第一章

公文線上簽核系統 V 1.0 英福達科技股份有限公司編印 中華民國 103 年 11 月

目錄 第一章共用功能介紹... 3 第一節系統登入... 3 第二節主畫面介紹... 4 第三節公文資訊... 5 第四節系統安裝說明... 6 第五節設定個人資訊與憑證註冊... 8 第六節查詢... 8 第七節與差勤代理同步設定..13 第二章創稿開啟公文製作系統... 14 第一節行文機關與個人通訊錄... 20 第三章來文簽辦作業... 23 第一節來文新增簽稿作業... 23 第二節選擇公文範本... 23 第三節修改公文作業... 24 第四章密件作業... 26 第五章詞庫功能... 28 第一節維護詞庫類別... 28 第二節維護詞庫... 30 第三節使用詞庫... 31 第六章簽核公文管理作業... 33 第一節公文核章作業... 33 第二節刪除簽稿... 33 第三節夾帶附件... 34 第七章流程管理作業... 37 第一節陳核 / 會辦作業... 37 第二節受會辦理... 41 第八章已決行公文送發文作業... 42 第九章已決行公文送歸檔... 43 第十章後會作業... 44 第十一章併案作業... 45 第十二章銷號作業... 47 第十三章申請重分作業... 48 第十四章申請改分作業... 49 第十五章展期申請作業... 51 第十六章調案申請作業... 53 第十七章版本導覽... 56 1

第十八章電子公布欄... 58 第一節電子公布欄畫面... 58 第二節最新公布... 58 第三節電子公布欄功能... 60 第四節個人公告登載... 64 第五節個人公告維護... 65 第六節公布查詢... 66 第十九章其他功能介紹... 67 第一節如何執行補簽功能... 67 第二節稽催通知回復... 67 第三節表單取號... 68 第四節範本類別... 69 2

第一章共用功能介紹 第一節系統登入 操作步驟 : 1. 教職員請由校務行政入口網登入系統 2. 計畫類人員及兼任助理由臺灣師範大學首頁 > 教職員 > 校務行政系統 > 公文線上簽核系統 ( 計畫類人員及兼任助理 ) 登入 3. 教職員登入校務行政入口網後, 請點 公文線上簽核系統 ( 教職員入口 ) 登入公文系統 4. 計畫類人員及兼任助理需輸入帳號密碼後按下登入按鈕 3

第二節主畫面介紹 1. 公告事項 : 系統訊息跑馬燈通知 2. 單位與職位 : 顯示使用者在系統組織中所在之單位與職位名稱 3. 公文夾 : 顯示您在系統中所扮演之角色所需的公文資料夾 1. 公告事項 2. 單位職位 3. 公文夾 4. 功能按鈕 : 依角色顯示不同的非公文夾之作業功能 5. 篩選文號 : 篩選狀態及公文文號輸入搜尋 6. 公文顯示區 : 顯示每筆公文的資訊 7. 筆數頁數 : 目前公文夾總筆數 ; 目前所在頁數與總頁數 4. 功能按鈕 5. 篩選文號 7. 筆數頁數 6. 公文顯示 4

第三節公文資訊 1. 電子文號規定 (11 碼 ): 年度 (3 碼 ) + 單位 (2 碼 ) + 流水號 (5 碼 ) + 支號 (1 碼 ) 2. 共用功能按鈕列表功能按鈕圖示功能說明個人資訊的修改 ( 姓名 登入密碼 E-mail 電話號碼 傳真號碼 ) 此功能為單位登記 主管 系統管理員設定代理人分為 即時代理 與 預約代理 從檔案室調卷的公文在此檢視 1. 表單查詢 : 調案單 展期單 改分單等表單查詢功能 2. 公文查詢 : 對未編目公文 ( 辦理中 自行存查 銷號 ) 已編目公文查詢功能各角色操作手冊 快速指南 影音教學 檢視傳閱或發文副知的公文 承辦人員可在此檢視已發布之電子公告 稽催回復 手動取得公文號碼 5

第四節系統安裝說明 1. 首先到線上說明下載安裝公文系統快速安裝 2. 左邊選單第 7 點 + 號展開, 依電腦的 IE 版本下載安裝檔, 在檔案上按右 鍵另存目標到您要儲存的位置 6

3. 完成後至檔案儲存位置, 在下載的檔案 公文系統快速安裝 IE11 版.exe 連 點二下滑鼠左鍵執行 ( 以 IE11 版為例 ) 4. 系統出現 DOS 畫面後即會自動安裝, 當出現 Flash 安裝完成畫面, 請按下完 成按鈕 5. 安裝完成後 DOS 畫面會出現 請按任意鍵繼續 訊息時按下鍵盤任一按鍵 即可關閉安裝畫面 7

第五節設定個人資訊與憑證註冊 1. 在公文系統工具列中, 點選 個人資訊 按鈕 2. 輸入相關資訊後, 請點選更新按鈕即可更新個人資訊 3. 初次使用系統時, 應先連接讀卡機並插入自然人憑證, 此時點選註冊按鈕, 系統會自動帶出自然人憑證的資料, 憑證即註冊成功 第六節查詢 要查詢曾經辦過的舊公文或想了解目前公文的流程則可利用公文查詢方式查閱 公文 點選系統上的 查詢 功能, 會看到各種查詢功能供選擇 8

第一項公文查詢 1. 點選公文查詢後, 系統會開啟公文查詢畫面, 在此可看到很多篩選方式, 以 提供承辦人利用各種條件作公文查詢動作 像是收創文號 日期 速別 等 2. 假設不記得公文的文號, 亦可以利用全文檢索方式查詢辦理過的公文 全文檢索採關鍵字搜尋, 可針對公文的主旨與內容中的關鍵字來找尋公文 3. 已編目與未編目差異 : 已編目 : 公文送至文書組歸檔的公文需在已編目查詢 未編目 : 公文 未 送文書組歸檔, 採 自存 方式留存備份的公文在未編 9

目查詢 4. 當篩選條件設定完畢後, 按下方的公文查詢即可查閱公文 5. 已銷號 的公文, 若要取消銷號, 則可在公文查詢中找到該份公文後, 選取即可執行取消動作 第二項舊檔查詢 1. 點選舊檔查詢後, 系統會開啟舊檔公文查詢畫面, 提供使用者查詢 102 年度以前在舊公文系統之公文資料 第三項表單查詢 1. 點選表單查詢後, 系統會開啟表單查詢畫面, 提供使用者查詢申請改分單 展期申請單 調案單等各種表單資料 第四項代理查詢 1. 點選代理查詢後, 系統會開啟代理查詢畫面, 提供使用者查詢職位被代理期 間, 代理人幫您處理的公文資料 10

第五項郵件招領公告查詢 1. 點選郵件招領公告查詢後, 系統會開啟郵件招領公告查詢畫面, 提供使用者 查詢目前有哪些郵件待招領 第六項郵寄紀錄查詢 1. 點選郵寄紀錄查詢後, 系統會開啟郵寄紀錄查詢畫面, 提供使用者查詢個人 承辦的郵寄公文 11

第七節與差勤代理同步設定 可設定代理人是否與您所設的差勤代理人同步第一項操作設定 1. 開啟個人資訊 2. 設定是否要與差勤代理同步 ( 若不使用 差勤系統 所設代理人, 取消勾選 即可 ) 12

第二項代理同步規則說明 1. 請假期間, 若差勤系統與公文系統設定不同之代理人, 以公文系統所設定之代理人為優先, 依 1. 即時代理 2. 預約代理 3. 差勤同步 作為公文系統啟動代理人之排序 2. 請假期間, 若指定的差假代理人同時請假, 將依據同仁於差勤系統 代理人 設定 所預設之次一順位代理人做為公文代理人 3. 若因同仁所設定之差勤代理人離職等原因, 導致公文線上簽核系統無法同 步, 公文系統將以 E-mail 通知請假同仁 13

第二章創稿開啟公文製作系統 操作步驟 : 1. 在公文系統工具列中, 點選創文按鈕 2. 選擇公文範本 操作步驟 : 1. 在選擇公文格式視窗中, 系統會帶出公文範本 ( 一般範本 定型稿 ) 發文機關全銜 發文字軌 速別 密等 解密條件等供可選擇的視窗 發文字軌會依承辦人所承辦單位自動帶出, 可不需自行挑選 選擇範本完畢後, 請點選建立按鈕 2. 開啟 WEB 製作並選擇公文範本後, 系統會將個人聯絡方式 速別 密等自動帶出在開新範本時所選擇的資訊 14

3. 公文內容輸入與編輯 4. 在主旨欄位的部份, 請直接繕打一段到底的文字即可 ( 請直接繕打無須斷行, 系統會自動斷行 ) 5. 說明與辦法的繕打模式相同, 直接在說明與辦法繕打文字, 如需要分項段落文字, 請將游標位於說明與辦法後, 按下 Enter 鍵, 系統會帶出序號一, 再按一次會出現序號二 如需要下一層次分項段落, 請點選工具列的 ( 增加縮排 ), 最多可 一 ( 一 ) 1 (1) 甲 ( 甲 ) 子 ( 子 ) 四層次, 如果想要回到上一層次分項段落時, 請將游標位於欲回到上一層段落後面, 點 選工具列的 ( 減少縮排 ) 即可 15

如果您要刪除段落, 請將游標位於欲刪除段落後面, 點選上方工具列的, 自 動會把該段落刪除 6. 正 副本欄位的繕打方式, 請點選上方工具列的, 在共用通訊錄 內, 分為校內與校外機關 校內 : 以電子公布欄的形式發布於校內的單位 校外 : 使用電子交換機關群組 7. 選擇單位後在正 副本點選系統自動帶進該筆單位資料, 或者亦可以拖曳的方式, 拖曳至正 副本欄位 移除方式在正 副本欄位點選欲移除機關, 點選 即可移除 16

選擇單位後, 使用拖曳的方式或在正 副 抄本欄位點選中間藍色箭頭圖示加入該筆資料 輸入完畢後, 點選確定 查詢功能可以切換至搜尋的頁籤, 在此輸入機關名稱後點選搜尋, 系統會將符 合關鍵字的相關機關帶出來, 包括內建於系統的機關群組, 選擇您要的機關名稱 後, 可用拖曳的方式, 拖曳至正 副本欄位, 或是點選正 副本欄位旁的 加 入, 移除方式在正 副本欄位點選欲移除機關, 點選 即可移除 1. 輸入機關 名稱後點選 搜尋 2. 系統會帶出含 有機關名稱的所 有機關 正 副本欄位輸入完畢後, 點選確定鈕, 系統自動將您挑選的機關帶入 17

附註 : 傳遞方式點選上網公告, 點選確定鈕後需要選擇上網公告類型 8. 檔號資訊請點選上方檔號圖示, 系統會帶出挑選檔號視窗 預設 會顯示現在年度的檔號 ( 如 0103 年 ), 若要另外查詢請在年度號 分類號 類 目名稱 案次號 案名擇一輸入後點選查詢 18

也可以將您個人常用的分類號加入到左方 常用檔號 內, 請選擇常用的檔號後, 點選 或直接拖曳即可 移除方式在我的常用分類號選擇欲刪除的分類號, 點 選 即可移除 最後選擇公文的檔號, 在點選左下角的選取鈕即可 ( 將常用檔號拖曳或加入至個人常用檔號 ) 分類號輸入後, 系統會顯示於製作的右上方 9. 完成輸入相關欄位後, 點選取號上傳, 即可取得一發文號 10. 回到公文系統中, 點選 待處理公文 夾, 即可看見取號成功之公文 19

第一節行文機關與個人通訊錄 若要將共用通訊錄中的單位加入個人通訊錄裡, 以利日後作業方便, 可自行將所要的行文機關資訊建立至個人通訊錄中 操作步驟如下 : 1. 在共用通訊錄中, 可以點選 搜尋 頁籤, 搜尋欲加入的機關名稱 2. 搜尋出來後, 選擇機關單位名稱, 點選新增至個人通訊錄按鈕, 系統提示新增成功 ( 圖 2) 3. 切換至 個人通訊錄, 即可看到剛剛加入的機關單位 ( 圖 3) 4. 可將剛剛加入的機關全選後按創建群組, 並輸入群組名稱後按確定, 即可將剛剛加入的機關, 加入至群組名稱內 ( 圖 4) 5. 若要解除群組, 點選該群組後, 點選取消群組鈕即可解除群組 ( 圖 5) 6. 若要移除機關名稱或群組, 點選該群組或機關單位後, 點選移除鈕即可移除 ( 圖 6) 若要搜尋行文機關時, 請再切換至 搜尋 頁籤後, 在關鍵字中填入您要搜尋的單位後, 按搜尋即可 1. 輸入機關名稱後點選搜尋 (EX: 行政院 ) 2. 系統會帶出含 有行政院的所有 機關 圖 1 20

可將常用的機關設定於個人通訊錄中, 在 搜尋 頁籤中, 搜尋出來的機關單位, 可選擇該筆機關名稱後, 點選新增至個人通訊錄, 該機關名稱以後就可以從個人通訊錄中挑選, 毋需反覆搜尋該機關單位挑選 2. 點選新增至個人通訊錄 1. 挑選搜尋結果 的機關名稱 3. 系統提示 新增成功 圖 2 ( 選擇欲加入之機關單位, 點選新增至個人通訊錄按鈕 ) 圖 3 21

1. 選擇要創建群組之受文 者, 按創建群組 2. 輸入群組名稱 圖 4 3. 按取消群組可解除群組 圖 5 圖 6 22

第三章來文簽辦作業 第一節來文新增簽稿作業 操作步驟 : 1. 來文函覆作業, 須先在 待處理公文 夾中, 將承辦之來文執行簽收 2. 在簽核系統作業畫面中, 在 待處理公文 夾中直接勾選要函覆之來文或 點選公文號後, 按下 新增簽稿 按鈕, 系統即會開啟製作系統 ( 勾選來文文號, 點選主畫面上方的新增簽稿按鈕 ) 第二節選擇公文範本 ( 點選文號後, 選擇上方的新增簽稿按鈕 ) 操作步驟 : 1. 顯示一般範本 定型稿範本如下, 選定公文範本與資訊選定後按建立 23

2. 系統即會將公文格式, 在製作視窗中開啟 注意事項 : 甲 來文新增簽稿作業在編輯公文內容操作與創文作業相同, 請參照前述章 節方式來編輯公文內容 乙 若需簽稿併陳, 請先以新增簽稿功能完成取號後, 再重複執行新增簽稿 作業即可, 簽或稿何種公文格式先新增皆可 第三節修改公文作業 操作步驟 : 1. 開啟欲修改的公文 ( 點選文號左鍵兩下 ) ( 開啟後, 點選簽稿文號, 右方出現簽稿原文 ) 24

2. 請點選上方圖示的清稿 / 編輯按鈕 3. 系統會詢問是否要執行清稿請點選是 4. 開啟公文編輯模式請點選是 5. 此時請在公文製作編輯畫面, 修改您公文內容文字 6. 修改完畢後, 請點選上方工具列中的修改上傳 7. 上傳成功後, 系統會顯示修正後的公文內容, 請重新執行核章作業 25

第四章密件作業 操作步驟 : 1. 創文或新增簽稿後, 於選擇公文範本視窗中, 於密等欄位選擇 密 級以上 2. 選擇或輸入解密條件後點選建立 3. 系統即會將公文格式, 在製作系統視窗中開啟 輸入完畢公文內容後, 按下列印按鈕 26

4. 取號後回主畫面, 做送出的動作 27

第五章詞庫功能 第一節維護詞庫類別 創稿或新增簽稿選好公文範本時, 點選詞庫按鈕 第一項新增詞庫類別 右上方分為個人 單位 機關三種詞庫分類, 機關詞庫範圍為全校共享, 單位詞 庫則是只有單位內部共享, 個人詞庫只屬個人所使用 操作步驟如下 : 1. 選取欲編輯的詞庫種類 ( 個人 單位 機關 ) 此範例為新增個人詞庫類別 2. 點選新增類別 3. 輸入類別名稱 28

4. 新增後顯示結果 第二項修改 刪除詞庫類別 1. 選取欲修改的類別 2. 輸入欲修改的名稱後按下確定 29

1. 選取欲刪除的類別 2. 確認後按下 Yes 第二節維護詞庫 對現有的詞庫類別新增 刪除詞庫等維護功能 ( 一 ) 新增詞庫操作步驟如下 : 1. 選取要新增的詞庫類別 2. 輸入要儲存的詞庫文字 3. 按下鈕, 系統顯示新增成功 30

( 二 ) 刪除詞庫操作步驟如下 : 1. 選取要刪除的詞庫 2. 按下刪除詞庫按鈕 3. 確認此筆詞庫是否要刪除後按下是 4. 顯示刪除成功訊息按下是 第三節使用詞庫 操作步驟如下 : 1. 先將滑鼠游標移置要插入詞庫字句的位置, 按下詞庫 2. 選取詞庫的種類, 分為個人 單位 機關三種 3. 選取詞庫的類別 4. 滑鼠左鍵雙擊兩下選取要插入的詞庫字句後按下確定 31

5. 顯示結果如下 32

第六章簽核公文管理作業 第一節公文核章作業 完成創文與新增簽稿取號作業後, 需在簽核系統中執行核章, 核章作業就如同在紙本上核章的意思一樣, 只是將紙本的核章, 移到線上系統操作 操作步驟 : 1. 請您先點選 待處理公文, 選擇您要核章的公文後, 開啟該筆公文的簽核畫面 2. 先在左方卷宗資訊內容中選擇要核章之公文 ( 簽稿 ), 系統即會在右邊的公文 畫面顯示公文內容, 點擊方 之後, 系統就會自動帶出您的職章位於簽稿下 3. 核章完畢後, 請確實的點選公文上方的儲存, 否則系統將不會儲存您的核章 第二節刪除簽稿 提供承辦人自行創建公文後, 發現該簽稿重複或是欲刪除簽稿另新增簽稿辦理公文的作業 註 : 若該份公文是您所創的, 則必須要有兩份 ( 含 ) 以上的簽稿, 才可刪除, 來文則不受此限制 33

操作步驟 : 1. 在開啟公文後左邊的卷宗資訊裡, 點選欲刪除的簽稿 2. 確定要刪除後, 按下簽稿畫面中的刪除簽稿按鈕即可將公文刪除 請注意 : 系統出現點選確定後, 系統帶出簽稿已刪除訊息, 點選確定, 該份簽稿就會被刪除, 此時無法救回 備註 : 若此公文有核章時刪除簽稿會顯示如下圖系統訊息, 有核章的公文需先執行清稿將核章清除後儲存上傳, 在無核章的情況下才能執行刪除簽稿動作 第三節夾帶附件 公文若有實體附件或電子附件需夾帶時, 可使用此功能將電子附件夾帶與實體公文記錄至系統中 第一項新增附件 操作步驟 : 1. 在 待處理公文 中開啟公文, 並點選左方的簽稿, 選取承辦附件 2. 點選新增附件, 系統便會切換至新增附件操作區 34

1. 點選簽稿中的承辦附件 2. 點選新增附件 3. 在新增附件視窗中, 輸入附件名稱 勾選是否為發文附件 選擇媒體形式 附件數量 計量單位 按下瀏覽按鈕選擇本機端 ( 自己的電腦主機 ) 要上傳的 電子檔案, 完成後按下新增附件 4. 在承辦附件區可檢視已新增成功附件 5. 若要新增實體附件, 請在新增附件畫面中輸入附件名稱 是否為發文附件 選擇媒體形式 除電子文件外, 其餘皆屬實體附件類型 附件數量 計量單位與附件說明, 完成後點選下方新增附件按鈕 6. 新增的附件若為實體附件, 在做好 陳核 / 會辦 的作業後, 請在 已送未收 開啟公文後點選 承辦附件, 再點選 開啟附件另送清單 按鈕, 列印出的傳遞單就會帶出流程會經過的單位或承辦人 35

第二項修改 刪除 下載附件 操作說明 : 1. 附件新增成功後, 即可在承辦附件區檢視新增成功之附件, 若要修改可直接修改上方附件資訊 ( 附件名稱 是否為發文附件等 ) 後, 在點選下方修改附件按鈕 2. 若要刪除可直接點選下方刪除附件按鈕, 即可將附件刪除 3. 如需下載附件, 可開啟簽稿的承辦附件, 點選下方下載檢視按鈕 36

第七章流程管理作業 第一節陳核 / 會辦作業 提供承辦人針對公文, 設定欲會辦的單位 人員順序 陳核順序, 系統會依照您所設定的流程進行送件作業 在會辦作業可選擇會辦方式 會畢模式 與陳核作業的差異在於將公文送至會辦單位前, 會先給原承辦單位主管審核後, 再將公文送至會辦單位 當公文承辦後, 需要陳核給主管審核 決行, 這時可以利用系統的陳核作業 如您若要會辦單位前先給主管審核, 請您選擇送會作業 1. 會辦方式選項 : 順會 : 提供依順序送會辦理 分會 : 提供同時送會辦理 2. 會畢模式選項 會畢陳核 : 在會辦流程結束後, 該公文直接陳核主管 會畢回承辦人 : 在結束會辦流程後, 送回至原承辦人 ( 在分會作業預設以會畢回承辦人, 待彙整後再行送出 ) 操作步驟 : 1. 在待處理公文勾選欲會辦的公文文號, 在上方點選送會陳核 37

會辦單位區域 單位組織樹 2. 系統會先帶出一 會辦單位區域, 請在右方單位組織樹選單中 ( 我的單位 所有單位 ), 直接將右方單位或人名以拖曳 ( 左鍵按住不放直接移動滑鼠 ) 的方式拉至左方會辦清單 陳核與決行區域 3. 選擇會辦方式選項 會畢模式選項後 ( 範例為順會 會畢陳核 ), 接著確認下方流程順序是否正確 ; 如不正確可直接拖曳移動 ( 陳核會辦流程不能互換 ) 或選取刪除, 確認無誤後按送出 38

4. 在 待處理公文 夾中, 先勾選需要陳核會辦的公文, 接著點選上方陳核送 會按鈕後, 系統會帶出陳核會辦流程選單 5. 系統會先在左方陳核清單中帶出預設的陳核流程 ( 可移除 ), 您可以從右方單位選單 ( 我的單位 所有單位 ) 展開您要選取的單位, 以拖曳的方式將主管拉至左方陳核會辦清單中 6. 拖曳完畢後, 可直接在左方陳核清單以拖曳的方式調整陳核順序, 或移除不陳核的流程 39

7. 最後點選送出, 系統會告知陳核送會成功 備註 : 送出前可儲存陳核流程, 可利用新增儲存設定的自訂流程 40

第二節受會辦理 針對原主辦單位承辦人, 將公文會送給您辦理時, 所提供的辦理程序 第一項會畢作業 操作步驟 : 1. 若會辦公文內容已核章或加註意見, 如需結束會辦流程, 核章後請點選會畢鈕 2. 系統會自動出現單位主管流程確認畫面, 按下送出即可 41

第八章已決行公文送發文作業 操作步驟 : 1. 在 待處理公文 中勾選公文後, 點選送發文按鈕, 需先做清稿 2. 按確定後, 公文將會送至總發文人員 42

第九章已決行公文送歸檔 公文經由主管決行後送回承辦人待處理公文中, 處理狀態為已決行, 如不發文則送至檔案室歸檔 操作步驟 : 1. 在 待處理公文 中勾選公文後點選送歸檔按鈕 2. 該公文即送至檔案室 ( 檔案室待點收 ) 處理公文 43

第十章後會作業 公文經由主管決行後送回承辦人待處理公文中, 處理狀態為已決行, 如需再會辦其他單位, 可利用此功能 操作步驟 : 1. 在 待處理公文 中勾選公文後, 點選後會按鈕 2. 此時系統會出現會辦設定畫面, 請將右方單位清單 ( 我的單位 所有單位 ) 以拖曳的方式將加會單位或人員拉至左方流程清單中 3. 請確認流程順序 ( 可用拖曳方式調整 ), 設定會辦方式, 確認無誤後可以點選送出 44

第十一章併案作業 承辦公文時, 如果發現兩件公文主旨大致相同, 就可以利用併案的方式承辦公文, 併案公文處理狀態必須為承辦人辦理中 操作步驟 : 1. 勾選想要併案的公文 ( 母案 ) 後, 點選併案按鈕 2. 系統帶出的畫面中, 點選待合辦公文 ( 子案 ) 後, 點併案按鈕 3. 最後在點選右上角 X 關閉視窗, 即完成併案 4. 如果需要解除併案, 請點選該公文後再點選併案按鈕 45

5. 在併案畫面中點選取子案清單後, 再點選解併按鈕後點選右上角 X 關閉視窗, 完成解除併案 46

第十二章銷號作業 此功能提供承辦人, 針對公文無需再辦理或是此份公文已失去辦理的意義, 讓承辦人將該文件完全消失於系統中 ( 註 : 來文不可由承辦人作廢 ) 操作步驟 : 1. 請在 待處理公文 勾選您欲 銷號 的公文 2. 點選銷號, 系統提示 確定是否銷號, 您確認要銷號請點選確定 3. 系統會出現銷號理由, 請輸入銷號原因, 按下確定按鈕 47

第十三章申請重分作業 提供承辦人針對本件公文需要由單位內的其他同仁辦理時所使用, 簡單說就是單位內重新分文 操作步驟 : 1. 請在 待處理公文, 點選您要申請重分的公文, 點選申請重分 2. 系統會請您輸入重分理由, 請在輸入欄位內輸入理由 3. 點選確定後, 系統會將公文送往前一流程, 由單位登記桌重新分文給單位內的其他同仁辦理 48

第十四章申請改分作業 該文非該單位之辦理業務, 且清楚確認應該由另一個單位辦理時, 可填寫改分 單送出請長官核示分給另一個單位 操作步驟 : 1. 請在 待處理公文 公文夾中, 勾選欲辦理改分之公文文號, 然後點選申請改分按鈕 2. 系統會自動帶出改分單, 選定或輸入改分理由與建議改分單位後按上方表單儲存按鈕 3. 表單簽核畫面按下核章按鈕 ( 手動在落章位置以滑鼠點擊落章 ), 核章完畢後按下儲存按鈕 49

4. 按下改分單送出按鈕即可將改分申請單送往主管處核定 50

第十五章展期申請作業 線上展期作業可以讓承辦人針對已逾期或快逾期的公文辦理展期作業 操作步驟 : 1. 請在 承辦公文未結案件 公文夾中, 勾選欲辦理展期之公文文號, 然後點選展期申請按鈕 2. 系統會自動帶出展期申請單, 選定申請方式與用下拉式選單選擇展期原因與輸入展期天數後按上方表單儲存按鈕 3. 表單簽核畫面按下核章按鈕 ( 手動在落章位置以滑鼠點擊落章 ), 核章完畢後按下儲存按鈕 51

4. 按下展期單送出按鈕即可將展期申請單送往主管處核定 52

第十六章調案申請作業 承辦人員若想從檔案室調閱某一份文件, 可在公文查詢作業查出該筆資料後, 填寫調案申請作業 操作步驟 : 1. 請先點選公文管理系統上方的公文查詢 2. 請先點選上方公文查詢資訊 歸檔查詢資訊 選擇已編目或未編目公文, 並輸入查詢條件 ( 範例為輸入年度號 收創文號 專案編號 ) 後點選左下公文查詢按鈕 3. 勾選下方符合查詢條件的公文文號, 再點選上方調案申請 4. 系統帶出線上調案單, 請利用下拉式選單選擇調卷項目 5. 確認調案單無誤後, 請點選上方表單儲存, 系統會告知已新增完成 6. 在調案單上核章儲存後, 再點選上方調案單送出 53

7. 調案單審核進度, 可以在 調卷檢視 中查看, 可點擊文號打開 8. 調案核准後, 在 調卷檢視 裡處理狀態為 同意檔案調閱, 點擊文號即可打開檢視公文 54

9. 如果要延長展期時間, 在調卷檢視裡可以做調卷展期 (1) 按調卷展期, 輸入展期原因後按儲存 (2) 儲存後請在展期部分核章, 再按調卷展期單送出 (3) 調卷展期核准後, 會自動延長公文在 調卷檢視 裡可檢視的時間 55

第十七章版本導覽 如已清稿將簽核紀錄消除於目前的公文稿面, 但仍需查看簽核主管們的簽核意見或主管們交辦的待辦事項並讓其他單位知道時, 可以使用版本導覽裡的列印或轉出影像檔的功能, 印出紙本或提供 PDF 檔給其他人 使用版本導覽並轉出影像檔之操作步驟如下 : 1. 將公文點開後, 可於上方第二排功能列看到版本導覽的按鈕 2. 進入版本導覽後, 依您所要的版本做選擇並按下影像轉檔 56

3. 按下影像轉檔後, 可直接開啟或儲存 PDF 檔 4. 按下儲存鈕後, 再決定 PDF 檔的存放路徑 57

第十八章電子公布欄 第一節電子公布欄畫面 登入系統後若收到校內發文的公文, 則可在 電子公布欄 中檢視 (67) 為未讀件數, 點進公布欄, 尚未閱讀的公告會顯示是黃色資料夾 ( 圖 1) 第二節最新公布 圖 1 電子公布欄, 為機關內部公告同仁的公文, 使用者可在此閱讀最新的公告內容 操作步驟 : 1. 點選 電子公布欄 到最新公布 2. 系統即會出現目前電子公布欄中公告的公文 58

3. 點擊文號, 即可開啟閱讀公告內容 4. 公布欄開啟公文, 可使用螢光筆 加註意見與便利貼功能 59

第三節電子公布欄功能 第一項轉發 點選轉發後, 系統會帶入單位內組織, 組織名稱前面有表示可以展開, 展開後面看到該單位內的所有承辦人, 在此可個別轉發給單位承辦人, 若無展開圖示表示只轉發給單位 ( 登記桌 ) 第二項新建群組與刪除群組 操作步驟 : 點選新增, 再按新增群組即完成群組新增 60

群組新增後, 從左方組織拉選成員至群組名稱資料夾中, 當拉選完即完成群組自 建的動作 勾選欲刪除的群組或群組成員後, 按刪除鈕, 即可刪除 61

第三項隱藏 選擇要隱藏的公文並將選取打勾, 會出現隱藏鈕, 執行隱藏後, 該份公文將不顯示於電子公布欄中 如不小心隱藏要轉發的公文, 則可以在 公布查詢 中設定篩選條件, 查詢不小心被隱藏的公文, 再於選取欄位打勾後執行取消隱藏, 即可將隱藏的公文回復到 最新公告 中 62

第四項請示 若不知該份公文的轉發對象時, 則可利用請示功能, 請示主管該份公文需轉發給 那些承辦人 點選請示後, 系統將會帶出單位內組織, 此時再選取要請示的主管, 設定完畢 後按下確定鈕, 則系統出現執行成功的訊息, 而主管也將收到請示的公文 63

第四節個人公告登載 承辦人可於系統上直接將已決行的公文登載至電子公布欄上 1. 點選 個人公告登載 2. 輸入已決行之公文文號後按下 載入 功能 3. 點選載入後下方將帶入文號與主旨內容, 點選後即可針對附件與公告受文者 作設定, 設定完畢後按下上方的登載功能, 即完成公告 64

第五節個人公告維護 承辦人可以把自己發布的公文選取, 執行下架 刪除或修改 於 個人公告維護 中將帶入自己登載的公文, 並可針對該份公文做下架 刪 除 修改等動作 65

第六節公布查詢 因公告均有一定的公告期限, 公布日期一到系統即會自動下架處理, 已下架公文 就要到 公布查詢 中搜尋 66

第十九章其他功能介紹 第一節如何執行補簽功能 凡線上簽核之公文, 每位簽核人員皆須使用個人的自然人憑證加簽, 系統若跳出訊息提示有人尚未補簽, 即表示有人員是以本校發行之軟體憑證加簽, 承辦人須通知該員使用自己的自然人憑證完成補簽 操作步驟 : 1. 承辦人員的工作桌有 待補簽公文 公文夾, 如有要補簽的公文會在此顯示 2. 確認讀卡機與自然人憑證準備就緒, 勾選該筆待補簽公文, 上方會出現補簽追認按鈕 3. 系統會跳出註記欄位, 該欄位不得空白, 請輸入理由後按確定, 系統若有讀取到憑證卡, 再輸入卡片密碼即可 第二節稽催通知回復 如果承辦人有收到公文被稽催的通知, 可在 稽催通知 裡做查看與回復稽催人員 逾期理由 67

操作步驟 : 1. 在系統上方功能列有 稽催通知 功能, 可查詢被稽催的公文 2. 查詢出被稽催的公文, 在 回復內容 直接輸入理由不用儲存, 稽催人員即可看到這份文逾期的原因 第三節表單取號 非正式公文的表單, 需要有公文條碼號辦理表單時, 承辦人員可用此功能在系統上做取號, 並在系統上得到一個公文號碼作紙本的流程設定辦文 操作步驟 : 1. 在系統上方功能列有 表單取號 功能, 可用此功能讓非公文的表單得到條碼號, 並可在公文系統上設定紙本辦文流程 2. 確認表單資料輸入完成, 按登錄按鈕, 會得到一個條碼號, 下載後可貼於表 單上, 並且在 待處理公文 會出現此號碼的紙本流程, 在此可做流程設定 與紙本表單送出辦理 68

第四節範本類別 公文系統提供雲端儲存常用範本的功能, 在系統上方功能列有 範本類別 功能, 可用此功能新增於雲端儲存範本的資料夾分類, 與維護範本資料夾分類 操作步驟 : 1. 按新增輸入排序與分類名稱, 按確定, 會新增一個類別 2. 分類設定完成後, 在創文作業時, 如果還不需要登錄取號或者公文內容以後 也有需要使用, 可以按另存新檔儲存公文, 以便下一次開啟繼續繕打內文 69

3. 按下另存新檔, 會出現存檔選項視窗, 這時會看到剛剛與範本類別建立的資 料夾類別, 請您點擊滑鼠左鍵兩下選擇類別, 再按新增 4. 範本名稱為必要輸入欄位, 說明可依狀況選擇是否輸入, 輸入完成後請按確 定, 會出現新增 / 修改完成的提示訊息, 即表示儲存成功 70

5. 開啟舊檔的方式為登入系統後, 按 創文, 選擇開啟網路舊檔, 再點選範本 類別會看到剛剛儲存的範本, 點選後按開啟, 便可以繼續繕打公文 71