臺北市政府公文處理整合系統 - 線上簽核作業說明 臺北市立西松高級中學圖書館資訊組 104.08
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關於公文處理整合系統 (Cont.) 所有公文辦理 ( 含來文 來文發文 創簽稿 ), 皆需於此系統登錄, 再以線上簽核方式或紙本作業流程進行 環境設定 - 由資訊組協助完成 配合系統更新需求, 將關閉目前電腦之還原功能, 日後請特別留意個人上網行為, 並勿任意安裝非校園授權之軟體
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1. 個人密碼設定 - 務必修改 僅允許 6-10 碼英文或數字 2. 個人資料維護 電子郵件更新 讀取自然人憑證 插卡 讀取憑證 確認 3. 常見詞庫維護 4. 常見詞庫維護 - 分類項 此功能使用於創簽稿 DI 匯入時之欄位快速輸入, 而非擬辦之加註意見使用 5. 代理流程設定 由請假者於假單陳核後進行 務必於請假時間開始前完成 共通性作業 請假期間, 除非取消職務代理設定, 否則無法登入系統
共通性作業 (Cont.) 6. 核稿主管設定 核稿主管 公文催辦主管 表單核稿主管均設定自己的上一層主管 ; 主任級的核稿主管請設定為秘書 ; 秘書的核稿主管請設定為校長 7. 預設代理人設定 目前為測試中的功能, 無作用 8 職名章資料維護 與目前職章長相一致
公文線上簽核整合系統作業範圍 適用線上簽核公文 電子來文存查案件 創簽稿 開會通知單等 公文歸檔分類號保存年限 10 年 ( 含 ) 以下 電子來文需函覆之發文案件且發文方式係以電子發文方式 不適用線上簽核公文 會計憑證相關公文 需會辦外機關公文或會辦單位不在線上簽核試辦單位者 附件為實體資料 ( 支票 原始憑證或需簽名蓋章者 ) 密件公文 公文分類號保存年限 10 年 ( 不含 ) 以上 免備文回覆案件
來文作業流程 - 送存查 電子來文 - 線上簽核作業 承辦人作業 ( 決行前 ) 進入系統勾選公文後簽收 轉線上簽核 加註意見 ( 擬辦 ) 並蓋章 ( 印 ) 儲存 送陳會 單位主管 單位主管核閱作業 進入系統勾選公文後簽收 線上簽核 蓋章 ( 印 )( 可加註意見 ) 儲存 送陳會 機關首長 機關首長決行作業 進入系統勾選公文後簽收 線上簽核 蓋章 ( 印 )( 可加註意見 ) 儲存 決行 承辦人 承辦人作業 ( 決行後 ) 進入系統勾選公文後簽收 線上簽核 確認核章決行後送存查 輸入分類號 案次號 確認
Q1: 我要敬會怎麼辦? 承辦人作業 ( 決行前 ) 擬辦時, 執行會辦單位輸入作業 ( 組別 ) 送陳會時, 加入會辦單位, 但不勾選送會選取, 以確保先陳單位主管核閱 單位主管核閱作業 核閱後送陳會時, 請勾選所有會辦單位之 送會選取, 文便會先送至會辦單位 會辦單位作業 收到會文之組長蓋章後點選 會辦陳核 將文送陳會辦單位主管蓋章 會辦單位主管完成蓋章後點選 會畢 進行科室主管以下決行 會文轉至其他會辦單位 ( 同前流程 ) 所有會辦單位主管決行後 機關首長 機關首長決行作業 承辦人作業 ( 決行後 )- 同前頁說明
Q2: 如何建立擬辦之常用詞庫?
Q2: 如何建立擬辦之常用詞庫?(Cont.) - 再擬辦同性質公文, 直接套用詞庫
Q3: 來文頁面所餘空間不足時
Q4: 如何留存已決行公文 PDF 檔 若要留存已決行之公文檔案, 請於公文送回承辦人簽收後, 開啟線上簽核送存查前, 先點選線上簽核畫面左方 來文原文 後, 再點選工具鈕 按此影像轉檔, 即可儲存已決行之公文 PDF 檔 ; 若要下載來文附件檔案, 則點選線上簽核畫面左方 收文附件 即可點選檔名下載
來文作業流程 - 送存查 (Cont.) 電子來文 - 紙本作業 承辦人作業 ( 決行前 ) 進入系統勾選公文後簽收 判斷不適用公文線上簽核 公文列印 ( 雙面 ) 同以往辦文方式送陳 單位主管 單位主管核閱作業 同以往辦文方式核閱 機關首長 機關首長決行作業 同以往辦文方式決行 承辦人 承辦人作業 ( 決行後 ) 進入系統勾選公文後 核批登錄 確認送件時間及簽收時間, 並補登決行者職稱 辦畢時間 ( 首長決行時間 ) 及核判結果後按新增 離開 送存查 輸入分類號 案次號 確認 紙本送文書組歸檔
Q5: 核批登錄怎麼做?
來文作業流程 - 送存查 (Cont.) 紙本來文 文書組於公文處理整合系統進行來文登錄後分文, 並將紙本來文送承辦人 承辦人於公文處理整合系統中進行簽收 承辦人辦理紙本公文上陳 ( 同以往處理方式 ) 單位主管核閱後上陳機關首長決行 紙本公文送回承辦人 承辦人於公文處理整合系統進行核批登錄 確認送件時間及簽收時間, 並補登決行者職稱 辦畢時間 ( 首長決行時間 ) 核判結果 新增 離開 承辦人於公文處理整合系統送存查 輸入分類號 紙本送文書組歸檔
Q6: 無法順利轉線上簽核時
來文作業流程 - 送發文 (Cont.) 承辦人作業 ( 決行前 ) 電子來文 - 電子交換發文 進入系統勾選公文後簽收 轉線上簽核 進入筆硯製作公文 ( 同以往發文作業 ) 匯出 公文管理用格式 確定 務必以同文號進行發文, 才能正常匯入 DI 檔 若需留存, 請自行另存檔案 回公文處理整合系統勾選公文 線上簽核 匯入 DI 檔 ( 請確認筆硯製作公文之發文字號與來文號相同 ) 加註意見 ( 擬辦 ) 並蓋章 ( 印 ) 儲存 送陳會 單位主管 單位主管核閱作業後送陳機關首長決行 ( 作業方式同來文線上簽核 ) 承辦人作業 ( 決行後 ) 進入系統勾選公文後簽收 線上簽核 確認核章決行 進待送發文處理 依實際公文內容點選屬性變更 行文單位執行修改後儲存 ( 修改上傳 ) 送待發文區 返回簽核 核校對章 送發文 修改發文字號 分類號 案次號 保存年限 確認受文機關及傳遞方式 ( 電子交換 ) 無誤 修正完成 確認送發
來文作業流程 - 送發文 (Cont.) 電子來文 - 紙本人工交換發文 承辦人作業 ( 決行前 ) 進入系統勾選公文後簽收 公文列印 進入筆硯製作公文 ( 同以往發文作業 務必輸入發文字號 ) 存檔 列印函稿 ( 務必套印條碼 ) 將來文紙本及函稿一起同以往辦文方式送陳 單位主管核閱作業後送陳機關首長決行 ( 同以往作業方式處理 ) 承辦人作業 ( 決行後 ) 進入筆硯開啟函稿修改為決行之發文稿面後存檔 匯出 公文管理用格式 確定 進入公文處理整合系統勾選公文後 核批登錄 確認送件時間及簽收時間, 並補登決行者職稱 辦畢時間 ( 首長決行時間 ) 及核判結果後按新增 離開 送發文 修改發文字號 分類號 案次號 保存年限 確認受文機關及傳遞方式 ( 人工交換 ) 無誤 修正完成 確認送發 公文函稿電子檔放至 Z 槽 ( 公文 1) 紙本送文書組發文歸檔
來文作業流程 - 送發文 (Cont.) 免備文 ( 務必以送發文結案 ) 承辦人作業 ( 決行前 ) 進入系統勾選公文後簽收 確認需免備文辦理 公文列印 彙整 列印逕送資料後與公文一起同以往辦文方式 單位主管 單位主管核閱作業 同以往辦文方式核閱後 機關首長 機關首長決行作業 同以往辦文方式決行 承辦人 承辦人作業 ( 決行後 ) 進入系統勾選公文後 核批登錄 確認送件時間與簽收時間, 並補登決行者職稱 辦畢時間 ( 首長決行時間 ) 及核判結果後按新增 離開 送發文 修改發文字號 分類號 案次號 保存年限 確認受文機關 ( 自行登錄 ) 及傳遞方式 ( 人工交換或郵寄 ) 無誤 修正完成 確認送發 免備文紙本資料交文書組連絡員送指定單位, 同時將公文紙本 ( 含免備文資料 ) 送文書組歸檔
來文作業流程 - 送發文 (Cont.) 紙本來文 - 電子交換發文 承辦人作業 ( 決行前 ) 文書組於公文處理整合系統進行來文登錄後分文, 並將紙本來文送承辦人 承辦人於公文處理整合系統中進行簽收 進入筆硯製作公文 ( 同以往發文作業 務必輸入發文字號 ) 存檔 列印函稿 ( 務必套印條碼 ) 將來文紙本及函稿一起同以往辦文方式送陳 單位主管核閱作業後送陳機關首長決行 ( 同以往作業方式處理 ) 承辦人作業 ( 決行後 ) 進入筆硯開啟函稿修改為決行之發文稿面後存檔 匯出 公文管理用格式 確定 進入公文處理整合系統勾選公文後 核批登錄 確認送件時間及簽收時間, 並補登決行者職稱 辦畢時間 ( 首長決行時間 ) 及核判結果後按新增 離開 送發文 修改發文字號 分類號 案次號 保存年限 確認受文機關及傳遞方式 ( 電子交換 ) 無誤 修正完成 確認送發 紙本送文書組發文歸檔
來文作業流程 - 送發文 (Cont.) 紙本來文 - 紙本人工交換發文 承辦人作業 ( 決行前 ) 文書組於公文處理整合系統進行來文登錄後分文, 並將紙本來文送承辦人 承辦人於公文處理整合系統中進行簽收 進入筆硯製作公文 ( 同以往發文作業 務必輸入發文字號 ) 存檔 列印函稿 ( 務必套印條碼 ) 將來文紙本及函稿一起同以往辦文方式送陳 單位主管核閱作業後送陳機關首長決行 ( 同以往作業方式處理 ) 承辦人作業 ( 決行後 ) 進入筆硯開啟函稿修改為決行之發文稿面後存檔 匯出 公文管理用格式 確定 進入公文處理整合系統勾選公文後 核批登錄 確認送件時間及簽收時間, 並補登決行者職稱 辦畢時間 ( 首長決行時間 ) 及核判結果後按新增 離開 送發文 修改發文字號 分類號 案次號 保存年限 確認受文機關及傳遞方式 ( 人工交換 ) 無誤 修正完成 確認送發 公文函稿電子檔放至 Z 槽 ( 公文 1) 紙本送文書組發文歸檔
公文創簽稿作業 線上陳核 - 電子交換 承辦人作業 ( 決行前 ) 進入筆硯製作公文 ( 同以往發文作業 ) 匯出 公文管理用格式 確定 發文字號可先不登打 若需留存, 請自行另存檔案 回公文處理整合系統 公文管理 承辦人創簽稿作業 創簽核 DI 匯入 於畫面上方選取欲匯入之公文 選取承辦人員及陳核方式 ( 線上陳核 ) 新增 系統自動給文號並進入公文流程處理 回流程處理 選取創號之公文 線上簽核 加註意見 ( 擬辦 ) 並蓋章 ( 印 ) 儲存 送陳會 單位主管 單位主管核閱作業後送陳機關首長決行 ( 作業方式同來文線上簽核 ) 承辦人作業 ( 決行後 ) 進入系統勾選公文後簽收 線上簽核 確認核章決行 進待送發文處理 依實際公文內容點選屬性變更 行文單位執行修改後儲存 ( 修改上傳 ) 送待發文區 返回簽核 核校對章 送發文 修改發文字號 分類號 案次號 保存年限 確認受文機關及傳遞方式無誤 修正完成 確認送發
公文創簽稿作業 (Cont.) 紙本陳核 - 人工交換 承辦人作業 ( 決行前 ) 進入筆硯製作公文 ( 同以往發文作業 ) 存檔 匯出 公文管理用格式 ( 第 1 次 ) 確定 發文字號可先不登打 回公文處理整合系統 公文管理 承辦人創簽稿作業 創簽核 DI 匯入 於畫面上方選取欲匯入之公文 選取承辦人員及陳核方式 ( 紙本陳核 ) 新增 系統自動給文號並進入公文流程處理 請記下發文字號 開啟筆硯輸入發文字號 存檔 列印函稿 ( 務必套印條碼 ) 將列印之函稿及發文附件紙本資料一起同以往辦文方式送陳 單位主管核閱作業後送陳機關首長決行 ( 同以往作業方式處理 ) 承辦人作業 ( 決行後 ) 進入筆硯開啟函稿修改為決行之發文稿面, 並檢視受文機關 附件檔無誤後存檔 匯出 公文管理用格式 ( 第 2 次 ) 確定 進入公文處理整合系統勾選公文後 核批登錄 確認送件時間及簽收時間, 並補登決行者職稱 辦畢時間 ( 首長決行時間 ) 及核判結果後按新增 離開 送發文 修改發文字號 分類號 案次號 保存年限 確認受文機關及傳遞方式無誤 修正完成 確認送發 公文函稿電子檔放至 Z 槽 ( 公文 1) 紙本送文書組發文歸檔
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送陳按鈕功能介紹 (Cont.) 畫線作業便利貼指向說明核章代行章加註意見會辦單位輸入作業刪除簽稿 直線的畫線有如一般使用的便利貼, 加註一般意見箭頭指標與說明文字沒意見的核章代行章核章有意見的核章輸入各會辦單位名稱移除當前附貼簽稿, 主要簽稿無法刪除 進待送發文區進入編輯畫面並作待送發文產生 DI 按此新增便簽 清稿 來文如果要加附件透過新增便簽後即可附加 可以對來文及創文執行清稿
Q7: 筆硯 DI 檔無法匯入
讀取自然人憑證 正式上線時, 皆需輸入自然人憑證的 PIN Code, 以進行線上簽核送陳 決行 送存查 送發文等相關作業 記得天天攜帶自然人憑證上班唄!!
離職 新進或職務調動時 即將離開的 刪除職名章 清除自然人憑證 機關系統管理者進行離職人員上線停權及新建新進人員帳號 新接的 進入系統更改密碼 讀取自然人憑證 新增職名章及相關設定
官方操作手冊及線上教學
Q & A 鞭打請小力
The End