Word 办 Word 2010 是 Office 办 的 重 要 组 件 之 一, 具 有 强 大 的 文 字 编 辑 功 能, 成 为 文 秘 办 不 可 或 缺 的 软 件 本 将 对 Word 2010 办 的 一 些 知 识 进 行 讲 解 使 用 户 可 以 制 作 出 一 些 简 单 的 文 档, 并 为 后 面 制 作 其 他 文 档 奠 定 hapter C 1 第 Word/Excel 2010
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 1.1 Word 2010 入 门 Word 2010 是 一 款 功 能 强 大 的 文 字 编 辑 软 件, 使 用 Word 2010 可 以 制 作 出 规 范 美 观 的 办 文 档, 因 此 广 受 办 人 员 的 青 睐 在 学 习 该 软 件 前, 首 先 需 要 掌 握 一 些 入 门 知 识, 如 认 识 该 软 件 的 操 作 界 面 以 及 启 动 和 退 出 该 软 件 的 操 作 方 法 1.1.1 认 识 Word 2010 的 工 作 界 面 工 作 界 面 是 用 户 进 行 文 档 制 作 的 平 台,Word 2010 的 工 作 界 面 主 要 包 括 快 速 访 问 工 具 栏 标 题 栏 选 项 卡 和 功 能 区 文 档 编 辑 区 和 状 态 栏 等 几 部 分 快 速 访 问 工 具 栏 标 题 栏 选 项 卡 和 功 能 区 文 档 编 辑 区 状 态 栏 Word 2010 工 作 界 面 的 各 部 分 含 义 和 作 用 分 别 介 绍 如 下 Â 快 速 访 问 工 具 栏 : 位 于 界 面 的 左 上 方, 用 于 保 存 常 用 的 操 作 按 钮 或 命 令, 默 认 只 提 供 了 保 存 按 钮 撤 销 按 钮 和 恢 复 按 钮 如 需 添 加 其 他 按 钮, 可 单 击 其 后 的 下 拉 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 其 他 命 令 选 项, 在 打 开 的 对 话 框 中 进 行 添 加 即 可 Â 标 题 栏 : 在 标 题 栏 中, 用 户 可 以 查 看 文 档 名 称 单 击 最 小 化 按 钮 最 大 化 / 还 原 按 钮 / 和 关 闭 按 钮, 可 以 控 制 窗 口 的 大 小 或 关 闭 窗 口 Â 选 项 卡 和 功 能 区 :Word 2010 将 所 有 的 操 作 命 令 集 成 到 功 能 区 中 不 同 的 选 项 卡 下, 又 将 各 选 项 卡 分 成 若 干 个 组, 以 便 于 用 户 直 观 地 查 看 和 使 用 Word 2010 的 各 项 功 能 单 击 各 功 能 选 项 卡, 可 切 换 到 相 应 的 功 能 区, 在 功 能 区 中 有 许 多 自 动 适 应 窗 口 大 小 的 工 具 栏, 放 置 了 与 此 相 关 的 命 令 按 钮 或 下 拉 列 表 框 Â 文 档 编 辑 区 : 文 档 编 辑 区 用 于 输 入 和 编 辑 文 本 当 文 本 内 容 过 多 时, 可 以 拖 动 文 档 编 2
第 辑 区 右 侧 的 垂 直 滚 动 条 和 下 侧 的 水 平 滚 动 条 单 击 滚 动 条 上 方 的 按 钮, 可 显 示 或 隐 藏 文 档 编 辑 区 上 方 和 左 侧 显 示 的 标 尺 通 过 标 尺, 可 以 帮 助 用 户 进 行 文 档 的 定 位 和 排 版 Â 状 态 栏 : 状 态 栏 位 于 窗 口 底 端, 主 要 用 于 显 示 当 前 文 档 的 编 辑 状 态 和 显 示 模 式 等 信 息 也 可 通 过 右 侧 的 显 示 比 例 滑 块 调 整 当 前 文 档 在 窗 口 中 的 显 示 比 例 1 Word 办 1.1.2 启 动 与 退 出 Word 2010 启 动 与 退 出 Word 2010 是 文 秘 办 的 入 门 操 作 启 动 与 退 出 Word 2010 的 方 法 有 多 种, 分 别 介 绍 如 下 Â 启 动 Word 2010: 启 动 Word 2010 的 常 见 方 法 有 3 种 : 在 桌 面 上 双 击 Word 2010 的 快 捷 图 标 ; 双 击 Word 文 档 ; 开 始 / 所 有 程 序 / Microsoft Office / Microsoft Word 2010 命 令 Â 退 出 Word 2010: 退 出 Word 2010 的 常 见 方 法 也 有 3 种 : 单 击 标 题 栏 中 的 关 闭 按 钮 ; 文 件 / 关 闭 命 令 ; 在 标 题 栏 空 白 处 右 击, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 关 闭 命 令 1.2 Word 2010 的 本 操 作 进 入 Word 2010 工 作 界 面 后, 即 可 通 过 功 能 区 和 文 档 编 辑 区 开 始 编 辑 与 操 作 文 档 下 面 主 要 对 最 常 见 的 操 作 方 法 进 行 讲 解, 包 括 创 建 与 打 开 Word 文 档 保 存 Word 文 档 输 入 与 编 辑 Word 文 档 等 1.2.1 创 建 与 打 开 Word 文 档 在 对 Word 文 档 进 行 编 辑 操 作 之 前, 首 先 需 要 创 建 新 的 Word 文 档 或 打 开 已 有 的 Word 文 档, 下 面 分 别 进 行 介 绍 1. 创 建 Word 文 档 新 建 的 Word 文 档 通 常 可 以 分 为 3 类, 即 空 白 文 档 根 据 模 板 新 建 的 文 档 和 根 据 现 有 文 档 新 建 的 文 档 其 创 建 方 法 分 别 介 绍 如 下 Â 新 建 空 白 文 档 : 启 动 Word 2010, 文 件 / 新 建 命 令, 在 打 开 的 页 面 右 侧 的 列 表 框 中 单 击 创 建 按 钮 即 可 也 可 在 Word 2010 工 作 界 面 按 Ctrl+N 快 捷 键, 快 速 新 建 一 个 空 白 文 档 Â 根 据 模 板 新 建 : 文 件 / 新 建 命 令, 在 打 开 对 话 框 中 间 的 列 表 框 中 样 3
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 本 模 板 选 项, 再 在 打 开 的 页 面 中 合 适 的 模 板, 如 本 报 表, 在 右 侧 的 列 表 框 中 单 击 创 建 按 钮, 即 可 新 建 一 个 具 有 模 板 样 式 的 文 档, 如 下 图 所 示 Â 根 据 已 有 内 容 新 建 : 文 件 / 新 建 命 令, 在 打 开 对 话 框 的 中 间 列 表 框 中 根 据 现 有 内 容 新 建 选 项, 打 开 根 据 现 有 文 档 新 建 对 话 框, 在 其 中 已 有 的 Word 文 档 后, 单 击 按 钮, 即 可 新 建 一 个 具 有 相 同 内 容 和 样 式 的 文 档 2. 打 开 Word 文 档 若 要 对 Word 文 档 进 行 查 看 或 编 辑, 首 先 需 要 将 其 打 开 用 户 除 了 可 以 通 过 双 击 目 标 文 件 图 标 打 开 外, 还 可 启 动 Word 2010, 文 件 / 打 开 命 令, 在 打 开 的 打 开 对 话 框 中 要 打 开 文 档 的 保 存 位 置, 在 中 间 的 列 表 框 中 要 打 开 的 文 档, 单 击 按 钮 1.2.2 保 存 Word 文 档 完 成 文 档 编 辑 后, 需 要 将 其 保 存 在 电 脑 磁 盘 中, 以 便 下 一 次 查 看 与 编 辑 Word 文 档 的 保 存 分 为 保 存 和 另 存 为 两 种 情 况, 下 面 分 别 进 行 介 绍 Â 保 存 文 档 : 若 新 建 的 文 档 是 首 次 执 行 保 存 操 作, 可 以 单 击 快 速 访 问 工 具 栏 中 的 保 存 按 钮 或 文 件 / 保 存 命 令, 打 开 另 存 为 对 话 框, 在 其 中 设 置 文 档 的 保 存 位 置, 4
第 在 文 件 名 下 拉 列 表 框 中 输 入 文 档 的 名 称, 单 击 按 钮 即 可 保 存 Â 另 存 为 文 档 : 当 需 要 将 修 改 的 文 档 进 行 保 存, 而 不 想 改 变 原 文 档 的 内 容 时, 可 对 文 档 执 行 另 存 为 操 作 其 方 法 是 : 文 件 / 另 存 为 命 令, 在 打 开 的 另 存 为 对 话 框 中 设 置 在 其 他 位 置 保 存 或 输 入 其 他 的 文 件 名, 单 击 按 钮 即 可 另 存 文 档 1 Word 办 1.2.3 输 入 文 本 文 本 是 文 档 不 可 或 缺 的 部 分, 因 此 文 本 的 输 入 与 编 辑 尤 为 重 要 在 Word 2010 中, 用 户 可 以 根 据 需 要 输 入 各 种 类 型 的 文 本, 如 英 文 字 母 汉 字 数 字 各 种 符 号 或 日 期 和 时 间 等 下 面 在 Word 中 输 入 一 则 通 知 的 草 稿, 通 过 练 习 可 掌 握 文 本 输 入 及 定 位 文 本 插 入 点 的 方 法, 其 具 体 操 作 如 下 : 示 例 文 件 光 盘 \ 效 果 \ 第 1 \ 新 运 司 董 事 会 会 议 通 知.docx 光 盘 \ 实 例 演 示 \ 第 1 \ 输 入 文 本 STEP 01 输 入 标 题 文 本 1 启 动 Word 2010, 新 建 一 个 空 白 文 档, 切 换 到 中 文 输 入 法, 系 统 默 认 将 文 本 插 入 点 定 位 在 行 首, 将 鼠 标 光 标 移 至 文 档 首 行 的 中 点 位 置, 当 鼠 标 光 标 呈 形 状 时, 双 击 鼠 标 左 键, 将 文 本 插 入 点 定 位 到 中 间 位 置, 输 入 新 运 司 2 按 Enter 键, 文 本 插 入 点 自 动 定 位 到 下 行 中 间 位 置, 输 入 董 事 会 会 议 通 知 STEP 02 输 入 正 文 文 本 将 鼠 标 光 标 移 至 下 行 的 行 首 位 置, 这 时 光 标 呈 形 状, 双 击 鼠 标 左 键, 将 文 本 插 入 点 定 位 到 行 首 位 置 连 续 敲 击 两 次 空 格 键, 再 输 入 正 文 内 容 在 输 入 正 文 过 程 中, 如 需 分 段, 可 按 Enter 键 当 输 入 内 容 满 一 行 时, 会 自 动 跳 转 到 下 一 行 行 首, 继 续 输 入 文 本 即 可 1 输 入 2 输 入 1 输 入 自 动 换 行 5
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 STEP 03 输 入 署 名 与 日 期 1 完 成 正 文 内 容 输 入 后, 按 3 次 Enter 键, 将 文 本 插 入 点 定 位 到 向 下 的 第 3 行 位 置, 将 鼠 标 光 标 移 至 该 行 的 行 末, 双 击 鼠 标 将 文 本 插 入 点 定 位 至 行 末 位 置, 输 入 特 此 通 知, 2 按 Enter 键, 输 入 署 名, 再 次 按 Enter 键, 输 入 2013 年, 这 时 会 自 动 弹 出 当 前 日 期, 按 Enter 键 即 可 插 入 当 前 日 期 STEP 04 查 看 文 档 输 入 效 果 完 成 文 本 内 容 的 输 入 后, 即 可 查 看 文 档 的 效 果 1 输 入 2 输 入 关 键 提 示 认 识 文 本 插 入 点 文 本 插 入 点 是 指 输 入 与 编 辑 文 本 的 位 置, 通 常 呈 闪 烁 的 竖 线 显 示 在 Word 2010 中, 文 档 空 白 处 的 鼠 标 光 标 显 示 为 或 形 状, 这 时 双 击 鼠 标 即 可 插 入 文 本 插 入 点 在 有 内 容 的 文 档 中, 鼠 标 光 标 显 示 为 形 状, 这 时 只 需 单 击 即 可 插 入 文 本 插 入 点 1.2.4 编 辑 文 本 输 入 文 本 后, 为 了 满 足 需 要, 往 往 还 需 要 对 文 本 进 行 编 辑 在 Word 2010 中, 最 常 用 的 文 本 编 辑 操 作 包 括 文 本 复 制 文 本 移 动 文 本 删 除 文 本, 以 及 查 找 和 替 换 文 本 等 下 面 分 别 进 行 介 绍 1. 文 本 在 对 输 入 完 成 的 文 本 进 行 编 辑 操 作 之 前, 首 先 应 要 编 辑 的 文 本 Word 2010 提 供 了 多 种 文 本 的 方 式, 可 以 帮 助 用 户 快 速 方 便 地 所 需 的 文 档 内 容, 下 面 分 别 进 行 介 绍 Â 连 续 的 文 本 : 将 鼠 标 光 标 插 入 到 文 本 的 开 始 位 置, 按 住 鼠 标 左 键 不 放 并 拖 动 到 文 本 结 束 处, 释 放 鼠 标, 即 可 连 续 的 文 本 后 的 文 本 呈 蓝 底 显 示 6
第 Â 不 连 续 的 文 本 : 一 段 文 本 后, 按 住 Ctrl 键, 再 其 他 的 文 本, 可 不 连 续 的 文 本 内 容 Â 一 整 段 文 本 : 将 光 标 移 到 段 落 左 边 的 选 定 栏 中, 当 光 标 变 为 形 状 时, 双 击 鼠 标 ; 也 可 在 该 段 文 本 的 任 意 一 点 连 续 单 击 3 次 鼠 标 1 Word 办 Â 一 句 文 本 : 按 住 Ctrl 键, 再 在 文 本 中 需 的 句 子 的 任 意 位 置 单 击 Â 整 篇 文 档 : 编 辑 / 全 选 命 令, 或 按 Ctrl+A 快 捷 键 Â 一 行 文 本 : 将 鼠 标 移 至 需 要 的 行 的 左 侧, 当 鼠 标 指 针 变 成 形 状 时, 单 击 鼠 标 关 键 提 示 取 消 文 本 选 中 文 本 后, 若 要 取 消, 在 对 象 以 外 的 任 意 位 置 单 击 一 下 即 可 2. 移 动 和 复 制 文 本 在 文 本 编 辑 中, 使 用 复 制 和 移 动 文 本 操 作, 可 以 有 效 地 提 高 文 本 的 编 辑 速 度, 减 少 重 复 的 输 入 操 作 下 面 分 别 介 绍 移 动 和 复 制 文 本 的 方 法 Â 移 动 文 本 : 需 要 移 动 的 文 本 后, 开 始 / 剪 贴 板 组, 单 击 剪 切 按 钮, 然 后 在 目 标 位 置 处 单 击 粘 贴 按 钮, 即 可 移 动 文 本, 或 文 本, 按 Ctrl+X 快 捷 键, 再 在 目 标 位 置 处 按 Ctrl+V 快 捷 键, 粘 贴 所 选 内 容 7
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 Â 复 制 文 本 : 需 要 复 制 的 文 本, 开 始 / 剪 贴 板 组, 单 击 复 制 按 钮, 然 后 在 目 标 位 置 处 单 击 粘 贴 按 钮, 即 可 复 制 文 本, 或 文 本, 按 Ctrl+C 快 捷 键, 再 在 目 标 位 置 处 按 Ctrl+V 快 捷 键, 粘 贴 所 选 内 容 3. 删 除 文 本 删 除 多 余 或 错 误 的 文 本, 通 常 可 分 为 3 种 方 法 : 按 Delete 键 可 删 除 文 本 插 入 点 右 侧 的 文 本 ; 按 Backspace 键 可 删 除 文 本 插 入 点 左 侧 的 文 本 ; 选 中 文 本 后, 按 Delete 键 或 Backspace 键 可 删 除 选 中 的 文 本 4. 查 找 与 替 换 文 本 使 用 Word 2010 的 查 找 和 替 换 功 能, 可 以 快 速 查 找 和 替 换 指 定 的 文 本, 常 用 于 在 长 文 档 中 修 改 多 处 同 样 的 错 误, 以 提 高 文 档 的 编 辑 效 率 下 面 在 培 训 计 划.docx 文 档 中, 应 用 查 找 和 替 换 功 能, 查 找 文 秘 人 员 文 本 并 替 换 为 文 秘 文 本, 然 后 替 换 项 目 的 字 体 格 式, 其 具 体 操 作 如 下 : 示 例 文 件 光 盘 \ 素 材 \ 第 1 \ 培 训 计 划.docx 光 盘 \ 效 果 \ 第 1 \ 培 训 计 划.docx 光 盘 \ 实 例 演 示 \ 第 1 \ 查 找 与 替 换 文 本 STEP 01 查 找 文 本 1 打 开 培 训 计 划.docx 文 档, 开 始 / 编 辑 组, 单 击 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 高 级 查 找 选 项 2 打 开 查 找 和 替 换 对 话 框, 查 找 选 项 卡, 在 查 找 内 容 文 本 框 中 输 入 文 秘 人 员, 单 击 按 钮 STEP 02 替 换 文 本 1 替 换 选 项 卡, 在 替 换 为 文 本 框 中 输 入 文 秘, 单 击 按 钮 2 替 换 完 毕 后, 在 系 统 打 开 的 提 示 对 话 框 中 单 击 按 钮 1 2 输 入 3 单 击 2 单 击 1 单 击 3 此 时 即 可 查 看 到 文 档 中 的 文 秘 人 员 文 本 呈 蓝 底 显 示 继 续 单 击 按 钮, 可 以 继 续 查 找 到 其 他 文 本 处 的 文 秘 人 员 文 本 8
STEP 03 查 找 字 体 格 式 STEP 05 替 换 字 体 格 式 第 1 1 单 击 按 钮, 展 开 更 多 搜 索 选 项, 将 鼠 标 光 标 定 位 到 查 找 文 本 框, 并 删 除 之 前 查 找 的 内 容 2 单 击 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 字 体 选 项 3 打 开 查 找 字 体 对 话 框, 在 其 中 设 置 查 找 的 字 体 为 黑 体, 字 号 为 小 三 3 设 置 1 删 除 1 将 鼠 标 光 标 定 位 到 替 换 文 本 框, 删 除 之 前 查 找 的 内 容 打 开 替 换 字 体 对 话 框, 在 中 文 字 体 下 拉 列 表 框 中 选 择 新 宋 体 选 项, 在 字 形 下 拉 列 表 框 中 加 粗 选 项, 在 字 体 颜 色 下 拉 列 表 框 中 深 红 色 选 项 2 在 下 划 线 线 型 下 拉 列 表 框 中 直 线 选 项, 在 下 划 线 颜 色 下 拉 列 表 框 中 深 红 色 选 项 Word 办 1 设 置 2 设 置 2 STEP 04 查 看 查 找 结 果 单 击 按 钮, 返 回 查 找 和 替 换 对 话 框, 单 击 按 钮, 即 可 查 看 查 找 的 结 果 STEP 06 查 看 替 换 效 果 单 击 按 钮, 返 回 查 找 和 替 换 对 话 框 再 单 击 按 钮, 返 回 文 档, 即 可 查 看 到 替 换 后 的 效 果 替 换 结 果 单 击 9
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 5. 恢 复 与 撤 销 操 作 在 Word 中 进 行 文 档 编 辑 时, 系 统 会 记 录 最 新 的 操 作 和 执 行 过 的 命 令 当 执 行 了 错 误 操 作 时, 用 户 可 以 利 用 这 些 记 录 撤 销 操 作 在 没 有 进 行 其 他 操 作 时, 还 可 将 撤 销 的 操 作 恢 复 下 面 分 别 对 撤 销 和 恢 复 操 作 的 方 法 进 行 介 绍 Â 撤 销 操 作 : 执 行 误 操 作 后, 在 快 速 访 问 工 具 栏 中 单 击 撤 销 按 钮, 也 可 按 Ctrl+Z 快 捷 键 撤 销 操 作 Â 恢 复 操 作 : 如 果 撤 销 失 误, 在 快 速 访 问 工 具 栏 中 单 击 恢 复 按 钮, 也 可 按 Ctrl+Y 快 捷 键 恢 复 操 作 1.3 编 辑 文 档 样 式 规 范 的 办 文 档 不 仅 需 要 输 入 各 种 类 型 的 文 本, 还 需 要 对 文 本 进 行 格 式 设 置 如 设 置 文 本 的 颜 色 大 小 样 式 和 形 态 等 字 符 格 式 在 编 辑 长 文 档 时, 往 往 还 需 要 设 置 段 落 格 式 添 加 项 目 符 号 和 编 号, 以 及 添 加 边 框 和 底 纹 等, 从 而 使 文 档 的 版 面 更 美 观, 结 构 更 清 晰, 更 便 于 向 读 者 传 递 信 息 1.3.1 设 置 字 体 格 式 在 Word 中, 默 认 输 入 的 文 本 字 体 大 小 和 颜 色 是 宋 体 五 号 黑 色, 用 户 可 以 根 据 需 要 进 行 设 置, 也 可 对 文 本 添 加 下 划 线 底 纹 阴 影 和 发 光 等 效 果, 从 而 使 文 档 更 加 美 观 实 用 下 面 对 补 水 产 品 宣 传 海 报.docx 文 档 中 的 文 本 格 式 进 行 设 置, 包 括 设 置 字 体 字 号 颜 色 形 式 和 效 果 等, 以 美 化 该 文 档, 其 具 体 操 作 如 下 示 例 文 件 光 盘 \ 素 材 \ 第 1 \ 补 水 产 品 宣 传 海 报.docx 光 盘 \ 效 果 \ 第 1 \ 补 水 产 品 宣 传 海 报.docx 光 盘 \ 实 例 演 示 \ 第 1 \ 设 置 文 本 格 式 STEP 01 文 本 打 开 补 水 产 品 宣 传 海 报.docx 文 档, 将 鼠 标 光 标 定 位 到 相 宜 本 草 深 层 补 水 系 列 文 本 前, 拖 动 鼠 标 该 文 本 10
STEP 02 设 置 文 本 字 体 与 字 号 STEP 04 设 置 其 他 文 本 第 1 1 开 始 / 字 体 组, 在 字 体 下 拉 列 表 框 中 华 文 楷 体 选 项 2 在 字 号 下 拉 列 表 框 中 小 初 选 项 用 同 样 的 方 法, 设 置 其 他 文 本 的 字 体 字 号 和 颜 色 其 中, 揭 开 相 宜 本 草 的 神 秘 面 纱, 邀 你 共 赴 水 之 旅 程, 让 肌 肤 如 丝 般 光 滑 的 字 体 为 华 文 新 魏, 其 他 文 本 的 字 体 为 华 文 楷 体 Word 办 1 2 设 置 其 他 文 本 效 果 STEP 03 设 置 文 本 颜 色 单 击 字 体 颜 色 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 框 中 深 青, 强 调 颜 色 4 选 项 STEP 05 设 置 阴 影 效 果 1 标 题 文 本, 单 击 文 本 效 果 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 阴 影 / 阴 影 选 项 选 项 2 打 开 设 置 文 本 效 果 格 式 对 话 框, 阴 影 选 项 卡 3 设 置 颜 色 为 深 青, 强 调 颜 色 4, 在 透 明 度 大 小 虚 化 角 度 和 距 离 数 值 框 中 分 别 输 入 50% 100% 4 磅 100 和 4 磅, 单 击 按 钮 2 技 巧 秒 杀 更 多 的 颜 色 单 击 字 体 颜 色 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 框 中 其 他 颜 色 或 渐 变 选 项, 可 为 文 本 添 加 更 加 丰 富 的 颜 色 1 3 设 置 11
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 STEP 06 加 粗 文 本 6 月 隆 重 上 市 文 本, 在 开 始 / 字 体 组 中 单 击 加 粗 按 钮 STEP 08 设 置 映 像 效 果 在 开 始 / 字 体 组 中 单 击 文 本 效 果 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 映 像 / 紧 密 映 像, 接 触 选 项 单 击 STEP 07 以 黄 色 突 出 显 示 文 本 在 开 始 / 字 体 组 中 单 击 以 不 同 颜 色 突 出 显 示 文 本 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 黄 色 选 项 STEP 09 设 置 倾 斜 效 果 天 地 草 木, 包 含 自 然 的 真 谛 文 本, 为 其 添 加 紧 密 映 像, 接 触 效 果 在 开 始 / 字 体 组 中 单 击 倾 斜 按 钮 单 击 技 巧 秒 杀 添 加 字 符 底 纹 添 加 字 符 底 纹 与 以 不 同 颜 色 突 出 显 示 文 本 的 作 用 相 似, 但 添 加 的 底 纹 只 有 一 种 颜 色 文 本 后, 单 击 字 符 底 纹 按 钮 即 可 12
STEP 10 设 置 字 符 间 距 STEP 11 添 加 下 划 线 第 1 1 中 间 的 正 文 文 本, 在 开 始 / 字 体 组 右 下 角 单 击 按 钮, 打 开 字 体 对 话 框, 高 级 选 项 卡 2 在 间 距 下 拉 列 表 框 中 紧 缩 选 项 3 单 击 按 钮 返 回 文 档 界 面, 中 间 文 本, 在 开 始 / 字 体 组 中 单 击 下 划 线 按 钮, 完 成 本 例 的 编 辑 Word 办 1 2 技 巧 秒 杀 快 速 清 除 文 本 格 式 当 不 需 要 设 置 字 体 格 式 时, 可 选 中 已 设 置 文 本 格 式 的 文 本, 在 开 始 / 字 体 组 中 单 击 清 除 格 式 按 钮 即 可 关 键 提 示 其 他 格 式 设 置 在 开 始 / 字 体 组 或 字 体 对 话 框 中, 用 户 还 可 设 置 其 他 格 式, 如 添 加 删 除 线, 设 置 上 标 下 标 空 心 字 带 圈 字, 更 改 文 本 的 大 小 写 等 其 设 置 方 法 都 相 似, 用 户 可 根 据 文 档 的 需 要, 有 地 进 行 设 置 1.3.2 设 置 段 落 格 式 默 认 输 入 文 本 时, 没 有 段 落 格 式, 且 所 有 文 本 左 对 齐 段 落 是 文 档 中 重 要 的 组 成 部 分, 对 段 落 格 式 进 行 设 置, 可 以 使 文 档 的 结 构 层 次 更 加 清 晰, 版 面 更 加 美 观 段 落 格 式 包 括 设 置 段 落 的 对 齐 方 式 段 落 缩 进 段 间 距 和 行 间 距 等 操 作 下 面 对 迁 移 启 事.docx 文 档 中 的 段 落 格 式 进 行 设 置, 其 具 体 操 作 如 下 : 示 例 文 件 光 盘 \ 素 材 \ 第 1 \ 迁 移 启 事.docx 光 盘 \ 效 果 \ 第 1 \ 迁 移 启 事.docx 光 盘 \ 实 例 演 示 \ 第 1 \ 设 置 段 落 格 式 13
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 STEP 01 居 中 对 齐 文 本 迁 移 启 事 文 本, 在 开 始 / 段 落 组 中 单 击 居 中 对 齐 按 钮 STEP 03 右 对 齐 文 本 最 后 两 行 文 本, 在 开 始 / 段 落 组 中 单 击 右 对 齐 按 钮 单 击 单 击 STEP 02 增 加 段 落 缩 进 通 告 内 容 段 落 文 本, 在 开 始 / 段 落 组 中 单 击 增 加 段 落 缩 进 按 钮 STEP 04 增 加 段 后 间 距 将 文 本 插 入 点 定 位 到 标 题 文 本 后, 在 开 始 / 段 落 组 中 单 击 行 和 段 落 间 距 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 增 加 段 后 间 距 选 项 单 击 关 键 提 示 认 识 段 落 缩 进 段 落 缩 进 是 指 段 落 整 体 向 右 移 动 的 过 程 单 击 一 次 减 少 段 落 缩 进 按 钮, 可 向 左 移 动 一 个 字 符 技 巧 秒 杀 增 加 段 前 间 距 将 文 本 插 入 点 定 位 到 段 落 文 本 前, 在 开 始 / 段 落 组 中 单 击 行 和 段 落 间 距 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 增 加 段 前 间 距 选 项, 可 增 加 该 段 前 的 间 距 14
STEP 05 设 置 行 间 距 STEP 06 查 看 效 果 第 1 所 有 文 本, 在 开 始 / 段 落 组 中 单 击 行 和 段 落 间 距 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 1.5 选 项, 可 快 速 将 行 距 设 置 为 1.5 倍 行 距 完 成 所 有 设 置 后, 查 看 迁 移 启 事 的 最 终 效 果 Word 办 1.3.3 添 加 编 号 和 项 目 符 号 在 文 档 中 添 加 项 目 符 号 和 编 号, 是 编 辑 长 文 档 的 必 要 手 段, 其 目 的 是 为 了 突 出 文 档 的 要 点 与 层 次 结 构, 从 而 使 文 档 的 逻 辑 性 更 强, 内 容 更 加 连 贯 下 面 分 别 介 绍 添 加 编 号 和 项 目 符 号 的 方 法 1. 添 加 编 号 编 号 广 泛 用 于 操 作 步 骤 条 款 等 文 本, 能 够 让 读 者 一 目 了 然 添 加 编 号 的 方 法 是 : 选 择 需 要 添 加 编 号 的 文 本, 然 后 开 始 / 段 落 组, 单 击 编 号 按 钮 右 侧 的 下 拉 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 需 要 的 编 号 样 式 为 什 么 这 么 做? 需 要 添 加 编 号 的 文 本 后, 开 始 / 段 落 组, 若 直 接 单 击 编 号 按 钮, 则 只 能 为 文 本 添 加 阿 拉 伯 数 字 编 号 15
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 2. 添 加 项 目 符 号 项 目 符 号 适 用 于 没 有 顺 序 且 为 并 列 关 系 的 多 段 文 本 使 用 项 目 符 号 不 但 能 达 到 醒 目 的 效 果, 而 且 能 使 文 档 的 排 版 更 加 美 观 添 加 项 目 符 号 的 方 法 是 : 需 要 添 加 项 目 符 号 的 文 本 后, 开 始 / 段 落 组, 直 接 单 击 项 目 符 号 按 钮 可 添 加 圆 点 项 目 符 号 ; 若 单 击 其 右 侧 的 下 拉 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 可 其 他 项 目 符 号 样 式 3. 添 加 多 级 列 表 多 级 列 表 常 用 于 书 籍 目 录 等 对 象, 可 以 将 文 档 内 容 分 为 不 同 的 级 别 进 行 显 示, 体 现 由 点 到 面 的 知 识 结 构 添 加 多 级 列 表 的 方 法 是 : 需 要 添 加 项 目 符 号 的 文 本 后, 开 始 / 段 落 组, 单 击 多 级 列 表 按 钮 右 侧 的 下 拉 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 需 要 的 项 目 符 号 关 键 提 示 输 入 目 录 结 构 方 法 在 输 入 目 录 结 构 时, 需 在 每 级 结 构 前 按 一 次 或 多 次 Tab 键, 以 确 认 目 录 级 别 1.4 设 置 文 档 的 特 殊 版 式 在 编 辑 一 些 特 殊 的 文 档, 如 报 刊 杂 志 时, 通 常 需 要 为 其 设 置 一 些 特 殊 的 版 式 本 将 对 常 用 的 两 种 版 式 进 行 介 绍 1.4.1 首 字 下 沉 首 字 下 沉 是 指 将 段 落 第 一 个 字 进 行 放 大 突 出 显 示, 主 要 用 于 修 饰 文 档, 使 文 档 风 格 更 加 16
第 美 观 活 泼, 常 见 于 一 些 散 文 杂 志 小 说 和 报 刊 之 中 设 置 首 字 下 沉 的 方 法 是 : 需 要 设 置 首 字 下 沉 的 段 落 或 将 文 本 插 入 点 定 位 到 该 段 落, 插 入 / 文 本 组, 单 击 首 字 下 沉 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 下 沉 选 项 1 Word 办 技 巧 秒 杀 设 置 首 字 悬 挂 首 字 悬 挂 是 指 将 首 字 放 大 突 出 显 示 在 段 落 左 侧 其 设 置 方 法 是 : 需 要 设 置 首 字 悬 挂 的 段 落 或 将 文 本 插 入 点 定 位 到 该 段 落, 插 入 / 文 本 组, 单 击 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 悬 挂 选 项 1.4.2 分 栏 排 版 默 认 情 况 下, 页 面 排 版 的 方 式 是 通 栏 排 在 杂 志 报 刊 等 特 殊 文 档 中, 这 种 单 一 的 排 版 方 式 并 不 能 将 文 档 内 容 紧 凑 美 观 地 显 示 出 来 这 时, 就 需 要 进 行 分 栏 排 版 分 栏 排 版 的 方 式 可 以 让 文 档 页 面 呈 多 栏 显 示, 使 排 版 的 样 式 更 加 多 变, 更 能 满 足 文 档 编 辑 的 需 要 设 置 分 栏 排 版 的 方 法 是 : 需 设 置 分 栏 的 文 本, 页 面 布 局 / 页 面 设 置 组, 单 击 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 分 栏 方 式, 再 单 击 文 档 中 的 空 白 处, 取 消 文 本 状 态, 即 可 查 看 文 档 分 栏 效 果 17
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 1.5 插 入 与 编 辑 对 象 在 文 档 中 插 入 各 类 对 象, 可 以 达 到 美 化 文 档 的 效 果, 同 时 也 可 增 强 文 档 的 可 读 性 与 趣 味 性 这 些 对 象 主 要 包 括 剪 贴 画 图 片 文 件 艺 术 字 文 本 框 和 表 格 等 1.5.1 插 入 与 编 辑 图 片 在 文 档 中 插 入 图 片, 是 美 化 文 档 常 见 的 途 径 之 一 用 户 可 插 入 Word 2010 自 带 的 剪 贴 画, 也 可 插 入 电 脑 中 保 存 的 图 片 文 件 插 入 图 片 后, 往 往 还 需 要 对 其 进 行 编 辑, 以 满 足 文 档 编 辑 的 需 要 1. 插 入 图 片 插 入 剪 贴 画 可 以 快 速 实 现 图 文 混 排, 但 剪 贴 画 的 数 量 有 限, 用 户 也 可 以 插 入 电 脑 中 保 存 的 图 片, 来 达 到 图 片 与 文 本 的 完 美 契 合 下 面 分 别 介 绍 插 入 剪 贴 画 和 图 片 的 方 法 Â 插 入 剪 贴 画 : 将 文 本 插 入 点 定 位 到 需 插 入 剪 贴 画 的 位 置, 插 入 / 插 图 组, 单 击 剪 贴 画 按 钮, 打 开 剪 贴 画 任 务 窗 格, 在 搜 索 文 字 栏 中 输 入 需 查 找 的 剪 贴 画, 这 里 输 入 照 片, 单 击 按 钮, 在 搜 索 到 的 结 果 列 表 中 所 需 的 剪 贴 画 组, 单 击 图 片 按 钮, 在 打 开 的 插 入 图 片 对 话 框 中 保 存 在 电 脑 中 的 图 片 文 件, 单 击 按 钮 Â 插 入 电 脑 中 的 图 片 : 将 鼠 标 光 标 定 位 到 需 插 入 图 片 处, 插 入 / 插 图 18
第 2. 编 辑 图 片 在 插 入 图 片 后, 为 了 更 好 地 与 文 档 文 字 内 容 搭 配, 还 需 对 图 片 进 行 编 辑, 如 调 整 图 片 大 小 和 位 置 裁 剪 图 片 和 设 置 图 片 格 式 等 下 面 对 荷 花.docx 文 档 中 图 片 的 位 置 大 小 和 环 绕 方 式 等 进 行 编 辑, 从 而 使 文 档 版 面 更 加 美 观, 其 具 体 操 作 如 下 示 例 光 盘 \ 素 材 \ 第 1 \ 荷 花.docx 文 件 光 盘 \ 效 果 \ 第 1 \ 荷 花.docx 光 盘 \ 实 例 演 示 \ 第 1 \ 编 辑 图 片 1 Word 办 STEP 01 设 置 环 绕 类 型 打 开 荷 花.docx 文 档, 单 击 图 片, 图 片 工 具 / 格 式 / 排 列 组, 单 击 自 动 换 行 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 四 周 型 环 绕 选 项 STEP 02 移 动 图 片 将 鼠 标 指 针 移 动 到 图 片 上, 光 标 呈 形 状 显 示, 按 住 鼠 标 左 键 不 放 向 右 上 角 拖 动, 至 合 适 位 置 处 释 放 鼠 标 移 动 STEP 03 调 整 图 片 大 小 将 鼠 标 指 针 移 动 到 图 片 右 下 角, 当 指 针 呈 形 状 显 示 时, 按 住 鼠 标 左 键 不 放 向 左 上 角 拖 动, 缩 小 图 片 为 什 么 这 么 做? 默 认 情 况 下, 插 入 到 Word 2010 文 档 中 的 图 片 是 作 为 字 符 插 入 到 文 档 中 的, 也 就 是 嵌 入 的 文 本 环 绕 方 式 插 入 图 片 的 位 置 随 着 其 他 字 符 的 改 变 而 改 变, 用 户 不 能 自 由 移 动 该 图 片 通 过 为 图 片 设 置 文 字 环 绕 方 式, 可 以 自 由 移 动 图 片 的 位 置 缩 小 19
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 STEP 04 设 置 图 片 样 式 保 持 图 片 的 状 态, 格 式 / 图 片 样 式 组, 单 击 快 速 样 式 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 棱 台 左 透 视, 白 色 选 项 STEP 05 查 看 效 果 设 置 完 成 后, 可 查 看 其 最 终 效 果 1.5.2 插 入 艺 术 字 在 文 档 中 插 入 艺 术 字, 可 以 增 强 文 字 的 感 染 力, 通 常 用 于 标 题 名 称 等 制 作 插 入 艺 术 字 的 方 法 是 : 插 入 / 文 本 组, 单 击 艺 术 字 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 需 要 的 艺 术 字 样 式, 打 开 编 辑 艺 术 字 文 字 对 话 框, 在 其 中 可 设 置 需 要 的 文 本 和 文 本 的 字 体 与 字 号 等 格 式, 单 击 按 钮, 即 可 在 文 档 中 插 入 该 艺 术 字 效 果 插 入 艺 术 字 后, 用 户 还 可 通 过 绘 图 工 具 / 格 式 组 进 行 详 细 的 设 置 1.5.3 插 入 文 本 框 文 本 框 中 不 仅 可 以 输 入 文 字, 还 可 以 插 入 图 片, 且 能 灵 活 放 置 在 文 档 的 任 何 位 置, 从 20
第 而 使 文 本 排 版 更 加 简 单 快 速 在 Word 2010 中 用 户 可 以 内 置 的 多 个 文 本 框 样 式, 其 方 法 是 : 插 入 / 文 本 组, 单 击 文 本 框 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 需 要 的 文 本 框 样 式, 即 可 在 文 档 中 插 入 文 本 框 1 Word 办 1.5.4 插 入 与 编 辑 表 格 在 文 档 编 辑 过 程 中, 往 往 需 要 使 用 一 些 数 据 来 增 强 文 档 的 严 谨 度 与 说 服 力 因 此, 在 Word 2010 中 适 当 地 插 入 一 些 表 格 是 非 常 有 必 要 的 插 入 表 格 后, 为 了 满 足 实 际 运 用 的 需 要, 还 可 对 表 格 进 行 一 些 编 辑 操 作, 下 面 分 别 介 绍 插 入 和 编 辑 表 格 的 方 法 1. 插 入 表 格 Word 2010 中 提 供 了 多 种 创 建 表 格 的 方 法 其 中 常 用 的 方 法 有 两 种, 即 拖 动 鼠 标 创 建 表 格 和 通 过 插 入 表 格 对 话 框 创 建 表 格, 下 面 分 别 进 行 介 绍 Â 拖 动 鼠 标 创 建 表 格 : 将 文 本 插 入 点 定 位 到 需 要 创 建 表 格 的 位 置, 插 Â 通 过 插 入 表 格 对 话 框 创 建 表 格 : 在 插 入 / 表 格 组 中 单 击 表 格 入 / 表 格 组, 单 击 表 格 按 钮, 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 插 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 拖 动 所 需 的 行 列 数, 快 速 在 文 档 中 插 入 任 意 行 数 和 列 数 的 表 格 入 表 格 选 项, 打 开 插 入 表 格 对 话 框, 在 表 格 尺 寸 栏 的 列 数 和 行 数 数 值 框 中 输 入 表 格 的 列 数 和 行 数, 这 里 均 输 入 5, 然 后 单 击 按 钮, 返 回 Word 2010 工 作 界 面, 即 可 看 见 插 入 的 表 格 拖 动 21
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 2. 编 辑 表 格 编 辑 表 格 包 括 对 表 格 属 性 及 其 中 数 据 的 编 辑, 如 调 整 行 高 或 列 宽 添 加 行 或 列 删 除 单 元 格 区 域 合 并 或 拆 分 单 元 格 和 设 置 文 本 位 置 等 其 编 辑 方 法 分 别 介 绍 如 下 Â 调 整 行 高 或 列 宽 : 将 鼠 标 指 针 移 到 需 调 整 行 高 或 列 宽 的 表 格 分 隔 线 处, 此 时 鼠 标 指 针 变 为 或 形 状, 按 住 鼠 标 左 键 不 放 进 行 拖 动, 即 可 调 整 行 列 宽 度 Â 添 加 行 或 列 : 将 文 本 插 入 点 定 位 至 需 添 加 的 行 或 列 的 单 元 格 处, 布 局 / 行 和 列 组, 单 击 相 应 的 插 入 按 钮, 可 在 当 前 位 置 的 上 方 或 下 方 插 入 一 行 或 一 列 Â 删 除 单 元 格 区 域 : 将 文 本 插 入 点 定 位 至 需 删 除 的 行 或 列 的 单 元 格 处, 布 局 / 行 和 列 组, 单 击 删 除 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 相 应 的 删 除 选 项, 可 删 除 表 格 所 选 单 元 格 区 域 与 所 选 单 元 格 区 域 所 在 的 行 或 列 Â 合 并 与 拆 分 单 元 格 : 需 合 并 的 多 个 单 元 格, 布 局 / 合 并 组, 单 击 按 钮, 可 将 多 个 单 元 格 合 并 为 一 个 单 元 格 合 并 后 的 单 元 格, 单 击 拆 分 单 元 格 按 钮, 并 在 打 开 的 对 话 框 中 设 置 要 拆 分 的 行 数 或 列 数, 单 击 按 钮, 可 拆 分 单 元 格 22
第 1 合 并 拆 分 Word 办 Â 设 置 文 本 位 置 : 单 击 表 格 左 上 角 的 按 钮, 整 个 表 格, 布 局 / 对 齐 方 式 组, 单 击 左 侧 的 相 应 按 钮, 可 将 表 格 的 文 本 按 对 应 格 式 对 齐 居 中 1.6 文 档 的 页 面 设 置 与 打 印 通 常 制 作 的 文 档 都 会 以 纸 张 表 现, 因 此 需 要 打 印 文 档 但 在 打 印 文 档 前, 需 要 对 页 面 格 式 进 行 设 置, 如 页 面 边 距 纸 张 大 小 和 页 面 方 向 等 打 印 长 文 档 时, 还 需 要 为 文 档 添 加 页 眉 页 脚 等 内 容 1.6.1 设 置 文 档 页 面 通 常 情 况 下, 文 档 页 面 的 设 置 可 分 为 两 个 版 块, 一 是 设 置 页 面 格 式, 二 是 设 置 页 眉 与 页 脚, 下 面 将 分 别 进 行 介 绍 1. 设 置 页 面 格 式 在 新 建 文 档 后, 首 先 应 根 据 需 要 设 置 页 面 属 性, 再 在 文 档 中 进 行 内 容 的 添 加, 以 方 便 日 后 的 打 印 文 档 页 面 最 常 见 的 属 性 包 括 纸 张 方 向 纸 张 大 小 和 页 边 距 等, 它 们 的 设 置 方 法 分 别 介 绍 如 下 Â 设 置 纸 张 方 向 : 纸 张 方 向 只 有 横 向 和 纵 向, 默 认 的 纸 张 方 向 为 纵 向 页 面 布 局 / 页 面 设 置 组, 单 击 纸 张 方 向 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 相 应 选 项 即 可 23
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 Â 设 置 纸 张 大 小 : 纸 张 大 小 指 文 档 在 多 大 幅 面 的 纸 张 上 显 示 或 打 印 设 置 纸 张 大 小 的 方 法 是 : 页 面 布 局 / 页 面 设 置 组, 单 击 纸 张 大 小 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 所 需 的 纸 张 大 小 即 可 Â 设 置 页 边 距 : 页 边 距 就 是 指 文 档 中 的 内 容 距 纸 张 各 边 的 距 离 设 置 页 边 距 的 方 法 是 : 页 面 布 局 / 页 面 设 置 组, 单 击 页 边 距 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 相 应 的 页 边 距 选 项 即 可 2. 设 置 页 眉 和 页 脚 页 眉 和 页 脚 分 别 位 于 一 页 文 档 的 首 部 和 尾 部, 通 常 用 于 设 置 与 当 前 文 档 相 关 的 文 字 或 图 片 内 容, 可 以 起 到 注 释 的 作 用, 且 多 用 于 长 文 档 的 编 辑 下 面 在 新 品 上 市 市 场 推 广 企 划 案.docx 文 档 中 的 页 眉 与 页 脚 中 分 别 输 入 司 名 称 和 页 码, 以 完 善 整 个 文 档 示 例 文 件 光 盘 \ 素 材 \ 第 1 \ 新 品 上 市 市 场 推 广 企 划 案.docx 向 日 葵.jpg 光 盘 \ 效 果 \ 第 1 \ 新 品 上 市 市 场 推 广 企 划 案.docx 光 盘 \ 实 例 演 示 \ 第 1 \ 设 置 页 眉 和 页 脚 STEP 01 在 页 眉 输 入 司 名 称 1 打 开 新 品 上 市 市 场 推 广 企 划 案.docx 文 档, 插 入 / 页 眉 和 页 脚 组, 单 击 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 编 辑 页 眉 选 项, 进 入 页 眉 编 辑 状 态 系 统 自 动 将 文 本 插 入 点 定 位 于 页 眉 区, 在 其 中 输 入 司 名 称 青 岛 保 和 制 药 有 限 司 2 文 本, 开 始 / 段 落 组, 单 击 文 本 右 对 齐 按 钮, 将 文 本 设 置 为 右 对 齐 2 单 击 1 输 入 24
STEP 02 设 置 页 眉 文 本 格 式 STEP 04 在 页 脚 中 插 入 页 码 第 1 页 眉 文 本, 开 始 / 字 体 组, 将 司 名 称 设 置 为 华 文 楷 体, 字 号 为 四 号, 设 置 底 纹 颜 色 为 黄 色 1 设 置 完 页 眉 内 容 后, 设 计 / 导 航 组, 单 击 转 至 页 脚 按 钮, 切 换 到 页 脚 编 辑 状 态 2 设 计 / 页 眉 和 页 脚 组, 单 击 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 当 前 位 置 / 马 赛 克 选 项 Word 办 1 单 击 2 STEP 03 在 页 眉 中 插 入 图 片 插 入 向 日 葵.jpg 图 片, 调 整 图 片 的 大 小 并 移 动 至 页 眉 左 侧, 设 置 图 片 格 式 为 浮 于 文 字 上 方, 图 片 边 框 颜 色 为 黄 色 STEP 05 查 看 设 置 效 果 编 辑 完 成 后, 设 计 / 关 闭 组, 单 击 退 出 页 眉 页 脚 按 钮, 退 出 页 眉 页 脚 的 编 辑 状 态, 查 看 设 置 的 效 果 技 巧 秒 杀 插 入 页 眉 页 脚 打 开 需 插 入 页 眉 和 页 脚 的 文 档, 插 入 / 页 眉 和 页 脚 组, 分 别 单 击 页 眉 按 钮 和 页 脚 按 钮 即 可 25
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 1.6.2 打 印 办 文 档 对 于 制 作 的 办 文 档, 用 户 可 根 据 需 要 将 其 打 印 在 纸 张 上, 以 便 进 行 传 阅 在 Word 2010 中, 打 印 文 档 的 方 法 是 : 文 件 / 打 印 命 令, 打 开 打 印 窗 格, 在 份 数 数 值 框 中 可 设 置 打 印 的 份 数 ; 在 打 印 机 下 拉 列 表 框 中 可 使 用 的 打 印 机 ; 在 页 数 文 本 框 中 可 设 置 打 印 的 范 围, 默 认 为 全 部 打 印, 如 需 打 印 某 些 页 面, 可 在 输 入 的 页 码 之 间 以, 隔 开, 连 续 的 页 码 可 用 - 连 接, 另 外 还 可 设 置 其 他 的 打 印 方 式 纸 张 大 小 等 属 性 在 右 侧 的 预 览 框 中 可 预 览 到 打 印 的 效 果, 设 置 完 成 后 单 击 打 印 按 钮 即 可 打 印 文 档 26 1.7 高 手 过 招 111 改 写 文 本 改 写 文 本 是 编 辑 文 本 的 常 见 方 式 在 改 写 状 态 下 输 入 文 本 时, 新 的 文 本 会 逐 字 替 换 光 标 后 的 文 本 内 容 默 认 文 本 编 辑 处 于 插 入 状 态, 如 需 切 换 到 改 写 状 态, 单 击 状 态 栏 中 的 或 按 Insert 键, 皆 可 切 换 到 改 写 状 态 222 安 装 字 体 在 编 辑 Word 文 档 时, 当 字 体 下 拉 列 表 框 的 字 体 样 式 不 能 满 足 编 辑 的 需 要 时, 可 以 将 网 上 下 载 的 字 体 安 装 到 电 脑 中 来 解 决 问 题 安 装 字 体 的 方 法 是 : 开 始 / 控 制 面 板 命 令, 打 开 控 制 面 板 对 话 框, 在 其 中 双 击 字 体 超 链 接, 打 开 字 体 窗 口, 将 下 载 的 字 体 文 件 复 制 到 该 窗 口 的 字 体 列 表 中, 系 统 将 自 动 安 装 这 些 字 体 安 装 后, 需 要 重 新 启 动 Word, 即 可 在 字 体 下 拉 列 表 框 中 看 见 安 装 的 字 体 333 使 用 标 尺 设 置 段 落 缩 进 使 用 标 尺 设 置 段 落 缩 进 的 原 理 是 通 过 拖 动 标 尺 来 进 行 设 置 其 方 法 是 : 视 图 / 显 示 组, 选 中 按 钮 复 选 框, 此 时 编 辑 窗 口 上 方 和 左 侧 将 显 示 水 平 标 尺 和 垂 直 标 尺, 将 插 入 点 定 位 到 需 要 设 置 的 段 落 中, 或 多 个 段 落 文 本, 拖 动 水 平 标 尺 中 的 缩 放 按 钮, 即 可 设 置 各 种 缩 进 格 式 其 中, 拖 动 左 侧 的 按 钮, 可 以 设 置 段 落 悬 挂 缩 进, 拖 动 左 侧 的 按 钮 可 以 设 置 段 落 左 缩 进, 拖 动 右 侧 的 按 钮 可 以 设 置 段 落 右 缩 进, 拖 动 右 侧 的 按 钮 可 以 设 置 段 落 首 行
第 缩 进 1 拖 动 Word 办 444 使 用 格 式 刷 在 创 建 文 档 时, 通 常 会 在 文 档 中 设 置 很 多 不 同 的 文 本 格 式, 对 于 相 同 的 格 式, 用 户 可 利 用 Word 的 格 式 刷 功 能 来 进 行 格 式 的 复 制 下 面 在 司 制 度.docx 文 档 中 应 用 格 式 刷 复 制 已 设 置 好 的 文 本 格 式 示 例 文 件 光 盘 \ 素 材 \ 第 1 \ 司 制 度.docx 光 盘 \ 效 果 \ 第 1 \ 司 制 度.docx STEP 01 启 用 格 式 刷 1 打 开 司 制 度.docx 文 档, 已 设 置 好 格 式 的 第 一 条 文 本 2 在 开 始 / 剪 贴 板 中 单 击 格 式 刷 按 钮 STEP 02 应 用 格 式 此 时, 鼠 标 指 针 变 为 形 状, 拖 动 第 二 条 文 本 并 释 放 鼠 标, 即 可 完 成 格 式 复 制 并 退 出 格 式 刷 状 态 用 相 同 方 法 为 第 三 条 文 本 应 用 相 同 的 格 式 2 单 击 复 制 格 式 1 技 巧 秒 杀 多 次 应 用 格 式 刷 在 复 制 格 式 时, 双 击 按 钮, 可 在 文 档 中 进 行 多 次 复 制 操 作 不 需 要 时, 可 按 Esc 键 或 再 次 单 击 按 钮, 退 出 格 式 刷 状 态 27
Word/Excel 2010 文 秘 办 应 用 典 型 实 例 555 在 水 平 位 置 上 移 动 和 复 制 图 像 在 移 动 图 像 时, 若 只 需 要 水 平 或 垂 直 移 动 图 像, 可 在 对 象 后, 按 住 Shift 键 不 放 的 同 时, 使 用 鼠 标 左 右 或 上 下 拖 动 图 片 若 按 住 Shift+Ctrl 快 捷 键 不 放 拖 动 图 像, 可 在 水 平 或 垂 直 位 置 复 制 该 图 形 对 象 666 文 本 与 表 格 的 相 互 转 换 在 文 档 编 辑 过 程 中, 用 户 可 以 根 据 需 要 将 文 本 和 表 格 进 行 相 互 转 换, 下 面 分 别 进 行 介 绍 Â 将 表 格 转 换 为 文 本 : 将 插 入 点 定 位 到 表 格 中, 表 格 工 具 / 布 局 / 数 据 组, 单 击 按 钮, 打 开 表 格 转 换 成 文 本 对 话 框, 在 其 中 选 中 任 意 一 个 单 选 按 钮, 作 为 单 元 格 之 间 的 分 隔 符, 单 击 按 钮, 即 可 将 表 格 转 换 为 文 本, 如 下 图 所 示 Â 将 文 本 转 换 为 表 格 : 若 需 要 将 文 本 转 换 为 单 元 格, 在 插 入 / 表 格 组 中 单 击 表 格 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 文 本 转 换 为 表 格 选 项, 在 打 开 的 对 话 框 中 进 行 行 数 和 列 数 设 置 后, 单 击 按 钮, 即 可 将 文 本 转 换 为 表 格 在 将 文 本 转 化 为 表 格 内 容 之 前, 应 注 意 在 文 字 之 间 添 加 分 隔 符, 以 帮 助 判 断 将 文 字 分 配 到 正 确 的 单 元 格 中 28