臺中市政府 WEB 版公文製作系統 操作手冊 主管批核作業 民國 104 年 11 月製版本 V4.0
目 錄 第一章公文管理系統... 1 一 公文批核操作說明... 1 ( 一 ) 公文批核處理... 1 1. 線上簽核批核處理 公文批核... 1 2. 線上簽核批核處理 公文退件... 13 第二章 WEB 公文製作... 16 一 編輯區域說明... 16 二 進階功能說明... 23 ( 一 ) 個人詞庫管理... 23 1. 新增詞庫名稱及內容... 23 2. 修改詞庫名稱... 24 3. 刪除詞庫名稱及內容... 25 4. 匯出詞庫... 26 5. 匯入詞庫... 27 ( 二 ) 手寫管理... 28 ( 三 )PIN 碼暫存管理... 28 ( 四 ) 顯示簽核資訊管理... 29 ( 五 ) 是否開啟下一筆管理... 30 ( 六 ) 自動存檔時間管理... 31 ( 七 ) 顯示批核資料管理... 31 ( 八 ) 視窗大小管理... 32 附錄一無法開啟 WEB 公文製作 ( 安裝 Flash Player)... 33 一 登入公文系統自動安裝 Adobe Flash Player... 33 二 手動安裝 Adobe Flash Player... 34 附錄二從筆硯製作匯出並匯入至 WEB 公文製作... 35 一 詞庫... 35 臺中市政府 WEB 版公文製作系統 操作手冊 民國 104 年 11 月製版本 V4.0 長科資訊股份有限公司協力
第一章公文管理系統 一 公文批核操作說明 ( 一 ) 公文批核處理 功能說明 提供主管開啟業務單位陳核公文, 進行公文線上批核及登錄批核資訊 公文批核匣 之公文資訊為: 待單位主管批核處理之公文資訊 批核處理匣 之公文資訊為: 待一層主管批核處理之公文資訊 1. 線上簽核批核處理 公文批核 說明 提供主管進行公文線上批核 公文 傳送 : 提供主管批核後, 如需送至上陳相關權責主管, 可將公文傳送至下一簽核主管, 公文流程送至下一簽核主管批核處理匣 公文 決行 : 提供主管批核決行後, 可將公文送至承辦人, 公文流程送至承辦人員決行公文清單 (1-1) 適用 : 公文擬辦內容無須修訂, 主管可直接批示送出 (1) 於單位主管作業選單, 點選 公文批核匣 (2) 點選欲批核公文之簽稿 鈕, 系統即自動開啟公文製作 (3) 於擬辦內容瀏覽承辦人公文文稿內容 (4) 輸入批示意見 僅傳送公文時, 可不需輸入批示意見 1
依機關分層負責實施要項, 由各層主管依授權核判 進行 決行 回至承辦人 (5) 點選 決行 鈕, 將公文送至承辦人 決行權依承辦人文稿設定決行層級判斷簽核主管是否擁有決行權 進行 傳送 至下一簽核主管 (5) 點選 傳送 鈕, 將公文送至下一簽核主管 (6) 選擇傳送方式與收件者 傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (7) 輸入 PIN 碼 (6) 選擇傳送方式與收件者 傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (7) 輸入 PIN 碼 2
(8) 按 傳送並離開 鈕, 將公文送至承辦人員 (8) 按 傳送並離開 鈕, 將公文送至下一簽核主 管 (9) 傳送出去後, 系統提示 是否開啟下一筆? 確定 取消 如欲開啟下一筆公文, 按 確定 鈕, 即可開啟下一筆待批核公文文稿 如不開啟下一筆公文, 按 取消 鈕, 即可回至公文管理系統公文批核匣 / 批核處理匣 主管若要取消 是否開啟下一筆? 提示訊息, 請參考 P.30 是否開啟下一筆管理 設定 3
(1-2) 適用於主管執行修改承辦人送核之公文擬辦內容, 並可於修改後批示送出 (1) 於單位主管作業選單, 點選 公文批核匣 (2) 點選欲批核公文之簽稿 鈕, 系統即自動開啟公文製作 (3) 於擬辦內容進行文稿修改 修改內容將以其他顏色顯示 (4) 輸入批示意見 僅傳送公文時, 可不需輸入批示意見 4
依機關分層負責實施要項, 由各層主管依授權核判 進行 決行 回至承辦人 (5) 點選 決行 鈕, 將公文送至承辦人 決行權依承辦人文稿設定決行層級判斷簽核主管是否擁有決行權 進行 傳送 至下一簽核主管 (5) 點選 傳送 鈕, 將公文送至下一簽核主管 (6) 選擇傳送方式與收件者 傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (7) 輸入 PIN 碼 (6) 選擇傳送方式與收件者 傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (7) 輸入 PIN 碼 (8) 按 傳送並離開 鈕, 將公文送至承辦人員 (8) 按 傳送並離開 鈕, 將公文送至下一簽核主 管 5
(9) 傳送出去後, 系統提示 是否開啟下一筆? 確定 取消 如欲開啟下一筆公文, 按 確定 鈕, 即可開啟下一筆待批核公文文稿 如不開啟下一筆公文, 按 取消 鈕, 即可回至公文管理系統公文批核匣 / 批核處理匣 6
(1-3) 適用於主管執行修改承辦人送核之公文決行層級, 並可於修改後批示送出 (1) 於單位主管作業選單, 點選 公文批核匣 (2) 點選欲批核公文之簽稿 鈕, 系統即自動開啟公文製作 (3) 於擬辦內容點擊決行層級欄位 (4) 選擇分層負責用語及決行層級 7
(5) 按 上傳公文管理 鈕, 進行公文檔案上傳 8
依機關分層負責實施要項, 由各層主管依授權核判 進行 決行 回至承辦人 (6) 點選 決行 鈕, 將公文送至承辦人 決行權依承辦人文稿設定決行層級判斷簽核主管是否擁有決行權 進行 傳送 至下一簽核主管 (6) 點選 傳送 鈕, 將公文送至下一簽核主 管 (7) 選擇傳送方式與收件者 傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (8) 輸入 PIN 碼 (7) 選擇傳送方式與收件者 傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (8) 輸入 PIN 碼 (9) 按 傳送並離開 鈕, 將公文送至承辦人 員 (9) 按 傳送並離開 鈕, 將公文送至下一簽 核主管 9
(10) 傳送出去後, 系統提示 是否開啟下一筆? 確定 取消 如欲開啟下一筆公文, 按 確定 鈕, 即可開啟下一筆待批核公文文稿 如不開啟下一筆公文, 按 取消 鈕, 即可回至公文管理系統公文批核匣 / 批核處理匣 10
(1-4) 適用於主管決行後需進行後會公文 (1) 於單位主管作業選單, 點選 公文批核匣 (2) 點選欲批核公文之簽稿 鈕, 系統即自動開啟公文製作 (3) 點選 決行 鈕, 將公文送至承辦人 決行權依承辦人文稿設定決行層級判斷簽核主管是否擁有決行權點選 決行 鈕 (4) 於 傳送方式 下拉選擇 決行 ( 發文 - 先決後會 ) 或 決行 ( 存查 - 先決後會 ) 11
(5) 按 決行並離開 鈕, 將公文送至承辦人員 (6) 傳送出去後, 系統提示 是否開啟下一筆? 確定 取消 如欲開啟下一筆公文, 按 確定 鈕, 即可開啟下一筆待批核公文文稿 如不開啟下一筆公文, 按 取消 鈕, 即可回至公文管理系統公文批核匣 / 批核處理匣 12
2. 線上簽核批核處理 公文退件 說明 提供主管將業務單位送陳核之線上簽核公文, 因資料不齊 內容有誤 等因素, 進行公文線上批示及登錄批示意見, 可將公文退至上一送件人員或承辦人員, 公文流程送至承辦人員之承辦清單或上一送件人員之批核清單 方法一 : 開啟文稿進行陳核公文之退件, 可退件至承辦人員或任一送件人員 13
確定 取消 (1) 於單位主管作業選單, 點選 公文批核匣 (2) 點選欲批核公文之簽稿 鈕, 系統即自動開啟公文製作 (3) 輸入批示意見 (4) 點選 退件 (5) 選擇傳送方式與收件者 傳送方式與收件人員, 系統提供下拉式選單點選 (6) 輸入 PIN 碼 (7) 按 傳送並離開 鈕, 將公文送至收件人員 (8) 退件出去後, 系統提示 是否開啟下一筆? 如欲開啟下一筆公文, 按 確定 鈕, 即可開啟下一筆待批核公文文稿 如不開啟下一筆公文, 按 取消 鈕, 即可回至公文管理系統公文批核匣 / 批核處理匣 14
方法二 : 於公文管理系統進行承辦人陳核公文之退件, 可退件上一送件人員 (1) 於單位主管作業選單, 點選 公文批核匣 (2) 點選欲退件公文之退回 鈕 (3) 系統即自動出現 請確認是否將此公文 (XXXXXXXXXX), 退回送件人員 (XXX), 點選 確定 公文即退回送件人員 15
第二章 WEB 公文製作 一 編輯區域說明 區域功能說明 段落顯示調整 套印系統 A 功能表 便利貼 螢光標記 清稿 ( 僅清字 ) 另存新檔 公文編輯視窗 ( 編輯文稿屬性 編輯發文日期 編輯聯絡人資訊 檔號選取 受文者選取 會辦單位選取 開會時間 開會地點 編輯發文機關 編輯抄本受文者 ) 儲存 匯出 批次匯出 另存來文 列印 批次列印 附件 版本巡覽 意見軌跡 編輯工具 ( 復原 重做 增加縮排 減少縮排 加上序號 刪除序號 上標 下標 粗體 底線 增加行距 減少行距 ) 自建通訊錄管理 個人詞庫管理 符號管理 PIN 碼暫存管理 顯示簽核資訊管理 是否開啟下一筆管理 自動存檔時間管理 顯示批核資料管理 列印選項設定 發文列印選項設定 視窗大小管理 16
區域功能說明 設定公文檔號 設定速別 密等 擬辦方式 決行層級 設定公文正副本受文者 ( 視公文範本顯示此功能 ) 設定會辦單位 B 工具列 將文稿內容進行清稿 文字醒目提示色彩 提供文字加註功能 預先設定手寫批示意見 於文稿內容進行手寫批示意見 設定手寫批示意見之顏色及線條粗細 17
螢光標記 功能說明 提供主管可將重要文字以螢光筆標記 18
(1) 於公文製作編輯區選擇欲標示之文字 (2) 點選 螢光標記 按鈕即完成標示 若欲取消標示, 則選擇標示文字後再次點選 螢光標記 按鈕即可 19
便利貼 功能說明 提供貼紙加註功能並可閱讀已加註者的意見, 自己的貼紙可移動位置 放 大縮小或刪除, 其他人的貼紙只可移動不可刪除 (1) 點選 便利貼 按鈕 (2) 輸入意見文字內容 (3) 按 確定 按鈕, 即完成新增 若欲編輯或刪除便利貼, 則點選便利貼按下滑鼠右鍵, 即可選擇編輯或刪 除功能 20
區域功能說明 C 樹狀圖 可將樹狀圖區域左 右移動顯示 插入個人自建詞庫, 可新增 修改 刪除 簽核意見輸入區域放大 查看線上簽核公文意見軌跡 切換公文匣 功能說明 提供使用者依個人操作習慣, 將公文匣欄位顯示於 WEB 公文製作左側 或右側畫面 21
(1) 點選 切換公文匣 可將公文匣欄位顯示於左側或右側 22
二 進階功能說明 ( 一 ) 個人詞庫管理 功能說明 可依自己編輯公文時之需求, 設定常用字至詞庫, 以免經常重複輸入相同 字之時間 1. 新增詞庫名稱及內容 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點選 新增 頁籤 (3) 於 [ 詞庫名稱 ] 欄位輸入詞庫名稱 (4) 輸入詞庫內容 (5) 按 確定 鈕, 完成詞庫新增 23
2. 修改詞庫名稱 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點選 修改 頁籤 (3) 選擇 [ 詞庫名稱 ], 按 修改 鈕 (4) 編輯詞庫名稱, 按 確定 鈕完成詞庫名稱修改 24
3. 刪除詞庫名稱及內容 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點選 刪除 頁籤 (3) 選擇 [ 詞庫名稱 ] (4) 按 刪除 鈕, 系統彈跳提示訊息, 按 確定 鈕完成詞庫刪除 25
4. 匯出詞庫 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點選 匯出 頁籤 (3) 於 [ 詞庫清單 ] 勾選欲匯出詞庫, 按 匯出 鈕 (4) 選擇儲存路徑, 按 存檔 鈕完成詞庫匯出 26
5. 匯入詞庫 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 個人詞庫管理 (2) 點選 匯入 頁籤 (3) 選擇欲匯入詞庫檔案, 按 開啟舊檔 鈕 (4) 勾選欲匯入的詞庫名稱 (5) 按 匯入 鈕, 即可完成詞庫匯入 匯入格式說明 : 以文字檔方式, 內容如下 : 以 Tab 字元作為分隔 27
( 二 ) 手寫管理 功能說明 提供使用者可設定手寫意見 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 手寫管理 (2) 按 新增 鈕 (3) 以滑鼠或手寫版輸入文字 (4) 按 鈕, 即可完成新增 ( 三 )PIN 碼暫存管理 功能說明 可選擇開啟或關閉記憶 PIN 碼 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 PIN 碼暫存管理 (2) 選擇 開啟 (3) 有效時間為輸入 PIN 碼後至當日 23:59:59 止 ( 基於資訊安全考量 ), 按 確定 鈕, 即可完成設定 28
( 四 ) 顯示簽核資訊管理 功能說明 滑鼠移至批核修改文字處, 顯示簽核者與時間, 可選擇開啟或關閉簽核資 訊 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 顯示簽核資訊管理 (2) 預設為開啟, 若要取消顯示簽核資訊, 請選擇 關閉 (3) 按 確定 鈕, 即可完成設定 29
( 五 ) 是否開啟下一筆管理 功能說明 可於線上簽核公文送出後, 設定是否自動開啟下一筆公文提示訊息 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 是否開啟下一筆管理 (2) 預設為詢問開啟, 若要取消提示訊息, 請選擇 關閉 若不顯示提示訊息, 但自動開啟下一筆, 請選擇 自動開啟 (3) 按 確定 鈕, 即可完成設定 30
( 六 ) 自動存檔時間管理 功能說明 開啟已取號之公文, 系統依設定自動存檔時間進行公文資訊上傳 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 自動存檔時間管理 (2) 預設 10 分鐘, 可調整存檔間隔時間 註 : 最少為 10 分鐘 (3) 按 確定 鈕, 即可完成設定 ( 七 ) 顯示批核資料管理 功能說明 可設定開啟或關閉公文批核資料顯示 31
(1) 於使用者設定功能表選單, 點選 顯示批核資料管理 (2) 預設為全部顯示, 若要調整為不顯示請取消勾選 (3) 按 確定 鈕, 即可完成設定 ( 八 ) 視窗大小管理 功能說明 提供使用者可設定來文視窗比例 (1) 於使用者設定功能表選單, 點選 視窗大小管理 (2) 調整欲顯示之來文比例 (3) 按 確定 鈕, 即可完成設定 32
附錄一無法開啟 WEB 公文製作 ( 安裝 Flash Player) 一 登入公文系統自動安裝 Adobe Flash Player 若電腦並未安裝 Flash Player, 於登入系統時自動詢問是否安裝, 請按 安裝 即可 33
二 手動安裝 Adobe Flash Player 至 ADOBE 官方網站 http://get.adobe.com/tw/flashplayer/ 點按 立即安裝 即可 34
附錄二從筆硯製作匯出並匯入至 WEB 公文製作 一 詞庫 35
(1) 於 筆硯公文製作 點選 詞庫 (2) 於 [ 意見詞庫 ] 點選 匯出 (3) 勾選欲匯出詞庫 (4) 按 確定 鈕 (5) 選擇儲存路徑按 確定 完成匯出詞庫 ( 例 : 詞庫 1.txt) (6) 於 WEB 公文製作 點選 詞庫 (7) 於 [ 個人詞庫管理 ] 點選 匯入 (8) 選擇檔案 ( 例 : 詞庫.txt), 按 開啟舊檔 鈕 (9) 按 匯入 鈕, 完成詞庫匯入作業 36