公文用字及核稿精要解說 一 前言 夏進興 ( 前總統府首席參事 ) 104.11.24. ( 一 ) 公文意義 : 公文程式條例 第 1 條 : 稱公文者, 謂處理公務之文書 ( 二 ) 公文類別 : 公文分令 呈 咨 函 公告及其他公文 6 類 其他公文包括 : 書函 開會通知單 公務電話紀錄 簽 報告 箋函 ( 便箋 ) 聘書 證明書 提案 說帖 會議紀錄及定型化表單等 ( 三 ) 公文區分 : 分為上行文 平行文 下行文 3 種 ( 四 ) 公文用字 : 公文程式條例 第 8 條 : 公文文字應簡 淺 明 確, 並加具標點符號 二 公文製作一般原則 ( 一 ) 分段要領 : 1 主旨 : 為全文精要, 以說明行文目的與期望, 應力求具體扼要 2 說明 : 當案情必須就事實 來源或理由, 作較詳細之敘述, 無法於 主旨 內容納時, 用本段說明 本段段名, 可因公文內容改用 經過 原因 等其他名稱 3 辦法 : 向受文者提出之具體要求無法在 主旨 內簡述時, 用本段列舉 本段段名, 可因公文種類及內容改用 建議 請求 擬辦 核示事項 公告事項 等其他名稱 4 主旨 說明 辦法 3 段, 得靈活運用, 可用 1 段完成者, 不必勉強湊成 2 段 3 段 1
5 規格及範例: 如附件一 附件二 ( 二 ) 擬稿應注意事項 : 1 擬稿須條理分明, 其措詞以切實 誠懇 簡明扼要為準, 所有模稜空泛之詞 陳腐套語 地方俗語 與公務無關者等, 均應避免 2 引敘來文或法令條文, 以扼要摘敘足供參證為度 ; 如必須提供全文, 應以電子文件 抄件或影印附送 3 敘述事實或引述人名 地名 物名 日期 數字 法規條文及有關解釋等, 應詳加核對, 避免錯漏 4 各種名稱如非習用有素, 不宜省文縮寫, 如遇譯文且關係重要者, 請加註原文, 以資對照 5 擬稿以一文一事為原則, 來文如係一文數事者, 得分為數文答復 6 擬辦復文或轉行之稿件, 應敘入來文機關之發文日期及字號, 俾便查考 7 文稿有 1 頁以上者應裝訂妥當, 並於騎縫處蓋騎縫章或職名章, 同時於每頁之下緣加註頁碼 8 須以副本分行者, 請在 副本 項下列明 ; 如要求副本收受者作為時, 則請在 說明 段內列明 9 文書之陳核 陳判等過程中, 均應使用公文夾, 並以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分 ( 三 ) 核稿應注意事項 : 1 文書之核決, 於稿面適當位置簽名或蓋章辦理, 其權責區分如下 : (1) 初核者係承辦人員之直接主管 (2) 覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者 2
(3) 會核者係與本案有關之主管人員 ( 如無必要則免送會 ) (4) 決定者係依分層負責規定之最後決定人 2 核稿人員對案情不甚明瞭時, 可隨時洽詢承辦人員, 或以電話詢問, 避免用簽條往返, 以節省時間及手續 3 核稿時如有修改, 應注意勿將原來之字句塗抹, 僅加勾勒, 從旁添註, 對於文稿之機密性 時間性 重要性或重要關鍵文字, 認為不當而更改時必須簽章, 以示負責 4 承辦人員擬有 2 種以上意見備供採擇者, 主管或首長應明確擇定 1 種或另批處理方式, 不可作模稜兩可之批示 5 對陳判文稿, 應明確批示 同意發文, 批示 發 ; 認為無繕發必要, 尚須考慮者, 宜作 不發 或 緩發 之批示 ( 四 ) 作業要求 : 1 正確: 文字敘述和重要事項記述, 應避免錯誤和遺漏, 內容主題應避免偏差 歪曲 切忌主觀 偏見 2 清晰: 文義清楚 肯定 3 簡明: 用語簡練, 詞句曉暢, 分段確實, 主題鮮明 4 迅速: 自蒐集資料, 整理分析, 至提出結論, 應在一定時間內完成 5 整潔: 簽稿均應保持整潔, 字體力求端正 6 一致: 機關內部各單位撰擬簽稿, 文字用語 結構格式應力求一致, 同一案情處理方法不可前後矛盾 ( 如附件三 ) 7 完整: 對於每一案件, 應作深入廣泛之研究, 從各種角度 立場考慮問題, 與相關單位協調聯繫 8 周詳: 所提意見或辦法, 應力求周詳具體 適切可行 ; 並備齊各種必需之文件, 構成完整之幕僚作業, 以供上級採 3
擇 三 公文用字及用語 ( 一 ) 期望用語 : 期望用語 就是發文者對受文者表達期望的用語, 常用 請 希 查照 照辦 辦理見復 核示 鑒核 核備 轉行辦理 ( 二 ) 准駁用語 : 得視需要, 酌用 應予照准 未便照准 等 ( 三 ) 稱謂用語 : 1 直接稱謂用語: (1) 有隸屬關係者 : 上級對下級稱 貴 ; 下級對上級稱 鈞 ; 自稱為 本 (2) 無隸屬關係 : 對上級稱 大 ; 平行稱 貴 ; 自稱為 本 (3) 對機關首長 : 上級對下級稱 貴, 自稱為 本 ; 下級對上級稱 鈞長 ; 自稱為 職 (4) 機關 ( 或首長 ) 對屬員稱 台端 (5) 機關對人民稱 先生 女士 或通稱 台端 君 對團體稱 貴 ; 自稱 本 2 間接稱謂用語: (1) 對機關 團體稱 全銜 ( 或 簡銜 ), 如一再提及, 必要時得稱 該 ; 對職員為 職稱 (2) 對個人一律稱 君 ( 四 ) 數字使用原則 : 1 數字用語具一般數字意義( 如代碼 國民身分證統一編號 編號 發文字號 日期 時間 序數 電話 傳真 郵遞區號 門牌號碼等 ) 統計意義( 如計量單位 統計數據等 ) 者或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字 例如 : 4
(1) 日期 時間 : 民國 97 年 6 月 10 日 ;10 時 45 分 (2) 序數 : 第 3 名 ; 第 12 次會議紀錄 (3) 計量單位 :180 公分 ;7.38 公頃 (4) 統計數據 :18%;1,234,567 元 (5) 引用法條 : 依兒童福利法第 44 條規定 : 違反 2 數字用語屬描述性用語 專有名詞( 如地名 書名 人名 店名 頭銜等 ) 慣用語者, 或以中文數字表示較妥適者, 使用中文數字 (1) 描述性用語 : 愛臺十二項建設 ; 三言兩語 ; 第一夫人 ; 公正第三人 (2) 專有名詞 : 三義 ; 三國誌 ; 李四 ; 恩史瓦第三世 (3) 慣用語 : 星期二 ; 正月初五 ; 十分之一 ; 約三 四天 ; 七千餘人 ; 好幾十萬人 (4) 法規作業 : 修正 菸害防制法 第二十一條條文 ( 五 ) 法律統一用字及用語 : 四 個案研討 : 針對某機關致行政院所屬各機關及地方政府 函 之內容 ( 如附件四 ), 請指出其瑕疵, 並提出修正意見 五 結語 : 公文類別繁多, 以 函 最為重要, 如何撰擬一份 函, 為業務承辦人必須具備的能力 再者, 核稿人員猶如 國文老師, 對於公文規格 分段要領及公文用語等, 除需有基本認識外, 尚需具有判斷優劣 修正錯誤及化繁為簡之能力 註 : 夏老師的部落格 http://blog.udn.com/chhsia1113 5
附件一 : 函之範例 ( 一 ) ( 郵遞區號 ) ( 地址 ) 受文者 : 行政院函 檔號 : 保存年限 : 地址 :000 臺北市 路 000 號聯絡方式 :00000000 發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 00000000000 號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 為杜流弊, 節省公帑, 各項營繕工程, 應依法公開招標, 並不 說明 : 得變更設計及追加預算, 請轉知所屬機關學校照辦 一 依本院 年 月 日會議決議辦理 二 據查目前各級機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標, 或 辦法 : 施工期間變更原設計, 以及一再請求追加預算, 致弊端叢生, 浪費公帑 一 各級機關學校對營繕工程應依法公開招標, 並按 政府採購法 及相關法令辦理 二 各單位之工程應將施工圖 設計圖 契約書 結構圖 會議紀 錄等工程資料, 報請上級單位審核, 非經核准, 不得變更設計 及追加預算 正本 : 臺灣省政府 福建省政府 臺北市政府 高雄市政府副本 : 院長 註 : 本範例錄自 文書處理手冊 (104 年 7 月版 ) 附錄 6(p.71) 6
附件二 : 函之範例 ( 二 ) 檔號 : 保存年限 : 行政院函地址 : 聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 e-mail) ( 郵遞區號 ) ( 地址 ) 受文者 : 立法院發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 00000000000 號速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如文主旨 : 函送 公文程式條例 第 條 第 條 第 條修正草案及 中央法規標準法 第 條修正草案, 請查照審議 說明 : 一 鑑於國際間交往日愈密切, 文書資料來往頻繁, 歐美文字都是由左至右橫式排列, 國內目前直式書寫如遇引用外文或阿拉伯數字時, 往往形成扞格 為與國際接軌, 並兼顧電腦作業平臺屬性, 使公文制作更具便利性, 進而提升公文處理效率, 爰擬具 公文程式條例 第 條 第 條 第 條修正草案及 中央法規標準法 第 條修正草案 二 經提本年 月 日第 次會議決議 : 通過, 送請立法院審議 三 檢送 公文程式條例 第 條 第 條 第 條修正草案及 中央法規標準法 第 條修正草案條文對照表 ( 含總說明 ) 各 3 份 正本 : 立法院副本 : 院長 註 : 本範例錄自 文書處理手冊 (104 年 7 月版 ) 附錄 6(p.73) 7
附件三 : 常見錯誤勘正表錯例修正說明 主旨 : 檢送本校 所 副研究員 執行貴會補助專 題研究計畫 技術移轉權利金 及衍生權利金屬 貴會部份共新臺幣 000 元及新臺幣 000 元支票各 1 張 ( 開票 單位 : 國立 大 學 ; 開票銀行 : 華南 商業銀行 分 行, 支票號碼 :000; 支票號碼 :000) 及 技術移轉授權合約 影本 合約明細表各 1 份, 函請查照 說明 : 請於收款後開 立領據收據函寄本 校收執, 函請查 照 ( 略 ) 主旨 : 檢送 技術移轉權利金新 臺幣 000 元及衍生權 利金新臺幣 000 元支 票各 1 張, 請於收款 後, 開立領據, 寄回 本校收執, 請查 照 說明 : 一 本校 所副 研究員 執行 貴會. 二. 三 附技術移轉授 權合約影本 合約明 細表各 1 份 一 主旨 不宜過長, 以不超過 兩行或 60 個字為原則 二 本文重點在於 委員會 收款後, 開立領據, 寄回本校收 執, 宜納入 主旨 段內 三 有關 本校 所副研究員 執行貴會補助專題研究計 畫 開票單位與開票銀行及支票 號碼 技術移轉授權合約本 合 約明細表 等, 均屬附帶說明, 以 列入 說明 段為宜 四 行文時, 提及教職員時, 宜以 職銜 在前, 姓名 在後 五 請查照 即可, 無須用 函 請查照, 且不必在 說明 段 重複使用 副本 : 本校 副本 : 內部不發副本為宜, 如有必要, 依 文書處理手冊 第 31 點規定, 以加發 抄件 方式處理 ; 如僅作為內部參考用, 尤應避免副本 主旨 : 澳 學生 Peter B.H.( 亨利彼德 ) 敬請惠予協助, 請查照 主旨 : 澳 學生亨利彼德 (Peter B.H.) 敬請惠予協助 夾有外文時, 以中文為優先, 再以夾註號, 註記外文 另, 敬請惠予協助 ( 描述性期望語 ), 請查照 ( 概括性期望語 ), 擇一而用 8
附件四 : 個案研討 主旨 : 公務員於辦公時間應盡職負責, 忠心努力, 不得利用上班時間從事與公務無關之行為, 惠請加強宣導並嚴加考核, 請查照轉知 說明 : 據邇來媒體報導, 有少數公務員於上班時間從事網路遊戲, 影響為民服務品質 ; 爰請各機關加強宣導, 為維持良好辦公紀律, 提升行政效能, 不得於上班時間利用電腦網路設備從事與公務無關之行為, 並請確依公務員服務法 公務人員考績法令 行政院及所屬各機關公務人員平時考核要點等相關規定, 對所屬人員嚴加考核並作適當處理 正本 : 行政院各部會行處局署 省市政府 省諮議會 直轄市議會 各縣市政府 各縣市議會副本 : 銓敘部 附註 : 一 上例為某機關致行政院所屬各機關 地方政府函, 內容有諸多瑕疵及不妥之處, 您是核稿人員, 如何修改? 二 僅列本文及正 副本, 其餘均予省略 9