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- 柔娴 仇
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1 财务借款及报销流程 天津天士力国际营销控股有限公司 财务部
2 一 网上报销路径二 财务制度 及报告单附件的下载路径三 财务报销流程及规定四 财务报销注意事项五 借款及报销的预算控制
3 一 网上报销路径 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 1 差旅费报告单 2 业务招待费报告单 3 其他事项报告单 4 费用借款单据 5 资本性资产支付申请单 6 物资采购报告单 9
10 借 ( 预付 ) 款类流程 费用借款单据资本性资产采购付款单 报销支付类流程 其他事项报告单差旅费报告单招待费报告单资本性资产支付申请单 10
11 如何在网上填写报告单? 11
12 12
13 13
14 14
15 15
16 差旅费报销单 16
17 招待费报销单 招待外部业务客户时需写明具体单位 17
18 资本性资产支付申请单 18
19 19
20 二 财务制度 及报告单 附件的下载路径 20
21 21
22 22
23 1 网上报销操作规范 2 出差管理规定 3 备用金管理政策 4 海外代垫费用管理规定 5 全面预算管理制度 23
24 三 财务报销流程及规定 24
25 财务报销流程及规定 1. 境内差旅费报销相关规定 出差申请 * 差旅费报销必须事前填写 出差申请, 出差申请签批后方可出差 * 出差申请 在签批后, 必须到人力资源部进行签字备案 * 出差申请 的审批权限总经理负责对总监 各部门经理的出差进行审批各部门经理负责对本部门人员的出差进行审批各职能部门的各级别人员到境外出差, 必须经公司总经理批准 25
26 财务报销流程及规定 2. 境内差旅费报销相关规定 交通 住宿及补贴标准 董事会成员 / 总经理 总监部门经理部门经理以下人员 交通工具 实报实销 1. 飞机经济舱 : 机票 机场建设费 进出机场的出租车费实报实销 2. 动车 火车硬卧 车票 订票费和往返火车站的出租车费实报实销 ; 3. 轮船二等舱 : 船票 订票费和往返港口的出租车实报实销 1. 飞机经济舱 : 机票 机场建设费 进出机场的出租车费实报实销 2. 动车 火车硬卧 车票 订票费和往返火车站的出租车费实报实销 ; 3. 轮船二等舱 : 船票 订票费和往返港口的出租车实报实销 1. 一般不得乘坐飞机 2. 动车二等 火车硬卧, 车 票 订票和往返火车站的出 租车费实报实销 ; 3.. 轮船三等舱 : 船票 订票 费和往返港口的出租车费实报实销 住宿费 实报实销 三星级以上酒店 标准 400 元 / 天 三星级酒店 标准 350 元 / 天 标准 250 元 / 天 出差补贴 无 120 元 / 天 120 元 / 天 120 元 / 天 26
27 财务报销流程及规定 3. 境内差旅费报销相关规定 住宿规定 * 下级业务人员陪同上级业务人员共同出差, 应合并报销, 住宿标准可比照上级人员规定开支 * 各部门应鼓励同性别出差, 同性别的两人共同出差应住在一个标准间内, 住宿标准以两人合计标准的 70% 计算 27
28 财务报销流程及规定 4. 境内差旅费报销相关规定 补贴规定 * 出差每日补贴 120 元, 是指 : 出差地市内交通补贴 50 元, 伙食补贴 50 元, 通讯费 20 元 ; * 出差人员往返差旅途中只享受相应时段的伙食补贴, 相应时段的伙食补贴按如下标准计算 : 早餐 5 元, 午餐 20 元, 晚餐 25 元 ; * 业务人员带车出差, 每日补贴 70 元 ; * 业务人员集团下属子公司出差, 每日补贴 70 元 ; 28
29 财务报销流程及规定 5. 境内差旅费报销相关规定 其他出差费用规定 * 邮费应取得邮局的证明为凭 ; * 因公携带的行李运费, 应取得正式的运费收据为凭 ; 29
30 财务报销流程及规定 6. 境外差旅费报销相关规定 交通 住宿 补贴标准 董事会成员 / 总经理 总监部门经理部门经理以下人员 交通工具 实报实销 1. 飞机经济舱 : 机票 1. 飞机经济舱 : 机票 机场 机场建设费 进出机场的出租车费实报实销 ( 使用公司 建设费 进出机场的出租车费实报实销 ( 使用公司配车不包括在内 ) 配车不包括在内 ) 住宿费实报实销四星级酒店标准三星级酒店三星级酒店 1. 飞机经济舱 : 机票 机场建设费 进出机场的出租车费实报实销 ( 使用公司配车不包括在内 ) 按 T S L - I N P - F I N 的酒店标准执行 伙食费补贴 无 按 T S L - I N P - F I N 的包干标准执行 公杂费补贴 无 按 T S L - I N P - F I N 的包干标准执行 30
31 财务报销流程及规定 7. 境外差旅费报销相关规定 交通 住宿 补贴标准 * 不同国家住宿费标准 * 境外出差伙食费补贴包干标准 * 境外公杂费补贴包干标准 * 境外公杂费补贴包括境外出差人员出差期间电话费补贴 零星招待费补贴及小费补贴 按包干标准发给个人 ; 到海外分公司出差的, 公杂费补贴计算天数均按 2 天计算 ( 即到达日及离开日 ) * 境外出差报销涉及外币时, 有暂借款的按暂借款日汇率计算, 无暂借款的按报销日汇率计算 31
32 20 美元 : 早餐 3 元, 午餐 07 元, 晚餐 10 元 ; 25 美元 : 早餐 3 元, 午餐 10 元, 晚餐 12 元 : 30 美元 : 早餐 5 元, 午餐 10 元, 晚餐 15 元 : 32
33 财务报销流程及规定 8. 境外差旅费报销相关规定 其他规定 * 境外出差地的交通 邮电 办公用品等开支据实报销 * 境外出差地支付的小费不予报销 33
34 财务报销流程及规定 9. 会议出差报销相关规定 * 公司有关人员参加全国各地区各级工作会议, 一律按主办单位确定的会议标准据实列支, 凭会议通知和有效凭证财务部给予审核并报销, 如会务费中包含食宿等费用, 出差人员不再享受各类出差补贴 ; * 公司有关人员参加集团内部组织的国内工作会议, 由经办部门统一报销, 业务人员不再单独报销, 也不享受各类出差补贴 ; * 参加培训学习的人员比照会议出差执行 ; 34
35 财务报销流程及规定 10. 招待费报销规定 招待费报销流程 业务招待说明书 35
36 财务报销流程及规定 11. 招待费报销规定 招待费标准 董事会成员 / 总经理 总监 / 部门经理 部门经理以下人员 招待国内客人 据实报销招待较高级别人员, 标准为 150 元 / 人标准为 50 元 / 人 招待同级别人员, 标准为 100 元 / 人 招待较低级别人员, 标准为 50 元 / 人 招待国外客人 据实报销 招待欧美日等发达国家客人, 标准为 200 元 / 人 招待其他国家客人, 标准为 150 元 / 人 36
37 12. 图书报销规定 财务报销流程及规定 图书入库单 37
38 财务报销流程及规定 13. 外出办公误餐津贴报销规定 * 外出 ( 天津市内 ) 中午误餐,20 元 / 次 / 人 * 北京中午误餐,50 元 / 次 / 人 ( 北京配车出差不足一天, 不享受出差补贴的情况下适用 ) 38
39 财务报销流程及规定 14. 市内办公及加班交通费报销规定 * 市内办公原则上应使用公司配车, 公司配车确实无法安排的应首先经过车队队长同意, 并签字确认 用车申请单 * 经车队队长同意后, 可乘出租车外出办公 凭有效出租车票据实报销, 后附 用车申请单 * 平日加班应尽量搭乘晚班车, 确因工作需要, 加班时间超过 21:00 的, 可在部门经理同意后搭乘出租车回家 凭有效出租车票据实报销, 后附 用车申请单 * 周六日加班原则上应尽量搭乘公司统一班车, 确因工作需要不能搭乘公司班车的, 在部门经理同意后可搭乘出租车 凭有效出租车票据实报销, 后附 用车申请单 39
40 财务报销流程及规定 15. 海外分公司代垫费用报销规定 * 为海外分公司代垫款项必须获得海外分公司相关人员的确认 ;1000 元及以上金额由财务经理及总经理共同签字确认,1000 元以下由财务经理签字确认即可 海外代垫费用确认单 * 为海外分公司代垫款项报销, 在网上申请选取费用科目为 代垫费 * 为海外分公司代垫款项报销原始票据一律不粘贴在 原始凭证粘贴页, 所有原始票据必须复印, 将复印件粘贴在 原始凭证粘贴页, 并将原始票据以曲别针与报告单附在一起 ; * 所有代垫款项必须在摘要栏注明代垫费用所属国家 事项说明等 40
41 四 财务报销注意事项 41
42 1. 出差借款及报销冲账 * 出差借款需在出差前 3-5 个工作日将付款申请单递交财务部履行签批手续 * 境内出差需在出差回来后一周内到财务部办理报销冲账手续 * 境外出差需在出差回来后两周内到财务部办理报销冲账手续 * 境内境外出差逾期一周及以内办理报销冲账手续的, 报销费用为 80% * 境内境外出差逾期一周至两周办理报销冲账手续的, 报销费用为 60% * 境内境外出差逾期两周以上仍不到财务办理报销冲账手续的, 不再予以报销 * 境内境外出差借款, 逾期两周以上仍不办理报销手续的, 财务部将暂停对该出差人员的所有付款业务, 直至其全额归还所借款项 42
43 公务 2. 非出差公务借款及报销冲账 * 借款时需在用款前 3-5 个工作日将付款申请单递交财务部履行签批手续 * 借款时需注明预计报销冲账时间 * 需在预计时间前后一周内办理报销冲账手续 * 因实际业务延迟完成, 造成不能按预计时间办理冲账报销手续的, 须在预计时间后一周内向财务部做书面说明, 并重新确定还款时间 * 在预计时间一周后仍不办理报销冲账手续且未作书面说明的财务部将暂停对该借款人员的所有付款业务, 直至其全额归还所借款项 43
44 3. 备用金借款及还款 * 备用金实行定额管理, 备用金额度需考量实际业务需要 * 备用金的借款必须进行备用金额度审批 天津天士力国际营销控股有限公司员工备用金额度申请表 * 备用金支出必须在公司业务范围之内, 不得挪作他用 * 备用金必须于每年 12 月 25 日之前全部归还, 业务人员可于次年 1 月对备用金进行重新审批及借款 44
45 4. 各项借款统一管理规定 * 各项借款必须遵循 一事一借, 一事一清 的原则 借款余额必须及时归还, 不得擅自挪作他用 * 借款业务必须在报告单上填写本人姓名, 领款必须由本人办理 财务部追索欠款的原则是 谁借款, 谁领款, 谁还款 * 部门经理对本部门的借款负责, 部门经理有责任督促本部门业务人员及时还款 * 财务部对各类借款遵循 前款不清, 后款不借 的原则 45
46 5. 原始凭证粘贴页的粘贴及填写要求 * 报告单必须后附合法的原始凭据, 原始凭据应粘贴在 原始凭证粘贴页 上 * 不同种类的原始凭据应粘贴在不同的 原始凭证粘贴页 上 ; * 原始凭据粘贴时要向左靠齐, 不要越过 装订线 ; * 原始凭据较多时, 应将原始凭据以 锯齿状 依次向右粘贴 ; * 原始凭据粘贴时不得使用订书钉, 粘贴要牢固, 粘贴时不覆盖日期 金额 发票号码等重要信息 ; 46
47 5. 原始凭证粘贴页的粘贴及填写要求 * 原始票据尺寸超过粘贴页尺寸的, 必须按粘贴页大写折叠整齐 ; * 原始凭证粘贴页 上必须在右上角注明附件张数, 即 本页凭证张 附件张数原则上不允许修改, 如必须修改需由业务人员在修改处签章 * 网上报销 系统申请后, 系统自动生成报销单据编号, 此编号一定要填写在原始凭证粘贴页上 47
48 原始凭证粘贴页 用于所有报销的原始票据的粘贴 48
49 . 原始凭证粘贴页范例 粘贴时票据不超出装订线 原始凭证较多, 应以锯齿状错开粘贴 49
50 6. 网上报销操作规范 * 根据实际业务情况在网上报销系统进行单据填报, 同时将各类原始单据粘贴在原始凭证粘贴页上 * 在网上填报单据时, 需正确选择预算科目, 并在 详细情况说明 处对所报销业务的详细内容进行如实填写, 填写内容包括报销业务发生的时间 地点 人物 原因 结果等必要事项 * 业务人员在提交所填报的报销单据后, 系统自动生成报销单据编码, 如 TGJ- F XX-XXXX, 业务人员将系统生成的编码填写在原始凭证粘贴页上 * 各部门业务人员将本部门经理 / 总监已在网上审核同意报销的原始凭据投递到财务部 票据投递箱, 同时在 报销单据登记表 上进行登记 财务部不对未登记票据的丢失 毁损负责 50
51 6. 网上报销操作规范 * 经财务部会计审核不能通过的原始单据, 在审核意见上输入否决原因, 并点击否决 同时通知业务人员取回原始凭证, 并在 报销单据登记表 的相应单证号处签字确认已取回 原始单据需由申请人自行取回, 他人不得代取 * 所有差旅费 培训费的借款 报销及冲账单据, 均会在各部门经理 / 总监签批后自动流转到人力资源部进行审核签批 51
52 7. 取得原始发票时应注意的事项 1) 公司抬头 天津天士力国际营销控股有限公司 ( 必须完全一致 ) 2) 开票时间 发票上的金额大小写是否正确 3) 发票是否是国家税务局印制或监制的 合法发票 ( 合法的报销票据必须为中国合法发票 收据 收条 购物小票等不能作为合法报销票据 ) 4) 发票上要盖有 发票专用章 5) 机打发票必须为全部机打, 手写无效 ( 除明确注明可以手写项目外 ) 6) 如可取得增值税发票的, 请向财务部索取 增值税发票开票信息 52
53 53
54 54
55 六 借款及报销的预算控制 55
56 古人言 : 凡事预则立, 不预则废 准确的业务预算是确保财务环节顺利进行的前提和关键 56
57 1 年度预算的上报时间为每年的 10 月份 2 月度预算的上报时间为每月的 15 日前 3 所有月度预算需在年度预算内方可进行月度申报 4 所有借款及报销须在月度预算内方可进行网上报销申请 5 预算外资金支出必须先进行预算追加或调整手续, 获得批准后, 方可在网上报销系统进行申请 预算外追加 调整审批表 57
58 谢谢! 58
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