目 錄

Transcription

1 筆硯 Web 版公文製作系統 教育訓練講義 國家發展委員會檔案管理局 103 年 6 月

2 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 頁次 第一章系統環境設定及安裝... 1 一 IE 環境安全性設定... 1 二 帳號申請 ( 我的 E 政府 )...12 三 系統安裝及註冊...12 第二章系統功能說明 一 完成第一份公文...22 二 發文處理功能...48 第三章系統進階功能說明 一 本文區進階編輯...54 二 受文者進階編輯...58 三 編輯個人通訊錄...61 四 常用編輯...66 五 發文進階處理功能...75 第四章線上簽核模組相關功能 一 線上簽核模組...79 二 憑證簽章存檔作業...87 第五章常見問題... 88

3 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 1 一 IE 環境安全性設定 第一章系統環境設定及安裝 若您欲安裝 Web 版公文製作系統或使用機關電子公布欄系統的電腦作業環境為 Windows7 或您的 IE 瀏覽器版本為 8.0, 請注意以下相關設定 : Windows7 設定 1. 進入控制台, 點選 使用者帳戶和家庭安全 2. 請點選 使用者帳戶

4 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 2 3. 選擇下方 變更使用者帳戶控制設定 4. 將左方控制器下拉到 不要通知, 並點選確定 5. 完成後, 請重新啟動電腦再進行相關操作

5 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 3 IE8.0 相關注意事項與設定 1. 在您進行公文製作系統安裝或使用機關電子公布欄前, 請先進行 IE 安全性設定, 請開啟 IE 視窗, 點選上方的工具 網際網路選項 2. 點選上方頁籤一般 設定 (s), 於 檢查儲存的畫面是否有較新的版本 勾選 每次造訪網頁時 即可

6 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 4 3. 點選上方頁籤安全性 信任的網站 網站 (s), 取消下方 此區域內的網站需要 伺服器驗證 的勾選, 並於新增的欄位中輸入 按下新增即可加至網站

7 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 5 3. 點選 新增 2. 在此處輸入欲加入的網站 4. 完成後請點選 關閉 4. 請點選下方自訂等級, 找到 ActiveX 控制項與外掛程式, 並將相關子項目約 7~8 個皆勾選為 啟用

8 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 6 相關項目 ( 即一樣圖示的 ), 請勾選 啟用 完成後請點選 確定 請按 是 5. 點選上方頁籤隱私權, 取消畫面中間 開啟快顯封鎖程式 與下方 InPrivate 的相關勾選

9 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 7 裡面的選項都不要勾選 6. 點選上方頁籤進階, 找到 安全性, 勾選 允許主動式內容在我電腦上的檔案中執行, 完成後請點選確定離開網際網路選項設定 完成後點 確定 離開 7. 完成 IE 設定後, 請檢查是否有安裝捷徑列或搜尋工具列 ( 如 :Yahoo 奇摩捷徑列 Google Toolbar Windows Live Toolbar) 請至上方的檢視 工具列, 查看是否有此類程式如下圖

10 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 8 如果您沒有看到這行功能表列, 請按一下鍵盤上的 Alt 鍵 網址列下可看到 Yahoo 奇摩捷徑列與 Google Toolbar 8. 請至控制台 新增或移除程式中將這些工具列移除 可在控制台找到這些工具, 點選移除即可移掉這些程式

11 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 9 或是關閉其中封鎖彈跳視窗的功能 點一下阻擋跳窗, 圖示變成藍灰色即可 點一下 已允許目前網頁的彈出視窗

12 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 完成以上設定後, 請將所有視窗關閉, 再重新開啟 1 個新的 IE 視窗, 輸入相關網址 10. 當您進入 文書編輯共通服務平台或是機關電子公布欄網站時, 請留意網址列上方是否有彈跳出黃色標題列如下圖 11. 滑鼠左鍵點一下標題列, 選擇 在所有網站執行附加元件, 並點選執行, 此處可能有 2~3 個元件需要您執行 12. 當網站開啟完成後, 點選會員登入, 進入我的 E 政府登入畫面, 此時也會有同樣的提示列出現, 請與前一步驟一樣, 選擇 在所有網站執行附加元件, 並點選執行即可 13. 輸入您的帳號與密碼按下確定後, 會跳出安全性警告如下圖, 此處請選擇否 14. 即會出現外站登入成功, 回到公文製作網站進行相關程式下載或使用者資料修改

13 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 11

14 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 12 二 帳號申請 ( 我的 E 政府 ) 為與政府入口網整合及身分認證正確, 本系統須由 電子化政府入口網 登入, 方可下載 Web 公文製作系統 如果您是 電子化政府入口網 會員, 請用自己的帳號密碼登入 如果您忘記 電子化政府入口網 的帳號密碼, 可以撥打電子化政府入口網客服電話 如果您不是 電子化政府入口網 會員, 請點選 立即申請成為會員 如有相關問題, 請參考 帳號 / 憑證登入問題 ( 或洽客服中心電話 : 三 系統安裝及註冊 ( 一 ) 由 文書編輯共通服務平台 進入 1 進入的網址 開啟 IE 瀏覽器, 在網址列鍵入 文書編輯共通服務平台 網址 : 按 Enter 鍵, 出現 文書編輯共通服務平台 首頁

15 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 13 註 1 若您電腦作業系統是 Windows XP,IE SP2 以上的版本, 當您進入 文書編輯共通服務平台 網站時, 會在網址列下方跳出黃色標題列, 詢問您是否安裝 ActiveX 控制項或是來自網站的元件是否允許安裝, 請點選標題列後選擇 允許安裝 或 是 即可 註 2 建議將 文書編輯共通服務平台 加入信任的網站, 以讓系統元件可正常安裝至您的電腦上 開啟 IE 瀏覽器, 選擇工具 \ 網際網路選項 \ 安全性 \ 信任的網站 \ 網站 \ 輸入 \ 新增 \ 確定 ( 註 : 信任的網站對話盒下方的 此區域內的所有網站需要伺服器驗證 ( 不勾選 ) 2 點選 下載安裝 3 如果您已是 我的 E 政府 會員, 請按 請點選此處登入 註 本系統須由 我的 E 政府 登入, 方可下載 Web 版公文製作系統

16 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 14 4 鍵入帳號及密碼, 按登入, 此時 我的 E 政府 的單一登入系統, 會檢查您的身分 註 若您無法登入 我的 E 政府 時, 請檢查您的帳號密碼是否正確或稍候再試 ; 若忘記帳號密碼 帳號停用或還是無法登入時, 請聯絡客服中心 : 處理 5 會員登入成功後, 系統會自動導引回 文書編輯共通服務平台 安裝首頁, 如下圖

17 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 15 ( 二 ) 安裝建置 文書編輯 - 公文製作系統 安裝程序如下 : 步驟 1: 點選 下載離線版公文製作安裝程式 圖示, 出現作業視窗如下, 點選儲存檔案 步驟 2: 選取暫存的目錄如 d:/mytemp, 按存檔, 出現下載畫面 系統會下載安裝程式 docninstall.msi 至您的個人電腦上

18 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 16 步驟 3: 開啟檔案總管至剛才指定的目錄, 如 d:/mytemp, 將已下載的檔案 (docninstall.msi), 按滑鼠 2 下執行安裝 出現安裝進行的畫面, 按下一步 (N)> 繼續 步驟 4: 出現安裝目錄畫面, 按下一步 (N)> 繼續 步驟 5: 直到出現安裝完成畫面, 按關閉完成安裝, 系統會出現下圖後, 自動導入註冊畫面

19 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 17 ( 三 ) 註冊系統 公文製作系統安裝完畢後, 系統自動會導入使用者註冊畫面 1 2 3

20 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 註冊資訊各欄位說明如下 : 1 使用者基本資料 此處系統將自動帶出由 我的 E 政府 入口網傳回的帳號資訊 2 主要與次要發文機關資訊 此處可設定您的主要發文機關資訊, 並可先設定好發文字 稿署名及署名的下拉選單資訊, 以方便繕打公文時直接點選帶入, 且 1 次可設定多筆, 每筆以全形頓號分隔 ; 若您的發文機關不只 1 個, 可於次要發文機關中新增第 2 個發文機關資訊, 設定方式與主要發文機關一樣 ; 若有第 3 4 個發文機關, 請利用新增次要發文機關來增加其它次要發文機關資訊 註 次要發文機關 : 當承辦人身兼多個事務要處理發文時, 可以下拉選擇不同的發文機關名稱發文 3 聯絡方式 請填入承辦人基本資訊以顯示在公文上, 例如繕打 函 時會將承辦人姓名 電 話 傳真 電子信箱顯示在公文右上角 ( 聯絡方式 )

21 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 19 4 預設匯出目錄 匯出 di txt 檔案的儲存路徑, 匯出目錄為系統預設, 亦可自行更改 5 預設電子交換目錄 發文清單轉交換檔時, 電子交換檔案儲存的路徑, 可直接下拉點選帶入各交換系統預設值, 亦可自行更改 DI 編碼方式則是因應 99 年規範 Unicode 碼文字可進行電子交換部分所提供的設定, 系統預設為 Big5 碼, 若機關之電子交換系統可支援 Unicode 碼, 可選擇此設定為 Unicode, 這樣轉出的 DI 檔中即會宣告編碼方式為 Unicode 註 目錄設定需與交換系統讀取檔案路徑一致, 交換系統才能正確抓取電子檔進行交換作業 以上資料欄位依自己機關的環境填入設定後 ( 有 * 號欄位為必填 ), 按儲存鍵完成註冊, 儲存時會顯示如下 : 儲存完畢後出現如下圖, 即完成註冊

22 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 20 ( 四 ) 開始使用系統 安裝及註冊完成後, 至桌面快速按 2 下圖示 - 公文製作, 即可開始使用 文書編輯 ( 五 ) 已安裝但尚未註冊 系統如果已安裝完成, 但未註冊使用者資料, 請按照下列步驟完成註冊程序 1 若是從 文書編輯共通服務平台 完成安裝程序, 但未完成註冊者 至桌面快速按 2 下圖示, 系統會自動出現網頁如下 將註冊資訊填入並完成註冊程序, 參考一 ( 三 ) 註冊系統及一 ( 四 ) 開始使用 系統 2 如果是從其他來源取得 文書編輯 - 公文製作 安裝程式者 當使用者至桌面快速按 2 下圖示 登入網頁, 系統會自動導入 我的 E 政府

23 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 21 使用者必須完成 會員登入 並取得身分認證後, 系統會自動出現使用者資料網頁, 將註冊資訊填入並完成註冊程序 ( 六 ) 修改使用者資料 當使用者的基本資料有所更動時, 請至 文書編輯共通服務平台 登入, 點選 修改使用者資料 來修改內容 ( 七 ) 多位同仁共用 1 台電腦 假設有 A B 兩位同仁共用 1 台電腦, 請以 A 同仁帳號密碼至 文書編輯共通服務平台 登入並進行安裝, 安裝並註冊完成後, 改以 B 同仁帳號密碼至 文書編輯共通服務平台 登入並進行註冊及儲存即可 之後開啟 Web 版公文製作系統時, 系統會出現如下畫面, 即可選擇自己的帳號登入系統 若使用者之前已進行註冊設定, 可直接選擇 下載使用者資料, 已註冊的資訊會自動下載至目前的電腦

24 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 22 一 完成第一份公文 第二章系統功能說明 使用者第 1 次進入本系統, 會出現如下圖的安全警告 (3 至 5 次 ), 請點選後務必選擇 執行附加元件 以便安裝元件進入系統 ; 當您下次再進入本系統時, 就不會出現此提示訊息 ( 一 ) 開啟範本 步驟 1: 點選開啟新檔, 點選開啟範本 步驟 2: 將游標移至欲選取的範本檔 : 如 99 公文橫書範本 的 函, 快速按滑鼠 左鍵兩下, 此樣式檔即載入至螢幕上 註 1 或將滑鼠移至下方的確定鍵點選開啟 註 2 發文機關 傳真 地址可帶出註冊設定資訊 註 3 欄框名稱為藍色字, 公文內容為黑色字 您可以開始編輯 1 份函稿內容了! 如欲使用其他格式可再選擇 開啟範本 小精靈提醒 : 使用者可選擇 工具 - 使用者設定基本資訊, 自行設定有關本單位基本資訊, 一旦設定完畢, 下次進入系統開啟新檔時, 即會在相關欄位出現此設定值

25 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 23 ( 二 ) 編輯公文 編輯欄位屬性的內容欄位內容以自動帶入或下拉式選取為主 1 操作方式: 步驟 1: 將滑鼠游標指向欄位名稱如 [ 速別 ], 按滑鼠左鍵出現對應的選單內容 : 步驟 2: 移動滑鼠至上圖畫圈處出現下拉式選單, 快點滑鼠左鍵 2 下選取對 2 欄位說明 : 應內容, 選取完畢後按確定, 回至編輯畫面, 內容會載入至欄位 : 例如 : 速別 : 最速件 發文機關 : 依登錄者判別機關名稱, 可下拉式清單選擇其他可使用的機關名稱 承辦人 : 依登錄者判別承辦人姓名, 也可以自行再做修改 聯絡方式 : 依所選取的機關名稱自動對應聯絡方式資訊, 若無也可 自行輸入想要的文字內容 等 地址 : 依所選取的機關名稱自動對應地址資訊 速別 : 下拉式選取 普通件 速件 或 最速件 密等及解密條件或保密期限 : 密等 : 預設為空白 ( 即普通 ), 下拉式選取 密 機密 極機密 或 絕對機密 解密條件或保密期限 : 下拉式選取 本件於公布時解密 本件至某年某月某日解密 附件抽存後解密 其他 或 自行輸入想要的文字內容 等 發文日期 : 使用者自行選日曆時間元件 ( 系統會預設停留在系統日期 ), 如中華民國 100 年 4 月 1 日 發文字號 : 使用者自行輸入想要的發文字號內容, 文號部份為半型的阿拉伯數字 附件 : 使用者自行填寫, 例如 : 如文 如主旨等 附件檔名 : 新增一筆選取附件檔, 並帶入附件檔名及顯示附件檔案大小 檔號 : 使用者自行輸入檔號或是由作業視窗右下方 常用分類案號 點選輸入 保存年限 : 下拉式選取所需年限 擬辦方式 : 下拉式選取 先簽後稿 簽稿並陳 以稿代簽 創 創先簽後稿 創簽稿並陳 或 創以稿代簽, 或是由作業視窗右下方 常用擬辦方式 點選輸入

26 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 24 稿署名 : 下拉式選取所需的 稿署名 內容或自行輸入 若需特殊編輯稿署名內容可按 進階 功能處理 署名 : 下拉式選取所需的 署名 內容或自行輸入 若需特殊編輯署名內容可按 進階 功能處理 會辦單位 : 使用者自行填寫或是由作業視窗右下 常用單位 點選輸入 決行層級 : 可自行輸入所需的 決行層級, 或是透過下拉選單選取 開會事由 : 使用者自行填寫 開會時間 : 可選日曆時間元件, 如 100 年 4 月 1 日 ( 星期五 ) 上午 10 時 30 分 開會地點 : 使用者自行填寫 主持人 : 使用者自行填寫 註 凡超過版面長度的欄位, 字尾出現, 滑鼠游標移至此處會出現全部內容的小黃標, 例如 : 3 附件檔名欄位操作說明 : 步驟 1: 點選附件檔名, 出現下圖, 再點選新增 步驟 2: 找出欲載入的附件檔 開啟 例如開啟 申請書.doc 檔案 步驟 3: 若有第 2 個附件, 請重複以上步驟設定 設定完畢即可點確定離開 註 若要夾帶同一資料夾中多個檔案, 可利用鍵盤 Ctrl 或 Shift 來選擇多個

27 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 25 檔案一次帶入 附件檔名及大小顯示區 註 附件檔案總大小若超過 2,048KB, 會出現 附件大小超過 2MB, 無法隨文電子交換! 提示訊息 編輯本文內容 1 主旨 : 將主旨內容鍵入 注意事項 : 依交換 DI 格式規範不可分段, 如分 1 個以上的段落, 會造成交換格式的不正確 2 說明 : 將說明內容鍵入, 系統可依規範產生標準條列 注意事項 : 依交換 DI 格式規範說明內容可分段落, 段落的排列請依規範編排, 切勿使用空白鍵對齊段落, 容易造成本文內容排列不整齊, 造成收文機關電子收文時被退件的困擾 可按 Ctrl 鍵 + 鍵至下一階編號 : 如 三 變成 ( 三 ) 可按 Ctrl 鍵 + 鍵至上一階編號, 如 (2) 變成 2 3 標點符號表: 本文區編輯可選擇本文區上方的工具列功能 可選擇全型標點符號列表, 或在編輯文字中以鍵盤編輯全型標點符號, 舉例 : Ctrl 鍵 +, = 全型, Ctrl 鍵 +. = 全型

28 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 26 Ctrl 鍵 + = 全型 Ctrl 鍵 +Shift 鍵 + : = 全型 : 註 若要自訂標點符號表, 請點選 工具 \ 編輯 [ 自訂符號 ] 功能設定 4 本文編輯功能 : 可選擇工具列右邊圖示功能, 依序說明如下 : 詞庫 : 提供編輯常用詞彚功能 剪下 (Ctrl+x): 將選擇的區塊內的字剪下 複製 (Ctrl+c): 將選擇的區塊內的字複製 貼上 (Ctrl+v): 將剛才剪下 ( 或複製 ) 區塊內的字貼上 復原 (Ctrl+z): 將剛才所作的動作回復,1 次還原 1 個動作 取消復原 (Ctrl+y): 放棄剛才所作的復原動作 至上一層 (Ctrl+ ): 設定 說明 : 下條列式編號回到上一階段編號, 如 ( 三 ) 變成 三 至下一層 (Ctrl+ ): 設定 說明 : 下條列式編號往下一階段編號設定, 如 ( 三 ) 變成 1 有 / 無編號 (Ctrl+B): 按 1 次無編號, 再按 1 次有編號 其他行減少縮排 (Ctrl+J): 第 1 行以空白鍵空格, 其他行向前進, 每按 1 次, 前進 1 個半型字 其他行增加縮排 (Ctrl+K): 第 1 行以空白鍵空格, 其他行向後退, 每按 1 次, 後退 1 個半型字 減少行距 : 可減少本文區內容的行距 增加行距 : 可增加本文區內容的行距 控制碼 : 可查看換行符號與空白符號 ( 若有勾選, 系統會記住設定, 於下次開啟顯示控制碼 ) 編號與縮排設定 : 只提供可變更編號縮排範本使用, 如 箋函 等 字 : 點選 啟用字型 後即會跳出字型設定工具, 選取文字後可修改字體 大小 對齊位置 顏色 上下標等 ; 若要回復預設字型, 請選擇 取消字型 顯示比例 : 可將本文區中的文字以 正常 較大 及 最大 3 種不同的大小顯示, 或是選擇自訂後選擇字體顯示大小, 系統可記憶前次設定 註 在本文區可點選滑鼠右鍵 : 提供剪下 複製 貼上 尋找 取代文字 顯示比例及還原本文區預設值 ( 行距 其他行縮排 顯示比例 ) 等功能 5 全螢幕本文繕打 : 為使繕打本文更方便, 提供 全螢幕 功能, 點選全螢幕, 本文繕打區即放大

29 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 27 6 操作範例說明 : (1) 例如欲編輯公文如下圖 步驟 1: 於本文區中可看到 主旨 : 說明 : 及 一, 當您的說明有多個段落時, 請直接於 一 後方輸入您的公文內容 若該段落有兩行時系統會自動換行, 不需按 Enter 步驟 2: 第一大項 一 內容繕打完畢要更換段落時, 按 Enter 即會自動 跳出 二, 請再點選 ( 至下一層 ), 將 二 變成 ( 一 ) 步驟 3: 第一小項 ( 一 ) 內容繕打完畢要更換段落時, 按 Enter 即會自動跳出 ( 二 ) 步驟 4: 第二小項 ( 二 ) 內容繕打完畢要更換段落時, 按 Enter 即會自動 跳出 ( 三 ), 請再點選 ( 至上一層 ), 此時 ( 三 ) 就變成 二, 繼續輸入您的公文內容即完成本文的繕打 (2) 當不小心將預設的 一 刪除時, 該如何將 一 重新顯示呢? 請不要使用空白鍵調整縮排或自行輸入 一, 您可以依下列步驟來重 新顯示段落序號 步驟 1: 將段落退回 說明 : 後方 步驟 2: 按 Enter 後, 點選 ( 至下一層 ) 步驟 3: 可看到段落有縮排並出現序號 一 ; 若只縮排未見序號請再 點一下 ( 編號 ) 即可看到 註 1 當您是由其他文件複製文字段落貼上時, 常會發現段落序號常無法正 常排列, 或是開啟舊檔時本文是沒有段落的, 請您利用 與 工具將 段落進行調整即可 註 2 發文人員檢查小密訣 : 可以使用本文區上方的小工具 ( 顯示控制碼 ), 可發現本文中若有空白鍵, 則會出現 圖樣, 而換行符號則為, 以方便檢視承辦人的公文中, 段落序號是否是自行使用空白鍵排版的, 下次開啟公文會記住此功能前次設定 註 3 系統提供本文區統一用字檢核功能, 當您有輸入錯誤用字, 如 計畫 誤植為 計劃, 系統即會跳出提示訊息 建議使用統一用字 : 計劃 計畫 要替換嗎?, 點選 是 即以正確文字取代 ( 亦可依業務需求, 自行於工具 編輯 統一用字 中編輯自訂的統一用字 ) (3) 詞庫編輯 詞庫功能在本文編輯區上方功能列中, 使用者可建立自己的常用字彙

30 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 28 內容包括使用 新增 修改及刪除 等, 操作方式如下 : (3-1) 新增 : 新增詞庫類別及其內容, 操作步驟如下 : 步驟 1: 進入 新增 畫面, 在上方 詞庫類別名稱 輸入詞庫類別 步驟 2: 在下方輸入對應內容,1 行 1 個詞彙, 按 Enter 鍵分隔 步驟 3: 按確定執行新增, 按離開放棄新增 (3-2) 使用 : 即正在使用的詞庫, 操作步驟如下 : 步驟 1: 透過右方下拉選單選擇詞庫類別, 不同的類別出現已編輯好的對應內容 步驟 2: 點選詞庫顯示區的內容, 快速按 2 下滑鼠左鍵 ( 或點選後按確定鍵 ), 被點選的詞庫內容出現於本文區游標所在 步驟 3: 點選右上角的 X 或離開鍵離開 (3-3) 修改 : 修改已儲存過的詞庫類別名稱及其內容, 操作步驟如下 : 步驟 1: 選取 修改, 出現已存在的詞庫類別

31 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 29 步驟 2: 選擇類別後下方出現對應內容, 可直接修改類別名稱及其對應內容 步驟 3: 按確定執行修改, 按離開放棄修改 (3-4) 刪除 : 刪除已儲存過的詞庫類別名稱及其內容, 操作步驟如下 : 步驟 1: 選取 刪除, 出現已存在的詞庫類別 步驟 2: 刪除是對 詞庫類別 執行 步驟 3: 按 [ 確定 ] 時, 系統詢問 : 確定刪除 [ 詞庫類別名稱 ] 詞庫類別及內容? 再點選確定執行刪除, 若按離開不刪除 (3-5) 匯出 : 匯出已建立之詞庫類別名稱及其內容檔案, 操作步驟如下 : 步驟 1: 選取 匯出, 出現已存在的詞庫類別 步驟 2: 勾選要匯出的 詞庫類別 步驟 3: 按確定時, 系統出現另存新檔對話盒, 選擇目錄位置再點選存檔執行儲存, 若按離開不存檔 步驟 4: 匯出成功出現 匯出詞庫完成 訊息 (3-6) 匯入 : 匯入詞庫類別名稱及其內容檔案, 操作步驟如下 : 步驟 1: 建立匯入檔案, 使用 excel 編輯資料, 欄位及內容範例如下圖所示 : 註 類別部分可 1 次建立多個並分別對應其匯入內容 步驟 2: 編輯完成後, 請另存新檔選擇 文字檔 (Tab 字元分隔 ) 格式後, 關閉 excel 步驟 3: 選取 匯入, 系統出現開啟檔案對話盒, 選擇匯入檔案再點選開啟 步驟 4: 勾選要匯入的 詞庫類別 步驟 5: 按確定後, 匯入成功出現 匯入詞庫完成 訊息 編輯正 副本內容 本功能特色是與通訊錄結合, 可在建立正副本單位時立即產生對應, 如下圖是建置完成的正本清單

32 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 30 作業視窗內容包括 序號 名稱 順序 對應通訊錄名稱 交換 及 郵遞區號及地址 刪除 及 移動 鈕 1 輸入單位 正本受文者 在作業視窗下方正本輸入區 ( 系統預設輸入方式為關鍵字輸入 ) 鍵入 正本單位, 按新增一筆或 Enter 鍵, 系統自動比對通訊錄內容, 上方顯示區即多出該筆資料 在輸入區繕打文字, 系統會對應通訊錄, 自動帶出相關單位, 如上圖繕打 行政 字, 則帶出含 行政 字串的機關單位, 以供選擇 補充事項 : 功能項目 : 輸入區編輯方式使用說明 : 輸入區搜尋方式 功能說明 : 輸入區編輯 受文者 方式有 3 種 : 逐字 關鍵字及多筆連續輸入 (1) 逐字 : 從機關名稱中第 1 個字開始搜尋對應單位, 例如 : 輸入 行 字, 則顯示以 行 開頭相關的機關單位以供選擇

33 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 31 (2) 關鍵字 : 從機關名稱中任一個字開始搜尋對應單位, 例如 : 輸入 勞工 字, 則顯示機關全銜中有 勞工 字的機關單位, 以供選擇如下圖所示 (3) 多筆連續輸入 : 可自行編輯輸入兩筆以上的受文者單位 例如 : 自行輸入 行政院 立法院 監察院 3 筆受文者單位, 單位間需以頓號區隔 以下圖為例, 使用者在輸入區內輸入完所有的受文者單位後, 再點新增或按 Enter 鍵, 系統會自動將受文者分開, 自動判別為 3 個單位, 而且仍會自動對應單位的交換狀態

34 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 32 副本受文者 功能與編輯正本相同, 在作業視窗上方點選 副本 後, 在下方 輸入區 鍵入單位名稱, 以下輸入方式同 正本 注意 : 副本有 附註說明, 在副本單位欄可按灰色, 出現作業視窗, 輸入附註說明 : 含附件, 有附註說明含附件的副本單位, 箭頭顏色會變成藍色, 該副本受文者才會收到附件電子檔 開會通知單中的出席者及列席者 : 設定方式參考正副本 若勾選 全部 含附件 則會在紙本列印時, 於副本最後一單位後方加上 ( 均含附件 ) 字樣, 電子交換時, 仍會個別註記含附件

35 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 33 按此鈕出現下列視窗 有編輯會呈現藍色 移動至該區小黃標也會顯示內容 小精靈提醒 : 編輯正副本單位時, 其全型括號及半型括號是有區分的, 舉個例子來說, 若正本輸入臺北市政府 ( 臺北市信義區市府路 1 號 ) 和臺北市政府 ( 臺北市信義區市府路 1 號 ) 在處理電子文或列印紙本文時, 在 受文者 欄位是有不同結果的

36 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 34 全型括號 半型括號 群組單位受文者 如鍵入 ( 或選擇 ) 的正 ( 副 ) 本單位為群組名稱, 系統會出現作業視窗詢問如下圖顯示 展開群組 : 群組內容會一一帶入正 ( 副 ) 本單位欄位, 可再編輯或刪除 ( 下圖為鍵入 五院 對應群組, 選擇展開 )

37 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 35 不展開群組 : 正 ( 副 ) 本單位欄位會只帶入群組名稱, 但在一文多發時會一一帶入受文者 ( 下圖為鍵入 行政院各部會行處局署 對應群組, 選擇不展開 ) 2 序號 : 可填入數字調整該行之正 ( 副 ) 本單位在公文正 ( 副 ) 本欄位顯示的順序 3 順序 : 可將游標所在之正 ( 副 ) 本單位向上或向下移動, 以調整在公文正 ( 副 ) 本欄位顯示的順序 4 對應通訊錄名稱 : 鍵入 正 ( 副 ) 本單位 按新增, 系統會自動比對通訊錄中的單位, 判別是否可 交換 ( 可交換, 不可交換 ) 並帶出通訊地址 重新對應 : 如該單位不可交換, 則在 對應通訊錄名稱 會出現重新對應 點選重新對應, 出現通訊錄畫面, 可輸入資料重新對應, 舉例 : 行政院王小美, 在通訊錄無對應名稱, 可重選對應至行政院, 以方便電子文交換 如不對應可按取消對應鈕 5 交換: 依所鍵入的 正 ( 副 ) 本單位 對應至通訊錄自動判別是否可交換 原本可交換的單位, 因某種原因暫不可交換, 可按 1 下改變交換狀態至 指定郵寄 ( 圖示為藍色信封 ), 此份文在處理發文程序即變成列印郵寄 未展開之群組若點選交換欄中的 G, 則可將所有群組成員之發文狀態改為郵寄 6 郵遞區號及地址:

38 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 36 如有對應的通訊錄郵遞區號及地址, 系統會自動帶入至此欄位, 亦可自行鍵入單位郵遞區號及地址, 在此鍵入的郵遞區號及地址資訊不會存回通訊錄, 但會隨此文儲存 7 刪除 : 勾選輸入錯誤的受文者, 點選 刪除時, 請勾選 刪除全選, 點選 8 移動 : 即可刪掉 若欲選取所有的正 ( 副 ) 本受文者 即可刪掉 可將原本是正 ( 副 ) 本的受文者, 變成副 ( 正 ) 本受文者 9 自訂群組 : 正副本受文者若有臨時的群組需求, 提供使用者即時組合群組的功能 可避免發文列印時正副本過多, 導致紙張的浪費 除外群組 : 可基於系統已存在的群組, 取消選取某些單位, 例如 各縣市環境保護局 ( 臺北市環境保護局 高雄市環境保護局除外 ) 可點選此處再次編輯除外群組 臨時群組 : 可挑選多個受文者後, 新增自訂群組名稱並依需要另存成使用者自訂群組, 例如 各評審委員

39 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 37 可點選此處取消臨時群組 10 一覽受文者資訊 : 提供使用者受文者以列表的方式瀏覽受文者全部資訊, 如下圖顯示 可檢視受文者列表所有資訊

40 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 匯出 : 將正 ( 副 ) 本受文者資料匯出 TXT 檔 12 匯入 : 利用檔案匯入正 ( 副 ) 本受文者資料 步驟 1: 請先製作 excel 檔, 編輯欲匯入資料 可接受的欄位包含 : 顯示名稱 : 顯示於 受文者 : 的受文者名稱 受文者 : 對應通訊錄的受文者名稱 ( 為必填欄位 ), 若受文者欄位有空白者, 則系統會出現提示訊息 : 受文者為必填欄位, 不可空白, 請重新確認匯入的資料 發文方式 : 可電子交換單位可輸入 電子交換 指定郵寄 紙本遞送, 非電子交換單位可輸入 郵寄 紙本遞送, 未填寫時, 為通訊錄預設交換狀態 郵遞區號 : 未填寫時, 為通訊錄預設資料 地址 : 未填寫時, 為通訊錄預設資料 本別 : 可輸入該受文者為正本或是副本受文者, 未填寫時, 系統將會預設為正本受文者 含附件 : 匯入副本單位時, 輸入 含附件 即可將副本含附件電子交換 步驟 2: 另存新檔, 存成 文字檔 (Tab 字元分隔 )(*.txt) 格式後將檔案關閉 步驟 3: 在正 ( 副 ) 本作業視窗內, 點選 匯入, 選擇已製作完畢的 txt 檔即可完成匯入 13 常用機關 : 系統會自動帶出設定好的伺服器群組或個人自建的群組, 也可依個人需要建立常用的受文者資訊, 減少重複繕打受文者資訊, 如下圖顯示包括使用 新增 修改 刪除 匯出及匯入等功能

41 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 39 編輯稿署名 署名 直接輸入或利用下拉選單選擇輸入 若需編輯進階署名請依下列步驟操作 : 步驟 1: 在稿署名的作業視窗右方按進階 步驟 2: 署名輸入區鍵入署名 職稱 姓名 下拉式選項選擇署名 狀態 步驟 3: 代理人輸入區鍵入代理人 職稱 姓名 下拉式選項選擇代理人 狀態, 如下圖 ( 署名輸入方式與稿署名相同 ) 步驟 4: 編輯完畢的進階稿署名及署名預視結果如下圖

42 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 40 編輯決行層級 步驟 1: 在作業視窗中系統已預設分層負責與決行層級欄位字串, 可依需要自行下拉選單選取 修改或是刪除 ; 橫式公文之決行層級框為一固定欄框, 故在作業視窗下方可勾選是否顯示決行層級框 註 分層負責欄位的下拉選單, 可透過工具 \ 編輯 常用分層負責 功能進行設定 步驟 2: 編輯完畢的決行層級預視結果, 有勾選顯示決行層級框如下圖左, 未勾選顯示決行層級框如下圖右

43 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 41 ( 三 ) 儲存公文 公文內容編輯完畢後, 便可儲存此份公文 步驟 1: 點選存檔或另存, 出現 文件資訊 作業視窗如下圖, 再點選下方的確定即可 註 主旨會自動帶至 摘要 欄, 選擇交換類別及是否加密 ( 系統預設值設在第一類及不加密 ) 註 若該公文之說明段落為自行使用空白鍵排版, 當點選存檔時, 系統即會跳出 本文未使用標準編號, 將會造成電子交換後排版不正確! 的訊息來提醒承辦人員 步驟 2: 選擇按鈕系統目錄 自訂目錄 上次目錄 個人範本 ( 系統目錄 ) 或個人範本 ( 自訂目錄 ) 系統目錄 即系統指定 ( 預設 ) 之路徑, 在下方 檔案名稱 處輸入檔名, 點選右下方之確定 鍵即可 如下圖所示 自訂目錄 即自行指定之預設路徑, 在下方 檔案名稱 處輸入檔名, 點選右下方之確定鍵即可

44 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 42 上次目錄 若想將檔案儲存至個人資料夾或網路上芳鄰, 也可儲存至上次目錄 先從 選擇目錄 中選擇好儲存路徑, 下次再存檔時, 就可以從上次目錄中直接儲存, 而不需再一次地從 選擇目錄 中, 重新找存檔路徑 個人範本 ( 系統目錄 ) 可將有 重複性質 的公文, 存成 個人範本 下次要繕打公文時, 從 開啟新檔 下的 個人範本 就可以開啟儲存的範本檔 個人範本 ( 自訂目錄 ) 此部份與 個人範本 ( 系統目錄 ) 操作皆相同, 一樣可將重複性高之公文, 存成個人範本使用, 唯一差別是可存至自行預設之路徑 註 1 : 點選後回到上一層目錄

45 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 43 註 2 : 可在目前儲存作業視窗中新增儲存目錄 註 3 先在檔案名稱建立目錄名稱, 再點選新增目錄後, 顯示區中的檔案 名稱欄位, 會產生新增目錄的資料夾 ( 四 ) 版本追蹤 可隨時將目前公文儲存成 1 個版本, 紀錄當時公文內容 步驟 1: 點選儲存 版本 步驟 2: 點選建立新版本, 輸入版本說明後按確定, 即建立 1 個版本成功 註 : 當開啟該份公文時, 可查看該公文的所有版本內容, 並顯示紀錄版本時間 人員及版本說明, 並可同時勾選 2 個不同版本進行查看 ( 如下圖 )

46 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 44 ( 五 ) 預視公文 1 將開啟螢幕的檔案以原格式呈現, 並可轉換成其他範本樣式, 如函稿轉函 檔案儲存前或儲存完畢, 可選擇預視先一覽公文原貌, 或選擇列印列印公文 步驟 1: 選擇預視, 以函為例出現 每 1 份公文皆會顯示使用紙張 size 大小 格式 : 選取 可轉換的格式 下拉式選單, 選取對應可轉換的函 書函 令等 每個格式的可對應格式不同 上一頁 : 跳至上一頁 下一頁 : 跳至下一頁 放大 : 可放大預視畫面 縮小 : 可縮小預視畫面 列印 : 可將預視畫面中的檔案直接列印 離開 : 離開預視畫面, 回至編輯畫面 特殊列印 : 可設定列印行文單位保密 套印本別 套印地址 套印騎縫章 列印條碼 受文者如行文單位等功能 行文單位保密 ( 分址分文 ): 於特殊列印中勾選此項並進行列印時, 會將 正本 副本 欄位內的單位, 個別帶入受文者欄位, 且正本或副本處只顯示該單位名稱 註 : 若有需要將某單位顯示不隱藏, 例如開會通知單之主持人, 請於其 不隱藏欄位做勾選 ) 受文者如行文單位 : 於特殊列印中勾選此項並進行列印時, 受文者欄位顯示為 如正副本行文單位 套印本別 : 列印本別如正本 副本 套印地址 : 列印受文者地址 套印發文方式 ( 函 ): 函列印發文方式如電子交換 郵寄 套印條碼 : 稿列印條碼 套印騎縫章 : 兩頁以上公文列印騎縫章 套印檔名 : 稿列印存檔路徑與檔案名稱

47 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 45 不套印稿受文者 : 稿受文者欄位顯示為空白 套印稿受文者 : 等 : 於 特殊列印 中勾選此項並進行列印時, 會將 正本 副本 欄位內的單位, 個別帶入稿受文者欄位 ; 若勾選此項回到預視畫面列印時, 受文者欄位顯示正本第一個單位加等字 套印稿受文者 : 如正副本 : 稿受文者帶入填寫文字, 例如 " 如正副本 " 套印發文方式 ( 稿 ): 稿列印發文方式如電子交換 郵寄 存成 bmp: 將公文存成 *.bmp 的點陣圖檔 存成 tiff: 將公文存成 *.tiff 的影像圖檔 存成 gif: 將公文存成 *.gif 的影像圖檔 匯出 html/rtf: 可將公文匯出成 html 的網頁格式, 或是 WORD 可開啟的 rtf 格式 增加行距 : 可增加本文區內容的行距 減少行距 : 可減少本文區內容的行距 暫刪末頁 : 若公文的最後 1 頁為空白的, 在列印前可點選此, 若原為 3 頁 ( 第 3 頁是空白的 ) 的公文, 就只會印出兩頁, 並在公文紙本的下方顯示 第 1 頁共 2 頁 或 第 2 頁共 2 頁 顯示窗格 : 可將預視文件, 顯示成 1 個 2 個或 4 個視窗 選取模式 : 在此模式下可用滑鼠選取公文中的文字, 按右鍵進行複製動作, 或直接修改公文本文內容 ; 若取消此模式, 可將滑鼠游標移至預覽的公文上, 按住左鍵, 移動公文紙, 以方便看指定的區域 註 : 其他欄位不提供預視修改功能 控制碼 : 勾選後, 會在整份公文中顯示所有的空格與換行符號 遮隱身分證字號 : 勾選後, 於預視畫面可將身分證統一編號部分數字以 * 遮隱, 例如 A12*****789 註 : 僅於人事相關表單提供此功能 步驟 2: 列印開啟於螢幕的公文 註 : 目前公文列印時, 僅顯示第 1 頁顯示裝訂線

48 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 46 2 可點選開啟文件窗格, 將畫面分為上下 2 個部分, 上為編輯畫面, 下為預視畫面 ( 六 ) 列印 1 將開啟螢幕的檔案以原格式列印 2 點選列印所有文稿可一次列印出一文多稿中所有公文 3 點選列印批核資料, 則可列印該公文所有修改過的軌跡 ( 如下圖 ) 註 使用列印批核資料功能時, 該公文需有開啟追蹤修訂功能, 並有不同人員修改的紀錄時, 才會印得出如下圖圈起的部分

49 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 47 4 點選設定列印選項可設定列印套用項目 步驟 1: 游標移至, 選擇設定列印選項 步驟 2: 開啟列印選項對話窗, 其中一文多發列印選項與公文列印選項與預視之特殊列印功能相同, 批核列印選項部分可勾選欲列印之批核紀錄

50 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 48 二 發文處理功能 ( 一 ) 預視並格式轉換 文書人員可將已繕校完畢的函稿轉成函, 有些機關稿轉函須由承辦人完成後, 傳送至文書科人員 步驟 1: 點選預視, 出現預視函稿 步驟 2: 選取 格式 下拉式選單, 選取對應可轉換的函 簽稿會核單或印信蓋用續頁表等 每個格式的可對應格式不同 1 可轉換的格式為事先設定好的對應格式 2 可選擇上方的 格式 的下拉式選單, 轉換成其他格式 3 離開預視時會記住最後預視的格式, 當您存檔後下次開啟此檔案時, 選工具列的預視, 出現的為最後預視的格式 註 於預視中格式點選的簽稿會核單與印信蓋用續頁表, 會將文中資訊帶入相關欄位中, 但不可個別編輯其欄位 ( 二 ) 處理發文程序 步驟 1: 螢幕上開啟欲發文的函, 點選結果顯示於螢幕 系統將受文者依承辦人設定通訊錄的

51 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 49 註 當進入發文清單時, 若公文未填入發文日期, 系統將會詢問您是否以今天的日期做為發文日期並儲存檔案, 以避免進行紙本文列印或轉交換檔時發現資料未填, 需離開畫面重新輸入 註 若該公文之說明段落為自行使用空白鍵排版, 當進入發文清單時, 系統即會跳出 本文未使用標準編號, 將會造成電子交換後排版不正確! 的訊息來提醒發文人員 註 當多個受文者同時對應電子交換至同一機關時, 在進入發文清單時即會跳出 受文者交換機關重複, 系統將預設採用分址分文方式發文!, 並預設勾選 行文單位保密 ( 分址分文 ) 及不隱藏所有受文者 步驟 2: 1 系統依正副本各個單位是否含附件顯示, 若含有附件顯示 2 系統依交換方式屬性 郵寄 自動勾選 列印, 使用者可自行再選擇 3 系統依交換方式屬性 電子交換 自動勾選 轉交換檔, 使用者可自行再選擇, 郵寄 屬性的受文者無此選項 註 若需要針對某 1 個受文者做勾選設定, 可使用左上角搜尋功能輸入關鍵字尋找

52 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 50 註 當列印紙本公文需要調整本文內容的行距時, 可直接點選下方進入預視畫面調整 功能 4 若附件檔案需一併列印時, 輸入列印附件份數 5 若需列印多份抄本時, 輸入列印抄本份數 6 勾選 一文多發, 其列印結果會將正副本的各個單位 ( 所勾選的列印單位 ), 逐一帶入受文者列印出來 其轉交換檔的結果是受文者會顯示正副本各個行文單位, 只產生 1 個 DI 檔及 1 個 SW 檔 7 勾選 行文單位保密 ( 分址分文 ), 其列印結果會將正副本的各個單位, 各自分開顯示在正副本及受文者列印出來 其轉交換檔的結果是受文者分開顯示在正副本及受文者, 會根據正副本可交換的單位產生同數量的 DI 檔及 SW 檔 而 正本 副本 欄位內的內容只有自己與勾選不隱藏之單位 註 若有需要將某單位顯示不隱藏, 例如開會通知單之主持人, 請於其不隱藏欄 位做勾選 ) 8 勾選 受文者如行文單位, 其列印結果是受文者會顯示如正副本行文單位, 根據所勾選的單位數量列印出來 其轉交換檔的結果是受文者顯示 如正副本行文單位, 只產生 1 個 DI 檔及 1 個 SW 檔 9 勾選 套印發文方式, 紙本列印時顯示發文方式 10 勾選 套印地址, 紙本列印時受文者上方會列印地址資訊字樣 11 勾選 套印本別, 紙本列印時紙張左上角有正副本 ( 抄本 ) 字樣 12 勾選 預覽列印, 將列印結果正副本 ( 含抄本 ) 的各個單位 ( 所勾選的列印單位 ), 逐一帶入受文者顯示於螢幕, 若確定再執行列印動作即可 註 當多個受文者同時對應電子交換至同一機關時, 系統會發出提示訊息 受文者交換機關重複, 建議採用分址分文方式發文!, 故若要可正常執行電子交換作業發文, 則請使用 分址分文 的方式進行 DI 檔的轉換, 即選項皆不勾選 ( 如下圖 ) 或勾選 行文單位保密 ( 分址分文 ), 依需要勾選 不隱藏 受文者, 以產生多個 DI 對應多個 SW 檔方式進行發文動作即可順利發文

53 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 51 步驟 3: 1 選擇, 列印勾選 列印 的受文者 2 選擇, 將勾選 轉交換檔 的受文者送至電子文交換指定的目錄, 系統並自動處理 DI 檔 SW 檔及附件檔 3 選擇, 同時處理 轉交換檔 及 列印 ( 三 ) 列印受文者清單及地址籤條 點選受文清單後出現下圖 發文後, 文書人員可列印此清單做留存或是可套印地址籤條於電腦標籤紙上, 以便黏貼於公文信封寄送 點選列印受文清單, 可預視受文清單格式與內容, 直接點選列印即可

54 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 52 點選列印地址籤條, 會先詢問您自標籤紙的第幾個位置開始列印, 如第 3 個 位置是由左而右, 由上而下排序的, 地址籤條部分包含受文者名稱 郵遞區號及地址 註 地址標籤紙尺寸為 A4, 共有 16 張標籤 (2X8), 如下圖 :

55 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 53

56 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 54 一 本文區進階編輯 第三章系統進階功能說明 個人範本可將常用或有重複性質的公文, 存成 個人範本, 以方便日後繕打公文時, 從 開啟新檔 下的 個人範本 就可以開啟儲存的範本檔 ( 一 ) 製作個人範本步驟 1: 開啟新檔編輯常用公文內容文稿 步驟 2: 點選存檔出現文件資訊對話盒, 編輯後按確定 步驟 3: 於儲存文件對話盒中, 選擇儲存位置為 個人範本 ( 系統目錄 ) 或 個人範本 ( 自訂目錄 ), 輸入範本檔案名稱後按確定儲存 註 可於存檔時, 點選增加自行定義的公文檔案資料夾, 以利管理個人範本檔案 註 公文存成個人範本後, 系統會將發文機關 聯絡方式 發文字號 發文日期及檔號保存年限欄位中的內容清空, 以利下次使用範本時, 不會因為忘記修改而造成發文或歸檔時的問題 ( 二 ) 使用個人範本步驟 1: 點選開啟新檔之開啟範本 步驟 2: 選擇 個人範本 ( 系統目錄 ) 或 個人範本( 自訂目錄 ) 類別, 可看到先前儲存的個人範本檔, 點選即可開啟編輯 一文多稿與簽稿併陳 ( 一 ) 如何製作一文多稿一個檔案中含有多份文稿, 可用於同一份公文, 需發上行文 平行文及下行文之需求 此份檔案在儲存時, 會一併將檔案中的多份文稿及其個別的附件, 同時儲存在 1 個資料夾內, 方便使用者的讀取及管理 開啟公文點選一文多稿, 系統會自動複製主檔的所有內容, 但支號部份使用者要自行輸入, 並且要先儲存檔案, 才能再執行下 1 份一文多稿的內容 操作步驟如下 : 步驟 1: 開啟第 1 份文稿, 編輯完畢並存檔 步驟 2: 游標移至開啟新檔, 點選一文多稿

57 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 55 步驟 3: 輸入第 2 份文稿名稱後按確定 ( 文稿名稱是讓使用者辨別多份文稿用, 可自行輸入 ) 此時在左下角處出現第 2 份文稿名稱如 複製 - 函, 即為第 2 稿 ( 第 2 稿會複製第 1 稿的內容 ) 重覆本步驟可以產生第 3 稿 第 4 稿..., 編輯完畢請存檔, 如此多稿之文就會存在同一份檔案中了! ( 二 ) 如何製作簽稿併陳步驟 1: 先製作 ( 繕打 ) 好 1 份公文 ( 簽或稿 ) 並已存檔 步驟 2: 點選左下角處的文件內容 步驟 3: 出現 文件內容設定 視窗, 點新增一筆 步驟 4: 出現 加入新文件對話盒 視窗, 點選欲新增的格式, 例如 函, 再點選確定

58 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 56 此時在左下角處出現文稿名稱如 函, 即為簽格式, 編輯完畢請存檔, 即可完成簽稿併陳之文稿 格式轉換使用者繕打公文時若需轉換公文格式, 例如函轉書函, 可利用格式轉換功能轉換 操作步驟如下 : 步驟 1: 游標移至開啟新檔, 點選格式轉換 < 原檔案必須已存檔 > 步驟 2: 選擇欲轉換公文格式後按確定, 例如 函 欲轉換成 書函 步驟 3: 出現公文格式轉換確認畫面, 請確認轉換格式無誤, 並選擇檔案轉換方式後按確定 步驟 4: 出現轉換格式後的公文 註 自行設定轉換格式, 如欲轉換的來源及目標使用的範本格式不在預設的轉換格式內, 可自行選用適合的轉換格式項目

59 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 57 特殊列印功能於預視中的特殊列印, 可設定套印條碼 套印騎縫章功能 套印受文者等功能 ( 一 ) 一文多發列印選項行文單位保密 ( 分址分文 ): 將 正本 副本 欄位內的單位, 個別帶入受文者欄位, 但 正本 副本 欄位只顯示該受文者與不隱藏之單位 受文者如行文單位 : 受文者欄位顯示為 如正副本行文單位 套印本別 : 列印本別如正本 副本 套印地址 : 列印受文者地址 套印發文方式 ( 函 ): 函列印發文方式如電子交換 郵寄 註 一文多發列印選項的勾選設定, 須按該對話窗的列印按鈕, 由此處直接將紙本文列印出來 ( 二 ) 公文列印選項套印條碼 : 於公文稿下方列印條碼 套印騎縫章 : 兩頁以上公文列印騎縫章 套印檔名 : 稿列印存檔檔名 不套印稿受文者 : 稿受文者欄位顯示為空白 套印稿受文者 : 等 : 特殊列印時, 將 正本 副本 欄位內的單位, 個別帶入稿第 1 個單位加等字 套印稿受文者 : 如正副本 : 稿受文者帶入填寫文字, 例如 " 如正副本 " 套印發文方式 ( 稿 ): 稿列印發文方式如適用電子交換 郵寄 註 公文列印選項的勾選設定, 可點選套印按鈕, 先預覽公文後再將紙本文列印出來

60 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 58 二 受文者進階編輯 ( 一 ) 匯入假若在正 ( 副 ) 本受文者處需要輸入大量資料時, 可利用匯入功能將正 ( 副 ) 本受文者資料直接匯入至上方受文者資訊, 操作方式如下 : 步驟 1: 請將欲匯入資料整理成 excel 檔, 第 1 列為欄位名稱, 說明如下 顯示名稱 顯示於 受文者 : 的受文者名稱受文者 對應通訊錄的受文者名稱 ( 為必填欄位 ), 若受文者欄位有空白者, 則系統會出現提示訊息 : 受文者為必填欄位, 不可空白, 請重新確認匯入的資料 發文方式 可電子交換單位可輸入 電子交換 指定郵寄 紙本遞送, 非電子交換單位可輸入 郵寄 紙本遞送 若未填寫時為通訊錄預設交換狀態 郵遞區號 若未填寫時為通訊錄預設資料 地址 若未填寫時為通訊錄預設資料 本別 可輸入該受文者為正本或是副本受文者, 未填寫時, 系統將會以所選擇的本別進行匯入 含附件 匯入副本單位時, 輸入 含附件 即可將副本含附件電子交換 步驟 2: 將 excel 檔另存成 文字檔 (Tab 字元分隔 )(*.txt) 格式 步驟 3: 在正 副本對話窗內, 點選匯入後, 選擇已製作完畢的 txt 檔即可完成匯入 ( 二 ) 匯出此功能可將正 ( 副 ) 本受文者資料匯出成 txt 檔, 點選匯出後, 自行選擇存檔路徑及檔名, 即可匯出成功

61 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 59 ( 三 ) 常用機關常用機關功能在正副本對話盒中, 點選常用機關時系統會自動帶出通訊錄中群組以方便使用者點選 另外使用者可建立自己的常用機關詞庫, 於編輯時直接點選輸入即可 常用機關功能包含使用 新增 修改及刪除 等, 操作方式如下 : 1 使用即可以看到目前已建立好的機關, 系統會自動帶出通訊錄中群組 (1) 輸入群組 : 在群組名稱處, 直接點選欲帶入正或副本的單位即可 (2) 輸入單位 : 如欲帶入的是 " 機關 " 非 " 群組 " 時, 點選群組名稱旁的, 可看到群組內容或使用者自行建立的機關, 點選欲帶入的機關所在選項, 如欲帶入桃園縣政府, 則可選 1. 各縣市政府 ( 含各直轄市及金門 連江兩縣 ), 即可看到該群組或常用機關的內容 2 新增使用者可自行新增常發文的機關 : (1) 建立常用機關 : 步驟 1: 點選新增後, 輸入常用機關類別名稱, 如中央機關

62 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 60 步驟 2: 在下方輸入區輸入中央機關單位, 並以 Enter 鍵方式輸入第 2 筆機關資料 步驟 3: 點選確定即完成 註 若欲新增的機關不在通訊錄的資料庫裡, 可先至個人通訊錄 ( 工具 \ 編輯個人通訊錄 ) 建立相關資訊後, 再到常用機關建立 (2) 建立常用群組 : 至工具的編輯 個人通訊錄 建立群組名稱後, 系統即直接帶到常用機關中的群組名稱處 3 修改修改已儲存過的常用機關類別名稱及其內容, 操作步驟如下 : 步驟 1: 選取修改, 出現已存在的常用機關類別 ; 步驟 2: 選擇類別後, 下方出現對應內容, 直接修改類別名稱及其對應內容 步驟 3: 按確定執行修改, 按離開放棄修改 註 共用部分不可修改 4 刪除刪除已儲存過的常用機關類別名稱及其內容, 操作步驟如下 : 步驟 1: 選取刪除, 出現已存在的常用機關類別 步驟 2: 刪除是對 常用機關類別 執行 步驟 3: 按確定時, 系統詢問 : 確定刪除 [ 詞庫類別名稱 ] 詞庫類別及內容? 再點選確定執行刪除, 若按離開不刪除 註 共用部分不可修改 5 匯出匯出已建立之常用機關類別名稱及其內容檔案, 操作步驟如下 : 步驟 1: 選取 匯出, 出現已存在的常用機關類別 步驟 2: 勾選要匯出的 常用機關類別 步驟 3: 按確定時, 系統出現另存新檔對話盒, 選擇目錄位置再點選存檔執行儲存, 若按離開不存檔 步驟 4: 匯出成功出現 匯出完成 訊息 6 匯入匯入常用機關類別名稱及其內容檔案, 操作步驟如下 : 步驟 1: 建立匯入檔案, 使用 excel 編輯資料, 欄位及內容範例如下圖所示 :

63 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 61 註 類別部分可 1 次建立多個並分別對應其匯入內容 步驟 2: 編輯完成後, 請另存新檔選擇 文字檔 (Tab 字元分隔 ) 格式後, 關閉 excel 檔 步驟 3: 選取 匯入, 系統出現開啟檔案對話盒, 選擇匯入檔案再點選開啟 步驟 4: 勾選要匯入的 常用機關類別 步驟 5: 按確定後, 匯入成功出現 匯入完成 訊息 三 編輯個人通訊錄 選擇工具的編輯 [ 個人通訊錄 ], 設定自己的通訊錄 內容包括機關 群組及別名的新增 修改及刪除, 詳細功能如下 : ( 一 ) 基本資料設定 : 可新增 查詢 修刪與匯出入機關 1 新增 : 可新增機關名稱或姓名 步驟 1: 點選新增按鈕後, 在 機關名稱 / 姓名 處輸入公司名稱或姓名 步驟 2: 依序於其他欄位輸入相關資訊, 如 郵遞區號 地址 電話 傳真 電子信箱 等 最下方的 交換 / 傳遞方式 系統預設值為 郵寄, 可依個人需要修改為 紙本

64 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 62 步驟 3: 所有資料輸入完成, 點確定儲存, 系統會跳出 新增成功 訊息 2 查詢 / 修改刪除 : 可查詢機關及修改或刪除自己建立的機關 查詢 : 可查詢全國交換機關及自己建立的機關, 操作步驟如下 : 點選查詢 / 修改刪除按鈕後, 在 機關名稱 / 姓名 處輸入公司名稱或姓名即可查出機關及機關代碼 地址等資訊 修改 : 可修改自己建立的機關的相關資料, 如地址 別名等 步驟 1: 點選查詢 / 修改刪除按鈕後, 在 機關名稱 / 姓名 處輸入公司名稱或姓名 步驟 2: 輸入修改內容 步驟 3: 點選下方的確定儲存鍵 刪除 : 可刪除自己建立的機關的相關資料, 操作步驟如下 : 步驟 1: 點選查詢 / 修改刪除按鈕後, 在 機關名稱 / 姓名 處輸入公司名稱或姓名 步驟 2: 點選下方的確定刪除鍵 3 匯出與匯入 : (1) 匯入機關 : 以匯入 txt 檔案方式, 可新增多筆機關資料 步驟 1: 進入個人通訊錄後, 點選 [ 基本資料設定 ] 步驟 2: 以對話盒右下角的匯入格式與範例裡提供的 excel 為匯入範本 註 1 若要使用該格式編輯, 請把該範本另存新檔後, 再編輯 步驟 3: 將欲匯入的機關資料分別在 群組名稱 機關名稱 機關代碼 單位代碼 地址 電話 電子信箱 交換方式 及 別名 處輸入內容 註 2 機關名稱 交換方式 為必填欄位, 交換方式 請填入 郵寄 或 紙本, 其餘可輸入可不輸入 註 3 機關代碼 及 單位代碼 為交換機關所需資訊, 個人所建立的機關不可為電子交換, 故此兩欄位不需輸入 註 4 群組名稱 欄位為該機關所屬之群組, 使用者可自行建立群組, 並建立欲加入該群組底下的機關, 若填寫此欄位, 則系統會自動新增此群組, 即不需至群組設定新增此群組名稱, 並會將所屬機關同時建立在該群組下, 使用者即不需至群組設定, 針對該群組欲加入的機關, 重複做加入的動作 步驟 4: 將檔案另存成文字檔 ( 以 Tab 字元分隔 ), 如 sample.txt 步驟 5: 將開啟的 excel 檔關閉 步驟 6: 點選作業視窗右下角的匯入, 開啟步驟 4 儲存的文字檔 sample.txt 步驟 7: 匯入完成 若有 6 筆資料, 系統會出現 成功匯入群組 :x 筆群組機關 :x 筆機關 :x 筆 訊息 步驟 8: 系統會出現 匯入紀錄檔是否要儲存 訊息, 選擇確定可將匯入紀錄檔儲存在所指定的目錄 (2) 匯出機關 : 可將自己建立的機關資料匯出成檔案

65 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 63 步驟 1: 點選匯出, 系統出現另存新檔對話盒, 選擇目錄位置再點選存檔執行儲存, 若按取消不存檔, 並且系統會預設帶出 個人自建機關 _ 年 _ 月 _ 日 的檔案名稱, 也可自行修改 步驟 2: 匯出完成 出現 匯出資料成功 訊息 ( 二 ) 群組設定 : 可新增 查詢 修刪與匯出入群組 1 新增群組及設定內容 : 步驟 1: 點選新增群組後, 出現新增群組對話盒 步驟 2: 輸入群組名稱後再點選確定, 系統出現新增群組成功訊息 註 可一次輸入數筆群組名稱後再點選確定鍵 步驟 3: 點選查詢, 選擇欲設定群組成員的群組名稱 步驟 4: 於 機關關鍵字 處輸入欲加入群組內的機關名稱關鍵字後, 下方會顯示相接近的機關名稱供選擇 步驟 5: 點選欲加入的機關名稱, 點選選擇 或是雙擊滑鼠, 將選擇的機關

66 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 64 或姓名加入到右邊的群組成員區域, 上方會顯示加入群組的成員共 X 筆 註 可用 Shift 或 Ctrl 鍵批次選取 步驟 6: 點選下方的確定儲存, 完成群組資料設定 2 匯入群組 : 步驟 1: 進入個人通訊錄後, 點選 [ 群組設定 ] 步驟 2: 以對話盒右下角的匯入格式與範例裡提供的 excel 為匯入範本 註 1 若要使用該格式編輯, 請把該範本另存新檔後, 再編輯 步驟 3: 將欲匯入群組的機關名稱在 機關名稱 處輸入內容即可 註 2 郵遞區號 地址 電話 傳真 電子信箱 交換方式 及 別名 欄位, 如在基本資料設定已建立過或為已存在之機關資訊, 則此處不需再填入 註 3 若欲加入群組的機關並無在基本資料設定建立機關資料, 在此只要填入 機關名稱 地址 電話 傳真 電子信箱 等欄位, 即可將機關資訊建立完成 步驟 4: 將檔案另存成文字檔 ( 以 Tab 字元分隔 ), 如 sample.txt 步驟 5: 將開啟的 excel 檔關閉 步驟 6: 點選作業視窗右下角的匯入, 開啟步驟 4 儲存的文字檔 sample.txt 步驟 7: 匯入完成 系統會出現 成功匯入群組 :x 筆群組機關 :x 筆機關 :x 筆 訊息 步驟 8: 系統會出現 匯入紀錄檔是否要儲存 訊息, 選擇確定可將匯入紀錄檔儲存在所指定的目錄 3 匯出群組 : 步驟 1: 至 群組設定 點選查詢, 選擇要匯出之群組

67 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 65 步驟 2: 點選匯出, 會出現存檔對話盒, 選擇存檔路徑及檔名後儲存, 會出現 資料匯出成功 訊息 註 匯出的群組可包含伺服器端群組 ; 若要將全部群組資料匯出, 請點選匯出, 會出現存檔對話盒, 選擇存檔路徑及檔名後儲存即可 步驟 3: 下圖為匯出之個人自建群組資料, 此資料可分享給他人匯入使用 4 修刪群組 : 修改群組名稱或刪除群組

68 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 66 點選修刪群組後, 出現群組名稱對話盒後, 即可修改群組名稱或刪除自己建立的群組, 最後再點選確定 註 綠色字表示為伺服器共用群組, 不可進行刪除或修改動作 5 新增 / 修刪群組別名 : 可修改或刪除群組別名 步驟 1: 點選上方的查詢, 選出欲建立別名的群組名稱 步驟 2: 點選 [ 新增 / 修刪群組別名 ], 出現別名名稱對話盒 步驟 3: 輸入別名後點選下方的確定, 系統出現 [ 新增 / 修刪群組別名成功 ] 的訊息 6 合併群組 : 將目前的群組與選取的群組合併 7 順序 : 將加入成員的機關 ( 右方 ) 游標所在的機關往上移 8 順序 : 將加入成員的機關 ( 右方 ) 游標所在的機關往下移 9 調整順序 : 將游標所在的機關移至指定的順序 註 1 登入本系統 (Web 版公文製作系統如 ) 時, 系統會自動更新個人通訊錄中資訊如有同名機關全銜會被覆蓋, 所以在建立個人通訊錄內容時機關全銜名稱就要區別, 群組名稱也是如此 註 2 個人通訊錄的傳遞方法只可設定郵寄及紙本, 交換機關是從伺服器自動更新 ( 三 ) 其他 : 可即時更新通訊錄與查看目前同步版本 1 即時更新 : 步驟 1: 點選即時更新後, 出現通訊錄同步更新畫面 步驟 2: 畫面會顯示目前同步需要時間, 完成後會出現 您的通訊錄已更新至最新 2 版本 : 可查看目前同步版本, 若尾數有 00 可被 100 整除, 表示通訊錄目前正在同步中異動資料中, 可稍待一段時間再進入查看即可看到數字變動 四 常用編輯 ( 一 ) 設定檔案儲存目錄使用者可於工具的設定 [ 使用者基本資料 ] 中自行設定檔案儲存目錄位置 點選瀏覽自行選擇目錄, 並點選 顯示以將該選項顯示出來 顯示 : 於下次開啟新檔 開啟舊檔及存檔時顯示目錄選項 不顯示 : 於下次開啟新檔 開啟舊檔及存檔時不顯示目錄選項 ( 二 ) 常用檔號及保存年限使用者可建立自己的常用檔號與保存年限資料, 建立完畢可於檔號及保存年限對話

69 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 67 盒內點選輸入 內容包含新增 刪除 匯出及匯入, 操作方式如下 : 1 新增步驟 1: 工具 下點選 編輯 [ 檔號及保存年限 ] 步驟 2: 直接於方框內輸入所需的年度 分類號 案次號與保存年限資料, 中間以 / 做為輸入區隔, 例如 "97/1234/56/3", 一行一筆資料, 按 Enter 鍵分隔, 輸入完畢點選確定 步驟 3: 更新完成後至檔號及保存年限欄位, 點選右下角 常用分類案號 即可點選使用 2 刪除利用 Delete 鍵刪除資料即可 3 匯出匯出已建立之檔號及保存年限檔案, 操作步驟如下 : 選取 匯出, 出現 匯出成功 訊息, 系統即自動產生檔案於 "C:\eic\external\export\txt" 目錄下, 檔案名稱為 " 檔案及保存年限設定檔.txt" 4 匯入匯入檔號及保存年限資料檔案, 操作步驟如下 : 步驟 1: 以 Excel 製作匯入檔案, 將欲匯入的資料分別在 [ 年度 ] [ 分類號 ] [ 案次號 ] 及 [ 保存年限 ] 處輸入內容

70 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 68 步驟 2: 將檔案另存成文字檔 ( 以 Tab 字元分隔 ), 如 "sample.txt" 儲存完畢請關閉檔案 步驟 3: 選取 匯入, 系統出現開啟檔案對話盒, 開啟上一步驟所儲存的文字檔 "sample.txt" 匯入前請先關閉 Excel, 以避免因檔案為開啟狀態而匯入失敗 步驟 4: 按確定後, 出現 匯入完成 訊息 5 常用分類案號輸入說明於 " 檔號及保存年限 " 輸入資料時可點選右下角 常用分類案號 開啟檔號及保存年限詞庫使用, 以點選方式輸入分類案號 ( 三 ) 常用單位使用者可建立自己的常用單位 ( 即會辦單位 ), 建立完畢可於對話盒內點選輸入 內容包含新增 刪除 匯出及匯入, 操作方式如下 : 1 新增直接於方框內輸入所需的常用單位資料, 一行一筆資料, 按 Enter 鍵分隔

71 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 69 2 刪除利用 Delete 鍵刪除資料即可 3 匯出匯出已建立之常用單位資料, 操作步驟如下 : 選取 匯出, 出現 匯出成功 訊息, 系統即自動產生檔案於 "C:\eic\external\export\txt" 目錄下, 檔案名稱為 " 常用單位設定檔.txt" 4 匯入匯入常用單位資料檔案, 操作步驟如下 : 步驟 1: 以 excel 製作匯入檔案, 將欲匯入的資料在 [ 常用單位 ] 處輸入內容 步驟 2: 將檔案另存成文字檔 ( 以 Tab 字元分隔 ), 如 " 常用單位設定檔.txt" 步驟 3: 選取匯入, 系統出現開啟檔案對話盒, 開啟上一步驟所儲存的文字檔 " 常用單位設定檔.txt" 步驟 4: 按確定後, 匯入成功出現 匯入完成 訊息 5 輸入說明以函公文格式為例, 於 " 會辦單位 " 輸入資料時可利用右下角 常用單位 點選輸入常用單位 輸入方式分為 : 1 以換行分隔單位名稱, 輸入後如 :

72 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 70 2 以全形頓號 ( ) 分隔單位名稱, 輸入後如 : 註 若會辦單位很多, 但公文稿面上的核章區不夠意見書寫及蓋章, 擇可勾選 如簽稿會核單, 使核章區中顯示 如簽稿會核單 字樣, 並於預視中另外列印簽稿會核單與公文稿一併陳核即可 ( 四 ) 編輯自訂符號本系統在本文區提供進階符號表工具, 使用者可自行編輯的符號表內容 操作步驟如下 : 1 新增 : 步驟 1: 點選符號列表中空白欄位, 如下圖圈選處

73 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 71 步驟 2: 於 符號名稱 符號內容中 中輸入欲新增的符號名稱 內容及指定游標位置, 例如 符號名稱 : 符號內容 :, 游標位置選擇 字尾 步驟 3: 輸入完畢點選成新增, 即新增於符號列表中, 再於下方點選確定鈕即可完 步驟 4: 新增符號出現在本文區符號表中, 可點選使用 功能設定游標位置 : 於文中插入符號後字首 : 游標位置出現在符號字首 字尾 : 游標位置出現在符號字尾 位置 : 可指定游標出現位置, 如指定位置 1, 則游標出現於 ( 游標位置 ) 修改 : 點選欲修改之符號, 修改完畢後點選修改即可完成修改 清除 : 點選已存在之符號, 點選清除可清空該符號內容 至最前面左移右移至最後面 : 平行移動符號順序 整列位移 : 如有兩列以上符號表, 點選移動整列符號 刪除整列 : 點選刪除, 刪除整列符號表 新增一筆 : 點選新增一筆, 新增空白符號列以編輯自訂符號, 如下圖所示

74 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 72 2 匯出點選匯出可將目前所有符號列表匯出成 txt 檔 3 匯入步驟 1: 利用 excel 編輯相關欄位 組別 即匯入列的序號名稱 即符號名稱內容 即符號內容 ( 不限制字數, 但符號表中只會顯示 2 個半形或全形字 ) 位置 若為單一符號, 如, 則 0 是字首,1 是字尾 ; 若為一個以上字元符號組合, 如, 則 0 是字首,1 是字中,2 是字尾, 依此類推 步驟 2: 將 excel 檔另存成 文字檔 (Tab 字元分隔 )(*.txt) 格式 步驟 3: 點選匯入找到剛剛 txt 檔匯入即可 註 匯入前請先關閉 Excel, 以避免因檔案為開啟狀態而匯入失敗

75 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 73 ( 五 ) 編輯常用分層負責使用者可建立自己的常用分層負責, 建立完畢可於對話盒的下拉選單點選輸入 內容包含新增 刪除 匯出及匯入, 操作方式如下 : 1 新增在方框內已有系統的預設值, 可直接於方框內再輸入所需的常用分層負責資料, 或修改原系統預設值, 一行一筆資料, 按 Enter 鍵分隔 2 刪除利用 Delete 鍵刪除資料即可 3 匯出匯出已建立之常用分層負責資料, 操作步驟如下 : 選取 匯出 後, 選擇匯出後檔案欲存放位置及資料檔案名稱, 點選儲存即出現 匯出成功 訊息 4 匯入匯入常用分層負責資料檔案, 操作步驟如下 : 步驟 1: 以 excel 製作匯入檔案, 將欲匯入的資料在 [ 常用分層負責 ] 處輸入內容 步驟 2: 將檔案另存成文字檔 ( 以 Tab 字元分隔 ), 如 " 常用分層負責設定檔.txt" 步驟 3: 選取匯入, 系統出現開啟檔案對話盒, 開啟上一步驟所儲存的文字檔 " 常用分層負責設定檔.txt " 步驟 4: 按確定後, 匯入成功出現 匯入完成 訊息

76 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 74 ( 六 ) 編號與縮排設定使用者於非標準範本本文區可自行訂定編號方式與縮排字元, 點選本文區上方 圖示後, 即可看到以下設定畫面供使用者設定規則 : 1 層別 系統最多可編列 8 層, 可設定每層編號方式 (1) 前置文字 編號基數 後置文字 : 此三欄組合成編號形式, 例如 : 前置文字編號基數 後置文字編號形式 0 一二三四五六七八九 一 二 三 ( 0 一二三四五六七八九 ) ( 一 ) ( 二 ) ( 三 ) ( ) (1) (2) (3) (2) 首行 其他行 : 設定首行與其他行的縮排字元數 首行 其他行 0 0 一 文字文字文字文字文字文字文字文字文字文字文字文 字文字文字文字 2 6 一 文字文字文字文字文字文字文字文字文字文字文字 文字文字文字文字 設定完成後於本文區繕打條列編號內容時, 系統即會依設定規則編號與縮排

77 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 75 五 發文進階處理功能 ( 一 ) 行文單位保密 ( 分址分文 ) 之不隱藏功能發文清單勾選 行文單位保密 ( 分址分文 ), 其列印結果會將正副本的各個單位, 各自分開顯示在正副本及受文者列印出來 ; 若有需要將某單位顯示不隱藏, 例如開會通知單之主持人, 請於其 不隱藏 欄位做勾選 ( 二 ) 匯出入可將本軟體或其他軟體產生之 XML(DI) TXT 內容匯入至開啟的檔案中 ; 或者將公文內容匯出成 DI TXT HTML RTF ODF 格式的公文或匯出至電子郵件 ( 詳細內容請參照下列說明 ) 1 匯入 DI 或 TXT 可將 XML(DI) 檔或 TXT 匯入螢幕正在開啟的檔案中, 欄位如可辨識, 則依欄位匯入內容, 欄位不可辨識, 則將所有資料匯入本文欄區 例如檔案是用其他軟體編輯步驟 1: 先開啟原軟體, 將文件存成 XML(DI) 檔或 TXT 檔 步驟 2: 開啟 Web 版公文製作系統, 並開啟範本格式, 選擇匯出入的 匯入 步驟 3: 選擇匯入格式 DI 或 TXT 步驟 4: 點選瀏覽, 找到欲匯入的檔案 如匯入之 DI 檔案有附件時, 可選擇是否一併將附件匯入

78 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 76 步驟 5: 選擇確定則 XML(DI) 檔或 TXT 檔案內容匯入螢幕正在開啟的格式中 註 1 : 如果檔案格式是 DI 檔, 則依欄位匯入格式中 註 2 : 如果檔案格式是 txt 檔, 因各軟體的 txt 檔格式均有差異, 不可保證可依欄位匯入格式中 (1) 欄位可辨識, 則依欄位匯入內容 (2) 欄位不可辨識, 則將所有資料匯入本文欄區 2 匯出 DI 或 TXT 步驟 1: 選擇匯出入的 匯出 步驟 2: 點選匯出的檔案格式為 XML(DI) 檔或 TXT 檔後按確定 註 1 : 可點選瀏覽修改匯出檔案的儲存位置 註 2 : 匯出的檔案如成功, 回覆訊息 : 匯出完成! 3 匯出 HTML 或 RTF 將公文匯出成 HTML 或 RTF 格式檔案, 可用支援該格式的程式開啟 ( 例如 HTML 格式可用 IE 瀏覽器程式開啟 ;RTF 格式檔案可用 Word 程式開啟, 可匯出的格式為函類表單 開會通知單 公告 簽 箋函 )

79 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 77 步驟 1: 選擇匯出入的匯出 HTML 與 RTF 新竹市政府 步驟 2: 匯出位置 系統預設為 C:\ 檔名.htm, 可選擇瀏覽改變匯出位置與檔名 步驟 3: 選擇匯出 html, 匯出成 html 檔案, 或選擇匯出 rtf, 匯出 rtf 檔案 相關設定 : 展開群組 : 如正 副本有群組名稱, 勾選後於正 副本處將群組單位展開 套入附件 : 如有附件電子檔, 勾選後匯出將附件一併匯出 字體大小 : 設定匯出之 發文機關 本文資訊 及 其他資訊 字體大小 欄位設定 : 設定匯出時顯示之欄位, 如不顯示可取消勾選 離開 : 離開匯出文件視窗 4 匯出 ODF 將公文匯出成 ODF 格式檔案, 可以支援 ODF 格式程式開啟 ( 例如 OpenOffice 程式 ) ( 可匯出的格式為函 書函 開會通知單 令 簽 簽 ( 上行簽 ) 箋函及公告 ) 步驟 1: 選擇匯出入的匯出 ODF 步驟 2: 請選擇儲存位置並輸入檔案名稱後, 點選存檔即可 5 匯出至電子郵件可選擇將公文匯出成 tiff 檔 rtf 檔或公文壓縮檔, 夾帶成為信件的附件檔案 步驟 1: 選擇匯出入的匯出至電子郵件

80 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 78 步驟 2: 系統會預設帶入文號, 您可以自行修改 勾選匯出項目後, 點選確定 簽辦內容 TIFF 檔 : 匯出成 tiff 圖檔格式, 可以影像軟體開啟此檔案 簽辦內容 RTF 檔 : 匯出成 rtf 檔案格式, 可以 Word 開啟此檔案 簽辦內容附件檔 : 若公文有附件時, 可選擇是否一併將附件匯出 ; 若無附件檔, 不會出現此項 完整公文壓縮檔 : 匯出成 zdi 公文壓縮檔案格式, 若有安裝本公文製作系統時可直接點選開啟此檔案 步驟 3: 此時系統會自動開啟您電腦的預設電子郵件畫面, 並將 tiff 檔 rtf 檔或公文壓縮檔夾帶成為該信件的附件檔案 ( 下圖以 Outlook Express 為例 ) 步驟 4: 當您將郵件寄出後, 回至公文製作系統即出現以下訊息, 按確定即可

81 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 79 一 線上簽核模組 第四章線上簽核模組相關功能 ( 一 ) 承辦人編輯 Web 版公文製作點選桌面 文書編輯 - 公文製作 圖示, 進入 Web 版公文製作系統如, 進行公文編輯 1 如需公文追蹤修訂能力, 點選編輯畫面左下角 文件內容, 系統會開啟對話盒, 再勾選 啟動追蹤修訂 2 啟動追蹤修訂 後公文編輯畫面如下圖 註 承辦意見可自行編輯常用的詞庫內容, 方便點選帶入 3 公文編輯完畢後, 選擇 存檔 註 如想測試檔案追蹤修訂能力, 可在自己電腦多建 1 個測試帳號, 再以測試帳號進入 Web 版公文製作系統如, 選取 開啟舊檔, 將剛才編輯的檔案叫

82 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 80 出, 即可開始使用下列公文製作簽核功能了! 或將檔案儲存在網路磁碟機, 用其他人的 Web 版公文製作系統如開啟舊檔也可使用檔案追蹤修訂能力 ( 二 ) 公文製作簽核功能開啟已設定追蹤修訂的公文, 可點選系統右上方的選項 執行功能模式的切換 1 在此模式下可進行公文內容異動編輯, 並於 批核工具視窗 中查看相關資訊 (1) 擬辦內容 : 可進行文字的修改, 也可看到每一關修改的軌跡 (2) 批核工具視窗 : 快速查看 : 可看到這份公文批核軌跡, 其中包含查詢線上簽核公文流程狀況 記錄簽核流程之修改與批註文字 會簽意見 修訂時間等資訊 或是顯示貼紙與意見的全部內容並可列印

83 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 81 批核紀錄 : 提供自動產生簽核日期時間並可追蹤每一關的批核內容 點選經手的每一個人的紀錄上可看到其批核內容, 並可依人員 單位或時間排序 批核意見 : 可輸入相關意見, 或使用詞庫進行輸入, 點選輸入後視窗即會自動關閉 文件導引 : 若此份公文中有多個檔案 ( 如來文 ), 或是其它參考資料, 皆可直接點選閱覽電子檔案內容

84 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 82 註 1 原本 承辦意見 在下一關開啟後會變為 批核意見 註 2 批核工具視窗可點選右上角將視窗向右隱藏, 或點選向左展開 2 可預覽整份公文內容, 並提供貼紙 圖片 章戳 手寫等功能, 讓每一關可以直接於公文畫面上註記相關訊息, 並以顏色區分 (1) 工具 : 可用來進行公文內容的意見加註 貼紙 : 提供貼紙加註功能並可閱讀已加註者的意見, 自己的貼紙可移動位置 放大縮小或刪除, 其他人的貼紙只可移動不可刪除 ( 游標移至貼紙上方可看到相關資訊及時間 ) 註 自己的貼紙若要刪除時, 請點選欲刪除貼紙按 Delete 即可刪除

85 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 83 圖片 : 可插入圖片檔案, 選取後直接在要貼上的地方, 以滑鼠拉出貼上的位置即可 手寫 : 提供手寫介面方便長官使用簽核公文 章戳 : 需先由 圖片 插入章戳後, 點選該圖片加入章戳列表中, 並可設定使用密碼

86 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 84 以後再使用時, 即可於章戳中選擇帶入了 存檔 : 提供存檔功能, 將簽核的結果隨文存檔 簽章存檔 : 會將這份公文中所有的簽章資訊一併儲存, 點選後會跳出輸入 PIN 碼對話框, 輸入 PIN 碼後即可儲存此份公文 註 可使用之憑證包括電子識別證 自然人憑證及職務憑證

87 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 85 簽章儲存完畢後, 於批核紀錄該歷程旁顯示圖示, 點選後顯示簽章資訊內容 點選 匯出 可另存該簽核點的封裝檔案 ; 點選 匯出全部 可另存所有簽核點的封裝檔案 另存 : 可另存為完整的簽稿資訊檔案, 或是已清稿之公文內容 關檔 : 將目前正在編輯的檔案關閉 (2) 擬辦內容 : 可預覽整份公文內容 移動模式 選取模式 縮放 : 可用滑鼠點選移動公文畫面 : 可用滑鼠選取 複製文字, 並編輯本文區內文字 : 可選擇放大或縮小的比例, 也可切換顯示的窗格 列印 : 列印目前畫面內的公文, 包含加註的貼紙 圖片等 設定列印選項 : 可將批核軌跡 批核意見 批核欄位修改紀錄及批核備註資訊列印出來 列印批核軌跡 : 文件末頁會顯示文件編輯的所有歷程內容, 包括單位 職稱 姓名及日期時間 列印批核意見 : 文件末頁會顯示文件編輯的所有歷程內容之批核意見 列印欄位批核紀錄 : 文件末頁會顯示文件編輯的所有歷程之欄位內容 列印批核備註資訊 : 文件末頁會顯示文件編輯之電子貼紙備註內容

88 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 86 頁次 符號列 : 至第一頁 上一頁 下一頁 至最後一頁 : 點選即可顯示符號列, 方便於本文區編輯時使用 (3) 批核工具視窗 : 與編輯模式時一樣, 可參考相關說明 3 可將批核的公文內容自動清稿進行預覽, 以方便長官閱讀 (1) 擬辦內容 : 為所有文字修改過後的結果, 不再有每一關修改的軌跡 (2) 批核工具視窗 : 批核紀錄中不再顯示軌跡的顏色 註 此功能只做公文清稿的預覽, 若連同編輯區一併清稿, 則需在編輯模式中 點選, 才可產生 1 份清稿後的公文並保留擬稿時所有修改的軌跡

89 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 87 二 憑證簽章存檔作業 簽章存檔 : 會將這份公文中所有的簽章資訊一併儲存, 點選後會跳出輸入 PIN 碼對話框, 輸入 PIN 碼後即可儲存此份公文 顯示 儲存完畢 表示簽章存檔成功 簽章儲存完畢後, 於批核紀錄該歷程旁顯示圖示, 點選後顯示簽章資訊內容 點選 匯出 可另存該簽核點的封裝檔案 ; 點選 匯出全部 可另存所有簽核點的封裝檔案

90 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 88 第五章常見問題 ( 一 ) 文書編輯共通服務平台 本節共有 23 個線上錯誤訊息的處理方式, 為方便使用者可快速查 看, 以下為線上錯誤訊息清單 : 編號 問題 1. 無法開啟 文書編輯共通服務平台 網址? 2. 安裝後畫面停住, 無法進入使用? 3. 開啟 Web 版公文製作系統, 點選開啟新檔或是開啟舊檔出現 1 個跳窗已封鎖 的訊息? 4. 如果在沒有網路下的環境該如何安裝? 5. 執行 Web 版公文製作系統, 出現 Runtime Error! 的訊息? 6. 忘記登入 文書編輯共通服務平台 首頁的帳號密碼? 7. 如何修改註冊時的個人基本資料? 8. 電子化入口網 會員資料有異動後,Web 版公文製作系統要如何同步資料? 9. 儲存檔案時, 可以存在自己的資料夾或是 3.5 磁片嗎? 10. 可以從檔案總管直接開啟儲存完畢的 Web 版公文製作系統檔嗎? 11. 可以同時開啟多個 Web 版公文製作系統檔案嗎? 12. 造字和罕見字在 Web 版公文製作系統中會變成問號嗎? 13. 如何印出個別受文者的公文? 14. 於正副本受文者名稱後方輸入半形括號與全形括號有什麼差別? 正副本輸入時, 如果沒有地址該怎麼辦? 當機關的地址有異動, 或 15. 是系統帶出的受文單位地址有誤, 我該如何通知 Web 版公文製作系 統進行修正? 16. 點選發文清單後, 出現 此文未設定發文機關代碼, 不可電子交換? 17. 發文清單預視函時, 在受文者處會顯示多個受文者名稱而沒有個別帶入? 18. 發文清單轉交換檔時出現匯出 DI 失敗?

91 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 89 編號 問題 19. 如何改以不同發文機關名稱發文? 20. 如何操作會銜函? 21. Web 版公文製作系統要備份時要備份哪些檔案呢? 22. 若有 Web 版公文製作系統問題要怎麼詢問? 23. 若有 Web 版公文製作系統建議事項 教育訓練或表單製作需求等要如何提出? 1. 無法開啟 文書編輯共通服務平台 網址? 步驟 1: 開啟 IE 瀏覽器 步驟 2: 選擇網頁上方的工具的網際網路選項 步驟 3: 請選擇頁籤選項安全性的信任的網站, 再點選網站按鈕 步驟 4: 出現對話盒後將 文書編輯共通服務平台 網址 ( 設定為 被信任的網站, 點選新增後按確定即可

92 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 安裝後畫面停住, 無法進入使用? 回答 : 可採下列任一方式解決 IE 6.0 SP2 的使用問題 解決方式 1: 系統預設使用主動式內容 ( 每次開啟 Web 版公文製作系統不會再詢問 ) 步驟 1: 開啟 IE 瀏覽器後選擇工具的網際網路選項 步驟 2: 請將頁籤選項進階底下安全性的 允許主動式內容在我電腦上的檔案中執行 打勾, 再按確定離開即完成

93 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 91 解決方式 2: 系統預設使用主動式內容, 使用時利用網頁提示將選項開啟 ( 每次開啟 Web 版公文製作系統時都會詢問 ) 步驟 1: 每次開啟 Web 版公文製作系統使用時, 系統畫面會出現設定使用主動式內容提示將選項開啟, 請按確定鈕如下圖 << 圖 1 安裝後公文製作停住畫面 >> 步驟 2: 請點選允許被封銷的內容選項, 如下圖

94 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 92 步驟 3: 系統會詢問您是否確定要讓這個檔案執行主動式內容 的對話盒請按是 3. 開啟 Web 版公文製作系統, 點選開啟新檔或是開啟舊檔出現 1 個跳窗已封鎖 的訊息? 回答 : 這是因為您安裝了某些網站的搜尋工具所致, 而這些搜尋工具都會有阻擋跳窗的功能, 例如 Yahoo Google MSN 等工具, 而在進行開啟新檔或是舊檔時, 系統會跳出選擇視窗讓您點選, 這些工具就會將系統所跳出的選擇視窗當成一般的廣告視窗阻擋, 導致無法開啟檔案, 解決辦法就是將其阻擋功能關閉, 或是至控制台中將該搜尋工具移除後, 關閉所有視窗再重新開啟 Web 版公文製作系統, 即可正常使用開啟新 舊檔 4. 如果在沒有網路下的環境該如何安裝? 回答 : 請先於有網路的環境以該使用者之帳號安裝好後,copy c:\eic 與安裝程式至無網路環境下電腦先執行完安裝程式後, 將 copy 之 eic 資料夾覆蓋此電腦之檔案即可 建議 : 於有網路環境安裝好後, 先將 Web 版公文製作系統開啟約 1 小時, 以同步通訊錄資料, 或是以其他已使用多時之通訊錄檔案覆蓋亦可

95 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 執行 Web 版公文製作系統, 出現 Runtime Error! 的訊息? 回答 : 解決方式 1: 這是因為您目前 Windows NT(SP6 以上 ) 的作業系統其 ADO 的版本不符合 Web 公文製作系統所提供的版本所造成的不相容訊息, 所以請按下列步驟下載 安裝 MDAC 以更新 ADO(MDAC 2.8 或 2.8 SP1 ) 的版本 步驟 1: 請至微軟網站 搜尋 MDAC 2.8, 點選下載詳細資料 :MDAC 2.8 或 2.8 SP1, 依網頁指示點選繼續完成相關 Windows 驗證後 ( 會跳出安全性警告請點選 是 ), 即會出現下載選項可供點選, 點選出現對話盒如下圖, 選項 將程式存到磁碟, 按確定鈕 步驟 2: 出現對話盒, 將目錄指向桌面 ( 或其他路徑皆可 ), 再選 擇存檔, 系統即開始執行下載 mdac_typ_tw.exe 步驟 3: 待下載完畢會在桌面產生 1 個圖示, 在此圖示上 快速按滑鼠左鍵 2 下, 系統會自動完成, 並請重新開機 註 : 以上步驟執行完畢後可能就可以正常執行 文書編輯 - 公 文製作 了, 但因問題的原因在於微軟作業系統環境的 版本, 故並不保證一定就可以修復!! 解決方式 2: 可能因為 Web 版公文製作系統中的通訊錄檔案已損 毀, 必須修復檔案 步驟 1: 請下載修復通訊錄程式及操作說明 至 文書編輯共 通服務平台 首頁 ( 點選左 方的常見問題, 點選安裝篇問題集, 點選 問題, 下載修復通訊錄程式及操作說明

96 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 94 步驟 2: 確認 Web 版公文製作系統與其他系統視窗已先關閉 步驟 3: 將修復程式解壓縮後, 依操作說明進行操作 步驟 4: 重新開啟 Web 版公文製作系統 註 : 若以上操作無法修復通訊錄, 則請至正常可執行的電腦中複製 c:/eic/adbook 中的 default 資料夾至有問題電腦覆蓋原檔試看看 解決方式 3: 若是安裝完後以 administrator 開啟是正常, 但登出更換為另一帳號後才出現 Runtime Error 的訊息, 有可能為您帳號 ( 或網路帳號 ) 的權限有被限制, 這種情形通常發生在稅捐單位或是權限控管較嚴的機關 若您是 Windows XP 電腦請先執行步驟 1~2, 若您是其他作業系統請由步驟 3 開始 步驟 1: 至開始 設定 控制台 系統管理工具 本機安全性原則 本機原則 安全性選項 步驟 2: 找到 網路存取 : 共用和安全性模式用於本機帳戶 滑鼠左鍵點 2 下, 選擇 傳統 : 本機使用自身身分驗證, 完成 步驟 3: 確認 C:\eic 資料夾是否有唯讀, 若有唯讀或部分唯讀請解除唯讀屬性 步驟 4: 以 administrator 管理者權限進入電腦, 找到 C:\eic 資料夾點選後按右鍵 共用和安全性 步驟 5: 點選 安全性 新增, 輸入 everyone 確定完成 步驟 6: 對 everyone 權限開放 修改 與 寫入 的控制權後, 點選套用及確定後, 登出切換一般使用者即可進入 Web 版公文製作系統 註 : 因 Web 版公文製作在開啟時, 系統的通訊錄會開始更新資訊並寫入資料, 故若沒有寫入及修改權限, 是會造成 Runtime Error 無法開啟 Web 版公文製作系統 6. 忘記登入 文書編輯共通服務平台 首頁的帳號密碼? 回答 : 請聯絡 電子化入口網 客服中心 : 協助處理

97 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 95 註 : 輸入密碼連續錯誤 3 次, 會導致帳號停用 7. 如何修改註冊時的個人基本資料? 回答 : 步驟 1: 開啟 IE 瀏覽器, 輸入 文書編輯共通服務平台 網址 ( 步驟 2: 會員登入後點選修改使用者資料, 修改完畢後, 點選網頁下方的儲存, 重新進入 Web 版公文製作系統即可 註 : 使用者基本資料 區域的機關代碼 機關名稱與帳號 3 個欄位資料是從 電子化入口網 帶入, 若要修改請於 電子化入口網 ( 申請變更 註 : 主要發文機關名稱 傳真 地址 承辦人姓名 職稱 單位 電話與電子信箱資料, 亦可於工具中的設定使用者基本資料修改後, 點選確定儲存, 資料即會回存至文書平台伺服器上 8. 電子化入口網 會員資料有異動後,Web 版公文製作系統要如何同步資料? 回答 : 請於 電子化入口網 ( 申請變更所屬機關後, 待伺服主機同步資料後 ( 約需 1 個工作天 ) 即可看到更改後資料 若您不知如何變更所屬機關 ( 如調任 ) 或是申請公務帳號 ( 即所屬機關 ), 請洽詢 電子化入口網 客服 儲存檔案時, 可以存在自己的資料夾或是隨身碟嗎? 回答 :

98 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 96 解決方式 1: 可點選選擇目錄, 瀏覽到欲存檔的路徑資料夾點選確定後, 輸 入 檔案名稱, 再按確定, 完成儲存的動作 解決方式 2: 開啟 Web 版公文製作系統, 選擇工具的設定 [ 使用者基本資料 ] 中自行設定存檔目錄如下圖所示 方便於存檔時可直接點選自訂目錄存在指定目錄中 10. 可以從檔案總管直接開啟儲存完畢的 Web 版公文製作系統檔嗎? 回答 : 可以, 由桌面或檔案總管中點選本系統所產生的檔案, 可直接開啟系統並載入檔案資料 註 : 在 Web 版公文製作系統存檔時, 是以檔案名稱為命名自動產生資料夾, 資料夾裡包覆著 sdi 與 wsp 等程式

99 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 可以同時開啟多個 Web 版公文製作系統檔案嗎? 回答 :Web 版公文製作系統使用 IE 瀏覽器開啟檔案, 只能單一開啟檔案, 若需要同時開啟多個檔案, 請開啟第 2 個 Web 版公文製作系統 註 : 開啟過多 IE 視窗容易造成系統資源不足 12. 造字和罕見字在 Web 版公文製作系統中會變成問號嗎? 回答 : 目前 Web 版公文製作系統 版本以上已支援 Unicode 字碼顯示, 若在本文區或 附件 或 受文者 欄位處輸入如堃 畊等字時可正常顯示不會變成? 號, 以方便您以郵寄方式發文 ; 但在電子發文 ( 即轉交換檔 ) 或是上傳至檔案伺服器時, 因配合交換系統與檔案伺服器等目前尚未支援 Unicode 字碼, 故會出現警告訊息如下圖所示, 非 Big5 字碼的文字將轉成? 13. 如何印出個別受文者的公文? 回答 : 列印公文時以一文多發的方式列印, 可於預視的特殊列印, 直接按該對話窗的列印按鈕即可 或是於發文清單勾選 一文多發, 按下列印印出即可 註 : 請先確認列印選項是否已勾選

100 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 於正副本受文者名稱後方輸入半形括號與全形括號有什麼差別? 回答 : 如下圖所示, 當輸入為全形 ( ) 時, 自發文清單中列印紙本或轉出交換檔時, 受文者不會有任何改變, 仍可印出 ( ) 內資訊 ; 當輸入為半形 ( ) 時, 受文者欄則會將 ( ) 資訊濾掉而不顯示, 若要保留此資訊, 可勾選 保留 ( ) 註 : 若半形括弧在受文者中間如 : 傑印資訊 ( 股 ) 有限公司, 則無論是半形或全形 ( ) 皆會保留, 不需額外勾選 保留 ( ) 於發文清單處若不勾選 保留() 時, 半形括號之內容不顯示於受文者處, 全形括號之內容會顯示於受文者處

101 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 正副本輸入時, 如果沒有地址該怎麼辦? 當機關的地址有異動, 或是系統帶出的受文單位地址有誤, 我該如何通知 Web 版公文製作系統進行修正? 回答 : 1. 若通訊錄中有地址資料時會自動顯示, 若無地址資料時請自行繕打 假設該私人機關是您常發文的對象, 建議您在個人通訊錄中新增此機關資料 2. 若機關地址有異動或系統帶出的受文單位地址有誤, 您可以至 文書編輯共通服務平台 ( 中的各類服務申請, 填寫 通訊錄及地址異動申請單 的相關欄位, 並蓋印機關條戳或主管簽名後, 傳真至 (02) 客服中心, 我們會有專人為您處理 修正完成後, 您可於正副本處確認地址是否已修改正確 而發文機關的地址部分則需要請您自行至 文書編輯共通服務平台, 輸入帳號密碼登入後, 進入修改使用者資料中修改發文機關之住址後, 點選儲存並下載使用者資料, 這樣當您開新檔製作公文時, 公文中所帶出的機關地址才會是正確的喔! 註 : 主要發文機關地址, 亦可於工具下的設定使用者基本資料修改後, 點選確定儲存, 資料即會回存至文書平台伺服器上 註 : 舊檔部分於修改使用者資料後, 利用下拉選單更新機關地址資料後存檔即可

102 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 點選發文清單後, 出現 此文未設定發文機關代碼, 不可電子交換? 回答 : 若發文機關為不可電子交換單位或未設機關代碼, 請至 文書編輯共通服務平台 首頁 ( 登入, 選擇修改使用者資料, 確認發文機關是否正確 ( 應輸入機關單位全銜 ) 後點選儲存, 並重新開啟公文製作 若您修改完後開啟舊檔編輯時, 則請記得點選發文機關處下拉選擇正確名稱來修正 註 : 主要發文機關亦可於工具中的設定使用者基本資料修改後, 點選確定儲存, 資料即會回存至文書平台伺服器上 17. 發文清單預視函時, 在受文者處會顯示多個受文者名稱而沒有個別帶入? 回答 : 此為正 副本處繕打方式錯誤所造成, 如下圖繕打方式錯誤, 導 致許多受文者均在同一行 : 因此若要在輸入區 1 次繕打多個受文者, 請記得先點選 多筆連 續輸入 ( 以全形頓號隔開 ) :

103 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 101 輸入完畢後點選新增, 則呈現 1 個受文者為 1 行, 如此才是正確 的繕打方式 18. 發文清單轉交換檔時出現匯出 DI 失敗? 回答 : 通常會出現轉 DI 交換檔失敗, 原因有以下幾種 : 解決方式 1: 因電子交換目錄設定錯誤, 重新設定步驟如下 : 步驟 1: 進入 文書編輯共通服務平台 網站首頁 ( 會員登入 步驟 2: 登入成功後, 選擇修改使用者資料 步驟 3: 畫面捲至最下方, 找到設定電子交換目錄, 右方下拉選單中已提供設定好之交換廠商可以點選 步驟 4: 選擇您目前所配合之交換系統 ( 如基層機關公文整合系統應選擇 基層機關交換系統 ) 步驟 5: 確認您交換目錄位置是否於 c 槽, 若不是請手動調整, 完成後點選儲存, 即可完成設定 解決方式 2: 因電腦中實體目錄並不存在檢查方式如下 : 請參考原因 1 確認您所設定的路徑是否正確後, 至相對路徑下找尋資料夾是否存在, 若不存在,

104 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 102 請自行新增目錄及其子目錄 解決方式 3: 因網路磁碟機設定有問題當您的交換目錄是在別台電腦時, 必須透過網路磁碟機連結, 檢查方式如下 : 步驟 1: 請參考原因 1 確認您所設定的路徑, 並確認使用網路磁碟機之代號與設定是否相對應 步驟 2: 網路磁碟機是否正常連線中 ( 不可有紅色 X) 步驟 3: 另一電腦之目的資料夾是否有此電腦帳號寫入權限 19. 如何改以不同發文機關名稱發文? 回答 : 步驟 1: 開啟 IE 瀏覽器, 輸入 文書編輯共通服務平台 ( 網址, 會員登入後點選修改使用者資料, 建立 次要發文機關資訊 後, 點選網頁下方的儲存鈕, 重新進入 Web 版公文製作系統 步驟 2: 發文機關點選下拉切換發文機關名稱即可

105 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 103 << 圖 2 發文機關之下拉選單 >> 20. 如何操作會銜函? 回答 : 步驟 1: 開啟 IE 瀏覽器, 輸入 文書編輯共通服務平台 ( 網址, 會員登入後點選修改使用者資料, 建立 次要發文機關資訊 後, 點選網頁下方的儲存鈕, 重新進入 Web 版公文製作系統 步驟 2: 發文機關點選新增一筆

106 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 104 步驟 3: 發文機關下拉選擇第 2 個發文機關名稱 步驟 4: 此時就有 2 個發文機關名稱, 並可點上方切換編 輯其文號與署名等

107 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 Web 版公文製作系統要備份時要備份哪些檔案呢? 回答 :C:\eic\adbook 資料夾 通訊錄檔案 C:\eic\docnet\doc\ 使用者帳號 \docn 資料夾 舊檔及個人範本 C:\eic\docnet\user\ 使用者帳號 \docn\resource 資料夾 個人詞庫等個人設定檔 res_user_lex.xml 個人詞庫 res_user_org_lex.xml 常用機關 res_user_wordbase.xml 檔號及保存年限 res_user_dep.xml 常用單位 res_symbol.xml 自訂符號 22. 若有 Web 版公文製作系統問題要怎麼詢問? 回答 : 如果您有任何問題想要聯絡我們, 請於 文書編輯共通服務平台 ( 常見問題網頁上方點選線上提出問題選項, 依畫面提示完成問題內容的填寫, 我們會有專人回答您的問題, 此方法的好處是問題的答案是經過確認過的 此外您可以打電話至 G2B2C 資訊服務中心客服專線 :(02) 傑印資訊客服專線 :(02) #4 客服部或 至 service@eic.com.tw, 詢問有關公文製作的問題 23. 若有 Web 版公文製作系統建議事項 教育訓練或表單製作需求等要如何提出? 回答 : 可自 文書編輯共通服務平台 ( 中的各類服務申請, 下載相關申請單, 由申請機關填寫後傳真至傑印資訊客服中心 :(02) , 收件後送由國家發展委員會檔案管理局安排並由傑印資訊客服中心回覆原申請機關

108 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 106 ( 二 ) 文書編輯線上簽核服務 本節共有 10 個線上錯誤訊息的處理方式, 為方便使用者可快速查看, 以下為線上錯誤訊息清單 : 編號問題 1. 無法開啟 文書編輯線上簽核服務 網址? 2. 忘記登入 文書編輯線上簽核服務 首頁的帳號密碼? 3. 如何修改註冊時的個人基本資料? 文書編輯線上簽核服務 可以使用哪些憑證進行註 4. 冊呢? 5. 一張憑證可多人使用嗎? 一人可使用多張憑證嗎? 於 Web 版公文製作系統執行簽章儲存時, 出現錯誤訊 6. 息 整合系統訊息 : 此憑證已停用, 請洽機關管理員 時, 該怎麼處理呢? 於 Web 版公文製作系統執行簽章儲存時, 出現錯誤訊 7. 息 整合系統訊息 : 此憑證已廢止! 時, 該怎麼處理呢? 於 Web 版公文製作系統執行簽章儲存時, 出現錯誤訊 8. 息 整合系統訊息 : 此憑證已過期! 時, 該怎麼處理呢? 於 Web 版公文製作系統執行簽章儲存時,PIN 碼輸入 9. 錯誤超過 3 次, 該怎麼辦呢? 10. 如何檢視各個電子簽章所使用的憑證資訊呢? 1. 無法開啟 文書編輯線上簽核服務 網址? 步驟 1: 開啟 IE 瀏覽器 步驟 2: 選擇網頁上方的工具的網際網路選項

109 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 107 步驟 3: 請選擇頁籤選項安全性的信任的網站, 再點選網站按鈕 步驟 4: 出現對話盒後將 文書編輯共通服務平台 網址 ( 設定為 被信任的網站, 點選新增後按確定即可 2. 忘記登入 文書編輯線上簽核服務 首頁的帳號密碼? 回答 : 請聯絡 電子化入口網 客服中心 : 協助處理 註 : 輸入密碼連續錯誤 3 次, 會導致帳號停用 3. 如何修改註冊時的個人基本資料? 回答 : 步驟 1: 開啟 IE 瀏覽器, 輸入 文書編輯線上簽核服務 網址 ( 步驟 2: 會員登入後點選基本資料維護, 修改完畢後, 點選網頁下方的儲存, 重新進入 Web 版公文製作系統即可

110 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 108 註 : 使用者基本資料 區域的機關代碼 機關名稱與帳號 3 個欄位資料是從 電子化入口網 帶入, 若要修改請於 電子化入口網 ( 申請變更 註 : 主要發文機關名稱 傳真 地址 承辦人姓名 職稱 單位 電話與電子信箱資料, 亦可於工具中的設定使用者基本資料修改後, 點選確定儲存, 資料即會回存至文書平台伺服器上 4. 文書編輯線上簽核服務 可以使用哪些憑證進行註冊呢? 回答 : 文書編輯線上簽核服務 可以註冊的憑證包括電子識別證 自然人憑證及中華電信 Public CA 憑證 5. 一張憑證可多人使用嗎? 一人可使用多張憑證嗎? 回答 : 文書編輯線上簽核服務 可以 1 人註冊多張憑證, 但 1 張憑證只能給 1 人使用 6. 於 Web 版公文製作系統執行簽章儲存時, 出現錯誤訊息 整合系統訊息 : 此憑證已停用, 請洽機關管理員 時, 該怎麼處理呢? 回答 : 該訊息表示所使用的憑證已被停用, 請找機關管理員瞭解憑證被停用之原因 7. 於 Web 版公文製作系統執行簽章儲存時, 出現錯誤訊息 整合系統訊息 : 此憑證已廢止! 時, 該怎麼處理呢?

111 筆硯 Web 版公文製作系統教育訓練講義 109 回答 : 該訊息表示所使用的憑證已被廢止, 請洽發卡機關進行復卡作業, 電子識別證 自然人憑證之發卡機關為內政部, 中華電信 Public CA 憑證發卡機關為中華電信 8. 於 Web 版公文製作系統執行簽章儲存時, 出現錯誤訊息 整合系統訊息 : 此憑證已過期! 時, 該怎麼處理呢? 回答 : 該訊息表示所使用的憑證已過有效日期, 請洽發卡機關進行復卡作業 電子識別證 自然人憑證之發卡機關為內政部, 中華電信 Public CA 憑證發卡機關為中華電信 9. 於 Web 版公文製作系統執行簽章儲存時,PIN 碼輸入錯誤超過 3 次, 該怎麼辦呢? 回答 : 該訊息表示所使用的憑證 PIN 碼輸入錯誤超過 3 次被鎖住, 請洽發卡機關進行復卡作業 電子識別證 自然人憑證之發卡機關為內政部, 中華電信 Public CA 憑證發卡機關為中華電信 10. 如何檢視各個電子簽章所使用的憑證資訊呢? 回答 : 步驟 1: 開啟已有電子簽章之 Web 版公文製作系統檔案 步驟 2: 於 批核工具視窗 之 批核紀錄 內點選圖示, 顯示簽核資訊視窗對話盒, 再點選詳細資料, 顯示該憑證之詳細資料內容