輔導 與管理工作, 對於住宿環境與安全問題尤其應該特別重視, 以避免有歹 徒入侵或意外災害等事件再度發生 檔號 : 保存年限 : 教育部 函 地址 : 傳真 : 聯絡人 :

16 340 ( 公文 ) 電話 : 電子信箱 : 郵遞區號受文者地址受文者 : 公私立大學校院發文日期 : 年 月 日發文字號 : 字第 號速別 : 速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 請確實做好校內校外學生住宿輔導與管理工作, 避免學生遭受傷害, 請查照辦理 說明 : 一 由於住家過遠, 或為求上學方便, 許多大學生選擇住校或校外租屋, 據統計, 各大學校院住宿校內外學生比例不低, 學生住宿環境與安全問題為學生住宿最關心之話題, 值得校方重視 二 對於住宿環境與安全問題尤其應該特別重視, 日前傳出女學生在校外租賃處遭到歹徒入侵, 甚至遭到性侵, 居住安全受到嚴重威脅 以及校外住宿處發生火警, 眾多學生逃生不易, 而釀成悲劇 這類事件使學生身心受創, 無法安心求學 三 校方應加以重視此一問題, 輔導學生選擇適當居住環境及加強自身安全意識, 以避免有歹徒入侵或意外災害等事件再度發生, 保障學生安全 辦法 : 一 應設立專組人員, 負責學生校內外住宿事宜, 如建立校外學生住宿檔案 環境調查表 建立優良住宿名單等 二 校方應與警方密切聯繫, 並設立專線, 提供學生通報可疑情事 三 校方應製作宣導手冊, 教導學生如何保護自身安全及了解其居住

17 第四單元歷屆試題暨解析 341 環境之合法性 配備安全性, 提供保障學生之有關資訊 四 學生無論入住校內宿舍或於校外租屋, 皆應隨身備有房東 當地派出所 導師 校內安全中心及親友電話, 以備緊急時用 正本 : 公私立大學校院副本 : 部長 胡老師的叮嚀及分析 : 本文為下行文交辦類, 期望目的用語為 請查照辦理 請查照辦理 希查照辦理 希查照辦理 主旨不建議全抄題文, 應將題文縮短, 以符合簡要原則 說明以 住宿輔導管理 為主軸, 強調學生住宿安全重要性, 至少撰寫二點 辦法以工作內容為主, 將如何處理事宜列出, 建議撰寫三點左右 100 年退除役軍人三等公文 試擬行政院人事行政局報行政院函 : 擬訂每年九月二十一日為全國自然 災害救濟演練日實施要點, 報請核定實施 檔號 : 保存年限 :

18 342 ( 公文 ) 行政院人事行政局 函 地址 : 傳真 : 聯絡人 : 電話 : 電子信箱 : 郵遞區號受文者地址受文者 : 行政院發文日期 : 年 月 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 擬訂每年九月二十一日為全國自然災害救濟演練日實施要點, 報請核定實施, 請核示 說明 : 一 近年來因全球暖化, 而導致天災不斷, 地震 大雨 氣候異常等現象不斷發生, 各類天災較之往年次數頻仍, 所造成之生命傷害及財產損失亦愈來愈大 二 88 年 9 月 21 日大地震重創許多人民家園, 也破壞自然地形, 全國人民生命財產損失甚巨 鑒於天災不斷, 而 921 又為多數國人記憶深刻之天災, 以九月二十一日作為全國災害救濟演練日, 意義深遠 一方面提醒國人應防範天災, 澈底做好防災工作 ; 一方面教導國人如何做好災害救濟工作, 速迅恢復日常生活, 一舉兩得 辦法 : 報請核備後實施以下要點

19 第四單元歷屆試題暨解析 343 一 請各級學校播放 認識災害 影片, 並教導學生 自然災害救濟工作 內容要點 二 利用大眾傳播媒體播放短片及放發宣導手冊, 教導民眾自然災害救濟工作內容 三 各地方政府配合舉行演習, 模擬自然災害發生情形, 做好防災工作, 適時疏導民眾, 並做好災害救濟工作 正本 : 行政院副本 : 局長 胡老師的叮嚀及分析 : 本文為上行文請求類, 期望目的用語為 請核示 請鍳核 主旨可全抄題文 本題評分重點為說明, 因此, 要將行文動機撰寫清楚 以 災害救濟 為重要, 並說明選擇九月二十一日的原因 至少撰寫二點 本題辦法以 實施要點 為主, 清楚列出要點內容, 至少撰寫二點 100 年退除役軍人四等公文 臺灣已邁入高齡化社會, 政府正積極推行各種老人福利政策, 尤其關注 獨居老人的生活照料 試擬新北市政府致各區公所函 : 針對轄內獨居老 人之醫病照顧與生活安頓, 研擬具體可行辦法, 報府核定

8 保成國文 ( 公文 ) 三 行文的依據 寫作公文時, 一定要有根據, 或依法令 或依規章 或引成例 或據來文, 甚至於依理論學說, 或依經簽奉核定的措施辦法來作為寫作的基礎 四 行文的目的 寫作公文應有具體肯定的辦法或指陳, 在 主旨 欄或 辦法 欄中明白地表示出來, 使受文者完全領會與認識 有

8 保成國文 ( 公文 ) 三 行文的依據 寫作公文時, 一定要有根據, 或依法令 或依規章 或引成例 或據來文, 甚至於依理論學說, 或依經簽奉核定的措施辦法來作為寫作的基礎 四 行文的目的 寫作公文應有具體肯定的辦法或指陳, 在 主旨 欄或 辦法 欄中明白地表示出來, 使受文者完全領會與認識 有 第一單元公文概說 7 第一章公文寫作前的基本認識 公文寫作三要求 統一化 標準化 簡單化 公文是處理公眾事務的文書, 不能夠算是文章, 它不像一般的抒情文 記敘文 議論文一樣, 隨心所欲, 想到就寫 畢竟公文只是處理公務的工具, 它不求流傳千古, 只求辦好公務 因此, 只要把自己的意思迅速且完整的傳達給對方, 讓受文者一目了然, 照著去做就行了 所以, 寫作公文時不可議論, 不要抒情, 在文字上應力求

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