新進人員懇談會

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1 基本公文注意事項 96.02

2 公文簽辦注意事項 簽辦公文需將重點陳述於主旨, 有關經費 人員 空間需求等要項亦應說明清楚, 不要隱藏於附件內 簽辦外來公文, 承辦人需將外來文之內容重點簡述清楚, 再擬辦陳閱 承辦人需負責追蹤簽辦之公文後續流程

3 常見的公文處理問題 管發中心徐仙中 2007/02/09 1

4 大綱 前言 公文的基本結構 公文的用語 相關單位副知 2

5 前言 在發明文字以前, 人類用結繩 圖畫 符號, 來應付日常生活所需, 此為原始應用文 文明日進, 當人類有了文字, 即利用文字來 處理事務, 抒發情感, 此即現今之應用文 3

6 應用文的定義 廣義古今全部的文章 狹義個人相互間 機關團體間 個人與機關 團體相互間, 往來使用之各種特定形式的文字 4

7 應用文的特質 有特定的 目的 對象 格式 用語 5

8 對象 - 適格得體 老師的老師還是稱 老師, 或稱 令尊 或 尊翁 直屬長官僅一人時, 免加稱姓, 如謹陳 校長 或 總務長 長官如有二人或以上時, 稱姓以示區別, 如謹陳 總務長陳 副校長洪 校長許 6

9 對象 - 適格得體 因信封或公文袋上收信人紅色框欄中已留有 天頭地廓, 故書寫時應頂天立地, 不可低頭 吊腳 姓 係代代相傳, 而 官銜 係國家所賦與, 故姓及職稱不可側書, 名字則可側書 邀請光臨的請帖, 漏寫邀約理由 時間與地點 7

10 應用文的種類 書信 契約 書狀 規章 便條 名片 柬帖 啟事 表報 廣告 電報 規章 對聯 題辭 會議文書 自傳履歷 公文 * 以上概分 17 類 8

11 公文 古稱官書 文書 文牘 公牘 凡處理公事之文件曰公文 年 7 月 29 日中國北洋政府公布 新公文程式 是我國現代史上為公文所下的最初定義 要件 分類 處理程序 結構 用語 撰擬原則 9

12 公文的要件 處理公務的文書 ( 內容必須與公務有關 ) 有一定的格式, 一定的製作 傳遞程序 發文與受文者當中起碼有一方是機關 ( 官署與 非官署 ) 10

13 公文的分類 名稱上令 呈 咨 函 公告 其他 行文系統上上行文 平行文 下行文 11

14 公文的分類 II 令 公布法律 任免 獎懲官員, 總統 軍事機關 部隊發布命令時用之 呈 對總統有所呈請或報告時使用 咨 總統與國民大會 立法院 監察院公文往返 函 各機關公文往復, 或人民與機關間之申請與答復 公告 各機關對公眾有所宣布 * 以上各款公文, 必要時得以電報 電報交換 電傳文件 傳真或其他電子文件行之 12

15 公文的分類 III 其他公文 簽 報告 書函 便箋 聘書 手令 ( 手諭 ) 證明書 開會通知單 公務電話紀錄 催辦案件通知 其他文書 各公文屬通報周知性質者, 以登載機關電子公布欄為原則 公務上不須正式行文之會商 聯繫 洽詢 通知 傳閱 表報 資料蒐集等, 得以發送電子郵遞方式處理 13

16 公文的基本結構 14

17 公文的基本結構 發文機關 ( 全銜 ) 文別 ( 總統令 ) 機關地址及傳真號碼 ( 令 公告不須 ) 速別及密等 發文日期及字號 有無附件 受文者 ( 公告類免, 簽 報告寫在正文之後, 在對方名銜前加謹陳 敬陳或右陳 ) 本文 ( 主旨或主旨及說明 ) 正副本收受者 署名或印信或機關章 15

18 公文的製作要領 主旨 說明 辦法三段式 文字應簡淺明確並加具標點符號 ( 公文程式條例第八條 ) 簡 - 文少意足 ; 淺 - 用字淺顯 ; 明 - 文義明白清楚 ; 確 - 辭語肯定精確 避免用艱深費解或模稜兩可之詞句 語氣肯定 用詞堅定 互相尊重 主旨 不分項, 為全文精要, 力求具體扼要 敘明行文的期望與目的, 讓受文者一目瞭然 16

19 公文的分段要領 II 當案情必須就事實來源或理由作較詳細的敘述, 無法於主旨內容納時, 再用 說明 說明可改為 經過 原因 分項條列一 二 三 ( 一 ) ( 二 ) ( 三 ) (1) (2) (3) 17

20 公文的分段要領 III 向受文者提出的具體要求, 無法在主旨 說明內 簡述時, 再用 辦法 列舉 辦法 可改為 建議 請求 擬辦 請求核示事項 * 內容繁雜, 或含有表格應編列為附件 18

21 公文的注意事項 II 訂有辦理或復文期限者, 應在 主旨 內敘明 承轉公文應摘述來文要點, 來文過長仍應儘量摘述, 無法摘述, 則列為附件 概括的期望語 請核示 請查照 希照辦 列入 主旨, 不必在 辦法 段內重複 19

22 公文的注意事項 III 說明 辦法 須眉目清楚, 分項條列時每項表達一意, 意義完整者, 雖一句可為一項, 否則雖字數略多, 亦不應割裂 行文的目的如僅為檢送文件, 則採一段完成的寫法, 將附件名稱及份數在 主旨 段內敘明 20

23 公文的注意事項 IV 附件在兩件以上應冠以數字以提醒受文者注意 若採兩段以上的寫法, 則附件名稱及份數通常列在 說明 段最後一項 要求副本收受者作為, 應在 說明 段內列明 21

24 公告的分段要領 主旨 扼要敘述公告的目的和要求 依據 引據有關法則及條文名稱或機關來函 公告事項 將公告內容分項條列, 冠以數字, 另行低格書寫 免署機關首長職稱 姓名 * 一般工程招標或標購物品等公告, 得用表格處理, 免用三段式, 必須蓋用機關印信 22

25 以下公告缺了什麼要件? 內政部公告依據 : 徵兵規則公告事項 : 一 民國七十年出生的男子, 本年已屆徵兵年齡, 依法應接受徵兵處理 二 請該徵兵及齡男子或戶長, 依據戶籍所在地 ( 鄉鎮市區 ) 公所公告的時間 地點及手續, 前往辦理申報登記 23

26 公文寫作原則 充分瞭解案情 選用適當款式 措辭簡淺明確 態度公正和平 作業迅速完備 24

27 公文寫作原則 II 先簽後稿重大興革案, 會商未獲結論之案件 簽稿併陳案情特殊須加說明, 限時辦發 以稿代簽一般案情簡單或例行承轉之案件 * 稿為公文之草本, 須依各機關之規定程序陳閱核判後發出 25

28 公文的用語 26

29 公文的用語 稱謂語引述語 准駁語請示語 期望及目的語附送語 結束語 法律用語 法律統一用字 27

30 公文的用語 II 稱謂語 : 貴鈞長女士先生君台端本職 引敘語 : 復 來函依 辦理 准駁語 : 准予照辦敬表同意如擬照准歉難同意 請示語 : 是否可行 ( 通用 ) 28

31 公文的用語 III 期望或目的語 請鑑核 請核示 請釋示 請鑑察 請核轉 請核備 請核准施行 ( 對上級機關或首長用 ) 請查照請查照辦理請查照見復請同意見復請惠允見復 ( 對平行機關用 ) 希查照希照辦希辦理見復希切實辦理希依規定辦理希照辦並轉行所屬照辦 ( 對下級機關用 ) 29

32 公文的用語 IV 附送語 :( 有附件時用 ) 檢陳 ( 對上級機關或首長用 ) 檢附 檢送 ( 對平行或下級機關用 ) 結束語 : 謹呈 ( 對總統簽用 ) 謹陳. 敬陳. 右陳 ( 於簽末用 ) 此上. 此致 ( 於便箋用 ) 30

33 法律統一用語 設 機關 置 人員 第九十八條 第一百十八條 自公布日實施 處 五年以下有期徒刑 科 五千元以下罰金 處 五千元以下罰鍰 31

34 法律統一用語 II 蒐集 菸葉 菸酒 貫徹 澈底 電表 水表 儘先 儘量 麻類 亞麻 事蹟 史蹟 遺蹟 32

35 法律統一用語 III 計畫 ( 名詞用 ) 策劃 規劃 擘劃 ( 動詞用 ) 聲請 ( 對法院 ) 申請 ( 對行政機關 ) 給與 ( 實物 ) 給予 授予 ( 名位 榮譽 ) 紀錄 ( 名詞 ) 記錄 ( 動詞 ) * 95 學年度展臂歡迎新朋友暨新生入學指導 協調會會議紀錄記錄 :ooo 33

36 法律統一用語 IV 穀 穀物 行蹤 失蹤 妨礙 障礙 阻礙 賸餘 占 占有 獨占 牴觸 雇員 雇主 雇工 ( 名詞用 ) 僱 僱用 聘僱 ( 動詞用 ) * 法律用 制定, 行政命令用 訂定 34

37 上行文舉例 臺北市信義區公所 函 受文者 : 臺北市政府發文日期 : 中華民國 o 年 o 月 o 日發文字號 :(oo)o 字第 o 號主旨 : 檢陳本所 o 年公文處理合於獎勵之人員名冊一式五份, 請核獎 說明 : 一 依鈞府 o 年 o 月 o 日第 o 號函辦理 二 其他人員俟按權責核定後再行報核 35

38 下行文舉例 36

39 相關單位副知 37

40 相關單位副知 II 案件陳核前應先送會有關單位, 由受會單位簽註意見 會辦單位意見紛歧, 應由主辦單位先行協調, 取得一致共識後陳核 如確實無法協議, 再將各單位所提意見錄案陳請首長裁示 各單位於其他單位送會之簽稿, 如有意見, 應即提出, 一經會簽, 即認為同意, 應共同負責 38

41 相關單位副知 III 凡文件須經其他院 處 室 所 系 館 中心 組會簽者, 須經其單位主管簽章後送會有關單位 人員 會簽案件如屬知會性質, 由會簽單位會簽後送陳核定 如屬兩單位以上主管業務, 或須會商辦理之案件, 應由主辦單位先行徵詢會辦單位意見歸納整理陳核 ( 本校文書處理規則第十一條 ) * 社團法人台灣評鑑協會 39

42 其他 公文受文者有數個行文單位時, 其書寫順序有主 從 大 小之分, 主要行文對象為正本, 其他相關對象為副本 書寫順序依下列原則 : 一 機關層級高者, 書寫在前, 餘依序 二 機關層級相同時, 依組織法 ( 條例 ) 建置單位順序寫 40

43 其他 II 三 個人部分, 則以職位高者, 書寫在前 四 職位相同者, 以主管職務者書寫在前 五 職位及職務皆相同時, 除依組織建置單位順序書寫外, 輔以資歷較久者寫在前 41

44 其他 III 六 職位 職務及資歷皆相同時, 本著敬老尊賢之原則, 年齡大者書寫在前, 餘依序 七 委員會其參與委員眾多時, 可依姓氏筆劃順序書寫, 於文末加註 按姓氏筆劃順序排列 八 開會通知出席單位或人員, 上排為大, 下排次之, 承辦單位 ( 人 ) 殿後 42

45 其他 IV 確認簽文內容合宜 勿迴避必要之事前溝通 確定行文流程周密 確保遞送過程無誤 密切追蹤處理的情形 簽文結果審慎處理 43

46 其他 V 先會簽或先陳核 配合單位及執行問題單位之溝通 訊息及意見之彙整 共同參與研擬或討論單位 業務相關單位 ( 或個人 ) 避免角色混淆, 錯用決行語句 44

47 其他 VI 擬稿以一文一事為原則 擬辦文稿時如有來文, 應檢附原案陳核, 不可與原文脫離或先將來文存查, 以使核稿者有所瞭解或作修改稿件之參考 無轉行或答復必要之文件及屬於參考性質之副本, 均應簽擬陳核存查後歸檔, 不可置之不理 45

48 其他 VII 機關團體間行文, 受文者應書寫 全銜, 如 行政院人事行政局 不可書寫為 人事局 機關內部單位間文書往返時, 可用縮寫或簡稱, 如 進修推廣部 可簡稱為 進推部, 管理發展中心 可簡稱為 管發中心 46

49 副本缺重要單位? 學校會計室主辦行文董事會 主旨 : 撤銷 92 學年度法人登記證書變更財產總額乙案, 陳請鑒核 正本 : 董事會 副本 : 本校秘書室 oooooo 會計室 附設醫院 萬芳醫院 署名 : 臺北醫學大學校長 ( 全銜 ) 許 oo 47

50 The End Thanks for Your Attention Q & A 48

51 公文流程簡述 ( 電子公文 ) 秘書室林佳靜主任秘書洪正宜組員

52 本校現行的公文種類 收文 簽 函 ( 函稿 ) 書函 ( 書函稿 ) 公告 ( 公告稿 ) 開會通知單

53 公文的結構 簽 : 原則上以 主旨 説明 擬辦 三段式表述 函 書函 : 原則上以 主旨 説明 辦法 三段式表述 説明 辦法 可因案因事而加以活用 公告 : 原則上以 主旨 依據 公告事項 三段式表述 開會通知單 : 格式化公文

54 簽 的撰擬 幕僚人員為處理公務, 就案情做相關查證後, 以文字對直屬長官報告案情或依其專業之本職學能研擬處理方案, 以供上級瞭解並做抉擇之依據所用者 通常是撰稿前的草稿 協商 建議的機會 為機關內部單位簽辦案件所用

55 稿 的撰擬 為機關團體對外發文前所撰擬的草稿, 必須依照分層授權 相關法令 案例等以公文程式條例撰寫, 依各機關核判程序發出者 文字應力求 簡 淺 明 確, 並加具標點符號, 避免錯誤和遺漏 經過機關首長或分層授權規定決行者, 方可繕發

56 簽 稿 的擬辦方式 先簽後稿即先呈 簽, 待長官核定後依批示結果撰寫文稿, 再依程序呈 稿 簽稿併陳簡簽與文稿同時呈閱, 方便於上級長官了解案情, 據以制發, 可提昇公文處理效率 以稿代簽一般為案情簡單, 或是例行承辦的案件, 毋須另行上簽者

57 公文處理流程 - 簽 校長 副校長 ( 授權代行 ) 秘書室 一級主管 ( 授權代行 ) 歸 檔 承辦人簽領 單位主管簽核 承辦人員創簽

58 公文處理流程 - 外來文簽辦 校長 副校長 ( 授權代行 ) 秘書室 一級主管 ( 授權代行 ) 歸 檔 承辦人簽領 單位主管簽核 承辦人員收文

59 公文處理流程 - 發文簽辦 校長 副校長 ( 授權代行 ) 文書組歸檔 秘書室 郵寄 電子發文 一級主管簽核 文書組繕校 發文 承辦人簽領 單位主管核稿 承辦人員創稿

60 公文處理流程 - 簽 ( 院 所 系 科 ) 校長 副校長 ( 授權代行 ) 秘書室 院長 ( 授權代行 ) 系主任簽核 歸 檔 科主任簽核 承辦人簽領 承辦人員創簽

61 公文處理流程 - 外來文簽辦 ( 院 所 系 科 ) 校長 副校長 ( 授權代行 ) 秘書室 院長 ( 授權代行 ) 歸 檔 承辦人簽領 系主任簽核 科主任簽核 承辦人員收文

62 公文處理流程 - 發文簽辦 ( 院 所 系 科 ) 校長 副校長 ( 授權代行 ) 文書組歸檔郵寄電子發文文書組繕校 發文承辦人簽領 秘書室院長簽核系主任簽核科主任核稿承辦人員創稿

63 授權決行 一級主管經授權可決行的公文核決類別為 : 外來收文 創簽 公告及開會通知單等四種 函 ( 稿 ) 書函 ( 稿 ) 多為對外行文所用, 經秘書室處理核決後, 才交由文書組掛號正式發文, 加蓋校長簽名章或學校條戳章後方可寄發 部份例行業務之核決權, 已授權相關單位長官依分層負責原則決行, 提昇公文承辦效率

64 注意事項 起實施公文横式書寫, 簽及文稿簽署原則為 : 自左而右, 由上而下簽辦 公文簽辦時效分為 : 最速件 者一天 速件 者三天及 普通件 者六天三個等級 應保守秘密之公文, 其制作 傳遞 保管, 均應以密件處理之

65 常見的問題 使用正確的機關名稱, 如 : 臺 北醫學大學

66 常見的問題 引用正確的公文格式及結構 : 簽 : 用於機關內部, 非發文用 主旨 : 扼要敘述, 不得分段 說明 辦法 : 得分項條列, 另行低格書寫, 並冠以數字 附件 : 二個以上時, 應標示序號

67 我是誰 : 常見的問題 外行公文所代表的是學校 立場與校長的身分, 遣詞 造句必須準確拿捏

68 常見的問題 避免使用簡體字及錯別字 : 如 體 ( 体 ) 育 紀 ( 記 ) 錄 公布 ( 佈 ) 檢陳( 呈 ) 策劃 ( 畫 ) 計畫( 劃 ) 身分 ( 份 ) 稽徵( 征 )

69 用字舉例計畫策劃紀錄記錄申請聲請給與給 ( 授 ) 予 說明名詞用 畫 動詞用 劃 名詞用 紀 動詞用 記 對行政機關用 申請 對法院用 聲請 給與實物給予名位 榮譽等抽象事項

70 常見的問題 正確使用公文用語 : 如 行文至教育部, 為上行文, 首長須以全銜署名, 並尊稱為 鈞部, 並挪抬 ( 空一格 ) 以示尊敬

71 上行文 平行文及下行文 稱謂語 1. 鈞 1. 貴 2. 大 3. 鈞長 鈞座 2. 台端 先生 女士 君 期望及 1. 請 鑒核 1. 請 查照 目的語 請 查核 請 查照辦理 2. 請 核示 2. 請查照 見復 3. 請 核備 附送語 陳 檢陳 附 檢送 檢附

72 常見的問題 何謂 串簽 並簽? 串簽 : 指公文流程關卡中須依序一關一關完成簽核者 並簽 : 直屬長官簽核完成後, 須於流程中同時會辦多個外單位, 以簡省關卡簽辦時效者

73 常見的問題 正確設定電子公文承辦流程 : 先經自己直屬主管 ( 一 二級 ) 簽辦完成後, 再行串簽或並簽至其他相關單位 最後關卡必為校長或經授權決行之一級主管, 絶不可設為並簽的狀態

74 發文公文樣式

75 實例說明 實例一 ( 函 ) 實例二 ( 書函 ) 實例三 ( 公告 ) 實例四 ( 簽 函 ) 實例五 ( 函 簽 ) 實例六 ( 誤用 ) 實例七 ( 修改 ) 實例八 ( 流程例 ) 實例九 ( 學科例 ) 實例十 ( 實習例 ) 實例十一 ( 上行文 ) 實例十二 ( 平行文 ) 實例十三 ( 下行文 ) 實例十四 ( 奬勵公告 ) 實例十五 ( 流程修正 )

76 公文處理之相關連結

77 ~ 謝謝指教 ~ 秘書室 ( 文書組 ) 分機 :2322 doc@tmu.edu.tw

78 臺北醫學大學 總務處公文簽稿常用語 報告人 : 李顯章副總務長

79 採購常用語 採購自辦案 : 單位自行採買之案件 採購一般案 : 單位申請, 由事務組進行採買之案件 政府採購法 : 運用政府機關之經費, 所需引用作為公平 公開採購程序之採購辦法 公開招標 : 邀請不特定廠商投標 選擇性招標 : 辦理廠商資格審查後, 再行邀標之謂 限制性招標 : 不經公告程序, 邀請一家廠商議價或兩家廠商比價之行為

80 驗收常用語 主驗 : 主持驗收之人或單位, 但不可為承辦採購單位之人員 會驗 : 接管單位或使用單位, 並著重在功能驗收 監驗 : 本校會計單位之人員 授權自驗 : 金額低且為消耗材, 由主驗單位授權予會驗單位自行驗收且不經監驗之行為

81 其他類 其餘總務處之專業用語多為繁瑣, 但一般行政上之溝通以一般日常語彙就可表達語意, 故建議不必強求精準到專業用語 如滲水 漏水 ; 如空調 冷氣

第一篇文概說第七章公文的用語及標點符號公本篇內容 第一章 緒論 第二章 公文的意義 第三章 公文與高 普 特各類考試 第四章 公文程式之意義及演變 第五章 公文之分類及其行文系統 第六章 公文之結構與行款 第一篇 第一章緒論 003 第一章緒論 等 等 004 最新應用公文 第一篇 第二章公文的意義 005 第二章公文的意義 第一節 一 須為公務員製作之文書 二 須為公務員 職務上 製作之文書 006

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