大数据时代高校二级学院教学档案管理的一些思考

Advances in Social Sciences 社 会 科 学 前 沿, 2016, 5(1), 10-14 Published Online March 2016 in Hans. http://www.hanspub.org/journal/ass http://dx.doi.org/10.12677/ass.2016.51002 Some Thinking on the Teaching Archives Management of the Departments or Schools of Higher Institutions in the Era of Big Data Li Ge Comprehensive Archives Library, Huaiyin Normal University, Huaian Jiangsu Received: Feb. 12 th, 2016; accepted: Feb. 24 th, 2016; published: Mar. 2 nd, 2016 Copyright 2016 by author and Hans Publishers Inc. This work is licensed under the Creative Commons Attribution International License (CC BY). http://creativecommons.org/licenses/by/4.0/ Abstract With the rapid development of modern society, we are now facing the age of big data. This has brought a great influence to the teaching archives management of the departments or schools of higher institutions. In this paper, we analyzed the main problems of teaching archives management in the departments or schools of higher institutions, and presented some measures. Keywords The Era of Big Data, Departments or Schools of Higher Institutions, Teaching Archive Management 大 数 据 时 代 高 校 二 级 学 院 教 学 档 案 管 理 的 一 些 思 考 葛 鹂 淮 阴 师 范 学 院 综 合 档 案 室, 江 苏 淮 安 收 稿 日 期 :2016 年 2 月 12 日 ; 录 用 日 期 :2016 年 2 月 24 日 ; 发 布 日 期 :2016 年 3 月 2 日 文 章 引 用 : 葛 鹂. 大 数 据 时 代 高 校 二 级 学 院 教 学 档 案 管 理 的 一 些 思 考 [J]. 社 会 科 学 前 沿, 2016, 5(1): 10-14. http://dx.doi.org/10.12677/ass.2016.51002

摘 要 随 着 现 代 社 会 的 快 速 发 展, 我 们 正 处 在 一 个 大 数 据 时 代 这 给 高 校 二 级 学 院 教 学 档 案 管 理 带 来 了 很 大 的 影 响 本 文 目 的 是 指 出 目 前 二 级 院 系 教 学 档 案 工 作 存 在 的 一 些 问 题, 探 讨 改 进 的 举 措 关 键 词 大 数 据 时 代, 高 校 二 级 院 系, 教 学 档 案 管 理 1. 引 言 2011 年 5 月 全 球 著 名 咨 询 公 司 麦 肯 锡 发 布 的 大 数 据 : 创 新 竞 争 和 生 产 力 下 的 一 个 前 沿 领 域 报 告 中 首 次 提 出 了 大 数 据 的 概 念 大 数 据 有 四 个 主 要 特 征, 其 中 数 据 量 巨 大 与 数 据 类 型 多 样, 是 其 中 两 个 主 要 特 征 [1] 现 在 全 球 社 会 已 进 入 了 大 数 据 时 代, 高 校 档 案 工 作 是 信 息 资 源 管 理 的 一 种, 必 然 会 受 到 很 大 的 影 响 我 们 知 道 教 学 工 作 是 高 校 的 中 心 工 作, 教 学 档 案 是 围 绕 着 人 才 培 养 工 作 全 过 程 中 直 接 或 间 接 的 形 成 的 具 有 保 存 价 值 的 有 关 教 学 资 料, 它 以 纸 质 或 电 子 文 档 记 载 的 文 字 材 料 与 图 表, 录 音, 影 像 等 多 种 形 式 存 在 [2] 国 内 大 多 数 高 校 的 教 学 档 案 资 料 管 理 工 作 都 实 行 二 级 院 系 管 理, 常 规 的 二 级 学 院 ( 系 ) 教 学 档 案 收 集 的 类 别 和 范 围 主 要 有 教 学 文 件 学 籍 管 理 师 资 队 伍 课 程 建 设 教 材 建 设 教 学 评 价 实 验 教 学 学 生 管 理 等 很 多 内 容 [3] 近 年 来 高 校 教 学 档 案 信 息 的 数 量 在 大 量 增 加, 另 一 方 面, 档 案 信 息 种 类 也 在 不 断 增 多 目 前 不 少 高 校 二 级 院 系 在 教 学 档 案 管 理 上 依 旧 沿 用 过 去 的 做 法, 观 念 还 未 转 变, 这 将 会 严 重 制 约 教 学 档 案 资 料 的 作 用 的 发 挥, 不 能 适 应 大 数 据 时 代 对 档 案 工 作 的 要 求 有 鉴 于 此, 本 文 主 要 对 二 级 院 系 在 教 学 档 案 管 理 中 存 在 的 一 些 问 题, 如 何 改 进 等 做 一 些 思 考 2. 高 校 二 级 院 系 教 学 档 案 工 作 存 在 的 一 些 问 题 2.1. 档 案 管 理 力 量 不 强 高 校 二 级 院 系 一 般 设 有 资 料 室, 有 专 人 对 图 书 资 料 进 行 专 门 管 理 但 是 二 级 院 系 档 案 很 少 有 专 人 负 责 管 理, 往 往 不 太 重 视, 将 教 学 档 案 的 管 理 工 作 看 作 可 有 可 无 如 有 检 查, 则 临 时 抽 调 人 员 进 行 突 击 整 理, 应 付 了 事 [4] [5] 导 致 教 学 档 案 资 料 的 管 理 缺 乏 规 范 性 连 续 性 和 系 统 性 由 于 这 项 工 作 是 由 其 他 人 员 兼 任 或 是 临 时 抽 调 的 人 员 做 的, 没 有 进 行 有 关 教 学 档 案 管 理 方 面 的 培 训, 就 直 接 接 手 教 学 档 案 管 理 工 作, 故 教 学 档 案 的 管 理 工 作 无 法 做 好, 即 他 们 只 能 做 一 些 简 单 的 保 管 档 案 的 工 作, 无 法 使 教 学 档 案 立 卷 标 准 化 与 规 范 化, 更 谈 不 上 教 学 档 案 管 理 的 信 息 化 2.2. 档 案 信 息 化 程 度 不 高 虽 然 近 两 年 高 校 招 生 规 模 已 趋 稳 定, 但 由 于 前 十 多 年 高 校 的 大 规 模 扩 招, 目 前 高 校 的 在 校 生 数 量 和 专 业 数 与 十 多 年 前 相 比 不 可 同 日 而 语, 有 很 大 的 增 长 随 之 而 来 教 学 档 案 管 理 的 工 作 量 呈 现 大 量 增 长, 其 次 教 学 档 案 的 管 理 项 目 也 在 急 剧 扩 展 但 是 不 少 高 校 在 二 级 院 系 在 教 学 档 案 管 理 上 依 旧 沿 用 过 去 的 做 法, 采 用 的 是 手 工 的 纸 质 文 档 管 理 方 式 这 种 方 式 固 然 有 其 特 殊 的 作 用 和 重 要 性, 但 显 然 不 能 很 好 地 适 应 大 数 据 时 代 对 高 校 发 展 的 要 求 纸 质 文 档 不 仅 占 用 大 量 的 空 间 和 资 源, 而 且 对 保 存 环 境 也 有 较 高 的 要 求 [4] 同 时 面 对 海 量 的 教 学 资 料 信 息, 在 工 作 中 不 得 不 定 期 对 一 些 过 了 一 定 年 限 的 资 料 进 行 销 毁, 这 既 是 损 失 也 是 浪 费 11

2.3. 档 案 制 度 建 设 不 到 位 归 档 教 学 文 件 材 料 收 集 的 原 始 性, 完 整 性 和 准 确 性 等 方 面 不 能 得 到 保 证 [5] [6] 没 有 根 据 新 情 况 建 立 相 应 的 规 范, 缺 少 制 度 保 障, 造 成 了 一 定 程 度 的 管 理 混 乱 可 提 供 利 用 的 教 学 档 案 材 料 有 限, 主 要 以 纸 质 文 本 为 主, 档 案 的 数 字 化 与 信 息 化 的 程 度 不 高 另 外, 档 案 利 用 率 不 高, 主 要 是 学 生 查 档 较 多, 档 案 层 次 较 低, 主 要 是 应 付 各 种 教 学 检 查, 使 得 丰 富 的 教 学 档 案 资 源 没 有 转 化 为 有 用 的 信 息 资 源, 不 能 很 好 地 发 挥 教 学 档 案 资 料 在 深 化 教 改 提 高 教 学 质 量 等 方 面 的 作 用 3. 高 校 二 级 院 系 教 学 档 案 工 作 的 改 进 与 对 策 二 级 院 系 是 高 校 教 学 档 案 管 理 的 主 要 承 担 者, 主 要 是 由 其 教 学 档 案 管 理 的 全 面 性 实 践 性 功 能 性 等 特 点 所 决 定 的 全 面 性 是 指 它 反 映 了 历 年 来 学 校 与 二 级 院 系 的 各 类 教 学 文 件 和 规 章 制 度 ; 实 践 性 是 指 它 反 映 了 在 教 学 过 程 中 执 行 和 落 实 校 院 文 件 精 神 的 实 践 材 料 和 支 撑 材 料, 以 及 作 为 教 学 的 实 际 组 织 与 实 施 者 的 教 学 材 料 实 践 与 支 撑 材 料 ; 功 能 性 主 要 是 指 它 起 到 了 对 教 学 档 案 收 集 储 存 反 馈 传 递 信 息 等 的 作 用 教 学 档 案 的 收 集 整 理 归 档 扫 描 纸 质 存 放 与 电 子 文 档 存 储 是 一 个 系 统 化 工 程, 要 根 据 档 案 分 类 标 准 和 教 学 评 估 体 系 要 求, 进 行 科 学 合 理 地 分 类 与 归 档 管 理 [3] 在 大 数 据 背 景 下, 高 校 二 级 院 系 教 学 档 案 管 理 工 作 将 会 面 临 许 多 新 情 况 和 新 问 题, 这 需 要 我 们 勤 思 考, 多 谋 划, 来 做 好 这 项 工 作 3.1. 加 强 教 学 档 案 管 理 力 量 要 做 好 二 级 院 系 教 学 档 案 管 理 工 作, 人 是 第 一 位 的 从 事 教 学 档 案 工 作 需 要 具 备 较 强 的 责 任 感 和 严 谨 的 态 度 二 级 院 系 要 配 备 专 人 负 责 管 理 或 指 定 专 人 兼 职 管 理, 首 先 要 加 强 档 案 管 理 人 员 职 业 操 守 的 培 养 其 次 要 通 过 各 种 途 径 的 专 业 培 训 或 者 专 题 讲 座 来 进 一 步 提 高 档 案 管 理 人 员 的 业 务 素 质, 来 适 应 大 数 据 时 代 对 教 学 档 案 工 作 的 要 求 3.2. 增 强 教 学 档 案 信 息 管 理 能 力 档 案 管 理 传 统 方 式 基 本 上 是 靠 手 工 进 行 资 料 的 整 理 和 查 找, 效 率 低 且 易 出 错 大 数 据 时 代, 教 学 档 案 的 数 量 在 快 速 增 加 如 果 还 按 照 传 统 方 式 管 理, 工 作 量 就 会 越 来 越 大 其 对 策 是 二 级 院 系 教 学 档 案 应 努 力 实 现 存 量 档 案 数 字 化 主 要 通 过 扫 描 纸 质 档 案 照 片 档 案, 转 成 电 子 档 案 ; 通 过 对 实 物 档 案 数 码 拍 照, 转 化 为 数 字 资 源 有 了 上 面 建 设 的 基 础, 进 而 在 校 园 网 的 平 台 上 建 立 院 系 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统 这 样 做 的 优 点 是 一 方 面 减 少 了 纸 质 文 档 的 数 量, 另 一 方 面 是 如 果 有 些 纸 质 文 档 缺 失, 或 过 一 段 时 间 有 些 纸 质 文 档 被 销 毁 后 能 长 期 保 存 电 子 文 档, 使 得 信 息 的 完 整 性 得 以 保 证 更 重 要 的 是 在 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统 上 可 以 很 准 确 地 存 储 整 理 查 找 和 调 阅 所 需 的 资 料 和 数 据, 极 大 地 提 高 了 教 学 档 案 资 料 的 利 用 效 率 另 外, 许 多 相 关 信 息 可 由 教 师 直 接 在 网 络 上 提 交 至 系 统 中, 较 大 程 度 地 减 轻 了 管 理 人 员 的 录 入 工 作 量, 同 时 也 保 证 了 资 料 搜 集 的 及 时 性 与 信 息 的 准 确 性 [4] 在 大 数 据 背 景 下, 高 校 各 部 门 已 广 泛 地 应 用 了 办 公 自 动 化 等 管 理 软 件, 大 量 的 关 于 教 学 与 管 理 的 数 据 和 信 息 由 此 产 生, 这 些 信 息 大 部 分 具 有 不 同 程 度 的 价 值, 也 应 该 作 为 二 级 院 系 教 学 档 案 收 集 范 围 根 据 档 案 管 理 的 相 关 规 定, 要 严 格 定 义 档 案 的 开 放 标 准, 对 电 子 档 案 安 全 级 别 要 实 行 划 分, 并 根 据 不 同 的 级 别 和 权 限 进 行 访 问 控 制 在 确 保 信 息 安 全 的 前 提 下, 促 进 档 案 数 据 信 息 的 共 享 和 利 用 这 样 可 高 效 地 利 用 教 学 档 案 资 料, 充 分 提 高 教 学 档 案 的 管 理 水 平 和 效 率 3.3. 提 升 教 学 档 案 信 息 服 务 能 力 大 数 据 时 代, 要 充 分 认 识 到 档 案 教 学 管 理 与 教 育 教 学 改 革 互 动 的 重 要 性 通 过 教 学 档 案 信 息 管 理 系 12

统 对 教 师 提 供 全 面 综 合 性 的 教 学 档 案 信 息, 有 助 于 提 高 其 教 学 水 平, 增 强 其 教 学 改 革 的 能 力 例 如, 在 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统 中, 通 过 系 统 收 集 与 整 理, 对 教 师 提 供 关 于 国 内 外 高 校 教 学 改 革 动 态 相 关 教 学 理 论 和 方 法 又 如, 对 教 学 档 案 所 保 存 的 每 学 期 的 试 卷 和 试 卷 分 析, 通 过 数 据 进 行 分 析, 从 中 找 出 问 题 症 结 所 在, 这 样 教 师 就 可 以 有 的 放 矢, 及 时 改 进 教 学, 提 高 教 学 效 果 如 果 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统 做 的 好, 各 种 相 关 教 学 档 案 资 料 齐 全 丰 富, 那 么 可 以 从 系 统 中 生 成 一 个 教 师 的 教 学 档 案, 系 统 收 集 该 教 师 的 教 学 信 息, 从 其 教 学 理 念 和 教 学 目 标 的 表 述 教 案 教 学 计 划 编 制 的 测 试 卷, 以 及 对 学 生 成 绩 的 评 定 准 则 等, 通 过 对 教 学 的 多 角 度 多 层 次 的 反 映, 深 层 次 地 判 断 教 学 的 优 点 与 不 足 其 目 的 是 提 高 教 师 的 教 学 水 平 刚 走 上 讲 台 的 青 年 教 师, 没 有 什 么 教 学 经 验, 最 直 接 和 可 行 的 学 习 方 式 就 是 通 过 教 学 档 案 的 参 考 学 习, 借 鉴 已 有 的 较 好 的 教 学 模 式 教 学 方 法 和 经 验, 使 之 尽 快 地 熟 悉 与 适 应 教 学 工 作 进 一 步 地, 通 过 参 考 大 量 的 教 学 档 案, 结 合 具 体 的 教 学 情 况, 不 断 地 改 进 教 学 方 法, 提 高 教 学 水 平 另 外, 教 学 评 估 体 系 的 各 项 指 标 都 要 依 据 教 学 档 案 中 的 相 关 材 料 作 为 依 据, 根 据 教 学 档 案 的 实 际 情 况 进 行 评 分 判 定 的 [7] 故 要 求 我 们 教 师 平 时 要 重 视 教 学 档 案 的 编 写, 如 果 是 电 子 文 档, 直 接 由 教 师 上 传 到 系 统 同 时 管 理 人 员 要 及 时 收 集, 整 理 和 扫 描 纸 质 教 学 档 案 并 上 传 到 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统 大 部 分 地 方 高 校 今 后 的 发 展 方 向 是 加 强 应 用 性 专 业 与 学 科 的 建 设, 强 化 服 务 地 方 的 能 力 故 实 践 教 学 的 教 学 组 织 及 其 档 案 管 理, 将 是 地 方 高 校 二 级 院 系 教 学 与 管 理 工 作 的 一 个 重 点 要 高 度 重 视 实 践 教 学 的 各 种 第 一 手 文 件 资 料 的 收 集 汇 总 鉴 定 整 理 立 卷 保 管 工 作 同 时 通 过 扫 描 转 成 电 子 档 案, 及 时 上 传 到 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统 例 如, 顶 岗 实 习 从 开 始 的 外 联 到 实 习 结 束, 往 往 需 要 很 长 的 时 间, 如 果 不 掌 握 顶 岗 实 习 的 运 行 规 律, 没 有 跟 踪 收 集 文 件 资 料, 许 多 有 价 值 的 教 学 档 案 资 料 很 容 易 散 失 3.4. 充 分 发 挥 教 学 档 案 的 价 值 大 数 据 时 代 怎 样 才 能 充 分 利 用 和 发 挥 教 学 档 案 的 价 值 是 一 个 值 得 探 讨 的 问 题 教 学 档 案 中 既 有 教 师 的 业 务 档 案, 也 有 学 生 档 案 教 师 业 务 档 案 记 录 了 教 师 的 教 学 科 研 获 奖 以 及 其 它 一 些 社 会 活 动 情 况, 一 定 程 度 上 反 映 了 教 师 的 教 学 能 力 和 教 学 态 度 [5] 教 师 业 务 档 案 提 供 了 一 个 视 角 来 了 解 一 名 教 师 的 教 学 态 度 教 学 能 力 学 术 能 力, 也 能 较 客 观 地 反 映 教 师 的 教 学 实 际 情 况 这 样 就 能 比 较 客 观 地 对 一 名 教 师 进 行 教 学 评 估 教 学 档 案 能 客 观 地 反 映 教 师 的 成 果, 其 对 教 师 从 精 神 上 到 物 质 上 具 有 激 励 的 作 用 被 保 存 在 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统 中 教 师 的 教 学 方 法 和 经 验, 通 过 上 网 进 入 系 统 可 以 很 方 便 地 被 其 他 教 师 用 作 参 考 与 借 鉴, 从 心 理 学 的 角 度 讲 它 对 教 师 来 说 有 一 种 成 就 感 与 满 足 感 这 对 教 师 的 教 学 工 作 能 起 到 正 向 的 激 励 作 用 从 入 学 开 始 的 录 取 名 册 学 籍, 到 大 学 四 年 整 个 学 习 过 程, 学 生 档 案 记 录 了 大 量 学 生 在 校 的 材 料, 是 教 务 管 理 工 作 中 日 渐 形 成 的 原 始 性 资 料 学 生 在 毕 业 时 进 入 工 作 单 位 或 升 学 时, 都 需 要 附 带 出 示 学 历 证 明 和 在 校 期 间 各 科 成 绩 情 况, 参 加 学 科 竞 赛 技 能 大 赛 等 奖 情 况, 具 有 最 真 实 的 凭 证 通 过 搜 索 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统 的 历 届 毕 业 论 文 资 料, 一 方 面 可 以 避 免 论 文 选 题 重 复 陈 旧, 另 一 方 面 以 优 秀 毕 业 论 文 为 示 范, 克 服 与 纠 正 毕 业 论 文 中 存 在 的 论 证 乏 力, 论 据 不 足, 结 构 零 乱, 逻 辑 混 乱, 创 新 不 足 等 问 题, 更 要 杜 绝 拼 凑 剽 窃 等 学 术 不 端 现 象 通 过 指 导 本 科 生 毕 业 论 文, 促 使 教 师 在 教 学 中 重 视 能 力 培 养 和 思 维 训 练, 而 不 是 在 教 学 中 只 注 重 知 识 的 记 忆 和 复 制, 从 而 导 致 所 培 养 的 学 生 创 新 意 识 较 弱 和 总 体 能 力 不 强 通 过 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统, 还 可 以 再 开 发 利 用 教 学 档 案, 让 教 学 档 案 发 挥 更 好 的 作 用 例 如, 将 教 学 档 案 中 的 优 秀 教 学 研 究 成 果 优 秀 教 案 优 秀 课 件 专 业 课 程 试 题 库 试 卷 库 等, 制 作 成 相 应 的 数 据 库 系 统, 在 校 园 网 内 实 行 资 源 共 享, 让 广 大 师 生 都 能 下 载 学 习, 从 而 有 效 地 提 高 教 与 学 的 水 平 13

3.5. 加 强 教 学 档 案 制 度 建 设 要 做 好 二 级 院 系 教 学 档 案 管 理 工 作, 必 须 要 加 强 制 度 建 设 根 据 国 家 档 案 法 规 和 学 校 关 于 档 案 管 理 的 有 关 规 定, 二 级 院 系 要 制 定 相 应 的 规 章 制 度, 使 教 学 档 案 资 料 的 管 理 规 范 化 科 学 化 对 教 学 资 料 的 搜 集 整 理 保 存 电 子 文 档 的 上 传 教 学 档 案 信 息 管 理 系 统 的 维 护 等 各 个 环 节 建 立 相 应 的 制 度, 明 确 责 任, 使 管 理 工 作 有 章 可 循 另 外, 在 大 数 据 时 代 背 景 下, 二 级 院 系 教 学 档 案 工 作 要 加 强 信 息 安 全 管 理, 构 建 信 息 安 全 保 障 体 系 通 过 这 些 档 案 制 度 建 设, 就 能 确 保 教 学 档 案 资 料 管 理 的 连 续 性 完 整 性 准 确 性 和 有 序 性 参 考 文 献 (References) [1] 侯 英 杰. 大 数 据 背 景 下 高 校 档 案 工 作 发 展 思 路 探 析 [J]. 城 建 档 案, 2015(6): 76-78. [2] 王 若 梅. 浅 谈 二 级 学 院 ( 系 ) 教 学 档 案 的 收 集 与 科 学 管 理 [J]. 陕 西 师 范 大 学 学 报 ( 哲 学 社 会 科 学 版 ), 2007(S1): 204-207. [3] 冯 伟 文. 高 校 二 级 教 学 单 位 教 学 档 案 规 范 化 管 理 与 科 学 利 用 [J]. 潍 坊 工 程 职 业 学 院 学 报, 2014, 27(6): 21-24. [4] 刘 信 香. 关 于 加 强 高 校 二 级 院 系 教 学 档 案 管 理 工 作 的 思 考 [J]. 黑 河 学 刊, 2012(7): 169-170. [5] 李 文 荣, 李 永 忠, 赵 海 波, 陈 霞. 云 南 农 业 大 学 二 级 学 院 教 学 档 案 管 理 存 在 问 题 及 对 策 [J]. 云 南 农 业 大 学 学 报, 2011, 5(3): 69-72. [6] 张 海 庆. 高 校 二 级 学 院 教 学 档 案 管 理 现 状 与 对 策 [J]. 中 小 企 业 管 理 与 科 技, 2009(5): 140. [7] 范 丽 娜, 刘 腾. 高 校 教 学 档 案 的 价 值 与 优 化 对 策 分 析 [J]. 南 方 论 刊, 2014(1): 104-106. 14