本指南內容 Microsoft Word 2010 的外觀與 Word 2003 截然不同, 因此我們準備了這份指南協助您縮短您的學習過程 您可以從後續的文章中認識新介面的重要組件 探索免 費的 Word 2010 訓練 尋找 [ 預覽列印 ] 或 [ 選項 ] 對話方塊等功能 了解如何與不具備 Word 2010 的使用者交換文件檔案, 以及如何存取巨集與其他進階功能 快速存取工具列 此處所示的命令一律會加以顯示 您可以將常用的命 令加入工具列 功能區索引標籤 按一下功能區上的任意索引標籤, 可以顯示其按鈕與命令 功能區群組 每一個功能區索引標籤皆包含群組, 而每一個群組又包含了一組相關命令 * 段落 ] 群組所含的命令, 可以用於建立項目符號或編號清單, 以及將文字置中顯示 Backstage 檢視 按一下 * 檔案 ] 索引標籤進入 隱藏功能區 *Backstage 檢視 ], 以開啟 儲存 需要更多的畫面空間嗎? 按一 列印及管理您的 Word 檔案 功能窗格 按 CTRL+F 鍵可以顯示功能窗格 您可以將文件的標題拖曳至 關聯式功能區索引標籤 功能區上有一些索引標籤只會在您需要時出現 例如, 您若要插入或選取表格, 將會顯示 * 表格工具 ] ( 其額外包 對話方塊啟動器 功能區群組標籤旁如有顯示對話方塊啟動器圖示 ( ), 只要按一下該圖示, 即可開啟對話方塊, 顯示該群組所適用的其他選項 下此圖示或按 CTRL+F1 鍵, 可 以隱藏或顯示功能區 此窗格而重新組織文件 您在此處的變更會反映在您的 含了 [ 設計 ] 與 * 版面配置 ] 兩個索引標籤 ) 切換檢視 若要結束 [Backstage 檢視 ], 請按一下任意的功能區索引標籤 文件中 您也可以使用此窗格, 在其搜尋方塊中輸入文字, 從冗長的文件中快速地尋找您所需要的事項 按一下這按鈕可以 * 整頁模式 ] * 閱讀版面 配置 ] 檢視 *Web 版面配置 ] 檢視 * 大 綱模式 ] 或 * 草稿模式 ] ( 先前稱為 標準模式 ) 顯示目前的文件 2010 by Microsoft Corporation. All rights reserved.
如何切入 Word 2010 您若已經習於使用 Microsoft Word 2003, 一定會問 : 在 Word 2010 中, 何處才能找到 Word 2003 的命令與工具列? 我們提供許多免費資源協助您了解 Word 2010, 包括訓練課程及功能表轉換到功能區的指南 若要尋找這些素材, 請按一下程式視窗中的 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 說明 ] 接著按一下 * 支援 ] 底下的 * 快速入門 ] 我的功能表與工具列到哪兒去了? Word 2010 的主程式視窗頂端跨有一個寬邊的橫幅, 稱為功能區, 取代了舊有的功能表與工具列 功能區上的每一個索引標籤皆包含不同的按鈕與命令, 會組織成不同的功能區群組 當您開啟 Word 2010 時, 會顯示功能區的 * 常用 ] 索引標籤 此索引標籤包含許多常在 Word 中使用的命令 例如, 在索引標籤左側, 您會先看到內含 * 貼上 ] * 剪下 ] * 複製 ] 以及 * 複製格式 ] 命令的 * 剪貼簿 ] 群組 在 * 字型 ] 群組中, 則可見到可以將文字設為粗體或斜體的命令 ; 緊接著的 * 段 您還可以在開啟的網頁中按一下您所需要的項目連結 特別是針對從功能 表轉換至功能區所提供的互動式指南, 更可節省您的寶貴時間 當您按任 何的 Word 2003 命令時, 其皆會顯示該命令在 Word 2010 的正確位置 落 ] 群組, 則提供了可以將文字靠左對齊 靠右對齊或置中對齊, 以及建立項目符號與編號清單的命令 功能區會依據螢幕的大小與解析度調整其外觀 在較小的螢幕上, 某些群組可能只會顯示其群組名稱, 而不會顯示其命令 此時, 您只需要按一下群組按鈕上的小箭號, 即可顯示其命令
一些您可能需要用到的功能 仔細閱讀下表, 從中發掘您可能會在 Word 2010 中用到的常用功能 此表內容雖不盡齊全, 但仍為極佳的入門點 如需 Word 2010 命令的完整清 單, 請按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 [ 說明 ], 再按一下 [ 快速入門 ] 若要... 請按一下 然後查看... 開啟 儲存 列印 預覽 保護 傳送或轉換檔案 *Backstage 檢視 ] ( 按一下此檢視左方的連結 ) 將格式與樣式套用至文字 * 字型 ] * 段落 ] 及 * 樣式 ] 群組 插入空白頁 表格 圖片 超連結 頁首與頁尾或頁碼設定邊界 新增分節與分頁符號 依照電子報樣式建立欄, 或是新增浮水印 * 頁面 ] * 表格 ] * 圖例 ] * 連結 ] 及 * 頁首及頁尾 ] 群組 * 版面設定 ] 及 * 頁面背景 ] 群組 建立目錄或插入註腳與章節附註 * 目錄 ] 及 * 註腳 ] 群組 建立信封或標籤, 或執行合併列印 * 建立 ] 及 * 啟動合併列印 ] 群組 檢查拼字與文法 計算字數或追蹤修訂 * 校訂 ] 及 * 追蹤 ] 群組 切換文件檢視 開啟功能窗格, 或放大或縮小 * 文件檢視 ] ( 標準模式 現稱為 草稿 ) [ 顯示 ] 及 * 顯 示比例 ] 群組
預覽列印到哪兒去了? 在 Word 2010 中, 預覽列印 已不會出現在個別的視窗中 其改和其他實 用的列印相關設定一起列在 [Backstage 檢視 ] 工具 選項有何改變? 您需要可以讓您控制諸如 Word 是否需要在您輸入時檢查拼字或文法錯誤 ; 抑或是在您輸入同時自動進行格式化 ( 例如, 將 -- 置換成一個破折號 ) 等的 Word 程式設定嗎? 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 選項 ] 如此將會開啟 *Word 選項 ] 對話方 塊, 讓您可以自訂您的 Word 設定與喜好設定 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 列印 ] 如此即會在視窗的右方顯示現行文件之列印外觀的預覽 您可以在視窗左側微調您的喜好設定, 例如將紙張方向從直向變更為橫向 ; 變更紙張大小 ; 或是選取選項, 只列印目前的頁面, 而不列印整份文件等 若要設定其他選項, 可以按一下列印選項底下的 * 版面設定 ] 連結, 或按一下 功能區上的 * 版面配置 ] 索引標籤, 以關閉 [Backstage 檢視 ] 而顯示其他選項 *Word 選項 ] 對話方塊中有某些設定只會套用至 Word 但另有一些喜好設定 ( 如 色彩配置 ) 則會套用至您所安裝的其他所有 Microsoft Office 2010 程式
讓您隨手即可使用您常用的命令 Word 程式視窗左上角的 快速存取工具列 是您常用命令的捷徑 只要將按鈕加入此工具列, 即可持續顯示所有您常用的命令, 即使切換功能區索引標籤亦不會改變 按一下 [ 快速存取工具列 ] 旁的下拉式箭號, 以開啟或關閉快顯功能表中所列的命令 若清單中沒有包括您要加入的命令, 可以切換至按鈕所在的功能區索引標籤, 然後以滑鼠右鍵按一下該按鈕 在顯示的快顯功能表中, 按一下 * 新增至快速存取工具列 ] 建立自有的功能區索引標籤或群組 您有兩種方法可以自訂功能區的命令, 一是將按鈕放入其應出現的功能區群組, 一是建立自有的自訂功能區索引標籤 以滑鼠右鍵按一下任意功能區群組, 然後按一下 * 自訂功能區 ] 您可以在 *Word 選項 ] 對話方塊中, 將命令加入自有的索引標籤或群組 例如, 您可以建立名稱為 * 快速文件 ] 的索引標籤, 然後將您常用的命令加入此索引標籤的自訂群組中 若不慎出錯, 也無須緊張 您可以使用 * 重設 ] 按鈕還原成預設 ( 原廠 ) 設定 並非所有舊版的 Word 命令皆會顯示在功能區中, 但其仍可繼續使用 其中若有一些選項是您不可或缺的功能, 只要將其加入功能區或 快速存取工具列 即可 在 *Word 選項 ] 對話方塊中, 選取 * 由此選擇命令 ] 清單中的 * 不在功能區的命令 ] 接著請找出您要加入自訂功能區索引標籤或群組內的命令
按鍵提示簡介 Word 2010 為功能區提供了快速鍵, 稱為按鍵提示 有了按鍵提示, 您無須 使用滑鼠, 即可快速地執行工作 仍可繼續使用鍵盤快速鍵嗎? Word 2010 仍會提供 Word 2003 的鍵盤快速鍵 您若還記得快速鍵序列, 請放心地使用 例如,CTRL+C 鍵仍會將選取的資訊複製到剪貼簿 ;CTRL+S 鍵仍會將變更儲存到目前的文件 ;ALT+F8 鍵仍會開啟 * 巨集 ] 對話方塊 許多舊有的 ALT 功能表快速鍵仍可在 Word 2010 中使用 例如, 按 若要在功能區中顯示按鍵提示, 請按 ALT 鍵 接下來, 您若要使用鍵盤切換至功能區內的索引標籤, 請按該索引標籤底下所顯示的字母 在上述的範例中按 N 鍵可以開啟 * 插入 ] 索引標籤 ; 按 P 鍵可以開啟 * 頁面配置 ] 索引標籤 ; 按 S 鍵可以開啟 * 參照 ] 索引標籤等 ALT+T+O 鍵仍會開啟 *Word 選項 ] 對話方塊 ( 先前必須按 [ 工具 ] [ 選項 ]) 同樣地, 按 ALT+I+P+C 鍵可以開啟 * 美工圖案 ] 窗格 ( 先前必須按 [ 插入 ] [ 圖片 ]) 等 當您按下 ALT 按鍵序列時, 可能會顯示類似於下列的方塊 : 當您透過此法切換至功能區的索引標籤之後, 所有可以在該索引標籤內使用 的按鍵提示皆會顯示在畫面上 您可以按所要使用之命令的最後一個按鍵完 成整個序列 若要返回序列的前一層, 請按 ESC 鍵 連續執行此動作多次將會取消按鍵提 示模式 您若還記得整個序列, 請放心地輸入使用 您若不記得 ( 或從不知道 ) 任何 ALT 按鍵序列, 可以按 ESC 鍵取消而改用按鍵提示
如何與不具備 Word 2010 的人員共同作業 Word 2010 ( 與 Word 2007) 文件使用新的格式儲存檔案 與您一起共同作業的人員若是使用不同版本的 Word, 別擔心, 您仍可在 Word 2010 中開啟及編輯舊版 的文件, 並與不具備 Word 2010 的人員共用您的檔案 在 Word 2010 中... 有何改變? 我該如何做? 開啟使用 Word 2003 所建立的文 件 Word 2010 程式視窗會在標題列的檔案名稱旁顯示 [ 相容模式 ] 文字 這表示即使是使用 Word 2010, 在技術上仍可使用舊版的檔案格式, 但您必須將檔案轉換成 Word 2010 檔案格式, 才可使用 Word 2010 之新圖表工具或數學方程式等功能 若要結束 相容模式 而將 2003 檔案轉換成新的 Word 2010 格式, 請按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 資訊 ], 再按一下 * 轉換 ] 轉換檔案之前, 請確認您是否需要與仍在使用 Word 2003 ( 甚至更舊版 ) 的人員一起使用文件 若答案是肯定的, 您可能需要繼續使用 相容模式 以免使用了舊版檔案格式所不支援的新功能 您可以將文件儲存成 Word 2010 檔 案 若有人使用 Word 2003 開啟文件, 將會顯示提示提供連結, 讓使用者下載免費的 相容性套件 ( 前提是必須先安裝最新的修補程式與 Service Pack) 若要以 Word 2003 開啟 Word 2010 文件, 並與 Word 2010 進行互動, 必須安裝 相容性套件 您若在文件中使用 Word 2010 新功能或格式 ( 如圖表工具或數學方程式 ),Word 2003 使用者可能會收到警告指出功能不受支援, 或該格式或功能將不會出現在檔案中 若您認為 Word 2003 使用者可能需要與您的 Word 2010 文件進行互動, 應執行 相容性檢查程式 確認這些使用者能否正確地使用檔案 若要檢查相容性, 請按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 資訊 ], 再按一下 * 查看問題 ], 最後按一下 * 檢查相容性 ] 此工具將會告訴您舊版所不支援的 Word 2010 新功能 您可以決定是否要移除這些功能, 以避免在 Word 2003 觸發警告 您可以將文件儲存成 Word 2003 檔 案 若有人使用 Word 2003 開啟文件, 而文件也正常地開啟, 如此即無需安裝 相容性套件 您若在文件中使用 Word 2010 新功能或格式 ( 如圖表工具或數學方程式 ),Word 2003 使用者可能會收到警告指出功能不受支援, 或該格式或功能將不會出現在檔案中 您無須採取任何動作 當您以舊版的 Word 2003 檔案格式儲存檔案時, 相容性檢查程式 會自動執行, 並警告您有無使用任何不受支援的功能 您可以在該時對檔案的設定進行所需的變更
還原成 Word 2003 的行距設定方式 在 Word 2003 中, 行與行之間的距離是 1.0, 且段落與段落之間不存在空白行 在 Word 2010 ( 及 Word 2007) 中, 行與行之間的距離變更為 1.15, 且段落與段落之間會加入一列空白行 您或許比較習慣於過去的行距設定方式 尋找進階功能 若您的日常工作中需要使用 Word 2010 設計巨集 表單, 以及 XML 或 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 解決方案, 可以將 * 開發人員 ] 索引標籤加入 Word 功能區 若要將整份文件還原成 Word 2003 的行距設定方式, 可以在 * 常用 ] 索引標籤 的右方找到相關命令 按一下 * 樣式 ] 群組之 * 變更樣式 ] 上的小型向下箭號 接著指向 * 樣式集 ] 命令, 然後按一下 *Word 2003+ 按一下功能區上的 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 選項 ] 按一下 *Word 選項 ] 對話方塊中的 * 自訂功能區 ], 然後選取清單最右方的 * 開發人員 ] 核取方塊 按一下 * 確定 ] 關閉 *Word 選項 ] 對話方塊 * 開發人員 ] 索引標籤會改為顯示在 * 檢視 ] 索引標籤的右方 之後您若決定要重新啟用 Word 2010 的行距設定方式, 請按一下 * 變更樣式 ] ( 位於 [ 樣式 ] 群組中 ) 上的小型箭號, 然後指向 * 樣式集 ] 命令, 再按一下 *Word 2010+ 如需如何在 Word 2010 中調整行距的詳細資訊, 請按 F1 鍵開啟說明, 然後搜尋 行距或段落距離 秘訣您在 Word 2010 中若只是要執行錄製巨集作業而已, 即無須加入 * 開發人員 ] 索引標籤 只要按一下 * 檢視 ] 索引標籤, 從其右側找出 * 巨集 ] 群組即可