98 年度 電子公文運用教育訓練 鄧嘉宏主任秘書 陳瑩瑛組長 98 年 7 月 27 日 1 2009/07/27 1 一 簡報 電子公文效益 電子公文操作 公文錯誤案例 系統維護發展 二 相關單位提醒 教務處 學務處 人事室 三 實際操作示範 帝緯公司 四 意見交流座談 2009/07/27 2 秘書室行政組 全體同仁 1
9:00-9:10 鄧主任秘書致詞 9:10-10:1010-1010:10 簡報 10:10-10:2010-1010:20 休息 10:20-11:3020-1111:30 操作示範 11:30-11:5030-1111:50 意見交流評量滿意度問卷調查 2009/07/27 3 電子公文效益 - 為何使用電子公文? 為什麼要使用電子公文? 過去使用的電子公文為何要改造? 公文網路簽核時代來臨 2009/07/27 4 4 2
電子公文效益 - 網路批公文時代 2009/07/27 5 電子公文效益 - 求新 求變 求進步 網路版電子公文 97-99 三年中程計畫 公文無紙化 系統整合 e 化 校園環保 綠色大學 政府政策 節能減碳 123 計畫 減紙 30% 推動無紙化辦公室 技術成熟 安全認證技術 電子文件控管 流程引擎 XML 資料交換標準 電子憑證運用 法規制度完善 電子簽章法 (90.01) 公文電子交換作業辦法 (88.06) 檔案法 (88.12) 檔案電子儲存管理實施辦法 (90.12) 機關電子檔案管理作業要點 (92.07) 2009/07/27 6 3
電子公文效益 - 大專校院線上簽核情形 70.55% 未上線, 其中 27.61% 推動中 24.24% 逢甲 淡江 20.25% 公文線上簽核 表單自動化系統 尚未線上簽核 已上線學校中軟體自行開發已上線學校中委外開發 70.55% 9.20% 75.76% 靜宜 東吳 中原 大多為國立大專校院 資料來源 : 行政院研究發展委員會 97/10 雲科大問卷調查結果 96/12 2009/07/27 7 電子公文效益 - 推動電子公文效益 1 97/6 以前效益現在 僅限外來文線上簽核 手寫公文 / 電話找文 100% 線上簽核 流程透明 校內簽 請假等全面線上簽核 網路公文 / 流程追蹤 轉知 / 公告 / 紙本影印 承辦人辦文平均 2 日創稿 發文平均 2.5 日 尚未落實代理公文業務 副知 / 影送來文 / 來文轉發無紙化核閱後轉發 / 公差 ( 出 ) 轉差旅紙張節省 50% 單位發文 / 校內來文 / 單位瀏覽 / 訊息轉發 效率提高 職代落實 承辦人辦文平均 1 日創稿 發文平均 1.3 日 稽催 / 身分切換代理公文業務 2009/07/27 8 4
電子公文效益 - 推動電子公文效益 2 97/6 以前效益現在 流程制式 整合教育部敦陽端 傳遞彈性 資料庫整合 陳核 / 內會 / 送會 / 取消傳遞 / 退文 入口網站 / 人事資料庫差勤系統 / 預算系統 / 郵件系統 身分證登錄 / 無異地備援 簽核安全 加簽 / 加密 / 密不錄由自然人憑證 / 異地備援 電子表單簽核限制多 擴充性 網路版簽核擴充與延展 2009/07/27 9 電子公文操作 - 電子公文簡介 單一簽入 電子公文線上差派系統 電子公文 Q&A 即時服務系統 入口網站 系統整合 電子公布欄模組電子公文流程管理系統 電子公文 郵件管理 合約暨用印申請系統模組 公文線上簽核系統 2009/07/27 預算系統 10 5
電子公文操作 - 公文流程簡介 紙本文掃描 公文內容辨識 電子文接收 自動取號 總收文 分文 處室登記桌 分文 線上作業 陳核 依分層負責表一 二 三層決行線上核定 檔案管理 電子檔案點收 歸檔 承辦人 發 ( 承辦文人稿總發文案轉函 ) 件發文 存查案件 核退 主管 2009/07/27 歸檔 11 檔案室登記桌 角角色色 電子公文操作 - 每人擔任之角色與任務 登記桌 ( 一級 二級 ) 承辦人主管 ( 一級 二級 ) 總收發 用印 管理 任務分派傳遞提醒 擬辦 送會 陳核 執行 歸檔 批示 決行 分文用印 發文設定 2009/07/27 12 6
12 IE 電子公文操作 - 環境設定 1 (1) 或 (2) 2009/07/27 13 錯誤訊息 電子公文操作 - 環境設定 2 卡巴斯基設定為流量掃描 加簽加密程式被卡巴斯基防毒軟體攔截 卡巴斯基掃描 緩衝 改 流量 2009/07/27 14 7
電子公文操作 - 公差假申請作業與流程 1 敘明差派事由 : 出差人姓名與事由 出差地點縣市 / 國名 2009/07/27 15 電子公文操作 - 公差假申請作業與流程 2 1. 設定流程 2. 公差 ( 出 ) 代理人設定 2009/07/27 16 8
電子公文操作 - 公差假申請作業與流程 3 教師兼行政選 行政 職身分 教師兼行政流程先會所屬院系教師兼行政決行層級主任秘書 〤 ˇ 1. 教師兼行政出差流程設定 2. 決行層級 : 主任秘書 2009/07/27 17 - - 1. 教師兼行政人事室 主任秘書 ( 校長 ) 決行層級 : 主任秘書承辦人 ( 系秘書 ) 2. 教師身分 : 刪除助理 電子公文操作 - 公差假申請作業與流程 4 教師出差不需代理人, 須後會課務組 2009/07/27 18 9
電子公文操作 - 公差假申請作業與流程 5 核決回承辦人 公差 ( 出 ) 轉差旅 歸檔 填取消原因後點取消申請 轉人事差勤 預算系統 2009/07/27 19 公差假整合預算系統電子公文操作 - 公差假申請作業與流程 6 出差回來, 到預算系統申請差旅費 2009/07/27 20 10
電子公文操作 - 代理人作業 公差 ( 出 ) 代理人事資訊休假臨時性公文代理 預設隔日 轉人事差勤系統轉電子公文系統不轉人事差勤 一級登記桌有權限為一級單位內所有同仁設定代理 2009/07/27 21 公差假整合預算系統電子公文操作 - 公文繕打 系統會以滑鼠位置呈現, 請按右鍵或按 Ctrl+S 條例操作需正確, 避免繕打內容空白 2009/07/27 22 11
電子公文操作 - 主管批示位置 先不核決, 批意見欄播放原創曲 確定核決, 批在批示欄 專家進行譜曲 哼唱自作的曲調 安排錄音 若主管先不核決, 則於職章意見區批示意見 若主管確定核決, 則於批示欄位內批示文字 若其他處室建議 決行層級應往上陳核, 請承辦單位與會辦單位溝通討論後, 修改決行用語, 並將決行層級改為 主任秘書 決行, 再陳核 秘書室 若已核決公文再次陳核, 將造成前次核決意見被覆蓋 2009/07/27 23 電子公文操作 - 核決公文需再陳核 播放原創曲 專家進行譜曲 哼唱自作的曲調 安排錄音 核決公文回承辦人需再陳核說明後續業務, 加入參考資料或新增子文書 承辦人 加入後呈現位置 電子附件 2009/07/27 主管核閱最方便 24 12
不只打球風格, 對事物的想法與未來的看法具有遠見 電子公文操作 - 一級登記桌傳遞 一級登記桌 : 外單位送來分派內單位不為常態所限內單位送來傳遞外單位不拘小節, 只依據自己所信仰事物行動 文件轉換 簽收 移至外 ( 內 ) 單位 勇於挑戰新事物 意志堅強 以新觀點看事情, 成為行動派的先驅 具有不輕言放棄 不找藉口 言出必行的堅強意志 2009/07/27 25 電子公文操作 - 無紙化訊息轉知 善加利用訊息轉發, 減少紙本影印 副知 / 影送來文 / 來文轉發 / 核閱後轉發單位發文 / 校內來文 ( 二級登記桌 ) 學校公布欄 ( 文書組 ) 單位公布欄 ( 一級登記桌 ) 2009/07/27 26 13
電子公文操作 - 文書範本與歸檔方式 1. 選擇正確的文書範本 : 簽陳無法轉公差出 2. 歸檔 : 外來文 流程送存歸檔, 自創 單位存查 書函為答復簡單案情, 代替備忘錄, 不如函之正式 2009/07/27 27 電子公文操作 - 受文者與個人基本資料修改 1. 正副本加入受文者 2. 個人基本資料修改 非點此處 點此處 2009/07/27 28 14
電子公文操作 - 受文者為個人時點總稱作業 點總稱 正 ( 副 ) 本呈現個人名單請點 總稱 函稿 開會通知 單位發文作業 正 ( 副 ) 本受文者為個人 2009/07/27 29 電子公文操作 - 單位發文與校內來文 1. 校內單位善用單位發文 2. 登記桌應傳閱校內來文 承辦人自創函稿或單位發文 登記桌校內來文簽收點閱傳遞 可瀏覽所有校內來文 2009/07/27 30 15
電子公文操作 - 跨單位業務決行層級 跨單位業務協調之決行層級為主任秘書以上層級 ( 尤其決策性 ) 以簽陳經授權之業務, 則由相關一級主管決行 序 1 2 3 4 5 業務公差 ( 出 ) 申請口試委員用印卓越計畫經費超鐘點數調整教職員宿舍申請 決行層級 人事室主任除 教師兼行政 外 教務長 教務長 教務長 總務長 2009/07/27 31 會辦單位退文 承辦單位一級主管 電子公文操作 - 退文與改分 1. 退文 2. 改分 改分承辦 / 會辦 內部改分 / 外部改分 退文退到承辦單位一級主管主管知悉再退二級主管 / 承辦人 1. 內部改分 : 一級登記桌 2. 外部改分 : 總收文 有關跨單位會辦簽文之退文機制 : 1. 原則上會辦單位不宜退文, 會辦單位可將意見敘明並續往上陳核供決行參考 ; 2. 會辦單位若發現公文有明顯錯誤需退文, 請蓋電子職章並陳述退文意見退文 2009/07/27 32 16
電子公文操作 - 文件並會與文件送會 1. 文件並會 2. 文件送會 同時並會多個單位 個別會辦後送回承辦單位 依序送會多個單位 依序傳遞 1. 會辦意見個別呈現 2. 簽章資訊匯總呈現 文件並會為二個以上流程同時進行之公文, 為避免流程無限延伸, 此類公文若要退 文件送會 與 文件陳核 為同一級單位時, 流程點選 文件陳核, 簽章意見再註明敬會單位名稱, 由 陳核單位 登記桌內會或分派二級單位 例如 : 公文要送會教務處課務組, 又要教務長決行, 只要點 文件陳核 教務處 ; 公文要送會法務秘書, 又要主任秘書決行, 只要點選 文件陳核 秘書室 錯誤 文, 僅能退回承辦人, 故無 2009/07/27 流程 選項按鈕 33 合約用印注意事項 簽辦 合約 契約書 合作協議 投標 招標 請於蓋章後於意見欄註明 敬會法務秘書 公家機關招標相關文件可免會法務秘書 備忘錄通常僅為意願之表達, 無實質拘束力, 建議可免會法務秘書 實習生 / 計畫主持人 / 賠償條款 / 學系切結書 實習合約先會 會計 後會 研發 電子公文操作 - 合約用印作業 2009/07/27 34 17
證書用印注意事項 98 學年度起, 文書組嚴格把關用印申請 依 98 年 1 月 7 日主管會報通過 用印 規範辦理 非校際以上活動, 校內研習證書 及 服務證書 以一級主管簽署, 不蓋校長簽名章 學生社團幹部 其他活動證書以學務長簽名章用印 各系學會幹部證書由系主任或院長用印 電子公文操作 - 證書用印作業 承辦單位 一級主管用印 2009/07/27 35 電子公文操作 - 移交作業與業務移交 1 1. 移交作業 2. 業務移交 主管 未辦完 移交作業 承辦人 ( 歷史 ) 業務移交 承辦人因離職或調職公文尚未簽核完成 移交作業 已簽辦完公文開放查詢權限 業務移交 2009/07/27 36 18
移交 / 業務移交 電子公文操作 - 移交作業與業務移交 2 功能移交作業 業務移交 說明尚未簽辦完成公文, 由承接人員繼續完成公文簽核 原承辦人簽核完成之歷史公文移交, 供承接人員查詢參考 使用權限 一級主管二級主管系統管理 - 文書組 一級主管二級主管原業務承辦人 2009/07/27 37 公文錯誤案例 - 錯誤類型 2009/07/27 38 38 19
公文錯誤案例 - 重複字句或主旨內容過於冗繁 主旨為全文精要說明目的與期望, 力求具體扼要 說明與主旨重複, 移至附件 說明陳述事實來源經過理由 切勿重複期望語 ( 請查照, 請核示 ) 2009/07/27 若為 簽 說明為 39 提出處理方法之分析 主旨 : 鈞部補助本校 系執行九十八學年度 計畫 之經費, 合計捌拾玖萬九仟元整 檢附 教育部補助計畫項目經費表 計畫書 合作同意書 及 領據 敬請核撥 說明 : 一 請依據教育部函文 -- 號函辦理 二 敬請將款項匯入 分行 主旨冗繁 公文錯誤案例 - 重複字句或主旨內容過於冗繁 經費呈現公文 : 數字領據 : 國字 主旨 : 陳送鈞部補助本校 系執行 98 學年度 計畫 相關資料暨經費補助款新台幣 89 萬 9,000 元整領據乙紙, 敬請核撥 說明 : 一 依鈞部 年 月 日 字第 號函辦理 二 附陳 教育部補助計畫項目經費表 計畫書 合作同意書 及 領據 檢陳資料多, 主旨以相關 2009/07/27 資料呈現, 說明再詳述 40 20
改用統一用字 統一用字 僱用雇員 記錄紀錄 規劃計畫 曾見用字雇用僱員 紀錄記錄規畫計劃 公文錯誤案例 - 錯別字 1 說明 動詞 僱 名詞 雇 動詞 記 名詞 紀 動詞 劃 名詞 畫 統一用字 申請 給予給與 曾見用字聲請給與給予 說明 對法院用 聲請 對行政機關用 申請 給予抽象 ( 榮譽 名位 ) 給與實物 參考 94/1 行政院秘書處文書處理手冊 2009/07/27 41 公文錯誤案例 - 錯別字 2 改用統一用字 統一用字 曾見用字 統一用字 曾見用字 統一用字 曾見用字 統一用字 曾見用字 公布頒布 公佈頒佈 部分身分 部份身份 電表水表 電錶水錶 儘量儘先 盡量盡先 事蹟蹤跡 事跡蹤蹟 占有獨占 佔有獨佔 貫徹澈底 貫澈徹底 菸酒蒐集 煙酒搜集 參考 94/1 行政院秘書處文書處理手冊 2009/07/27 42 21
公文錯誤案例 - 排版不佳遺漏文字 主旨 : 貴公司承攬本校, 經本校審查結果為不通過, 如說明, 請查照 說明 : 一 復貴公司 年 月 日 (98) 字第 0980001 號函 二 經查 1. 未使用公文條例 2. 覆 復 2009/07/27 43 公文錯誤案例 - 數字用法錯誤 代號 :ISBN991 文號 身分證 附件 1 序數 : 第 4 屆第 6 會期 日期 時間 : 挑戰 2009 38 婦女節 延後 3 週辦理 電話 傳真 郵遞區號 計量單位 :2 萬元 7.36 公頃 土地 1.5 筆 統計數據 :1:3;6 億 3,944 萬 2,789 元 80% 法規條項款目 :415 條條文 事物管理規則共分 15 編 法規內容引敘或摘述 : 依兒童福利法第 44 條規定 違反第 2 條 描述性用語 : 一律 再一次 前一年 一分子 國小三年級 專有名詞 : 三國演義 五南書局 慣用語 : 週一 三讀 七千餘人 幾萬分之一 二百多人 法規制訂 修正及廢止案之法治作業公文書 ( 如令 函 法規草案總說明 條文對照表 ): 第一條本細則依大學法 ( 以下簡稱本法 ) 第 四十一條規定訂定之 2009/07/27 44 參考 94/1 行政院秘書處文書處理手冊 22
公文錯誤案例 - 附件語或期望語用法不妥 教育部 檢陳鑒核平行單位 檢送查核 一式 3 份 2009/07/27 45 公文錯誤案例 - 受文者名稱於內文中重現 單位名稱重複出現 稱謂 : 1. 上級對下級 貴 2. 下級對上級 鈞 ( 大 ) 無直屬 3. 機關或首長對屬員 台端 4. 間接對機關團體 全銜 該 5. 機關對人民 先生女士台端君 6. 平行機關 貴 7. 自稱 本 8. 行文多個機關 貴單位 貴機關 2009/07/27 46 23
公文錯誤案例 - 公文內容不清楚 主旨 : 敬覆竭誠歡迎 國中教學參訪行程 說明 : 陳述力求簡 淺 明 確 一 函覆貴校 年 月 字第 號於 年 月 日參訪本校 敬表同意 二 展覽內容為 參訪行程及導覽事宜, 由本校 接待導覽 簡潔 扼要 明白 正確 主旨 : 竭誠歡迎貴校國中部二年七班全體同學至本校 參觀, 復請查照 說明 : 一 復貴校 年 月 字第 號 二 參觀內容為, 相關行程由本校 接待及導覽 2009/07/27 47 電子公文操作 / 公文寫作 - 利用 FAQ 知識管理區 2009/07/27 48 24
系統維護發展 - 開啟公文系統之速度 開啟第一份公文同開機需等待 公文蓋章多, 加簽加密程序多 具備安全性簽核系統 線上批示機關首長 線上核稿 / 追蹤修訂 二層主管 陳核 電子公文夾向上陳核 一層主管 線上核判 / 手寫批示 承辦 / 會辦 電子公文夾 總收文 承辦單位 / 人會辦單位 / 人總發文檔案室 數位浮水印創簽稿會辦意見電子發文電子儲存封裝 加簽 加密 憑證 創簽稿檔案 / 核稿意見 / 公文修改內容 公文檔案 ( 存放於檔案目錄 ) 支援自然人憑證 會辦意見 / 簽章記錄 / 核判手寫批示 Check-in/check-out 檔案 未來可配合公務人員憑證 2009/07/27 49 系統維護發展 - 合作團隊 聘任諮詢委員合作團隊每月小組會議培訓維護人員 2009/07/27 50 培訓種子成員 25
操作示範與意見交流 長官支持 團隊合作 同仁建議 系統穩定 操作熟悉 2009/07/27 51 26