桃園市政府 WEB 版公文製作系統 發文作業 操作手冊 民國 104 年 9 月製版本 V1.0
目 錄 第一章 WEB 公文製作系統... 1 一 畫面功能說明... 1 二 使用者設定說明... 2 ( 一 ) 個人詞庫管理... 2 1. 新增詞庫名稱及內容... 2 2. 修改詞庫名稱... 3 3. 修改詞庫內容... 4 4. 刪除詞庫名稱... 5 5. 匯出詞庫... 6 6. 匯入詞庫... 7 ( 二 ) 符號管理... 8 1. 新增符號... 8 2. 修改符號... 9 3. 刪除符號... 9 ( 三 )PIN 碼暫存管理... 10 ( 四 ) 顯示簽核資訊管理... 10 ( 五 ) 自動存檔時間管理... 11 ( 六 ) 顯示批核資料管理... 11 ( 七 ) 電子交換目錄管理... 12 第二章公文管理系統... 14 一 公文發文處理... 14 ( 一 ) 校對發文... 14 1. 線上簽核 - 電子發文作業... 14 2. 線上簽核 - 紙本發文作業... 17 3. 紙本簽核... 19 ( 二 ) 大附件上傳... 22 1. 線上簽核... 22 2. 紙本簽核... 25 附錄一無法開啟 WEB 公文製作 ( 安裝 Flash Player)... 28 一 登入公文系統自動安裝 Adobe Flash Player... 28 二 手動安裝 Adobe Flash Player... 29 桃園市政府 WEB 版公文製作系統 操作手冊 民國 104 年 9 月製版本 V1.0
第一章 WEB 公文製作系統 一 畫面功能說明 A 系統功能表, 分為編輯 一般 使用者設定及發文 B 系統工具列, 提供編輯 預視 檢視選單 縮放比例 列印等功能 C 系統公文匣, 顯示公文類別 意見軌跡及詞庫等功能 D 公文文稿瀏覽區域 1
二 使用者設定說明 ( 一 ) 個人詞庫管理 功能說明 提供使用者設定個人詞庫, 以利使用者於文稿編輯插入使用 1. 新增詞庫名稱及內容 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點擊 新增 頁籤 (3) 於 [ 詞庫名稱 ] 欄位輸入詞庫名稱 (4) 輸入詞庫內容 (5) 按 確定 鈕, 完成詞庫新增 2
2. 修改詞庫名稱 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點選 修改 頁籤 (3) 選擇 [ 詞庫名稱 ], 按 修改 鈕 (4) 編輯詞庫名稱, 按 確定 鈕完成詞庫名稱修改 3
3. 修改詞庫內容 欄位說明 : (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點擊 修改 頁籤 (3) 選擇欲修改之詞庫名稱 (4) 點擊欲修改之文字內容欄位, 同時編輯詞庫內容 (5) 按 儲存 鈕, 即可完成詞庫內容修改 新增一筆詞庫內容序號, 並可編輯文字內容 刪除詞庫內容 調整詞庫內容順序 4
4. 刪除詞庫名稱 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點選 刪除 頁籤 (3) 選擇 [ 詞庫名稱 ] (4) 按 刪除 鈕, 系統彈跳提示訊息, 按 確定 鈕完成詞庫刪除 5
5. 匯出詞庫 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點選 匯出 頁籤 (3) 於 [ 詞庫清單 ] 勾選欲匯出詞庫, 按 匯出 鈕 (4) 選擇儲存路徑, 按 存檔 鈕完成詞庫匯出 6
6. 匯入詞庫 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點選 匯入 頁籤 (3) 選擇欲匯入詞庫檔案, 按 開啟舊檔 鈕 (4) 勾選欲匯入的詞庫名稱 (5) 按 匯入 鈕, 即可完成詞庫匯入 匯入格式說明 : 以文字檔方式, 內容如下 : 以 Tab 字元作為分隔 7
( 二 ) 符號管理 功能說明 提供使用者設定個人常用符號, 以利使用者於文稿編輯插入使用 1. 新增符號 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 符號管理 (2) 按 新增下一筆 鈕 (3) 於符號列表點選空白符號 (4) 輸入符號 (5) 按 新增 鈕 (6) 出現新增完成訊息, 點選 OK (7) 按 確定 鈕, 即完成新增符號 8
2. 修改符號 3. 刪除符號 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 符號管理 (2) 點選欲修改之符號 (3) 輸入符號 (4) 按 修改 鈕 (5) 按 確定 鈕, 即完成修改符號 9
(1) 於使用者設定功能表選單, 點選 符號管理 (2) 點選欲刪除之符號 (3) 按 清除 鈕 (4) 按 確定 鈕, 即完成刪除符號 ( 三 )PIN 碼暫存管理 功能說明 提供使用者設定開啟或關閉記憶 PIN 碼功能 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 PIN 碼暫存管理 (2) 選擇 開啟 (3) 有效時間為輸入 PIN 碼後至 年 月 日 23:59:59 止 ( 基於資訊安全考量 ), 按 確定 鈕, 即可完成設定 超過有效時間後, 開啟第一筆公文傳送下一關須再次手動輸入 PIN 碼 ( 四 ) 顯示簽核資訊管理 功能說明 提供使用者將滑鼠移至批核文字時, 顯示簽核者與時間 10
(1) 於使用者設定功能表選單, 點選 顯示簽核資訊管理 (2) 選擇開啟或關閉顯示簽核者資訊 系統預設為 開啟 (3) 按 確定 鈕, 即可完成設定 ( 五 ) 自動存檔時間管理 功能說明 提供使用者設定自動存檔時間 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 自動存檔時間管理 (2) 設定存檔間隔時間 系統預設為 10 分鐘, 若欲設定最少為 10 分鐘 (3) 按 確定 鈕, 即可完成設定 ( 六 ) 顯示批核資料管理 功能說明 提供使用者設定是否顯示線上簽核公文批核資料 11
(1) 於使用者設定功能表選單, 點選 顯示批核資料管理 (2) 勾選批核軌跡及意見 欄位批核紀錄及批核備註資訊 系統預設為全部勾 選 (3) 按 確定 鈕, 即可完成設定 ( 七 ) 電子交換目錄管理 功能說明 設定使用者設定電子交換預設路徑, 以利電子發文 12
(1) 於使用者設定功能表選單, 點選 電子交換目錄管理 (2) 輸入 公文主檔 DI 目錄 及 SW 及附件檔目錄 (3) 按 確定 鈕, 即可完成設定 13
第二章公文管理系統 一 公文發文處理 ( 一 ) 校對發文 1. 線上簽核 - 電子發文作業 功能說明 提供發文人員開啟承辦人線上簽核上傳成功之公文製作檔案, 執行電子 發文轉交換檔及列印發文紙本 14
15 桃園市政府 WEB 版公文製作系統 發文作業手冊
(1) 按 發文處理匣 或 公文處理匣 (2) 點選 線上簽核 頁籤 (3) 點選欲發文之公文文號, 在功能選單上點選 繕印校對, 系統會自動帶出 Web 公文製作畫面 (4) 按 發文作業 鈕, 列出正 副本之受文者明細清單 (5) 按 電子交換並且列印 鈕, 進行列印公文紙本與轉交換檔 (6) 完成轉交換檔與列印, 按 取消 鈕 (7) 按 傳送歸檔 鈕 (8) 輸入 PIN 碼, 按 傳送並離開 鈕, 即可完成電子發文作業 16
2. 線上簽核 - 紙本發文作業 功能說明 提供發文人員開啟承辦人線上簽核上傳成功之公文製作檔案, 執行紙本 發文作業 17
18 桃園市政府 WEB 版公文製作系統 發文作業手冊
(1) 按 發文處理匣 或 公文處理匣 (2) 點選 線上簽核 頁籤 (3) 點選欲發文之公文文號, 在功能選單上點選 繕印校對, 系統會自動帶出 Web 公文製作畫面 (4) 按 發文作業 鈕, 列出正 副本之受文者明細清單 (5) 按 紙本列印 鈕, 進行列印公文紙本 (6) 完成列印, 按 取消 鈕 (7) 按 傳送歸檔 鈕 (8) 輸入 PIN 碼, 按 傳送並離開 鈕, 即可完成紙本發文作業 3. 紙本簽核 功能說明 提供發文人員開啟承辦人紙本簽核上傳成功之公文製作檔案, 執行電子 發文轉交換檔及列印發文紙本 19
20 桃園市政府 WEB 版公文製作系統 發文作業手冊
(1) 按 發文處理匣 或 公文處理匣 (2) 點選 紙本簽核 頁籤 (3) 點選欲發文之公文文號, 在功能選單上點選 發文處理 (4) 按 發文 鈕系統會自動帶出 Web 公文製作畫面 (5) 按 發文作業 鈕, 列出正 副本之受文者明細清單 (6) 按 電子交換並且列印 鈕, 進行列印公文紙本與轉交換檔 21
(7) 完成轉交換檔與列印, 按 取消 鈕 (8) 按 = 關閉 Web 公文製作, 將公文製作軟體視窗關閉, 回到公文管理系 統畫面 ( 二 ) 大附件上傳 功能說明 提供發文人員將公文附件大於 2MB 者, 將檔案上傳至大附件下載區, 以 1. 線上簽核 利受文者可於 大附件下載作業 進行附件檔案下載 22
23 桃園市政府 WEB 版公文製作系統 發文作業手冊
(1) 按 發文處理匣 或 公文處理匣 (2) 點選 線上簽核 頁籤 (3) 點選欲發文之公文文號, 在功能選單上點選 繕印校對, 系統會自動帶出 Web 公文製作畫面 (4) 按 發文作業 鈕, 列出正 副本之受文者明細清單 (5) 按 電子交換 鈕 (6) 出現電子交換完成訊息, 按 確定 鈕 (7) 發文作業畫面右上方即會出現附件上傳成功及驗證碼 (8) 按 取消 鈕 (9) 按 傳送歸檔 鈕 (10) 輸入 PIN 碼, 按 傳送並離開 鈕, 即可完成電子發文 24
2. 紙本簽核 25
(1) 按 發文處理匣 或 公文處理匣 (2) 點選 紙本簽核 頁籤 (3) 點選欲發文之公文文號, 在功能選單上點選 發文處理 (4) 按 發文 鈕系統會自動帶出 Web 公文製作畫面 (5) 按 發文作業 鈕, 列出正 副本之受文者明細清單 (6) 按 電子交換 鈕 (7) 出現電子交換完成訊息, 按 確定 鈕 (8) 發文作業畫面右上方即會出現附件上傳成功及驗證碼 (9) 按 取消 鈕 26
(10) 按 = 關閉 Web 公文製作, 將公文製作軟體視窗關閉, 回到公文管理系 統畫面 27
附錄一無法開啟 WEB 公文製作 ( 安裝 Flash Player) 一 登入公文系統自動安裝 Adobe Flash Player 若電腦並未安裝 Flash Player, 於登入系統時自動詢問是否安裝, 請按 安裝 即可 28
二 手動安裝 Adobe Flash Player 至 ADOBE 官方網站 http://get.adobe.com/tw/flashplayer/ 點 立即安裝 即可 29