专业刊物，№140

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1 专 业 刊 物, 140 议 会 图 书 馆 指 南 (2009 年 修 订 版 ) 基 思 卡 宁 厄 姆 著 王 琳 刘 英 赫 译 卢 海 燕 审 校 De Gruyter Saur, 2009

2 目 录 前 言... 1 序 言... 3 第 一 章 导 论... 5 第 二 章 议 会 信 息 需 求 第 三 章 服 务 类 型 第 四 章 馆 藏 发 展 政 策 第 五 章 服 务 方 式 第 六 章 信 息 和 图 书 馆 服 务 第 七 章 研 究 服 务 第 八 章 质 量 界 定 第 九 章 用 户 需 求 认 知 第 十 章 员 工 需 求 第 十 一 章 信 息 通 讯 技 术 与 议 会 图 书 馆 第 十 二 章 财 务 第 十 三 章 议 会 图 书 馆 与 议 会 其 他 部 门 的 关 系 第 十 四 章 议 会 图 书 馆 经 验 共 享 第 十 五 章 为 公 众 和 学 校 提 供 的 信 息 服 务 第 十 六 章 议 会 资 料 的 存 档 第 十 七 章 结 语 注 : 议 会 图 书 馆 指 南 根 据 英 文 版 Guidelines for Legislative Libraries 2nd, completely updated and enlarged edition 翻 译 译 校 者 单 位 均 系 中 国 国 家 图 书 馆 立 法 决 策 服 务 部

3 前 言 第 一 版 议 会 图 书 馆 指 南 1 在 一 定 时 期 内 所 体 现 出 的 价 值 是 显 而 易 见 的 世 界 范 围 内 信 息 环 境 的 快 速 变 化, 尤 其 是 议 会 图 书 馆 的 快 速 发 展, 对 于 指 南 的 更 新 提 出 了 新 的 要 求 2006 年 在 首 尔 举 行 的 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 会 议 上, 与 会 人 员 经 过 讨 论 形 成 一 致 性 的 意 见, 即 为 指 南 的 修 订 寻 求 资 金 支 持 当 时, 我 即 将 从 英 国 下 议 院 图 书 馆 退 休, 同 意 承 担 此 项 工 作 此 项 工 作 得 到 了 很 多 人 的 帮 助, 特 别 是 我 在 第 一 章 中 谈 到 的 顾 问 小 组 的 成 员 他 们 对 于 指 南 早 期 草 稿 的 评 价 意 见 十 分 有 价 值, 我 对 他 们 充 满 智 慧 的 建 议 和 辛 勤 的 付 出 表 示 深 深 的 感 谢 同 时, 我 也 得 到 了 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 历 任 主 席 的 支 持 在 作 出 为 新 版 本 寻 求 支 持 的 最 初 决 定 时, 美 国 国 会 图 书 馆 法 律 图 书 馆 服 务 主 管 唐 纳 谢 德 尔 (Donna Scheeder) 担 任 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 挪 威 议 会 图 书 馆 馆 长 格 罗 桑 德 格 伦 (Gro SandGroind), 在 担 任 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 的 任 期 间, 指 南 修 订 工 作 的 多 数 任 务 已 经 完 成 新 西 兰 议 会 图 书 馆 馆 长 莫 伊 拉 弗 雷 泽 (Moira Fraser), 在 2009 年 米 兰 国 际 图 联 会 议 上 开 始 担 任 主 席, 此 时 修 订 工 作 已 经 进 入 最 后 阶 段 衷 心 感 谢 他 们 三 位! 我 也 有 幸 得 到 来 自 议 会 图 书 馆 的 许 多 同 事 的 支 持 特 别 是 在 参 加 2009 年 8 月 罗 马 举 行 的 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 会 议 期 间, 在 与 各 位 同 仁 进 行 讨 论 中, 我 得 到 了 他 们 关 于 指 南 的 重 要 反 馈 我 对 于 指 南 第 一 版 的 编 辑 德 莫 特 恩 格 尔 1 译 者 注 : 以 下 文 中 简 称 指 南 1

4 菲 尔 德 (Dermot Englefield) 印 象 深 刻 然 而 令 人 遗 憾 的 是, 他 于 2007 年 7 月 ( 在 指 南 修 订 工 作 开 始 之 前 ) 去 世, 因 此 我 未 能 与 他 进 行 讨 论, 如 能 进 行, 必 将 对 于 修 订 工 作 大 有 裨 益 最 后, 感 谢 我 的 夫 人 朱 莉 (Julie), 在 我 从 事 修 订 工 作 中 所 给 予 我 的 全 力 支 持 我 希 望 修 订 版 能 和 第 一 版 一 样, 发 挥 作 用 基 思 卡 宁 厄 姆 (Keith Cuninghame) 2009 年 11 月 2

5 序 言 信 息 是 议 会 的 命 脉, 议 会 需 要 信 息 服 务 来 帮 助 他 们 管 理 信 息 流, 而 这 些 信 息 流 对 于 维 持 世 界 民 主 至 为 重 要 这 是 在 2008 年 10 月 由 各 国 议 会 联 盟 各 国 议 会 秘 书 长 协 会 和 国 际 图 联 在 主 题 信 息 民 主 2 会 议 上 发 出 的 联 合 倡 议, 旨 在 说 明 议 会 图 书 馆 及 其 研 究 性 服 务 对 于 立 法 机 关 的 重 要 性 获 得 可 靠 及 时 的 信 息 对 于 民 主 立 法 机 关 的 正 常 运 作 非 常 必 要 议 会 图 书 馆 通 过 提 供 权 威 的 独 立 的 无 党 派 的 信 息 服 务 为 议 会 的 高 效 率 工 作 做 出 贡 献 新 的 信 息 通 讯 技 术 根 本 性 地 改 变 了 议 会 对 于 知 识 和 信 息 的 管 理, 近 几 十 年 来 这 些 服 务 在 许 多 地 方 得 到 了 广 泛 的 开 展 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 的 既 定 目 标 之 一 是 开 发 和 推 广 为 议 会 提 供 信 息 和 知 识 的 标 准 以 及 最 佳 做 法 指 南 对 那 些 致 力 于 在 发 展 中 国 家 的 议 会 建 立 图 书 馆 和 研 究 机 构 的 人 来 说 尤 为 重 要 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 和 部 分 经 验 丰 富 的 委 员, 已 经 提 出 建 议 并 支 持 这 些 举 措 因 此 新 版 指 南 将 具 有 无 可 估 量 的 价 值 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 的 活 动 近 年 来 已 经 扩 大 到 世 界 各 大 洲 和 大 多 数 的 国 家 随 着 参 加 活 动 人 员 数 量 的 增 长, 跨 越 了 文 化 和 语 言 的 障 碍, 与 在 相 似 环 境 下 工 作 的 同 事 共 同 分 享 知 识 和 经 验 的 价 值 日 益 凸 显 出 来 新 成 立 的 议 会 图 书 馆, 或 者 近 期 有 计 划 扩 大 规 模 的 小 型 图 书 馆 或 研 究 服 务 机 构, 可 能 会 发 现 指 南 在 帮 助 他 们 确 定 适 度 服 务 水 2 3

6 平 方 面 尤 其 有 用 指 南 第 一 版 出 版 以 来, 信 息 通 讯 技 术 的 发 展 大 大 改 变 了 议 员 们 的 工 作 方 式 因 此, 议 会 图 书 馆 及 其 研 究 性 服 务 为 议 会 工 作 提 供 支 持 的 方 式 也 发 生 了 变 化 通 过 使 用 新 的 方 法 和 技 术, 议 会 图 书 馆 及 其 研 究 性 服 务 可 以 协 助 议 会 处 理 超 载 信 息, 支 持 议 会 审 议 提 高 立 法 质 量 第 二 版 指 南 涵 盖 了 新 的 技 术, 并 将 对 议 会 工 作 提 供 支 持 基 思 卡 宁 厄 姆 (Keith Cuninghame) 曾 任 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席, 英 国 下 议 院 图 书 馆 高 级 管 理 人 员, 也 是 多 年 来 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 热 情 的 支 持 者, 他 在 很 大 程 度 上 重 写 了 指 南 他 得 到 顾 问 工 作 组 的 帮 助, 该 工 作 组 成 员 来 自 世 界 各 议 会 图 书 馆 及 研 究 服 务 机 构 我 由 衷 的 感 谢 他 们 的 支 持, 特 别 是 对 基 思 (Keith) 深 表 谢 意 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 莫 伊 拉 弗 雷 泽 (Moira Fraser) 4

7 第 一 章 导 论 背 景 第 一 版 指 南 由 已 故 的 德 莫 特 恩 格 尔 菲 尔 德 (Dermot Englefield) 编 写, 于 1993 年 出 版 3 对 于 为 国 会 议 员 提 供 研 究 和 信 息 服 务 的 工 作 人 员 来 说, 其 具 有 重 大 的 指 导 价 值, 并 且 已 经 被 翻 译 成 多 种 语 言 德 莫 特 (Dermot) 在 1991 至 1993 年 期 间, 担 任 英 国 下 议 院 图 书 馆 馆 长, 其 在 1976 至 1991 年 间 任 副 馆 长 一 职, 加 入 国 际 图 联 已 经 超 过 二 十 年, 连 续 四 年 担 任 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 秘 书, 之 后 又 连 续 四 年 担 任 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 由 于 德 莫 特 (Dermot) 所 具 有 的 出 色 的 工 作 能 力, 他 被 指 定 负 责 第 一 版 指 南 的 编 写 工 作, 并 与 拥 有 丰 富 经 验 的 一 批 同 事 共 同 开 展 此 项 工 作 在 编 写 指 南 过 程 中, 德 莫 特 (Dermot) 和 同 事 们 深 知 日 渐 加 快 的 变 革 步 伐, 特 别 是 虽 然 1993 年 版 指 南 已 经 在 一 定 程 度 上 涉 及 了 图 书 馆 计 算 机 化 的 内 容, 例 如 在 线 数 据 库 的 发 展, 但 很 显 然 在 术 语 解 释 中 没 有 包 括 随 之 而 来 的 众 多 词 汇, 如 电 子 邮 件 因 特 网 局 域 网 以 及 网 站 等 而 这 些 词 汇 恰 恰 是 信 息 服 务 的 核 心 内 容, 这 也 是 需 要 更 新 版 本 的 一 个 原 因 当 然 指 南 的 更 新 并 非 只 是 出 于 技 术 变 革 的 推 动 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 在 讨 论 中 明 确, 需 要 对 第 一 版 指 南 未 包 括 ( 或 者 未 详 细 涉 及 ) 的 主 题 进 行 意 见 征 询 例 如 为 用 户 提 供 更 好 服 务 所 涉 及 的 服 务 营 销 以 及 用 户 培 训 等 内 容 3 议 会 图 书 馆 指 南, 德 莫 特 恩 格 尔 菲 尔 德 (Dermot Englefield) 编 写,1993 年 由 K.G. Saur 出 版 社 出 版 5

8 新 版 指 南 由 基 思 卡 宁 厄 姆 (Keith Cuninghame) 完 成, 在 2006 年 退 休 之 前 的 十 三 年 中, 基 思 (Keith) 是 英 国 下 议 院 图 书 馆 高 级 管 理 团 队 的 一 员, 经 常 参 加 国 际 图 联 会 议, 并 且 参 加 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 工 作 长 达 八 年 他 拥 有 一 个 优 秀 的 顾 问 团 队, 成 员 来 自 世 界 不 同 国 家 并 具 有 丰 富 经 验, 他 们 对 所 有 章 节 的 初 稿 进 行 了 讨 论 他 们 是 : 因 诺 森 特 鲁 甘 伯 瓦 (Innocent Rugambwa), 乌 干 达 议 会 图 书 馆 和 研 究 机 构 负 责 人 ; 唐 纳 谢 德 尔 (Donna Scheeder), 美 国 国 会 图 书 馆 法 律 图 书 馆 服 务 部 主 管 ; 雅 勒 舍 尔 德 斯 塔 (Jarle Skjørestad), 挪 威 议 会 研 究 部 主 任 ; 珍 妮 特 西 顿 (Janet Seaton), 苏 格 兰 议 会 原 信 息 中 心 主 任 ; 玛 丽 泽 弗 里 德 (Mary Seefried), 澳 大 利 亚 昆 士 兰 州 议 会 图 书 馆 馆 长 ; 艾 莉 瓦 伦 蒂 (Ellie Valentine), 作 为 工 作 人 员, 曾 在 美 国 国 际 开 发 署 在 巴 基 斯 坦 亚 美 尼 亚 乌 克 兰 等 地 的 项 目 组 工 作 ; 威 廉 扬 (William Young), 加 拿 大 国 会 图 书 馆 馆 长 与 第 一 版 相 比, 新 版 指 南 在 很 大 程 度 上 是 重 新 撰 写 而 非 简 易 修 订, 它 是 对 过 去 快 速 发 展 变 化 十 六 年 的 集 中 反 6

9 映 但 是 初 版 指 南 的 基 本 原 则 和 建 议 以 及 一 些 内 容 仍 旧 保 留 这 些 基 本 原 则, 正 如 在 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 会 议 讨 论 时 表 明 的, 适 用 于 不 同 规 模 不 同 资 源 不 同 时 期 和 不 同 发 展 阶 段 的 图 书 馆 尽 管 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 所 在 的 工 作 机 构 以 及 他 们 的 政 治 背 景 存 在 很 大 的 差 异, 但 他 们 在 见 面 时 经 常 为 他 们 的 共 同 点 而 感 到 惊 奇 议 会 图 书 馆 最 简 单 的 定 义 是 专 业 图 书 馆 他 们 为 国 会 议 员 及 议 员 身 边 的 工 作 人 员 提 供 服 务 作 为 一 个 整 体, 他 们 为 某 些 机 构 提 供 支 持, 并 扮 演 额 外 的 不 同 角 色, 如 作 为 管 理 者, 或 者 是 向 公 众 和 学 校 提 供 议 会 信 息 服 务 如 果 你 要 计 划 建 立 一 个 立 法 机 构, 那 么 可 能 想 知 道 是 否 需 要 一 个 图 书 馆? 并 且 还 会 想 到 图 书 馆 建 筑 以 及 文 献 资 料 的 收 集 等 问 题 例 如 钱 伯 斯 二 十 一 世 纪 词 典 将 图 书 馆 定 义 为 收 藏 用 于 学 习 参 考 外 借 之 用 以 及 用 于 公 共 或 私 人 使 用 的 图 书 胶 片 录 音 制 品 录 像 制 品 等 的 房 间 或 者 建 筑 物 维 基 百 科 的 定 义 则 更 具 有 现 代 感, 它 认 为 图 书 馆 是 收 藏 信 息 资 源 和 服 务 之 地, 它 由 公 共 机 构 社 会 机 构 或 者 私 人 个 体 组 织 使 用 和 管 理 在 更 传 统 的 意 义 上, 图 书 馆 即 指 图 书 的 收 藏 地 与 定 义 更 为 相 关 的 你 可 能 还 是 会 想, 一 个 新 建 的 立 法 机 构 是 否 需 要 一 个 图 书 馆 对 于 图 书 馆 的 定 义 有 一 种 被 动 的 感 觉, 并 未 真 正 描 述 出 21 世 纪 国 会 议 员 需 求 的 现 实 特 点 国 会 议 员 需 要 在 机 场 或 新 闻 发 布 会 进 行 即 时 性 评 论 ; 希 望 证 明 对 手 以 及 他 / 她 的 数 据 已 经 过 时 ; 需 要 有 助 于 在 电 视 或 者 广 播 上 公 开 讨 论 ; 需 要 提 出 的 问 题 对 政 府 行 政 部 门 的 防 御 或 推 诿 具 有 穿 透 力, 所 有 这 些 都 需 要 信 息 具 有 即 时 性 和 准 确 7

10 性, 而 这 当 然 不 能 仅 从 图 书 馆 的 定 义 中 得 出 它 还 需 要 工 作 人 员 具 有 专 业 的 技 能 和 知 识, 例 如 快 速 查 找 信 息 的 技 能 ; 准 确 评 估 信 息 的 技 能 ; 还 包 括 在 一 般 情 况 和 立 法 过 程 中, 对 议 员 有 可 能 感 兴 趣 的 广 泛 主 题 所 具 有 的 相 应 的 专 业 知 识 各 国 议 会 联 盟 最 近 出 版 了 21 世 纪 的 议 会 与 民 主 : 最 佳 实 践 指 南 4 该 指 南 说 明, 一 个 实 力 雄 厚 的 议 会 除 拥 有 其 他 设 施 之 外, 还 要 有 综 合 的 图 书 馆 和 信 息 服 务 英 联 邦 议 会 协 会 出 版 的 民 主 立 法 推 荐 标 准 : 研 究 小 组 报 告 则 明 确 指 出 议 员 及 其 工 作 人 员 将 会 得 到 足 够 的 研 究 支 撑 图 书 馆 的 服 务, 以 及 信 息 通 讯 设 施 的 使 用 5 这 些 指 南 是 广 泛 征 询 意 见 的 结 果, 既 表 明 现 代 民 主 议 会 普 遍 性 的 认 同, 也 是 现 代 议 员 需 要 图 书 馆 服 务 研 究 服 务 和 信 息 服 务 的 证 明 如 果 认 为 这 些 指 南 行 之 有 效, 在 你 需 要 之 时 可 与 这 些 图 书 馆 取 得 联 系 第 一 版 指 南 出 版 之 时, 正 值 人 们 对 民 主 是 怎 样 运 行 的 问 题 赋 予 极 大 关 注, 亦 即 在 1989 年 柏 林 墙 被 象 征 性 的 拆 除 之 后, 指 南 被 翻 译 成 俄 文, 并 且 传 播 到 许 多 新 独 立 的 国 家 的 从 业 人 员 手 中 这 一 进 程, 当 然 并 不 局 限 于 在 东 欧 剧 变 后 可 以 发 展 的 议 会, 而 是 全 球 性 的 在 这 一 进 程 中 有 一 种 普 遍 认 识, 即 新 兴 的 民 主 需 要 一 个 有 效 的 议 会, 议 会 如 果 欲 妥 善 的 做 好 本 职 工 作 就 需 要 有 效 的 研 究 和 信 息 服 务 4 各 国 议 会 联 盟 : 21 世 纪 的 议 会 与 民 主 : 最 佳 实 践 指 南,2006 年 ish/handbks.htm#democracy 5 英 联 邦 议 会 协 会 小 组 研 究 报 告 : 民 主 立 法 推 荐 标 准,2006 年 12 月 /uploadedfiles/information_services/publications/cpa_electronic_publications/recommended% 20Benchmarks%20for%20Democratic%20Legislatures.pdf 8

11 但 是 认 真 思 考 议 会 图 书 馆 如 何 以 新 的 方 式 最 好 的 满 足 议 员 的 要 求 以 及 事 实 上 议 会 如 何 发 挥 其 作 用, 并 不 局 限 于 这 些 所 谓 的 新 兴 的 民 主 国 家 伴 随 着 互 联 网 产 生 的 巨 量 信 息 ( 无 论 是 精 确 的 还 是 令 人 怀 疑 的 ), 以 及 为 用 户 提 供 信 息 的 服 务 方 式 因 技 术 发 展 而 发 生 的 巨 大 改 变, 那 些 历 史 悠 久 的 议 会 图 书 馆, 在 满 足 用 户 不 断 增 长 的 要 求 和 期 望 的 同 时, 要 面 对 快 速 变 化 的 用 户 需 求 如 果 按 照 各 国 议 会 联 盟 和 注 册 会 计 师 指 南 开 展 工 作, 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 ( 相 对 于 那 些 为 议 员 工 作 的 个 人 ) 只 需 要 为 议 会 工 作 而 不 需 要 为 行 政 机 关 服 务 这 些 人 员 的 工 作 与 立 法 机 构 的 其 他 工 作 人 员 相 比, 存 在 着 明 显 的 区 别 大 多 数 立 法 机 构 的 工 作 人 员 将 其 工 作 集 中 于 关 注 法 律 本 身 的 构 建 立 法 程 序 和 委 员 会 工 作 人 员 所 关 注 的 是 议 会 和 委 员 会 的 会 议 录 ; 负 责 报 告 的 工 作 人 员 关 注 的 是 辩 论 ; 其 他 人 则 关 注 管 理 餐 饮 游 客 等 等 但 是 图 书 馆 和 信 息 服 务 机 构 的 工 作 人 员 则 关 注 在 广 泛 和 全 面 的 条 件 下 议 员 作 用 的 发 挥, 并 且 铭 记 无 论 他 们 在 何 处 工 作, 信 息 服 务 必 须 符 合 议 员 的 需 要 规 则 在 变 化, 但 可 能 包 括 对 由 议 员 代 表 该 地 区 选 民 代 表 工 作 的 支 持, 或 者 支 持 出 现 在 媒 体 上 的 关 于 为 国 家 或 地 区 所 做 贡 献 的 辩 论 议 员 所 需 要 的 大 量 信 息 都 来 自 外 部, 所 以 工 作 人 员 必 须 不 仅 要 意 识 到 外 部 世 界 和 组 织 的 变 化 以 及 与 该 变 化 相 关 的 事 实 和 政 策 问 题, 同 时 必 须 善 于 开 展 代 表 议 员 利 益 的 谈 判 立 法 机 构 的 工 作 人 员 因 其 工 作 的 特 殊 性 需 要 忍 受 专 业 上 的 隔 离 他 们 几 乎 没 有 机 会 与 其 他 议 会 图 书 馆 和 信 息 服 务 9

12 机 构 的 工 作 人 员 面 对 面 的 交 流 和 讨 论, 在 工 作 性 质 上 与 其 他 机 构 和 图 书 馆 也 绝 少 有 直 接 可 比 性 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 的 发 展 ( 截 至 2009 年 8 月, 该 服 务 组 已 有 111 名 成 员, 来 自 50 多 个 国 家 6 ) 是 缓 解 这 种 隔 离 的 一 种 途 径 服 务 组 内 部 开 展 的 讨 论 常 常 是 充 满 活 力 并 且 信 息 丰 富 它 是 议 会 图 书 馆 在 相 互 学 习 中 成 长 壮 大 的 有 力 证 明 有 些 地 区 性 的 组 织 也 发 挥 着 类 似 的 作 用, 其 中 最 大 的 即 是 欧 洲 议 会 研 究 和 文 献 中 心 此 外, 还 有 一 些 国 会 图 书 馆 的 其 他 区 域 性 协 会, 例 如 覆 盖 大 洋 洲 北 欧 国 家 以 及 非 洲 东 部 和 南 部 的 协 会 另 外, 还 有 许 多 国 会 图 书 馆 之 间 保 持 着 双 边 关 系 指 南 各 章 内 容 指 南 其 余 章 节 内 容 简 要 概 括 如 下 : 第 二 章, 议 会 与 议 员 的 作 用 他 们 对 信 息 和 研 究 的 需 求, 以 及 对 议 会 提 供 信 息 和 研 究 服 务 的 一 般 原 则 和 个 性 化 的 需 求 都 在 该 章 论 述 第 三 章, 服 务 类 型 讨 论 的 核 心 内 容 包 括 : 信 息 服 务 研 究 服 务 互 联 网 服 务 以 及 以 图 书 采 购 和 以 图 书 外 借 为 代 表 的 传 统 图 书 馆 服 务 一 些 图 书 馆 可 能 除 此 之 外 还 提 供 范 围 更 为 广 泛 的 服 务, 例 如 为 议 会 提 供 信 息 通 讯 技 术 服 务, 为 公 众 学 校 和 档 案 馆 提 供 有 关 议 会 的 信 息 等 第 四 章, 论 述 纸 质 和 数 字 化 文 献 资 料 的 馆 藏 发 展 政 策 6 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席 格 罗 桑 德 格 伦 (Gro SandGroind) 向 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 会 议 (2009 年 8 月 在 罗 马 召 开 ) 提 交 parlamento.it/ifl a/45147/89665/paginabicamerali.htm 10

13 讨 论 范 围 包 括 : 文 献 资 料 的 类 型 收 集 的 一 般 准 则 采 选 的 政 策 以 及 对 外 借 馆 藏 应 如 何 进 行 管 理 第 五 章, 服 务 方 式 既 包 括 对 议 员 特 殊 咨 询 的 响 应 方 式, 也 包 括 通 过 议 会 内 部 局 域 网 或 其 他 方 式 提 供 文 献 服 务 的 方 式 此 外 还 谈 及 一 些 尚 未 提 供 的 服 务 第 六 章, 着 重 论 述 了 在 为 议 会 服 务 的 背 景 下 的 信 息 服 务 和 一 般 图 书 馆 服 务 它 涵 盖 实 体 图 书 馆 总 咨 询 台 可 能 遇 到 的 咨 询 问 题 的 范 围 以 及 回 复 咨 询 所 需 要 的 资 源 第 七 章, 研 究 和 分 析 服 务 它 着 眼 于 国 会 研 究 服 务 的 特 殊 性 研 究 人 员 的 技 能 成 果 形 式 以 及 怎 样 组 织 服 务 第 八 章, 如 何 界 定 议 会 图 书 馆 的 服 务 质 量, 包 括 如 何 选 择 文 献 资 料 资 料 的 内 容 以 及 如 何 提 供 给 用 户 本 章 还 论 述 了 质 量 标 准 的 发 展 第 九 章, 服 务 营 销 包 括 了 解 用 户 需 求 的 重 要 性 开 发 产 品 以 满 足 用 户 需 求, 用 户 培 训 第 十 章, 人 才 需 求, 讨 论 不 同 人 才 角 色 需 要 的 各 种 技 能 和 能 力 本 章 着 眼 于 人 员 的 招 聘 培 训 以 及 发 展, 既 包 括 专 业 的 技 能 和 知 识, 也 包 括 更 为 广 泛 的 各 种 技 能 第 十 一 章, 议 会 局 域 网 和 互 联 网 的 内 容, 以 及 议 会 图 书 馆 在 为 网 站 提 供 和 编 辑 内 容 所 具 有 的 潜 力 本 章 还 论 述 了 网 站 工 作 的 全 局 管 理 和 安 排, 以 及 图 书 馆 需 要 发 挥 何 种 作 用 作 为 电 子 议 会 的 概 念, 也 讨 论 了 日 渐 广 泛 使 用 的 Web 2.0 工 具 11

14 第 十 二 章, 议 会 图 书 馆 的 财 务 工 作, 包 括 预 算 支 出 和 审 计 议 会 本 身 也 具 有 一 整 套 的 财 务 操 作 流 程, 议 会 图 书 馆 应 该 如 何 遵 从 该 流 程 第 十 三 章, 论 述 议 会 中 组 织 机 构 和 管 理 的 多 样 性, 以 及 图 书 馆 和 研 究 服 务 怎 样 适 应 这 样 的 组 织 机 构 本 章 还 论 述 了 议 员 通 过 图 书 馆 委 员 会 和 其 他 途 径, 在 确 定 图 书 馆 发 展 方 向 上 所 可 能 发 挥 的 作 用 第 十 四 章, 地 区 图 书 馆 和 国 际 图 书 馆 间 的 关 系 问 题 包 括 国 际 图 联 ( 特 别 是 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 ) 地 区 协 会 议 会 之 间 的 双 边 关 系 第 十 五 章, 议 会 图 书 馆 在 为 公 众 提 供 的 关 于 议 会 的 信 息 服 务 和 教 育 中 的 角 色 作 用, 特 别 是 在 为 学 校 提 供 的 类 似 服 务 中 的 作 用 第 十 六 章, 图 书 馆 如 何 在 议 会 文 献 资 料 ( 包 括 纸 质 和 数 字 文 献 资 料 ) 的 归 档 方 面 发 挥 作 用, 以 及 数 据 记 录 管 理 政 策 和 档 案 资 料 的 使 用 第 十 七 章, 在 第 一 版 指 南 论 述 的 主 题 背 景 下, 高 度 概 括 议 会 图 书 馆 充 满 活 力 的 特 性, 并 对 如 何 迎 接 新 的 挑 战 阐 述 观 点 12

15 第 二 章 议 会 信 息 需 求 本 章 着 眼 于 国 会 议 员 对 图 书 馆 研 究 和 信 息 服 务 的 需 求, 以 及 议 会 图 书 馆 的 独 特 之 处 首 要 问 题 是, 议 会 是 做 什 么 的? 或 者 议 会 应 该 做 什 么? 这 个 问 题 的 答 案 影 响 着 对 议 会 图 书 馆 员 的 需 求 对 该 问 题 可 以 无 休 止 的 讨 论, 但 是 在 本 书 中 不 适 合 进 行 这 样 的 讨 论 各 国 议 会 联 盟 的 21 世 纪 的 议 会 与 民 主 : 最 佳 实 践 指 南 7 将 议 会 的 功 能 总 结 如 下 : 虽 然 专 家 们 可 能 对 这 些 功 能 的 精 确 表 述 有 不 同 意 见, 但 是 普 遍 认 为 以 下 各 项 是 各 国 议 会 应 当 承 担 的 任 务 : 制 定 法 律 批 准 国 家 预 算 中 的 税 收 和 支 出 监 督 行 政 行 为 政 策 和 工 作 人 员 批 准 条 约 并 且 监 督 条 约 的 实 施 讨 论 国 家 和 国 际 重 要 事 件 审 理 及 纠 正 申 诉 批 准 修 订 宪 法 依 此, 议 会 对 于 民 主 的 贡 献 在 于, 不 仅 仅 从 高 效 的 业 务 组 织 这 个 意 义 上 有 效 的 承 担 这 些 任 务, 更 要 以 服 务 于 社 会 各 7 见 脚 注 4 13

16 方 需 要 的 方 式 来 完 成 不 论 如 何 定 义 议 会 的 角 色, 显 而 易 见 的 是, 议 会 上 述 很 多 功 能 的 发 挥 都 依 赖 于 巨 大 的 信 息 需 求 例 如, 在 实 施 对 行 政 行 为 的 监 督 时, 国 会 议 员 很 可 能 要 面 对 掌 握 着 所 需 实 质 信 息 的 官 僚 机 构 如 果 国 会 议 员 想 发 挥 影 响, 就 需 要 有 自 己 的 信 息 来 源 否 则, 在 讨 论 国 家 和 国 际 事 件 时, 政 敌 可 能 会 抓 住 这 个 机 会, 认 为 缺 少 准 确 信 息 但 是 这 个 问 题 也 可 能 会 导 致 公 众 提 供 信 息 的 意 愿 和 渴 望 过 高, 例 如, 当 讨 论 立 法 时, 尤 其 是 容 易 引 起 争 议 的 立 法 时, 就 可 能 存 在 游 说 团 体 和 其 他 人 员, 他 们 会 只 提 供 给 议 员 能 够 支 持 他 们 自 身 观 点 的 信 息 随 着 对 政 策 改 变 危 机 和 新 闻 迅 速 回 应 的 媒 体 越 来 越 多, 立 法 者 的 压 力 也 逐 渐 增 大 立 法 者 所 处 的 社 会 专 业 性 越 来 越 强, 各 个 事 件 之 间 更 容 易 发 生 关 联 立 法 者 在 高 强 度 的 时 间 压 力 下 工 作, 经 常 需 要 及 时 回 应, 然 而 可 以 用 来 考 虑 的 时 间 却 非 常 有 限 因 此, 立 法 者 的 工 作 压 力 相 当 大, 同 时 要 依 赖 于 国 会 议 员 能 够 提 供 清 楚 易 懂 并 且 简 短 的 咨 询 需 求 这 是 政 客 被 期 待 拥 有 的 一 种 技 巧, 这 种 技 巧 对 议 会 图 书 馆 有 重 要 的 含 义 比 如, 向 国 会 议 员 提 供 的 结 论 要 简 要 明 晰, 复 杂 的 技 术 和 法 律 问 题 要 进 行 不 被 歪 曲 的 简 化 首 先, 信 息, 尤 其 是 含 有 数 据 的 信 息, 需 要 及 时 更 新 建 立 在 已 经 过 时 的 信 息 基 础 上 的 讨 论 是 非 常 尴 尬 的 准 确 性 可 以 说 是 同 样 重 要, 它 是 基 本 的, 尤 其 是 当 议 员 在 公 开 讨 论 以 及 被 提 问 和 回 答 问 题 时, 不 仅 在 立 法 机 关 中 如 此, 在 电 视 节 目 接 受 记 者 采 访 与 选 民 的 会 议 以 及 类 似 的 活 动 中 也 是 如 此 国 会 议 员 并 不 认 为 议 员 之 间 存 在 等 级 差 别 是 影 响 图 书 14

17 馆 和 国 会 议 员 关 系 的 一 个 因 素 议 员 可 通 过 选 民 推 选 加 入 立 法 机 关, 他 们 认 为 自 己 的 需 求 更 具 优 先 性, 即 便 不 比 议 会 里 其 他 成 员 的 需 求 重 要, 起 码 也 是 同 等 重 要 所 有 国 会 议 员 都 希 望 自 己 的 需 求 能 够 得 到 平 等 的 重 视 然 而, 平 等 对 待 只 能 带 来 议 员 们 过 多 的 特 殊 需 求, 所 以 大 多 数 图 书 馆 并 不 给 予 这 些 需 求 以 完 全 平 带 的 重 视 程 度 立 法 机 构 是 涉 及 观 念 和 政 策 冲 突 的 高 度 敏 感 的 机 构 : 立 法 机 构 的 工 作 人 员 需 要 了 解 这 一 现 实, 并 且 能 发 挥 政 治 嗅 觉 以 便 为 议 员 提 供 有 用 的 信 息, 同 时 表 明 政 治 中 立 使 用 户 相 信 自 己 获 得 的 信 息 和 建 议 是 公 正 的 议 会 图 书 馆 的 服 务 优 势 是 什 么? 而 非 建 议 议 员 使 用 其 他 资 源 深 刻 了 解 议 会 议 会 的 需 求 以 及 节 奏 这 意 味 着 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 了 解 议 员 的 工 作 流 程, 能 够 回 应 他 们 的 需 求 为 议 会 工 作 而 不 是 为 政 府 工 作 虽 然 政 府 也 会 乐 于 向 国 会 议 员 提 供 信 息, 但 是 只 提 供 能 够 支 持 政 府 政 策 的 信 息 在 其 他 方 面, 政 府 可 能 不 愿 意 发 布 信 息, 由 此 使 议 员 对 可 供 选 择 的 其 他 信 息 来 源 产 生 了 需 求 如 果 国 会 议 员 要 有 效 的 监 督 政 府, 他 们 就 会 需 要 独 立 的 信 息 来 源 15

18 公 正 性 很 多 人 愿 意 向 议 会 以 及 议 员 个 人 提 供 信 息 只 是 希 望 推 进 他 们 自 己 的 事 业 或 者 利 益 以 及 政 策 计 划 尤 其 是 政 府, 愿 意 提 供 给 议 会 的 可 能 仅 仅 提 供 支 持 政 府 政 策 的 信 息, 借 以 更 好 的 诠 释 他 们 的 观 点 而 通 过 议 会 图 书 馆 得 到 的 信 息 却 是 可 以 支 持 或 者 驳 斥 政 府 的 观 点 这 种 服 务, 可 以 说 是 主 要 的 服 务, 对 政 治 派 别 中 各 方 的 议 员 都 必 须 是 可 用 的 以 及 能 够 平 等 获 得 的 国 会 议 员 需 要 相 信 从 议 会 图 书 馆 获 得 的 任 何 信 息 都 是 公 平 公 正 的 不 同 信 息 的 综 合 议 会 图 书 馆 可 用 资 料 的 范 围 和 数 量 超 出 了 繁 忙 的 国 会 议 员 能 够 应 付 的 程 度 因 此 常 常 需 要 以 一 种 可 行 的 和 公 正 的 方 式 搜 集 出 主 要 观 点, 这 需 要 对 问 题 有 敏 锐 的 政 治 意 识, 这 是 很 复 杂 的 并 要 求 技 术 含 量 的 覆 盖 所 有 的 公 共 政 策 议 会 图 书 馆 可 以 提 供 一 站 式 服 务, 国 会 议 员 从 中 可 以 搜 集 到 所 需 不 同 领 域 的 信 息 必 要 的 保 密 要 求 尽 管 议 会 图 书 馆 提 供 的 多 数 信 息 一 般 都 能 获 取 到, 但 是 议 员 搜 集 信 息 的 保 密 性 很 重 要, 他 们 的 查 询 不 会 透 漏 给 其 他 人, 例 如 政 敌 或 政 府 16

19 集 体 记 忆 议 会 图 书 馆 可 以 发 挥 知 识 库 的 作 用, 通 过 储 存 对 国 会 议 员 可 能 有 用 的 信 息 实 现 服 务 员 工 依 靠 经 验, 非 正 式 的 建 立 一 个 集 体 知 识 库, 以 帮 助 预 测 需 求, 并 且 能 够 使 更 多 的 新 员 工 受 益 于 老 员 工 的 经 验 议 会 图 书 馆 能 够 从 历 史 性 辩 论 或 者 立 法 过 程 中 保 存 基 本 要 素, 这 些 历 史 性 辩 论 或 者 立 法 过 程 可 能 构 成 也 可 能 不 构 成 立 法 记 录 的 一 部 分 用 户 有 专 业 的 需 求 然 而 矛 盾 的 是, 这 些 需 求 不 仅 专 业, 而 且 涉 及 面 很 广 从 议 员 对 信 息 需 求 的 意 义 上 来 说, 需 求 是 专 业 的, 因 为 所 需 求 的 信 息 要 以 一 种 适 应 议 员 快 节 奏 生 活 及 议 员 角 色 性 质 的 形 式 提 供 给 他 们 了 解 议 员 需 求 的 人 应 提 供 简 洁 公 正 及 时 的 信 息 ( 公 正 提 供 的 信 息 可 以 通 过 高 于 党 派 的 方 式 被 使 用 ) 但 是 从 涵 盖 公 共 政 策 的 整 个 领 域 这 个 意 义 上 来 说, 需 求 又 是 广 泛 的 个 别 议 员 可 能 在 公 共 利 益 的 某 些 领 域 内 培 养 出 某 种 专 业 ( 或 者 可 能 以 专 家 的 身 份 进 入 议 会 ) 但 是 很 明 显, 没 有 一 个 人 能 通 晓 政 府 可 能 立 法 或 者 他 们 可 能 被 要 求 出 具 意 见 的 所 有 领 域 这 样 就 需 要 一 种 信 息 服 务, 既 能 对 个 别 议 员 很 熟 悉 的 具 有 专 业 知 识 的 主 题 也 可 以 对 一 些 不 熟 悉 主 题 提 供 建 议 和 指 导 因 此, 尽 管 议 会 图 书 馆 狭 义 上 可 以 被 看 作 是 为 专 业 客 户 提 供 服 务 的 专 业 图 书 馆, 但 是 他 们 不 同 于 一 般 的 专 业 图 书 馆, 原 因 在 于 他 们 需 要 在 人 的 认 知 的 广 度 上 提 供 信 息, 而 不 是 集 中 在 只 关 乎 一 个 专 业 领 域 简 而 言 之, 议 会 着 眼 于 全 人 类 的 知 识 17

20 第 三 章 服 务 类 型 决 定 议 会 图 书 馆 大 小 和 规 模 的 根 本 因 素 是 其 所 服 务 的 立 法 机 关 的 性 质 如 果 立 法 机 关 或 者 议 会 规 模 很 大, 经 常 召 开 会 议, 并 且 在 社 会 中 具 有 积 极 强 大 的 作 用, 那 么 议 员 则 需 要 有 一 个 能 够 提 供 广 泛 服 务 的 图 书 馆 如 果 议 会 弱 小, 并 不 经 常 开 会, 它 将 很 难 维 持 一 个 永 久 图 书 馆 的 存 在 议 会 图 书 馆 可 能 负 责 议 会 中 一 定 范 围 的 服 务 议 会 希 望 图 书 馆 提 供 服 务, 但 是 并 没 有 一 个 清 单 明 确 规 定 哪 些 服 务 应 该 提 供 哪 些 不 应 提 供, 并 且 每 个 国 家 之 间 也 存 在 着 很 大 的 不 同 这 些 取 决 于 议 会 的 管 理 和 组 织 : 图 书 馆 可 能 是 一 个 较 大 部 门 的 一 部 分 或 者 其 本 身 就 是 一 个 拥 有 权 力 的 独 立 部 门 如 果 是 后 者, 图 书 馆 将 承 担 一 定 的 责 任 虽 然 国 会 研 究 服 务 往 往 是 图 书 馆 服 务 的 一 部 分, 但 并 不 意 味 着 总 是 如 此 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 委 员 在 2006 年 进 行 的 调 查 表 明, 具 有 研 究 服 务 的 议 会 中, 在 研 究 服 务 机 构 和 图 书 馆 在 同 一 个 部 门 的 情 况 下 他 们 的 服 务 是 分 开 的, 而 在 其 分 属 不 同 部 门 的 情 况 下 则 更 是 如 此 8 为 议 会 可 提 供 哪 些 服 务 还 取 决 于 可 利 用 的 资 源 很 明 显, 一 个 小 的 只 有 几 名 员 工 ( 在 许 多 情 况 下 甚 至 更 少 ) 的 图 书 馆 并 不 能 像 较 大 并 且 资 源 丰 富 的 图 书 馆 一 样 提 供 一 定 范 围 和 广 度 的 专 业 知 识 服 务 所 以, 相 应 的 不 是 应 该 提 供 某 些 服 务 的 清 单, 而 是 应 该 提 供 议 会 图 书 馆 拥 有 什 么 议 会 拥 8 基 思 卡 宁 厄 姆 (Keith Cuninghame)2006 年 8 月 在 首 尔 召 开 的 议 会 图 书 馆 会 议 上 提 交 的 调 查 结 果 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 机 构 的 工 作 安 排,2006 年 1 月 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 通 讯 报 道 ( 原 文 注 释 中 报 道 时 间 有 误, 此 处 为 译 者 更 正 ) 18

21 有 什 么 的 清 单, 或 者 议 会 不 能 提 供 什 么 的 清 单 大 多 数 服 务 会 以 这 样 或 那 样 的 形 式 在 多 数 议 会 中 出 现 如 下 的 分 类 并 非 是 固 定 不 变 的 : 例 如 在 一 个 议 会 中 认 为 是 研 究 性 的 服 务 可 能 在 另 一 议 会 中 被 认 为 是 信 息 服 务 如 果 议 会 是 为 公 众 提 供 服 务, 则 在 为 公 众 提 供 的 服 务 与 为 议 员 提 供 的 服 务 之 间 会 有 重 叠 传 统 的 图 书 馆 服 务 容 易 忽 视 的 是, 在 网 络 信 息 服 务 快 速 增 长 的 时 代, 人 们 对 本 指 南 导 论 中 定 义 的 服 务 仍 有 需 求, 这 仍 是 关 于 图 书 馆 应 该 做 什 么 的 普 遍 想 法 图 书 馆 的 传 统 服 务, 包 括 图 书 馆 为 参 考 和 外 借 所 用 提 供 藏 书 ( 光 盘 缩 微 胶 片 等 ), 工 作 人 员 与 用 户 进 行 沟 通 提 供 用 户 所 需 的 文 件 或 者 信 息 等 等 阅 览 室 是 物 理 服 务 空 间 的 组 成 部 分, 需 配 备 阅 览 桌 和 工 作 站 并 提 供 安 静 的 研 究 环 境 议 会 图 书 馆 收 藏 的 一 个 关 键 部 分 是 对 议 会 文 件 和 记 录 的 收 藏 很 多 老 的 议 会 大 楼 为 图 书 馆 预 留 了 豪 华 的 房 间 图 书 馆 可 能 有 借 书 服 务, 当 其 自 身 的 资 源 无 法 满 足 议 员 的 专 业 需 求 时, 将 通 过 馆 际 互 借 从 其 他 图 书 馆 获 得 图 书 一 些 议 会 图 书 馆 与 国 家 图 书 馆 或 其 他 专 业 图 书 馆 保 持 密 切 联 系 以 满 足 这 样 的 要 求 在 某 些 情 况 下, 议 会 图 书 馆 也 发 挥 着 国 家 图 书 馆 的 作 用 一 些 议 会 图 书 馆, 无 论 是 否 是 国 家 图 书 馆, 都 对 公 众 开 放 议 员 可 以 进 入 图 书 馆 向 工 作 人 员 提 出 咨 询 ( 或 者 可 以 自 己 利 用 资 源 不 去 打 扰 工 作 人 员 ) 或 者 可 以 通 过 电 话 电 子 邮 件 或 者 短 信 寻 求 帮 助 咨 询 将 会 从 参 考 库 网 络 或 者 其 他 渠 道 得 到 回 复 19

22 信 息 服 务 自 从 任 何 类 型 的 图 书 馆 都 提 供 信 息 服 务 后, 在 传 统 服 务 和 信 息 服 务 之 间 就 没 有 固 定 不 变 的 界 限 然 而, 将 信 息 服 务 确 定 为 一 个 独 立 的 概 念 仍 十 分 重 要 在 此 背 景 下, 信 息 服 务 是 指 为 满 足 议 员 的 需 要 提 供 及 时 准 确 的 信 息 信 息 服 务 和 研 究 服 务 的 区 别 并 非 总 是 清 晰, 但 是 信 息 服 务 通 常 是 指 那 些 从 纸 质 或 网 络 资 源 中 获 取 并 迅 速 提 供 参 考 信 息, 在 答 复 的 过 程 中 并 不 需 要 学 科 专 业 知 识 他 们 还 可 帮 助 议 员 ( 或 其 工 作 人 员 ) 自 己 进 行 检 索 研 究 服 务 大 多 数 拥 有 最 低 限 度 资 源 的 议 会 图 书 馆 都 有 某 种 形 式 的 研 究 服 务, 无 论 研 究 服 务 机 构 与 图 书 馆 是 否 在 同 一 部 门 即 使 不 在 同 一 部 门 二 者 之 间 也 有 密 切 的 联 系 ( 如 果 这 种 密 切 的 联 系 不 存 在, 那 么 十 分 遗 憾 ) 在 规 模 上 比 较 大 的 改 变 会 影 响 所 做 的 工 作, 但 是 研 究 服 务 的 本 质 在 于 它 为 议 员 提 供 具 有 学 科 专 业 性 的 政 策 分 析 简 报, 并 且 可 能 提 供 的 是 比 信 息 服 务 更 长 更 具 实 质 性 的 简 报 这 可 以 通 过 不 同 的 方 式 来 完 成, 但 是 典 型 的 研 究 服 务 既 会 提 供 一 般 可 用 资 料 ( 例 如 关 于 最 新 立 法 的 简 报 或 者 当 下 热 点 的 简 报 ), 也 会 提 供 针 对 个 别 议 员 特 殊 需 求 的 专 门 资 料 局 域 网 的 发 展 意 味 着 可 能 提 供 更 广 泛 的 资 料, 并 预 示 着 从 满 足 个 人 需 要 到 向 所 有 人 提 供 前 瞻 性 文 献 资 料 发 展 趋 势 的 出 现 然 而, 这 并 不 意 味 着 量 身 定 制 的 服 务 因 所 占 工 作 量 比 例 的 减 少 而 变 得 不 重 要 在 不 同 的 议 会 之 间, 研 究 服 务 的 范 围 也 不 相 同 特 别 是 对 有 些 议 会 研 究 服 务 20

23 部 门 来 说, 组 织 为 议 会 委 员 会 提 供 研 究 支 持 是 其 很 重 要 的 一 部 分 工 作, 但 是 对 其 他 议 会 研 究 服 务 部 门 却 并 非 如 此 有 些 议 会 研 究 服 务 部 门 把 通 知 国 会 议 员 关 于 个 别 选 民 的 问 题 作 为 其 核 心 任 务, 而 其 他 议 会 研 究 部 门 则 并 不 将 此 项 工 作 视 为 其 工 作 的 一 部 分 正 如 我 们 所 看 到 的, 信 息 服 务 和 研 究 服 务 的 区 别 并 非 固 定 不 变 在 国 际 图 联 的 介 绍 中, 各 国 议 会 联 盟 和 议 会 秘 书 协 9 会 于 2008 年 10 月 22 日 在 日 内 瓦 举 行 关 于 信 息 民 主 的 会 议 欧 洲 议 会 图 书 馆 的 伊 恩 瓦 特 (Iain Watt) 认 为 正 出 现 一 种 新 的 趋 势 在 覆 盖 信 息 服 务 和 研 究 服 务 他 指 出 即 使 图 书 馆 和 研 究 机 构 为 一 体, 但 他 们 是 独 立 分 开 的 专 业 领 域 近 年 来 我 们 已 经 看 到 二 者 的 会 聚 图 书 馆 的 职 责 是 提 供 更 多 的 增 值 产 品, 例 如, 不 仅 只 是 提 供 参 考 服 务 还 包 括 总 结 和 概 述 同 时, 研 究 服 务 往 往 会 产 生 较 少 的 需 要 大 工 作 量 的 研 究 论 文 而 是 更 多 短 小 的 切 中 要 点 的 简 报, 两 种 服 务 正 在 融 合 两 种 服 务 体 现 出 的 趋 势 是, 随 着 议 会 工 作 变 得 更 加 专 业 更 富 技 术 性 和 挑 战 性, 需 要 提 高 服 务 的 学 科 专 业 性 议 会 信 息 系 统 基 础 设 施 议 会 对 信 息 通 讯 技 术 设 施 进 行 管 理, 然 而 需 要 对 物 理 设 施 ( 计 算 机 电 缆 集 线 器 等 ) 和 通 过 物 理 设 施 提 供 的 内 容 和 服 务 之 间 的 区 别 进 行 划 分 议 会 不 同 部 门 会 有 个 性 化 的 需 求, 例 如, 追 踪 立 法 修 正 案, 制 作 辩 论 报 告 或 者 向 议 员 传 播 研 究 和 信 息 服 务 多 数 议 会 图 书 馆 如 果 有 实 体 馆 藏, 当 然 希 9 国 际 图 书 馆 协 会 联 合 会 各 国 议 会 联 盟 和 议 会 秘 书 协 会 : 信 息 民 主 : 满 足 国 会 议 员 的 信 息 和 知 识 需 求 (2008 年 10 月 16 日 日 内 瓦 ) 21

24 望 拥 有 在 线 目 录, 既 可 以 作 为 管 理 工 具 也 可 以 使 其 用 户 访 问 实 体 ( 或 虚 拟 ) 馆 藏 自 从 信 息 通 讯 技 术 成 为 图 书 馆 获 取 处 理 和 传 播 信 息 的 一 个 关 键 组 成 部 分, 议 会 图 书 馆 即 对 其 如 何 工 作 产 生 了 兴 趣 图 书 馆 控 制 基 础 设 施 工 作 的 程 度 是 会 发 生 变 化 的, 但 是 如 果 他 们 要 取 得 成 功 并 且 图 书 馆 需 要 一 种 机 制 来 确 保 其 所 需 和 优 先 事 项 予 以 考 虑, 需 要 作 出 紧 密 的 工 作 安 排 互 联 网 和 局 域 网 服 务 信 息 通 讯 技 术 基 础 设 施 包 括 为 议 会 提 供 互 联 网 服 务 和 局 域 网 服 务 议 会 局 域 网 很 可 能 是 议 会 信 息 和 研 究 服 务 部 门 为 议 员 提 供 服 务 的 一 种 关 键 方 式 互 联 网 是 议 会 为 公 众 提 供 信 息 服 务 日 益 重 要 的 方 式 图 书 馆 也 会 通 过 互 联 网 将 部 分 文 献 资 料 提 供 使 用 如 果 服 务 是 提 供 给 那 些 完 全 可 以 使 用 他 们 的 人 并 且 这 些 在 信 息 服 务 领 域 工 作 的 人 具 有 专 业 知 识 和 经 验, 互 联 网 和 局 域 网 上 资 料 的 设 计 和 组 织 十 分 重 要 这 也 许 意 味 着, 此 种 服 务 内 容 的 编 辑 和 组 织 管 理 责 任 应 隶 属 于 议 会 图 书 馆 的 统 一 管 理 之 下 为 公 众 和 学 校 服 务 议 会 日 益 意 识 到 需 要 向 公 众 和 社 会 尤 其 是 在 校 学 生 宣 传 其 所 做 的 工 作 由 于 议 会 图 书 馆 工 作 人 员 善 于 筛 选 组 织 和 传 播 信 息, 他 们 将 更 好 的 发 挥 这 些 作 用 社 会 公 众 需 要 通 过 议 会 追 踪 立 法 进 程 了 解 发 生 了 什 么, 这 是 他 们 常 规 需 要 的 一 部 分 因 此, 在 为 议 员 提 供 信 息 服 务 的 同 时, 为 公 众 和 学 校 提 供 服 务 是 明 智 的, 因 为 二 者 的 信 息 需 求 会 存 在 交 叉 22

25 出 版 物 保 存 和 归 档 某 些 议 会 图 书 馆 也 负 责 维 护 议 会 的 历 史 即 保 存 过 去 的 议 员 信 息 议 员 文 章, 多 数 图 书 馆 有 计 划 出 版 和 推 广 其 特 殊 馆 藏, 以 及 在 立 法 会 议 特 殊 场 合 ( 国 际 会 议 周 年 纪 念 等 ) 针 对 特 定 主 题 的 专 藏 在 一 些 议 会 中, 议 会 文 件 档 案 保 存 机 构 是 议 会 图 书 馆 的 组 成 部 分, 而 在 其 他 议 会 中 则 是 独 立 的 服 务 部 门 上 述 内 容 并 非 议 会 图 书 馆 提 供 服 务 的 详 细 清 单, 但 是 它 确 实 涵 盖 了 在 其 范 围 内 可 能 提 供 的 服 务 如 果 这 些 服 务 不 属 于 图 书 馆, 则 一 定 会 由 议 会 的 其 他 部 门 承 担 23

26 第 四 章 馆 藏 发 展 政 策 背 景 所 有 图 书 馆 都 需 要 考 虑 应 获 得 什 么 样 的 文 献 以 及 应 将 多 少 预 算 用 于 发 展 馆 藏 本 章 着 眼 于 议 会 图 书 馆, 尤 其 是 独 立 于 国 家 图 书 馆 的 议 会 图 书 馆 的 馆 藏 建 设 问 题 馆 藏 包 括 电 子 文 献 和 纸 质 文 献 资 料 ( 还 包 括 缩 微 文 献 资 料 ) 议 会 图 书 馆 馆 藏 范 围 取 决 于 议 员 和 其 他 用 户 的 专 业 需 要 其 中 可 能 包 括 : 图 书, 既 包 括 参 考 图 书 也 包 括 一 般 图 书 期 刊 活 页 文 选 和 其 他 短 时 效 收 藏 品 报 纸 ( 纸 质 和 电 子 ) 在 线 数 据 库 非 在 线 电 子 ( 数 字 ) 文 献 资 料 ( 包 括 网 址 归 档 ) 缩 微 文 献 资 料 视 听 文 献 资 料 个 别 图 书 馆 可 能 需 要 考 虑 影 响 采 购 政 策 的 因 素, 如 在 第 二 章 讨 论 的 为 议 员 提 供 及 时 准 确 和 公 正 的 信 息 24

27 可 能 影 响 采 购 决 策 的 问 题 关 于 采 购 的 预 算 怎 么 样? 如 果 不 足, 是 否 有 可 能 增 加? 图 书 馆 是 否 可 以 免 费 获 得 重 要 的 文 献 资 料? 有 些 议 会 图 书 馆 是 缴 存 图 书 馆 : 即 有 权 免 费 获 得 在 国 内 出 版 的 任 何 图 书 的 复 本 缴 存 的 结 果 让 人 喜 忧 参 半, 因 为 部 分 文 献 资 料 对 于 议 会 图 书 馆 有 价 值, 而 同 时 也 接 收 到 一 些 与 议 员 信 息 需 求 不 相 干 的 文 献 资 料 当 然, 即 使 议 会 图 书 馆 不 是 缴 存 图 书 馆, 也 可 能 获 得 大 量 免 费 文 献 资 料 在 预 算 紧 张 的 情 况 下, 缴 存 对 于 议 会 图 书 馆 格 外 重 要, 但 是 如 果 不 加 选 择 的 接 受 免 费 文 献 资 料 并 将 其 分 类 和 上 架 则 会 影 响 收 藏 政 策 的 实 施 需 要 强 有 力 的 政 策 处 理 免 费 文 献 资 料, 并 以 简 易 的 程 序 登 记 入 册 议 会 图 书 馆 与 其 他 提 供 快 速 可 靠 文 献 资 料 的 图 书 馆 是 否 有 良 好 的 联 系? 议 会 的 信 息 通 讯 技 术 基 础 设 施 是 否 强 大? 如 果 它 是 可 靠 的, 将 会 扩 大 数 字 文 献 资 料 的 获 取 范 围 并 能 在 局 域 网 提 供 使 用 图 书 馆 藏 书 都 用 于 外 借 还 是 完 全 用 于 参 考? 是 否 开 展 基 于 馆 藏 专 业 文 献 资 料 的 研 究 服 务? 图 书 馆 为 纸 质 文 献 资 料 留 有 多 大 的 存 储 空 间? 上 述 所 有 问 题 的 答 案 都 会 影 响 到 采 购 决 策 纸 质 文 献 资 料 和 在 线 资 料 之 间 的 平 衡 一 旦 预 算 获 得 通 过, 如 果 同 样 的 信 息 通 过 纸 质 和 在 线 两 种 方 式 都 可 使 用, 则 需 要 考 虑 二 者 之 间 支 出 的 平 衡 对 于 一 些 频 繁 使 用 的 文 献 资 料, 可 能 两 种 方 式 都 予 以 采 用, 因 为 对 许 多 用 户 来 说, 这 样 的 状 况 依 旧 存 在, 即 利 用 手 头 熟 悉 的 参 考 图 书 可 能 比 在 线 检 索 更 加 快 速 更 受 欢 迎 如 果 馆 藏 外 借, 25

28 则 该 图 书 应 是 纸 质 图 书 ( 除 非 开 发 了 符 合 要 求 的 数 字 图 书, 并 且 在 使 用 灵 活 性 上 可 与 纸 质 图 书 媲 美 ) 一 般 来 说, 从 图 书 馆 员 的 观 点 来 看, 有 选 择 即 比 只 有 数 字 形 式 的 资 料 要 好 这 表 明 普 遍 感 兴 趣 的 材 料 可 以 通 过 局 域 网 获 得, 再 次 证 明 了 信 息 通 讯 技 术 基 础 设 施 是 足 够 强 劲 的 ( 如 果 不 是 图 书 馆 主 张 大 力 改 善 ) 它 还 意 味 着, 在 大 多 数 情 况 下, 更 便 于 工 作 人 员 检 索, 并 且 比 纸 质 资 源 易 于 更 新 处 理 数 字 资 料 的 一 个 问 题 就 是 它 更 新 或 改 变 的 速 度 很 快, 并 且 对 议 会 图 书 馆 来 说, 对 这 些 版 本 进 行 跟 踪 十 分 重 要 增 长 或 无 增 长 另 一 个 决 策 点 是 采 购 政 策 是 否 允 许 馆 藏 增 长 这 主 要 是 针 对 纸 质 文 献 资 料 而 言, 对 许 多 图 书 馆 来 说 空 间 问 题 是 一 个 主 要 问 题 但 是 也 需 要 考 虑 到 数 字 资 料 储 存 一 样 需 要 成 本 所 以 该 问 题 的 答 案 可 能 取 决 于 图 书 馆 是 一 个 拥 有 少 量 馆 藏 的 新 图 书 馆 还 是 已 经 建 立 的 成 熟 的 图 书 馆 保 存 文 献 是 图 书 馆 的 一 个 重 要 功 能 即 使 议 会 议 事 的 官 方 报 告 和 议 会 文 件 都 可 在 线 使 用, 所 有 的 图 书 馆, 除 了 那 些 很 容 易 使 用 国 家 图 书 馆 或 其 他 图 书 馆 所 藏 的 相 同 资 料 的 图 书 馆, 可 能 仍 愿 意 保 留 至 少 一 份 完 整 的 纸 质 文 献 倘 若 能 被 保 存 在 安 全 的 条 件 下 ( 例 如 远 离 水 灾 和 火 灾 ), 并 且 纸 张 是 无 酸 的, 那 么 它 是 比 数 字 形 式 更 具 保 障 性 和 持 久 性 的 形 式 如 果 这 样 做, 很 明 显 其 他 纸 质 文 献 资 料 的 保 存 空 间 将 被 压 缩 一 个 新 近 建 立 的 图 书 馆 可 能 觉 得 有 必 要 继 续 建 立 纸 质 文 献 资 源 然 而, 一 个 成 熟 的 图 书 馆, 应 该 考 虑 到 纸 质 馆 藏 的 零 增 长 意 味 着 新 资 料 的 收 藏 应 与 旧 资 料 的 清 理 或 者 馆 藏 的 减 少 对 等 所 有 图 书 馆 都 26

29 需 要 考 虑, 在 数 字 时 代 他 们 所 需 纸 质 文 献 馆 藏 的 程 度, 即 使 有 足 够 的 空 间, 仍 有 人 员 费 用 和 维 护 费 用 的 问 题 也 就 是 采 购 政 策 要 与 馆 藏 剔 除 政 策 相 匹 配 文 献 资 料 的 选 择 议 会 图 书 馆 需 要 决 定 采 选 文 献 资 料 的 原 则 专 业 图 书 馆 员 所 熟 悉 的 模 式 对 此 有 所 助 益 基 本 的 原 则 是, 在 经 费 允 许 的 范 围 内, 图 书 馆 应 采 购 图 书 电 子 信 息 资 源 报 纸 期 刊 活 页 国 会 议 员 及 其 工 作 人 员 在 履 行 议 会 职 责 的 过 程 中 可 能 需 要 的 其 他 文 献 资 料 图 书 馆 和 研 究 人 员 所 需 的 为 议 员 提 供 信 息 和 研 究 服 务 的 相 关 文 献 资 料 等 等 其 他 议 会 工 作 人 员 出 于 工 作 需 要 的 目 的 也 可 收 集 文 献 资 料 在 线 信 息 和 纸 质 文 献 信 息 不 应 该 被 认 为 是 孤 立 的 而 应 该 作 为 互 补 资 源 依 据 这 个 原 则, 将 有 助 于 按 学 科 领 域 对 丰 富 馆 藏 资 源 进 行 分 类 议 会 当 然 希 望 全 面 收 集 议 会 文 件 以 及 辩 论 和 会 议 记 录 的 官 方 报 告 它 还 需 要 一 个 非 常 好 的 但 不 一 定 完 全 综 合 的 政 府 出 版 物 的 收 集 ( 一 些 专 业 性 很 强 的 出 版 物 对 议 员 来 说 没 有 什 么 兴 趣 ) 当 谈 到 图 书 和 期 刊, 必 须 要 有 选 择 性 地 收 集, 而 议 员 在 履 行 职 责 时 所 可 能 需 要 的 文 献 资 料 是 考 虑 选 择 的 关 键 标 准 因 此, 文 献 资 料 的 收 集 可 能 就 集 中 于 一 些 学 科, 例 如 法 律 政 治 和 政 体, 社 会 科 学, 科 学 政 策 问 题 以 及 关 于 外 国 图 书 这 不 意 味 排 除 其 他 学 科, 但 确 实 应 该 有 一 个 强 有 力 的 选 择 策 略 一 种 极 端 的 情 况 是, 有 的 议 会 图 书 馆 不 想 收 集 关 于 一 些 学 科 的 任 何 文 献 资 料 例 如, 编 织 和 蛋 糕 制 作 的 相 关 文 献 资 27

30 料 而 那 些 有 广 泛 研 究 的 学 科 的 文 献 资 料 将 被 收 集 和 保 存 议 会 本 身 的 相 关 文 献 资 料 即 包 括 在 内 对 于 某 些 学 科, 图 书 馆 将 不 同 程 度 的 收 集 一 些 文 献 资 料, 但 并 不 希 望 获 得 太 多 专 业 性 很 强 的 资 料 例 如, 议 会 图 书 馆 希 望 收 集 有 关 经 济 政 策 和 理 论 的 图 书, 但 不 是 指 那 些 高 度 复 杂 的 经 济 理 论 数 学 论 文 在 这 些 一 般 原 则 中 需 要 有 一 种 方 法 对 已 出 版 文 献 的 种 类 进 行 评 价 即 使 属 于 某 一 学 科 领 域 并 且 图 书 馆 的 收 藏 是 综 合 性 的, 少 儿 图 书 也 不 应 在 购 买 范 围 之 内 10 但 是 对 于 可 能 成 为 政 治 问 题 的 任 何 学 科, 图 书 馆 需 要 获 得 ( 或 者 至 少 是 借 阅 ) 相 关 文 献 资 料 例 如, 某 案 例 中 整 容 手 术 成 为 一 个 政 治 问 题, 图 书 馆 可 能 需 要 有 关 该 问 题 的 政 策 方 面 的 资 料 同 时, 大 量 的 研 究 服 务 中 有 足 够 多 的 专 家 会 证 明 购 买 经 济 学 和 其 他 学 科 的 艰 深 的 专 业 图 书 是 合 理 的, 是 对 议 员 有 益 的 图 书 馆 需 要 思 考 是 否 购 买 当 代 小 说 这 取 决 于 图 书 馆 是 否 为 议 员 提 供 包 括 他 们 的 业 务 爱 好 在 内 的 综 合 性 的 服 务, 这 种 情 况 一 般 不 被 考 虑 除 非 有 重 大 的 政 治 影 响 然 而, 在 一 些 国 家, 当 代 民 族 作 家 的 小 说 的 收 集 具 有 提 高 议 员 民 族 文 化 遗 产 意 识 的 作 用 在 某 些 情 况 下, 图 书 馆 可 能 有 一 个 明 确 的 使 命 即 提 高 议 员 第 二 语 言 的 使 用, 而 该 种 语 言 的 小 说 可 能 就 是 提 高 方 式 的 一 种 对 一 些 已 经 提 供 小 说 阅 读 服 务 的 图 书 馆 来 说, 他 们 可 能 很 难 停 止 这 项 服 务 新 的 或 者 发 展 中 的 图 书 馆 在 决 定 收 集 此 项 文 献 资 料 之 前 需 要 仔 细 考 虑, 收 集 此 项 文 献 资 料 会 增 加 议 会 或 者 选 区 业 务 承 担 额 外 资 源 的 人 力 和 财 力 上 的 负 担 然 而, 在 某 些 情 况 下 可 能 需 要 考 虑 实 用 主 义 的 需 10 除 非 议 会 图 书 馆 负 责 为 学 校 提 供 教 育 服 务, 在 这 种 情 况 下, 议 会 需 要 购 藏 少 儿 文 献 资 料, 详 见 第 十 五 章 28

31 要 如 果 对 小 说 的 少 量 收 藏 有 助 于 让 人 们 走 进 图 书 馆, 并 且 使 得 议 员 们 认 为 如 此 更 为 有 利, 那 么 即 值 得 收 藏 此 项 业 务 可 与 公 共 图 书 馆 合 作, 但 是 需 要 记 住 这 并 非 议 会 图 书 馆 的 主 要 核 心 任 务 报 纸 是 任 何 一 家 议 会 图 书 馆 馆 藏 的 重 要 组 成 部 分, 将 在 第 六 章 中 进 行 深 入 讨 论 它 是 多 数 议 会 图 书 馆 预 算 投 入 的 重 要 部 分, 因 为 议 员 经 常 被 新 闻 推 动 尽 管 现 在 多 数 报 纸 可 在 线 使 用 ( 虽 然 不 一 定 是 完 整 的 文 本 ), 议 员 仍 希 望 获 得 纸 质 版 本, 包 括 那 些 在 他 们 所 代 表 的 地 区 流 通 的 版 本 研 究 服 务, 如 果 开 展 该 项 服 务, 则 需 要 获 得 专 业 文 献 资 料 图 书 数 据 库 和 其 他 文 献 资 料, 这 些 文 献 资 料 对 一 般 图 书 馆 来 说 过 于 专 业 研 究 人 员 希 望 尽 可 能 方 便 地 使 用 这 些 专 业 文 献 资 料, 他 们 视 其 为 图 书 馆 整 体 馆 藏 的 一 部 分 并 且 可 以 被 所 有 的 使 用 者 在 需 要 时 进 行 使 用 对 议 会 图 书 馆 来 说, 馆 藏 发 展 的 特 别 重 要 区 域 之 一 即 包 括 政 治 和 公 共 政 策 在 内 的 灰 色 文 献 在 许 多 国 家, 都 有 产 生 源 源 不 断 的 各 种 主 题 报 告 的 一 些 活 跃 的 研 究 小 组 或 者 智 囊 团 利 益 团 体 竞 选 组 织 和 政 党 也 将 针 对 当 前 热 点 问 题 制 作 小 册 子 其 中 一 些 组 织 发 展 建 设 良 好 而 其 他 可 能 在 短 时 期 内 成 立 然 后 消 失 无 论 是 发 展 良 好 的 组 织 还 是 短 期 存 在 的 组 织 所 制 作 的 文 献 资 料, 在 捕 捉 公 共 政 策 方 向 的 变 化 上 十 分 具 有 影 响 力 追 踪 这 些 出 版 物 并 非 易 事, 他 们 通 常 只 用 很 短 的 时 间 印 刷, 并 且 制 作 该 文 献 资 料 的 组 织 可 能 没 有 使 用 主 流 出 版 渠 道 但 是 它 们 可 以 为 公 开 辩 论 做 出 重 大 贡 献, 因 此 议 会 图 书 馆 应 该 努 力 进 行 收 集 和 保 存 29

32 缩 微 品 ( 缩 微 胶 片 或 电 影 ) 是 许 多 图 书 馆 仍 在 使 用 的 档 案 保 存 方 式 尽 管 它 是 一 种 即 将 过 时 的 技 术 但 仍 有 有 用 之 处 如 果 有 些 文 献 资 料 值 得 保 留 但 使 用 不 多, 通 过 缩 微 方 式 进 行 保 存 将 不 会 花 费 如 数 字 化 那 样 的 成 本 但 是 在 有 数 字 化 替 代 品 的 情 况 下, 图 书 馆 应 仔 细 考 虑 是 否 采 购 新 的 缩 微 品 外 借 馆 藏 议 会 图 书 馆 通 常 ( 但 并 非 一 成 不 变 ) 藏 有 外 借 议 员 以 及 其 他 可 能 使 用 者 的 图 书, 他 们 也 可 能 为 议 员 或 者 研 究 人 员 从 其 他 图 书 馆 借 阅 图 书 外 借 馆 藏 文 献 的 便 利 使 用, 可 减 少 议 会 图 书 馆 建 立 自 身 馆 藏 的 需 求 如 需 要 对 外 借 馆 藏 范 围 界 定, 一 个 核 心 的 标 准 即 是 议 员 在 履 职 过 程 中 是 否 合 理 需 要 外 借 馆 藏 与 本 章 已 阐 述 的 一 般 馆 藏 在 学 科 上 较 为 相 似, 专 业 性 图 书 几 乎 没 有 需 求 但 是 采 选 政 策 是 综 合 性 的, 议 员 可 能 对 未 收 藏 的 学 科 的 图 书 仍 有 合 理 需 要 如 果 与 其 他 图 书 馆 有 较 好 的 联 系 并 能 获 得 其 外 借 图 书, 将 十 分 有 价 值, 尤 其 是 在 没 有 全 国 性 的 馆 际 互 借 计 划 的 情 况 下 或 者 议 员 所 要 求 的 时 间 紧 迫 一 家 图 书 馆 不 可 能 完 成 的 情 况 下, 其 价 值 将 更 明 显 一 些 议 会 图 书 馆 馆 长 为 议 员 设 有 分 支 机 构 或 集 中 登 记 的 资 源 中 心 这 些 中 心 或 者 分 支 机 构 通 常 有 小 型 的 外 借 图 书 收 藏 ( 或 者 从 主 要 馆 藏 中 提 供 部 分 ), 可 以 在 图 书 馆 闭 馆 期 间 但 是 议 员 又 需 要 服 务 的 情 况 下 ( 晚 上 或 者 周 末 ), 在 几 个 小 时 内 为 议 员 提 供 图 书 馆 文 献 资 料 和 服 务 他 们 也 可 能 通 过 计 算 机 和 互 联 网 满 足 议 员 们 的 需 求 30

33 档 案 文 献 资 料 在 一 些 议 会 中, 图 书 馆 还 负 责 议 会 文 件 和 其 他 文 献 资 料 的 归 档 收 集 保 存 和 系 统 化 的 使 用 和 获 取 档 案 的 作 用 将 在 第 十 六 章 中 详 细 讨 论 31

34 第 五 章 服 务 方 式 导 论 本 章 介 绍 议 会 图 书 馆 如 何 为 用 户 服 务 以 及 可 能 收 到 何 种 咨 询 用 户 范 围 包 括 : 议 会 议 员 和 他 们 的 工 作 人 员, 以 及 议 会 工 作 人 员 正 如 我 们 已 经 证 实 的, 议 会 图 书 馆 可 能 也 为 其 他 群 体 提 供 服 务, 例 如 为 普 通 公 众 提 供 关 于 议 会 的 信 息 服 务, 但 是 本 章 集 中 讲 的 是 核 心 用 户 以 下 内 容 适 用 于 研 究 服 务 和 信 息 服 务, 更 具 体 的 内 容 将 在 有 关 章 节 相 关 特 殊 服 务 问 题 予 以 阐 述 同 时 我 们 也 对 服 务 边 界 的 确 定 进 行 简 述 国 会 议 员 在 不 同 的 时 间 出 于 不 同 的 原 因 需 要 获 得 研 究 服 务 和 信 息 服 务, 并 且 他 们 往 往 会 迫 切 的 需 要 信 息 为 了 满 足 这 些 不 同 的 需 要, 议 会 图 书 馆 希 望 尽 可 能 的 提 供 多 样 化 的 服 务 手 段 从 广 义 上 讲, 提 供 服 务 的 方 式 可 以 是 对 用 户 个 人 咨 询 的 回 复, 或 者 是 通 过 议 会 局 域 网 进 行 一 般 服 务 ( 通 常 情 况 下, 但 不 完 全 ) 就 是 说, 服 务 可 能 是 即 时 性 的 ( 对 个 人 咨 询 的 回 复 ), 也 可 能 是 前 瞻 性 的 ( 预 测 到 需 求 并 提 供 给 所 有 人, 或 者 提 供 给 目 标 群 体 ) 这 将 在 之 后 进 行 简 要 的 解 释, 但 是 二 者 之 间 确 实 存 在 着 巨 大 的 区 别 用 户 可 能 希 望 随 时 随 地 的 服 务, 而 随 着 技 术 的 进 步 和 允 许, 近 些 年 服 务 的 重 点 已 从 即 时 性 向 前 瞻 性 转 变 但 是 大 多 数 的 议 会 图 书 馆, 对 个 人 咨 询 的 回 复 仍 旧 是 其 服 务 的 核 心 部 分 此 外, 社 交 网 络 工 具 的 发 展 为 议 会 图 书 馆 与 用 户 交 流 提 供 了 额 外 的 但 是 不 同 的 机 会, 一 些 工 具 在 指 南 编 写 时 还 处 于 早 期 试 验 的 阶 段 32

35 个 人 咨 询 个 人 咨 询 以 及 对 个 人 咨 询 的 回 复 可 能 以 多 种 不 同 的 方 式 进 行 这 些 方 式 也 适 用 于 因 为 其 他 原 因 与 用 户 的 沟 通 : 亲 自 前 往 议 员 ( 或 者 其 他 咨 询 者 ) 前 往 图 书 馆 或 者 研 究 机 构 的 办 公 室 ( 该 办 公 室 坐 落 于 议 员 方 便 到 达 之 地 ), 与 咨 询 工 作 人 员 直 接 沟 通, 或 者 与 咨 询 委 托 人 沟 通 另 一 种 情 况 是, 一 名 工 作 人 员 前 往 议 员 办 公 室 或 者 被 安 排 到 一 个 委 员 会 进 行 工 作, 该 工 作 人 员 与 议 员 可 能 在 议 会 处 所 的 其 他 地 方 会 面 沟 通 电 话 方 式 议 员 可 以 致 电 议 会 图 书 馆 可 以 给 特 定 的 工 作 人 员 打 电 话, 或 者 与 一 个 用 于 一 般 性 咨 询 的 号 码 联 系 工 作 人 员 可 能 自 行 处 理 该 咨 询, 或 者 接 到 咨 询 后 将 其 转 交 给 有 专 业 知 识 的 同 事 进 行 回 复, 也 可 能 将 咨 询 者 带 到 有 专 业 知 识 的 同 事 那 里 拥 有 总 值 班 咨 询 电 话 是 必 要 的, 因 为 它 很 容 易 宣 传, 便 于 用 户 记 忆 它 的 运 作 时 间 也 需 要 广 泛 宣 传 但 是 这 不 意 味 着 与 处 理 特 定 种 类 咨 询 的 专 家 或 者 部 门 的 直 接 联 系 应 该 被 排 除 然 而 在 电 话 是 打 给 工 作 人 员 个 人 的 情 况 下, 他 们 不 在 时 由 谁 接 听 电 话 需 要 做 清 楚 的 安 排, 或 者 设 置 语 音 邮 件 系 统 明 确 相 关 人 员 会 离 开 多 久 电 子 邮 件 方 式 再 次, 电 子 邮 件 可 以 发 送 至 需 要 定 期 查 看 的 一 般 性 的 电 子 邮 件 地 址, 或 者 发 送 至 工 作 人 员 个 人 的 邮 箱 因 此 让 用 户 了 解 情 况, 进 行 以 下 操 作 是 可 行 的, 即 公 布 一 般 性 电 子 邮 件 地 址 的 查 看 时 间, 或 者 自 动 回 复 已 经 收 到 咨 询 并 且 给 出 咨 询 何 时 被 初 步 回 复 的 提 示 当 使 用 个 人 电 子 邮 33

36 件 地 址 时, 相 关 工 作 人 员 使 用 不 在 办 公 室 系 统 十 分 重 要, 因 为 这 样 可 以 使 用 户 意 识 到 如 果 其 联 系 的 人 员 不 在, 该 用 户 需 要 时 可 以 联 系 其 他 人 不 在 办 公 室 的 信 息 中 应 对 于 在 这 种 情 况 下 与 谁 联 系 予 以 规 定 网 站 形 式 从 议 会 的 局 域 网 或 者 网 站 直 接 发 送 是 生 成 和 输 送 电 子 邮 件 的 方 式 之 一 该 方 式 的 优 点 是 可 以 设 计 一 种 格 式, 将 需 要 回 复 的 咨 询 的 相 关 信 息 从 中 抽 离 出 来 例 如, 需 要 回 复 的 截 止 日 期 可 能 也 有 必 要 联 系 咨 询 者, 以 明 晰 其 确 切 的 信 息 需 求 如 果 没 有 这 样 做 可 能 会 导 致 浪 费 了 时 间 但 是 却 没 有 提 供 所 需 的 答 案 随 着 移 动 电 子 邮 件 设 备 的 日 益 普 及, 这 是 一 个 更 为 重 要 的 通 信 手 段 信 函 方 式 信 函 方 式 是 多 数 议 会 所 使 用 但 已 销 声 匿 迹 的 通 信 手 段, 它 由 电 子 邮 件 所 取 代 与 电 子 邮 件 相 似, 信 函 可 能 寄 给 一 个 普 通 的 咨 询 点 或 者 是 个 人, 并 且 接 收 应 被 及 时 告 知 这 可 能 包 括 回 复 咨 询 的 工 作 人 员 的 联 系 信 息 另 外, 与 电 子 邮 件 相 似, 如 果 没 有 提 供 信 息 服 务, 也 应 该 对 咨 询 用 户 予 以 回 复 短 信 一 些 图 书 馆 在 最 简 单 的 咨 询 中 试 验 使 用 短 信 这 种 方 式 在 国 会 议 员 个 人 他 们 的 工 作 人 员 或 者 其 他 授 权 的 用 户 提 出 咨 询 的 情 况 下, 建 立 一 种 机 制 确 认 咨 询 者 的 需 求 十 分 重 要 咨 询 者 可 能 并 不 总 是 以 十 分 有 益 的 形 式 提 出 咨 询 其 中 的 原 因 可 能 包 括 : 他 们 并 没 有 想 清 楚 究 竟 需 要 什 么, 所 以 接 收 咨 询 的 人 需 要 进 行 确 认 ; 如 果 咨 询 来 自 为 议 员 工 作 的 人 34

37 员, 他 们 可 能 已 经 歪 曲 了 咨 询 或 者 可 能 尚 未 完 全 了 解 他 们 被 要 求 去 查 找 什 么 ; 他 们 可 能 对 可 能 查 找 到 的 内 容 做 了 不 切 实 际 的 假 设 ; 他 们 可 能 并 不 清 楚 他 们 何 时 需 要 信 息 或 者 为 何 种 目 的 需 要 信 息 这 些 因 素 势 必 要 求 议 会 图 书 馆 建 立 适 当 的 程 序, 以 确 定 议 员 真 正 需 要 什 么 这 就 意 味 着 在 如 何 开 展 咨 询 方 面 需 要 对 工 作 人 员 进 行 培 训 假 设 所 有 的 需 求 都 已 经 书 面 说 明, 则 上 述 建 立 适 当 的 程 序 以 及 对 工 作 人 员 进 行 培 训 似 乎 并 不 十 分 必 要, 但 是 出 于 前 文 所 述 的 原 因, 其 所 进 行 的 提 问 并 不 必 然 是 其 切 实 所 需 当 议 员 自 行 前 往 图 书 馆 或 者 通 过 电 话 进 行 咨 询 时, 对 咨 询 请 求 进 行 必 要 的 澄 清 是 相 当 容 易 的 ( 尽 管 在 面 对 一 位 匆 忙 的 国 会 议 员 时, 工 作 人 员 可 能 有 时 并 不 愿 意 这 样 做 ) 在 咨 询 经 过 第 三 方 过 滤 的 情 况 下 对 其 予 以 澄 清 更 为 困 难, 例 如 咨 询 由 为 议 员 工 作 的 研 究 人 员 提 出 或 者 咨 询 通 过 电 子 邮 件 或 者 信 函 方 式 提 出 在 上 述 两 种 情 况 下, 建 立 一 种 向 咨 询 的 发 起 人 询 问 的 机 制 十 分 重 要, 否 则 咨 询 者 会 无 法 得 到 其 所 需 服 务 因 此 在 开 展 咨 询 时 应 记 住 如 下 要 点 : 确 保 从 咨 询 者 了 解 关 于 其 需 求 的 尽 可 能 多 的 细 节 国 会 议 员 可 能 提 出 十 分 普 通 的 咨 询, 其 实 其 正 在 寻 求 一 些 相 当 具 体 的 信 息 尤 其 在 咨 询 具 有 调 查 统 计 性 质 的 情 况 下, 应 尽 量 确 保 咨 询 回 复 所 覆 盖 的 范 围 是 明 确 的 例 如, 如 果 是 关 于 近 期 犯 罪 统 计 的 咨 询, 近 期 的 含 义 是 什 么? 地 域 覆 盖 面 应 包 括 什 么? 应 该 是 全 国 范 围 还 是 部 分 地 区? 在 一 个 联 邦 制 国 家, 这 一 点 尤 为 重 要 35

38 弄 清 楚 信 息 需 求 的 目 的, 因 为 这 可 能 会 影 响 到 采 取 何 种 方 式 回 复 最 为 有 效 例 如, 它 是 一 个 演 讲 中 抽 取 的 单 独 信 息? 还 是 国 会 议 员 感 兴 趣 的 主 题 的 一 般 背 景 信 息? 确 定 咨 询 者 关 于 此 主 题 已 经 拥 有 的 信 息 这 样 可 以 避 免 不 必 要 的 工 作 确 保 回 复 的 截 止 期 限 是 明 晰 的 要 求 尽 快 回 复 并 不 很 明 确, 因 为 咨 询 者 可 能 要 求 的 是 从 几 分 钟 到 几 天 都 可 能 咨 询 是 否 需 尽 快 回 复 还 取 决 于 对 特 定 事 件 是 否 需 要 及 时 反 应, 例 如 议 会 辩 论 或 者 电 视 播 放 的 事 件 截 止 期 限 的 明 晰 既 有 助 于 帮 助 国 会 议 员 获 得 他 / 她 所 需 的 内 容, 也 有 助 于 帮 助 议 会 工 作 人 员 有 效 安 排 他 们 的 工 作 当 咨 询 是 一 项 研 究 型 咨 询, 可 能 需 要 具 有 专 业 知 识 的 人 员 予 以 回 复, 如 果 可 能, 回 复 咨 询 的 人 与 提 出 咨 询 的 人 进 行 面 谈 是 必 要 的 这 是 因 为 学 科 专 家 可 以 解 释 什 么 是 有 用 的, 并 且 更 知 道 通 过 提 问 什 么 样 的 问 题 可 以 确 立 咨 询 者 的 需 求 建 立 传 递 咨 询 回 复 和 送 达 的 优 先 机 制 近 来 可 能 主 要 是 通 过 电 子 邮 件 或 者 电 话 的 形 式, 但 也 有 可 能 是 纸 张 形 式, 尤 其 是 如 果 咨 询 回 复 中 包 括 的 资 料 不 是 现 成 的 电 子 资 料 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 到 目 前 为 止, 本 章 主 要 涉 及 对 个 人 咨 询 的 回 复 其 仍 旧 是 多 数 议 会 图 书 馆 的 核 心 工 作, 但 是 局 域 网 的 发 展 意 味 着 为 用 户 按 照 他 们 自 行 检 索 的 格 式 提 供 普 遍 使 用 的 资 料 比 过 去 更 为 容 易 然 而, 它 不 应 该 被 认 为 是 随 着 电 子 时 代 的 发 展 才 36

39 开 始 发 生 的 在 多 数 议 会 图 书 馆 中, 用 户 可 以 不 受 工 作 人 员 的 直 接 干 预 而 查 阅 参 考 工 具 书 或 者 浏 览 藏 书 多 数 图 书 馆 还 提 供 关 于 当 前 热 点 问 题 或 者 议 案 的 简 报 文 件, 用 户 也 可 以 不 受 工 作 人 员 的 直 接 干 预 而 获 得 该 文 件 正 如 我 们 所 看 到 的, 议 员 早 已 通 过 电 话 方 式 或 者 信 函 方 式 远 程 向 图 书 馆 咨 询 已 经 发 生 的 变 化 是, 在 多 数 议 会 图 书 馆 目 前 可 以 远 程 访 问 其 资 源 图 书 馆 可 以 通 过 议 会 局 域 网 或 者 通 过 互 联 网, 制 作 一 系 列 的 标 准 参 考 信 息 和 政 策 分 析 这 种 资 料 可 以 被 看 作 是 对 日 常 常 见 问 题 的 回 复 同 样, 通 过 局 域 网 和 互 联 网, 可 以 获 得 广 泛 的 议 会 和 官 方 文 件, 这 些 文 件 的 直 接 获 得 意 味 着 许 多 个 人 咨 询 可 以 得 到 解 决 这 种 做 法 减 少 了 在 许 多 议 会 图 书 馆 中 个 人 咨 询 的 需 求, 并 且 意 味 着 在 即 时 被 动 工 作 ( 即 对 个 人 咨 询 进 行 回 复 ) 到 积 极 主 动 工 作 ( 其 中 的 大 部 分 是 指 提 供 普 遍 使 用 的 文 献, 任 何 国 会 议 员 或 者 他 们 的 工 作 人 员 在 任 何 时 候 都 可 获 得 该 文 献 资 料 ) 之 间 有 一 个 转 接 点 对 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 标 注 日 期 十 分 重 要, 如 果 对 其 修 改, 也 需 要 标 示 新 的 日 期 然 而, 这 并 不 是 首 先 会 出 现 的 显 著 区 别 例 如, 咨 询 用 户 可 能 被 指 向 已 经 制 作 完 成 的 并 可 在 局 域 网 获 得 的 文 件, 而 不 是 为 他 们 准 备 一 个 特 定 的 回 复 然 而 制 作 出 的 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 可 能 会 受 已 接 收 的 咨 询 的 影 响, 以 及 图 书 馆 工 作 人 员 关 于 哪 些 问 题 是 目 前 热 点 问 题 的 认 识 的 影 响 版 权 的 问 题 也 必 须 考 虑 一 些 议 会 图 书 馆 受 益 于 版 权 法 的 豁 免 或 者 对 某 些 文 献 资 料 ( 例 如 政 府 文 件 ) 的 使 用 是 被 豁 免 的 其 他 情 况 下, 在 一 些 文 献 资 料 ( 例 如 新 闻 和 广 播 资 37

40 料 ) 储 存 和 传 播 前, 可 能 需 要 与 版 权 持 有 人 进 行 谈 判 如 果 制 作 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 并 且 该 资 料 可 被 议 员 在 不 经 工 作 人 员 任 何 直 接 干 预 的 情 况 下 获 得, 与 回 复 个 人 咨 询 相 比, 将 更 难 确 定 议 员 的 需 求 是 否 得 到 了 满 足 议 会 图 书 馆 了 解 其 用 户 的 需 求 一 直 都 很 重 要 在 提 供 普 遍 使 用 的 文 献 资 料 占 据 越 来 越 大 的 比 重 并 且 该 资 料 可 被 远 程 获 得 时, 这 一 点 变 得 更 加 重 要 在 第 九 章 更 多 了 解 用 户 的 需 求 的 主 题 中 会 有 更 多 阐 述 明 确 服 务 范 围 我 们 已 经 看 到, 国 会 议 员 对 信 息 和 研 究 的 合 理 需 求 非 常 广 阔, 可 能 覆 盖 整 个 公 共 政 策 领 域 议 会 经 常 讨 论 的 议 题 十 分 广 泛, 既 有 本 地 区 的 本 国 的, 也 有 国 际 的, 并 且 有 时 非 常 的 具 体 和 个 性 化, 例 如 个 人 选 民 的 有 关 问 题 几 乎 任 何 问 题 都 可 能 变 成 国 会 议 员 的 兴 趣 点 当 然, 这 就 是 议 会 图 书 馆 和 研 究 机 构 的 特 色 之 一 这 意 味 着 很 难 明 确 范 围 然 而, 图 书 馆 确 定 其 能 为 议 员 做 什 么 不 能 为 议 员 做 什 么 是 很 必 要 的 最 根 本 的 原 则 就 是, 咨 询 的 任 何 问 题 应 该 与 议 员 的 议 会 职 责 相 关 议 会 和 议 会 之 间 会 有 不 同, 但 咨 询 的 正 当 理 由 可 以 包 括 : 立 法 ( 例 如, 法 案 的 背 景 资 料, 或 者 关 于 修 订 的 建 议 ) 委 员 会 的 工 作 媒 体 宣 传 38

41 选 区 的 问 题 和 个 案 ( 虽 然 一 些 议 会 图 书 馆 不 建 议 做 这 些 ) 提 议 的 议 会 问 题 议 会 内 外 的 发 言 关 于 议 会 事 务 的 出 访 对 公 共 利 益 事 项 的 一 般 简 报 以 下 为 图 书 馆 可 以 合 理 表 述 的 其 不 能 予 以 帮 助 的 事 项 范 围 的 清 单 很 明 确 的 一 点 是 这 些 事 项 是 否 包 括 在 其 中 将 因 不 同 国 家 而 有 不 同, 但 是 清 单 上 的 第 一 项 至 关 重 要 : 来 自 议 员, 议 员 的 工 作 人 员 家 人 或 朋 友 的, 出 于 个 人 的 商 业 的 或 者 经 济 利 益 的 请 求 有 关 不 在 公 共 领 域 的 其 他 议 员 的 个 人 信 息 的 请 求 起 草 演 讲 稿 写 文 章 或 者 演 讲 的 请 求 ( 与 为 其 提 供 背 景 资 料 和 建 议 是 有 区 别 的 ) 关 于 学 校 或 学 生 项 目 而 非 议 会 项 目 的 帮 助 请 求 在 议 会 制 而 非 总 统 制 的 体 制 中, 来 自 部 长 们 关 于 其 自 身 部 门 所 涉 及 的 问 题 的 请 求 ( 在 议 会 制 中, 部 长 们 可 能 既 是 国 会 议 员 也 是 部 长 ) 遵 守 这 样 的 界 定 可 能 并 不 容 易 很 重 要 的 一 点 是, 应 在 宣 传 页 或 者 其 他 宣 传 资 料 中 说 明 图 书 馆 可 提 供 的 服 务 范 围 39

42 ( 更 多 的 关 于 用 户 需 求 的 内 容 详 见 第 九 章 ) 在 存 有 争 议 的 情 况 下, 一 线 的 工 作 人 员 确 信 其 会 得 到 更 高 级 工 作 人 员 的 支 持 十 分 重 要 在 设 有 议 员 图 书 馆 委 员 会 的 情 况 下, 如 果 该 委 员 会 支 持 此 规 则, 将 十 分 有 益 值 得 注 意 的 是, 通 过 文 字 描 述 说 明 可 以 提 供 什 么 样 的 服 务 要 比 说 明 不 能 提 供 什 么, 更 具 有 积 极 的 意 义 40

43 第 六 章 信 息 和 图 书 馆 服 务 导 论 在 第 三 章 中 我 们 已 经 对 信 息 服 务 ( 或 者 参 考 咨 询 服 务 ) 和 研 究 服 务 进 行 了 区 分, 信 息 服 务 通 常 被 视 为 是 从 纸 质 资 源 或 在 线 资 源 中 提 供 快 速 参 考 信 息 的 服 务, 在 回 复 的 过 程 中 并 不 需 要 专 业 知 识 另 一 方 面, 研 究 服 务 ( 第 七 章 中 进 行 论 述 ) 会 提 供 专 门 的 政 策 分 析 简 报 给 国 会 议 员, 并 且 比 信 息 服 务 提 供 更 为 长 期 和 更 具 实 质 性 的 简 报 信 息 服 务 和 研 究 服 务 之 间 的 区 别 并 不 是 固 定 不 变 的, 例 如, 信 息 专 家 可 以 开 发 学 科 专 业 知 识 重 要 的 是, 提 供 服 务 的 人 要 明 晰 咨 询 属 于 信 息 服 务 还 是 研 究 服 务, 否 则 会 给 用 户 带 来 不 必 要 的 迷 惑, 或 者 让 用 户 获 得 与 其 需 求 不 相 符 合 的 咨 询 结 果, 或 者 图 书 馆 中 两 个 不 同 的 部 门 在 做 同 一 个 咨 询, 忽 视 了 除 了 一 位 图 书 馆 员 在 为 读 者 做 咨 询, 而 另 一 位 也 同 时 在 做 的 事 实 通 常 情 况 下, 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 并 不 同 属 于 议 会 中 的 一 个 部 门 即 使 属 于 同 一 部 门, 也 可 能 存 在 提 供 信 息 服 务 和 提 供 研 究 服 务 的 工 作 人 员 之 间 缺 乏 适 度 的 沟 通 和 了 解 的 问 题, 所 以 明 确 这 两 种 服 务 的 界 限 是 非 常 重 要 的 如 果 相 关 工 作 人 员 完 成 工 作 并 且 表 现 出 对 彼 此 的 相 互 理 解 和 尊 重, 那 么 任 何 组 织 机 构 都 可 以 顺 利 进 行 工 作 尽 管 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 想 在 彼 此 之 间 尽 可 能 的 进 行 区 分, 但 他 们 不 应 该 期 望 国 会 议 员 及 其 工 作 人 员 必 然 了 解 服 务 范 围 界 定 第 三 章 还 简 要 的 介 绍 了 通 常 会 在 议 会 图 书 馆 出 现 的 一 般 图 书 馆 服 务 : 第 三 章 所 引 用 的 图 书 馆 的 定 义 中 涉 及 的 服 务 的 种 类 会 令 你 有 所 期 待, 图 书 馆 馆 藏 文 献 资 料 ( 包 括 图 书 41

44 期 刊 缩 微 品 数 据 库 光 盘 等 ) 及 其 外 借, 已 经 在 第 四 章 中 讨 论 过 本 章 的 内 容 涵 盖 了 议 会 图 书 馆 的 一 般 性 服 务 和 信 息 服 务 它 涉 及 : 实 体 图 书 馆 总 咨 询 台 或 总 咨 询 服 务 点 咨 询 来 源 以 及 如 何 接 收 咨 询 咨 询 类 型 解 答 咨 询 的 资 源 实 体 图 书 馆 无 论 最 初 是 否 为 议 会 而 建, 多 数 历 史 悠 久 的 议 会 图 书 馆 都 拥 有 一 个 或 多 个 专 们 用 作 图 书 馆 的 豪 华 房 间, 这 也 常 常 是 新 建 议 会 大 厦 的 特 色 之 一 随 着 局 域 网 或 者 互 联 网 上 可 传 递 的 服 务 的 增 长, 关 于 场 所 的 需 要 与 实 际 提 供 的 规 模 可 能 会 成 为 问 题, 当 然, 长 期 以 来 的 情 况 是, 咨 询 可 以 通 过 电 话 回 复 或 者 将 回 复 资 料 寄 给 咨 询 者, 但 这 可 能 夸 大 已 经 发 生 的 变 化 然 而, 直 到 最 近 ( 当 然 是 说 指 南 的 最 初 版 本 编 写 的 时 候 ), 如 果 国 会 议 员 或 者 他 / 她 的 工 作 人 员 计 划 翻 阅 图 书 馆 文 献 资 料, 亲 自 前 往 图 书 馆 可 能 是 必 要 的 现 在 许 多 最 常 见 的 咨 询 资 料, 例 如 议 会 辩 论 文 件 以 及 报 纸, 可 以 在 国 会 议 员 自 己 的 办 公 室 在 线 获 得 然 而, 使 用 者 可 能 仍 认 为 阅 读 报 纸 和 其 他 资 料 的 纸 质 版 比 在 线 阅 读 更 为 容 易 并 且 如 果 他 们 的 办 公 室 在 附 近, 或 者 他 们 因 为 其 他 原 因 在 附 近, 他 们 可 能 42

45 更 倾 向 于 当 面 咨 询 工 作 人 员 而 不 是 通 过 电 子 邮 件 或 者 电 话 还 有 另 外 一 种 可 能 即 大 量 的 文 献 资 料, 尤 其 是 较 旧 的 文 献 资 料, 并 不 适 于 在 线 使 用 图 书 馆 也 可 能 订 阅 在 线 的 数 据 库 财 政 上 的 考 虑 或 者 所 需 的 检 索 技 能 可 能 使 得 这 样 的 一 些 数 据 库 不 切 实 际, 但 是 对 于 其 他 人 来 说 则 可 提 供 给 所 有 的 网 络 用 户 并 且 有 利 可 图 此 外, 如 果 图 书 馆 提 供 图 书 借 阅 服 务, 其 地 理 位 置 很 可 能 位 于 图 书 馆 的 重 要 区 域 正 是 如 此, 那 么, 许 多 已 经 建 立 的 图 书 馆 可 能 在 过 去 的 十 年 中 都 经 历 了 到 馆 用 户 数 量 的 下 降, 即 使 所 提 供 的 服 务 的 整 体 使 用 率 可 能 上 升 这 就 提 出 了 两 个 问 题, 一 个 是 对 已 经 建 立 的 图 书 馆 而 言, 另 一 个 则 是 对 新 开 发 或 新 设 计 的 图 书 馆 而 言 已 经 建 立 的 图 书 馆, 以 及 近 来 已 经 发 展 的 或 者 近 来 搬 至 新 场 所 的 图 书 馆, 可 能 发 现 自 身 有 尚 未 充 分 利 用 的 空 间 并 且 使 用 者 所 访 问 的 只 是 较 少 的 一 部 分 当 然 空 间 可 能 仍 被 大 量 的 用 于 文 献 资 料 的 储 存, 但 更 多 的 文 献 资 料 的 在 线 使 用 可 能 引 发 保 存 对 如 此 多 的 文 献 资 料 的 质 疑 这 也 可 能 是 工 作 人 员 的 一 个 重 要 工 作 部 分 该 空 间 可 能 是 一 个 古 迹 所 在, 也 许 设 计 作 为 图 书 馆, 并 且 可 能 在 议 会 房 产 中 占 有 战 略 位 置 无 论 这 些 因 素 是 否 适 用, 图 书 馆 都 可 能 面 临 着 如 何 最 好 的 利 用 其 空 间 的 困 境, 在 议 会 中 将 其 用 于 其 他 目 的 可 缓 解 此 困 境 但 是 如 果 该 空 间 是 具 有 战 略 意 义 的 位 置 或 者 属 于 古 迹 所 在, 图 书 馆 可 能 因 为 担 心 减 少 与 国 会 议 员 的 接 触 而 不 愿 意 放 弃 在 任 何 情 况 下, 某 种 战 略 地 位 的 信 息 服 务 台 或 者 总 咨 询 台, 方 便 的 会 议 厅 以 及 其 他 国 会 议 员 经 常 光 顾 的 地 点, 在 可 预 见 的 43

46 未 来 仍 是 所 需 要 的, 因 为 并 不 是 所 有 的 业 务 都 可 通 过 网 络 或 者 电 话 方 式 办 理 即 使 是 在 一 个 较 低 的 水 平, 图 书 馆 仍 有 机 会 通 过 类 似 商 店 的 橱 窗 提 供 服 务 这 意 味 着 寻 求 新 的 方 式 利 用 空 间 并 提 高 服 务 意 识 是 必 要 的 根 据 议 会 的 性 质 的 不 同, 解 决 方 案 也 不 相 同, 但 可 以 有 如 下 思 路 : 使 图 书 馆 具 有 更 多 的 休 闲 空 间, 可 能 提 供 休 闲 类 的 期 刊 或 其 他 资 料, 并 且 提 供 茶 咖 啡 或 者 类 似 的 点 心 利 用 空 间 进 行 展 示 展 览, 并 不 必 然 与 图 书 馆 的 工 作 直 接 相 关, 但 是 可 能 属 于 国 会 议 员 的 兴 趣 所 在 提 供 可 使 用 电 脑 和 笔 记 本 电 脑 的 办 公 用 地 这 对 国 会 议 员 有 一 定 的 吸 引 力, 如 果 国 会 议 员 办 公 室 离 图 书 馆 有 些 远 或 者 议 会 所 提 供 的 办 公 场 所 不 足, 尤 其 当 图 书 馆 就 在 议 事 厅 委 员 会 会 议 室 或 者 其 他 国 会 议 员 经 常 光 顾 的 地 方 附 近 当 研 究 人 员 针 对 目 前 的 热 点 问 题 提 供 建 议 时 召 开 会 议 这 样 做 的 优 势 在 于 鼓 励 国 会 议 员 和 研 究 人 员 面 对 面 的 接 触 : 这 是 并 不 经 常 发 生 的 事 情, 尤 其 是 较 大 的 议 会 图 书 馆 或 者 研 究 服 务 部 门 并 不 设 在 议 事 厅 和 其 他 设 施 附 近 其 他 的 议 会 官 员 也 可 以 准 备 会 议, 例 如 用 以 解 释 议 员 的 津 贴 等 利 用 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 的 设 施 ( 既 包 括 物 理 的 也 包 括 虚 拟 的 ) 为 国 会 议 员 及 其 工 作 人 员 提 供 培 训 如 果 正 在 开 发 一 个 新 的 图 书 馆, 无 论 是 在 一 个 新 的 议 会 中 或 者 是 现 有 议 会 正 重 建 其 处 所, 需 要 提 出 的 问 题 是 图 书 馆 需 要 怎 样 的 物 理 空 间 鉴 于 信 息 获 取 和 传 播 方 式 的 变 化, 试 44

47 图 复 制 已 经 建 立 的 图 书 馆 的 豪 华 的 阅 览 室 或 者 配 套 房 间 可 能 并 不 明 智 然 而, 这 并 不 意 味 不 值 得 拥 有 一 个 物 理 实 体 的 图 书 馆, 使 得 使 用 者 视 而 能 见 易 于 使 用, 可 以 咨 询 工 作 人 员 和 查 阅 相 关 文 献 资 料 事 实 恰 恰 相 反 理 想 状 态 是, 图 书 馆 在 议 会 会 议 厅 委 员 会 会 议 室 或 者 国 会 议 员 及 其 工 作 人 员 经 常 光 顾 的 其 他 地 方 拥 有 一 些 非 常 明 显 的 总 咨 询 台 或 者 其 他 接 待 点 某 种 阅 读 空 间 用 以 报 纸 期 刊 和 进 行 其 他 图 书 馆 文 献 资 料 的 咨 询 也 是 可 行 的 一 些 图 书 馆 正 在 尝 试 24 小 时 开 放, 允 许 使 用 者 在 白 天 或 者 晚 上 的 任 何 时 间 都 可 以 查 找 资 料 2009 年 8 月 罗 马 召 开 的 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 会 议 上, 尼 娜 斯 文 森 (Nina Svendsen) 介 绍 了 挪 威 议 会 图 书 馆 的 一 个 类 似 项 目 11 总 咨 询 台 或 咨 询 点 总 咨 询 台 或 咨 询 点 是 一 个 需 要 进 一 步 探 讨 的 概 念 这 样 的 总 咨 询 台 可 能 是 一 个 实 体, 也 可 能 是 虚 拟 的 但 最 有 可 能 的 是 二 者 的 结 合 随 着 远 程 访 问 图 书 馆 文 献 资 料 的 增 长, 实 体 的 总 咨 询 台 可 能 不 那 么 重 要, 但 考 虑 到 其 可 以 设 置 在 方 便 于 国 会 议 员 的 某 些 地 方, 总 咨 询 台 仍 然 是 一 个 有 价 值 的 概 念, 它 是 物 理 实 体 图 书 馆 存 在 和 图 书 馆 能 够 提 供 服 务 的 标 记 便 于 国 会 议 员 可 能 意 味 着 在 议 事 厅 附 近, 或 者 在 委 员 会 会 议 室 附 近 如 果 做 不 到 这 样 它 至 少 应 该 在 国 会 议 员 经 常 聚 集 或 者 路 过 的 地 方, 可 能 在 他 们 去 往 办 公 室 或 者 餐 厅 的 路 上 视 而 可 见 的 总 咨 询 台 不 断 的 提 醒 着 图 书 馆 的 存 在 ( 用 11 尼 娜 斯 文 森 : 挪 威 议 会 图 书 馆 bicamerali.htm 45

48 户 可 以 求 助 于 其 中 的 许 多 其 他 信 息 来 源 ), 并 且 为 工 作 人 员 提 供 了 面 对 面 的 与 用 户 进 行 沟 通 交 流 的 机 会 总 咨 询 台 的 主 要 职 能 是 : 图 书 馆 接 收 咨 询 的 联 络 点 在 拥 有 一 定 数 目 专 业 工 作 人 员 的 较 大 图 书 馆 中, 用 户 可 直 接 与 他 们 联 系, 但 是 用 户 不 必 知 道 应 该 联 系 谁, 所 以 总 咨 询 台 是 非 常 重 要 的 咨 询 点 的 工 作 人 员 应 该 能 够 熟 练 与 用 户 谈 判 包 括 明 确 咨 询 者 所 需 要 的 信 息 以 及 提 交 的 截 止 期 限 表 面 上 看, 国 会 议 员 可 能 提 交 了 一 个 一 般 性 的 咨 询, 但 是 实 际 上 可 能 在 一 般 咨 询 的 框 架 下 寻 求 一 些 很 具 体 的 信 息 由 于 尽 快 这 个 词 对 不 同 的 人 来 说 含 义 不 同, 所 以 需 要 建 立 咨 询 回 复 时 间 表 如 果 时 间 允 许, 应 该 联 系 可 能 对 咨 询 做 出 回 复 的 专 业 人 员, 使 得 他 们 与 咨 询 者 直 接 对 话 但 是 也 可 能 有 这 样 一 种 情 况, 即 繁 忙 的 国 会 议 员 不 愿 等 待 这 个 过 程 因 此, 对 咨 询 点 的 工 作 人 员 进 行 关 于 接 收 咨 询 和 谈 判 的 培 训 十 分 重 要 工 作 人 员 也 需 要 了 解 他 们 处 理 咨 询 时 保 密 工 作 的 需 要 ( 关 于 此 问 题 将 在 第 五 章 进 行 更 详 细 的 论 述 ) 回 复 一 般 参 考 / 信 息 咨 询 咨 询 范 围 会 根 据 图 书 馆 的 大 小 及 其 专 业 工 作 人 员 的 数 目 多 少 而 有 所 不 同 在 小 型 图 书 馆, 前 台 的 工 作 人 员 可 能 需 要 回 复 更 广 范 围 的 咨 询 如 果 图 书 馆 拥 有 具 备 专 业 知 识 的 工 作 人 员, 他 们 能 够 解 答 咨 询, 则 由 其 回 复 咨 询 也 是 必 要 的 帮 助 国 会 议 员 和 其 他 咨 询 者 查 找 信 息 通 常 议 会 局 域 网 上 有 所 需 查 找 的 信 息, 使 用 者 也 乐 于 在 一 定 的 指 导 下 自 行 46

49 查 找, 因 此 如 果 时 间 允 许 并 且 使 用 者 愿 意, 借 此 机 会 进 行 快 速 辅 导 是 一 个 很 好 的 做 法 咨 询 的 来 源 以 及 如 何 接 收 咨 询 图 书 馆 的 信 息 服 务 部 门 ( 与 图 书 馆 的 其 他 部 门 ) 需 要 明 确 向 谁 接 收 咨 询 以 及 如 何 接 收 咨 询 因 为 图 书 馆 是 为 国 会 议 员 服 务 的, 所 以 上 述 第 一 个 问 题 的 答 案 十 分 明 显, 但 是 也 有 其 他 的 人 员 以 及 议 员 本 身 可 能 会 有 正 当 的 理 由 向 图 书 馆 提 出 咨 询 这 些 人 员 中 最 为 明 显 的 是 国 会 议 员 的 工 作 人 员, 他 们 代 表 议 员 进 行 工 作, 并 且 可 能 被 要 求 去 表 达 他 们 为 之 工 作 的 议 员 的 意 愿 ( 有 必 要 制 定 一 些 相 应 的 规 则, 尽 可 能 的 阻 止 他 们 为 深 化 个 人 利 益 而 不 是 为 了 他 们 为 之 工 作 的 国 会 议 员 的 利 益 而 进 行 咨 询 ) 议 会 的 工 作 人 员 ( 明 显 区 别 于 为 议 员 个 人 工 作 的 人 员 ) 也 可 以 有 正 当 理 由 而 提 出 咨 询 咨 询 的 另 一 个 可 能 的 来 源 是 为 政 府 工 作 的 公 务 人 员, 例 如, 希 望 核 实 议 会 的 会 议 记 录 一 些 议 会 图 书 馆 与 国 家 图 书 馆 有 密 切 的 联 系, 那 么 国 家 图 书 馆 也 会 是 提 出 咨 询 的 另 一 个 潜 在 来 源 其 他 互 惠 安 排 可 能 在 图 书 馆 与 其 寻 求 帮 助 方 之 间 是 互 惠 互 利 的 这 些 包 括 大 学 专 业 组 织 或 者 利 益 团 体 更 广 泛 的, 一 些 议 会 图 书 馆 还 负 责 处 理 来 自 公 众 的 关 于 议 会 的 咨 询 最 后 一 项 将 在 第 十 五 章 述 及 无 论 谁 提 出 咨 询 以 及 提 出 怎 样 的 咨 询, 都 需 要 建 立 明 确 的 规 则 因 此 应 该 明 白 的 是, 如 果 必 要, 工 作 人 员 可 将 咨 询 转 交 相 关 部 门 第 五 章 主 要 对 亲 自 前 往 电 话 电 子 邮 件 等 咨 询 服 47

50 务 方 式 进 行 了 论 述 但 是 以 下 几 点 是 比 较 重 要 的 : 尽 可 能 与 总 咨 询 台 建 立 广 泛 的 联 络 方 式 对 电 话 号 码 电 子 邮 件 地 址 以 及 任 何 其 他 的 联 系 方 式 应 进 行 广 泛 宣 传 例 如, 将 其 摆 放 在 图 书 馆 馆 藏 文 献 的 突 出 位 置, 在 向 议 员 和 图 书 馆 员 培 训, 以 及 环 境 允 许 的 地 方 进 行 宣 传 这 是 将 总 咨 询 台 的 意 图 变 为 现 实 的 最 好 机 会 咨 询 的 类 型 总 咨 询 台 会 收 到 何 种 类 型 的 咨 询? 这 可 能 因 各 种 因 素 的 变 化 而 有 所 不 同 其 中 很 重 要 的 一 个 因 素 是 议 会 是 否 有 研 究 服 务 机 构 如 果 有 研 究 服 务 机 构, 该 机 构 可 能 处 理 议 会 收 到 的 很 多 基 于 专 业 学 科 的 咨 询, 当 然 也 包 括 需 要 具 有 专 业 知 识 给 予 完 整 答 案 的 咨 询 正 如 我 们 所 看 到 的, 总 咨 询 台 可 以 作 为 咨 询 接 收 综 合 服 务 点, 无 论 咨 询 是 由 研 究 服 务 机 构 还 是 信 息 服 务 机 构 解 答 然 而, 在 没 有 研 究 服 务 机 构 的 小 型 图 书 馆, 咨 询 台 可 能 需 要 处 理 很 广 范 围 的 咨 询, 也 许 他 们 会 寻 求 外 界 的 帮 助 国 会 议 员 的 特 点 之 一 是 他 们 可 以 合 法 的 咨 询 几 乎 所 有 的 问 题, 因 为 几 乎 所 有 的 问 题 可 能 都 在 国 会 议 员 的 职 责 范 围 内 图 书 馆 通 常 会 回 复 这 些 基 于 国 会 议 员 职 责 的 咨 询, 但 是 不 希 望 回 复 来 自 国 会 议 员 的 关 于 其 个 人 或 商 业 利 益 的 咨 询 以 下, 对 主 要 类 型 的 议 员 咨 询 做 一 简 单 界 定, 但 是 鉴 于 上 述 原 因, 它 不 能 涵 盖 所 有 的 可 能 性 : 48

51 新 闻 资 料 国 会 议 员 对 来 自 报 纸 和 其 他 新 闻 来 源 例 如 电 视 广 播 节 目 通 常 有 看 似 无 限 的 嗜 好 他 们 可 能 查 找 特 别 感 兴 趣 的 主 题 的 资 料, 或 者 思 考 他 们 可 能 会 被 问 及 的 问 题, 或 者 提 到 了 他 们 的 故 事 媒 体 对 政 府 的 决 策 做 何 反 应, 他 们 也 有 兴 趣 议 会 辩 论 和 程 序 先 前 在 议 会 上 关 于 特 定 主 题 的 讨 论 是 一 个 重 要 的 信 息 来 源, 无 论 咨 询 者 是 该 主 题 的 支 持 者 抑 或 反 对 者, 无 论 该 主 题 是 近 期 的 还 是 很 久 之 前 的 议 会 文 件 和 政 府 出 版 物 这 些 可 能 是 提 供 短 兵 相 接 的 辩 论 资 料 或 者 了 解 政 府 正 在 努 力 实 现 的 目 标 的 主 要 来 源 法 律 包 括 已 经 通 过 并 生 效 的 立 法 以 及 目 前 正 通 过 议 会 程 序 的 法 案 历 史 事 实 例 如 日 期 既 往 政 策 执 行 引 经 据 典 许 多 国 会 议 员 认 为 在 演 讲 中 辅 以 适 当 的 引 经 据 典 会 提 高 演 讲 水 平 传 记 文 献 资 料 无 论 是 生 活 中 的 人 还 是 历 史 人 物, 或 是 议 员 准 备 会 面 的 有 关 人 物 的 背 景 资 料, 抑 或 是 其 过 去 崇 拜 的 一 个 人 物 的 背 景 书 目 文 献 资 料 国 会 议 员 希 望 针 对 他 们 感 兴 趣 的 主 题 有 一 个 阅 读 书 目 清 单 旅 游 和 地 理 文 献 资 料 例 如 列 车 或 者 飞 机 时 刻 表, 来 自 地 图 集 的 信 息 等 49

52 公 司 施 压 团 体 和 其 他 组 织 的 信 息 他 们 可 能 是 试 图 影 响 国 会 的 团 体, 或 者 也 可 能 是 这 样 的 情 况, 即 国 会 议 员 接 触 来 自 特 定 公 司 或 者 组 织 机 构 的 人 并 且 寻 求 相 关 背 景 资 料 很 重 要 的 一 点 是, 总 咨 询 台 和 其 他 部 分 的 信 息 服 务, 他 们 的 作 用 并 不 仅 仅 是 被 动 的, 然 而, 他 们 希 望 获 得 来 自 用 户 的 需 求 基 本 上, 这 意 味 着 工 作 人 员 应 该 对 时 事 有 良 好 的 意 识, 并 且 对 议 会 的 事 务 以 及 议 会 程 序 的 基 本 知 识 有 一 定 的 了 解 这 应 该 使 他 们 对 每 天 咨 询 有 所 预 计 并 为 其 做 好 准 备 但 应 该 更 进 一 步, 在 资 源 允 许 的 情 况 下, 为 当 前 热 点 问 题 或 者 未 来 热 点 问 题 预 先 准 备 材 料 具 体 可 以 通 过 很 多 方 式 来 操 作 理 想 情 况 下, 可 在 议 会 局 域 网 上 放 置 文 献 资 料, 在 网 上 已 有 的 情 况 下, 仍 需 要 一 定 空 间 来 放 置 纸 质 文 献 资 料 对 于 相 同 的 文 献 资 料, 能 够 同 时 通 过 局 域 网 和 实 体 形 式 获 得, 则 会 更 令 人 满 意 策 略 性 的 将 文 献 资 料 放 置 于 使 用 者 可 能 看 到 的 地 方, 除 了 使 用 者 可 以 在 线 使 用 外, 还 有 重 要 的 作 用 一 些 可 行 的 方 法 是 : 收 集 感 兴 趣 的 主 题 的 新 闻 资 料 可 以 采 取 多 种 形 式 可 能 是 文 献 资 料 的 收 集, 并 定 期 补 充, 在 有 需 要 时 可 进 行 检 索 可 能 是 热 点 问 题 的 资 料 选 择, 或 者 每 天 对 感 兴 趣 的 剪 报 的 收 集 议 会 辩 论 材 料 打 包 放 在 一 起 这 些 材 料 可 能 包 括 来 自 议 会 程 序 的 材 料 政 府 声 明 新 闻 材 料 或 者 来 自 对 某 话 题 感 兴 趣 的 组 织 的 讨 论 这 些 资 料 可 以 由 信 息 服 务 部 门 和 研 究 服 务 部 门 整 合 在 一 起, 并 且 可 以 包 括 有 关 的 研 究 简 报 50

53 当 前 感 兴 趣 的 主 题 的 书 目 这 些 通 常 比 之 前 讨 论 的 几 点 有 一 个 稍 微 长 远 的 角 度 的 预 期 他 们 包 括 图 书 期 刊 和 有 用 的 网 站 的 链 接 用 于 回 复 咨 询 的 资 源 随 着 越 来 越 多 的 资 料 可 以 在 线 使 用, 今 天 的 信 息 服 务 工 作 人 员 可 能 首 先 使 用 的 是 在 线 资 源 在 线 资 源 包 括 局 域 网 资 源 ( 议 会 局 域 网 ), 当 然 还 有 互 联 网 上 的 资 源 然 而, 因 为 很 多 的 专 业 资 料 是 收 费 才 可 使 用 的, 基 于 订 阅 的 在 线 信 息 很 可 能 是 一 个 重 要 的 来 源 尽 管 工 作 人 员 可 能 首 先 会 转 向 在 线 资 源, 这 并 不 意 味 着 印 刷 型 资 源 应 该 被 遗 忘 国 会 议 员 的 需 求 可 能 多 样 化 并 且 广 博, 认 为 所 有 的 需 要 的 资 源 都 可 以 通 过 Google 检 索 到 是 错 误 的 此 外, 对 于 一 些 简 单 的 咨 询, 通 过 手 头 的 参 考 工 具 书 进 行 查 找 比 在 互 联 网 上 检 索 更 快 图 书 馆 需 要 自 行 决 定 在 在 线 资 源 的 花 费 资 金 和 纸 质 资 源 的 花 费 资 金 上 的 平 衡, 但 几 乎 不 可 避 免 的 是, 随 着 时 间 的 推 移 后 者 的 花 费 比 例 将 不 断 上 升 其 中 的 一 个 因 素 是 该 图 书 馆 是 一 个 已 经 建 立 的 并 且 有 丰 富 的 历 史 纸 质 文 献 资 料 馆 藏 的 图 书 馆 还 是 一 个 较 新 的 仅 具 有 限 资 源 的 图 书 馆 ( 较 新 的 图 书 馆 可 能 已 经 继 承 较 旧 的 更 成 熟 的 图 书 馆 的 资 源 或 者 可 以 对 其 进 行 访 问 ) 无 论 所 使 用 的 资 源 是 纸 质 文 献 资 料 还 是 类 似 范 围 的 在 线 资 源, 都 是 所 需 要 的 资 源 本 章 前 述 对 咨 询 类 型 的 划 分 给 出 了 可 能 所 需 的 资 源 的 提 示 从 另 一 角 度 看, 这 些 主 要 的 资 源 ( 其 中 有 一 些 会 重 叠 ) 可 以 概 括 为 : 51

54 议 会 辩 论 和 议 会 文 件 ( 包 括 纸 质 和 在 线 的 方 式 ) 政 府 出 版 物 ( 纸 质 和 在 线 的 方 式 ) 法 律 文 本 议 会 局 域 网 互 联 网 在 线 数 据 库 的 订 阅 供 参 考 的 权 威 著 作 报 纸 和 期 刊 ( 纸 质 和 在 线 的 方 式 ) 其 他 印 刷 型 资 料 那 么, 图 书 馆 的 信 息 服 务 部 门 可 能 为 广 泛 范 围 的 问 题 提 供 答 案, 图 书 馆 员 不 仅 仅 具 有 通 过 微 笑 服 务 增 强 用 户 信 心 的 能 力, 还 具 有 熟 练 检 索 各 种 资 源 的 技 能 52

55 第 七 章 研 究 服 务 本 章 着 眼 于 议 会 中 研 究 服 务 的 性 质 如 我 们 在 前 几 章 所 述, 研 究 服 务 与 信 息 ( 或 者 参 考 咨 询 ) 服 务 的 区 别 不 是 固 定 不 变 的, 并 且 可 以 说 两 者 之 间 有 一 定 的 衔 接 的 趋 势 然 而, 研 究 服 务 的 本 质 是, 它 提 供 专 门 的 政 策 分 析, 将 其 做 成 简 报 送 予 国 会 议 员, 并 且 可 能 提 供 比 信 息 服 务 篇 幅 更 少 更 具 实 质 性 的 简 报 什 么 是 议 会 研 究 服 务? 不 是 所 有 的 议 会 都 有 研 究 服 务 部 门, 并 且 即 使 有 也 并 不 必 然 与 图 书 馆 和 信 息 服 务 部 门 属 于 议 会 中 同 一 个 部 门 12 国 13 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 委 员 在 2006 年 的 调 查 表 明, 有 半 数 的 议 会 设 有 研 究 服 务 机 构 并 且 图 书 馆 和 研 究 服 务 机 构 在 同 一 部 门 无 论 组 织 架 构 上 有 何 差 异, 研 究 服 务 机 构 和 图 书 馆 之 间 的 关 系 都 具 有 不 同 的 方 式, 从 全 面 整 合 到 各 自 完 全 独 立 的 实 体 并 且 无 论 组 织 架 构 如 何 安 排, 出 于 为 用 户 提 供 完 全 有 效 服 务 的 目 的, 图 书 馆 和 研 究 服 务 机 构 之 间 密 切 的 工 作 关 系 十 分 重 要 调 查 表 明, 如 果 图 书 馆 和 研 究 服 务 机 构 属 于 同 一 部 门, 其 合 作 往 往 会 更 密 切 但 是 调 查 也 表 明, 任 何 一 种 组 织 架 构 安 排 都 可 以 进 行 工 作, 并 且 机 构 组 织 上 的 联 系 并 不 必 然 意 味 着 合 作 的 密 切 图 书 馆 员 和 研 究 人 员 间 可 能 有 种 紧 张 的 关 系, 这 经 常 体 现 于 议 会 的 报 告 中 有 效 的 组 织 可 以 确 保 图 书 馆 和 研 究 服 务 机 构 相 互 理 解 彼 此 的 作 用, 确 定 如 何 合 作, 即 只 有 通 过 互 补 而 不 是 重 复 才 能 为 用 户 提 供 一 这 一 事 实 在 IFLA 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 中 有 所 反 映 见 脚 注 7 53

56 种 无 缝 服 务 组 织 上 的 差 异 决 定 研 究 服 务 机 构 在 规 模 上 有 很 大 的 变 化, 并 且 作 为 结 果, 他 们 能 提 供 规 模 和 专 业 化 的 服 务 但 无 论 规 模 如 何, 开 展 研 究 服 务 的 原 因 以 及 他 们 的 基 本 特 征 是 具 有 很 多 共 同 点 的 为 何 会 有 研 究 服 务? 在 许 多 议 会 中 政 党 有 研 究 人 员, 并 且 议 员 个 人 可 能 雇 佣 一 个 或 者 多 个 研 究 人 员 这 些 工 作 人 员 将 支 持 政 党 的 意 识 形 态 和 政 策 或 者 他 们 为 之 工 作 的 国 会 议 员 议 会 研 究 服 务 将 为 所 有 的 议 员 提 供 独 立 的 无 党 派 的 服 务 这 两 个 群 体 发 挥 着 宝 贵 的 作 用, 并 且 政 党 和 议 员 个 人 经 常 觉 得 有 必 要 与 他 们 具 相 同 政 治 信 念 的 工 作 人 员 协 商 和 讨 论 政 策 问 题 政 治 公 正 的 服 务 可 以 提 供 建 议 和 分 析, 如 果 运 行 良 好, 所 有 政 党 的 议 员 都 会 对 其 充 满 信 心, 并 且 其 提 供 的 分 析 和 事 实 简 报 将 作 为 准 确 的 内 容 被 普 遍 接 受 它 可 以 提 供 那 些 可 能 来 自 政 治 顾 问 的 相 反 的 论 点, 该 论 点 在 给 定 政 策 的 预 评 上 以 及 确 保 该 政 策 的 强 健 上 可 能 有 用 它 也 可 以 依 靠 集 体 记 忆, 并 且 呼 吁 曾 在 其 中 工 作 的 人 员 的 集 体 知 识 和 经 验 它 可 以 提 供 系 统 性 的 可 靠 信 息 来 源 但 是 如 何 定 义 议 会 的 研 究 服 务 呢? 一 个 简 要 的 定 义 是, 它 为 国 会 议 员 提 供 专 业 的 积 极 建 议 和 分 析 参 考 咨 询 或 者 信 息 服 务 则 是 针 对 给 定 的 主 题 检 索 出 一 定 的 资 料 和 信 息, 然 后 检 验 它 们 与 所 提 问 题 的 相 关 性 但 是 随 着 所 选 资 料 被 提 交 给 咨 询 者 用 于 更 进 一 步 的 研 究 和 评 估, 评 定 的 过 程 也 即 停 止 在 一 个 立 法 研 究 服 务 机 构 中, 分 析 者 完 成 资 料 评 定 过 程 后, 对 数 据 进 行 评 估, 并 且 据 此 创 建 新 的 增 值 信 息 产 品 从 另 一 54

57 个 角 度 来 看, 研 究 性 的 咨 询 需 要 提 供 良 好 的 学 科 专 业 知 识 进 行 回 复, 与 需 要 检 索 技 能 而 不 是 学 科 专 业 知 识 技 能 的 参 考 性 咨 询 形 成 区 别 因 此, 对 研 究 性 咨 询 的 回 复 其 实 可 以 是 很 短 的 口 头 简 报 资 深 的 研 究 人 员 将 利 用 他 们 或 者 她 们 的 专 业 知 识 提 供 一 个 不 带 偏 见 的 分 析, 该 分 析 可 能 是 多 个 来 源 的 合 成 在 议 会 背 景 下 研 究 一 词 比 其 在 学 术 背 景 下 有 更 不 同 的 内 涵 学 术 研 究 往 往 传 达 纯 粹 的 研 究 概 念, 或 者 为 了 推 进 知 识 和 理 解, 通 过 长 期 持 久 的 努 力 发 现 真 理 和 社 会 活 动 中 的 基 本 关 系 而 立 法 机 关 的 研 究 本 质 上 是 寻 求 借 鉴 广 泛 范 围 内 的 现 有 知 识, 以 一 定 的 形 式 进 行 综 合 后 提 交 给 忙 碌 的 国 会 议 员, 用 于 对 具 体 问 题 的 理 解 和 解 决 事 实 上, 有 人 可 能 质 疑 研 究 一 词 的 使 用 是 否 合 适 政 策 分 析 是 另 一 个 经 常 使 用 的 术 语, 并 且 它 或 许 给 出 了 更 为 准 确 的 概 念 然 而, 研 究 和 研 究 人 员 是 在 一 般 意 义 上 使 用, 并 将 继 续 在 这 里 使 用 适 用 于 立 法 研 究 人 员 所 从 事 的 活 动 的 一 个 有 效 概 念 即 是 信 息 代 理 人 : 不 断 的 扫 描 外 界 的 知 识 和 概 念 以 阐 明 公 共 政 策 问 题 的 性 质, 然 后 重 铸 这 些 概 念 使 得 其 能 在 立 法 中 更 易 使 用 研 究 代 理 人 汇 集 思 想 和 行 动 于 一 体 代 理 人 在 两 个 世 界 中 都 很 自 在, 并 且 是 双 语 的, 就 是 说, 他 能 流 利 的 表 达 研 究 和 政 策 两 种 语 言 代 理 人 还 善 于 理 解 和 分 析 可 能 被 用 于 解 决 社 会 中 一 些 问 题 的 不 同 政 策 方 针, 并 以 政 治 中 立 的 方 式 解 释 这 些 不 同 的 做 法 代 理 人 需 要 明 白, 在 媒 体 上 报 道 和 讨 论 的 问 题 在 某 种 程 度 上 缺 乏 适 当 的 知 识 和 对 问 题 的 理 解 代 理 人 需 要 认 识 到, 讨 论 即 使 一 知 半 解 它 可 能 仍 然 55

58 定 下 了 公 共 辩 论 和 讨 论 的 基 调, 政 客 们 常 常 被 当 天 的 报 纸 头 条 所 带 动, 其 程 度 往 往 大 于 他 们 应 该 做 出 的 反 应 立 法 研 究 人 员 在 制 作 无 倾 向 的 信 息 和 分 析 从 而 对 一 些 问 题 进 行 适 当 理 解 时, 应 该 考 虑 到 这 些 研 究 代 理 人 的 概 念 也 反 应 了 这 样 一 个 事 实, 即 时 间 是 有 限 的, 特 别 是 对 于 有 严 格 的 期 限 而 经 常 开 展 分 析 的 议 员 们 来 说 尤 为 如 此 所 谓 期 限 在 许 多 学 术 环 境 下 是 不 可 能 的 代 理 人 必 须 明 白 他 / 她 的 角 色 就 是 代 理 : 协 助 立 法 机 关 获 得 和 使 用 制 定 健 全 的 公 共 政 策 所 需 的 信 息 很 重 要 的 一 点 是, 一 旦 特 定 的 立 法 被 通 过 并 实 施 后, 政 策 的 制 定 不 能 被 视 已 经 结 束 了 越 来 越 多 的 国 会 议 员 有 兴 趣 研 究 立 法 如 何 在 实 践 中 发 挥 作 用, 以 及 它 是 否 达 到 了 人 们 希 望 实 现 的 目 标 与 学 术 研 究 相 比, 政 策 分 析 也 更 多 的 关 注 具 体 实 施 问 题 和 行 政 上 的 可 行 性 在 分 析 中, 讨 论 的 边 缘 化 所 带 来 的 政 治 限 制 发 挥 着 比 在 学 术 事 业 中 更 为 中 心 的 作 用 然 而, 协 助 立 法 机 关 制 定 健 全 的 公 共 政 策 并 不 意 味 着 会 出 现 针 对 特 定 问 题 的 某 一 研 究 观 点 议 会 研 究 机 构 不 应 该 被 比 作 针 对 某 些 问 题 进 行 调 查 并 作 出 建 议 的 调 查 委 员 会 立 法 机 关 的 不 同 成 员 对 任 何 问 题 都 有 各 种 不 同 的 观 点, 并 且 可 能 使 用 研 究 服 务 来 支 持 他 们 的 观 点 在 多 数 议 会 中, 最 明 显 的 分 水 岭 是 在 政 党 和 政 党 之 间 是 否 支 持 当 权 政 府 政 府 的 支 持 者 更 有 可 能 寻 求 证 据 支 持 政 府 的 政 策, 而 反 对 党 的 支 持 者 则 希 望 找 到 错 误 或 寻 求 替 代 政 策 方 案 但 是 政 党 路 线 的 分 歧 当 然 不 是 研 究 人 员 唯 一 需 要 注 意 的 议 员 们 不 一 定 会 完 全 支 持 其 所 属 政 党 的 政 策, 例 如, 当 强 大 的 选 民 群 体 权 益 和 所 56

59 属 政 党 政 策 对 立 是, 他 们 会 倾 向 前 者 而 且 在 很 多 极 具 争 议 性 的 社 会 和 道 德 问 题 上, 在 政 党 之 间 并 不 存 在 分 歧 在 其 他 情 况 下, 政 党 之 间 可 能 在 政 策 方 向 上 有 一 个 广 泛 的 共 识, 但 会 进 行 相 当 多 的 讨 论 并 在 最 佳 实 施 方 式 上 有 所 分 歧 在 所 有 这 些 情 况 下, 国 会 议 员 可 能 都 会 寻 求 研 究 服 务 的 支 持 完 全 高 效 的 立 法 研 究 服 务 在 本 质 上 应 是 跨 学 科 的 许 多 政 策 问 题 不 可 能 在 单 一 学 科 得 到 解 决 例 如, 对 犯 罪 的 政 策, 显 然 需 要 涉 及 到 律 师, 但 是 如 果 只 涉 及 到 律 师 而 不 包 括 例 如 教 育 专 家 和 经 济 学 家, 它 可 能 会 是 一 个 不 那 么 有 效 的 政 策 如 果 对 政 府 运 作 下 的 政 治 现 实 和 政 策 原 则 不 了 解, 那 么 制 定 出 的 政 策 也 不 会 有 效 议 会 研 究 服 务 机 构 可 能 没 有 资 源 确 保 现 代 立 法 所 要 求 的 跨 学 科 的 专 业 知 识 的 广 度 和 深 度, 这 可 能 正 是 一 些 研 究 工 作 被 外 包 的 原 因 但 是 这 只 出 现 在 有 关 机 构 了 解 国 会 议 员 的 特 殊 需 求 并 在 他 们 可 控 的 时 间 尺 度 内 的 情 况 下 研 究 成 果 有 效 的 议 会 研 究 服 务 需 要 兼 具 主 动 性 和 被 动 性 也 就 是 说, 它 需 要 预 测 国 会 议 员 的 需 求 并 做 出 回 应 换 句 话 说, 一 般 会 向 议 会 提 供 一 些 整 合 的 研 究 产 品 ( 主 动 性 ), 并 且 也 会 对 议 员 个 人 的 咨 询 进 行 回 复 ( 被 动 性 ) ( 该 区 别 已 在 第 五 章 进 行 了 详 细 的 论 述 ) 在 许 多 研 究 服 务 机 构 中, 成 果 的 重 要 形 式 即 是 通 过 提 供 背 景 研 究 和 信 息 来 支 持 委 员 会 的 工 作 在 一 些 议 会 中, 这 是 研 究 服 务 工 作 的 一 个 核 心 部 分 : 在 其 他 议 会 中 则 是 边 缘 化 的 但 是 近 年 来 它 已 变 得 日 益 重 要 57

60 预 测 需 求 意 味 着 几 件 事 情 : 即 研 究 人 员 需 要 了 解 计 划 辩 论 的 立 法 背 景, 以 及 公 众 可 能 讨 论 的 其 他 政 策 问 题 这 些 问 题 可 能 在 政 府 自 己 的 议 程 上, 但 是 也 可 能 是 强 加 给 国 会 议 员 和 政 府 的 问 题, 例 如 因 为 他 们 已 经 在 媒 体 上 受 到 了 大 量 的 关 注, 因 此 国 会 议 员 需 要 进 行 回 应 为 了 能 够 在 问 题 发 生 时 进 行 应 对, 研 究 人 员 需 要 有 良 好 的 学 科 专 业 知 识, 熟 悉 于 访 问 信 息 和 文 件 的 主 要 来 源, 并 且 与 相 同 政 策 领 域 的 官 员 和 其 他 工 作 人 员 保 持 良 好 的 联 系 这 使 研 究 人 员 能 够 制 作 出 普 遍 适 用 的 研 究 文 件 不 同 的 议 会 之 间, 这 些 文 件 的 性 质 也 不 相 同, 为 满 足 不 同 的 需 求, 同 样 的 研 究 服 务 机 构 可 能 制 作 不 同 种 类 的 产 品 一 方 面, 有 可 能 是 分 析 背 景 和 一 般 立 法 内 容 或 者 当 前 政 治 问 题 的 有 实 质 性 有 分 量 的 研 究 文 件 另 一 方 面, 也 有 可 能 是 针 对 当 前 特 定 热 点 中 常 见 问 题 的 简 要 说 明 这 种 资 料 可 以 被 制 作 成 印 刷 型 文 件, 或 者 制 作 成 可 供 用 户 在 议 会 局 域 网 下 载 的 文 件 最 有 可 能 的 是 二 者 的 组 合 议 会 研 究 服 务 的 被 动 性 部 分 涉 及 对 来 自 议 员 个 人 的 需 求 的 回 应 需 要 回 应 的 范 围 可 能 相 当 广 泛 并 且 可 能 根 据 议 会 的 职 能 而 发 生 改 变 范 围 可 能 包 括 : 从 国 会 议 员 感 兴 趣 的 重 大 政 策 问 题 的 需 求 到 在 媒 体 上 刊 登 的 快 速 简 报, 或 者 国 会 议 员 选 区 的 当 地 问 题 许 多 议 会 报 告 了 近 年 来 在 研 究 工 作 的 平 衡 性 上 从 被 动 性 到 主 动 性 的 转 变 这 有 很 多 原 因, 但 是 其 中 最 重 要 的 是 多 数 议 会 中 局 域 网 的 发 展 和 互 联 网 的 发 展 如 果 有 议 会 局 域 网, 则 图 书 馆 和 研 究 服 务 机 构 希 望 在 局 域 网 上 有 强 大 的 业 务 并 且 把 他 们 的 很 多 产 品 放 在 局 域 网 上 以 供 使 用 这 意 味 着 国 58

61 会 议 员 和 他 们 的 工 作 人 员 可 以 从 议 会 局 域 网 上 找 到 他 们 需 要 的 问 题 的 答 案, 因 此 不 需 再 提 出 个 人 咨 询 在 国 会 议 员 和 他 们 的 工 作 人 员 无 法 进 入 局 域 网 时, 将 资 料 放 置 在 互 联 网 上 则 十 分 有 用, 同 时 也 可 视 作 对 公 共 辩 论 的 贡 献 然 而, 正 如 在 第 五 章 所 论 述 的, 重 要 的 是 不 要 过 分 强 调 这 种 转 变 议 会 研 究 服 务 一 直 依 靠 的 是 工 作 人 员 的 集 体 专 业 知 识 和 经 验 这 是 人 们 头 脑 中 的 专 业 知 识 但 是 研 究 服 务 要 求 快 速 收 集 来 自 有 用 来 源 的 文 献 资 料, 无 论 是 纸 质 的 还 是 电 子 的 他 们 也 提 交 以 前 的 研 究 成 果, 因 此 在 需 要 时, 资 料 易 于 被 重 新 使 用 和 更 新 所 发 生 的 变 化 是, 用 户 可 以 更 容 易 的 将 专 业 知 识 变 为 书 面 形 式, 使 得 任 何 访 问 议 会 局 域 网 的 用 户 都 可 使 用 重 要 的 是 图 书 馆 服 务 部 门 了 解 新 资 源, 因 此 他 们 才 能 了 解 什 么 才 符 合 用 户 的 利 益 然 而 有 一 个 潜 在 的 不 利 之 处 如 果 研 究 成 果 很 容 易 通 过 局 域 网 获 得, 国 会 议 员 ( 或 者 他 们 的 工 作 人 员 ) 和 研 究 人 员 之 间 的 个 人 接 触 将 会 减 少 这 意 味 着 有 这 样 一 种 风 险, 即 研 究 人 员 和 其 他 议 会 工 作 人 员, 因 为 直 接 接 触 较 少 而 导 致 对 用 户 的 需 求 的 直 接 了 解 也 较 少 他 们 可 能 花 费 时 间 制 作 一 些 并 不 符 合 国 会 议 员 需 求 的 资 料 对 用 户 需 求 的 了 解 和 评 估 将 在 第 九 章 做 更 多 的 讨 论, 但 是 围 绕 这 个 问 题 的 是 确 保 有 效 跟 进 局 域 网 的 使 用, 并 且 进 行 定 期 的 用 户 调 查 组 织 研 究 服 务 的 规 模 大 小 不 一, 不 可 能 对 其 进 行 概 括 或 者 规 定 有 关 组 织 的 情 况 很 明 显, 一 个 拥 有 一 百 人 或 者 更 多 人 的 59

62 服 务 机 构 比 一 个 只 有 一 个 或 者 两 个 研 究 人 员 的 服 务 机 构 更 需 要 去 考 虑 组 织 管 理 根 据 研 究 服 务 机 构 是 属 于 图 书 馆 还 是 信 息 服 务 部 门 以 及 关 系 是 否 密 切 也 会 有 所 不 同 然 而, 有 一 些 一 般 性 的 原 则 是 可 以 遵 循 的 基 于 艾 莉 瓦 伦 蒂 (Ellie Valentine) 14 在 议 会 中 的 工 作 经 验, 她 指 出, 一 个 有 效 的 服 务 需 要 多 少 研 究 人 员 并 没 有 一 个 神 奇 的 公 式, 它 主 要 取 决 于 作 为 整 体 的 机 构 的 性 质 成 员 的 数 量 委 员 会 的 数 量 为 成 员 工 作 的 工 作 人 员 的 能 力 以 及 委 员 会 可 以 确 定 的 最 优 的 服 务 因 素 可 以 试 着 讲, 研 究 人 员 与 议 员 的 比 例 应 是 1:5 或 者 1:10, 或 者 研 究 人 员 与 委 员 会 的 比 例 是 1:1, 但 是 研 究 人 员 的 能 力 需 满 足 议 员 的 需 求 是 最 重 要 的 对 一 些 新 的 研 究 服 务 机 构 来 说, 拥 有 两 到 三 个 可 以 证 明 服 务 价 值 的 优 秀 的 研 究 人 员, 然 后 逐 渐 增 加 合 格 的 同 事 服 务 于 逐 渐 增 长 的 需 求, 胜 过 那 些 根 据 公 式 建 立 并 有 很 多 需 填 补 的 空 位 没 有 达 到 一 定 的 能 力 和 水 平 并 需 要 更 多 的 管 理 投 入 的 服 务 机 构 在 小 型 的 覆 盖 相 关 政 策 领 域 的 合 作 团 队 中, 例 如 经 济 政 策 或 者 社 会 政 策, 研 究 服 务 可 能 是 最 好 的 另 一 方 面, 有 这 样 一 种 风 险, 即 这 些 团 队 变 得 过 于 独 立 并 且 彼 此 脱 离 正 如 已 经 讨 论 的, 当 越 来 越 多 的 政 策 问 题 彼 此 相 互 关 联 时, 相 关 政 策 领 域 的 合 作 是 十 分 重 要 的 研 究 服 务 需 要 多 方 面 的 技 能, 一 方 面 是 图 书 馆 员 的 组 织 分 类 检 索 技 能, 另 一 方 面 是 研 究 人 员 的 分 析 写 作 技 能 和 学 科 知 识 无 论 议 会 服 务 的 组 织 结 果 如 何, 这 两 类 人 员 14 作 者 于 2008 年 11 月 9 日 与 其 通 讯 联 系 60

63 应 该 一 起 合 作 但 这 并 不 总 是 发 生, 并 且 两 类 人 员 之 间 的 紧 张 关 系 并 不 少 见, 但 并 非 不 可 避 免 重 要 的 是 最 有 效 的 利 用 现 有 资 源, 为 国 会 议 员 提 供 最 好 的 服 务 61

64 第 八 章 质 量 界 定 国 会 议 员 在 很 大 程 度 上 依 赖 于 信 息, 如 果 议 会 和 公 众 的 辩 论 讨 论 的 标 准 较 高, 并 且 议 会 在 立 法 和 推 进 政 府 决 策 方 面 的 作 用 是 有 效 的, 那 么 他 们 需 要 高 质 量 的 信 息 和 分 析 本 章 首 先 着 眼 于 工 作 人 员 在 信 息 选 择 方 面 的 标 准 设 定, 然 后 述 及 如 何 将 信 息 提 供 给 用 户 以 下 阐 述 的 是 对 提 供 高 品 质 服 务 的 一 般 性 意 见, 一 些 更 具 体 的 意 见 将 在 其 他 章 节 中 阐 述 选 择 信 息 对 议 会 图 书 馆 来 说, 选 择 可 靠 并 且 权 威 的 信 息 是 一 种 挑 战 在 电 子 时 代 之 前, 充 满 了 不 精 准 的 信 息 ( 例 如, 新 闻 报 纸 经 常 依 赖 于 传 闻 和 有 倾 向 性 的 报 道 ) 但 是 今 天 不 缺 少 信 息, 而 是 有 海 量 的 错 误 信 息 15 ; 挑 战 是 对 信 息 进 行 评 估 并 从 无 价 值 的 信 息 中 挑 选 出 有 价 值 的 近 年 来, 国 会 议 员 的 压 力 有 所 增 加 并 且 对 信 息 服 务 的 需 求 也 在 加 大 来 自 游 说 者 的 压 力 在 增 加, 媒 体 的 审 议 在 增 多, 选 民 的 要 求 在 提 高 这 导 致 了 国 会 议 员 对 自 身 所 获 得 的 服 务 的 更 大 的 期 望 与 此 同 时, 电 子 资 源 使 得 24/7 的 服 务 成 为 可 能 任 何 可 以 访 问 互 联 网 的 人 都 可 以 在 白 天 或 者 晚 上 的 任 何 时 间 得 到 基 本 问 题 的 解 答 用 户 的 访 问 方 式 在 增 加, 不 仅 仅 限 于 笔 记 本 电 脑 或 者 办 公 室 电 脑 黑 莓 机 和 其 他 移 动 设 备 正 越 来 越 多 15 本 词 以 及 本 节 中 的 很 多 内 容 来 自 于 唐 纳 谢 德 尔 (Donna Scheeder) 在 IFLA 会 议 (2005 年 8 月 18 日 在 奥 斯 陆 召 开 ) 提 交 的 论 文 : 信 息 质 量 标 准 : 在 错 误 信 息 的 海 洋 中 航 行 h ttp:// 62

65 的 提 供 信 息 内 容, 并 且 对 经 常 在 旅 途 中 工 作 的 国 会 议 员 很 有 吸 引 力 国 会 议 员 和 工 作 人 员 越 来 越 多 的 自 行 解 答 参 考 问 题 而 不 必 然 前 往 议 会 图 书 馆 完 成 这 方 面 的 发 展 也 意 味 着 来 自 其 他 信 息 提 供 商 的 竞 争 加 剧 面 对 竞 争, 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 机 构 越 来 越 多 的 采 取 多 种 策 略 开 拓 市 场 虽 然 可 用 的 信 息 在 成 倍 增 加, 但 是 其 中 有 很 多 都 存 在 质 量 问 题 电 子 信 息 资 源 和 互 联 网 的 引 进 增 加 了 信 息 的 可 用 性, 信 息 的 增 加 使 得 回 答 那 些 通 过 印 刷 资 料 无 法 回 答 的 问 题 或 者 只 能 通 过 专 业 图 书 馆 回 答 的 问 题 成 为 可 能 但 是 随 着 信 息 量 的 迅 速 增 加, 信 息 的 质 量 可 靠 性 可 信 性 和 真 实 性 越 来 越 成 为 问 题 更 多 的 信 息 并 不 必 然 意 味 着 更 好 的 信 息 网 站 被 不 经 意 当 做 主 要 资 源, 通 过 搜 索 引 擎 获 得 的 不 准 确 信 息 被 其 他 用 户 反 复 使 用 即 使 学 术 刊 物 也 不 能 免 于 发 布 虚 假 研 究 成 果, 并 且 商 业 组 织 可 能 会 出 于 他 们 自 身 的 目 的 使 用 有 利 于 其 的 研 究, 而 省 略 那 些 不 利 于 他 们 的 结 果 新 的 通 讯 形 式 意 味 着 更 多 的 信 息 需 要 评 估 错 误 的 信 息 在 传 播, 但 是 那 些 有 价 值 的 瞬 间 消 失 的 信 息 面 临 丧 失 的 危 险, 议 会 图 书 馆 需 要 努 力 寻 找 确 保 他 们 的 用 户 可 以 继 续 使 用 这 些 信 息 的 方 法 和 工 具 专 业 化 的 信 息 其 主 要 功 能 是 对 信 息 资 源 的 评 价 和 选 择 决 策 者 在 评 估 所 使 用 的 信 息 时 我 们 应 看 到 什 么 呢? 高 质 量 的 信 息 是 可 靠 的 这 意 味 着 信 息 是 : 权 威 的 及 时 的 63

66 准 确 的 客 观 的 符 合 客 户 需 要 的 我 们 依 次 来 阐 述 每 一 项 内 容 权 威 性 字 典 对 权 威 的 定 义 是 官 方 的 可 信 的, 因 为 它 来 自 专 家 或 者 具 有 适 格 资 质 的 人 需 要 提 出 的 问 题 包 括 : 是 官 方 的 吗? 对 一 些 种 类 的 信 息 ( 例 如 法 律 文 本 或 者 政 府 统 计 数 字 ) 来 说, 其 来 自 一 个 官 方 资 源 或 者 具 有 显 而 易 见 的 可 靠 性 的 资 源 十 分 重 要 是 一 次 文 献 还 是 二 次 文 献? 它 展 示 的 是 原 始 性 工 作 还 是 对 其 他 人 工 作 的 总 结? 作 者 的 资 格 作 者 的 信 用 是 什 么? 他 们 援 引 的 是 可 靠 资 源 吗? 对 于 组 织 机 构, 他 们 的 成 就 是 什 么? 提 供 可 核 查 的 信 息 的 网 站 上 有 关 于 我 们 吗? 文 档 是 否 有 可 跟 进 和 可 核 实 的 文 件 引 述 来 源 的 脚 注 或 者 链 接? 及 时 性 信 息 是 最 新 的 吗? 试 图 评 估 信 息 的 那 些 人 对 未 注 明 日 期 的 网 站 提 出 一 个 问 题 作 为 使 用 者 我 们 需 要 知 道 网 站 何 时 最 后 一 次 更 新 并 且 我 们 也 应 该 将 这 一 信 息 提 供 给 用 户 自 动 脚 本 意 味 着 今 天 的 日 期 可 以 自 动 的 出 现 在 页 面 上, 64

67 这 使 得 上 述 标 准 更 难 适 用 注 意 避 免 最 近 或 者 上 周 这 些 存 在 潜 在 困 惑 的 词 语 的 使 用 准 确 性 准 确 性 说 明 信 息 是 无 可 辩 驳 的 完 整 的 为 了 快 速 在 网 络 上 发 布 信 息, 可 能 会 省 略 验 证 这 一 步 信 息 可 以 从 其 他 来 源 得 到 证 实 吗? 如 果 数 字 化 的 信 息 缺 乏 真 实 性, 那 还 能 找 到 其 他 可 以 考 证 的 信 息 源 吗? 客 观 性 公 正 客 观 的 信 息 是 议 会 图 书 馆 的 主 要 质 量 标 准 在 选 择 文 献 资 料 时, 客 观 公 平 的 文 章 和 研 究 报 告 是 十 分 重 要 的, 或 者 如 果 他 们 针 对 特 定 情 况 进 行 讨 论, 很 明 显 也 要 求 如 此 为 了 确 保 问 题 的 所 有 方 面 都 被 涵 盖, 提 出 多 方 面 的 观 点 是 可 行 的 企 业 或 者 利 益 团 体 的 网 站 通 常 呈 现 特 定 的 观 点, 需 要 慎 重 考 虑 并 且 如 有 必 要 应 予 以 明 确 运 用 博 客 需 谨 慎, 因 为 博 客 上 的 内 容 常 常 非 常 武 断 符 合 客 户 需 要 在 选 择 文 献 资 料 时 记 住 这 条 也 很 重 要, 即 无 论 它 在 其 他 方 面 如 何 高 质 量, 对 客 户 必 须 是 有 用 的 对 繁 忙 的 国 会 议 员 来 说, 优 秀 的 学 术 研 究 可 能 其 价 值 也 是 有 限 的 呈 现 信 息 在 为 议 会 图 书 馆 提 供 信 息 服 务 中, 上 述 标 准 用 于 评 价 文 献 资 料 的 质 量 本 部 分 着 眼 于 当 我 们 将 信 息 呈 现 给 用 户 时 的 质 量 它 注 重 书 面 信 息, 但 是 不 论 呈 现 给 用 户 的 信 息 的 形 式 为 何, 基 本 原 则 都 是 适 用 的 准 确 性 和 客 观 性 所 提 供 的 内 容 应 该 是 准 确 的, 并 且 使 65

68 用 了 多 种 来 源, 应 铭 记 已 经 制 定 的 选 择 资 料 的 标 准 并 且 确 保 其 有 效 性 不 应 对 二 次 文 献 过 度 依 赖 并 且 应 对 资 源 适 度 引 用 如 果 使 用 报 价 或 者 统 计 数 据, 它 们 的 准 确 性 十 分 重 要 原 则 上, 用 户 ( 以 及 工 作 人 员 为 以 后 的 工 作 寻 求 重 新 使 用 文 献 资 料 ) 应 该 核 实 来 自 引 用 文 献 资 源 的 报 告, 并 且 如 果 有 需 要, 可 以 进 行 追 踪 所 提 供 的 内 容 还 应 该 是 公 正 的, 应 该 考 虑 上 一 节 所 提 出 的 客 观 性 标 准 介 绍 目 的 是 以 一 种 能 够 帮 助 接 收 者 理 解 内 容 的 方 式 进 行 回 应 这 意 味 着 : 介 绍 和 安 排 应 该 使 接 收 者 很 容 易 吸 收 和 利 用 所 提 供 的 信 息 顺 序 应 该 是 合 乎 逻 辑 的, 并 且 应 该 引 导 阅 读 者 循 序 渐 进 写 作 应 该 是 明 确 毫 不 含 糊 的, 并 且 应 该 尽 可 能 的 避 免 使 用 学 术 用 语 当 有 必 要 使 用 专 业 术 语 时, 应 对 它 们 的 含 义 进 行 解 释 应 尽 可 能 的 避 免 语 法 拼 写 和 印 刷 错 误 小 错 误 可 以 降 低 阅 读 者 的 理 解 力 一 般 来 说, 一 系 列 的 小 错 误 可 以 减 低 读 者 对 资 料 整 体 准 确 性 的 信 心 及 时 性 由 于 国 会 议 员 的 忙 碌 以 及 压 力, 议 会 图 书 馆 中 的 多 数 工 作 都 是 以 期 限 为 主 导 的 符 合 期 限 要 求 十 分 重 要, 否 则 该 工 作 则 可 能 没 有 价 值 例 如, 如 果 某 项 工 作 是 用 于 会 议 厅 内 的 辩 论, 如 果 直 到 辩 论 结 束 还 没 有 收 到 相 关 资 料, 则 该 资 料 没 有 任 何 用 处 当 咨 询 提 交 时 确 保 时 限 是 非 常 必 要 的 这 意 味 着 我 们 要 明 白 需 要 对 什 么 进 行 回 应 如 果 不 是 针 66

69 对 例 如 辩 论 等 特 定 事 件, 在 工 作 压 力 很 大 的 情 况 下, 则 可 以 通 过 商 谈 对 时 间 有 所 延 缓 但 是 通 常 情 况 下, 都 需 要 提 前 完 成 而 不 是 很 晚 交 付 工 作 尽 可 能 得 到 一 个 具 体 的 期 限 是 十 分 必 要 的 : 要 求 尽 快 回 复 并 不 十 分 有 益, 并 且 可 能 对 不 同 的 人 来 说 尽 快 的 含 义 也 不 尽 相 同 符 合 目 的 在 提 出 个 人 咨 询 时, 弄 清 楚 查 找 信 息 的 目 的 至 关 重 要 这 可 以 使 咨 询 的 回 复 符 合 需 求 对 一 般 性 工 作 来 说, 使 它 符 合 目 的 意 味 着 铭 记 这 是 为 忙 碌 的 立 法 者 使 用 的, 例 如 不 是 为 了 学 会 期 刊 的 演 示 或 者 学 术 研 讨 所 用 这 不 意 味 着 准 确 性 的 标 准 降 低 了, 而 是 在 有 限 的 时 间 内 以 有 用 的 方 式 向 议 员 们 提 供 了 信 息 结 论 非 常 重 要 的 是, 议 会 研 究 服 务 部 门 在 特 定 背 景 下, 要 认 真 考 虑 服 务 质 量 指 的 是 什 么 尽 管 任 何 信 息 服 务 都 希 望 注 意 到 其 提 供 的 信 息 的 准 确 性 和 表 现 形 式, 但 在 议 会 研 究 和 信 息 服 务 中 仍 有 特 定 的 需 要 注 意 的 因 素 其 中 有 很 多 来 自 高 知 名 度 的 用 户, 以 及 如 果 他 们 使 用 了 不 正 确 的 文 献 资 料 可 能 会 带 来 的 问 题 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 应 该 认 真 思 考 在 他 们 自 身 的 背 景 下 由 什 么 构 成 了 一 个 高 质 量 的 服 务, 并 铭 记 他 们 的 处 理 措 施 在 这 种 背 景 下, 工 作 人 员 了 解 什 么 是 对 他 们 的 期 待 则 是 必 要 的 确 立 一 种 对 所 希 望 达 到 的 结 果 有 共 同 理 解 的 质 量 标 准 是 非 常 有 助 的 67

70 第 九 章 用 户 需 求 认 知 我 们 在 第 五 章 已 经 讨 论, 当 图 书 馆 员 收 到 和 回 复 来 自 议 员 个 人 的 咨 询 时, 明 确 用 户 需 求 的 重 要 性 本 章 将 更 广 泛 的 着 眼 于 了 解 用 户 的 需 求 以 及 对 用 户 的 培 训 : 简 而 言 之 即 是 如 何 推 广 图 书 馆 服 务 当 本 书 第 一 版 出 版 时, 与 议 会 图 书 馆 相 关 的 营 销 概 念 看 起 来 有 些 异 类 并 且 一 些 人 对 于 这 一 概 念 从 商 业 领 域 转 到 与 之 非 常 不 同 的 议 会 图 书 馆 并 不 理 解 然 而, 营 销 概 念 其 根 本 意 义 是 : 了 解 客 户 的 需 求 确 保 产 品 满 足 这 些 需 求 确 保 客 户 了 解 什 么 产 品 是 可 用 的 并 且 如 何 获 得 在 此 背 景 下 通 常 称 为 用 户 培 训 如 第 二 章 所 讨 论 的, 国 会 议 员 ( 以 及 议 会 图 书 馆 的 其 他 用 户, 例 如 为 国 会 议 员 工 作 的 人 员 ) 构 成 了 具 有 特 殊 信 息 需 求 的 专 业 用 户 基 础 除 了 议 会 图 书 馆 之 外, 他 们 也 有 许 多 可 用 的 信 息 来 源, 因 此 图 书 馆 需 要 搞 清 自 身 的 作 用 是 什 么 以 及 如 何 解 释 图 书 馆 可 以 做 什 么 对 用 户 需 求 不 了 解, 也 未 能 适 度 解 释 用 户 的 需 求, 会 使 图 书 馆 产 生 被 边 缘 化 的 危 险 : 感 觉 图 书 馆 不 能 满 足 其 需 求 的 用 户 或 者 不 知 道 图 书 馆 可 以 为 其 提 供 什 么 的 用 户 可 能 去 其 他 的 地 方 寻 找 服 务 图 书 馆 针 对 为 用 户 提 供 的 服 务, 系 统 的 收 集 反 馈 意 见 是 十 分 重 要 的 尽 管 了 解 用 户 的 需 求 开 发 满 足 需 求 的 产 品 以 及 进 行 用 户 培 训 在 概 念 上 是 不 同 的, 但 在 实 际 制 定 策 略 和 实 施 方 面 经 68

71 常 会 交 叉 重 叠 例 如, 如 果 图 书 馆 对 它 的 用 户 有 一 个 走 访 计 划, 则 对 了 解 特 定 的 国 会 议 员 的 需 求 和 对 其 在 如 何 获 得 最 好 的 服 务 方 面 进 行 培 训 都 有 所 作 用 因 此, 尽 管 在 这 里 对 它 们 分 别 描 述, 那 些 负 责 进 行 实 施 的 人 需 要 灵 活 应 对, 在 条 件 允 许 时 既 从 国 会 议 员 处 寻 求 需 求 信 息 也 为 其 提 供 信 息 了 解 用 户 需 求 了 解 国 会 议 员 的 需 求 很 重 要 的 一 点 是 了 解 他 们 的 生 活 尽 管 在 这 一 点 各 国 的 情 况 又 不 相 同, 但 令 人 吃 惊 的 是 国 际 上 的 讨 论 提 出 了 很 多 相 似 之 处 他 们 都 有 时 间 压 力, 经 常 工 作 于 多 重 角 色 中, 且 角 色 的 发 挥 之 间 还 互 有 冲 突 例 如, 他 们 可 能 有 自 己 在 选 区 中 的 角 色, 在 委 员 会 中 的 角 色, 在 议 会 会 议 厅 中 的 角 色 或 者 在 他 们 的 政 党 中 的 角 色 他 们 可 能 被 要 求 发 表 演 讲, 要 求 在 广 播 或 者 电 视 上 出 现 或 者 写 文 章 他 们 经 常 在 很 短 的 时 限 内 处 理 最 紧 迫 的 优 先 事 项, 并 且 那 些 优 先 事 项 可 能 会 不 断 改 变 他 们 经 常 作 为 中 间 人 进 行 工 作 但 往 往 会 成 为 公 众 的 焦 点 他 们 时 间 紧 迫 并 且 被 信 息 淹 没 他 们 可 能 更 愿 意 发 挥 口 头 上 的 功 用, 图 书 馆 和 研 究 人 员 可 能 更 多 的 是 提 供 书 面 建 议 但 是 他 们 都 是 个 体, 是 有 不 同 的 信 息 需 求 和 不 同 的 获 取 能 力 的 个 体 他 们 的 需 求 也 会 在 不 同 的 背 景 下 有 所 不 同 例 如, 在 他 们 有 专 长 的 主 题 上, 他 们 可 能 要 求 具 体 的 和 复 杂 的 信 息 在 其 他 的 主 题 上, 他 们 可 能 希 望 信 息 灵 通 但 是 只 会 对 主 题 进 行 易 于 吸 收 的 快 速 概 览 在 全 世 界 的 国 会 议 员 都 过 着 复 杂 和 忙 碌 生 活 的 背 景 下, 议 会 图 书 馆 应 如 何 设 置 以 了 解 用 户 的 需 求, 没 有 固 定 的 一 成 不 变 的 规 则 不 同 背 景 下 国 会 议 员 的 不 同 需 求 以 及 他 们 的 接 69

72 收 和 获 取 信 息 的 不 同 偏 好, 意 味 着 得 出 这 样 的 规 则 是 不 实 际 是 永 远 无 法 完 成 的 工 作 了 解 用 户 的 需 求 需 要 有 务 实 的 策 略 的 办 法, 并 且 也 要 认 识 到 了 解 需 求 并 没 有 单 一 的 办 法 可 行 的 办 法 包 括 : 了 解 国 会 议 员 如 何 工 作 如 果 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 不 了 解 国 会 议 员 如 何 发 挥 其 功 能, 不 了 解 国 会 议 员 在 他 们 的 工 作 中 承 受 怎 样 的 压 力, 那 么 就 很 难 设 计 符 合 他 们 需 求 的 信 息 服 务 这 意 味 着 要 超 出 教 科 书 中 有 关 国 家 立 法 机 关 角 色 描 述 的 理 解 : 意 味 着 了 解 他 们 在 每 天 的 基 础 上 如 何 安 排 工 作 用 户 调 查 许 多 议 会 定 期 对 他 们 的 用 户 进 行 调 查 这 样 的 调 查 可 以 为 关 于 什 么 工 作 做 的 好 什 么 工 作 做 的 不 好 提 供 有 用 的 信 息 然 而, 国 会 议 员 可 能 因 调 查 疲 劳 而 使 得 回 复 率 不 像 期 望 的 那 么 高 对 于 一 项 调 查, 很 难 有 深 刻 的 回 复 : 议 会 图 书 馆 的 总 体 评 价 很 高 理 想 的 调 查 应 该 由 独 立 调 查 者 进 行 应 该 确 保 调 查 设 计 适 宜 并 且 对 其 分 析 不 具 偏 见 经 费 上 可 能 不 允 许 这 样 的 方 式, 但 至 少 调 查 应 该 认 真 拟 定 然 后 对 小 部 分 人 进 行 测 试 以 确 保 调 查 的 问 题 是 明 确 的 并 且 回 复 可 能 是 有 用 的 与 国 会 议 员 面 谈 结 构 良 好 的 访 谈 可 以 深 入 表 面 信 息 之 下 进 行 调 查 访 谈 可 能 与 调 查 相 关 联, 是 对 需 要 进 一 步 调 查 的 结 果 进 行 跟 进 的 一 种 方 式 访 谈 可 能 是 与 新 议 员 访 谈 计 划 的 成 果, 或 者 是 对 咨 询 回 复 的 一 种 跟 进 方 式 与 很 少 或 者 从 不 使 用 图 书 馆 的 国 会 议 员 进 行 访 谈, 这 可 能 是 一 个 好 想 法, 如 此 可 以 试 图 去 发 现 为 什 么 他 们 很 少 使 用 或 者 从 不 使 用 图 书 馆, 也 可 以 试 图 去 了 解 为 了 鼓 励 他 们 使 用 服 务, 图 书 馆 需 70

73 要 做 些 什 么 这 样 的 访 谈, 可 能 作 为 联 络 官 员 计 划 的 一 部 分 进 行, 或 者 作 为 焦 点 小 组 式 的 会 议 的 一 部 分 进 行 联 络 官 员 计 划 一 些 议 会 根 据 其 工 作 人 员 作 为 国 会 议 员 和 他 们 的 工 作 人 员 间 的 联 络 点, 运 行 此 计 划 他 们 可 以 多 种 方 式 运 行, 但 是 基 本 的 原 则 是 工 作 人 员 作 为 一 部 分 国 会 议 员 的 联 络 点, 尤 其 是 新 当 选 的 议 员, 工 作 人 员 需 要 努 力 花 费 时 间 以 对 他 们 的 服 务 进 行 解 释 并 了 解 信 息 需 求 该 过 程 的 下 一 步 是 获 得 关 于 服 务 的 评 论 或 者 反 馈 鼓 励 反 馈 图 书 馆 需 要 鼓 励 来 自 国 会 议 员 和 其 他 授 权 使 用 者 的 反 馈, 并 且 利 用 每 一 个 机 会 获 得 这 些 反 馈, 从 正 式 的 ( 例 如 上 述 建 议 ) 到 非 正 式 的 利 用 聚 会 或 者 其 他 与 用 户 讨 论 的 时 机, 以 便 更 好 地 了 解 他 们 的 需 求 表 明 你 已 知 道 告 诉 用 户 你 如 何 处 理 他 们 的 反 馈 并 且 鼓 励 用 户 使 他 们 感 觉 他 们 的 意 见 是 有 价 值 的, 这 是 很 好 的 做 法 可 以 通 过 个 体 的 方 式 或 者 通 过 简 讯 的 方 式 或 者 类 似 方 式 完 成 视 而 可 见 的 服 务 如 果 图 书 馆 或 者 研 究 服 务 机 构 不 在 议 事 厅 或 者 国 会 议 员 经 常 去 的 议 会 的 其 他 部 门 附 近, 视 而 可 见 的 服 务 就 特 别 重 要 在 这 些 情 况 下, 在 议 事 厅 附 近 建 立 某 种 形 式 的 服 务, 可 能 会 有 所 帮 助 确 保 产 品 满 足 用 户 需 求 制 定 了 解 用 户 需 求 的 有 效 计 划 显 然 是 确 保 产 品 满 足 这 些 需 求 的 起 点 第 五 章 讨 论 了 提 供 可 行 的 产 品 和 服 务 的 方 71

74 式, 显 然, 实 用 性 是 确 保 需 求 得 到 满 足 的 关 键 因 素 如 果 用 户 不 知 道 如 何 获 得 或 者 选 择 不 获 得, 再 好 的 产 品 没 有 任 何 意 义 另 一 个 关 键 因 素 是 内 容 和 形 式 所 有 的 信 息 产 品 如 果 以 用 户 认 为 无 用 的 形 式 出 现, 那 么 产 品 就 没 有 任 何 意 义 经 验 表 明, 繁 忙 的 国 会 议 员 通 常 寻 找 简 明 扼 要 的 信 息, 也 许 口 头 提 供, 适 应 这 种 需 求 有 时 对 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 来 说 是 种 挑 战, 尤 其 是 如 果 他 们 具 有 一 定 的 学 术 背 景 但 是 也 有 其 他 的 国 会 议 员, 他 们 具 有 特 定 学 科 的 专 业 知 识, 并 且 希 望 从 图 书 馆 得 到 有 深 度 的 解 答 作 为 了 解 用 户 需 求 过 程 的 一 部 分, 可 以 从 特 定 的 产 品 中 找 到 回 应 纸 质 产 品 或 者 电 子 产 品 可 以 包 含 反 馈 表 ( 尽 管 回 应 可 能 会 少 ) 对 个 体 咨 询 的 回 复 可 以 通 过 电 话 或 者 访 谈 的 方 式 跟 进, 以 发 现 回 复 是 否 有 一 定 的 作 用 要 抓 住 任 何 机 会 获 取 国 会 议 员 对 于 信 息 服 务 产 品 的 反 馈 信 息 用 户 培 训 用 户 培 训 向 用 户 告 知 可 提 供 的 服 务 的 过 程, 并 且 同 时 也 忽 略 了 一 个 主 题 即 如 何 最 好 的 利 用 这 些 服 务 指 南 第 一 版 并 未 对 此 真 正 进 行 讨 论 然 而, 正 如 在 议 会 图 书 馆 员 国 际 会 议 上 定 期 讨 论 所 证 明 的, 这 是 一 个 相 当 有 兴 趣 的 话 题 例 如, 在 2007 年 1 月 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 的 通 讯 上, 报 道 了 2006 年 首 尔 国 际 图 联 会 议 的 这 一 主 题 研 讨 会 16 这 一 变 化 可 以 看 作 是 可 用 性 信 息 爆 炸 的 结 果, 意 味 着 议 会 图 书 馆 需 要 努 力 向 他 们 的 用 户 明 确 他 们 所 处 位 置 可 做 出 的 独 特 的 贡 献 在 某 些 议 会 中 也 得 出 这 样 的 认 识, 即

75 无 论 图 书 馆 提 供 的 服 务 有 多 好, 也 不 意 味 着 国 会 议 员 会 使 用 该 服 务 据 观 察, 即 使 在 繁 忙 的 议 会 图 书 馆, 也 可 能 有 大 量 的 实 际 上 没 有 使 用 或 者 较 少 使 用 图 书 馆 服 务 的 潜 在 用 户 这 可 能 是 因 为 他 们 有 其 他 的 信 息 来 源, 并 且 感 觉 不 需 要 议 会 图 书 馆 所 提 供 的 服 务 但 是 经 验 表 明, 在 许 多 情 况 下 这 是 一 种 对 可 用 服 务 成 果 的 忽 视 所 造 成 的 结 果 对 于 了 解 用 户 的 需 求, 并 没 有 一 种 贯 通 所 有 服 务 以 获 取 需 求 信 息 的 方 式 一 个 策 略 的 方 法 是, 利 用 可 能 需 要 的 一 切 机 会 一 些 可 能 有 用 的 方 法 是 : 制 作 图 书 馆 服 务 的 指 南 或 者 宣 传 册 这 可 以 解 释 什 么 是 可 用 的 以 及 如 何 获 取 设 定 服 务 的 界 限 是 必 要 可 行 的, 也 就 是 说, 有 些 服 务 是 不 能 提 供 的 ( 参 见 第 五 章 论 述 ) 这 样 的 宣 传 册 既 可 以 是 纸 质 的 形 式, 也 可 以 在 议 会 的 局 域 网 使 用 此 外, 可 以 制 作 DVD 或 者 视 频 来 宣 传 可 以 提 供 的 服 务 新 国 会 议 员 的 入 职 培 训 许 多 议 会 在 选 举 后 为 新 当 选 的 国 会 议 员 开 展 入 职 培 训, 说 明 图 书 馆 的 服 务 可 以 作 为 该 培 训 的 一 部 分 如 果 没 有 这 样 的 入 职 培 训, 那 么 图 书 馆 可 以 自 行 开 展 服 务 宣 传 参 观 图 书 馆, 说 明 哪 些 设 备 可 用, 展 示 如 何 获 得 服 务 所 面 临 的 挑 战 是 如 何 将 国 会 议 员 邀 请 到 图 书 馆 来 报 告 可 以 面 向 有 兴 趣 的 国 会 议 员 或 者 党 团 联 系 官 员 已 经 在 用 户 需 求 部 分 讨 论 过 他 们 在 向 新 国 会 议 员 说 明 服 务 的 过 程 中 有 特 殊 的 作 用, 但 是 也 要 更 新 现 有 73

76 服 务 的 发 展 情 况 通 讯 简 报 等 可 以 说 明 新 产 品 或 者 服 务 的 其 他 变 化 策 略 的 方 法 在 寻 求 反 馈 的 过 程 中, 当 图 书 馆 工 作 人 员 与 国 会 议 员 或 者 他 们 的 工 作 人 员 取 得 联 系 时, 要 鼓 励 图 书 馆 工 作 人 员 利 用 一 切 机 会 说 明 图 书 馆 可 以 为 他 们 做 什 么 营 销 过 程 不 是 一 次 性 的 也 不 是 对 所 有 人 的, 应 该 被 视 为 具 有 连 续 性 的 事 务 服 务 的 营 销 是 确 保 服 务 满 足 用 户 需 求 并 且 令 用 户 了 解 图 书 馆 可 以 为 他 们 做 什 么 74

77 第 十 章 人 员 需 求 对 任 何 一 个 组 织 而 言, 无 论 他 们 是 否 善 待 员 工 以 及 对 解 决 员 工 问 题 是 否 投 入 足 够 的 精 力, 几 乎 所 有 组 织 都 宣 称 员 工 是 我 们 最 重 要 的 财 产 但 是 该 如 何 超 越 这 些 陈 词 滥 调 而 关 注 议 会 图 书 馆 如 何 招 聘 培 训 和 发 展 员 工 呢? 本 章 旨 在 解 答 这 一 问 题 影 响 答 案 的 因 素 有 : 员 工 的 类 型 即 研 究 分 析 人 员 信 息 专 家, 还 是 其 他 类 型 的 人 员 ( 例 如 信 息 通 讯 技 术 方 面 的 人 员 ) 图 书 馆 / 研 究 服 务 部 门 的 规 模 小 型 图 书 馆 或 研 究 服 务 部 门 的 职 员, 可 能 更 多 的 起 到 多 面 手 的 作 用, 而 大 型 的 图 书 馆 或 研 究 服 务 部 门 则 倾 向 于 聘 用 负 有 专 门 职 责 的 专 家 服 务 角 色 的 范 围 虽 然 绝 大 多 数 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 基 本 上 都 有 自 己 的 核 心 业 务, 但 是 这 些 机 构 同 时 也 扮 演 着 某 种 专 家 的 角 色, 例 如 提 供 信 息 通 讯 技 术 服 务 等 这 些 服 务 可 能 成 为 图 书 馆 提 供 服 务 的 一 部 分, 并 需 要 专 业 人 员 人 员 招 聘 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 在 高 度 政 治 化 的 环 境 中 工 作, 因 此 除 了 具 有 所 需 资 质 技 能 和 态 度 之 外, 还 需 要 具 备 对 政 治 进 程 的 理 解 然 而, 也 正 是 因 为 所 处 的 高 度 政 治 化 的 环 境, 也 令 工 作 人 员 的 招 聘 存 在 一 定 的 政 治 风 险, 即 可 能 会 危 及 独 立 性 和 政 治 中 立, 而 独 立 性 和 政 治 中 立 是 议 会 图 书 馆 服 务 的 核 心 精 神 如 果 这 种 情 况 发 生, 那 么 议 会 图 书 馆 的 权 威 性 和 公 正 性 将 遭 到 质 疑 议 会 图 书 馆 的 职 员 往 往 会 有 很 强 的 个 人 75

78 政 治 观 点, 但 是 只 要 他 们 明 白 这 些 只 是 个 人 的 观 点 而 不 应 带 到 本 职 工 作 中 就 无 可 厚 非 因 此 招 聘 的 前 提 基 础 就 是 招 聘 的 人 员 不 能 够 与 政 治 家 政 治 家 的 工 作 人 员 以 及 政 党 有 直 接 联 系 正 如 我 们 所 了 解 的, 无 论 是 为 议 员 个 人 还 是 为 政 党 工 作, 行 政 职 员 在 议 会 中 的 角 色 都 是 独 立 的 重 要 的, 这 要 与 以 政 治 中 立 的 立 场 为 议 会 提 供 客 观 性 的 研 究 分 析 和 信 息 服 务 相 区 别 议 员 们 能 够 理 解 这 种 区 别 是 非 常 重 要 的, 并 且 在 招 聘 过 程 中 也 更 容 易 顶 住 相 关 的 压 力 议 会 的 核 心 职 员 在 政 治 上 要 保 持 中 立 这 一 原 则 除 了 议 会 图 书 馆 的 职 员 要 遵 守, 也 适 用 于 整 个 议 会 在 一 些 国 家 的 议 会 中 抵 制 这 种 政 治 压 力 是 不 太 容 易 的, 但 这 种 抵 制 是 必 要 的 为 图 书 馆 的 荣 誉, 要 努 力 使 议 员 和 议 会 的 高 级 职 员 认 识 到 保 持 中 立 性 立 场 的 重 要 性 那 么, 议 会 图 书 馆 在 招 聘 工 作 人 员 时 应 如 何 寻 找 合 适 人 选 呢? 当 然, 有 些 要 求 取 决 于 工 作 性 质 : 如 果 要 聘 用 一 个 专 业 的 图 书 馆 员, 则 要 寻 找 具 有 优 良 资 质 和 较 高 技 术 专 业 水 平 的 人 选 同 样 地, 如 果 是 要 聘 用 一 位 从 事 研 究 服 务 的 经 济 专 家, 则 受 聘 人 员 需 要 具 备 经 济 领 域 的 高 水 准 的 资 质 认 证 具 备 相 关 的 知 识 和 资 历 固 然 重 要, 但 是 只 能 作 为 寻 找 合 适 受 聘 者 的 起 点 招 聘 的 职 位 不 同, 对 应 聘 者 的 技 能 和 态 度 的 要 求 也 会 有 所 不 同 虽 然 需 求 会 根 据 议 会 的 特 定 性 质 而 有 所 改 变, 但 是 在 招 聘 之 前 都 应 考 虑 招 聘 职 位 需 要 的 技 能 是 什 么, 这 样 可 以 根 据 所 掌 握 的 情 况 来 判 断 应 聘 者 是 否 合 适 举 例 来 说, 研 究 分 析 专 家 的 职 位 应 具 备 的 技 能 可 能 要 包 括 : 一 个 良 好 的 大 学 学 历 和 其 即 将 工 作 的 政 策 领 域 内 的 76

79 相 关 知 识 智 力 要 求 很 高 的 工 作 通 常 需 要 良 好 的 教 育 水 平, 研 究 服 务 规 模 不 同 对 应 聘 者 的 专 业 知 识 水 平 的 预 期 也 会 不 同 大 的 研 究 服 务 部 门 需 要 招 聘 具 备 专 门 知 识 的 专 家, 比 如 具 有 移 民 法 律 政 策 或 者 环 境 科 学 知 识 的 专 家, 而 小 的 研 究 服 务 部 门 则 无 此 需 要 他 们 可 能 想 招 聘 一 位 律 师 或 者 经 济 学 家, 但 是 应 聘 者 所 需 要 从 事 的 工 作 的 宽 度 意 味 着 如 果 局 限 于 寻 找 知 识 水 平 过 于 专 业 的 人 将 会 一 无 所 获 值 得 注 意 的 是, 专 业 知 识 相 对 于 良 好 的 智 力 能 力 以 及 这 里 所 列 的 其 他 技 能 来 说, 是 工 作 中 最 容 易 学 习 的 一 部 分 事 实 上, 由 于 政 策 和 法 律 的 不 断 发 展, 所 有 的 研 究 人 员 必 须 定 期 重 新 学 习 对 政 治 进 程 议 会 职 能 和 议 员 如 何 工 作 的 了 解 无 论 研 究 分 析 专 家 具 备 多 么 熟 练 的 技 能, 如 果 他 了 解 议 员 的 工 作 方 式, 那 么 将 无 法 让 其 工 作 契 合 议 员 的 需 求 良 好 的 研 究 和 分 析 能 力, 这 意 味 着 他 们 可 以 从 各 种 信 息 源 中 整 理 材 料, 消 化 吸 收 复 杂 的 技 术 材 料, 并 从 中 挑 选 出 议 员 可 能 关 心 的 关 键 信 息 包 括 谈 判 技 巧 在 内 的 良 好 的 口 头 和 书 面 沟 通 技 巧, 无 论 他 们 是 否 是 正 在 讨 论 的 议 题 所 在 领 域 的 专 家, 都 能 够 有 效 而 简 洁 地 与 工 作 繁 忙 的 议 员 进 行 沟 通 无 论 知 识 量 有 多 么 大, 研 究 工 作 质 量 如 何 好, 如 果 不 能 向 议 员 及 其 工 作 人 员 进 行 很 好 的 陈 述, 都 是 没 有 意 义 的 口 头 和 书 面 沟 通 技 巧 都 很 重 要 : 据 说 国 会 议 员 更 多 是 通 过 口 头 叙 述 来 了 解 信 息, 而 研 究 人 员 则 更 愿 意 采 取 书 面 沟 通 的 方 式 能 够 有 效 组 织 时 间 和 工 作 资 料, 并 具 备 在 时 间 紧 迫 的 77

80 条 件 下 完 成 工 作 任 务 的 能 力 对 议 员 提 出 的 咨 询 进 行 答 复, 例 如 辩 论 所 需 材 料 的 答 复 是 在 辩 论 发 生 后 才 提 交 的, 那 么 这 个 咨 询 结 果 就 毫 无 意 义 了 分 析 专 家 需 要 有 能 力 管 理 他 们 的 工 作 量 和 区 分 咨 询 工 作 的 优 先 次 序, 这 样 才 能 够 及 时 满 足 竞 争 需 求 某 些 具 有 学 术 背 景 的 职 员 在 这 样 的 情 况 下 可 能 会 感 到 很 痛 苦 具 有 团 队 合 作 能 力 和 人 际 沟 通 技 巧, 能 够 支 持 他 人 的 工 作, 在 有 需 要 时 能 够 担 负 自 己 的 专 长 之 外 的 工 作 或 改 变 自 己 的 专 长 如 果 研 究 人 员 只 能 全 神 贯 注 于 他 们 自 己 的 主 题 领 域, 他 们 就 无 法 有 效 地 为 团 队 做 出 贡 献, 这 是 很 危 险 的 根 据 政 治 重 要 性 的 变 化, 特 定 领 域 相 关 工 作 量 会 进 行 相 应 的 增 减, 所 以 研 究 服 务 部 门 需 要 相 应 的 调 整 特 定 领 域 的 人 员 配 置 如 前 所 述, 优 秀 的 专 业 人 员 如 果 在 其 他 领 域 拥 有 良 好 的 技 能, 他 们 可 以 获 取 新 的 专 业 知 识 接 纳 和 适 应 变 化 的 能 力 近 几 年, 信 息 和 研 究 领 域 发 生 了 巨 大 变 化 ( 如 第 一 章 所 述 ) 自 1993 年 第 一 版 指 南 出 版 以 来 即 是 如 此 有 时 那 些 僵 化 的 研 究 人 员 不 愿 意 接 受 这 些 改 变, 所 以 适 应 能 力 是 很 重 要 的 对 于 信 息 专 家 而 言 应 具 备 将 不 同 技 能 集 合 的 能 力, 即 使 这 些 技 能 可 能 会 包 含 某 些 相 同 的 元 素 沟 通 技 巧 团 队 合 作 能 力 理 解 政 治 进 程 区 分 工 作 的 优 先 级 以 满 足 时 限 要 求 理 解 议 员 如 何 履 行 职 责 以 及 具 有 接 纳 改 变 的 能 力, 这 些 对 于 研 究 人 员 来 说 都 很 重 要 其 他 的 重 要 技 能, 根 据 具 体 的 工 作 性 质 可 能 还 包 括 以 下 几 点 : 78

81 具 备 能 够 运 用 正 确 的 检 索 策 略 快 速 而 有 效 地 从 数 据 库 中 检 索 信 息 的 能 力 能 够 对 资 料 进 行 选 择 组 织 和 分 类, 以 便 存 档 和 日 后 的 检 索 其 他 信 息 专 家 国 会 议 员 或 者 议 员 的 工 作 人 员, 或 那 些 完 成 研 究 成 果 而 需 要 资 料 的 分 析 专 家 们, 可 能 会 再 次 检 索 和 利 用 这 些 资 料 能 够 很 好 地 理 解 信 息 通 讯 技 术 及 其 在 信 息 存 储 和 检 索 方 面 的 应 用, 并 具 备 适 应 这 种 快 速 变 化 的 能 力 对 其 他 职 员 来 说, 能 够 与 繁 忙 的 国 会 议 员 沟 通 并 具 备 接 纳 改 变 的 能 力 同 样 十 分 重 要 其 他 的 标 准, 无 论 是 基 于 学 术 的 还 是 基 于 技 能 的, 需 要 根 据 具 体 的 工 作 予 以 考 虑 无 论 招 聘 何 种 职 位, 在 招 聘 过 程 中 都 要 遵 循 一 定 的 指 导 思 想, 即 招 聘 过 程 应 该 公 平 公 开 无 歧 视 同 时 还 要 考 虑 : 是 否 仅 需 要 面 试, 是 否 需 要 某 种 形 式 的 笔 试, 招 聘 过 程 是 否 应 包 括 像 口 头 阐 述 之 类 的 环 节 无 论 采 用 何 种 招 聘 形 式, 招 聘 过 程 都 应 该 全 方 位 评 估 应 聘 者 的 知 识 技 能 和 适 应 能 力 员 工 培 训 议 会 图 书 馆 工 作 人 员 的 培 训 工 作 是 有 其 特 殊 性 的 新 员 工 需 要 有 对 其 即 将 从 事 的 工 作 的 说 明 和 指 导, 并 且 随 着 时 间 推 移, 需 要 不 断 更 新 他 们 的 技 能 和 知 识 为 议 会 服 务 所 需 要 的 培 训 内 容 应 该 包 括 : 对 于 议 会 如 何 工 作 的 说 明 虽 然 有 些 应 聘 者 对 此 可 能 79

82 已 有 较 好 的 了 解, 但 并 非 所 有 人 都 是 这 样, 而 且 那 些 对 此 已 有 所 了 解 的 人, 仍 然 会 受 益 于 业 内 人 士 的 见 解 对 于 议 会 管 理 结 构 的 说 明 这 将 使 新 员 工 能 够 找 准 议 会 图 书 馆 在 议 会 管 理 结 构 中 的 定 位 并 且 了 解 其 他 机 构 的 工 作, 包 括 他 们 可 能 会 与 谁 打 交 道 以 及 如 果 他 们 有 问 题 可 以 向 谁 询 问 对 于 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 的 结 构 以 及 其 内 部 不 同 团 队 的 角 色 职 能 的 解 释 说 明 在 大 型 图 书 馆 和 大 型 机 构 中, 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 分 属 不 同 的 部 门, 这 一 说 明 就 更 为 重 要 这 是 由 于 各 自 独 立 的 团 队 会 比 较 容 易 缺 乏 对 其 他 团 队 作 用 的 认 知, 也 不 能 全 面 理 解 他 们 所 承 受 的 工 作 压 力 对 于 如 何 管 理 与 议 员 之 间 关 系 的 建 议 少 数 员 工 能 够 进 入 议 会 与 议 员 进 行 直 接 接 触, 其 中 一 些 人 会 对 前 景 感 到 有 些 沮 丧 他 们 很 难 在 接 受 或 拒 绝 不 适 当 或 不 合 理 的 要 求 之 间 找 到 平 衡 沟 通 技 能 沟 通 能 力 不 仅 对 研 究 人 员 来 说 尤 为 重 要, 其 他 职 员 也 应 具 备 国 会 议 员 们 并 不 愿 意 阅 读 长 篇 大 论, 而 这 正 是 一 些 研 究 人 员 ( 或 其 他 人 员 ), 尤 其 是 那 些 具 有 学 术 理 论 背 景 的 研 究 人 员 倾 向 于 提 供 的 将 复 杂 问 题 浓 缩 为 内 容 精 炼 的 短 文 或 有 结 构 层 次 的 文 件, 可 以 令 人 很 容 易 抓 到 关 键 点, 而 深 层 次 的 过 于 详 尽 的 文 献 资 料 通 常 是 不 受 欢 迎 的 同 时, 议 员 可 能 经 常 需 要 口 头 解 释, 所 以 有 效 的 口 头 沟 通 能 力 的 培 训 也 是 十 分 重 要 的 对 于 政 治 中 立 性 的 理 解 招 聘 文 件 将 会 对 政 治 中 立 性 80

83 的 需 求 进 行 说 明, 但 是 其 实 际 细 节 应 被 列 为 初 期 培 训 计 划 的 组 成 部 分 员 工 发 展 培 训 不 能 被 认 为 是 个 一 次 性 的 过 程, 在 初 期 培 训 之 后 应 有 所 延 续 职 员 需 要 定 期 地 更 新 他 们 的 技 能 和 知 识 让 接 受 培 训 人 员 在 机 构 内 部 的 不 同 部 门 工 作, 例 如 通 过 轮 岗 计 划, 实 行 岗 位 交 换, 或 者 较 长 时 间 的 工 作 调 动 等, 是 对 职 员 开 展 继 续 培 训 和 发 展 教 育 的 一 种 有 益 的 方 式 一 些 具 有 很 高 专 业 性 技 能 或 知 识 的 人 员 可 能 不 太 希 望 这 样 的 培 训 过 程, 但 是 这 对 于 使 职 员 们 理 解 图 书 馆 其 他 部 门 的 工 作 来 说 仍 是 个 好 想 法 在 可 能 的 情 况 下, 鼓 励 和 促 进 职 员 获 取 相 关 的 公 认 的 资 质 认 证 也 是 可 行 的 图 书 管 理 学 专 家 资 格 和 信 息 科 学 认 证 是 明 显 的 认 证, 但 是 其 他 认 证 比 如 研 究 人 员 所 学 领 域 的 更 高 一 级 的 学 历 也 是 很 有 用 处 的 如 果 想 获 得 这 类 的 认 证, 通 常 要 考 虑 进 行 半 脱 产 的 学 习 同 意 这 种 培 训 ( 可 能 还 会 有 附 带 条 件 比 如 职 员 要 投 入 部 分 自 己 的 时 间 ) 的 同 时, 如 果 资 金 允 许, 图 书 馆 应 该 以 其 他 方 式 进 行 支 持, 比 如 承 担 学 习 用 书 的 费 用 许 可 学 习 时 间 等 在 职 员 对 这 种 培 训 需 求 很 高 的 情 况 下, 预 先 对 参 加 此 类 培 训 的 员 工 数 量 有 所 限 制 是 个 好 办 法 如 果 半 脱 产 学 习 不 可 能 实 现, 那 么 也 可 以 选 择 让 员 工 通 过 职 业 休 假 去 完 成 培 训 虽 然 很 难 管 理 这 样 的 培 训 计 划, 但 是 从 提 升 和 激 励 员 工 的 角 度 来 看 是 很 有 益 处 的 议 会 会 全 面 制 定 对 于 员 工 的 年 度 评 估 计 划 或 者 其 他 的 81

84 常 规 评 估 计 划 如 果 使 用 得 当, 评 估 计 划 将 是 一 个 很 有 价 值 的 工 具, 它 可 以 确 保 员 工 明 白 对 他 们 的 期 望 是 什 么, 做 得 好 会 得 到 赞 扬, 没 达 到 要 求 会 被 鼓 励 予 以 改 善 如 果 要 证 明 有 必 要 惩 戒 或 开 除 工 作 表 现 欠 佳 的 员 工 时, 评 估 也 可 作 为 证 据 如 果 没 有 议 会 范 围 的 评 估 计 划, 那 么 议 会 图 书 馆 应 该 制 定 自 己 的 评 估 计 划 在 任 何 情 况 下, 定 期 的 评 估 反 馈 都 是 可 取 的 : 虽 然 大 部 分 员 工 都 想 努 力 工 作, 但 是 这 样 的 评 估 反 馈 会 促 使 他 们 尽 最 大 努 力 去 做 好 工 作 82

85 第 十 一 章 信 息 通 讯 技 术 与 议 会 图 书 馆 本 章 主 要 关 注 议 会 内 部 信 息 通 讯 技 术 政 策, 图 书 馆 的 潜 在 作 用 以 及 议 会 局 域 网 和 互 联 网 可 能 包 含 的 内 容 本 章 还 关 注 Web 2.0 作 为 社 交 网 络 工 具 在 议 会 中 的 发 展 空 间, 该 工 具 是 图 书 馆 和 图 书 馆 使 用 者 之 间 进 行 沟 通 的 手 段, 同 时 也 是 议 员 与 公 众 之 间 的 沟 通 工 具 指 南 清 楚 表 明, 议 会 局 域 网 是 获 取 信 息 和 研 究 服 务 产 品 以 及 议 会 文 件 的 重 要 途 径 IT 人 员 负 责 设 计 能 够 承 载 信 息 的 系 统, 而 图 书 馆 和 信 息 服 务 人 员 则 应 具 备 使 用 管 理 系 统 中 包 含 的 信 息 内 容 的 技 能 这 就 好 比 自 来 水 的 供 应, 水 管 工 安 装 能 够 将 水 送 至 住 户 水 龙 头 的 水 管, 而 自 来 水 公 司 则 负 责 供 给 可 供 饮 用 的 清 洁 水 源 虽 然 信 息 通 讯 技 术 和 信 息 内 容 建 设 应 该 分 属 不 同 的 部 门, 但 是 在 一 些 议 会 中 它 们 是 由 同 一 个 部 门 比 如 图 书 馆 / 研 究 服 务 部 门 来 进 行 管 理 的 无 论 是 何 种 组 织 架 构, 都 要 有 紧 密 的 工 作 安 排 以 确 保 议 会 信 息 通 讯 技 术 能 够 支 撑 议 会 所 需 的 信 息 服 务 除 了 图 书 馆 和 信 息 服 务 部 门, 其 他 部 门 也 会 有 兴 趣 了 解 议 会 职 能 中 的 信 息 通 讯 技 术 是 怎 样 工 作 的 信 息 通 讯 技 术 使 用 的 关 键 原 则 议 会 图 书 馆 利 用 信 息 通 讯 技 术 的 程 度 依 赖 于 国 家 的 信 息 通 讯 技 术 基 础 结 构 的 水 平 资 源 的 可 利 用 性 以 及 图 书 馆 管 理 者 的 眼 界 和 决 策 而 成 功 的 关 键 因 素 是 要 制 定 出 一 个 能 让 机 构 领 导 者 和 政 治 领 导 者 都 赞 成 和 支 持 的 战 略 计 划 战 略 计 划 的 制 定 需 要 与 IT 专 家 进 行 合 作, 这 些 专 家 包 括 机 构 内 的, 83

86 也 包 括 因 机 构 缺 乏 相 关 专 家 而 外 聘 的 专 家 战 略 计 划 应 该 描 述 出 计 划 达 到 的 目 标 以 及 达 到 目 标 所 需 要 的 步 骤 合 作 开 发 战 略 计 划 有 助 于 探 索 信 息 通 讯 技 术 不 同 的 服 务 途 径, 通 过 这 些 途 径 可 以 帮 助 立 法 机 构 履 行 职 能 并 能 够 支 持 议 员 们 的 工 作 在 立 法 机 构 内 部 及 外 部, 广 泛 征 求 意 见, 将 有 利 于 支 持 和 促 使 员 工 关 注 发 展, 这 将 会 令 最 广 泛 的 相 关 群 体 受 益 负 责 议 会 议 事 程 序 和 议 会 会 议 录 的 员 工, 以 及 政 府 部 门 中 负 责 信 息 通 讯 技 术 的 人 员 的 意 见 尤 为 重 要 在 立 法 机 构 中 发 展 信 息 通 讯 技 术 的 主 要 原 则 包 括 : 采 用 同 立 法 机 构 使 用 的 相 同 的 硬 件 和 软 件 即 使 目 前 还 没 有 网 络, 在 恰 当 的 时 机, 一 个 公 用 的 平 台 经 过 微 调 即 可 建 立 起 网 络 议 会 议 员 如 何 以 及 从 哪 里 可 以 进 入 信 息 通 讯 系 统 哪 些 是 信 息 通 讯 技 术 要 实 现 和 改 进 的 优 先 服 务 ( 比 如, 会 议 录 报 告 的 在 线 访 问 ; 问 询 提 议 和 修 正 案 的 在 线 列 表 等 ) 由 议 会 雇 员 或 服 务 承 包 者 提 供 的 持 续 的 技 术 维 护 和 开 发 系 统 内 容 的 管 理 和 开 发 数 据 捕 获 时 建 立 主 题 和 关 键 词 索 引 可 以 让 使 用 者 能 够 成 功 地 检 索 到 数 据 以 后 再 添 加 主 题 和 关 键 词 会 更 难 于 管 理, 但 是 无 论 哪 种 情 况, 信 息 专 家 的 意 见 都 是 十 分 必 要 的 对 职 员 和 议 员 们 的 培 训 需 要 做 好 足 够 的 准 备 84

87 接 受 承 担 和 执 行 未 来 战 略 决 策 的 责 任 议 会 图 书 馆 的 主 要 职 责 之 一 就 是 让 使 用 者 能 够 更 加 便 捷 地 访 问 议 会 议 程 的 记 录 这 可 能 涉 及 议 会 出 版 物, 包 括 法 律 以 及 能 够 让 搜 索 引 擎 检 索 出 正 确 结 果 的 主 题 索 引 如 果 核 心 记 录 能 被 数 字 化 地 存 储 和 分 析, 那 么 就 能 形 成 立 法 机 构 知 识 库, 这 个 知 识 库 在 立 法 机 关 内 部 和 外 部 都 可 被 访 问 维 护 已 完 成 工 作 数 据 库 也 是 很 有 用 处 的, 这 类 数 据 库 中 包 括 了 过 往 咨 询 工 作 和 研 究 工 作 的 结 果, 这 样 可 以 避 免 不 必 要 的 重 复 劳 动 这 类 数 据 库 的 使 用 要 考 虑 信 息 的 机 密 性 系 统 中 个 人 数 据 的 安 全 性 以 及 信 息 访 问 权 限 范 围 局 域 网 和 互 联 网 议 会 可 能 同 时 拥 有 公 共 互 联 网 网 站 和 内 部 局 域 网 通 过 局 域 网, 可 以 向 议 员 或 者 议 会 职 员 快 速 安 全 地 传 送 信 息 议 会 图 书 馆 职 员 可 以 从 这 些 信 息 中 获 益, 这 些 用 于 内 部 分 享 的 信 息 可 以 简 化 他 们 的 咨 询 工 作, 甚 至 可 以 让 咨 询 者 自 己 找 到 答 案 无 论 是 否 有 信 息 立 法 的 自 由, 议 会 图 书 馆 都 具 有 能 将 尽 可 能 多 的 信 息 放 在 立 法 机 构 公 网 上 的 明 显 优 势 根 据 各 国 议 会 联 盟 的 议 会 网 站 指 南 17 设 计 出 的 界 面 友 好 的 网 站, 可 以 使 议 员 和 公 众 不 受 时 间 限 制, 并 且 无 需 提 出 申 请 就 可 获 取 议 会 信 息 在 通 常 情 况 下, 局 域 网 和 互 联 网 上 的 信 息 不 需 要 互 相 复 制, 但 是 局 域 网 的 使 用 者 应 该 能 够 自 由 移 动 信 息, 并 且 清 楚 明 白 他 们 所 阅 读 的 资 料 是 在 互 联 网 还 是 局 域 网 上 17 议 会 网 站 指 南 : 该 文 件 由 各 国 议 会 联 盟 和 联 合 国 经 济 和 社 会 事 务 部 编 写,2009 年 3 月 通 过 议 会 信 息 通 讯 技 术 全 球 中 心 发 布 english/surveys.htm#web09 85

88 发 布 的 互 联 网 在 各 国 议 会 联 盟 议 会 网 站 指 南 中, 对 适 于 在 公 网 发 布 的 内 容 类 型 做 出 了 规 定 : 议 会 的 一 般 信 息 议 会 网 站 是 公 众 了 解 议 会 历 史 议 会 的 工 作 和 议 员 的 重 要 途 径 其 包 括 : 参 观 议 会 既 可 以 是 实 地 参 观 也 可 以 是 虚 拟 式 参 观 历 史 和 作 用 包 括 议 会 的 立 法 职 责 以 及 主 要 的 宪 法 文 件 功 能 构 成 和 活 动 包 括 两 院 制 议 会 每 一 院 的 概 述, 委 员 会 结 构, 议 会 的 业 务 信 息 现 在 与 未 来 的 预 算 员 工 和 各 种 活 动 信 息 等 议 会 议 长 或 者 议 会 发 言 人 的 信 息 议 会 议 程 的 官 方 报 告 议 会 中 的 议 会 委 员 会 及 其 他 机 构 包 括 委 员 会 作 用 成 员 和 出 版 物 的 详 细 信 息 议 员 包 括 议 员 们 个 人 简 历 社 会 关 系 议 员 个 人 网 站 的 链 接 和 联 系 方 式 议 会 政 党 附 有 各 个 政 党 的 网 站 选 举 和 候 选 人 体 系 包 括 对 于 选 取 程 序 和 选 举 结 果 的 解 86

89 释 说 明 议 会 的 行 政 部 门 关 于 议 会 行 政 部 门 组 织 架 构 的 信 息 出 版 物 文 件 和 信 息 服 务 描 述 出 版 物 的 类 型 并 附 有 出 版 物 内 容 的 链 接, 包 括 研 究 和 信 息 服 务 出 版 物 相 关 网 站 的 链 接 以 上 所 有 内 容 中 以 年 轻 人 为 受 众 的 资 料 关 于 立 法 预 算 和 监 管 的 信 息 各 国 议 会 联 盟 议 会 网 站 指 南 指 出 不 同 的 议 会 在 履 行 这 些 职 责 时 达 到 的 程 度 各 不 相 同, 所 以 指 南 需 要 作 出 相 应 的 调 整 信 息 传 递 的 准 确 及 时 和 完 整 是 很 重 要 的 立 法 机 构 预 算 和 监 督 行 为 的 总 体 信 息 包 括 议 会 现 在 和 将 来 的 业 务, 并 提 供 相 关 程 序 的 术 语 解 释 法 律 现 行 法 律 及 其 修 订 的 文 本, 已 颁 布 的 法 律 的 文 本 预 算 与 公 共 支 出 预 算 是 如 何 制 定 的, 议 会 在 预 算 制 定 过 程 中 的 作 用 是 什 么, 包 括 有 关 现 行 预 算 和 正 在 提 出 的 预 算 的 信 息 监 督 / 核 查 这 是 由 议 会 行 使 监 督 政 府 职 责 的 过 程, 议 会 在 此 程 序 中 通 过 委 员 会 议 会 问 询 及 其 他 方 式 对 政 府 进 行 监 督, 核 查 相 关 文 件 87

90 局 域 网 比 较 有 限 的 资 料 被 认 为 仅 适 合 于 在 议 会 局 域 网 中 使 用 出 于 对 信 息 公 开 的 兴 趣 ( 或 者 也 因 为 当 议 员 们 离 开 议 会 仍 能 够 简 便 地 访 问 资 源 的 需 要 ), 人 们 希 望 公 网 上 能 够 尽 可 能 多 地 承 载 信 息 然 而, 出 于 对 避 免 议 会 互 联 网 网 站 信 息 量 过 载, 某 些 信 息 涉 密, 某 些 信 息 并 不 为 大 众 所 感 兴 趣 等 因 素 的 考 虑, 一 些 信 息 只 能 放 在 局 域 网 上 虽 然 有 些 议 会 决 定 某 些 资 料 只 能 放 在 局 域 网 上, 但 是 公 众 还 是 希 望 议 会 的 信 息 能 够 尽 可 能 地 公 开 适 宜 在 局 域 网 上 发 布 的 内 容 包 括 : 职 员 的 联 系 信 息, 包 括 组 织 图 表, 职 员 照 片 以 及 工 作 描 述 由 不 同 团 队 提 供 的 服 务 的 信 息 图 书 馆 目 录 办 公 程 序 指 南 ( 包 括 人 力 资 源 手 册 房 间 预 订 程 序 等 ) 餐 厅 菜 单 一 些 只 在 议 会 内 部 可 访 问 的 涉 密 资 料, 比 如, 某 些 职 员 的 资 料 议 会 图 书 馆 职 员 的 作 用 议 会 图 书 馆 职 员 的 主 要 任 务 是 对 议 会 互 联 网 和 局 域 网 88

91 上 的 信 息 内 容 进 行 组 织 和 管 理 网 站 上 的 绝 大 部 分 信 息 由 他 们 提 供, 当 然 议 会 图 书 馆 不 是 唯 一 的 信 息 内 容 提 供 者 信 息 内 容 管 理 系 统 的 使 用 最 大 程 度 的 缩 小 了 职 员 手 动 上 传 的 信 息 量 由 各 个 信 息 内 容 提 供 部 门 构 成 的 信 息 网 络, 拓 展 了 内 外 网 资 源 的 深 度 和 有 用 性, 并 能 保 证 信 息 的 更 新 和 维 护 需 要 考 虑 的 政 策 问 题 访 问 信 息 通 讯 技 术 系 统 应 该 足 够 灵 活 以 能 够 允 许 用 户 群 不 同 的 访 问 级 别 比 如, 是 否 签 约 用 户 都 可 以 访 问 局 域 网, 或 者 只 有 议 会 的 长 期 和 临 时 雇 员 可 以 访 问, 还 是 只 有 议 员 可 以 访 问? 使 用 者 是 否 必 须 登 录 网 站, 或 者 部 分 登 录, 或 者 网 站 是 否 可 以 对 外 开 放? 设 计 议 会 的 互 联 网 网 站 对 于 其 访 问 用 户 来 说 代 表 了 议 会 的 形 象 网 站 需 要 进 行 专 业 的 设 计, 用 户 界 面 要 友 好, 并 且 要 提 供 备 用 方 案 以 应 对 图 像 或 其 他 损 坏 的 情 况 即 使 信 息 通 讯 技 术 还 没 有 得 到 广 泛 使 用, 但 是 那 些 使 用 信 息 通 讯 技 术 的 人 通 常 是 社 会 舆 论 导 向 者 互 动 信 息 通 讯 技 术 提 供 了 许 多 双 向 沟 通 的 机 会, 无 论 是 在 局 域 网 还 是 互 联 网 局 域 网 上 的 沟 通 如 同 通 过 电 子 表 单 或 者 电 子 邮 件 发 送 对 图 书 馆 服 务 项 目 的 申 请 一 样 简 单 在 互 联 网 网 站 上, 可 以 实 现 电 子 邮 件 咨 询, 向 委 员 会 咨 询, 同 时 还 可 以 递 交 电 子 请 愿 书 开 办 讨 论 座 谈 会 或 者 博 客 等 具 有 电 子 民 主 特 征 的 内 容 简 而 言 之, 是 对 将 在 下 一 部 分 讨 论 的 Web2.0 工 具 的 使 用 89

92 存 档 由 于 许 多 信 息 是 以 电 子 形 式 创 建 的, 所 以 需 要 制 定 存 档 规 则 以 确 定 什 么 应 被 保 存, 什 么 可 以 舍 弃 与 国 家 档 18 案 馆 职 员 的 协 商 与 合 作 是 十 分 必 要 的 ( 请 参 阅 第 十 六 章 关 于 存 档 内 容 的 论 述 ) Web 2.0 工 具 的 使 用 议 会 图 书 馆 实 践 证 明, Web 2.0 工 具 的 使 用 正 在 日 益 广 泛 Web 2.0 不 是 一 个 单 一 的 工 具, 它 被 定 义 为 一 个 变 化 的 工 具 集 群, 这 个 集 群 处 于 快 速 发 展 之 中 相 对 于 工 具 本 身 的 命 名, 人 们 对 Web 1.0 变 成 Web 2.0 并 无 固 定 的 观 点 保 罗 安 德 森 (Paul Anderson) 在 提 交 英 国 联 合 信 息 19 系 统 委 员 会 的 报 告 中 将 其 描 述 为 狡 猾 的 用 户 他 给 出 的 定 义 是 : 简 而 言 之, 对 于 很 多 人 来 讲,Web2.0 是 将 博 客 维 基 播 客 内 容 源 订 阅 等 内 容 深 度 关 联 在 一 起 的 技 术 手 段, 它 们 促 进 了 社 会 性 网 络 的 发 展, 给 每 个 人 都 可 以 进 行 添 加 和 编 辑 信 息 的 空 间 较 长 的 答 案 则 相 当 复 杂, 它 涉 及 经 济 学 技 术 社 交 的 新 理 念 等 20 在 议 会 图 书 馆, 正 不 断 的 进 行 试 验, 即 如 何 将 这 些 工 具 用 于 信 息 共 享 和 图 书 馆 员 工 之 间 的 联 络 新 西 兰 议 会 图 书 馆 馆 长 莫 伊 拉 弗 雷 泽 (Moira Fraser) 在 2009 年 罗 马 召 开 的 专 业 组 会 议 上, 报 告 了 对 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 原 文 有 误, 此 处 为 译 者 更 正 英 国 联 合 信 息 系 统 委 员 会 组 织 建 议, 英 国 的 大 学 和 学 院 要 注 重 数 字 技 术 的 创 新 使 用 20 什 么 是 Web 2.0? 理 念 技 术 以 及 对 教 育 的 启 示 作 者 : 保 罗 安 德 森 (Paul Anderson) 90

93 组 委 员 们 调 研 的 结 果 21 虽 然 调 研 范 围 不 很 广 泛, 但 是 该 调 研 结 果 仍 能 证 明 博 客 和 维 基 已 被 使 用 ( 这 项 调 研 对 象 范 围 很 小, 所 以 可 以 看 做 是 定 性 的 而 非 定 量 的 ) 这 些 工 具 并 没 有 取 代 那 些 已 经 确 立 的 团 队 合 作 方 法 ( 比 如 跨 组 织 项 目 团 队 ) 并 且 这 些 工 具 的 使 用 地 位 有 时 上 升, 有 时 会 下 降 澳 大 利 亚 议 会 图 书 馆 馆 员 罗 克 珊 米 辛 哈 姆 (Roxanne Missingham) 提 供 了 一 个 关 于 使 用 社 交 媒 体 或 社 交 网 络 工 具 的 例 子 她 描 述 了 维 基 如 何 被 12 个 检 索 引 擎 使 用 以 存 储 和 访 问 复 杂 信 息 22 英 国 议 会 的 约 翰 普 林 格 (John Pullinger) 描 述 了 使 用 社 会 媒 体 工 具 可 以 让 研 究 人 员 在 撰 写 研 究 论 文 时 能 更 好 地 协 商 合 作 23 普 林 格 (Pullinger) 注 意 到 工 具 之 所 以 成 功 是 因 为 满 足 了 某 一 需 要, 在 导 航 中 这 个 需 要 并 没 有 被 成 功 地 锁 定 为 目 标 他 总 结 指 出 : 社 交 媒 体 工 具 的 使 用 仍 然 处 于 实 验 阶 段, 迄 今 导 航 引 导 已 经 提 供 了 很 多 经 验 教 训 而 非 实 际 利 益 我 们 将 继 续 研 究 社 交 媒 体 工 具 的 发 展 潜 力 当 然, 鼓 励 议 会 图 书 馆 的 职 员 进 行 合 作 以 及 为 他 们 的 合 作 提 供 便 利 并 不 是 新 生 事 物 这 对 于 任 何 一 个 成 功 的 组 织 都 很 重 要, 尽 管 实 现 这 一 目 标 并 不 容 易, 并 且 当 许 多 政 策 问 题 变 得 越 来 越 复 杂, 涉 及 到 更 广 泛 的 学 科 范 围 时, 如 同 在 第 三 章 中 所 讨 论 的, 研 究 者 和 信 息 专 家 作 用 的 界 限 变 得 越 来 越 模 糊 了 Web 2.0 工 具 在 促 进 和 鼓 励 议 会 图 书 馆 内 部 合 作 和 信 21 议 会 图 书 馆 信 息 通 讯 技 术 的 使 用 2009 年 8 月 20 日 在 罗 马 召 开 的 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 会 前 会 报 告 22 澳 大 利 亚 议 会 Web 2.0 工 具 的 使 用 : 梦 想 与 现 实 国 际 图 联 大 会,2008 年 8 月 12 日, 魁 北 克 23 研 究 资 源 中 获 得 的 额 外 支 持 来 自 英 国 的 最 新 经 验 论 文 发 表 于 2009 年 8 月 21 日 召 开 的 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 第 25 次 会 议 /ifla/45160/gencopertina.htm 91

94 息 分 享 方 面 会 起 到 越 来 越 大 的 作 用 正 如 莱 恩 瓦 特 (Lain Watt) 指 出 的, 这 些 工 具 比 起 较 为 结 构 化 的 纸 质 体 系, 更 接 近 于 传 统 的 人 际 沟 通 模 式 24 与 选 民 的 沟 通 显 然 也 属 于 社 会 媒 体 的 使 用 范 畴, 这 将 在 第 十 五 章 中 进 行 讨 论 电 子 议 会 的 概 念 2008 年 世 界 电 子 议 会 报 告 25 ( 该 报 告 是 联 合 国 经 济 事 务 部 和 各 国 议 会 联 盟 的 联 合 产 品, 是 作 为 议 会 信 息 通 讯 技 术 全 球 中 心 的 部 分 工 作 而 筹 备 的 ) 将 电 子 议 会 定 义 为 一 个 通 过 使 用 信 息 通 讯 技 术 而 变 得 更 加 透 明 亲 民 和 更 负 责 的 立 法 机 构 通 过 提 供 更 多 的 访 问 议 会 文 件 和 相 关 活 动 的 授 权, 让 不 同 类 型 的 人 们 更 多 地 参 与 到 公 共 生 活 中 议 会 图 书 馆 员 具 有 构 建 电 子 议 会 所 需 要 的 技 能 和 经 验 2008 年 11 月 日, 在 欧 洲 议 会 组 织 的 世 界 电 子 议 会 会 议 上, 议 会 信 息 通 讯 技 术 全 球 中 心 的 执 行 官 盖 拉 尔 多 卡 西 尼 (Gherardo Casini) 在 其 所 作 的 总 结 发 言 中 描 述 了 一 些 地 区 的 发 展 情 况 : 立 法 文 件 系 统 和 可 扩 展 标 记 语 言 标 准 是 用 以 支 持 议 会 的 知 识 库 的 关 键 组 成 部 分 议 会 信 息 部 门 和 研 究 服 务 部 门 包 括 图 书 馆, 在 确 保 立 法 机 构 信 息 通 达 方 面 发 挥 了 至 关 重 要 的 作 用 为 了 更 好 地 满 足 议 员 的 信 息 需 求, 议 会 需 要 整 合 信 息 服 务 和 研 究 服 务, 有 24 参 见 第 三 章 所 引 用 的 论 文 25 d=

95 效 地 利 用 新 技 术, 并 提 高 服 务 意 识 议 会 尝 试 着 通 过 新 媒 体 影 响 和 吸 引 公 民 议 会 受 邀 全 面 评 估 那 些 正 在 研 发 的 新 的 交 互 技 术, 并 与 其 他 议 会 分 享 相 关 成 果, 同 时 继 续 寻 求 令 公 民 能 更 充 分 地 参 与 民 主 进 程 的 机 会 26 议 会 图 书 馆 需 要 考 虑 的 是, 它 们 怎 样 才 能 为 实 现 这 些 目 标 做 出 贡 献 26 议 会 网 站 上 的 议 会 信 息 通 讯 技 术 全 球 中 心 会 议 报 告 arliamentconference2008/presentationsagenda.htm 93

96 第 十 二 章 财 务 议 会 图 书 馆 如 何 编 制 预 算 和 财 务 流 程? 议 会 作 为 一 个 整 体 预 算 部 门, 要 有 一 整 套 的 财 务 操 作 流 程, 议 会 图 书 馆 也 要 遵 从 该 流 程 这 些 流 程 可 能 同 样 适 用 于 更 广 泛 的 公 共 领 域 对 于 可 能 已 经 存 在 的 财 务 流 程 制 定 指 导 方 针 是 困 难 的 不 过, 对 于 议 会 图 书 馆 如 何 处 理 收 入 和 支 出 的 业 务 是 可 以 进 行 讨 论 的 议 会 是 立 法 机 构 而 不 是 行 政 机 构 的 组 成 部 分, 所 以 议 会 原 则 上 应 该 可 以 决 定 自 己 的 开 支, 但 在 不 同 的 国 家 具 体 情 况 会 有 所 不 同 了 解 议 会 的 财 务 流 程 和 财 务 计 划 日 程, 对 于 图 书 馆 的 员 工 来 说 是 很 重 要 的 与 那 些 负 责 制 定 财 务 计 划 的 人 以 及 与 那 些 为 图 书 馆 提 供 诸 如 IT 重 要 服 务 的 人 建 立 良 好 关 系, 也 是 非 常 重 要 的 图 书 馆 财 务 预 算 如 何 做, 将 取 决 于 议 会 财 务 预 算 是 如 何 集 中 处 理 的 例 如, 关 于 员 工 培 训 办 公 设 备 的 预 算, 或 者 图 书 馆 草 拟 自 己 的 预 算, 议 会 是 否 有 一 个 集 中 审 批 的 机 制? 一 般 来 说, 这 有 助 于 图 书 馆 尽 可 能 地 控 制 其 常 规 支 出 这 意 味 着 要 控 制 局 部 的 预 算, 使 其 能 掌 控 如 何 花 钱 然 而 这 种 权 利 下 放 的 财 政 预 算 并 不 总 是 令 人 满 意 如 果 出 现 了 例 外 但 又 不 可 或 缺 的 ( 或 至 少 是 非 常 需 要 的 ) 支 出 项 目, 相 对 于 中 央 预 算, 在 当 地 小 预 算 中, 很 难 找 到 可 动 用 的 资 金 从 议 会 整 体 的 角 度 考 虑, 集 中 支 出 是 最 有 效 的, 所 以 要 经 常 面 对 集 中 支 出 的 压 力 如 果 以 集 中 方 式 开 支, 图 书 馆 员 工 则 很 可 能 与 其 他 部 门 争 资 源, 面 对 众 多 的 读 者, 他 们 会 不 遗 余 力 地 调 整 预 算 无 论 如 何 安 排, 都 可 能 出 现 经 费 超 支 上 的 竞 争 财 务 流 程 由 三 个 阶 段 组 成 : 94

97 预 算 或 评 估 这 个 过 程 是 确 定 下 个 财 政 年 度 ( 或 者 任 何 确 定 期 限 ) 中 可 用 经 费 的 金 额 支 出 人 工 用 品 和 服 务 上 的 经 费 审 计 资 金 支 出 之 后, 检 查 资 金 的 使 用 是 否 合 理 预 算 如 前 所 述, 图 书 馆 有 哪 些 直 接 经 费 在 一 定 层 面 上 经 费 数 额 多 少 的 确 定, 政 策 上 可 能 有 很 大 不 同 无 论 过 程 如 何, 图 书 馆 都 需 要 想 方 设 法 得 到 当 初 根 据 需 要 所 做 的 预 算 经 费 在 实 践 中, 当 国 家 的 财 政 状 况 捉 襟 见 肘 时, 那 么 议 会 及 其 图 书 馆 也 将 难 以 达 到 所 希 望 的 经 费 水 平 无 论 是 在 议 会 还 是 在 地 方 的 特 别 项 目 预 算 中, 要 有 一 套 机 制, 以 便 在 编 制 预 算 时 确 保 图 书 馆 的 需 要, 这 对 于 图 书 馆 来 说 是 非 常 重 要 的 比 如, 如 果 图 书 馆 知 道 下 一 年 度 将 会 有 大 笔 支 出 用 来 支 付 员 工 使 用 新 数 据 库 的 培 训 费 用, 那 么 就 需 要 有 相 关 机 制 能 够 确 保 这 项 需 求 会 被 考 虑 到 议 会 从 全 局 角 度, 将 会 有 一 个 年 度 预 算 进 度 表, 图 书 馆 中 负 责 财 务 的 人 掌 握 该 预 算 进 度 表 并 按 时 完 成 就 很 重 要 了 预 算 编 制 过 程 可 能 涉 及 对 包 含 清 单 和 代 码 的 经 费 项 目 进 行 投 标 评 估 支 出 分 为 资 本 性 成 本 和 收 益 性 成 本 区 分 二 者 一 般 比 较 简 单, 但 在 实 践 中, 两 者 之 间 的 分 界 线 是 模 糊 的, 这 就 需 要 国 家 制 定 相 应 的 规 则 从 广 义 来 讲, 收 益 性 支 出 涵 盖 在 每 日 的 各 项 费 用 中, 比 如 工 资 支 出 办 公 用 品 支 出, 这 是 可 预 见 的 日 常 经 费 资 本 性 支 出 是 一 次 性 支 出 比 较 大 的 95

98 项 目 最 典 型 的 例 子 是 购 置 或 者 建 设 一 个 新 的 建 筑 物 所 需 要 的 成 本, 也 包 括 诸 如 大 型 电 脑 硬 件 支 出 等 其 他 项 目 虽 然 不 同 议 会 所 执 行 的 制 度 不 尽 相 同, 但 在 议 会 其 他 部 门 预 算 中, 可 能 也 包 含 下 面 所 述 的 费 用 预 算 项 目 主 要 费 用 支 出 项 目 如 下 : 人 员 费 用 这 很 可 能 是 最 大 的 成 本 主 要 包 括 有 关 人 员 的 薪 金, 以 及 与 之 直 接 关 联 的 费 用 比 如 养 老 金 也 有 一 些 其 他 的 与 工 作 人 员 相 关 的 费 用, 包 括 招 聘 培 训 差 旅 以 及 参 会 所 需 的 生 活 费 ( 包 括 出 席 议 会 图 书 馆 员 会 议 和 国 际 图 联 会 议 的 费 用 ) 如 果 议 会 图 书 馆 需 要 专 家 提 供 咨 询 意 见 的, 那 么 所 产 生 的 成 本 费 用 就 从 该 项 目 中 列 支 住 宿 费 用 包 括 建 筑 物 的 租 金 无 论 建 筑 物 是 新 建 还 是 翻 新 的 成 本 费 用 都 包 含 其 中 ; 还 包 括 日 常 维 护 取 暖 照 明 清 洁 供 水 和 污 水 处 理 的 费 用 通 讯 这 里 最 主 要 的 项 目 可 能 是 信 息 系 统, 包 括 IT 硬 件 和 软 件, 网 络 成 本 和 互 联 网 接 入 费 用 ; 电 信 和 邮 资 费 用 也 列 在 本 项 目 之 内 可 能 还 包 括 印 刷 成 本 办 公 费 用 包 括 家 具 复 印 机 之 类 的 办 公 设 备 ( 无 论 是 购 买 还 是 租 赁 的 ) 以 及 纸 和 笔 之 类 的 办 公 耗 材 图 书 馆 资 产 包 括 图 书, 期 刊, 在 线 数 据 库 订 阅 报 纸 等 装 订 和 保 护 的 成 本 也 可 列 为 本 项 下, 特 别 是 当 议 会 图 书 馆 负 责 议 会 材 料 的 存 档 时, 档 案 的 装 订 和 保 护 就 会 更 为 重 要 96

99 这 些 成 本 是 可 以 每 年 进 行 预 测 的 例 如, 只 要 员 工 人 数 级 别 一 确 定, 预 测 员 工 薪 酬 就 变 得 很 容 易 ; 虽 然 津 贴 的 金 额 需 要 根 据 实 际 来 确 定, 即 工 作 时 间 长 经 验 丰 富 的 员 工 的 薪 酬 成 本, 要 高 于 那 些 新 招 募 的 工 作 经 验 很 少 的 员 工 ( 然 而 后 者 需 要 投 入 更 高 的 培 训 成 本 ) 同 样, 每 年 办 公 用 品 费 用 的 预 测 也 很 容 易 但 是 IT/IS 的 成 本 就 不 那 么 容 易 预 测, 当 引 入 一 个 新 的 数 据 库 和 一 个 新 设 备, 其 支 出 就 会 大 幅 度 提 升 一 个 新 的 IT 项 目 需 要 增 加 的 时 间 费 用 也 不 容 易 预 测, 那 些 参 与 到 这 些 项 目 的 人 们 都 知 道, 这 些 项 目 并 不 总 是 按 照 计 划 进 行 的 预 算 的 详 细 程 度 根 据 不 同 国 家 所 采 用 的 体 系 不 同 会 有 所 差 别 例 如, 图 书 馆 资 产 项 目 之 下 所 列 的 所 有 事 项 可 以 当 作 一 个 单 个 的 预 算, 或 者 每 一 个 分 项 所 需 经 费 需 要 逐 一 进 行 审 批 显 然, 如 果 支 出 项 目 规 模 庞 大 并 且 涵 盖 的 事 项 众 多, 则 预 算 的 制 定 会 更 容 易, 这 是 由 于 这 种 情 况 会 带 来 更 大 27 的 灵 活 性 如 果 项 目 间 支 出 转 账 比 较 容 易 操 作, 即 可 以 根 据 需 要 很 容 易 地 将 经 费 从 一 个 项 目 转 到 另 一 个 项 目, 那 么 具 有 大 量 不 同 但 相 关 的 事 项 就 能 够 减 弱 对 于 各 个 事 项 做 出 单 独 预 算 的 刚 性 转 移 通 常 在 某 些 情 况 下 会 被 禁 止, 比 如 在 资 本 性 支 出 与 收 益 性 支 出 之 间, 或 者 人 力 资 本 与 非 人 力 资 本 之 间 进 行 资 金 转 移 是 被 禁 止 的 即 使 支 出 项 目 很 大 并 且 包 含 事 项 范 围 广 泛, 起 草 一 份 对 于 单 项 所 需 经 费 的 大 概 预 算 对 图 书 馆 来 说 也 是 个 好 做 法 这 将 确 保 预 算 尽 可 能 精 确, 也 使 对 年 财 政 情 况 检 查 更 为 容 易 它 还 可 能 有 助 于 审 计 过 程 中 的 问 责 制 ( 在 本 章 的 稍 后 描 述 ) 和 产 生 有 用 的 统 计, 这 将 有 助 于 编 27 预 算 调 剂 是 一 个 过 程, 它 赋 予 项 目 之 间 资 金 转 账 使 用 的 灵 活 性 97

100 制 未 来 的 预 算 计 划 预 算 可 能 是 一 个 年 度 期 的, 但 是 编 制 预 算 时 通 常 要 关 注 一 个 更 长 时 间 跨 度 比 如 三 年 的 经 费 支 出 对 于 长 期 性 支 出, 比 如 建 筑 物 翻 新 或 者 信 息 技 术 升 级 所 需 经 费, 通 常 很 难 编 制 详 细 的 预 算 充 分 考 虑 项 目 执 行 中 的 需 求 和 某 些 特 殊 需 求, 对 于 编 制 预 算 十 分 有 益 特 殊 需 求 是 为 开 辟 新 的 服 务 项 目 而 提 出 初 始 投 资 支 持, 比 如 增 加 研 究 项 目 启 动 初 始 投 资 之 后, 就 需 要 考 虑 相 应 的 预 算 以 支 持 正 在 进 行 的 项 目 对 正 在 进 行 的 项 目, 考 虑 一 次 性 支 付 是 很 有 用 的 提 出 预 算 需 求 时 要 讲 究 方 针 和 策 略, 这 些 需 求 尤 其 当 要 求 增 加 经 费 的 时 候, 应 形 成 书 面 文 件 : 为 什 么 需 要 钱 预 算 究 根 结 底 是 资 金 需 求 的 竞 争, 这 里 很 重 要 的 一 点, 是 要 说 明 拨 付 给 议 会 图 书 馆 新 增 服 务 项 目 的 经 费 是 很 有 价 值 的 因 此 做 好 诸 如 资 源 使 用 和 工 作 量 的 统 计 就 显 得 至 关 重 要 同 时, 高 级 职 员 需 要 有 良 好 的 表 达 能 力 和 谈 判 技 能 去 说 服 决 策 者 支 出 议 会 需 要 一 套 支 付 系 统 向 供 应 商 支 付 钱 款 图 书 馆 是 不 可 能 直 接 向 供 应 商 支 付 资 金 的 ( 除 非 资 金 的 数 量 非 常 小 ) 但 是 图 书 馆 应 该 密 切 参 与 交 易 过 程, 以 确 保 资 金 的 支 付 和 用 品 服 务 完 成 交 付 时 同 时 进 行, 供 应 商 在 合 理 的 时 间 内 能 收 到 钱 款 虽 然 根 据 相 关 国 家 所 定 的 金 融 协 议, 交 易 过 程 会 有 98

101 所 不 同, 但 交 易 过 程 大 致 包 括 以 下 几 方 面 : 供 应 商 给 图 书 馆 提 供 发 票 负 责 支 付 的 职 员 在 确 认 货 物 已 经 收 到 且 物 品 完 好 数 量 准 确 后, 才 能 授 权 支 付 通 常 需 要 有 更 高 级 的 工 作 人 员 的 联 名 授 权 这 有 助 于 确 保 只 有 真 正 的 支 付 是 得 到 授 权 的 将 发 票 递 交 给 议 会 负 责 付 款 的 部 门, 完 成 支 付 交 易 完 成 的 确 认 信 要 发 送 到 图 书 馆 这 项 工 作 可 能 是 定 期 的, 比 方 说 每 月 一 次 这 些 报 表 涵 盖 了 图 书 馆 预 算 周 期 内 所 有 的 预 算 开 支, 并 且 能 够 核 查 所 有 应 该 支 付 的 款 项 是 否 已 经 支 付 完 成 一 个 财 政 年 内 的 支 付 水 平 以 及 与 这 一 年 总 体 预 算 的 比 较 分 析 情 况 因 此, 制 定 支 付 流 程 是 要 确 保 只 有 当 用 品 收 到 或 者 服 务 已 提 供 时 才 能 进 行 支 付, 支 付 流 程 还 有 助 于 通 过 其 相 互 制 约 体 系 保 证 金 融 诚 信, 即 意 味 着 没 有 一 个 人 能 单 独 完 成 付 款, 使 用 资 金 审 计 财 政 周 期 的 最 后 一 个 阶 段 是 审 计 这 实 质 上 是 回 顾 资 金 使 用 情 况 的 过 程, 其 目 的 是 确 保 资 金 的 使 用 是 恰 当 和 有 效 的 审 计 基 本 上 有 两 种 : 财 务 审 计 和 资 金 使 用 价 值 审 计 单 纯 的 财 务 审 计 是 检 查 付 款 得 到 了 适 当 的 正 确 授 权, 还 要 检 查 所 购 买 的 用 品 是 否 收 到 服 务 是 否 已 提 供 它 关 注 支 付 过 程 99

102 是 否 遵 循 了 正 确 的 程 序, 是 否 有 欺 诈 的 迹 象 对 资 金 使 用 价 值 的 审 计 就 比 较 宽 泛, 它 特 别 关 注 重 大 项 目 的 开 支, 也 核 查 每 天 的 相 关 支 出 资 金 使 用 价 值 审 计 核 查 范 围 包 括 : 核 查 得 到 的 用 品 或 者 服 务 是 否 物 有 所 值, 或 者 同 样 的 用 品 或 者 服 务 是 否 更 便 宜? 核 查 潜 在 供 应 商, 确 定 资 金 是 否 得 到 最 佳 的 使 用 核 查 是 否 有 不 按 正 确 投 标 程 序 办 事 与 供 应 商 相 互 勾 结 的 情 况? 核 查 支 付 过 程 是 否 得 到 适 当 的 授 权? 核 查 项 目 中 是 否 存 在 浪 费 资 金 的 现 象? 所 有 这 一 切 都 说 明, 保 存 适 当 的 记 录 是 很 重 要 的, 这 样 便 于 证 明 资 金 得 到 了 充 分 有 效 和 经 济 地 使 用, 还 要 保 证 资 金 支 出 是 按 照 正 规 程 序 执 行 的, 不 存 在 欺 诈 或 其 他 不 当 行 为 结 论 如 上 所 述, 财 务 程 序 是 将 议 会 预 算 作 为 一 个 整 体 进 行 编 制 的, 事 实 上, 这 些 程 序 可 能 与 公 共 部 门 的 其 他 组 成 部 分 的 财 务 程 序 是 相 同 的 议 会 图 书 馆 也 必 须 遵 循 这 些 程 序 然 而, 在 正 式 的 程 序 中 可 能 存 在 一 定 范 围 的 不 太 正 式 的 程 序 对 于 图 书 馆 来 说, 重 要 的 是 要 了 解 是 谁 在 这 个 财 务 程 序 中 起 关 键 作 用 和 谁 掌 握 着 钱 袋 子 图 书 馆 要 确 保 这 些 人 能 够 理 解 和 支 持 图 书 馆 的 需 求 即 使 图 书 馆 员 不 能 全 面 控 制 图 书 馆 的 预 100

103 算, 但 是 每 年 准 备 跨 年 度 的 预 算 并 与 议 会 的 预 算 官 员 共 享 预 算 结 果 对 图 书 馆 来 说 也 是 有 益 的 这 样 做 可 以 积 累 大 家 对 图 书 馆 的 信 任 和 信 心, 相 信 图 书 馆 知 道 它 的 需 求 是 什 么, 信 任 图 书 馆 能 够 战 略 性 地 考 虑 和 编 制 预 算, 同 时 能 够 避 免 不 必 要 的 花 费 大 额 支 出 比 如 显 著 增 加 的 员 工 费 用, 直 到 写 入 正 式 文 件 之 前, 预 算 官 才 首 次 听 说, 那 么 有 可 能 就 太 晚 了 图 书 馆 的 高 级 职 员 需 要 提 前 打 听 出 关 键 的 决 策 人 员, 以 便 向 他 们 解 释 预 算 项 目 之 所 以 重 要 的 原 因, 要 观 察 他 们 是 否 赞 成 预 算 项 目 或 者 项 目 经 修 改 后 是 否 会 获 得 批 准 尽 管 预 算 关 键 决 策 者 在 不 同 的 议 会 中 会 有 差 别, 但 决 策 者 可 能 包 括 议 长 议 会 秘 书, 议 会 主 管 财 务 的 领 导 或 者 图 书 馆 委 员 会 的 领 导 有 效 的 游 说 和 宣 传 是 图 书 馆 影 响 财 务 管 理 的 重 要 手 段 即 使 是 具 有 充 足 资 源 的 议 会 也 需 要 对 预 算 有 所 约 束, 并 让 资 金 支 出 得 其 所 用, 所 以 通 常 需 要 证 明 图 书 馆 在 资 金 花 销 上 是 正 确 的 101

104 第 十 三 章 议 会 图 书 馆 与 议 会 其 他 服 务 部 门 的 关 系 议 会 图 书 馆 及 其 研 究 服 务 怎 样 与 议 会 的 组 织 架 构 契 合? 本 章 主 要 对 现 有 的 不 同 组 织 架 构 模 式 进 行 讨 论 同 时 要 讨 论 通 过 图 书 馆 委 员 会 或 者 其 他 途 径, 议 员 们 在 决 定 图 书 馆 发 展 方 向 上 所 可 能 起 到 的 作 用 议 会 图 书 馆 及 其 研 究 服 务 怎 样 与 议 会 的 组 织 架 构 契 合 几 乎 所 有 的 议 会 都 同 时 拥 有 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 2006 年 8 月 首 尔 举 办 了 第 22 届 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 会 议, 会 前 对 34 家 议 会 进 行 调 研, 除 1 家 外, 其 余 33 家 议 会 都 同 时 拥 有 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 年 1 月, 我 们 还 调 研 了 国 际 图 联 PARL2 的 成 员, 了 解 他 们 各 自 国 家 议 会 工 作 安 排 的 相 关 情 况 29 在 35 个 被 调 研 对 象 中, 只 有 2 个 国 家 的 议 会 只 有 图 书 馆 而 无 研 究 服 务 部 门 但 是 如 果 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 二 者 并 存 是 一 个 普 遍 的 情 况, 而 他 们 之 间 的 关 系 则 是 相 当 多 样 化 的 2009 年 通 过 电 子 邮 件 调 研 的 反 馈 结 果 显 示, 有 20 个 议 会 的 图 书 馆 服 务 和 研 究 服 务 是 在 一 个 部 门 然 而 2006 年 调 查 问 卷 的 反 馈 结 果 表 明, 图 书 馆 服 务 和 研 究 服 务 归 属 于 同 一 个 部 门 并 不 一 定 就 意 味 着 这 些 服 务 就 能 完 整 地 整 合 并 紧 密 地 工 作 在 一 起 另 一 方 面 也 显 示 出, 如 果 图 书 馆 服 务 和 研 究 服 务 分 属 于 不 同 部 门, 他 们 之 间 的 工 作 关 系 可 能 会 更 好 28 议 会 图 书 馆 服 务 和 研 究 服 务 之 间 的 工 作 安 排 调 查 问 卷 的 结 果 由 基 思 卡 宁 厄 姆 (Keith Cuninghame) 提 交 给 在 首 尔 召 开 的 第 22 届 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 会 议 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 通 讯 2006 年 第 1 期 报 道 wsletter-jan06.pdf( 原 文 注 释 中 报 道 时 间 有 误, 此 处 为 译 者 更 正 ) 29 未 发 表 的 研 究 结 果 102

105 有 证 据 表 明 当 图 书 馆 和 研 究 服 务 在 组 织 架 构 上 最 紧 密 的 时 候, 他 们 之 间 的 合 作 会 最 有 效 ( 也 有 一 些 意 见 表 明 两 个 机 构 地 点 的 靠 近 也 会 对 此 有 所 帮 助 ) 从 调 研 反 馈 看, 即 使 对 于 图 书 馆 服 务 和 研 究 服 务 合 作 的 总 体 感 觉 还 不 错, 仍 然 有 观 点 认 为 将 图 书 馆 服 务 和 研 究 服 务 这 两 项 职 能 在 编 制 上 进 行 结 合 效 果 会 更 好 加 强 对 以 下 内 容 的 理 解 非 常 重 要 : 议 会 图 书 馆 员 与 议 会 研 究 人 员 之 间 的 关 系 经 常 很 紧 张 有 必 要 持 续 努 力 以 保 证 他 们 彼 此 能 够 相 互 尊 重 理 解 各 自 的 作 用, 最 好 的 使 用 他 们 的 技 能 以 及 本 机 构 中 其 他 人 员 的 技 能 如 果 明 确 规 定 应 该 做 什 么, 那 么 任 何 一 种 组 织 架 构 都 能 够 顺 利 进 行 工 作 在 同 一 部 门 工 作 的 图 书 馆 员 和 研 究 人 员 要 有 意 识 地 建 立 紧 密 的 工 作 关 系, 有 证 据 表 明 将 两 种 服 务 进 行 紧 密 整 合 会 更 简 单 易 行 在 组 织 架 构 中, 图 书 馆 / 研 究 服 务 部 门 与 议 会 其 他 部 门 之 间 的 关 系 是 一 种 什 么 样 的 关 系? 涉 及 的 问 题 包 括 : 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 是 各 自 独 立 的 部 门 还 是 作 为 一 个 大 部 门 的 组 成 部 分? 如 果 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 是 大 部 门 的 组 成 部 分, 那 么 这 个 大 部 门 如 何 提 供 其 他 服 务? 如 何 使 图 书 馆 服 务 和 研 究 服 务 适 合 于 整 个 组 织 架 构? 103

106 如 果 议 会 是 两 院 制 的, 那 么 是 需 要 各 自 都 配 置 图 书 馆 还 是 只 设 一 个 图 书 馆? 2009 年 国 际 图 联 PARL2 群 发 邮 件 的 反 馈 结 果 显 示, 图 书 馆 / 研 究 服 务 部 门 各 为 独 立 部 门 与 两 者 是 同 一 大 部 门 的 组 成 部 分 这 两 种 情 况 大 致 平 衡 如 果 它 们 是 一 个 大 部 门 的 组 成 部 分, 那 么 这 个 大 部 门 则 承 担 着 不 同 范 围 的 职 能 有 很 多 例 子 说 明 信 息 通 讯 技 术 功 能 是 这 个 大 部 门 所 履 行 的 一 项 职 能 ( 如 肯 尼 亚 纳 米 比 亚 德 国 和 新 西 兰 议 会 ) 大 部 门 所 履 行 的 另 一 项 职 能 是 官 方 报 告 ( 如 挪 威 苏 格 兰 澳 大 利 亚 议 会 ) 和 有 关 公 共 信 息 ( 英 国 德 国 冰 岛 ) 其 他 例 子 则 很 少 见 鉴 于 很 多 议 会 似 乎 认 为 应 以 组 织 结 构 的 变 革 ( 或 者 只 是 组 织 理 论 的 变 革 ) 来 应 对 环 境 的 变 化, 所 以 在 指 南 中 所 列 举 的 例 子 可 能 在 出 版 之 时 已 经 发 生 了 变 化 在 2009 年 的 电 子 邮 件 调 查 问 卷 中, 设 置 了 这 样 的 一 个 问 题, 即 在 贵 议 会 中 有 多 少 个 行 政 部 门 被 调 查 对 象 在 回 答 这 个 问 题 时 非 常 谨 慎, 因 为 部 门 一 词 可 能 被 赋 予 了 不 同 的 含 义 虽 然 对 于 议 会 组 织 结 构 的 研 究 是 很 有 意 思 的, 但 是 由 于 它 与 这 些 准 则 不 是 直 接 相 关 的, 所 以 对 于 调 查 的 回 应 并 没 有 继 续 跟 进 很 明 确 的 是, 不 同 的 议 会 所 具 有 的 部 门 ( 无 论 如 何 定 义 的 ) 数 量 存 在 着 很 大 的 不 同, 多 则 20 余 个, 少 则 仅 有 2 个 两 院 制 议 会 的 反 馈 表 明, 大 多 数 的 图 书 馆 是 同 时 服 务 于 议 会 两 院 的 虽 然 如 果 上 下 两 院 都 有 自 己 的 图 书 馆, 会 使 服 务 更 有 效 率, 但 是 如 果 两 院 目 前 还 不 具 备 独 自 的 图 书 馆, 那 么 情 况 则 不 太 可 能 进 行 改 变, 因 为 具 有 独 立 的 图 书 馆 会 让 两 104

107 院 因 其 独 立 性 而 遭 到 妒 忌 意 大 利 议 会 两 院 的 图 书 馆 最 近 进 行 了 合 并, 这 表 明 两 院 图 书 馆 的 合 并 是 具 有 可 操 作 性 的 2009 年 8 月 在 罗 马 意 大 利 国 会 举 行 的 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 会 议 上 介 绍 了 意 大 利 国 会 两 个 图 书 馆 合 并 的 过 程 30 在 任 何 情 况 下, 以 相 互 扶 持 和 避 免 不 必 要 的 重 复 为 目 的 的 密 切 合 作 都 是 非 常 可 取 的 意 大 利 两 院 图 书 馆 在 组 织 架 构 上 进 行 合 并 的 同 时 保 留 了 各 自 的 阅 览 室 从 图 书 馆 和 研 究 服 务 的 角 度 看, 什 么 样 的 议 会 组 织 架 构 是 理 想 的 模 式? 尤 其 是, 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 是 作 为 独 立 的 部 门 还 是 作 为 一 个 大 部 门 的 组 成 部 分, 哪 个 更 好? 这 些 问 题 并 没 有 明 确 的 答 案, 并 且 答 案 在 很 大 程 度 上 取 决 于 议 会 的 性 质 无 论 组 织 架 构 如 何 安 排, 各 部 门 之 间 以 及 各 部 门 与 秘 书 长 / 首 席 执 行 官 之 间 良 好 的 工 作 安 排 是 必 要 的 如 果 这 些 良 好 的 工 作 关 系 已 经 确 立, 那 么 任 何 一 种 组 织 模 式 都 可 以 进 行 工 作 图 书 馆 作 为 独 立 部 门 存 在 的 优 点 是, 它 可 以 迅 速 地 决 定 和 执 行 关 于 服 务 的 各 项 决 议, 而 不 需 要 寻 求 那 些 可 能 是 很 耗 时 的 官 僚 机 构 的 权 威 决 断 另 一 方 面, 它 易 于 执 行 各 项 决 定 而 不 用 与 议 会 其 他 部 门 合 作 就 如 在 第 十 一 章 中 所 讨 论 过 的, 对 于 信 息 通 讯 技 术 尤 其 如 此 议 会 需 要 良 好 的 工 作 安 排, 安 排 哪 些 人 负 责 制 作 议 会 出 版 物, 哪 些 人 负 责 办 公 设 施 等 等 大 量 综 合 性 的 决 策 使 很 多 国 家 ( 英 国 下 议 院 和 澳 大 利 亚 议 会 ) 在 近 年 来 减 少 了 议 会 中 的 部 门 设 置 数 量 电 子 邮 件 调 研 结 果 表 明, 许 多 议 会 认 为 已 经 没 必 要, 或 者 至 少 没 有 必 要 沿 着 这 条 路 走 下 去 无 论 议 会 的 组 织 安 排 是 什 么 模 式, 议 会 图 书 馆 或 者 研 究 服 务 都 不 能 独 立 于 其 他 议 会 行 政 部 门

108 议 员 的 作 用 议 员 在 图 书 馆 的 运 作 中 应 起 到 什 么 样 的 作 用? 当 然, 图 书 馆 和 研 究 服 务 有 必 要 理 解 作 为 主 要 服 务 对 象 的 议 员 及 其 工 作 人 员 的 需 求 第 九 章 中 曾 讨 论 过 用 户 需 求 认 知 问 题 我 们 在 这 里 关 注 的 是 与 之 截 然 不 同 的, 重 点 内 容 主 要 是 议 员 在 图 书 馆 管 理 和 行 政 执 行 中 的 潜 在 作 用 议 会 ( 或 者 两 院 制 议 会 中 的 个 别 议 会 ) 具 有 某 种 由 资 深 议 员 组 成 的 委 员 会, 委 员 会 起 到 批 准 议 会 总 体 管 理 计 划 的 作 用 议 长 角 色 最 重 要 此 类 委 员 会 并 不 希 望 关 注 一 个 特 定 部 门 ( 比 如 图 书 馆 ) 管 理 的 每 个 细 节, 尽 管 在 较 小 议 会 中 的 情 形 是 这 样 的 议 会 可 能 设 有 一 个 图 书 馆 委 员 会, 或 者 一 个 管 理 范 围 包 括 图 书 馆 的 委 员 会 这 样 的 委 员 会 可 能 进 行 决 策 制 定 或 者 仅 仅 提 供 咨 询 关 于 委 员 会 的 价 值, 以 及 未 设 置 委 员 会 的 图 书 馆 拟 新 建 一 个 委 员 会 的 想 法 是 否 得 当, 人 们 持 有 不 同 的 观 点 委 员 会 如 果 运 作 良 好, 尤 其 是 当 它 拥 有 即 使 是 少 数 对 其 感 兴 趣 并 愿 意 花 时 间 来 处 理 图 书 馆 事 宜 的 议 员 时, 委 员 会 可 以 为 图 书 馆 提 供 支 持 并 能 让 大 家 重 视 图 书 馆 对 改 善 服 务 而 提 出 的 请 求 委 员 会 对 于 图 书 馆 的 价 值 还 在 于 它 可 以 作 为 图 书 馆 发 展 服 务 的 宣 传 媒 介 ( 但 是 我 们 在 第 九 章 中 曾 讨 论 过, 其 不 能 作 为 市 场 营 销 的 替 代 途 径 ) 委 员 会 更 进 一 步 的 作 用 在 于, 它 可 以 为 图 书 馆 政 策 执 行 提 供 支 持 图 书 馆 委 员 会 对 于 合 理 问 询 已 经 给 出 了 明 确 定 义, 对 于 有 问 题 提 出 咨 询 的 议 员, 判 断 其 问 题 是 否 合 理 则 很 有 用 处 另 一 方 面, 一 些 议 会 发 现 委 员 会 并 不 能 真 正 代 表 广 大 议 员, 委 员 会 的 一 些 成 员 利 用 议 程 及 会 议 讨 论 他 们 自 己 所 感 兴 趣 的 主 题, 这 些 主 题 106

109 对 于 其 他 人 来 说 可 能 不 是 很 感 兴 趣, 所 以 很 难 说 服 其 他 成 员 来 参 加 委 员 会 会 议 并 对 议 题 感 兴 趣 即 使 委 员 会 只 是 提 供 咨 询, 然 而 在 实 践 中 委 员 会 所 提 出 的 建 议 也 是 很 难 被 反 对 的, 即 使 这 些 建 议 并 不 代 表 广 大 议 员, 也 不 被 议 员 们 普 遍 接 受 简 而 言 之, 虽 然 图 书 馆 可 以 从 运 作 良 好 的 图 书 馆 委 员 会 获 取 很 多 的 潜 在 利 益, 但 让 两 者 一 致 地 实 现 目 标 和 进 行 管 理 并 不 容 易 无 论 是 否 有 图 书 馆 委 员 会, 议 会 图 书 馆 都 能 够 找 到 适 合 的 方 法 令 议 员 们 成 为 其 拥 护 者 图 书 馆 和 研 究 服 务 部 门 有 时 候 不 得 不 面 临 很 令 人 厌 烦 的 干 预, 即 议 员 们 推 荐 自 己 的 人 选 到 图 书 馆 员 工 作 抵 抗 这 种 做 法 是 很 重 要 的, 但 有 时 候 抵 制 很 难 做 到 如 果 图 书 馆 没 有 抵 制 而 是 妥 协, 则 会 令 政 治 公 正 面 临 严 重 的 风 险 而 政 治 公 正 恰 是 服 务 的 基 石 107

110 第 十 四 章 议 会 图 书 馆 经 验 共 享 本 章 主 要 关 注 议 会 图 书 馆 之 间 良 好 经 验 的 分 享 既 包 括 国 际 组 织 的 经 验 分 享, 也 包 括 双 边 国 家 支 持 的 经 验 分 享 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 是 国 际 图 联 中 最 活 跃 的 专 业 组 之 一 到 2009 年, 这 个 专 业 组 已 经 拥 有 来 自 50 多 个 国 家 的 111 位 成 员 该 专 业 组 在 国 际 图 联 网 站 主 页 上 陈 述 了 其 目 标 该 专 业 组 的 目 标 适 用 国 际 图 联 对 议 会 图 书 馆 单 一 制 国 家 的 国 家 立 法 机 构 联 邦 制 国 家 的 国 家 立 法 机 构 和 二 级 立 法 机 构 的 总 体 目 标 议 会 图 书 馆 服 务 是 一 种 有 特 色 的 信 息 工 作 形 式, 主 要 是 为 立 法 机 构 的 成 员 提 供 服 务, 这 些 人 在 很 大 的 工 作 压 力 下 使 用 和 创 造 信 息, 因 此 他 们 需 要 足 够 的 信 息 支 撑 在 过 去 的 年 中, 这 项 工 作 无 论 在 数 量 上, 还 是 在 质 量 上 和 深 度 上 都 取 得 了 很 大 的 进 步 研 究 服 务 和 其 他 例 如 经 济 模 式 等 专 业 服 务 纷 纷 出 现 无 论 这 些 服 务 来 自 于 图 书 馆 或 者 不 依 赖 于 立 法 机 构 的 行 政 体 系, 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 对 这 些 由 立 法 机 构 或 个 人 掌 握 的 信 息 形 式 都 给 予 关 注 该 专 业 组 的 目 标 如 下 : 31 在 罗 马 2009 年 8 月 召 开 的 议 会 图 书 馆 研 究 与 服 务 专 业 组 会 议 上, 时 任 专 业 组 主 席 的 格 罗 桑 德 格 (Gro Sandgrind) 介 绍 了 专 业 组 的 各 项 活 动 la/45147/89665/paginabicamerali.htm

111 根 据 世 界 各 国 议 会 的 利 益 需 求 及 其 发 展 阶 段, 通 过 提 供 帮 助 和 支 持, 促 进 各 国 议 会 图 书 馆 的 发 展 ; 鼓 励 双 边 援 助 和 发 展 项 目 ; 作 为 实 现 这 些 目 标 信 息 交 换 的 枢 纽 ; 鼓 励 旨 在 促 进 最 新 信 息 技 术 应 用 议 会 图 书 馆 服 务 的 项 目 ; 调 查 议 会 承 担 的 研 究 工 作 与 公 共 或 私 人 机 构 所 做 的 研 究 工 作 之 间 的 关 系, 调 查 议 会 对 于 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 的 需 求 调 研 议 会 内 部 关 于 图 书 馆 信 息 和 研 究 服 务 的 行 政 安 排 加 强 各 国 议 会 联 盟 和 议 会 图 书 馆 之 间 的 合 作, 并 探 讨 联 合 方 案 和 执 行 的 可 能 性 鼓 励 构 建 地 区 性 的 议 会 图 书 馆 团 体, 如 欧 洲 议 会 研 究 文 献 中 心 在 参 加 每 年 的 国 际 图 联 大 会 的 同 时, 专 业 组 也 会 在 国 际 图 联 大 会 之 前 组 织 一 个 会 前 会, 会 期 三 天 2009 年 在 罗 马 举 行 的 是 专 业 组 第 25 届 会 议 这 些 会 议 为 广 大 的 议 会 图 书 馆 及 从 事 研 究 服 务 的 工 作 人 员 提 供 了 一 个 极 好 的 机 会 和 场 所, 让 他 们 可 以 聚 在 一 起, 通 过 主 题 讨 论 来 交 换 信 息 和 想 法 专 业 组 定 期 发 布 通 讯 和 其 他 出 版 物, 所 有 专 业 组 成 员 都 可 以 参 加 国 际 图 联 PARL2 电 子 邮 件 列 表, 它 既 是 专 业 组 进 行 信 息 传 播 的 手 段, 也 是 专 业 组 论 坛 109

112 此 外 还 有 一 个 与 专 业 组 相 关 但 不 是 由 它 管 理 的 网 站, 即 Parlanet 网 站 33 该 网 站 对 自 己 的 描 述 是 : 博 客 网 页 作 为 工 作 工 具 被 设 计 出 来, 用 来 交 换 信 息 创 意 经 验 以 及 分 享 工 作 领 域 中 的 忧 虑 和 发 展, 就 像 它 们 就 在 我 们 周 围 发 生 一 样 各 国 议 会 联 盟 越 来 越 多 地 参 与 到 议 会 图 书 馆 及 其 研 究 服 务 中 当 然 这 是 一 个 经 过 长 期 建 设 的 组 织 指 南 ( 修 订 版 ) 的 第 一 章 和 第 二 章 引 用 了 该 组 织 2006 年 出 版 的 21 世 纪 的 议 会 与 民 主 : 最 佳 实 践 指 南, 第 十 一 章 中 引 用 了 议 会 网 站 指 南 2008 年 10 月 16 日, 各 国 议 会 联 盟 国 际 图 联 以 及 议 会 秘 书 长 协 会 在 日 内 瓦 联 合 举 办 了 主 题 为 告 知 民 主 : 构 建 满 足 议 员 信 息 和 知 识 需 求 的 能 力 34 地 区 性 议 会 图 书 馆 协 会 与 国 际 图 联 一 样, 许 多 地 区 性 议 会 图 书 馆 协 会 负 责 举 办 会 议 和 交 换 信 息 主 要 的 协 会 组 织 有 : 东 南 非 议 会 图 书 馆 协 会 (APLESA) 加 拿 大 议 会 图 书 馆 员 协 会 (APLIC/ ABPAC) 亚 太 地 区 议 会 图 书 馆 员 协 会 (APLAP) 澳 洲 议 会 图 书 馆 协 会 (APLA) 欧 洲 议 会 研 究 和 文 献 中 心 (ECPRD)

113 各 国 议 会 研 究 和 信 息 网 (IPRIN)( 覆 盖 英 国 爱 尔 兰 以 及 英 联 邦 国 家 ) 国 家 立 法 机 构 立 法 研 究 馆 员 全 国 会 议 ( 美 国 ) 北 欧 国 家 其 他 地 区 性 组 织 过 去 就 已 存 在 或 者 已 经 计 划 成 立, 虽 然 随 着 议 会 图 书 馆 的 发 展 有 些 情 况 会 发 生 变 化, 但 是 上 述 所 列 出 的 地 区 组 织 在 本 版 指 南 修 订 中 积 极 活 跃 并 给 予 了 很 大 支 持 北 欧 地 区 联 盟 的 活 动 各 不 相 同, 包 括 : 交 换 资 料, 比 如 议 会 报 告 和 研 究 文 件 ( 尽 管 网 络 的 发 展 减 弱 了 共 享 实 体 文 件 重 要 性 ) 联 合 研 究 对 地 方 产 生 影 响 的 问 题 交 换 工 作 人 员 通 过 会 议 共 享 创 意 议 会 图 书 馆 之 间 的 双 边 关 系 同 代 表 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 中 心 的 国 际 和 地 区 组 织 一 样, 双 边 关 系 的 存 在 也 很 普 遍 在 柏 林 墙 倒 塌 之 后 的 时 期, 民 主 政 治 在 很 大 的 区 域, 不 仅 仅 是 在 东 欧 而 是 在 世 界 各 地 出 现 ( 或 重 新 出 现 ) 双 边 关 系 通 过 许 多 方 式 得 到 了 发 展 : 已 建 立 的 议 会 图 书 馆 或 其 他 机 构 的 职 员, 或 其 他 具 有 111

114 相 关 经 验 的 人 员, 对 那 些 正 在 发 展 议 会 图 书 馆 的 议 会 进 行 拜 访, 并 推 荐 新 的 开 发 项 目 作 为 回 访, 新 发 展 中 的 图 书 馆 学 习 如 何 建 构 图 书 馆 通 过 长 期 的 双 方 互 访, 两 个 图 书 馆 之 间 就 会 建 立 起 常 规 的 职 员 和 资 料 交 换 机 制 ( 或 者 议 会 图 书 馆 与 其 他 图 书 馆 之 间 建 立 起 双 边 关 系 ) 毫 无 疑 问, 这 些 项 目 具 有 不 同 的 价 值, 但 是 在 实 施 过 程 中 都 需 要 认 真 的 计 划 和 管 理 以 确 保 其 效 果 访 问 一 个 图 书 馆 时 只 是 简 单 地 四 处 参 观 是 不 够 的 提 前 制 定 计 划 十 分 重 要, 要 明 确 访 问 的 目 的, 并 且 要 确 保 选 用 了 合 适 的 人 选 尽 管 对 于 需 要 多 少 计 算 机 图 书 和 报 纸 提 出 建 议 是 有 用 的, 但 是 仅 提 出 这 些 建 议 是 不 够 的 重 要 的 是 要 了 解 受 访 国 家 的 传 统 和 政 治 文 化, 并 在 其 基 础 上 提 出 建 议 如 果 只 是 根 据 访 问 者 本 人 自 己 的 经 验 而 提 出 建 议 是 有 风 险 的 事 实 上, 他 们 要 离 开 已 掌 握 的 经 验, 思 考 那 些 他 们 做 得 不 好 的 事 情 而 不 是 只 是 回 想 他 们 做 得 很 好 的 事 情, 即 帮 助 他 人 从 自 己 犯 的 错 误 中 学 到 经 验 同 传 授 成 功 经 验 一 样 具 有 价 值 最 初 只 是 一 些 成 功 建 立 起 议 会 图 书 馆 的 国 家, 比 如 美 国 瑞 典 和 英 国, 愿 意 向 其 他 国 家 传 授 他 们 的 经 验 尽 管 历 史 悠 久 的 图 书 馆 已 经 比 较 发 达 并 且 他 们 所 在 的 国 家 已 经 完 成 了 向 民 主 国 家 的 过 渡, 但 是 他 们 自 身 所 处 的 环 境 也 可 以 给 其 他 国 家 一 些 建 议, 所 以 这 些 议 会 图 书 馆 在 与 发 展 中 的 议 会 图 书 馆 的 合 作 中 发 挥 了 重 要 的 作 用 这 一 观 点 是 由 拉 脱 维 亚 共 和 国 信 息 部 部 长 安 尼 塔 杜 杜 内 (Anita Duduna) 在 向 各 112

115 国 议 会 联 盟 提 交 的 一 份 报 告 中 提 出 的 35, 文 章 指 出 拉 脱 维 亚 民 主 化 的 经 验 使 他 们 成 为 好 的 调 解 员, 相 对 于 老 牌 民 主 国 家, 拉 脱 维 亚 具 有 新 的 民 主 过 渡 经 验 的 优 势 处 于 民 主 过 渡 时 期 国 家 之 间 比 与 老 牌 民 主 国 家 更 可 能 分 享 他 们 的 经 验 其 他 国 家 发 现 他 们 也 面 临 类 似 的 情 况 毫 无 疑 问, 历 史 悠 久 的 图 书 馆 对 于 成 功 新 建 的 图 书 馆 有 很 多 潜 在 的 需 要 学 习 的 东 西, 这 种 学 习 有 助 于 传 统 的 永 久 延 续 也 许 理 想 的 建 议 的 结 合 来 自 于 长 期 服 务 和 新 服 务 的 结 合 当 然 通 过 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 和 研 究 专 业 组 就 能 实 现 这 种 结 合 任 何 一 个 新 建 设 的 议 会 图 书 馆 都 能 从 国 际 图 联 议 会 研 究 和 服 务 专 业 组 所 提 供 的 具 有 广 度 的 经 验 中 获 益, 获 取 经 验 的 途 径 包 括 : 资 金 允 许 的 情 况 下 参 加 国 际 图 联 大 会, 可 以 注 册 大 会 电 子 邮 件 列 表, 或 将 专 业 组 看 作 是 一 种 资 源 使 用 那 些 愿 意 和 能 够 提 供 双 边 建 议 的 国 家 可 能 已 经 是 专 业 组 的 成 员 了 35 议 会 图 书 馆 良 好 经 验 的 分 享 以 及 能 力 建 设 : 协 助 议 会 机 构 的 策 略 拉 脱 维 亚 安 尼 塔 杜 杜 内 (Anita Duduna) 提 出 的 观 点 113

116 第 十 五 章 为 公 众 和 学 校 提 供 的 信 息 服 务 议 会 越 来 越 需 要 向 公 众 和 学 校 提 供 信 息 服 务, 特 别 是 有 关 议 会 的 职 能 业 务 和 历 史 记 录 等 方 面 的 信 息 在 很 多 国 家, 人 们 普 遍 对 于 议 会 不 甚 了 解, 或 对 政 治 持 有 很 高 的 怀 疑 态 度, 并 且 人 们 普 遍 不 认 为 大 众 媒 体 会 尽 一 切 努 力 改 善 这 种 情 况 事 实 上, 失 实 的 媒 体 报 道 正 是 这 些 问 题 的 一 部 分 除 非 责 任 教 育 被 确 定 为 教 育 课 程 的 组 成 部 分, 否 则 教 育 体 系 并 不 能 造 就 出 具 有 公 民 责 任 感 的 未 来 公 民 在 许 多 国 家, 公 众 对 于 议 会 职 能 和 工 作 都 存 在 着 很 大 程 度 上 的 无 知, 当 然 这 些 国 家 的 议 会 也 正 在 日 益 意 识 到 努 力 改 变 这 一 状 况 虽 然 这 并 不 是 议 会 图 书 馆 必 须 具 有 的 职 能, 但 是 图 书 馆 具 有 充 分 的 理 由 : 议 会 图 书 馆 员 工 应 该 具 有 丰 富 的 相 关 议 会 的 知 识, 图 书 馆 是 信 息 的 知 识 库, 图 书 馆 员 工 应 该 能 够 以 公 众 ( 并 非 专 家 ) 理 解 和 接 受 的 方 式 传 播 知 识 为 公 众 提 供 信 息 服 务 议 会 工 作 的 政 治 性 可 能 令 人 感 到 有 些 神 秘 一 些 对 于 议 员 和 在 议 会 工 作 的 人 显 而 易 见 的 事 情 未 必 对 其 他 人 也 是 这 样 的 因 此 议 会 通 常 需 要 几 个 办 公 室 或 办 事 处 来 发 布 信 息, 对 象 不 仅 包 括 公 众 还 包 括 新 闻 记 者 或 组 织 机 构, 这 些 对 象 希 望 与 议 会 打 交 道 或 希 望 了 解 在 确 定 时 间 和 地 点, 什 么 事 情 正 在 发 生 办 事 处 可 以 发 布 信 息 的 主 题 类 别 涉 及 的 范 围 很 广, 比 如 : 议 会 的 现 在 和 未 来 114

117 议 会 的 历 史 议 会 的 程 序 和 相 关 术 语 关 于 过 去 的 辩 论 或 者 一 部 特 定 法 律 或 一 项 决 议 相 关 讨 论 的 信 息 议 员 个 人 及 其 在 议 会 中 的 活 动 的 传 记 信 息 谁 是 议 员? 如 何 联 系 他 们 上 述 内 容 可 以 通 过 很 多 方 式 进 行 传 播 : 议 会 网 站 可 能 是 信 息 的 主 要 来 源, 并 且 任 何 一 个 信 息 服 务 点 都 被 期 望 能 够 提 供 容 纳 上 述 主 题 的 信 息, 并 保 证 所 提 供 的 信 息 易 于 理 解 和 获 取 电 话 咨 询 处 要 能 够 恰 当 地 响 应 和 回 答 那 些 由 无 法 进 入 互 联 网 的 问 询 者 或 自 己 无 法 找 到 信 息 的 问 询 者 所 提 出 的 问 题 访 问 议 会 和 参 与 辩 论 会 的 信 息 一 个 联 系 我 们 的 电 子 邮 件 地 址, 和 一 个 可 以 通 过 纸 质 信 件 提 交 咨 询 的 邮 寄 地 址 出 版 物, 比 如 针 对 大 众 感 兴 趣 的 某 些 主 题 内 容 的 说 明 或 者 现 有 业 务 的 通 告 这 些 出 版 物 的 形 式 可 以 是 可 邮 寄 的 纸 质 版, 也 可 以 是 可 发 电 子 邮 件 的 电 子 版 议 员 及 其 工 作 人 员 也 能 使 用 这 些 出 版 物, 这 样 他 们 就 可 以 将 其 发 送 给 选 民 115

118 延 伸 工 作 可 以 担 负 很 多 种 类 的 工 作, 比 如 与 地 方 图 书 馆 合 作 以 确 保 他 们 拥 有 重 要 的 议 会 资 料 并 向 其 解 释 资 料 的 含 义, 或 者 向 地 方 组 织 提 供 谈 话 记 录 有 很 多 不 同 的 传 播 途 径, 但 是 无 论 向 问 询 者 提 供 信 息 的 方 法 有 何 不 同, 所 提 供 的 信 息 是 相 似 的 比 如, 可 以 通 过 网 站 电 话 问 询 处 或 者 邮 寄, 让 大 众 得 到 其 感 兴 趣 的 内 容 说 明 图 书 馆 之 所 以 担 负 公 共 信 息 服 务 职 能 的 一 个 很 好 的 理 由, 正 如 上 述 指 出 的, 是 因 为 它 已 经 具 备 了 相 关 专 业 知 识, 需 要 整 合 职 能, 尽 可 能 地 与 那 些 具 有 相 似 知 识 和 技 能 的 人 们 分 享 知 识 这 样 可 以 避 免 机 构 中 不 同 部 门 以 不 同 的 方 式 收 集 和 存 储 相 同 的 信 息 为 学 校 提 供 信 息 服 务 因 为 担 负 着 为 公 众 提 供 信 息 服 务 的 职 能, 各 国 议 会 和 议 员 均 认 为, 为 学 校 各 年 龄 段 的 学 生 提 供 准 确 而 适 当 的 议 会 信 息 是 十 分 重 要 的 这 些 信 息 在 某 种 意 义 上 可 以 看 作 是 公 共 信 息 的 一 个 组 成 部 分 但 是 这 些 信 息 也 有 其 特 殊 性, 学 校 的 信 息 需 求 可 以 看 作 是 教 育 内 容 的 组 成 部 分, 所 以 其 内 容 会 比 那 些 向 议 会 公 共 信 息 咨 询 处 问 询 的 信 息 ( 比 如, 那 些 特 殊 的 关 于 业 务 或 议 员 个 人 信 息 的 问 询 ) 内 容 更 为 普 适 提 供 的 信 息 要 根 据 特 定 的 年 龄 段 进 行 相 应 的 调 整, 并 适 合 该 国 任 何 广 泛 的 公 民 教 育 计 划 在 很 多 国 家, 参 与 投 票 的 年 轻 人 的 人 数 少 于 年 长 者, 所 以 十 分 有 必 要 向 年 轻 人 解 释 为 什 么 议 会 事 务 对 他 们 来 说 很 重 要 这 样 做 不 仅 仅 是 要 告 知 年 轻 人 议 会 在 做 什 么, 而 是 要 他 们 参 与 进 来, 这 样 他 们 才 会 明 白 为 什 么 议 116

119 会 事 务 是 与 他 们 相 关, 他 们 能 够 得 到 授 权, 这 样 他 们 才 会 在 参 与 政 治 进 程 的 过 程 中 充 满 信 心 ; 不 仅 仅 是 投 票, 而 是 更 积 极 地 参 与 政 治 事 务 做 到 这 一 切 所 需 要 的 技 能 并 不 是 议 会 所 需 要 的 全 部 技 能 需 要 这 些 技 能 ( 比 如 具 备 议 会 知 识 可 以 向 外 行 人 解 释 议 会 如 何 运 作 的 能 力 ) 的 地 方 还 需 要 其 他 技 能 具 有 合 适 的 教 育 家 和 教 师 十 分 重 要, 他 们 要 热 心 于 儿 童 教 育, 并 能 编 制 适 合 特 定 年 龄 段 的 教 材 因 此, 对 于 任 何 一 个 想 要 创 办 教 育 服 务 的 议 会, 确 保 提 供 教 育 服 务 的 人 具 有 相 应 的 教 育 技 能 是 十 分 重 要 的, 同 时 这 些 人 还 要 能 与 那 些 具 有 议 会 专 业 知 识 的 人 们 共 同 工 作 议 会 的 教 育 服 务 可 以 提 供 不 同 的 服 务 项 目 包 括 : 儿 童 议 会 访 问 项 目 可 以 采 取 很 多 方 式, 包 括 参 观 活 动 ( 旨 在 解 释 议 会 的 工 作, 要 多 于 描 述 议 会 的 建 筑, 即 使 议 会 恰 巧 拥 有 有 趣 的 建 筑 物 ); 模 拟 辩 论 是 可 以 采 用 的 另 一 种 有 益 的 方 式, 比 如 可 以 让 议 员 与 儿 童 们 进 行 交 谈 教 师 议 会 访 问 项 目 为 那 些 对 于 在 议 会 中 散 发 材 料 感 到 不 太 自 信 教 师 们, 以 及 那 些 想 要 知 道 更 多 信 息 的 教 师 们 设 立 培 训 日 专 题 展 览 专 题 展 览 可 以 在 议 会 举 办, 或 者 如 果 有 拓 展 的 计 划, 可 以 进 行 巡 展 它 们 可 以 是 令 儿 童 感 兴 趣 的 历 史 主 题, 或 者 可 以 是 更 普 遍 的 主 题, 比 如 从 只 有 少 数 人 有 投 票 权 到 所 有 成 年 人 拥 有 投 票 权 的 历 史 演 进 117

120 为 学 校 提 供 书 面 材 料 作 为 教 师 的 教 学 辅 助 资 料, 可 在 教 室 向 儿 童 分 发 拓 展 项 目 访 问 学 校 的 项 目 的 工 作 人 员 在 学 校 与 教 师 一 起 商 讨 如 何 向 学 生 解 释 议 会, 工 作 人 员 则 可 能 要 亲 自 向 儿 童 授 课 学 校 公 民 教 育 课 程 内 容 根 据 特 定 国 家 教 育 服 务 体 系 结 构, 内 容 可 能 由 教 育 部 与 中 央 ( 或 州 ) 政 府 决 定, 或 由 当 地 政 府 决 定, 或 两 者 兼 而 有 之 这 项 工 作 有 助 于 在 国 家 公 民 教 育 计 划 中 正 确 地 解 释 议 会 的 作 用 除 非 内 容 来 自 那 些 具 有 特 定 议 会 知 识 的 人, 否 则 当 对 于 政 府 作 用 的 阐 释 多 于 对 议 会 的 解 释 时 会 产 生 不 利 的 影 响 青 年 议 会 这 可 能 是 议 会 访 问 计 划 的 一 部 分, 或 作 为 拓 展 方 案 的 一 部 分 而 运 行 网 站 面 向 年 轻 人 的 网 站 它 可 以 是 常 规 议 会 网 站 的 组 成 部 分 与 非 政 府 组 织 的 合 作 与 教 育 或 青 年 非 政 府 组 织 的 合 作, 为 青 年 人 开 发 的 教 育 项 目 可 能 是 一 种 互 惠 互 利 的 方 式 无 论 方 案 是 否 是 由 议 会 的 教 育 服 务 提 供, 重 要 的 是 这 些 项 目 要 适 合 于 学 生 的 年 龄 显 然, 一 个 适 合 年 龄 段 为 十 六 到 十 八 岁 的 项 目 是 不 适 合 六 到 八 岁 年 龄 段 的 孩 子 的, 反 之 亦 然 这 也 说 明 服 务 团 队 中 具 有 教 学 技 能 和 相 关 知 识 的 组 成 人 员 的 重 要 性 运 作 良 好 的 教 育 服 务 功 能 设 计 在 提 高 青 少 年 的 有 关 议 会 的 知 识 和 他 们 的 公 民 意 识 上 发 挥 出 重 要 的 作 用 118

121 第 十 六 章 议 会 资 料 的 存 档 我 们 在 第 四 章 中 讨 论 过, 出 于 馆 藏 发 展 的 需 要, 议 会 图 书 馆 要 全 面 收 集 作 为 工 作 文 件 的 议 会 文 件 和 讨 论 报 告 议 会 在 完 整 保 存 议 会 文 件 的 同 时 还 要 制 定 一 个 用 于 未 来 保 留 和 存 档 文 件 的 政 策 越 来 越 多 的 档 案 馆 在 寻 求 令 这 些 文 件 能 够 以 数 字 化 的 形 式 被 利 用 的 途 径 现 在 许 多 资 料 都 是 以 电 子 文 档 的 形 式 创 建 的 这 意 味 着 存 档 的 文 件 可 以 得 到 更 广 泛 的 使 用, 但 同 时 也 引 发 了 数 字 化 文 献 资 料 如 何 进 行 长 期 存 档 的 新 问 题 议 会 档 案 馆 并 没 有 被 认 为 应 该 成 为 议 会 图 书 馆 的 一 部 分, 但 是 出 于 公 共 信 息 职 能 的 考 虑, 议 会 档 案 馆 和 议 会 图 书 馆 应 该 紧 密 合 作 档 案 馆 需 要 同 议 会 其 他 部 门 也 保 持 合 作, 比 如 委 员 会 办 公 室, 以 保 证 相 关 文 件 都 能 够 被 很 好 地 存 档 议 会 档 案 可 以 作 为 独 立 资 源 由 议 会 自 己 持 有, 也 可 以 作 为 馆 藏 资 源 的 一 部 分 保 存 在 国 家 档 案 馆 中 档 案 应 该 包 括 什 么 : 议 会 档 案 包 括 与 议 会 相 关 的 广 泛 内 容 的 文 件 档 案 应 包 括 官 方 文 件 及 其 他 文 件 具 体 包 括 : 议 会 法 案 和 法 律 的 原 件 议 会 议 员 辩 论 报 告 正 式 出 版 的 委 员 会 报 告 和 文 件 委 员 会 尚 未 出 版 的 文 件, 比 如 向 委 员 会 提 交 的 未 正 式 出 版 的 证 据 以 及 委 员 会 的 内 部 工 作 文 件 119

122 议 会 下 议 院 的 会 议 录 及 其 他 会 议 相 关 文 件 由 议 会 通 过 的 决 议 议 会 行 政 部 门 的 管 理 记 录 议 会 建 筑 物 的 建 筑 历 史 记 录 议 会 会 议 录 速 记 稿 议 员 及 其 他 议 会 工 作 人 员 的 私 人 文 件 议 会 和 议 员 的 照 片 录 音 及 其 他 影 像 资 料 这 里 所 列 的 清 单 并 不 详 尽 : 人 们 希 望 档 案 能 保 存 任 何 相 关 议 会 起 源 历 史 和 活 动 的 原 始 文 件 档 案 管 理 政 策 任 何 一 个 议 会 档 案 馆 都 需 要 制 定 档 案 管 理 政 策, 用 以 恰 当 地 决 定 何 种 记 录 应 被 保 留, 何 种 记 录 应 被 舍 弃 一 些 文 件 会 被 认 为 将 不 再 需 要, 比 如 某 些 由 议 会 办 公 室 起 草 的 工 作 文 件 将 议 会 档 案 馆 中 数 量 很 大 的 一 些 记 录 处 理 掉, 比 如 那 些 从 未 被 使 用 过 的 议 会 文 件 和 讨 论 报 告 记 录, 乍 一 看 到 这 个 提 议 也 许 会 让 人 感 到 惊 讶 然 而, 就 像 上 面 所 列 清 单 指 出 的, 档 案 馆 可 以 保 存 比 这 种 办 公 资 料 更 有 价 值 的 信 息 举 个 小 例 子, 人 们 可 能 认 为 应 该 保 存 那 些 议 会 餐 厅 的 菜 单, 未 来 的 历 史 学 家 也 许 会 对 这 些 资 料 感 兴 趣 但 是 如 果 菜 单 是 每 日 变 化 的, 并 且 议 会 有 很 多 餐 厅, 那 么 保 存 所 有 的 菜 单 就 是 不 值 得 的 举 个 比 较 严 肃 的 例 子, 议 会 委 员 会 拥 有 大 量 的 工 作 文 件, 120

123 比 如 报 告 的 连 续 性 草 案, 保 存 这 些 连 续 性 的 草 案 是 有 价 值 的, 单 独 保 存 某 个 草 案 则 没 有 必 要 档 案 管 理 政 策 就 是 要 帮 助 决 定 文 件 是 否 应 该 被 永 久 保 存, 并 确 保 能 以 适 当 方 式 存 档 那 些 应 被 保 存 的 文 件 及 销 毁 那 些 应 舍 弃 的 文 件 对 于 永 久 保 存 记 录 的 建 议 规 范, 是 用 来 指 导 档 案 馆 将 其 保 存 的 档 案 根 据 文 件 的 证 据 价 值 信 息 价 值 和 历 史 价 值 进 行 存 档 将 记 录 附 加 上 恰 当 的 元 数 据 可 以 令 记 录 在 被 需 要 时 得 到 有 效 的 使 用 档 案 管 理 政 策 的 详 细 制 定 需 要 经 过 档 案 馆 档 案 保 管 员 和 国 会 办 公 室 工 作 人 员 共 同 讨 论 数 字 化 存 储 数 字 化 存 储 越 来 越 引 起 重 视, 其 原 因 是 越 来 越 多 的 文 献 资 料 ( 议 会 自 己 起 草 的 绝 大 部 分 资 料 ) 是 以 数 字 形 式 创 建 的 将 现 存 文 献 资 料 数 字 化 成 本 的 降 低, 也 是 令 数 字 化 存 储 越 来 越 引 起 重 视 的 原 因, 这 意 味 着 越 来 越 多 的 文 献 资 料 能 通 过 这 种 形 式 得 到 使 用, 也 意 味 着 任 何 有 需 要 的 人 都 可 以 通 过 网 络 检 索 这 些 文 献 资 料 当 然 这 里 并 不 是 讨 论 在 信 息 社 会 存 在 了 很 多 年 的 数 字 化 存 储 这 一 复 杂 问 题 坦 白 而 言, 如 果 不 加 以 认 真 对 待, 当 平 台 和 硬 件 改 变 的 时 候, 则 可 能 会 面 临 数 据 丢 失 的 风 险 纸 质 记 录 会 随 着 时 间 推 移 而 腐 坏, 并 应 保 存 在 合 适 的 可 调 控 的 环 境 中, 但 只 要 稍 加 努 力 保 存, 它 们 就 有 可 能 被 保 存 长 达 几 百 年 甚 至 羊 皮 纸 和 石 雕 品 的 保 存 也 是 这 样 的 情 况 然 而, 如 果 当 技 术 改 变 时 而 没 有 采 取 有 效 的 措 施, 数 字 记 录 将 变 得 不 能 使 用 如 果 有 被 正 式 鉴 定 过 的 纸 质 原 件, 那 么 这 种 情 况 只 是 严 重 的 问 题 而 不 是 灾 难, 只 要 提 供 时 间 和 资 金, 就 能 创 建 一 个 新 的 数 字 记 录 对 于 那 些 只 以 数 字 形 式 121

124 存 在 的 记 录, 数 字 记 录 不 能 使 用 的 情 况 则 是 灾 难 政 府 部 门 并 不 擅 长 解 决 这 个 问 题, 看 上 去 议 会 更 加 重 视 这 个 问 题 相 较 于 保 存 纸 质 记 录, 数 字 化 记 录 的 保 存 需 要 更 有 意 识 的 努 力 和 合 作 数 字 化 记 录 的 保 存 并 不 是 简 单 的 事 情 ; 需 要 解 决 许 多 问 题 比 如 元 数 据 适 当 的 存 储 条 件 等, 这 些 需 要 处 理 的 问 题 将 会 持 续 很 多 年 数 字 化 材 料 的 保 存 已 经 成 为 国 际 图 联 会 议 上 经 常 讨 论 的 议 题 档 案 使 用 议 会 的 作 用 之 一 就 是 要 让 有 需 要 的 人 可 以 使 用 议 会 的 文 献 资 料 大 多 数 的 议 会 已 经 采 取 了 实 质 性 的 步 骤 以 确 保 人 们 可 以 简 便 地 使 用 电 子 形 式 和 纸 质 形 式 的 讨 论 报 告 委 员 会 文 件 等 文 献 资 料 议 会 档 案 馆 希 望 具 有 公 共 阅 览 室 以 满 足 公 民 查 阅 档 案 馆 馆 藏 的 需 要 但 是 议 会 常 常 做 的 远 不 如 此, 就 像 国 家 档 案 馆 和 国 家 图 书 馆, 议 会 还 应 保 存 历 史 文 献 资 料 有 许 多 项 目 用 来 完 成 非 数 字 化 创 建 的 资 料 的 数 字 化 比 如 由 捷 克 和 斯 洛 伐 克 议 会 图 书 馆 联 合 做 的 一 个 富 有 挑 战 性 的 项 目 伊 娃 麦 克 拉 科 娃 (Eva Maclakova)( 斯 洛 伐 克 议 会 图 书 馆 馆 长 ) 和 卡 雷 尔 索 斯 纳 (Karel Sosna)( 捷 克 共 和 国 议 会 图 书 馆 馆 长 ) 在 2006 年 8 月 首 尔 召 开 的 国 际 图 联 会 议 上 描 述 了 这 个 项 目 36 这 个 项 目 包 括 了 捷 克 和 斯 洛 伐 克 议 会 及 立 法 机 构 的 所 有 记 录 的 数 字 化, 记 录 要 回 溯 到 1848 年 2009 年, 这 个 项 目 在 继 续 完 成 其 历 史 部 分 内 容 的 建 设 还 有 一 个 是 捷 克 ( 波 西 米 亚 ) 立 法 机 构 数 字 图 书 馆 项 目, 数 36 捷 克 和 斯 洛 伐 克 联 合 国 会 图 书 馆 osna-en.pdf 122

125 字 化 资 料 回 溯 到 十 一 世 纪 37 另 一 个 新 项 目 是 英 国 议 会 议 事 录 数 字 化 项 目, 资 料 回 溯 到 1803 年 2008 年 8 月, 爱 德 华 伍 德 (Edward Wood) 在 渥 太 华 召 开 的 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 研 讨 会 上 发 表 了 一 篇 关 于 此 项 目 的 文 章 38 此 类 项 目 有 着 巨 大 的 潜 在 价 值, 并 且 有 证 据 表 明, 由 捷 克 和 斯 洛 伐 克 共 同 完 成 的 项 目 已 经 得 到 了 很 好 的 使 用 然 而, 尤 其 是 对 于 非 专 家 的 使 用 者 来 说, 文 件 可 能 经 常 被 混 淆, 所 以 要 保 证 能 提 供 有 效 的 使 用 帮 助 比 如, 捷 克 议 会 允 许 用 户 通 过 电 子 邮 件 或 电 话 了 解 如 何 使 用 系 统 议 会 通 常 拥 有 丰 富 的 文 献 资 料 资 源 和 档 案 资 源, 而 为 公 众 提 供 纸 质 的 和 电 子 的 议 会 档 案 使 用 服 务, 是 议 会 的 一 项 重 要 职 能 议 会 辩 论 实 录 数 字 化 :200 年 的 议 会 辩 论 实 录 数 字 化 在 线 123

126 第 十 七 章 结 语 第 一 版 指 南 回 顾 1989 年 柏 林 墙 倒 塌 是 世 界 政 治 格 局 迅 速 变 化 的 象 征, 当 时 指 南 尚 在 制 定 之 中, 该 指 南 于 1993 年 发 表 从 某 种 程 度 上 来 说, 正 是 由 于 这 样 的 局 势, 才 使 得 指 南 成 为 如 此 有 用 的 工 具 厄 思 斯 特 科 尔 (Ernst Kohl) 时 任 国 际 图 联 议 会 图 书 馆 研 究 服 务 专 业 组 主 席, 他 在 指 南 的 前 言 中 引 用 了 沃 尔 特 巴 吉 特 (Walter Baghot) 所 著 的 1867 年 英 国 宪 法 中 的 一 句 话 : 一 个 国 家 如 果 没 有 一 个 讨 论 型 的 政 府, 那 么 它 就 不 是 一 个 一 流 的 国 家 科 尔 (Kohl) 指 出, 政 府 要 想 获 得 成 功 和 让 讨 论 型 政 府 有 效 工 作, 就 需 要 有 简 报 和 分 析 来 作 支 撑, 显 然, 议 会 图 书 馆 提 供 了 这 种 支 撑 议 会 图 书 馆 的 发 展 恰 逢 许 多 新 兴 民 主 国 家 的 出 现, 这 并 不 是 偶 然 的 情 况 如 果 认 为 第 一 版 指 南 的 出 版 过 程 是 一 帆 风 顺 的, 或 者 认 为 该 指 南 已 经 达 到 了 较 高 的 期 望 水 平, 这 样 的 想 法 是 不 明 智 的 但 是 尽 管 如 此, 政 府 还 是 一 个 民 主 的 讨 论 型 政 府, 大 部 分 的 政 府 工 作 人 员 都 希 冀 把 工 作 做 得 更 好 那 些 在 议 会 图 书 馆 工 作 的 人 们 几 乎 总 是 对 于 民 主 进 程 表 现 出 真 正 的 承 诺, 特 别 是 对 于 立 法 过 程 中 的 公 开 辩 论 以 及 政 府 行 政 部 门 的 审 议 工 作 给 予 积 极 的 支 持 不 难 发 现, 许 多 国 家 议 会 图 书 馆 的 工 作 人 员 是 在 困 难 和 棘 手 的 环 境 下 提 供 支 持 服 务 的 即 使 他 们 经 常 要 面 对 政 治 进 程 的 不 确 定 性 以 及 政 治 决 策 者 的 行 为, 甚 至 是 辞 职 等 现 实 方 面 危 险, 但 没 有 迹 象 表 明 这 种 承 诺 和 理 想 主 义 在 衰 退 124

127 当 然, 自 指 南 第 一 版 出 版 以 来, 不 只 是 议 会 图 书 馆 所 服 务 的 政 治 环 境 发 生 了 迅 速 的 变 化 虽 然 提 供 客 观 的 研 究 分 析 和 信 息 服 务 这 些 核 心 业 务 被 保 留 了 下 来, 但 是 提 供 服 务 的 方 式 发 生 了 根 本 性 的 变 化 图 书 馆 不 仅 要 跟 上 和 有 效 使 用 新 技 术, 更 要 思 考 应 如 何 运 作 一 个 很 重 要 的 认 识 是 图 书 馆 是 在 市 场 中 运 行, 与 过 去 相 比 议 会 的 议 员 们 能 够 很 容 易 从 互 联 网 和 游 说 者 那 里 获 得 大 量 的 信 息 ( 不 一 定 准 确 或 客 观 ) 因 此, 议 会 图 书 馆 需 要 不 断 证 明 他 们 提 供 的 准 确 客 观 符 合 议 会 议 员 需 要 的 信 息 服 务 的 价 值 对 新 技 术 的 最 高 需 求 点 就 是 能 够 让 服 务 更 有 效 地 推 送, 在 常 规 工 作 过 程 中 需 要 通 过 有 效 的 市 场 营 销 来 理 解 用 户 需 求 未 来 展 望 未 来 是 什 么? 指 南 第 一 版 指 出 在 目 前 为 议 会 提 供 信 息 服 务 充 满 影 响 力 的 形 势 下, 议 会 图 书 馆 关 闭 服 务 是 错 误 的, 但 在 第 一 版 并 未 对 此 得 出 结 论 充 满 影 响 力 的 形 势 今 天 依 然 存 在 2009 年 11 月 3 日 至 5 日, 在 华 盛 顿 美 国 众 议 院 举 行 了 2009 年 世 界 电 子 议 会 会 议 会 议 在 最 后 举 行 的 新 闻 发 布 会 上 发 布 了 以 下 共 识 : 议 会 有 机 会 使 新 一 代 公 民 加 入 政 治 和 议 会 进 程, 信 息 通 信 技 术 是 新 一 代 公 民 生 活 方 式 的 核 心 通 过 信 息 通 信 技 术, 议 会 在 相 关 重 要 政 策 和 立 法 的 辩 论 与 决 策 中, 能 够 了 解 并 吸 纳 新 一 代 公 民 的 意 见 125

128 对 公 民 而 言, 采 用 开 放 式 标 准 会 使 议 会 更 加 透 明 和 有 责 任 感 议 会 也 将 得 到 更 好 的 配 备 用 以 促 进 区 域 性 的 和 全 球 化 的 合 作 和 一 体 化 事 实 上, 现 今 全 球 化 的 世 界, 许 多 需 要 采 取 立 法 来 解 决 的 问 题, 是 需 要 协 商 解 决 的 共 同 问 题 信 息 获 取 为 公 民 参 与 政 治 进 程 提 供 了 支 撑, 也 确 实 支 持 了 议 会 议 员 们 的 工 作 议 会 图 书 馆 工 作 有 效, 资 源 充 足, 科 研 服 务 充 分 利 用 新 技 术 收 集 管 理 和 共 享 信 息, 这 些 都 很 好 地 满 足 了 议 员 们 巨 大 的 信 息 需 求 39 所 有 地 区, 发 挥 潜 在 重 要 作 用 的 议 会 图 书 馆 和 研 究 服 务 莫 不 如 此, 同 时 也 是 对 指 南 第 一 版 提 出 的 充 满 影 响 力 的 环 境 作 出 了 说 明 虽 然 尝 试 在 充 满 影 响 力 形 势 下 确 定 未 来 的 主 题 是 存 在 风 险 的, 但 是 现 在 一 些 新 的 发 展 趋 势 正 引 起 对 议 会 图 书 馆 性 质 的 质 疑 欧 洲 议 会 图 书 馆 莱 恩 瓦 特 (Iain Watt) 在 2009 年 米 兰 召 开 的 国 际 图 联 大 会 上 发 表 论 文 指 出 40, 议 会 图 书 馆 抱 有 这 样 的 理 想, 他 们 认 为 议 会 议 员 们 的 决 策 是 在 无 限 理 性 的 环 境 中 得 出 的 他 指 出, 现 实 情 况 却 是 : 时 间 的 压 力 往 往 意 味 着 议 会 议 员 们 要 以 有 限 的 信 息 和 不 太 合 理 的 方 式 来 进 行 决 策, 同 时 也 要 求 议 会 图 书 馆 理 解 和 接 受 这 样 的 现 实 关 于 这 一 点 我 们 在 第 九 章 讨 论 了 市 场 营 销 问 题, 真 正 理 解 用 户 信 息 需 求 远 比 信 息 提 供 者 猜 测 用 户 的 信 息 需 求 更 重 要 在 此 次 会 议 上, 意 大 利 参 议 院 图 书 馆 的 安 娜 加 卢 齐 39 议 会 信 息 通 讯 技 术 全 球 中 心 提 出 了 召 开 2009 年 世 界 电 子 议 会 会 议 的 倡 议, 该 中 心 由 联 合 国 和 各 国 议 会 联 盟 于 2006 年 创 建 2009 年 11 月 5 日 会 议 新 闻 发 布, -e/eparl09/press.pdf 40 改 变 议 会 图 书 馆 的 愿 景 126

129 (Anna Galluzzi) 也 发 表 了 一 篇 论 文 对 议 会 图 书 馆 的 未 来 预 测 41 她 提 出, 议 会 图 书 馆 应 从 两 个 方 向 选 择 其 一 来 重 塑 自 己 他 们 要 么 扩 大 其 职 能, 在 机 构 的 直 接 职 能 之 外, 成 为 议 会 和 人 民 之 间 的 联 系 纽 带 ( 我 们 已 经 看 到 议 会 图 书 馆 越 来 越 普 遍 地 开 展 面 向 学 校 和 公 众 的 工 作 ), 或 者 更 加 注 重 内 部 建 设, 尽 可 能 发 展 数 字 化 服 务, 并 与 议 会 其 他 部 门 进 行 合 作 和 整 合, 她 还 指 出 作 真 正 的 图 书 馆 而 不 仅 仅 是 看 上 去 像 而 已 我 个 人 认 为, 议 会 图 书 馆 的 发 展 不 是 这 样 简 单 的 选 择 这 两 篇 论 文 质 疑 了 一 些 议 会 图 书 馆 的 运 作 方 式 背 后 的 基 本 思 想, 表 明 了 我 们 正 处 于 对 未 来 并 不 确 定 的 时 期 这 并 不 意 味 着 议 会 图 书 馆 不 能 拥 有 充 满 活 力 和 价 值 的 前 途, 而 是 意 味 着 他 们 需 要 不 断 思 考 自 己 的 角 色 和 用 户 的 需 求 并 相 应 地 进 行 调 整 此 前 我 们 已 经 明 确 的 方 针 是 : 技 术 变 革 的 步 伐 仍 在 继 续, 它 将 推 动 图 书 馆 运 作 方 式 的 变 化 议 会 图 书 馆 才 刚 刚 把 握 社 会 网 络 工 具 的 潜 力 伴 随 在 线 使 用 的 信 息 资 源 的 比 重 的 增 加, 实 体 意 义 的 图 书 馆 的 重 要 性 将 继 续 下 降 图 书 馆 需 要 考 虑 其 物 理 空 间 如 何 得 到 最 佳 利 用 甚 至 考 虑 是 否 有 保 留 的 必 要 要 更 加 努 力 地 了 解 用 户 的 需 求 及 他 们 如 何 使 用 信 息, 要 承 认 议 会 议 员 及 其 工 作 人 员 是 一 个 多 元 化 的 群 体, 他 们 的 41 议 会 图 书 馆 : 一 个 不 确 定 的 未 来? me2009-en.php 127

130 需 求 是 多 样 化 的 需 要 在 信 息 专 家 和 研 究 人 员 之 间 建 立 起 更 加 紧 密 的 工 作 关 系 在 信 息 超 载 的 时 代, 议 会 图 书 馆 要 寻 找 合 适 的 途 径 以 避 免 将 这 种 信 息 超 载 加 诸 到 用 户 身 上 信 息 经 纪 人 的 概 念 变 得 越 来 越 重 要 要 求 议 会 和 政 府 职 能 更 加 公 开 的 持 续 压 力, 为 议 会 图 书 馆 提 供 了 助 推 这 一 成 就 的 机 会 指 南 第 一 版 中 的 部 分 内 容 现 在 仍 然 适 用 因 为 每 一 个 国 家 的 政 治 文 化 以 及 所 有 相 关 内 容 都 有 其 强 烈 的 本 土 特 色 每 一 个 国 家 的 立 法 机 构 及 图 书 馆 都 必 须 决 定 要 走 多 远 以 何 种 方 式 发 展, 所 以 绘 制 一 个 理 想 图 书 馆 的 蓝 图 可 能 是 个 错 误 的 行 为, 这 个 观 点 在 今 天 仍 然 是 对 的 修 订 版 旨 在 遵 循 这 些 原 则, 并 沿 此 思 路 提 出 可 供 思 考 的 一 些 指 导 方 针 128