105 年 WebHR 組織編制與個 人職務編號資料扣合說明 1 人事處企劃科 105 年 6 月 7 日
各機關 學校於 7 月 30 日前於 WebHR 組織編制子系統必完成任務 2 建置機關學校一 二級單位, 如無二級單位免設 將各職務編號設定一級單位 ( 科 課 股 ) 及二級單位 ( 股 ) 個人基本資料表二現職資料之佔缺單位 ( 一級 ) 佔缺科課股別 ( 二級 ) 與組織編制職務編號之編制單位 ( 一級 ) 及編制科課股別 ( 二級 ) 一致!
組編作業流程圖說明 Step1: 建置一 二級單位 ( 機關組織設置 ) 3 請看第 4 張簡報 Step2: 職員員額維護及職務編號建置 ( 已於去年完成, 如有修編再進行修正即可 ) Step3: 各職務編號設定一 二級單位 請至人事處網頁 / 人事人員專區下載操作說明 請看第 24 張簡報 Step4: 表二現職佔缺一級 二級單位資料與職務編號一致 請看第 28 張簡報
系統建置一級 二級單位 4
單位資料維護 路徑 : 組織編制 > 機關基本資料 > 機關及單位基本維護 > 查詢 > 編修 > 單位維護 5
單位維護查詢結果 6
單位資料維護各欄位功能介紹 7
單位基本資料 - 單位代碼 單位代碼單位簡稱 名稱單位性質 單位代碼定義如下 ( 僅供參考, 惟主計室 會計室等單位請依下頁主計總處規定編碼 ): 建議得參照 職務說明書訂定辦法 所附 職務編號說明 三 內部一級單位碼規定訂定 ( 如 : 主任秘書室為 01 業務部門代碼自 60 始, 依次為 61 62) ( 主計單位除外 ) 注意事項單位代碼僅具 一次使用性, 如果機關未來因為修編, 均不能 再用原有的單位代碼, 例如 : 輔助單位 資訊室 (6300) 改 制為業務單位 資訊處, 則不可再使用 6300 8
主計機關 ( 構 ) 單位名稱及代碼建置方式 9 單位代碼單位簡稱 名稱單位性質 系統如原已建置主計室 會計室或會計員等單位, 單位代碼不符下列者, 請先依下列編號設定新單位, 將原單位以歷史註記方式處理! 序號單位代碼單位名稱適用機關學校 1 DA03 主計處縣府 2 DA01 主計室公所 3 DB02 會計室一級機關 學校 4 DB06 會計員戶政事務所 地政事務所
學校各單位建議代碼 ( 如已設定, 除主計單位外其餘免修正 ) 單位代碼單位簡稱 名稱單位性質 序號 單位代碼 單位名稱 1 0000 校長室 2 1000 人事室 3 DB02 會計室 4 1500 總務處 5 6100 教務處 序號 單位代碼 單位名稱 6 6200 學務處 7 6300 輔導室 8 9 10 10
單位基本資料 - 單位簡稱 名稱 單位代碼單位簡稱 名稱單位性質 單位名稱定義如下 : 新增單位時, 如單位簡稱輸入少於 20 個中文字, 本欄位由系統自動複製 單位簡稱 欄位內容, 無須手動輸入 單位簡稱定義如下 : 1. 單位簡稱請依組織法規所定單位名稱輸入全稱 ( 如 : 民政課 人事室 ) 2. 可自行創設單位簡稱情形 : 正 副首長室( 可直接輸入 : 局長室 副局長室 校長室 ) 幕僚長室( 可直接輸入 : 主任秘書室 秘書室 ) 暫時分配單位 等 4 個單位 11
實作範例 - 新增一級單位 ( 彰化縣政府主計處 ) 上一層單位代碼 與 單位代碼 相同時, 表示此單位為一級單位 ; 反之, 如果不同時, 表示此單位為二級單位 12
實作範例 - 新增二級單位 ( 人事處企劃科 ) 二級內部單位名稱前面須冠以一級內部單位代碼及簡稱 名稱, 再選取歸屬上一層單位代碼 人事處 ( 一級單位 ) 下設 企劃科 ( 二級單位 ), 企劃科 單位代碼須冠以 人事處 的單位代碼 B14, 爰登錄為 B141 單位簡稱 名稱亦須冠以人事處, 爰登錄為人事處企劃科 13
單位歷史註記 - 視窗畫面 歷史註記原因 核定機關日期 發布令函文號 修編說明 14
單位歷史註記 - 歷史註記選項 歷史註記 原因定義如下 : 1. 整併 : 二個以上內部單位合併為一單位, 或多個單位重組為少數單位 ( 如 : 綜合規劃司整併至文化資源司, 成立新綜合規劃司 ; 文創發展司產業研發科整併至產業推廣科 ) 2. 改隸 : 單位改變原來隸屬關係 ( 如 : 人文及出版司人文研發科改隸至藝術發展司 ) 3. 改制 : 單位性質改變 ( 如 : 輔助單位資訊處改制為業務單位資訊處 ) 4. 裁撤 : 單位消滅 5. 更名 : 單位簡稱或名稱變更, 非因整併 改隸 改制等原因所致 ( 如會計室改主計室 ) 6. 其他 : 需於 歷史註記其他說明 欄自行填列原因, 如係由本次教育訓練完 所做的變更, 請填寫 配合行政院人事行政總處 105 年度組編子系統調整 15 作業
單位歷史註記 - 核定機關及機關發布令日期文號 修編說明 本次免填上開欄位, 未來請配合修編作業, 詳細填列上開欄位 16
實作範例 - 歷史註記主計單位 輸入新單位代碼 / 勾選歷史註記 / 原因 : 其他 / 說明 : 配合行政院人事行政總處 105 年度組織編制子系統調整作業 17
批次更新作業 用途 使用時機 連結新舊單位, 職務編號及個人資料表 2 內的舊 占缺單位 可以大批移置於新 占缺單位, 無須逐一設定 未來機關辦理修編時, 內部單位有勾選 歷史註記 者, 須分別在 組織編制子系統 及 個人資料子系統 內辦理批次更新單位作業 18
實作範例 - 以文化部主計處為例 文化部主計處下設 4 個科, 惟其單位代碼 名稱不符合 主計機關 ( 構 ) 單位名稱及代碼表 規定 19
實作範例 Step1: 新增新單位並填寫正確單位基本資料 先依 主計機關 ( 構 ) 單位名稱及代碼表 規定, 創設 DA03 主計處 20
Step2: 將舊有單位辦理歷史註記 再將 1300 主計處 之新單位代碼登錄為 DA03 主計處 標註 歷史註記 原因為 其他, 說明欄內填寫 配合行政院人事行政總處 105 年度組編子系統調整作業 21
Step3: 批次更新單位作業 組編子系統之批次更新單位作業 22
Step4: 批次更新單位作業 個人資料子系統之批次更新單位作業 23
職務編號設置一級 二級單位 24
組織編制 職員員額維護 職務編號維護查詢 查詢編修儲存 1. 維護該職務編號時, 如未選取內部一 二級單位, 則無法 儲存 2. 如該單位無二級單位, 請勾選 未設置二級單位, 即可儲存 25
批次更新職務編號單位 職員員額批次更新職務編號組織編制維護單位及預算機關 查詢設定變更 先於單位資料維護建立編制單科課股別 ( 二級 ), 利用此功能快速回填編制單位資料 2. 1. 輸入條件, 按 查詢 2. 先 選取 ( 一定要執行 ), 再逐筆選取職務編號所在一級單位 3. 無二級單位請勾選 未設置, 如有二級單位請選取 4. 按 變更, 則會更新職務編號資料 26
批次更新預算機關作業 職員員額批次更新職務編號組織編制維護單位及預算機關 查詢設定變更 於職務編號資料中建置預算機關, 未來可於 D5: 組織員額系統中呼叫 WeBHR 資料 1. 輸入條件, 按 查詢 2. 勾選所要變更之職務編號 3. 輸入變更單位或變更預算機關 4. 按 變更, 則會更新職務編號資料 幼兒園的職務編號因不在 D5 填報, 故預算機關不需輸入 27
更新個人資料子系統 ( 表 2 現職 ) 28
組織編制 工具 職務編號批次更新個人 查詢選取變更 29
組編子系統後續維護措施 30 目前可直接修改 單位名稱及簡稱,9 月 30 日後關閉直接修改 單位名稱及簡稱 功能 配合機關組設修編同步修正系統資料
Q&A 31 Q1 學校護理師職稱設置 Q2 如何知道自己機關或學校的扣合情形 ( 考核成績 )? Q3 編制員額已建置該職稱, 考核結果卻出現錯誤? Q4 系統去年已建置一級單位, 今年需要重新建置嗎? Q5 編制員額維護作業系統無法登打預算員額數? Q6 機關未設一級單位, 職務編號如何設定單位?
Q1 學校之護理師 ( 或護士 ) 32
Q1 學校之護理師 ( 或護士 ) 如派令職稱直接用 Z826 護理師 ( 或護士 ) 職稱 ( 即現職職稱 ) 編制員額維護查詢職務編號維護查詢 33 編制員額輸入 Z826 護理師 ( 或護士 ) 之職稱 職務編號之職稱輸入 Z826 護理師 ( 或護士 ) 職務列等輸入師 ( 三 ) 級及士 ( 生 ) 級兩組列等
Q1 學校之護理師 ( 或護士 ) 34 如派令職稱 ( 即現職職稱 ) 是具有護士資格者, 職稱以護士任用 ; 具有護理師資格者, 職稱以護理師任用 編制員額維護查詢 職務編號維護查詢 編制員額以共用員額方式新增職稱輸入護士及護理師之職稱 職務編號之職稱輸入目前現職職稱職務列等輸入師 ( 三 ) 級及士 ( 生 ) 級兩組列等當人員報到換到另一職稱時, 會自動修改成該職稱
Q2 考核結果 35 每日提供主管機關與所屬機關前一日考核檢核比例, 不滿 100%, 可點選錯誤明細, 查詢錯誤情形, 以便修正相關資料 ( 今日修改, 明天再查詢 ) 表 2 現職資料之職務編號完成扣合人數 / 應考核現職人數 *100 % 為考核計算基準 1 比例為 95%( 含 ) 以上加 1 分 2 比例為 90%( 含 ) 至未滿 95%, 加 0.8 分 3 比例為 80%( 含 ) 至未滿 90%, 加 0.5 分 4 比例為 50%( 含 ) 至未滿 80%, 加 0.3 分 5 比例未滿 50% 不予加分 新的考核內容於 105 年 5 月 2 日開始查詢考核結果 請於 105 年 7 月 30 日前完成組設作業及表二扣合作業達 100%
Q2 考核結果 36 所屬機關可查詢及列印有權限機關前一日之考核結果
Q2 考核結果 - 明細畫面 37 點選明細可詢及列印考核有誤之內容
Q2 修改完資料如何查詢資料還有誤? 38 1. 輸入條件, 按 列印 2. 如勾選列印差異檢核表則只列印有差異檢核表 3. 如未勾選列印差異檢核表則列印全部需檢核資料, 有差異資料於機關代號旁加註 *
常見問題 -Q3 39 1. 編制員額已建立人事主任及會計主任 2. 考核結果查詢, 卻出現尚未在編制員額基本建檔
常見問題 -Q3 40 組織編制 職員員額 維護 職務編號 維護 查詢人員分類儲存
常見問題 -Q4 41 Q4 去年已建置完成機關內 ( 校內 ) 一級單位, 但編號未按照職務編號編碼原則編定, 需要重新建置嗎? A4 無須重新建置, 惟主計單位 ( 會計單位 ) 需依主計總處編號方式重新建置
Q5 常見問題 -Q5 編制員額維護無法登打各職稱預算員額? 42 A5 本次系統改版, 系統自行計算各職稱職務編號建置多寡為預算員額, 無須登打!
Q6 常見問題 -Q6 機關未設一級單位, 職務編號如何設定? A6 一 先至 單位維護, 以機關名稱, 設置一級單位 43
A6 二 至 批次更新職務編號單位及預算機關作業, 直接選取一級單位, 勾選 未設置二級單位 44
系統改版後各項功能 45 一 人員分類內無醫事人員, 改成一般 二 部分欄位凍結無法填列, 又系統自行計算 三 新增職缺註記, 未來將與 D5 結合計算
配合行政院人事行政總處 105 年度組編子系統調整作業 46 105 年 4 月 22 日版更資料轉換如下 : 歷史單位代號之 歷史註記原因 設為 其他, 歷史註記說明 設為 配合行政院人事行政總處 105 年度組編子系統調整作業 編制員額及職務編號之 人員分類 為 醫事人員 商務人員 已無此分類, 改成 一般 編制員額及職務編號之 員額類別 為 駐衛警察 聘用人員 約僱人員 駕駛 技工 工友 替代役 正式工員 ( 事業機構 ) 臨時職員( 事業機構 ) 臨時工員( 事業機構 ), 因凍結不允許選擇 人員分類, 故 人員分類 資料清空 職務編號新增 職務註記 原 職缺註記 職務註記 機要人員暫准歸系出缺不補留用人員 機要人員暫准歸系編制出缺後減列編制出缺後改制
配合行政院人事行政總處 105 年度組編子系統調整作業 47 105 年 4 月 22 日版更編制員額及職務編號建檔數控管如下 : 員額類別選項凍結欄位說明 正式職員 [ 預算員額 ] [ 留用人員 ] 員額類別選擇 A 正式職員 時, 應填入 [ 編制員額 ] [ 兼職員額 ] [ 暫行員額 ] 欄位, 以 [ 編制員額 ] [ 暫行員額 ] 欄位所填數字之加總數框限該員額類別之職務編號建置數 聘用人員 [ 兼職員額 ] [ 暫行員額 ] [ 留用人員 ] 註 : 不凍結 [ 編制員額 ] 欄位 員額類別選擇 C 聘用人員 時, 應填入 [ 預算員額 ] 欄位, 以 [ 預算員額 ] 欄位所填數字, 框限該員額類別 之職務編號建置數
配合行政院人事行政總處 105 年度組編子系統調整作業 編制員額資料配合員額類別選項, 凍結欄位欄位於 105 年 10 月後進行清除如下 : 正式職員 聘用人員 員額類別選項 駐衛警察約僱人員駕駛技工工友替代役正式職員 ( 事業機構 ) 正式工員 ( 事業機構 ) 臨時職員 ( 事業機構 ) 臨時工員 ( 事業機構 ) 清除欄位 [ 預算員額 ] [ 留用人員 ] [ 兼職員額 ] [ 暫行員額 ] [ 留用人員 ] [ 編制員額 ] [ 兼職員額 ] [ 暫行員額 ] [ 留用人員 ] 48 員額類別選項 臨編人員 清除欄位 [ 編制員額 ] [ 兼職員額 ] [ 預算員額 ] [ 暫行員額 ]
配合行政院人事行政總處 105 年度組編子系統調整作業 49 任免遷調 > 報到 / 離職 > 人員離職 > 離職資料建檔 配合新增 缺額註記 欄位 任免遷調 > 報到 / 離職 > 人員離職 > 離職資料更新作業 更新到離職人員的職務編號檔之 缺額註記 欄位
配合行政院人事行政總處 105 年度組編子系統調整作業 50 個人資料 > 個人基本資料 > 基本資料 > 人事 21 表資料維護 卸職 按鈕