防 貪 錦 囊 人 事 管 理 防 止 貪 污 處 Corruption Prevention Department
引 言 人 力 資 源 是 每 間 機 構 或 公 司 的 重 要 資 產, 良 好 的 人 事 管 理 不 但 有 助 管 理 及 培 養 機 構 或 公 司 內 的 員 工, 更 可 防 止 一 些 削 弱 機 構 或 公 司 有 效 運 作 的 貪 污 舞 弊 行 為 本 防 貪 錦 囊 旨 在 就 員 工 招 聘 監 管 及 晉 升 工 作 表 現 評 核 聘 用 臨 時 員 工 處 理 職 員 投 訴 等 人 事 管 理 事 宜, 向 各 機 構 及 公 司 提 供 簡 便 實 用 指 引 與 防 貪 措 施 本 防 貪 錦 囊 的 使 用 者 可 因 應 機 構 的 組 織 可 用 資 源 工 作 需 要 及 所 面 對 的 風 險, 適 當 地 採 用 建 議 的 各 項 防 貪 措 施 廉 政 公 署 防 止 貪 污 處 的 私 營 機 構 顧 問 組 會 應 私 營 機 構 的 要 求, 提 供 免 費 保 密 並 切 合 個 別 機 構 需 要 的 防 貪 顧 問 服 務 該 組 亦 會 就 如 何 實 施 本 防 貪 錦 囊 內 的 防 貪 建 議 提 供 意 見 如 需 更 多 資 料, 請 以 下 列 方 法 與 該 組 聯 絡 : 電 話 : 2526 6363 傳 真 : 2522 0505 電 郵 : asg@cpd.icac.org.hk
如 何 使 用 本 防 貪 錦 囊 為 提 供 簡 便 快 捷 的 參 照, 本 防 貪 錦 囊 運 用 以 下 標 記, 方 便 使 用 者 找 出 所 需 資 料 : 參 考 指 引 標 準 的 紀 律 守 則 程 序 指 引 或 工 作 手 冊 以 便 參 考 表 格 範 本 範 本 以 供 採 用 ( 如 適 用 ) 法 例 節 錄 相 關 法 例 指 針 交 互 參 照 本 防 貪 錦 囊 內 的 其 他 章 節
目 錄 頁 數 第 一 部 人 事 管 理 1.1 主 要 程 序 1 第 二 部 建 議 工 作 常 規 2.1 政 策 與 指 引 2 2.2 員 工 招 聘 3 2.3 薪 酬 福 利 7 2.4 員 工 監 督 8 2.5 工 作 表 現 評 核 11 2.6 職 員 晉 升 12 2.7 紀 律 處 分 13 2.8 處 理 職 員 投 訴 13 附 錄 一 紀 律 守 則 範 本 15 附 件 一 防 止 賄 賂 條 例 節 錄 附 件 二 接 受 禮 物 申 報 表 附 件 三 利 益 衝 突 申 報 書 二 面 試 評 審 表 格 範 本 25 三 工 作 表 現 評 核 表 格 範 本 26 四 值 勤 記 錄 範 本 29 五 逾 時 工 作 申 請 表 範 本 30 六 逾 時 工 作 記 錄 範 本 31 七 申 領 逾 時 工 作 補 薪 表 格 範 本 32
第 一 部 人 事 管 理 1.1 主 要 程 序 以 下 是 有 關 人 事 管 理 的 主 要 程 序, 每 項 程 序 所 建 議 的 防 貪 措 施 均 詳 載 於 本 錦 囊 的 相 關 章 節 內 政 策 與 指 引 ( 2.1) 空 缺 / 新 增 職 位 臨 時 職 位 員 工 招 聘 ( 2.2) 薪 酬 福 利 ( 2.3) 職 員 行 為 失 當 員 工 監 督 ( 2.4) 職 員 投 訴 紀 律 處 分 ( 2.7) 工 作 表 現 評 核 ( 2.5) 處 理 職 員 投 訴 ( 2.8) 內 部 晉 升 空 缺 職 員 晉 升 ( 2.6) 1
第 二 部 建 議 工 作 常 規 2.1 政 策 與 指 引 2.1.1 一 般 人 事 管 理 指 引 管 理 層 訂 定 人 事 管 理 指 引, 並 通 知 所 有 員 工 有 關 的 政 策, 例 如 : 員 工 招 聘 晉 升 及 職 位 調 派 政 策 ; 薪 酬 福 利, 包 括 各 級 職 員 或 職 位 的 薪 級 附 帶 福 利 佣 金 花 紅 或 約 滿 酬 金 ; 職 責 說 明 工 時 及 其 他 工 作 要 求, 例 如 輪 班 當 值 逾 時 工 作 安 排 ; 批 核 逾 時 工 作 及 工 資 的 負 責 人 員 ; 工 作 表 現 評 核 制 度 ; 紀 律 處 分 制 度, 例 如 會 採 取 的 制 裁 行 動 ( 警 告 及 解 僱 ) 及 負 責 批 核 人 員 的 職 級 ; 及 處 理 職 員 投 訴 的 機 制 2.1.2 紀 律 守 則 管 理 層 / 人 事 部 在 員 工 紀 律 守 則 或 工 作 手 冊 內, 訂 定 職 員 在 執 行 職 務 時 須 遵 守 的 道 德 標 準 及 行 為 ( 附 錄 一 ) 紀 律 守 則 須 包 括 : 機 構 或 公 司 的 核 心 價 值 使 命 宣 言 及 反 對 貪 污 舞 弊 行 為 的 立 場 規 管 索 取 及 收 受 由 客 戶 提 供 的 利 益 及 款 待 的 政 策, 其 內 容 可 參 照 防 止 賄 賂 條 例 ( 附 錄 一 的 附 件 一 ), 及 處 理 獲 贈 利 益 的 程 序 2
第 二 部 建 議 工 作 常 規 匯 報 已 收 受 的 饋 贈 ( 附 錄 一 的 附 件 二 ) 申 報 及 處 理 利 益 衝 突 的 指 引 ( 附 錄 一 的 附 件 三 ) 職 員 從 事 外 間 工 作 或 兼 職 的 政 策 及 批 核 程 序 ( 如 適 用 ) 保 護 及 使 用 機 密 或 專 有 資 料 的 規 則 使 用 機 構 或 公 司 汽 車 電 腦 等 資 源 的 規 則, 以 及 其 棄 置 方 式 清 楚 闡 釋 若 員 工 違 反 守 則 或 工 作 手 冊 內 的 規 定 時 將 會 面 對 的 紀 律 處 分 2.2 員 工 招 聘 2.2.1 入 職 要 求 人 事 部 清 楚 訂 明 職 位 的 基 本 入 職 要 求, 如 學 歷 專 業 資 格 相 關 工 作 經 驗 才 能 特 別 技 能 等, 並 由 管 理 層 批 核 2.2.2 招 聘 廣 告 人 事 部 在 報 章 及 機 構 / 公 司 網 站 刊 登 招 聘 廣 告, 以 增 加 透 明 度 於 招 聘 廣 告 中 清 楚 列 明 職 責 入 職 要 求 及 其 他 重 要 資 料, 如 截 止 申 請 日 期 是 否 設 有 筆 試 通 訊 及 電 郵 地 址 查 詢 電 話 號 碼 ( 如 適 用 ) 3
第 二 部 建 議 工 作 常 規 2.2.3 收 集 職 位 申 請 書 人 事 部 記 錄 所 有 接 獲 的 職 位 申 請 書, 或 將 蓋 上 收 件 日 期 的 職 位 申 請 書 妥 善 存 檔, 以 防 遭 人 篡 改 若 接 受 遲 交 的 職 位 申 請 書, 必 須 獲 指 定 人 員 ( 例 如 高 層 管 理 人 員 ) 批 准, 並 須 列 明 理 由 規 定 所 有 參 與 甄 選 工 作 的 職 員 申 報 任 何 潛 在 或 實 際 的 利 益 衝 突 ; 如 職 員 已 申 報 有 利 益 衝 突 ( 例 如 應 徵 者 為 該 名 職 員 的 親 戚 或 私 交 友 好 ), 則 不 應 參 與 有 關 甄 選 工 作 ( 附 錄 一 的 附 件 三 ) 2.2.4 安 排 筆 試 ( 如 適 用 ) 人 事 部 按 情 況 需 要 安 排 筆 試, 並 擬 定 一 份 備 有 標 準 答 案 及 評 分 方 法 的 試 卷 ( 如 有 需 要 可 徵 詢 要 求 有 關 招 聘 的 部 門 的 意 見 ), 供 管 理 層 批 核 確 保 試 卷 在 考 試 前 獲 妥 善 保 存, 以 防 內 容 外 洩 安 排 監 考 員 監 督 考 試 過 程, 並 在 考 試 完 畢 後 收 回 試 卷 及 答 題 卷 指 派 能 勝 任 的 職 員 根 據 標 準 答 案 批 改 答 題 卷 記 錄 每 一 位 應 徵 者 考 獲 的 分 數, 作 進 一 步 篩 選 2.2.5 篩 選 應 徵 者 人 事 部 審 查 所 有 申 請 書, 確 保 應 徵 者 均 符 合 入 職 要 求 保 留 落 選 的 申 請 書, 以 供 覆 檢 或 審 核 4
第 二 部 建 議 工 作 常 規 如 符 合 入 職 要 求 的 應 徵 者 人 數 眾 多, 便 須 按 照 預 先 釐 定 的 準 則, 例 如 相 關 工 作 經 驗 教 育 程 度 筆 試 成 績 等, 篩 選 應 徵 者 參 加 面 試 指 派 沒 有 參 與 招 聘 程 序 的 職 員 覆 檢 所 有 接 獲 的 申 請 書 ( 如 接 獲 大 量 申 請 書, 可 進 行 抽 檢 ), 確 保 只 有 符 合 預 先 釐 定 準 則 的 應 徵 者 才 可 獲 篩 選 2.2.6 甄 選 應 徵 者 管 理 層 成 立 甄 選 委 員 會, 成 員 應 包 括 有 關 招 聘 部 門 人 事 部 或 人 力 資 源 部 的 代 表, 及 一 位 來 自 另 一 個 部 門 的 獨 立 人 員, 負 責 對 初 步 選 出 的 應 徵 者 進 行 面 試 人 事 部 制 定 評 核 表 格, 詳 列 評 核 要 項 及 相 關 分 數 或 比 重, 以 及 要 求 每 位 甄 選 委 員 會 成 員 獨 立 評 分 ( 附 錄 二 ) 在 面 試 後 將 每 名 應 徵 者 的 總 得 分 及 甄 選 委 員 會 成 員 的 評 語 記 錄 在 評 核 表 格 上 按 評 分 列 出 應 徵 者 的 排 名 次 序 如 前 列 者 不 接 受 聘 用, 應 順 序 向 名 單 上 的 其 他 應 徵 者 發 出 聘 書, 以 保 公 平 向 管 理 層 作 出 聘 用 推 薦, 以 供 批 核 ; 若 得 分 最 高 者 未 獲 推 薦, 應 提 供 充 分 理 據 如 有 需 要, 安 排 管 理 層 進 行 第 二 次 面 試 5
第 二 部 建 議 工 作 常 規 2.2.7 批 核 及 聘 用 管 理 層 甄 選 委 員 會 所 作 出 的 推 薦 應 由 一 名 指 定 的 高 層 人 員 批 核, 並 須 將 有 關 決 定 妥 為 記 錄 如 委 員 會 的 建 議 不 獲 採 納, 更 應 註 明 理 由 人 事 部 發 出 聘 書 前 應 先 核 實 獲 選 者 的 學 歷 和 工 作 經 驗 聘 書 應 清 楚 訂 明 薪 酬 福 利 等 聘 用 條 款 在 僱 傭 合 約 內 清 楚 訂 明 涉 及 貪 污 舞 弊 行 為 時 須 負 上 的 責 任 及 罰 則 ( 例 如 終 止 僱 用 ) 記 錄 所 有 拒 絕 接 受 聘 用 的 個 案, 並 確 保 隨 後 的 聘 書 均 按 應 徵 者 的 排 名 次 序 發 出 2.2.8 聘 用 臨 時 員 工 人 事 部 / 提 出 聘 用 要 求 的 部 門 在 尋 求 管 理 層 批 准 前, 須 按 實 際 工 作 需 要 及 指 標, 預 算 所 需 臨 時 員 工 的 數 目 及 時 段 管 理 層 委 派 一 名 高 級 人 員 批 核 有 關 聘 用 臨 時 員 工 的 申 請 在 批 准 聘 用 臨 時 員 工 時, 決 定 及 批 核 其 薪 級 監 察 臨 時 員 工 的 數 目, 確 保 人 手 不 會 過 多 ; 如 員 工 數 目 不 合 理 地 增 加, 便 須 作 出 檢 討 6
第 二 部 建 議 工 作 常 規 人 事 部 確 保 聘 用 臨 時 員 工 的 需 求 是 基 於 實 際 運 作 需 要 及 工 作 量 的 趨 勢 依 循 正 常 招 聘 程 序 聘 用 臨 時 員 工 若 對 臨 時 員 工 有 持 續 需 求, 可 透 過 正 常 招 聘 程 序, 甄 選 一 批 合 適 的 臨 時 員 工, 供 日 後 聘 用 按 臨 時 員 工 的 工 作 表 現 及 其 備 用 時 間, 以 輪 流 分 配 等 公 平 方 式 分 配 工 作 規 定 監 督 人 員 必 須 對 經 常 獲 分 配 工 作 的 臨 時 員 工 的 工 作 表 現 進 行 評 核, 或 匯 報 任 何 欠 佳 的 工 作 表 現 ( 附 錄 三 ) 保 留 工 作 表 現 評 核 報 告 或 表 現 欠 佳 記 錄, 以 便 聘 用 應 徵 者 前 可 檢 查 有 關 記 錄 妥 善 保 存 所 有 臨 時 員 工 的 聘 用 及 支 薪 記 錄 2.3 薪 酬 福 利 管 理 層 訂 定 每 個 職 級 或 職 位 的 薪 級 及 附 帶 福 利 按 照 個 別 受 聘 者 的 資 歷 工 作 經 驗 專 長 及 市 場 薪 金, 訂 立 決 定 受 聘 者 的 薪 酬 福 利 的 準 則 及 批 核 人 員 的 職 級 若 有 別 於 一 般 薪 酬 福 利 條 件, 人 事 部 在 發 出 聘 書 時, 應 向 高 層 管 理 人 員 申 請 批 准 7
第 二 部 建 議 工 作 常 規 訂 明 調 整 薪 酬 及 非 標 準 款 項 ( 例 如 表 現 花 紅 或 銷 售 佣 金 ) 的 準 則 及 計 算 方 式 任 何 薪 酬 福 利 非 標 準 款 項 如 有 修 訂, 必 須 先 獲 高 層 管 理 人 員 批 准 2.4 員 工 監 督 2.4.1 監 督 員 工 值 勤 情 況 管 理 層 設 立 記 錄 員 工 值 勤 情 況 的 系 統, 例 如 值 勤 記 錄 冊 打 卡 鐘 電 子 進 出 監 控 卡 系 統 不 同 級 別 的 督 導 人 員 應 不 時 突 擊 檢 查 員 工 的 實 際 值 勤 情 況 如 資 源 許 可, 應 委 派 不 同 職 員 保 存 值 勤 記 錄 及 處 理 職 員 支 薪 事 宜, 以 加 強 監 察 與 制 衡 員 工 在 值 勤 記 錄 冊 上 或 透 過 電 子 值 勤 記 錄 系 統 簽 到 / 登 記 下 班 時 間 ( 附 錄 四 ) 不 得 代 同 事 簽 到 / 登 記 下 班 時 間, 因 此 舉 等 同 捏 造 記 錄 督 導 人 員 查 核 每 日 的 值 勤 記 錄 冊 打 鐘 卡 或 電 腦 值 勤 記 錄 如 使 用 值 勤 記 錄 冊 : 報 到 時 間 過 後, 應 在 最 後 一 個 簽 到 記 錄 之 下 劃 上 紅 線, 以 防 有 人 虛 報 簽 到 時 間 ; 將 值 勤 記 錄 冊 鎖 存, 以 防 被 篡 改 及 在 未 經 授 權 下 被 修 改 8
第 二 部 建 議 工 作 常 規 擬 備 特 別 報 告, 記 錄 遲 到 或 缺 勤 等 違 規 情 況, 讓 管 理 層 審 閱 及 跟 進 2.4.2 外 勤 員 工 的 監 察 管 理 層 如 資 源 許 可, 可 採 用 全 球 定 位 儀 系 統 等 電 子 追 踪 設 施 監 察 外 勤 員 工 的 工 作 情 況, 此 措 施 對 具 有 龐 大 流 動 工 作 隊 伍 的 機 構 尤 為 重 要 督 導 人 員 定 期 更 新 外 勤 員 工 的 工 作 行 程 表, 以 便 監 察 執 勤 情 況 不 時 進 行 突 擊 檢 查, 並 記 錄 檢 查 結 果 2.4.3 逾 時 工 作 政 策 管 理 層 制 訂 逾 時 工 作 政 策, 並 知 會 所 有 員 工 政 策 須 包 括 : 每 名 員 工 在 一 個 星 期 或 一 個 月 內 的 最 高 逾 時 工 作 時 數 ; 補 償 方 法 ( 例 如 逾 時 工 作 津 貼 額 或 以 補 假 作 償 ); 及 負 責 建 議 及 批 核 進 行 逾 時 工 作 的 人 員 的 職 級 設 立 公 平 及 客 觀 的 逾 時 工 作 編 配 機 制, 包 括 編 配 準 則 及 方 法 ( 例 如 以 輪 流 方 式 ) 採 用 劃 一 的 逾 時 工 作 申 請 及 批 核 表 格 ( 附 錄 五 ) 設 立 制 度 以 妥 善 記 錄 每 名 員 工 的 逾 時 工 作 時 數 ( 例 如 使 用 記 錄 冊 或 打 卡 鐘 ) 訂 定 不 同 工 種 的 產 量 指 標, 以 評 定 工 作 量 及 是 否 需 要 逾 時 工 作 9
第 二 部 建 議 工 作 常 規 2.4.4 逾 時 工 作 的 申 請 與 編 配 員 工 進 行 逾 時 工 作 前 須 事 先 取 得 批 核 人 員 的 批 准, 並 須 詳 列 所 需 工 作 時 數 及 理 據 ( 例 如 為 應 付 緊 急 或 大 量 工 作 ) 如 在 緊 急 情 況 下 進 行 逾 時 工 作, 則 須 盡 快 在 事 後 取 得 批 准 備 存 逾 時 工 作 記 錄, 列 明 日 期 時 間 及 工 作 時 數 ( 附 錄 六 ) 督 導 人 員 根 據 既 定 指 標 ( 如 適 用 ) 衡 量 是 否 需 要 進 行 所 申 請 的 逾 時 工 作 ( 2.4.3) 按 既 定 政 策 及 方 法 ( 如 以 輪 流 方 式 ) 2.4.3), 將 逾 時 工 作 公 平 分 配 予 各 員 工 ( 例 撰 備 逾 時 工 作 摘 要 報 告, 供 管 理 層 審 閱 管 理 層 定 期 檢 討 逾 時 工 作 的 編 配, 確 保 公 平 公 正 2.4.5 逾 時 工 作 的 監 督 與 管 控 督 導 人 員 委 派 一 名 隊 長 或 管 工 負 責 監 督 逾 時 工 作 的 進 度 進 行 突 擊 巡 查, 以 檢 查 是 否 確 有 進 行 逾 時 工 作, 並 向 管 理 層 匯 報 任 何 違 規 事 件 10
第 二 部 建 議 工 作 常 規 管 理 層 定 期 將 逾 時 工 作 開 支 與 生 產 量 及 指 標 ( 2.4.3) 互 相 核 對, 以 確 保 逾 時 工 作 是 在 有 實 際 需 要 的 情 況 下 進 行 2.4.6 逾 時 工 作 的 核 證 與 補 償 員 工 填 妥 申 領 逾 時 工 作 補 薪 表 格, 列 明 已 完 成 的 逾 時 工 作 詳 情 ( 例 如 工 時 )( 附 錄 七 ) 督 導 人 員 將 申 領 表 格 與 逾 時 工 作 或 值 勤 記 錄 和 實 地 視 察 記 錄 互 相 核 對, 並 在 申 領 表 格 上 證 明 員 工 已 適 當 地 進 行 有 關 的 逾 時 工 作 確 保 逾 時 工 作 已 獲 得 正 式 批 准, 而 申 領 逾 時 工 作 補 薪 的 申 請 亦 已 獲 得 有 關 的 督 導 人 員 簽 批 會 計 部 處 理 申 請 發 放 逾 時 工 作 津 貼 時 須 核 實 有 關 工 作 已 獲 得 批 准, 及 已 核 對 逾 時 工 作 或 值 勤 記 錄 2.5 工 作 表 現 評 核 管 理 層 預 先 訂 定 各 職 級 或 職 位 的 關 鍵 才 能 及 工 作 表 現 評 核 準 則, 並 知 會 所 有 員 工 有 關 準 則 人 事 部 分 別 為 各 職 級 或 職 位 制 定 標 準 評 核 表 格, 列 明 需 要 評 核 的 各 項 關 鍵 才 能 11
第 二 部 建 議 工 作 常 規 清 晰 界 定 受 評 人 評 核 人 員 加 簽 人 員 及 覆 核 人 員 的 職 責, 並 在 評 核 期 開 始 時 指 派 適 當 人 員 擔 任 以 上 各 項 不 同 職 務 倘 若 同 一 職 級 內 有 許 多 員 工 和 牽 涉 不 同 的 督 導 人 員, 應 成 立 覆 核 委 員 會 來 調 整 同 一 職 級 人 員 的 表 現 評 級 設 立 渠 道 接 受 及 處 理 受 評 人 的 覆 核 上 訴 督 導 人 員 使 用 劃 一 的 表 現 評 核 表 格, 記 錄 對 受 評 人 工 作 表 現 的 所 有 評 語 ( 附 錄 三 ) 容 許 受 評 人 閱 讀 及 確 認 評 核 報 告 上 的 評 語, 並 確 保 管 理 層 跟 進 受 評 人 所 作 出 的 回 應 2.6 職 員 晉 升 管 理 層 制 訂 晉 升 資 格 的 準 則, 並 向 所 有 職 員 公 布 向 有 關 職 員 公 布 進 行 晉 升 遴 選 的 時 間 表 委 任 一 個 晉 升 委 員 會, 根 據 預 設 準 則 評 核 合 資 格 的 員 工, 及 參 考 其 過 去 一 段 時 間 ( 例 如 三 至 四 年 ) 的 工 作 表 現 評 核 報 告 如 需 進 行 晉 升 面 試, 應 制 訂 面 試 程 序 及 評 核 表 格, 供 委 員 會 成 員 使 用 為 落 選 人 士 提 供 覆 核 渠 道 12
第 二 部 建 議 工 作 常 規 晉 升 委 員 會 規 定 所 有 委 員 須 申 報 利 益 衝 突, 並 詳 加 記 錄 ; 委 員 如 有 利 益 衝 突, 便 不 應 參 與 有 關 遴 選 過 程 ( 例 如 獲 考 慮 人 士 是 該 委 員 的 親 戚 或 私 交 友 好 )( 附 錄 一 的 附 件 三 ) 擬 備 報 告, 按 優 先 次 序 排 列 獲 推 薦 晉 升 的 職 員, 供 指 定 批 核 人 員 審 批 盡 快 公 布 晉 升 結 果, 以 免 引 起 揣 測 2.7 紀 律 處 分 管 理 層 制 訂 就 不 同 的 失 當 或 違 規 行 為 所 採 取 的 紀 律 處 分 及 相 關 程 序, 並 向 所 有 職 員 公 布 讓 有 關 工 作 單 位 的 高 層 管 理 人 員 及 人 事 部 共 同 參 與, 以 確 保 所 採 用 的 紀 律 處 分 公 平 及 一 致 人 事 部 妥 善 備 存 已 採 取 的 紀 律 處 分 的 記 錄 2.8 處 理 職 員 投 訴 管 理 層 公 布 投 訴 渠 道, 並 採 用 簡 易 的 投 訴 程 序 13
第 二 部 建 議 工 作 常 規 向 投 訴 人 保 證 所 提 供 的 資 料 會 絕 對 保 密 指 派 一 名 適 當 職 級 但 並 非 投 訴 對 象 的 職 員 進 行 調 查 人 事 部 記 錄 所 有 投 訴, 並 迅 速 作 出 跟 進 如 屬 重 覆 投 訴, 應 將 調 查 工 作 交 予 更 高 級 的 職 員 處 理 妥 善 備 存 每 宗 投 訴 的 調 查 工 作 細 節 向 指 定 人 員 ( 例 如 人 事 部 主 管 ) 呈 交 調 查 報 告, 以 供 審 閱 及 建 議 應 採 取 的 紀 律 處 分 ( 如 適 用 ) 每 一 宗 投 訴 個 案 結 案 前, 須 由 一 名 適 當 職 級 的 人 員 批 核 通 知 投 訴 人 調 查 結 果 14
附 錄 一 紀 律 守 則 範 本 引 言 1. 誠 實 廉 潔 公 平 是 ( 公 司 名 稱 )( 以 下 簡 稱 為 本 公 司 ) 所 有 1 董 事 及 職 員 必 須 時 刻 維 護 的 公 司 核 心 價 值 本 紀 律 守 則 列 出 董 事 及 職 員 必 須 恪 守 的 基 本 行 為 標 準, 以 及 在 處 理 本 公 司 事 務 時 應 遵 守 有 關 的 收 受 利 益 和 申 報 利 益 衝 突 的 政 策 防 止 賄 賂 防 止 賄 賂 條 例 2. 根 據 防 止 賄 賂 條 例, 任 何 董 事 或 職 員 如 未 經 僱 主 或 主 事 人 ( 即 本 公 司 ) 許 可, 索 取 或 接 受 任 何 利 益, 作 為 他 作 出 任 何 與 主 事 人 的 事 務 或 業 務 有 關 的 作 為 或 優 待 的 誘 因 或 報 酬, 即 屬 犯 罪 任 何 人 士 提 供 有 關 利 益, 亦 會 觸 犯 防 止 賄 賂 條 例 ( 有 關 防 止 賄 賂 條 例 第 9 條 的 全 文 及 利 益 一 詞 的 釋 義, 請 參 閱 附 件 一 ) 接 受 利 益 3. 本 公 司 的 政 策 是 禁 止 董 事 及 職 員 以 私 人 身 分 向 任 何 與 本 公 司 有 業 務 往 來 的 人 士 公 司 或 機 構 索 取 或 收 受 任 何 利 益 不 過, 他 們 可 接 受 ( 但 不 准 索 取 ) 下 列 由 饋 贈 人 自 願 送 贈 的 利 益 : ( 甲 ) 只 具 象 徵 價 值 的 宣 傳 或 推 廣 禮 品 或 紀 念 品 ; 或 ( 乙 ) 傳 統 節 日 或 特 別 場 合 中 的 饋 贈, 惟 價 值 不 得 超 過 港 幣 元 ; 或 ( 丙 ) 任 何 人 士 或 公 司 給 予 本 公 司 董 事 或 職 員 的 折 扣 或 其 他 優 惠, 而 使 用 條 款 及 條 件 亦 須 同 樣 適 用 於 其 他 一 般 顧 客 ; 或 1 職 員 包 括 所 有 全 職 兼 職 及 臨 時 職 員, 另 有 說 明 者 除 外 15
記 錄 帳 目 及 其 他 文 件 9. 董 事 及 職 員 應 確 保 所 有 提 交 本 公 司 的 任 何 記 錄 收 據 帳 目 或 其 他 文 件, 內 容 對 所 載 事 件 或 商 業 交 易 如 實 報 告 如 董 事 或 職 員 刻 意 使 用 載 有 虛 假 資 料 的 文 件 以 欺 騙 或 誤 導 本 公 司, 則 不 論 他 們 有 否 獲 取 任 何 得 益 或 利 益, 均 可 能 觸 犯 防 止 賄 賂 條 例 遵 守 香 港 及 其 他 司 法 管 轄 區 的 法 例 10. 董 事 或 職 員 在 辦 理 本 公 司 事 務 時, 須 遵 守 本 地 的 法 例 及 規 例, 而 在 其 他 司 法 管 轄 區 辦 理 本 公 司 事 務 時, 亦 須 遵 守 當 地 法 例 及 規 例 利 益 衝 突 11. 董 事 或 職 員 應 避 免 任 何 利 益 衝 突 ( 即 私 人 利 益 與 本 公 司 利 益 有 所 衝 突 ) 或 會 被 視 為 有 利 益 衝 突 的 情 況 董 事 或 職 員 不 得 濫 用 其 在 本 公 司 的 職 位 或 權 力, 以 謀 取 私 人 利 益 私 人 利 益 泛 指 董 事 或 職 員 本 身 及 與 他 相 關 的 人 士, 包 括 其 家 屬 親 戚 及 私 交 友 好 的 財 務 和 個 人 利 益 他 們 應 在 出 現 實 際 或 潛 在 利 益 衝 突 情 況 時 使 用 表 格 乙 ( 見 附 件 三 ) 向 ( 核 准 人 員 ) 申 報 12. 以 下 是 一 些 常 見 的 利 益 衝 突 的 例 子 ( 利 益 衝 突 的 情 況 未 能 一 一 盡 錄 ): ( 甲 ) 有 份 參 與 採 購 工 作 的 職 員 與 其 中 一 間 被 公 司 考 慮 的 供 應 商 有 密 切 關 係 或 擁 有 該 公 司 的 財 務 利 益 ( 乙 ) 負 責 處 理 聘 用 或 晉 升 事 宜 的 職 員 是 其 中 一 名 應 徵 者 或 獲 考 慮 晉 升 的 職 員 的 家 屬 親 戚 或 私 交 友 好 ( 丙 ) 一 名 董 事 在 其 中 一 間 參 與 投 標 而 正 在 被 考 慮 的 公 司 擁 有 財 務 利 益 ( 丁 ) 一 名 全 職 或 兼 職 職 員 在 一 間 他 負 責 監 管 的 承 辦 商 裡 兼 職 17
使 用 本 公 司 資 產 13. 獲 授 權 管 理 或 使 用 本 公 司 資 產 ( 包 括 資 金 財 物 資 料 及 知 識 產 權 等 ) 的 董 事 及 職 員, 只 可 將 資 產 用 於 進 行 本 公 司 業 務 的 事 宜 上 本 公 司 嚴 禁 董 事 及 職 員 將 公 司 資 產 作 未 經 許 可 之 用 途, 例 如 濫 用 資 產 以 謀 取 私 利 資 料 保 密 14. 董 事 及 職 員 未 經 授 權 不 可 洩 露 本 公 司 任 何 機 密 資 料 或 濫 用 任 何 本 公 司 資 料 ( 例 如 未 獲 授 權 下 將 資 料 賣 出 ) 獲 授 權 查 閱 或 管 理 該 等 資 料 的 董 事 及 職 員, 包 括 本 公 司 電 腦 系 統 內 的 資 料, 必 須 時 刻 採 取 適 當 保 密 措 施, 以 防 該 等 資 料 遭 人 濫 用 或 未 經 授 權 下 洩 露 在 使 用 任 何 董 事 職 員 及 顧 客 的 個 人 資 料 時, 必 須 格 外 小 心, 以 確 保 符 合 個 人 資 料 ( 私 隱 ) 條 例 的 規 定 外 間 兼 職 15. 任 何 全 職 職 員 如 欲 兼 任 本 公 司 以 外 的 工 作, 均 須 事 先 向 ( 核 准 人 員 ) 申 請 書 面 批 准 核 准 人 員 應 考 慮 該 項 工 作 會 否 與 申 請 人 在 本 公 司 的 職 務 構 成 利 益 衝 突 與 供 應 商 承 包 商 及 顧 客 的 關 係 賭 博 活 動 16. 董 事 及 職 員 應 避 免 與 本 公 司 有 業 務 往 來 的 人 士 進 行 頻 密 的 賭 博 活 動, 包 括 搓 麻 將 貸 款 17. 董 事 及 職 員 不 可 接 受 任 何 與 本 公 司 有 業 務 來 往 的 人 士 或 機 構 的 貸 款, 或 由 其 協 助 獲 得 貸 款 然 而, 向 持 牌 銀 行 或 財 務 機 構 的 借 貸 則 不 受 限 制 [ 公 司 可 根 據 其 行 業 訂 立 董 事 及 職 員 在 處 理 供 應 商 承 包 商 顧 客 及 其 他 生 意 夥 伴 的 事 務 時 的 行 為 要 求 的 指 引 ] 18
遵 守 紀 律 守 則 18. 本 公 司 內 每 位 董 事 及 職 員, 不 論 他 是 在 香 港 或 其 他 地 方 執 行 本 公 司 的 事 務, 都 有 責 任 瞭 解 及 遵 守 紀 律 守 則 的 內 容 管 理 階 層 亦 須 確 保 下 屬 充 分 明 白 及 遵 守 紀 律 守 則 所 訂 的 標 準 和 要 求 19. 任 何 董 事 或 職 員 違 反 紀 律 守 則, 均 會 受 到 紀 律 處 分, 包 括 被 終 止 職 務 如 本 公 司 懷 疑 該 違 規 事 項 涉 及 貪 污 或 其 他 刑 事 罪 行, 將 會 向 廉 政 公 署 或 有 關 執 法 機 構 舉 報 20. 如 對 本 守 則 有 任 何 查 詢 或 對 懷 疑 違 規 行 為 作 出 舉 報, 應 向 ( 高 層 人 員 的 職 銜 ) 提 出 ( 公 司 名 稱 ) 日 期 : 19
附 件 一 防 止 賄 賂 條 例 節 錄 第 9 條 (1) 任 何 代 理 人 無 合 法 權 限 或 合 理 辯 解, 索 取 或 接 受 任 何 利 益, 作 為 他 作 出 以 下 行 為 的 誘 因 或 報 酬, 或 由 於 他 作 出 以 下 行 為 而 索 取 或 接 受 任 何 利 益, 即 屬 犯 罪 (a) (b) 作 出 或 不 作 出, 或 曾 經 作 出 或 不 作 出 任 何 與 其 主 事 人 的 事 務 或 業 務 有 關 的 作 為 ; 或 在 與 其 主 事 人 的 事 務 或 業 務 有 關 的 事 上 對 任 何 人 予 以 或 不 予, 或 曾 經 予 以 或 不 予 優 待 或 虧 待 (2) 任 何 人 無 合 法 權 限 或 合 理 辯 解, 向 任 何 代 理 人 提 供 任 何 利 益, 作 為 該 代 理 人 作 出 以 下 行 為 的 誘 因 或 報 酬, 或 由 於 該 代 理 人 作 出 以 下 行 為 而 向 他 提 供 任 何 利 益, 即 屬 犯 罪 (a) (b) 作 出 或 不 作 出, 或 曾 經 作 出 或 不 作 出 任 何 與 其 主 事 人 的 事 務 或 業 務 有 關 的 作 為 ; 或 在 與 其 主 事 人 的 事 務 或 業 務 有 關 的 事 上 對 任 何 人 予 以 或 不 予, 或 曾 經 予 以 或 不 予 優 待 或 虧 待 (3) 任 何 代 理 人 意 圖 欺 騙 其 主 事 人 而 使 用 如 下 述 的 任 何 收 據 帳 目 或 其 他 文 件 (a) (b) 對 其 主 事 人 有 利 害 關 係 ; 及 在 要 項 上 載 有 虛 假 錯 誤 或 欠 妥 的 陳 述 ; 及 (c) 該 代 理 人 明 知 是 意 圖 用 以 誤 導 其 主 事 人 者, 即 屬 犯 罪 (4) 代 理 人 如 有 其 主 事 人 的 許 可 而 索 取 或 接 受 任 何 利 益, 即 該 項 許 可 符 合 第 (5) 款 的 規 定, 則 該 代 理 人 及 提 供 該 利 益 的 人 均 不 算 犯 第 (1) 或 (2) 款 所 訂 罪 行 20
(5) 就 第 (4) 款 而 言, 該 許 可 (a) (b) 須 在 提 供 索 取 或 接 受 該 利 益 之 前 給 予 ; 或 在 該 利 益 未 經 事 先 許 可 而 已 提 供 或 接 受 的 情 況 下, 須 於 該 利 益 提 供 或 接 受 之 後 在 合 理 可 能 範 圍 內 盡 早 申 請 及 給 予, 同 時, 主 事 人 在 給 予 該 許 可 之 前 須 顧 及 申 請 的 有 關 情 況, 該 許 可 方 具 有 第 (4) 款 所 訂 效 力 第 2 條 利 益 指 : (a) 任 何 饋 贈 貸 款 費 用 報 酬 或 佣 金, 其 形 式 為 金 錢 任 何 有 價 證 券 或 任 何 種 類 的 其 他 財 產 或 財 產 權 益 ; (b) 任 何 職 位 受 僱 工 作 或 合 約 ; (c) (d) (e) (f) 將 任 可 貸 款 義 務 或 其 他 法 律 責 任 全 部 或 部 分 予 以 支 付 免 卻 解 除 或 了 結 ; 任 何 其 他 服 務 或 優 待 ( 款 待 除 外 ), 包 括 維 護 使 免 受 已 招 致 或 料 將 招 致 的 懲 罰 或 資 格 喪 失, 或 維 護 使 免 遭 採 取 紀 律 民 事 或 刑 事 上 的 行 動 或 程 序, 不 論 該 行 動 或 程 序 是 否 已 經 提 出 ; 行 使 或 不 行 使 任 何 權 利 權 力 或 職 責 ; 及 有 條 件 或 無 條 件 提 供 承 諾 給 予 或 答 應 給 予 上 文 (a) (b) (c) (d) 及 (e) 段 所 指 的 任 何 利 益, 但 不 包 括 選 舉 ( 舞 弊 及 非 法 行 為 ) 條 例 ( 第 554 章 ) 所 指 的 選 舉 捐 贈, 而 該 項 捐 贈 的 詳 情 已 按 照 該 條 例 的 規 定 載 於 選 舉 申 報 書 內 的 21
款 待 指 : 供 應 在 當 場 享 用 的 食 品 或 飲 品, 以 及 任 何 與 此 項 供 應 有 關 或 同 時 提 供 的 其 他 款 待 第 19 條 在 因 本 條 例 所 訂 罪 行 而 進 行 的 任 何 法 律 程 序 中, 即 使 顯 示 本 條 列 所 提 及 的 利 益 對 任 何 專 業 行 業 職 業 或 事 業 而 言 已 成 習 慣, 亦 不 屬 免 責 辯 護 22
附 件 二 ( 公 司 名 稱 ) 接 受 禮 物 申 報 表 表 格 甲 甲 部 由 獲 贈 禮 物 職 員 填 寫 致 : ( 批 核 人 員 ) 饋 贈 人 資 料 : 饋 贈 人 姓 名 及 職 銜 : 公 司 : 關 係 ( 業 務 / 私 人 ): 經 已 / 將 會 獲 贈 禮 物 的 場 合 : 禮 物 的 資 料 及 估 值 / 價 值 : 建 議 處 置 方 法 : 備 註 ( ) 由 獲 贈 禮 物 職 員 保 留 ( ) 存 放 在 辦 公 室 作 陳 列 或 紀 念 之 用 ( ) 與 本 公 司 其 他 職 員 共 同 分 享 ( ) 在 職 員 活 動 中 作 抽 獎 之 用 ( ) 送 贈 慈 善 機 構 ( ) 退 回 饋 贈 人 ( ) 其 他 ( 請 註 明 ): ( 獲 贈 禮 物 職 員 姓 名 ) ( 日 期 ) ( 職 銜 ) 乙 部 由 批 核 人 員 填 寫 致 : ( 獲 贈 禮 物 職 員 ) 上 述 所 建 議 的 處 置 獲 贈 禮 物 方 法 * 已 獲 / 不 獲 批 准 * 該 份 禮 物 將 以 下 列 方 式 處 置 : ( 批 核 人 員 姓 名 ) ( 日 期 ) ( 職 銜 ) * 請 刪 去 不 適 用 者 23
附 件 三 ( 公 司 名 稱 ) 利 益 衝 突 申 報 書 表 格 乙 甲 部 申 報 事 項 ( 由 申 報 人 填 寫 ) 致 : ( 批 核 人 員 ) 經 ( 申 報 人 的 直 屬 上 司 ) 本 人 在 執 行 職 務 時 遇 到 的 實 際 / 潛 在 * 利 益 衝 突 情 況, 現 申 報 如 下 : 有 關 人 士 / 公 司 的 名 稱 上 述 人 士 / 公 司 與 本 人 的 關 係 ( 例 如 : 親 屬 ) 上 述 人 士 / 公 司 與 本 公 司 的 關 係 ( 例 如 : 供 應 商 ) 上 述 人 士 / 公 司 與 本 人 執 行 的 有 關 職 務 概 要 ( 例 如 : 處 理 招 投 標 事 宜 ) ( 申 報 人 姓 名 ) ( 日 期 ) ( 職 銜 / 部 門 ) 乙 部 回 條 ( 由 批 核 人 員 填 寫 ) 致 : ( 申 報 人 ) 經 ( 申 報 人 的 直 屬 上 司 ) 收 訖 利 益 衝 突 申 報 書 回 條 你 在 ( 日 期 ) 呈 交 的 利 益 衝 突 申 報 書 經 已 收 悉, 現 決 定 : 你 毋 須 再 執 行 或 參 與 執 行 甲 部 中 提 及 可 能 引 致 利 益 衝 突 的 工 作 如 甲 部 中 提 及 的 資 料 沒 有 更 改, 你 可 繼 續 處 理 甲 部 中 提 及 的 工 作 但 你 必 須 維 護 公 司 利 益 而 不 受 你 的 私 人 利 益 所 影 響 其 他 ( 請 註 明 ): ( 批 核 人 員 姓 名 ) ( 日 期 ) ( 職 銜 / 部 門 ) * 請 刪 去 不 適 用 者 24
附 錄 二 面 試 評 審 表 格 範 本 應 徵 者 姓 名 : 面 試 日 期 及 時 間 : 評 核 範 圍 分 數 1. 一 般 常 識 (10%) 2. 人 際 技 巧 (10%) 3. 溝 通 技 巧 (10%) 4. 積 極 性 (10%) 5. 自 信 心 (10%) 6. 督 導 能 力 (10%) 7. 工 作 知 識 (10%) 8. 特 別 技 能 (10%) 9. 誠 信 (10%) 10. 語 言 能 力 (10%) 總 分 數 (100%): 附 註 : 建 議 : 適 合 獲 取 錄 不 適 合 獲 取 錄 ( 評 審 委 員 的 簽 署 及 姓 名 ) 25
附 錄 三 工 作 表 現 評 核 表 格 範 本 第 一 部 分 個 人 資 料 受 評 人 姓 名 職 員 編 號 ( 如 適 用 ) 職 位 部 門 受 聘 日 期 / / ( 日 / 月 / 年 ) 評 核 期 間 由 / / 至 / / ( 日 / 月 / 年 ) 第 二 部 分 評 核 / 覆 核 記 錄 受 評 人 評 核 人 評 核 人 上 司 ( 加 簽 人 ) 姓 名 簽 署 職 位 日 期 ( 日 / 月 / 年 ) 26
第 三 部 分 表 現 評 核 評 分 ( ) 值 勤 5 ( ) 4 ( ) 3 ( ) 2 ( ) 1 ( ) 工 作 知 識 和 技 能 5 ( ) 4 ( ) 3 ( ) 2 ( ) 1 ( ) 工 作 質 素 5 ( ) 4 ( ) 3 ( ) 2 ( ) 1 ( ) 主 動 性 和 積 極 性 5 ( ) 4 ( ) 3 ( ) 2 ( ) 1 ( ) 團 隊 精 神 5 ( ) 4 ( ) 3 ( ) 2 ( ) 1 ( ) 一 般 操 守 5 ( ) 4 ( ) 3 ( ) 2 ( ) 1 ( ) 紀 律 5 ( ) 4 ( ) 3 ( ) 2 ( ) 1 ( ) 整 體 表 現 評 分 遠 遠 超 逾 工 作 要 求 超 逾 工 作 要 求 符 合 工 作 要 求 只 能 符 合 部 分 工 作 要 求 未 能 符 合 大 部 分 工 作 要 求 5 ( ) 4 ( ) 3 ( ) 2 ( ) 1 ( ) 請 說 明 受 評 人 曾 否 擔 任 任 何 特 別 職 務 或 獲 得 任 何 獎 項 / 嘉 許 ( 由 評 核 人 填 寫 ) 總 體 表 現 評 價 ( 由 評 核 人 及 / 或 加 簽 人 填 寫 ) 27
評 核 範 圍 評 分 ( ) 5 = 沒 有 遲 到 及 缺 勤 記 錄, 並 願 意 接 替 臨 時 職 務 4 = 沒 有 遲 到 及 缺 勤 記 錄 1. 值 勤 3 = 少 於 三 次 遲 到 或 缺 勤 記 錄 2 = 三 次 遲 到 或 缺 勤 記 錄 1 = 多 於 三 次 遲 到 或 缺 勤 記 錄 2. 工 作 知 識 和 技 能 3. 工 作 質 素 4. 主 動 性 和 積 極 性 5. 團 隊 精 神 6. 一 般 操 守 5 = 遠 遠 超 逾 工 作 要 求 4 = 超 逾 工 作 要 求 3 = 符 合 工 作 要 求 2 = 只 能 符 合 部 分 工 作 要 求 1 = 未 能 符 合 大 部 分 工 作 要 求 5 = 沒 有 紀 律 處 分 記 錄, 並 能 經 常 遵 照 上 司 的 指 示 及 工 作 指 引 4 = 沒 有 紀 律 處 分 記 錄 7. 紀 律 3 = 少 於 三 次 紀 律 處 分 記 錄 2 = 三 次 紀 律 處 分 記 錄 1 = 多 於 三 次 紀 律 處 分 記 錄 28
附 錄 四 值 勤 記 錄 範 本 部 門 日 期 監 督 人 員 : 簽 署 : 職 員 姓 名 抵 達 時 間 簽 署 離 開 時 間 簽 署 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 29
附 錄 五 逾 時 工 作 申 請 表 範 本 第 一 部 分 ( 由 申 請 人 填 寫 ) 1. 謹 此 申 請 批 准 逾 時 工 作 詳 情 如 下 : (a) 逾 時 工 作 的 目 的 / 性 質 : (b) 不 進 行 逾 時 工 作 的 後 果 : (c) 參 與 工 作 的 員 工 : 姓 名 職 位 部 門 逾 時 工 作 日 期 預 計 工 作 時 數 工 作 地 點 (d) 負 責 監 管 / 查 核 逾 時 工 作 的 人 員 : 2. 茲 證 明 上 述 逾 時 工 作 必 須 進 行, 且 不 可 避 免 或 縮 減 本 人 確 保 將 有 關 工 作 記 錄 在 案 簽 署 姓 名 職 位 部 門 日 期 第 二 部 分 ( 由 批 核 人 員 填 寫 ) 第 一 部 分 提 出 的 申 請 * 獲 得 / 不 獲 批 准 簽 署 姓 名 職 位 部 門 日 期 * 請 刪 去 不 適 用 者 30
附 錄 六 逾 時 工 作 記 錄 範 本 第 一 部 分 ( 由 有 關 員 工 填 寫 ) 謹 此 報 告 我 已 執 行 逾 時 工 作, 詳 情 如 下 : 日 期 時 間 地 點 目 的 我 的 逾 時 工 作 共 小 時 簽 署 姓 名 職 位 部 門 日 期 第 二 部 分 ( 由 監 管 人 員 填 寫 ) 謹 此 證 實 第 一 部 分 所 載 資 料 正 確 無 誤 簽 署 姓 名 職 位 部 門 日 期 31
附 錄 七 申 領 逾 時 工 作 補 薪 表 格 範 本 第 一 部 分 ( 由 申 請 人 填 寫 ) 謹 此 申 請 有 關 下 列 逾 時 工 作 的 補 薪 : 日 期 時 間 實 際 逾 時 工 作 的 時 數 逾 時 工 作 補 薪 ($) 簽 署 姓 名 職 位 部 門 日 期 第 二 部 分 ( 由 會 計 部 填 寫 ) 第 一 部 分 的 申 請 * 獲 得 / 不 獲 批 准 簽 署 姓 名 職 位 日 期 * 請 刪 去 不 適 用 者 32
Corruption Prevention Department Independent Commission Against Corruption 303 Java Road, North Point, Hong Kong