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马 尼 托 瓦 克 公 司 数 据 保 护 政 策 11FitzPatrick & Associates 4/5/04 1 专 利 材 料 版 本 4.0

目 录 第 一 部 分 - 政 策 声 明 第 二 部 分 - 处 理 个 人 数 据 第 三 部 分 - 组 织 事 务 第 四 部 分 - 具 体 数 据 保 护 政 策 和 程 序 11FitzPatrick & Associates 4/5/04 1 专 利 材 料 版 本 4.0

第 一 部 分 政 策 声 明 22FitzPatrick & Associates 4/5/04 2 专 利 材 料 版 本 4.0

第 一 部 分 政 策 声 明 序 言 本 政 策 主 要 涉 及 马 尼 托 瓦 克 公 司 ( 后 称 马 尼 托 瓦 克 ) 的 所 有 子 公 司 或 分 支 机 构 及 其 各 自 的 人 员 与 处 理 个 人 数 据 相 关 的 职 能 和 责 任 马 尼 托 瓦 克 承 诺 遵 守 业 务 所 在 国 和 员 工 所 在 国 的 所 有 适 用 数 据 保 护 法 律 当 在 美 国 保 留 存 储 维 护 处 理 分 享, 和 / 或 访 问 非 美 籍 员 工 个 人 数 据 时, 马 尼 托 瓦 克 将 依 据 相 关 法 律 予 以 对 待 美 国 公 民 的 个 人 数 据 不 受 等 同 于 美 国 之 外 的 国 家 / 区 域 特 定 数 据 保 护 法 律 的 联 邦 或 州 强 制 数 据 保 护 法 律 或 者 欧 盟 个 人 数 据 保 护 指 令 的 约 束 但 是, 美 国 公 民 的 个 人 数 据 将 依 据 本 政 策 和 马 尼 托 尼 克 内 部 标 准 得 到 严 格 保 密 地 保 留 和 保 护 为 实 现 本 政 策 的 宗 旨, 数 据 隐 私 和 数 据 保 护 的 术 语 可 交 替 使 用 个 人 数 据 相 关 政 策 马 尼 托 瓦 克 尽 力 确 保 员 工 个 人 数 据 在 全 球 范 围 内 依 据 业 务 所 在 国 和 员 工 所 在 国 的 立 法 得 到 妥 善 处 理 必 须 承 认 非 常 重 要 的 一 点 是, 马 尼 托 尼 克 受 到 每 个 特 定 的 国 家 / 地 区 所 采 纳 的 立 法 的 约 束, 以 及 欧 盟 个 人 数 据 保 护 指 令 中 针 对 所 有 欧 盟 成 员 国 规 定 的 约 束 在 大 多 数 情 况 下, 成 员 国 国 家 / 地 区 特 定 的 数 据 保 护 法 案 包 含 此 指 令 但 是, 如 果 国 家 / 地 区 特 定 法 律 未 包 含 某 规 定 而 指 令 有 包 含, 则 指 令 优 先 如 果 国 家 / 地 区 特 定 法 律 和 指 令 存 在 差 异, 则 以 二 者 中 较 严 格 的 为 准 马 尼 托 瓦 克 已 采 取 工 作 系 统 和 程 序, 确 保 所 有 部 门 遵 守 数 据 隐 私 法 律 和 欧 盟 指 令 马 尼 托 瓦 克 的 目 标 是 为 所 有 员 工 提 供 确 认 并 正 确 处 理 个 人 信 息 所 必 须 的 充 足 信 息 指 导 和 培 训 所 有 马 尼 托 瓦 克 员 工 应 充 分 认 识 并 遵 守 本 政 策 数 据 保 护 法 律 方 面 的 有 力 资 源 和 有 识 人 士 将 在 员 工 需 要 的 时 候 予 以 帮 助 所 有 员 工 以 某 种 方 式 访 问 个 人 数 据 ( 如, 访 问 全 球 电 话 目 录 和 电 子 邮 件 系 统 ), 应 充 分 熟 悉 数 据 隐 私 保 护 法 律 和 欧 盟 指 令 ( 如 有 适 用 ), 并 确 保 遵 守 此 类 法 律 本 政 策 将 定 期 进 行 审 查 并 适 当 修 订 以 反 映 立 法 的 改 变 新 规 则 引 入 以 及 最 佳 示 例 33FitzPatrick & Associates 4/5/04 3 专 利 材 料 版 本 4.0

第 二 部 分 处 理 个 人 数 据 44FitzPatrick & Associates 4/5/04 4 专 利 材 料 版 本 4.0

第 二 部 分 处 理 个 人 数 据 什 么 是 个 人 数 据 个 人 数 据 是 可 用 于 识 别 个 人 的 任 何 信 息 : 基 于 该 数 据, 或 者 基 于 该 数 据 和 数 据 控 制 者 则 占 有 或 可 能 占 有 的 其 他 信 息 个 人 数 据 被 保 存 的 个 人 被 称 作 数 据 主 体 当 采 集 处 理 访 问 或 转 移 数 据 时, 马 尼 托 瓦 克 被 称 作 数 据 控 制 者 处 理 个 人 数 据 下 辖 的 敏 感 数 据 时, 须 遵 守 特 殊 规 则 敏 感 数 据 与 数 据 主 体 的 种 族 民 族 政 治 观 点 宗 教 信 仰 工 会 成 员 精 神 或 身 体 健 康 状 况 性 生 活 或 者 刑 事 犯 罪 记 录 等 有 关 敏 感 数 据 不 得 在 国 外 访 问 和 / 或 转 移 不 得 存 储 在 全 球 HR 系 统 或 位 于 来 源 国 之 外 的 其 他 系 统 中 什 么 是 处 理? 您 ( 和 马 尼 托 瓦 克 ) 采 集 记 录 处 理 保 留 或 使 用 个 人 数 据 时 就 是 处 理 个 人 数 据 无 论 采 取 手 写 和 / 或 电 子 形 式, 以 下 所 有 行 为 均 构 成 处 理 个 人 数 据 : 获 取 组 织 改 变 或 检 索 数 据 ; 与 他 人 谈 论 数 据 内 容 或 以 其 他 形 式 使 用 数 据 ; 通 过 传 输 散 播 等 披 露 信 息 或 者 通 过 其 他 方 式 让 信 息 公 开 ; 和 将 数 据 与 其 他 数 据 混 合 或 将 其 消 除 或 销 毁 我 可 以 如 何 处 理 个 人 数 据? 必 须 依 据 数 据 保 护 法 律 和 八 条 数 据 保 护 原 则 处 理 个 人 信 息 个 人 数 据 必 须 被 : 公 平 合 法 地 处 理, 意 思 是 数 据 是 为 雇 佣 关 系 的 管 理 绝 对 必 须 的 ; 因 特 定 合 法 目 的 而 获 取, 并 针 对 该 目 的 而 处 理 ; 充 分 相 关 且 不 超 出 处 理 目 的 所 需 ; 准 确 最 新 的 ; 保 留 不 得 超 过 必 要 时 间 ; 根 据 数 据 主 体 的 权 利 进 行 处 理 ; 遵 从 相 应 安 全 措 施 ; 且 55FitzPatrick & Associates 4/5/04 5 专 利 材 料 版 本 4.0

仅 当 所 传 输 至 的 国 家 具 备 足 够 水 平 的 保 护 措 施 且 数 据 主 体 事 先 做 出 明 确 书 面 同 意 时, 才 可 将 数 据 在 来 源 国 之 外 的 国 家 进 行 传 输 足 够 水 平 的 保 护 措 施 由 每 个 国 家 的 或 者 欧 盟 级 别 的 数 据 保 护 当 局 界 定 此 法 律 是 否 仅 适 用 于 电 脑 记 录? 数 据 隐 私 法 律 覆 盖 范 围 包 括 自 动 数 据 ( 如 保 存 在 计 算 机 上 的 数 据 ) 和 通 常 保 存 在 相 关 文 档 系 统 ( 请 参 阅 第 四 部 分 手 写 记 录 程 序 ) 手 写 数 据 ( 保 存 在 纸 上 的 数 据 ) 相 关 文 档 系 统 是 一 套 个 人 相 关 信 息, 结 构 可 能 为 : 按 个 人 ( 姓 名 或 个 人 代 码 ) 归 档, 或 者 按 个 人 相 关 的 标 准 ( 如 年 龄 工 种 假 期 ) 归 档 ; 此 类 随 手 可 用 的 个 人 具 体 信 息 此 定 义 经 过 广 泛 筛 选, 很 难 设 想 包 含 数 据 隐 私 法 律 未 涉 及 的 个 人 信 息 的 文 档 系 统 66FitzPatrick & Associates 4/5/04 6 专 利 材 料 版 本 4.0

第 三 部 分 组 织 事 务 77FitzPatrick & Associates 4/5/04 7 专 利 材 料 版 本 4.0

第 三 部 分 组 织 事 务 马 尼 托 瓦 克 有 责 任 依 据 数 据 隐 私 法 律 处 理 个 人 数 据 因 此, 每 位 处 理 个 人 信 息 的 员 工 必 须 熟 悉 数 据 保 护 相 关 的 组 织 规 定 管 理 层 责 任 管 理 层 负 责 确 保 : 向 员 工 和 所 有 管 理 团 队 成 员 解 释 数 据 保 护 和 遵 守 所 有 数 据 保 护 相 关 法 律 的 重 要 性 ; 为 员 工 和 管 理 层 提 供 充 足 的 培 训 信 息 指 导 和 监 督, 从 而 确 保 依 据 适 用 的 数 据 隐 私 法 律 处 理 个 人 信 息 因 为 期 待 所 有 员 工 成 为 所 有 相 关 国 家 的 法 律 专 家 不 现 实, 所 以 必 须 准 备 文 档 和 资 源 ; 承 担 遵 守 数 据 隐 私 法 律 的 总 体 责 任 ; 选 择 适 当 人 员 负 责 确 保 遵 守 数 据 隐 私 法 律 ; 确 保 与 马 尼 托 瓦 克 委 托 的, 代 表 马 尼 托 瓦 克 ( 数 据 处 理 方 )( 包 括 数 据 处 理 方 为 马 尼 托 瓦 克 公 司 集 团 中 的 其 他 公 司 时 ) 处 理 个 人 数 据 的 第 三 方 已 签 订 了 合 适 的 合 同 ; 和 维 护 个 人 数 据 保 存 和 处 理 记 录, 并 依 据 数 据 隐 私 法 律 通 知 每 个 国 家 或 欧 盟 级 别 的 数 据 保 护 专 员 员 工 责 任 员 工 应 该 : 明 确 数 据 保 护 相 关 事 项 ; 考 虑 可 能 受 其 行 为 影 响 的 数 据 主 体 的 权 利 ; 依 据 本 政 策 或 不 时 收 到 的 其 他 指 示 处 理 个 人 数 据 ; 和 向 有 关 人 员 报 告 任 何 数 据 主 体 访 问 请 求 或 其 他 与 其 相 关 的 数 据 保 护 问 题, 如 内 部 数 据 保 护 专 员 合 规 专 员 或 指 定 人 员 88FitzPatrick & Associates 4/5/04 8 专 利 材 料 版 本 4.0

第 四 部 分 具 体 数 据 保 护 政 策 和 程 序 99FitzPatrick & Associates 4/5/04 9 专 利 材 料 版 本 4.0

第 四 部 分 具 体 数 据 保 护 政 策 和 程 序 1. 处 理 个 人 数 据 2. 信 息 指 导 和 监 督 3. 任 务 能 力 和 培 训 4. 监 督 个 人 数 据 的 使 用 5. 处 理 存 储 个 人 数 据 和 数 据 安 全 6. 处 理 数 据 主 体 访 问 请 求 7. 手 写 记 录 8. 敏 感 个 人 数 据 9. 员 工 数 据 10. 非 员 工 数 据 的 个 人 数 据 11. 数 据 弃 置 12. 使 用 监 控 1010FitzPatrick & Associates 4/5/04 10 专 利 材 料 版 本 4.0

1. 处 理 个 人 数 据 1.1 所 有 个 人 数 据 应 依 据 适 用 数 据 隐 私 法 律 和 本 政 策 进 行 处 理 1.2 个 人 数 据 是 可 用 于 识 别 个 人 的 任 何 信 息 它 包 括 员 工 数 据 尽 管 包 括 公 司 或 组 织 内 与 个 人 相 关 的 数 据, 但 不 包 括 与 公 司 或 组 织 有 关 的 数 据 1.3 个 人 数 据 例 子 为 员 工 详 细 信 息, 包 括 工 作 经 历 ( 参 阅 员 工 数 据 章 节 ) 姓 名 地 址 和 包 括 提 供 者 详 细 信 息 任 何 第 三 方 数 据 通 话 内 容 记 录 和 监 控 图 像 信 息 等 记 录 信 息 ( 根 据 当 地 法 律 ) 在 内 的 其 他 与 个 人 相 关 的 信 息 1.4 员 工 应 假 定 他 们 对 个 人 数 据 的 一 切 行 为 依 据 数 据 隐 私 法 律 均 将 被 视 作 涉 及 处 理 个 人 数 据, 所 以 应 该 仅 按 照 以 下 规 定 处 理 个 人 数 据 : 1.4.1 如 果 获 得 明 确 的 书 面 同 意 ; 或 者 1.4.2 如 果 是 履 行 ( 员 工 书 面 同 意 过 的 ) 合 同 责 任 所 需 请 参 阅 第 二 部 分 对 数 据 隐 私 法 律 下 数 据 处 理 的 解 释 1.5 如 果 不 满 足 文 段 1.4, 员 工 应 在 处 理 个 人 数 据 之 前 联 系 数 据 保 护 专 员 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 11

2. 信 息 指 导 和 监 督 2.1 全 球 所 有 马 尼 托 瓦 克 公 司 的 办 公 场 所 均 将 保 存 一 份 马 尼 托 瓦 克 数 据 保 护 政 策 2.2 数 据 保 护 建 议 可 从 数 据 保 护 管 理 专 员 处 获 取, 如 有 必 要, 他 将 安 排 外 部 专 家 提 供 建 议 2.3 所 有 新 员 工, 尤 其 是 对 员 工 或 其 他 人 事 记 录 有 访 问 权 限 的 新 员 工, 应 在 入 职 后 尽 快 接 受 马 尼 托 瓦 克 政 策 和 数 据 保 护 法 律 培 训 完 成 培 训 后, 所 有 员 工 将 被 要 求 签 署 相 关 数 据 隐 私 文 档 每 个 成 员 或 员 工 所 接 受 的 培 训 等 级 取 决 于 其 访 问 权 限 和 处 理 个 人 数 据 的 责 任 请 参 阅 第 3 节 关 于 任 务 能 力 和 培 训 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 12

3. 任 务 能 力 和 培 训 3.1 马 尼 托 瓦 克 认 为 所 有 员 工 都 是 支 撑 公 司 有 效 运 行 的 必 要 成 员 马 尼 托 瓦 克 的 持 续 成 功 依 托 于 员 工 的 品 质 因 此, 马 尼 托 瓦 克 鼓 励 员 工 培 训 和 发 展, 从 而 所 有 数 据 主 体 都 能 放 心 期 待 其 个 人 数 据 将 依 据 数 据 隐 私 法 律 进 行 处 理 3.2 首 先, 员 工 将 接 受 马 尼 托 瓦 克 的 在 岗 入 职 培 训 如 果 与 职 位 相 关, 入 职 培 训 将 涉 及 数 据 保 护 3.3 所 有 经 确 认 需 要 数 据 保 护 事 项 相 关 特 殊 培 训 的 新 员 工, 在 达 到 作 为 一 名 马 尼 托 瓦 克 的 员 工 所 需 的 标 准 和 效 率 之 前, 必 须 渡 过 一 段 由 资 深 员 工 监 督 的 试 用 期 如 有 适 用, 还 会 提 供 附 加 数 据 保 护 事 项 培 训 4. 监 督 个 人 数 据 的 使 用 4.1 马 尼 托 瓦 克 努 力 确 保 本 数 据 保 护 政 策 得 到 落 实, 适 当 的 工 作 守 则 得 到 遵 守 为 实 现 这 个 目 的, 须 采 取 以 下 措 施 : 4.1.1 所 有 处 理 个 人 数 据 的 员 工 都 必 须 知 道 数 据 保 护 事 项, 并 努 力 实 现 对 个 人 数 据 处 理 的 持 续 提 升 4.1.2 常 规 处 理 个 人 数 据 的 或 者 拥 有 敏 感 或 其 他 机 密 个 人 数 据 的 员 工 将 接 受 更 严 格 的 监 督 ; 4.1.3 所 有 员 工 必 须 评 估 其 持 有 的 个 人 数 据 是 否 依 据 了 本 政 策 进 行 处 理 员 工 应 该 确 保 不 准 确 超 范 围 或 过 期 数 据 依 据 本 政 策 进 行 弃 置 4.1.4 可 能 由 马 尼 托 瓦 克 授 权 的 代 表 和 / 或 数 据 保 护 当 局 开 展 法 律 规 定 的 审 计 4.1.5 每 个 国 家 的 数 据 保 护 专 员, 如 根 据 法 律 有 此 职 位, 应 向 公 司 管 理 层 提 交 一 份 有 关 合 规 水 平 或 者 与 良 好 数 据 保 护 守 则 之 间 的 差 距 的 报 告 及 其 他 相 关 文 件 人 力 资 源 部 和 行 政 副 总 裁 及 其 下 属 人 员 将 考 虑 提 升 数 据 保 护 性 能 的 必 要 步 骤 ( 如 有 ) 4.2 每 个 国 家 的 数 据 保 护 专 员, 如 根 据 法 律 有 此 职 位, 应 负 责 记 录 和 指 派 外 部 专 家 调 查 有 关 个 人 数 据 处 理 的 所 有 投 诉, 以 采 取 改 进 措 施 预 防 违 规 现 象 再 次 发 生 此 类 调 查 的 结 果 将 被 报 告 给 数 据 保 护 专 员, 他 将 负 责 安 排 后 续 改 进 措 施 记 录 应 包 含 以 下 信 息 : 投 诉 者 姓 名 ; 投 诉 日 期 ; 投 诉 性 质 ; 和 作 为 投 诉 结 果 所 采 取 的 措 施 ( 如 果 有 的 话 ) FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 13

5. 处 理 存 储 个 人 数 据 和 数 据 安 全 5.1 马 尼 托 瓦 克 应 采 取 适 当 的 技 术 和 组 织 措 施 来 防 止 未 经 授 权 或 不 合 法 的 个 人 数 据 处 理 手 写 记 录 应 使 用 带 锁 的 橱 柜 和 房 间 进 行 安 全 保 存 应 严 格 限 制 对 此 类 记 录 的 访 问 经 常 使 用 手 写 记 录 的 地 方, 应 采 取 适 当 的 安 全 措 施 这 些 安 全 措 施 包 括 在 离 开 办 公 区 域 的 任 何 时 间 以 及 午 休 和 下 班 时 间 保 护 此 类 记 录 计 算 机 记 录 最 低 限 度 应 在 首 次 登 陆 时 使 用 密 码 保 护, 当 离 开 计 算 机 所 在 的 办 公 区 域 时 必 须 注 销 收 发 个 人 数 据 的 传 真 机 应 摆 放 在 安 全 区 域, 仅 对 因 相 关 的 合 法 业 务 而 需 要 知 道 的 人 员 和 基 于 职 责 已 获 得 对 个 人 数 据 访 问 权 限 的 人 开 放 5.2 前 述 措 施 应 预 防 个 人 数 据 的 意 外 丢 失 和 损 毁 应 依 据 此 类 意 外 丢 失 和 损 毁 可 能 造 成 的 损 害 采 取 相 应 措 施 因 此, 对 包 含 敏 感 数 据 的 记 录, 如 雇 佣 记 录, 应 采 取 特 殊 保 护 5.3 个 人 数 据 应 以 可 使 其 受 到 依 据 数 据 隐 私 法 律 进 行 处 理 的 方 式 存 储 文 件 应 标 明 其 所 含 信 息 且 应 随 手 可 用 ( 在 采 取 适 当 安 全 措 施 的 前 提 下 ), 以 确 保 数 据 主 体 的 访 问 请 求 能 够 依 据 本 政 策 妥 善 处 理 ( 参 阅 第 6 节 关 于 处 理 数 据 主 体 访 问 请 求 ) 5.4 马 尼 托 瓦 克 应 确 保 处 理 个 人 数 据 的 员 工 接 受 足 够 的 培 训 和 监 督 5.5 马 尼 托 瓦 克 应 确 保 常 备 密 码 和 实 体 安 全 措 施 以 防 未 获 授 权 的 披 露 5.6 在 本 土 国 家 应 对 敏 感 数 据 采 取 特 别 谨 慎 的 措 施, 保 护 措 施 应 反 映 出 保 存 此 类 敏 感 数 据 的 重 要 性 ( 参 阅 第 8 节 敏 感 数 据 ) 在 任 何 条 件 下 都 不 得 使 本 土 以 外 的 个 人 和 任 何 无 访 问 权 限 的 个 人 以 任 何 形 式 访 问 敏 感 数 据 5.7 所 有 安 全 政 策 和 流 程 应 进 行 定 期 监 督 和 审 查, 以 确 保 他 们 能 保 证 数 据 安 全 当 找 到 政 策 和 流 程 的 不 足 之 处 时, 应 采 取 及 时 恰 当 的 措 施 纠 正 此 类 不 足 这 包 含 审 查 安 全 管 理 和 提 交 整 顿 方 案 5.8 当 需 要 删 除 或 销 毁 个 人 数 据 时, 应 采 取 充 足 的 措 施 确 保 此 类 数 据 得 到 正 确 安 全 的 弃 置 包 括 文 件 的 损 毁 和 备 份, 以 及 对 手 写 文 件 的 实 体 销 毁 销 毁 手 写 敏 感 数 据 ( 书 面 记 录 ) 时 应 采 取 特 别 谨 慎 的 措 施, 可 能 包 括 粉 碎 或 者 交 给 合 同 专 员 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 14

6. 处 理 数 据 主 体 访 问 请 求 6.1 数 据 主 体 访 问 请 求 是 数 据 主 体 表 达 想 要 知 道 所 保 留 的 与 自 己 相 关 信 息 的 书 面 请 求 6.2 所 有 职 员 需 要 接 受 培 训 才 能 认 可 数 据 主 体 访 问 请 求 所 有 数 据 主 体 访 问 请 求 应 传 送 至 数 据 保 护 专 员 处 进 行 处 理 6.3 数 据 主 体 访 问 请 求 必 须 及 时 得 到 处 理, 并 且 在 当 地 数 据 隐 私 法 律 和 / 或 欧 盟 指 令 规 定 的 时 间 范 围 内 如 果 负 责 向 申 请 者 提 供 此 信 息 的 人 员 一 段 时 间 内 不 在 办 公 室, 则 可 以 例 外 如 果 采 取 了 所 有 合 理 措 施 单 还 是 未 能 满 足 时 间 范 围, 申 请 者 和 负 责 处 理 此 申 请 的 人 员 必 须 商 定 另 外 的 日 期 来 处 理 此 请 求 6.4 一 般, 马 尼 托 瓦 克 不 会 收 取 数 据 主 体 访 问 请 求 的 处 理 费 用 但 是, 在 英 国, 可 收 取 不 超 过 10 英 镑 ( 含 增 值 税 ) 的 费 用 6.5 马 尼 托 瓦 克 将 建 立 一 套 应 对 各 种 主 体 访 问 请 求 的 标 准 回 信 6.6 当 收 到 书 面 数 据 主 体 访 问 请 求 时, 在 数 据 主 体 已 付 费 的 前 提 下, 该 个 人 应 : 6.6.1 被 告 知 马 尼 托 瓦 克 或 者 第 三 方 是 否 正 在 处 理 此 人 的 个 人 数 据 ; 6.6.2 被 给 予 以 下 描 述 : (a) 个 人 数 据 ; (b) 正 在 被 处 理 的 目 的 ; (c) 可 能 将 此 个 人 数 据 披 露 给 的 人 员 或 组 织 ; 和 (d) 被 提 供 一 份 可 识 别 的 信 息 副 本 6.7 所 有 有 关 个 人 的 个 人 数 据 应 接 受 检 查 以 确 认 其 是 否 被 保 留 在 相 关 文 档 系 统 中 此 检 查 可 能 由 处 理 数 据 的 人 员 相 关 数 据 保 护 机 关 或 者 劳 资 协 议 会 提 名 的 劳 资 协 议 会 代 表 执 行 6.8 内 部 数 据 主 体 访 问 申 请 ( 如 来 自 马 尼 托 瓦 克 员 工 的 数 据 主 体 访 问 请 求 ) 与 外 部 数 据 主 体 访 问 请 求 同 等 重 要 6.9 当 收 到 针 对 他 人 的 数 据 主 体 访 问 申 请 时, 马 尼 托 瓦 克 应 尽 合 理 努 力, 如 用 电 话 联 系, 或 者 邮 寄 书 信 至 可 联 系 该 个 人 的 地 址 获 取 其 书 面 同 意 未 获 得 数 据 主 体 的 明 确 书 面 同 意 之 前, 不 得 传 播 任 何 信 息 马 尼 托 瓦 克 不 会 在 未 获 取 数 据 主 体 的 明 确 同 意 之 前 将 任 何 个 人 数 据 泄 露 给 ( 事 先 未 获 批 准 保 有 此 信 息 的 ) 其 他 人 这 至 关 重 要, 尤 其 当 申 请 信 息 的 是 第 三 方 时, 如 金 融 机 构 抵 押 贷 款 方 或 者 在 有 效 时 期 外 核 对 雇 佣 关 系 等 6.10 为 回 应 数 据 主 体 访 问 请 求, 数 据 保 护 专 员 将 确 保 与 该 个 人 ( 而 不 是 作 出 申 请 的 数 据 主 体 ) 有 关 的 信 息 不 被 披 露, 除 非 : 6.10.1 其 他 个 人 同 意 披 露, 这 种 情 况 下 需 要 获 得 并 保 留 书 面 证 据 ; FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 15

6.10.2 无 需 任 何 同 意 处 理 此 请 求 也 合 理 时 这 种 情 况 可 能 是, 当 信 息 已 经 为 公 众 所 知 晓, 或 者 与 犯 罪 行 为 有 关 或 为 确 保 国 家 安 全 ; 或 者 6.10.3 信 息 请 求 来 自 法 庭, 与 潜 在 法 律 或 犯 罪 案 件 有 关, 或 者 来 自 政 府 办 公 室, 在 其 与 法 律 规 定 相 关 的 官 方 权 限 内 6.11 在 考 虑 合 理 性 时, 数 据 保 护 专 员 应 考 虑 : 6.11.1 因 其 他 个 人 而 具 备 保 密 性 ; 6.11.2 获 取 同 意 的 步 骤 ; 6.11.3 相 关 个 人 能 否 同 意 ; 和 6.11.4 要 获 取 同 意 的 个 人 明 确 表 示 拒 绝 ( 这 种 情 况 下, 除 非 法 律 强 制, 否 则 不 得 获 取 个 人 信 息 ) 6.12 当 被 要 求 提 供 信 息 副 本 时, 应 考 虑 到 想 要 复 制 该 信 息 可 能 需 要 花 费 的 精 力 如 果 由 于 数 据 过 大 而 使 得 与 所 需 耗 费 精 力 不 相 称, 则 马 尼 托 瓦 克 可 以 告 知 数 据 主 体 无 法 提 供 副 本, 但 信 息 将 以 其 他 形 式 如 电 话 告 知 或 者 邀 请 数 据 主 体 前 来 马 尼 托 瓦 克 经 营 场 所 查 看 文 件 6.13 所 有 数 据 主 体 访 问 请 求 应 予 以 记 录 记 录 应 包 含 以 下 详 情 : 6.13.1 申 请 人 姓 名 ; 6.13.2 申 请 日 期 ; 6.13.3 申 请 方 式 ( 电 子 邮 件 书 信 ); 和 6.13.4 申 请 性 质 ( 如 对 所 有 信 息 的 申 请, 或 者 对 特 定 信 息 的 申 请 ) 6.14 在 之 前 已 回 应 数 据 主 体 访 问 请 求 的 情 况 下, 马 尼 托 瓦 克 无 需 回 应 同 一 个 人 在 3-6 个 月 ( 根 据 当 地 法 律 ) 内 的 类 似 申 请 此 期 限 根 据 申 请 环 境 可 能 有 所 不 同 此 类 期 限 的 变 动 应 提 交 数 据 保 护 专 员 批 准 6.15 所 有 的 个 人 数 据 应 以 可 以 使 数 据 保 护 专 员 能 及 时, 且 在 任 何 情 况 下 在 隐 私 法 律 规 定 ( 参 阅 第 5 节 处 理 存 储 个 人 数 据 和 数 据 安 全 ) 的 期 限 内, 向 数 据 主 体 提 供 此 类 个 人 数 据 详 细 内 容 的 方 式 进 行 存 储 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 16

7. 手 写 记 录 7.1 手 写 数 据 指 作 为 相 关 文 档 系 统 的 一 部 分 或 有 意 将 其 作 为 此 类 系 统 的 一 部 分 的 书 面 个 人 数 据 7.2 相 关 文 档 系 统 是 一 套 个 人 相 关 信 息, 其 结 构 可 能 为 按 个 人 归 档, 或 者 按 与 个 人 相 关 的 标 准 归 档, 以 这 样 的 方 式 组 织 以 便 使 个 人 具 体 信 息 简 单 易 用 例 如, 包 含 雇 佣 记 录 和 顾 客 相 关 记 录 7.3 对 包 含 个 人 数 据 的 书 面 记 录 应 定 期 进 行 审 查, 并 保 留 所 有 此 类 个 人 数 据 记 录 的 清 单 7.4 对 包 含 个 人 数 据 的 手 写 记 录 应 进 行 审 查, 以 确 保 其 数 据 准 确 不 过 量 最 新 并 能 够 充 分 应 对 所 需 所 有 文 件 应 至 少 每 两 年 审 查 一 次 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 17

8. 敏 感 数 据 8.1 敏 感 数 据 包 括 与 以 下 方 面 有 关 的 个 人 信 息 : 8.1.1 数 据 主 体 的 种 族 或 民 族 ; 8.1.2 政 治 观 点 ; 8.1.3 宗 教 信 仰 ; 8.1.4 工 会 成 员 ; 8.1.5 身 体 和 心 理 健 康 状 况 ; 8.1.6 性 取 向 ; 8.1.7 犯 罪 记 录 或 者 犯 罪 指 控 的 记 录 ; 和 8.1.8 因 犯 罪 或 被 指 控 的 犯 罪 而 进 行 的 诉 讼 等 马 尼 托 瓦 克 通 常 不 会 采 集 此 类 信 息, 除 非 当 地 法 律 要 求 8.2 对 敏 感 个 人 数 据 应 采 取 特 殊 保 护, 对 此 类 敏 感 信 息 有 访 问 权 限 的 所 有 员 工 应 采 取 特 殊 保 护 并 依 据 隐 私 法 律 适 当 处 理 员 工 应 确 保 在 处 理 敏 感 数 据 之 前 获 取 该 个 人 的 明 确 同 意 所 有 敏 感 个 人 数 据 应 存 储 在 充 分 的 安 全 措 施 下 以 防 未 获 授 权 的 披 露 此 类 措 施 应 至 少 包 括 带 锁 的 橱 柜 和 对 自 动 数 据 的 密 码 保 护 敏 感 个 人 数 据 不 得 存 放 在 全 球 系 统 中, 也 不 得 在 来 源 国 之 外 进 行 访 问 如 果 一 个 国 家 的 外 籍 人 员 被 另 一 个 国 家 雇 佣, 除 非 数 据 主 体 给 予 明 确 书 面 同 意 或 者 为 保 护 国 家 利 益 依 法 需 要 该 敏 感 信 息, 否 则 不 得 访 问 该 敏 感 个 人 信 息 8.3 所 有 外 部 主 体 机 构 或 个 人 对 于 敏 感 数 据 的 访 问 请 求 应 由 数 据 保 护 专 员 处 理 所 有 此 类 请 求 应 由 相 应 系 统 的 工 作 人 员 记 录 记 录 应 陈 述 申 请 人 申 请 时 间 申 请 内 容 和 申 请 相 关 人 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 18

9. 员 工 数 据 9.1 所 有 员 工 数 据 都 有 可 能 成 为 数 据 隐 私 法 律 涵 盖 的 个 人 数 据 9.2 所 有 雇 佣 记 录, 包 括 申 请 表 面 试 记 录 病 假 条 年 假 记 录 升 职 和 考 评 记 录 培 训 记 录 违 纪 和 解 雇 记 录 和 报 告 参 考 信 息 ( 无 论 保 密 与 否, 无 论 是 给 予 还 是 接 受 的 ) 以 及 一 般 个 人 文 件 记 录, 必 须 依 据 数 据 隐 私 法 律 进 行 处 理 9.3 所 有 招 聘 广 告 必 须 包 含 可 使 申 请 者 识 别 出 马 尼 托 瓦 克 的 信 息 9.4 有 关 所 有 面 试 者 的 面 试 记 录 应 以 书 面 形 式 存 在, 并 了 解 这 些 将 构 成 数 据 隐 私 法 律 下 的 个 人 数 据 因 此, 所 有 面 试 记 录 应 该 公 正 准 确 地 反 映 面 试 所 有 明 确 的 观 点 应 以 考 虑 到 日 后 可 能 会 披 露 的 方 式 被 记 录 在 内 9.5 当 某 位 候 选 人 参 加 了 面 试, 但 马 尼 托 瓦 克 希 望 向 他 提 供 其 申 请 职 位 以 外 的 职 位 时, 此 时 必 须 小 心, 确 认 该 个 人 是 否 同 意 将 其 个 人 数 据 用 于 此 目 的 9.6 当 某 位 候 选 人 向 马 尼 托 瓦 克 申 请 时, 经 过 申 请 人 的 特 别 同 意, 该 申 请 人 详 细 信 息 可 以 在 马 尼 托 瓦 克 集 团 公 司 内 进 行 分 享 可 在 申 请 或 简 历 提 交 的 时 候 获 取 同 意, 在 线 招 聘 时 很 容 易 获 取 9.7 决 定 决 选 名 单 或 直 接 入 围 申 请 人 时, 此 类 决 定 应 采 用 书 面 形 式, 并 以 公 平 合 法 的 方 式 9.8 新 任 命 的 员 工 应 收 到 关 于 所 保 留 的 有 关 其 个 人 的 信 息 内 容 信 息 来 源, 使 用 方 式 以 及 是 否 会 向 任 何 人 披 露 的 通 知 9.9 如 果 任 何 敏 感 个 人 信 息 计 划 在 本 国 使 用, 员 工 应 收 到 通 知, 并 首 先 作 出 明 确 的 使 用 同 意 9.10 人 事 记 录 和 与 员 工 有 关 的 所 有 书 面 信 息 应 在 考 虑 其 以 后 可 能 作 为 数 据 隐 私 法 律 下 的 个 人 数 据 进 行 披 露 的 方 式 设 立 因 此, 所 有 记 录 应 该 清 晰 公 平, 观 点 表 达 应 表 现 如 此 9.11 所 有 纪 律 处 分 评 论 和 报 告 ( 包 括 与 解 雇 相 关 的 报 告 ) 应 以 公 平 准 确 的 方 式 书 写 9.12 所 有 员 工 记 录 应 定 期 审 查, 以 确 保 其 数 据 准 确 不 过 量 最 新 并 能 够 充 分 应 对 所 需 员 工 能 够 要 求 一 份 关 于 自 身 的 基 本 记 录, 以 查 看 其 不 准 确 之 处 9.13 当 员 工 记 录 为 业 务 分 析 之 用 而 保 留 时, 个 人 数 据 应 仅 限 于 满 足 记 录 目 的 而 记 录 如 有 可 能, 此 类 数 据 应 保 持 匿 名 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 19

保 留 记 录 9.14 病 假 记 录 作 为 个 人 数 据 可 能 包 含 敏 感 性 此 类 数 据 应 仅 在 获 得 员 工 明 确 同 意 的 情 况 下 或 满 足 其 他 处 理 敏 感 数 据 的 条 件 下 进 行 保 留 病 假 记 录, 如 有 必 要, 应 在 本 地 保 存, 未 获 员 工 明 确 同 意 的 情 况 下 不 得 在 本 国 以 外 分 享 传 递 9.15 应 采 用 适 当 的 安 全 标 准 预 防 非 法 访 问 和 员 工 记 录 的 意 外 丢 失 或 损 毁 这 可 能 包 含 建 立 员 工 记 录 的 访 问 控 制 和 密 码 并 特 别 注 意 电 子 邮 件 的 使 用 但 是, 对 电 子 邮 件 的 监 控 应 遵 守 数 据 隐 私 法 律 和 互 联 网 扫 描 和 跟 踪 法 律 ( 不 适 用 于 美 国 公 民 ) 9.16 除 非 国 家 / 地 区 特 定 法 律 有 不 同 规 定, 则 以 下 由 欧 盟 定 义 的 规 则 应 予 以 遵 守 : 申 请 表 雇 佣 时 期 收 到 的 推 荐 信 ( 背 景 资 料 ) 1 年 工 资 和 交 税 信 息 6 年 病 假 记 录 3 年 年 假 记 录 2 年 无 薪 假 / 特 殊 假 记 录 3 年 年 度 考 核 记 录 5 年 与 升 职 调 任 培 训 纪 律 处 分 相 关 的 纪 律 给 出 的 推 荐 信 ( 背 景 资 料 )/ 可 提 供 背 景 资 料 的 信 息 服 务 记 录 总 结 ; 如 姓 名 所 任 职 位 雇 佣 日 期 雇 佣 结 束 后 1 年 背 景 资 料 提 供 日 或 雇 佣 结 束 后 5 年 雇 佣 结 束 后 7 年 与 事 故 或 伤 害 相 关 的 记 录 10 年 9.17 以 上 保 留 时 间 可 能 因 马 尼 托 瓦 克 对 信 息 的 使 用 目 的 和 数 据 主 体 是 否 同 意 延 长 保 留 时 期 而 不 同 马 尼 托 瓦 克 应 在 保 留 某 员 工 或 某 组 员 工 记 录 时 考 虑 到 特 殊 用 途 如 有 法 律 规 定 的 记 录 保 持 时 限, 则 马 尼 托 瓦 克 应 遵 守 此 类 规 定 9.18 除 非 有 正 当 的 法 律 原 因 或 员 工 授 权, 马 尼 托 瓦 克 应 保 留 记 录 时 间 不 得 长 于 标 准 保 留 时 间 请 参 阅 第 11 节 数 据 弃 置 9.19 不 再 需 要 的 数 据 应 以 适 当 的 安 全 方 式 进 行 弃 置 纸 质 记 录 应 安 全 地 弃 置, 计 算 机 记 录 应 予 以 删 除, 且 计 算 机 系 统 不 应 保 留 副 本 和 备 份, 也 不 得 发 送 副 本 请 参 阅 第 5 节 处 理 存 储 个 人 数 据 和 数 据 安 全 9.20 马 尼 托 瓦 克 了 解 其 对 前 员 工 的 数 据 保 护 义 务 不 少 于 对 现 任 员 工 的 数 据 保 护 所 有 针 对 前 员 工 的 背 景 资 料 信 息 或 其 他 信 息 必 须 依 据 本 政 策 进 行 处 理 如 果 员 工 离 开 马 尼 托 瓦 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 20

克, 马 尼 托 瓦 克 将 解 释 如 何 对 待 此 类 请 求, 并 获 得 将 离 职 员 工 对 马 尼 托 瓦 克 可 能 进 行 的 披 露 的 同 意 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 21

10. 非 员 工 数 据 的 个 人 数 据 10.1 所 有 由 马 尼 托 瓦 克 持 有 的 个 人 数 据 均 有 可 能 变 成 数 据 隐 私 法 律 下 的 个 人 数 据 事 实 上 马 尼 托 瓦 克 要 求 个 人 信 息 的 特 定 条 目 满 足 法 定 义 务 并 非 意 味 着 公 司 可 以 忽 略 数 据 隐 私 法 律 10.2 所 有 马 尼 托 瓦 克 记 录 包 含 的 个 人 数 据 与 提 供 者 个 人 相 关 的 详 细 信 息 和 指 向 个 人 ( 无 论 是 否 为 马 尼 托 瓦 克 员 工 客 户 公 共 成 员 或 其 他 人 员 ) 的 文 件 记 录 都 应 依 据 数 据 隐 私 法 律 进 行 处 理, 无 论 他 们 是 否 存 储 在 相 关 文 档 系 统 ( 手 写 和 / 或 电 子 形 式 ) 10.3 除 非 有 正 当 的 法 律 原 因, 马 尼 托 瓦 克 不 应 保 留 员 工 数 据 以 外 的 个 人 数 据 超 过 标 准 保 留 时 限 请 参 阅 数 据 弃 置 程 序 ( 第 11 节 ) FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 22

11. 数 据 弃 置 11.1 为 实 现 妥 善 处 理, 所 有 由 马 尼 托 瓦 克 持 有 的 个 人 数 据 均 应 仅 按 正 确 处 理 所 需 的 时 间 进 行 保 存 请 参 阅 员 工 数 据 ( 第 9 节 ) 和 员 工 数 据 以 外 的 个 人 数 据 ( 第 10 节 ) 的 程 序 11.2 所 有 个 人 数 据 应 定 期 进 行 审 查 和 评 估, 以 确 保 销 毁 不 准 确 超 量 和 过 时 的 数 据 应 依 据 处 理 存 储 个 人 数 据 和 数 据 安 全 程 序 销 毁 和 弃 置 数 据 11.3 每 年 各 ( 部 门 ) 应 向 数 据 保 护 专 员 发 送 个 人 数 据 审 计 通 知 通 知 应 确 认 该 ( 部 门 ) 持 有 的 所 有 个 人 数 据 已 根 据 数 据 保 护 政 策 进 行 评 估, 不 准 确 超 量 和 过 时 的 数 据 已 经 被 正 确 地 弃 置 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 23

12. 使 用 监 控 12.1 闭 路 电 视 监 控 系 统 ( 监 控 ) 处 理 个 人 数 据 马 尼 托 瓦 克 应 确 保 由 此 类 系 统 记 录 的 所 有 个 人 信 息 依 据 本 政 策 进 行 处 理 所 有 员 工 ( 美 国 公 民 除 外 ) 应 收 到 监 控 系 统 使 用 通 知 12.2 马 尼 托 瓦 克 应 保 持 所 有 运 行 的 监 控 系 统 的 记 录 记 录 应 包 括 : 12.2.1 采 用 的 何 种 摄 像 机 位 置 ; 12.2.2 监 控 系 统 的 目 的 应 包 括 对 流 程 的 评 估 和 系 统 安 装 的 原 因 ; 和 12.2.3 确 认 已 依 据 当 地 法 律 就 监 控 系 统 通 知 信 息 专 员 12.3 监 控 设 备 应 安 装 在 仅 记 录 计 划 目 的 所 需 信 息 的 地 方 应 采 取 措 施 确 保 画 面 不 拍 到 生 活 区 域, 如 果 非 要 拍 到 生 活 区 域, 则 马 尼 托 瓦 克 应 尽 量 予 以 限 制 12.4 所 有 监 控 覆 盖 区 域 应 有 指 示 牌 告 知 人 员 已 进 入 监 控 区 域 此 指 示 牌 志 应 清 晰 醒 目 12.5 指 示 牌 应 指 示 : 12.5.1 马 尼 托 瓦 克 的 名 称 ; 12.5.2 系 统 目 的 ( 见 下 ); 和 12.5.3 详 细 联 系 信 息 例 如, 指 示 牌 可 以 这 样 写 为 安 全 预 防 犯 罪 和 公 共 安 全, 图 像 受 到 监 控 请 联 系 [ 马 尼 托 瓦 克 ] 内 部 或 拨 打 [ 电 话 号 码 ] 获 取 更 多 信 息 12.6 监 控 图 像 不 能 保 存 超 过 必 要 时 间 在 仓 库 拍 到 的 图 像 在 合 约 时 间 内 或 明 显 无 犯 罪 行 为 时 仅 应 保 存 一 段 时 间 12.7 在 德 国 使 用 监 控 受 到 劳 工 管 理 法 案 的 严 格 限 制, 并 受 限 于 其 他 相 关 法 律 FitzPatrick & Associates 版 本 4.0 24