8 保成國文 ( 公文 ) 三 行文的依據 寫作公文時, 一定要有根據, 或依法令 或依規章 或引成例 或據來文, 甚至於依理論學說, 或依經簽奉核定的措施辦法來作為寫作的基礎 四 行文的目的 寫作公文應有具體肯定的辦法或指陳, 在 主旨 欄或 辦法 欄中明白地表示出來, 使受文者完全領會與認識 有

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1 第一單元公文概說 7 第一章公文寫作前的基本認識 公文寫作三要求 統一化 標準化 簡單化 公文是處理公眾事務的文書, 不能夠算是文章, 它不像一般的抒情文 記敘文 議論文一樣, 隨心所欲, 想到就寫 畢竟公文只是處理公務的工具, 它不求流傳千古, 只求辦好公務 因此, 只要把自己的意思迅速且完整的傳達給對方, 讓受文者一目了然, 照著去做就行了 所以, 寫作公文時不可議論, 不要抒情, 在文字上應力求 簡 淺 明 確, 在語氣上則應注意 禮貌得體 茲說明如下 : 一 行文的立場 撰擬公文之前, 必先了解受文對象, 弄清楚收 發文之間的關係, 確定自身的立場, 才能夠顧全自己的身分 譬如一件對上級請示的公文, 必先明瞭自己的身分是下屬 行文時一定要肯定且明確的表達自己的意思, 但是不能用太武斷的語氣 如果太過武斷, 就不必請示了! 亦不可用模稜兩可的句子, 如置身事外, 只求上級指示 如果事事都要上級提出辦法, 那麼何必要下級? 當然對上級行文, 固不可頂撞譏刺, 也不必卑屈諂媚, 以免自賤人格 對下級行文時, 自己是上級長官, 要命令或指示當然要果斷, 但不能驕傲, 即使下級處理不甚妥當, 只可平心靜氣地指正, 絕不可謾罵, 以保持長官的風度 二 行文的原因 寫作公文時, 必定先要了解案情的起因過程, 和事實的真象, 然後才能決定如何寫作

2 8 保成國文 ( 公文 ) 三 行文的依據 寫作公文時, 一定要有根據, 或依法令 或依規章 或引成例 或據來文, 甚至於依理論學說, 或依經簽奉核定的措施辦法來作為寫作的基礎 四 行文的目的 寫作公文應有具體肯定的辦法或指陳, 在 主旨 欄或 辦法 欄中明白地表示出來, 使受文者完全領會與認識 有了以上的認識, 然後放手下筆撰寫公文 無論什麼樣的公文都必須依照政府明令公布的程式來寫, 舉凡機關 團體 人民都應遵照施行 五 學習公文的用意 俗話說 : 工欲善其事, 必先利其器, 身為政府機關之公務員, 每天均須執行公務辦理公事, 而所謂執行公務辦理公事, 實際上就是辦理與撰寫公文 由於每天針對著不同個案, 當須有不同解決方案, 從而須隨其案情而製作與撰寫不同類型之公文, 雖然類型不同, 但卻須依照其共同之法定程序與格式, 因此在撰寫過程中就必須依循著既定規範來進行, 才能夠順遂圓滿達成任務 是以對公文體例之撰寫與製作, 就必須特予重視, 甚至學好這種看家本領 學好公文也就是在公務生涯中有效去掌控吃飯傢伙 附註 原原 簡 淺 明 確 簡 : 就是用語簡練清晰, 切忌語焉不詳或是堆砌累贅 譬如 : 舊式公文常用的 為冷飭事 等因奉此 照得 等文

3 第一單元公文概說 9 言文, 真不知為何意 另初學公文者, 常寫得如白話文般, 不是形容詞過多, 便是亂下定義 譬如 : 請各單位澈底執行, 便寫成 請各單位確實地 澈底地 嚴格地執行 ; 又如 市區內餐廳林立, 便寫成 城市人的餐廳如雨後春筍般到處開張 ; 又 應嚴禁公務員利用職權收受賄賂, 便寫成 公務員乃是為人民服務之人, 受國家俸祿, 理應奉公守法, 不可向老百姓收取紅包 淺 : 就是文字曉暢, 切忌用字艱深或賣弄文墨 有些人喜歡在公文裡頭講究用字脫俗, 以致於無法讓人了解 譬如 : 在目前公文常見 臚陳於后 縷列如次, 何不寫成 分述於後 列舉如下 另又常見 敬請 照 何不寫成 請查照, 如此易為人所了解 但也不可因此過於俗套, 以致於貽人笑柄, 譬如 是否辦妥? 不可寫成 不知道辦好了沒有? 又 請惠予辦理, 不可寫成 請你們幫我們辦理好嗎? 淺 固然重要, 亦要符合 簡 明 : 就是主題鮮明適切, 切忌主旨冗長或說明 辦法不分 一般來說, 主旨應該提綱挈領, 因此不宜過長, 其他應當交待事情, 可列入 說明 或 辦法, 但初學公文者, 常常 說明 辦法 混淆不清 譬如 : 為保障民眾權益, 維護社會治安, 各單位應嚴加查緝, 以打擊不法情事 主旨 : 為保障民眾權益, 維護社會治安, 各單位應嚴加查緝, 以打擊不法情事, 期望目的用語 說明 : 政府為保障民眾權益, 維護社會治安, 各單位應嚴加查緝,

4 10 保成國文 ( 公文 ) 以打擊不法情事 辦法 : 為保障民眾權益, 維護社會治安, 各單位應嚴加查緝, 以打擊不法情事 確 : 就是意見具體肯定, 切忌模稜兩可 不知所云 譬如 : 尚無不可 姑予照准 似可照辦 歉難同意 等用語 真不知是何用意 作作作作作 正確作 文字敘述和重要事項記述, 應避免錯誤和遺漏, 內容主題應避免偏差歪曲 切忌主觀 偏見 清晰作文義清楚 肯定 簡明作用語簡練 詞句曉暢 分段確實, 主題鮮明 迅速作蒐集資料, 整理分析, 至提出結論, 應在一定時間內完成 整潔作簽稿均應保持整潔, 字體力求端正 一致作 機關內部各單位撰擬簽稿, 文字用語 結構格式應力求一致, 同一案情之處理方法不可前後矛盾 完整作 對於每一案件, 應作深入廣泛之研究, 從各種角度 立場考慮問題, 與相關單位協調聯繫 所提意見或辦法, 應力求週詳具體 適切可行 ; 並備齊各種必需之文件, 構成完整之幕僚作業, 以供上級採擇

5 第一單元公文概說 11 第二章公文的定義與要件 壹 定義 一 狹義的公文 刑法第十條第三項 : 稱公文書者, 謂公務員職務上製作之公文書 刑法第十條第二項 : 稱公務員者, 謂依法令從事於公務之人員 從這兩個條文, 我們可以歸納出一個概念 : 凡是依據法令從事於公務之人員在職務上製作的文書, 才可稱為 公文 換句話說 : 公文的製作者, 必須是 公務員, 公文的內容必需是公眾之事 再詳細地解釋, 公文就是 : 政府機關 法人團體為了處理公務, 表達彼此間或其與人民間的意思, 根據公文程式之規定, 依照一定的格式和名稱而製作的文書都稱為公文 它只限於公務機關對本機關以外發出的文書, 而不包括內部傳遞的文書 二 廣義的公文 公文程式條例第一條 : 稱公文者, 謂處理公務之文書, 其程式, 除法律別有規定外, 依本條例之規定 依此條文, 公文的範圍就廣泛得多了, 只要是處理公務的文書, 都可稱為公文, 並不侷限於 公務員 在 職務上 的製作 例如 : 人民對機關有所申請時所用的申請函, 它的本身雖非處理公務, 但其對象是機關 不管人民所要求於政府機關的

6 12 保成國文 ( 公文 ) 是 作 或 不作, 而其目的, 無非是希望政府機關基於其本身的職務作適當的處理 準此而論, 這種 處理行為 自然屬於 公務 的領域內 因此, 我們可以廣義地把公文解釋為 : 凡是政府機關或法人團體為了表示意思 傳達狀況 記錄事實而製作的公文書, 包括遞送到不同機關 團體 人民或者機關 團體內部周轉的公文書, 都可稱為公文 貳 要件 公文是處理公務的文書, 有其一定的製作, 收發程序, 固定的格式, 並且發文者與受文者當中, 起碼有一方是機關 綜上所述, 公文必須具備下列三項要件 : 一 有關公務的文書 公文程式條例第一條中規定 : 稱公文者, 謂處理公務之文書 而所謂的公務, 就是公眾的事務 凡私人的著述和處理私人事務的文書, 例如 : 私人來往的書信 基於權利與義務關係所製作的書據契約等, 都與公務無關, 不能稱為公文 二 文書的處理者, 起碼有一方是機關 所謂機關, 應該包括官署及非官署性質的機關 ( 例如 : 民意機關 國營事業機關等 ) 凡機關相互間因處理公務而往返的文書, 當然都稱為公文 至於人民 ( 包括個人及人民團體 ) 與機關間因申請與答覆而往返的文書, 由於有一方是機關, 該機關依其權責, 必須加以處理, 也就成了公務, 所以也稱為公文 三 符合一定的程式 通常一件公文, 從收文或承辦 擬稿 核稿 決行 發文等, 都

7 第一單元公文概說 13 有一定的製作 傳遞程序 而且擬稿時, 必須遵守特定的格式, 不能標新立異 例如 : 在公文上, 應依照規定蓋用機關印信或首長簽署, 並記明年月日及發文字號等 ; 即使是個人的申請函, 也應依規定署名 蓋章, 並註明性別 年齡 職業及地址

8 14 保成國文 ( 公文 ) 第三章公文的類別 一 現行公文程式條例的規定 依照現行公文程式條例, 公文分為六種 : 令 呈 咨 函 公告 其他公文, 其用法說明如後 : 令作公布法律 發布法規命令及人事命令時使用 呈作對總統有所呈請或報告時使用 咨作總統與國民大會 立法院公文往復時使用 函作各機關處理公務有下列情形之一時使用 : 上級機關對所屬下級機關有所指示 交辦 批復時 ( 下行文 ) 下級機關對上級機關有所請求或報告時 ( 上行文 ) 同級機關或不相隸屬機關間行文時 ( 平行文 ) 民眾與機關間之申請及答覆時 ( 平行文 ) 公告作各機關就是主管業務向公眾或特定之對象宣布周知時使用 其方式得張貼於機關之公布欄, 或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布 如需他機關處理者, 得另行檢送 其他公文作此項公文類別, 在公文程式條例中並沒有列舉的規定, 然依文書處理檔案管理手冊及事實上的使用情形, 尚有下列各種 書函 : 於公務未決階段需要磋商 徵詢意見或通報時使用 代替過去之便函 備忘錄 簡便行文表, 其適用範圍較函為廣泛, 舉凡答復簡單案情, 寄送普通文件 書刊, 或為

9 第一單元公文概說 15 一般聯繫 查詢等事項行文時均可用, 性質不如函之正式性 開會通知單 : 召集會議時使用 公務電話紀錄 : 凡公務上聯繫 洽詢 通知等可以電話簡單正確說明之事項, 經通話後, 發話人如認有必要, 可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章, 以一份送達受話人簽收, 雙方附卷, 以供查考 其他定型化處理之公文 二 公文類別除上述外, 尚有下列類別, 得視公務性質使用之 手令或手諭 : 機關長官對所屬有所指示或交辦時使用 簽 : 承辦人員就職掌事項, 或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述 請示 請求 建議時使用 個人對長官有所請示 建議 請求時使用 報告 : 公務用報告如調查報告 研究報告 評估報告等 ; 或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用 箋函或便箋 : 以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用 聘書 : 聘用人員時使用 證明書 : 對人 事 物之證明時使用 證書或執照 : 對個人或團體依法令取得特定資格時使用 契約書 : 當事人雙方意思表示一致, 成立契約關係時使用 提案 : 對會議提出報告或討論事項時使用 紀錄 : 記錄會議經過 決議或結論時使用 節略 :

10 16 保成國文 ( 公文 ) 對上級人員略述事情之大要, 亦稱綱要 起首用 敬陳者, 末署 職稱 姓名 說帖 : 詳述機關掌理業務辦理情形, 請相關機關或部門予以支持時使用 其他有需要之文書 三 上述各類公文屬發文通報周知性質者, 以登載機關電子公布欄為原則 ; 另公務上不須正式行文之會商 聯繫 洽詢 通知 傳閱 表報 資料蒐集等, 得以發送電子郵遞方式處理

第一篇文概說第七章公文的用語及標點符號公本篇內容 第一章 緒論 第二章 公文的意義 第三章 公文與高 普 特各類考試 第四章 公文程式之意義及演變 第五章 公文之分類及其行文系統 第六章 公文之結構與行款 第一篇 第一章緒論 003 第一章緒論 等 等 004 最新應用公文 第一篇 第二章公文的意義 005 第二章公文的意義 第一節 一 須為公務員製作之文書 二 須為公務員 職務上 製作之文書 006

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