目 录

目 录 兼 职 档 案 人 员 岗 位 职 责 1 归 档 流 程 2 一 预 立 卷 2 二 收 集 整 理 5 三 分 类 组 卷 7 四 系 统 录 入 15 五 打 印 装 订 23 六 移 交 归 档 25 归 档 时 间 26 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表 2 7 一 党 群 类 27 二 行 政 类 39 三 教 学 类 51 四 外 事 类 63 五 财 会 类 65 六 科 研 类 67 七 声 像 类 72 八 实 物 类 74 不 归 档 文 件 材 料 的 范 围 及 处 理 办 法 7 5

兼 职 档 案 人 员 岗 位 职 责 1 认 真 贯 彻 执 行 档 案 工 作 的 法 律 法 规 和 学 校 档 案 工 作 的 规 章 制 度 2 根 据 本 部 门 ( 单 位 ) 不 同 种 类 文 件 材 料 的 形 成 特 征 制 定 案 卷 类 目, 合 理 分 类 存 放, 便 于 利 用 和 立 卷 归 档 3 负 责 本 部 门 文 件 材 料 的 形 成 积 累 整 理 组 卷 归 档 移 交 等 环 节 的 工 作 根 据 学 校 档 案 工 作 规 章 制 度 和 上 级 的 相 关 规 定, 收 集 本 部 门 归 档 范 围 内 的 文 件 材 料, 保 证 归 档 文 件 材 料 的 准 确 完 整 系 统, 并 按 规 定 向 综 合 档 案 室 移 交 4 各 部 门 立 卷 归 档 具 体 要 求 参 见 我 校 部 门 文 件 材 料 收 集 整 理 立 卷 归 档 管 理 办 法 5 主 动 接 受 校 综 合 档 案 室 的 业 务 指 导 和 监 督 检 查 6 积 极 参 加 档 案 业 务 学 习, 不 断 提 高 档 案 管 理 工 作 业 务 水 平 7 注 意 文 件 材 料 的 安 全 和 保 密 工 作 1

归 档 流 程 一 预 立 卷 预 立 卷 工 作 是 归 档 的 前 期 工 作 是 指 兼 职 档 案 员 在 日 常 工 作 中 将 本 部 门 处 理 完 毕 工 作 结 束 或 告 一 段 落 后 产 生 的 有 保 存 价 值 文 件 材 料 依 照 已 经 编 制 好 的 预 立 卷 类 别, 拟 定 有 关 条 款 归 入 卷 内 认 真 做 好 预 立 卷 工 作, 既 方 便 本 部 门 平 时 工 作 的 查 找 利 用, 同 时 又 能 有 效 提 高 各 部 门 案 卷 质 量, 从 而 保 证 档 案 的 齐 全 完 整 准 确 系 统 1 预 立 卷 类 目 预 立 卷 类 目 是 各 部 门 进 行 平 时 归 档 的 依 据, 建 立 规 范 的 预 立 卷 类 目 是 各 部 门 做 好 平 时 归 档 的 关 键 (1) 预 立 卷 类 目 的 编 制 原 则 各 归 档 部 门 要 根 据 本 部 门 的 工 作 职 责 和 当 年 工 作 计 划 编 制 预 立 卷 类 目, 预 立 卷 类 目 既 要 反 映 本 部 门 的 日 常 工 作, 又 要 突 出 部 门 年 度 重 点 工 作 和 新 增 工 作 项 目 (2) 预 立 卷 类 目 的 组 成 预 立 卷 类 目 由 类 别 和 条 款 组 成 1 类 别 : 也 就 是 平 时 所 讲 的 分 门 别 类, 即 同 一 类 型 的 2

文 件 为 一 个 类 别 例 如 : 收 发 文 为 一 类 评 优 评 先 为 一 类 干 部 任 免 的 材 料 归 为 一 类 归 档 单 位 根 据 本 部 门 产 生 的 文 件 材 料 种 类 和 数 量, 可 以 拟 定 若 干 类 别, 并 依 次 编 好 序 号 2 条 款 : 指 的 是 在 某 一 类 别 中, 互 有 联 系 的 一 组 文 件 材 料 的 概 括 题 名, 包 括 三 要 素 : 文 件 材 料 的 作 者 内 容 和 文 种 如 : 评 优 评 先 类 中, 评 选 优 秀 三 八 红 旗 手 的 全 部 材 料 为 一 个 条 款, 其 中 包 括 上 级 下 发 的 评 选 优 秀 三 八 红 旗 手 通 知 学 校 转 发 的 关 于 评 选 的 要 求 最 后 评 选 的 结 果 以 及 各 部 门 推 荐 先 进 三 八 红 旗 手 的 上 报 材 料 等 2 预 立 卷 工 作 的 方 法 (1) 编 制 类 目 兼 职 档 案 员 在 编 制 类 目 时 要 以 上 海 对 外 经 贸 大 学 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表 为 依 据, 结 合 上 一 年 度 已 经 归 档 的 案 卷 目 录 及 本 年 度 工 作 计 划, 每 年 年 初 时 确 定 本 部 门 类 目 (2) 依 次 编 号 兼 职 档 案 员 应 在 年 初 根 据 确 定 的 类 目 为 每 一 类 别 准 备 一 个 卷 盒, 在 卷 盒 的 封 面 和 盒 脊 上 依 次 编 制 盒 号 和 类 别 名 称 ; 平 时 归 类 时, 每 一 条 款 准 备 一 个 文 件 夹, 文 件 夹 的 封 3

面 和 背 脊 上 依 次 编 制 条 款 号 和 条 款 名 称 (3) 收 集 增 补 兼 职 档 案 员 应 及 时 将 已 经 处 理 完 毕 的 文 件 材 料, 按 类 别 拟 定 条 款 放 入 相 应 卷 盒 中 一 年 工 作 结 束 后, 兼 职 档 案 员 应 复 核 整 理 各 类 卷 盒 内 材 料, 检 查 各 条 款 材 料 是 否 齐 全 完 整, 并 参 照 本 年 度 工 作 总 结 对 文 件 材 料 进 行 增 补 (4) 修 改 调 整 事 先 编 制 的 预 立 卷 类 目 难 免 会 与 实 际 形 成 的 文 件 有 出 入, 兼 职 档 案 员 可 以 在 平 时 归 卷 过 程 中, 根 据 文 件 的 实 际 情 况, 随 时 修 改 或 增 补 有 关 类 目 每 年 年 初, 应 总 结 上 一 年 度 的 经 验 并 结 合 本 年 度 工 作 计 划, 对 类 目 进 行 一 次 全 面 的 调 整 与 修 改, 以 备 使 用 3 注 意 事 项 (1) 预 立 卷 时 要 养 成 及 时 将 文 件 材 料 归 类 的 习 惯, 以 免 到 了 归 档 时 间, 才 手 忙 脚 乱, 翻 箱 倒 柜, 匆 忙 拼 凑 应 付 了 事 (2) 每 一 卷 盒 的 条 款 名 称 应 登 记 在 卷 盒 目 录 内, 以 备 查 找 和 检 查, 对 于 借 出 的 文 件 也 应 登 记 在 卷 盒 中 (3) 在 将 文 件 归 类 时, 对 于 不 属 于 归 档 范 围 的 文 件 单 独 设 4

立 卷 盒 ; 对 于 不 能 确 定 是 否 归 档 的 文 件 也 要 单 独 设 立 卷 盒, 待 档 案 室 工 作 人 员 审 卷 时 一 起 商 定 (4) 兼 职 档 案 员 在 平 时 应 经 常 催 促 承 办 人 清 退 办 理 完 毕 的 文 件, 并 及 时 放 回 原 来 的 预 立 卷 类 中, 不 要 因 使 用 而 导 致 文 件 流 失, 造 成 归 档 文 件 的 缺 失 二 收 集 整 理 1 收 集 整 理 的 程 序 (1) 收 集 齐 全 各 部 门 依 据 上 海 对 外 经 贸 大 学 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表 的 要 求, 在 部 门 预 立 卷 工 作 基 础 上, 把 本 年 度 应 归 档 的 文 件 材 料 收 集 齐 全, 确 保 归 档 的 文 件 材 料 能 全 面 反 映 本 部 门 的 工 作 情 况 (2) 检 查 补 充 1 确 保 相 关 材 料 成 套 齐 全 完 整, 如 请 示 + 批 复 正 文 + 附 件 2 检 查 归 档 文 件 是 否 署 有 单 位 全 称 和 行 文 日 期, 是 否 加 盖 公 章 或 署 有 个 人 签 名, 以 及 其 它 应 有 手 续 是 否 完 备 (3) 加 工 整 理 5

1 去 掉 文 件 材 料 上 的 所 有 金 属 物 ; 2 检 查 每 份 文 件 材 料 是 否 留 有 装 订 线 位 置, 对 未 留 装 订 线 位 置 或 装 订 线 位 置 上 有 字 迹 的 文 件 材 料 应 补 贴 加 边 ; 3 残 破 的 文 件 材 料 应 修 补 2 归 档 文 件 的 质 量 要 求 (1) 归 档 文 件 原 则 上 必 须 是 原 件, 并 且 无 重 复 件 (2) 归 档 文 件 纸 张 不 应 使 用 废 纸, 以 确 保 文 件 材 料 的 有 效 性 ; 如 纸 张 为 热 敏 传 真 纸, 需 进 行 复 印 或 复 制, 附 于 原 传 真 件 之 后 一 并 归 档 (3) 各 类 文 件 材 料 书 写 墨 迹 等 要 规 范 标 准, 无 纯 蓝 钢 笔 圆 珠 笔 铅 笔 彩 笔 等 不 耐 久 字 迹 3 OA 电 子 文 件 的 收 集 要 求 (1) 发 文 1 构 成 : 发 文 正 文 ( 含 未 经 OA 系 统 流 转 的 材 料 ) 发 文 稿 纸 2 要 求 : 发 文 正 文 需 套 红 头 并 于 落 款 处 盖 章 发 文 稿 纸 加 盖 部 门 公 章 (2) 收 文 6

1 构 成 : 校 外 收 文 单 收 文 正 文 2 要 求 : 收 文 正 文 原 则 上 应 为 红 头 原 件 校 外 收 文 单 加 盖 部 门 公 章 或 学 校 公 章 (3) 内 部 请 示 1 构 成 : 内 请 稿 纸 内 请 正 文 内 请 附 件 ( 含 未 经 OA 系 统 流 转 的 材 料 ) 2 要 求 : 内 请 稿 纸 加 盖 部 门 公 章 内 请 正 文 需 套 红 头 并 于 落 款 处 盖 章 三 分 类 组 卷 1 组 卷 方 式 (1) 以 内 容 特 征 为 主 进 行 组 卷, 同 时 可 辅 以 作 者 名 称 通 讯 者 地 区 时 间 等 特 征 进 行 组 卷 内 容 特 征 : 是 指 文 件 记 述 和 反 映 的 内 容 一 般 为 一 事 一 卷 作 者 特 征 : 作 者 即 责 任 者, 是 指 撰 写 或 制 发 文 件 的 机 关 组 织 或 个 人 按 作 者 特 征 组 卷, 即 将 同 一 责 任 者 的 文 件 组 成 一 卷 名 称 特 征 : 名 称 即 文 种 按 文 种 特 征 组 卷, 就 是 将 7

文 种 相 同 或 相 近 的 文 件 组 合 在 一 起 通 讯 者 特 征 : 通 讯 者 即 接 收 发 文 单 位 按 通 讯 者 特 征 组 卷, 指 将 本 单 位 与 其 他 单 位 就 某 个 问 题 或 几 个 问 题 的 来 往 文 件 组 成 案 卷 地 区 特 征 : 按 地 区 特 征 组 卷, 就 是 把 反 映 同 一 地 区 的 文 件 组 合 在 一 起 时 间 特 征 : 按 时 间 特 征 组 卷, 就 是 把 同 一 年 度 或 同 一 时 间 的 文 件 组 合 为 案 卷 (2) 组 卷 过 程 中 要 尽 量 把 永 久 短 期 三 种 保 管 期 限 分 开 立 卷 (3) 组 卷 以 薄 卷 为 主, 一 事 一 卷, 厚 度 一 般 不 超 过 1 公 分 2 卷 内 文 件 排 列 组 卷 时, 每 卷 案 卷 内 文 件 材 料 的 排 列 要 保 持 它 们 之 间 的 历 史 联 系, 按 照 文 件 材 料 的 重 要 程 度 事 情 的 来 龙 去 脉 有 条 理 有 秩 序 地 排 列 一 般 而 言, 批 复 在 前, 请 示 在 后 ; 主 件 在 前, 附 件 在 后 ; 印 本 在 前, 定 稿 在 后 ; 转 发 件 在 前, 被 转 发 件 在 后 ; 结 论 性 材 料 在 前, 过 程 性 材 料 在 后 ; 文 字 材 料 在 前, 图 标 8

材 料 在 后 ; 其 他 文 件 材 料 则 按 照 时 间 顺 序 排 列 3 拟 定 案 卷 题 名 (1) 案 卷 题 名 要 求 准 确 简 练 通 顺 (2) 案 卷 题 名 一 般 由 三 部 分 构 成, 即 责 任 者 问 题 名 称 ( 文 种 ) 责 任 者 : 标 注 责 任 者 时 一 般 要 求 用 全 称 或 通 用 的 简 称, 如 上 海 对 外 经 贸 大 学, 不 能 用 本 校 代 替 责 任 者 较 少 时, 应 全 部 标 出, 责 任 者 很 多 时, 可 将 同 一 地 区 或 同 一 系 统 的 单 位 概 括 成 一 个 总 称, 如 上 海 市 各 区 县 问 题 : 同 类 性 质 的 问 题 可 适 当 概 括, 不 同 性 质 的 问 题 应 逐 一 标 明, 用 顿 开 名 称 ( 文 种 ): 指 的 是 卷 内 文 件 的 名 称, 也 叫 文 种, 如 通 知 报 告 等, 文 种 较 少 时, 可 全 部 标 出 文 种 较 多 时, 可 只 标 出 重 要 的 有 代 表 性 的 (3) 案 卷 题 名 的 几 种 形 式 1 责 任 者 + 关 于 + 问 题 + 的 + 文 种 ( 主 题 类 ) 包 括 各 类 通 知 报 告 请 示 等 主 题 性 较 强 的 文 件 材 料 如 : 上 海 对 外 经 贸 大 学 关 于 教 师 职 务 聘 任 的 通 知 9

2 责 任 者 + 文 件 针 对 时 间 + 问 题 + 文 种 ( 综 合 类 ) 包 括 各 类 工 作 总 结 计 划 统 计 报 表 名 册 会 议 记 录 简 报 刊 物 动 态 等 时 间 性 较 强 的 文 件 材 料 如 : 上 海 对 外 经 贸 大 学 二 三 年 基 层 统 计 报 表 3 活 动 名 称 + 文 件 材 料 ( 大 型 活 动 类 ) 包 括 活 动 中 产 生 的 请 示 通 知 议 程 领 导 讲 话 报 告 总 结 秩 序 册 等 专 题 性 非 常 强 的 文 件 材 料 如 : 上 海 对 外 经 贸 大 学 50 周 年 校 庆 相 关 文 件 材 料 4 问 题 + 卷 ( 专 卷 类 ) 包 括 针 对 部 门 的 审 计 类 专 题 材 料 围 绕 个 人 形 成 的 处 分 决 定 调 查 报 告 检 讨 材 料 证 明 材 料 等 如 :XXX 期 末 考 试 请 人 代 考 问 题 专 卷 4 编 ( 敲 ) 页 码 卷 内 文 件 按 顺 序 排 列 完 毕 后, 每 卷 文 件 材 料 应 逐 页 编 号 具 体 方 法 如 下 : (1) 从 前 往 后 编, 号 码 由 小 到 大 (2) 页 号 应 无 重 号 漏 号 错 号 (3) 有 效 页 面 均 应 编 号, 有 效 页 面 指 有 档 案 内 容 的 页 面 10

空 白 页 面 不 用 编 页 号 (4) 正 面 页 号 编 在 右 上 角, 反 面 页 号 编 在 左 上 角 ; 横 向 打 印 的 文 件 材 料, 应 将 纸 张 逆 时 针 旋 转 90 度 后 ( 保 持 页 头 在 左 侧 装 订 方 位 ), 将 页 码 敲 在 正 面 右 上 角 ( 见 图 1) (5) 印 刷 成 册 的 文 件 材 料, 自 成 一 卷 的, 原 目 录 可 代 替 卷 内 目 录, 不 必 重 新 编 写 页 号 ; 与 其 它 文 件 材 料 组 成 一 卷 的, 应 排 在 卷 内 文 件 材 料 最 后, 将 其 作 为 一 份 文 件 填 写 卷 内 目 录, 不 必 重 新 编 写 页 号, 可 在 备 注 中 注 明 总 页 数 图 1 11

图 1 5 研 究 生 学 位 材 料 的 组 卷 (1) 文 件 排 列 顺 序 ( 见 图 2) 1 毕 业 研 究 生 登 记 表 ;2 硕 士 学 位 申 请 书 ;3 研 究 生 成 绩 汇 总 表 ;4 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 核 表 ; 5 硕 士 学 位 论 文 评 阅 意 见 书 ;6 论 文 答 辩 会 议 记 录 和 决 议 书 ;7 硕 士 学 位 论 文 答 辩 表 决 票 ;8 硕 士 学 位 论 文 ( 电 子 版 ) 12

图 2 13

(2) 贴 选 票 1 靠 左 边 贴 在 一 张 空 白 A4 纸 上 ( 不 要 用 废 纸 ) 每 张 纸 上 3 张 选 票 : 在 白 纸 的 左 边 装 订 线 内, 从 上 到 下 涂 上 胶 水, 然 后 把 第 一 张 选 票 贴 在 最 上 边, 第 二 张 选 票 稍 微 遮 盖 第 一 张 ( 但 不 要 完 全 覆 盖 ) 贴 好, 依 次 贴 上 第 三 张, 保 证 第 一 张 选 票 的 上 边 和 A4 纸 上 边 缘 齐 平, 第 三 张 选 票 的 下 边 和 A4 纸 下 边 缘 齐 平 ( 见 图 3) 图 3 14

2 选 票 要 求 : 确 保 有 效 性, 即 姓 名 日 期 盖 章 表 决 意 见 这 几 项 填 写 齐 全 3 页 码 : 从 上 到 下, 依 次 敲 在 每 一 张 选 票 的 右 上 角 (3) 注 意 事 项 : 1 系 统 录 入 时, 卷 内 文 件 责 任 者 应 为 每 份 文 件 的 实 际 落 款 及 责 任 人, 如 毕 业 研 究 生 登 记 表 的 责 任 者 为 研 究 生 本 人, 论 文 评 阅 书 的 责 任 者 为 教 师 ( 详 情 参 见 图 2) 2 研 究 生 论 文 归 电 子 版, 并 在 备 注 里 注 明 论 文 为 电 子 版 论 文 电 子 版 上 传 方 法 详 见 系 统 录 入 模 块 四 系 统 录 入 1 系 统 登 录 (1) 进 入 档 案 室 网 站 (http://210.35.74.201), 点 击 系 统 登 录 (2) 进 入 系 统 后, 分 别 输 入 用 户 名 和 密 码 (3) 成 功 登 陆 档 案 网 络 管 理 系 统 后, 系 统 自 动 进 入 档 案 信 息 管 理 如 下 图 (4) 以 档 案 室 为 例, 点 击 档 案 室 当 前 库 或 打 开 15

(5) 点 击 页 面 左 栏 上 方 的 添 加 案 卷 按 钮 添 加 案 卷 ( 见 下 图 红 色 标 示 ) (6) 假 设 以 档 案 室 为 当 前 库, 用 户 需 要 根 据 规 定 填 写 类 目 如 下 图 16

1 选 择 类 目 : 一 级 目 录 2 行 政 ; 二 级 目 录 25 档 案 室 ; 三 级 目 录 为 当 年 归 档 年 度, 如 2006 ( 各 部 门 一 二 级 目 录 可 点 左 上 角 选 择 类 目 进 行 选 择 ) 2 在 文 件 案 卷 输 入 项 中 输 入 以 下 几 项 : 实 体 分 类 号 :2006-XZ25(2006 为 年 度,XZ25 为 部 门 代 号, 各 部 门 代 号 由 档 案 室 提 供 ) 案 卷 / 盒 号 及 馆 编 件 号 : 从 1 开 始 保 管 期 限 : 永 久 / / 短 期 密 级 : 一 般 选 内 部 正 题 名 : 案 卷 题 名 第 一 责 任 者 : 本 部 门 页 数 : 填 本 案 卷 的 总 页 数 起 止 时 间 :2006 03 2006 11 ( 该 案 卷 内 文 件 最 早 时 间 和 最 晚 时 间 ) 归 档 单 位 : 本 部 门 名 称 3 以 上 各 项 内 容 填 写 完 毕 后 点 添 加, 系 统 添 加 完 成 后 会 自 动 跳 转 下 一 案 卷 可 退 出 或 继 续 添 加 (7) 添 加 文 件 ( 卷 内 目 录 ), 点 击 添 加 文 件 如 下 图 ( 见 17

下 图 红 色 标 示 ) (8) 根 据 自 己 的 需 要 输 入 基 本 信 息 如 下 图 : 1 选 择 类 目 : 一 级 二 级 三 级 目 录 和 案 卷 相 同 2 在 文 件 案 卷 输 入 项 中 输 入 以 下 几 项 : 18

实 体 分 类 号 : 与 案 卷 相 同 案 卷 / 盒 号 及 馆 编 件 号 : 从 1.0001 开 始, 1 表 示 第 1 个 案 卷,0001 表 示 该 案 卷 中 的 第 一 份 文 件 保 管 期 限 密 级 : 与 案 卷 相 同 正 题 名 : 文 件 题 名 第 一 责 任 者 : 本 部 门 或 起 草 ( 发 文 ) 部 门 责 任 人 页 数 : 该 份 文 件 的 起 始 页 码 文 件 时 间 : 如 2006.03.31 ( 以 文 件 的 实 际 时 间 为 准 ) 归 档 单 位 : 本 部 门 名 称 文 号 图 号 : 如 有 文 号, 添 加 至 文 号 图 号 一 栏 3 所 添 加 文 件 ( 卷 内 目 录 ) 的 基 本 信 息 输 入 完 毕 后, 用 户 可 点 击 窗 口 下 方 的 添 加 按 钮 4 完 成 后, 系 统 会 自 动 将 文 件 号 +1, 其 它 保 留 上 条 记 录 的 信 息, 可 以 再 添 加 记 录 以 此 类 推 如 下 图 : 2 电 子 文 本 文 件 上 传 步 骤 (1) 用 户 要 进 行 全 文 操 作, 可 点 击 每 条 目 录 对 应 的 全 文 19

按 钮 如 下 图 系 统 进 入 档 案 文 件 信 息 管 理 全 文 管 理 页 面, 支 持 用 户 实 现 文 件 单 个 文 件 上 传 和 多 个 文 件 上 传 如 下 图 : 1 单 个 文 件 上 传 : 20

点 击 右 侧 的 浏 览 按 钮, 用 户 可 以 查 找 本 地 计 算 机 以 及 局 域 网 上 所 要 上 传 的 电 子 文 件 如 下 图 : 选 择 了 本 地 计 算 机 磁 盘 下 的 校 综 合 档 案 室 十 年 工 作 情 况 基 本 数 据 统 计 表 作 为 上 载 文 档, 并 设 置 其 文 件 题 名 为 XXX ( 如 原 文 件 名 为 中 文 可 直 接 反 映 出 文 件 题 名 的, 可 不 填 写 ), 上 传 方 式 为 上 传 整 个 文 件, 提 取 全 文 为 将 附 件 内 容 追 加 到 全 文 ( 如 有 第 二 个 附 件, 在 提 取 全 文 中 选 不 提 取 全 文 ) 如 下 图 : 选 择 好 上 传 文 件 并 完 成 设 置 后, 用 户 可 点 击 下 方 上 传 按 钮, 系 统 即 完 成 附 件 的 上 传, 并 出 现 序 号 为 1 的 附 件 如 不 是 PDF 格 式 的 文 件, 上 传 完 毕 后 点 击 转 换 如 下 图 21

待 转 换 变 为 已 转 换, 即 已 将 文 件 格 式 转 换 为 PDF 格 式 ( 注 :PDF 是 国 际 通 用 格 式 ) 2 多 个 文 件 上 传 : 如 有 多 个 文 件 需 同 时 上 传, 可 选 电 子 文 件 上 传, 上 传 和 转 换 方 式 同 上 22

五 打 印 装 订 1 打 印 在 档 案 文 件 信 息 管 理 目 录 下 点 击 打 印 当 前 按 钮, 如 下 图 红 线 所 示 随 后 出 现 如 下 窗 口 : 23

第 一 步 : 根 据 需 要 在 自 定 义 打 印 目 录 和 默 认 打 印 目 录 区 域 选 择 需 要 打 印 的 目 录 或 者 备 考 表 ; 第 二 步 : 点 击 左 下 角 的 打 印 预 览 随 后 出 现 下 图 : 24

第 三 步 : 正 式 打 印 注 : 打 印 过 程 中 发 现 错 误, 请 及 时 与 我 们 联 系! 2 装 订 详 见 档 案 室 网 站 档 案 装 订 教 程 视 频 六 移 交 归 档 移 交 是 归 档 的 最 后 一 个 环 节 兼 职 档 案 员 将 打 印 好 的 移 交 目 录 ( 一 式 两 份 ) 签 字 并 盖 上 本 部 门 的 公 章, 档 案 室 工 作 人 员 将 案 卷 检 查 清 点 完 毕 后 接 收 并 签 字 盖 章, 一 份 留 存 档 案 室, 一 份 留 存 部 门, 移 交 工 作 结 束 25

归 档 时 间 学 校 各 党 政 部 门 和 能 按 自 然 年 度 归 档 的 部 门, 应 在 次 年 六 月 底 前 归 档 ; 各 教 学 部 门 和 能 按 教 学 年 度 归 档 的 部 门, 应 在 次 年 十 二 月 底 前 归 档 ; 科 研 基 建 等 部 门, 应 在 项 目 完 成 通 过 鉴 定 验 收 后 两 个 月 内 归 档 26

一 党 群 类 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表 DQ11 党 委 办 公 室 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 DQ11.1 综 合 1 学 校 党 委 向 上 级 党 委 的 请 示 报 告 批 复 永 久 / 2 学 校 党 委 发 布 的 决 定 办 法 通 知 永 久 / 3 4 党 和 国 家 领 导 人 地 方 党 政 领 导 人 及 上 级 机 关 领 导 人 来 校 视 察 检 查 调 研 工 作 时 的 报 告 讲 话 题 词 及 声 像 材 料 党 委 负 责 人 在 校 内 的 重 要 讲 话 稿 和 参 加 上 级 机 关 重 要 会 议 的 发 言 稿 及 声 像 材 料 永 久 永 久 5 党 委 工 作 计 划 规 划 总 结 报 告 工 作 要 点 永 久 6 党 委 工 作 简 报 永 久 7 党 委 大 事 记 永 久 8 本 校 启 用 和 销 毁 印 章 的 文 件 和 印 模 永 久 9 重 要 群 众 来 信 来 访 及 处 理 材 料 永 久 / 10 11 上 级 党 组 织 关 于 党 的 建 设 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 本 校 党 组 织 关 于 党 的 建 设 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 永 久 / 永 久 / 27

12 上 级 本 校 关 于 党 建 的 各 类 研 究 课 题 及 获 奖 情 况 13 党 委 工 作 的 各 类 规 章 制 度 14 党 委 保 密 安 全 工 作 的 有 关 文 件 15 党 委 与 有 关 机 关 联 系 协 商 工 作 的 来 往 文 件 16 授 予 各 种 荣 誉 和 表 彰 先 进 集 体 个 人 的 材 料 17 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 DQ11.2 会 议 1 党 代 会 文 件 材 料 (1) 关 于 召 开 党 代 会 的 请 示 批 复 大 会 计 划 通 知 工 作 报 告 议 程 决 议 会 议 通 过 的 文 件 总 结 大 会 记 录 领 导 讲 话 稿 照 片 永 久 录 音 录 像 ; 大 会 主 席 团 秘 书 长 代 表 和 列 席 代 表 名 单 候 选 人 登 记 表 及 情 况 介 绍 ; 大 会 选 举 办 法 选 举 结 果 及 上 级 批 复 等 (2) 会 议 简 报 会 议 纪 要 提 案 及 办 理 情 况 会 议 情 况 反 映 记 录 会 议 收 到 的 重 要 贺 信 贺 电 (3) 参 考 文 件 小 组 会 议 记 录 会 议 筹 备 计 划 工 作 人 员 名 单 工 作 证 代 表 证 列 席 证 短 期 及 选 票 样 式 2 党 委 召 开 的 有 关 会 议 材 料 (1) 本 校 党 委 会 常 委 会 党 委 扩 大 会 书 记 校 长 联 席 会 议 党 委 班 子 民 主 生 活 会 的 会 议 永 久 记 录 纪 要 决 议 决 定 等 材 料 (2) 学 校 党 建 工 作 会 议 材 料 28

(3) 党 委 中 心 组 会 议 记 录 纪 要 (4) 党 委 召 开 的 各 种 工 作 会 议 文 件 声 像 材 料 (5) 校 党 委 领 导 参 加 上 级 部 门 召 开 的 各 种 重 要 会 议 的 会 议 材 料 DQ11.3 统 战 1 统 战 工 作 计 划 总 结 报 告 永 久 2 本 校 各 级 人 大 代 表 政 协 委 员 名 单 及 审 批 材 料 永 久 3 各 民 主 党 派 成 员 和 负 责 人 名 册 批 准 加 入 民 主 党 派 的 通 知 函 永 久 4 统 战 工 作 年 度 统 计 报 表 5 统 战 工 作 大 事 记 6 统 战 工 作 重 要 会 议 记 录 7 台 港 澳 联 及 侨 联 工 作 形 成 的 材 料 8 本 校 关 于 统 战 工 作 的 文 件 材 料 29

DQ12 纪 委 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 DQ12.1 纪 委 监 察 1 上 级 纪 委 关 于 纪 检 工 作 的 文 件 (1) 针 对 本 校 的, 重 大 的 永 久 (2) 需 要 贯 彻 执 行 的 2 党 员 处 分 复 查 材 料 永 久 3 纪 委 工 作 计 划 总 结 4 纪 委 工 作 统 计 报 表 5 纪 委 工 作 规 章 制 度 6 纪 委 会 议 记 录 纪 要 7 关 于 检 举 揭 发 及 调 查 材 料 ( 定 案 的 ) 8 本 校 关 于 纪 检 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 9 纪 委 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 10 群 众 来 信 来 访 来 电 及 处 理 意 见 / 短 期 11 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 DQ12.2 审 计 1 上 级 关 于 审 计 工 作 的 文 件 材 料 2 审 计 工 作 规 章 制 度 3 审 计 工 作 计 划 总 结 4 审 计 工 作 统 计 报 表 30

5 审 计 工 作 会 议 记 录 纪 要 6 对 各 单 位 的 审 计 报 告 及 离 任 领 导 的 审 计 报 告 等 材 料 7 审 计 项 目 形 成 的 文 件 材 料 (1) 领 导 批 示 (2) 审 计 通 知 书 (3) 审 计 报 告 结 论 (4) 取 证 材 料 (5) 与 审 计 项 目 有 关 的 群 众 来 信 和 来 访 记 录 (6) 其 他 相 关 重 要 材 料 8 审 计 处 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 31

DQ13 组 织 部 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 DQ13.1 组 织 工 作 1 本 校 副 处 以 上 干 部 任 免 的 报 告 决 定 批 复 通 知 永 久 2 科 级 以 上 干 部 名 册 永 久 3 党 员 名 册 及 新 党 员 名 册 永 久 4 党 总 支 党 支 部 换 届 改 选 的 请 示 批 复 永 久 5 党 员 和 党 组 织 统 计 报 表 永 久 6 组 织 工 作 规 章 制 度 7 组 织 工 作 计 划 总 结 8 组 织 工 作 会 议 记 录 9 关 于 吸 收 新 党 员 预 备 党 员 转 正 或 取 消 资 格 党 员 退 党 的 文 件 材 料 10 党 校 培 训 班 培 训 材 料 ( 方 案 总 结 学 员 名 单 ) 11 党 员 组 织 关 系 转 进 转 出 介 绍 信 存 根 12 党 费 收 支 情 况 13 表 彰 先 进 党 支 部 优 秀 党 员 的 事 迹 材 料 及 名 单 14 各 级 党 代 会 代 表 人 大 代 表 推 荐 材 料 15 中 层 干 部 考 核 相 关 材 料 16 干 部 挂 职 锻 炼 有 关 材 料 32

17 上 级 本 校 关 于 组 织 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 18 组 织 部 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 19 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 DQ13.2 离 退 休 工 作 1 离 退 休 工 作 规 章 制 度 2 离 退 休 工 作 计 划 总 结 3 离 退 休 工 作 会 议 记 录 4 离 退 休 工 作 统 计 报 表 5 表 彰 离 退 休 工 作 先 进 集 体 个 人 的 材 料 6 老 干 部 享 受 补 助 的 报 告 批 复 7 离 退 休 工 作 活 动 材 料 短 期 33

DQ14 宣 传 部 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 反 映 学 校 历 史 发 展 的 重 要 活 动 形 成 的 材 料 永 久 2 宣 传 部 编 印 的 各 类 汇 编 材 料 或 宣 传 册 永 久 / 3 校 报 全 年 合 订 本 永 久 / 4 宣 传 工 作 规 章 制 度 5 宣 传 工 作 计 划 总 结 6 宣 传 工 作 统 计 报 表 7 宣 传 工 作 会 议 记 录 8 教 职 工 理 论 学 习 的 决 定 计 划 通 知 总 结 9 本 校 精 神 文 明 建 设 的 有 关 通 知 材 料 总 结 调 查 报 告 10 表 彰 宣 传 教 育 工 作 先 进 集 体 个 人 的 材 料 11 上 级 本 校 制 发 的 关 于 宣 传 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 12 宣 传 部 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 13 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 附 注 : 宣 传 部 形 成 的 有 保 存 价 值 的 声 像 材 料 ( 照 片 类 ), 参 见 声 像 档 案 (SX) 归 档 范 围 34

DQ15 工 会 妇 联 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 DQ15.1 工 会 1 教 代 会 工 代 会 有 关 的 文 件 材 料 (1) 召 开 教 代 会 工 代 会 的 请 示 批 复 会 议 的 报 告 通 知 议 程 工 作 报 告 领 导 人 讲 话 大 会 发 言 稿 会 议 通 过 的 文 件 决 议 候 选 人 材 料 选 举 结 果 重 要 声 像 材 料 永 久 (2) 重 要 贺 信 贺 电 提 案 2 本 校 出 席 全 国 市 教 代 会 工 代 会 代 表 名 单 发 言 材 料 永 久 3 工 会 工 作 规 章 制 度 4 工 会 工 作 计 划 总 结 5 工 会 工 作 统 计 报 表 6 工 会 工 作 会 议 记 录 7 部 门 工 会 成 立 换 届 选 举 的 报 告 批 复 8 上 级 本 校 工 会 表 彰 先 进 集 体 个 人 的 材 料 名 单 9 工 会 组 织 的 重 大 文 体 活 动 材 料 10 上 级 本 校 制 发 的 关 于 工 会 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 11 工 会 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 12 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 35

DQ15.2 妇 联 1 上 级 关 于 妇 女 工 作 的 文 件 材 料 2 妇 委 工 作 计 划 总 结 3 表 彰 先 进 妇 女 集 体 个 人 的 材 料 4 出 席 上 级 妇 代 会 代 表 的 有 关 材 料 5 妇 委 工 作 重 要 活 动 的 简 报 及 声 像 材 料 36

DQ16 团 委 学 生 会 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 团 代 会 学 代 会 的 文 件 材 料 (1) 召 开 双 代 会 的 请 示 批 复 会 议 的 议 程 决 议 报 告 通 知 代 表 名 单 领 导 讲 话 大 会 发 言 会 议 通 过 的 文 件 选 举 结 果 永 久 及 声 像 材 料 (2) 重 要 贺 电 贺 信 提 案 2 团 委 工 作 规 章 制 度 3 团 委 工 作 计 划 总 结 4 团 委 工 作 大 事 记 5 团 委 工 作 统 计 报 表 6 团 委 工 作 会 议 记 录 7 团 干 部 及 团 员 名 册 8 基 层 团 组 织 机 构 设 置 换 届 选 举 干 部 任 免 的 通 知 决 定 9 表 彰 学 生 先 进 集 体 个 人 的 事 迹 材 料 及 名 单 10 团 员 受 纪 律 处 分 及 撤 消 处 分 的 决 定 11 团 委 组 织 的 各 类 重 大 活 动 材 料 12 团 委 组 织 学 生 参 与 的 各 类 社 会 重 大 活 动 材 料 13 社 会 实 践 相 关 材 料 14 学 生 社 团 章 程 37

15 学 生 组 织 参 与 的 各 种 社 团 活 动 的 材 料 16 上 级 本 校 制 发 的 关 于 团 委 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 17 团 委 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 18 团 委 学 生 会 编 辑 发 行 的 期 刊 短 期 19 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 38

二 行 政 类 XZ11 校 长 办 公 室 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 XZ11.1 综 合 1 上 级 关 于 高 校 行 政 管 理 的 综 合 性 文 件 (1) 针 对 本 校 的, 重 大 的 永 久 (2) 需 要 贯 彻 执 行 的 2 本 校 教 育 事 业 规 划 计 划 及 上 级 批 复 永 久 3 全 校 性 的 规 章 制 度 永 久 4 本 校 行 政 工 作 计 划 总 结 永 久 5 统 计 年 报 表 永 久 6 统 计 年 鉴 大 事 记 历 史 沿 革 永 久 7 事 业 单 位 法 人 年 度 报 告 书 永 久 8 校 领 导 备 忘 录 永 久 9 学 校 对 外 签 订 的 各 类 协 议 合 同 及 相 关 材 料 永 久 10 本 校 关 于 机 构 设 立 调 整 撤 销 的 请 示 和 批 复 和 干 部 任 免 的 通 知 永 久 11 本 校 向 上 级 的 重 要 请 示 及 批 复 永 久 12 学 校 下 发 颁 布 的 重 要 决 定 条 例 规 定 通 知 13 校 内 发 文 登 记 本 14 校 内 收 文 登 记 本 39

15 重 要 群 众 来 信 来 访 及 处 理 材 料 16 校 长 办 公 室 的 重 要 发 文 内 部 请 示 17 各 部 处 各 学 院 上 报 的 工 作 计 划 和 总 结 材 料 短 期 18 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 XZ11.2 会 议 1 校 长 办 公 会 会 议 纪 要 决 议 等 重 要 会 议 材 料 永 久 2 行 政 工 作 例 会 会 议 纪 要 永 久 3 本 校 召 开 的 各 类 重 要 会 议 座 谈 会 等 形 成 的 记 录 及 校 领 导 讲 话 永 久 / 4 主 办 或 承 办 的 校 内 外 各 种 重 要 会 议 的 文 件 材 料 永 久 / 5 主 办 或 者 承 办 的 校 内 外 各 类 重 要 活 动 的 安 排 议 程 纪 念 册 主 要 领 导 题 词 著 名 人 物 活 动 情 况 等 重 要 文 件 材 料 永 久 / 6 上 级 领 导 来 校 视 察 工 作 过 程 中 的 讲 话 题 词 记 录 永 久 / 7 校 领 导 参 加 上 级 部 门 外 单 位 召 开 的 各 种 重 要 会 议 上 的 发 言 永 久 / 8 校 庆 活 动 材 料 (1) 关 于 校 庆 活 动 的 请 示 批 复 活 动 安 排 及 形 成 的 文 件 材 料 出 席 人 员 名 单 永 久 (2) 重 要 贺 信 贺 电 和 报 刊 杂 志 对 校 庆 活 动 的 报 道 永 久 (3) 来 宾 签 名 册 永 久 (4) 校 庆 活 动 的 筹 备 计 划 总 结 会 议 服 务 机 构 形 成 材 料 短 期 40

XZ12 人 事 处 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 XZ12.1 综 合 1 上 级 制 发 的 文 件 (1) 针 对 本 校 或 涉 及 本 校 人 事 工 作 的 文 件 及 批 复 件 永 久 (2) 重 要 的 需 贯 彻 执 行 的 2 人 事 工 作 统 计 报 表 永 久 3 人 事 工 作 规 章 制 度 4 人 事 工 作 计 划 总 结 5 人 事 工 作 会 议 记 录 6 本 校 制 发 的 关 于 人 事 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 7 人 事 处 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 8 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 XZ12.2 人 事 1 教 职 工 名 册 永 久 2 处 分 教 职 工 的 决 定 及 复 查 撤 消 处 分 的 材 料 ( 含 辞 退 复 职 除 名 出 国 教 职 工 ) 永 久 3 新 进 人 员 名 册 调 出 人 员 名 册 4 教 职 工 聘 用 合 同 5 教 职 工 校 内 调 动 有 关 材 料 41

6 7 教 职 工 调 出 的 有 关 材 料 ( 包 括 商 调 函 行 政 工 资 介 绍 信 存 根 ) 教 职 工 录 用 调 入 有 关 材 料 ( 包 括 行 政 介 绍 信 报 到 证 ) XZ12.3 师 资 1 师 资 培 养 管 理 工 作 计 划 规 定 总 结 永 久 2 教 职 工 评 定 聘 任 专 业 技 术 职 务 任 职 资 格 的 批 复 呈 报 表 等 永 久 3 享 受 政 府 特 殊 津 贴 人 员 名 单 及 有 关 审 批 材 料 4 本 校 和 外 单 位 聘 请 兼 职 教 师 的 有 关 材 料 5 优 秀 青 年 教 师 骨 干 教 师 获 资 助 的 有 关 材 料 6 教 师 进 修 ( 含 修 读 学 位 ) 计 划 安 排 总 结 7 教 师 公 派 出 国 有 关 材 料 8 授 予 各 种 荣 誉 和 表 彰 先 进 集 体 个 人 的 材 料 XZ12.4 工 资 与 福 利 1 教 职 工 工 资 调 整 名 册 2 教 职 工 转 正 定 级 材 料 3 晋 升 职 务 职 称 的 调 资 汇 总 册 4 教 职 工 离 休 退 休 审 批 表 及 相 关 材 料 5 教 职 工 延 聘 返 聘 有 关 材 料 6 教 职 工 福 利 困 难 补 助 ( 含 遗 属 补 助 ) 材 料 7 教 职 工 丧 葬 费 抚 恤 金 登 记 本 42

XZ14 保 卫 处 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 上 级 制 发 的 关 于 保 卫 工 作 的 重 要 文 件 2 保 卫 工 作 规 章 制 度 3 保 卫 工 作 计 划 总 结 4 保 卫 工 作 会 议 记 录 5 本 校 教 职 工 学 生 案 件 的 调 查 结 论 材 料 6 户 籍 管 理 工 作 材 料 7 安 全 宣 传 教 育 培 训 相 关 材 料 8 治 安 消 防 等 业 务 工 作 情 况 检 查 评 比 材 料 9 本 校 制 发 的 关 于 保 卫 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 10 保 卫 处 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 11 表 彰 保 卫 工 作 先 进 集 体 个 人 材 料 12 保 卫 工 作 简 报 短 期 13 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 43

XZ15 后 勤 综 合 管 理 处 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 XZ15.1 综 合 1 上 级 制 发 的 文 件 (1) 针 对 本 校 或 涉 及 本 校 后 勤 管 理 工 作 的 文 件 及 批 复 件 永 久 (2) 重 要 的 需 贯 彻 执 行 的 2 校 园 总 体 规 划 平 面 图 永 久 3 全 校 水 电 气 管 道 分 布 图 永 久 4 后 勤 管 理 工 作 规 章 制 度 5 后 勤 管 理 工 作 计 划 总 结 6 后 勤 管 理 工 作 会 议 记 录 7 8 本 校 制 发 的 关 于 后 勤 管 理 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 后 勤 综 合 管 理 处 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 9 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 XZ15.2 办 学 用 地 校 舍 房 产 1 2 上 级 有 关 办 学 用 地 校 舍 房 产 管 理 工 作 的 重 要 文 件 本 校 关 于 办 学 用 地 校 舍 房 产 的 规 划 请 示 及 上 级 批 复 永 久 永 久 44

3 本 校 办 学 用 地 房 产 统 计 报 表 永 久 4 学 校 房 屋 新 建 修 缮 改 建 的 有 关 材 料 永 久 5 学 校 处 理 土 地 房 产 历 史 遗 留 问 题 的 有 关 材 料 永 久 6 学 校 与 校 内 外 单 位 个 人 签 订 的 关 于 房 产 的 合 同 与 协 议 7 后 勤 服 务 企 业 经 营 性 用 房 的 合 同 协 议 XZ15.3 仪 器 设 备 1 本 校 仪 器 设 备 统 计 报 表 2 关 于 设 备 购 置 的 请 示 3 关 于 设 备 采 购 维 修 方 面 的 合 同 或 协 议 XZ15.4 膳 食 物 业 管 理 环 保 绿 化 及 其 它 1 2 3 4 学 校 膳 食 管 理 工 作 的 请 示 签 订 的 合 同 或 协 议 以 及 相 关 材 料 学 校 物 业 管 理 工 作 的 请 示 签 订 的 合 同 或 协 议 以 及 相 关 材 料 学 校 环 保 绿 化 工 作 的 请 示 签 订 的 合 同 或 协 议 以 及 相 关 材 料 学 校 医 务 室 的 请 示 签 订 的 合 同 或 协 议 以 及 相 关 材 料 5 后 勤 综 合 管 理 处 其 它 有 保 存 价 值 的 材 料 45

XZ16 信 息 技 术 中 心 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 上 级 制 发 的 关 于 高 校 校 园 网 信 息 化 建 设 现 代 教 育 技 术 等 方 面 的 重 要 文 件 2 信 息 技 术 中 心 规 章 制 度 3 信 息 技 术 中 心 工 作 计 划 总 结 4 信 息 技 术 中 心 工 作 会 议 记 录 5 关 于 学 校 校 园 网 信 息 化 建 设 现 代 教 育 技 术 的 有 关 文 件 材 料 6 本 校 有 关 网 络 信 息 化 建 设 等 方 面 的 合 同 协 议 7 本 校 关 于 信 息 技 术 中 心 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 8 信 息 技 术 中 心 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 9 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 附 注 : 信 息 技 术 中 心 形 成 的 有 保 存 价 值 的 声 像 材 料 ( 录 音 和 录 像 带 幻 灯 片 影 视 和 缩 微 胶 片 光 盘 ), 参 见 声 像 档 案 (SX) 归 档 范 围 46

XZ17 图 书 馆 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 上 级 制 发 的 关 于 图 书 工 作 的 重 要 文 件 2 图 书 馆 规 章 制 度 3 图 书 馆 工 作 计 划 总 结 4 图 书 馆 工 作 统 计 报 表 5 图 书 馆 工 作 会 议 记 录 6 本 校 制 发 的 关 于 图 书 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 7 图 书 馆 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 8 图 书 馆 与 校 外 签 订 的 重 要 合 同 协 议 9 图 书 馆 编 印 的 各 类 汇 编 资 料 专 刊 10 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 47

XZ18 古 北 校 区 管 理 办 公 室 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 古 北 校 区 管 理 办 公 室 工 作 计 划 总 结 2 古 北 校 区 管 理 办 公 室 工 作 会 议 记 录 3 古 北 校 区 管 理 办 公 室 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 4 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 48

XZ19 教 育 质 量 评 估 中 心 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 上 级 制 发 的 文 件 (1) 针 对 本 校 或 涉 及 本 校 高 教 评 估 工 作 的 文 件 及 批 复 件 永 久 (2) 重 要 的 需 贯 彻 执 行 的 2 教 育 质 量 评 估 中 心 规 章 制 度 3 教 育 质 量 评 估 中 心 工 作 计 划 总 结 4 教 育 质 量 评 估 中 心 工 作 统 计 报 表 5 教 育 质 量 评 估 中 心 工 作 会 议 记 录 6 教 学 评 估 相 关 材 料 7 新 专 业 检 查 相 关 材 料 8 高 教 研 究 课 题 申 报 立 项 相 关 材 料 9 10 本 校 制 发 的 关 于 高 教 评 估 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 教 育 质 量 评 估 中 心 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 11 编 印 的 各 类 汇 编 资 料 专 刊 12 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 49

XZ20 久 利 公 司 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 久 利 公 司 统 计 年 报 永 久 2 久 利 公 司 各 类 报 表 永 久 3 久 利 公 司 年 度 审 计 报 告 永 久 4 久 利 公 司 规 章 制 度 5 久 利 公 司 工 作 计 划 总 结 6 久 利 公 司 会 议 记 录 7 久 利 公 司 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 8 久 利 公 司 与 有 关 单 位 签 订 的 各 类 合 同 协 议 9 久 利 公 司 工 作 简 报 短 期 10 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 50

三 教 学 类 JX11 教 务 处 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 JX11.1 综 合 1 上 级 制 发 的 文 件 (1) 针 对 本 校 或 涉 及 本 校 教 学 工 作 的 文 件 及 批 复 件 永 久 (2) 重 要 的 需 贯 彻 执 行 的 2 3 本 校 关 于 教 学 改 革 培 养 目 标 培 养 规 格 学 制 等 方 面 的 指 示 规 定 办 法 本 校 有 关 教 育 事 业 发 展 规 划 计 划 的 报 告 总 结 及 上 级 批 复 永 久 永 久 4 本 校 关 于 教 务 工 作 的 规 章 制 度 5 教 务 处 工 作 计 划 总 结 6 关 于 教 学 工 作 的 各 类 统 计 报 表 7 8 学 校 教 务 处 有 关 教 学 工 作 的 重 要 会 议 文 件 材 料 及 记 录 本 校 制 发 的 关 于 教 学 管 理 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 9 教 务 处 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 10 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 JX11.2 学 科 与 实 验 室 建 设 51

1 2 本 校 有 关 专 业 设 置 调 整 撤 销 合 并 的 报 告 及 上 级 批 复 省 级 以 上 重 点 实 验 室 实 验 教 学 示 范 中 心 申 报 审 批 文 件 材 料 永 久 永 久 3 重 点 学 科 专 业 实 验 室 建 设 材 料 永 久 4 精 品 课 程 建 设 规 划 立 项 审 批 申 报 评 审 总 结 等 文 件 材 料 精 品 课 程 课 件 ( 光 盘 ) 永 久 5 学 科 专 业 实 验 室 建 设 统 计 报 表 JX11.3 课 堂 教 学 与 实 践 1 各 专 业 教 学 计 划 教 学 大 纲 培 养 方 案 2 年 度 教 学 安 排 教 学 执 行 计 划 3 教 学 质 量 检 查 教 学 质 量 评 选 材 料 4 教 学 实 习 社 会 实 践 计 划 总 结 及 有 关 材 料 短 期 JX11.4 招 生 1 新 生 录 取 名 册 永 久 2 本 专 科 生 招 生 工 作 计 划 总 结 报 告 3 本 专 科 生 招 生 简 章 专 业 介 绍 4 上 级 关 于 招 生 工 作 的 文 件 及 本 校 相 关 材 料 JX11.5 学 历 学 位 1 毕 业 生 学 历 学 位 情 况 汇 总 表 及 电 子 版 ( 含 名 册 ) 永 久 JX11.6 教 材 1 各 专 业 使 用 教 材 目 录 52

2 自 编 主 编 教 材 3 评 选 优 秀 教 材 的 有 关 材 料 及 获 奖 名 单 JX11.10 学 籍 1 新 生 登 记 表 永 久 2 在 校 学 生 名 册 永 久 3 学 籍 变 更 材 料 ( 含 升 级 留 级 休 学 复 学 转 学 退 学 等 学 籍 变 更 情 况 ) 4 学 生 奖 励 处 分 材 料 53

JX12 学 生 处 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 JX12.1 综 合 1 上 级 制 发 的 有 关 学 生 思 想 管 理 工 作 奖 贷 助 学 金 及 勤 工 俭 学 困 难 补 助 减 免 学 杂 费 学 生 就 业 等 方 面 的 重 要 文 件 2 学 生 管 理 手 册 3 本 校 关 于 学 生 工 作 的 规 章 制 度 4 学 生 处 工 作 计 划 总 结 5 关 于 学 生 工 作 的 各 类 统 计 报 表 6 学 生 处 工 作 会 议 记 录 7 学 生 困 难 补 助 管 理 工 作 材 料 8 学 生 学 费 减 免 材 料 9 勤 工 俭 学 申 请 及 费 用 审 核 汇 总 材 料 10 学 生 思 想 教 育 工 作 和 心 理 健 康 工 作 材 料 11 毕 业 生 就 业 率 统 计 就 业 方 案 等 材 料 12 辅 导 员 思 政 教 师 选 拔 培 训 管 理 考 核 评 优 工 作 材 料 13 易 班 建 设 相 关 材 料 14 社 区 工 作 相 关 材 料 15 本 校 制 发 的 关 于 学 生 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 54

16 学 生 处 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 17 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 JX12.2 武 装 部 1 上 级 有 关 武 装 部 工 作 的 文 件 2 武 装 部 工 作 计 划 总 结 3 4 本 校 军 训 计 划 与 总 结 请 示 与 领 导 批 示 以 及 相 关 材 料 本 校 学 生 征 兵 工 作 实 施 方 案 以 及 参 军 学 生 名 单 JX12.3 校 友 会 1 校 友 通 讯 录 永 久 2 校 友 贺 信 贺 电 签 名 册 题 词 永 久 3 校 友 赠 送 的 礼 品 纪 念 品 等 ( 归 入 实 物 (SW) 类 ) 永 久 4 学 校 校 友 工 作 规 章 制 度 5 校 友 工 作 形 成 的 重 要 材 料 JX12.4 学 生 评 奖 评 优 1 上 海 市 优 秀 毕 业 生 评 选 通 知 登 记 表 表 彰 决 定 永 久 2 校 优 秀 毕 业 生 汇 总 名 册 3 学 生 获 得 各 种 奖 学 金 贷 学 金 助 学 金 特 困 补 助 的 名 册 55

4 学 生 违 纪 的 处 分 决 定 及 有 关 文 件 材 料 JX12.10 学 籍 1 毕 业 生 登 记 表 永 久 56

JX18 继 续 教 育 学 院 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 JX18.1 综 合 1 上 级 制 发 的 关 于 继 续 教 育 的 文 件 材 料 2 我 校 关 于 继 续 教 育 的 有 关 规 定 制 度 3 继 续 教 育 学 院 工 作 计 划 总 结 4 继 续 教 育 学 院 各 类 统 计 报 表 5 继 续 教 育 学 院 重 要 会 议 记 录 6 继 续 教 育 学 院 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 7 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 JX18.2 招 生 1 新 生 录 取 名 册 永 久 2 自 考 夜 大 学 招 生 计 划 总 结 3 自 考 夜 大 学 招 生 简 章 专 业 介 绍 JX18.3 课 堂 教 学 与 实 践 1 各 专 业 教 学 计 划 教 学 大 纲 JX18.4 学 历 学 位 1 毕 业 生 学 历 学 位 情 况 汇 总 表 及 电 子 版 ( 含 名 册 ) 永 久 JX18.10 学 籍 1 新 生 登 记 表 永 久 2 自 考 夜 大 学 生 名 册 永 久 57

3 学 生 成 绩 总 表 永 久 4 自 考 夜 大 学 生 学 籍 变 更 材 料 ( 休 复 转 退 ) 材 料 5 自 考 夜 大 学 学 生 奖 励 处 分 材 料 58

JX21 国 际 交 流 学 院 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 JX21.1 综 合 1 上 级 制 发 的 文 件 ( 与 本 学 院 有 关 的 ) 2 学 院 工 作 计 划 与 总 结 3 学 院 各 项 规 章 制 度 4 学 院 召 开 的 重 要 会 议 的 记 录 纪 要 5 6 7 学 院 组 织 开 展 的 各 项 交 流 ( 含 国 际 交 流 ) 活 动 的 文 件 材 料 学 院 与 有 关 单 位 签 订 的 合 作 协 议 ( 教 学 科 研 方 面 ) 教 师 学 生 参 加 国 际 全 国 市 各 种 竞 赛 获 奖 证 书 复 印 件 及 照 片 8 学 院 工 作 重 要 请 示 与 批 复 9 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 JX21.2 教 学 1 期 中 教 学 检 查 相 关 材 料 2 典 型 教 案 重 要 备 课 记 录 3 本 科 生 优 秀 学 士 学 位 论 文 JX21.3 外 国 留 学 生 材 料 1 留 学 生 名 册 ( 学 历 生 ) 永 久 2 语 言 生 交 换 生 名 册 及 相 关 材 料 59

3 学 生 去 向 及 有 关 材 料 JX21.10 学 籍 1 学 生 成 绩 总 单 永 久 JX21.16 研 究 生 1 硕 士 学 位 论 文 及 评 审 材 料 ( 学 位 论 文 归 电 子 版 ) 附 录 : 学 院 自 存 类 教 学 文 件 1 教 师 任 课 安 排 教 案 2 本 科 生 毕 业 论 文 及 评 审 意 见 3 学 生 升 留 休 复 退 转 学 籍 处 理 文 件 4 课 堂 教 学 材 料 课 程 进 度 表 短 期 5 本 专 业 教 学 检 查 调 查 材 料 及 总 结 短 期 6 优 秀 实 习 报 告 短 期 7 教 师 工 作 量 核 算 登 记 材 料 短 期 60

其 他 学 院 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 JX.1 综 合 1 上 级 制 发 的 文 件 ( 与 本 学 院 有 关 的 ) 2 学 院 工 作 计 划 与 总 结 3 学 院 各 项 规 章 制 度 4 5 6 7 8 学 院 召 开 的 重 要 会 议 记 录 纪 要 ( 如 党 政 联 席 会 议 ) 学 院 组 织 开 展 的 各 项 交 流 ( 含 国 际 交 流 ) 活 动 的 文 件 材 料 学 院 与 有 关 单 位 签 订 的 合 作 协 议 ( 教 学 科 研 方 面 ) 教 师 学 生 参 加 国 际 全 国 市 各 种 竞 赛 获 奖 证 书 复 印 件 及 照 片 学 院 重 大 活 动 中 形 成 的 文 字 照 片 及 其 它 不 同 载 体 形 式 的 文 件 ; 9 学 院 工 作 重 要 请 示 与 批 复 10 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 JX.2 教 学 1 期 中 教 学 检 查 相 关 材 料 2 典 型 教 案 重 要 备 课 记 录 3 本 科 生 优 秀 学 士 学 位 论 文 61

JX.10 学 籍 1 学 生 成 绩 总 单 永 久 JX.16 研 究 生 1 硕 士 学 位 论 文 及 评 审 材 料 ( 学 位 论 文 归 电 子 版 ) 附 录 : 学 院 自 存 类 教 学 文 件 1 教 师 任 课 安 排 教 案 2 本 科 生 毕 业 论 文 及 评 审 意 见 3 学 生 升 留 休 复 退 转 学 籍 处 理 文 件 4 课 堂 教 学 材 料 课 程 进 度 表 短 期 5 本 专 业 教 学 检 查 调 查 材 料 及 总 结 短 期 6 优 秀 实 习 报 告 短 期 7 教 师 工 作 量 核 算 登 记 材 料 短 期 62

四 外 事 类 WS11 国 际 交 流 处 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 WS11.1 综 合 1 上 级 制 发 的 关 于 外 事 工 作 的 重 要 文 件 2 外 事 工 作 规 章 制 度 3 外 事 工 作 计 划 总 结 4 外 事 工 作 年 度 统 计 报 表 5 外 事 工 作 会 议 记 录 6 外 事 工 作 大 事 记 7 8 本 校 制 发 的 关 于 外 事 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 国 际 交 流 处 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 9 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 WS11.2 出 国 ( 境 ) 1 2 3 出 国 ( 境 ) 进 修 留 学 取 得 学 位 及 研 究 成 果 论 文 和 各 类 证 书 ( 影 印 件 ) 上 级 关 于 出 国 ( 境 ) 考 察 访 问 进 修 等 工 作 的 文 件 教 工 出 国 ( 境 ) 考 察 访 问 讲 学 研 究 年 度 统 计 报 表 63 永 久

4 5 教 工 出 国 ( 境 ) 考 察 访 问 讲 学 研 究 进 修 人 员 材 料 ( 请 示 批 复 审 批 表 等 ) 参 加 国 际 比 赛 竞 赛 获 奖 证 书 复 印 件 及 有 关 材 料 WS11.3 来 校 1 2 外 国 党 政 官 员 各 界 人 士 来 校 参 观 访 问 的 申 请 表 及 有 关 材 料 聘 请 外 籍 教 师 专 家 学 者 等 来 校 讲 学 的 请 示 及 批 复 名 单 和 简 历 材 料 永 久 / 3 来 校 进 修 短 期 培 训 研 究 的 外 籍 人 士 有 关 材 料 WS11.4 国 际 合 作 与 会 议 1 中 外 合 作 办 学 校 际 交 流 协 议 合 同 项 目 纪 要 材 料 备 忘 录 永 久 2 授 予 外 籍 人 员 名 誉 称 号 的 材 料 永 久 3 本 校 完 成 的 国 际 合 作 项 目 成 果 等 材 料 4 本 校 申 报 召 开 国 际 学 术 会 议 的 请 示 批 复 及 相 关 材 料 5 师 生 员 工 参 加 国 际 会 议 的 报 告 及 上 级 批 复 64

五 财 会 类 CK11 财 务 处 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 CK11.1 综 合 1 会 计 档 案 保 管 清 册 永 久 2 会 计 档 案 销 毁 清 册 永 久 3 会 计 移 交 清 册 4 上 级 有 关 财 务 会 计 工 作 的 文 件 材 料 5 本 校 有 关 财 务 工 作 管 理 规 定 6 财 务 处 工 作 计 划 总 结 7 财 务 处 重 要 会 议 记 录 8 本 校 制 发 的 关 于 财 会 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 9 财 务 处 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 (1) 向 上 级 部 门 的 关 于 财 务 工 作 的 请 示 报 告 (2) 关 于 财 务 工 作 的 校 内 请 示 报 告 10 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 CK11.2 会 计 报 表 1 决 算 报 表 ( 含 基 建 综 合 决 算 ) 永 久 2 预 算 会 计 报 表 3 年 度 以 上 规 划 表 分 配 办 法 测 算 表 65

4 年 度 以 上 各 种 统 计 报 表 ( 含 工 资 报 表 ) 5 季 度 以 下 各 种 计 划 统 计 报 表 短 期 CK11.3 工 资 清 册 1 工 资 发 放 名 册 永 久 2 工 资 转 移 证 明 通 知 存 根 3 各 种 奖 金 奖 学 金 贷 学 金 助 学 金 名 册 等 短 期 CK11.4 会 计 账 簿 1 外 事 会 计 账 簿 永 久 2 总 账 3 预 算 内 账 簿 ( 含 明 细 账 分 户 或 登 记 账 ) 短 期 4 预 算 外 账 簿 ( 含 明 细 账 分 户 或 登 记 账 ) 短 期 5 学 校 专 项 基 金 账 簿 短 期 6 日 记 账 (1) 现 金 银 行 存 款 日 记 账 (2) 其 他 日 记 账 短 期 7 固 定 资 产 明 细 账 ( 固 定 资 产 报 废 后 保 管 五 年 ) 短 期 CK11.5 会 计 凭 证 1 外 事 的 会 计 凭 证 永 久 2 涉 及 债 权 债 务 及 未 清 理 完 毕 的 凭 证 3 预 算 内 各 种 原 始 凭 证 记 账 凭 证 短 期 4 预 算 外 各 种 原 始 凭 证 记 账 凭 证 短 期 5 银 行 存 款 余 额 调 节 表 短 期 6 会 计 拨 款 凭 证 及 其 它 会 计 凭 证 短 期 7 银 行 对 外 账 单 短 期 66

六 科 研 类 KY11 科 研 处 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 KY11.1 综 合 1 上 级 制 发 的 文 件 (1) 针 对 本 校 或 涉 及 本 校 科 研 工 作 的 文 件 及 批 复 件 永 久 (2) 重 要 的 需 贯 彻 执 行 的 2 科 研 成 果 汇 编 获 奖 项 目 选 编 论 文 目 录 汇 编 永 久 3 申 报 的 省 部 级 以 上 科 研 项 目 清 单 及 批 复 材 料 永 久 4 本 校 关 于 科 研 工 作 的 重 要 规 定 办 法 5 科 研 处 工 作 计 划 总 结 6 科 研 工 作 统 计 年 报 7 本 校 科 研 工 作 重 要 会 议 记 录 和 文 件 材 料 8 9 10 教 育 部 中 央 各 部 委 市 教 委 下 达 的 科 研 计 划 及 科 研 经 费 本 校 主 办 或 参 与 重 大 学 术 活 动 中 形 成 的 重 要 文 件 材 料 本 校 制 发 的 关 于 科 研 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 11 科 研 处 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 12 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 67

KY11.2 科 研 项 目 1 2 3 申 报 立 项 阶 段 : 申 报 课 题 的 申 请 书 及 有 关 附 件 材 料 等 中 期 管 理 阶 段 : 立 项 通 知 协 议 合 同, 执 行 报 告 重 要 变 更 材 料 结 题 验 收 阶 段 : 结 题 报 告 及 结 题 材 料 成 果 鉴 定 及 验 收 材 料 等 永 久 / 永 久 / 永 久 / 68

KY12 研 究 生 部 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 KY12.1 综 合 1 上 级 制 发 的 文 件 (1) 针 对 本 校 或 涉 及 本 校 研 究 生 工 作 的 文 件 及 批 复 件 永 久 (2) 重 要 的 需 贯 彻 执 行 的 2 硕 士 点 的 申 报 审 批 材 料 永 久 3 研 究 生 工 作 规 章 制 度 4 研 究 生 部 工 作 计 划 总 结 5 研 究 生 部 工 作 统 计 年 报 6 研 究 生 工 作 重 要 会 议 记 录 7 本 校 制 发 的 有 关 研 究 生 工 作 的 重 要 通 知 通 告 等 文 件 材 料 8 研 究 生 部 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 9 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 KY12.2 招 生 1 上 级 我 校 制 发 的 有 关 招 生 工 作 的 重 要 文 件 2 招 生 简 章 专 业 介 绍 3 录 取 名 册 和 录 取 情 况 统 计 表 4 研 究 生 入 学 试 题 汇 编 KY12.3 课 堂 教 学 与 实 践 69

1 各 专 业 教 学 计 划 大 纲 2 课 表 课 程 简 介 3 研 究 生 培 养 计 划 及 有 关 培 养 管 理 的 文 件 4 硕 士 生 导 师 及 兼 职 研 究 生 导 师 名 册 5 研 究 生 学 术 报 告 会 材 料 ( 报 告 会 通 知 报 告 会 材 料 获 奖 名 单 获 奖 论 文 及 声 像 材 料 等 ) KY12.4 学 籍 与 学 位 1 学 校 学 位 评 定 委 员 会 人 员 名 单 永 久 2 获 硕 士 学 位 名 册 永 久 3 因 各 种 原 因 未 修 完 学 业 材 料 ( 含 成 绩 册 ) 永 久 4 优 秀 硕 士 学 位 论 文 评 选 结 果 材 料 ( 校 级 ) KY12.5 毕 业 生 1 毕 业 结 业 证 书 登 记 表 永 久 2 毕 业 去 向 登 记 表 永 久 KY12.6 研 究 生 课 程 进 修 班 1 研 究 生 课 程 进 修 班 招 生 简 章 2 研 究 生 课 程 进 修 班 备 案 等 材 料 3 上 级 本 校 关 于 研 究 生 课 程 进 修 班 的 相 关 文 件 70

KY16 国 际 经 济 贸 易 研 究 所 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 研 究 所 工 作 规 章 制 度 2 研 究 所 工 作 计 划 总 结 3 研 究 所 统 计 年 报 4 研 究 所 重 要 会 议 记 录 5 研 究 所 重 要 工 作 请 示 报 告 批 复 等 材 料 6 本 单 位 编 印 的 各 类 汇 编 资 料 和 出 版 物 7 其 他 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 71

七 声 像 类 SX 声 像 档 案 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 1 学 校 重 要 人 物 (1) 学 校 历 任 书 记 校 长 永 久 (2) 院 士 博 士 生 导 师 著 名 教 授 永 久 (3) 国 内 外 具 有 一 定 影 响 的 知 名 人 士 永 久 2 3 中 央 省 市 领 导 同 志 来 我 校 视 察 检 查 和 指 导 工 作 学 校 召 开 重 要 会 议 ( 党 代 会 工 代 会 等 ) 纪 念 及 庆 典 照 片 永 久 永 久 4 由 学 校 主 办 承 办 的 重 大 教 学 科 研 会 议 (1) 国 际 性 或 全 国 性 的 教 学 科 研 会 议 永 久 (2) 重 大 科 研 课 题 评 审 鉴 定 会 永 久 5 学 校 举 办 的 各 项 文 体 活 动 ( 运 动 会 文 艺 演 出 等 ) 6 著 名 专 家 学 者 来 我 校 讲 学 座 谈 7 国 外 代 表 团 来 访 (1) 与 我 校 签 订 合 作 协 议 永 久 (2) 授 予 国 外 专 家 学 者 友 人 名 誉 称 号 永 久 (3) 来 校 参 观 座 谈 交 流 讲 学 演 出 联 欢 等 各 项 活 动 72

8 本 校 人 员 到 国 外 进 行 友 好 访 问 考 察 进 修 留 学 等 活 动 9 学 校 举 办 的 各 项 教 学 活 动 (1) 新 生 开 学 典 礼 毕 业 生 毕 业 典 礼 永 久 (2) 历 届 毕 业 生 合 影 永 久 (3) 名 师 教 学 活 动 永 久 (4) 参 加 市 级 以 上 各 种 竞 赛 和 颁 奖 仪 式 奖 学 金 发 放 仪 式 (5) 学 生 的 实 践 活 动 先 进 事 迹 (6) 其 他 重 要 教 学 活 动 10 本 科 教 学 评 估 检 查 永 久 11 反 映 学 校 建 校 发 展 的 校 园 风 景 和 建 筑 物 永 久 12 学 校 重 要 展 览 13 民 主 党 派 和 校 友 会 的 重 要 活 动 14 其 他 具 有 保 存 价 值 的 声 像 材 料 注 : (1) 照 片 类 声 像 档 案 由 党 委 宣 传 部 负 责 收 集 整 理 归 档, 其 他 载 体 声 像 档 案 ( 录 音 和 录 像 带 幻 灯 片 影 视 和 缩 微 胶 片 光 盘 ) 由 信 息 技 术 中 心 负 责 归 档 ; (2) SX11 为 照 片,SX12 为 光 盘 ; (3) 归 档 照 片 须 有 文 字 说 明 ( 内 容 包 括 时 间 地 点 人 物 事 件 摄 影 者 ), 其 他 载 体 声 像 档 案 须 有 相 应 的 解 释 词 或 文 字 说 明 73

八 实 物 类 SW 实 物 档 案 序 号 归 档 内 容 保 管 期 限 SW11 书 画 类 1 领 导 知 名 人 士 的 题 词 字 画 永 久 2 单 位 及 个 人 赠 送 的 字 画 永 久 SW12 其 他 类 1 国 内 外 校 际 交 流 校 庆 等 大 型 重 要 活 动 中 获 得 的 礼 品 纪 念 品 永 久 2 获 市 级 以 上 荣 誉 的 奖 状 奖 牌 奖 章 奖 杯 等 永 久 3 停 止 使 用 的 有 保 存 价 值 的 公 章 永 久 4 其 他 具 有 保 存 价 值 的 物 品 永 久 74

不 归 档 文 件 材 料 的 范 围 及 处 理 办 法 一 不 归 档 文 件 材 料 的 范 围 ( 一 ) 上 级 机 关 的 文 件 材 料 1 任 免 奖 惩 非 我 校 工 作 人 员 的 文 件 材 料 ; 2 普 发 供 参 阅, 无 需 办 理 的 文 件 材 料 ; 3 供 工 作 参 考 的 抄 件 ; 4 征 求 意 见 的 未 定 稿 文 件 材 料 ( 二 ) 本 校 的 文 件 材 料 1 重 份 或 复 印 多 余 的 文 件 材 料 ; 2 无 查 考 利 用 价 值 的 临 时 性 事 务 性 文 件 材 料 ; 3 未 经 会 议 讨 论 未 经 领 导 审 阅 签 发 的 未 生 效 的 文 件 材 料 ; 4 一 般 性 文 件 的 历 次 修 改 稿 ( 定 稿 除 外 ) 铅 印 文 件 的 多 次 校 对 稿 ( 学 校 主 要 领 导 人 的 亲 笔 修 改 稿 和 负 责 人 签 字 的 最 后 定 稿 除 外 ); 5 从 正 式 文 件 上 摘 录 的 供 工 作 参 阅 的 非 证 明 性 材 料 ; 6 无 特 殊 保 存 价 值 的 信 封, 一 般 性 表 态 询 问 一 般 性 问 题 提 出 一 般 性 建 议 或 意 见 的 群 众 来 信 ; 75

7 校 内 互 相 抄 送 的 文 件 材 料, 不 需 履 行 公 文 的 行 文 介 绍 信 等 ; 8 本 校 负 责 人 兼 任 外 机 关 职 务 形 成 的 文 件 材 料 ; 9 以 参 考 为 目 的 从 各 方 面 收 集 的 文 件 材 料 ( 三 ) 非 隶 属 机 关 的 文 件 材 料 1 参 加 非 主 管 机 关 召 开 的 会 议 时, 带 回 来 的 不 需 要 贯 彻 执 行 和 无 查 考 价 值 的 文 件 材 料 ; 2 非 隶 属 机 关 抄 送 的 不 需 要 办 理 的 文 件 材 料 ; ( 四 ) 其 他 1 已 被 归 档 文 件 材 料 包 括 了 的 阶 段 性 计 划 总 结 报 告 等 ; 2 一 般 性 的 会 议 通 知 二 不 归 档 文 件 材 料 的 处 理 办 法 1 各 部 门 每 年 在 立 卷 归 档 和 清 退 文 件 的 同 时 清 理 不 归 档 的 文 件 材 料 2 对 不 归 档 的 文 件 材 料 应 加 强 管 理, 不 要 随 便 堆 放 如 需 作 为 资 料 留 存 的 应 编 制 目 录 清 单, 整 理 组 卷 后 妥 善 存 放, 需 要 销 毁 的 应 及 时 处 置 掉 3 文 书 材 料 销 毁 后, 要 在 收 发 文 登 记 薄 上 加 盖 销 毁 戳 76

非 文 书 材 料 也 应 作 备 忘 登 记 4 销 毁 文 件 材 料 中 有 密 级 的 应 按 有 关 保 密 规 定 办 理 5 凡 要 销 毁 的 文 件 材 料, 都 要 经 本 部 门 有 关 领 导 批 准 无 论 采 用 什 么 方 法 销 毁, 均 应 指 派 两 名 以 上 专 人 检 查 后 一 起 监 销 6 留 在 归 档 单 位 或 个 人 手 中 的 研 究 生 毕 业 论 文 大 型 仪 器 设 备 说 明 书 基 建 图 纸 各 种 归 档 文 件 材 料 的 电 子 版 重 份 或 复 制 件 等, 也 应 妥 善 保 管 77