Windows 版 WebEx 與 Outlook 之整合的使用者指南

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1 第一次發佈日期 : 2015 年 08 月 19 日 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

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3 目錄 Windows 版 WebEx 與 Outlook 之整合 1 WebEx 與 Outlook 之整合 概觀 1 WebEx 與 Outlook 之整合 選項 2 排定會議 3 排定會議概觀 3 設定會議與邀請出席者 3 設定會議 4 設定個人會議 5 邀請出席者 6 指定會議的重複模式 6 WebEx 與 Outlook 之整合 中支援的重複模式 7 指定代表為您排定會議 9 在您的 WebEx 網站上指定代表 9 在 Microsoft Outlook 中指定代表 10 代表其他主持人排定會議 13 代表其他主持人排定會議概觀 13 代表其他主持人排定會議或約會 14 代表其他主持人開始會議 14 編輯和取消已排定的會議 17 編輯已排定的會議 17 取消已排定的會議 18 開始會議 19 從 Microsoft Outlook 開始已排定的會議 19 從 Outlook 中的 WebEx 功能表開始已排定的會議 19 從 WebEx 網站開始會議 20 從 Outlook 開始個人會議 20 加入會議 21 iii

4 目錄 從會議邀請電子郵件加入會議 21 從 Outlook 中的 WebEx 功能表加入會議 21 從 WebEx 網站加入會議 22 安裝與設定 WebEx 生產力工具 23 安裝與設定 WebEx 生產力工具 概觀 23 安裝 WebEx 生產力工具 24 安裝 WebEx 生產力工具 24 開啟 WebEx 設定 對話方塊 25 設定 WebEx 生產力工具 選項 26 關於 帳戶 標籤 26 關於 即時會議設定 標籤 27 關於 已排定的會議 標籤 28 關於 喜好設定 標籤 29 關於 工具 標籤 30 解除安裝 WebEx 生產力工具 31 透過使用 開始 功能表指令解除安裝 WebEx 生產力工具 31 使用 控制台 面板解除安裝 WebEx 生產力工具 : 31 iv

5 第 1 章 Windows 版 WebEx 與 Outlook 之整合 WebEx 與 Outlook 之整合 概觀 第 1 頁 WebEx 與 Outlook 之整合 選項 第 2 頁 WebEx 與 Outlook 之整合 概觀 WebEx 與 Outlook 之整合 為您使用 Microsoft Outlook 排定或開始 WebEx 會議或 WebEx 個人會 議提供了簡便方法 透過 WebEx 與 Outlook 之整合 無需使用您的 WebEx 網站 即通常排定與 加入 WebEx 會議的網站 就可以執行這些活動 WebEx 與 Outlook 之整合 是 WebEx 生產力工具 的一部分 當您登入您的 WebEx 網站時 WebEx 生產力工具 會自動安裝在您的電腦上 且在提供新版本時自動更新 您還可以手動安裝 生產力工具 有關更多資訊 請參閱安裝 WebEx 生產力工具 第 24 頁 安裝了 WebEx 生產力工具 後 在 Microsoft Outlook 中會出現 WebEx 整合選項 讓您可以快速 地排定線上會議 附註 使用 WebEx 與 Outlook 之整合 前 請確保 您在 WebEx 網站上有使用者帳戶 WebEx 生產力工具 的與 Outlook 之整合選項可從您的 WebEx 網站獲得 您的電腦已連線至網際網路 您熟悉 Microsoft Outlook 排定會議時 您可以使用任何一個 Outlook 通訊錄 包括全域通訊清單 個人通訊錄或聯絡人資料 夾 邀請出席者 您邀請參加會議的出席者不需要使用 WebEx 與 Outlook 之整合 來加入會議 為了保障會議安全 WebEx 與 Outlook 之整合 對所有出入您的 WebEx 網站的資料進行 128 位元 SSL 安全通訊端層 加密 WebEx 與 Outlook 之整合 還提供以下功能 1

6 WebEx 與 Outlook 之整合 選項 Windows 版 WebEx 與 Outlook 之整合 快速存取您的 WebEx 網站上的 我的 WebEx, 其中包含您的個人會議清單 使用者設定檔與其它帳戶選項 使用 即時會議 開始即時會議的功能 ( 並非所有 WebEx 服務網站都可用 ) 會議邀請範本 WebEx 與 Outlook 之整合 選項 安裝 WebEx 生產力工具 之後,WebEx 整合工具列會出現在 Microsoft Outlook 視窗中 您可以選取並拖曳線條以使 WebEx 工具列 浮出, 如同使用 Microsoft Outlook 工具列一樣 選取 X 按鈕關閉浮動工具列 若要重新顯示工具列, 在任何 Microsoft Outlook 工具列上按一下滑鼠右鍵, 然後選取 WebEx 生產力工具 下表描述了 WebEx 整合工具列按鈕 即時會議 : 開始即時會議 這是一個您可隨時開始而無需事先排定的會議 您可以在 WebEx 設定 對話方塊的 即時會議 標籤上指定即時會議的選項 如需獲取詳細資訊, 請參閱設定 WebEx 生產力工具 選項, 第 26 頁 排定會議 : 選取此按鈕開啟 Outlook 約會 視窗, 其中包含用於排定線上會議的 WebEx 與 Outlook 之整合 選項 您可以在 WebEx 設定 對話方塊的已排定的會議標籤上指定排定的會議的選項 有關詳細資訊, 請參閱設定 WebEx 生產力工具 選項, 第 26 頁 附註 Outlook 中的 會議 視窗中也包含 WebEx 整合選項 WebEx 設定 : 選取此按鈕開啟提供以下選項的功能表 : 我的 WebEx: 允許您存取 我的 WebEx, 在其中您可以管理帳戶資訊以及您在 WebEx 網站上排定的會議 有關 我的 WebEx 的詳細資訊, 請參閱網站上的線上說明 帳戶設定 : 開啟 WebEx 設定 對話方塊的帳戶標籤, 允許您指定您的 WebEx 使用者帳戶資訊, 即您 WebEx 網站的 URL 以及您的使用者名稱與密碼 您還可以在 WebEx 設定 對話方塊中指定更多選項, 譬如即時會議與已排定的會議的選項 會議範本 : 允許您檢視您或網站管理員儲存在 WebEx 站上的範本 範本包含會議設定 您可以選取滿足您需求的範本 僅當網站管理設定允許主持人使用 Outlook 範本時才能使用會議範本 設定排定權限 : 開啟 我的 WebEx 設定檔 頁, 在該頁面上您可指定一名代表替您排定或編輯會議 有關詳細資訊, 請參閱 指定代表為您排定會議 說明 : 允許您查詢有關使用 WebEx 與 Outlook 之整合 的指示 關於 : 允許您檢視 WebEx 與 Outlook 之整合 的版本號 授權以及專利資訊 2

7 第 2 章 排定會議 排定會議概觀 第 3 頁 設定會議與邀請出席者 第 3 頁 指定代表為您排定會議 第 9 頁 排定會議概觀 若要使用 WebEx 與 Outlook 之整合 排定線上會議並傳送會議邀請 請注意以下資訊 WebEx 與 Outlook 之整合 提供了用於排定會議的基本選項 某些出現在 WebEx 網站上的 選項不會出現在與 Outlook 之整合中 WebEx 與 Outlook 之整合 並非支援所有在 Microsoft Outlook 中可用的重複選項 有關詳細 資訊 請參閱指定會議的重複模式 第 6 頁 在您從 Microsoft Outlook 傳送的任何會議邀請中 會議的開始時間都以您電腦上設定的時區顯 示 而不是以您在 WebEx 服務網站的喜好設定中設定的時區顯示 在您的 WebEx 網站上 所有會議時間都以您在網站喜好設定中設定的時區顯示 而與您電腦 上設定的時區無關 設定會議與邀請出席者 若要使用 Outlook 整合來設定會議 請參閱設定會議 第 4 頁 若要使用 WebEx 與 Outlook 之整合 來設定個人會議 請參閱設定個人會議 第 5 頁 若要邀請出席者參加已排定的會議 請參閱邀請出席者 第 6 頁 若要指定預設的會議排定程式 請參閱指定會議的重複模式 第 6 頁 3

8 設定會議 排定會議 設定會議 若要使用 WebEx 與 Outlook 之整合 來設定線上會議, 在 Outlook 中開啟新的 會議邀請 或 約會 視窗, 然後指定會議資訊與設定 步驟 1 在 Microsoft Outlook 中執行以下操作之一 : 選取 WebEx 工具列上的排定會議 在檔案功能表上, 選擇新增 > 會議邀請或新增 > 約會 顯示帶有新增 WebEx 會議按鈕的排定視窗 步驟 2 執行以下操作來指定一般會議資訊 : 在主旨方塊中鍵入會議主題 在開始時間與結束時間清單中, 分別指定會議的開始與結束時間 ( 可選 ) 若要為會議指定重複模式, 選取週期性, 然後選取重複選項 有關詳細資訊, 請參閱指定會議的重複模式, 第 6 頁 ( 可選 ) 指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項, 譬如會議通知 步驟 3 步驟 4 步驟 5 步驟 6 選取新增 WebEx 會議來指定會議設定 如果出現 WebEx 設定 對話方塊的帳戶標籤, 那麼請鍵入必要的資訊, 然後選取確定 出現 WebEx 設定 對話方塊 如果您正在代表其他主持人排定會議, 那麼會在 WebEx 設定 對話方塊中顯示訊息 您正在代表 [ 主持人姓名 ] 排定會議 為 WebEx 會議選取服務類型, 或為 MeetingPlace 個人會議選取 MeetingPlace 個人會議 附註如果您有 Cisco Unified MeetingPlace 帳戶, 您也可以選取一個 WebEx 服務類型, 然後對於會議類型選項, 您可以選取 Cisco Unified MeetingPlace 音訊會議 ( 可選 ) 當選取資源然後在候補主持人清單中輸入他們的姓名之後, 指定一個或多個可以進行會議的出席者作為候補主持人 附註 如果主持人尚未加入會議, 候補主持人可以開始 管理和錄製會議 候補主持人必須在您的 WebEx 網站上有使用者帳戶 如果您指定一個以上的候補主持人, 第一個加入會議的候補主持人具有會議的控制權 如果候補主持人進行錄製 候補主持人必須是您以出席者身份新增至會議的人員之一, 並且必須在您的 Meeting Center 網站上擁有使用者帳戶 如果您指定一個以上的候補主持人, 第一個加入會議的候補主持人具有會議的控制權 雖然候補主持人可以錄製會議, 原來的會議主持人仍將擁有錄製檔並且會在錄製檔準備就緒時收到通知 步驟 7 指定其它會議設定, 然後選取確定 有關詳細資訊, 請參閱設定 WebEx 生產力工具 選項, 第 26 頁 4

9 排定會議 設定個人會議 附註 如果您排定帶有 Cisco Unified MeetingPlace 音訊會議的會議, 並且您已同時關閉出席者可在開始時間前 X 分鐘加入會議和出席者還可以在開始時間前加入通信會議選項, 那麼在無人首先從 WebEx 網站開始該會議的情況下出席者無法從行動裝置加入該會議 步驟 8 根據需要執行以下操作之一 : 向出席者傳送會議邀請 有關詳細資訊, 請參閱邀請出席者, 第 6 頁 選取儲存後關閉, 並在稍後邀請出席者加入已排定的會議 WebEx 與 Outlook 之整合 會聯絡 WebEx 網站, 然後將排定的會議新增到 : Outlook 行事曆 WebEx 網站上 我的 WebEx 會議 頁上的會議清單 您的 個人會議室 頁 ( 如果您的帳戶中包含該選項 ) 設定個人會議 若要使用 WebEx 與 Outlook 之整合 來設定個人會議, 在 Outlook 中開啟新的 會議邀請 或 約會 視窗, 然後指定會議資訊與設定 步驟 1 在 Microsoft Outlook 中執行以下操作之一 : 選取 WebEx 工具列上的排定會議 在檔案功能表上, 選取新增 > 會議邀請或新增 > 約會 將在 WebEx 工具列中顯示帶有新增個人會議按鈕的排定視窗 步驟 2 執行以下操作來指定一般會議資訊 : 在主旨方塊中鍵入會議主題 在開始時間與結束時間清單中, 分別指定會議的開始與結束時間 ( 可選 ) 若要為會議指定重複模式, 選取週期性, 然後選取重複選項 有關詳細資訊, 請參閱指定會議的重複模式, 第 6 頁 ( 可選 ) 指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項, 譬如會議通知 步驟 3 步驟 4 選取新增個人會議以指定個人會議設定 如果出現 WebEx 設定 對話方塊的帳戶標籤, 那麼請鍵入必要的資訊, 然後選取確定 5

10 邀請出席者 排定會議 出現 WebEx 設定 對話方塊 如果您正在代表其他主持人排定會議, 那麼會在 WebEx 設定 對話方塊中顯示訊息 您正在代表 [ 主持人姓名 ] 排定會議 步驟 5 指定 WebEx 會議設定, 然後選取確定 有關詳細資訊, 請參閱設定 WebEx 生產力工具 選項, 第 26 頁 步驟 6 根據需要執行以下操作之一 : 向出席者傳送會議邀請 如需獲取詳細資訊, 請參閱邀請出席者, 第 6 頁 選取儲存後關閉, 並在稍後邀請出席者加入已排定的會議 WebEx 與 Outlook 之整合 會聯絡 WebEx 網站, 然後將排定的會議新增到 : Outlook 行事曆 WebEx 網站上 我的 WebEx 會議 頁上的會議清單 您的 個人會議室 頁 ( 如果您的帳戶中包含該選項 ) 邀請出席者 使用 WebEx 與 Outlook 之整合 排定會議時, 您可以透過選取任何 Microsoft Outlook 聯絡人清單中的出席者姓名或電子郵件地址來進行邀請 譬如, 如果您的組織有一個全域通訊清單, 您可以透過選取此清單中的聯絡人來邀請出席者 您還可以透過輸入電子郵件地址來邀請不在 Outlook 聯絡人清單中的出席者 當您邀請某個出席者加入已排定的會議後, 此人會收到一封邀請電子郵件 該電子郵件中包含會議的相關資訊 ( 包括其密碼 ) 與一個鏈結, 出席者選取此鏈結即可加入會議 步驟 1 步驟 2 步驟 3 如果您已使用 WebEx 與 Outlook 之整合 排定一個會議, 請在 Outlook 行事曆中開啟該會議項目 如果您已開啟 約會 視窗, 選取邀請出席者就可看到收件者方塊, 在該方塊中您可以輸入出席者的姓名或電子郵件地址 若要移除收件者方塊, 請選取取消邀請 在收件者方塊中輸入出席者的姓名或電子郵件地址, 然後選取傳送 指定會議的重複模式 使用 Microsoft Outlook 週期性選項, 您可以為線上會議指定重複模式 譬如, 您可以指定在某個特定日期之前在每週三下午 2 點重複進行會議 WebEx 與 Outlook 之整合 會在重複模式中指定的每一天排定會議 6

11 排定會議 WebEx 與 Outlook 之整合 中支援的重複模式 您可在 WebEx 與 Outlook 之整合 中使用的重複選項僅限於 WebEx 網站上可用的選項 根據您的 WebEx 服務, 可能不支援某些重複模式 步驟 1 步驟 2 在會議的 會議 或 約會 視窗中, 選取週期性 在對話方塊中指定選項, 然後選取確定 WebEx 與 Outlook 之整合 中支援的重複模式 下表顯示了在 WebEx 中如何處理 Outlook 重複模式 : WebEx 會議 類型每日每週每月 Outlook 選項 每 [X] 天 每個工作日 重複於每 [x] 週的 :[ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 每 [y] 個月的第 [x] 天 每月的 [ 第一天, 第二天, 第三天, 第四天, 最後一天 ] [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ] 週一到週五或週末 轉換為 WebEx 會議選項 每 [X] 天 每個工作日 對於 Event Center 活動和 Training Center 訓練課 : 每週的 :[ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 如果您在 Microsoft Outlook 中排定一個每隔 X 週重複的會議 (X 的值大於 1), 則在 Outlook 中會議會按照您的指定值進行排定, 但是在 WebEx 網站上則顯示為每週會議 一週的開始永遠指向預設值 星期日 自訂不受支援, 所以如果您將一週的開始變更為另一天, 這週的開始將不會與 WebEx 網站同步 每 [y] 個月的第 [x] 天 不支援 不支援 每 [x] 個月的 [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ][ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 每 [x] 個月的 [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ][ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 7

12 WebEx 與 Outlook 之整合 中支援的重複模式 排定會議 類型 每年 Outlook 選項 [1 月...12 月 ] [1,...31], 每 n (n> 1) 年 [1 月...12 月 ] 的 [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ] [ 天, 工作日, 週末 ] 轉換為 WebEx 會議選項 [1 月...12 月 ] [1,...31], 每 n (n> 1) 年 不支援 每 n (n> 1) 年的 [1 月...12 月 ] 的 [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ][ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 每 n (n> 1) 年的 [1 月...12 月 ] 的 [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ][ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 結束日期 無結束日期 重複 [x] 次後結束 在 [ 輸入的日期 ] 結束 無結束日期 重複 [x] 次後結束 在 [ 輸入的日期 ] 結束 類型 每日 WebEx 個人會議 Outlook 選項每 [X] 天每個工作日 轉換為 WebEx 個人會議選項 每天 每個工作日 每週 重複於每 [x] 週的 :[ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 重複於每 [x] 週的 :[ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 每月 每 [y] 個月的第 [x] 天 每月的 [ 第一天, 第二天, 第三天, 第四天, 最後一天 ] [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ] 週一到週五或週末 每月的 [x] 日 每個月的第 [1,2,3,4,31] 天 不支援 每 [x] 個月的 [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ][ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 每 [x] 個月的 [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ][ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 8

13 排定會議 指定代表為您排定會議 類型 每年 結束日期 Outlook 選項 每年 [1 月...12 月 ] [1 日,...31 日 ] [1 月...12 月 ] 的 [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ] [ 天, 工作日, 週末 ] [1 月...12 月 ] 的 [ 第一個, 第二個, 第三個, 第四個, 最後一個 ][ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 無結束日期 重複 [x] 次後結束 在 [ 輸入的日期 ] 結束 轉換為 WebEx 個人會議選項不支援 不支援 不支援 如果時間段長於一年, 它將被轉換為一年 如果時間段長於一年, 它將被轉換為一年 如果時間段長於一年, 它將被轉換為一年 指定代表為您排定會議 Outlook 整合允許您指定代表以您的名義排定或編輯會議 譬如, 如果您必須定期主持 WebEx 會議, 您可以授予助理為您排定會議的權限 授予權限後, 您的代表即可為您排定 編輯 取消與開始會議 在您的 WebEx 網站上, 授予該代表排定權限 有關詳細資訊, 請參閱在您的 WebEx 網站上指定代表, 第 9 頁 在 Microsoft Outlook 中, 將您的行事曆與該代表共用 有關詳細資訊, 請參閱在 Microsoft Outlook 中指定代表, 第 10 頁 重要須知 您的代表排定的會議將顯示在您的行事曆中 如果您要編輯它, 則必須在您的電腦上安裝有 WebEx 與 Outlook 之整合 3.1 或更高版本 您可以隨時移除您代表的排定權限 在您的 WebEx 網站上指定代表 若要指定代表, 您可以在 WebEx 網站上的 我的 WebEx 中的 我的設定檔 頁上為其授予排定權限 您可以從 Microsoft Outlook 直接轉至該頁面 9

14 在 Microsoft Outlook 中指定代表 排定會議 如果您想在不使用 Microsoft Outlook 的情況下轉至 我的設定檔 頁, 您可以登入您的 WebEx 服務網站, 然後選取我的 WebEx > 我的設定檔 除了在您的 WebEx 網站上授予排定權限以外, 還需要在 Microsoft Outlook 中與代表共用您的行事曆 有關詳細資訊, 請參閱在 Microsoft Outlook 中指定代表, 第 10 頁 重要須知 如果在您的 WebEx 網站上看不到指定代表的選項, 請確保您的網站管理員已啟用此功能 您的代表也必須在您的 WebEx 網站上擁有 WebEx 主持人帳戶 您與您的代表在 WebEx 網站上的帳戶的電子郵件地址必須與你們在 Microsoft Outlook 中的地址相符 步驟 1 在 Microsoft Outlook 中, 選取 WebEx 步驟 2 步驟 3 步驟 4 步驟 5 步驟 6 在出現的功能表上, 選取設定排定權限 出現 我的 WebEx > 喜好設定 頁 展開排定選項類別 在排定權限下, 選取選取主持人 在選取主持人視窗中, 選取該代表的電子郵件地址, 然後選取新增 > 確定 選取儲存 在 Microsoft Outlook 中指定代表 若要指定代表, 您需要在 Microsoft Outlook 中與其共用您的行事曆 除了在 Microsoft Outlook 中共用您的行事曆外, 還需在您的 WebEx 網站上授予排定權限 有關詳細資訊, 請參閱在您的 WebEx 網站上指定代表, 第 9 頁 重要須知 請確保您所共用的行事曆未駐留在您 Microsoft Outlook 的個人資料夾中 僅當您的行事曆駐留在公用資料夾中時, 您的代表才能存取它 您要指定的代表的姓名必須位於您 Microsoft Outlook 的 全域通訊清單 中 10

15 排定會議 在 Microsoft Outlook 中指定代表 步驟 1 步驟 2 步驟 3 步驟 4 步驟 5 步驟 6 在 檔案 功能表中, 選取帳戶設定 在 帳戶設定 功能表中, 選取代理人存取 在代理人對話方塊中, 選取新增 選取代表的姓名, 然後選取確定 在 代理人權限 對話方塊中, 選取行事曆清單中的編輯者, 然後選取確定 選取確定以關閉 代理人 對話方塊 11

16 在 Microsoft Outlook 中指定代表 排定會議 12

17 第 3 章 代表其他主持人排定會議 代表其他主持人排定會議概觀 第 13 頁 代表其他主持人排定會議或約會 第 14 頁 代表其他主持人開始會議 第 14 頁 代表其他主持人排定會議概觀 您可以代表其他主持人排定會議 如果該主持人授予您此權限 譬如 如果您是某位需要定期主持 WebEx 會議的主管的行政助理 那麼該主管可指定您代為排定會 議 在其他主持人授予您排定權限後 您可為其排定 編輯和取消會議 在您代表其他主持人排定會議之前 請確保 您具有 WebEx 主持人帳戶 若要獲取 WebEx 主持人帳戶 請聯絡您的管理員 已在您的 Outlook 中安裝 Outlook 整合 實際主持人執行以下操作 在 WebEx 網站上授予您排定權限 在 Microsoft Outlook 中選取您作為代表 並與您共用其行事曆 附註 代表其他主持人排定會議後 您還可以代為開始會議 如有必要 有關詳細資訊 請參 閱代表其他主持人開始會議 第 14 頁 實際主持人可以隨時移除您的排定權限 13

18 代表其他主持人排定會議或約會 代表其他主持人排定會議 代表其他主持人排定會議或約會 若要代表其他主持人排定會議或約會, 請首先開啟該主持人的 Outlook 行事曆 ( 主持人已與您共用該行事曆 ) 步驟 1 透過執行以下操作在 Outlook 中開啟其他主持人的行事曆 : 步驟 2 步驟 3 a) 在 Microsoft Outlook 的檔案功能表中, 選取開啟 > 其他使用者的資料夾 出現 開啟其他使用者的資料夾 對話方塊 b) 鍵入實際主持人的姓名, 或選取名稱以選取實際主持人的姓名 c) 在資料夾類型清單中選取行事曆, 然後選取確定 附註開啟其他人的行事曆有多種方法, 取決於您如何在 Outlook 中自訂檢視 有關詳細資訊, 請參閱 Microsoft Outlook 說明 出現共用的行事曆 如果您要並排檢視多個行事曆, 請確保一次選取實際主持人的行事曆來選中它 在 Outlook 中開啟新的 會議邀請 或 約會 視窗, 然後指定該會議的資訊與設定 代表其他主持人開始會議 當您代表其他主持人排定會議後, 實際主持人會在其 Outlook 中收到一封確認電子郵件 開始之前確保實際主持人仍然共用其主持人行事曆 步驟 1 透過執行以下操作在 Outlook 中開啟其他主持人的行事曆 : 步驟 2 a) 在 Microsoft Outlook 的檔案功能表中, 選取開啟 > 其他使用者的資料夾 出現 開啟其他使用者的資料夾 對話方塊 b) 鍵入實際主持人的姓名, 或選取名稱以選取實際主持人的姓名 c) 在資料夾類型清單中選取行事曆, 然後選取確定 附註開啟其他人的行事曆有多種方法, 取決於您如何在 Outlook 中自訂檢視 有關詳細資訊, 請參閱 Microsoft Outlook 說明 出現共用的行事曆 在其他主持人的行事曆中連按兩下某會議項目 14

19 代表其他主持人排定會議 代表其他主持人開始會議 出現確認電子郵件 步驟 3 若要開始會議, 請遵循電子郵件中的指示, 並確保您已登入自己在 WebEx 網站上的 WebEx 主持人帳戶 15

20 代表其他主持人開始會議 代表其他主持人排定會議 16

21 第 4 章 編輯和取消已排定的會議 編輯已排定的會議 第 17 頁 取消已排定的會議 第 18 頁 編輯已排定的會議 使用 WebEx 與 Outlook 之整合 排定會議後 可以隨時使用 Outlook 進行編輯 譬如 可以變更 其開始時間 指定新密碼 選擇通信會議選項等 在編輯已排定的會議後 Outlook 整合會向受邀參加會議的所有出席者傳送更新的會議邀請 並更新 您 WebEx 網站上的會議資訊 附註 如果您使用 WebEx 網站編輯 WebEx 會議 那麼在 Microsoft Outlook 中將不會顯示您所做的 變更 譬如 如果使用網站變更會議的開始時間 則在 Outlook 行事曆上 開始時間不會變 更 因此 我們建議您只使用 Outlook 來編輯會議 如果您使用 Microsoft Outlook 重新排定或取消重複的 WebEx 會議中的某次會議 那麼變更 將僅顯示在 Outlook 中 而不會顯示在您的 WebEx 網站上 譬如 如果您在 Outlook 中變 更了重複的 WebEx 會議的某次會議的開始時間 那麼出席者仍可在原先的開始時間加入會 議 因此 如果您想要使用 Outlook 修改重複會議 我們建議您將變更套用到整個系列的會 議中 步驟 1 在您的 Microsoft Outlook 行事曆上 開啟已排定的會議項目 步驟 2 在工具列或 約會 標籤上編輯會議資訊或變更選項 譬如 若要變更 WebEx 會議設定 請選取變更設定 若要移除先前設定的 WebEx 會議設定 請選取取消 WebEx 會議 17

22 取消已排定的會議 編輯和取消已排定的會議 若要新增或變更重複模式, 請選取週期性 若要編輯會議邀請電子郵件中的文字, 請在約會標籤中進行變更 步驟 3 根據需要執行以下操作之一 : 若要向受邀的出席者傳送更新的會議邀請, 並在 Outlook 行事曆中儲存更新的會議, 請選取傳送更新 若要將更新的會議儲存到 Outlook 行事曆中, 請選取儲存並關閉 Outlook 整合會聯絡您的 WebEx 服務網站並更新網站上的會議 取消已排定的會議 如果您使用 Outlook 整合排定會議, 您可以在 Outlook 中取消會議 當您在 Outlook 中取消會議之後,Outlook 整合將聯絡您的 WebEx 網站並從您的 WebEx 網站中刪除會議 附註 如果您使用 WebEx 網站編輯或取消純 WebEx 會議, 這些變更將不會反映在 Outlook 中 譬如, 如果您使用網站來變更會議開始時間, 您的 Outlook 行事曆仍將顯示舊的開始時間 因此, 如果您原來是使用 Outlook 來編輯純 WebEx 會議的, 那麼您應該只使用 Outlook 來編輯它 步驟 1 步驟 2 步驟 3 步驟 4 從您的 Outlook 行事曆開啟會議項目 選取取消會議 在確認訊息中選取是 選取傳送取消通知 18

23 第 5 章 開始會議 從 Microsoft Outlook 開始已排定的會議 第 19 頁 從 Outlook 中的 WebEx 功能表開始已排定的會議 第 19 頁 從 WebEx 網站開始會議 第 20 頁 從 Outlook 開始個人會議 第 20 頁 從 Microsoft Outlook 開始已排定的會議 步驟 1 在 Microsoft Outlook 行事曆中 開啟會議項目 步驟 2 選取鏈結以開始會議 出現在會議項目中的鏈結僅適用於會議主持人 出現在出席者的邀請中的鏈結是另一個鏈結 出席 者可以選取此鏈結以加入會議 有關更多資訊 請參閱從會議邀請電子郵件加入會議 第 21 頁 從 Outlook 中的 WebEx 功能表開始已排定的會議 步驟 1 在 Microsoft Outlook 中 選取 WebEx 步驟 2 在 已排定會議 功能表上 選取開始已排定的會議 19

24 從 WebEx 網站開始會議 開始會議 出現 開始已排定的會議 對話方塊, 顯示您先前排定的會議的清單 步驟 3 步驟 4 選取您希望開始的會議 選取開始 會議開始並開啟會議管理程式視窗 從 WebEx 網站開始會議 步驟 1 在 Microsoft Outlook 中, 選取 WebEx 步驟 2 在 已排定的會議 功能表上, 選取我的 WebEx 如果您還未登入 WebEx 服務網站, 那麼可能會要求您先登入 出現 我的 WebEx 會議 頁 步驟 3 步驟 4 確保在頁面頂部的清單中選取了您主持的會議 選取您要開始的會議旁的開始 從 Outlook 開始個人會議 步驟 1 在 Microsoft Outlook 中, 選取 WebEx 步驟 2 在 已排定的會議 功能表上, 選擇開始個人會議 20

25 第 6 章 加入會議 從會議邀請電子郵件加入會議 第 21 頁 從 Outlook 中的 WebEx 功能表加入會議 第 21 頁 從 WebEx 網站加入會議 第 22 頁 從會議邀請電子郵件加入會議 在出席者的電子郵件程式中 開啟收到的會議邀請電子郵件 然後選取若要加入此會議部分中的會 議鏈結以加入會議 出席者接收到的邀請電子郵件或註冊確認電子郵件包含出席者加入會議所必需的資訊 如會議號 會議密碼或註冊 ID 從 Outlook 中的 WebEx 功能表加入會議 步驟 1 在 Microsoft Outlook 中 選取 WebEx 步驟 2 在 已排定的會議 功能表上 選取加入個人會議 開啟加入會議對話方塊 並顯示目前日期您受邀參加的會議的清單 步驟 3 可選 選取其它日期以顯示該日的會議 或選取每週或每月以顯示該週或該月的會議 步驟 4 可選 如果您要檢視您受邀參加的所有會議 選取所有會議可查看您 WebEx 服務網站上的完整會 議清單 步驟 5 在會議清單下方的方塊中 輸入您的電子郵件地址 行動電話號碼或會議號 步驟 6 選取加入 21

26 從 WebEx 網站加入會議 加入會議 從 WebEx 網站加入會議 開始之前 加入會議時可能需要提供以下資訊 : 會議密碼 註冊 ID: 僅適用於 Event Center 服務 如果活動主持人要求出席者在加入活動前提供註冊 ID, 則出席者會在其註冊確認電子郵件中收到一個唯一的 ID 會議號 : 出席者必須提供會議號才能加入不公開會議, 即不顯示在 WebEx 網站行事曆上的會議 步驟 1 在 Microsoft Outlook 中, 選取 WebEx 步驟 2 在 已排定的會議 功能表上, 選取我的 WebEx 如果您還未登入 WebEx 服務網站, 那麼可能會要求您先登入 出現 我的 WebEx 會議 頁 步驟 3 步驟 4 確保在頁面頂部的清單中選取了您受邀出席的會議 選取要加入的會議旁的加入 22

27 第 7 章 安裝與設定 WebEx 生產力工具 安裝與設定 WebEx 生產力工具 概觀 第 23 頁 安裝 WebEx 生產力工具 第 24 頁 安裝 WebEx 生產力工具 第 24 頁 開啟 WebEx 設定 對話方塊 第 25 頁 設定 WebEx 生產力工具 選項 第 26 頁 關於 帳戶 標籤 第 26 頁 關於 即時會議設定 標籤 第 27 頁 關於 已排定的會議 標籤 第 28 頁 關於 喜好設定 標籤 第 29 頁 關於 工具 標籤 第 30 頁 解除安裝 WebEx 生產力工具 第 31 頁 安裝與設定 WebEx 生產力工具 概觀 您可以安裝 WebEx 生產力工具 以使用 WebEx 生產力工具 面板 Microsoft Office Web 瀏覽 器 Microsoft Outlook IBM Lotus Notes 和即時訊息程式即時開始或加入會議 或者使用 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 排定會議 而無需轉至您的 WebEx 服務網站 安裝 WebEx 生產力工具 之後 您可以登入並設定 WebEx 帳戶的選項 為即時會議和已排定的 會議設定會議選項 設定 WebEx 生產力工具 面板的喜好設定並且選取在何種生產力工具中使用 WebEx 該對話方塊包含下列標籤 帳戶 即時會議 設定 已排定的會議 23

28 安裝 WebEx 生產力工具 安裝與設定 WebEx 生產力工具 喜好設定 工具 安裝 WebEx 生產力工具 如果網站管理員已為您的 WebEx 服務網站開啓 WebEx 生產力工具 選項, 那麼會在您的網站上自動安裝所有 WebEx 生產力工具 此外, 若有較新版本可用, 則會自動更新 WebEx 生產力工具 安裝過程會安裝所有可用的 WebEx 生產力工具 ; 但是, 您可以隨時變更有關對哪些應用程式使用 WebEx 生產力工具 的喜好設定, 還可以透過設定 WebEx 設定 對話方塊中的選項來變更其它 WebEx 帳戶與會議喜好設定 有關詳細資訊, 請參閱設定 WebEx 生產力工具 選項, 第 26 頁 如有必要, 您也可以手動下載並安裝 WebEx 生產力工具 在安裝 WebEx 生產力工具前, 請確保您的電腦滿足以下最低系統需求 : 請參閱 WebEx 跨平台發行說明以瞭解受支援的作業系統 瀏覽器和其它最低系統需求 Intel x86(pentium 400-MHZ 或更高 ) 或相容處理器 在瀏覽器中已啟用 JavaScript 和 cookie 附註 如果您有先前版本的生產力工具, 您必須先解除安裝該版本再安裝新版本 您可能還必須先關閉某些應用程式 ( 譬如 Microsoft Outlook 和任何瀏覽器 ) 才能安裝新版本的生產力工具 必須重新啟動這些應用程式, 並且可能必須先登入才能看到新的介面 僅當您的網站管理員已為您的網站開啟 Lotus Notes 選項時,WebEx 生產力工具安裝或下載中才會包含 WebEx 與 IBM Lotus Notes 之整合 系統管理員還可以對其網站上的多台電腦執行批量安裝 有關更多資訊, 請參閱大規模部署 WebEx 生產力工具的 IT 管理員指南, 該指南位於 安裝 WebEx 生產力工具 步驟 1 步驟 2 步驟 3 步驟 4 登入您的 WebEx 網站 選取 Meeting Center 標籤 在左側導覽列上的支援下, 選取下載 在 下載 頁中的 WebEx 生產力工具 標題下, 選取下載 24

29 安裝與設定 WebEx 生產力工具 開啟 WebEx 設定 對話方塊 出現 檔案下載 對話方塊 步驟 5 步驟 6 將安裝程式儲存至您的電腦 安裝檔案的副檔名為.msi 執行安裝檔案並遵循指示 下一步動作 完成安裝後, 您可以使用您的 WebEx 帳戶資訊登入, 然後在 WebEx 設定 對話方塊中驗證您的設定 有關更多資訊, 請參閱設定 WebEx 生產力工具 選項, 第 26 頁 開啟 WebEx 設定 對話方塊 使用以下選項之一以開啟 WebEx 設定 對話方塊 : 從 開始 功能表的 WebEx 設定 對話方塊, 選取開始 > 程式 > WebEx > 生產力工具 > WebEx 設定 若要從 WebEx 生產力工具 面板開啟 WebEx 設定 對話方塊 : 如果 WebEx 生產力工具 面板尚未開啟, 請執行以下操作之一 : 連按兩下您桌面上的 WebEx 生產力工具 圖示 轉至開始 > 程式集 > WebEx > 生產力工具 > WebEx 生產力工具 在 WebEx 生產力工具 面板上, 選取編輯 WebEx 設定 從 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 的 WebEx 設定 對話方塊, 在 WebEx 功能表中選取帳戶設定 從 Microsoft Office 的 WebEx 設定 對話方塊, 在 Microsoft Word Microsoft Excel 或 Microsoft PowerPoint 中選取 WebEx 設定 從即時訊息程式的 WebEx 設定 對話方塊, 選取 WebEx > WebEx 設定 25

30 設定 WebEx 生產力工具 選項 安裝與設定 WebEx 生產力工具 設定 WebEx 生產力工具 選項 步驟 1 步驟 2 步驟 3 步驟 4 步驟 5 步驟 6 步驟 7 步驟 8 步驟 9 開啟 WebEx 設定 對話方塊 有關更多詳細資訊, 請參閱開啟 WebEx 設定 對話方塊 在帳戶標籤中, 透過指定您的 WebEx 服務網站的 URL 並輸入您的使用者名稱與密碼來登入您的帳戶 有關更多詳細資訊, 請參閱關於 帳戶 標籤, 第 26 頁 選取重新整理 選取 即時會議 設定標籤 指定從 WebEx 生產力工具 面板 Microsoft Office 瀏覽器 即時訊息程式 右鍵功能表以及從 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 即時開始的會議的選項 有關更多詳細資訊, 請參閱關於 即時會議設定 標籤, 第 27 頁 選取已排定的會議標籤 為從 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 排定的會議指定選項 有關更多詳細資訊, 請參閱關於 已排定的會議 標籤, 第 28 頁 選取喜好設定標籤 為 WebEx 生產力工具 面板指定選項 有關更多詳細資訊, 請參閱關於 喜好設定 標籤, 第 29 頁 步驟 10 選取工具標籤 步驟 11 選取要在哪些應用程式中使用 WebEx 整合 有關更多詳細資訊, 請參閱關於 工具 標籤, 第 30 頁 關於 帳戶 標籤 允許您登入 WebEx 網站的帳戶選項 網站 URL: 輸入您要登入的 WebEx Meeting Center 網站的 URL URL 格式的範例 : company.webex.com 附註 如果您輸入不支援 TelePresence 整合的網站的 URL, 此類網站允許您排定純 WebEx 會議並還提供相應的文件 使用者名稱 : 輸入您的 WebEx 網站上的主持人帳戶的使用者名稱 密碼 : 輸入您的 WebEx 網站上的主持人帳戶的密碼 記住我的密碼 : 儲存您輸入的使用者名稱和密碼, 以便下次登入時無需再輸入使用者名稱和網站 URL 26

31 安裝與設定 WebEx 生產力工具 關於 即時會議設定 標籤 忘記了密碼?: 開啟 WebEx 網站上的 忘記了密碼? 頁, 該頁面讓您傳送建立新密碼的請求 變更密碼 : 開啟允許您指定新密碼的對話方塊 語言 : 驗證目前為您的 WebEx 網站選取的語言 地點 : 驗證目前為您的 WebEx 網站選取的國家或地區設定 時區 : 驗證目前為您的 WebEx 網站選取的時區 變更 WebEx 服務網站設定 : 在您的 WebEx 網站上開啟我的 WebEx > 我的設定檔頁, 然後變更您的設定檔 重新整理 : 使用 WebEx 網站的最新設定重新整理 WebEx 設定 對話方塊 關於 即時會議設定 標籤 即時會議選項將影響從 WebEx 生產力工具 面板 Microsoft Office 瀏覽器 即時訊息程式 右鍵功能表以及從 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 即時開始的會議 會議範本 : 選取用於會議的範本 會議 : 選取您要開始的會議的 WebEx 階段作業類型 此選項僅列出您的網站和使用者帳戶可使用的會議類型 使用我的個人會議室進行即時會議 : 預設情況下選取該選項以使用您的個人會議室進行即時會議 會議主題 : 輸入會議的主題或名稱 會議密碼 : 要求參加者輸入您設定的密碼才可加入會議 您的網站可能要求所有密碼都符合安全性標準, 譬如最小長度以及字母 數字或特殊字元的最少個數 在公開行事曆上列出 : 在 WebEx 服務網站上的會議行事曆中包含該會議 僅適用於會議 銷售會議與訓練課 有人加入時需要我的核准 : 指定當有人試圖加入您的會議時, 在螢幕上出現 請求加入 對話方塊 僅適用於支援階段作業 音訊連線 : 選取您要使用的音訊連線類型 : 無 : 指定會議不包含音訊連線或會議包含將使用會議服務以外的方法為參加者提供資訊的音訊連線 WebEx 音訊 : 指定會議包含 WebEx 音訊作為其音訊連線, 使您能夠使用電話或電腦作為音訊裝置參加會議 如果您選取了此選項, 請選擇以下某個 WebEx 音訊選項 : 向出席者顯示全球撥入號碼 : 如果您想為其它國家或地區的出席者提供一個電話號碼 ( 譬如免費號碼或本地號碼 ) 清單, 以供其撥打並連線至音訊, 請選取該選項 顯示免費號碼 : 如果您的網站提供免費號碼並且您想要顯示該號碼, 以供出席者撥打並連線至音訊, 請選取該選項 27

32 關於 已排定的會議 標籤 安裝與設定 WebEx 生產力工具 附註 當您開始會議之後, 參加者可以選擇使用電腦作為音訊裝置或使用電話作為音訊裝置 其它通信會議 : 指定會議包含另一服務提供的通信會議 一旦參加者加入會議, 就會自動在其螢幕上顯示您在文字方塊中鍵入的指示 提示 參加者必須具備直線電話來接收通信會議服務的撥叫 然而, 沒有直線電話的參加者可透過撥打撥入電話號碼 ( 始終在 會議 視窗中顯示該號碼 ) 來加入通信會議 進入與離開聲音 : 選取當出席者加入或離開音訊連線時播放的聲音 關於 已排定的會議 標籤 已排定的會議選項影響從 Microsoft Office 或 IBM Lotus Notes 排定的會議 會議範本 : 選取用於會議的範本 會議 : 選取您要開始的會議的 WebEx 階段作業類型 此選項僅列出您的網站和使用者帳戶可使用的會議類型 會議主題 : 輸入會議的主題或名稱 會議密碼 : 要求參加者輸入您設定的密碼才可加入會議 您的網站可能要求所有密碼都符合安全性標準, 譬如最小長度以及字母 數字或特殊字元的最少個數 電子郵件邀請中不包含密碼 : 在向受邀出席會議的所有人傳送的電子郵件中不包含會議密碼 在公開行事曆上列出 : 在 WebEx 服務網站上的會議行事曆中包含該會議 僅適用於會議 銷售會議與訓練課 出席者可在開始時間前 X 分鐘加入會議 : 指定當有人試圖加入您的會議時, 在螢幕上出現 請求加入 對話方塊 僅適用於支援階段作業 音訊與追蹤 標籤 音訊連線 : 選取您要使用的音訊連線類型 : 無 : 指定會議不包含音訊連線或會議包含將使用會議服務以外的方法為參加者提供資訊的音訊連線 WebEx 音訊 : 指定會議包含 WebEx 音訊作為其音訊連線, 使您能夠使用電話或電腦作為音訊裝置參加會議 如果您選取了此選項, 請選擇以下某個 WebEx 音訊選項 : 向出席者顯示全球撥入號碼 : 如果您想為其它國家或地區的出席者提供一個電話號碼 ( 譬如免費號碼或本地號碼 ) 清單, 以供其撥打並連線至音訊, 請選取該選項 28

33 安裝與設定 WebEx 生產力工具 關於 喜好設定 標籤 出席者還可以在開始時間前加入通信會議 : 允許出席者在會議開始時間之前幾分鐘內 ( 具體分鐘數透過該選項設定 ) 加入會議 若清除此勾選方塊, 則您必須先開始會議, 出席者才能加入 顯示免費號碼 : 如果您的網站提供免費號碼並且您想要顯示該號碼, 以供出席者撥打並連線至音訊, 請選取該選項 附註 當您開始會議之後, 參加者可以選擇使用電腦作為音訊裝置或使用電話作為音訊裝置 其它通信會議 : 指定會議包含另一服務提供的通信會議 一旦參加者加入會議, 就會自動在其螢幕上顯示您在文字方塊中鍵入的指示 提示 參加者必須具備直線電話來接收通信會議服務的撥叫 然而, 沒有直線電話的參加者可透過撥打撥入電話號碼 ( 始終在 會議 視窗中顯示該號碼 ) 來加入通信會議 進入與離開聲音 : 選取當出席者加入或離開音訊連線時播放的聲音 註冊 標籤 要求出席者註冊 : 指定所有出席者必須註冊才可參加會議, 以便您接受或拒絕其加入會議 在您接受出席者的註冊請求之前, 出席者不能出席會議 僅當清除 出席者可在開始時間前 [x] 分鐘加入會議 選項時, 該選項才可用 自動接受所有註冊 : 自動接受所有註冊請求 如果未選取該選項, 則透過使用 WebEx 服務網站上 已註冊的出席者 頁中的選項手動接受註冊請求 僅當清除 出席者可在開始時間前 [x] 分鐘加入會議 選項並且選取了 要求出席者註冊 選項時, 該選項才可用 資源 標籤 資訊標籤範本 : 選擇資訊標籤的範本, 在會議期間, 它會出現在內容檢視程式中 資訊 標籤包含關於會議的資訊, 包括會議主持人 通信會議電話號碼和主持人金鑰 ( 僅用於主持人 ) 僅在您的會議服務可使用一個或多個自訂的 資訊 標籤範本的情況下, 您才可選擇另一範本 您的網站管理員可為您的服務新增範本 在主持人加入會議之前自動播放簡報 : 在主持人實際加入會議前自動播放可供出席者檢視的簡報 關於 喜好設定 標籤 喜好設定決定 WebEx 生產力工具 面板的一些功能 始終位於桌面最上方 : 讓 WebEx 生產力工具 面板位於電腦上開啟的每個應用程式之上 29

34 關於 工具 標籤 安裝與設定 WebEx 生產力工具 當 Windows 啟動時顯示 WebEx 生產力工具 面板 在工作列上顯示 生產力工具 圖示 在 生產力工具 面板中顯示排定功能 : 在面板上顯示 開始已排定的會議 和 排定會議 鏈結 選取兩個鏈結中的任何一個, 將帶您進入 WebEx 服務網站上的相應頁面 預設通訊錄 : 為預設通訊錄選取電子郵件與排程程式 WebEx 生產力工具 與您選取的電子郵件程式進行整合, 使您能夠輕鬆獲取聯絡人的電子郵件地址 選取 WebEx 生產力工具 面板從您在這裡選取的電子郵件程式開啟通訊錄 開始會議選項 允許我在會議開始時變更會議主題 允許我在會議開始時變更會議密碼 關於 工具 標籤 工具選項決定了哪些程式包含 WebEx 整合與捷徑 電子郵件與排定 : 在 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus 中顯示使用 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus 中的聯絡人和行事曆來排定或開始即時會議的 WebEx 生產力工具 的工具列和指令 Microsoft 在 Microsoft Office 中使用 WebEx: 在以下 Microsoft Office 應用程式中顯示用於透過 WebEx 生產力工具 開始即時會議以及自動共用選取的檔案或文件的 WebEx 按鈕 : Excel PowerPoint Word 在 Internet Explorer 中顯示工具列 : 顯示允許您從 Microsoft Internet Explorer 工具列開始即時會議的 WebEx 生產力工具 工具列 在 Windows 的右鍵功能表中顯示 ( 需要重新引導 ): 在 Windows 檔案總管中的右鍵捷徑視窗中顯示 WebEx 指令, 這些指令允許您開始即時會議並自動共用選取的檔案或文件 即時訊息程式 在即時訊息程式中使用 WebEx: 顯示允許您從即時訊息程式開始即時會議的 WebEx 按鈕和指令 您可以選取以下一個或多個即時訊息程式 : AOL Google Talk Lotus Sametime Skype Windows Messenger 30

35 安裝與設定 WebEx 生產力工具 解除安裝 WebEx 生產力工具 Yahoo 奇摩即時通 Mozilla Firefox 在 Firefox 中顯示工具列 : 顯示允許您從 Firefox 工具列開始即時會議的 WebEx 生產力工具 工具列 解除安裝 WebEx 生產力工具 您可使用 開始 功能表指令或控制項面板來解除安裝 WebEx 生產力工具 解除安裝生產力工具將從您的電腦移除所有生產力工具與捷徑 如果您希望繼續使用某些生產力工具而停用其它某些工具, 請在 WebEx 設定 對話方塊中編輯相應選項 有關詳細資訊, 請參閱設定 WebEx 生產力工具 選項, 第 26 頁 透過使用 開始 功能表指令解除安裝 WebEx 生產力工具 步驟 1 步驟 2 選取開始 > 程式集 > WebEx > 生產力工具 > 解除安裝 選取是以確認您要解除安裝 WebEx 生產力工具 使用 控制台 面板解除安裝 WebEx 生產力工具 : 步驟 1 步驟 2 步驟 3 步驟 4 步驟 5 選取開始 > 設定 > 控制台 連按兩下新增 / 移除程式 選取 WebEx 生產力工具 選取移除 選取是以確認您要解除安裝 WebEx 生產力工具 31

36 使用 控制台 面板解除安裝 WebEx 生產力工具 : 安裝與設定 WebEx 生產力工具 32