参 考 文 献 自 动 编 校 系 统 的 研 究 和 实 现 钱 建 立 电 子 设 计 工 程 杂 志 社 西 安 710075 1 参 考 文 献 编 校 是 一 项 费 时 的 技 术 性 工 作 参 考 文 献 在 科 技 论 文 中 有 着 独 特 的 承 前 启 后 作 用, 参 考 文 献 编 校 也 是 编 辑 一 项 重 要 的 日 常 工 作 据 中 国 信 息 技 术 研 究 所 统 计, 中 国 科 技 论 文 统 计 源 期 刊 的 篇 均 参 考 文 献 数, 医 学 期 刊 篇 均 参 考 文 献 数 为, 综 述 类 文 章 经 常 动 辄 50 篇 以 上 的 参 考 文 献 对 于 科 技 学 术 期 刊 来 说, 每 篇 参 考 文 献 都 要 进 行 编 校, 部 分 期 刊 社 对 参 考 文 献 只 进 行 格 式 审 查, 检 查 是 否 缺 项, 数 据 项 次 序 大 小 写 标 点 符 号, 部 分 期 刊 还 要 求 对 参 考 文 献 的 真 实 性 有 效 性 准 确 性 进 行 审 查, 甚 至 安 排 专 人 负 责 参 考 文 献 编 校 在 编 辑 日 常 工 作 中 参 考 文 献 编 校 是 花 费 时 间 较 多 的 一 项 工 作 还 有, 参 考 文 献 的 编 校 工 作 一 项 技 术 性 工 作, 需 要 熟 悉 参 考 文 献 的 国 标 规 定 如 果 还 需 要 审 查 引 文 数 据 的 正 确 性, 就 需 要 知 道 到 哪 里 能 找 到 参 考 文 献 的 权 威 数 据 所 有 这 些 都 需 要 经 验 的 积 累 模 式 识 别 人 工 智 能 的 发 展, 为 参 考 文 献 的 自 动 编 校 奠 定 了 理 论 和 技 术 基 础 基 于 自 身 的 编 辑 经 历, 作 者 对 参 考 文 献 自 动 校 对 系 统 的 需 求 进 行 了 分 类, 并 把 设 计 开 发 了 针 对 中 文 期 刊 论 文 的 参 考 文 献 自 动 编 校 系 统 2 引 文 审 查 内 容 引 文 审 查 工 作, 其 工 作 可 以 分 为 以 下 4 类 : 1) 文 中 引 文 格 式 审 查 ; 2) 引 文 一 致 性 审 查 ; 3) 参 考 文 献 列 表 格 式 审 查 4) 参 考 文 献 列 表 数 据 审 查 2.1 文 中 引 文 格 式 审 查 文 中 引 文 审 查 主 要 审 查 ( 顺 序 编 码 制 中 ): 1) 文 中 引 文 序 号 是 否 连 续 个 别 稿 件 中 会 出 现 引 文 序 号 跳 跃 现 象 2) 文 中 引 文 序 号 首 次 出 现 是 否 从 1 开 始, 依 次 递 增 个 别 稿 件 会 出 现 引 文 序 号 不 是 从 1 开 始 的 现 象 3) 某 处 引 用 多 篇 文 献 时, 引 文 序 号 编 著 格 式 国 标 在 文 中 某 处 引 用 多 篇 文 献 时, 标 注 格 式 有 规 定, 如 [1,2],[2,3-6], 而 不 能 写 成 [1][2], 或 者 [2,3,4,5,6] 2.2 引 文 一 致 性 审 查 引 文 一 致 性 可 以 分 为 :
1) 文 中 引 文 和 文 后 参 考 文 献 列 表 的 一 致 性 可 以 细 化 为 : 参 考 文 献 列 表 中 列 出 的 引 文 是 否 在 文 中 都 得 到 引 用 ; 在 文 中 标 记 的 引 文 在 参 考 文 献 列 表 中 是 否 全 部 列 出 在 一 些 稿 件 中, 会 存 在 部 分 或 全 部 参 考 文 献 没 有 文 中 引 用 的 错 误, 这 类 情 况 时 常 发 生, 特 别 是 作 者 在 修 改 稿 件 2) 参 考 文 献 列 表 中 大 小 写 缩 写 作 者 姓 名 次 序 和 格 式 的 一 致 性 可 以 细 化 为 : 列 出 全 部 作 者 还 是 列 出 部 分 作 者 ; 西 文 作 者 姓 名 次 序 ; 西 文 作 者 姓 名 是 否 缩 写 ; 西 文 作 者 姓 名 大 小 写 ; 汉 语 拼 音 作 者 次 序 和 大 小 写 ; 西 文 期 刊 名 称 的 大 小 写 ; 机 构 作 者 的 大 小 写 ; 西 文 引 文 标 题 的 大 小 写 ; 日 期 中 一 位 数 月 日 之 前 是 否 加 0 国 标 中 对 以 上 内 容 没 有 明 确 的 规 定, 编 辑 部 可 以 根 据 自 己 爱 好 自 己 规 定 但 是 要 求, 无 论 采 用 那 一 种 规 则, 全 刊 要 求 保 持 一 致 2.3 参 考 文 献 列 表 格 式 审 查 格 式 审 查 主 要 包 括 : 2.3.1 数 据 缺 项 在 不 同 类 型 的 参 考 文 献 中, 数 据 必 填 项 是 不 同 的 如 在 期 刊 论 文 会 议 论 文 汇 编 类 参 考 文 献 中, 页 码 是 必 填 项, 而 在 专 著 报 告 标 准 中, 页 码 就 不 是 必 填 项 2.3.2 引 导 符 ( 标 点 符 号 ) 使 用 不 规 范 学 洪 洲 潘 功 茂 赵 江 良, 变 电 站 图 像 监 控 系 统. 电 力 系 统 自 动 化,2008,11. 作 者 之 间 应 该 使 用 逗 号, 最 后 一 个 作 者 之 间 用 句 点 说 明 : 上 例 和 后 续 的 例 子 中 可 能 还 存 在 没 有 指 出 的 其 他 错 误, 不 再 一 一 说 明 薛 均 义, 张 彦 斌, MCS-51/96 系 列 单 片 微 型 计 算 机 及 应 用,1997 年 8 月 第 2 版, 西 安 交 通 大 上 面 例 子 中, 使 用 了 书 名 号, 出 版 年 度 后 多 了 年, 版 本 和 年 度 之 间 没 有 分 隔 符 2.3.3 数 据 项 次 序 常 见 的 数 据 项 次 序 错 误 可 以 分 为 : 1) 西 文 作 者 姓 名 次 序 M.O. Kechine, C.C.J.M. Tiberius, H. van der Marel. Experimental verification of internet -based Global Differential GPS [C]//ION GPS/GNSS 2003, Portland, OR, 2003: 28-37 2) 数 据 项 次 序 错 误 在 参 考 文 献 列 表 中, 各 种 数 据 次 序 是 有 规 定 的 :
薛 均 义, 张 彦 斌, MCS-51/96 系 列 单 片 微 型 计 算 机 及 应 用, 西 安 交 通 大 学 出 版 社,1997 年 8 月 第 2 版 版 本 要 出 现 在 出 版 社 前 面 2.3.4 缩 写 使 用 不 规 范 缩 写 问 题 上, 存 在 的 不 规 范 可 以 分 为 : 1) 西 文 作 者 名 字 缩 写 Cristina M. Cirre,M. Berenguel,et al.feedback linearization control for a distributed solar collector field[j]. ScienceDirect :Control Engineering Practice,2007,15:1533-1544. 作 者 名 是 否 缩 写 应 一 致 2) 汉 语 拼 音 作 者 的 缩 写 Zhao PX, Zhang M, Yang DQ, Tang SW. Automatic extraction of metadata from digital documents. Computer Science, 2003, 30(10):217 204 (in Chinese with English abstract). 国 标 规 定, 汉 语 拼 音 作 者 不 得 缩 写 3) 西 文 期 刊 名 称 缩 写 Eysenbach G. The impact of preprint servers and electronic publishing on biomedical research. Curr Opin Immunol 12: 499 503. 国 标 要 求, 期 刊 名 称 要 使 用 全 称, 不 得 使 用 缩 写 4) 作 者 列 出 个 数 : 杨 勇 等. 一 种 飞 控 系 统 信 号 源 仿 真 设 备 的 设 计 与 实 现 测 控 技 术 [J].2008-3,24-25. 国 标 规 定, 当 作 者 超 出 3 个 作 者 时, 可 以 列 出 所 有 作 者, 也 可 只 列 出 全 面 3 个 作 者, 其 他 作 者 用, 等 来 代 替 2.3.5 大 小 写 使 用 不 规 范 大 小 写 有 以 下 几 种 通 则 : 1) 全 部 大 写 2) 全 部 小 写 3) 句 首 字 母 大 写 4) 实 词 首 字 母 大 写 在 大 小 写 中, 专 有 名 词 和 缩 写 词 不 受 以 上 通 则 的 约 束 大 小 写 不 规 范 主 要 体 现 在 : 1) 作 者 姓 名 大 小 写 国 标 示 例 中, 西 文 作 者 的 姓 全 部 大 写 2) 西 文 期 刊 名 称 大 小 写 国 标 示 例 中, 采 用 实 词 首 字 母 大 写 规 则 3) 汉 语 拼 音 作 者 姓 名 的 大 小 写 中 文 汉 语 拼 音 的 中 间 名 名 大 小 写 国 标 中 没 有 给 出 示 例 4) 机 构 作 者 大 小 写 国 标 示 例 中 采 用 实 词 首 字 母 大 写 5) 西 文 引 文 标 题 大 小 写 国 标 示 例 中 采 用 句 首 字 母 大 写 规 则
2.3.6 数 字 日 期 格 式 不 一 致 国 标 规 定, 日 期 原 则 采 用 YYYY-MM-DD 的 格 式 对 于 一 位 数 字 的 月 日, 在 示 例 中 是 补 0 的 如 :2008-09-13 版 本 规 定, 要 使 用 阿 拉 伯 数 字, 不 得 使 用 第 二 版 等 2.3.7 其 它 格 式 错 误 其 它 经 常 出 现 的 错 误 还 包 括 : 1) 参 考 文 献 后 的 结 束 符. 不 一 致, 一 些 引 文 中 存 在, 一 些 引 文 中 不 出 现 ; 2) 匿 名 替 代 错 误 但 作 者 出 版 地 出 版 机 构 不 详 时, 没 有 用 替 代 词 匿 名 等 替 代, 或 者 替 代 词 使 用 不 规 范 3) 使 用 了 不 规 范 的 引 导 符, 如 作 者 之 间 使 用 等 4) 画 蛇 添 足 如 在 引 文 中 给 出 了 中 图 分 类 号 等 2.4 参 考 文 献 数 据 审 查 2.4.1 正 确 性 审 查 参 考 文 献 中 主 要 数 据 项 的 是 否 准 确, 包 括 作 者 标 题 期 刊 卷 期 页 码 出 版 社 报 告 编 号 标 准 编 号 专 利 号 等 数 据 审 查 一 般 要 借 助 互 联 网 在 线 数 据 库 来 完 成 数 据 审 查 就 是 到 相 关 官 方 数 据 库 中 逐 条 比 对 引 文 的 数 据 2.4.2 数 据 有 效 性 数 据 有 效 性 审 查 包 括 : 1) 链 接 地 址 的 有 效 性 审 查 要 检 查 给 出 的 链 接 地 址 是 否 可 以 打 开, 打 开 的 页 面 中 是 否 包 括 引 用 的 内 容 2) 引 用 日 期 有 效 性 审 查 主 要 检 查 引 用 日 期 不 能 早 于 发 布 日 期 3 引 文 初 审 和 引 文 复 审 对 编 辑 实 际 工 作 中, 对 引 文 处 理 可 以 分 为 2 个 阶 段 : 引 文 初 审 和 引 文 复 审 阶 段 3.1 引 文 初 审 编 辑 部 在 收 到 作 者 投 稿 后, 经 过 专 家 审 稿, 有 录 用 意 向 时, 给 作 者 的 修 改 意 见 中 需 要 包 括 参 考 文 献 的 修 改 意 见 这 个 阶 段 的 引 文 审 查 可 称 之 为 引 文 初 审 阶 段 3.1.1 引 文 初 审 阶 段 的 主 要 目 的 1) 逐 篇 鉴 别 每 条 引 文 的 格 式 是 否 正 确 ; 2) 如 果 有 错 误, 告 知 错 误 原 因 和 种 类 ; 3) 告 知 作 者 如 何 修 改, 修 改 的 标 准 或 者 模 板 如 果 通 过 软 件 来 实 现 参 考 文 献 自 动 校 对 的 话, 希 望 软 件 给 形 成 一 个 校 对 报 告 文 件, 文 件 格 式 可 是 Word 或 者 TXT 格 式, 以 便 直 接 发 给 作 者 参 照 修 改 3.1.2 审 查 内 容 在 审 查 中, 不 仅 仅 要 审 查 文 后 参 考 文 献 列 表 的 格 式, 还 需 要 审 查 文 中 引 文 和 参 考 文 献 的 对 应 关 系 有 些 论 文 中 文 后 列 出 的 参 考 文 献 在 文 中 没 有 得 到 引 用, 在 文 中 引 用 序 号 也 不 连 续
3.2 引 文 复 审 编 辑 部 收 到 作 者 修 改 稿, 决 定 录 用 后, 需 要 对 稿 件 进 行 编 辑 加 工 稿 件 编 辑 加 工 阶 段 需 要 对 对 引 文 进 行 格 式 加 工, 数 据 项 进 行 核 实, 补 充 这 个 阶 段 的 引 文 处 理 可 称 之 为 引 文 复 审 阶 段 3.2.1 引 文 复 审 阶 段 的 主 要 目 的 1) 对 发 现 的 格 式 错 误 进 行 修 改 包 括 大 小 写 标 点 元 数 据 次 序 缩 写 等 2) 对 文 中 引 文 和 参 考 文 献 列 表 的 一 致 性 进 行 审 查 和 修 改 3) 对 缺 失 数 据 进 行 补 充 4) 对 引 文 数 据 进 行 真 实 性 和 准 确 性 核 查 3.2.2 审 查 内 容 在 这 个 阶 段, 如 果 要 实 现 软 件 进 行 自 动 校 对 的 话, 希 望 软 件 能 对 参 考 文 献 进 行 修 改 如 果 软 件 对 某 些 参 考 文 献 无 法 进 行 修 改, 就 报 告 出 错 误, 以 便 编 辑 人 工 修 改 软 件 还 需 要 能 到 互 联 网 上 模 拟 编 辑 的 操 作, 对 参 考 文 献 的 准 确 性 和 真 实 性 进 行 核 查, 发 现 错 误 自 动 修 改 4 NoteFirst 参 考 文 献 自 动 编 校 系 统 4.1 引 文 审 查 和 引 文 自 动 修 改 NoteFirst 是 一 款 中 文 期 刊 参 考 文 献 自 动 编 校 系 统, 可 以 实 现 引 文 的 审 查 和 自 动 修 改 把 引 文 审 查 分 为 了 引 文 初 审 和 引 文 复 审 两 个 阶 段 在 引 文 初 审 阶 段, 主 要 是 进 行 格 式 审 查, 可 以 指 出 稿 件 中 引 文 的 错 误, 可 对 一 些 可 识 别 的 错 误 自 动 修 改, 并 自 动 形 成 编 校 报 告, 发 给 作 者 参 照 修 改 引 文 初 审 阶 段 是 在 线 进 行, 几 秒 钟 即 可 得 到 初 审 报 告 在 复 审 阶 段, 可 以 到 互 联 网 的 在 线 数 据 库 中 去 审 查 补 充 完 善 数 据, 并 把 参 考 文 献 自 动 修 改 为 规 范 的 参 考 文 献 引 文 复 审 除 了 各 式 审 查 外, 还 需 要 进 行 数 据 的 自 动 补 充 完 善, 在 后 台 进 行, 提 交 审 查 任 务 后, 计 算 机 在 后 台 工 作, 不 影 响 计 算 机 进 行 其 他 工 作 审 查 完 成 后 会 进 行 提 示 引 文 复 审 由 于 需 要 逐 引 文 到 在 线 数 据 库 进 行 比 对, 花 费 时 间 因 引 文 数 量 引 文 种 类 不 同 而 不 同 NoteFirst 的 使 用 非 常 简 单, 软 件 安 装 后, 会 在 Word 中 形 成 一 个 插 件 阅 读 稿 件 时, 点 击 引 文 初 审 引 文 复 审 即 可 NoteFirst 在 Word 中 的 插 件 如 图 1 所 示 图 1(1) NoteFirst 期 刊 论 文 自 动 编 校 系 统 在 Word2007 中 的 插 件 显 示
图 1(2) NoteFirst 期 刊 论 文 自 动 编 校 系 统 在 Word2003 中 的 插 件 显 示 4.2 校 对 报 告 示 例 该 软 件 形 成 的 校 对 报 告 的 模 板 可 以 由 用 户 设 定, 引 文 样 式 也 可 由 用 户 在 国 标 的 基 础 上, 自 主 设 置 图 2 是 电 子 设 计 工 程 初 审 报 告 中 引 文 一 致 性 部 分, 图 3 是 引 文 初 审 报 告 的 校 对 详 情 部 分, 图 4 是 复 审 报 告 的 校 对 详 情 二 引 文 一 致 性 审 查 文 档 中 引 文 编 号 30, 首 次 出 现 没 有 按 升 序 排 列 文 中 引 文 序 号 不 连 续 引 文 31, 在 文 中 没 有 找 到 引 用 图 2 引 文 格 式 审 查 的 中 引 文 一 致 性 审 查
图 3 初 审 报 告 校 对 详 情 示 例 文 献 [1] 原 题 录 [1] Xu R,Li C.Multidimensional least-squares fitting with a fuzzy model [J].Fuzzy Sets and Systems,2001,119(2): 215-223. 校 改 后 题 录 [1] XU Ruo-ning,LI Chu-lin. Multidimensional least-squares fitting with a fuzzy model [J].Fuzzy Sets and Systems,2001,119(2): 215-223. 编 校 详 情 提 示 : 汉 语 拼 音 作 者 : 由 缩 写 Xu R,Li C 校 改 为 XU Ruo-ning,LI Chu-lin. 文 献 [2] 原 题 录 [2] 钱 建 立 等.DOI 对 网 络 出 版 格 局 的 影 响 [J]. 编 辑 学 报.2008(5):431. 校 改 后 题 录 [2[ 钱 建 立, 吴 广 茂.DOI 对 网 络 出 版 格 局 的 影 响 [J]. 编 辑 学 报.2008,20(5): 431-433. 编 校 详 情 作 者 : 由 钱 建 立 等 校 改 为 钱 建 立, 吴 广 茂 ; 补 充 了 卷 :20; 页 码 范 围 : 由 431 校 改 为 431-433. 图 4 引 文 复 审 报 告 示 例
4.3 NoteFirst 的 应 用 体 会 在 使 用 NoteFirst 引 文 自 动 自 动 编 校 系 统 中, 有 以 下 几 点 体 会 : 1) 通 过 外 审 后, 会 让 作 者 进 行 一 次 修 改 把 形 成 的 初 审 报 告 作 为 附 件 发 给 作 者 参 照 修 改 2) 作 者 修 改 稿 返 回 后, 进 行 编 辑 室, 再 进 行 引 文 复 审, 主 要 使 用 其 引 文 数 据 自 动 补 充 和 修 改 功 能 3) 引 文 复 审, 由 于 需 要 较 长 时 间, 可 在 中 午 下 班 前 批 量 提 交, 下 午 上 班 后 即 可 返 回 校 对 报 告 5 结 束 语 NoteFirst 引 文 编 校 系 统 可 以 解 放 编 辑 的 大 部 分 参 考 文 献 编 校 工 作 在 使 用 过 程 中, 也 发 现 有 些 功 能 还 可 以 改 进 如 对 英 文 参 考 文 献 的 补 全 率 还 停 留 在 50-60% 的 水 平, 有 提 升 空 间 如 能 集 成 单 位 量 图 表 编 校, 就 可 更 大 程 度 解 放 编 辑