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第三章文书处理教学目标掌握文书处理的基本知识和文书整理的方法, 能够对文书进行收发登记分送和系统整理编目归档办公室文员日常最基本的工作任务之一就是处理文书面对大量的公文和信函, 你可能会感到无从下手, 但是当你了解了有关这方面的知识, 再通过实际操作, 你会熟练掌握处理文书的方法那时, 你的工作会做得有条不紊, 井然有序第一节文书处理的基本知识一文书处理部门的基本职能任务和具体工作内容 ( 一 ) 文书处理部门的基本职能负责本单位文书的拟制处理和管理的工作及建立有关制度 ; 负责文书拟制过程的管理文书的运转管理和文书的保管及立卷归档工作等 ( 二 ) 文书处理部门的基本任务科学地组织本单位的文书处理工作 ; 辅助领导和有关部门及人员处理日常工作活动中所产生的文书, 为本单位工作服务, 提高单位的工作效率 ( 三 ) 文书处理部门的具体工作内容第一, 根据有关文书处理工作的法规制度和规范, 制定本单位文书处理工作的具体规定和制度, 并对本单位的文书处理工作进行监督指导第二, 文书形成过程的管理包括文书的拟写审核签发印制过程的管理和对各种会议汇报电话本单位重大活动的记录及整理第三, 文书处理的具体业务工作包括文书的收发登记分发拟办批办承办传阅催办等档案史话公元前 4000 年, 有一个国王, 在他登上皇位前, 他的职业是文件管理员, 这个国王就是美索不达米亚 ( 即两河流域 ) 的 Anam 国王并不否认自己做过文件管理员的历史, 因为文件管理员是知识与智慧的象征文件是护卫法律与行政管理的武器, 因此文件管理员在地位上仅次于国王和最高主教, 但在知识与智慧方面, 还高于两者第四, 文书的管理和立卷归档工作包括文书的保管调阅及文件材料的整理立卷编目归档等二行文制度公文运转必须遵循各单位相互之间的行文关系行文方式和行文规则进行, 必须按照有关规 35

定规范统一行文关系行文方式和行文规则统称为行文制度行文制度是搞好文书处理工作提高单位管理效能的一项重要制度正如各种车辆往来, 必须遵守严格的交通规则一样正确地执行行文制度, 可以避免行文混乱, 防止文山会海, 提高工作效率因此, 国家行政机关公文处理办法和中国共产党机关公文处理条例都规定了我国各级党和政府机关单位的行文制度由于党和政府机关单位在我国国家和社会中的地位与影响, 这些行文制度也成为我国各行各业的单位行文制度的主要内容和依据 ( 一 ) 行文关系机关单位之间的文件往来, 是根据各组织系统机关单位的隶属或职权关系来进行的, 一般包括机关单位的职权地位及其与其他机关单位之间的工作关系等这种机关单位之间文件往来而形成的关系, 叫行文关系明确行文关系, 有助于正确把握行文方向, 选择正确的行文方式, 正确执行行文规则, 并进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率行文关系包括上行关系下行关系平行关系三种 1. 上行关系下行关系是指下级向上级的行文关系一般讲, 具有直接的隶属或业务管理关系的下级机关单位和上级机关单位之间才能形成文件的上行关系如县人民政府隶属于市人民政府, 县人民政府向市人民政府行文就形成了文件的上行关系再如市财政局隶属于市人民政府, 在业务上接受省财政厅的监督和指导, 市财政局向市人民政府行文, 或向省财政厅行文都形成了文件的上行关系机关单位之间如果没有直接的隶属或业务管理关系, 即使级别不同, 相互行文也不能形成文件的上行关系 2. 下行关系下行关系是指上级向下级的行文关系一般讲, 具有直接的隶属或业务管理关系的上级机关单位和下级机关单位之间才能形成文件的下行关系如县人民政府隶属于市人民政府, 市人民政府是县人民政府的上级, 市人民政府向县人民政府行文就形成了文件的下行关系 ; 市人民政府向其隶属的市财政局市民政局市工商局等职能部门行文也是下行关系从业务管理角度讲, 市民政局向县民政局行文也是下行关系机关单位之间如果没有直接的隶属或业务管理关系, 即使级别不同, 相互行文也不能形成文件的下行关系 3. 平行关系平行关系是指平行机关之间或不相隶属机关之间的行文关系平行机关是指互不隶属但隶属于一个共同上级机关或在业务上互不管理但受一个共同上级主管机关管理的机关单位的总称如某级人民政府的各个职能部门 ; 某级人民政府管辖的下一级各个人民政府 ; 某级业务主管部门管理的下一级各个业务主管部门等不相隶属机关是泛指相互之间没有隶属关系或业务管理关系, 并且也没有直接共同上级的机关单位 ( 二 ) 行文方式根据文件的行文关系, 可以明确行文方向, 确定每文书处理工作对国家机关来说, 具有很重要的意义它是管理国家事务的一种重要的工作手段很难想像, 没有文书处理工作却能把国家管理工作做得很好那么, 什么是文书处理工作呢? 文书处理工作就是加强机关联系贯彻政策法令辅助领导处理日常工作活动中所形成的公务文件的工作吴宝康份文件的行文方式行文方式就是根据文件的行文关系和行文方向确定的行文种类包括上行 36

文下行文和平行文三种 1. 上行文上行文是指下级向所属上级的行文如报告请示等上行文一般应逐级行文 (1) 逐级上行文即下级向直属的上一级的行文, 它是上行文最基本最常用的方式下级机关单位一般都应当直接向自己直属的上级领导机关单位请示或报告工作, 下级机关单位的业务部门就某些业务工作问题向直属上一级机关单位的业务部门的行文, 也属于逐级行文 (2) 多级上行文即下级在必要时同时向自己的直属上级行文, 例如, 江宁区人民政府行文给南京市人民政府并报江苏省人民政府 ; 南京市财政局行文给江苏省财政厅并报国务院财政部等这种方式并不多见, 一般只能在问题比较重大, 而又时间紧迫, 需及时报请直属上级和更高级机关单位了解或批示批复时才可采用 (3) 越级上行文就是下级越过自己的直属上级向更高的上级行文这种方式只能在特殊情况下采用一般在下列情况下可越级行文 :1 因发生特殊紧急情况, 如逐级传递将失去时效造成损失的事项, 如发生战争严重自然灾害暴乱重大事故等 ;2 经多次请示直属上级机关单位, 期未得到解决的重大问题 ;3 上报领导或领导机关单位交办的, 并指定越级直接上报的事项 ;4 对直属上级机关单位或领导进行检举控告 ;5 直接上下级之间有争议而无法解决的重大问题 ;6 询问联系无需经过直接上级的一般工作中的具体问题等 2. 下行文思考 : 说出属下行文是指上级向所属下级的行文, 如命令指示批复规定于上行文和平等下行文以逐级行文多级行文两种方式为主行文的文种 (1) 逐级下行文就是对直属下一级机关单位行文, 这是最基本最普遍最经常的下行文方式如省人民政府向所辖各市人民政府发文市档案局向本市各县档案局发文等, 这种行文只发到直属下一级机关, 至于这些文件是否还需要向下转发, 则由收文机关根据情况自行决定 (2) 多级下行文主要指党的领导机关向所属下级行文, 同时发给多级下属机关单位的方式如中央有许多文件同时发到省市县各级组织采取这种方式可以使下属几级组织迅速直接地看到领导机关的文件, 及时领会和贯彻文件精神, 可以免去层层传递, 提高时效, 较快地解决问题如果中央文件同时发到省市县各级机关单位后, 省市级机关单位认为结合当地实际情况还要补充意见, 可以另发一个贯彻执行中央文件的补充性文件党政领导机关行文, 必要时可以直接发至最基层的党政组织或者传达到人民群众不带有机密性质的文件, 还可以采取组织宣讲登报广播电视等公共媒体形式与手段公布如通告通报等, 可采用张贴的方式, 直接与广大人民群众见面这种行文方式能使基层组织和人民群众及时地原原本本地了解文件的全部内容, 使党和政府的方针政策或法规性文件迅速地起到宣传教育群众组织动员群众的作用 3. 平行文平行文是指互相没有隶属关系或业务管辖关系的机关单位之间的行文机关单位之间无隶属关系或业务管辖关系, 也就无所谓上下级关系, 它们之间地位平等, 相互行文为一种平行关系的行文平行文通常使用公函联系商洽工作如果机关所发的文件中有某些事情需要不相隶属的机关了解或配合贯彻的, 可以将文件抄送有关的不相隶属的机关, 如各专业主管部门制定的 37

关于本专业工作的规定, 需要平行机关贯彻的, 则需抄送平行机关平行机关和不相隶属机关之间不能发指导性文件或指令性文件如果机关某一部门的一些规定需要其他部门执行时, 应请有关机关批转文件, 或联合行文, 或商请有关机关直接行文在日常行文工作中, 除了上述上行文下行文平行文的几种行文方式外, 有的同一份文件需要同时上报和下达, 并抄送平行的有关机关, 这是几种方式的结合运用一份具体文件究竟采取什么方式行文, 应当根据实际工作需要, 本着控制发文数量的原则确定各机关党组不是一级党委, 除可向同级党委请示或报告工作外, 上下级党组之间不宜行文 ( 三 ) 行文规则行文规则就是机关单位之间行文所应遵循原则的总称具体的行文规则有很多, 概括来讲, 行文规则总的要求是 : 必须以维护国家统治和社会管理秩序为目的 ; 必须根据党和国家的组织原则和机关单位的地位职责权限相互之间的组织关系或隶属关系确立行文的具体规则 ; 必须依法行文 ; 必须简短精练准确及时完整安全以下就国家行政机关公文处理办法和中国共产党机关公文处理条例中规定的党政机关单位行文必须注意遵守的具体行文规则做择要介绍 : (1) 行文应当确有需要, 注重实效, 坚持少而精可发可不发的公文不发, 可可短的公文要短 (2) 机关单位的行文关系, 根据各自的隶属关系和职权范围确定思考 : 行文规 (3) 向上级机关行文, 应当主送一个上级机关 ; 如需其他相关的上级机关则的主要内容阅知, 可以抄送不得越级向上级行文 ; 因特殊情况必须越级行文时, 应当同有哪些? 时抄送被越过的上级向下级的重要行文, 应当同时抄送发文机关的直接上级机关 (4) 向上级机关请示问题, 应当一文一事, 不应当在非请示公文中夹带请示事项 ; 不得越级请示问题 ; 请示事项涉及其他部门业务范围时, 应当经过协商并取得一致意见后上报 ; 经过协商未能取得一致意见时, 应当在请示中写明除特殊情况外, 请示应当送上级机关的办公厅 ( 室 ) 按规定程序处理, 不应直接送领导者个人 (5) 对不符合行文规则的上报公文, 上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关 (6) 上级机关单位各部门在各自职权范围内可以向下级机关单位的相关部门行文, 综合部门如办公厅 ( 室 ) 等可根据授权向下级机关单位行文 ; 其他内设部门未经本单位同意或授权, 不得向上级请示重大问题, 不得对下级发指示性文件部门之间对有关问题未经协商一致, 不得各自向下行文 (7) 同级或平行机关单位之间必要时可以联合行文书史话据史记秦始皇本纪等文献文 ( 所谓同级或平行机关单位, 就是指处于平等地所考, 秦统一了六国之后, 为了巩固封建君位的机关或单位如同级政府同一政府中的各职能主专制主义的统治, 曾经对皇帝颁下和臣工部门非同一组织系统中的各机关单位等 ) 联合行文上书给皇帝的公文名称格式用途作了严应当确有必要, 单位不宜过多格的规定譬如, 规定皇帝颁下的文书称为 (8) 不相隶属机关单位之间一般用函行文制和诏, 又规定了文书的抬头避讳用纸 (9) 报告中不得夹带请示事项用印等制度 (10) 经批准在报刊上全文发布的行政法规和规 38

章, 应当视为正式文件依照执行, 可不再行文同时, 由发文机关印制少量文本, 供存档备查三文书处理程序文书处理是指围绕文书的发出收进运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作文书拟出后, 只有经过处理, 才能完成它的使命文书处理包括收文处理发文处理文书管理三个环节, 其中又包含着若干个互相衔接的工作程序 ( 一 ) 收文处理收文处理是指各单位围绕所收文书进行的一系列工作主要的工作程序包括签收登记审核分送传阅拟办批办承办催办注办归档等 1. 签收签收是收件人在对方的传递文书单或文簿上签字, 以表示文书收到目的是明确交接双方的责任, 保证文书运行的安全签收文书要注意的几点和操作步骤如下 (1) 清点检查核对所收公文的件数是否与公文投递单或送文簿上登记的件数相符 (2) 检查检查就是核对所收公文封筒上注明的收文机关收件人是否确与本机关相符, 核对封筒编号是否与投递单或送文簿的登记相符, 检查公文包装是否有破损开封等问题如有错误, 要及时退回 ; 如有包装破损开封等现象要及时查明原因 (3) 签字经清点检查无误后, 在公文投递单或送文簿上签署收件人姓名和收到日期应该签写收件人的全名, 并写上收到的时间, 一般件注上收到的年月日, 急件注上收到的年月日时分, 以备事后查考签字一定要清晰工整签收之后的启封在许多人看来是非常简单的事情, 可是如果在拆封时没有注意到邮件的安全和邮件启封的权限, 可能会引起不必要的麻烦和问题, 因此了解这方面的内容还是很有必要的文书不能拆开标有亲启保密等记号的邮件, 除非上司授予这样的权力启封时, 文书要在邮件底部轻轻敲击几下, 使邮件内的物件落到下部, 然后从上部剪开, 以免损坏里面的文书或毁坏邮戳等标记使用开封刀或者自动拆封机开启邮件, 小心取出邮件, 并仔细检查里面的物件是否全部取出封内填有公文清单的, 应对照清单检查 ; 填有回执单的, 应当在回执单上签收并将回执单退回原发机关 2. 登记对收进的文书进行注册, 目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用登记是文书工作中的一项重要环节和程序 (1) 收文登记的内容和形式各机关现在一般所采用的登记形式主要有簿式登记和卡片式登记两种簿式登记就是使用装订成册的专用登记簿, 在同一页纸上可以登记若干文件 ( 见表 3 1) 卡片式登记就是使用未装订成册的单页卡片登记表每张卡片上登记一份或若干份有关的文件, 如同一作者的相同文件名称的送同一单位承办的文件等 ( 见表 3 2) 收文登记表为 16 开纸, 双面印刷, 年终时分类装订成册 39

表 3 1 收文登记簿格式顺序号收文日期月日来文机关文件字号文件标题份数附件密级单位承办单位签收人复文号归卷号处理结果备注收文号来文机关收到日期来文号表 3 2 收文登记表格式 ( 正面 ) 处理情况文件标题份数密级归档分送领导批示转办传阅姓份日经手送阅时间姓名退回时间名数期人承办结果 ( 背面 ) 分发份数发出时间封套号单位份数签收人单位份数签收人记事其中必须登记的文件材料包括 : 1 上级机关的指导性参阅性和需要办理的文件等 2 下级机关请示性报告性文件等 3 重要的带有密级的刊物资料 4 机关内部使用的文件会议文件和音像文件等不必登记的文件材料包括 : 1 各种公开的和内部不保密的出版物 2 一般性的简报思考 : 登记是文书工作的一项重要制度, 它的作用是什么? 40

3 行政事务性的通知便函介绍信和请柬等 (2) 收文登记的两种主要方法 : 1 流水式登记法这种登记方法, 就是将收到的文件按照时间顺序不分种类依次登记, 同时将文件办理过程和转送手续都记载在同一登记簿上这种登记方法的优点是手续简便环节少, 缺点是不便查找 2 分类式登记法这种登记方法, 就是按文件的来源分门别类, 可分上级来文登记下级来文登记平行机关来文登记等在较大的机关, 分类还可更细, 如分为中共中央文件国务院文件中央各部门文件国家机关各部门文件省委文件省政府文件下级机关文件等分类登记法的优点是查找使用方便, 是一种科学的公文管理方法 (3) 登记的作用 : 1 管理与保护文件, 防止积压和丢失文件一经编号登记, 就记录在案, 文书工作人员可以按照编号和登记管理文件, 从而做到条理清楚, 胸中有数, 防止积压和丢失文件 2 便于查找文件登记簿是查找文件和检查文件运转承办情况的一种工具通过查看登记, 可以了解文件的下落和运转情况 3 便于文件的统计完备的登记是完善的统计基础, 经统计过的文件, 可以准确反映各类文件的数量运转办理等情况 4 提供凭据登记是机关所收文件存在的证据如果发生文件丢失, 可以依据登记簿上的签字查明原因, 明确责任 3. 审核收到下级机关上报的需要办理的公文, 文秘部门文书史话清王朝处理政务, 用以上传下达应当进行审核审核的重点包括 : 是否应由本机关办的主要文书如题本奏折和谈旨等, 都分别理 ; 是否符合行文规则 ; 内容是否符合国家法律法规录有副本或者汇抄成册清代臣工奏事, 前及其他有关规定 ; 涉及其他部门或地区职权的事项是期多用题本, 后期多用奏折题本由内阁办否已协商会签 ; 文种使用公文格式是否规范理凡臣工进本, 照例具副本一份送内阁 4. 分送嘉庆大清会典卷二载 : 通本正本, 正本按公文的内容要求, 由文书处理部门快速送达有外缮副本一份正本于得旨后发科, 副本存关部门或人员传阅或承办分送工作的原则和要求贮以备查题本先由内阁票拟谕旨, 经皇帝如下 : 批阅后 ( 批本处照皇帝允准的票签, 用红笔 (1) 已有明确业务分工的文件, 应根据本单位的批于本面上, 又称红本 ) 即通知六科发抄执行发抄后由科另录二份, 分别为册, 送内主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门阁供史官记注的叫史书, 存科以备编纂的 (2) 来文单位答复本 ( 机关 ) 单位询问的文件, 如叫录疏就是说一件题本, 除有正副二收到的批复复函或情况报告报表等, 要按本单位原份外, 还分别抄录于两种簿册这样, 一则发文的承办部门或主管人分送, 即原来是哪个部门请当时可互相印证, 避免伪造篡改公文 ; 二则示询问或要求下级报送的, 复文就送哪个部门办理为日后编纂史籍, 留下了完整的材料现存 (3) 送单位领导人批办的文件, 应附上文件处理的这四种文本, 都不够完整但四种文本互单, 以便负责人签署具体意见如果以前保存在档案相补充, 便可查到比较完整的史料, 为后人中的文书与手头上的文书有很大的关系, 要把两者放研究清代的历史提供了方便在一起 41

(4) 分送文件要建立并执行登记交接制度无论是分送给本 ( 机关 ) 单位领导人和各部门的文件, 还是转发给外单位的文件, 都要履行签收手续 (5) 要求退回归档的文件, 要在文件上注明阅后请退回归档字样, 以便及时收回, 防止散失 5. 传阅指两个以上人员或部门轮流看一份文件, 能使一份文件在短时间内满足各方阅读需要, 发挥文件效用, 已成为领导处理事务互通信息的一种有效方式当一份文件需要送几位领导和几个部门阅批, 但文件份数少, 又不允许复印和翻印或没有必要复印和翻印的时候, 就采用分送传阅的方式先送第一应阅人, 第一应阅人退回后, 再送第二应阅人, 依次传阅应阅人之间不横传文件, 由文秘人员采用一送一退的方法直接传阅分送传阅, 可避免文件积压和散失在采用这种方法传阅文件时, 要根据文件的不同内容急缓程度, 遵循先主办后协办, 先办事后阅知的原则, 分清主次, 对阅办件要首先送给机关的主要领导主管领导和承办部门, 以便使文件得到及时处理, 同时要让需要阅知的领导和部门也能看到文件对于一些紧急而又简短的文件, 可以利用领导集中学习或开会的机会在会前或会后集中传阅有条件的单位可以设立机要阅文室, 将需要传阅的文件资料刊物放在阅文室内, 请应阅人员前来阅读建立阅文室的好处很多 : 文件集中, 阅读方便 ; 安全保密, 便于管理 ; 周转速度快, 利用率高传阅的要求有 : (1) 掌握传阅范围传阅文件范围, 是依据文件的密级程度和文件本身内容的要求而确定的文件传阅范围的确定, 一般有两种情况 : 一是按级别和文中已注明的阅读范围确定 ; 二是按领导签批范围确定在传阅文件时, 一定要严格按照规定范围和领导批办范围组织传阅 (2) 传阅文件不要横传传阅文件应以文秘人员为中心, 组织传阅路线, 不允许抛开文秘人员在应阅人员之间自行横传, 以免传阅的文件失去控制, 造成文件的积压丢失与下落不明等情况 (3) 控制文件运行传阅文件最突出的要求, 就是一个快字文件开始传阅后, 文书人员要及时了解和掌握文件的运行情况, 要了解有关领导人和各部门的工作活动规律与时间安排, 以便适当调整阅读次序, 不使文件在阅读者手中积压, 力求以最快的速度完成传阅过程 (4) 传阅文件, 要建立必要的传阅手续和制度要随文件附上传阅登记单 ( 见表 3 3), 阅文人员阅后要签署姓名和写明时间, 不要只画圈了事, 以免发生漏阅和责任不清等情况表 3 3 文件传阅单格式来文单位来文字号文件标题收文日期收文号传阅人签名阅文时间备注传阅人签名阅文时间备注 42

6. 拟办拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见, 以供领导批办时参考拟办的意见, 是一种参谋性意见或建议, 协助领导及时有效地处理文件, 为领导节省时间和精力, 提高办文效率提出的拟办意见, 要抓住中心, 有针对性, 考虑全面, 切实可行, 文字表述要简明精练如果对一份文件有两种以上的处理方案, 要一并提出, 同时提出自己的倾向性意见及理由文件的拟办工作, 有的由具体承办人进行 ; 有的由秘书部门的负思考 : 拟办是辅助决策的责人进行 ; 或者由有关业务部门的负责人进行拟定拟办意见的人, 具体工作, 你认为怎样才能应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规, 熟悉各个部门的业务范做好拟办工作? 围和相互关系, 了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定, 以便提高拟办意见的准确性拟办意见要写在文件处理单 ( 见表 3 4) 上, 要署上拟办人姓名和日期, 不可在文件上写画为使领导准确地批办, 文秘人员在提出拟办意见的同时, 应把有关资料和政策依据一并附上, 供领导批办时参考表 3 4 文件处理单格式收文日期年月日收文号来文机关来文标题拟办意见领导批示办理结果来文附件日期字号此外, 来文内容如需要与有关部门单位沟通意见时, 拟办前要了解清楚, 商洽妥当 7. 批办批办是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出的指示性意见批办文件, 要求单位领导人认真阅读文件, 琢磨拟办意见, 提出原则批示意见批示中要给文件承办部门指明办理原则应注意的问题和办理要求, 并将文件迅速退交承办部门及时处理 8. 承办承办是指有关部门或人员, 根据领导人对某一文件的批办意见, 对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理承办包括两方面的工作内容 : 一是从业务部门的工作来说, 针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理 ; 二是从文书工作来说, 对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文这里所讲的承办主要是指文书工作中的办理复文承办时要注意以下几点 : (1) 办理复文时要注意按政策规定和领导批办意见迅速处理 (2) 如来文涉及其他有关文件和材料时, 应调阅有关文件材料, 报送领导审批 (3) 凡属联合承办的文件, 主办部门要主动会同有关部门协商处理 ; 协办部门要积极予以配合, 绝对不能互相推诿 43

(4) 承办任务多的时候, 要分清轻重缓急, 保证紧要文件优先处理已处理完毕的文件应及时清理, 并注明有关情况, 办完的与待办的文件应分别存放 9. 催办文书史话中国古代唐律对违反文书处文秘人员对文书办理情况的督促检查, 以提醒有理工作制度的现象, 规定了很具体的惩罚关人员加快办文速度催办是公文处理中一项必要的条款制度和必不可少的环节, 是解决文件积压和延误, 加快公文的承办制度首先, 规定了公文承公文运转的有效措施办的时限承办皇帝的诏敕文书, 无有程催办的范围包括 : 上级机关来文要求及时回复的 ; 限, 一旦成案必须即日行下各机构日常平级机关与本机关联系工作商洽事务需要复文的 ; 下办理的公文, 小事五日程, 中事十日程, 大级机关送本机关的请示需要批复的等事二十日程如果超过时限办理不完, 叫作 10. 注办稽程, 凡是承办公文稽程的都要受到惩由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后, 罚唐律规定 : 其官文书稽程者, 一日笞十, 三日加一等, 罪止杖八十其次, 承办公在文件处理单上注明文件办理情况, 需要说明的问题文时不允许出现差错, 若出现差错, 也是受和办理结果等情况到惩罚唐律规定 : 诸被制书有所施行 11. 归档 ( 销毁 ) 而违者, 徒二年失错者, 杖一百诸事应文书处理部门将办理完毕的具有保存价值的文奏而不奏, 不应奏而奏者, 杖八十应言上件立卷, 向单位档案室移交 ; 将无保存价值的文件按规而不言上, 不应言上而言上, 及不由所管而定销毁越言上 ; 应行下而不行下, 及不应行下而行 ( 二 ) 发文处理下者, 各杖六十发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文公文的抄转制度公文的抄转在贞观书进行的一系列工作主要的工作程序包括拟稿核年间有着严格的规定, 首先规定了公文抄转稿签发编号缮印校对用印登记分发等完成的具体时间, 公文的抄转以纸张计算, 符移关牒等公文, 在二百张纸以下的, 给 1. 拟稿二天时间超过二百张纸的公文, 每二百张拟稿是文秘人员或有关人员将单位发文意图草拟以内加一天时间, 但最多不得超过五天成文书初稿的过程它是发文处理的首要环节公文撰拟质量的高低和是否及时, 直接关系到处理公务的质量和效率拟稿要符合党和国家的方针政策, 贯彻领导意图, 联系实际解决问题在撰写时, 要注意搞好调查研究, 综合分析有关材料拟稿时要注意结构层次的安排, 语言文字的准确运用 2. 核稿核稿是指秘书部门的负责人或有关领导人对草拟的文稿进行审查修改工作目的是为领导签发做好准备核稿是公文制作严格把关的程序, 要认真细致地推敲修改, 纠正文稿中的差错, 以保证公文质量小资料目前电脑所配用的打印机主要有喷墨打印机和色带打印机, 其中喷墨打印为颜料 + 结膜方式, 属于耐久的字迹材料计算机打印的定稿是否可以归档目前还没有明确的规定现在通行的做法是将计算机打印出的经领导签发的文本作为定稿归档对文稿审核, 根据有关规定应做到六查 : 一查文稿内容同党和国家的有关方针政策和上级规定有无矛盾和相抵触之处 ; 二查文稿中规定的政策界限及其根据是否明确恰当 ; 三查文稿中 44

提出的要求和措施是否明确具体, 切实可行 ; 四查公文处理程序和审批手续是否完善 ; 五查文字表达是否准确无误简练通顺合乎语法逻辑 ; 六查文稿的体式是否规范, 文种使用是否得当核稿工作完毕后, 按规定程序, 送领导人审批或签发 3. 签发签发是单位领导人对发出的文稿经最后审阅后认为准确无误, 即批明发文意见并签字文稿经领导人签发即成定稿, 签发人对其所签发的文稿从政治到文字上的准确性负完全责任签发还要履行有关手续文件主批人要签署意见, 要签署全名和君子慎始, 年月日, 字迹要清楚, 不能龙飞凤舞或字迹潦草 ; 签发时要用钢笔毛差若毫厘, 笔或碳素笔, 不用圆珠笔或铅笔审批时尚需送主要领导人或有关领谬以千里导人审阅, 要写明请某同志审阅后发受领导委托代行签发职责的, 礼记经解应注明代签二字 4. 编号文稿送印前要编好发文字号, 并注明缓急或密级标记, 确定印制份数, 以便一并缮印 5. 缮印缮印是指经过领导签发的定稿印成正本缮印的方法有很多种, 如打印铅印激光照排复印等缮印制成文件的正本副本和存本正本是指发出的正式文本 ; 副本是指多余备用的正式文本 ; 存本是指留存归档的正式文本 6. 校对将打印稿与底稿核对检查, 以发现并纠正各种错漏缮印校对公文应做到以下几点 : (1) 要以签发的定稿为依据, 不得擅自改动 (2) 缮印机密公文时, 应由指定的印刷单位或专人负责承担 (3) 缮印要符合规定的公文格式, 字迹务求清晰整洁排列匀称, 装订整齐牢固 (4) 一定要按指定的时间要求印制 (5) 印制公文需认真校对, 重要公文要实行复核甚至三个校次, 以保证正确无误 (6) 校对过程中, 要思想集中, 逐字逐句, 逐个标点地进行校对文稿中的数字地名人名等关键词语, 尤须反复校对对公文的编号标题主送单位抄送单位日期印刷份数页码等都要逐一校核小资料在实践中, 要有效地避免加盖印章中经常出现的歪偏浑花淡等问题, 必须把握紧正准巧轻等五个要素紧, 就是印章要握紧正, 就是印章要握端正, 这是用印成功的关键要达到端正的目的, 需一调二试调就是让印章截面对着自己, 凭经验旋转印柄将印章调端正试即为慎重起见, 可在白纸上试盖几个, 然后正式在文件上加盖印章准, 就是落印要准确按照要求, 加盖印章必须骑年盖月, 恰到好处, 不能过前也不能过后, 更不能过上或过下落印时要果断干脆, 不可犹豫不定, 要使印章的截面处于水平状态, 垂直落印巧, 指用力要巧妙何谓巧力呢? 一是要垂直于纸面用力, 使印章截面受力均匀, 避免出现印章滑动或者颜色浓淡不匀的现象二是根据印泥 ( 油 ) 的状况用力要恰到好处过猛过重, 不仅费力, 还可能导致印章浑花或印章边缘不整齐 ; 过轻过柔, 则可能导致印章颜色过淡而不清晰在需盖印章的文件下面垫上一本薄而平整的期刊之类, 则是一种公认的好办法轻, 指起印要轻提轻提印章的窍门是用脆劲迅速快捷地向上垂直提印, 这样可避免印章的浑花起章时千万不可错动印章, 否则可能前功尽弃 (7) 要注意使用统一的校对符号, 防止因校对符号不一致而发生误解 ( 见表 3 5) 下列修改书稿和校样的常用符号, 是一般校对人员的排字工人所熟悉和常用的, 修改稿件或 45

校样时使用这些符号, 可使他们更好地进行书稿的排校工作表 3 5 修改书稿和校样的常用符号 * 这种符号主要用于改校样, 以求醒目修改书稿时, 可直接改在原字旁 * * 这两种符号主要用于改动校样 * * * 使用这种符号时最好再在本段旁注上保留原段字样 7. 用印公章是单位权威责任和信用的标志, 盖印是证实公文效力的一种标志缮印好了的公文盖上印章才生效也有些公文, 可以不盖印而同样有效比如中共中央国务院和省委省政府发出的有固定版头的铅印红头文件, 有代印作用的版头, 还有专门的传递途径的, 发文时一般不盖印其他如介绍信证明公函和发放各种证件时, 都需要加盖印章公章应由专人掌管加盖印章要经过批准并按领导人签发的份数盖印, 任何人不得私自盖印盖印应盖在正文之后的落款与年月日上, 要求上不压正文, 下要骑年盖月, 用印要端正清晰 8. 登记 46

为待发文稿注册, 以便于今后的查考利用登记的形式, 主要用簿式登记的项目主要有 : 顺序号发文日期发文字号文件标题附件密级份数发往机关归卷日期归入卷号备注 ( 见表 3 6) (1) 顺序号文件在登记簿中顺序登记的流水号 (2) 发文日期文件登记发出的日期, 登记后的文件要尽快发送 (3) 发文字号所发文件的正式发文编号 (4) 文件标题标题要登录全称无标题文件, 要简要摘录文件的内容, 填入此栏 (5) 附件根据需要作为正文的补充说明和参考的材料 (6) 密级所发文件的秘密等级, 没有密级的文件不填 (7) 份数发给收文机关的文件数量 (8) 发往机关收文机关的名称有些普发性的文件可登记发放范围 (9) 归卷日期发文的底稿和一份正本应及时归卷保存, 并登记归卷的具体日期 (10) 归入卷号注明在第几号卷中 (11) 备注需要注明的其他情况表 3 6 发文登记簿格式顺序号发文日期发文字号文件标题附件密级份数发往机关归卷日期归入卷号备注 9. 分发分发是指由文秘部门将印有公章的文书通过正规方式发送给受文单位各种文件发往各单位的分发依据, 具体有以下几点 : (1) 按密级划定党政机关的公文多数具有保密性质, 有绝密机密秘密之分这三种秘密等级, 在原则上规定了公文发放的范围 (2) 按级别划定发文级别指的是受文单位的行政级别中央国务院省委省政府等党政机关的文件, 一般都标有分发的级别, 只需要按照文件标明的级别范围分发就行了 47

(3) 按内容划定公文内容都有侧重点正式公文还标有主题词, 这是为公文的分发提供方便文书工作人员据此应首先确定文件分发的单位, 然后再考虑发给其他相关单位 (4 ) 按作用划定按文件的作用来划定分发范围, 有利于发挥公文本身的效用具有普遍指导意义的文件, 分发的范围可以宽一些专业性较强的文件, 涉及工作内容比较单纯, 一般发专业单位和有关单位业务性事务性的复文批示, 一般发专业单位和来文单位具有参考作用的资料, 如党政机关办的一些简报期刊, 可分发给领导和相关的单位以及信息交流单位党政机关公文, 一般只发组织, 不发个人这是在公文分发中应该牢牢掌握的一个原则即使因为工作需要或其他特殊情况, 需要发给某个领导人, 这些领导人也只有阅读权, 而没有期保存的权利, 更不能变为个人所有确定了受文单位以后, 将两张以上的文件装订成件, 接着在信封上书写收文机关单位的地址全称邮政编码, 最后装入文件, 封口, 指派专人发出机要文件由专人转送机要部门通过机要通信渠道传送 ; 一般文件由文件处理部门指派专人送当地邮局邮寄文件折叠与装封的方法 : (1) 装入小号信封的折叠方法首先从下往上折至离顶边 6 mm 处, 再从左至右折叠 1/3, 再从左至右折至离右边 6 mm 处, 装入信封, 右边在上 (2) 装入大号信封的折叠方法首先从下往上折大约 1/3, 再从底边往上折, 装信封, 顶边在上 (3) 封缄信封及贴邮票的注意事项不要用舌头去舔信封和邮票, 这样做既不卫生又不保险 ; 在给邮票上胶水时, 要同时使用吸湿器, 吸湿器可吸干过量的水分, 以避免沾污信封 ; 大批量的信封可以很快地涂上胶水, 只要将信封排列匀称, 注意涂胶水后紧按每个信封的盖口四文书处理的基本原则国务院办公厅 2000 年 8 月 30 日颁发,2001 年 1 月 1 日起施行的国家行政机关公文处理办法第一章总则中规定 : 公文处理应当坚持实事求是精简高效的原则, 做到及时准确安全, 公文处理必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定, 确保国家秘密的安全根据上述规定, 文书处理的基本原则应为 : 实事求是精简高效安全保密 ( 一 ) 实事求是第一, 加强调查研究, 掌握全面而真实的情况这是撰制公文的事实依据, 是处理公文的基础和前提任何虚假伪饰和片面性, 都会失去公文的效用第二, 有的放矢, 切实解决问题任何公文的撰文书史话 1942 年 3 月 18 日, 刘少奇同志奉调回延安, 从苏北阜宁县单家港出发时携带有重要文件少奇同志把文件分成十二小包, 装在行军袋里, 由一匹大红马驮着本来这马是组织上给少奇同志骑坐的, 他让马驮文件, 自己跟大家步履艰难地走了二十多天, 大家都很心疼, 警卫员小刘提了意见 : 驮一些烂纸片片有啥用? 少奇同志说 : 噢, 用处可大着哩! 这些文件记载着中原局新四军和华中广大人民群众抗日斗争的功绩将来用它写出历史, 不是也有你们一份功劳嘛! 少奇同志这几句话, 言简意深, 不但阐明了保存携带这些绝密文件的目的和意义, 也表达了少奇同志对革命充满了必胜的信心制和处理, 都要针对实际问题, 实事求是地提出意见措施和办法, 增强公文的指导性和现实针对 48

性, 切忌空泛和不着边际的空文第三, 公文的材料及有关出处要确凿可靠有关单位和人名时间地点事例与数据成绩与缺点, 都要有案可查, 有证可对, 经得起核实 ; 各种信息资料, 包括宏观信息与微观信息上级信息与单位内信息社会信息与国际信息以及兄弟单位信息, 都要来源可靠, 言必有据否则, 材料与事实不符, 或材料不准确不可靠, 就会造成恶劣的后果 ( 二 ) 精简高效精简优质, 改进文风, 是公文处理的又一项重要原则任何公文的处理, 都要注意质量, 控制发文量, 有的放矢地解决问题反对华而不实空话连篇的不良文风, 反对官僚主义形式主义和文牍主义精简, 还指制发的公文文字精练, 言简意明, 逻辑严密, 条理清楚, 文理通顺克服官僚作风, 提高工作效率, 是时代的要求公文是机关企事业单位依法进行行政和公务活动的重要工具, 公文具有的特定效用是有时间性的, 超过一定的时限, 公文就失去效用因此, 文书处理必须遵循高效的原则, 掌握公文的时效性, 及时办理公文, 提高工作效率 ( 三 ) 安全保密这是整个文书处理过程中都要高度注意的问题, 既要确保不丢失不损坏, 也要避免因空气温度不合标准造成的对公文保存寿命的影响, 更要注意新的条件下的保密工作现在公文处理中复印件很多, 要严格按正式文件管理每个文秘人员都要严格遵守公文管理的保密规定, 做到不泄密不失密安全和保密是相互关联的, 只有严守党和国家的机密, 认真贯彻保密法和有关保密法规, 才能保证公文的绝对安全第二节文书管理方法一文书管理的原则在文书处理过程中, 无论是收文还是发文, 都存在一个科学管理的问题做好文书的日常管理, 既不遗失泄密, 又便于查找调阅, 方便工作, 是机关单位实现其职能的一项重要工作做好文书管理工作, 最重要的是贯彻集中统一管理的原则, 主要体现在以下三方面 1. 公文管理统一公文除承办阶段由承办部门或人员处理外, 其他环节都集中在办公室统一处理, 并由办公室主任具体负责和统一管理 2. 公文制度统一各单位根据国家行政机关公文处理办法的有关规定, 结合本单位实际情况, 统一制订公文处理工作制度, 如文件登记制度批办制度催办制度保密制度等, 使本单位的公文处理纳入制度化, 有条不紊地统一处理 49

3. 公文处理渠道统一各单位办公室应当配备专职人员负责公文处理工作, 由他们统一掌管文件的收发分办传递用印立卷归档销毁等其他部门和其他人员不得擅自收拆分发用印和销毁文件本单位其他部门代收的文件或代拟的文稿, 都应统一由文秘部门登记处理二文书管理的工作内容要求 ( 一 ) 编制立卷类目 1. 编制立卷类目的作用编制立卷类目是文书还没形成以前, 根据单位工作活动和文书形成规律, 对一年内可能产生的文书事先编制成的一个文书管理方案它既是平时文书归类的依据, 又是文书立卷前的重要准备步骤立卷类目是立卷工作的具体计划, 有了它, 立卷就有了依据, 作用很大 (1) 有了立卷类目, 便于平时归卷, 防止积压它的每个条款就像电影院的座位, 文书一来就可以对号入座, 归入有关卷夹之内, 不会产生零乱积压现象 (2) 有了立卷类目, 为机关平时查找文件提供了方便文件办完后按类目归入卷夹, 分门别类, 系统存放, 使保管统计查找利用都很方便立卷人如调离, 新接手的人也容易熟悉, 不至于因此而影响工作 (3) 有了立卷类目, 便于做好平时归类, 也为年终立卷打下了良好的基础, 能大大提高立卷效率和案卷质量 2. 编制立卷类目前的准备工作为了保证编制立卷类目的质量切合实际工作需要, 编制之前, 应该先行参考研究有关情况和材料 (1) 查阅规定本单位工作活动的章程条例和细文书史话 1931 年, 由周恩来签发的文件则, 研究了解本单位的工作性质职权范围机构的设处置办法中, 明确了党内文件的收集范围, 置及其任务规定凡是共产国际对中共的文件, 中央的各 (2) 研究本单位文书工作的组织形式和文书运转种文件记录, 个人致中央的信件, 中央和地情况方各团体机关报各种文件汇编等, 都应收 (3) 查阅近年的立卷类目录收发文登记以及工集分类编目作计划与总结, 了解往年单位工作活动及文件形成的大体情况参阅本年的工作计划, 了解本年的工作任务, 研究和预计本年可能形成的文件类型等 (4) 了解各类文件材料的保管期限 3. 立卷类目的结构立卷类目由类别和条款组成, 其中类别的划分方法有两种, 一是按组织机构分类, 二是按问题分类 ; 每一类下面是条款, 条款就是将要形成的一组具有密切联系的文书的标题有了条款, 文书一来就可对号入座, 避免了零乱堆积, 查找保管统计都十分方便表 3 7 是某职业学校文件材料分类编号归档范围一览表 ( 部分 ) 及说明 : 50

表 3 7 某职业学校文件材料分类编号归档范围一览表 ( 部分 ) 一级类目编号二级类目编号归档范围期限形成单位 1. 党支部工作计划总结 2. 支部大会支部季会民主生活会记录, 其他有关会议 3. 政治思想教育, 精神文明建设材料 4. 各项专题教育活动材料党务 01 5. 本校出席各级党代会人代会政协会议人员名单, 会议交流材料 6. 建立改选支部增补支委的批复报告通知决定办公室 7. 党组织党员年报表, 党员花名册台账 8. 支部发展党员和预备党员转正材料 9. 党员组织关系介绍信 10. 表彰处分方面材料 1. 本校团委年度总结计划党 2. 团委学生会干部名册团员名册 3. 建立改选团组织的批复报告群类 1 群团 02 4. 本校团代会学代会材料 5. 团委会议记录 6. 团委重大活动材料短团委 7. 上级本校团委表彰先进集体个人的决定及申报表申报材料 8. 学生党校团校公民学校材料短 9. 团员教育评议团员干部经验交流材料短 1. 工会工作总结计划年报表 03 2. 工会成立改选增补委员的批复报告 3. 本校教师代表会会议材料工会 4. 本校工会获区以上奖励材料 1. 本校统战民主党派工作材料统战 04 2. 民主党派工作计划总结办公室 3. 民主党派人员名册表 3 7 的说明如下 : (1) 本表共设七个一级类目, 代号为 1~7, 即党群类行政类教育教学类基建类设备类会计档案类人事档案类, 在各大类下分设若干个二级类目, 代号为双位制, 即 01 02 如党群类目下设有 01 党务 02 群团 04 统战等若干个二级类目 (2) 声像照片或其他载体形式的档案按类编制顺序号和排架管理号 (3) 分类编号的模式如下 : 51

( 二 ) 平时归卷立卷类目编好以后, 要为立卷类目中的每一个条款准备空间, 并随时将办理完毕的文书归入相应的条款中, 使文书立卷工作日常化, 给年终的立卷归档打下基础平时立卷是一项重要工作, 不仅为正式立卷归档打好基础, 而且有利于平时对文件的集中保管, 防止散失, 也有利于平时对文件的查找利用思考 : 表 3 7 分类编号归档范围的类别划分采用的是哪一种方法? 在平时归卷工作中, 有时会出现一份文件归入甲条款和归入乙条款均可的情况, 这时一方面要遵循文件材料的形成规律, 最大限度地保持文件之间的历史联系的要求, 予以甄别 ; 另一方面, 可用白纸做一互见卡, 即把该文件的文号标题成文时间及存放条款等内容写在纸上, 将这张互见卡放在乙条款内, 以便平时查找利用如果在平时归卷工作中, 发现一份文件没有所属的条款, 说明在拟定立卷类目时没有考虑到形成这类文件, 因此, 要根据这一实际情况对立卷类目作适当的修改补充 ( 三 ) 调用对已归类的任何一份文书, 要能随时调出, 为单位各项工作所用 ( 四 ) 立卷将办理完毕的具有保存价值的文件材料, 根据其固有的联系及形成的规律, 以件为单位组成案卷立卷是文书管理工作的重要内容 ( 五 ) 归档在完成了将归档文件以件为单位进行装订分类排列编号编目装盒等一系列有序化的过程之后, 按规定的制度移交单位档案室集中保存三会议文书的管理思考 : 如何理解平时归卷的意义? 会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式随着社会不断发展和信息流量的迅速增加, 会议形式越来越受到人们的重视当今, 会议已成为各级领导机关企事业单位重要的工作方法之一由于机关企事业单位经常采用会议形式开展工作, 所以形成了大量的会议文书由于会议活动在工作中的重要作用, 因此, 会议文书就成为各单位文书中很重要的一部分文书材料 52

( 一 ) 会议文书的构成各单位举行会议, 从准备到召开, 到会议进程的各小资料梁启超作为一个历史学家, 对于当个阶段, 直到会议结束时对有关事项作出决定形成文时档案的命运, 曾表示忧虑他写道 : 吾三件等, 是一个由一系列相互联系的工作阶段组成的过十年前在京师, 曾从先辈借观总理衙门档案程在这个过程的不同阶段, 为适应会议的需要, 形成抄本千余册, 其中关于鸦片战役者, 便四五了相应的文书, 这些在各阶段形成的各种文书, 组成了十册尤有康熙间与俄法往复文件甚会议文书体系, 包括 : 会议准备阶段产生的会议安排和多今外交部是否尚有全案? 此抄本尚为会议讨论问题准备的文书 ; 会议进行阶段产生的会能否存在? 而将来所谓清史者, 能否传其议动态文书, 如会议记录会议简报等 ; 会议形成的反要领于百一? 举在不可知之数针对这种映会议成果的正式会议文件, 如会议纪要会议决定情况, 他提出了这样的建议 : 应该收集档案, 会议总结等经过会议讨论所形成的正式文件办法是从近代开始, 由国家来收集, 因为私家所蓄, 为数有限, 又散布不能稽其迹, 湮灭 ( 二 ) 会议文件资料的收集抑甚易, 即使勉强以自力集得若干, 亦不会议文件资料的收集与整理是指会议结束后, 文过供彼一人之研索, 而社会上同嗜者终不获秘人员对会议期间所使用的部分文件资料以及会议期有所沾润对于已经收集到的档案, 就应间形成的文件进行收集清退组卷和归档工作该设法置诸最安全之地 1. 需要收集的会议文件范围谈到档案与历史研究的关系时他说 : (1) 关于召开会议的请示与批复旧史纪志两门, 取材什九出档案, 炯眼之 (2) 提交会议批准的文件例如工作规划计划报史家, 得此 ( 档案 ) 则新发明日出焉又说 : 告预算决算行政法规及各项会议的草案等历代官署档案, 汗牛充栋, 其有关史迹者, (3) 会议期间使用的文件如开幕词闭幕词领千百中仅一二, 而此一二或竟为他处所绝不导人讲话稿大会发言材料 ( 包括典型经验介绍材料和能得还说 : 他从前在总理衙门看到的康熙间的档案, 有许多与俄法来往的文件, 而专题报告 ) 会议总结报告等其时法之元首, 则路易十四, 俄之元首, 则 (4) 会议参考性文件例如调查报告可行性分大彼得也试思此等文件, 在史料上之价析统计报表技术图纸或图表等值, 当居何等? (5) 会议管理性文件例如会议通知日程与议程安排表会议须知保密规定以及会议主席团名单委员会名单与会人员名单票证签到簿等 (6) 会议记录, 简报 (7) 会议宣传性文件例如宣传会议精神主旨或决定事项的文件资料包括会议纪要决定新闻报道等 (8) 会议的照片录音录像等资料 2. 收集会议文件的渠道 (1) 向全体与会人员收集文件 (2) 向会议的领导人召集人和发言人收集文件 (3) 向会议的有关工作人员收集文件如会议的记录人员文书起草人员等 3. 收集会议文件的方法 (1) 一般小型内部会议, 由于参加会议的人数较少, 人员又比较熟悉, 可以在宣布会议结束的同时, 由主持会议的领导提出要求, 请与会人员将需要退还的文件留下也可由文秘人员在会 53

场门口随时收集 (2) 对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员, 应当及时采取个别催退的办法 (3) 大中型会议收集文件, 应提前发文件清退目录, 先由与会人员个人清理, 再由会议召集人收齐交大会秘书处 (4) 收集会议工作人员手中的文件, 可采取发文件收集范围单或目录的办法让其限时交退 4. 参加他机关单位会议所带回文件的收集上面讲的是本机关本单位主持召开会议所形成文件的收集范围与方法另外, 会议文书还包括本单位人员参加他单位召集会议而带回的文件材料, 这些文件材料也是机关企事业单位会议文书的组成部分应当明确的是, 参加他机关单位会议的人员带回的文件必须交机关单位的秘书部门统一处理, 要建立相应的文件登记簿, 其格式如表 3 8 : 表 3 8 参加他机关会议带回文件登记表格式会议名称召开单位开会时间赴会人员会议文件名称份数交文件人立卷号备注四日常的文书管理做好文件的日常管理是机关企事业单位实现其职能的重要工作要做好文件的日常管理工作, 文书人员必须有责任感, 敬业爱岗, 并采取有效的措施建立健全管理制度, 严格把关, 做到规范管理科学运行 1. 健全收发文件登记制度要根据收发文件的来源内容及发出报道的渠道, 合理地编排收发文件字号利用文件登记册, 建立起文件收进运转处理及发出的完整记录, 使之有据可查, 有利于核对与保护文件 2. 健全文件传阅制度在组织文件传阅过程中, 要合理安排灵活调度对于阅办件, 根据文件的不同内容和急缓程度, 按照先办事后阅知先主办后协办的原则, 按拟办意见先送主管领导, 后送承办部门如主管领导外出, 应直接送承办部门, 使文件能得到及时处理 3. 健全文件阅退检查核对制度具体做法是在领导阅毕或部门办文完毕退还文件时, 根据登记字号, 检查核对如领导有指示意见时, 则按领导指示处理 ; 如领导需短期留用的, 就办理借文手续 ; 如承办部门退还的文件未曾签署的, 就要求承办部门补签, 以维护文件的齐全与凭证性 4. 健全文件借阅及催退制度凡需带出保密室或阅文室使用的文件, 都要办理借文手续, 定期归还如需期留用, 一般只借出重份文件或文件复印件, 原件保存对借出的文件要定期催退, 对办文的承办部门要催办同时要求承办部门将办理完毕的文件及时清退文件不得期保存在各个部门, 更不允许文件期滞留在个人手中 54

5. 健全文件的归口制度这样, 可以杜绝有关人员截留参加会议带回来的文件或外单位寄到本部门的文件的现象, 使文件的现行效用得到及时而全面的发挥, 保证日后档案的完整 6. 健全文件保密制度在秘密文件的收发处理工作中, 一定要坚持保密原则, 严格按照文件自身的保密要求和阅知范围办事该发的文件一份不少发, 不该发的文件一份不多发 ; 该阅知的不少让一人阅知, 不该阅知的不多让一人阅知思考与练习 1. 行文制度有哪三部分内容? 其中行文关系有哪几种? 行文规则总的要求是什么? 2. 发文处理程序包括哪些工作环节? 3. 什么是分送和传阅? 怎样做好分送和传阅工作? 4. 怎样理解文书处理的基本原则? 5. 你认为办公室文员应在哪些方面做好日常的文书管理工作? 基本训练目的 : 了解文书处理的过程, 掌握文书管理的方法任务之一 : 熟悉收文处理的工作程序操作步骤 : 1. 到收发室取回外单位发来的公文及邮件, 履行签收手续 2. 回到办公室启封, 注意邮件启封的权限, 不能拆开标有亲启保密等记号的邮件 ; 同时要仔细操作, 以免损坏里面的文件材料或邮戳等标记 3. 选择一种收文登记的方法将必须登记的文件材料登记造册 4. 按收文的内容要求, 将收文快速送达有关领导或主管部门传阅或承办 5. 按要求填写文件传阅单和文件处理单任务之二 : 参与本校团代会学代会会议文件的收集整理工作操作步骤 : 1. 明确需要收集的会议文件范围 2. 根据具体情况, 选择恰当的收集渠道和方法, 收齐应收的会议文件 3. 对收集到的会议文件进行系统整理编目归档 55