Microsoft 從 Word 2003 升級至 Word 2010 本指南內容 Microsoft Word 2010 的外觀與 Word 2003 截然不同, 因此我們準備了這份指南協助您縮短您的學習過程您可以從後續的文章中認識新介面的重要組件探索免費的 Word 2010 訓練尋找

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院耿蒲
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以及如何存取巨集與其他進階功能快速存取工具列此處所示的命令一律會加以顯示您可以將常用的命令加入工具列功能區索引標籤按一下功能區上的任意索引標籤, 可以顯示其按鈕與命令

檢視按一下 * 檔案 ] 索引標籤進入隱藏功能區 *Backstage 檢視 ], 以開啟儲存需要更多的畫面空間嗎?

您若要插入或選取表格, 將會顯示 * 表格工具 ] ( 其額外包對話方塊啟動器功能區群組標籤旁如有顯示對話方塊啟動器圖示 ( ), 只要按一下該圖示, 即可開啟對話方塊,

兩個索引標籤 ) 切換檢視若要結束 [Backstage 檢視 ], 請按一下任意的功能區索引標籤文件中您也可以使用此窗格, 在其搜尋方塊中輸入文字,

1 本指南內容 Microsoft Word 2010 的外觀與 Word 2003 截然不同, 因此我們準備了這份指南協助您縮短您的學習過程您可以從後續的文章中認識新介面的重要組件探索免費的 Word 2010 訓練尋找 [ 預覽列印 ] 或 [ 選項 ] 對話方塊等功能了解如何與不具備 Word 2010 的使用者交換文件檔案, 以及如何存取巨集與其他進階功能快速存取工具列此處所示的命令一律會加以顯示您可以將常用的命令加入工具列功能區索引標籤按一下功能區上的任意索引標籤, 可以顯示其按鈕與命令功能區群組每一個功能區索引標籤皆包含群組, 而每一個群組又包含了一組相關命令 * 段落 ] 群組所含的命令, 可以用於建立項目符號或編號清單, 以及將文字置中顯示 Backstage 檢視按一下 * 檔案 ] 索引標籤進入隱藏功能區 *Backstage 檢視 ], 以開啟儲存需要更多的畫面空間嗎? 按一列印及管理您的 Word 檔案功能窗格按 CTRL+F 鍵可以顯示功能窗格您可以將文件的標題拖曳至關聯式功能區索引標籤功能區上有一些索引標籤只會在您需要時出現例如, 您若要插入或選取表格, 將會顯示 * 表格工具 ] ( 其額外包對話方塊啟動器功能區群組標籤旁如有顯示對話方塊啟動器圖示 ( ), 只要按一下該圖示, 即可開啟對話方塊, 顯示該群組所適用的其他選項下此圖示或按 CTRL+F1 鍵, 可以隱藏或顯示功能區此窗格而重新組織文件您在此處的變更會反映在您的含了 [ 設計 ] 與 * 版面配置 ] 兩個索引標籤 ) 切換檢視若要結束 [Backstage 檢視 ], 請按一下任意的功能區索引標籤文件中您也可以使用此窗格, 在其搜尋方塊中輸入文字, 從冗長的文件中快速地尋找您所需要的事項按一下這按鈕可以 * 整頁模式 ] * 閱讀版面配置 ] 檢視 *Web 版面配置 ] 檢視 * 大綱模式 ] 或 * 草稿模式 ] ( 先前稱為標準模式 ) 顯示目前的文件 2010 by Microsoft Corporation. All rights reserved.

2 如何切入 Word 2010 您若已經習於使用 Microsoft Word 2003, 一定會問 : 在 Word 2010 中, 何處才能找到 Word 2003 的命令與工具列? 我們提供許多免費資源協助您了解 Word 2010, 包括訓練課程及功能表轉換到功能區的指南若要尋找這些素材, 請按一下程式視窗中的 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 說明 ] 接著按一下 * 支援 ] 底下的 * 快速入門 ] 我的功能表與工具列到哪兒去了? Word 2010 的主程式視窗頂端跨有一個寬邊的橫幅, 稱為功能區, 取代了舊有的功能表與工具列功能區上的每一個索引標籤皆包含不同的按鈕與命令, 會組織成不同的功能區群組當您開啟 Word 2010 時, 會顯示功能區的 * 常用 ] 索引標籤此索引標籤包含許多常在 Word 中使用的命令例如, 在索引標籤左側, 您會先看到內含 * 貼上 ] * 剪下 ] * 複製 ] 以及 * 複製格式 ] 命令的 * 剪貼簿 ] 群組在 * 字型 ] 群組中, 則可見到可以將文字設為粗體或斜體的命令 ; 緊接著的 * 段您還可以在開啟的網頁中按一下您所需要的項目連結特別是針對從功能表轉換至功能區所提供的互動式指南, 更可節省您的寶貴時間當您按任何的 Word 2003 命令時, 其皆會顯示該命令在 Word 2010 的正確位置落 ] 群組, 則提供了可以將文字靠左對齊靠右對齊或置中對齊, 以及建立項目符號與編號清單的命令功能區會依據螢幕的大小與解析度調整其外觀在較小的螢幕上, 某些群組可能只會顯示其群組名稱, 而不會顯示其命令此時, 您只需要按一下群組按鈕上的小箭號, 即可顯示其命令

3 一些您可能需要用到的功能仔細閱讀下表, 從中發掘您可能會在 Word 2010 中用到的常用功能此表內容雖不盡齊全, 但仍為極佳的入門點如需 Word 2010 命令的完整清單, 請按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 [ 說明 ], 再按一下 [ 快速入門 ] 若要... 請按一下然後查看... 開啟儲存列印預覽保護傳送或轉換檔案 *Backstage 檢視 ] ( 按一下此檢視左方的連結 ) 將格式與樣式套用至文字 * 字型 ] * 段落 ] 及 * 樣式 ] 群組插入空白頁表格圖片超連結頁首與頁尾或頁碼設定邊界新增分節與分頁符號依照電子報樣式建立欄, 或是新增浮水印 * 頁面 ] * 表格 ] * 圖例 ] * 連結 ] 及 * 頁首及頁尾 ] 群組 * 版面設定 ] 及 * 頁面背景 ] 群組建立目錄或插入註腳與章節附註 * 目錄 ] 及 * 註腳 ] 群組建立信封或標籤, 或執行合併列印 * 建立 ] 及 * 啟動合併列印 ] 群組檢查拼字與文法計算字數或追蹤修訂 * 校訂 ] 及 * 追蹤 ] 群組切換文件檢視開啟功能窗格, 或放大或縮小 * 文件檢視 ] ( 標準模式現稱為草稿 ) [ 顯示 ] 及 * 顯示比例 ] 群組

按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 選項 ] 如此將會開啟 *Word 選項 ] 對話方塊, 讓您可以自訂您的 Word 設定與喜好設定按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 列印 ] 如此即會在視窗的右方顯示現行文件之列印外觀的預覽

4 預覽列印到哪兒去了? 在 Word 2010 中, 預覽列印已不會出現在個別的視窗中其改和其他實用的列印相關設定一起列在 [Backstage 檢視 ] 工具選項有何改變? 您需要可以讓您控制諸如 Word 是否需要在您輸入時檢查拼字或文法錯誤 ; 抑或是在您輸入同時自動進行格式化 ( 例如, 將 -- 置換成一個破折號 ) 等的 Word 程式設定嗎? 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 選項 ] 如此將會開啟 *Word 選項 ] 對話方塊, 讓您可以自訂您的 Word 設定與喜好設定按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 列印 ] 如此即會在視窗的右方顯示現行文件之列印外觀的預覽您可以在視窗左側微調您的喜好設定, 例如將紙張方向從直向變更為橫向 ; 變更紙張大小 ; 或是選取選項, 只列印目前的頁面, 而不列印整份文件等若要設定其他選項, 可以按一下列印選項底下的 * 版面設定 ] 連結, 或按一下功能區上的 * 版面配置 ] 索引標籤, 以關閉 [Backstage 檢視 ] 而顯示其他選項 *Word 選項 ] 對話方塊中有某些設定只會套用至 Word 但另有一些喜好設定 ( 如色彩配置 ) 則會套用至您所安裝的其他所有 Microsoft Office 2010 程式

讓您隨手即可使用您常用的命令 Word 程式視窗左上角的快速存取工具列是您常用命令的捷徑只要將按鈕加入此工具列, 即可持續顯示所有您常用的命令, 即使切換功能區索引標籤亦不會改變按一下 [

按一下 * 新增至快速存取工具列 ] 建立自有的功能區索引標籤或群組您有兩種方法可以自訂功能區的命令, 一是將按鈕放入其應出現的功能區群組, 一是建立自有的自訂功能區索引標籤

然後將您常用的命令加入此索引標籤的自訂群組中若不慎出錯, 也無須緊張您可以使用 * 重設 ] 按鈕還原成預設 ( 原廠 ) 設定並非所有舊版的 Word 命令皆會顯示在功能區中, 但其仍可繼續使用

5 讓您隨手即可使用您常用的命令 Word 程式視窗左上角的快速存取工具列是您常用命令的捷徑只要將按鈕加入此工具列, 即可持續顯示所有您常用的命令, 即使切換功能區索引標籤亦不會改變按一下 [ 快速存取工具列 ] 旁的下拉式箭號, 以開啟或關閉快顯功能表中所列的命令若清單中沒有包括您要加入的命令, 可以切換至按鈕所在的功能區索引標籤, 然後以滑鼠右鍵按一下該按鈕在顯示的快顯功能表中, 按一下 * 新增至快速存取工具列 ] 建立自有的功能區索引標籤或群組您有兩種方法可以自訂功能區的命令, 一是將按鈕放入其應出現的功能區群組, 一是建立自有的自訂功能區索引標籤以滑鼠右鍵按一下任意功能區群組, 然後按一下 * 自訂功能區 ] 您可以在 *Word 選項 ] 對話方塊中, 將命令加入自有的索引標籤或群組例如, 您可以建立名稱為 * 快速文件 ] 的索引標籤, 然後將您常用的命令加入此索引標籤的自訂群組中若不慎出錯, 也無須緊張您可以使用 * 重設 ] 按鈕還原成預設 ( 原廠 ) 設定並非所有舊版的 Word 命令皆會顯示在功能區中, 但其仍可繼續使用其中若有一些選項是您不可或缺的功能, 只要將其加入功能區或快速存取工具列即可在 *Word 選項 ] 對話方塊中, 選取 * 由此選擇命令 ] 清單中的 * 不在功能區的命令 ] 接著請找出您要加入自訂功能區索引標籤或群組內的命令

若要在功能區中顯示按鍵提示, 請按 ALT 鍵接下來, 您若要使用鍵盤切換至功能區內的索引標籤, 請按該索引標籤底下所顯示的字母在上述的範例中按 N 鍵可以開啟 * 插入 ] 索引標籤 ; 按 P 鍵可以開啟 * 頁面配置 ] 索引標籤 ; 按 S 鍵可以開啟 * 參照 ] 索引標籤等 ALT+T+O 鍵仍會開啟 *Word 選項 ] 對話方塊 (

6 按鍵提示簡介 Word 2010 為功能區提供了快速鍵, 稱為按鍵提示有了按鍵提示, 您無須使用滑鼠, 即可快速地執行工作仍可繼續使用鍵盤快速鍵嗎? Word 2010 仍會提供 Word 2003 的鍵盤快速鍵您若還記得快速鍵序列, 請放心地使用例如,CTRL+C 鍵仍會將選取的資訊複製到剪貼簿 ;CTRL+S 鍵仍會將變更儲存到目前的文件 ;ALT+F8 鍵仍會開啟 * 巨集 ] 對話方塊許多舊有的 ALT 功能表快速鍵仍可在 Word 2010 中使用例如, 按若要在功能區中顯示按鍵提示, 請按 ALT 鍵接下來, 您若要使用鍵盤切換至功能區內的索引標籤, 請按該索引標籤底下所顯示的字母在上述的範例中按 N 鍵可以開啟 * 插入 ] 索引標籤 ; 按 P 鍵可以開啟 * 頁面配置 ] 索引標籤 ; 按 S 鍵可以開啟 * 參照 ] 索引標籤等 ALT+T+O 鍵仍會開啟 *Word 選項 ] 對話方塊 ( 先前必須按 [ 工具 ] [ 選項 ]) 同樣地, 按 ALT+I+P+C 鍵可以開啟 * 美工圖案 ] 窗格 ( 先前必須按 [ 插入 ] [ 圖片 ]) 等當您按下 ALT 按鍵序列時, 可能會顯示類似於下列的方塊 : 當您透過此法切換至功能區的索引標籤之後, 所有可以在該索引標籤內使用的按鍵提示皆會顯示在畫面上您可以按所要使用之命令的最後一個按鍵完成整個序列若要返回序列的前一層, 請按 ESC 鍵連續執行此動作多次將會取消按鍵提示模式您若還記得整個序列, 請放心地輸入使用您若不記得 ( 或從不知道 ) 任何 ALT 按鍵序列, 可以按 ESC 鍵取消而改用按鍵提示

7 如何與不具備 Word 2010 的人員共同作業 Word 2010 ( 與 Word 2007) 文件使用新的格式儲存檔案與您一起共同作業的人員若是使用不同版本的 Word, 別擔心, 您仍可在 Word 2010 中開啟及編輯舊版的文件, 並與不具備 Word 2010 的人員共用您的檔案在 Word 2010 中... 有何改變? 我該如何做? 開啟使用 Word 2003 所建立的文件 Word 2010 程式視窗會在標題列的檔案名稱旁顯示 [ 相容模式 ] 文字這表示即使是使用 Word 2010, 在技術上仍可使用舊版的檔案格式, 但您必須將檔案轉換成 Word 2010 檔案格式, 才可使用 Word 2010 之新圖表工具或數學方程式等功能若要結束相容模式而將 2003 檔案轉換成新的 Word 2010 格式, 請按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 資訊 ], 再按一下 * 轉換 ] 轉換檔案之前, 請確認您是否需要與仍在使用 Word 2003 ( 甚至更舊版 ) 的人員一起使用文件若答案是肯定的, 您可能需要繼續使用相容模式以免使用了舊版檔案格式所不支援的新功能您可以將文件儲存成 Word 2010 檔案若有人使用 Word 2003 開啟文件, 將會顯示提示提供連結, 讓使用者下載免費的相容性套件 ( 前提是必須先安裝最新的修補程式與 Service Pack) 若要以 Word 2003 開啟 Word 2010 文件, 並與 Word 2010 進行互動, 必須安裝相容性套件您若在文件中使用 Word 2010 新功能或格式 ( 如圖表工具或數學方程式 ),Word 2003 使用者可能會收到警告指出功能不受支援, 或該格式或功能將不會出現在檔案中若您認為 Word 2003 使用者可能需要與您的 Word 2010 文件進行互動, 應執行相容性檢查程式確認這些使用者能否正確地使用檔案若要檢查相容性, 請按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 資訊 ], 再按一下 * 查看問題 ], 最後按一下 * 檢查相容性 ] 此工具將會告訴您舊版所不支援的 Word 2010 新功能您可以決定是否要移除這些功能, 以避免在 Word 2003 觸發警告您可以將文件儲存成 Word 2003 檔案若有人使用 Word 2003 開啟文件, 而文件也正常地開啟, 如此即無需安裝相容性套件您若在文件中使用 Word 2010 新功能或格式 ( 如圖表工具或數學方程式 ),Word 2003 使用者可能會收到警告指出功能不受支援, 或該格式或功能將不會出現在檔案中您無須採取任何動作當您以舊版的 Word 2003 檔案格式儲存檔案時, 相容性檢查程式會自動執行, 並警告您有無使用任何不受支援的功能您可以在該時對檔案的設定進行所需的變更

可以在 * 常用 ] 索引標籤的右方找到相關命令按一下 * 樣式 ] 群組之 * 變更樣式 ] 上的小型向下箭號接著指向 * 樣式集 ] 命令, 然後按一下 *Word 2003+ 按一下功能區上的 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 選項 ] 按一下 *Word 選項 ] 對話方塊中的 * 自訂功能區 ], 然後選取清單最右方的 * 開發人員 ] 核取方塊按一下 * 確定 ]

8 還原成 Word 2003 的行距設定方式在 Word 2003 中, 行與行之間的距離是 1.0, 且段落與段落之間不存在空白行在 Word 2010 ( 及 Word 2007) 中, 行與行之間的距離變更為 1.15, 且段落與段落之間會加入一列空白行您或許比較習慣於過去的行距設定方式尋找進階功能若您的日常工作中需要使用 Word 2010 設計巨集表單, 以及 XML 或 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 解決方案, 可以將 * 開發人員 ] 索引標籤加入 Word 功能區若要將整份文件還原成 Word 2003 的行距設定方式, 可以在 * 常用 ] 索引標籤的右方找到相關命令按一下 * 樣式 ] 群組之 * 變更樣式 ] 上的小型向下箭號接著指向 * 樣式集 ] 命令, 然後按一下 *Word 按一下功能區上的 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 選項 ] 按一下 *Word 選項 ] 對話方塊中的 * 自訂功能區 ], 然後選取清單最右方的 * 開發人員 ] 核取方塊按一下 * 確定 ] 關閉 *Word 選項 ] 對話方塊 * 開發人員 ] 索引標籤會改為顯示在 * 檢視 ] 索引標籤的右方之後您若決定要重新啟用 Word 2010 的行距設定方式, 請按一下 * 變更樣式 ] ( 位於 [ 樣式 ] 群組中 ) 上的小型箭號, 然後指向 * 樣式集 ] 命令, 再按一下 *Word 如需如何在 Word 2010 中調整行距的詳細資訊, 請按 F1 鍵開啟說明, 然後搜尋行距或段落距離秘訣您在 Word 2010 中若只是要執行錄製巨集作業而已, 即無須加入 * 開發人員 ] 索引標籤只要按一下 * 檢視 ] 索引標籤, 從其右側找出 * 巨集 ] 群組即可

如何切入 Access 2010 Access 2010 會以 [Backstage 檢視 ] 開啟, 其中包含了許多 Access 2003 之 * 檔案 ] 功能表所提供的命令在 [Backstage 檢視 ] 中, 您可以建立及儲存新的資料庫從範本開始著手開啟現有的資料庫, 以及將資料庫

如何切入 Access 2010 Access 2010 會以 [Backstage 檢視 ] 開啟, 其中包含了許多 Access 2003 之 * 檔案 ] 功能表所提供的命令在 [Backstage 檢視 ] 中, 您可以建立及儲存新的資料庫從範本開始著手開啟現有的資料庫, 以及將資料庫本指南內容 Microsoft Microsoft Access 2010 的外觀與 Access 2003 截然不同, 因此我們準備了這份指南協助您縮短您的學習過程您可以從後續的文章中認識新介面的重要組件探索免費的 Access 2010 訓練尋找 [ 預覽列印 ] 或 [ 選項 ] 對話方塊等功能了解如何與不具備 Access 2010 的使用者交換資料庫檔案, 以及發掘 [ 資料庫 ]

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