公文線上簽核系統 操作手冊 V 2.0 英福達科技股份有限公司編印 中華民國 103 年 05 月 1
目錄第一章共用功能介紹... 3 第一節系統登入... 3 第二節主畫面介紹... 3 第三節公文資訊... 5 第四節系統安裝說明... 6 第五節設定個人資訊與憑證註冊... 9 第六節公文查詢... 10 第二章作業流程... 12 第一節分文... 12 第二節分文請示... 13 第三節申請改分... 13 第四節申請重分... 15 第五節取消會辦... 15 第六節退回原承辦人... 16 第七節紙本文的送件清單... 18 第三章電子布告欄... 20 第一節最新公布... 20 第二節轉發之新建群組與刪除群組... 21 第三節轉發動作... 24 第四節隱藏... 25 第五節請示... 27 第六節個人公告登載... 29 第七節個人公告維護... 29 第八節公布查詢... 31 2
第一章共用功能介紹 第一節系統登入 操作步驟 : 1. 利用 IE 流覽器輸入網址 : 2. 輸入帳號密碼後按下登入按鈕 第二節主畫面介紹 1. 公告事項 : 系統訊息跑馬燈通知 2. 單位與職位 : 顯示使用者在系統組織中所在之單位與職位名稱 3. 公文夾 : 顯示您在系統中所扮演之角色所需的公文資料夾 3
1. 公告事項 2. 單位職位 3. 公文夾 4. 功能按鈕 : 依角色顯示不同的非公文夾之作業功能 5. 篩選文號 : 篩選狀態及公文文號輸入搜尋 6. 公文顯示區 : 顯示每筆公文的資訊 7. 筆數頁數 : 目前公文夾總筆數 ; 目前所在頁數與總頁數 4. 功能按鈕 5. 篩選文號 7. 筆數頁數 6. 公文顯示 4
第三節公文資訊 1. 電子文號規定 (11 碼 ): 年度 (3 碼 ) + 單位 (2 碼 ) + 流水號 (5 碼 ) + 支號 (1 碼 ) 2. 共用功能按鈕列表功能按鈕圖示功能說明個人資訊的修改 ( 姓名 登入密碼 E-mail 電話號碼 傳真號碼 ) 此功能為單位登記 主管 系統管理員設定代理人分為 即時代理 與 預約代理 從檔案室調卷的公文在此檢視 1. 表單查詢 : 調案單 展期單 改分單等表單查詢功能 2. 公文查詢 : 對未編目公文 ( 辦理中 自行存查 銷號 ) 已編目公文查詢功能各角色操作手冊 快速指南 影音教學 檢視傳閱或發文副知的公文 承辦人員可在此檢視已發佈之電子公告 5
稽催回覆 手動取得公文號碼 公文收件作業 公文發文作業 公文送件清單列印 使用電子表單 第四節系統安裝說明 1. 首先下載安裝公文系統快速安裝 6
2. 系統會出詢問視窗選擇您要儲存的檔案位置, 再按下儲存按鈕, 即會自動下載 3. 完成後至檔案儲存位置, 在檔案 公文系統快速安裝 IE8 版.exe 圖示連點 二下滑鼠左鍵, 出現安全性警告視窗, 按下執行按鈕 7
4. 系統出現 DOS 畫面後即會自動安裝, 當出現 Flash 安裝完成畫面, 請按下關 閉按鈕 5. 安裝完成後 DOS 畫面會出現 請按任意鍵繼續 訊息時按下鍵盤任一按鍵 即可關閉安裝畫面 8
第五節設定個人資訊與憑證註冊 1. 在公文系統工具列中, 點選 個人資訊 按鈕 2. 輸入相關資訊後, 請點選更新按鈕即可更新個人資訊 3. 初次使用系統時, 應先連接讀卡機並插入自然人憑證, 系統會自動帶出自然 人憑證的資料, 此時點選註冊按鈕, 憑證即註冊成功 9
第六節公文查詢 要查詢曾經辦過的舊公文或想了解目前公文的流程則可利用公文查詢方式查閱 公文 1. 點選系統上的 查詢 功能, 會看到公文查詢按鈕 2. 點選公文查詢後, 系統會開啟公文查詢頁面, 在此可看到很多篩選方式, 以 提供承辦人利用各種條件作公文查詢動作 像是收創文號 日期 速別 等 3. 假設不記得公文的文號, 亦可以利用全文檢索方式查詢辦理過的公文 全文 檢索採關鍵字搜尋, 可針對公文的主旨與內容中的關鍵字來找尋公文 4. 已編目與未編目差異 : 10
已編目 : 公文送至文書組歸檔的公文需在已編目查詢 未編目 : 公文 未 送文書組歸檔, 採 自存 方式留存備份的公文在未編目查詢 5. 當篩選條件設定完畢後, 按下方的 公文查詢 即可查閱公文 6. 已銷號 的公文, 若要取消銷號, 則可在公文查詢中找到該份公文後, 選取即可執行取消動作 11
第二章作業流程 第一節分文 當人員於 待處理公文 資料夾中, 收到由總收文人員分送的公文, 即可依公文內容指定承辦人員 操作步驟 : 1. 在 待處理公文 資料夾勾選要分文的公文, 點選 分文 按鈕, 系統會 跳出選擇單位 / 人員視窗 2. 選定單位 / 承辦人, 再按下確定, 選擇完畢後按確定按鈕即可分文至承辦人 待處理公文夾裡, 此時系統會提示 已傳送至單位名稱 / 職稱 / 承辦人姓名 / 承 辦人辦理中 訊息, 即指定完成 12
備註 : 在左方權限資料夾中 已送未收, 可把對方尚未簽收的公文抽回重分 第二節分文請示 當人員收到由總收文分文後, 若不知道該公文應由哪位承辦人受理時, 可執行 分文請示, 由主管裁定承辦人 操作步驟 : 1. 點選 待處理公文 後勾選要請示主管的公文, 點選 分文請示 按鈕 2. 點選確定後, 該公文即送至上一層主管處, 待主管分文 第三節申請改分 若該份公文不屬於本單位辦理時, 則可利用 申請改分 方式, 將公文退至上一 個分文人員執行重分動作或是改分其他單位 操作步驟 1. 勾選該公文, 點選 申請改分 按鈕 2. 點選申請改分後, 輸入改分理由 13
輸入改分理由 選項退總收文或是建議改分 單為由右方選取按鈕選擇其 3. 點選核章按鈕後儲存, 點選改分單送出按鈕, 則該份公文經由主管核判是否同意此份公文改分 注意 : 凡已自 A 單位透過改分申請分文至 B 單位之公文, 不得使用申請重分把文退回前一關再改分 14
第四節申請重分 若該份公文不屬於本單位辦理時, 則可利用 申請重分 方式, 將公文退至上一 個分文人員執行重分動作 ( 申請重分為單位內重新分文 ) 操作步驟 1. 勾選該公文, 點選 申請重分 按鈕 2. 點選申請重分後, 輸入完重分理由後, 當看到 已傳送至單位名稱 / 職稱 / 承辦人姓名 / 目前處理狀態 訊息, 即指定完成 第五節取消會辦 若該份公文無須經過本單位陳核, 則可利用 取消會辦 方式, 將公文下一關卡 陳核單位 / 人員 操作步驟 1. 勾選該公文, 點選 取消會辦 按鈕 2. 點選取消會辦後, 此時系統會提示 已傳送至單位名稱 / 職稱 / 承辦人姓名 / 目前處理狀態 訊息, 即指定完成 15
第六節退回原承辦人 若該份公文內容有誤或是無須本單位 / 其他單位陳核的話, 則可利用 退回原承 辦人 方式, 將公文退回原承辦人 操作步驟 1. 勾選該公文, 點選 退回原承辦人 按鈕 2. 點選退回原承辦人後, 系統會顯示出此份公文是否要退回原承辦人, 點選是按鈕, 請填寫退文理由後點選確定 此時系統會提示 已傳送至單位名稱 / 職稱 / 承辦人姓名 / 目前處理狀態 訊息, 即指定完成 16
備註 : 若此份公文以分會方式辦理的話是無法退回原承辦人, 但因是共用按鈕, 您點選 退回原承辦人 按鈕, 系統會顯示出此份公文是否要退回原承辦人, 點 選是按鈕, 請填寫退文理由後點選確定 此時系統會提示錯誤訊息 17
第七節紙本文的送件清單 當將系統上紙本簽核的公文送往下一個單位後, 可列印出送件清單, 以利同公文送達下個單位時, 以便簽收 操作步驟 : 1. 將公文傳遞給下一個單位 18
2. 回到公文系統桌面的報表列印, 找到送件清單 3. 設定公文送件日期起訖區間, 點選預覽 4. 即可看到待送往下一個單位的公文送件清單, 即可下載或另存檔案開啟 列 印, 即可將只本文送至下一關, 送件清單請對方簽名即可 19
第三章電子布告欄 第一節最新公布 電子布告欄, 為機關內部公告同仁的公文, 使用者可在此閱讀最新的公告內容 操作步驟 : 5. 點選 電子布告欄 6. 系統即會出現目前電子布告欄中公告的公文 7. 點擊文號左鍵二下, 即可開啟公文內容 20
第二節轉發之新建群組與刪除群組 點選 轉發 後, 則帶出轉發對象的選擇介面 新建群組 點選新增群組 21
鍵入群組名後, 在按新增鈕, 即完成群組的新增 群組新增後, 從左方組織拉選成員至群組名稱資料夾中, 當拉選完, 即完成群組 自建的動作 22
刪除群組或群組成員 勾選欲刪除的群組或群組成員後, 按刪除鈕, 即會跳出詢問視窗, 此時點選 是, 即完成刪除動作 23
第三節轉發動作 選取要轉發的單位或是勾選我的群組裡的群組後, 在點選上方的轉發功能, 則系 統會跳出傳閱成功的訊息, 即表示轉發成功 24
第四節隱藏 選擇要隱藏的公文並將選取打勾, 此時則會出現隱藏鈕, 執行隱藏後, 該份公文 將不顯示於電子佈告欄中 執行隱藏後, 系統會出現執行隱藏成功的訊息, 按下確定後, 該筆公文將不顯示 於電子佈告欄中 25
隱藏後, 在最新公告裡, 將由原本的 33 件轉為 32 件公文 如不小心隱藏要轉發的公文, 則可在公布查詢中設定篩選條件, 查詢到不小心被 隱藏的公文, 於選取欄位打勾後執行取消隱藏功能, 即可將隱藏的公文回覆到最 新公告中 26
第五節請示 若不知該份公文的轉發對象時, 則可利用請示功能, 請示主管該份公文需轉發給 那些承辦人 點選請示後, 系統將會帶出單位內組織, 此時再選取要請示的主管, 設定完畢後 按下確定鈕, 則系統出現執行成功的訊息, 而主管也將收到請示的公文 27
主管收到請示公文時, 可執行轉發 請示 回登記桌的功能 主管可直接轉發電子佈告欄中的公文, 也可將公文送回登記桌, 請登記桌作轉發 28
第六節個人公告登載 承辦人可於系統上將已決行的公文登載至電子公佈欄上 可公告文別如下 : 1. 屬電子交換之來文 ( 簽核欄位顯示為方可公告 ) 2. 屬發文之簽稿文別 (EX: 函 書函 開會通知單 等 ) 3. 簽 ( 註 : 便簽無法公告 ) 個人公告登載步驟如下 : 1. 進入後, 點選, 輸入文號後點選, 系統會列出該卷宗裡所有簽稿 2. 點選所要公告之文稿, 系統會帶出主旨 公告起訖時間 附件 公告對象此四項設定 主旨由系統自動帶入文稿主旨, 可微調 ; 公告區間可自行設定 ; 如有需公告之附件, 需另外自行載入方可公告 ; 最後, 設定公告對象, 可公告承辦單位內人員或針對學校群組公告, 將對象拖曳至左方表格及可 29
3. 確認設定完畢後按下上方的, 完成公告時系統會跳出提示訊息, 便 可在 查看到此筆公告 第七節個人公告維護 於個人公告維護中將帶入自己登載的公文, 並可針對該份公文作 下架 刪 除 修改 等動作 30
第八節公布查詢 因公告均有一定的公告期限, 公布日期一到系統即會自動下架處理, 已下架公文 就要到 公布查詢 中搜尋 31