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1 出差申请及标准 制度编号 HR- 出差申请及标准 生效日期 编制人 黄良约 签字 会签人 王战顺 签字 签批人杨晶签字 1 / 7

2 一 目的 清晰出差申请流程, 明确各人员出差标准, 严格控制费用开支 二 应用范围制度适用人群 : 全公司人员 ; 差旅费核算内容 : 差旅中的费用支出, 如交通费 住宿费以及其他费用等 三 所有权 各部门负责人, 财务部负责审批部门人员出差申请 财务部, 人力资源部监 督各部门差旅费用使用情况 四 流程 / 指引 1. 出差流程 出差人员至少在出差前 3 个工作日,OA 提交 出差申请表 ( 动车高 铁出行至少提前 3 个工作日, 飞机出行至少提前 7 个工作日 ), 递交部门负 责人 人力资源部 公司审批, 未经批准的出差一旦产生费用均不受理报销 如需预借备用金, 出差人员必须同步递交备用金申请单, 经公司批准后至财 务部办理相关手续 原则上预借的备用金每人每日不超过出差标准的总计 2 / 7

3 预借备用金者必须在出差结束后的 15 个工作日内完成报销手续, 结清 余款 未按时销账者, 财务部可通知人事部于当月工资中先予扣回, 等报销 时再行核付 因公司整体发展规划, 员工需在上海公司与温州公司之间的调派工作情 况, 均不享受出差津贴 员工预订动车票 / 高铁票注意事项 : 员工出差预订的动车票出发时间必须接近日常的上班时间 (8:30-9:30); 回程到达时间需接近日常的下班时间 (17:00-18:00), 否则需要按正常 出勤时间至办公室打卡上班或者员工可以将多余的时间提前做调休处理 员工填写出差申请需注明出发和到达城市 ( 包括乘坐的交通工具 ), 原则上要求统一申请动车二等座 (D 打头车次 ), 特殊情况如需乘 坐高铁二等座 (G 打头车次 ) 需提前在做 OA 出差申请单时注明原 因, 通过审批方可订购高铁票, 否则差额部分自行承担 如飞机出 行, 则需在 OA 上备注说明机票折扣, 原则上折扣不可高于规定折 扣, 如高于则需 OA 选择 总经理特批 方可 员工出差, 必须有 OA 审批通过的出差申请单才能报销相关费用 ( 交通 费 住宿费 出差补助 2. 出差标准 1) 长途交通工具 : 选乘交通工具应以经济快捷为主要原则, 但因紧急情况 经公司批准可选择空运交通工具 3 / 7

4 级别总经理 (8 总监 经理 中心总经理 (6-7 高级主管 副经理 (4-5 助理 / 专员 (1-3 长途交通工具飞机为主, 动车 / 高铁为辅 ( 原则上一等座, 可根据工作情况自行决定是否乘坐商务座 ) 快客 / 动车 / 火车为主 ( 二等座 ); 动车程累计时间超出 6 小时的情况, 可选择飞机, 机票折扣不可超出 7 折 ; 快客 / 动车 / 火车为主 ( 二等座 ); 动车程累计时间超出 6 小时的情况, 可选择飞机, 机票折扣不可超出 6 折 ; 快客 / 动车 / 火车为主 ( 二等座 ); 动车程累计时间超出 6 小时的情况, 可选择飞机, 机票折扣不可超出 5 折 ; 注意事项 : A 飞机出行, 需在 OA 出差申请内备注机票原价, 折扣及现价 ; 如临时安排 出差, 或出行时间内无相应折扣票价, 需要特批的由部门负责人批准并说明原因, 方可购买相应折扣机票 ; 如需人事部协助订票, 则需在 OA 审批同意后告知人 事部前台协助订票 ( 订票时间为工作日 9:00-18:00); B 如忘记订票或出行时发生人为出行时间更改 误车误机等原因, 则需自行 承担因此而产生的差旅费用 ; 如因上级领导失误 ( 如随意更改出差时间或审批出 差流程不仔细等情况 ), 则上级领导负连带责任, 对半承担产生的差旅费用 2) 住宿 : 如出差当地设有公司宿舍或长期合作酒店, 应优先选择 ; 同性两 人一间酒店标准房, 店铺同事住宿区域内自行把关, 住宿酒店参照人力资源及行 政部给到的协议酒店参照 ( 须在级别高的标准内实报实销 ) 4 / 7

5 酒店标准 / 级别总经理 (8 总监 经理 高级主管 副中心总经理经理 (4-5 (6-7 助理 / 专员 (1-3 一级城市 仅限北京, 深圳, 广 州, 上海 1000 元 / 天 500 元 / 天 350 元 / 天 300 元 / 天 一级城市, 二级城市 800 元 / 天 450 元 / 天 320 元 / 天 260 元 / 天 三级城市 500 元 / 天 350 元 / 天 260 元 / 天 200 元 / 天 香港 日本 韩国 1800 元 / 天 1000 元 / 天 750 元 / 天 500 元 / 天 3) 补贴 ( 餐费 杂费 ): 费用标准 / 级别 总经理 (8 总监 经理 高级主管 副中心总经理经理 (4-5 (6-7 助理 / 专员 (1-3 一级城市 ( 仅限北 京, 深圳, 广州, 上 海 ) 200 元 / 天 150 元 / 天 120 元 / 天 100 元 / 天 一级城市, 二级城市 200 元 / 天 150 元 / 天 120 元 / 天 80 元 / 天 三级城市 150 元 / 天 100 元 / 天 100 元 / 天 80 元 / 天 香港 韩国 日本 500 元 / 天 400 元 / 天 300 元 / 天 200 元 / 天 4) 出差期间车费 : 实报实销 ( 在递交出差 OA 申请单时, 必须提前提交费用预算, 并备注于出差申请表内 ) 如需借用公车须提前一天向行政部提交申请, 以便视情况缓急安排车辆 ; 自备车出行 : 按每公里 1 元人民币报销, 过路费实报实销 ( 自备车出 行也需提前做 OA 出差申请 ) 如已享受公司每月固定油费 / 交通补贴的 员工将不再享受自备车出行补贴 ( 来回过路费除外 ) 员工从动车站或机场出发工作地, 需优先乘机场大巴或地铁, 如需乘坐 5 / 7

6 出租车必须提前向部门负责人请示, 未经批准的出租车费一律不受理, 报销需提供相应的单据凭证 ( 实报实销 ) 员工出差期间所产生的出租车费必须提前向部门负责人请示, 未经批准 的出租车费一律不受理, 报销需提供相应的单据凭证 ( 实报实销 ) 出差期间如涉及招待费用, 应事先报部门负责人批准, 经总经理审核同 意后, 采取实报实销制, 报销人凭填写的单据和发票至财务部办理相关 手续, 未经批准的招待费用一律不予报销 出差时间以 12:00 和 24:00 为界线, 作为计算半日或一日补贴的依据, 超过 12 小时算一日 3. 费用报销 出差补贴涵盖出差城市内餐饮费 通讯费 杂费等补助, 标准额度内报 销入账, 无须提供发票 员工出差结束需提交 差旅费报销单, 并出具相应的发票或凭证, 经 部门负责人签批, 财务部审核后交总经理审批 员工应对报销的内容以 及相关单据的真实性 合理性全面负责, 如有弄虚作假的行为将统一按 公司制度处罚 员工应在出差结束后的 15 个工作日内提交报销单, 逾期财务部概不受 理, 团队出差可凭团队发票统一报销 员工在填报 差旅费报销单 时需罗列费用明细, 部门负责人需核实员 工的行程明细及差旅费用是否准确合理, 财务部需核实员工的报销单据 6 / 7

7 与行程明细是否匹配, 如有不符将一律退回, 超出出差申请单的费用如 无特殊原因将统一由员工自行承担差额 员工报销的所有车费必须罗列明细, 明细内容包括费用发生日期 出发 时间 上车地点 下车地点, 以便部门负责人和财务部根据行程内容来 审核费用明细以及对应的单据 财务部在受理员工报销时应对照员工的出差申请进行费用审核, 如果实 际费用与出差申请内容不符, 员工需注明特殊原因, 否则财务部有权退 回不受理 附 : 出差申请示例如下 : 五 参考 出差申请表 备用金申请表 报销申请表 7 / 7

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