农银汇理基金管理有限公司财务管理实施细则

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1 农银汇理基金管理有限公司 财务管理实施细则 费用管理 第一条本细则所称 费用 是指公司在日常经营过程中发生的所有固定性和变动性费用项目, 主要是指公司在调研 营销 公共关系 员工培训 日常办公等过程中发生的国内差旅费 招待费 通讯费 涉外差旅费 交通费 培训费 会议费 办公费等 第二条费用管理的原则 : ( 一 ) 合法性原则 各类原始报销凭证须内容真实, 要素齐全, 列入报销范围的费用事项必须合法 ( 二 ) 及时性原则 员工须按照规定及时报销相关费用, 所有费用应在取得发票之日起一月内报销完毕, 逾期费用原则上不予报销 特殊情况报销逾期费用的, 由报销人书面说明情况, 报运营总监核准 ( 三 ) 分类管理原则 费用实行分类审批和报销的原则, 在此基础上, 实行 一事一报 的办法, 一事 指一次性支出或在某地连续时间内的支出 第三条 费用管理的目标 : 满足公司发展需要, 合理节约资 金, 提高资金使用效益 第四条 费用审批管理 ( 一 ) 费用审批程序涉及的相关人员及其权责 : 1 申请人 : 即费用的直接使用人 申请人对报销凭证的真实性 1

2 负责 2 审核人: 即申请人所在部门的负责人及公司分管领导 审核人对费用发生的真实性和费用使用的必要性负责 3 财务审批人: 即综合管理部财务主管 综合管理部总经理 公司分管领导 ( 运营副总监 运营总监 总经理 ) 财务审批人对费用的财务合规性负责 ( 二 ) 费用审批权限 : 费用类别申请人金额审核人财务审批人 类别不限 不限 金额大于 10 万元 部门总经理 分管 总监或副总监 运营总监 固定资产支出 及装修费 不限 不限 部门总经理 分管 总监或副总监 运营总监 副总监及以上 监 察稽核部总经理 总经理 差旅费 部门总经理分管总监或副总监运营副总监 其他员工 部门总经理 综合管理部财务主 管 副总监及以上 总经理 业务招待费 ( 指 餐费和礼品费 ) 其他员工 5000 元以上 元 部门总经理 分管总监或副总监部门总经理 分管总监或副总监 总经理 运营副总监 2

3 1000 元以 下 部门总经理 综合管理部总经理 市内交通费 500 元以上 部门总经理 分管 总监或副总监 运营副总监 500 元以下部门总经理综合管理部总经理 行政办公费用 5000 元以下 5000 元以上 综合管理部总经理 综合管理部总经理 运营副总监 总经理 其它费用 5000 元以下 5000 元以上 部门总经理 部门总经理 分管 总监或副总监 运营副总监 总经理 财务审批人作为费用申请人或外出不在的, 由其直接上级审批 ; 总经理作为费用申请人的, 由运营副总监审批 ( 三 ) 费用审核流程如下 : 1 申请人填写有关费用报销单; 2 申请人所在部门负责人 公司分管领导审核; 3 财务审批人( 综合管理部财务主管 综合管理部总经理 运营副总监 运营总监 总经理 ) 审批 ; 4 综合管理部会计编制记账凭证; 5 综合管理部出纳付款或核销支票 3

4 第五条 费用分类管理 ( 一 ) 国内差旅费管理 1 国内出差是指公司员工受公司派遣在公司办公所在地城市以外地履行公务 差旅费主要包括 : 乘坐飞机 ( 火车 ) 等票款费用, 以及往返机场 ( 车站 码头 ) 的车费 住宿费 出差地市内交通费 补贴等 1 公司员工应严格履行出差报批手续, 填写 出差审批表 ( 附件 1), 审批人为出差人的分管总监 未经批准不得自行出差, 自行出差或因私出差所发生的差旅费均由其本人自行承担, 公司不予报销 3 差旅费报销实行限额内实报实销制, 即长途交通费在标准内据实报销, 住宿费及市内交通费在规定标准限额以内凭发票报销, 伙食补助按每天定额标准补贴 4 长途出差交通工具乘坐标准: (1) 公司总监 督察长及以上人员据实报销 ; (2) 公司副总监及以下人员长途出差交通工具乘坐标准为 : 级别飞机火车轮船 公司副总监 直线距离 800 公里 直线距离 800 公 二等舱及以上 及以上, 公务舱 里以内的, 硬卧 及以上 高铁及 动车特等座及以 下 4

5 部门正副总经理 基金经 直线距离 800 公里 直线距离 800 公 二等舱 理 及以上, 可乘飞机 里以内的, 乘火 普通舱或火车软卧 车硬卧或高铁 动车一等座及以 下 其他员工同上直线距离 800 公 三等舱 里以内的, 乘火 车硬座或高铁 动车二等座及以 下 5 公司员工在不符合乘坐飞机标准的情形下, 因情况紧急需乘坐飞机的, 须报公司总经理特批, 并在出差审批表交通工具选择栏中备注原因 凡不符合乘坐飞机标准且未经特批而乘坐飞机出差的, 一律按规定标准报销 6 市内交通标准: (1) 公司总监 督察长及以上人员据实报销 ; (2) 公司副总监及以下人员在出差期间的市内交通费标准为 : 二 三类城市 80 元 / 天, 一类城市 120 元 / 天 ( 城市划分标准同下述住宿标准中城市划分 ); 在限额内据实报销, 超出限额不予报销 ; (3) 机场 火车站 长途汽车站至市内区间的交通费用据实报 5

6 销, 且发生金额不计入当天的交通补贴限额, 跨省或城市之间 同一城市的城镇之间 镇镇之间不得租用专门车辆前往 7 住宿标准: (1) 公司总监 督察长及以上人员据实报销 ; (2) 公司副总监及以下人员住宿标准为 : 地区级别总经理 公司总监 督察长 一类城市二类城市三类城市 据实报销据实报销据实报销 公司副总监 部门正副总经理 基金经 理 一般员工 注 : 一类城市 : 北京 深圳 广州 ; 二类城市 : 天津 重庆 大连 青岛 苏州 宁波 温州 厦门 泉州 珠海 三亚以及除广州以外的所有省会城市 ; 三类城市 : 除一 二类城 市以外的城市 (3) 出差人员的住宿费用在连续出差期间 ( 回到上海视为出差中断, 再次出差开始一个新的连续出差期间 ) 调剂使用每日的住宿费, 连续出差期间, 总额标准内据实报销, 超支部分自理 ; 特殊情况下住宿费用超标的, 报公司总经理批准 ; (4) 出差人员的住宿费用在住宿标准内据实报销, 超支部分自理 ; 特殊情况下住宿费用超标的, 报公司总经理批准 ; (5) 出差人员的住宿补贴按实际住宿天数计算 ; (5) 一位员工随同公司副总监 ( 含 ) 以上人员出差, 该名员工住宿标准可以适当上浮, 但上浮幅度不得超过规定标准的 30%; 6

7 (6) 出差地有公司签约酒店的, 应在签约酒店住宿 ; (7) 因参加外部会议或培训的, 须提供会议或培训单位的会议 培训通知, 对方提供食宿的, 不再予以报销住宿费和伙食补贴, 如会议和培训通知中有指定酒店的, 按指定酒店标准予以报销住宿费, 如没有指定酒店, 按公司住宿标准报销, 超标准部分不予以报销 8 伙食补贴标准: (1) 公司总监 督察长及以上人员餐饮费据实报销, 无伙食补贴 ; (2) 其他员工的补贴标准 : 二 三类城市 80 元 / 天, 一类城市 120 元 / 天 ( 城市划分标准同上述住宿标准中城市划分 ); (3) 出差期间因公务需要, 一天报销餐费一次, 扣除当日伙食补贴 50%; 报销业务招待费用两次, 全额扣除当日伙食补贴 ; (4) 因参加公司外部培训对方提供食宿的, 不给予伙食补贴 ; 凡食宿自理的, 需由培训单位提供邀请函或会议议程等证明材料, 并参照出差的有关规定报销 ; (5) 出差人员的伙食补贴天数按出差自然天数减去一天计算, 即算头不算尾 9 员工出差期间发生的其他费用: (1) 因公司业务往来支出的餐费 礼品费用等, 需另行填制报销凭证办理有关审批手续, 不得和差旅费混合报销 ; (2) 在公司发行基金等重大营销活动期间, 直接参加营销活动的员工 ( 公司副总监 ( 不含 ) 以下人员 ) 出差每天补助通讯补贴 30 7

8 元 10 工作人员趁出差之便, 事先经总监批准就近回家省亲办事的, 其绕道车 ( 船 机 ) 费扣除直线单程车 船费, 多开支部分由个人自理 其绕道期间住宿费不予报销, 且不享受出差期间的补助 11 差旅费报销的其他要求 : (1) 为了确保费用的真实可靠, 加强相关票据的管理, 住宿发票必须附酒店的消费清单 住宿费发票内容需填写明确, 包括 住店日期 离店日期及天数 金额 等, 并在住宿费发票背面备注住宿天数 ; (2) 各类发票请按类别 时间顺序分别粘贴 ; (3) 机场及火车站交通发票需要在发票背面注明 ; (4) 如果往返于城镇间的交通费发票或机场发票是定额发票的, 需在背面注明日期时间 起止地点 金额 未按上述要求提交的票据, 财务人员有权要求报销人将票据整理至符合要求方予以报销 ( 二 ) 市内交通费报销标准 1 市内交通费是指公司员工在公司所在地办理公务所发生的交通费, 公司员工正常上下班或因私所发生的交通费不在此列 2 市内交通费为办理公务或夜间加班至晚 8 点以后回住所发生的交通费用 市内交通费实报实销, 原则要求乘坐公共交通工具, 自驾车办理公务的, 只予以报销合理的停车费 3 报销办法: 报销人将原始票据粘贴好, 填写 费用支出报销 8

9 单 并经其部门经理签字确认, 按费用审批程序履行报销手续 每张票上必须注明发生原因及往返地点, 如出租车票和停车票除应详细注明起止地点外, 还应注明公务事由, 如拜访 支行, 参加 会议 ( 写具体会议名称 ) 等, 不得以拜访银行网点 参加券商会议等模糊说明 ( 三 ) 业务招待费及礼品管理 1 公司员工因私发生的招待餐费及礼品费等不得报销 2 公司员工因公发生的招待餐费及礼品, 应按照费用审批程序予以审批 员工个人先行垫付, 超过 2000 元的, 要求刷卡消费, 在费用报销时, 附银行刷卡单据, 如购物场所没有刷卡消费条件的, 应写书面注明并经所在部门负责人签字确认 3 员工因公零星购买的礼品发票必须据实开具, 批量集中采购时, 必须附明细清单及出入库单据, 出入库单据需部门总经理签字 4 员工及其上级共同招待客户, 由员工付费用的, 报销时, 应由参与招待的上级在发票背面签字确认 ( 四 ) 涉外费用管理 1 涉外费用是指支付外事活动相关的费用, 主要指公司员工因公出境培训 考察 访问 学术交流以及公司外事接待等发生的相关费用 2 涉外费用主要包括伙食费 交通费 住宿费 通讯费 补贴等 3 公司员工出境前应事先经申请批准, 并按第十一条及十二条 9

10 规定程序进行审核 批准 4 涉外费用报销实行在规定标准据实报销的办法 5 公司出境人员交通费按以下标准执行 : 人员 交通类 飞机火车轮船 副总监及以上公务舱卧铺头等舱 部门总经理 投资组合经经济舱卧铺二等舱 其他员工经济舱卧铺二等舱 6 公司员工在境外的伙食费 住宿费 通讯费标准如下 : 费用标准 ( 美元 ) 伙食费标准 住宿费标准 ( 人 通讯费标准 ( 人 人员 ( 人 / 天 ) / 天 ) / 天 ) 副总监及以上 70 按实报销按实报销 部门总经理 投资组合经理 按实报销 其他员工 员工境外通讯费是指因公在境外发生的手机通讯费 上网费等通讯费, 应在规定的标准内凭发票账单据实报销 8 公司员工出境期间按照自然天数给与补助, 每天补助 200 元人民币 9 员工因接受邀请出境培训 考察 访问 学术交流等, 由对方单位负担一切费用的, 报销时应附对方单位的邀请函, 并不得另行报销伙食费 交通费 住宿费等 10

11 10 员工出境事宜由旅行社组织进行, 其各项费用使用应在公司规定的标准以内 遇特殊情况, 应报公司领导审批 报销时, 应随同附公司与旅行社签订合同以及费用清单 11 员工回国报销时须提供经审核签字的国外费用支出明细表, 各种报销凭证须用中文说明日期 品名 数量 用途和金额以及经办人 证明人的签字, 并按规定的审批权限报批 ( 五 ) 办公场所通讯费用的管理 1 办公场所通讯费是指在办公场所因公使用通讯工具而发生的费用 2 办公电话费用应控制在合理水平, 综合管理部与信息技术部负责每月对话费过高的异常电话进行核实, 如查明确属私话过多, 报公司领导同意后由综合管理部扣款 3 办公电话( 固定电话 ) 费用 客户服务电话费用 数据专线费用 卫星通信费用 互联网络使用费用 短信息费用 ( 用于办公与客户服务 ) 等, 由信息技术部统一履行审核和报账手续 ( 六 ) 办公费管理 1 办公费用指办公用品 印刷品及其他办公物品服务等项目的支出 2 各部门负责人应对本部门发生的办公费必要性把关 各部门申请办公用品时, 须注明用途 数量 规格型号, 综合管理部需查明是否可调节使用, 再报公司领导确定是否购买 采购程序按照 采购管理办法 执行 11

12 3 综合管理部负责办公用品管理的人员, 须做好办公用品的保管工作, 并建立库存台账, 定期与财务账目进行核对, 确保账实相符, 如有不符应及时查明原因 负责办公用品管理的人员, 每月需填报办公用品领用报表, 报综合管理部负责人, 并通知各相关部门, 作为各部门领用办公用品的考核依据 ( 七 ) 车辆使用费管理 1 公司车辆统一由公司综合管理部管理, 汽油费 停车 过路费由综合管理部统一汇总报销 2 车辆修理 保养, 必须由综合管理部相关人员提出维修申请, 经综合管理部负责人同意后到指定修理厂定点维修, 所需更换的零配件及维修工时费必须在维修清单上详细列明, 经办人签字 综合管理部负责人核实后方可报销 车辆 2 万元 ( 含 2 万元 ) 元以上的大修, 必须以专项形式报批 3 驾驶员因驾驶原因发生的违章罚款, 一律不准报销, 违章造成的车辆损失, 个人须负担净损失的 50% 4 专职驾驶员出车补贴规定: 夜间出车 ( 晚 8 点后 )25 元 / 晚, 休息日出车 25 元 / 天, 机场出车 15 元 / 趟, 长途出车 (100 公里以上 ) 25 元 / 天 ; 有两种或两种以上情况同时出现, 按较高者予以补贴 补贴数额以 车辆行驶记录 为依据, 出车单应记录出车时间 地点, 并由用车人签名 ( 八 ) 会议费使用管理凡公司举行会议活动时, 除提供会议费发票 会议合同 费用结 12

13 算清单外, 还需提供相应的证明材料, 以证明会议发生的真实性, 如会议指南 会议合同 会议纪要 会议通知 照片 签到表等, 上述证明材料无需全部提供, 只需提供可以证明时间 地点 人员 内容 目的 费用标准的材料即可, 其余详细会议资料由举办会议的部门自行保管留存备查 ; 举行会议所发生的款项, 个人不得垫付, 由公司统一支付给会议单位 ( 九 ) 其它费用管理 1 租赁费 水电费 保险费 修理费 劳动保护费 会议费 外事费 培训费 职工福利费 工会经费统一由综合管理部负责管理 2 资料研究费: 购买专业资料, 由业务部门填写 部门书籍资料采购申请单 并由部门总经理签字 综合管理部审核后购买, 所购资料交公司资料管理员登记确认后履行报销手续 图书及报刊订阅由综合管理部负责管理 3 劳动保险费( 养老保险 医疗保险等 ) 劳动保护费 职工福利费和工会经费的使用统一按公司文件或工会通知执行 4 对本办法未提及的其他费用均应遵守本办法规定报销原则和审批程序 ( 十 ) 借款管理 1 公司员工因公借款实行 备用金 及 一事一借 相结合的制度 2 投资部 研究部 销售部及市场部的营销人员, 根据实际工作需要, 可实行 备用金 制度, 备用金标准为每人 元 13

14 3 实行备用金借款制度的员工, 每年年初初可向公司申请备用金借款, 日常按照规定予以报销, 平时不得另行借款 4 实行备用金借款制度的员工, 每年 12 月 25 日必须向公司清缴当年备用金, 下年度的备用金于年初另行办理借款手续 5 其他部门员工因公借款实行 一事一借 制度 6 借款应合理估计使用额度, 按照费用审批权限进行审批 7 借款金额超过 元 ( 包含 元 ) 的, 需提前一天通知综合管理部 8 因公按照 一事一借 办法借款的员工, 如无正当理由, 借款时间不得超过一个月 借款使用完毕后, 须在一周内办理报销手续, 并归还多余资金 ( 十一 ) 在公司基金发行等大型活动期间, 经总经理办公会议批准, 可对费用报销程序 标准等作适当调整 14