六 审核结果查询 ( 一 ) 单据状态 ( 二 ) 后续操作 ( 报账人员 )

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1 财务网上预约 & 报账系统操作说明 目录 一 系统简介... 1 二 用户登录... 2 ( 一 ) 登录方式... 2 ( 二 ) 系统首页... 3 三 在线提单... 4 ( 一 ) 日常报销... 4 ( 二 ) 国内差旅费报销 ( 三 ) 国际差旅报销 ( 四 ) 借款 四 附件上传 ( 一 ) 查询单据 ( 二 ) 上传图片 ( 三 ) 提交审核 五 在线审核 ( 财务人员操作 ) ( 一 ) 查询认领单据 ( 二 ) 审核附件图片 ( 三 ) 反馈审核结果

2 六 审核结果查询 ( 一 ) 单据状态 ( 二 ) 后续操作 ( 报账人员 )

3 一 系统简介 网上财务报账系统实现了报账人员网上预约报销, 足不出户, 手机上传报销附件图片, 实时查询单据状态等功能 审核系统上线后, 财务人员线上审核单据, 报账人员在单据审核通过后, 打印 审核通过确认单, 自助投递实物单据, 即可轻松完成报销业务 1

4 二 用户登录 ( 一 ) 登录方式 建议优先采用谷歌或者 360 极速模式下的浏览器登录 第一种方式 : 进入西安电子科技大学官网 点击 财务系统, 进入登录页面 ; 第二种方式 : 进入西安电子科技大学计划财务处网站 点击 综 合平台入口, 进入登陆页面 2

5 ( 二 ) 系统首页 该系统主要分为日常报销 国内差旅报销 国际差旅报 销 借款 票据审核等七大模块, 含有待修改业务 待提 交业务 已提交业务等五大查询功能菜单, 首页主界面有 3

6 部门项目的详细信息 三 在线提单 ( 一 ) 日常报销 日常报销业务主要适用于除国内差旅报销 国际差旅报销 借款业务外的所有业务 1. 填报新业务点击 日常报销 --- 新业务填报 2. 选择部门项目 4

7 在系统点击选择 项目编号, 也可手动输入部门编号 项目编号信息 注 : 可以在项目余额 项目授权信息 项目额度等功能栏中查看具体项目信息 3. 填写报销费用明细点击 下一步 ( 报销费用明细 ), 填写日常报销的详细信息 5

8 注 : 单项目报销直接点 下一步 ( 支付方式 ) ; 若使用两张及以上经费卡时, 需要点击 保存 按钮, 返回上一 步, 增加新项目填报 4. 选择支付方式 系统内可供选择的支付方式共有 4 种, 分别是冲借款 项目转账 对公支付 对私支付 6

9 (1) 冲借款 : 点击按钮, 查询并选择要冲销的借款, 输入冲销金额 ; 7

10 (2) 项目转账 : 主要用于为后勤集团填开的内转支票的业务, 如水电费 通讯费 餐费 维修维护费等 需要输入转 入单位的部门编号 项目编号 金额 ; (3) 对公支付 : 点击按钮, 可以检索系统内已经发生过业 务的对方单位信息 ; 也可点击 新增, 增加新的收款单 位信息 ; (4) 对私支付 : 校内人员可选择本人 项目负责人 其他人, 输入其工号, 选择对应的工资卡号 ; 校外人员可点击 检 索 或 新增 收款人信息 8

11 5. 验真和查重增值税发票 (1) 在支付方式填写界面, 点击 增值税发票验证 图标 ; 9

12 (2) 录入发票代码 发票号码 开票日期 校验码和验 证码后, 点击查验 ; (3) 查验成功后, 系统提示 该发票信息保存成功!, 页 面上方会出现发票信息栏 ; 10

13 (4) 在弹出的提示框中点击 确定 按钮, 系统会弹出发 票查验明细界面, 如下图所示 关闭该界面后, 可继 续验证其他发票 ; (5) 验证失败情形 a. 若发票信息有误, 显示 查无此票 ; b. 若校验码录入有误, 显示 信息不一致, 未通过验证 ; c. 若一张发票已在其他已提交预约单中录入, 再次验证 时, 系统会提示 该发票信息在 网报系统 已经录 11

14 入过, 报销业务单编号为 :#####! (6) 报销单打印界面 验证成功的发票信息会自动出现在预约报销单上, 如下图所示 6. 提交并打印预约单点击 下一步 ( 提交 ), 打印预约单 点击菜单栏 我的项目 返回系统首页 - 已提交业务, 可以查看提交单据的状态 12

15 ( 二 ) 国内差旅费报销 1. 填报新业务 13

16 点击 国内差旅报销 菜单 新业务填报 2. 选择部门项目 点击选择 项目编号, 也可手动输入部门编号 项目 编号信息 3. 填写差旅费用明细 14

17 点击 下一步 ( 差旅费用明细 ), 填写出差日期 事由 出差人信息 出差地点等 注意 :(1) 点击出差人姓名旁边的 + 号, 可增加出差人信息, 选择住宿地点, 输入住宿发票金额 完成后, 点击 保存并返回 上一页 15

18 (2) 出差地点无需单独选择, 系统自动选取住宿地点 4. 填写行程单点击 行程单, 据实填写行程信息, 含乘坐的交通工具 出差起始时间 地点等详细信息 填写完成后, 点击 保存并返回前一页 16

19 5. 选择支付方式 查重和验证增值税发票, 提交并打印预 约单, 步骤同日常报销 ( 三 ) 国际差旅报销 1. 填报新业务 点击 国际差旅报销 新业务填报 2. 选择部门项目 点击选择 项目编号, 也可手动输入部门编号 项目编 号信息 17

20 3. 填写国际差旅费用明细 点击 下一步 ( 国际差旅费用明细 ), 据实填写出国人 姓名 国家 / 地区出国任务批件号等信息 18

21 注意 : 点击出差人姓名和出访国家 / 地区旁边的 + 号, 在系统 中可填写详细的信息 在填写出访国家 / 地区时, 可在复选框勾 选多个出差地点 19

22 4. 选择支付方式 查重和验证增值税发票, 提交并打印 预约单, 步骤同日常报销 ( 四 ) 借款 1. 填报新业务 点击 借款 新业务填报 20

23 2. 选择部门项目 点击选择 项目编号, 也可手动输入部门编号 项目 编号信息 3. 填写借款内容明细 点击 下一步 ( 借款内容明细 ), 选择借款类型 冲账 日期 填写借款用途等信息 21

24 4. 选择支付方式 查重和验证增值税发票, 提交并打印预 约单, 步骤同日常报销 四 附件上传 打印预约单后, 如需网上在线审核, 请将单据附件拍照上传至系统中 ; 如需现场报销, 请携带预约单和附件到报账大厅进行报销 如果采用网上在线审核报销的方式, 请参照以下步骤进行 : ( 一 ) 查询单据 请点击菜单栏 我的项目, 返回系统首页, 在 已提 交业务 列表中找到需要网上审核的单据, 点击 报销附件 22

25 图片上传 ( 二 ) 上传图片 1. 可选择手机和电脑两种方式上传图片 : (1) 手机上传 : 微信扫一扫页面左上角二维码 ; (2) 电脑上传 : 点击页面中间 点击选择图片 即可上传 2. 上传前, 点击 继续添加, 可添加多张图片 3. 点击 开始上传 上传图片后, 可点击 刷新显示已上传图片列表 按钮, 查看已上传的图片 如需修改, 可在列表中删除并重新上传需要修改的图片 注 : 上传的报销图片包括完成签字手续的预约报销单 23

26 ( 三 ) 提交审核 上传后, 点击 提交审核 关闭上传图片的页面, 在 已提交业务 列表中点击 刷新单据状态 按钮, 单据状态由 已申请预约单号 更新为 票据附件待审 报账人员只需要等待财务人员审核即可 24

27 五 在线审核 ( 财务人员操作 ) ( 一 ) 查询认领单据 财务人员登录系统后, 点击 票据审核 - 查询, 查找待审核的单据 ; 勾选单据, 并且 认领 后, 点击 票 据审核 25

28 ( 二 ) 审核附件图片 进入审核页面, 选择要审核的单据, 点击 业务编号, 获取相应的报销附件图片, 点击图片进行查看 注 : 在 锁定 按钮前输入照片的序号, 可锁定该张图片, 一般 26

29 锁定预约单照片, 对照审核其他附件 ( 三 ) 反馈审核结果 若附件图片没有问题, 财务人员点击 通过 按钮, 系统自动触发短信提醒, 通知经办人打印 审核通过确认单 ; 若附件图片存在问题, 财务人员点击 退回 按钮, 并输入退回原因, 系统自动触发短信提醒, 通知经办人及时登录系统进行更改 27

30 退回原因编辑 : 1. 直接输入文字 ; 2. 插入图片 ; 注 : 编辑 退回原因 时, 先输入汉字, 再插入图片 插入图片的方法 : 方法一 : 在查看图片页面, 复制有问题的图片, 直接粘贴到退回原因编辑框中 ; 方法二 : (1) 将有问题的图片截图标记 (qq 微信自带截图功能 ) 并保存到电脑本地文件夹 ; (2) 点击插入图片小图标 --- 创建目录, 在图片库 里用自己的工号命名文件夹 ; 28

31 (3) 点击 选择文件 --- 上传, 本地带有标记的图片将会保存在线上的图像库里 ; (4) 在图像库里, 选中需要上传的图片, 在 百分比 文本框里输入图片比例, 点击 插入到编辑器 插入图片 29

32 3. 点击 退回 按钮, 这笔单据就完成退回了 30

33 六 审核结果查询 ( 一 ) 单据状态 1. 报账人员在线提单后, 单据状态为 已申请预约单号 2. 若采用网上审核报销方式, 点击 报销附件上传 上传附件图片后, 单据状态更新为 票据附件待审, 此时只需等待财务人员认领审核即可 ; 3. 财务人员认领单据后, 单据状态更新为 票据附件待审 xxxx, xxxx 为审核该单据的财务人员姓名; 4. 财务人员审核后, 单据状态更新为 网上审核未通过 xxxx 或 网上审核通过 xxxx ( 二 ) 后续操作 ( 报账人员 ) 1. 单据状态为 网上审核未通过 xxxx 31

34 该状态表示此单据审核未通过, 已被财务人员退回 系统会自动触发短信, 通知经办人及时更改 经办人可在系统首页点击 已提交业务, 找到该笔单据, 查看退回原因 a. 报销金额不变, 仅是附件图片信息有误 不完整 模糊等, 需要在 已提交业务 列表找到该笔单据, 点击 报销附件图片上传, 上传图片, 重新提交审核 ; b. 报销金额 项目 内容明细等信息有误, 需要重新填写报销明细, 勾选该笔单据的复选框, 点击 取消提交, 单 32

35 据将退回到 待提交业务, 点击 修改 进行更正, 重 新提单 2. 单据状态为 网上审核通过 xxxx 该状态表示此单据已审核通过, 系统会自动触发短信通知经办人 经办人可在系统首页, 点击 已提交业务, 找到该笔单据, 点击 打印, 打印 审核确认单, 将其和实物票据 ( 包括签好字的预约报销单 ) 一同投递到自助投递机即可 33

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