一 采购流程概览 2 / 19

附件 : 云南大学采购工作指南 为配套 云南大学采购管理实施办法 的执行, 实现采购管理 简 政放权 放管结合 优化服务 提高效率 的工作目标, 特制定本指南 1 / 19

一 采购流程概览 2 / 19

二 关于采购组织主体的确定及采购方式的选择 ( 一 ) 采购组织主体 ( 即由谁来组织采购 ) 依据 云南省人民政府办公厅关于印发云南省 2018 年政府集中采购目录及标准的通知 ( 云政办函 2018 13 号 ) ( 附件 1) 云南省财政厅关于进一步做好省属高校 科研院所科研仪器设备政府采购工作的通知 ( 云财采 2017 23 号 )( 附件 2), 确定采购组织主体 1. 以下 2 类项目属于政府采购范围 ( 以下简称 政府采购 ), 须由实验室与设备管理处按照政府采购相关法规组织实施 (1) 政府集中采购目录之内的 ; (2) 政府集中采购目录之外, 且一个财政年度内同一个预算下同一品目或者类别 金额在分散采购限额标准 ( 非科研仪器设备为 50 万元, 科研仪器设备为 100 万元, 今后随上级政策实时调整 ) 以上的 2. 政府集中采购目录之外, 且一个财政年度内同一个预算下同一品目或者类别 金额在分散采购限额标准 ( 含 ) 以下的项目不属于政府采购范围 ( 以下简称 非政府采购 ), 由采购人 ( 本办法指校内采购单位或项目组 ) 组织实施 分散采购限额标准 ( 含 ) 以下的科研仪器设备按照非政府采购项目执行, 科研教学设备可归入科研仪器设备范围 ( 二 ) 采购方式 ( 即采取何种方式采购 ) 3 / 19

采购方式分为 : 公开招标 邀请招标 竞争性谈判 竞争性磋商 单一来源采购 询价 网上商城比价采购 网上竞价平台采购及上级采购主管部门认定的其他采购方式 1. 公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请非特定的供应商参加投标的采购方式 达到公开招标数额标准及以上的货物 服务项目应当采用公开招标方式组织采购 2. 邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取 3 家以上供应商, 并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式 符合下列情形之一的货物或者服务, 可以申请采用邀请招标方式采购 : (1) 具有特殊性, 只能从有限范围的供应商处采购的 ; (2) 采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的 3. 竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物 工程和服务事宜进行谈判, 供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价, 采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式 采购以下货物 工程和服务之一的, 可以采用竞争性谈判方式采购 : (1) 未达到公开招标数额标准的货物 服务 ; (2) 达到公开招标数额标准 经批准采用非公开招标方式的货物 服务 ; (3) 按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工 4 / 19

程建设项目以外的政府采购工程 4. 竞争性磋商是指通过组建竞争性磋商小组 ( 以下简称磋商小组 ) 与符合条件的供应商就采购货物 服务和工程事宜进行磋商, 供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价, 采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式 符合下列条件之一的, 可以申请采用竞争性磋商方式开展采购 : (1) 政府采购服务项目 ; (2) 技术复杂或者性质特殊, 不能确定详细规格或者具体要求的 ; (3) 因艺术品采购 专利 专有技术或者服务的时间 数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的 ; (4) 市场竞争不充分的科研项目, 以及需要扶持的科技成果转化项目 ; (5) 按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目 5. 单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物 工程和服务的采购方式 属于下列情形之一的货物 工程或者服务, 可以申请采用单一来源采购方式 : (1) 按照统一标准在全国或区域性实施的采购项目, 已经过国家各部委办局通过公开招标采购方式或其他方式确定了唯一供应商并有文件依据的 ; 5 / 19

(2) 经省人民政府批准, 确定为单一来源采购的采购项目的 ; (3) 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的 ; (4) 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求, 需要继续从原供应商处添购, 且添购资金总额不超过原合同采购金额 10% 的 ; (5) 基于定向开发或首次制造等原因, 符合自主创新产品订购或首购政策, 只能由特定供应商开发或者制造的 ; (6) 已通过政府采购程序采购了受知识产权保护 ( 独立拥有专利或者著作权 ) 的产品 ( 如电子数据库等 ), 需按年支付续订费用, 经由采购人确定继续订购的 ; (7) 公开招标失败或废标, 符合专业条件或者对招标文件作出实质性响应的供应商只有一家, 经评标委员会出具了招标文件没有不合理条款论证意见的 ; (8) 新购知识产权保护 ( 独立拥有专利或者著作权 ) 产品, 只能由特定供应商制造或者提供货物和服务, 且不存在任何其他合理的选择或替代情况的 ; (9) 基于工作需要, 由主管部门确定和主导, 在系统内推广使用已被证实属于安全可靠的信息系统的 ; (10) 基于节约财政性资金的原则, 对正在使用过程中的原设备或系统进行添购或升级改造, 必须保证原有采购项 6 / 19

目一致性或者服务配套的要求, 需要继续由原供应商完成的 ; (11) 其他基于技术 工艺等原因, 只能由特定供应商制造或者提供货物和服务, 且不存在任何其他合理的选择或替代情况的 6. 询价是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书, 要求供应商一次报出不得更改的价格, 采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式 采购以下货物的, 可以采用询价方式采购 : (1) 未达到公开招标数额标准的货物 ; (2) 达到公开招标数额标准 经批准采用非公开招标方式的货物 7. 网上商城比价采购是指非政府采购项目通过网上商城实现供应商发布产品信息, 采购人自行检索 比价选择 自助下单 在线审批 在线到货确认 结果公告等功能的公开透明 高效快捷的采购方式 试剂耗材 科研仪器设备 技术服务 ( 引物合成 测序等 ) 等非政府采购项目可采用网上商城比价采购方式 8. 网上竞价平台采购是指非政府采购项目通过网络竞价采购平台实现采购信息发布 供应商网上响应 系统自动评分排序 采购人初选 职能部门审核 结果公告等功能的公开透明 高效快捷的采购方式 规格 标准统一 现货货 7 / 19

源充足且价格变化幅度小的非政府采购项目可采用网上竞价平台采购方式 三 关于科研仪器设备的界定本指南中科研仪器设备是指学校用于科研教学活动的仪器设备及满足其使用功能所需的零部件 台架 标本 软件等货物, 原则上不包括学校各级行政办公 后勤保障等部门使用的设备 科研教学设备可归入科研仪器设备范围 采购人根据经费类别及实际使用方向确定采购项目是否属于科研仪器设备, 不得将非科研仪器设备采购项目作为科研仪器设备采购项目执行 四 关于购前论证和市场价格调研 ( 一 ) 购前论证采购人须在采购项目立项审批之前, 在充分调研学校同类设备的保有量 实际使用率及落实安装使用场地和条件的前提下, 按照 关于大型仪器设备 政府采购的进口设备 单一来源方式采购论证及报送材料的具体要求 ( 附件 3) 组织完成购前论证 通过专家论证, 确有必要采购 且具备安装使用场地和条件的, 将论证材料报送到实验室与设备管理处, 同时在云南大学采购信息化管理平台上传电子材料 ( 二 ) 市场价格调研采购单价 20 万元及以上货物须在采购立项审批前进行市场价格调研, 形成书面的调研报告与购前论证材料一并报 8 / 19

送 市场价格调研按调研小组人数不少于 3 人 货比三家的原则进行 五 关于采购审批遵循 先审批 后执行 的原则, 采购人在确定采购内容 落实资金的前提下, 按照 云南大学经费管理及审批办法 ( 试行 ) ( 云大 2018 38 号 ) 完成采购经费审批 具体操作按如下规定执行 : 1. 学校在 喀斯玛商城 为各项目负责人 采购单位 审批职能部门 ( 经费主管部门 ) 主要负责人开设审批账号, 采购人直接在 喀斯玛商城 采购订单金额 20 万元以下的非政府采购项目, 可实行在线审批 ( 登录网站 微信端或手机 APP); 2. 其它采购项目, 采购人需对照 政府集中采购目录, 按政府采购 非政府采购项目分表填写 云南大学采购项目申报表 ( 无法确定的请先咨询实验室与设备管理处, 如采购人考虑项目的整体性需按政府采购实施的可不分表填写 ), 实行线下审批 采购经费审批完成后, 将 云南大学采购项目申报表 及相关支撑材料报送到实验室与设备管理处, 同时在云南大学采购信息化管理平台上传电子材料, 由实验室与设备管理处确定项目执行的具体采购组织形式和采购方式 此外, 采购人自行选择在 喀斯玛商城 采购单价 20 万元及以上非政府采购项目, 仍需走线下审批, 完成 9 / 19

审批后由实验室与设备管理处对接商城后台下单 3. 关于采购经费和采购内容审批, 相关职能部门业务归口范围划分如下 : (1) 合作发展处 : 学校规定的专项建设经费等 (2) 人事处 : 师资队伍建设经费 引进人才科研经费 博士后流动站建设经费等 (3) 科学技术处 社会科学处 : 科研经费等 (4) 教务处 : 教学经费 本科生教材供应等 (5) 研究生院 学科办 双一流 建设办 : 双一流 大学建设经费, 学科建设 研究生培养经费, 研究生教材供应等 (6) 资产管理处 : 水 电 气的供用 维保 维修改造工程经费, 室内外维修改造及校园绿化工程经费, 房屋租赁及物业服务等 (7) 实验室与设备管理处 : 实验室与设备管理运行经费等 (8) 未明确归口范围的由财务管理处或学校指定的职能部门审批 以上业务归口范围有调整的, 按调整的文件执行 六 关于 喀斯玛商城 采购 ( 一 ) 适用范围 喀斯玛商城 采购一般适合于试剂耗材 科研仪器设 10 / 19

备 技术服务 ( 引物合成 测序 ) 等非政府采购项目 ( 二 ) 平台操作详见 喀斯玛商城使用手册 ( 附件 4); ( 三 ) 基本流程 ( 四 ) 账号设置采购账号实行两级授权管理 平台为各采购人设立主账号 ( 即审核人, 为项目负责人或其授权 1 人代理 ) 主账号可根据各项目情况和实际需要, 设立若干子账号 ( 即采购具体经办人员 ) 主账号对采购的合理性负责, 并添加经费列支渠道 ( 项目名称须与财务系统项目名称一致 ) 子账号下单, 主账号审核或在线审批后订单生效 11 / 19

( 五 ) 收货确认原则上应设置独立验货员, 验货员对采购订单 ( 包括供应商发货订单和现货库订单 ) 验收无误后, 在平台上对该订单点击 验货 确认, 并通知采购经办人领取 ( 六 ) 结算支付订单金额在 5 万元以上的, 采购人凭书面在线打印的采购清单 采购合同 发票等, 办理资产建账 结算报销手续 ; 订单金额 5 万元以下的 ( 含 5 万元 ), 采购人凭在线打印的采购清单 发票等, 办理资产建账 结算报销手续 订单允许调整项目号的几种情况 : 1. 结算前, 采购人可通过采购平台自行调整项目号 ; 2. 结算时项目经费余额不足或不符合项目预算, 由采购人与财务处沟通后调整项目号 七 关于 高校网上竞价采购平台 采购 ( 一 ) 适用范围网上竞价采购一般适合于规格 标准统一 现货货源充足且价格变化幅度小的非政府采购项目 ( 二 ) 平台操作详见 高校网上竞价采购平台使用手册 ( 附件 5); 12 / 19

( 三 ) 基本流程 ( 四 ) 成交原则供应商在规定时间内进行报价, 报价截止后, 平台自动按以下排序原则, 确定中标 ( 成交 ) 供应商候选人排序 : 1. 满足采购需求的情况下, 报价低的排序在先 ; 2. 报价相等, 信用等级高的排序在先 ; 13 / 19

3. 报价和信用等级相同时, 先报价的排序在先 ; 4. 采购人在报价截止后完成中标 ( 成交 ) 供应商的初选 在被选供应商的质量和服务的综合评价为 好 及以上的情况下, 原则上将排序第一的供应商候选人作为中标 ( 成交 ) 供应商 若最低价供应商应标不符合采购人需求, 或被选供应商综合评价为 一般 及以下, 可退选次低价供应商 ( 排序第二的供应商 ), 并依次类推 实验室与设备管理处依据上述原则进行审核 ; 5. 如竞价时限截止后参与报价的供应商未满三家, 平台流程将转到初选管理, 由采购人处根据具体情况进行补充报价 转直接初选 延长竞价时间等处理, 并按相应方式流程执行 八 关于委托采购代理机构采购 ( 一 ) 适用范围学校委托代理采购的政府采购项目 采购人委托代理采购的非政府采购项目 ( 二 ) 代理机构代理机构按照 云南大学招标代理机构遴选与管理办法 ( 试行 ) 进行遴选和管理 ( 三 ) 信息公开采购人委托采购代理机构采购的项目需参照 政府采购信息公告管理办法 ( 财政部令第 19 号 ) 规定在指定媒体上 14 / 19

进行信息公开, 做到全程 公开 透明 可追溯 ( 四 ) 采购评审 ( 评标 ) 评审 ( 评标 ) 专家原则上需从国家有关部门依法建立的专家库中随机抽取, 校内人员可作为采购人代表参加评审 ( 评标 ) 活动 科研设备采购可以由采购人依据国家 省关于评审 ( 评标 ) 专家的管理办法, 自行选择评审 ( 评标 ) 专家, 在中标 ( 成交 ) 结果公告中对自行选定的评审专家进行公告并标注 采购人需对自荐专家的合法性及公正性负责, 并出具专家推荐意见书, 意见书随采购资料登记备案 存档备查 评审 ( 评标 ) 活动须按照监察处要求执行 九 关于各单位采购管理内控制度的建立各采购单位应参照 云南大学内部控制应用指引第 07 号 采购管理 ( 试行 )( 云大 2016 239 号 )( 附件 6), 结合本单位采购特点, 制定切合单位实际的采购内控制度, 内控制度至少应包含以下方面的内容 : 1. 采购管理组织架构及责任划分 ; 2. 结合采购资料备案要求, 制定自行询价 单一来源采购的组织实施方案 ; 3. 采购信息公开方式 ; 4. 质疑 投诉及合同纠纷处理 ; 5. 自行验收组织实施方案 ( 须明确验收小组责任 ); 6. 采购材料归档备案管理 ; 15 / 19

7. 不纳入学校固定资产管理的物资入库登记及领用出库台账的管理 ; 8. 监督管理及责任追究 十 关于签订采购合同通过 喀斯玛商城 采购的 金额在 5 万元以下 ( 含 5 万元 ) 的项目可以不签订书面合同, 办理资产建账登记或结算付款手续时需提供在线打印的采购清单 ; 其他非政府采购项目由采购人参照学校提供的各类采购合同 委托代理协议模板或根据实际情况拟制, 并按照学校对外合同签批管理规定签订 政府采购项目由实验室与设备管理处组织签订 十一 关于采购资料备案 ( 一 ) 政府采购项目, 由实验室与设备管理处统一归档 备案备查 ( 二 ) 非政府采购项目, 采购人须在验收前按以下要求完成采购材料归档 备案备查 1. 凡通过网络平台渠道采购的项目, 采购清单或合同由采购人自行有序存档 备案备查, 并在线打印采购订单或成交记录作为办理资产建账登记或结算付款 ( 不需要办理资产建账登记的 ) 手续的依据 2.20 万以下自行组织采购的项目, 须将备案材料上传到云南大学采购信息化管理平台完成电子备案, 所有采购原始材料由采购人自行有序存档 备案备查 备案材料应包括采 16 / 19

购项目申报表 ( 复印件 ) 询价报价单 询价报告 采购合同 ( 原件 ) 情况说明( 单一来源方式采购等特殊情形 ) 等 备案完成后, 方可办理资产建账登记或结算付款 ( 不需要办理资产建账登记的 ) 手续 3.20 万元及以上委托采购代理机构采购的项目, 由采购人到实验室与设备管理处完成采购原始材料的备案登记, 同时将备案材料上传到云南大学采购信息化管理平台完成电子备案 备案材料应包括采购项目申报表 ( 复印件 ) 采购情况报告书 采购合同 ( 原件 2 份 ) 质疑答复 投诉处理决定 单一来源采购相关资料等 备案完成后, 方可办理资产建账登记或结算付款 ( 不需要办理资产建账登记的 ) 手续 4. 上级要求学校相关职能部门统一办理报批手续的特殊采购项目, 由相关职能部门统一归档 备案备查 十二 关于采购项目验收 1. 合同金额 50 万元及以上的, 采购人按照 终验前需要提交的材料清单 ( 附件 7) 备齐相关材料, 由实验室与设备管理处统一组织验收 2. 合同金额 50 万元以下的, 由采购人按各单位内控制度自行组织验收, 若包含大型设备 ( 单价 20 万元及以上 ) 的, 由采购人组织 实验室与设备管理处和监察处参与验收, 验收小组对验收结论负责 3. 工程类采购项目的验收, 按学校修缮改造项目管理相 17 / 19

关规定执行 十三 关于进口设备办理免税手续符合国家规定可以办理免税的进口产品, 需采购人提供国内贸易合同 进口产品委托代理协议 终验报告单, 由实验室与设备管理处统一到海关办理 十四 关于资产建账登记 1. 资产建账登记标准按照 云南省行政事业单位国有资产使用管理暂行办法 执行, 办理要求详见 入账时需要提交的材料清单 ( 附件 8) 2. 下列物资不纳入学校固定资产建账登记管理 : (1) 试剂耗材 ; (2) 单价低于 1000 元且一次性购置金额不超过 10000 元的设备和家具 3. 不纳入学校固定资产管理的物资, 采购人须建立详细的入库登记 领用出库台账并归档备查 十五 相关附件附件 1: 云南省人民政府办公厅关于印发云南省 2018 年政府集中采购目录及标准的通知 ( 云政办函 2018 13 号 ); 附件 2: 云南省财政厅关于进一步做好省属高校 科研院所科研仪器设备政府采购工作的通知 ( 云财采 2017 23 号 ); 附件 3: 关于大型仪器设备 政府采购的进口设备 单 18 / 19

一来源方式采购论证及报送材料的具体要求 ; 附件 4: 喀斯玛商城使用手册 ; 附件 5: 高校网上竞价采购平台使用手册 ; 附件 6: 云南大学内部控制应用指引第 07 号 采购管理 ( 试行 )( 云大 2016 239 号 ) 附件 7: 终验前需要提交的材料清单 ; 附件 8: 入账时需要提交的材料清单 19 / 19