中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门
前 言 中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 面 向 中 标 普 华 Office 的 初 次 使 用 者, 以 便 于 能 快 速 了 解 中 标 普 华 Office 的 常 用 功 能, 想 要 更 多 地 了 解 中 标 普 华 Office, 请 参 考 中 标 普 华 Office 的 联 机 帮 助 系 统 和 用 户 手 册 描 述 语 言 约 定 中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 在 编 写 过 程 中 使 用 以 下 一 些 语 言 约 定 : 工 具 栏 窗 口 菜 单 项 以 及 右 键 菜 单 项 的 名 称 放 在 方 括 号 中, 如 :[ 常 用 工 具 栏 ] 窗 口 图 标 按 钮 对 话 框 复 选 框 列 表 框 等 控 件 项 的 名 称 放 在 双 引 号 中, 如 : 页 面 设 置 对 话 框 组 合 键 的 键 盘 命 令 之 间 用 加 号 连 接, 如 :Ctrl+S 在 介 绍 打 开 对 话 框 的 步 骤 时, 使 用 了 一 种 特 殊 的 简 化 表 示 法 例 如 : 选 择 [ 工 具 ] - [ 选 项...] - 中 标 普 华 Office, 表 示 先 选 择 [ 工 具 ] 菜 单, 再 选 择 [ 选 项...], 然 后 在 打 开 的 对 话 框 中 选 择 中 标 普 华 Office 列 表 项 图 标 约 定 中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 采 用 了 以 下 三 种 图 标 来 标 明 需 要 特 别 声 明 的 信 息 : 重 要 图 标 指 出 了 有 关 数 据 和 系 统 安 全 的 重 要 信 息 备 注 图 标 指 出 了 用 户 操 作 时 要 注 意 的 事 项 以 及 一 些 必 要 的 说 明 提 示 图 标 指 出 了 有 关 更 高 效 的 使 用 程 序 的 提 示 信 息
目 录 目 录 第 1 章 中 标 普 华 OFFICE 6.0 安 装 说 明...1 1.1 配 置 和 要 求... 1 1.2 安 装 中 标 普 华 OFFICE 6.0... 1 1.2.1 Windows 系 统 下 的 安 装... 1 1.2.2 Linux 系 统 下 的 安 装... 8 1.3 卸 载 中 标 普 华 OFFICE 6.0...10 1.3.1 Windows 系 统 下 的 卸 载...10 1.3.2 Linux 系 统 下 的 卸 载...13 1.4 在 线 升 级...15 第 2 章 中 标 普 华 OFFICE 6.0 基 本 功 能...19 2.1 启 动 中 标 普 华 OFFICE 6.0...19 2.1.1 使 用 [ 开 始 ] 菜 单 启 动...19 2.1.2 打 开 文 档 直 接 启 动...19 2.1.3 启 动 中 心...19 2.2 用 户 界 面...21 2.2.1 界 面 组 件...21 2.3 文 件 操 作 及 格 式...28 2.3.1 新 建 文 件...28 2.3.2 保 存 文 件...28 2.3.3 在 以 其 他 格 式 保 存 文 件...30 III
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 2.3.4 另 存 为 微 软 格 式 文 档...30 2.4 打 印 文 件...30 2.4.1 打 印 预 览...30 2.4.2 打 印...31 2.5 查 找 和 替 换...33 2.6 修 订...34 2.6.1 记 录 修 订...34 2.6.2 保 护 修 订 内 容...35 2.7 格 式 化 对 象...36 2.7.1 锁 定...36 2.7.2 环 绕...36 2.8 格 式 刷... 37 2.9 超 链 接...38 2.9.1 创 建 超 链 接...38 2.9.2 编 辑 超 链 接...40 2.9.3 删 除 超 链 接...41 2.9.4 超 链 接 的 右 键 菜 单...41 2.10 公 式 编 辑...42 2.10.1 公 式 构 成...42 2.10.2 直 接 输 入 公 式...42 2.10.3 使 用 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 制 作 公 式...43 2.10.4 自 定 义 图 标...44 2.10.5 右 键 菜 单 中 的 公 式...45 IV
目 录 第 3 章 中 标 普 华 OFFICE 6.0 特 色 功 能...46 3.1 安 全 备 份...46 3.2 公 文 设 计... 47 3.2.1 进 入 公 文 设 计 模 式... 47 3.2.2 公 文 要 素 库...48 第 4 章 中 标 普 华 OFFICE 6.0 文 字 处 理...49 4.1 文 字 处 理 界 面...49 4.2 编 辑 字 处 理 文 档...49 4.2.1 设 置 文 字 格 式...50 4.2.2 设 置 段 落 格 式... 53 4.2.3 项 目 符 号 和 编 号... 57 4.2.4 页 眉 和 页 脚...60 4.2.5 批 注...61 4.2.6 分 隔 符...63 4.3 表 格 处 理...65 4.3.1 创 建 表 格...65 4.3.2 编 辑 表 格... 67 4.4 打 印 字 处 理 文 档...71 4.4.1 选 择 打 印 范 围... 72 4.4.2 设 置 打 印 版 式... 72 第 5 章 中 标 普 华 OFFICE 6.0 电 子 表 格...75 5.1 电 子 表 格 界 面...75 V
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 5.1.1 普 通 视 图 和 分 页 预 览 视 图... 76 5.2 编 辑 工 作 簿...77 5.2.1 单 元 格...77 5.2.2 单 元 格 数 据...81 5.2.3 行 和 列...86 5.2.4 工 作 表...93 5.2.5 批 注... 97 5.2.6 单 元 格 区 域 命 名...98 5.3 公 式 和 函 数...100 5.3.1 公 式...100 5.3.2 函 数... 107 5.4 图 表...108 5.4.1 图 表 概 述...108 5.4.2 建 立 图 表...109 5.5 打 印 工 作 簿...113 5.5.1 选 择 打 印 范 围...113 5.5.2 选 择 打 印 内 容...113 第 6 章 中 标 普 华 OFFICE 6.0 演 示 文 稿... 115 6.1 演 示 文 稿 界 面...115 6.2 工 作 视 图...116 6.2.1 普 通 视 图...116 6.2.2 大 纲 视 图...116 6.2.3 备 注 视 图... 117 VI
目 录 6.3 编 辑 演 示 文 稿...118 6.3.1 幻 灯 片...118 6.3.2 页 眉 和 页 脚...121 6.3.3 插 入 幻 灯 片 页 码...122 6.3.4 插 入 日 期 和 时 间...122 6.4 放 映 幻 灯 片...123 6.4.1 设 置 幻 灯 片 切 换 效 果...123 6.4.2 设 置 放 映 方 式...125 6.4.3 排 练 计 时... 127 6.4.4 自 定 义 放 映...128 6.4.5 放 映 中 的 操 作...129 6.5 打 印 演 示 文 稿...130 6.5.1 选 择 打 印 范 围...131 6.5.2 选 择 打 印 内 容...131 VII
中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 第 1 章 中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 1.1 配 置 和 要 求 我 们 推 荐 以 下 的 配 置, 将 能 更 好 地 发 挥 中 标 普 华 Office 的 性 能 : 计 算 机 和 处 理 器 :Pentium IV 及 以 上 处 理 器 ; 内 存 :2 GB 及 以 上 内 存 空 间 ; 硬 盘 :1 GB 及 以 上 可 用 磁 盘 空 间 ; 显 示 :1024 768 或 更 高 分 辨 率 的 显 示 器 ; 操 作 系 统 :Windows XP Windows Vista Windows 7 操 作 系 统, 中 标 麒 麟 桌 面 操 作 系 统 1.2 安 装 中 标 普 华 Office 6.0 1.2.1 Windows 系 统 下 的 安 装 这 里 以 Windows XP 操 作 系 统 为 例, 安 装 过 程 如 下 : (1) 运 行 Setup.exe 可 执 行 程 序, 出 现 欢 迎 使 用 中 标 普 华 Office 6.0 安 装 卸 载 向 导 对 话 框, 见 图 1-1 1
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 图 1-1 欢 迎 安 装 单 击 下 一 步 按 钮 进 入 许 可 协 议 对 话 框, 见 图 1-2, 请 认 真 阅 读 其 中 的 许 可 协 议, 然 后 选 中 我 接 受 该 许 可 证 协 议 中 的 条 款, 这 时 才 可 以 继 续 下 一 步 安 装 -2- 图 1-2 许 可 协 议 单 击 下 一 步 按 钮 进 入 用 户 信 息 对 话 框, 见 图 1-3, 请 输 入 用 户 姓 名 和
中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 所 在 单 位, 并 选 择 此 应 用 程 序 的 使 用 者 图 1-3 用 户 信 息 单 击 下 一 步 按 钮 进 入 安 装 类 型 对 话 框, 见 图 1-4, 您 可 以 选 择 最 适 合 的 安 装 类 型, 如 : 典 型 安 装 完 全 安 装 自 定 义 安 装 等 ; 如 果 您 对 中 标 普 华 Office 软 件 比 较 熟 悉 的 话, 则 可 选 择 自 定 义 安 装 方 式, 以 安 装 您 需 要 的 程 序 功 能 3
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 图 1-4 安 装 类 型 如 果 您 选 择 自 定 义 安 装 选 项, 将 进 入 自 定 义 安 装 对 话 框, 见 图 1-5, 其 中 列 出 了 所 有 的 中 标 普 华 Office 程 序 模 块 可 选 式 程 序 组 件 以 及 教 育 模 板, 单 击 列 表 框 内 的 图 标 可 更 改 功 能 的 安 装 方 式 图 1-5 自 定 义 安 装 -4-
中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 图 1-6 更 改 文 件 夹 单 击 更 改... 按 钮, 进 入 更 改 当 前 目 标 文 件 夹 对 话 框, 见 图 1-6, 您 可 以 自 行 选 择 安 装 目 录 所 在 的 文 件 夹 为 便 于 系 统 识 别, 最 好 使 用 英 文 路 径 单 击 确 定 按 钮 进 入 已 准 备 好 安 装 程 序 对 话 框, 见 图 1-7, 如 果 想 检 查 或 更 改 目 前 的 安 装 设 置, 可 单 击 上 一 步 按 钮 5
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 图 1-7 准 备 就 绪 若 想 取 消 此 次 安 装, 则 在 任 何 一 页 中 单 击 取 消 按 钮, 都 可 退 出 安 装 向 导 这 时 弹 出 的 确 认 对 话 框 图 1-8 取 消 安 装 在 图 1-7 中 单 击 安 装 按 钮, 开 始 安 装 中 标 普 华 Office 6.0, 整 个 过 程 需 要 花 费 几 分 钟, 根 据 计 算 机 的 配 置 情 况 不 同, 完 成 安 装 的 时 间 也 会 有 所 不 同 如 图 1-9 所 示, 您 可 以 通 过 该 对 话 框 看 到 安 装 的 进 度 -6-
中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 图 1-9 正 在 安 装 安 装 过 程 结 束 后, 弹 出 完 成 对 话 框, 见 图 1-10 图 1-10 安 装 完 成 您 可 以 通 过 Windows 系 统 [ 开 始 ] 菜 单 中 的 [ 所 有 程 序 ] 中 的 [ 中 标 普 华 Office 6.0] 程 序 组 成 功 启 动 中 标 普 华 Office 6.0 7
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 1.2.2 Linux 系 统 下 的 安 装 这 里 以 中 标 麒 麟 Linux 桌 面 操 作 系 统 为 例, 安 装 过 程 如 下 : (1) 进 入 Office 安 装 光 盘 所 在 目 录, 双 击 setup.sh, 点 击 运 行, 如 果 当 前 用 户 为 root 用 户, 则 直 接 进 入 安 装 对 话 框, 见 图 1-11; 如 果 当 前 用 户 为 非 root 用 户, 则 需 在 弹 出 的 终 端 中 输 入 root 用 户 密 码 ( 注 意, 通 常 情 况 下, 出 于 安 全 考 虑, 在 linux 终 端 中 输 入 密 码 时 将 不 显 示 密 码 替 代 符, 如 * 等 ) 图 1-11 欢 迎 安 装 (2) 单 击 安 装 按 钮, 进 入 安 装 过 程, 见 图 1-12 您 可 以 通 过 此 对 话 框 看 到 安 装 的 进 度, 整 个 过 程 需 要 花 费 几 分 钟 -8-
中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 图 1-12 正 在 安 装 (3) 单 击 完 成 按 钮, 完 成 安 装, 见 图 1-13 图 1-13 安 装 完 成 (4) 中 标 普 华 Office 6.0 安 装 完 成 后, 将 在 系 统 菜 单 [ 启 动 ] - [ 应 用 程 序 ] 下 提 供 中 标 普 华 Office 6.0 程 序 模 块 的 快 捷 菜 单, 您 可 以 通 过 该 菜 单 方 便 地 使 用 中 标 普 华 Office 6.0 9
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 1.3 卸 载 中 标 普 华 Office 6.0 1.3.1 Windows 系 统 下 的 卸 载 在 Windows XP 系 统 下, 您 可 以 打 开 [ 开 始 ] 菜 单, 选 择 [ 所 有 程 序 ] - [ 中 标 普 华 Office 6.0] - [ 卸 载 程 序 ], 启 动 中 标 普 华 Office 的 安 装 卸 载 向 导, 见 图 1-14 程 序 会 删 除 在 系 统 中 的 中 标 普 华 Office 注 册 项 以 及 中 标 普 华 Office 安 装 目 录 下 的 内 容 安 装 向 导 提 示 执 行 后 续 操 作, 直 至 完 成 卸 载 过 程 图 1-14 卸 载 向 导 单 击 下 一 步, 进 入 正 在 卸 载 您 选 择 的 程 序 功 能 对 话 框, 这 需 要 几 分 钟 的 时 间, 见 图 1-15 -10-
中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 图 1-15 正 在 卸 载 对 话 框 卸 载 过 程 结 束 后, 弹 出 完 成 对 话 框, 见 图 1-16 图 1-16 卸 载 完 成 您 还 可 以 打 开 Windows 系 统 的 [ 开 始 ] 菜 单 中 的 [ 控 制 面 板 ], 在 控 制 面 板 中 双 击 添 加 / 删 除 程 序, 打 开 添 加 / 删 除 程 序 对 话 框, 在 当 前 安 装 的 程 序 列 表 框 中 选 择 11
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 中 标 普 华 Office 6.0, 若 单 击 更 改 按 钮, 将 启 动 安 装 卸 载 向 导, 见 图 1-17 图 1-17 安 装 卸 载 向 导 单 击 下 一 步, 进 入 程 序 维 护 对 话 框, 从 中 可 以 选 择 修 改 或 修 复 中 标 普 华 Office 6.0, 见 图 1-18 图 1-18 程 序 维 护 -12-
中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 修 改 如 果 您 在 图 1-18 的 对 话 框 中 选 择 修 改 选 项, 将 进 入 自 定 义 安 装 的 页 面 您 可 以 在 其 中 选 择 要 添 加 或 删 除 的 中 标 普 华 Office 模 块 或 组 件, 然 后 按 照 向 导 提 示 执 行 后 续 操 作, 直 至 完 成 修 改 安 装 过 程 修 复 当 您 计 算 机 系 统 的 注 册 表 中 的 中 标 普 华 Office 记 录 遭 到 破 坏 时, 可 以 使 用 修 复 功 能 在 修 复 过 程 中, 安 装 程 序 会 恢 复 被 删 除 的 程 序 文 件 在 图 1-18 的 对 话 框 中 选 择 修 复 选 项, 然 后 按 照 向 导 提 示 执 行 后 续 操 作, 直 至 完 成 修 复 过 程 您 还 可 以 打 开 Windows 系 统 的 [ 开 始 ] 菜 单 中 的 [ 控 制 面 板 ], 在 控 制 面 板 中 双 击 添 加 / 删 除 程 序, 打 开 添 加 / 删 除 程 序 对 话 框, 在 当 前 安 装 的 程 序 列 表 框 中 选 择 中 标 普 华 Office 6.0, 若 单 击 删 除 按 钮, 弹 出 提 示 信 息 是 否 要 删 除 您 机 器 上 的 中 标 普 华 Office 6.0?, 选 择 是 则 不 进 入 向 导 而 直 接 删 除 中 标 普 华 Office 1.3.2 Linux 系 统 下 的 卸 载 以 中 标 麒 麟 Linux 桌 面 操 作 系 统 为 例, 打 开 [ 启 动 ] 菜 单, 选 择 [ 应 用 程 序 ]-[ 中 标 普 华 Office]-[ 卸 载 ], 启 动 中 标 普 华 Office 的 卸 载 界 面, 点 击 卸 载 后, 如 果 当 前 用 户 为 root 用 户, 则 直 接 进 入 卸 载 对 话 框, 见 图 1-19; 如 果 当 前 用 户 为 非 root 用 户, 则 需 在 弹 出 的 终 端 窗 口 中 输 入 root 用 户 密 码 ( 注 意, 通 常 情 况 下, 出 于 安 全 考 虑, 在 linux 终 端 中 输 入 密 码 时 将 不 显 示 密 码 替 代 符, 如 * 等 ) 打 开 如 图 1-19 所 示 的 安 装 卸 载 向 导 13
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 图 1-19 安 装 卸 载 向 导 单 击 卸 载 按 钮, 进 行 卸 载 在 卸 载 中 对 话 框 中, 您 可 以 通 过 此 对 话 框 看 到 卸 载 的 进 度, 整 个 过 程 需 要 花 费 几 分 钟, 见 图 1-20 图 1-20 卸 载 中 在 卸 载 完 成 对 话 框 中, 单 击 完 成 按 钮, 完 成 整 个 卸 载 过 程, 见 图 1-21 -14-
中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 1.4 在 线 升 级 图 1-21 卸 载 完 成 中 标 普 华 Office 办 公 软 件 V6.0 支 持 在 线 升 级 功 能, 以 保 证 您 随 时 使 用 到 最 新 的 软 件 版 本 初 始 情 况 下, 在 线 升 级 功 能 始 终 开 启, 您 也 可 以 根 据 需 要 关 闭 在 线 升 级 功 能 在 帮 助 菜 单 下 单 击 在 线 升 级, 打 开 在 线 升 级 对 话 框, 根 据 需 要 勾 选 自 动 升 级, 如 图 1-22 所 示 图 1-22 自 动 升 级 选 项 选 中 自 动 升 级 后, 系 统 会 自 动 搜 索 最 新 版 本, 并 在 屏 幕 的 右 下 角 显 示 升 级 提 示, 如 图 1-23 所 示 您 可 以 根 据 需 要 决 定 是 否 需 要 升 级, 若 要 升 级, 请 单 击 立 即 更 15
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 新 ; 若 目 前 不 想 升 级, 您 可 选 择 稍 后 更 新 ; 若 不 想 试 用 在 线 升 级 功 能, 您 可 以 选 择 不 再 提 醒 图 1-23 升 级 提 示 框 升 级 完 成 后, 并 在 屏 幕 的 右 下 角 提 示 升 级 完 成, 如 图 1-24 所 示 图 1-24 升 级 完 成 注 : 在 线 升 级 时 需 要 关 闭 中 标 普 华 Office 程 序, 若 未 关 闭 程 序, 则 会 弹 出 提 示 框, 如 图 1-25 所 示 -16-
中 标 普 华 Office 6.0 安 装 说 明 图 1-25 关 闭 程 序 提 示 框 17
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 2.1 启 动 中 标 普 华 Office 6.0 2.1.1 使 用 [ 开 始 ] 菜 单 启 动 安 装 完 程 序 后,[ 启 动 ] 菜 单 的 [ 应 用 程 序 ] 中 会 显 示 中 标 普 华 Office 程 序 组 要 启 动 中 标 普 华 Office 文 字 处 理, 请 单 击 [ 文 字 处 理 ] 要 启 动 中 标 普 华 Office 电 子 表 格, 请 单 击 [ 电 子 表 格 ], 依 此 类 推 2.1.2 打 开 文 档 直 接 启 动 双 击 一 个 已 有 的 中 标 普 华 Office 6.0 文 档, 或 者 打 开 右 键 菜 单 中 的 [ 打 开 ] 命 令, 即 可 启 动 相 应 的 中 标 普 华 Office 6.0 程 序 您 也 可 以 使 用 crtl 或 Shift 键 选 中 多 个 文 件 后 使 用 右 键 [ 打 开 ] 命 令 来 同 时 打 开 多 个 文 档 2.1.3 启 动 中 心 在 中 标 普 华 Office 6.0 中, 如 果 没 有 打 开 任 何 文 档 时, 您 会 看 到 启 动 中 心 单 击 图 标 以 打 开 一 个 新 的 文 档, 或 打 开 文 件 对 话 框, 或 通 过 浏 览 器 打 开 一 个 具 有 特 殊 功 能 的 Web 页 面, 见 图 2-1 -19-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 图 2-1 启 动 中 心 上 方 的 六 个 图 标 每 个 都 可 用 于 打 开 一 个 指 定 类 型 的 文 档 ( 使 用 默 认 的 模 板 ): 字 处 理 文 档 打 开 中 标 普 华 Office 6.0 Writer 工 作 簿 打 开 中 标 普 华 Office 6.0 Calc 演 示 文 稿 打 开 中 标 普 华 Office 6.0 Impress 绘 图 打 开 中 标 普 华 Office 6.0 Draw 数 据 库 打 开 中 标 普 华 Office 6.0 Base 公 式 打 开 中 标 普 华 Office 6.0 Math 模 板 图 标 打 开 模 板 和 文 挡 对 话 框 打 开 文 档 图 标 打 开 打 开 对 话 框 -20-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 2.2 用 户 界 面 2.2.1 界 面 组 件 中 标 普 华 Office 6.0 的 文 字 处 理 电 子 表 格 演 示 文 稿 绘 图 制 作 界 面 基 本 保 持 一 致, 针 对 具 体 的 应 用 程 序 也 存 在 一 些 差 别, 例 如 菜 单 和 工 具 栏 会 根 据 当 前 内 容 自 动 转 换 这 里 以 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 为 例, 见 图 2-2 图 2-2 中 标 普 华 Office 6.0 用 户 界 面 标 题 栏 常 用 工 具 栏 标 尺 滚 动 条 菜 单 栏 格 式 工 具 栏 编 辑 区 状 态 栏 2.2.1.1 视 窗 文 档 视 窗 在 文 档 视 窗 中 显 示 并 编 辑 一 个 文 档 在 编 辑 文 档 时, 文 档 视 窗 的 上 方 和 下 方 会 显 示 与 当 前 状 态 相 匹 配 的 菜 单 栏 工 具 栏 以 及 状 态 栏 -21-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 驻 留 视 窗 在 中 标 普 华 Office 6.0 中, 有 些 视 窗 是 可 驻 留 的 视 窗, 包 括 导 航 剪 贴 画 各 类 样 式 文 档 结 构 图 教 育 面 板 缩 略 图 窗 格 任 务 窗 格 等 您 可 以 移 动 这 些 视 窗, 更 改 其 大 小, 或 者 将 其 驻 留 到 边 缘 双 击 视 窗 中 的 空 白 区 域 或 选 择 其 右 键 菜 单, 可 以 浮 动 或 停 靠 此 类 窗 口 每 个 边 缘 上 可 以 并 排 驻 留 多 个 视 窗 通 过 用 鼠 标 拖 动 边 框 线 可 以 更 改 视 窗 的 相 对 比 例 要 显 示 或 隐 藏 驻 留 的 视 窗, 请 单 击 视 窗 边 缘 的 图 标, 以 驻 留 在 左 侧 的 视 窗 为 例 隐 藏 驻 留 的 视 窗 显 示 驻 留 的 视 窗 全 屏 显 示 选 择 [ 视 图 ] [ 全 屏 显 示 ], 可 以 将 页 面 切 换 至 全 屏 状 态 若 要 退 出 全 屏 状 态, 可 选 择 工 具 栏 上 的 图 标 关 闭 全 屏 显 示 2.2.1.2 标 题 栏 标 题 栏 位 于 中 标 普 华 Office 6.0 视 窗 的 顶 部 在 标 题 栏 中 除 了 显 示 当 前 文 档 的 文 件 名 外, 还 显 示 了 当 前 的 中 标 普 华 Office 6.0 模 块 名 称 2.2.1.3 菜 单 栏 菜 单 栏 位 于 标 题 栏 的 下 方 移 动 鼠 标 并 单 击 菜 单 栏 中 的 某 一 项 菜 单, 则 该 菜 单 项 展 开, 单 击 所 显 示 的 子 菜 单 中 的 一 个 条 目 即 可 启 动 该 命 令 菜 单 是 根 据 其 基 本 功 能 进 行 分 类 管 理 的 例 如,[ 编 辑 ] 菜 单 中 包 括 编 辑 当 前 文 档 所 需 的 功 能 ( 如 剪 切 复 制 粘 贴 撤 消 命 令 等 ), 而 [ 视 图 ] 菜 单 中 包 括 用 来 控 制 屏 幕 上 元 素 视 图 的 功 能 菜 单 与 上 下 文 有 关, 即 只 有 与 当 前 执 行 的 操 作 有 关 的 菜 单 项 才 可 用 如 果 光 标 位 于 文 字 中, 则 编 辑 文 字 时 所 需 的 所 有 菜 单 项 都 可 用 如 果 在 文 档 中 选 定 了 图 片 对 象, -22-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 则 所 有 用 于 编 辑 图 片 的 菜 单 项 都 可 用 只 有 在 文 档 已 经 打 开 且 处 于 激 活 状 态 时, 您 才 能 够 启 动 用 来 显 示 编 辑 格 式 化 和 打 印 文 档 的 菜 单 命 令 处 于 激 活 状 态 的 文 档 是 指 当 前 显 示 在 屏 幕 中 的 文 档 若 菜 单 命 令 是 要 运 用 在 文 档 内 的 一 个 对 象 上, 那 么 您 必 须 事 先 激 活 文 档 内 的 这 个 对 象 您 能 够 按 照 需 要 来 更 改 和 调 整 中 标 普 华 Office 6.0 中 的 菜 单 栏, 可 选 择 菜 单 [ 工 具 ] - [ 自 定 义...] 来 实 现 这 种 方 法 同 样 适 用 于 工 具 栏 和 快 捷 键 2.2.1.4 工 具 栏 工 具 栏 紧 贴 中 标 普 华 Office 6.0 视 窗 的 顶 部 和 底 部, 也 可 以 浮 动 于 视 窗 的 任 意 位 置 工 具 栏 上 集 中 了 以 图 标 显 示 的 同 类 命 令, 这 些 命 令 大 多 可 从 菜 单 中 获 取 当 鼠 标 指 针 停 留 在 这 些 图 标 上 时, 将 显 示 命 令 的 名 称 如 果 无 法 看 到 全 部 的 可 用 图 标 和 选 项, 请 单 击 工 具 栏 末 端 的 箭 头 图 标 您 可 从 菜 单 [ 视 图 ] - [ 工 具 栏 ] 中 打 开 一 些 较 主 要 的 工 具 栏, 而 其 他 更 多 的 工 具 栏 可 通 过 自 定 义 对 话 框 打 开 [ 常 用 工 具 栏 ] 在 菜 单 栏 的 下 方 [ 常 用 工 具 栏 ] 内 包 含 最 常 用 命 令 及 功 能 的 图 标, 如 用 于 打 开 一 个 文 件 或 打 印 当 前 文 件 紧 靠 文 档 正 上 方 的 是 [ 对 象 栏 ] [ 对 象 栏 ] 随 时 为 您 提 供 与 当 前 内 容 相 匹 配 的 编 辑 工 具 例 如, 若 选 择 一 般 文 字, 则 所 看 到 的 各 式 图 标 与 光 标 位 于 项 目 符 号 内 或 文 字 表 格 内 时 不 同 工 具 栏 的 更 改 非 常 容 易 如 果 希 望 [ 常 用 工 具 栏 ] 显 示 在 窗 口 的 左 边 缘 而 不 是 上 边 缘, 将 鼠 标 移 至 [ 常 用 工 具 栏 ] 前 端 的 移 动 控 点 处, 当 光 标 变 为 十 字 形 时 将 其 拖 到 左 边 缘 如 果 要 更 改 工 具 栏 的 设 置, 请 选 择 菜 单 [ 工 具 ] - [ 自 定 义...] 浮 动 工 具 栏 许 多 图 标 按 钮 都 拥 有 浮 动 工 具 栏, 在 这 些 图 标 旁 会 有 一 个 小 箭 头 标 志 单 击 小 箭 -23-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 头 或 按 下 图 标 不 放, 都 可 以 打 开 相 应 的 浮 动 工 具 栏 单 击 这 些 图 标, 将 直 接 启 用 其 功 能 在 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 中, 选 择 [ 视 图 ] [ 工 具 栏 ] [ 插 入 ] 可 以 打 开 浮 动 [ 插 入 工 具 栏 ], 见 图 2-3 图 2-3 插 入 工 具 栏 在 此 浮 动 工 具 栏 中 单 击 要 启 动 的 图 标, 可 以 在 文 档 中 插 入 相 应 类 型 的 对 象 如 果 将 鼠 标 指 针 放 在 浮 动 工 具 栏 的 标 题 栏 上, 然 后 按 住 鼠 标 键 将 其 拖 出 [ 主 工 具 栏 ], 便 可 将 该 工 具 栏 浮 于 窗 口 中 的 任 意 位 置 要 将 浮 动 工 具 栏 驻 留 到 视 窗 的 边 缘 上, 可 单 击 浮 动 工 具 栏 右 端 的 箭 头 图 标, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 [ 停 靠 工 具 栏 ] 或 [ 停 靠 所 有 工 具 栏 ] 也 可 以 在 浮 动 工 具 栏 的 标 题 栏 上 按 住 鼠 标 键 将 其 拖 动 到 任 意 一 个 边 缘 处, 待 出 现 灰 色 边 框 的 长 条 形 时 放 开 鼠 标, 那 么 工 具 栏 就 被 嵌 入 到 窗 口 的 这 个 边 缘 上 此 时 可 单 击 工 具 栏 末 端 的 小 箭 头, 在 打 开 的 菜 单 中 设 置 是 否 锁 定 工 具 栏 位 置 要 再 次 使 工 具 栏 浮 动, 只 需 将 鼠 标 指 针 置 于 该 工 具 栏 的 首 端, 待 指 针 变 为 十 字 形 时 将 工 具 栏 拖 出 边 缘 即 可 2.2.1.5 状 态 栏 状 态 栏 位 于 中 标 普 华 Office 6.0 视 窗 的 最 下 方, 显 示 程 序 运 行 的 相 关 信 息 状 态 栏 在 不 同 栏 位 显 示 文 档 的 相 应 信 息 双 击 状 态 栏 内 的 某 些 栏 位 或 打 开 右 键 菜 单, 您 便 能 启 动 一 些 特 殊 功 能 状 态 栏 的 显 示 和 功 能 取 决 于 所 编 辑 对 象 的 类 型 页 码 显 示 当 前 文 档 的 页 码 所 显 示 的 页 面 (x) 和 您 的 文 档 的 总 计 页 数 (y) 就 以 页 面 x/y 的 形 式 显 示 在 中 标 普 华 Office 6.0 电 子 表 格 中 显 示 当 前 工 作 表 的 编 号 以 及 文 档 中 工 作 表 的 总 数 所 显 示 的 工 作 表 (x) 和 工 作 簿 的 总 计 页 数 (y) 就 以 工 作 表 x/y 的 形 式 显 示 -24-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 在 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 中, 借 助 鼠 标 在 一 个 多 页 面 文 档 中 翻 页 时, 根 据 当 前 页 面 的 切 换, 状 态 栏 内 显 示 的 页 码 也 相 应 更 新 当 您 拖 动 右 边 滚 动 条 中 的 滚 动 块 时, 您 会 在 提 示 帮 助 中 看 到 页 码 信 息 状 态 栏 与 滚 动 条 中 的 页 码 格 式 相 同, 完 全 根 据 您 的 设 置 而 定, 可 以 通 过 [ 文 件 ] - [ 页 面 设 置...] - 页, 在 页 码 格 式 下 拉 框 中 选 择 在 页 码 栏 位 上 单 击 鼠 标 右 键 将 显 示 文 档 中 的 所 有 书 签 单 击 其 中 一 个 书 签, 光 标 会 置 于 此 书 签 的 位 置 上 双 击 该 栏 位, 可 以 显 示 或 隐 藏 导 航, 然 后 您 可 以 通 过 导 航 在 文 档 中 进 行 浏 览 如 果 您 要 跳 到 某 一 指 定 的 页 面, 只 需 在 导 航 中 的 页 码 选 值 框 中 输 入 数 值 即 可 在 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 中 利 用 组 合 键 Ctrl+Shift+F5, 您 可 以 快 速 切 换 到 导 航 的 页 码 选 值 框 位 置 从 页 面 顶 部 到 插 入 点 之 间 的 距 离 如 果 插 入 点 不 在 窗 口 内, 则 不 显 示 任 何 数 据 如 果 您 输 入 页 眉 页 脚 脚 注 和 尾 注 内 容, 只 显 示 第 几 列 字 数 统 计 语 言 显 示 文 档 的 字 数 双 击 可 打 开 字 数 统 计 对 话 框 为 选 定 的 文 本 显 示 语 言 单 击 鼠 标 左 键 以 打 开 一 个 菜 单, 见 图 2-4, 您 可 以 为 选 定 的 文 本 或 为 当 前 段 落 选 择 另 一 种 语 言 选 择 无, 从 拼 写 检 查 和 连 字 符 中 排 除 选 定 的 文 本 选 择 更 多, 打 开 一 个 带 有 更 多 选 项 的 对 话 框, 可 以 在 其 中 进 行 一 系 列 设 置 插 入 模 式 图 2-4 状 态 栏 中 的 语 言 -25-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 显 示 当 前 的 插 入 模 式 您 可 以 通 过 单 击 该 栏 位 在 插 入 和 改 写 之 间 切 换 如 果 光 标 位 于 文 档 中, 也 可 以 使 用 Insert 键 切 换 模 式 插 入 模 式 效 果 在 插 入 模 式 中 将 新 字 符 插 入 到 光 标 所 在 位 置, 随 后 的 文 字 则 被 移 向 右 边 光 标 以 闪 动 的 垂 直 线 显 示 改 写 在 改 写 模 式 中 通 过 新 字 符 改 写 现 有 字 符 光 标 以 闪 动 的 方 块 显 示 表 2-1 状 态 栏 中 的 插 入 模 式 选 择 模 式 显 示 当 前 的 选 择 模 式 通 过 单 击 该 栏 位 可 以 在 标 准 扩 展 补 充 和 方 块 之 间 切 换 模 式 效 果 标 准 在 取 消 现 有 选 择 的 基 础 上 重 新 选 择, 每 次 只 能 选 择 一 个 区 域 扩 展 在 保 留 现 有 选 择 的 基 础 上 可 以 追 加 选 择 或 取 消 选 择 相 邻 区 域 补 充 在 保 留 现 有 选 择 的 基 础 上 可 以 追 加 选 择 或 取 消 选 择 任 意 区 域 方 块 可 以 选 择 一 块 文 本 表 2-2 状 态 栏 中 的 选 择 模 式 文 档 修 改 如 果 对 文 档 所 做 的 更 改 还 未 进 行 保 存, 则 状 态 栏 上 的 这 个 栏 位 中 将 显 示 一 个 * 这 也 适 用 于 新 建 的 未 保 存 的 文 档 数 字 签 名 若 当 前 文 档 已 存 在 数 字 签 名, 则 状 态 栏 上 的 这 个 栏 位 中 将 显 示 图 标, 否 则 该 栏 位 为 空 双 击 该 栏 位 或 者 打 开 其 右 键 菜 单 并 单 击 [ 数 字 签 名...], 将 弹 出 数 字 签 名 对 话 框, 可 以 查 看 或 添 加 数 字 签 名 联 合 显 示 显 示 有 关 当 前 文 档 的 信 息 当 光 标 位 于 已 命 名 的 区 域 中 时, 将 显 示 区 域 名 称 ; 当 选 择 图 片 图 表 文 本 框 绘 图 对 象 等 时, 将 显 示 对 象 的 大 小 和 位 置 双 击 该 栏 位, -26-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 将 根 据 当 前 对 象 类 型 调 用 相 应 的 对 话 框, 可 对 区 域 图 片 文 本 框 对 象 绘 图 对 象 以 及 项 目 符 号 和 编 号 等 进 行 编 辑 在 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 中, 当 光 标 位 于 文 字 中 时, 可 以 通 过 双 击 此 栏 位 打 开 域 指 令 对 话 框 在 此 对 话 框 中, 可 以 定 义 域 指 令 并 将 其 插 入 到 文 档 中 光 标 当 前 所 在 的 位 置 当 光 标 位 于 表 格 中 时, 此 栏 位 中 显 示 表 格 名 称 和 单 元 格 名 称 双 击 此 栏 位 将 调 用 表 格 属 性 对 话 框 在 中 标 普 华 Office 6.0 电 子 表 格 中, 此 栏 位 中 将 显 示 标 准 公 式 日 期 / 时 间 错 误 报 告 等 默 认 情 况 下, 显 示 的 是 选 定 单 元 格 的 数 值 总 计 在 中 标 普 华 Office 6.0 演 示 文 稿 和 绘 图 制 作 中, 还 有 一 个 栏 位 显 示 当 前 所 执 行 的 操 作 显 示 比 例 和 视 图 布 局 文 字 处 理 [ 状 态 栏 ] 上 的 三 个 控 件 可 以 改 变 文 本 文 档 的 显 示 比 例 和 视 图 布 局 视 图 布 局 图 标 从 左 到 右 显 示 : 单 列 模 式 视 图 模 式 ( 多 页 并 排 ) 和 书 本 模 式 ( 如 一 本 打 开 的 书 的 两 页 ) 拖 动 显 示 比 例 滑 块 到 左 边 显 示 更 多 页 面, 并 且 可 以 随 时 编 辑 每 个 页 面 拖 动 到 右 边 以 放 大 成 一 个 页 面 并 显 示 页 面 中 较 小 的 区 域 您 可 以 放 大 文 档 来 查 看 文 档, 也 可 以 缩 小 文 档 来 查 看 文 档 中 的 更 多 内 容 显 示 比 例 显 示 当 前 页 面 的 显 示 比 例 双 击 显 示 比 例 栏 位 将 打 开 显 示 比 例 和 视 图 布 局 对 话 框, 可 以 在 其 中 更 改 当 前 的 显 示 比 例 单 击 鼠 标 右 键, 在 列 表 中 选 择 一 种 显 示 比 例 即 可 以 采 用 该 显 示 比 例, 见 图 2-5 -27-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 2.3 文 件 操 作 及 格 式 2.3.1 新 建 文 件 图 2-5 状 态 栏 中 的 显 示 比 例 在 中 标 普 华 Office 6.0 程 序 中 选 择 菜 单 [ 文 件 ] - [ 新 建 ] 下 的 某 个 文 件 类 型, 或 者 从 [ 开 始 ] - [ 所 有 程 序 ] - [ 中 标 普 华 Office] 程 序 组 中 选 择 一 个 应 用 模 块 来 启 动, 即 可 创 建 一 个 新 文 件 2.3.1.1 快 捷 方 式 新 建 文 件 采 用 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 新 建 按 钮, 可 以 方 便 的 创 建 文 件 该 按 钮 的 图 标 和 功 能 是 可 变 的, 当 前 显 示 的 是 最 近 一 次 创 建 的 文 件 类 型 的 图 标 单 击 此 图 标 将 新 建 一 个 当 前 类 型 的 文 件, 按 住 此 图 标 不 放 或 单 击 图 标 旁 的 小 箭 头 则 显 示 一 个 文 件 类 型 的 列 表, 您 可 以 从 中 选 择 创 建 字 处 理 文 档 工 作 簿 演 示 文 稿 绘 图 数 据 库 HTML 文 档 XML 表 单 文 档 主 控 文 档 公 式 标 签 名 片 或 者 模 板 和 文 档 新 建 文 件 2.3.1.2 通 过 模 板 新 建 文 件 中 标 普 华 Office 可 以 直 接 选 择 所 需 的 模 板 类 型, 快 速 制 作 文 档 2.3.2 保 存 文 件 2.3.2.1 保 存 新 建 文 件 保 存 当 前 文 档 时 请 使 用 菜 单 命 令 [ 文 件 ] - [ 保 存 ] 或 者 [ 常 用 工 具 栏 ] 中 的 保 存 图 -28-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 标, 或 者 按 组 合 键 Ctrl+S 在 第 一 次 保 存 新 文 件 时 会 显 示 一 个 对 话 框, 以 供 选 择 文 件 的 保 存 位 置 在 文 件 名 框 中 输 入 文 件 名, 使 用 的 名 称 应 该 符 合 操 作 系 统 的 有 关 规 定, 见 图 2-6 图 2-6 保 存 文 件 请 在 编 辑 文 档 时 及 时 保 存 您 的 文 档 最 简 单 的 保 存 文 件 方 式 是 按 组 合 键 Ctrl+S 如 果 用 户 将 要 保 存 的 文 件 名 已 存 在, 程 序 将 弹 出 是 否 替 换 原 有 文 件 的 提 示 框, 如 图 2-7, 用 户 可 以 选 择 否 重 新 输 入 文 件 名 或 是 替 换 原 有 文 件 2.3.2.2 全 部 保 存 图 2-7 替 换 提 示 框 在 主 菜 单 中 选 择 [ 文 件 ] [ 全 部 保 存 ] 可 以 直 接 保 存 所 有 打 开 的 中 标 普 华 Office 文 档 -29-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 2.3.3 在 以 其 他 格 式 保 存 文 件 当 您 新 建 一 个 文 件 并 将 其 保 存 时, 可 以 设 置 文 件 类 型 (1) 启 动 菜 单 命 令 [ 文 件 ] - [ 保 存 ], 您 看 到 保 存 对 话 框 (1) 在 文 件 类 型 下 拉 框 中, 选 择 所 需 的 格 式 (2) 在 文 件 名 框 中 输 入 一 个 名 称 并 单 击 保 存 (3) 如 果 要 始 终 将 中 标 普 华 Office 6.0 文 档 保 存 为 其 他 的 某 种 格 式, 请 在 [ 工 具 ] - [ 选 项...] - 装 载 / 保 存 - 一 般 的 默 认 文 件 格 式 和 ODF 设 置 区 域 中 选 择 该 格 式 2.3.4 另 存 为 微 软 格 式 文 档 另 外 中 标 普 华 Office 6.0 还 专 门 提 供 了 另 存 为 相 应 微 软 格 式 文 档 的 快 捷 按 钮, 此 按 钮 位 于 各 大 模 块 中 的 [ 常 用 工 具 栏 ] 上, 见 图 2-8, 例 如, 在 文 字 处 理 中 您 可 以 单 击 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 另 存 为 Microsoft Word 文 档 按 钮 来 快 速 地 将 您 的 文 档 保 存 成 微 软 格 式 2.4 打 印 文 件 图 2-8 另 存 为 微 软 格 式 文 档 按 钮 打 印 文 件 前, 必 须 确 保 您 的 计 算 机 已 与 打 印 机 相 连, 并 已 选 择 了 正 确 的 打 印 机 ( 当 您 连 接 了 多 台 打 印 机 时 ) 如 要 使 用 默 认 的 打 印 机 并 以 默 认 的 页 面 格 式 打 印 当 前 文 件, 直 接 单 击 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 直 接 打 印 文 件 图 标 即 可 2.4.1 打 印 预 览 在 您 打 印 文 件 之 前 可 以 先 预 览 一 下 打 印 的 内 容, 这 样 可 以 检 验 打 印 出 来 的 文 件 是 否 符 合 要 求 选 择 菜 单 [ 文 件 ] - [ 打 印 预 览 ], 或 单 击 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 打 印 预 览 图 标, 即 可 将 文 档 的 页 面 视 图 切 换 至 预 览 视 图, 在 这 里 看 到 的 文 档 效 果 就 是 打 印 出 来 的 -30-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 效 果 在 预 览 视 图 中, 通 过 使 用 [ 打 印 预 览 工 具 栏 ], 您 可 滚 动 浏 览 整 个 文 档 设 置 文 档 的 显 示 比 例 及 同 时 显 示 的 页 数, 并 可 进 一 步 调 整 相 关 的 打 印 设 置 图 2-9 为 文 字 处 理 中 的 [ 打 印 预 览 工 具 栏 ] 在 打 印 预 览 时 可 以 通 过 单 击 [ 打 印 工 具 栏 ] 上 的 全 屏 显 示 图 标 或 者 在 主 菜 单 中 选 择 [ 视 图 ]-[ 全 屏 显 示 ] 进 入 全 屏 显 示 模 式 图 2-9 打 印 预 览 工 具 栏 如 果 您 对 预 览 效 果 满 意, 单 击 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 打 印 图 标, 可 直 接 将 文 档 打 印 输 出 单 击 关 闭 预 览 按 钮, 可 关 闭 预 览 视 图, 并 回 到 页 面 视 图 中 先 前 的 光 标 处 2.4.2 打 印 中 标 普 华 Office 6.0 提 供 了 各 种 打 印 选 项 通 过 菜 单 命 令 [ 文 件 ] - [ 打 印...] 或 借 助 快 捷 键 Ctrl+P 启 动 打 印 对 话 框, 来 调 整 打 印 选 项 或 者 通 过 [ 常 用 工 具 栏 ] 中 的 直 接 打 印 文 件 图 标, 能 够 不 需 通 过 对 话 框 而 直 接 打 印 文 档 本 节 将 介 绍 中 标 普 华 Office 6.0 通 用 的 一 些 打 印 功 能, 这 里 以 文 字 处 理 的 打 印 界 面 为 例, 见 图 2-10 -31-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 图 2-10 打 印 2.4.2.1 选 择 打 印 机 打 印 机 区 域 中 列 出 当 前 文 档 的 默 认 打 印 机, 点 击 细 节 将 显 示 打 印 机 的 状 态 类 型 位 置 备 注 等 信 息 如 果 在 打 印 机 框 中 选 择 打 印 机, 这 些 信 息 将 会 自 动 更 新 单 击 属 性... 按 钮, 则 可 设 定 当 前 打 印 机 的 属 性 选 项 2.4.2.2 设 置 打 印 份 数 及 顺 序 副 本 数 目 区 域 中 指 定 要 打 印 的 份 数 可 以 直 接 在 副 本 数 目 框 中 输 入 数 值, 或 单 击 上 下 箭 头 按 钮 来 调 整 当 打 印 份 数 多 于 1 份 时, 逐 份 打 印 复 选 框 可 用 选 中 逐 份 打 印 复 选 项, 则 打 印 时 将 按 照 文 档 的 原 始 顺 序, 依 次 打 印 完 指 定 的 页 后 再 打 印 下 一 份 ; 否 则 在 将 每 一 页 打 印 了 要 求 的 份 数 后, 再 打 印 下 一 页 2.4.2.3 打 印 到 文 件 可 以 将 当 前 文 档 打 印 到 文 件 这 时, 文 档 的 所 有 信 息 都 会 写 入 到 某 个 文 件, 而 不 是 发 送 到 打 印 机, 即 将 文 档 保 存 为 一 种 其 他 打 印 机 可 使 用 的 格 式 例 如, 如 果 希 望 -32-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 用 使 用 高 分 辨 率 打 印 机 的 商 务 打 印 服 务 打 印 文 档, 则 可 将 文 档 打 印 到 文 件, 然 后 将 该 文 件 发 送 到 商 务 打 印 机 上 在 选 项 页 中 选 择 打 印 到 文 件 复 选 框, 单 击 确 定 按 钮 后, 系 统 提 示 文 件 的 保 存 位 置 若 保 存 成 *.prn 文 件, 则 为 图 形 文 件 2.5 查 找 和 替 换 图 2-11 查 找 和 替 换 中 标 普 华 Office 6.0 提 供 查 找 和 替 换 功 能, 实 现 在 全 文 或 选 定 范 围 内 对 特 定 字 符 和 格 式 等 多 种 形 式 的 查 找, 并 且 可 将 查 找 到 的 结 果 任 意 替 换 为 您 想 要 的 内 容 选 择 菜 单 [ 编 辑 ] - [ 查 找 和 替 换...] 或 使 用 Ctrl+F 键 打 开 查 找 和 替 换 对 话 框, 单 击 更 多 选 项 按 钮 可 扩 展 该 对 话 框, 图 2-11 中 为 文 字 处 理 的 查 找 和 替 换 对 话 框 在 查 找 内 容 框 中 输 入 要 查 找 的 字, 然 后 单 击 查 找 按 钮 或 直 接 按 Enter 键 -33-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 每 次 输 入 的 查 找 内 容 将 自 动 添 加 至 列 表 的 顶 部 中 标 普 华 Office 6.0 总 是 从 光 标 在 文 档 中 的 位 置 开 始 查 找 查 找 至 文 档 尾 端 后, 程 序 会 通 过 一 个 对 话 框 来 询 问 是 否 要 从 文 档 首 端 继 续 查 找 按 回 车 键 后 查 找 就 会 继 续 要 是 程 序 找 到 了 您 要 查 找 的 字, 那 么 这 个 字 就 会 标 记 显 示 查 找 完 成 后, 仍 将 显 示 查 找 和 替 换 对 话 框, 可 以 将 其 移 到 屏 幕 上 的 任 意 位 置 中 标 普 华 Office 6.0 提 供 的 另 一 项 非 常 有 用 的 功 能 是 使 用 查 找 全 部 按 钮 进 行 多 重 选 择 例 如, 要 将 文 档 中 出 现 的 每 个 bold 都 设 定 为 粗 体 类 型, 可 以 在 查 找 内 容 框 中 键 入 该 字, 然 后 单 击 查 找 全 部 所 有 匹 配 的 字 都 被 选 定 之 后, 再 单 击 [ 格 式 工 具 栏 ] 上 的 加 粗 图 标 要 使 用 替 换 功 能, 请 在 查 找 内 容 框 中 输 入 源 内 容, 并 在 替 换 成 框 中 输 入 目 标 内 容, 然 后 多 次 单 击 替 换 按 钮 即 可 逐 个 替 换 要 更 改 的 部 分 若 单 击 全 部 替 换 按 钮, 那 么 将 一 次 替 换 文 档 中 所 有 符 合 查 找 条 件 的 内 容, 并 弹 出 统 计 总 共 替 换 数 量 的 对 话 框, 如 图 2-12 2.6 修 订 图 2-12 替 换 数 量 统 计 对 话 框 在 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 和 电 子 表 格 中, 可 以 使 用 修 订 标 记 功 能 突 出 显 示 对 文 档 所 做 的 更 改, 以 便 了 解 谁 在 什 么 时 间 更 改 了 什 么 内 容 您 随 时 都 可 以 指 定 将 哪 些 更 改 集 成 到 文 档 中, 同 时 将 其 他 更 改 作 为 修 订 标 记 保 留 2.6.1 记 录 修 订 中 标 普 华 Office 6.0 中 可 以 记 录 所 有 常 规 的 修 订, 例 如 新 增 删 除 更 改 文 字 一 般 格 式 化 等 但 并 不 是 所 有 的 修 订 都 会 被 记 录 例 如, 将 制 表 位 从 左 对 齐 更 改 为 右 对 -34-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 齐 就 不 会 被 记 录 (1) 要 启 动 修 订 功 能, 请 打 开 要 编 辑 的 文 档, 然 后 选 择 菜 单 [ 工 具 ] - [ 修 订 ] - [ 开 始 记 录 修 订 ] (1) 现 在 开 始 修 订 您 将 注 意 到, 所 有 新 输 入 的 文 字 都 被 加 上 了 彩 色 下 划 线, 被 删 除 的 所 有 文 字 仍 可 见, 只 是 标 有 删 除 线 且 显 示 为 彩 色 (2) 把 鼠 标 指 针 放 到 选 中 的 修 订 内 容 上, 您 会 看 到 提 示 帮 助 上 有 关 于 修 订 的 类 型 作 者 日 期 等 说 明 如 果 按 下 组 合 键 Shift+F1 启 动 高 级 提 示, 也 会 看 到 这 些 修 订 的 信 息, 见 图 2-13 图 2-13 记 录 修 订 当 您 修 改 一 个 工 作 表 时, 修 订 内 容 会 突 出 显 示 该 单 元 格 的 边 框, 当 您 把 鼠 标 指 针 放 到 提 示 帮 助 的 单 元 格 时 会 看 到 有 关 本 次 修 订 的 详 细 信 息 要 停 止 记 录 修 订, 请 再 次 选 择 菜 单 [ 工 具 ] - [ 修 订 ] - [ 开 始 记 录 修 订 ], 则 选 中 标 记 将 被 清 除, 现 在 您 可 以 保 存 文 档 2.6.2 保 护 修 订 内 容 通 过 选 择 菜 单 [ 工 具 ] - [ 修 订 ] - [ 保 护 修 订 内 容...], 可 对 文 档 中 所 做 的 修 订 进 行 保 护, 即 保 护 后 不 能 执 行 接 受 和 拒 绝 修 订 操 作 如 图 2-14 所 示, 在 输 入 密 码 对 话 框 中 输 入 一 个 密 码, 再 重 复 输 入 一 次 以 确 认, 然 后 单 击 确 定 按 钮 要 关 闭 修 订 内 容 保 护 功 能, 或 者 要 进 行 接 受 或 拒 绝 修 订 时, 请 先 输 入 正 确 的 密 码 图 2-14 保 护 修 订 内 容 -35-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 2.7 格 式 化 对 象 2.7.1 锁 定 可 以 使 用 标 记 在 文 档 中 定 位 图 片 图 表 文 本 框 和 绘 图 对 象 等 当 更 改 文 档 时, 锁 定 项 会 相 应 地 移 动, 或 者 固 定 在 原 有 位 置 下 表 列 出 了 可 以 使 用 的 锁 定 选 项 : 锁 定 功 能 说 明 在 页 面 上 将 选 定 的 对 象 锁 定 到 当 前 页 在 段 落 上 将 选 定 的 对 象 锁 定 到 当 前 段 落 在 字 符 上 将 选 定 的 对 象 锁 定 到 字 符 当 作 字 符 将 选 定 的 对 象 当 作 字 符 锁 定 在 当 前 文 字 中 如 果 选 定 对 象 的 高 度 大 于 当 前 字 体 的 大 小, 则 会 增 加 该 对 象 所 在 行 的 高 度 在 框 上 将 选 定 的 对 象 锁 定 到 周 围 的 框 上 表 2-3 锁 定 选 项 在 插 入 这 些 对 象 时, 锁 定 图 标 显 示 在 项 目 的 锁 定 位 置 可 以 通 过 将 锁 定 的 项 拖 到 其 他 位 置 来 定 位 该 项 要 更 改 项 的 锁 定 选 项, 请 在 该 项 上 单 击 鼠 标 右 键, 然 后 从 [ 锁 定 ] 子 菜 单 中 选 择 选 项 2.7.2 环 绕 设 定 用 于 图 片 图 表 文 本 框 和 绘 图 对 象 等 的 文 字 环 绕 方 式 嵌 入 型 对 象 可 与 文 本 一 起 移 动 四 周 型 在 对 象 的 边 框 四 周 环 绕 文 字 紧 密 型 根 据 对 象 的 形 状 环 绕 文 字 此 选 项 在 选 择 浮 于 文 字 上 方 环 绕 类 型 时 不 可 用, -36-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 也 不 能 用 于 框 对 象 要 更 改 对 象 的 轮 廓, 请 选 择 该 对 象 的 右 键 菜 单 [ 环 绕 ] - [ 编 辑 环 绕 顶 点...] 穿 越 型 自 动 在 对 象 的 左 侧 右 侧 或 边 框 四 周 环 绕 文 字 如 果 对 象 与 页 面 边 距 的 间 隔 小 于 2cm, 则 文 字 不 会 环 绕 上 下 型 将 对 象 放 在 文 档 中 单 独 的 行 上 文 档 中 的 文 字 将 显 示 在 对 象 的 上 方 和 下 方, 但 不 会 显 示 在 对 象 的 两 侧 浮 于 文 字 上 方 将 对 象 置 于 文 字 的 上 方 衬 于 文 字 下 方 将 对 象 移 到 文 字 的 下 方, 作 为 背 景 2.8 格 式 刷 使 用 格 式 刷 可 以 方 便 地 复 制 各 种 对 象 的 格 式 属 性 格 式 包 括 : 文 字 大 小 字 体 颜 色 段 落 格 式 对 象 的 大 小 颜 色 等 等 复 制 字 符 格 式 选 中 所 要 复 制 格 式 的 来 源 文 字 ( 复 制 的 格 式 取 自 选 中 文 字 的 第 一 个 字 符 ), 单 击 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 格 式 刷 图 标, 出 现 一 个 刷 子 光 标 然 后 选 择 要 复 制 格 式 的 目 标 文 字, 选 中 的 目 标 文 字 就 同 来 源 文 字 格 式 一 致 复 制 段 落 格 式 将 光 标 置 于 所 要 复 制 格 式 的 来 源 文 字 中 ( 不 要 选 中 任 何 字 符 ), 单 击 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 格 式 刷 图 标, 出 现 一 个 刷 子 光 标 然 后 将 光 标 单 击 要 复 制 段 落 格 式 的 目 标 段 落, 目 标 段 落 的 段 落 格 式 就 同 来 源 段 落 一 致 -37-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 复 制 对 象 格 式 除 了 文 字, 还 可 以 复 制 其 他 对 象 的 格 式 点 选 所 要 复 制 格 式 的 来 源 对 象, 单 击 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 格 式 刷 图 标, 然 后 单 击 目 标 对 象, 目 标 对 象 的 格 式 就 同 来 源 对 象 一 致 连 续 使 用 格 式 刷 格 式 刷 还 支 持 双 击 功 能 在 获 得 来 源 文 字 之 后 双 击 格 式 刷 图 标, 出 现 的 刷 子 光 标 在 使 用 一 次 后 不 会 消 失, 可 以 多 次 使 用 使 用 完 毕 之 后, 再 次 单 击 格 式 刷 图 标, 光 标 恢 复 为 垂 直 线, 格 式 刷 功 能 结 束 2.9 超 链 接 超 链 接 是 指 向 国 际 互 联 网 上 或 本 地 系 统 上 的 文 件 的 链 接 它 以 不 同 的 颜 色 突 出 显 示 文 字, 并 可 以 通 过 单 击 鼠 标 来 启 动 借 助 超 链 接, 读 者 不 仅 可 以 跳 转 到 同 一 个 文 档 中 的 特 定 信 息, 还 可 以 跳 转 到 其 他 文 档 甚 至 国 际 互 联 网 中 的 相 关 信 息 2.9.1 创 建 超 链 接 要 创 建 一 个 超 链 接, 请 执 行 以 下 操 作 之 一 : (1) 选 择 菜 单 [ 视 图 ] - [ 工 具 栏 ] - [ 超 链 接 地 址 栏 ] 以 显 示 [ 超 链 接 地 址 栏 ], 见 图 2-15, 在 URL 名 称 框 中 键 入 可 见 文 字, 在 国 际 互 联 网 URL 地 址 框 中 键 入 所 需 的 URL, 如 :www.cs2c.com.cn 中 标 普 华 Office 6.0 会 自 动 为 您 补 充 http:// 或 file:///, 以 形 成 完 整 的 超 链 接 地 址 然 后 单 击 超 链 接 按 钮 旁 的 小 箭 头, 选 择 其 中 的 一 种 方 式 图 2-15 超 链 接 地 址 栏 (1) 选 择 菜 单 [ 插 入 ] - [ 超 链 接...] 或 者 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 超 链 接 图 标, 打 开 超 链 接 对 话 框, 见 图 2-16, 首 先 指 定 超 链 接 的 类 型, 如 选 择 国 际 互 联 网, 则 在 链 接 目 标 框 中 键 入 所 需 的 URL, 在 提 示 文 字 框 中 键 -38-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 入 可 见 文 字 然 后 单 击 确 定 按 钮 图 2-16 编 辑 超 链 接 可 以 使 用 两 种 不 同 的 超 链 接 方 式 : 当 作 文 字 或 当 作 按 钮 默 认 情 况 下 是 以 文 字 方 式 插 入 超 链 接 的 如 果 要 将 超 链 接 当 作 按 钮 插 入, 可 以 在 超 链 接 对 话 框 的 方 式 下 拉 框 中 选 择 按 钮 要 启 动 按 钮 方 式 的 超 链 接, 应 从 菜 单 [ 视 图 ] - [ 工 具 栏 ] 打 开 [ 控 件 工 具 箱 ], 然 后 取 消 其 中 启 动 或 关 闭 设 计 模 式 图 标 的 选 中 这 时 单 击 具 有 超 链 接 的 按 钮, 即 可 打 开 相 应 的 链 接 目 标 如 果 希 望 跳 转 到 同 一 文 档 中 指 定 的 位 置, 请 借 助 菜 单 [ 插 入 ] - [ 书 签...] 在 该 位 置 输 入 一 个 书 签 在 电 子 表 格 中 如 果 希 望 标 识 出 表 格 中 的 单 元 格, 请 借 助 菜 单 [ 插 入 ] - [ 名 称 ] - [ 定 义...] 为 该 单 元 格 输 入 名 称 这 样 在 URL 地 址 框 中 输 入 这 些 名 称, 即 可 在 同 一 文 档 内 跳 转 要 跳 转 到 另 一 个 文 档, 请 输 入 完 整 的 URL 还 可 以 通 过 从 [ 导 航 ] 中 拖 放 来 插 入 超 链 接 超 链 接 可 以 指 向 标 题 图 片 表 格 对 象 目 录 或 书 签 如 果 想 在 文 本 中 插 入 一 个 指 向 表 格 1 的 超 链 接, 请 从 [ 导 航 ] 窗 口 中 将 条 目 表 格 1 拉 进 文 本 为 此 必 须 在 拖 曳 模 式 按 钮 下 的 子 菜 单 中 选 择 [ 作 为 超 链 接 插 入 ], 见 图 2-17 -39-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 2.9.2 编 辑 超 链 接 编 辑 超 链 接 的 文 本 -40- 图 2-17 利 用 导 航 插 入 超 链 接 通 常 情 况 下, 单 击 一 个 超 链 接 即 会 启 动 跳 转 要 修 改 一 个 超 链 接 的 文 本, 需 将 光 标 置 于 超 链 接 中, 可 有 以 下 几 种 方 法 : (1) 按 住 Alt 键 的 同 时 单 击 超 链 接 (2) 用 方 向 键 把 光 标 移 到 超 链 接 上 现 在 您 可 以 在 不 执 行 超 链 接 的 情 况 下 直 接 对 文 本 进 行 编 辑 了 编 辑 超 链 接 的 URL 要 修 改 一 个 超 链 接 的 URL, 有 两 种 方 法 : (1) 如 上 所 述 把 光 标 移 至 超 链 接 处, 然 后 单 击 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 超 链 接 图 标, 在 超 链 接 对 话 框 的 链 接 目 标 框 中 编 辑 URL (2) 从 菜 单 [ 视 图 ] - [ 工 具 栏 ] 中 打 开 [ 超 链 接 地 址 栏 ] 鼠 标 置 于 超 链 接 上, 单 击 左 键 不 放 将 它 拖 曳 到 超 链 接 地 址 栏 中 鼠 标 指 针 会 指 示 您 可 以 把 超 链 接 放 在 什 么 地 方 然 后 在 [ 超 链 接 地 址 栏 ] 中 编 辑 URL 更 改 超 链 接 样 式
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 按 F11 启 动 各 类 样 式, 在 各 类 样 式 窗 口 中 单 击 字 符 样 式 图 标, 然 后 通 过 更 改 样 式 Internet 链 接 和 访 问 过 的 Internet 链 接 的 属 性, 来 编 辑 文 档 中 所 有 超 链 接 的 颜 色 和 格 式 2.9.3 删 除 超 链 接 要 彻 底 删 除 超 链 接, 请 选 中 文 字 或 按 钮 形 式 的 超 链 接, 然 后 按 Delete 键 要 撤 消 文 字 的 URL 识 别, 请 选 中 超 链 接 并 执 行 菜 单 命 令 [ 编 辑 ] - [ 清 除 格 式 ] 或 者 对 当 前 超 链 接 打 开 超 链 接 对 话 框, 然 后 单 击 删 除 链 接 按 钮 要 关 闭 URL 的 自 动 识 别, 请 在 [ 工 具 ] - [ 自 动 更 正 选 项...] - 选 项 中 清 除 识 别 URL 复 选 框 的 选 中 标 记 2.9.4 超 链 接 的 右 键 菜 单 您 还 可 以 通 过 右 键 菜 单 方 便 地 进 行 超 链 接 的 相 关 操 作, 包 括 创 建 编 辑 选 取 打 开 取 消 等 以 文 字 处 理 为 例, 当 光 标 位 于 普 通 文 本 中 或 选 中 要 添 加 超 链 接 的 文 本 时, 单 击 鼠 标 右 键, 打 开 的 右 键 菜 单 如 图 2-18 所 示 ; 当 光 标 位 于 已 有 超 链 接 中 或 选 中 超 链 接 时, 单 击 鼠 标 右 键, 打 开 的 右 键 菜 单 如 图 2-19 所 示 图 2-18 超 链 接 右 键 菜 单 一 -41-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 2.10 公 式 编 辑 图 2-19 超 链 接 右 键 菜 单 二 您 可 以 象 制 作 图 表 和 图 像 一 样 制 作 公 式, 多 数 情 况 下 公 式 在 其 他 文 档 中 被 当 作 对 象 在 把 一 个 公 式 插 入 文 档 时, 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 自 动 开 始 工 作 您 可 以 借 助 各 种 预 定 义 的 图 标 和 功 能, 按 照 自 己 的 需 要 建 立 编 辑 和 格 式 化 您 的 公 式 2.10.1 公 式 构 成 公 式 是 用 数 学 方 法 表 达 数 值 之 间 的 关 系 和 作 用, 由 数 值 符 号 算 术 运 算 符 关 系 运 算 符 以 及 函 数 等 组 成 2.10.2 直 接 输 入 公 式 如 果 您 比 较 熟 悉 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 的 语 言, 可 以 直 接 输 入 一 个 公 式 (1) 在 字 处 理 文 档 中 写 入 公 式 说 明, 例 如 : a sup 2 + b sup 2 = c sup 2 (1) 选 中 该 公 式 说 明 文 本 (2) 选 择 命 令 [ 插 入 ] - [ 对 象 ] - [ 公 式...], 中 标 普 华 Office 6.0 将 把 这 些 文 字 自 动 转 -42-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 化 成 一 个 格 式 化 的 公 式 2.10.3 使 用 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 制 作 公 式 在 不 选 择 任 何 文 字 的 情 况 下, 可 使 用 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 描 述 和 编 辑 公 式 (1) 选 择 菜 单 [ 文 件 ] [ 新 建 ] [ 公 式 ] 或 者 [ 插 入 ] - [ 对 象 ] - [ 公 式...], 进 入 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 程 序 窗 口, 见 图 2-20 (2) 窗 口 底 部 的 命 令 窗 格 中 将 出 现 光 标, 然 后 您 可 以 键 入 公 式 在 命 令 窗 格 中 输 入 的 内 容 会 同 时 显 示 在 文 本 编 辑 区 中 如 果 希 望 在 建 立 长 而 复 杂 的 公 式 时, 始 终 可 以 看 到 全 部 公 式, 请 使 用 [ 主 工 具 栏 ] 上 的 公 式 光 标 图 标 (3) 您 可 以 使 用 选 择 小 窗 口 编 写 公 式 如 果 该 窗 口 尚 未 打 开, 请 使 用 菜 单 [ 视 图 ] - [ 选 择 ] 打 开 它 (4) 选 择 窗 口 中 列 出 了 可 供 插 入 使 用 的 运 算 符 函 数 各 类 括 号 等 等 图 标, 单 击 其 中 的 图 标, 相 应 的 符 号 便 插 入 到 命 令 窗 格 中, 您 可 以 对 其 进 行 编 辑 (5) 公 式 编 辑 完 成 后, 单 击 文 本 编 辑 区 即 可 退 出 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 程 序 -43-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 图 2-20 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 可 以 通 过 选 择 菜 单 [ 文 件 ] [ 新 建 ] [ 公 式 ], 打 开 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 程 序 窗 口, 从 而 新 建 一 个 公 式 文 件 2.10.4 自 定 义 图 标 您 还 可 以 创 造 自 己 的 图 标 或 采 用 外 部 字 符 集 的 字 符 可 以 在 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 的 基 础 字 符 集 中 任 意 添 加 可 供 使 用 的 新 符 号, 也 可 组 合 自 己 的 专 用 字 符 集 大 量 的 特 殊 字 符 可 供 您 使 用, 例 如 半 个 花 括 号 例 如, 可 以 制 作 一 个 带 标 志 的 图 标, 见 图 2-21 您 只 需 在 中 标 普 华 Office 6.0 公 式 程 序 窗 口 的 命 令 窗 格 中 输 入 : D_{mn}^ {size /2 LEFT(3 OVER 2 RIGHT)}, 就 可 得 到 图 中 的 效 果 -44-
第 2 章 中 标 普 华 Office 6.0 基 本 功 能 2.10.5 右 键 菜 单 中 的 公 式 图 2-21 自 定 义 图 标 如 果 希 望 更 便 捷 地 使 用 公 式, 可 以 通 过 在 命 令 窗 格 中 单 击 鼠 标 右 健, 调 用 右 键 菜 单, 见 图 2-22 右 键 菜 单 中 包 含 有 选 择 窗 口 中 显 示 的 所 有 命 令, 包 括 一 元 / 二 元 运 算 符 关 系 集 合 运 算 函 数 运 算 符 属 性 括 号 格 式 化 及 其 他 这 些 命 令 或 内 容 仅 需 要 通 过 单 击 鼠 标 就 可 以 被 插 入 到 公 式 中, 而 无 需 在 命 令 窗 格 中 键 入 图 2-22 右 键 菜 单 中 的 公 式 -45-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 第 3 章 中 标 普 华 Office 6.0 特 色 功 能 中 标 普 华 Office 6.0 采 用 安 全 文 件 系 统, 以 XML 文 档 格 式 为 核 心 安 全 构 件, 并 对 其 进 行 了 一 系 列 的 性 能 改 进 与 优 化, 使 其 无 缝 地 与 各 应 用 模 块 相 结 合 安 全 功 能 可 以 防 止 文 档 内 容 被 恶 意 浏 览 和 破 坏, 从 而 保 证 了 文 档 的 真 实 性 可 靠 性 和 机 密 性 3.1 安 全 备 份 要 每 次 保 存 文 件 时 建 立 安 全 备 份, 如 图 3-1, 请 选 择 菜 单 [ 工 具 ] - [ 选 项...] - 装 载 / 保 存 - 一 般, 确 保 其 中 的 自 动 保 存 时 间 间 隔 选 项 被 选 中 如 果 选 择 了 保 留 备 份 选 项, 则 在 保 存 文 件 的 最 新 版 本 时, 其 旧 版 本 总 是 保 存 到 备 份 目 录 中 如 果 不 选 择 此 选 项, 文 件 的 最 新 版 本 将 改 写 其 旧 版 本 安 全 备 份 与 原 文 档 具 有 相 同 的 名 称, 但 扩 展 名 为.BAK 如 果 用 于 保 存 安 全 备 份 的 文 件 夹 中 已 经 含 有 这 样 一 个 文 件, 将 覆 盖 该 文 件 且 不 显 示 警 告 -46- 图 3-1 安 全 备 份 可 以 通 过 选 择 菜 单 [ 工 具 ] - [ 选 项...] - 中 标 普 华 Office 6.0 - 路 径, 并 在 对
第 3 章 中 标 普 华 Office 6.0 特 色 功 能 话 框 中 更 改 备 份 路 径, 来 更 改 备 份 目 录 安 全 备 份 文 件 和 原 文 件 属 同 一 安 全 级 别, 如 打 开 一 个 本 地 安 全 文 档 的 对 应 安 全 备 份 文 件 仍 需 提 供 USB-KEY 验 证 3.2 公 文 设 计 3.2.1 进 入 公 文 设 计 模 式 为 最 大 限 度 地 模 仿 用 户 在 纸 张 上 的 的 操 作 中 标 普 华 Office 6.0 提 供 了 公 文 设 计 模 式 功 能, 方 便 模 板 的 可 视 化 制 作 3.2.1.1 设 置 为 红 头 版 式 所 谓 红 头, 是 指 具 有 固 定 格 式 和 内 容 的 公 文 版 头 区 别 于 普 通 模 式, 公 文 设 计 模 式 主 要 用 来 制 作 和 编 辑 红 头, 在 该 模 式 下, 可 以 将 绘 图 对 象 设 置 为 红 头 要 制 作 公 文 红 头 遵 循 行 以 下 步 骤 : (1) 选 择 菜 单 [ 公 文 ] - [ 公 文 设 计 模 式 ], 进 入 公 文 设 计 模 式 (1) 选 择 菜 单 [ 视 图 ] - [ 工 具 栏 ] - [ 绘 图 ], 打 开 [ 绘 图 工 具 栏 ] (2) 插 入 文 字 框 并 输 入 所 需 红 头 文 字 (3) 选 中 该 文 字 框, 点 击 右 键, 从 右 键 上 下 文 菜 单 中 选 择 [ 设 为 红 头 ], 见 图 3-2 -47-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 图 3-2 设 为 红 头 (4) 点 击 [ 公 文 对 象 工 具 栏 ] 上 的 公 文 设 计 模 式 按 钮, 退 出 设 计 模 式 退 出 公 文 设 计 模 式, 用 户 将 无 法 选 中 和 编 辑 红 头, 从 而 避 免 对 红 头 的 误 操 作, 如 要 重 新 编 辑 红 头, 需 再 进 入 公 文 设 计 模 式 通 常 情 况 下, 公 文 套 打 时 将 不 打 印 红 头, 对 于 某 些 特 殊 情 况, 需 要 打 印 红 头 里 的 某 些 对 象, 则 可 在 该 对 象 上 点 击 右 键, 从 右 键 菜 单 中 选 中 套 打 时 打 印 选 项 制 作 完 红 头 版 式 后, 可 以 通 过 [ 安 全 ] [ 保 存 模 板 ] 将 红 头 版 式 保 存 为 模 板, 方 便 下 次 使 用 3.2.2 公 文 要 素 库 为 方 便 公 文 制 作, 中 标 普 华 Office 6.0 为 某 些 特 定 的 公 文 对 象 建 立 了 相 关 的 公 文 要 素 库, 包 括 : 主 题 词 库 签 名 库 联 系 人 库 公 文 类 型 库 公 文 字 库 主 送 机 关 库 抄 送 机 关 库 署 名 单 位 库 承 办 单 位 库 等 -48-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 用 于 设 计 和 制 作 含 有 文 字 图 形 等 对 象 的 字 处 理 文 档, 并 且 可 以 协 助 您 建 立 专 业 的 文 档, 如 小 册 子 新 闻 稿 和 邀 请 函 等 也 可 以 使 用 多 栏 版 式 文 本 框 图 片 表 格 以 及 其 他 对 象 来 格 式 化 文 档 4.1 文 字 处 理 界 面 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 的 界 面 如 图 4-1 所 示 图 4-1 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 常 用 工 具 栏 格 式 工 具 栏 4.2 编 辑 字 处 理 文 档 要 生 成 一 篇 美 观 的 文 档, 单 单 完 成 文 字 输 入 是 不 够 的, 还 要 对 文 章 中 的 内 容 加 以 -49-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 修 饰, 即 对 文 档 进 行 一 系 列 格 式 化 操 作, 包 括 文 字 效 果 段 落 格 式 边 框 和 背 景 项 目 符 号 和 编 号 页 眉 和 页 脚 等 4.2.1 设 置 文 字 格 式 要 设 置 文 字 的 格 式, 请 执 行 菜 单 命 令 [ 格 式 ] - [ 字 体...] 或 文 字 的 右 键 菜 单 中 的 [ 字 体...] 命 令, 在 打 开 的 字 体 对 话 框 中 进 行 设 置 这 里 仅 介 绍 比 较 常 用 的 字 体 格 式 设 置, 如 图 4-2 4.2.1.1 设 置 文 字 颜 色 图 4-2 字 体 格 式 输 入 的 文 字 通 常 情 况 下 默 认 为 黑 色, 但 对 一 些 特 定 的 文 字 可 以 设 置 不 同 的 字 体 颜 -50-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 色, 用 以 区 别 内 容 的 重 要 性 要 更 改 选 定 文 字 的 字 体 颜 色, 请 执 行 以 下 操 作 之 一 : (1) 打 开 字 体 对 话 框 的 字 体 效 果 选 项 卡, 在 字 体 颜 色 下 拉 框 中 任 意 选 择 一 种 颜 色 (2) 单 击 [ 格 式 工 具 栏 ] 上 的 字 体 颜 色 图 标 旁 的 小 箭 头, 从 中 任 意 选 择 一 种 颜 色, 也 可 以 从 最 近 使 用 的 颜 色 列 表 选 择 一 种 字 体 颜 色, 也 可 以 点 击 其 他 颜 色 自 己 定 义 字 体 颜 色, 见 图 4-3 4.2.1.2 设 置 字 体 效 果 图 4-3 颜 色 列 表 可 以 对 当 前 选 择 的 文 字 光 标 所 在 的 整 个 字 词 或 新 键 入 的 文 字 采 用 指 定 的 字 体 效 果 在 字 体 对 话 框 的 字 体 效 果 选 项 卡 中 进 行 以 下 各 种 效 果 的 设 置 对 于 下 划 线 删 除 线 阴 影 轮 廓 等 效 果, 也 可 从 右 键 菜 单 的 [ 字 体 效 果 ] 中 直 接 设 置 可 以 对 当 前 选 择 的 文 字 光 标 所 在 的 整 个 字 词 或 新 键 入 的 文 字 采 用 指 定 的 字 体 效 果 在 字 体 对 话 框 的 字 体 选 项 卡 中 进 行 以 下 各 种 效 果 的 设 置 对 于 下 划 线 删 除 线 上 标 下 标 等 效 果, 也 可 从 右 键 菜 单 的 [ 字 体 效 果 ] 中 直 接 设 置 文 字 颜 色 在 字 体 颜 色 下 拉 框 中 任 意 选 择 一 种 颜 色 点 击 [ 格 式 工 具 栏 ] 上 的 字 体 颜 色 图 标 旁 边 的 小 箭 头, 从 中 任 意 选 择 一 种 颜 色 -51-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 下 划 线 选 择 要 采 用 的 下 划 线 线 型, 并 可 为 下 划 线 指 定 颜 色 如 果 为 上 标 文 字 加 下 划 线, 下 划 线 将 升 高 以 与 上 标 文 字 匹 配 如 果 为 上 标 文 字 和 普 通 文 字 一 起 加 下 划 线, 下 划 线 则 不 会 升 高 删 除 线 选 择 要 采 用 单 删 除 线 还 是 双 删 除 线 着 重 号 选 择 要 采 用 的 着 重 号 将 文 字 设 为 上 标 和 下 标 选 择 要 设 为 上 标 或 下 标 的 文 字, 执 行 以 下 操 作 之 一 : 打 开 字 体 对 话 框 的 字 符 间 距 选 项 卡, 在 位 置 区 域 中 单 击 提 升 选 项, 则 文 字 成 为 上 标 ; 单 击 降 低 选 项, 则 文 字 成 为 下 标 在 选 定 文 字 上 单 击 鼠 标 右 键, 从 右 键 菜 单 中 选 择 [ 字 体 效 果 ] - [ 上 标 ] 或 [ 下 标 ] 按 Ctrl+Shift+P 键 使 选 定 文 字 成 为 上 标, 按 Ctrl+Shift+B 键 使 选 定 文 字 成 为 下 标 4.2.1.3 设 置 首 字 下 沉 为 段 落 设 定 首 字 下 沉 格 式, 用 于 突 出 显 示 段 落 的 起 始 文 字 请 执 行 以 下 操 作 : (1) 将 光 标 置 于 要 首 字 下 沉 的 段 落 中 (2) 选 择 菜 单 [ 格 式 ] - [ 首 字 下 沉...], 打 开 首 字 下 沉 对 话 框, 见 图 4-4 (3) 在 设 定 区 域, 选 择 显 示 首 字 下 沉 复 选 框 (4) 在 字 符 数 目 框 中 设 定 用 于 下 沉 的 字 符 个 数, 若 选 中 整 个 字 复 选 框 则 段 落 的 首 个 字 词 都 采 用 下 沉 格 式 (5) 在 行 框 中 输 入 下 沉 字 要 占 据 的 行 数, 从 段 落 的 第 一 行 开 始 向 下 计 算, 允 许 的 范 围 为 2 至 9 行 (6) 在 至 文 字 的 距 离 框 中 输 入 下 沉 字 与 段 落 中 其 他 文 字 之 间 的 间 隔 (7) 如 果 需 要, 可 以 修 改 用 于 首 字 下 沉 的 内 容 在 首 字 下 沉 框 中 输 入 要 替 -52-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 代 段 落 起 始 处 的 字 作 为 首 字 下 沉 显 示 的 文 字 (8) 在 字 符 样 式 下 拉 框 中 选 择 首 字 下 沉 要 采 用 的 格 式 样 式 如 果 采 用 当 前 段 落 的 格 式 样 式, 请 选 择 [ 无 ] (9) 在 以 上 操 作 过 程 中, 预 览 区 域 可 随 时 更 新 首 字 下 沉 的 显 示 效 果 完 成 设 置 后, 单 击 确 定 按 钮 4.2.2 设 置 段 落 格 式 图 4-4 首 字 下 沉 当 前 段 落 的 格 式 显 示 在 [ 格 式 工 具 栏 ] 的 左 端 部 分 要 更 改 当 前 段 落 的 格 式, 请 执 行 以 下 操 作 之 一 : (1) 使 用 [ 格 式 工 具 栏 ] 中 的 各 项 图 标 格 式 化 段 落 (2) 在 [ 格 式 工 具 栏 ] 的 样 式 下 拉 框 中 选 择 更 多 样 式..., 在 弹 出 的 段 落 样 式 窗 口 中 更 改 段 落 格 式 (3) 选 择 菜 单 [ 格 式 ] - [ 段 落...], 打 开 段 落 对 话 框 进 行 设 置 (4) 在 当 前 段 落 中 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 右 键 菜 单 中 的 [ 段 落...], 打 开 段 落 对 话 框 进 行 设 置 -53-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 (5) 单 击 [ 格 式 工 具 栏 ] 上 的 段 落 图 标, 打 开 段 落 对 话 框 进 行 设 置 选 择 菜 单 [ 格 式 ] - [ 样 式 ] 启 动 各 类 样 式, 在 段 落 样 式 窗 口 中 可 看 到 当 前 的 段 落 格 式 是 被 突 出 描 绘 的 要 更 改 当 前 段 落 样 式 的 属 性 设 置, 请 执 行 以 下 操 作 : (1) 单 击 段 落 样 式 图 标, 列 出 所 有 可 用 的 段 落 样 式 (2) 在 要 更 改 的 段 落 样 式 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 右 键 菜 单 中 的 [ 修 改...] (3) 在 打 开 的 段 落 样 式 对 话 框 中 更 改 各 项 设 置 4.2.2.1 设 置 段 落 对 齐 方 式 要 设 定 段 落 相 对 于 页 边 距 的 对 齐 方 式 可 以 直 接 单 击 [ 格 式 工 具 栏 ] 上 的 对 齐 图 标, 也 可 以 在 段 落 对 话 框 中 进 行 设 置 (1) 打 开 段 落 对 话 框, 单 击 缩 进 和 间 距 选 项 卡, 见 图 4-5 -54-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 图 4-5 段 落 对 齐 (2) 在 常 规 区 域 的 对 齐 方 式 下 拉 框 中, 有 五 种 对 齐 方 式 可 选 : 左 对 齐 右 对 齐 居 中 两 端 对 齐 分 散 对 齐, 当 段 落 设 定 为 两 端 对 齐 时, 还 可 指 定 段 落 最 后 一 行 的 对 齐 方 式 若 最 后 一 行 也 选 择 两 端 对 齐 方 式 时, 则 最 后 一 行 的 字 符 间 距 将 增 大 以 占 据 整 行 的 宽 度 (3) 单 击 确 定 按 钮 4.2.2.2 设 置 段 落 缩 进 打 开 段 落 对 话 框 的 缩 进 和 间 隔 选 项 卡, 在 缩 进 区 域 指 定 左 右 页 边 距 与 段 落 之 间 的 间 隔 左 侧 设 定 选 中 的 段 落 或 光 标 所 在 的 段 落 与 左 页 边 距 之 间 的 间 隔 若 要 使 段 落 延 伸 至 左 -55-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 页 边 距 内, 请 输 入 负 数 右 侧 设 定 选 中 的 段 落 或 光 标 所 在 的 段 落 与 右 页 边 距 之 间 的 间 隔 若 要 使 段 落 延 伸 至 右 页 边 距 内, 请 输 入 负 数 首 行 缩 进 设 定 第 一 行 文 字 相 对 于 段 落 其 他 行 的 缩 进 量 悬 挂 缩 进 设 定 段 落 其 他 行 相 对 于 第 一 行 文 字 的 缩 进 量 在 段 落 第 一 行 的 行 首 按 Tab 键 可 实 现 首 行 缩 进, 在 除 第 一 行 外 的 其 他 行 行 首 按 Tab 键 可 实 现 整 个 段 落 的 左 缩 进, 每 次 缩 进 的 距 离 为 一 个 Tab 字 符 的 宽 度 通 过 Tab 键 实 现 段 落 缩 进 后 可 在 行 首 按 Backspace 键 来 实 现 反 向 缩 进 4.2.2.3 设 置 段 落 间 距 和 行 距 打 开 段 落 对 话 框 的 缩 进 和 间 隔 选 项 卡, 指 定 选 定 段 落 或 光 标 所 在 段 落 的 间 距 和 行 距 间 距 在 间 距 区 域 中, 段 前 框 用 于 设 定 段 落 上 方 留 出 的 间 距, 段 后 框 用 于 设 定 段 落 下 方 留 出 的 间 距 行 距 在 行 距 选 项 中, 可 以 选 择 单 倍 行 距 1.5 倍 行 距 2 倍 行 距, 或 在 设 置 值 框 中 输 入 行 距 的 最 小 值 固 定 值 以 及 多 倍 行 距 4.2.2.4 设 置 换 行 和 分 页 打 开 段 落 对 话 框 的 换 行 和 分 页 选 项 卡, 指 定 连 字 符 以 及 换 行 和 分 页 选 项 连 字 符 选 中 自 动 复 选 框, 将 自 动 在 行 结 尾 处 过 长 的 单 词 中 插 入 连 字 符, 然 后 再 换 行 -56-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 连 字 符 具 有 以 下 参 数 设 置 : 连 字 符 之 前 的 字 母 数 在 连 字 符 前 必 须 留 在 行 末 的 最 少 字 符 数 连 字 符 之 后 的 字 母 数 在 连 字 符 后 必 须 出 现 在 行 首 的 最 少 字 符 数 最 多 连 续 断 字 次 数 可 以 用 连 字 符 连 接 的 最 大 连 续 行 数 换 行 和 分 页 段 中 不 分 页 当 一 个 段 落 需 要 分 页 或 分 栏 时, 整 个 段 落 将 置 于 下 一 页 或 下 一 栏 与 下 段 同 页 将 当 前 段 落 与 其 后 的 一 个 段 落 同 页 或 同 栏 段 前 分 页 指 定 某 个 段 落 在 自 然 换 页 后, 允 许 留 在 上 一 页 的 最 小 行 数 选 择 此 复 选 框, 然 后 在 行 框 中 输 入 行 数 如 果 该 段 落 留 在 上 一 页 结 尾 处 的 行 数 少 于 行 框 中 指 定 的 数 目, 此 段 落 将 移 到 下 一 页 孤 行 控 制 指 定 某 个 段 落 在 自 然 换 页 后, 在 下 一 页 开 始 处 的 最 小 行 数 选 择 此 复 选 框, 然 后 在 行 框 中 输 入 行 数 如 果 下 一 页 开 始 处 的 行 数 少 于 行 框 中 指 定 的 数 目, 将 调 整 该 段 换 行 的 位 置, 以 满 足 行 框 中 指 定 的 行 数 4.2.3 项 目 符 号 和 编 号 您 可 以 通 过 使 用 项 目 符 号 和 编 号 来 组 织 文 档 内 容, 使 文 章 结 构 清 晰 便 于 阅 读 当 结 合 段 落 缩 进 和 制 表 位, 构 成 多 层 次 的 项 目 符 号 和 编 号 时, 复 杂 的 文 字 描 述 就 会 变 得 层 次 分 明, 一 目 了 然 4.2.3.1 添 加 项 目 符 号 和 编 号 加 入 项 目 符 号 和 编 号 将 光 标 置 于 要 加 入 项 目 符 号 或 编 号 的 段 落, 或 者 选 中 一 个 或 多 个 段 落 单 击 [ 格 式 工 具 栏 ] 上 的 项 目 符 号 或 编 号 图 标, 段 落 的 起 始 处 即 插 入 与 前 一 次 样 式 相 同 的 项 目 符 号 或 编 号, 并 且 编 号 延 续 上 一 个 段 落 的 编 号 -57-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 4.2.3.2 删 除 项 目 符 号 和 编 号 要 删 除 段 落 中 的 项 目 符 号 和 编 号, 请 将 光 标 置 于 带 有 项 目 符 号 和 编 号 的 段 落 中 或 者 选 择 带 有 项 目 符 号 和 编 号 的 多 个 段 落, 然 后 执 行 以 下 操 作 之 一 : (1) 单 击 [ 格 式 工 具 栏 ] 上 的 项 目 符 号 或 编 号 图 标 (2) 单 击 [ 项 目 符 号 和 编 号 ] 工 具 栏 上 的 项 目 符 号 或 编 号 图 标 (3) 将 光 标 置 于 一 个 带 有 项 目 符 号 或 编 号 的 段 落 的 起 始 位 置, 按 BackSpace 键 4.2.3.3 编 辑 项 目 符 号 和 编 号 要 编 辑 项 目 符 号 和 编 号, 可 通 过 以 下 几 种 方 法 来 打 开 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框 : (1) 在 段 落 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 右 键 菜 单 中 的 [ 项 目 符 号 ] 或 者 [ 编 号 ] (2) 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 项 目 符 号 和 编 号 图 标 编 辑 项 目 符 号 序 列 (1) 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 项 目 符 号 图 标, 在 下 拉 列 表 中 选 择 要 使 用 的 编 号 样 式 (2) 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 项 目 符 号 图 标, 在 下 拉 列 表 中 选 择 定 义 新 项 目 符 号 (3) 单 击 项 目 符 号 下 的 符 号, 图 片 和 字 体 按 钮, 选 择 要 使 用 的 项 目 符 号 样 式 若 选 择 了 图 片, 可 以 从 剪 贴 画 库 中 选 择 要 作 为 项 目 符 号 的 图 片 编 辑 编 号 序 列 (1) 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 编 号 图 标, 选 择 要 使 用 的 编 号 样 式 (2) 单 击 格 式 工 具 栏 上 的 编 号 图 标, 在 下 拉 列 表 中 选 择 定 义 新 编 号 格 式 (3) 在 定 义 新 编 号 格 式 对 话 框 中, 在 编 号 样 式 下 拉 框 中 选 择 一 种 编 号 样 式, 包 括 阿 拉 伯 数 字 罗 马 数 字 英 文 字 母 以 及 各 种 中 文 的 编 号 样 式 也 可 点 击 字 体 按 钮 设 置 其 他 的 编 号 样 式 (4) 在 对 齐 方 式 下 拉 框 中 选 择 一 种 对 齐 方 式 可 以 在 预 览 框 中 预 览 缩 设 置 -58-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 的 新 编 号 样 式 4.2.3.4 多 级 列 表 可 以 为 等 级 式 结 构 序 列 采 用 各 种 大 纲 样 式 中 标 普 华 Office 支 持 在 一 个 序 列 等 级 中 最 多 使 用 十 个 大 纲 级 添 加 多 级 符 号 选 择 要 添 加 编 号 的 文 字, 单 击 [ 格 式 工 具 栏 ] 多 级 列 表 图 标, 在 下 拉 框 中 选 择 要 使 用 的 符 号 样 式 更 改 编 号 等 级 使 用 [ 项 目 符 号 和 编 号 工 具 栏 ] 提 供 的 功 能 可 以 更 改 段 落 前 编 号 的 结 构, 其 中 的 图 标 见 表 4-1: 图 标 名 称 功 能 升 一 级 在 项 目 符 号 或 编 号 的 等 级 式 结 构 中, 将 选 定 的 段 落 上 移 一 级 降 一 级 连 同 分 级 升 一 级 连 同 分 级 降 一 级 在 项 目 符 号 或 编 号 的 等 级 式 结 构 中, 将 选 定 的 段 落 下 移 一 级 在 项 目 符 号 或 编 号 的 等 级 式 结 构 中, 将 选 定 的 段 落 及 其 分 级 段 落 提 高 一 个 编 号 级 在 项 目 符 号 或 编 号 的 等 级 式 结 构 中, 将 选 定 的 段 落 及 其 分 级 段 落 降 低 一 个 编 号 级 向 上 移 动 将 选 定 的 段 落 移 到 前 一 个 段 落 的 上 方 向 下 移 动 将 选 定 的 段 落 移 到 后 一 个 段 落 的 下 方 连 同 分 级 向 上 移 动 连 同 分 级 向 下 移 动 在 项 目 符 号 或 编 号 的 等 级 式 结 构 中, 将 选 定 的 段 落 及 其 分 级 段 落 移 到 前 一 个 段 落 的 上 方 在 项 目 符 号 或 编 号 的 等 级 式 结 构 中, 将 选 定 的 段 落 -59-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 及 其 分 级 段 落 移 到 后 一 个 段 落 的 下 方 表 4-1 项 目 符 号 和 编 号 工 具 栏 4.2.4 页 眉 和 页 脚 页 眉 和 页 脚 是 指 页 面 的 上 边 距 和 下 边 距 中 的 区 域, 可 以 在 此 处 加 入 文 字 或 图 片 在 一 些 技 术 类 文 档 中 经 常 会 在 页 眉 和 页 脚 中 注 明 文 档 的 一 些 辅 助 信 息, 比 如 : 文 档 的 作 者 时 间 编 号 所 属 部 门 等 等 4.2.4.1 插 入 页 眉 和 页 脚 要 在 当 前 页 面 中 加 入 页 眉, 请 选 择 菜 单 [ 视 图 ] - [ 页 眉 ], 然 后 从 子 菜 单 中 选 择 当 前 页 面 的 页 面 样 式 要 在 当 前 页 面 中 加 入 页 脚, 请 选 择 菜 单 [ 视 图 ] - [ 页 脚 ], 然 后 从 子 菜 单 中 选 择 当 前 页 面 的 页 面 样 式 也 可 以 选 择 菜 单 [ 文 件 ] - [ 页 面 设 置...], 单 击 版 式 选 项 卡, 选 中 显 示 页 眉 或 显 示 页 脚 然 后 便 可 在 页 眉 和 页 脚 区 域 中 添 加 内 容 见 图 4-6 -60-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 图 4-6 设 置 页 眉 页 脚 4.2.4.2 为 奇 偶 页 设 置 不 同 的 页 眉 和 页 脚 如 果 要 为 偶 数 页 和 奇 数 页 定 义 不 同 的 页 眉 和 页 脚, 比 如 : 一 本 教 材 奇 数 页 的 页 眉 显 示 当 前 的 章 节 名 称, 偶 数 页 的 页 眉 显 示 教 材 的 名 称 此 时, 可 以 选 择 菜 单 [ 文 件 ] - [ 页 面 设 置...], 打 开 页 面 设 置 对 话 框, 在 版 式 选 项 卡 中 选 中 奇 偶 页 不 同 复 选 框, 于 是 就 可 以 为 偶 数 页 和 奇 数 页 定 义 不 同 的 页 眉 或 页 脚 4.2.5 批 注 批 注 是 作 者 或 审 阅 者 为 文 档 添 加 的 注 释 您 可 以 对 文 档 内 容 轻 松 地 添 加 批 注, 并 且 可 以 添 加 不 同 用 户 的 批 注, 使 文 档 的 校 对 或 审 阅 变 得 更 加 清 晰 有 效 -61-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 4.2.5.1 插 入 批 注 (1) 将 光 标 置 于 要 插 入 批 注 的 文 本 中 (1) 选 择 菜 单 [ 插 入 ] - [ 批 注...] 或 Ctrl+Alt+N 组 合 键, 可 以 在 当 前 光 标 位 置 插 入 一 个 批 注 标 记 批 注 框 显 示 在 页 边 距 的 位 置 不 同 作 者 所 作 的 批 注 具 有 不 同 的 颜 色 选 择 [ 工 具 ]-[ 选 项 ]- 中 标 普 华 Office - 用 户 数 据 输 入 您 的 名 称, 以 显 示 为 批 注 作 者 (2) 在 批 注 框 中 输 入 您 要 添 加 的 批 注 内 容 输 入 完 毕 后 鼠 标 单 击 批 注 框 以 外 的 区 域, 即 可 退 出 批 注 的 编 辑 状 态 (3) 在 批 注 框 的 底 部 显 示 作 者 的 名 称 和 创 建 批 注 的 日 期 及 时 间, 见 图 4-7 4.2.5.2 编 辑 批 注 图 4-7 批 注 对 文 本 文 档 有 写 权 限 的 每 个 用 户 都 可 以 编 辑 所 有 作 者 的 批 注, 只 需 单 击 批 注 框, 光 标 在 批 注 框 内 闪 烁, 这 时 您 就 可 以 在 批 注 框 中 进 行 编 辑 了 4.2.5.3 删 除 批 注 对 文 本 文 档 有 写 权 限 的 每 个 用 户 都 可 以 删 除 所 有 作 者 的 批 注 批 注 框 包 含 一 个 向 下 箭 头 的 图 标 单 击 该 图 标 打 开 一 个 含 有 一 些 命 令 的 菜 单 删 除 批 注 选 择 命 令 来 删 除 当 前 的 批 注, 或 当 前 批 注 作 者 的 所 有 批 注, 或 文 档 中 的 所 有 批 注, 见 图 4-8 -62-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 图 4-8 删 除 批 注 4.2.5.4 显 示 批 注 要 控 制 文 档 中 所 有 批 注 的 显 示 与 否, 请 选 择 菜 单 [ 视 图 ] - [ 批 注 ], 当 该 菜 单 项 被 标 记 选 中 时 显 示 批 注, 否 则 隐 藏 批 注 4.2.6 分 隔 符 选 择 菜 单 [ 插 入 ] - [ 分 隔 符...], 打 开 插 入 分 隔 符 对 话 框, 可 在 光 标 当 前 所 在 的 位 置 插 入 分 隔 符, 见 图 4-9 分 隔 符 类 型 有 两 种, 分 隔 符 和 分 节 符 图 4-9 插 入 分 隔 符 要 显 示 分 隔 符, 请 选 择 菜 单 [ 视 图 ] - [ 显 示 格 式 标 记 ] 4.2.6.1 分 页 符 在 插 入 分 隔 符 对 话 框 中, 选 择 分 页 符 类 型 然 后 选 择 下 一 页 要 采 用 的 页 -63-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 面 样 式, 并 可 为 换 页 之 后 的 页 面 指 定 页 码 单 击 确 定 按 钮, 即 可 插 入 新 的 一 页 这 时 将 光 标 侧 的 文 字 移 到 下 一 页 的 起 始 处 您 也 可 以 通 过 按 Ctrl+Enter 键 来 插 入 换 页 但 是, 如 果 您 要 为 后 续 页 面 指 定 不 同 的 页 面 样 式, 就 必 须 使 用 菜 单 命 令 来 插 入 换 页 4.2.6.2 分 栏 符 在 插 入 分 隔 符 对 话 框 中, 选 择 分 栏 符 类 型 单 击 确 定 按 钮, 即 可 插 入 换 栏 在 多 栏 版 式 中 插 入 换 栏, 并 将 光 标 右 侧 的 文 字 移 到 下 一 栏 的 起 始 处 4.2.6.3 换 行 符 在 插 入 分 隔 符 对 话 框 中, 选 择 换 行 符 类 型 单 击 确 定 按 钮, 即 可 插 入 换 行 这 时 将 结 束 当 前 行, 将 光 标 右 侧 的 文 字 移 到 下 一 行, 但 不 建 立 新 的 段 落 您 也 可 以 通 过 按 Shift+Enter 键 来 插 入 换 行 4.2.6.4 下 一 页 在 插 入 分 隔 符 对 话 框 中, 选 择 下 一 页 类 型 单 击 确 定 按 钮, 即 可 插 入 换 节 这 时 将 结 束 当 前 节, 从 下 一 页 起 开 始 新 节 4.2.6.5 连 续 在 插 入 分 隔 符 对 话 框 中, 选 择 连 续 类 型 单 击 确 定 按 钮, 即 可 插 入 换 节 这 时 将 结 束 当 前 节, 从 下 一 段 起 开 始 新 节 4.2.6.6 偶 数 页 在 插 入 分 隔 符 对 话 框 中, 选 择 偶 数 页 类 型 单 击 确 定 按 钮, 即 可 插 入 换 节 这 时 将 结 束 当 前 节, 从 下 一 偶 数 页 起 开 始 新 节 -64-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 4.2.6.7 奇 数 页 在 插 入 分 隔 符 对 话 框 中, 选 择 奇 数 页 类 型 单 击 确 定 按 钮, 即 可 插 入 换 节 这 时 将 结 束 当 前 节, 从 下 一 奇 数 页 起 开 始 新 节 4.3 表 格 处 理 表 格 由 不 同 行 列 的 单 元 格 组 成, 可 以 在 单 元 格 中 添 加 文 字 和 插 入 图 片 等, 以 用 于 组 织 和 显 示 信 息 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 提 供 了 字 处 理 文 档 中 的 表 格 处 理 功 能, 可 以 让 您 井 井 有 条 地 管 理 各 种 繁 杂 的 数 据 4.3.1 创 建 表 格 4.3.1.1 插 入 表 格 可 以 通 过 工 具 栏 或 菜 单 命 令 在 字 处 理 文 档 中 插 入 表 格 使 用 工 具 栏 插 入 表 格 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 中 有 多 个 工 具 栏 提 供 插 入 表 格 命 令, 如 [ 常 用 工 具 栏 ] [ 表 格 对 象 栏 ] [ 插 入 工 具 栏 ] 等, 这 里 以 [ 插 入 工 具 栏 ] 为 例 (1) 将 光 标 置 于 文 档 中 要 插 入 表 格 的 位 置 (1) 通 过 菜 单 [ 视 图 ] - [ 工 具 栏 ] 来 打 开 其 中 的 [ 插 入 ] 浮 动 工 具 栏 (2) 按 住 [ 插 入 工 具 栏 ] 上 的 表 格 图 标 不 放 直 到 显 示 表 格 网 格, 见 图 4-10 (3) 在 表 格 网 格 中, 拖 动 鼠 标 以 选 择 所 需 的 行 数 和 列 数, 然 后 释 放 鼠 标 要 取 消 选 择, 请 向 上 或 向 左 拖 动 鼠 标, 直 到 网 格 预 览 区 域 中 显 示 取 消 后 单 击 -65-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 使 用 菜 单 命 令 插 入 表 格 图 4-10 表 格 网 格 (1) 将 光 标 置 于 文 档 中 要 插 入 表 格 的 位 置 (2) 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 插 入 ] - [ 表 格...], 打 开 插 入 表 格 对 话 框, 见 图 4-11 图 4-11 插 入 表 格 (3) 如 果 需 要, 可 以 自 定 义 表 格 的 名 称 (4) 在 表 格 尺 寸 区 域 中, 输 入 列 数 和 行 数 (5) 根 据 需 要 设 定 其 他 选 项, 然 后 单 击 确 定 按 钮 4.3.1.2 插 入 行 和 列 将 光 标 置 于 表 格 单 元 格 中, 然 后 通 过 菜 单 [ 表 格 ] - [ 插 入 ] 中 的 以 下 命 令 可 以 方 便 -66-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 的 向 表 格 插 入 行 和 列 : 选 择 [ 列...], 则 打 开 插 入 列 对 话 框, 可 在 指 定 位 置 上 插 入 多 个 列 选 择 [ 列 ( 在 左 侧 )], 则 在 当 前 列 的 左 侧 插 入 一 个 新 列 选 择 [ 列 ( 在 右 侧 )], 则 在 当 前 列 的 右 侧 插 入 一 个 新 列 选 择 [ 行...], 则 打 开 插 入 行 对 话 框, 可 在 指 定 位 置 上 插 入 多 个 行 选 择 [ 行 ( 在 上 方 )], 则 在 当 前 行 的 上 方 插 入 一 个 新 行 选 择 [ 行 ( 在 下 方 )], 则 在 当 前 行 的 下 方 插 入 一 个 新 行 4.3.1.3 创 建 复 杂 表 格 (1) 将 光 标 置 于 要 创 建 嵌 套 表 格 ( 即 表 格 中 的 表 格 ) 的 单 元 格 中 (2) 通 过 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 插 入 ] - [ 表 格...] 或 单 击 [ 常 用 工 具 栏 ] 上 的 插 入 表 格 图 标 来 生 成 一 个 新 表 格 (3) 嵌 套 表 格 创 建 完 成 后, 单 击 其 中 的 单 元 格, 然 后 便 可 键 入 文 字 或 插 入 图 片 4.3.2 编 辑 表 格 4.3.2.1 选 取 选 取 单 元 格 可 以 拖 动 鼠 标 来 选 取 单 元 格, 当 单 元 格 处 于 反 显 状 态 时 即 为 选 中 也 可 以 将 光 标 置 于 要 选 取 的 单 元 格 中, 然 后 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 选 择 ] - [ 单 元 格 ] 选 取 行 可 以 拖 动 鼠 标 来 选 择 表 格 的 行, 或 将 光 标 置 于 要 选 取 行 的 任 一 单 元 格 中, 然 后 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 选 择 ] - [ 行 ] 也 可 以 将 鼠 标 移 至 表 格 某 一 行 的 左 端, 待 光 标 变 为 向 右 黑 色 箭 头 时 单 击 即 可 选 中 该 行 -67-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 选 取 列 可 以 拖 动 鼠 标 来 选 择 表 格 的 列, 或 将 光 标 置 于 要 选 取 列 的 任 一 单 元 格 中, 然 后 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 选 择 ] - [ 列 ] 也 可 以 将 鼠 标 移 至 表 格 某 一 列 的 上 端, 待 光 标 变 为 向 下 黑 色 箭 头 时 单 击 即 可 选 中 该 列 选 取 相 邻 单 元 格 区 域 在 要 选 择 的 单 元 格 区 域 左 上 方 按 下 鼠 标, 然 后 拖 动 鼠 标 到 单 元 格 区 域 的 右 下 方 释 放 鼠 标 即 可 选 取 选 取 整 个 表 格 可 以 拖 动 鼠 标 来 选 择 整 个 表 格, 或 将 光 标 置 于 表 格 的 任 一 单 元 格 中, 然 后 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 选 择 ] - [ 表 格 ] 也 可 以 将 鼠 标 移 至 表 格 首 行 首 列 外 的 左 上 角, 待 光 标 变 为 向 右 下 的 黑 色 箭 头 时 单 击 即 可 选 中 整 表 4.3.2.2 表 格 的 复 制 和 粘 贴 通 过 菜 单 命 令 [ 编 辑 ] - [ 复 制 ] 和 [ 粘 贴 ], 或 者 按 Ctrl+C 键 和 Ctrl+V 键, 可 以 实 现 表 格 或 单 元 格 的 复 制 和 粘 贴 此 外, 还 可 以 通 过 鼠 标 执 行 以 下 操 作 : (1) 选 取 单 元 格 区 域 或 整 个 表 格 (2) 按 下 鼠 标 并 拖 动, 这 时 光 标 变 为 箭 头 下 面 带 一 个 虚 线 小 方 框 (3) 拖 动 鼠 标 的 同 时 按 住 Ctrl 键, 拖 动 到 粘 贴 区 域 后 释 放 鼠 标 若 要 复 制 单 元 格 区 域, 则 将 鼠 标 拖 动 到 粘 贴 区 域 的 左 上 角 单 元 格 4.3.2.3 表 格 的 移 动 通 过 菜 单 命 令 [ 编 辑 ] - [ 剪 切 ] 和 [ 粘 贴 ], 或 者 按 Ctrl+X 键 和 Ctrl+V 键, 可 以 实 现 表 格 或 单 元 格 的 移 动 此 外, 还 可 以 通 过 鼠 标 执 行 以 下 操 作 : (1) 选 取 单 元 格 区 域 或 整 个 表 格 (2) 按 下 鼠 标 并 拖 动, 这 时 光 标 变 为 箭 头 下 面 带 一 个 虚 线 小 方 框 (3) 拖 动 鼠 标 至 粘 贴 区 域 后 释 放 若 要 移 动 单 元 格 区 域, 则 将 鼠 标 拖 动 到 粘 贴 -68-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 区 域 的 左 上 角 单 元 格 4.3.2.4 拆 分 与 合 并 拆 分 单 元 格 拆 分 单 元 格 是 指 将 一 个 单 元 格 分 为 多 个 单 元 格 (1) 选 定 要 拆 分 的 单 元 格 区 域 (2) 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 拆 分 单 元 格...], 或 在 选 定 单 元 格 上 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 右 键 菜 单 中 的 [ 单 元 格 ] - [ 拆 分...] 命 令, 或 单 击 [ 表 格 和 边 框 栏 ] 上 的 拆 分 单 元 格 图 标, 打 开 拆 分 单 元 格 对 话 框, 见 图 4-12 (3) 在 单 元 格 拆 分 至 框 中, 输 入 要 将 选 定 的 单 元 格 分 成 的 行 数 或 列 数 (4) 选 择 水 平 方 向, 按 照 单 元 格 拆 分 至 框 中 设 定 的 行 数, 将 选 定 的 单 元 格 分 成 多 行 ; 选 择 垂 直 方 向, 按 照 单 元 格 拆 分 至 框 中 设 定 的 列 数, 将 选 定 的 单 元 格 分 成 多 列 (5) 单 击 确 定 按 钮 合 并 单 元 格 图 4-12 拆 分 单 元 格 合 并 单 元 格 指 将 选 定 的 两 个 或 多 个 相 邻 单 元 格 合 并 为 一 个 单 元 格, 并 且 选 定 单 元 格 的 内 容 也 合 并 到 这 个 单 元 格 中 只 需 先 选 定 要 合 并 的 单 元 格 区 域, 再 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 合 并 单 元 格 ], 或 选 择 右 键 -69-
中 标 普 华 Office 6.0 快 速 入 门 菜 单 中 的 [ 单 元 格 ] - [ 合 并 ] 命 令, 或 单 击 [ 表 格 和 边 框 栏 ] 上 的 合 并 单 元 格 图 标, 您 就 可 以 合 并 单 元 格 了 拆 分 表 格 拆 分 表 格 指 在 指 定 行 的 位 置 处, 将 表 格 分 割 为 上 下 两 个 表 格, 并 在 表 格 中 间 插 入 一 个 段 落 标 记 (1) 将 光 标 置 于 要 拆 分 表 格 的 位 置, 即 放 在 要 成 为 拆 分 后 第 二 个 表 格 的 第 一 行 中 的 任 意 单 元 格 中 (2) 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 拆 分 表 格...], 或 选 择 右 键 菜 单 中 的 [ 拆 分 表 格 ], 见 图 4-13 (3) 在 拆 分 表 格 对 话 框 中, 选 择 以 下 模 式 之 一 : (4) 复 制 标 题 复 制 原 表 格 的 第 一 行 作 为 第 二 个 表 格 的 第 一 行 (5) 自 定 标 题 ( 应 用 样 式 ) 在 第 二 个 表 格 中 插 入 一 个 空 的 标 题 行, 此 行 采 用 原 表 格 第 一 行 的 格 式 (6) 自 定 义 标 题 在 第 二 个 表 格 中 插 入 一 个 标 准 格 式 的 空 行 (7) 无 标 题 在 第 二 个 表 格 中 不 插 入 新 行 (8) 单 击 确 定 按 钮 合 并 表 格 图 4-13 拆 分 表 格 合 并 表 格 指 将 拆 分 后 的 两 个 表 格 重 新 合 并 为 一 个 表 格 只 需 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 合 并 表 格 ], 或 选 择 右 键 菜 单 中 的 [ 合 并 表 格 ] 命 令, 即 可 将 两 个 连 续 的 表 格 合 并 为 一 个 表 格 两 个 表 格 必 须 直 接 相 邻, 中 间 不 含 空 白 段 落 -70-
第 4 章 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 4.3.2.5 表 格 的 删 除 可 以 从 文 档 中 删 除 表 格, 也 可 以 只 删 除 表 格 中 的 内 容 要 删 除 表 格 的 行 或 列, 先 将 光 标 置 于 要 删 除 的 行 或 列 中, 然 后 执 行 以 下 操 作 之 一 : (1) 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 删 除 ] - [ 行 ] 或 [ 列 ] (2) 选 择 右 键 菜 单 中 的 [ 行 ] 或 [ 列 ] - [ 删 除 ] (3) 单 击 [ 表 格 和 边 框 ] 栏 上 的 删 除 行 或 删 除 列 图 标 要 删 除 整 个 表 格, 请 执 行 以 下 操 作 之 一 : (1) 选 择 从 表 格 前 的 段 落 结 束 位 置 到 表 格 后 的 段 落 起 始 位 置 的 区 域, 然 后 按 Delete 键 或 Backspace 键 (2) 将 光 标 置 于 表 格 中, 选 择 菜 单 [ 表 格 ] - [ 删 除 ] - [ 表 格 ] (3) 要 删 除 表 格 的 内 容, 请 选 取 表 格 单 元 格, 然 后 按 Delete 键 或 Backspace 键 4.4 打 印 字 处 理 文 档 在 字 处 理 文 档 编 辑 完 成 后, 就 可 以 进 行 打 印 了 在 第 三 章 中 已 经 详 细 介 绍 了 打 印 文 件 的 基 本 功 能, 这 里 进 一 步 说 明 中 标 普 华 Office 6.0 文 字 处 理 中 的 打 印 选 择 菜 单 [ 文 件 ] - [ 打 印...] 或 按 快 捷 键 Ctrl+P, 打 开 打 印 对 话 框, 见 图 4-14 -71-