排序與篩選清單 Excel 是絕佳的運算分析工具, 但也很適合建立與管理清單 您可在一份清單中追蹤從電子郵件位址到庫存項目等所有資料, 但是一份實用的清單必須能讓您迅速找到您需要的資訊 請觀看本教學課程以瞭解方法 開始之前...1 1. 準備您的工作表...2 2. 排序清單中的資訊...3 3. 同時依多個欄位排序...5 4. 篩選清單...8 5. 依自訂準則篩選... 10 6. 重設篩選... 13 快速參考卡... 15 開始之前 您將學習的內容 完成此教學課程之後, 您將能夠 : 整理工作表, 使其能以清單方式進行管理 快速依字母順序或數值排列清單 篩選清單以顯示特定項目 使用多種準則排序並篩選清單 重設並移除已套用至清單的篩選 需求 Excel for Mac 2011 基本的 Excel 技能, 包含開啟活頁簿, 以及選取儲存格 欄及列的方式 提示如果您是 Excel 新手, 請先進行教學課程教學課程 :Excel 基礎 練習檔案 教學課程設計的目的, 是讓使用者得以循序漸進檢視 請在進行教學課程時下載並使用此練習檔案, 以獲得實作經驗 SortFilterLists.xlsx (92 K) 估計完成的時間 : 20 分鐘 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 1
1. 準備您的工作表 在 Excel 中, 清單可包含一或多個資料欄 若要管理清單, 您必須先確認工作表資料已整理妥當 例如, 資料必須排列於有標籤的欄, 且不應包含空白列或空白欄 讓我們整理此教學課程中的工作表, 讓它易於以清單方式管理 開啟位於此教學課程開頭的練習檔案 按住 CTRL 並按一下列 7 標題 ( 或以右鍵按一下標題 ), 再按一下 [ 刪除 ] 按住 CTRL 並按一下欄 B 的標題 ( 或以右鍵按一下標題 ), 再按一下 [ 刪除 ] Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 2
按一下儲存格 C1, 在標籤上輸入 [ 日期 ], 再按下 RETURN 您可看到目前所有欄都已有標籤, 且清單已不包含任何空白的列或欄 提示 若要在您捲動長清單時, 隨時可看見欄標籤, 則可凍結包含標籤的列 例如, 在練習工作表中, 按一下列 2 的任一處 ( 如儲存格 A2), 再按一下 [ 視窗 ] > [ 凍結窗格 ] 若要取消凍結列, 請按一下 [ 視窗 ] > [ 取消凍結窗格 ] 在開始之前 確認您可以執行下列操作 : 準備工作表, 新增標題標籤並刪除空白列和欄, 使其能以清單方式進行管理 2. 排序清單中的資訊 排列清單中資料的方法之一, 就是依照字母順序或數值排序 例如, 您可能想要依日期排列所有交易, 並加以檢視 讓我們將清單排序成依日期顯示交易, 並使最近的日期顯示於最上方 按一下欄 C 中包含資料的任一儲存格 ( 例如,C2) Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 3
在 [ 資料 ] 索引標籤上 [ 排序與篩選 ] 下方 按一下 [ 排序 ] 旁的箭號, 再按一下 [ 遞減 ] 您可看到清單目前已依日期排列, 最近的交易第一個顯示 同時其他欄中的所有相關資料也會對應著已排序的欄位順序, 加以排列 記事若您的資料包含標題標籤 ( 例如, 地點 日期 項目 ), 排序時不會包含標籤 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 4
提示 若要以原始順序檢視清單, 請確認有一欄保持其原始排序, 再依該欄排序 ( 例如交易編號的欄位, 如教學課程練習檔案中的 [ 交易 ] 欄 ) 您可排序欄, 但不能排序列 您無法排序包含合併儲存格的欄 若要取消合併儲存格, 請選取包含合併資料的儲存格, 在 [ 常用 ] 索引標籤上 [ 對齊方式 ] 下方 按一下 [ 合併 ] 旁的箭號, 再按一下 [ 取消合併儲存格 ] 若您排序的欄含有文字資料, 而不是數值資料, 則會以字母順序排列資料 在開始之前 確認您可以執行下列操作 : 排序包含數值或文字資料的清單 3. 同時依多個欄位排序 在上一課中, 您已依日期排序清單, 顯示從最新到最舊的交易 但若您希望依照其他準則排序呢? 例如, 您可能想要依日期排列交易, 然後在各個日期下, 從最高到最低的價格列出交易 讓我們依其他準則排序清單 按一下 [ 排序 ] 旁的箭號, 再按一下 [ 自訂排序 ] Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 5
您可看到 [ 排序 ] 對話方塊已根據上一課所完成的排序而包含一個排序準則 ( 例如, 依日期排序 ) 若要新增其他排序準則, 請按一下 [+] 按鈕 按一下 [ 次要排序方式 ] 右邊的空白區域, 再按一下 [ 批發價格 ] Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 6
在 [ 順序 ] 快顯功能表中, 按一下 [ 最大到最小 ], 再按一下 [ 確定 ] 提示若要變更排序準則的順序, 請按一下 [ 主要排序方式 ] 或 [ 次要排序方式 ], 再將準則拖曳為您希望的順序 您可看到清單目前已依最新到最舊的日期排序, 並在各日期中依最大到最小的批發價格排序 在開始之前 確認您可以執行下列操作 : 依多重準則排序清單 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 7
4. 篩選清單 篩選是另一個在清單中檢視資料的方式 只是排序會依字母順序或數值排列所有項目, 而篩選只會顯示符合特定準則的某些項目 例如, 您可僅檢視發生於特定日期的交易 讓我們篩選清單, 以顯示發生於 5 月 5 日的交易 按一下包含資料的清單中任一儲存格 ( 例如,A2) 在 [ 資料 ] 索引標籤上 [ 排序與篩選 ] 下方, 按一下 [ 篩選 ] 您可看到各個欄標籤儲存格旁都出現了篩選箭號 按一下 [ 日期 ] 欄標籤的篩選箭號 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 8
在 [ 篩選 ] 面板中, 清除 [ 全選 ] 核取方塊 按一下 [5 月 ] 旁的箭號, 選取 [5 月 ] 核取方塊, 再按一下 [X] 關閉 [ 篩選 ] 面板 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 9
您可看到清單已經過篩選, 只顯示發生於 5 月 5 日的交易, 符合篩選準則的列, 列號會顯示為藍色 提示 篩選圖示 會顯示於已篩選的欄旁邊 若要將 [ 篩選 ] 面板移動至工作表的其他位置, 請拖曳面板工具列 在開始之前 確認您可以執行下列操作 : 依多種準則篩選清單 5. 依自訂準則篩選 您可同時依多欄以及自訂準則篩選清單 例如, 在顯示於特定日期的項目中, 您可僅檢視在特定地點 特定價格範圍內的交易 讓我們篩選清單, 以顯示 5 月 5 日在俄勒岡和華盛頓, 銷售總額介於 500 美元至 1000 美元間的交易 按一下 [ 地點 ] 欄標籤的篩選箭號 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 10
清除 [ 加州 ] 核取方塊, 再按一下 [X] 關閉 [ 篩選 ] 面板 按一下 [ 銷售總計 ] 欄標籤的篩選箭頭 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 11
在 [ 請選擇一個 ] 快顯功能表中, 按一下 [ 介於 ] 在方塊中如下輸入 [500] 和 [1000], 再按一下 [X] 關閉 [ 篩選 ] 窗格 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 12
您可看到清單目前僅顯示 5 月 5 日在俄勒岡和華盛頓, 銷售總額介於 500 美元至 1000 美元間的交易 在開始之前 確認您可以執行下列操作 : 依自訂準則篩選清單 6. 重設篩選 篩選清單以檢視想要的資訊之後, 可重設篩選以顯示隱藏的列 您可一次重設一項篩選, 或一次重設所有篩選 我們先重設單一欄的篩選, 再重設整張清單的篩選 按一下 [ 銷售總計 ] 欄標籤的篩選箭號 在 [ 篩選 ] 面板中按一下 [ 清除篩選 ], 再按一下 [X] 關閉篩選面板 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 13
您可看到 [ 銷售總計 ] 欄不再是篩選狀態, 欄標籤旁也沒有篩選圖示 若要重設整張清單的篩選, 請按一下 [ 資料 ] > [ 清除篩選 ] 記事若無法使用 [ 清除篩選 ] 選項, 表示已重設所有篩選 您可看到欄標籤旁已沒有篩選圖示, 列號也不再顯示為藍色, 表示此清單未套用篩選 提示 若要關閉整張工作表的篩選, 請在 [ 資料 ] 索引標籤的 [ 排序與篩選 ] 下, 按一下 [ 篩選 ] 在開始之前確認您可以執行下列操作 : 重設套用至一欄的篩選與套用至整份清單的篩選 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 14
快速參考卡 若要 刪除空白的列或欄 在捲動時保持欄標籤可見 排序欄 讓清單回到原始輸入資料的順序 執行這項操作 按住 CTRL 並按一下欄或列標題 ( 例如,[A] 或 [1]), 再按一下 [ 刪除 ] 或以右鍵按一下欄或列標題, 再按一下 [ 刪除 ] 在想要保持可見的列下一列的任何地方上按一下 再按一下 [ 視窗 ] > [ 凍結面板 ] 若要取消凍結該列, 請按一下 [ 視窗 ] > [ 取消凍結面板 ] 按一下欄中的任一資料儲存格 在 [ 資料 ] 索引標籤的 [ 排序與篩選 ] 下, 按一下 [ 排序 ] 旁的箭號, 再選取選項 確認清單包含依輸入順序整理資料的欄 ( 例如,[ 交易 ]), 再依該欄排序 同時依多個欄位排序在 [ 資料 ] 索引標籤的 [ 排序與篩選 ] 下, 按一下 [ 排序 ] 旁的箭號, 再按一下 [ 自訂排序 ] 再新增您的排序準則 開啟篩選在 [ 資料 ] 索引標籤的 [ 排序與篩選 ] 下, 按一下 [ 篩選 ] 顯示 [ 篩選 ] 面板 對於您想要篩選的欄, 按一下欄標籤旁的篩選箭號 清除某欄的篩選按一下欄標籤旁的篩選箭號, 再按一下 [ 清除篩選 ] 清除清單中的所有篩選 按一下 [ 資料 ] > [ 清除篩選 ] 更多提示 排序會依字母順序或數值, 排列清單中所有項目 篩選只會顯示清單中符合特定準則的項目 進行清單的排序或篩選之前, 應刪除空白的欄與列, 並新增所有欄標籤的描述性名稱 ( 例如, 地點 日期 項目 ) 欄標籤旁有篩選圖示表示已篩選該欄 而列標題 ( 例如,1 2 3) 會呈現藍色, 顯示哪些列符合所選的篩選準則 您可排序欄, 但不能排序列 您可在 [ 資料 ] 功能表 ( 例如,[ 資料 ] > [ 清除篩選 ]) 中使用其他排序與篩選選項 Microsoft Office for Mac 2011: 排序與篩選清單 15