1 Zoho Projects 使 用 说 明 一 Zoho Projects 简 介 Zoho Projects 是 一 款 在 线 项 目 管 理 工 具, 提 供 综 合 的 项 目 管 理 解 决 方 案, 可 以 简 化 和 加 速 项 目 的 管 理 进 程 不 管 您 的 团 队 成 员 是 3 个 人 或 30 个 人, 您 都 可 以 保 持 所 有 成 员 工 作 在 同 一 个 页 面 上, 为 着 相 同 的 目 标 而 努 力 这 样 就 可 以 协 调 统 一 项 目 管 理 流 程, 以 节 省 时 间 资 金, 并 提 高 项 目 质 量 二 Zoho Projects 的 基 本 功 能 Zoho Projects 的 系 统 主 界 面 如 下 所 示 :
2 Zoho Projects 的 项 目 主 界 面 如 下 所 示 : Zoho Projects 在 线 项 目 管 理 工 具 的 基 本 功 能 介 绍 : 1 项 目 操 作 创 建 项 目 Zoho Projects 提 供 了 一 个 用 户 友 好 的 界 面, 通 过 它 您 可 以 快 速 创 建 项 目 门 户 所 有 者 管 理 员 和 经 理 有 权 限 创 建 项 目 以 及 分 配 用 户 角 色 登 录 Zoho Projects 之 后, 您 可 以 在 左 边 面 板 中 发 现 我 的 项 目 链 接 点 击 我 的 项 目 将 列 出 所 有 活 动 的 项 目 点 击 新 建 项 目 链 接 将 打 开 新 建 项 目 的 表 单, 如 下 所 示 :
3 1. 输 入 项 目 名 称 2. 您 还 可 以 从 已 有 的 模 板 中 选 择 一 个 项 目 模 板 3. 为 您 的 项 目 添 加 一 些 描 述 信 息 ( 如 果 需 要 的 话 ) 4. 为 项 目 选 择 所 有 者 5. 点 击 添 加 项 目 图 标 这 样 就 可 以 创 建 一 个 包 含 项 目 描 述 的 新 项 目
4 我 们 根 据 您 的 需 要 提 供 了 编 辑 删 除 排 序 归 档 和 取 消 归 档 项 目 的 操 作 门 户 所 有 者 管 理 员 和 经 理 有 权 限 编 辑 删 除 和 归 档 门 户 中 的 项 目 编 辑 / 删 除 / 归 档 项 目 在 主 页 中 点 击 活 动 的 项 目, 鼠 标 移 动 到 项 目 名 称 上, 显 示 一 个 包 含 选 项 的 菜 单, 在 这 里 可 以 选 择 编 辑 项 目 或 删 除 项 目 : 在 编 辑 项 目 的 页 面, 将 项 目 状 态 更 改 为 归 档, 则 项 目 将 被 列 出 在 归 档 项 目 页 面 中 :
5 项 目 重 新 排 序 要 重 新 排 序 项 目, 鼠 标 移 动 到 显 示 在 活 动 项 目 标 题 旁 边 的 重 新 排 序 图 标 : 将 重 定 向 到 重 新 排 序 项 目 页 面 拖 拽 项 目 以 重 新 排 序 并 点 击 保 存 项 目 顺 序 以 保 存 新 的 项 目 排 序 2 用 户 管 理 Zoho Projects 的 用 户 包 括 下 面 两 种 类 型 的 用 户 门 户 用 户 门 户 用 户 指 的 是 属 于 此 机 构 的 用 户, 他 们 负 责 执 行 这 个 机 构 的 项 目 可 以 首 先 将 用 户 加 入 到 机 构 门 户 中, 然 后 再 针 对 不 同 的 项 目 来 添 加 不 同 的 门 户 用 户 到 特 定 的 项 目 中 客 户 成 员 客 户 成 员 指 的 是 客 户 公 司 的 用 户 他 可 以 查 看 项 目 状 态 追 踪 项 目 进 展
6 3 项 目 追 踪 里 程 碑 里 程 碑 可 以 用 来 分 组 任 务 并 且 快 速 评 估 项 目 的 完 成 程 度 里 程 碑 可 以 帮 助 项 目 经 理 更 加 精 确 地 识 别 项 目 进 展 是 否 在 计 划 中 您 可 以 对 项 目 整 体 有 完 整 的 把 控, 了 解 什 么 人 在 做 什 么 事, 事 情 进 行 的 怎 么 样 等, 并 且 可 以 对 主 要 交 付 物 有 清 晰 的 掌 握 添 加 里 程 碑 打 开 任 务 & 里 程 碑 页 签, 从 子 菜 单 中 点 击 里 程 碑, 在 打 开 的 页 面 中 执 行 如 下 操 作 :
7 1. 点 击 显 示 在 右 上 角 的 新 建 里 程 碑 图 标 2. 选 择 开 始 日 期 和 结 束 日 期, 选 择 所 有 者 3. 根 据 您 的 需 要 选 择 里 程 碑 的 标 记 是 内 部 / 外 部 4. 点 击 添 加 里 程 碑 图 标, 为 您 的 项 目 创 建 一 个 新 的 里 程 碑 注 意 : 如 果 您 想 对 于 您 的 客 户 显 示 项 目 里 程 碑 的 话, 请 选 择 里 程 碑 标 记 为 外 部 任 务 和 任 务 列 表 任 务 指 的 是 在 一 个 定 义 的 时 间 周 期 内 需 要 完 成 的 活 动 当 您 的 所 有 项 目 成 员 都 工 作 在 一 个 集 中 的 平 台 时, 追 踪 任 务 的 进 展 是 一 件 很 容 易 的 事 情 您 可 以 监 控 任 务 的 状 态 分 配 任 务 给 成 员 发 送 邮 件 提 醒 和 追 踪 您 的 项 目 进 展
8 任 务 列 表 指 的 是 需 要 完 成 的 一 系 列 任 务 的 集 合 在 Zoho Projects 中, 一 组 任 务 组 成 了 任 务 列 表 添 加 任 务 列 表 点 击 任 务 & 里 程 碑 任 务, 点 击 右 上 角 的 新 建 任 务 列 表 按 钮, 输 入 任 务 列 表 名 称 以 及 相 关 的 里 程 碑, 即 可 添 加 任 务 列 表 添 加 任 务 在 创 建 完 成 任 务 列 表 之 后, 可 以 向 任 务 列 表 中 添 加 一 组 任 务, 按 照 如 下 步 骤 操 作 :
9 1. 点 击 右 上 角 的 添 加 任 务 链 接 2. 输 入 任 务 名 称, 选 择 任 务 列 表, 分 配 所 有 者, 指 定 您 任 务 的 开 始 日 期 和 结 束 日 期 3. 从 列 表 框 中 选 择 一 个 优 先 级 4. 选 择 是 否 提 醒 任 务 所 有 者 以 及 是 否 标 记 为 周 期 性 任 务 5. 点 击 添 加 任 务 按 钮 时 间 表 时 间 表 可 以 记 录 任 务 的 开 始 时 间 和 结 束 时 间, 或 者 只 记 录 任 务 的 持 续 时 间 它 可 能 包 含 完 成 一 个 项 目 或 计 划 所 涵 盖 的 详 细 的 任 务 分 解 这 些 信 息 可 能 被 用 在 工 资
10 单 客 户 结 算 方 面, 并 且 越 来 越 多 的 被 应 用 在 项 目 成 本 项 目 估 算 项 目 追 踪 和 项 目 管 理 等 方 面 记 录 每 日 时 间 项 点 击 显 示 在 时 间 表 页 签 的 日 志 时 间 按 钮, 将 打 开 记 录 日 志 时 间 项 表 单 : 从 日 历 中 选 择 所 需 要 的 日 期 ( 默 认 情 况 下 会 选 中 当 天 的 日 期 ) 输 入 您 的 任 务 或 从 已 有 的 任 务 模 板 中 选 择 一 个 任 务 为 您 的 任 务 输 入 小 时 数 或 设 置 开 始 & 结 束 时 间 为 您 的 任 务 选 择 支 付 状 态 ( 结 算 / 未 结 算 ) 点 击 添 加 日 志 时 间 按 钮
11 这 样 就 将 您 的 工 作 小 时 数 添 加 到 时 间 表 中 了 周 记 录 时 间 点 击 显 示 在 日 志 时 间 后 面 的 周 记 录 时 间 链 接 将 打 开 周 记 录 时 间 表 单 : 输 入 您 的 任 务 或 从 已 有 任 务 中 选 择 为 您 的 任 务 输 入 日 志 时 间 或 设 置 开 始 / 结 束 时 间 选 择 项 目 成 员 和 项 目 名 称 选 择 结 算 状 态 ( 结 算 / 未 结 算 ) 点 击 保 存 按 钮
12 这 样 就 可 以 在 时 间 表 中 记 录 您 一 周 的 工 作 时 间 4 项 目 协 作 和 资 料 管 理 论 坛 Zoho Projects 提 供 了 一 个 在 线 交 流 论 坛, 用 户 可 以 在 这 个 集 中 的 位 置 发 表 帖 子 讨 论 重 要 观 点 以 及 学 习 知 识 论 坛 不 同 于 邮 件 的 是 : 所 有 论 坛 中 的 发 帖 都 能 存 储 在 一 个 集 中 的 位 置 并 提 供 给 所 有 用 户 访 问 要 发 布 论 坛 帖 子, 请 执 行 下 面 操 作 : 1. 点 击 新 建 帖 子 图 标 2. 将 打 开 新 建 帖 子 的 表 单 3. 输 入 帖 子 主 题 添 加 帖 子 内 容 4. 选 择 一 个 论 坛 分 类 5. 附 加 一 个 文 件 ( 如 果 需 要 的 话 ) 6. 点 击 提 交 图 标
13 聊 天 Zoho Projects 通 过 内 嵌 的 聊 天 室 提 供 了 实 时 聊 天 和 协 作 的 功 能, 允 许 每 个 人 在 线 沟 通 并 快 速 制 定 决 策 您 可 以 创 建 聊 天 主 题 要 去 那 个 参 与 者 实 时 讨 论 并 保 存 所 有 的 聊 天 历 史 您 可 以 与 个 人 或 小 组 开 始 一 个 新 的 聊 天 主 题 要 添 加 聊 天 主 题, 请 执 行 如 下 操 作 : 点 击 新 建 主 题 链 接, 打 开 新 建 聊 天 主 题 页 面 输 入 新 的 聊 天 主 题 名 称 选 择 参 与 者 列 表 并 点 击 添 加 主 题
14 聊 天 室 中 如 果 用 户 的 状 态 显 示 为 绿 色 的 话, 表 示 此 用 户 在 线, 可 以 进 行 即 时 聊 天 如 果 用 户 状 态 显 示 为 灰 色 的 话, 则 表 示 用 户 离 线 另 外, 您 还 可 以 在 聊 天 室 的 底 部 看 到 此 聊 天 室 的 成 员 数 以 及 添 加 的 附 件 数 文 档 管 理
15 系 统 提 供 的 文 档 管 理 功 能 允 许 您 在 一 个 集 中 的 位 置 组 织 并 管 理 项 目 中 的 所 有 文 档, 可 以 与 项 目 团 队 成 员 共 享 文 档 通 过 Zoho Projects 管 理, 您 的 项 目 文 件 可 以 随 时 随 地 被 项 目 团 队 中 的 每 个 人 访 问 页 面 ( 知 识 库 ) Zoho Projects 通 过 提 供 一 系 列 广 泛 的 功 能, 可 以 作 为 您 公 司 的 内 部 网 络 平 台, 允 许 您 的 企 业 在 机 构 内 或 机 构 外 增 强 信 息 流, 从 而 提 高 业 务 的 生 产 率 只 要 有 联 网 的 浏 览 器, 就 可 以 让 您 的 项 目 团 队 和 企 业 灵 活 地 访 问 在 线 协 作 工 具
16 5 项 目 分 析 报 表 项 目 内 部 的 任 务 报 表 :
17 三 问 题 管 理 工 具 - Bug Tracker Zoho Projects 中 的 Bug Tracker 模 块 是 一 个 强 大 的 问 题 追 踪 工 具, 通 过 它 您 可 以 定 义 一 个 结 构 来 组 织 项 目 进 行 过 程 中 的 问 题 和 Bug, 并 追 踪 问 题 的 解 决 由 于 能 够 通 过 不 同 的 阶 段 来 清 晰 地 定 义 问 题 /bug 的 生 命 周 期, 使 得 项 目 成 员 认 识 到 解 决 问 题 的 动 机 和 意 义 通 过 严 重 等 级 分 类 等 生 成 的 视 图, 可 以 对 未 解 决 的 问 题 有 整 体 的 概 览 基 于 阶 段 定 义 问 题 的 生 命 周 期, 了 解 问 题 解 决 的 结 构, 反 过 来 也 可 以 定 义 通 过 访 问 解 决 方 案 历 史 对 每 个 问 题 的 评 论, 促 进 项 目 成 员 解 决 问 题 通 过 设 置 通 知 来 自 动 化 提 醒 和 通 知 成 员 以 快 速 解 决 问 题 通 过 精 确 了 解 哪 些 问 题 有 什 么 程 度 的 重 现, 以 提 高 项 目 成 员 生 产 力
18 四 项 目 设 置 个 性 化 您 的 门 户 以 匹 配 您 的 企 业 风 格 通 过 Zoho Projects, 您 可 以 添 加 logos 更 新 标 题 更 改 布 局 添 加 喜 欢 的 颜 色, 从 而 为 您 的 门 户 生 成 一 个 合 适 的 界 面 外 观 项 目 自 定 义 包 括 : 自 定 义 您 的 Logo 并 选 择 颜 色 方 案 以 匹 配 您 的 企 业 风 格 根 据 所 需 要 的 语 言 选 择 并 浏 览 您 的 项 目 页 面 根 据 您 的 需 求 选 择 所 在 区 域 的 时 区 以 定 位 您 的 项 目 根 据 您 的 个 人 信 息 来 个 性 化 您 的 项 目 简 档 上 传 您 喜 爱 的 图 片, 这 样 您 的 团 队 成 员 在 工 作 的 时 候 就 可 以 看 到 备 份 重 要 的 项 目 数 据 并 导 出 到 您 的 个 人 桌 面 上
19 个 人 设 置 包 括 下 面 这 些 内 容 个 人 简 档 : 昵 称 办 公 室 电 话 家 庭 电 话 手 机 号 语 言 设 置 更 改 头 像 修 改 密 码 更 改 主 题 模 式 和 样 式
20 六 邮 件 管 理 Zoho Projects 现 在 支 持 基 于 邮 箱 地 址 的 项 目 管 理 和 协 作 通 过 此 功 能, 您 可 以 通 过 发 送 邮 件 到 特 定 的 邮 箱 地 址 中, 实 现 为 任 务 关 联 文 档 发 布 评 论 到 论 坛 添 加 附 件 到 论 坛 提 交 Bug 添 加 Bug 评 论 以 及 为 Bug 添 加 附 件 的 操 作 下 面 这 些 操 作 可 以 通 过 发 送 电 子 邮 件 实 现 : 添 加 状 态 : < 门 户 名 >_ < 项 目 字 符 串 >@zohoprojects.com 添 加 任 务 : < 门 户 名 >_< 项 目 字 符 串 >@tasks.zohoprojects.com 添 加 Bug : < 门 户 名 >_< 项 目 字 符 串 >@bugs.zohoprojects.com 上 传 文 档 : < 门 户 名 >_< 项 目 字 符 串 >@documents.zohoprojects.com 添 加 论 坛 : < 门 户 名 >_< 项 目 字 符 串 >@forums.zohoprojects.com
21 七 移 动 应 用 通 过 Zoho Projects 的 移 动 版 应 用, 您 可 以 在 iphone 或 安 卓 手 机 内 随 时 随 地 访 问 项 目 的 最 新 活 动 流 通 过 移 动 应 用 可 以 实 现 的 功 能 有 : 访 问 您 的 所 有 任 务 创 建 / 编 辑 任 务 添 加 备 注 上 传 文 档 和 记 录 工 作 时 间 iphone 和 Android 的 配 置 要 求 : 1. 兼 容 iphone 的 操 作 系 统 是 :ios 5.0 及 以 上 2. 兼 容 安 卓 的 操 作 系 统 是 :Android 2.2 及 以 上 3. 需 要 itunes 或 Google Play Store 帐 号 来 下 载 iphone 或 安 卓 移 动 版 应 用 对 于 iphone 和 Android 移 动 版 本 的 用 户 角 色 以 及 访 问 权 限 : 移 动 版 本 功 能 门 户 所 有 者 管 理 员 经 理 雇 员 合 同 工 客 户 消 息 / 活 动 流 是 是 是 是 是 是 添 加 任 务 是 是 是 是 是 是 编 辑 / 删 除 任 务 是 是 是 是 是 是 任 务 备 注 是 是 是 是 是 是 上 传 文 档 是 是 是 是 是 是 提 交 Bug 是 是 是 是 是 是 发 表 帖 子 是 是 是 是 是 是 记 录 工 作 小 时 数 是 是 是 是 否 否 编 辑 / 删 除 工 作 小 时 数 是 是 是 是 否 否