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1 98 年 度 德 霖 技 術 學 院 改 進 教 學 獎 助 案 國 際 會 議 概 論 執 行 單 位 : 國 際 企 業 系 授 課 教 師 : 李 培 銘 民 國 98 年 12 月

2 第 一 講 會 展 產 業 管 理 活 動 概 論 人 們 為 什 麼 要 參 加 會 議 呢? 多 半 是 為 了 溝 通 等 目 的 而 去 開 會 會 議 的 行 程 會 有 很 多 種, 例 如 技 術 發 表 會 學 術 研 討 會 產 品 說 明 會 政 策 宣 傳 會 聯 歡 會 紀 念 會 頒 獎 會 法 規 研 究 會 表 揚 大 會 媒 體 接 待 會 等 等 無 論 男 女 年 齡 大 小 頭 銜 高 低 屬 於 什 麼 社 團 或 組 織 代 表 專 業 水 準 如 何, 都 會 來 參 加 會 議 但 你 想 知 道 真 正 促 動 人 們 去 參 加 會 展 的 原 因 是 什 麼 嗎? 且 讓 我 們 來 看 荷 蘭 會 議 中 心 在 數 年 前 所 做 的 一 項 問 卷 調 查, 可 以 發 現 其 蘊 含 的 意 義 在 M.I.C.E. 產 業 中, I 是 指 Incentive Travel( 獎 勵 旅 遊 ), 就 是 結 合 會 議 與 休 閒 旅 遊 的 新 作 法 這 項 旅 遊 模 式, 既 讓 會 展 順 利 召 開, 也 可 讓 參 加 者 藉 此 機 會 遊 覽 當 地, 放 鬆 身 心 未 來 這 將 會 在 旅 遊 市 場 佔 據 重 要 分 量 的 份 額 要 舉 辦 會 展, 特 別 是 國 際 性 的, 就 要 以 會 展 內 容 及 演 講 者 為 重, 盡 可 能 去 邀 請 名 牌 專 業 又 具 有 前 瞻 性 的 講 師 會 展 演 講 品 質 提 升 了, 自 然 可 以 爭 取 更 多 的 人 參 加 我 們 也 發 覺 會 展 主 辦 城 市 中, 有 許 多 要 點 是 會 展 參 與 者 非 常 在 乎 的, 例 如 治 安 交 通 物 價 住 宿 品 質 文 化 水 準, 甚 至 城 市 形 象 1

3 第 二 講 國 際 會 議 定 義 及 效 益 一 國 際 會 議 定 義 國 際 社 團 聯 盟 (Union Associations Internationals, UIA) 界 定 國 際 會 議 的 看 法 是 : 人 以 上, 2 3 天 以 上, 3 至 少 有 5 個 國 家 以 上, 4 40% 以 上 是 外 國 人 士, 5 各 地 巡 迴 舉 辦 ; Association of International Congress Center(AIPC 法 語 縮 寫 ) 對 於 國 際 會 議 的 定 義 為 : 1 至 少 50 人 以 上, 2 至 少 1 天 以 上, 3 至 少 有 5 個 國 家 參 加 且 在 各 國 輪 流 舉 行, 4 25% 以 上 是 外 國 人 士, 5 固 定 性 會 議 而 國 際 會 議 展 覽 聯 盟 (International Congress and Convention Association, ICCA) 對 於 國 際 會 議 的 評 定 標 準 則 是 : 1 會 議 必 須 是 定 期 召 開 的, 2 至 少 在 3 個 國 家 巡 迴 召 開, 3 至 少 有 50 人 參 加 由 這 兩 種 基 礎 標 準 來 比 較, 這 其 中 的 差 距 相 當 的 大, 不 過 各 有 優 劣 點 UIA( 木 前 該 組 織 已 有 個 國 際 社 團 參 與, 有 的 每 年 召 開 會 議, 有 的 隔 ~5 年 召 開 根 據 他 們 的 標 準 及 評 估 調 查,2002 年 在 180 個 國 家 召 開 了 9124 場 國 際 會 議 ) 是 以 國 際 協 會 及 社 團 為 主, 但 並 不 包 括 商 業 型 的 獎 勵 旅 遊 會 議 ; 而 以 ICCA 的 計 算 來 看, 也 有 超 過 5800 多 個 會 員, 這 些 會 員 只 要 一 年 召 開 10 場 會 議, 就 足 足 可 以 創 造 多 少 個 驚 嘆 號! 二 國 際 會 議 之 效 益 國 際 會 議 市 場 向 來 是 世 界 各 國 籍 主 要 城 市 積 極 爭 取 的 重 點, 因 為 國 際 會 議 能 夠 帶 來 相 當 可 觀 的 影 響, 以 下 是 可 以 歸 結 出 的 五 大 效 益 : (1) 提 升 並 促 進 影 響 力 : 2

4 國 際 會 議 或 展 覽 能 夠 帶 動 本 身 領 域 及 相 關 周 邊 產 業 技 術 學 術 及 研 究 發 展, 更 因 為 能 夠 擔 任 國 際 會 議 主 辦 國 或 城 市, 自 然 說 明 了 其 本 身 或 具 備 深 厚 實 力 或 極 具 發 展 潛 力, 或 能 夠 領 導 群 雄 能 力 才 能 擔 此 重 任 ; 而 且 會 議 成 功 舉 辦 時, 其 在 本 身 領 域 或 相 關 學 術 及 研 究 發 展 上 之 影 響 力 不 但 會 相 對 提 昇, 更 可 以 強 化 其 業 界 領 導 聲 譽 及 視 聽 影 響 力 (2) 開 展 創 新 又 正 面 的 形 象 : 國 際 會 議 是 最 大 最 有 特 色 最 有 意 義 的 城 市 廣 告, 它 能 夠 向 與 會 人 員 展 示 城 市 的 風 采 和 形 象, 提 升 城 市 形 象, 提 高 城 市 在 國 內 外 的 知 名 度 和 美 譽 新 加 坡 由 於 平 均 每 年 承 辦 400 多 個 國 際 大 型 會 議, 因 此 享 有 國 際 會 議 之 都 的 美 譽 (3) 帶 動 消 費 能 力 促 進 就 業 機 會 : 國 際 會 議 能 夠 帶 動 相 關 產 業 的 發 展, 促 進 當 地 就 業 和 相 關 消 費 金 額 相 關 會 展 消 費 統 計 指 出, 會 議 旅 客 的 消 費 至 少 是 一 般 觀 光 客 的 3 倍 以 上 ( 其 中 一 項 統 計 指 出 是 3.8 倍 ) 美 國 作 為 世 界 最 大 的 國 際 會 議 主 辦 國, 其 航 空 客 運 量 的 22.4% 飯 店 入 住 率 33.8% 來 自 國 際 會 議 及 獎 勵 旅 遊 ; 香 港 每 年 的 會 展 人 均 消 費 額 為 度 假 消 費 的 3 倍 ; 去 新 加 坡 的 遊 客 一 般 只 逗 留 3 天 消 費 710 星 幣, 而 會 議 客 人 則 逗 留 77 天, 消 費 達 1700 星 幣 舉 行 國 際 會 議 還 可 增 加 就 業 機 會, 依 據 統 計, 全 球 舉 行 國 際 會 議 最 多 的 歐 洲, 每 增 加 20 位 出 席 會 議 代 表 就 可 創 造 一 個 全 職 的 就 業 機 會 依 據 美 國 克 勞 斯 公 司 對 蒙 柔 納 地 區 (Monona Terrace Community) 及 其 會 議 中 心 會 展 調 查,2005 年 國 際 會 議 可 以 創 造 該 地 區 1767 個 工 作 機 會, 較 之 1999 年 成 長 約 2.5 倍 (4) 提 高 經 濟 效 益 及 收 入 : 會 議 產 業 產 生 的 經 濟 效 益, 如 單 以 金 錢 衡 量, 不 僅 在 直 接 收 益 上, 如 住 宿 交 通 餐 飲 等 有 好 的 收 入, 間 接 收 入, 例 如 娛 樂 購 物 旅 遊 等, 亦 可 能 達 到 倍 數 (5) 促 進 專 業 知 識 及 資 訊 交 流 : 國 際 會 議 能 夠 提 供 最 新 資 訊, 促 進 學 術 科 技 文 化 以 及 產 業 的 交 流 會 議 演 講 者 在 會 中 發 表 該 產 業 最 先 進 之 事, 人 們 在 國 際 會 展 上 大 飽 知 識 及 資 訊 之 福, 更 重 要 的 是 藉 由 獲 取 資 訊 知 識 和 財 富, 有 助 提 升 自 身 能 力 3

5 第 三 講 會 展 產 業 相 關 供 應 鏈 及 市 場 規 模 一 會 展 產 業 形 成 背 景 今 日 世 界 各 地 的 會 展 不 論 是 為 任 何 理 由 召 開, 諸 如 交 流 聯 誼 擴 大 影 響 促 成 交 易 增 加 業 績 素 造 型 像 解 決 爭 端 及 技 術 知 識 交 流 等, 隨 著 會 展 活 動 舉 辦 次 數 愈 來 愈 多 參 與 人 數 眾 多 及 辦 理 層 面 也 愈 漸 多 元, 由 此 而 產 生 的 會 展 經 濟 型 態 和 力 量, 更 是 深 度 影 響 各 個 城 市 區 域 國 家 及 其 居 民 ; 尤 其 在 當 今 全 世 界 經 濟 比 較 發 達 的 國 家, 對 會 展 產 業 的 重 視 及 投 入, 更 是 以 非 常 令 人 驚 訝 的 程 度, 大 步 又 全 力 地 推 廣 宣 傳 扶 植 成 長 及 積 極 發 展, 而 許 多 開 發 中 國 家 急 起 直 追 的 努 力 成 績 卻 也 不 遑 多 讓 二 會 展 產 業 結 構 及 其 範 圍 會 展 產 業 在 逐 漸 茁 壯 成 熟 之 時, 已 有 新 的 代 名 詞 可 以 說 明 它 的 基 本 產 業 範 圍 全 球 許 多 地 區 以 M.I.C.E. [Meetings( 會 議 ) Incentive Travel( 獎 勵 會 展 旅 遊 ) Conventions( 大 型 展 會 ) Events( 大 型 活 動 )] Industry, 作 為 會 展 產 業 的 名 稱 一 般 而 言, 歐 美 國 家 將 會 議 展 覽 的 界 定 粗 分 為 兩 大 類, 包 括 會 議 產 業 (Meeting Industry) 及 展 覽 活 動 產 業 (Exhibition & Event Industry) 目 前 亞 澳 地 區 為 主 的 國 家, 如 澳 洲 新 加 坡 馬 來 西 亞 日 本 及 韓 國 均 已 MICE 界 定 會 議 展 覽 產 業 的 範 疇 然 而, MICE 產 業 其 實 並 不 在 歐 洲 及 美 洲 地 區 廣 為 使 用 的 名 詞 ( 基 本 上 仍 多 採 用 Convention Industry 或 Conference Industry), 原 因 之 一 是 會 議 展 覽 觀 光 產 業 不 喜 歡 老 鼠 字 樣, 不 正 面 且 不 討 好 ; 其 次 是 目 前 世 界 上 並 無 通 用 的 標 準 定 義, 各 種 會 議 展 覽 相 關 活 動 重 疊 性 高, 所 以 對 於 會 議 展 覽 服 務 產 業 名 詞 的 界 定, 並 不 明 確 會 展 產 業 包 含 多 種 範 圍, 也 具 有 多 元 複 雜 性, 參 加 人 數 可 以 由 數 十 人 到 數 萬 人 的 不 同 層 面, 因 此 會 展 產 業 的 市 場 面 相 對 地 愈 來 愈 廣, 商 機 也 愈 來 愈 大 以 下 一 些 會 展 活 動 的 案 例, 可 供 讀 者 廣 泛 參 考, 如 西 班 牙 蕃 茄 節 2010 上 海 識 別 博 覽 會 2008 北 京 奧 運 會 世 界 麻 醉 醫 學 大 會 ( 澳 洲 雪 梨 ) 法 國 坎 城 電 影 節 2009 高 雄 世 界 運 動 會.. 等 從 會 展 活 動 的 長 遠 影 響 來 看, 各 地 城 市 都 積 極 推 動 會 展 產 業 的 發 展, 主 要 就 是 因 為 會 展 活 動 為 該 城 市 開 了 一 扇 窗 面 對 國 際 社 會 的 目 光 及 焦 點, 產 業 及 城 市 的 投 入, 換 來 了 極 大 倍 數 的 宣 傳 效 果, 而 這 些 是 用 有 限 的 金 錢 不 容 易 買 得 到 的, 更 何 況 對 該 地 民 眾 的 國 際 觀 世 界 觀 聲 譽 地 位 及 生 活 質 量 都 有 較 大 的 提 高, 這 些 正 是 會 展 活 動 召 開 的 最 大 附 加 價 值 由 以 下 圖, 可 以 更 清 晰 地 瞭 解 各 個 群 體 彼 此 聯 屬 及 影 響 的 關 係 三 會 展 產 業 的 供 應 鏈 根 據 國 際 知 名 的 會 展 組 織 ICCA( 國 際 會 議 展 覽 協 會 ) 的 統 計,2003 年 的 會 展 產 業 經 濟 總 值 據 保 守 估 計 已 達 2800 億 美 元, 而 較 樂 觀 估 計 已 達 4000 億 美 元 的 規 模 由 於 會 展 產 業 是 個 新 興 產 業, 真 正 要 計 算 出 直 接 收 益 周 邊 收 益 和 間 接 收 益, 確 實 很 困 難, 但 是 我 們 不 妨 來 看 看, 會 展 產 業 以 及 相 關 產 業 有 哪 些? 或 許 可 以 看 出 會 展 產 業 的 虛 實 與 會 展 產 業 直 接 相 關 的 產 業 共 同 形 成 了 一 個 互 相 協 作 的 供 應 鏈 ( 請 見 a); 也 有 研 究 指 出 這 是 一 個 生 物 鏈, 這 其 中 包 括 : 會 展 場 地 旅 館 交 通 公 司 旅 行 社 航 空 公 司 會 議 顧 問 公 司 旅 遊 業 者 風 景 名 勝 休 閒 業 會 展 推 動 辦 公 室 文 化 業 者 視 聽 供 應 廠 商 翻 譯 業 者 餐 飲 業 者 廣 告 媒 體 印 刷 公 4

6 司 禮 品 業 展 覽 服 務 業 者 及 金 融 業 者 科 技 業 者 海 關 環 保 衛 生 單 位 及 其 他 政 府 單 位 等 四 會 展 產 業 規 模 一 般 平 均 標 準 的 會 展 費 是 交 多 少 錢? 在 開 會 期 間 的 餐 飲 住 宿 和 相 關 費 用, 如 交 通 購 買 禮 品 等 又 是 多 少? 更 重 要 別 忘 了 大 會 主 辦 單 位 所 花 費 的 開 閉 幕 儀 式 視 聽 燈 光 同 聲 傳 譯 大 會 論 文 資 料 印 刷 展 覽 攤 位 參 觀 活 動 場 地 布 置 資 料 帶 及 贈 禮 講 習 邀 請 的 機 票 食 宿 及 營 銷 宣 傳 媒 體 費 用 等, 更 是 大 筆 的 花 費 會 展 產 業 的 全 球 產 值 規 模 估 計 為 4000 億 美 元 是 保 守 的, 而 且 這 只 是 直 接 的 收 益, 行 量 周 邊 的 間 接 創 收 益, 更 是 驚 人, 領 隊 導 遊 百 貨 公 司 計 程 車 司 機 腳 底 按 摩 賣 水 及 電 池 的 小 店, 全 都 與 國 際 會 議 沾 上 一 點 邊, 而 這 些 是 可 以 看 得 見 的 消 費, 再 加 上 參 展 的 通 關 費 運 輸 費 現 場 翻 譯 人 員 多 次 聯 繫 行 政 支 出 ( 電 話 郵 資 ) 等 等 不 容 易 計 算 的 相 關 消 費, 合 起 來 其 總 額 是 非 常 可 觀 的! 有 了 產 值 的 計 算 依 據 原 則, 再 針 對 各 個 國 家 的 舉 辦 次 數, 那 真 正 的 會 展 產 業 規 模 就 會 比 較 有 概 念 了!2003~2004 年 國 際 會 議 市 場 若 從 各 大 洲 來 看, 美 國 的 國 際 會 議 次 數 高 居 世 界 排 行 榜 之 首 ( 有 225 場 ), 而 西 班 牙 (117 場 ), 英 國 (151 場 ) 則 分 別 位 居 二 三 名 ; 但 若 是 以 城 市 會 議 的 排 名 來 看, 第 一 名 則 首 推 巴 塞 隆 納 (Barcelona), 次 之 為 哥 本 哈 根 (Copenhagen), 第 三 名 則 為 斯 德 哥 爾 摩 (Stockholm), 第 四 五 名 則 是 維 也 納 (Vienna) 及 里 斯 本 (Lisbon), 如 果 把 第 6 名 的 布 達 佩 斯 (Budapest) 也 放 在 一 起 來 看, 那 麼 全 球 會 議 城 市 的 排 行 榜 前 6 名 全 給 歐 洲 囊 括 了 五 會 展 產 業 的 商 機 及 與 其 他 產 業 相 互 影 響 依 照 美 國 經 濟 分 析 局 的 統 計, 單 單 在 美 國 一 地,2002 年 全 美 會 展 產 業 的 直 接 產 值 收 入 就 已 經 達 到 1260 億 美 金, 會 展 產 業 總 產 值 排 行 高 居 第 22 位 這 塊 市 場 規 模 之 大, 是 你 很 難 想 像 得 到 的! 由 於 單 以 經 濟 收 益 和 付 出 社 會 成 本 相 比 較, 會 展 是 一 項 無 煙 又 綠 色 的 產 業, 成 了 世 界 各 大 城 市 的 最 愛 因 為 它 直 接 收 益 高, 能 提 供 更 多 的 工 作 機 會, 產 生 更 多 的 週 邊 效 益, 社 會 成 本 低, 沒 有 污 染, 沒 有 工 業 損 耗, 更 重 要 的 是 它 成 為 當 地 城 市 形 象 及 文 化 特 色 宣 傳 的 最 佳 平 台, 也 開 拓 了 城 市 居 民 的 國 際 是 也 和 文 明 心 態 這 項 充 滿 商 機 的 產 業, 越 來 越 受 到 世 界 各 國 的 重 視, 歐 美 國 家 的 表 現 可 為 世 界 表 率, 亞 太 各 國 也 已 急 起 直 追 以 德 國 漢 諾 威 2000 年 世 博 會 為 例, 雖 然 當 年 的 觀 眾 到 訪 量 大 大 少 於 預 期 值, 但 至 少 也 多 了 1810 萬 的 實 地 遊 覽 觀 眾, 整 體 總 體 經 濟 達 到 14.3 億 德 國 馬 克 ( 約 為 新 台 幣 億 元 ) 德 國 也 從 舉 辦 博 覽 會 當 中 獲 得 了 巨 大 的 經 濟 效 益 每 年, 德 國 博 覽 會 承 辦 公 司 營 業 額 可 達 25 億 歐 元, 參 展 商 和 參 觀 者 為 德 國 博 覽 會 支 出 85 億 多 歐 元, 同 時, 有 勁 10 萬 人 全 部 或 主 要 從 事 與 博 覽 會 有 關 的 工 作, 綜 合 經 濟 效 益 達 205 億 歐 元 同 時, 博 覽 會 經 濟 的 活 力 也 輻 射 到 了 其 他 行 業 具 萊 比 錫 博 覽 會 計 算, 博 覽 會 上 每 經 營 歐 元, 地 區 就 獲 利 56 歐 元 德 國 經 濟 展 覽 與 博 覽 會 委 員 會 的 最 新 數 據 證 實, 儘 管 其 他 交 流 手 段 的 競 爭 越 來 越 強, 德 國 博 覽 會 的 參 展 商 參 觀 者 展 出 面 積 及 營 業 額 始 終 在 增 長 5

7 ( 一 ) 旅 遊 業 城 市 會 展 振 翅 起 飛 的 同 時 也 為 旅 遊 業 的 發 展 注 入 了 新 的 活 力 透 過 各 種 類 行 會 議 展 覽 活 動 的 進 行 而 形 成 的 旅 遊 - 會 展 旅 遊, 木 前 已 經 在 各 會 展 城 市 閃 亮 登 場 會 展 業 與 旅 遊 業 相 結 合 的 五 個 突 出 特 點 : 客 戶 消 費 高 停 留 時 間 腸 團 隊 規 模 大 獲 利 性 高 產 業 帶 動 性 強, 使 城 市 形 成 了 以 會 展 帶 旅 遊, 以 旅 遊 促 會 展 的 良 性 互 動 發 展 模 式 ( 二 ) 餐 飲 住 宿 業 會 展 為 城 市 餐 飲 住 宿 帶 來 的 收 益 非 常 突 出 會 展 活 動 期 間, 大 量 的 參 展 商 和 參 展 觀 眾 的 湧 入 對 舉 辦 城 市 的 餐 飲 住 宿 形 成 巨 大 的 需 求, 為 這 些 行 業 的 發 展 創 造 了 機 遇 ( 三 ) 交 通 通 訊 產 業 會 展 業 對 城 市 交 通 通 訊 業 的 發 展 也 有 著 極 強 的 帶 動 作 用 會 展 活 動 舉 辦 時, 將 大 量 的 人 群 觀 眾 物 流 匯 集 到 會 展 舉 辦 城 市, 增 加 了 對 城 市 交 通 和 通 訊 業 的 需 求, 也 促 進 了 這 些 產 業 的 發 展 ( 四 ) 零 售 業 休 閒 業 會 展 業 對 零 售 業 的 發 展 也 有 著 一 定 的 帶 動 作 用 會 展 活 動 期 間, 大 量 湧 入 的 觀 眾 會 增 加 對 禮 品 用 品 和 特 殊 服 務 的 需 求, 促 進 零 售 業 發 展 ( 五 ) 物 流 業 被 稱 作 企 業 第 三 利 潤 泉 源 的 物 流 業 在 城 市 會 展 經 濟 發 展 中, 也 是 大 有 作 為, 物 流 會 展 兩 大 朝 陽 產 業 的 珠 聯 璧 合, 使 得 展 覽 物 流 成 為 一 塊 香 味 四 溢 的 奶 酪 會 展 活 動 期 間 匯 集 了 大 量 的 商 品, 產 生 了 頻 繁 的 物 流 活 動 : 展 覽 前 後 參 展 商 品 的 運 輸 包 裝 儲 存 裝 卸 搬 運 ; 會 展 活 動 期 間 向 參 展 商 和 參 展 觀 眾 分 發 的 成 噸 的 食 品, 以 及 其 他 的 會 展 配 套 設 施, 都 會 增 加 對 物 流 服 務 的 需 求 更 重 要 的 是, 相 對 於 一 般 的 貨 物 運 輸 而 言, 展 品 對 物 流 服 務 有 著 更 高 的 要 求, 這 就 要 求 物 流 活 動 組 織 者 不 斷 採 用 先 進 技 術 設 備 管 理 方 法, 提 高 物 流 服 務 水 準 ( 六 ) 保 險 業 為 了 確 保 會 展 活 動 中, 與 會 者 參 展 商 和 參 展 觀 眾 的 人 身 安 全 ; 保 護 與 會 者 的 安 全 ( 如 公 共 意 外 險 醫 療 險 等 ) 參 展 企 業 的 專 利 商 標 等 之 事 產 權 ; 保 證 各 類 展 品, 特 別 事 項 珠 寶 航 空 飛 機 等 貴 重 展 品 的 安 全, 於 是 在 會 展 業 的 發 展 中, 不 可 避 免 的 牽 動 了 保 險 業 城 市 會 展 業 的 發 展 需 要 保 險 業 的 支 援, 也 從 而 帶 動 城 市 保 險 業 的 發 展 6

8 第 四 講 會 展 產 業 趨 勢 及 各 地 發 展 現 況 一 歐 洲 會 展 產 業 發 展 現 況 分 析 根 據 AUMA 德 國 貿 易 展 覽 協 會 的 統 計 資 料 預 示, 截 止 2001 年 1 月, 歐 洲 超 過 10 萬 平 方 米 以 上 的 展 覽 館 有 24 個, 超 過 20 萬 平 方 米 的 展 館 有 7 個 ( 分 別 是 德 國 的 漢 諾 威 法 蘭 克 福 科 隆 杜 賽 爾 多 夫, 義 大 利 的 米 蘭 法 國 巴 黎 及 西 班 牙 的 瓦 輪 西 亞 ) 至 今 日 而 言, 世 界 較 大 型 展 覽 館 絕 大 多 數 集 中 在 歐 洲, 在 歐 洲 舉 辦 的 專 業 展 覽 會 占 世 界 總 量 的 60% 以 上, 展 出 效 果 參 觀 人 數 參 展 外 商 比 例, 展 場 規 模, 展 商 規 模 及 相 關 的 服 務 資 料 均 居 世 界 之 首 ( 一 ) 德 國 會 議 展 覽 產 業 會 展 產 業 是 德 國 服 務 性 經 濟 的 關 鍵 產 業, 德 國 是 世 界 上 第 一 博 覽 會 強 國, 其 博 覽 會 年 營 業 額 為 23 億 歐 元 左 右 在 世 界 上 營 業 額 最 大 的 10 家 博 覽 會 舉 辦 者 當 中, 德 國 就 有 6 家 1. 德 國 的 會 展 產 業 高 度 專 業 化 德 國 會 展 產 業 的 一 個 非 常 突 出 的 特 點 就 是 它 的 專 業 化, 以 及 相 伴 隨 的 多 樣 性 德 國 最 重 要 的 會 展 城 市 主 要 有 : 漢 諾 威 法 蘭 克 福 慕 尼 黑 科 隆 萊 比 錫 柏 林 漢 堡 紐 倫 堡 和 斯 圖 加 特 等 2. 面 向 全 球 的 德 國 會 展 產 業 會 展 產 業 的 國 際 化, 一 方 面 是 在 德 國 博 覽 會 上 外 國 參 展 者 比 重 的 不 斷 增 加 德 國 號 稱 世 界 展 覽 王 國, 有 23 個 大 型 展 覽 中 心, 每 年 要 舉 辦 400 多 個 國 際 展 會, 在 全 球 影 響 較 大 的 210 個 專 業 展 覽 中 近 2/3 的 展 會 在 德 國 舉 辦 ( 二 ) 法 國 會 展 產 業 之 發 展 與 現 況 根 據 ICCA 的 資 料 顯 示,2004 年 辦 理 國 際 會 議 最 多 者, 以 城 市 計, 巴 黎 為 居 第 六, 若 以 國 家 計, 美 國 排 名 第 一, 法 國 則 為 居 第 四 統 計 巴 黎 地 區 十 大 展 館 及 會 議 中 心 之 資 料, 估 算 每 年 巴 黎 地 區 之 會 議 展 覽 為 巴 黎 帶 動 約 32 億 歐 元 之 消 費 ( 三 ) 美 洲 會 展 產 業 現 況 分 析 美 洲 主 要 包 括 北 美 洲 的 美 國 加 拿 大 及 中 南 洲 的 墨 西 哥 等 國, 但 主 要 的 市 場 規 模 及 經 濟 力 量, 是 在 美 國 和 加 拿 大, 根 據 美 國 會 展 評 議 委 員 會 (Convention Liaison Council,CLC) 美 國 最 大 的 會 展 專 業 國 際 組 織 (Meeting Professionals International,MPI) 及 美 國 的 重 要 展 覽 週 刊 (Trade Shows Week,TSW) 等 的 評 估 資 料 顯 示, 北 美 的 會 展 產 業 雖 然 比 歐 洲 起 步 晚, 但 是 北 美 地 區 近 15 年 來, 經 濟 及 對 外 貿 易 迅 猛 成 長, 會 展 產 業 藉 以 不 斷 發 展 壯 大 總 體 來 看, 近 三 年 美 國 在 UAI 的 排 名 及 ICCA 的 排 名, 均 是 會 議 召 開 次 數 最 多 的 國 家, 加 拿 大 則 名 列 全 球 第 九 ( 四 ) 亞 洲 會 展 產 業 現 況 分 析 7

9 亞 洲 地 區 的 國 家 及 地 區 相 當 多, 在 會 展 產 業 的 推 動 和 發 展 上, 越 來 越 劍 其 成 長 的 成 績, 會 展 經 濟 規 模 及 市 場 比 重 呈 現 越 來 擴 大 的 趨 勢 從 ICCA 的 統 計 來 看, 全 球 國 際 會 議 市 場 中, 歐 洲 占 58%, 美 洲 占 17%, 亞 洲 占 16%, 大 洋 洲 占 3% 特 別 是 中 國 再 加 上 香 港 及 澳 門 發 達 的 會 展 觀 光 及 旅 遊 業, 以 及 2008 奧 運 匯 集 2010 世 博 會 的 虹 吸 作 用, 不 但 會 爭 得 許 多 會 展 新 商 機, 更 會 攻 城 掠 地 的 取 得 許 多 經 濟 效 益 2005 年 ICCA 會 展 城 市 排 行 榜, 首 度 見 到 首 爾 市 (Seoul) 排 入 十 名 之 列 會 議 展 覽 產 業 的 核 心 是 活 動, 而 活 動 的 精 神 是 溝 通, 有 些 活 動 是 企 業 與 外 部 的 溝 通 國 際 會 展 業 者 不 斷 尋 求 新 的 地 點 辦 理 活 動, 在 亞 太 地 區 台 灣 雖 面 臨 香 港 新 加 坡 泰 國 與 急 起 直 追 的 中 國 大 陸 競 爭, 寶 島 依 然 深 具 特 色, 不 僅 山 川 秀 麗, 還 有 豐 富 的 歷 史 文 物 與 人 文 風 貌, 加 上 101 全 球 最 高 建 築 物 的 吸 引 力, 若 能 結 合 具 特 色 的 創 意 活 動, 同 時 訓 練 從 業 人 員 提 供 優 質 服 務, 台 灣 可 以 鎖 定 利 基 市 場 成 為 國 際 會 展 產 業 的 重 鎮 國 際 會 展 策 劃 單 位 選 擇 場 第 十, 均 視 會 展 地 點 是 否 具 吸 引 力 (Destination Attractiveness) 為 重 要 考 量 因 素, 以 台 灣 的 條 件 未 來 的 會 展 商 機 可 期 1. 台 灣 會 展 產 業 的 發 展 現 況 積 極 發 展 服 務 業 已 成 為 我 國 經 濟 發 展 的 重 要 主 軸 ( 經 濟 部 商 業 司,2005) 會 議 展 覽 產 業 (Meeting Incentive Conventions Exhibitions, MICE) 為 促 進 服 務 業 上 下 由 產 業 發 展 帶 動 經 濟 發 展 與 建 構 區 域 競 爭 優 勢 之 驅 動 產 業 (Driving Industry)( 李 清 娟,2004), 可 帶 動 龐 大 商 機 並 產 生 經 濟 乘 數 效 益 (mutipliers effect), 兼 具 無 煙 囪 產 業 之 特 質 ( 葉 泰 民,2000) 我 國 政 府 於 2000 年 21 世 紀 台 灣 發 展 觀 光 新 戰 略 中 將 會 議 展 覽 產 業 定 為 新 目 標 市 場 ; 在 2002 年 2008 觀 光 客 倍 增 計 畫 中 建 立 會 議 展 覽 產 業 基 礎 並 培 養 會 議 展 覽 服 務 人 才 ; 同 年 也 頒 佈 了 觀 光 產 業 配 合 政 府 參 與 國 際 觀 光 宣 傳 推 廣 適 用 投 資 抵 檢 辦 法 來 鼓 勵 會 議 展 覽 產 業 配 合 觀 光 政 策 推 廣 觀 光 產 業 ; 隨 即 在 2003 年 頒 佈 補 助 國 內 外 業 者 團 體 辦 理 觀 光 宣 傳 推 廣 促 銷 活 動 實 施 要 點 ; 經 濟 部 商 業 司 在 2004 年 以 會 議 展 覽 服 務 業 發 展 計 畫 為 旗 艦 計 畫 來 活 化 服 務 業 ( 劉 靜 容,2004) 會 議 展 覽 產 業 的 發 展 狀 況 普 遍 被 認 為 是 評 量 某 地 區 繁 榮 與 國 際 化 程 度 之 重 要 指 標 之 一 因 此, 許 多 城 市 將 發 展 國 際 會 議 展 覽 產 業 當 成 填 補 產 業 空 洞 化 獲 釋 新 時 代 城 市 發 展 之 策 略 ( 劉 坤 堂,2004) 會 議 展 覽 產 業 之 所 以 受 到 各 國 政 府 的 極 大 重 視, 主 要 是 可 以 帶 給 地 方 龐 大 的 經 濟 乘 數 效 益 根 據 國 際 展 覽 聯 盟 (UFI) 研 究, 會 議 展 覽 所 帶 動 周 邊 產 業 的 經 濟 乘 數 效 益, 可 達 會 展 活 動 直 接 收 益 的 8 至 10 倍 ( 杜 紫 軍,2004) 此 外, 會 議 展 覽 產 業 在 觀 光 領 域 中 不 受 淡 旺 季 變 動 並 且 帶 動 相 關 產 業 發 展, 如 旅 館 餐 飲 航 空 公 司 旅 遊 印 刷 公 關 廣 告 顧 問 公 司 等, 增 加 就 業 機 會 並 且 創 造 出 高 收 益 (Go and Zhang, 1997), 所 以 與 觀 光 產 業 有 唇 齒 相 依 的 關 係 ( 曹 勝 雄 張 德 儀 葉 泰 民,2000), 成 為 觀 光 領 域 中 成 長 最 快 的 一 個 產 業 (Oppermann & Chon, 1997) 中 華 民 國 外 貿 發 展 協 會 秘 書 長 趙 永 全 分 析, 全 球 每 年 約 舉 辦 5,200 場 國 際 會 議, 貢 獻 產 值 約 7,600 億 美 元, 其 中 約 3,000 場 在 歐 洲 1,100 場 在 亞 洲 ; 每 年 舉 辦 國 際 會 議 的 產 值 約 1,500 億 美 元, 其 中 有 62% 在 歐 洲,16% 在 亞 洲 然 而 隨 著 全 球 經 濟 板 塊 逐 漸 往 亞 洲 移 動, 預 期 亞 8

10 洲 將 成 為 全 球 商 務 旅 行 與 會 議 展 覽 產 業 最 受 歡 迎 的 地 區 不 約 而 同 地, 根 據 歐 洲 獎 勵 旅 遊 暨 會 議 展 覽 會 (European Incentive & Business Travel & Meeting Exhibition, EIBTM) 預 測,2005 年 亞 洲 將 會 成 為 會 議 展 覽 產 業 最 受 青 睞 的 地 區 ( 會 議 季 刊,2005) 綜 合 上 述, 國 暨 會 議 展 覽 具 有 三 高 三 大 三 優 特 徵 所 謂 三 高 是 高 成 長 潛 力 高 附 加 價 值 高 創 新 效 益 ; 三 大 即 產 值 大 創 造 就 業 機 會 大 產 業 關 聯 大 ; 三 優 即 人 力 相 對 優 勢 技 術 相 對 優 勢 資 產 運 用 效 率 優 勢 因 此, 各 國 政 府 無 不 重 視 此 一 無 煙 囪 產 業 之 發 展, 紛 設 會 議 展 覽 局 或 會 議 展 覽 旅 遊 局 (Convention Visitor Bureau, CVB) 專 責 會 議 展 覽 產 業 之 推 廣 ( 劉 坤 堂,2004) 2. 新 加 坡 會 展 產 業 的 發 展 現 況 新 加 坡 會 展 產 業 起 步 於 20 世 紀 70 年 代 中 期, 政 府 對 會 展 產 業 的 重 視 在 他 們 自 詡 為 世 界 會 議 首 都 的 目 標, 即 可 知 其 用 心 2000 年 UAI 評 選 新 加 坡 為 世 界 第 五 大 會 展 城 市, 並 連 續 17 年 將 其 評 選 為 亞 洲 首 選 會 展 城 市 新 加 坡 每 年 舉 辦 的 國 際 性 會 展 活 動 達 3200 場,2001 年 會 展 總 產 值 達 15 億 新 幣 ( 約 75 億 人 民 幣 ) 而 且, 作 為 亞 洲 會 議 觀 光 大 國 的 新 加 坡, 設 有 展 覽 會 議 局, 所 有 場 管 得 見 社 主 辦 或 協 助 舉 辦 各 項 國 際 展 會 等 事 宜, 均 由 展 覽 會 議 局 辦 理 在 新 加 坡 舉 辦 的 國 際 會 展 之 所 以 會 成 功, 其 成 功 的 關 鍵 因 素 包 括 : (1) 契 合 市 場 的 需 求 : 東 南 亞 地 區 各 國 隨 著 經 濟 的 發 展, 需 要 引 進 許 多 產 品 與 設 備, 新 加 坡 能 夠 掌 握 此 地 區 的 市 場 需 求, 規 劃 契 合 市 場 需 求 的 會 展, 使 參 展 者 與 關 展 者 都 能 滿 足 其 需 要, 並 促 使 交 易 達 成, 建 立 以 東 南 亞 地 區 市 場 為 定 位 的 交 易 平 台 (2) 國 際 行 銷 能 力 強 : 新 加 坡 會 展 專 業 能 力 強 並 與 國 際 網 絡 緊 密 連 結, 積 極 進 行 國 際 性 的 宣 傳, 所 規 劃 的 國 際 會 展 往 往 能 夠 吸 引 國 際 買 家 及 參 展 者 共 同 匯 聚 於 展 覽 會 場 (3) 政 府 高 度 重 視 : 政 府 十 分 重 視 會 展 產 業 的 發 展, 認 為 會 展 產 業 是 帶 動 新 加 坡 觀 光 服 務 業 的 重 要 火 車 頭 之 一, 新 加 坡 旅 遊 局 表 示, 有 25% 的 新 加 坡 觀 光 客 是 因 為 會 展 產 業 所 帶 動 吸 引 進 來 的 因 此 在 政 策 形 成 前 都 穢 語 會 展 產 業 協 商, 支 持 業 者 的 需 求 (4) 環 境 因 素 : (A) 地 理 位 置 優 越 國 內 外 交 通 便 利 ; (B) 國 際 關 係 良 好 社 會 安 全 無 文 化 衝 突 ; (C) 多 種 語 言 國 家, 語 言 障 礙 低 ; (D) 各 種 等 級 的 飯 店 與 旅 館, 滿 足 各 界 的 消 費 需 求 ; (E) 會 議 與 展 覽 場 地 充 足 ; (F) 會 展 活 動 與 地 區 觀 光 的 完 整 配 套 3. 日 本 會 展 產 業 的 發 展 現 況 日 本 在 亞 洲 地 區 是 經 濟 最 發 達 的 國 家 之 一, 對 於 能 夠 創 造 高 知 名 杜 高 影 響 力 極 高 收 益 的 9

11 會 展 產 業, 更 是 不 遺 餘 力 地 去 開 發 相 關 市 場, 希 望 藉 著 會 展 產 業 來 改 善 這 些 年 來 下 滑 的 經 濟 景 況 即 如 日 本 東 京 國 際 展 覽 中 心 (Tokyo International Exhibition Center-The Big-sight), 展 覽 面 積 達 80,660 平 方 米 10 個 展 廳 除 了 設 有 兩 條 直 通 會 展 中 心 的 地 鐵 外, 還 有 汽 艇 專 用 線 機 場 專 用 線 首 都 高 速 公 路 等 便 捷 的 交 通 網 絡 這 是 在 1996 年 4 月, 由 政 府 投 資 了 19 億 美 元 蓋 建 的 80 年 代 至 90 年 代 中 期, 日 本 會 展 產 業 創 下 了 輝 煌 的 成 績 根 據 日 本 國 際 觀 光 振 興 會 的 統 計,1995 年 日 本 舉 行 的 國 際 會 議 場 數 達 820 次, 外 國 與 會 代 表 人 數 達 76,313 位 其 中 幕 張 的 世 界 能 源 會 議 橫 濱 的 世 界 獸 醫 學 會 及 大 阪 的 亞 太 經 合 會 議 等, 海 外 與 會 者 多 達 2,000 人 以 上 2005 年 愛 知 博 覽 會 從 3 月 25 日 開 幕 至 9 月 25 日 止 為 期 185, 吸 引 121 個 國 家 參 展, 主 題 自 然 的 睿 智, 期 盼 為 全 人 類 提 供 一 個 國 際 性 的 交 流 大 舞 臺, 再 次 展 現 人 與 大 自 然 生 活 的 無 窮 魅 力 至 八 月 底 止, 平 均 參 觀 人 數 每 天 為 15 萬 人 次, 九 月 初 更 有 高 達 25 萬 人 次 的 紀 錄 參 觀 人 潮 之 踴 躍, 實 屬 罕 見 然 而 根 據 初 步 估 算, 日 本 的 本 國 人 參 觀 比 例 佔 達 95%, 而 外 國 的 參 觀 者 僅 約 佔 5% 左 右 10

12 第 五 講 會 展 產 業 人 力 資 源 概 況 與 需 求 依 據 會 議 展 覽 活 動 之 籌 辦 流 程, 可 將 其 人 力 資 源 結 構 區 分 為 三 大 主 體, 包 含 會 議 展 覽 核 心 人 才 會 議 展 覽 輔 助 型 人 才 與 會 議 展 覽 支 持 型 人 才 會 議 展 覽 核 心 人 才 包 括 會 展 策 劃 及 會 展 經 營 管 理 人 才 ; 會 議 展 覽 輔 助 型 人 才 包 括 會 場 設 計 搭 建 交 通 運 輸 器 材 生 產 銷 售 人 員 等 ; 會 議 展 覽 支 持 型 人 員 則 包 括 譯 者 及 旅 遊 接 待 人 員 等, 其 中, 會 議 展 覽 規 劃 師 是 會 展 專 業 人 才 中 的 核 心 人 才, 由 會 議 展 覽 的 競 標 籌 畫 招 商 管 理 公 關 及 統 籌 等 事 宜, 需 要 大 批 此 類 人 才, 是 整 體 會 議 展 覽 人 力 資 源 結 構 中, 層 級 最 高 專 業 性 最 強, 易 事 會 議 展 覽 產 業 中 最 缺 乏 的 人 才 台 灣 目 前 會 議 展 覽 規 劃 人 員 包 括 PCP(Professional Conference Organizer) 專 業 會 議 規 劃 師 ;PEO(Professional Exhibition Organizer) 專 業 展 覽 規 劃 師, 二 者 的 主 要 角 色 係 為 負 責 在 會 議 展 覽 活 動 中, 從 事 協 調 溝 通 與 整 合 管 理 的 人 員, 其 主 要 任 務 包 括 : 競 標 國 際 會 議 流 程 安 排 宣 傳 促 銷 文 件 製 作 註 冊 報 到 現 場 掌 控 接 待 人 力 贊 助 募 款 餘 興 節 目 安 排 交 通 住 宿 會 場 佈 置 及 紀 念 品 準 備 等 各 項 細 節 11

13 第 六 講 如 何 爭 取 及 競 標 國 際 會 展 活 動 一 爭 取 主 辦 國 際 會 展 功 能 1. 提 高 本 身 工 會 協 會 社 團 組 織 學 術 或 研 究 機 關 及 中 央 或 地 方 政 府 單 位 的 知 名 度 或 影 響 力 2. 爭 取 其 他 國 家 代 表 之 產 業 領 域 及 策 略 之 認 同 及 合 作 3. 擴 大 與 其 他 團 體 代 表 之 知 識 學 術 交 流 聯 誼 或 支 持 4. 增 加 主 辦 單 位 或 國 家 城 市 之 必 要 效 益 ( 經 濟 或 發 展 等 ) 5. 能 夠 主 辦 就 是 代 表 實 力 展 現 二 爭 取 主 辦 國 際 會 展 對 象 國 家 城 市 社 團 組 織 學 術 或 研 究 機 關 爭 取 國 際 會 展 活 動 舉 辦 都 呈 現 出 越 來 越 積 極 的 態 度, 下 列 六 種 會 議 類 型 由 於 有 其 不 同 訴 求, 經 常 是 各 個 團 體 進 行 爭 取 的 主 要 對 象 : 1. 社 團 會 議 (Association Meetings): 社 團 會 議 室 全 球 最 大 的 會 展 市 場 資 源, 根 據 UIA 國 際 組 織 聯 盟 所 列 冊 登 記 的 國 際 社 團 組 織 即 已 達 到 餘 個, 而 每 國 參 與 其 中 的 會 員 或 理 事 並 不 少, 再 加 以 NGO 組 織 的 蓬 勃 發 展, 由 此 方 面 著 手 有 相 當 之 空 間 2. 企 業 會 議 (Cooperate Meetings): 企 業 會 議 有 相 當 大 知 識 場 規 模, 外 貿 經 濟 繁 盛 的 國 家, 特 別 是 相 當 多 的 跨 國 投 資 企 業 或 大 型 連 鎖 企 業, 如 爭 取 該 等 公 司 之 經 銷 商 大 會 獎 勵 旅 遊, 亞 太 區 年 會 或 全 球 年 會 是 可 見 的 市 場 3. 醫 學 及 科 技 會 議 (Healthcare & Scientific Meetings) 醫 學 健 康 及 科 技 會 議 是 特 定 族 群 及 組 織 所 召 開, 在 國 際 會 議 中 具 有 極 大 份 量, 只 要 各 國 醫 護 及 科 技 產 業 希 望 開 發 更 先 進 技 術 或 促 成 交 流, 是 吸 引 召 開 國 際 會 議 的 重 要 考 慮 4. 金 融 保 險 會 議 (Finance & Insurance Meetings): 金 融 保 險 型 會 議 也 是 國 際 會 議 舉 辦 的 資 源, 由 於 有 極 佳 之 機 會 去 展 現 自 身 經 濟 或 金 融 實 力, 例 如 國 際 或 世 界 層 級 之 保 險 公 會 創 業 投 資 公 會 及 銀 行 公 會 等, 都 是 相 當 好 的 對 象 5. 宗 教 及 國 際 聯 誼 會 議 (Religious & International Fraternal Association): 宗 教 及 國 際 聯 誼 型 會 議 也 是 相 當 不 錯 的 市 場, 如 我 國 佛 光 山 國 際 基 金 會 是 聯 合 國 科 文 組 織 正 是 會 員 扶 輪 社 獅 子 會 青 商 會 等 國 際 聯 誼 型 社 團, 均 是 值 得 爭 取 之 對 象 我 國 對 於 宗 教 行 會 議 地 爭 取 仍 有 相 當 大 的 空 間 6. 國 際 組 織 之 會 議 (International Ogranization Conference): 12

14 國 際 間 交 流 頻 繁 更 帶 動 了 各 種 國 際 合 作 組 織 的 成 立, 特 別 如 APEC WTO WHO 等, 不 論 是 跨 國 或 是 區 域 或 是 全 球 性 組 織 每 一 年 召 開 之 年 會 專 業 研 討 會 或 是 雙 邊 多 邊 等 會 議 都 是 相 當 有 影 響 力 的 會 議 值 得 爭 取 三 規 劃 國 際 會 議 競 標 的 做 法 : 爭 取 國 際 會 展 到 一 個 城 市 或 國 家 來 舉 辦, 是 推 動 會 展 產 業 計 畫 極 重 要 的 一 環, 要 如 何 提 供 正 確 的 資 訊 及 工 作 流 程? 甚 至 是 爭 取 經 費 支 援 給 有 意 承 辦 國 家 之 主 辦 會 展 單 位 都 是 重 要 關 鍵? 要 如 何 激 發 政 府 單 位 如 ( 地 方 政 府 中 央 機 關 等 ) 擔 任 學 協 會 之 理 事,NGO 團 體 國 際 組 織 在 該 地 區 分 會 等 爭 取 競 標 的 意 願, 有 賴 於 有 系 統 成 效 及 積 極 行 銷 做 法 的 推 動 建 議 可 以 規 劃 採 取 下 列 方 式 : 1. 擴 大 本 身 公 會 協 會 社 團 組 織 學 術 或 研 究 機 關 及 中 央 或 地 方 政 府 單 位 的 意 願 2. 瞭 解 整 體 國 際 會 議 競 標 流 程 及 作 業 辦 法 3. 提 高 參 與 國 際 會 議 競 標 的 實 力 及 可 行 性 4. 瞭 解 成 功 爭 取 未 來 35 年 舉 行 之 國 際 組 織, 定 期 或 不 定 期 舉 辦 的 會 議 展 覽 之 可 能 性 或 促 成 國 際 會 議 辦 理 主 辦 之 支 持 度 及 機 率 競 標 前 1. 分 析 可 行 性 病 取 得 共 識 建 議 2. 國 內 支 持 作 法 3. 競 標 文 件 撰 寫 4. 競 標 支 持 說 帖 5. 申 請 專 案 補 助 6. 取 得 政 策 輔 助 7. 進 行 策 略 聯 盟 競 標 期 : 1. 進 行 競 標 報 告 2. 展 開 形 象 行 銷 3. 勘 查 考 察 之 旅 4. 主 動 遊 說 出 擊 5. 公 關 行 銷 策 略 運 用 6. 媒 體 宣 傳 廣 大 造 勢 13

15 7. 掌 握 有 利 形 勢 預 定 作 法 : 建 議 各 項 可 行 的 爭 取 做 法 : 一 儘 速 取 得 政 府 支 持 信 函, 如 : 行 政 首 長 在 地 市 長 等 二 印 製 宣 傳 說 帖 ( 英 文 或 其 他 語 文 ), 包 含 : 台 灣 的 環 境 地 理 景 觀 文 化 交 通 治 安 預 定 時 程 等 三 製 作 生 動 有 趣 又 具 說 服 力 Power-Point 宣 傳 簡 介 四 擇 定 專 人 報 告 說 明 競 標 之 優 勢 及 做 法 措 施 五 爭 取 免 費 宣 傳 攤 位 強 化 說 明 機 會 爭 取 認 同 六 設 計 小 型 禮 品 贈 送 給 與 會 代 表 爭 取 好 感 七 提 供 抽 獎 及 貴 賓 禮 品, 獲 取 大 彙 集 與 會 者 的 支 持 與 口 碑 八 辦 理 各 項 行 銷 公 關 活 動 及 媒 體 宣 傳 造 勢 活 動 九 設 計 宣 傳 海 報, 擴 大 與 會 代 表 之 認 知 與 支 持 十 爭 取 如 交 由 我 國 舉 辦 支 各 項 回 饋 措 施 14

16 第 七 講 會 議 籌 備 策 略 / 重 點 及 作 法 一 為 何 舉 辦 此 次 會 展? 在 會 展 活 動 舉 辦 之 初, 我 們 應 該 先 問 : 為 什 麼 要 舉 辦 這 次 會 展 活 動? 這 次 會 展 活 動 的 期 望 目 標 及 目 的 是 什 麼? 主 題 的 定 位 什 麼? 會 展 活 動 的 舉 辦 主 軸 和 主 題 如 何 設 定? 舉 辦 這 次 會 展 活 動 的 可 行 性 是 否 足 夠? 是 否 不 可 行? 等 等 舉 辦 會 展 活 動 的 期 望 結 果 有 很 多, 通 常 有 以 下 幾 種 原 因 : 增 加 知 名 度 提 高 影 響 力 ( 形 象 產 品 服 務 及 學 術 等 ) 擴 大 市 場 提 升 效 益 及 獲 利 考 慮 ( 產 品 服 務 或 工 作 ) 強 化 交 流 及 互 動 ( 個 人 組 織 區 域 或 國 家 等 ) 為 某 種 特 定 目 的 ( 紀 念 性 娛 樂 性 節 慶 性 政 治 性 等 ) 研 究 開 發 及 創 造 理 論 學 術 及 制 度 ( 形 成 共 識, 達 到 可 遵 循 的 依 據 ) 突 顯 某 種 特 定 文 化 藝 術 認 知 等 ( 提 醒 參 與 者 的 重 視 和 延 伸 思 維 ) 達 到 教 育 啟 蒙 或 激 勵 的 目 的 傳 播 政 策 思 想 或 是 理 念 無 論 是 何 種 會 展 活 動, 必 然 要 有 一 個 明 確 的 目 標, 才 不 至 於 讓 參 與 的 人 或 籌 備 工 作 者 失 望 或 是 亂 了 方 向 二 會 展 活 動 的 可 行 性 分 析 計 畫 可 行 性 分 析 乃 是 對 一 會 展 活 動 所 擬 定 之 計 畫, 就 其 主 辦 面 能 力 面 財 務 面 及 管 理 執 行 面 等 有 關 方 面, 分 別 研 究 其 可 行 性 之 程 度, 以 評 估 其 優 劣, 並 確 定 計 畫 實 施 後 能 有 較 高 勝 算 與 合 理 的 利 潤 ( 一 ) 辦 理 可 行 性 分 析 : 蒐 集 會 議 過 去 歷 史 及 需 求 等 資 料, 以 瞭 解 此 類 會 展 活 動 需 求 情 況, 包 括 競 爭 狀 況 價 格 資 料 與 會 參 與 者 結 構 等, 並 進 行 舉 辦 可 行 性 預 測 ( 二 ) 能 力 可 行 性 分 析 : 能 力 可 行 性 分 析 之 範 圍, 包 括 會 議 名 稱 需 求 規 格 人 員 素 質 辦 理 程 序 及 資 金 來 源 等, 以 確 保 會 議 之 品 質 召 開 與 執 行 期 間 之 掌 握 均 無 虞 國 際 組 織 是 否 會 提 供 過 去 幾 屆 辦 理 時 的 經 驗, 來 補 足 執 行 能 力 之 不 足 15

17 ( 三 ) 財 務 可 行 性 分 析 : 一 般 而 言, 會 展 活 動 舉 辦 的 風 險 可 分 為 財 務 風 險 與 業 務 風 險, 所 謂 業 務 風 險, 係 指 因 與 會 收 入 或 成 本 變 動 而 影 響 整 體 收 支 之 風 險 ; 財 務 風 險 係 指 會 議 執 行 時, 可 能 造 成 費 用 變 動 之 風 險 ( 四 ) 執 行 可 行 性 分 析 : 即 考 慮 主 辦 組 織 結 構 是 否 適 合 推 動? 且 知 道 如 何 執 行 發 展? 本 身 組 織 經 營 管 理 功 能 是 否 健 全? 是 否 可 以 找 到 專 業 會 議 公 司 去 協 助? 當 然 這 也 牽 扯 到 是 否 有 足 夠 的 會 議 空 間? 人 力 設 備 配 合 條 件 整 體 社 會 環 境 考 量 ( 如 治 安 經 濟 情 勢 及 政 治 安 定 性 ) 等 會 展 活 動 的 可 行 性 如 何, 要 考 慮 主 辦 單 位 是 否 有 足 夠 的 能 力, 這 包 括 曾 經 有 成 功 的 舉 辦 理 念 或 歷 史, 有 強 而 有 力 的 支 援 ( 包 括 人 力 財 務 政 府 或 專 業 的 支 援 ), 相 關 的 資 源 及 助 力, 適 當 的 時 間 地 點 及 環 境, 有 一 定 競 爭 能 力, 有 必 備 的 專 業 執 行 力 等, 都 是 可 行 性 的 分 析 要 件 三 確 立 會 展 活 動 的 目 標 目 的 和 主 題 會 展 活 動 的 目 標 和 目 的, 通 常 是 由 主 辦 單 位 依 照 其 策 略 或 傳 統 來 制 訂 的 目 標 (goal) 指 的 是 長 期 應 該 到 達 的 標 的, 可 能 是 一 種 理 念, 可 能 是 期 許, 也 可 以 是 某 種 訴 求, 這 些 在 會 展 活 動 看 來, 是 經 過 三 五 年 的 策 略 規 劃 來 達 成 例 如, 車 展 的 長 期 目 標 是 為 了 塑 造 客 戶 群 對 其 品 牌 的 信 賴 感 及 忠 誠 度, 時 裝 展 是 接 續 性 的 創 新 呈 現, 為 的 是 讓 潛 在 的 客 戶 認 識 到 這 個 品 牌 是 最 前 衛 最 具 設 計 新 意 的, 更 是 時 裝 界 的 領 導 品 牌 至 於 會 展 活 動 的 目 的 (purpose) 則 是 短 期 標 的, 是 屬 於 戰 術 性 的, 通 常 是 為 了 解 決 問 題 啟 蒙 和 激 勵, 勸 服 和 傳 達 理 念 當 然 積 聚 長 期 的 目 的 是 為 了 能 達 到 長 遠 的 目 標 例 如 電 腦 資 訊 展, 常 常 打 出 一 元 競 標 萬 元 電 腦, 買 全 國 最 低 價 的 高 貴 手 提 電 腦 的 宣 傳 廣 告, 用 意 是 為 了 營 造 買 氣, 出 清 存 貨 的 目 的 從 長 期 的 目 標 和 市 場 來 看, 是 否 會 影 響 品 牌 的 佔 有 率? 是 有 很 大 的 爭 議 的! 參 加 母 乳 哺 育 嬰 兒 的 國 際 研 討 會, 目 的 是 鼓 勵 正 確 的 哺 育 的 觀 念, 強 化 嬰 兒 的 抵 抗 力, 但 真 正 的 長 遠 目 標 是 建 立 一 個 健 康 城 市 的 觀 念, 達 到 國 民 身 強 體 健 的 結 果 在 會 展 活 動 的 各 項 籌 備 工 作 中, 確 定 主 題 (theme setting) 是 保 證 會 展 活 動 成 功 的 關 鍵 主 題 不 僅 在 吸 引 與 會 者 及 參 展 商 上 有 其 重 要 的 影 響 力, 更 可 以 突 顯 這 場 會 展 活 動 的 理 念 目 標 例 如 1998 年 筆 者 協 主 舉 辦 的 亞 太 麻 醉 醫 學 國 際 研 究 會 議, 就 是 與 承 辦 主 席 創 意 設 計 出 safe & save 的 主 題, 其 代 表 的 意 思 是 麻 醉 醫 學 首 要 的 主 題 是 安 全 safe, 並 要 兼 顧 節 省 save 的 原 則, 簡 單 明 瞭 更 突 顯 重 要 性 這 一 主 題 果 然 吸 引 了 近 千 位 的 醫 生 報 名 參 加! 確 定 主 題 需 要 花 大 的 功 夫 去 規 劃, 要 力 求 簡 單 明 確 響 亮 有 創 意 思 考 延 續 理 念 性 及 未 來 趨 勢 性 等 以 前 列 的 原 則 去 謹 慎 規 劃 訂 定, 確 實 可 以 在 宣 傳 形 象 和 開 發 上 略 勝 一 籌! 例 如 2010 年 上 海 世 博 會 的 主 題 是 城 市, 讓 生 活 更 美 好!,2005 年 日 本 愛 知 世 博 會 的 主 題 是 大 自 然 的 智 慧 (Nature s Wisdom),2000 年 漢 諾 威 世 博 會 的 主 題 是 人 類 自 然 技 術 發 展, 都 是 相 當 有 創 意 及 思 考 延 伸 的 主 題 16

18 第 八 講 會 議 籌 備 工 作 及 議 事 規 劃 一 會 議 籌 備 組 織 及 分 工 權 責 ( 一 ) 擬 定 會 議 籌 備 執 行 計 畫 之 要 件 進 行 各 類 會 議 活 動 的 籌 備 工 作, 都 一 定 要 先 想 到 如 何 規 劃 出 一 套 可 執 行 容 易 執 行, 又 能 達 到 效 果 的 籌 備 執 行 計 畫, 換 言 之, 當 會 展 活 動 的 主 題 及 目 標 都 已 經 確 認 好 了, 準 備 邀 請 哪 些 客 戶 廠 商 及 專 業 人 士 也 大 致 安 排 妥 當 了, 而 且 會 議 需 要 的 預 算 有 了 著 落 ; 會 議 的 收 入 支 出 及 資 源 贊 助 的 安 排 也 確 認 來 源 了, 現 在 最 需 要 的 事 件 力 一 套 會 議 籌 備 工 作 組 織, 活 動 執 行 計 畫 及 推 動 的 權 責 機 制, 這 項 作 業 的 關 鍵 因 素 在 於 下 列 四 項 要 件 : 1. 籌 備 工 作 組 織 圖 訂 定 籌 備 工 作 組 織 圖 是 為 了 讓 每 個 參 與 籌 備 工 作 者, 清 楚 籌 備 工 作 之 指 揮 系 統 各 小 組 職 責 配 合 及 工 作 範 圍 2. 籌 備 工 作 配 置 及 作 業 流 程 會 議 籌 備 組 織 的 運 作 並 非 是 完 全 採 用 中 央 集 權 式 而 是 更 趨 向 於 分 權 合 作, 正 因 為 每 個 成 員 大 都 是 由 各 個 單 位 派 來 協 助 支 援, 而 且 是 比 較 臨 時 性 組 合 反 而 應 該 更 尊 重 協 調 合 作 的 成 效 3. 籌 配 工 作 時 間 表 每 個 大 型 國 際 會 議 都 至 少 有 半 年 或 八 個 月 時 間 去 籌 備, 但 籌 備 工 作 卻 千 頭 萬 緒, 再 加 上 現 代 人 士 大 都 極 為 忙 碌, 籌 備 工 作 時 間 之 掌 控 更 是 非 常 重 要 4. 各 項 工 作 檢 查 表 工 作 檢 查 表 示 協 助 籌 備 工 作 人 員 及 各 小 組 推 動 工 作 之 依 歸 及 檢 視 的 準 則, 檢 查 表 越 符 合 實 際 實 務 需 求, 月 能 發 揮 重 要 的 籌 備 工 作 推 動 這 四 項 工 作 圖 表 及 內 容 在 會 展 活 動 籌 備 推 動 之 初, 就 應 該 及 早 規 劃 訂 立 許 多 會 展 活 動 因 為 決 定 倉 促, 認 為 只 要 壓 縮 工 作 時 間 及 環 節 就 能 達 成, 事 實 上, 卻 容 易 因 為 許 多 不 確 定 因 素 的 發 生, 人 士 合 作 不 佳 或 其 他 因 素, 而 招 致 失 誤 或 挫 敗 我 們 不 能 不 謹 慎 規 劃, 及 早 作 業 也 由 於 會 展 活 動 籌 備 時 間 長 達 1~3 年 及 以 上, 原 先 排 定 的 工 作 人 員 可 能 會 因 種 種 因 素 臨 時 更 換, 對 於 有 經 驗 的 策 劃 專 家 而 言, 任 何 時 間 接 手, 只 要 確 實 掌 握 這 四 項 工 作 圖 表, 是 很 容 易 快 速 又 清 楚 地 掌 握 籌 備 進 度 及 狀 況 (1) 籌 備 工 作 組 織 圖 由 於 每 個 會 展 活 動 需 求 不 同, 因 此 設 定 的 各 委 員 會 的 重 點 也 不 同, 例 如 有 的 選 美 活 動 會 需 要 另 設 影 音 轉 播 組, 同 時 組 織 表 的 規 劃 是 讓 各 項 事 務 決 定 都 有 比 較 明 確 的 流 程 及 職 責 以 下 的 功 能 小 組 可 以 做 為 參 考 當 然 也 可 以 如 下 圖, 將 許 多 功 能 整 合 在 一 個 小 組 之 內 # 註 冊 組 : 負 責 報 到 台 註 冊 報 到 收 費 事 宜 17

19 # 公 關 組 : 負 責 媒 體 接 待 新 聞 資 料 發 佈 記 者 會 及 專 訪 安 排 # 接 待 組 : 負 責 貴 賓 接 待 講 員 機 票 補 助 款 發 放 及 特 殊 狀 況 處 理 # 議 程 組 : 開 閉 幕 式 流 程 會 議 流 程 及 視 聽 器 材 監 控 # 展 覽 組 : 展 覽 會 場 監 控 及 展 商 需 求 處 理 # 活 動 組 ; 活 動 流 程 及 視 聽 器 材 監 控 # 餐 飲 組 : 茶 點 餐 宴 的 時 間 份 數 品 質 之 監 控 # 交 通 組 : 負 責 交 通 車 之 聯 繫 調 整 及 監 控 # 節 目 組 : 負 責 主 持 人 表 演 團 隊 燈 光 音 響 及 節 目 流 程 監 控 # 旅 遊 組 : 負 責 旅 遊 活 動 工 程 技 術 參 觀 之 聯 繫 調 整 及 突 發 狀 況 處 理 (2) 籌 備 工 作 配 置 及 作 業 流 程 因 為 各 組 工 作 重 點 及 安 排 會 有 不 同 進 度, 而 且 各 組 工 作 應 該 盡 可 能 不 要 重 疊, 作 業 流 程 要 盡 可 能 安 排 得 有 效 率, 由 於 參 與 籌 備 的 人 員 多 半 本 身 就 有 工 作 及 時 間 限 制, 因 此 要 慎 重 考 慮 職 務 太 重 或 太 依 賴 某 些 人, 都 存 有 相 當 的 風 險 ; 令 各 組 織 工 作 細 項 必 須 請 相 關 負 責 組 長, 在 經 過 討 論 後 盡 快 落 實 擬 定, 同 時 針 對 各 項 工 作 進 行 流 程 配 置, 例 如 哪 些 是 需 要 過 籌 備 委 員 會 同 意 才 能 執 行? 特 別 像 是 會 議 註 冊 費, 大 會 專 題 講 員 或 邀 請 蒞 臨 致 詞 長 官 等 (3) 籌 配 工 作 時 間 表 籌 備 工 作 時 間 表 通 常 以 週 為 單 位 來 安 排, 如 有 特 定 時 間 的 要 求, 則 可 以 日 為 單 位, 規 劃 時 因 以 實 際 進 度 畫 出 時 間 表, 並 隨 時 修 正 編 列 籌 備 工 作 時 間 看 似 單 純, 甚 至 許 多 工 作 軟 體 都 有 設 計, 但 最 重 要 的 是 如 何 監 控? 時 程 是 否 有 耽 擱? 是 否 有 紅 黃 綠 燈 的 警 示 功 能 ; 吾 人 皆 知 時 間 管 理 在 現 金 社 會 如 何 地 重 要 ; 而 籌 備 國 際 型 會 展 活 動 也 是 一 樣 地 重 要 (4) 各 項 工 作 檢 查 表 由 於 會 展 籌 備 工 作 相 當 龐 雜, 檢 查 表 可 以 直 接 看 出 哪 些 工 作 已 完 成? 哪 些 缺 點 或 人 手 還 需 要 加 強? 這 樣 即 使 臨 時 請 人 協 助 工 作 也 不 至 於 手 忙 腳 亂 檢 查 表 (checklist) 可 以 是 會 議 活 動 策 劃 者 的 好 幫 手, 這 些 檢 查 表 不 僅 可 以 適 時 提 供 工 作 上 的 參 考, 還 可 以 在 某 些 容 易 忽 略 的 環 節 上 提 供 警 示, 更 重 要 的 是 提 醒 你 每 個 實 施 步 驟 的 必 要 作 法, 當 然 對 你 的 會 展 費 用 的 支 出 也 是 有 所 助 益 的 要 成 功 圓 滿 地 舉 辦 會 展 活 動, 需 要 列 出 許 多 種 檢 查 表, 譬 如 : (1) 小 型 會 議 檢 查 表 (2) 場 地 選 擇 檢 查 表 (3) 餐 飲 活 動 檢 查 表 18

20 (4) 特 殊 服 務 ( 如 聽 視 肢 障 ) 檢 查 表 (5) 視 聽 設 備 檢 查 表 (6) 舞 臺 表 演 檢 查 表 (7) 會 展 活 動 合 約 檢 查 表 (8) 展 覽 檢 查 表 (9) 會 展 中 心 檢 查 表 (10) 議 程 檢 查 表 (11) 與 會 主 素 檢 查 表 (12) 交 通 運 輸 檢 查 表 (13) 報 名 資 訊 服 務 檢 查 表 (14) 會 前 簡 報 檢 查 表 (15) 會 展 空 間 ( 會 議 室 ) 檢 查 表 二 議 程 規 劃 的 重 點 和 作 法 ( 一 ) 會 展 活 動 流 程 及 型 態 在 擬 定 整 體 會 展 活 動 的 流 程 時, 要 注 意 到 主 軸 的 做 法, 以 30~60 分 鐘 作 為 每 個 時 段 的 切 割 標 準, 並 規 範 一 些 彈 性 時 段 作 為 變 動 不 時 之 需 至 於 會 展 活 動 的 辦 理 型 態, 又 與 籌 備 委 員 會 在 決 定 流 程 時 有 相 當 的 關 係, 這 場 會 展 活 動 舉 辦 幾 天? 包 括 會 前 旅 遊, 會 中 旅 遊 還 是 會 後 旅 遊? 只 面 對 交 註 冊 費 的 觀 眾, 還 是 也 歡 迎 社 會 大 重 共 襄 盛 舉?( 其 實 國 際 會 議 完 全 不 設 限 地 對 外 開 放 是 相 當 有 風 險 的 ), 正 式 的 晚 宴 有 多 少 場? 是 專 題 演 講 還 是 大 師 對 談? 是 泡 溫 泉 之 旅 還 是 登 山 健 行? 這 些 舉 辦 的 活 動 都 收 費 嗎? 由 於 辦 理 型 態 影 響 參 與 意 願, 影 響 參 與 的 方 式, 影 響 整 體 收 入, 甚 至 連 裝 著 什 麼 樣 的 服 裝 都 有 影 響 我 們 誠 摯 建 議 在 籌 備 工 作 開 始 之 際, 就 要 明 確 辦 理 型 態 並 在 會 議 整 體 企 劃 書 以 及 會 議 即 將 開 始 所 發 佈 的 大 會 手 冊 (program book) 中 明 列 清 楚, 方 便 與 會 當 會 展 活 動 的 主 軸 及 目 標 都 已 確 認, 整 體 的 實 施 方 案 預 算 的 規 劃 和 經 費 都 有 了 著 落 的 時 候, 就 可 啟 動 會 展 活 動 的 計 畫 作 業 了 ( 二 ) 會 議 議 程 節 目 及 貴 賓 安 排 會 展 活 動 的 整 體 流 程 就 是 整 個 會 議 活 動 的 基 本 架 構, 更 是 執 行 會 展 活 動 的 依 據 標 準 這 次 會 展 包 括 多 少 大 型 的 活 動 (event function)? 有 兩 場 重 要 專 題 演 講, 有 開 幕 典 禮, 有 三 場 大 型 晚 宴, 有 展 覽 剪 綵, 有 一 場 午 餐 演 說, 一 場 簽 署 儀 式 等 在 會 議 活 動 中 藥 辦 理 的 每 場 活 動, 都 是 一 場 獨 立 性 的 安 排, 但 都 是 如 同 故 事 中 的 章 節, 有 其 連 貫 性 和 合 理 性 的 需 求, 如 果 每 場 分 組 討 論 都 是 持 續 三 小 時, 而 完 全 沒 有 茶 歇 休 息 時 間, 會 使 來 參 加 的 貴 賓 疲 憊 不 堪 但 休 息 時 間 又 該 訂 多 長 呢? 過 多 或 過 短 都 是 不 適 合 的 19

21 ( 三 ) 會 議 流 程 規 劃 重 點 會 議 和 展 覽 的 策 劃 與 活 動 的 策 劃 有 相 當 的 不 同, 會 展 的 議 程 規 劃 目 的 性 較 強, 在 三 天 到 七 天 的 時 間 內, 這 些 目 的 希 望 能 通 過 演 講 專 題 報 告 分 組 討 論 及 綜 合 討 論 的 方 式 來 達 成, 因 此 策 劃 者 更 要 重 視 時 間 的 安 排 配 置, 而 且 參 與 討 論 議 程 設 計 的 人, 至 少 應 該 包 括 學 術 委 員 會 展 覽 委 員 會 行 政 及 財 務 委 員 會 及 會 議 顧 問 等 人, 因 為 會 議 及 展 覽 的 進 度 流 暢, 需 要 各 個 參 與 單 位 的 共 識 意 見 以 下 是 規 劃 會 議 及 展 覽 流 程 步 驟 時 應 考 慮 的 六 像 重 點 : 1. 目 的 性 作 法 : 會 議 召 開 的 目 的 性 非 常 重 要, 就 是 因 為 時 間 有 限, 如 果 要 安 排 的 講 者 發 表 時 間 和 舉 辦 的 作 法 不 能 與 議 程 的 設 計 相 互 協 調, 就 會 直 接 影 響 下 一 場 活 動 的 開 展, 我 們 建 議 主 辦 單 位 要 瞭 解 : 此 次 會 議 的 目 的 是 什 麼? 有 超 過 預 算 的 論 文 發 表 嗎? 邀 請 的 演 講 教 授 都 確 定 要 來 嗎? 如 果 無 法 確 定, 是 否 有 替 換 的 專 家 來 嗎? 此 次 會 展 論 壇 是 討 論 居 多, 還 是 發 表 才 是 重 點? 展 覽 的 主 題 是 否 是 符 合 目 前 的 產 業 趨 勢? 2. 時 間 分 配 : 將 每 一 項 在 三 ~ 七 天 內 預 定 的 議 程 都 列 在 一 張 清 單 內, 再 依 照 重 要 性 及 流 程 的 順 序 排 列, 這 時 最 重 要 的 就 是 將 每 一 段 都 配 置 合 理 的 時 間, 這 樣 讓 所 有 的 參 與 者 依 著 時 間 表 能 順 利 進 行, 建 議 你 要 考 慮 : (a) 每 天 開 始 的 時 間 要 精 確 到 以 分 鐘 來 計 算?( 許 多 會 議 為 了 要 壓 縮 時 間, 經 常 提 前 第 一 場 演 講 或 討 論 到 :00 或 8:30, 但 都 忘 了 早 晨 的 高 峰 時 段 易 塞 車, 這 樣 似 乎 很 難 有 個 順 利 的 開 場 ) (b) 每 段 演 講 安 排 的 時 間?(60 分 鐘,75 分 鐘, 還 是 90 分 鐘, 要 包 含 即 席 問 答 的 時 間 ) (c) 每 段 休 息 茶 歇 時 間 (coffee or tea break) 要 訂 定 多 長?(10 分 鐘 ~25 分 鐘 如 果 時 間 太 長, 參 與 的 人 容 易 流 失, 容 易 去 場 外 開 聊 天 會 ) (d) 每 段 發 表 論 文 有 多 少 時 間? 簡 單 來 說 此 段 會 程 有 安 排 多 少 篇 論 文 發 表 ( 要 特 別 考 慮 即 席 問 題 詢 答 的 時 間 ) (e) 每 段 宴 會 的 時 間 有 多 長?( 不 用 安 排 的 太 長, 容 易 形 成 勞 累 又 不 精 緻 的 活 動 ) (f) 每 段 安 排 的 參 訪 活 動 有 多 長? 有 沒 有 安 排 簡 報 時 間?( 要 考 慮 參 加 者 的 接 受 度 及 負 荷 能 力 ) 3. 合 理 化 安 排 4. 配 合 預 算 能 力 20

22 5. 實 際 的 考 量 6. 保 留 彈 性 三 講 員 邀 請 論 文 收 集 及 編 製 ( 一 ) 講 員 及 貴 賓 的 邀 訪 作 業 方 式 任 何 一 場 重 要 而 大 型 的 國 際 性 會 展 活 動, 為 了 吸 引 更 多 的 參 與 者 增 強 在 業 界 的 影 響 力, 更 為 了 表 現 主 辦 城 市 的 重 要 程 度, 通 常 在 議 程 策 劃 的 階 段, 就 著 手 準 備 可 能 出 席 的 講 員 及 貴 賓 名 單, 這 些 講 員 及 貴 賓 的 出 席 有 時 會 因 為 考 慮 不 同 的 狀 況 階 層 而 使 得 整 體 議 程 有 所 改 變, 雖 說 整 體 會 展 活 動 的 議 程 基 本 架 構 維 持 不 變, 但 是, 作 為 總 體 會 展 活 動 的 重 要 台 柱 講 員 及 貴 賓, 卻 仍 是 籌 備 委 員 會 需 要 特 別 留 心 的 部 分 首 先 我 們 要 瞭 解 講 員 及 貴 賓 的 邀 訪 作 業 方 式, 如 : * 大 會 覺 得 應 邀 請 哪 些 講 員 及 貴 賓? * 名 單 是 否 已 經 敲 定? 決 定 何 時 定 案? * 如 果 有 人 無 法 來 到, 替 代 人 選 的 決 定 原 則 是 什 麼? * 邀 請 的 條 件 是 哪 些? * 邀 請 來 的 講 員 及 貴 賓 準 備 出 席 什 麼 樣 的 場 合? * 講 員 及 貴 賓 來 去 的 整 體 安 排 流 城 市 什 麼 等 等 另 外 要 將 貴 賓 所 要 從 事 的 活 動 與 會 展 活 動 的 議 程 充 分 結 合, 如 : * 貴 賓 室 準 備 來 發 表 演 講 講 話? 還 是 來 主 持? * 貴 賓 的 活 動 時 間 有 多 長? * 大 會 提 供 怎 樣 的 場 地 器 材 來 協 助 活 動 節 目 進 行? * 有 人 協 助 貴 賓 進 行 整 個 活 動 嗎? * 如 何 協 調 一 起 開 展 活 動? * 有 其 他 貴 賓 一 起 參 加 活 動 嗎? * 活 動 結 束 後, 貴 賓 的 行 程 又 是 如 何 安 排 的? 邀 請 各 類 的 貴 賓 能 使 大 會 給 與 會 者 留 下 重 要 印 象, 因 此, 我 們 還 是 提 出 一 些 比 較 可 行 的 建 議, 協 助 大 會 籌 備 委 員 會 邀 到 比 較 好, 更 具 影 響 力 的 貴 賓 來 共 襄 盛 舉 1. 重 點 是 活 動 的 目 的 : 每 一 個 會 展 活 動 當 然 是 希 望 邀 請 到 : 21

23 a. 產 業 界 的 重 量 級 人 物 ; b. 學 術 界 的 翹 楚 ; c. 管 理 界 的 大 師 ; d. 政 界 的 首 長 或 是 業 界 名 人 等 由 於 每 個 參 與 你 的 盛 會 展 覽 或 論 壇 的 與 會 者, 都 希 望 能 在 繳 納 註 冊 費 後, 得 到 在 業 界 更 好 更 新 的 資 訊 知 識 一 場 國 際 生 化 技 術 研 討 會, 希 望 展 望 產 業 的 新 趨 勢 例 如, 邀 請 2004 年 的 諾 貝 爾 講 得 主 來 作 演 講, 教 授 會 有 興 趣 聽 他 的 演 講, 而 是 界 保 險 人 員 會 議 可 能 就 希 望 有 名 的 趨 勢 大 師 來 傳 授 新 知 2. 調 查 講 員 及 貴 賓 的 背 景 : 你 要 安 排 的 講 員 及 貴 賓 是 屬 於 : a. 激 勵 型 ; b. 學 術 型 ; c. 教 育 型 ; d. 幽 默 型 等 建 議 要 先 取 得 貴 賓 的 相 關 簡 歷, 如 過 去 的 演 講 經 驗, 或 是 過 去 名 譽 授 獎 等 背 景, 這 樣 你 可 以 為 大 會 找 到 好 的 講 員 及 貴 賓 3. 明 確 相 關 的 細 節 : 許 多 講 員 貴 賓 都 有 自 己 非 常 繁 忙 的 行 程, 如 果 一 旦 可 以 敲 定 講 員 及 貴 賓 接 受 邀 請, 自 然 要 將 各 種 條 件 洽 談 清 楚 例 如 往 來 交 通 的 費 用, 食 宿 安 排, 演 講 費 用, 相 關 的 優 惠 條 件 ( 如 免 除 註 冊 費, 參 展 費 等 ), 另 外 已 有 一 些 需 要 講 員 及 貴 賓 配 合 的 細 節 問 題, 也 可 以 一 起 敲 定, 如 西 物 貴 賓 的 活 動 形 勢 及 接 待 時 間 的 做 法, 發 表 文 章 的 版 權 及 刊 登 等 細 節 4. 協 助 活 動 的 相 關 細 節 : 貴 賓 發 表 的 各 項 資 訊 及 知 識, 都 是 相 當 珍 貴 的 我 們 建 議 將 所 有 流 程 的 細 節 先 行 與 講 員 貴 賓 溝 通, 瞭 解 貴 賓 的 發 表 方 式, 用 何 種 器 材, 需 要 什 麼 配 合? 有 哪 些 禁 忌? 有 特 別 的 需 要 或 是 有 場 合 的 配 合 作 法, 都 應 該 在 邀 請 之 前 先 講 清 楚, 讓 活 動 節 目 及 議 程 進 行 順 利 ( 二 ) 講 員 論 文 收 集 編 製 作 業 方 式 對 於 學 術 論 文 在 國 際 會 議 上 發 表 徵 集 審 編 及 編 制 的 作 法, 各 個 主 辦 單 位 觀 念 客 或 不 同, 不 過 每 個 作 法 程 序 都 大 致 相 同 通 常 在 大 會 籌 備 委 員 會 下 會 設 有 學 術 委 員 會 (scientific committee) 主 要 在 訂 定 此 次 會 議 的 主 題 分 組 議 題 論 文 摘 要 (abstract) 論 文 審 核 論 文 及 編 制 (conference proceeding) 未 來 出 版 及 發 行 等 事 務 22

24 學 術 委 員 會 之 任 務 如 下 : 1. 有 關 本 次 會 議 技 術 學 術 活 動 之 規 劃 籌 備 及 辦 理 事 宜 2. 促 進 本 次 會 議 相 關 學 術 及 應 用 部 門 之 交 流 3. 有 關 本 次 會 議 技 術 教 育 及 其 討 論 內 容 之 規 劃 4. 關 於 本 次 會 議 各 類 論 文 之 徵 集 審 核 及 發 表 事 項 5. 有 關 本 次 會 議 論 文 及 出 版 方 針 之 釐 定 事 項 6. 有 關 會 議 出 版 品 之 編 審 及 發 行 事 項 23

25 第 九 講 會 展 場 地 規 劃 及 運 用 一 如 何 選 擇 評 估 適 合 你 的 會 議 場 地 ( 一 ) 會 場 考 慮 條 件 分 析 : 依 照 一 項 會 議 場 地 及 設 備 需 求 調 查 報 告 地 區 行 銷 中 會 議 產 業 發 展 策 略 之 研 究 指 出, 會 展 活 動 會 場 設 備 的 考 量 因 素 中, 最 重 要 的 因 素 是 交 通 方 便 與 可 及 性 (Accessibility), 也 就 是 這 個 場 地 是 不 是 很 容 易 找 到, 是 不 是 很 容 易 抵 達, 交 通 的 便 利 要 件 是 首 要 考 慮, 這 點 從 許 多 在 城 市 理 的 會 議 中 心 本 身 就 是 一 個 目 標 顯 著 的 建 築 (landmark) 可 以 看 出 ; 會 議 空 間 在 交 通 方 便 及 可 行 性 上 之 優 勢, 明 顯 是 會 展 活 動 策 劃 者 考 量 重 量,( 例 如 大 的 部 分 要 考 慮 主 辦 城 市 是 否 是 交 通 樞 紐 或 是 多 家 航 班 往 返 經 過, 小 的 部 分 則 是 看 是 否 鄰 近 捷 運 出 口 或 交 通 便 捷 之 道 路 ), 當 然 另 附 設 停 車 場, 可 提 供 車 位, 亦 可 已 算 是 滿 足 與 會 者 及 使 用 者 之 便 利 性 之 因 素 在 會 展 活 動 會 場 設 備 的 考 量 因 素 裡, 第 二 個 考 慮 因 素 則 是 環 境 整 潔, 一 場 國 際 會 議 及 活 動, 通 常 很 難 忍 受 會 議 中 立 內 在 環 境 的 清 潔 不 佳, 氣 味 怪 異 或 廢 棄 物 品 散 佈 四 處 或 是 外 在 環 境 接 鄰 某 種 特 殊 區 域, 如 傳 統 生 鮮 市 場 老 舊 住 宅 區 或 紅 燈 區 等 區 塊, 因 為 這 可 是 嚴 重 影 響 主 辦 者 及 國 家 形 象 也 妨 礙 與 會 者 觀 瞻 印 象 第 三 個 影 響 因 素 則 是 服 務 態 度 辦 理 國 際 會 議 是 重 在 服 務 的 品 質, 因 此 如 何 藉 助 良 好 的 接 待 及 笑 容, 去 突 顯 主 辦 方 的 熱 心 真 誠 以 及 留 下 正 面 又 深 刻 印 象, 才 是 最 重 要 的 ( 二 ) 會 議 場 地 的 類 型 : 一 般 會 議 的 場 地 有 兩 大 類, 就 是 室 內 (indoor) 和 室 外 (outdoor), 室 內 的 場 地 不 受 天 候 影 響, 但 有 空 間 上 進 出 得 限 制, 戶 外 的 場 地 則 有 相 當 多 的 變 數 會 影 響 使 用 的 意 願 ; 對 國 際 會 議 而 言, 使 用 戶 外 的 情 況 會 發 生 卻 不 多 見, 因 為 變 數 太 多 ; 會 使 用 的 可 能 性 大 都 是 合 影 留 念 特 別 餐 會 技 術 參 觀 簡 報 運 動 競 賽 大 型 展 覽 ( 如 機 具 車 輛 測 試 ) 特 殊 活 動 ( 如 嘉 年 華 會 園 遊 會 演 唱 會 ) 及 特 別 儀 式 ( 如 軍 禮 歡 迎 外 交 儀 典 或 宗 教 祈 福 等 ) 而 談 到 國 際 會 議, 我 們 多 半 指 的 是 在 室 內 的 會 議 活 動, 但 在 使 用 場 地 類 型 上, 則 有 七 ~ 八 種 或 以 上 的 選 擇 茲 簡 述 如 下 : 1. 城 市 內 大 型 旅 館 (Hotels): 大 多 數 城 市 旅 館 多 半 座 落 在 較 繁 華 區 域, 兼 具 有 與 會 者 住 宿 及 開 會 的 方 便 性, 但 在 使 用 時 卻 有 一 定 成 度 的 侷 限 性, 例 如 完 全 不 相 關 的 活 動 同 時 在 旅 館 內 進 行, 動 線 的 衝 突, 進 出 得 管 制 受 到 影 響, 還 有 一 個 比 較 讓 會 議 主 辦 者 頭 痛 的 是, 一 般 大 型 旅 館 的 租 金 價 錢 都 比 較 高 2. 會 議 中 心 (Conference Center): 指 的 是 專 門 提 供 開 會 訓 練 及 活 動 使 用 的 空 間, 一 般 而 言, 多 半 不 具 備 大 型 空 間 提 供 展 示 或 活 動 使 用, 在 城 市 內 的 會 議 中 心 只 要 管 理 的 好, 大 部 分 的 使 用 率 相 當 高, 因 此 預 訂 不 易, 但 在 提 供 會 議 服 務 上, 會 比 旅 館 要 專 業 些 也 有 彈 性 24

26 3. 會 展 中 心 (Conference Center): 是 兼 具 會 議 及 展 覽 中 心 功 能 的 空 間, 通 常 建 築 宏 偉, 動 線 寬 大, 專 業 空 間 充 足,( 只 有 比 較 合 理 配 置 的 卸 貨 區 儲 物 區 或 接 待 報 到 區 等 ), 具 備 提 供 會 展 專 業 服 務 的 能 力 在 目 前 美 日 歐 及 亞 洲 許 多 大 城 市 都 設 有 此 類 標 誌 性 建 築, 附 近 也 都 設 有 不 同 類 型 的 會 展 旅 館 來 掙 錢, 不 過 卻 也 成 就 好 的 會 展 空 間 4. 休 閒 渡 假 區 會 議 中 心 (Resorts): 許 多 休 閒 渡 假 區 域 或 是 景 點 都 兼 具 有 住 宿 及 會 議 設 施, 而 且 大 多 是 設 立 在 風 光 明 媚 或 名 勝 古 蹟 之 處, 在 與 會 者 開 會 之 餘 既 可 享 受 風 景 及 休 閒, 又 可 達 到 會 議 交 流 的 目 的 ; 但 是 休 閒 渡 假 村 也 有 其 交 通 資 源 運 用 行 政 支 援 及 人 員 調 度 上 的 困 難, 例 如 距 離 比 較 遠 交 通 接 駁 周 折 等 5. 大 學 院 校 (Universities): 在 以 上 各 類 會 議 類 型 裡, 大 學 院 校 會 議 中 心 的 租 金 是 最 低 廉 的, 因 為 不 論 是 學 校 內 的 會 場 租 金 設 備 費 用 住 宿 停 車 等 都 不 是 以 商 業 作 考 量 ; 但 同 樣 會 面 臨 房 舍 過 於 簡 單 氣 勢 不 夠 恢 弘, 可 能 無 法 提 供 比 較 專 業 的 服 務 及 接 待 外 賓 之 能 力 不 足 等 缺 點 6. 大 型 郵 輪 (Cruise ships): 在 海 上 召 開 國 際 會 議, 儼 然 成 為 時 尚 趨 勢, 郵 輪 可 以 將 會 議 旅 遊 住 宿 及 餐 飲 集 於 一 處 來 規 劃, 且 比 較 不 需 要 宜 動 態 多 的 地 方 ; 但 是 缺 點 是 一 般 經 費 並 不 便 宜, 對 許 多 本 地 客 人 也 不 甚 方 便, 而 且 一 般 在 船 上, 休 閒 娛 樂 的 設 施 較 多, 不 容 易 聚 集 會 議 內 容 7. 其 他 特 殊 環 境 (Unique environment): 不 是 每 個 地 方 都 適 合 開 會, 但 也 有 些 特 殊 環 境 值 得 考 慮, 例 如 美 術 館 博 物 館 古 堡 或 是 劇 場 等, 就 如 前 些 日 子 召 開 的 博 覽 會 特 展 及 圓 桌 論 壇 就 是 運 用 台 北 市 美 術 館 來 召 開, 缺 點 則 是 專 業 人 士 及 服 務 不 足, 空 間 可 能 不 是 因 會 議 而 設 計, 進 出 受 限 ( 與 會 者 是 否 虛 構 票 入 場 ) 等 ( 三 ) 國 際 會 議 場 地 考 慮 重 點 : 考 慮 國 際 會 展 活 動 場 地, 需 要 : 1. 交 通 便 利 性 2. 設 施 完 整 性 及 空 間 容 量 3. 有 效 通 信 能 力 4. 服 務 優 質 能 力 5. 舒 適 安 排 6. 其 他 相 關 影 響 因 素,( 如 住 宿 交 通 和 當 地 支 持 度 等 ) 25

27 二 會 議 場 地 條 件 分 析 及 規 劃 ( 一 ) 場 館 規 劃 方 案 的 確 定 製 訂 有 效 的 會 議 場 館 規 劃 方 案, 需 要 考 慮 以 下 七 個 因 素 : 1. 規 劃 方 案 優 勢 與 劣 勢 分 析 會 議 場 館 規 劃 必 須 注 意 會 議 場 地 的 各 項 優 勢 與 劣 勢 分 析 細 節, 以 方 便 你 的 正 確 評 估 出 什 麼 是 會 場 得 有 力 點, 並 且 要 求 先 看 會 展 現 場 的 視 覺 效 果 圖 或 意 向 圖 2. 場 館 硬 體 規 模 及 周 邊 條 件 分 析 通 常, 會 議 廳 本 身 並 不 是 選 址 的 唯 一 考 慮 因 素 大 到 當 地 相 關 產 業 發 展 規 模 交 通 狀 況 分 析, 小 道 現 有 的 會 議 室 數 量 是 否 足 夠? 都 影 響 著 場 館 的 選 擇 3. 與 會 者 及 其 會 議 特 點 要 主 辦 一 個 會 展, 你 必 須 確 定 這 次 會 展 的 主 要 目 標 對 象, 整 個 會 議 空 間 是 提 供 給 哪 些 客 戶 使 用, 其 次 是 要 訂 定 一 份 完 整 的 會 展 計 畫, 其 中 包 括 會 展 場 館 規 劃 方 案, 你 的 會 場 希 望 呈 現 什 麼 氣 勢? 為 了 爭 取 到 這 些 與 會 者 的 認 同 及 好 觀 感, 如 何 方 便 與 會 者 找 到 會 場? 怎 樣 才 能 讓 這 些 場 館 突 顯 產 業 特 點 呢? 秘 書 室 及 講 員 試 映 室? 建 議 可 以 列 出 該 次 會 議 主 要 宣 傳 主 軸 及 重 點, 所 有 可 能 凸 顯 會 展 的 主 題 和 服 務 布 置 最 佳 的 展 台 規 格 音 效 設 備 和 隔 音 裝 置 電 子 科 技 的 使 用 電 源 線 路 安 全 維 護 方 案 陳 列 臺 特 殊 功 能 措 施 及 空 間 ( 如 醫 護 室 備 用 車 輛 休 息 區 記 者 媒 體 室 ) 等 4. 會 議 空 間 分 配 系 統 許 多 會 議 在 使 用 會 議 空 間 時, 並 不 重 視 整 體 分 配 的 合 理 性 你 的 會 議 場 地 可 能 會 使 用 那 些 空 間? 大 小 規 模 挑 高 採 光 及 功 能 需 求 等 ; 例 如, 有 的 大 會 議 室 只 用 早 上 一 小 時, 就 去 別 的 小 會 議 室 分 組 討 論 ; 這 樣 不 僅 比 較 浪 費 資 源, 更 浪 費 空 間 訂 定 場 館 規 劃 時, 要 注 意 以 下 幾 點 A. 妥 善 安 排 哪 些 必 要 空 間 並 充 分 滿 足 相 關 需 求, 例 如 秘 書 室 B. 當 會 議 規 模 擴 大 時, 要 預 留 一 定 的 空 間 供 調 配 C. 靈 活 應 對 特 殊 需 求 的 變 化, 例 如, 臨 時 有 首 長 來, 需 要 貴 賓 室 供 特 殊 5. 美 學 與 視 覺 吸 引 力 一 個 好 的 場 館 規 劃 還 要 從 美 學 設 計 上, 單 負 起 控 管 和 引 導 與 會 者 的 任 務 視 覺 效 果 首 先 表 現 在 會 場 入 口 處, 是 否 在 登 記 區 和 會 議 廳 間 設 立 通 道, 引 導 觀 眾 直 接 進 入 展 廳? 通 道 中 是 否 有 明 確 標 示 排 或 海 報, 提 供 會 展 配 置 的 訊 息 從 而 讓 你 的 與 會 者 瞭 解 你 對 於 視 覺 系 統 的 認 知 程 度, 和 利 用 整 合 視 覺 效 果 為 會 展 目 的 而 達 到 服 務 成 效 6. 客 流 動 線 佈 局 26

28 客 流, 指 特 定 區 域 內, 人 群 在 點 線 間 移 動 的 情 況 就 會 議 場 館 規 劃 而 言, 客 流 動 線 由 以 下 因 素 決 定 : 與 會 者 的 數 量 和 會 議 規 模 通 道 的 寬 度 特 別 展 示 區 和 功 能 區 的 設 置 出 入 口 設 計 和 觀 展 及 與 會 者 的 習 慣 6-1 與 會 者 數 量 和 會 議 規 模 會 議 規 模 是 影 響 會 議 客 流 動 線 最 主 要 的 因 素 6-2 通 道 寬 度 通 道 寬 度 的 變 化, 通 常 以 下 兩 個 因 素 約 束 : 首 先 要 符 合 場 館 的 規 定 有 些 規 定 通 道 最 窄 為 公 尺, 有 些 是 25 公 尺 大 部 分 會 展 主 辦 組 單 位 都 會 把 通 道 寬 度 控 制 在 許 可 的 最 小 範 圍 內, 以 節 省 空 間 費 用 需 要 注 意 的 是, 在 正 式 舉 行 會 展 之 前, 你 的 場 館 規 劃 必 須 得 到 各 級 法 規 許 可 接 受 的 最 低 標 準, 並 取 得 消 防 部 門 的 許 可 6-3 特 別 展 示 區 設 置 有 些 會 議 的 組 織 者 會 專 門 規 劃 一 些 特 別 展 示 區 ( 例 如, 論 文 海 報 展 示 社 團 成 果 展 示 ), 以 吸 引 觀 眾 的 注 意 力 6-4 出 口 和 入 口 設 計 保 證 會 議 廳 入 口 到 出 口 全 線 暢 通 的 關 鍵, 是 指 示 海 報 標 示 6-5 採 光 及 週 邊 環 境 識 別 對 會 展 場 地 不 熟 悉 的 與 會 者, 通 常 會 因 為 採 光 及 週 邊 環 境 識 別 不 便, 而 發 生 碰 撞 跌 倒 或 找 不 到 會 議 室 或 攤 位 ; 也 因 此 要 多 在 相 關 位 置 設 置 採 光 良 好 的 看 板 或 接 待 人 員, 才 可 達 到 引 導 及 識 別 之 目 的 7. 安 全 及 消 防 限 制 會 議 廳 內 的 各 種 佈 局 規 劃 和 設 施, 都 有 可 能 有 安 全 方 面 的 考 慮 首 先, 要 注 意 緊 急 救 生 標 示 以 及 緊 急 出 口 等 安 全 措 施 的 正 常 使 用 三 會 議 場 地 配 套 服 務 及 預 訂 作 業 要 瞭 解 會 議 室 的 規 格, 首 要 的 一 點 當 然 就 是 預 估 出 席 人 數, 其 次 要 考 慮 所 期 望 的 會 議 室 佈 局 及 擺 放 模 式 以 及 所 需 要 的 視 聽 設 備 數 量 和 種 類, 也 可 能 需 要 更 多 的 空 間 來 放 置 物 品 ( 如 : 稿 紙 鉛 筆 文 件 夾 和 印 刷 物 等 ) 和 擺 放 資 料 桌 如 果 安 排 會 間 休 息 茶 點, 可 能 還 要 準 備 更 多 的 空 間 作 為 會 議 策 劃 者, 你 需 要 就 會 議 室 佈 局 及 擺 放 模 式 主 席 台 式 樣 和 大 小 以 及 相 關 需 求, 與 飯 店 或 會 議 中 心 進 行 協 商 除 了 會 議 室 的 尺 寸 以 外, 會 議 策 劃 人 還 需 要 瞭 解 每 間 會 議 室 在 不 同 格 局 時 的 容 量 成 功 的 關 鍵 在 於, 我 們 如 何 規 劃 會 議 室 並 合 理 地 佈 置 會 場 會 議 策 劃 者 也 要 求 每 一 間 會 議 室 的 比 例 圖, 並 附 帶 以 下 的 細 節, 如 出 口 入 電 源 插 座 以 及 有 無 障 礙 物 會 議 宣 傳 測 通 常 提 供 會 議 室 的 大 致 尺 寸, 但 未 必 是 如 你 所 想 的 標 準, 有 時 得 通 過 27

29 實 地 測 量 會 議 室 的 規 格 和 容 量, 才 能 更 精 確 規 劃 是 否 合 於 使 用 布 置 形 式 和 與 會 人 數 所 需 空 間 有 著 直 接 的 關 係 課 堂 型 布 置 通 常 會 比 劇 院 型 式 的 佈 局 要 多 佔 用 30% 至 35% 的 空 間, 以 下 是 一 般 使 用 的 佈 局 方 式 (Meeting Matrix) * 教 室 型 佈 局 * U 形 佈 局 * 馬 蹄 形 佈 局 * 中 空 方 形 和 圓 形 佈 局 * 變 化 形 佈 局 ( 結 合 課 堂 及 劇 院 形 式 佈 局 ) * 董 事 會 佈 局 * 圓 形 自 助 餐 桌 另 外 對 視 聽 設 備 和 講 台 的 需 求 對 視 聽 設 備 和 / 或 講 台 有 特 殊 要 求 時, 有 必 要 提 前 24 小 時 做 好 準 備 會 場 佈 置 / 比 例 圖 桌 椅 的 擺 放 在 會 議 裡 也 是 相 當 重 要, 擔 任 會 議 策 劃 工 作, 必 須 知 道 會 議 室 的 大 小 和 會 場 佈 置 究 竟 要 如 何 安 排? 布 置 物 的 顏 色 材 質 比 例 置 放 地 區 及 位 置 等, 都 可 以 強 化 或 甚 至 到 降 低 會 議 的 氣 氛 布 置 和 撤 場 的 時 間 表 多 數 會 議 中 心 的 宣 傳 手 冊, 都 有 關 於 每 間 會 議 室 基 本 輪 廓 及 功 能 的 詳 細 介 紹 然 而 很 少 有 飯 店 或 會 議 中 心 宣 傳 冊 為 了 會 議 主 辦 單 位, 會 著 名 布 置 會 議 室 和 撤 場 所 需 要 的 時 間 但 許 多 飯 店 卻 為 了 增 加 會 議 室 的 使 用 率, 而 不 會 先 告 知 你 下 場 進 場 時 間, 但 一 旦 前 場 晚 些 結 束, 卻 會 造 成 各 方 極 大 苦 惱 就 算 會 先 告 知 你 下 場 進 場 時 間, 也 會 在 一 定 時 間 內 不 斷 催 促, 相 當 令 人 頭 疼 一 般 而 言, 會 議 場 地 的 分 配 是 按 照 佈 局 和 出 息 人 數 而 定 的, 如 果 需 要 提 前 布 置 和 拖 後 撤 台, 或 需 要 額 外 的 會 議 空 間, 就 會 產 生 額 外 費 用, 這 在 預 算 執 行 上 有 他 一 定 的 困 難 度, 並 可 能 產 生 布 置 及 時 段 的 變 化 會 議 場 地 預 訂 借 用 作 業 在 安 排 預 約 場 地 時, 要 特 別 重 視 以 下 幾 點 : 1. 要 具 有 決 策 力 的 經 理 人 員 洽 談! 2. 注 意 是 否 與 長 假 或 節 慶 相 衝 突? 3. 同 時 間 裡, 辦 理 的 會 議 活 動 有 無 與 你 的 主 題 衝 突? 4. 注 意 是 否 有 場 地 維 修 的 計 畫? 28

30 5. 哪 些 設 備 准 許 另 外 攜 帶? 6. 哪 些 設 施 會 另 外 收 費? 7. 是 否 有 該 場 地 固 定 合 約 商? 8. 某 些 時 段 是 否 有 特 惠 價? 9. 進 退 場 是 否 有 特 別 規 定 及 計 價 方 式? 10. 請 注 意 周 邊 一 些 需 要 的 配 置 服 務, 如 旗 桿 電 話 申 請 等 29

31 第 十 講 報 名 報 到 及 接 待 工 作 一 報 名 流 程 設 計 及 格 式 會 展 活 動 的 專 案 管 理 強 調 事 前 的 各 項 工 作 計 畫 安 排, 重 視 各 項 細 節 的 準 確 連 結 及 開 展, 而 這 些 事 前 的 主 被 工 作 都 是 運 用 在 預 期 來 參 加 的 與 會 代 表 參 觀 民 眾 或 是 活 動 的 參 與 者 --- 人 的 身 上, 而 且 必 須 有 效 地 運 用 在 進 入 會 議 室 展 覽 廳 或 活 動 大 廳 之 前 的 特 定 對 象 的 接 待 作 業, 這 是 因 為 最 影 響 所 有 參 與 者 的 看 法 和 印 象 的 場 面, 就 是 現 場 接 待 及 報 到 的 環 境 ; 因 此 許 多 大 型 的 國 際 性 會 展 活 動, 都 會 設 置 別 句 風 格 或 特 殊 規 劃 的 區 域, 作 為 報 到 及 接 待 的 使 用 這 項 作 業 的 規 劃 是 在 讓 與 會 者 ( 大 多 數 是 付 費 的 消 費 者 ) 有 被 重 視 的 感 受, 而 且 也 會 有 不 同 的 環 境 氣 勢 和 氛 圍 主 辦 單 位 的 用 心 及 專 業 程 度, 在 大 門 的 場 景, 幾 乎 是 一 覽 無 遺, 所 以 我 們 從 事 各 項 策 劃 工 作, 更 不 能 忽 視 現 場 的 報 到 及 接 待 工 作 的 各 個 細 節 報 名 期 間 定 期 將 報 名 與 會 人 員 名 單 呈 報 大 會 特 別 安 排 確 認 的 機 制, 在 收 到 報 名 表 格, 經 由 檢 查 確 認 後, 立 即 回 覆 報 名 情 況, 如 : 姓 名 拼 寫 出 席 時 間 發 表 論 文 時 間 抵 達 時 間 住 宿 或 旅 遊 需 求 等, 都 在 確 認 中 清 楚 列 明 無 論 是 報 名 表 或 住 宿 表 的 設 計 寄 發 確 認 統 計 分 析 等 一 貫 作 業, 需 要 毫 無 遺 漏 地 將 定 期 統 計 人 數, 依 國 籍 姓 名 排 序 及 人 數 分 類, 並 告 知 主 辦 單 位 報 名 進 度, 以 確 定 出 席 人 員 的 總 數 報 名 表 的 設 計 需 依 照 大 會 之 屬 性 及 規 劃, 若 有 遺 漏, 將 導 致 後 續 相 關 處 理 之 繁 瑣 及 多 餘 人 力 二 現 場 報 到 規 劃 及 執 行 作 業 任 何 一 場 會 展 活 動 無 論 大 小, 都 有 報 到 區 域 的 規 劃 及 相 關 機 制 的 設 立, 因 為 要 預 期 參 加 的 與 會 者, 都 會 在 大 會 預 訂 的 時 間 裡, 先 後 抵 達 預 訂 的 會 場 或 場 所 參 加 盛 會 預 訂 的 與 會 人 數 再 加 上 現 場 報 名 的 人 數, 以 及 來 參 加 開 幕 典 禮 的 來 賓, 這 樣 人 數 可 能 是 數 十 人, 更 可 能 是 數 百 人 數 千 人, 甚 至 數 萬 人, 而 上 海 2010 年 世 博 會 更 是 預 期 有 數 千 萬 人 來 參 觀, 如 果 不 能 設 定 一 個 適 當 的 註 冊 獲 報 到 區 域, 並 被 至 接 待 人 立 即 做 好 流 程 規 劃, 是 極 有 風 險 的 規 劃 作 業 ; 因 為 來 參 加 的 群 眾 通 常 會 因 為 資 訊 的 不 明 朗, 或 區 域 規 劃 不 佳, 或 流 程 管 制 失 當, 而 產 生 推 擠 排 隊 塞 車 或 爭 吵 等 現 象, 當 然 更 有 可 能 發 生 意 外 或 傷 害 之 情 況 作 為 會 展 活 動 策 劃 者, 自 然 要 特 別 重 視 報 名 報 到 接 待 的 做 業 規 劃 1. 報 名 作 業 (registration) 大 多 數 的 會 展 活 動 都 採 用 事 前 的 報 名 方 式 (advance registration), 主 要 在 出 席 人 數 準 備 資 料 會 務 費 收 取 安 排 坐 席 等 規 劃 上, 能 有 比 較 明 確 的 依 據 ; 當 然 也 有 採 用 不 需 報 名, 自 由 入 場 的 會 展 活 動, 例 如 許 多 消 費 性 商 展 活 動, 公 益 性 質 的 展 示 或 是 公 共 政 策 的 說 明 會 等 等, 但 無 論 是 採 用 事 前 報 名 還 是 採 用 自 由 入 座 的 方 法, 都 應 該 有 個 比 較 正 確 的 估 算 和 管 制 作 法, 這 樣 才 不 會 行 程 出 席 參 加 人 員 管 理 失 控 的 混 亂 場 面 事 前 報 名 區 分 為 各 式 的 條 件 : 有 的 是 邀 請 來 的 貴 賓 講 師 主 席 或 評 論 人, 需 要 報 名 卻 不 需 要 繳 交 會 務 及 報 名 費 ; 有 的 是 協 會 會 員, 會 務 費 可 以 優 惠 ; 有 的 是 學 生 會 員, 30

32 會 務 費 可 以 折 扣 ; 有 的 是 參 展 商, 可 以 有 免 費 入 場 的 名 牌 ; 有 的 貴 賓 卻 不 見 得 受 邀 參 加 晚 宴, 有 的 人 是 報 名, 卻 委 託 他 人 出 席, 這 些 都 是 事 前 報 名 時 要 一 一 釐 清 的, 更 重 要 的 是 主 辦 單 位 要 事 前 規 範 整 體 的 報 名 流 程 及 資 訊, 如 此 才 能 夠 有 效 鼓 動 人 們 出 席 參 加 除 了 會 前 的 報 名 程 式 規 劃 外, 也 有 安 排 現 場 報 名 (on-site registration), 以 爭 取 更 多 的 人 與 會 出 席 2. 報 名 總 表 (master list) 報 名 總 表 的 設 計 一 主 辦 單 位 的 需 求 而 有 不 同 的 設 計 作 法, 表 格 的 格 式 也 可 能 不 同, 但 重 點 是 便 於 查 詢, 而 能 迅 速 地 回 應 你 的 與 會 者, 別 忘 了 報 名 總 表 示 在 協 助 快 速 有 效 地 完 成 接 待 任 務, 在 總 表 的 設 計 上 至 少 應 該 要 包 括 : 報 名 編 號 : 1. 姓 名 欄 ( 姓 名 中 文 英 文 ) 2. 國 籍 區 域 3. 服 務 單 位 ( 公 司 研 究 單 位 政 府 機 構 等 ) 4. 職 稱 ( 總 經 理 教 授 處 長 等 ) 5. 證 件 編 號 ( 護 照 或 身 分 證 等, 可 以 提 供 保 險 用 ) 6. 出 生 年 月 日 ( 主 要 用 於 保 險 用 ) 7. 抵 達 日 期 班 機 ( 車 船 )( 是 否 有 接 送 安 排?) 8. 預 訂 離 開 日 期 班 機 ( 車 船 )( 是 否 有 接 送 安 排?) 9. 繳 交 會 務 費 記 錄 ( 參 加 各 個 活 動 的 費 用 住 宿 等 ) 10. 身 份 ( 是 否 是 會 員? 有 無 擔 任 講 員 等?) 11. 相 關 與 會 安 排 ( 是 否 參 加 開 幕 典 禮 歡 迎 晚 宴 文 化 旅 遊 等? 安 排 在 第 幾 組?) 12. 特 殊 需 求 ( 素 食 眷 屬 殘 障 需 求 安 排 特 別 宗 教 飲 食 等 等 ) 13. 隨 行 人 員 資 料 14. 聯 絡 地 址 電 話 傳 真 電 子 郵 箱 15. 預 訂 住 宿 旅 館 3. 大 會 報 到 資 料 提 供 (Information Kit) 各 項 會 展 活 動 都 舉 辦 前, 會 先 行 提 供 各 類 宣 傳 資 料 及 資 訊, 來 吸 引 各 地 有 興 趣 的 人 士 來 參 加 或 與 會, 但 是 這 些 資 料 資 訊 都 仍 然 會 依 照 會 展 活 動 的 計 畫 變 動 而 有 不 同 ; 論 文 31

33 的 題 目 可 能 變 更, 講 者 的 人 選 有 異 動, 活 動 的 空 間 或 地 點 作 了 調 整, 這 些 都 在 大 會 報 到 的 資 料 中 會 有 最 終 的 版 本, 也 就 是 定 案 的 版 本, 而 且 每 個 報 名 參 展 與 會 及 即 時 報 名 的 人 士 都 希 望 能 夠 在 確 定 參 加 時, 抵 達 會 場 時, 完 成 報 名 程 序 時, 會 拿 到 大 會 主 辦 單 位 提 供 的 ( 精 心 設 計 的 ) 大 會 資 料 袋 (conference kit,information packet) 大 會 資 料 袋 應 該 有 相 當 豐 富 的 內 容, 貼 心 的 設 計 具 有 紀 念 性 質 的 安 排, 這 才 能 得 到 與 會 者 的 認 同 並 留 下 好 的 印 象 ; 這 是 專 案 管 理 的 重 要 步 驟, 因 為 幾 乎 每 個 與 會 者 均 希 望 在 會 前 幾 天, 能 先 瞭 解 整 體 會 展 活 動 的 流 程, 其 所 期 望 的 活 動 或 講 座 會 是 否 如 期 舉 行? 大 會 晚 宴 會 有 哪 些 驚 喜? 哪 些 展 覽 的 廠 商 是 預 訂 要 拜 訪 的 所 屬 展 位 是 幾 號 大 會 是 否 有 服 裝 或 禮 儀 的 要 求 等 大 會 資 料 袋 應 具 備 :. 時 間 性 ( 它 必 須 得 在 會 展 活 動 舉 辦 前 ~4 天 內 完 成 製 作, 而 且 在 會 前 一 天 或 當 日 發 送 ),. 實 用 性 ( 提 供 與 會 者 重 要 且 必 須 的 資 訊 資 料, 如 大 會 手 冊 地 圖 配 掛 的 名 牌 城 市 相 關 介 紹 ),. 紀 念 品 ( 小 禮 品, 具 有 特 殊 設 計 理 念 的 資 料 袋, 邀 請 卡 等 ),. 宣 傳 性 ( 印 有 主 辦 單 位 或 贊 助 機 構 公 司 等 不 同 設 計 及 名 稱 的 宣 傳 物 新 聞 稿 或 城 市 宣 傳 等 ) 因 此 在 規 劃 上 要 注 重 收 集 設 計 精 緻 又 實 用 的 功 能 有 許 多 主 辦 單 位 並 不 重 視 大 會 資 料 袋 的 提 供, 因 此 就 隨 意 購 買 了 一 些 牛 皮 大 信 封 袋 或 是 如 百 貨 公 司 的 購 物 袋, 然 後 裝 入 一 些 隨 意 找 到 的 資 料 放 在 其 中, 印 製 的 手 冊 又 有 諸 多 的 不 清 或 翻 譯 錯 誤, 這 樣 的 資 料 袋 只 會 留 給 與 會 者 不 專 業 或 不 嚴 謹 的 印 象 ; 而 且 會 展 產 也 是 重 視 環 保 及 生 態 的, 作 為 主 辦 單 位 的 你 必 須 也 要 重 視 大 會 資 料 袋 的 規 劃 的 安 排, 建 議 製 作 大 會 資 料 袋 時 可 考 慮 採 用 環 保 袋 ( 輕 帆 布 的 環 保 材 質 ) 方 式, 不 僅 輕 軟 實 用 攜 帶 方 便, 也 具 有 大 會 主 辦 單 位 重 視 環 保 的 宣 示 意 義 三 報 到 工 作 流 程 及 執 行 1. 報 到 區 域 的 規 劃 一 個 完 整 動 線 安 排, 適 當 區 隔 的 區 域 配 比, 可 以 讓 與 會 者 在 一 定 時 間 內 ( 可 容 忍 的 時 間 ) 完 成 報 到 程 序, 並 進 入 會 場 參 加 活 動, 反 之 則 容 易 造 成 塞 車 爭 執 延 誤 及 印 象 不 佳 的 狀 況 報 到 區 域 首 先 要 以 與 會 人 數 及 報 到 時 間 來 評 估, 與 會 人 數 是 依 據 最 後 報 名 的 截 止 時 間 來 作 預 估 的, 雖 然 我 們 預 估 有 500 人 來, 但 仍 然 有 可 能 是 報 了 名 卻 未 出 席 (noshow), 以 及 臨 時 因 為 有 興 趣 而 前 來 現 場 報 名 參 加 的 人 數, 這 些 都 需 要 在 設 置 報 到 區 域 時, 要 先 行 依 照 預 估 來 規 劃 和 考 慮 ; 至 於 報 到 時 間 要 如 何 安 排, 要 避 免 因 為 人 數 太 多, 而 產 生 不 必 要 的 擁 擠 及 失 序, 筆 者 建 議 先 行 將 報 到 區 域 以 比 較 寬 鬆 的 與 會 人 數 估 計 來 規 劃, 避 免 現 場 報 名 人 數 增 加 時, 出 現 空 間 不 足 的 情 況 以 下 的 報 到 現 場 管 理 步 驟, 可 以 在 主 辦 單 位 進 行 報 到 區 域 規 劃 時 作 為 參 考 : (a) 確 實 瞭 解 與 會 出 席 人 數 統 計 人 數 應 該 加 入 : 預 先 報 名 人 數 預 期 現 場 報 名 人 數 講 師 貴 賓 的 人 數 32

34 工 作 人 員 的 人 數 媒 體 及 相 關 攝 影 採 訪 人 數 (b) 安 排 較 長 的 報 到 時 間 : 一 般 會 展 活 動 的 出 席 人 員, 為 了 避 免 擁 擠, 通 常 會 選 擇 會 前 一 日 抵 達, 因 此 可 以 規 劃 再 會 前 半 日 (~6 小 時 ) 進 行 報 到 接 待, 發 放 大 會 資 料 袋 有 的 開 幕 典 禮 還 會 選 擇 在 下 午 或 晚 上, 則 報 到 時 間 可 以 安 排 在 上 午 時 段, 能 有 效 疏 解 報 到 人 群 (c) 安 排 規 劃 一 個 獨 立 但 與 全 場 相 連 的 空 間 : 報 到 現 場 的 區 域 最 好 放 在 大 會 指 定 住 宿 旅 館 (official hotel) 或 舉 辦 開 幕 典 禮 的 會 展 中 心, 如 此 各 地 來 參 與 的 報 名 與 會 者 可 以 容 易 尋 得 地 點, 快 速 完 成 報 到 手 續, 取 得 需 求 資 訊 日 前, 筆 者 赴 外 地 參 加 大 型 國 際 研 討 會 及 論 壇, 報 到 地 點 及 開 幕 典 禮 及 筆 者 發 表 演 講 的 會 場, 大 約 相 隔 了 5 公 里, 其 中 的 不 便 不 說 已 明, 但 到 會 議 結 束 了 都 未 能 領 到 資 料 袋, 幾 經 轉 折, 才 請 其 他 講 師 代 領 (d) 依 照 與 會 人 數 考 慮 空 間 及 動 線 : 由 於 與 會 的 人 數 在 報 到 的 時 間 內 會 大 量 進 出 報 到 的 區 域, 選 擇 報 到 空 間 應 該 以 多 出 1312 空 間 人 數 的 估 算 來 規 劃 安 排 例 如,800 人 在 3 小 時 內 陸 續 完 成 報 到 手 續, 最 好 要 考 慮 翼 尖 能 容 納 人 的 會 議 室, 這 樣 能 方 便 進 行 報 到 程 式 依 序 進 行 (e) 依 照 分 類 進 行 區 隔 : 前 來 與 會 的 人 士 可 以 大 致 區 分 為 : 講 師 貴 賓 ( 含 政 府 長 官 ) 國 外 報 名 ( 依 字 母 進 行 排 列, 如 a-f,g-l 等 ) 國 內 報 名 ( 依 照 號 碼 進 行 編 排, 如 號, 號 等 )) 現 場 報 名 參 展 廠 商 報 到 ( 也 可 依 地 區 區 分 ) 媒 體 採 訪 服 務 櫃 臺 ( 住 宿 旅 遊 餐 飲 等 區 分 ) 對 於 分 類 的 區 隔 作 法, 建 議 要 採 行 實 際 並 且 較 可 行 的 做 法, 如 此 可 已 有 成 效 地 疏 解 報 到 方 式 (f) 人 性 化 的 考 慮 : 需 要 在 報 到 區 域 安 排 好 的 指 示 標 識 看 板, 放 置 可 以 快 速 查 閱 自 己 報 名 資 料 的 櫃 臺, 可 以 書 寫 填 表 的 高 腳 桌 台, 可 以 休 息 等 待 的 區 域, 可 以 暫 放 行 李 的 區 域 空 間, 可 以 提 供 諮 詢 的 櫃 臺, 可 以 提 供 簡 單 茶 點 的 區 域 等 比 較 人 性 化 的 設 計 安 排, 讓 報 到 台 及 相 關 區 域 成 為 一 個 愉 快 的 接 待 空 間 筆 者 參 與 過 相 當 多 的 國 際 會 議, 發 覺 越 人 性 化 越 精 細 服 務 的 報 到 區 域 設 計 及 安 排, 越 容 易 給 與 會 者 留 下 深 刻 又 難 忘 的 與 會 紀 念 33

35 2. 報 到 現 場 流 程 規 劃 : 在 會 展 活 動 的 報 到 現 場, 會 有 非 常 多 的 狀 況 及 問 題 需 要 立 即 被 解 決, 而 這 些 需 要 比 較 有 效 率 的 報 到 流 程 規 劃, 來 適 時 妥 切 地 為 與 會 者 服 務, 例 如 : 報 到 現 場 接 受 刷 卡 服 務 嗎? 哪 裡 可 以 兌 換 零 錢? 名 牌 上 的 名 字 打 錯 了, 該 找 誰 去 更 改? 資 料 袋 的 內 容 有 物, 如 何 更 換? 遺 失 物 品 如 何 查 詢? 問 誰 查 詢? 會 務 費 可 以 優 惠 的 方 式? 參 展 廠 商 的 需 求 可 以 如 何 解 決? 沒 有 報 名, 也 不 會 報 名 的 媒 體 記 者 誰 來 招 呼? 以 上 各 種 報 到 時 產 生 的 問 題, 都 與 報 到 流 程 設 計 有 一 定 的 關 係, 如 果 你 的 與 會 者 得 在 報 到 區 的 東 北 角 櫃 臺 瞭 解 報 到 流 程, 在 走 到 西 南 角 去 繳 費, 再 憑 著 收 據 到 東 面 櫃 臺 領 取 大 會 資 料 袋, 而 餐 券 又 是 要 在 西 面 領 取 的, 這 樣 一 圈 跑 下 來, 顯 然 是 難 保 與 會 者 不 會 心 生 怨 言, 更 重 要 的 是 這 種 不 專 業 的 做 法 會 增 加 你 的 負 擔 也 許 許 多 主 辦 單 位 會 找 旅 行 社 或 是 不 甚 了 解 流 程 的 飯 店 人 員 來 處 理, 這 都 是 容 易 造 成 失 誤 的, 而 委 託 給 專 業 的 會 展 服 務 公 司, 應 該 是 比 較 好 的 做 法 在 報 到 流 程 的 安 排 上, 要 慎 重 考 慮 下 列 訴 求 : (a) 動 線 的 重 要 性 : 有 哪 些 櫃 臺 是 必 須 設 置 的, 又 可 以 依 照 直 線 的 報 到 流 程 來 安 排, 盡 量 避 免 折 返 彎 曲 及 重 複 的 動 線 (b) 簡 單 明 確 的 流 程 : 能 夠 節 省 的 服 務 窗 口, 就 力 求 節 省 和 簡 單 化, 例 如 媒 體 報 到 台, 就 只 在 一 個 窗 口 交 付 名 片 ( 要 知 道 是 什 麼 媒 體 ), 簽 字 領 取 媒 體 專 有 的 資 料 新 聞 稿 或 餐 券 等, 再 由 專 人 引 導 致 會 場 的 媒 體 中 心 (c) 依 照 程 序 進 行 報 到 : 安 排 一 組 專 人 在 報 到 區 協 助 新 來 卻 尚 未 報 到 的 與 會 者, 口 頭 諮 詢 是 已 預 先 報 名 還 是 現 場 報 名, 並 且 引 導 去 相 關 的 區 域 (d) 建 立 問 題 處 理 小 組 : 組 成 一 個 具 有 實 際 服 務 理 念, 有 耐 心 本 質 的 工 作 人 員 小 組, 再 搭 配 資 料 完 備 的 資 料 庫, 有 一 定 溝 通 成 度 的 外 語 人 才, 有 效 率 的 財 務 人 員, 配 合 規 劃 的 休 閒 區 和 座 椅, 以 及 簡 單 茶 點 的 服 務, 這 樣 的 報 到 問 題 處 理 小 組, 可 以 是 報 到 作 業 的 解 決 問 題 唯 一 視 窗, 舉 凡 補 正 名 牌 錯 誤, 大 會 資 料 袋 內 容 缺 漏, 改 變 分 組 討 論 的 選 擇, 加 選 新 的 旅 遊 行 程, 提 早 離 開 的 退 款 要 求, 遺 失 物 品 的 查 詢 等, 處 理 小 組 都 可 以 快 速 有 效 地 提 供 服 務, 為 大 會 主 辦 單 位 提 升 專 業 形 象 3. 報 到 作 業 人 力 配 置 34

36 會 展 活 動 的 報 到 現 場 工 作 就 是 整 個 大 會 的 門 面, 如 果 不 瞭 解 使 用 者 --- 就 是 與 會 者 的 想 法, 是 很 容 易 造 成 負 面 影 響 的, 而 且 報 到 現 場 人 群 湧 至, 各 式 問 答 和 查 資 料 的 作 業 同 時 運 作, 沒 有 經 過 有 效 且 實 際 工 作 訓 練 的 人 員 配 置, 報 到 工 作 不 容 易 做 得 好 因 此 我 們 為 主 辦 單 位 提 供 了 下 列 工 作 參 考 原 則, 期 望 能 讓 報 到 工 作 及 接 待 服 務 的 人 員 迅 速 抵 達 服 務 崗 位, 開 展 有 效 率 的 報 到 接 待 服 務 (a) 選 擇 有 經 驗 的 工 作 人 員 來 面 對 : 報 到 接 待 工 作 不 是 一 般 禮 儀 小 姐 可 以 應 付 的, 而 是 要 找 到 實 際 運 作 處 理 報 名 作 業 的 工 作 人 員 及 義 工 來 擔 任, 即 便 是 新 選 任 的 工 作 人 員, 也 都 要 再 會 前 一 週 及 三 天, 分 別 施 以 訓 練, 瞭 解 整 個 報 到 接 待 流 程, 看 過 預 訂 來 報 到 的 名 單, 事 先 熟 悉 大 會 資 料 袋 的 內 容, 更 應 該 如 同 問 題 小 組 一 樣 知 道 如 何 解 決 基 本 的 疑 問 (b) 實 施 區 域 職 責 分 配 機 制 : 即 便 各 個 區 域 ( 如 媒 體 貴 賓 國 內 外 與 會 者 ) 都 有 報 名 總 表 的 資 料, 但 是 每 個 分 配 在 不 同 工 作 區 域 的 工 作 人 員 ( 例 如 負 責 國 外 150~300 號 來 賓, 或 負 責 國 內 50 位 講 師 報 到 事 宜 ), 他 們 的 工 作 任 務 比 重 及 作 業 有 相 當 的 不 同 點, 筆 者 建 議 每 個 負 責 100 位 或 70 位 與 會 者 的 報 到 接 待 人 員, 應 該 在 事 前 先 瞭 解 並 查 核 這 些 與 會 者 背 景 及 報 名 資 料, 可 以 叫 得 出 與 會 者 的 姓 名 或 職 稱 的 工 作 人 員, 通 常 讓 與 會 者 很 高 興, 更 加 速 報 到 流 程 的 效 率 (c) 加 強 會 前 報 到 接 待 工 作 訓 練 : 除 了 要 熟 悉 各 種 接 待 資 料 的 準 備 及 資 料 袋 內 容, 也 要 知 道 報 到 接 待 的 流 程 和 問 題 解 決 方 案 主 辦 單 位 應 該 要 聘 請 專 業 講 師 來 指 導 全 體 報 到 接 待 工 作 人 員, 以 耐 心 笑 容 應 對 的 話 語 解 決 問 題 的 基 本 態 度 以 及 大 會 處 理 的 原 則 去 對 應 與 會 者 (d) 做 好 人 員 工 作 時 間 分 配 : 對 現 場 預 訂 前 來 的 與 會 人 數, 工 作 人 員 必 須 要 先 有 計 算 時 間 的 考 慮, 如 果 完 成 每 個 事 前 報 名 與 會 者 的 報 到 程 式 需 時 一 分 鐘, 而 且 300 位 與 會 者 預 估 有 80% 會 在 會 前 報 到, 報 到 時 間 距 離 開 幕 時 間 只 有 小 時 ; 這 樣 的 話, 每 分 鐘 有 4 位 與 會 者 得 完 成 報 到, 換 言 之, 你 需 要 4 個 工 作 人 員 來 讓 240 個 與 會 者 在 60 分 鐘 內 完 成 報 到 手 續 (e) 對 工 作 人 員 的 規 定 : 處 理 報 到 作 業 需 要 有 經 驗 的 人 員 來 安 排 及 執 行, 但 因 為 會 涉 及 到 收 取 現 場 報 名 費 的 問 題, 這 是 關 係 到 大 會 的 收 入 的, 因 此 在 工 作 原 則 上 必 須 要 有 所 規 範, 才 不 會 因 為 現 場 紊 亂 而 少 了 一 些 單 據 或 短 少 收 款 例 如 : 貴 賓 機 票 的 補 助 款 ( 或 退 款 ) 就 應 該 規 定 要 有 貴 賓 的 購 票 證 明 登 機 證 簽 收 款 項 收 據 護 照 影 本 等, 另 外 許 多 外 賓 會 為 了 圖 方 便 而 請 接 待 單 位 代 為 收 下 機 票 去 改 日 期 或 班 機, 但 主 辦 單 位 卻 未 指 導 工 作 人 員, 確 認 機 位 並 不 需 要 機 票 正 本, 而 且 機 票 一 旦 遺 失, 將 造 成 非 常 大 的 困 擾! 4. 報 到 作 業 流 程 說 明 : * 工 作 小 組 於 會 議 召 開 前 約 一 個 月, 依 實 際 報 名 人 數 國 別 場 地 大 小 規 劃 設 計 報 到 區 及 報 到 流 程 * 報 到 區 通 常 分 : 國 外 區 國 內 區 現 場 報 名 區 貴 賓 區 記 者 區 旅 遊 台 及 服 務 台 * 報 到 區 設 計 圖 經 客 戶 確 認 後 交 業 管 組 發 包 施 工 35

37 * 工 作 小 組 於 會 議 召 開 前 兩 星 期 將 報 到 流 程 規 劃 提 呈 客 戶, 經 客 戶 修 正 確 後 確 實 執 行 * 工 作 小 組 應 於 開 會 前 二 天, 製 作 最 新 之 報 名 及 繳 費 紀 錄, 以 利 現 場 報 名 作 業 * 會 計 組 於 場 協 助 現 場 收 費 及 開 立 收 據 四 會 議 接 待 工 作 及 落 實 以 下 是 主 要 的 工 作 要 項 及 參 考 重 點 : 1. 接 待 人 員 的 選 擇 及 構 成 : 在 接 待 隊 伍 中, 應 該 包 括 接 待 經 理 及 接 待 人 員, 選 擇 接 待 人 員 時, 其 中 最 大 的 考 慮 是 在 於 他 們 的 知 識 和 經 驗, 協 調 集 合 做 得 能 力 在 選 任 接 待 人 員 時, 會 有 些 基 本 要 求 : (1) 團 隊 精 神 : 要 共 同 發 揮 接 待 團 隊 精 神 才 能 達 成 任 務 要 求 (2) 專 業 的 經 驗 : 曾 經 擔 任 過 相 關 會 展 活 動 接 待 工 做 得 經 驗, 可 以 快 速 地 進 入 接 待 工 作, 而 且 熟 悉 接 待 任 務 需 要 (3) 會 展 知 識 : 瞭 解 會 展 活 動 的 議 程 流 程 進 行 方 式 及 各 種 基 本 的 會 展 知 識, 如 此 可 以 快 速 學 習 (4) 主 動 進 取 精 神 : 接 待 工 作 力 求 會 主 動 為 客 人 解 決 疑 問 安 排 接 洽 提 供 便 利 服 務 溝 通 等 (5) 反 應 能 力 : 對 各 種 情 況 及 疑 問 會 盡 快 地 以 服 務 理 念 出 發, 迅 速 反 應 提 供 便 利 服 務 溝 通 等 (6) 信 任 感 : 接 待 人 員 除 了 相 信 自 己, 也 會 讓 他 人 產 生 信 任 感, 使 得 別 人 會 賦 予 更 高 層 次 的 接 待 任 務 2. 接 待 人 員 的 技 能 要 求 : 要 解 決 會 展 現 場 的 各 項 人 與 式 的 問 題 及 困 難, 接 待 人 員 應 具 備 相 當 的 知 識 能 力 管 理 技 巧 及 專 業 技 能, 才 足 以 應 付 和 提 供 解 答, 在 此 有 數 項 專 業 技 能 上 的 需 求 : (1) 解 決 問 題 的 能 力 : 懂 得 辨 識 問 題 及 其 起 源, 同 時 思 考 出 如 何 解 決 問 題, 迅 速 溝 通 反 應 (2) 人 際 關 係 能 力 : 在 回 答 的 語 句 及 評 語 上, 多 瞭 解 適 當 的 表 達, 即 使 是 不 能, 也 會 尋 求 其 他 的 方 式 來 協 助, 使 與 會 者 及 參 展 者 都 能 感 受 人 際 關 係 的 誠 意 (3) 時 間 管 理 技 巧 : 重 視 時 間 遵 守 時 間 掌 握 時 間, 使 每 項 接 待 任 務 都 是 在 有 效 時 程 內 圓 滿 完 成 (4) 管 理 行 為 : 管 理 工 作 是 講 求 實 際 功 效, 優 秀 領 導, 充 分 配 合 發 揮, 以 及 自 律 尊 重, 36

38 在 與 會 者 眼 光 中, 管 理 行 為 的 專 業 與 否, 透 露 著 主 辦 單 位 的 用 心 與 否 (5) 專 業 素 質 : 包 括 內 在 性 格 與 人 溝 通 的 態 度, 外 語 應 用 能 力, 說 話 陳 述 的 邏 輯 性, 以 及 吃 苦 耐 勞 等 種 種 素 質, 都 反 應 著 接 待 人 員 的 專 業 程 度 3. 接 待 人 員 的 培 訓 規 劃 : 會 展 活 動 的 接 待 人 員 可 能 在 報 到 台 機 場 陪 同 技 術 參 觀 展 覽 貴 台 文 化 之 旅 大 型 餐 宴 分 組 會 場 及 大 會 旅 遊 等 不 同 場 合, 但 是 如 何 保 證 接 待 工 作 的 效 率 及 成 果, 如 何 促 使 他 們 充 分 發 揮 工 作 專 業 素 養, 培 訓 是 有 其 必 要 性, 更 可 使 接 待 人 員 充 分 認 識 工 作 技 巧 及 應 變 作 法 ; 我 們 建 議 各 個 會 展 活 動 的 主 辦 單 位 在 會 展 籌 備 之 初, 就 要 編 列 預 算, 去 印 製 大 會 工 作 手 冊, 排 定 工 作 人 員 培 訓 會 議, 訂 定 審 核 接 待 流 程, 建 立 聯 絡 機 制 等 作 業, 我 們 將 工 作 人 員 培 訓 會 議 要 領 的 內 容, 名 列 在 後 提 供 參 考 : (1) 會 展 情 況 介 紹 : 主 辦 單 位 應 該 完 整 介 紹 這 些 會 展 的 舉 辦 緣 起 環 境 籌 備 組 織 與 會 環 境 籌 備 工 作 進 度 及 貴 賓 講 員 等 的 大 致 背 景 條 件, 使 接 待 工 作 者 能 清 晰 整 體 狀 況 (2) 環 境 介 紹 ( 包 含 平 面 圖 ): 使 用 哪 些 展 廳 會 議 室 秘 書 室 宴 會 廳 及 特 殊 場 地 等, 接 待 人 員 都 應 該 知 道 其 周 邊 的 功 能, 甚 至 連 洗 手 煎 化 妝 空 間 出 入 口 及 平 面 圖 等 都 應 清 楚 (3) 工 作 流 程 的 規 定 : 對 每 個 工 作 分 配 的 職 責 區 域 籍 相 關 團 隊 都 應 該 與 接 待 人 員 說 明 清 楚, 對 各 種 規 定, 例 如 不 能 私 自 兌 換 外 幣 等 都 要 是 前 言 明 (4) 著 裝 規 定 : 什 麼 場 合 要 穿 什 麼 制 服? 制 服 的 規 定 包 括 鞋 帽 領 巾 領 帶 頭 髮 及 相 關 的 配 件 等, 都 有 一 定 的 安 排, 接 待 人 員 不 可 以 自 作 主 張 地 染 一 頭 黃 紅 髮 帶 著 鼻 環 穿 著 牛 仔 褲 或 球 鞋 去 接 待 客 人 (5) 時 間 安 排 : 每 個 活 動 的 時 間 都 已 經 規 劃 完 成, 接 待 人 員 要 比 與 會 者 更 知 道 時 間 流 程, 並 瞭 解 掌 握 時 間, 例 如 10:40 茶 歇 休 息 時 間 終 止, 接 待 人 員 應 在 10:38 起 協 助 提 醒 與 會 者 37

39 第 十 一 講 會 議 餐 飲 及 住 宿 規 劃 一 會 議 餐 飲 型 態 及 種 類 內 容 餐 飲 活 動 是 會 議 項 目 的 一 個 重 要 的 組 成 部 分, 會 展 活 動 的 舉 辦 過 程 中, 一 定 會 有 餐 飲 活 動 的 安 排, 餐 飲 的 種 類 可 能 不 盡 相 同, 例 如 : 午 餐 茶 點 晚 餐 甚 至 可 能 會 安 排 早 餐 會, 然 而 所 有 餐 飲 活 動 基 本 上 都 是 重 要 的, 與 整 個 國 際 會 議 所 呈 現 的 招 待 熱 誠 及 器 市 場 面, 與 主 辦 單 位 的 用 心 與 否 都 是 息 息 相 關 的 而 對 於 會 議 正 式 餐 宴 (Official Banquet) 的 安 排 則 更 是 重 要, 因 為 召 開 會 展 活 動 的 目 的 主 要 就 是 在 交 流, 會 議 餐 宴 就 是 一 個 提 供 交 流 的 場 合 服 務 的 種 類 : 盤 式 服 務 俄 式 服 務 法 式 服 務 預 置 式 服 務 自 助 式 服 務 點 餐 式 餐 飲 服 務 等 會 議 正 式 餐 宴 (Official Banquet), 又 可 以 區 分 為 許 多 型 態 及 方 式, 例 如 : 1. 開 幕 酒 會 (Opening cocktail party) 2. 接 待 酒 會 (Welcome reception) 3. 大 會 晚 宴 (Conference banquet) 4. 文 化 主 題 餐 宴 (Gala dinner) 為 了 表 現 主 辦 地 區 文 化 特 色, 風 土 人 情 及 熱 誠 心 意, 主 辦 單 位 經 常 安 排 文 化 饗 宴, 例 如 : 配 合 本 土 傳 統 的 每 時 佳 餚, 當 地 文 化 特 色 的 裝 置 及 場 景, 再 加 上 具 有 文 化 風 味 的 節 目 表 演, 通 常 會 得 到 與 會 者 的 讚 嘆 與 印 象 5. 午 餐 演 講 會 (Luncheon) 6. 大 型 餐 會 (Conference Breakfast,Lunch,or Dinner) 7. 執 行 委 員 會 餐 會 (Committee lunch or dinner) 8. 其 他 特 殊 場 合 (Special Occasions) 二 會 議 餐 飲 之 規 劃 重 點 ( 一 ) 會 議 餐 飲 工 作 流 程 1. 設 宴 的 目 的 2. 宴 客 的 對 象 3. 宴 會 時 間 安 排 4. 宴 會 的 地 點 選 擇 5. 美 酒 佳 餚 的 供 應 : 宴 客 菜 色 及 飲 品 要 配 合 賓 客 的 好 惡, 各 國 的 習 俗, 宗 教 信 仰, 食 物 季 節 性, 38

40 甚 至 年 齡 都 是 考 慮 重 點 例 如 : 回 教 徒 不 吃 豬 肉, 不 飲 酒, 有 的 客 人 不 吃 肉, 或 不 吃 牛 肉 等 外 賓 不 喜 歡 動 物 內 臟 或 奇 怪 氣 味 的 食 物 等 6. 邀 請 作 業 安 排 ( 二 ) 會 議 餐 飲 籌 備 原 則 在 安 排 每 一 場 會 議 餐 會 時, 有 一 些 規 劃 籌 備 的 原 則 必 須 重 視, 以 確 保 在 籌 備 推 動 時 的 順 利, 並 得 以 應 對 各 類 特 殊 情 況 : 1. 重 視 餐 飲 的 品 質 2. 瞭 解 餐 會 的 進 行 模 式 每 一 場 餐 會 可 能 會 有 下 列 不 同 的 進 行 模 式, 包 括 圓 桌 型. 自 助 型. 站 立 式. 點 餐 式. 酒 會 式. 圓 桌 自 助 餐 式 等, 這 與 餐 會 的 現 場 佈 置 有 相 當 的 關 係 3. 餐 飲 需 求 調 查 規 劃 4. 餐 點 訂 購 作 業 5. 瞭 解 參 與 人 數 及 階 層 6. 是 否 有 娛 樂 節 目 安 排 7. 菜 色 及 限 制 的 考 慮 8. 特 殊 器 材 需 求 9. 供 不 供 應 酒 精 性 飲 料 10. 認 識 餐 飲 的 禁 忌 對 於 各 種 餐 宴 所 需 的 菜 單 及 其 禁 忌, 必 須 特 別 留 意 例 如 : 佛 教 不 吃 肉, 素 時 安 排 方 式, 回 教 不 吃 豬 肉 等, 不 喝 酒 不 喝 咖 啡 等, 都 是 國 際 大 型 餐 飲 活 動 之 要 點 尤 其 有 些 在 不 容 易 注 意 的 觀 點 上, 例 如 : 餐 盤 上 的 繪 圖, 最 好 不 要 有 侵 犯 宗 教 禁 忌 的 情 形 11. 餐 點 詢 價 預 訂 12. 餐 宴 相 關 事 宜 安 排 三 住 宿 旅 館 選 擇 及 勘 查 ( 一 ) 選 擇 適 合 大 會 的 住 宿 規 劃 每 個 國 際 性 或 大 型 會 議 都 會 有 與 會 者 的 住 宿 問 題, 不 論 是 由 國 外 或 是 其 他 城 市 來 的 ; 而 為 每 個 與 會 者 安 排 好 事 前 的 住 宿 規 劃 是 重 要 也 是 必 須 的, 對 那 些 受 邀 而 來 的 貴 賓 和 講 員, 更 不 能 馬 虎! 住 宿 的 規 劃 作 業 應 該 與 會 展 活 動 的 舉 辦 場 地 有 一 定 的 地 緣 關 係, 才 比 較 方 便 在 規 劃 住 宿 的 原 則 中, 我 們 應 該 考 慮 : 39

41 1. 選 擇 指 定 旅 館 (Official hotel): 由 於 國 際 會 議 多 半 是 在 指 定 的 34 日 之 內 辦 理, 而 各 種 會 議 的 籌 備 事 物 相 當 繁 瑣 而 且 多 元, 需 要 工 作 人 員 的 全 心 投 入 因 此, 行 政 聯 繫 或 是 接 洽 安 排 都 最 好 是 在 一 個 範 圍 之 內, 因 此 許 多 會 議 在 會 議 型 旅 館 召 開, 就 是 將 會 一 場 地 與 住 宿 地 點 放 在 一 起, 如 此 可 以 方 便 各 項 作 業 當 然 安 排 的 住 宿 地 點 時 是 需 要 特 別 予 以 考 慮 的, 講 師 和 貴 賓 最 好 能 安 排 在 同 一 旅 館 有 時 為 了 方 便 規 劃, 一 般 指 定 旅 館 (official hotel) 是 必 須 與 國 際 會 議 的 舉 辦 地 點 同 在 一 起, 或 是 3-5 分 鐘 的 走 路 距 離 範 圍 內 2. 安 排 不 同 等 級 的 住 宿 : 國 際 會 議 場 地 決 定 之 後, 在 其 周 邊 可 行 的 範 圍 之 內 ( 例 如 在 城 市 的 東 區, 方 圓 35 公 里 之 內 ), 應 該 安 排 不 同 等 級 的 住 宿 旅 館 另 外 為 了 兼 顧 不 同 的 與 會 代 表 的 需 求 及 預 算 考 量, 主 辦 單 位 有 必 要 協 助 搜 尋 各 種 旅 館 資 料, 例 如 不 同 星 級 的 旅 館, 而 且 與 會 議 空 間 盡 量 可 能 很 近 3. 注 意 會 召 開 時 間 : 一 般 而 言, 許 多 城 市 有 所 謂 旅 遊 淡 旺 季 的 區 分, 而 如 果 與 會 議 召 開 時 間 相 衝 突, 那 麼 住 宿 問 題 可 能 是 大 問 題, 有 些 城 市 每 年 的 固 定 時 間 有 大 型 慶 典 ( 例 如 嘉 年 華 會 花 車 大 遊 行 ), 傳 統 節 日 活 動 ( 例 如 蜂 炮 中 秋 節 等 ), 舉 辦 特 殊 宗 教 或 政 治 儀 式 ( 例 如 大 選 教 宗 來 訪 等 ), 而 這 些 淡 旺 季 嚴 重 影 響 住 宿 房 間 的 保 留, 也 影 響 房 價 預 算 的 高 低 當 然 也 有 配 合 這 些 節 慶 活 動 而 召 開 的 國 際 會 議, 自 然 在 安 排 住 宿 時, 必 須 掌 握 住 房 間 的 訊 息 及 訂 房 的 時 機 4. 搜 尋 住 宿 的 資 源 選 擇 : 直 接 安 排 當 地 旅 遊 或 觀 光 局 旅 行 社 5. 調 查 房 間 數 及 房 型 需 求 : 在 此 點 上, 會 議 策 劃 者 要 注 意, 保 留 房 間 的 數 量 要 因 應 與 會 者 的 到 會 與 離 開 時 間 而 做 些 調 整, 以 避 免 一 旦 預 訂 某 些 數 量 房 間 而 遭 扣 款 ( 例 如 預 訂 了 60 間 房, 而 實 際 只 用 了 50 間 住 房, 又 沒 有 在 預 訂 時 間 內 變 更, 可 能 會 需 要 支 付 10 間 旅 館 住 房 一 夜 的 全 額 ) 6. 住 宿 合 約 之 優 惠 協 商 : 預 算 : 在 選 擇 合 適 的 住 宿 服 務 時, 房 價 及 相 關 服 務 的 費 用 考 慮 也 是 有 必 要 的, 包 括 房 間 的 價 格 配 套 設 施 以 及 與 會 展 場 館 的 近 便 與 否 不 能 開 銷 太 大, 成 本 太 高 很 多 與 會 者 都 會 自 行 調 查 在 該 地 的 住 宿 情 況, 如 果 交 通 條 件 允 許, 他 們 可 能 會 在 你 指 定 的 預 訂 範 圍 之 外 訂 房 間 在 考 慮 預 算 時 應 該 包 括 以 下 幾 點 : 房 價 : 房 價 是 與 會 者 或 參 展 商, 在 訂 房 間 時 考 慮 的 最 重 要 的 因 素 之 一, 還 有 其 他 的 因 素 會 影 響 你 洽 談 房 價 其 中 之 一 就 是 房 間 的 入 住 時 節 如 果 你 很 幸 運 在 淡 季 時 訂 房, 那 你 可 能 比 在 旺 季 的 時 候 鎖 定 的 房 價 低 很 多 另 一 個 影 響 房 價 的 因 素 是 你 的 會 展 是 在 一 週 的 什 麼 時 間 在 旅 遊 警 點, 飯 店 週 末 非 常 可 能 會 很 忙, 房 價 也 可 能 不 打 折 內 含 / 額 外 服 務 和 成 本 : 有 時 候 高 一 點 的 房 價 也 是 不 錯 的 選 擇 這 些 額 外 的 服 務 直 接 讓 賓 客 個 人 受 惠 或 使 用 會 展 團 體 受 益 7. 事 前 視 察 及 簽 訂 合 約 : 在 你 的 會 展 活 動 舉 辦 期 間, 同 城 市 也 有 可 能 有 數 十 場 其 他 會 展 在 同 時 舉 行, 為 了 做 好 你 策 劃 服 務, 建 議 會 前 先 審 視 察 勘 這 些 旅 館, 瞭 解 他 們 的 設 施, 以 及 相 40

42 關 合 法 性 設 施 ( 如 營 業 消 防 等 ), 並 簽 訂 合 約, 以 求 會 議 住 房 的 保 障 每 個 會 展 的 與 會 者 和 參 展 商 的 具 體 特 點 不 同, 其 所 需 的 飯 店 也 會 有 所 不 同 有 些 可 能 更 看 重 價 格 ; 有 個 更 重 視 家 庭 氣 氛, 有 個 可 能 有 很 多 學 生 參 加, 這 樣 就 需 要 規 劃 較 低 的 預 算 並 提 供 宿 舍 式 住 房 所 有 這 些 因 素 都 會 影 響 飯 店 以 及 地 理 位 置 的 選 擇 最 方 便 的 是 在 會 展 設 施 可 步 行 的 範 圍 內, 有 飯 店 客 房 可 以 安 排 如 果 城 市 有 發 達 的 交 通, 或 地 理 位 置 上 允 許 的 話, 會 展 主 辦 方 式 可 以 不 提 供 交 通 服 務 ; 但 是, 如 果 飯 店 分 佈 的 區 域 很 廣, 配 備 專 用 的 往 返 交 通 工 具 (shuttle services) 通 常 是 必 要 的 有 兩 個 問 題 在 飯 店 合 同 中 越 來 越 重 要, 它 們 分 別 是 減 少 預 訂 數 和 取 消 ( 削 減 條 款 是 關 於 沒 有 到 達 簽 訂 合 同 時 所 承 諾 的 入 住 天 數 量, 取 消 條 款 是 關 於 取 消 整 個 合 同 的 處 罰 ), 因 為 在 簽 約 時 所 預 訂 的 飯 店 房 間 數, 很 少 有 可 能 剛 好 等 於 實 際 所 使 用 的 房 間 數, 而 如 果 會 展 的 主 辦 單 位 沒 有 如 預 想 的 情 況 使 用 房 間, 要 讓 旅 館 重 新 再 銷 售 這 些 客 房 是 有 相 當 大 風 險 的 ( 二 ) 台 灣 星 級 旅 館 的 住 宿 條 件 在 台 灣 住 宿 相 當 方 便, 不 管 是 都 會 地 區, 或 是 鄉 村 小 鎮, 甚 至 高 山 地 區, 都 有 住 宿 地 點 尤 其 台 灣 外 籍 觀 光 客 眾 多 及 國 內 旅 遊 風 氣 盛 行 的 因 素, 國 際 級 的 觀 光 飯 店 尚 稱 普 及, 也 有 休 閒 與 商 務 旅 館, 可 以 因 應 不 同 與 會 消 費 者 需 求, 設 備 與 環 境 相 當 舒 適 與 溫 馨 台 灣 的 住 宿 有 國 際 觀 光 旅 館 一 般 觀 光 旅 館 一 般 旅 館 及 民 宿, 經 合 法 登 記 者, 均 會 張 貼 合 法 的 專 用 標 識, 遊 客 最 好 選 擇 合 法 的 住 宿, 會 較 有 保 障 飯 店 業 在 觀 光 事 業 裡 扮 演 不 可 缺 少 的 角 色, 也 是 觀 光 收 入 關 鍵 的 元 素 為 了 加 強 在 國 際 舞 臺 上 的 競 爭 力, 經 過 < 國 際 級 認 證 > 的 模 式, 可 以 協 助 飯 店 業 者 重 視 服 務 品 質, 並 可 以 藉 由 這 樣 完 善 的 認 證, 給 主 辦 單 位 及 與 會 消 費 者 一 個 最 具 公 信 力 的 指 標 四 住 宿 協 調 及 配 套 服 務 作 業 ( 一 ) 會 議 住 宿 協 調 作 業 一 旦 會 議 決 定 了 各 個 不 同 等 及 的 旅 館 或 飯 店 以 後, 我 們 在 策 劃 會 議 工 作 時, 一 定 不 能 忽 略 與 各 家 住 宿 飯 店 做 好 各 項 協 調 工 作, 而 且 必 須 再 會 前 天 之 前 就 要 完 成, 原 因 無 他, 當 與 會 者 及 其 眷 屬 朋 友 抵 達 這 個 主 辦 城 市 時, 他 們 很 希 望 這 個 日 後 要 住 個 34 天 的 空 間 是 符 合 原 先 期 望 的, 而 不 是 令 人 傷 透 腦 筋 的 ; 因 此 主 辦 單 位 有 義 務 做 好 準 備 工 作 1. 房 價 包 括 什 麼 服 務? 優 惠 可 以 持 續 多 久? 2. 如 果 是 受 邀 的 貴 賓 住 房, 有 何 禮 遇 措 施 及 付 費 規 定? 在 安 排 各 類 會 議 展 覽 活 動 的 住 房 情 況 時, 有 幾 項 因 應 作 法 需 要 特 別 去 瞭 解, 並 在 事 前 進 行 安 排 : 1. 協 調 整 體 服 務 水 平 2. 是 否 會 提 早 抵 達 或 延 後 離 開 3. 考 慮 預 算 的 彈 性 41

43 4. 瞭 解 每 個 旅 館 提 供 的 配 套 服 務 5. 提 供 客 房 名 單 (Room List) ( 二 ) 會 議 住 宿 配 套 服 務 會 議 住 宿 配 套 服 務 包 羅 萬 象, 但 可 能 因 每 個 旅 館 而 有 不 同, 主 辦 單 位 在 視 察 旅 館 時 可 以 一 併 察 看 要 求, 當 然 讓 與 會 者 及 貴 賓 有 更 好 的 住 宿 服 務, 價 錢 也 可 能 會 更 高 些 42

44 第 十 二 講 會 議 交 通 及 旅 遊 節 目 規 劃 安 排 一 會 展 交 通 規 劃 目 的 及 考 量 ( 一 ) 有 關 會 展 交 通 行 的 規 劃 型 態 大 多 數 的 國 際 會 議 及 展 覽 活 動, 都 會 在 開 會 幾 年 前, 就 決 定 在 那 個 國 家, 那 個 城 市 的 某 個 場 地 準 備 進 行 會 議 ; 而 前 來 參 加 會 展 活 動 的 人 士 都 需 要 藉 助 各 種 交 通 工 具 以 便 抵 達 會 場, 特 別 是 主 辦 單 位 邀 請 來 的 貴 賓 講 師, 因 此 大 會 策 劃 單 位 除 了 要 安 排 適 當 的 交 通 規 劃 方 式 及 工 具 外, 更 要 考 慮 整 體 與 會 者 團 體 或 相 關 邀 請 貴 賓 的 順 利 到 會 方 式, 再 者 還 有 前 往 參 加 工 程 參 觀 (technical visit) 或 旅 遊 參 觀 的 車 輛 交 通, 也 是 主 辦 單 位 在 規 劃 時 要 考 慮 的 重 點 安 排 交 通 的 規 劃 作 業, 有 許 多 種 型 態 及 需 要 考 慮 的 重 點 : 1. 對 講 員 貴 賓 的 交 通 安 排 : 由 於 受 邀 的 對 象 及 成 員 或 有 不 同, 因 此 在 交 通 安 排 上 也 不 同, 許 多 的 大 會 活 動 會 提 供 受 邀 之 講 員 貴 賓 及 名 人 的 交 通 規 劃, 這 包 括 飛 機 ( 不 同 艙 等 ) 火 車 船 或 特 殊 類 型 車 輛 等, 這 類 安 排 通 常 由 邀 請 的 主 辦 單 位 規 劃 提 出 可 能 提 供 的 待 遇 條 件 ( 例 如, 主 要 貴 賓 可 以 乘 坐 商 務 艙 與 會, 大 會 派 遣 禮 賓 車 接 送, 或 是 自 行 購 票 前 來 參 加 在 採 核 銷 退 款 方 式 等 ), 主 辦 單 位 必 須 詳 細 規 劃 必 要 的 聯 繫 及 協 助 2. 對 與 會 者 的 交 通 安 排 : 舉 辦 國 際 會 議 時, 由 於 會 場 的 地 理 位 置 與 住 宿 地 點 不 同, 或 是 預 訂 辦 理 的 餐 宴 地 點 在 不 同 地 區, 如 此 主 辦 單 位 都 會 安 排 交 通 車 輛 的 接 駁 為 了 服 務 與 會 者, 主 辦 單 位 有 義 務 提 供 詳 盡 的 交 通 路 線 及 會 場 地 圖, 指 引 與 會 者 安 全 順 利 地 抵 達 會 場 或 是 宴 會 地 點 許 多 大 會 還 會 提 供 從 會 場 到 鄰 近 的 幾 個 旅 館 的 接 送 巴 士, 就 是 所 謂 的 shuttle bus, 以 方 便 與 會, 而 接 送 前 往 餐 宴 的 地 點, 則 非 常 可 能 是 市 政 府 美 術 館 海 邊 景 點 或 特 殊 建 築 體 ( 如 花 園 或 古 蹟 ), 為 了 整 體 接 運 方 便, 更 安 排 專 車 來 服 務, 筆 者 就 曾 於 美 國 MPI 年 會 時, 搭 乘 接 駁 專 車 前 往 牧 場 參 加 晚 宴, 而 一 般 此 種 巴 士 是 免 費 的 3. 為 機 場 接 送 的 安 排 : 大 會 主 辦 單 位 為 方 便 貴 賓 或 一 般 與 會 者 的 進 出 機 場, 特 別 是 自 外 地 來 參 加 的 與 會 者 眾 多 的 話, 有 時 會 安 排 機 場 的 接 送 專 車, 一 般 而 言 是 收 費 的, 當 然 如 果 有 贊 助 商 或 是 大 會 免 費 提 供 的 話, 是 會 獲 得 相 當 多 讚 許 的 一 般 而 言, 參 與 國 際 會 議 以 外 地 人 居 多, 安 排 配 有 大 會 標 幟 的 機 場 專 車, 很 容 易 讓 與 會 者 認 同, 即 使 是 收 費, 接 受 度 也 較 高, 因 為 毋 須 再 考 慮 如 何 轉 車, 或 去 問 路, 更 不 需 在 煩 惱 計 程 車 費 或 時 間 4. 為 各 項 參 觀 旅 遊 交 通 : 為 安 排 工 程 參 觀 或 大 會 旅 遊, 大 會 會 安 排 免 費 或 付 費 的 交 通 接 送, 以 利 會 議 流 程 的 順 暢 進 行 5. 其 他 特 殊 情 形 : 由 於 有 許 多 不 同 需 求 會 有 交 通 的 安 排, 例 如 特 別 貴 賓 的 接 送 前 往 電 視 台 或 媒 體 接 受 專 訪, 接 受 邀 請 之 晉 見 事 宜, 必 要 探 訪 等 之 專 車 安 排 ( 二 ) 有 關 會 展 交 通 的 規 劃 要 點 在 處 理 與 會 者 或 參 展 商 的 交 通 需 求 時, 最 重 要 的 一 點 是 要 記 住 : 將 交 通 規 劃 看 做 是 整 體 會 展 策 略 的 一 部 份, 如 果 你 能 確 保 將 會 展 的 交 通 安 排 作 為 你 們 的 不 可 推 卸 的 責 任, 禿 常 都 可 以 指 望 做 得 使 與 會 者 滿 意, 而 且 留 下 他 們 對 於 你 主 辦 會 展 的 良 佳 印 象 43

45 各 類 交 通 服 務 作 業, 提 出 規 劃 要 點 : 1. 空 中 交 通 部 分 : 指 定 專 用 航 空 公 司 (Official Carrier), 最 明 顯 的 一 點 好 處, 就 是 可 以 享 受 專 屬 又 整 體 的 優 惠 及 服 務 2. 地 面 交 通 服 務 : 當 你 進 行 實 地 考 察 的 時 候, 如 果 認 為 需 要 專 用 的 區 間 交 通 服 務, 很 多 會 展 服 務 提 供 往 來 的 區 間 班 車 作 為 一 種 免 費 的 服 務 3. 專 屬 活 動 交 通 : 專 屬 活 動 是 會 展 中 經 常 出 現 的, 包 括 高 爾 夫 比 賽, 在 當 地 名 勝 保 地 或 特 殊 警 點 舉 辦 的 開 幕 歡 迎 會, 文 化 饗 宴 及 惜 別 餐 會 和 聯 誼 招 待 會 4. 選 擇 地 面 交 通 提 供 者 : 選 擇 合 格 的 地 面 交 通 提 供 者 對 交 通 計 畫 乃 至 整 個 會 展 計 畫 的 成 功 都 是 很 重 要 的 5. 票 務 規 劃 服 務 : 票 務 服 務 主 要 是 為 與 會 者 離 開 會 議 所 在 地, 或 會 議 期 間 旅 遊 所 提 供 的 方 便 服 務 二 會 展 旅 遊 規 劃 作 業 ( 一 ) 大 會 旅 遊 的 規 劃 重 點 會 議 的 主 辦 者 需 要 規 劃 合 適 的 旅 遊 行 程 計 畫 交 通 安 排 作 法 及 必 要 的 協 助 作 業, 這 樣 才 能 夠 到 賓 主 盡 歡 的 目 的 一 般 而 言, 大 會 旅 遊 有 很 多 種, 有 會 前 旅 遊 (pre-conference tour) 會 中 (conference tour) 及 會 後 旅 遊 (post-conference) 等, 再 加 上 眷 屬 旅 遊 (accompanying tour) 及 技 術 參 觀 (technical visit) 等, 不 過 本 節 主 要 在 說 明 大 會 期 間 的 旅 遊, 希 望 經 由 詳 細 的 行 程 安 排 及 交 通 規 劃, 來 滿 足 與 會 者 和 眷 屬 的 需 求 以 下 是 一 些 值 得 會 議 策 劃 者 參 考 及 執 行 的 經 驗 借 鏡 : 1. 選 擇 大 會 旅 遊 的 目 的 地 : 大 會 旅 遊 是 提 供 給 大 會 所 有 與 會 者 及 眷 屬 朋 友 的, 多 半 安 排 在 大 會 的 第 三 天 或 最 後 一 天, 基 本 上 不 能 與 眷 屬 旅 遊 的 行 程 重 複, 也 不 能 太 長 時 間 ; 要 選 擇 比 較 具 有 特 殊 性 歷 史 性 獲 之 名 度 的 目 的 地, 例 如 在 台 北, 可 能 是 故 宮 博 物 院 101 大 吽, 或 北 海 岸 一 遊 ; 在 高 雄, 可 能 是 高 雄 港 區 真 愛 碼 頭 或 墾 丁 海 灣 等 在 整 體 時 間 上 也 要 考 慮 形 成 不 能 太 常, 避 免 因 座 車 時 間 太 場 而 導 致 疲 累 不 堪 會 展 旅 遊 目 的 地 是 會 議 議 程 中 重 要 的 一 環, 不 要 輕 忽 其 影 響 力 2. 規 劃 合 適 的 交 通 工 具 : 前 往 大 會 旅 遊, 一 般 是 用 觀 光 巴 士, 雖 然 巴 士 可 以 坐 43 個 位 置, 但 要 留 意 不 要 把 所 有 客 人 都 依 照 這 個 數 目 安 排 在 一 部 車 內, 建 議 可 以 考 慮 只 安 排 35~38 個 客 人, 如 此 可 以 作 的 寬 鬆 一 點, 也 可 能 舒 適 一 些 另 外 也 有 可 能 會 坐 船 坐 火 車 甚 至 高 速 鐵 路 的 交 通 工 具, 就 必 須 多 考 量 各 種 交 通 工 具 的 限 制 級 規 定 3. 事 前 辦 理 必 要 的 規 劃 作 業 4. 安 排 相 關 之 必 要 用 品 及 簡 介 5. 規 劃 事 前 旅 遊 須 知 及 行 程 簡 介 44

46 ( 二 ) 大 會 旅 遊 建 議 作 法 我 們 將 台 北 市 建 議 規 劃 的 一 些 參 考 景 點 列 入 於 下, 不 過 可 以 將 這 五 類 取 其 中 幾 項, 再 融 合 成 自 己 需 求 的 行 程, 不 過 各 類 大 會 旅 遊 都 應 更 全 面 的 考 量 比 較, 如 此 可 以 在 有 限 的 時 程 內, 看 到 更 豐 富 的 景 點 及 特 色 三 工 程 參 觀 節 目 / 行 程 路 線 規 劃 在 許 多 國 際 會 議 的 議 程 中, 通 常 會 為 了 一 些 特 殊 的 目 的 去 安 排 工 程 參 觀 或 技 術 參 觀 的 活 動 及 節 目 (technical tour), 此 類 安 排 及 規 劃 相 較 於 其 他 類 型 的 旅 遊, 如 大 會 旅 遊 及 眷 屬 旅 遊 等, 有 其 時 間 作 法 及 管 理 上 的 不 同, 而 且 這 個 與 大 會 本 身 的 產 業 水 準 有 極 大 的 關 聯 性 以 下 是 規 劃 此 類 活 動 的 重 點 考 慮 因 素 : 1. 瞭 解 辦 理 目 的 2. 妥 善 安 排 時 間 3. 需 要 與 受 訪 單 位 事 先 聯 繫 好 4. 需 安 排 簡 報 或 導 覽 5. 避 免 長 時 間 行 程 安 排 6. 安 排 適 當 的 接 待 作 法 四 眷 屬 旅 遊 節 目 規 劃 安 排 國 際 會 議 除 了 有 與 會 者 以 外, 也 會 有 許 多 眷 屬 一 起 陪 同 來 與 會, 原 因 很 多, 主 要 是 在 於 主 辦 城 市 或 國 家 是 否 具 有 吸 引 力, 譬 如 巴 黎 京 都 芭 達 啞 雅 典 羅 馬 等 古 城 對 許 多 眷 屬 而 言, 由 於 前 往 一 個 特 別 的 城 市 參 加 國 際 會 議 未 必 是 首 要 的 目 的, 而 且 一 般 繳 交 眷 屬 報 名 費 僅 是 正 常 註 冊 費 的 1314, 可 順 帶 旅 遊 又 可 以 品 味 一 下 異 國 的 文 化 特 色 及 風 采, 如 果 還 有 老 朋 友 在 當 地 可 以 見 面, 那 更 是 求 之 不 得 而 安 排 每 個 國 際 會 議 的 眷 屬 旅 遊 活 動 節 目, 要 充 分 考 量 與 會 議 議 程 的 衝 突 性 及 人 數 規 劃 等 潛 在 性 問 題, 如 此 才 是 比 較 妥 善 的 安 排 方 式, 當 然 規 劃 眷 屬 旅 遊 的 文 化 品 味 民 族 特 色 價 格 合 理 性 及 具 備 正 面 觀 感 的 要 點 更 是 不 能 忽 略 的 我 們 特 別 列 出 在 規 劃 眷 屬 旅 遊 行 程 時 要 特 別 注 意 的 重 點, 提 供 你 未 來 策 劃 時 的 參 考 : 1. 要 特 別 注 重 行 程 安 排 的 安 全 性 及 順 暢 度, 旅 遊 的 目 的 是 休 閒, 是 抒 解 身 心, 是 尋 幽 探 美, 但 毋 須 安 排 具 有 危 險 性 或 過 於 學 術 的 旅 遊 行 程 2. 不 要 與 大 會 重 要 議 程 相 衝 突, 如 開 幕 典 禮 重 要 儀 式 文 化 饗 宴 如 果 眷 屬 旅 遊 安 排 的 精 彩, 許 多 與 會 代 表 也 會 跟 著 他 們 的 眷 屬 一 起 出 遊, 那 麼 大 會 的 重 要 行 程 或 許 會 受 到 影 響 3. 可 以 安 排 多 元 的 行 程 選 擇, 但 要 顧 及 成 團 人 數, 不 宜 太 少 或 太 多 同 時 要 注 意 往 返 的 交 通 時 間 也 不 宜 太 長, 避 免 太 過 於 勞 累 45

47 4. 安 排 具 備 一 定 語 言 程 度 的 接 待 人 員, 但 不 能 夠 安 排 太 多 接 待 人 員, 筆 者 曾 經 為 某 公 部 門 安 排 眷 屬 或 大 會 旅 遊 時, 公 部 門 為 了 陪 同 3 個 外 賓, 卻 執 意 派 了 30 個 本 身 工 作 人 員 順 帶 一 遊, 這 種 方 式 並 不 恰 當 5. 安 排 安 全 卻 可 以 實 作 的 旅 遊 項 目, 例 如 鶯 歌 捏 陶 動 手 做 一 做 中 華 美 食, 這 些 實 作 成 品 還 可 以 讓 客 人 帶 回 去 當 紀 念, 可 說 是 一 舉 數 得 6. 要 考 慮 整 個 行 程 價 格 的 合 理 性, 不 能 過 於 昂 貴 或 是 安 排 太 多 的 購 如 果 眷 屬 旅 遊 安 排 的 精 彩, 許 多 與 會 代 表 也 會 跟 著 他 們 的 眷 屬 一 起 出 遊, 那 麼 大 會 的 重 要 行 程 或 許 會 受 到 影 響 7. 安 排 文 化 性 高 的 旅 遊 節 目, 如 閱 讀 台 北 北 埔 客 家 風 情 之 旅 如 此 可 以 讓 外 賓 有 更 好 的 機 會 去 接 觸 或 體 驗 當 地 特 殊 文 化 風 情 我 們 也 將 各 類 適 合 外 國 貴 賓 及 其 眷 屬 的 一 些 知 名 行 程, 提 供 給 會 議 主 辦 單 位 或 策 劃 人 做 為 參 考, 目 前 各 個 城 市 幾 乎 都 有 設 計 城 市 旅 遊 網 站, 提 供 各 類 好 吃 好 玩 及 好 去 處 的 資 訊, 讓 每 個 與 會 者 或 眷 屬 在 會 前 就 可 以 先 行 策 劃 一 下 大 會 眷 屬 旅 遊 規 劃 目 標 是 希 望 透 過 多 元 化 形 成 的 安 排, 讓 外 賓 可 以 充 分 瞭 解 到 主 辦 城 市 是 一 座 國 際 化 多 元 化 生 活 化 以 及 文 化 性 的 國 際 都 市 因 此 除 了 安 排 世 界 知 名 的 景 點 外, 亦 特 地 將 市 民 的 生 活 面 完 整 呈 現 給 國 外 貴 賓 瞭 解, 像 敦 南 誠 品 之 旅 士 林 夜 市 之 旅 等 ; 而 在 都 市 規 劃 的 面 向 上, 商 圈 及 懷 舊 之 旅, 當 然 也 很 重 要 46

48 第 十 三 講 會 展 文 宣 印 刷 作 業 一 會 議 文 宣 主 軸 及 主 題 設 定 會 議 展 覽 活 動 通 常 有 很 多 人 來 赴 會, 特 別 是 國 際 會 議, 有 許 多 人 對 舉 辦 的 議 題 或 目 的 有 興 趣, 也 有 人 對 主 辦 的 城 市 或 國 家 有 嚮 往, 所 以 會 有 與 會 者 及 眷 屬 前 來 報 名 參 加 經 常 你 會 收 到 各 種 類 行 的 海 報 邀 請 函 大 會 通 知 書 或 是 明 信 片, 希 望 你 參 加 這 個 預 期 召 開 的 會 展 活 動 有 的 強 調 主 辦 地 的 熱 情, 明 媚 風 光, 有 的 強 調 不 同 的 主 題 或 特 色, 更 多 的 透 過 有 力 的 設 計 將 吸 引 你 的 主 題 融 於 一 體 但 不 論 採 用 何 種 設 計? 何 種 色 澤? 或 是 哪 種 形 式? 會 展 文 宣 設 計 的 目 的 都 是 在 於 : 1. 突 顯 大 會 主 題 (Conference theme): 每 個 國 際 會 議 都 有 本 次 召 開 的 重 要 主 題, 例 如 促 進 和 諧 與 合 作, 強 調 研 究 與 推 動 文 化, 或 是 開 創 一 個 新 世 紀 等 等, 而 最 容 易 突 顯 的 就 是 在 大 會 的 文 宣 品 上, 無 論 是 特 殊 設 計 的 大 會 標 幟, 或 是 強 而 有 力 的 主 題 標 語 (slogan), 都 能 顯 示 出 此 次 會 議 強 調 的 重 點 2. 爭 取 出 席 率 (Boosting attendance): 各 種 國 際 行 展 會 設 計 並 印 製 會 展 設 計 物 的 最 重 要 目 地, 就 是 在 爭 取 你 的 出 席 赴 會, 因 此 在 設 計 中 會 加 入 許 多 代 表 性 的 元 素, 例 如 : 台 北 市 過 去 採 用 中 正 紀 念 堂 或 圓 山 飯 店 等 具 有 地 標 性 建 築 物 作 為 城 市 代 表, 而 今 天 介 紹 則 可 能 是 101 大 樓, 關 渡 大 橋 或 美 麗 華 摩 天 輪 ; 也 有 運 用 科 技 元 素 ( 如 分 子 結 構 半 導 體 晶 圓 圖 ), 也 會 加 入 親 和 快 樂 的 元 素 ( 如 小 孩 的 笑 臉 或 是 純 樸 的 鄉 民 笑 容 ), 也 有 放 入 當 地 特 色 元 素 ( 如 無 尾 熊 紙 傘 寺 廟 風 景 特 點 等 ), 當 然 也 必 然 有 自 己 創 意 的 元 素 ( 例 如 旋 轉 的 地 球, 飛 翔 的 鴿 子, 運 動 的 力 與 美 或 是 一 只 旅 行 背 包 ) 終 究 會 展 活 動 要 能 吸 引 到 你 的 重 視 及 注 意, 如 果 能 夠 打 動 你, 進 而 邀 請 你 來 報 名 與 會, 更 是 行 銷 奏 效 的 佐 證 3. 擴 大 會 議 影 響 力 : 會 展 活 動 每 界 年 會 的 舉 辦, 除 了 告 知 會 議 舉 辦 的 目 的 以 外, 也 是 強 調 對 會 展 產 業 活 動 重 視 的 影 響 力, 本 身 城 市, 國 家 全 力 支 持 的 重 要 表 徵, 可 能 你 無 法 與 會, 卻 也 可 能 為 你 的 下 次 旅 遊 景 點 找 到 一 個 不 錯 的 參 考, 當 然 也 可 能 藉 著 你 不 錯 的 風 評, 進 而 推 薦 這 個 城 市 或 國 家 給 你 自 己 的 朋 友 親 屬 或 同 好 來 旅 遊 一 番 4. 散 發 友 誼 及 強 化 互 動 : 目 前 是 界 各 地 的 城 市 獲 國 家 都 非 常 重 視 自 己 的 形 象 及 行 銷, 藉 著 此 次 會 展 活 動 的 設 計 物, 可 以 向 各 地 不 同 產 業 或 業 界 的 友 人 及 潛 在 對 象 發 出 另 一 種 信 息, 讓 每 個 可 能 閱 讀 或 看 到 的 人 士 ( 很 可 能 是 家 庭 的 成 員 朋 友 或 公 司 同 事 ), 得 到 這 個 城 市 所 發 出 得 訊 息 及 友 誼 拜 訪 或 互 動 的 可 能 性, 藉 助 這 種 宣 傳, 其 實 這 種 潛 在 影 響 是 相 當 有 深 度 的 5. 宣 傳 相 關 的 重 大 活 動 : 由 於 每 個 國 家 都 會 在 即 將 辦 理 的 大 型 活 動 前, 全 力 宣 傳 及 號 召 參 與, 因 此 許 多 會 議 設 計 物 即 使 不 是 在 這 個 城 市 召 開, 即 使 是 不 太 相 屬 的 性 質 會 展 活 動, 例 如 筆 者 在 台 灣 辦 理 2004 奈 米 科 技 國 際 研 討 會 時, 日 本 代 表 在 會 場 介 紹 明 年 會 議 舉 辦 時, 他 們 的 會 議 通 告 書 就 特 別 多 加 了 一 些 篇 幅 介 紹 未 來 在 愛 知 辦 理 的 2005 愛 知 世 界 博 覽 會 的 資 訊, 邀 請 每 個 有 意 參 加 奈 米 國 際 會 議 研 討 會 的 人, 順 道 去 參 觀 愛 知 博 覽 會 顯 然 這 種 魚 幫 水, 水 幫 魚 的 行 銷 作 法, 可 能 帶 來 許 多 意 想 不 到 的 效 果, 而 且 及 便 是 不 來 參 加 會 議, 也 有 可 能 刺 激 去 日 本 旅 遊 的 意 願 我 們 常 談 到 會 展 旅 遊, 這 些 因 為 會 展 宣 傳 物 而 帶 動 的 旅 遊 47

49 風 潮 及 影 響, 也 是 值 得 我 們 特 別 深 入 研 究 的 二 文 宣 印 刷 項 目 規 劃 ( 一 ) 會 展 活 動 的 設 計 應 用 會 展 活 動 有 許 多 方 面 需 要 設 計, 小 至 名 片, 大 致 整 體 會 展 布 置, 都 可 以 讓 人 感 到 設 計 理 念 的 巧 思 在 其 中 ( 二 ) 會 展 文 宣 設 計 及 印 刷 考 量 每 一 項 會 展 文 宣 設 計 的 構 思 設 計 圖 案 及 相 關 創 意 發 揮, 無 論 是 形 式 的 還 是 寫 實 的, 都 會 由 主 辦 會 展 活 動 的 單 位 經 過 選 擇 而 最 後 敲 定 一 旦 設 計 的 構 想 成 形 被 確 定, 它 的 基 本 圖 案 背 景 色 調 色 彩 字 體 字 距 及 各 項 特 點 就 大 致 定 案 挑 選 了 橘 色 就 不 會 是 呂 色, 用 了 太 空 船 就 不 會 變 成 火 車 精 細 的 設 計 作 法 是 連 同 延 伸 的 思 維, 使 用 考 究 的 色 調, 目 的 在 於 為 這 次 會 展 活 動 建 立 特 殊 的 理 念 三 大 會 手 冊 內 容 安 排 編 製 需 要 知 道 的 訊 息 要 讓 每 個 與 會 者 都 清 楚, 那 只 有 一 個 比 較 好 的 方 式, 編 製 印 刷 而 且 散 發 大 會 手 冊 (Conference Program, 或 Program Book) 大 會 手 測 試 會 議 說 明 每 項 議 程 重 點 或 大 大 小 小 的 細 節 最 佳 利 器, 因 此 如 何 內 容 設 定, 編 製 設 計, 排 版 印 刷, 進 而 如 何 送 到 每 個 與 會 者 手 上, 都 有 一 定 的 程 序 1. 內 容 設 定 : 大 會 手 測 試 這 次 會 議 的 門 面, 也 是 宣 傳 管 道, 也 是 每 次 大 會 的 重 要 歷 史, 因 此 在 內 容 上 有 一 些 資 訊 必 須 列 出 說 明 2. 編 製 設 計 及 印 刷 四 廣 告 文 宣 品 規 劃 作 業 及 參 考 實 例 國 際 會 議 本 身 就 是 個 新 聞 重 點 及 相 關 產 業 或 組 織 的 關 注 焦 點, 但 是 如 果 能 夠 透 過 各 種 會 展 文 宣 印 刷 品 廣 告 刊 登 極 重 要 的 會 展 布 置 是 可 以 吸 引 許 多 人, 不 論 是 大 會 與 會 者 關 心 者 甚 至 是 其 他 產 業 或 其 他 團 體 組 織 及 政 府 單 位 的 注 意 和 重 視 因 此 在 會 議 文 宣 品 的 設 計 及 應 用 上, 我 們 大 致 可 以 運 用 在 三 個 不 同 層 面 上, 宣 傳 對 象 不 同, 作 法 不 同, 不 同 的 效 果 和 影 響, 但 無 論 如 何 是 以 能 夠 創 造 重 視 程 度 及 形 象 提 升 才 是 最 重 要 的 1. 文 件 表 現 : 例 如 將 大 會 各 種 設 計 及 主 題 應 用 在 :1. 海 報. 大 會 手 冊. 大 會 通 告 書. 邀 請 卡. 名 牌 識 別 證. 信 封 信 紙. 參 展 手 冊 8 贊 助 商 名 錄 9 旅 遊 手 冊 10. 其 他 任 何 會 展 相 關 文 件 2. 門 面 實 體 表 現 : 例 如 1. 眉 目 版. 指 示 海 報. 舞 臺 背 景. 路 燈 旗 幟 5. 議 程 看 板 6. 精 神 堡 壘. 告 示 板 8 展 覽 攤 位 9 註 冊 報 到 區 設 計 10. 其 他 硬 體 相 關 之 文 宣 設 計 物 3. 廣 告 表 現 : 例 如 :1. 大 型 車 廣 告. 機 場 布 幅 廣 告. 建 物 大 幅. 布 幔 海 報. 燈 箱 廣 告 6. 網 路 業 面 廣 48

50 告. 報 紙 雜 誌 廣 告 8 電 視 廣 告 9 宣 傳 短 片 廣 告 10. 其 他 相 關 之 會 展 文 宣 廣 告 設 計 及 輸 出 不 論 是 哪 一 種 表 現 都 要 考 慮 施 作 時 的 限 制, 例 如 不 要 與 當 地 的 風 俗 習 慣 衝 突 ( 如 顏 色 擺 放 方 式 或 位 置 與 當 地 宗 教 或 文 化 不 相 容 的 看 版 或 掛 圖 ), 要 強 調 與 舉 辦 城 市 及 國 家 的 特 點 相 結 合 ( 如 當 地 的 精 神 標 幟 或 地 理 標 幟 等 ), 大 型 文 宣 至 作 物 的 安 全 性 ( 如 遇 大 風 大 雨 或 雷 電 等 情 況 ) 裝 置 的 時 間 及 地 點 ( 如 進 場 及 撤 場 時 間 ), 以 及 實 際 預 算 的 規 劃 安 排 等 49

51 第 十 四 講 會 展 行 銷 公 關 運 用 策 劃 一 會 展 行 銷 基 本 結 構 及 作 法 ( 一 ) 會 展 行 銷 的 目 的 即 使 是 一 個 很 小 的 會 展 活 動, 都 有 必 要 進 行 市 場 行 銷 (marketing) 和 宣 傳 (publicity) 的 工 作, 除 了 要 吸 引 更 多 的 人 來 參 加 會 展 活 動 之 外, 更 重 要 的 是 讓 這 項 會 展 活 動 舉 辦 的 想 法 和 主 題, 通 過 行 銷 宣 傳 的 管 道, 讓 更 多 的 人 瞭 解 和 認 識 配 合 著 宣 傳 行 銷 公 關 廣 告 及 新 聞 的 積 極 作 為, 你 的 會 展 活 動 或 許 是 佔 據 人 們 眼 球 的 最 佳 示 範 長 期 來 看, 只 要 是 你 所 舉 辦 的 會 展 活 動 都 會 吸 引 這 些 潛 在 觀 眾 的 興 趣! ( 二 ) 會 展 行 銷 的 作 法 會 展 行 銷 宣 傳 追 求 的 是 四 兩 撥 千 斤, 追 求 的 是 漣 漪 效 應 (ripple effect) 會 展 行 銷 是 通 過 正 面 的 渠 道, 將 行 銷 逐 漸 擴 散, 將 宣 傳 的 效 果 到 達 最 遠 端 1. 預 期 的 與 會 者 及 參 展 者 * 在 這 項 產 業 中 的 工 作 者 或 投 資 者 * 與 這 項 產 業 相 關 的 上 中 下 游 企 業 * 政 府 相 關 研 究 及 政 策 指 導 單 位 * 相 關 團 體 及 個 人 * 相 關 的 教 育 及 研 究 人 士 * 一 般 大 眾 ( 只 經 過 審 慎 調 研, 瞭 解 了 性 別 年 齡 經 歷 興 趣 及 居 住 區 域 等 背 景 者 ) 2. 目 的 對 象 的 需 求 分 析 每 個 人 或 團 體 參 加 會 展 的 目 標 及 需 求 是 不 同 的, 大 致 可 以 歸 納 為 如 下 幾 點 : * 提 昇 自 己 的 知 識 及 學 問 * 瞭 解 競 爭 對 手 的 現 況 * 接 受 教 育 及 理 念 * 有 興 趣 看 看 * 尋 找 新 機 會 等 ( 三 ) 會 展 品 牌 效 應 開 發 行 銷 宣 傳 的 管 道 有 了 宣 傳 的 素 材 及 資 訊, 也 安 排 規 劃 了 各 類 宣 傳 促 銷 及 公 關 的 做 法, 接 著 就 要 挖 掘 各 種 宣 傳 管 道 來 進 行 宣 傳 作 業 每 個 會 展 籌 備 單 位 都 希 望 能 用 一 分 的 宣 傳, 得 到 十 分 50

52 的 效 果, 因 此 做 好 管 到 選 擇 是 相 當 重 要 的 ( 當 然 這 根 預 算 也 有 很 大 的 關 係 ) 1. 大 會 宣 傳 印 刷 品 2. 廣 告 刊 登 ( 專 業 報 紙 雜 誌 電 視 廣 播 等 ) 3. 網 站 ( 網 路 專 屬 網 站 電 子 郵 件 視 訊 會 議 ) 4. 其 他 宣 傳 所 有 的 行 銷 宣 傳 管 道, 都 要 考 慮 在 使 用 時 的 相 關 費 用 例 如 郵 寄 費 用, 刊 登 廣 告 的 設 計 費 用 刊 登 費 用, 網 路 設 計 費 用 網 站 建 設 費 用 電 話 聯 繫 費 用 等 但 是 這 些 花 費 與 會 展 活 動 其 它 的 費 用 相 比 較, 還 算 是 較 低 廉 的 建 議 會 展 主 辦 者 在 宣 傳 方 面 應 該 多 方 考 慮 聘 用 專 業 公 司, 協 助 做 好 會 展 行 銷 的 方 方 面 面, 因 為 這 是 最 能 直 接 看 到 效 果 和 效 益 的 ( 四 ) 會 展 行 銷 作 業 的 設 計 理 念 會 展 行 銷 作 業 的 設 計 理 念 主 要 落 實 在 : 1. 平 面 文 宣 品 2. 立 體 布 置 物 及 展 示 設 計 3. 周 邊 相 關 的 物 品 等 方 面 這 些 工 作 可 以 委 託 一 個 專 業 設 計 公 司 的 個 人 或 一 個 設 計 團 隊, 依 照 你 所 期 望 的 主 題 理 念 去 開 展 設 計 以 下 的 這 些 理 念 是 需 要 設 計 者 及 籌 備 工 作 者 注 意 的 : 1. 主 題 理 念 : 舉 辦 會 展 活 動 最 主 要 的 就 是 去 推 動 理 念, 啟 發 思 想, 並 創 造 學 習 的 環 境 2. 在 限 制 中 完 成 : 對 人 為 的 設 計 製 作, 相 對 於 自 然 界 的 真 實 以 藝 術 的 行 程 來 詮 釋, 主 題 有 極 大 的 不 同, 收 藏 家 可 以 花 上 百 萬 美 元 買 一 幅 向 日 葵, 但 會 展 設 計 卻 要 考 慮 地 心 引 力 和 預 算 的 現 實, 因 為 它 會 受 到 很 多 的 限 制, 如 上 司 的 意 見, 客 戶 和 設 計 師 的 理 念 ( 要 符 合 理 念 的 考 慮, 更 要 有 預 算 的 限 制 ), 材 質 和 人 工, 環 境 因 素 及 時 間, 主 觀 判 斷 及 選 擇 等 因 此 設 計 師 在 整 體 設 計 中 都 得 與 限 制 有 所 妥 協, 這 也 說 明 設 計 在 會 展 中 式 必 須 以 實 際 有 效 為 主 的 3. 瞭 解 禁 忌 及 不 適 : 眾 多 會 展 活 動 對 圖 片 色 彩 和 文 字 的 搭 配 各 有 不 同 的 邀 求 一 場 紀 念 會 可 能 用 色 溫 馨, 但 卻 不 能 設 計 成 過 份 花 俏 輕 浮 交 響 音 樂 會 請 柬 和 搖 滾 派 對 的 就 有 不 同 的 設 計 要 求 宗 教 的 演 講 會 就 不 適 宜 用 血 色 ( 豬 肝 紅 ) 或 不 當 的 言 辭 文 字, 這 些 在 整 體 的 會 展 設 計 元 素 中 都 要 有 所 考 慮 到 4. 構 圖 分 明 有 意 義 : 會 展 設 計 由 於 運 用 範 圍 很 大, 在 不 同 場 合 不 同 物 品 上, 可 能 有 不 同 的 解 讀 意 義, 因 此 愈 是 清 晰 的 構 圖 思 考, 愈 容 易 為 大 眾 所 接 受 二 會 展 的 電 子 化 行 銷 成 效 及 作 法 ( 一 ) 網 路 行 銷 的 本 質 與 特 性 在 會 展 業 界 而 言, 如 何 採 取 適 當 的 網 路 行 銷 方 法 來 達 成 會 展 宣 傳 的 成 效 51

53 網 際 網 路 的 特 性 : 1. 資 訊 存 取 連 線 化 2. 資 訊 傳 遞 即 時 化 3. 資 訊 選 取 主 動 化 4. 資 訊 表 達 多 媒 體 化 5. 資 訊 使 用 生 活 化 ( 二 ) 網 路 行 銷 在 會 展 的 應 用 會 議 產 業 的 電 子 商 務 市 場 : 對 一 般 企 業 而 言, 如 何 利 用 網 路 技 術 來 行 銷, 已 成 為 一 個 重 要 課 題 電 子 商 務 網 站 可 概 分 為 下 列 三 種 1. 量 身 訂 作 網 站 2. 大 型 企 業 或 社 團 網 站 3. 產 業 網 站 ( 三 ) 網 路 行 銷 方 法 一 個 國 際 會 議 採 用 的 網 站 類 型 如 果 是 量 身 訂 做 網 站 或 者 事 大 型 企 業 或 社 團 網 站, 那 麼 網 站 知 名 度 的 提 升 就 非 常 的 重 要 提 升 網 站 的 知 名 度, 若 有 經 費 可 採 用 下 列 方 式 : 1. 插 圖 廣 告 (Banner Ad) 2. 郵 寄 名 單 (Mailing List) 3. 傳 統 廣 告 下 列 是 不 需 任 何 費 用 的 網 站 知 名 度 提 升 辦 法 : 1. 登 錄 : 所 謂 登 錄 是 指 到 YAHOO 蕃 薯 藤 等 目 錄 服 務 網 站 去 登 錄 2. 交 換 連 結 : 與 訴 求 對 象 相 同 但 彼 此 不 互 相 競 爭 的 網 站 交 換 連 結 通 常 是 互 惠 的 3. 專 業 刊 物 網 站 之 公 告 欄 4. 討 論 區 或 論 壇 區 三 公 關 媒 體 規 劃 及 安 排 聯 繫 由 很 多 角 度 來 看, 國 際 會 議 本 身 就 是 一 個 新 聞 重 點, 也 是 一 個 值 得 曝 光 又 可 告 知 大 重 的 重 要 時 機, 但 是 要 通 過 什 麼 樣 的 方 式 去 尋 求 媒 體 的 協 助? 要 在 什 麼 樣 的 媒 體 進 行 披 露? 你 的 公 關 運 作 是 著 重 在 什 麼 主 題? 希 望 採 用 的 執 行 方 式 是 什 麼?( 可 能 是 新 聞 稿, 可 能 是 專 訪, 也 可 52

54 能 是 專 欄 報 導 ), 希 望 出 現 的 時 機? 報 導 的 版 面? 又 希 望 能 夠 達 到 什 麼 樣 的 效 果? 都 是 公 關 媒 體 規 劃 與 安 排 的 重 要 考 慮 由 於 目 前 社 會 專 業 的 分 工 更 細, 作 為 會 議 的 策 劃 者, 我 們 建 議 可 以 找 到 專 業 的 工 作 室 或 公 關 公 司 擬 出 更 具 有 說 服 力 的 媒 體 公 關 計 畫, 或 許 可 以 有 效 的 讓 你 的 國 際 會 議 更 有 視 聽 影 響 立 即 新 聞 曝 光 度 以 下 我 們 提 出 一 些 建 議 或 參 考 模 式, 作 為 擬 定 媒 體 公 關 計 畫 的 參 考 ( 一 ) 在 媒 體 上 可 以 考 慮 : 1. 報 紙 2. 專 業 雜 誌 3. 廣 播 及 電 視 4. 網 路 ( 二 ) 主 題 規 劃 的 做 法 : 每 個 國 際 會 議 都 有 其 希 望 宣 傳 的 主 題 及 重 點, 在 公 關 規 劃 上 要 注 意 每 個 媒 體 不 同 的 特 性, 例 如 專 業 雜 誌 有 其 出 刊 的 時 間 限 制, 如 果 要 強 化 曝 光 就 需 要 瞭 解 每 次 刊 登 的 截 稿 日 期, 而 且 國 際 會 議 的 重 要 時 程 及 場 合, 也 要 確 實 的 做 好 邀 請 媒 體 前 來 採 訪 的 通 知, 也 有 必 要 針 對 每 個 不 同 主 題, 撰 擬 具 有 新 聞 刊 登 價 值 的 新 聞 稿 或 說 明 ( 三 ) 執 行 方 式 的 建 議 : 新 聞 媒 體 有 其 特 性, 獨 立 客 觀 及 平 實 是 其 追 求 的 目 標, 因 此 國 際 會 議 要 刊 登 它 的 新 聞, 擴 大 視 聽 影 響 力, 應 該 要 採 用 正 確 的 住 法, 譬 如, 撰 擬 不 具 商 業 化 沒 有 偏 頗 立 場 沒 有 不 實 依 據, 不 挑 動 其 他 團 體 情 緒 等 情 況 的 新 聞 稿 及 說 明, 每 個 國 際 會 議 的 主 題 可 能 不 為 一 般 閱 聽 大 眾 所 瞭 解, 因 此 要 採 用 比 較 生 活 化 平 實 性 且 一 般 人 比 較 重 視 的 議 題 來 規 劃 ( 四 ) 刊 出 時 間 及 效 益 : 媒 體 刊 登 及 公 關 運 作 與 購 買 廣 告 有 極 大 的 不 同, 廣 告 的 刊 登 是 直 接 付 費, 指 定 刊 登 在 某 些 特 定 時 間, 但 公 關 運 作 則 運 用 與 新 聞 媒 體 的 平 日 聯 繫, 新 聞 重 要 性 及 事 件 之 影 響 性 來 達 到 刊 登 的 效 益 ; 因 此 國 際 會 議 的 公 關 運 作 要 以 議 題 議 釘 為 重 點, 瞭 解 議 題 對 產 業 政 府 或 社 團, 一 般 人 民 的 重 要 性 及 需 求 性 等 效 益, 同 時 配 合 國 際 會 議 召 開 時 間 或 前 後 一 二 個 星 期 時 間, 形 成 一 個 具 有 迴 響 的 時 程 四 媒 體 記 者 規 劃 / 籌 辦 / 參 考 實 例 ( 四 ) 媒 體 記 者 的 做 業 方 式 媒 體 記 者 最 重 要 的 工 作, 就 是 代 替 一 般 民 眾 前 往 事 情 發 生 的 現 場, 或 接 觸 新 聞 事 件 的 當 事 人, 並 將 事 情 的 真 相 及 其 突 顯 的 意 義, 透 過 報 導 呈 現 於 大 眾 媒 體 之 上, 協 助 媒 體 達 到 報 導 守 望 教 育 討 論 娛 樂 等 功 能 一 般 而 言, 記 者 主 要 在 報 社 電 視 台 廣 播 電 台 雜 誌 社 通 訊 社 等 機 構 工 作 網 路 出 現 之 後, 也 有 部 分 記 者 替 網 路 媒 體 或 專 業 網 站 工 作 還 有 不 在 固 定 媒 體 工 作 的 記 者, 一 般 稱 為 自 由 撰 稿 或 自 由 記 者, 接 受 媒 體 委 託 或 靠 投 稿 來 工 作 記 者 的 表 現 方 式 可 以 分 為 報 導 專 題 調 查 採 訪 專 訪 等 等 但 記 者 的 稿 件 照 片 影 帶 等, 53

55 通 常 還 要 經 過 媒 體 編 輯 管 理 部 門 的 處 理 新 聞 稿 之 撰 寫 新 聞 稿 可 說 是 公 關 最 常 用 的 手 法 之 一 我 們 必 須 瞭 解 媒 體 的 角 度, 掌 握 他 們 選 擇 新 聞 的 原 則, 以 增 加 刊 登 的 機 會 例 如 : * 提 供 最 新 的 數 據 或 研 究 結 果, 以 專 家 身 份 出 現, 使 公 眾 覺 得 事 件 更 有 影 響 力 * 最 新 發 生 的 事 件, 或 事 件 的 最 新 發 展 * 與 大 眾 有 直 接 關 係 * 對 大 眾 有 顯 著 的 影 響 * 有 人 情 味, 富 趣 味 性 ( 二 ) 如 何 開 好 記 者 會? 一 會 前 的 準 備 工 作 : 1. 確 定 此 次 國 際 會 議 記 者 會 舉 辦 的 必 要 性 * 擬 定 主 題 * 決 定 時 間 2. 地 點 的 選 擇 要 考 慮 各 種 方 便 記 者 採 訪 的 條 件 3. 邀 請 記 者 : 約 三 天 前 發 出 邀 請, 可 以 是 邀 請 函 信 件 或 通 告 等 形 式 當 中 詳 列 出 席 講 者 的 姓 名 職 位, 及 記 者 招 待 會 的 內 容 在 一 般 情 況 下, 可 因 應 記 者 招 待 會 的 內 容, 邀 請 個 別 有 興 趣 的 記 者 於 前 一 天 再 發 邀 請 如 果 時 間 許 可, 可 去 電 叮 嚀, 但 不 要 期 望 能 否 確 實 回 覆 派 記 者 前 來, 因 這 往 往 取 決 於 當 天 是 否 有 更 重 要 的 新 聞 4. 慎 選 主 持 人 和 發 言 人 : 確 保 回 答 問 題 的 人 對 狀 況 場 面 與 公 關 目 標 能 夠 掌 握, 以 及 氣 氛 的 維 持 5. 詢 答 的 研 擬 和 模 擬 : 記 者 最 關 切 的 問 題 是 什 麼? 該 如 何 回 答? 若 被 問 到 難 以 或 無 法 回 答 的 問 題 時, 如 何 處 置? 6. 宣 傳 輔 助 資 料 ( 新 聞 袋 ): 除 了 新 聞 稿, 最 好 還 包 括 記 者 招 待 會 的 程 序 講 稿 相 關 的 背 景 資 料 或 相 片 等, 如 在 可 行 範 圍, 盡 量 中 英 兼 備 7. 舉 行 的 時 間, 應 避 免 假 日 和 有 重 大 社 會 活 動 舉 辦 日 期 8. 採 訪 通 知 : a. 全 面 性 b. 書 面 通 知 54

56 c. 電 話 確 定 9. 對 應 技 巧 : 模 擬 記 者 可 能 提 出 得 問 題, 練 習 應 付 負 面 提 問 鏡 頭 在 前, 保 持 冷 靜, 切 勿 動 怒 或 給 人 不 耐 煩 的 印 象 有 記 者 在 場, 切 忌 竊 竊 私 語 10. 新 聞 資 料 袋 (press or media kits) 是 為 媒 體 而 準 備 的 公 關 宣 傳 文 件 與 相 關 資 料 之 組 合 一 般 而 言, 新 聞 資 料 袋 包 括 : 1) 大 會 之 背 景 資 料 2) 關 於 會 議 主 講 人 或 重 要 貴 賓 的 介 紹 3) 參 考 文 件 4) 學 協 會 出 版 之 刊 物 5) 新 聞 稿 6) 贈 品 7) 新 聞 照 片 8) 會 議 策 劃 及 負 責 公 關 事 務 人 員 可 以 視 大 會 新 聞 或 活 動 性 質 調 整 新 聞 資 料 袋 內 容 : a. 活 動 : 流 程 與 時 間 表 參 加 來 賓 名 單 贊 助 單 位 資 料 b. 危 機 處 理 : 詳 述 與 危 機 相 關 的 資 訊, 包 括 起 因 影 響 曾 面 目 前 控 制 情 況 與 未 來 發 展 之 預 估 當 危 機 涉 及 傷 亡 時, 更 應 適 時 更 新 資 訊, 並 提 供 完 整 且 正 確 的 傷 亡 名 單 給 媒 體 記 者 會 時 應 注 意 事 項 1. 始 終 保 持 持 平 客 觀 溫 和 禮 貌 的 態 度 2. 處 理 好 迴 避 的 技 術 性 問 題 : 通 過 言 語 技 巧, 在 不 知 不 覺 中 轉 移 話 題 3. 對 於 不 願 發 表 的 事 情 或 機 密 情 報, 應 向 記 者 解 釋 原 因 4. 不 要 隨 便 打 斷 記 者 的 發 言 或 發 問, 也 不 要 採 取 任 何 動 作 表 情 或 言 語 阻 止 他 們 5. 要 注 意 會 議 接 待 人 員 記 者 會 主 持 人 和 發 言 人 的 角 色 搭 配 6. 所 發 佈 的 消 息 必 須 準 確 無 誤, 若 發 現 有 錯 誤 的 地 方 應 立 即 公 開 更 正 7. 記 者 會 進 行 時 : 對 於 複 雜 的 數 據 及 內 容, 宜 使 用 輔 助 器 材 說 明, 如 PowerPoint 或 影 片 8. 接 受 媒 體 訪 問 技 巧 : 掌 握 事 實 數 據 盡 量 提 供 客 觀 資 料, 例 如 時 間 地 點 人 物 準 備 三 至 四 句 簡 單 扼 要 的 句 子 作 為 主 要 信 息 55

57 盡 量 將 答 案 濃 縮 在 20 至 30 秒 之 間, 讓 記 者 易 於 掌 握 練 習 講 解 主 要 大 會 之 舉 辦 意 義 及 規 劃 避 免 使 用 過 於 專 業 之 詞 彙 即 使 不 想 回 答 問 題, 亦 要 準 備 答 案 如 無 言 以 對 時, 可 除 甕 說 明 大 會 主 要 希 望 達 到 之 成 果 為 何 對 於 錯 誤 的 說 法, 應 立 即 禮 貌 地 作 出 修 正 不 要 主 動 提 供 不 相 關 的 資 料 記 者 會 後 的 工 作 1. 盡 快 整 理 出 記 者 會 的 新 聞 稿, 包 括 文 字 錄 音 和 錄 影, 並 追 蹤 媒 體 是 否 收 到? 2. 總 結 此 次 記 者 會 再 發 佈 成 效 及 作 法 得 失 等, 作 為 下 次 記 者 會 的 參 考 或 借 鏡 3. 私 下 對 部 分 記 者 探 尋 他 們 對 這 次 記 者 會 的 看 法 和 意 見 4. 收 集 各 媒 體 對 本 事 件 的 報 導 角 度 和 篇 幅, 並 做 好 相 關 之 分 析 檢 查 是 否 達 到 原 先 預 期 之 目 的 或 公 關 目 標 5. 記 者 會 後 : 把 新 聞 稿 發 給 沒 有 來 的 記 者, 並 記 錄 和 剪 下 有 關 的 報 導 以 作 存 檔, 並 留 意 是 否 有 誤 解 或 失 實 的 報 導 56

58 第 十 五 講 視 聽 燈 光 / 節 目 表 演 規 劃 一 會 議 視 聽 燈 光 需 求 及 規 劃 每 場 國 際 會 議 的 視 聽 燈 光 及 相 關 設 備 的 需 求, 基 本 上 是 相 同 的, 但 安 排 的 細 節 卻 大 不 相 同, 我 們 可 以 提 醒 會 展 策 劃 者, 在 安 排 視 聽 需 求 時, 先 考 慮 三 個 重 點, 這 樣 可 以 讓 你 在 規 劃 時, 容 易 訂 出 需 求 的 規 格 數 量 及 效 果 : 1. 是 用 在 什 麼 場 合 2. 是 用 在 什 麼 場 地 3. 要 營 造 什 麼 場 面 任 何 一 場 議 程 有 可 能 因 為 臨 場 狀 況 而 有 所 延 誤 或 耽 擱, 會 影 響 到 下 一 場 既 定 議 程, 甚 至 影 響 到 整 個 會 議 的 品 質 為 了 避 免 這 樣 的 狀 況, 應 安 排 專 人 掌 控 會 議 流 程 工 作, 負 責 會 議 室 內 時 間 掌 控 講 員 桌 卡 更 換 Q&A 麥 克 風 遞 送 等, 以 確 保 議 程 的 流 暢 二 同 步 翻 譯 作 業 安 排 ( 二 ) 同 步 翻 譯 的 緣 起 及 特 點 同 步 翻 譯, 一 般 用 於 大 型 國 際 會 議 時 各 種 語 言 相 互 轉 換, 聯 合 國 開 會 時 都 有 大 量 同 聲 翻 譯 在 幕 後 工 作 它 要 求 譯 出 語 和 譯 入 語 幾 乎 同 步 進 行, 當 發 言 人 的 話 語 傳 到 與 會 者 耳 中 時, 已 經 是 與 會 者 各 自 熟 悉 的 語 言 了 近 年 來, 隨 著 國 際 間 的 往 來 日 漸 頻 繁, 同 步 翻 譯 逐 漸 成 為 了 一 個 令 人 羨 慕 的 新 興 職 業, 社 會 對 同 步 傳 譯 人 才 的 需 求 量 仍 在 逐 漸 增 加 之 中, 而 目 前 能 夠 從 事 同 步 傳 譯 的 人 員 數 量 還 遠 遠 不 能 滿 足 市 場 需 求 難 度 高 技 巧 高 工 作 強 度 高 市 同 步 翻 譯 特 點 一 名 優 秀 的 同 步 翻 譯 要 有 外 語 和 中 文 本 身 的 語 言 能 力, 還 要 有 和 話 題 相 關 的 語 言 能 力, 兩 者 都 需 要 平 時 長 時 間 的 累 積, 能 夠 作 同 聲 翻 譯 的 人 要 具 備 思 維 集 中 能 力, 思 維 反 應 能 力 和 耐 久 力 ( 二 ) 口 譯 服 務 簡 介 服 務 品 質 優 良 品 質 的 口 譯 服 務, 除 了 口 譯 員 必 須 兼 具 雙 與 能 力 與 多 元 文 化 的 背 景, 讓 主 客 雙 方 在 會 談 當 中 突 破 語 言 障 礙 之 外, 還 有 助 於 加 強 彼 此 的 關 係 譯 員 資 歷 無 論 是 文 字 翻 譯 或 口 語 傳 譯 方 面, 翻 譯 師 都 必 須 具 有 廣 泛 的 臨 場 經 驗, 例 如 有 聯 合 國 翻 譯 的 經 驗, 也 有 歐 美 國 家 翻 譯 局 檢 定 的 資 深 翻 譯 師 的 經 驗, 或 國 內 外 翻 譯 研 究 所 之 優 秀 畢 業 生 等 如 客 戶 有 需 要 時, 口 譯 員 也 應 樂 意 提 供 各 種 相 關 的 文 化 背 景 會 議 經 驗 以 供 參 考 服 務 範 圍 57

59 各 種 工 商 活 動 公 關 接 待 研 討 會 記 者 會 國 際 會 議 個 人 訪 談 市 調 座 談 會 技 術 / 產 品 介 紹 等 同 步 逐 步 隨 行 口 譯 或 大 會 司 儀 晚 會 主 持 演 講 稿 撰 稿 文 字 筆 譯 會 議 記 錄 音 響 硬 體 同 步 口 譯 器 材 之 配 套 設 備 等 前 置 準 備 為 使 客 戶 對 翻 譯 服 務 滿 意 完 成 要 求, 如 所 委 託 專 案 確 認 後, 敬 請 儘 早 提 供 有 關 資 訊 講 稿 內 容, 以 供 口 譯 員 研 習 演 練, 或 與 講 者 請 教 交 流 有 關 專 業 詞 彙, 發 揮 現 場 最 佳 互 動 溝 通 效 果 三 社 交 活 動 節 目 安 排 及 規 劃 ( 一 ) 活 動 節 目 規 劃 重 點 及 作 法 每 場 中 重 要 的 會 議 展 覽 或 活 動 在 策 劃 時, 都 會 安 排 各 項 不 同 的 活 動 來 促 使 大 會 更 加 精 彩 更 具 吸 引 力, 因 此 很 多 的 活 動 都 是 依 據 舉 辦 城 市 本 身 的 特 色, 設 置 一 些 有 創 意 的 活 動, 配 合 更 多 的 產 業 新 成 果 的 展 示 或 是 一 些 贊 助 商 的 特 殊 重 點 活 動, 而 這 些 活 動 也 都 要 在 會 展 活 動 舉 辦 的 時 程 之 內 安 排 進 去, 當 然 這 些 活 動 是 希 望 在 參 展 商 與 會 者 心 中 留 下 鮮 明 又 特 殊 的 印 象 在 安 排 這 些 活 動 時, 需 要 考 慮 不 同 的 特 殊 的 規 劃 重 點, 來 促 使 這 些 活 動 能 夠 順 暢 舉 行, 達 到 預 期 目 的 因 此 在 事 前 的 規 劃 要 有 不 同 的 設 計 作 業 及 考 慮 : 1. 瞭 解 參 加 者 : 前 述 的 8 大 類 型 的 節 目 規 劃, 面 對 的 參 與 對 象 都 不 盡 然 相 同 : 參 觀 工 程 建 設, 你 需 要 安 排 的 是 解 說 人 員 及 特 殊 的 安 全 維 護 ; 而 參 加 大 型 宴 會, 你 的 客 人 都 盛 裝 而 來, 是 否 要 考 慮 是 有 座 位 的 圓 桌 晚 宴, 而 不 是 站 立 式 的 自 助 餐 如 有 外 國 人 士 參 加, 更 要 考 慮 不 同 國 情 的 設 計 2. 創 造 氣 氛 : 活 動 節 目 是 有 變 化 的, 更 是 有 不 同 創 意 的, 既 然 要 舉 辦 不 同 的 活 動, 主 要 是 為 讓 你 的 與 會 者 留 下 不 同 的 印 象 和 經 驗, 所 以 要 請 你 特 別 在 創 造 氣 氛 上 多 盡 力 安 排 3. 要 有 適 當 的 中 心 主 題 : 各 種 的 活 動 安 排 要 考 慮 與 會 者 參 加 者 的 反 應 想 法, 而 不 是 指 考 慮 主 辦 者 的 主 觀 意 見 活 動 節 目 的 妥 善 配 置 是 有 選 擇 有 彈 性 的, 但 是 都 要 有 主 題 4. 配 合 的 資 源 : 各 種 活 動 在 舉 辦 時, 都 要 考 慮 現 場 的 布 置, 餐 點 的 安 排, 人 員 的 動 線 以 及 特 殊 的 器 材 等 都 是 需 要 在 事 前 做 好 的 必 須 的 規 劃 四 貴 賓 行 程 規 劃 及 表 演 節 目 參 考 ( 一 ) 貴 賓 行 程 規 劃 安 排 任 何 一 場 重 要 而 大 型 的 國 際 性 會 展 活 動, 為 了 吸 引 更 多 的 參 與 者 增 強 在 業 界 的 影 響 力, 更 為 了 表 現 主 辦 城 市 的 重 要 程 度, 通 常 在 議 程 策 劃 的 階 段, 就 著 手 準 備 可 能 出 席 的 貴 賓 名 單, 這 些 貴 賓 的 出 席 有 時 會 因 為 考 慮 不 同 的 狀 況 階 層 而 使 得 整 體 議 程 有 所 改 變, 雖 說 整 體 會 展 活 動 的 議 程 基 本 框 架 維 持 不 變, 但 是, 作 為 總 體 會 展 活 動 的 重 要 台 柱 貴 賓, 卻 仍 是 籌 備 委 員 會 需 要 特 別 留 心 的 部 分 58

60 首 先 我 們 要 瞭 解 貴 賓 邀 請 的 程 式, 知 道 貴 賓 的 邀 訪 作 業 方 式, 如 : 大 會 覺 得 應 邀 請 哪 些 貴 賓? 名 單 是 否 已 經 敲 定? 決 定 何 時 定 案? 如 果 有 人 無 法 來 到, 替 代 人 選 的 決 定 原 則 是 什 麼? 邀 請 的 條 件 是 哪 些? 邀 請 來 的 貴 賓 準 備 出 席 什 麼 樣 的 場 合? 貴 賓 來 去 的 整 體 規 劃 流 程 是 什 麼? 另 外, 要 將 貴 賓 所 要 從 事 的 活 動 與 會 展 活 動 的 議 程 充 分 結 合, 如 : 貴 賓 是 準 備 來 發 表 演 講 講 話? 還 是 來 主 持? 貴 賓 的 活 動 時 間 有 多 長? 大 會 提 供 怎 樣 的 場 地 器 材 來 協 助 活 動 節 目 進 行? 有 人 協 助 貴 賓 進 行 整 個 活 動 麼? 如 何 協 調 一 起 開 展 活 動? 有 其 他 貴 賓 一 起 參 加 活 動 嗎? 活 動 結 束 後, 貴 賓 的 行 程 又 是 如 何 安 排 的? 邀 請 各 類 的 貴 賓 能 使 大 會 給 予 會 者 留 下 重 要 印 象, 因 此, 我 們 還 是 提 出 一 些 比 較 可 行 的 建 議, 協 助 大 會 籌 備 委 員 會 邀 到 比 較 好, 更 具 影 響 力 的 貴 賓 來 共 襄 盛 舉 1. 活 動 的 目 的 2. 調 查 貴 賓 的 背 景 3. 明 確 相 關 的 細 節 4. 協 助 活 動 的 相 關 細 節 ( 二 ) 娛 樂 節 目 的 選 擇 雜 技 表 演 歌 劇 演 唱 家 管 樂 隊 手 相 算 命 詩 爵 士 樂 隊 打 擊 樂 藝 術 家 歌 唱 家 喜 劇 演 員 魔 術 師 體 育 節 目 DJ 表 演 家 現 代 舞 演 員 民 間 舞 蹈 家 勁 舞 演 員 或 口 技 演 員 等 59

61 第 十 六 講 人 力 資 源 規 劃 及 訓 練 一 確 認 各 項 人 力 需 求 ( 一 ) 會 展 活 動 人 力 資 源 規 劃 會 展 活 動 的 推 動 策 劃 及 執 行 工 作, 愈 來 愈 多 元, 也 愈 來 愈 複 雜, 所 牽 扯 的 相 關 產 業 也 非 常 多, 而 一 切 詳 盡 的 規 劃 事 務 工 作 都 需 要 人 來 推 動 開 展, 而 且, 還 不 是 一 個 人 能 完 成, 而 是 需 要 一 個 團 隊 來 共 同 完 成, 因 此 會 展 產 業 的 人 力 資 源 問 題, 是 目 前 這 項 新 興 產 業 的 最 大 關 鍵 問 題 因 為 真 正 具 有 學 術 理 論 基 礎, 並 且 經 常 從 事 實 務 策 劃 工 作 的 專 業 人 士, 在 目 前 各 國 並 不 多, 更 不 容 易 在 我 國 的 會 展 環 境 中 尋 得, 終 究 要 在 一 般 已 經 具 備 一 定 技 術 能 力 的 人 力 中 ( 這 包 括 電 腦 設 計 外 文 談 判 秘 書 行 政 企 業 管 理 及 相 關 餐 飲 觀 光 旅 遊 等 能 力 ), 再 予 以 挑 選 ( 選 才 ) 真 是 訓 練 ( 育 才 ) 職 務 配 置 ( 用 才 ) 等 等 程 序, 才 可 能 留 得 住 這 些 漸 進 培 養 而 成 的 人 力 資 源 由 於 目 前 台 灣 從 事 會 展 產 業 的 工 作 人 員 及 專 業 人 士 並 不 多, 藉 著 各 項 會 展 活 動 的 經 驗 培 養, 我 們 期 許 你 投 入 這 項 複 雜 但 是 已 經 形 成 管 理 系 統, 多 元 卻 具 有 整 合 資 源 能 力 的 工 作, 為 我 國 的 會 展 產 業 發 展 而 努 力 ( 二 ) 會 展 人 力 資 源 管 理 的 意 義 對 會 展 活 動 而 言, 通 過 會 展 活 動, 可 以 創 造 知 名 度 增 加 影 響 力 擴 大 市 場 行 銷 提 高 學 術 地 位 延 伸 政 策 主 張 解 決 困 難 及 問 題 激 勵 工 作 水 平 加 強 聯 誼 和 目 的 性 作 法, 這 些 是 非 常 重 要 的 社 會 組 織 及 團 體 功 能 而 這 些 專 案 的 開 展, 卻 需 要 適 當 人 力 資 源 管 理 及 運 作 才 能 達 成 各 個 會 展 活 動 的 各 項 籌 備 及 事 務 無 不 需 要 藉 著 具 備 一 定 能 力 的 人 力 來 處 理, 所 以, 舉 辦 會 展 活 動 要 有 適 當 的 人 力 資 源, 適 當 的 組 織, 適 才 適 所 和 人 力 配 當, 才 能 使 整 個 會 展 活 動 順 利 達 到 目 的 由 微 觀 的 部 分 而 言, 會 展 人 力 資 源 運 用 管 理 得 當, 可 以 突 顯 會 議 的 規 劃 效 率 及 特 殊 成 果, 從 宏 觀 的 部 分 而 言, 這 些 具 備 長 足 經 驗, 熟 悉 會 議 運 作 及 籌 備 流 程 的 人 才, 投 入 產 業 及 社 會, 都 能 夠 對 主 辦 單 位 ( 公 司 社 團 產 業 及 學 研 單 位 ) 主 辦 城 市 或 主 辦 國 家, 開 創 新 的 動 能, 增 加 良 好 印 象, 爭 取 支 持 或 友 誼, 擴 大 商 機 互 動 及 提 升 形 象 及 知 名 度 等 優 勢 會 展 產 業 人 力 資 源 管 理 已 經 是 當 前 最 重 要 的 課 題 ( 三 ) 會 展 人 力 需 求 說 明 會 展 活 動 的 舉 辦 會 牽 動 涉 及 許 多 不 同 的 產 業, 我 們 先 就 會 議 策 劃 時 相 關 的 不 同 層 面 的 工 作 進 行 說 明, 當 然 在 工 作 經 驗 的 豐 富 或 短 缺 上, 也 有 工 作 能 力 的 高 低 差 異, 也 有 可 能 是 一 人 負 責 好 幾 項 工 作, 更 有 可 能 是 一 項 工 作 由 一 個 團 隊 合 作 才 能 完 成, 我 們 先 列 出 會 展 的 相 關 工 作 及 大 致 範 圍 : 秘 書 ( 聯 絡 外 賓 講 師 貴 賓 及 處 理 相 關 事 務 ) 會 展 策 劃 人 員 ( 協 助 訂 定 策 劃 目 標 追 蹤 執 行 等 ) 設 計 人 員 ( 只 文 宣 印 刷 論 文 展 場 網 站 等 不 同 設 計 ) 60

62 節 目 策 劃 人 員 ( 安 排 各 類 表 演 節 目 社 交 活 動 或 運 動 競 賽 等 ) 餐 飲 策 劃 人 員 ( 安 排 各 類 餐 飲 需 求 型 態, 人 數 及 作 法 等 ) 旅 遊 策 劃 人 員 ( 安 排 各 類 大 會 眷 屬 會 前 集 會 後 旅 遊 行 程 及 聯 繫 等 ) 交 通 策 劃 人 員 ( 安 排 各 類 大 會 期 間 需 要 的 交 通 規 劃, 使 用 種 類 形 成 控 管 及 聯 繫 調 度 等 ) 展 覽 事 務 人 員 ( 包 括 徵 展 及 開 發 事 務 ) 財 務 會 計 人 員 ( 包 括 贊 助 資 源 募 集 及 財 務 運 作 處 理 ) 工 程 人 員 ( 指 在 視 聽 展 覽 布 置 等 方 面 ) 會 展 接 待 人 員 ( 只 各 項 會 展 活 動 之 接 待, 如 大 會 接 待 專 屬 接 待 導 覽 接 待 等 ) 會 展 場 地 作 人 員 ( 包 括 預 訂 聯 繫 管 理 等 工 作 ) 視 聽 人 員 ( 指 大 會 進 行 時 節 目 表 演 及 各 種 餐 宴 活 動 需 求 之 視 聽 安 排 ) 住 宿 規 劃 人 員 ( 只 安 排 各 個 住 宿 飯 店 擇 取 運 用 型 態 及 價 格 規 則 等 ) 宣 傳 人 員 ( 包 括 新 聞 發 言 及 宣 傳 事 務 規 劃 ) 法 律 人 員 ( 特 別 指 契 約 合 約 簽 訂 洽 談 ) 保 全 人 員 ( 指 大 會 現 場 安 全 維 護 當 地 警 局 或 安 全 單 位 之 聯 絡 等 ) 醫 護 人 員 ( 指 規 劃 安 排 的 現 場 待 命 之 醫 護 專 業 聯 繫 安 排 的 醫 療 院 所 等 人 員 ) 行 政 人 員 ( 指 一 般 庶 務 採 購 規 劃 及 執 行 會 計 或 出 納 人 員 等 ) 電 腦 資 訊 事 務 人 員 ( 指 大 會 網 站 現 場 會 議 電 腦 操 控 無 線 環 境 規 劃 等 ) 基 本 上, 上 述 所 列 的 工 作 人 員 在 會 展 活 動 舉 辦 時, 都 會 在 事 前 或 會 展 其 中 進 行 這 些 會 展 工 作, 而 一 般 的 連 鎖 性 工 作 ( 如 餐 飲 廚 師 清 潔 工 客 戶 經 理 布 置 工 作 人 員 等 則 不 含 在 其 內 ), 這 對 於 各 個 籌 備 工 作 委 員 會 在 分 配 相 關 工 作 時, 可 以 列 入 考 慮, 編 列 人 員 的 多 寡 則 視 會 展 工 作 的 主 軸 重 點 而 定 不 過 務 必 要 考 慮 預 算 的 編 列 及 開 支 費 用 二 現 場 工 作 人 員 準 則 規 範 會 展 人 力 資 源 規 劃 作 業 對 會 展 活 動 籌 備 組 織 而 言, 人 力 資 源 計 畫 作 業 是 策 略 計 畫 之 一, 正 確 的 人 力 資 源 計 畫 取 決 於 組 織 未 來 對 人 力 資 源 的 需 要 和 人 事 的 適 用 性, 包 括 人 力 資 源 規 劃 召 募 甄 定 職 前 引 導 訓 練 發 展 績 效 評 估 等 七 個 步 驟, 前 三 個 步 驟 是 在 確 保 組 織 搜 尋 及 選 用 有 能 力 的 人 才, 而 後 四 個 步 驟 則 在 於 為 籌 備 組 織 留 住 人 才, 確 認 適 才 適 所 提 昇 工 作 品 質 及 滿 足 組 織 的 未 來 需 要 這 些 目 的 在 會 產 產 業 的 人 力 資 源 規 劃 作 業 中, 我 們 認 為 會 展 工 作 確 屬 於 相 當 多 元 複 雜 的 工 作, 而 目 前 台 灣 雖 已 成 立 了 ~9 個 會 議 顧 問 公 司, 但 是 會 展 人 力 的 需 求 仍 然 很 大 鑒 於 各 類 大 型 會 展 的 持 續 61

63 召 開, 我 們 建 議 在 未 來 晉 用 會 展 工 作 人 力 時, 可 以 依 照 一 些 以 具 備 的 經 驗 來 評 估 是 否 可 以 迅 速 採 用 這 些 人 力, 進 而 訓 練 他 們 成 為 會 展 產 業 的 中 堅 工 作 者 如 果 新 進 人 員 已 具 備 一 些 基 本 技 術 能 力, 如 : 電 腦 基 本 操 作 能 力 外 文 程 度 ( 語 言 檢 定 程 度 或 其 他 評 核 機 制 ) 企 業 管 理 能 力 服 務 業 從 業 經 驗 樂 觀 團 隊 精 神 合 作 取 向 秘 書 行 政 經 驗 相 關 產 業 經 濟 ( 旅 遊 公 關 餐 飲 或 管 理 等 專 業 ) 至 於 在 未 來 需 要 多 方 加 強 的 專 業 技 術 部 分, 選 拔 的 人 員 要 進 行 如 下 培 訓 : 會 展 產 業 現 況 及 發 展 趨 勢 會 展 專 案 管 理 會 展 案 例 分 析 及 實 踐 會 展 行 銷 會 展 英 文 會 展 科 技 運 用 會 展 策 劃 作 業 等 隨 著 會 展 產 業 突 飛 猛 進 地 發 展, 會 展 人 才 的 培 養 也 在 緊 鑼 密 鼓 地 開 展 起 來, 以 緩 解 因 產 業 發 展 速 度 快 速 而 產 生 的 人 員 缺 乏 或 經 驗 不 足 的 問 題 經 過 近 幾 年 的 發 展, 對 會 展 人 才 的 培 養 也 逐 漸 走 入 正 軌 企 業 到 底 需 要 什 麼 樣 的 會 展 人 才? 目 前 會 展 教 育 存 在 多 種 教 育 形 式, 有 大 專 院 校 的 學 生, 有 大 專 院 校 的 技 職 生, 還 有 會 展 高 階 人 才 培 訓 班 和 會 展 師 資 培 訓 班 等, 這 麼 多 的 會 展 培 育 項 目, 企 業 需 要 人 才 是 會 展 教 育 的 根 本 目 的, 培 養 出 來 的 人 有 沒 有 用 武 之 地? 這 值 得 會 展 人 士 反 思 分 析 認 為, 會 展 人 才 需 求 單 位 可 分 為 六 類 : 一 政 府 機 構 會 展 協 會 和 會 展 專 業 組 織 二 旅 館 和 會 展 中 心 三 旅 行 社 目 的 地 管 理 公 司 (Destination Management Company) 四 會 議 顧 問 公 司 及 會 展 服 務 公 司 62

64 五 大 中 型 企 業 及 各 類 型 學 協 會 等 六 教 育 培 訓 研 究 和 會 展 服 務 機 構 三 工 作 職 掌 時 程 訂 定 及 工 作 協 調 會 議 ( 一 ) 工 作 職 掌 及 時 程 訂 定 作 為 專 案 管 理 的 策 劃 者, 更 應 該 借 助 著 各 種 檢 查 表 (check list) 及 顧 問 的 專 業 經 驗 意 見, 審 慎 地 瞭 解 相 關 聯 的 環 節 工 作, 再 揭 開 整 體 會 展 活 動 的 序 幕, 循 序 推 動 完 成! 會 展 活 動 的 現 場 作 業, 牽 扯 到 各 個 單 位 的 協 調 合 作 及 配 合 順 序 時 間 和 安 排 例 如 會 展 活 動 的 舉 辦 場 地 的 租 用 單 位 提 供 各 項 器 材 及 設 備 的 單 位 負 責 組 建 展 位 元 的 搭 建 公 司 安 排 論 壇 的 策 劃 單 位 負 責 接 送 的 交 通 公 司 規 劃 場 地 布 置 的 美 工 設 計 社 負 責 提 供 會 展 現 場 食 品 供 應 的 餐 飲 公 司 現 場 節 目 的 表 演 人 員 安 排 展 覽 快 報 的 編 印 單 位 負 責 接 待 的 接 任 人 員 等 等 都 需 要 充 分 地 掌 握 會 展 活 動 策 劃 資 訊 整 體 流 程 時 間 管 理 協 調 的 機 制 回 報 系 統 程 式 工 作 區 域 及 職 責 現 場 秩 序 安 全 及 維 持 的 做 業 緊 急 及 危 機 情 況 的 判 定 及 處 理 應 變 工 作 機 智 及 規 劃 等 資 訊 和 工 作 訓 練 會 前 工 作 訓 練 會 議 : 任 何 會 展 活 動 的 工 作 人 員, 無 論 是 全 職 的, 還 是 兼 職 ; 無 論 是 職 業 的, 還 是 餘 業 的 ; 無 論 是 正 式 的, 還 是 臨 時 的, 既 然 參 加, 那 就 都 應 該 在 各 個 工 作 環 節 上 發 揮 其 作 用, 自 然 要 在 會 展 活 動 舉 辦 前, 清 楚 整 個 會 展 的 區 域 人 力 分 配 及 職 務 等, 更 要 知 道 作 業 的 流 程 反 應 合 作 機 制 及 任 何 預 想 的 狀 況, 自 然 每 個 人 都 應 該 全 程 參 加 會 前 工 作 訓 練 會 議, 這 不 僅 能 強 化 每 個 人 的 工 作 指 令, 更 能 有 效 提 升 此 次 會 展 活 動 的 聲 譽 以 及 服 務 品 質 以 下, 我 們 針 對 會 前 工 作 會 議, 包 含 現 場 實 地 勘 查 所 需 要 規 劃 的 一 些 重 點 予 以 說 明 如 後 : 參 與 者 : 每 個 會 展 活 動 中 的 工 作 人 員 舉 辦 頻 率 : 會 前 一 個 月 ~ 一 周 的 時 間,~3 次 ( 其 中 一 次 是 搭 配 現 場 實 地 勘 查 ) 會 前 工 作 會 議 的 重 點 : 瞭 解 自 己 的 工 作 範 圍 及 職 務 確 認 每 個 人 都 能 充 分 瞭 解 整 體 流 程 及 節 目 規 劃 每 組 人 力 的 從 屬 關 係, 並 相 互 支 援 確 認 每 組 工 作 的 重 點 及 時 期 安 排 每 日 工 作 的 總 結 時 間 瞭 解 各 項 工 作 規 定 及 禁 忌 ( 例 如 國 際 禮 儀 的 基 本 要 求 等 ) 瞭 解 如 何 回 報 及 回 應 的 機 制, 及 主 動 解 決 困 難 及 問 題 的 做 法 確 認 各 項 器 材 及 設 備 的 標 準 作 業 程 式 63

65 ( 二 ) 會 場 現 場 管 理 工 作 重 點 及 作 業 程 式 會 展 活 動 的 籌 備 期 間 可 能 長 達 數 年 ( 國 際 性 會 議 或 活 動 經 常 有 長 達 ~6 年 之 久 ), 也 有 可 能 在 數 月 之 內 極 為 忙 碌 ( 變 更 籌 備 專 案, 不 瞭 解 籌 備 流 程 或 在 不 必 要 及 決 定 中, 浪 費 太 多 時 間, 以 致 於 許 多 應 完 成 的 專 案 尚 未 完 成, 讓 策 劃 者 在 短 時 期 內 極 為 忙 碌 ), 但 是 會 展 活 動 舉 辦 了, 卻 是 僅 在 短 短 的 數 天 內 完 成 ( 可 能 只 有 一 天, 可 能 是 七 ~ 八 天, 也 有 如 世 博 會 的 六 個 月, 但 那 中 就 是 極 少 數 的 情 形, 大 部 分 都 在 一 星 期 七 天 左 右 ), 誠 如 我 們 所 說, 所 有 的 籌 備 工 作 都 要 在 一 星 期 之 內 檢 驗 成 果, 自 然 我 們 的 專 案 管 理 工 作 也 必 須 要 能 夠 面 面 俱 到, 充 分 發 揮 才 能 滿 足 會 展 活 動 的 基 本 需 求 在 會 展 活 動 舉 辦 的 現 場, 無 論 是 在 會 議 中 心 展 覽 中 心 文 化 藝 術 中 心 大 學 禮 堂 飯 店 多 功 能 廳 宴 會 廳 大 運 動 場 體 育 館 主 題 公 園 或 特 殊 景 點 等 不 同 的 地 點, 作 為 策 劃 者 需 要 將 舉 辦 活 動 的 地 方 先 行 區 隔 成 不 同 的 工 作 展 示 或 會 議 等 區 域, 以 便 讓 各 個 小 組 的 工 作 人 員 能 迅 速 完 成 他 們 所 交 付 的 工 作 這 些 重 要 的 且 必 須 在 會 前 完 成 的 籌 備 事 務, 是 沒 有 任 何 藉 口 延 遲 或 不 完 成 的, 當 然 在 各 項 工 作 分 別 完 成 之 際, 整 體 的 管 理 機 制 必 須 讓 各 個 工 作 人 員 清 楚 地 知 道, 也 讓 他 們 瞭 解 進 行 的 流 程 和 回 報 程 式, 如 此 才 能 有 效 又 圓 滿 地 開 展 會 展 活 動, 所 謂 養 兵 千 日, 用 兵 一 時, 正 是 此 時 此 景 的 寫 照 ( 三 ) 現 場 工 作 區 域 劃 分 及 工 作 配 置 會 展 活 動 依 其 舉 辦 性 質 不 同, 而 選 擇 不 同 的 會 館 場 地, 但 是 在 舉 辦 之 前, 整 體 的 工 作 團 隊 會 在 會 場 或 是 最 鄰 近 會 場 的 飯 店 房 間 等 地, 開 闢 臨 時 工 作 區 域, 這 包 括 秘 書 室 會 議 廳 展 示 廳 視 聽 準 備 室 用 餐 空 間 倉 儲 空 間 貴 賓 室 報 到 區 洽 談 區 相 關 工 作 室 及 區 域 等, 這 些 空 間 都 有 必 要 在 使 用 前, 先 行 與 場 館 管 理 者 (facility manager venue management) 做 好 良 好 的 溝 通, 並 規 劃 好 相 當 的 配 置 設 備 動 線 及 需 求, 以 便 工 作 人 員 的 順 利 使 用 至 於 費 用 則 需 要 與 場 館 經 理 及 早 溝 通, 商 討 哪 些 是 可 以 免 費 使 用? 哪 些 是 可 以 折 扣 使 用? 由 於 使 用 區 域 的 大 小 與 參 展 或 與 會 者 人 數 有 相 當 大 的 關 係, 因 此 在 最 後 一 次 籌 備 工 作 會 議 上, 先 行 確 認 完 成 才 是 重 點 1. 秘 書 處 (secretariat): 會 展 活 動 舉 辦 時 最 重 要 的 區 域 空 間, 所 有 策 劃 者 必 須 要 有 的 資 源, 都 會 在 此 空 間 內 作 調 整 及 處 理, 空 間 大 小 依 秘 書 處 的 工 作 職 責 及 內 容 而 有 分 別 2. 會 議 廳 (meeting rooms): 會 議 室 會 展 活 動 中 相 當 重 要 的 環 節, 不 論 是 開 幕 典 禮, 或 是 各 類 專 題 講 室, 或 各 分 組 討 論 會 議, 都 應 事 前 安 排 並 預 訂 保 留, 許 多 會 議 中 心 的 規 定 是 要 求 在 一 個 月 前 繳 納 全 額 的 租 金, 如 此 能 確 定 個 會 議 室 的 租 用 檔 期, 但 在 繳 付 整 體 租 金 前, 會 議 策 劃 者 有 義 務 再 次 視 勘 會 場, 瞭 解 同 時 段 其 他 會 議 室 ( 特 別 是 隔 鄰 會 議 室 ) 的 租 用 情 況 3. 展 示 廳 (exhibition halls): 展 示 空 間 的 規 劃 和 安 排 協 調, 必 須 要 與 展 場 的 主 管 先 行 洽 商 清 楚 4. 視 聽 試 映 室 (preview room): 會 展 活 動 再 進 行 之 前 都 會 先 行 測 試 各 項 視 聽 器 材 的 功 能 是 否 正 常, 音 域 是 否 足 夠, 是 否 有 回 音 干 擾 等 等 5. 舞 臺 區 (stage area): 各 個 會 展 活 動 一 般 都 會 安 排 一 些 特 殊 的 表 演 節 目, 給 與 會 者 留 下 特 殊 64

66 的 回 憶 6. 用 餐 空 間 (dining area): 指 的 是 大 會 為 與 會 人 員 安 排 的 用 餐 空 間, 無 論 是 付 費 的 午 餐, 還 是 大 會 安 排 的 晚 宴, 抑 或 是 會 中 的 茶 點, 都 應 該 在 事 前 計 算 出 適 當 的 用 餐 人 數 7. 倉 儲 空 間 (storage area): 會 展 活 動 舉 辦 期 間, 需 要 用 到 的 器 材 物 品 文 宣 資 料 及 配 合 物 品 ( 如 推 車 醫 療 用 品 箱 等 ), 都 應 該 視 物 品 的 多 寡 及 儲 藏 的 需 求 而 予 以 安 排 8. 貴 賓 接 待 區 (VIP lounge): 大 會 為 了 增 加 會 展 活 動 的 影 響, 也 為 了 強 化 對 這 次 會 展 活 動 的 重 視, 大 都 會 邀 請 重 要 人 士 來 致 詞, 但 是 在 會 前 的 準 備 接 待 工 作, 顯 然 是 不 能 疏 忽 的, 因 此 在 貴 賓 區 的 安 排, 包 含 必 要 的 隱 密 性 安 全 性 等 功 能, 並 能 提 供 更 衣 洗 手 或 餐 飲 等 功 能 這 也 是 會 前 會 中 需 要 管 理 和 規 劃 的 重 要 專 案 9. 報 到 接 待 區 (registration & reception area): 對 會 展 活 動 來 說, 最 重 要 的 就 是 參 展 商 觀 眾 與 會 人 士, 會 展 策 劃 者 需 要 仔 細 規 劃 如 何 接 待 這 些 客 戶 10. 相 關 工 作 區 域 (certain function area): 在 各 項 不 同 的 會 展 活 動 中, 有 許 多 不 同 的 工 作 區 域, 並 且 是 應 該 在 會 前 幾 天 規 劃 完 成 的 65

67 第 十 七 講 會 展 行 政 作 業 規 劃 一 行 政 文 書 / 保 險 / 攝 錄 影 行 政 事 務 規 劃 會 議 在 籌 備 階 段 有 非 常 多 的 行 政 及 庶 務 工 作 要 完 成, 小 從 買 筆 買 膠 帶, 大 則 到 安 排 訂 購 一 萬 頂 帽 子 或 安 排 晉 見 首 長 的 文 書 作 業 流 程 正 因 為 有 許 多 不 同 的 項 目, 而 各 個 項 目 也 有 不 同 的 邀 求, 達 成 作 法 或 是 安 排 的 方 式 不 同, 因 此 我 們 僅 針 對 比 較 常 見 於 會 議 活 動 中 的 行 政 事 務 作 業, 提 出 一 些 參 考 作 法 : 1. 行 政 文 書 : 會 議 或 活 動 可 能 穢 語 許 多 政 府 單 位 團 體 組 織 官 方 或 民 間 機 構 相 互 聯 繫 提 供 資 料 表 達 支 持 安 排 行 程 請 求 說 明 及 配 合 作 業 等 需 求, 因 次 往 返 文 書 接 洽 及 溝 通 非 常 必 要 2. 總 務 安 排 : 會 議 前 有 許 多 小 東 西 要 安 排 或 準 備 給 工 作 人 員 或 與 會 者 來 使 用 愈 是 接 近 會 議 即 將 召 開 的 時 間, 會 議 籌 備 的 工 作 以 及 需 求 的 細 目, 大 概 也 只 能 用 包 羅 萬 象 鉅 細 靡 遺 甚 至 到 無 所 不 包 的 地 步, 也 就 是 說 在 能 考 慮 的 範 圍 內, 就 應 該 多 方 便 有 彈 性 的 進 行 思 考 3. 管 理 事 務 安 排 : (1) 保 險 與 醫 療 (2) 錄 音 攝 影 許 多 人 都 認 為 會 場 的 議 程 或 展 覽 活 動 進 行 時, 只 要 請 自 己 的 工 作 人 員, 帶 一 台 傻 瓜 向 機 或 隨 手 拍 ( 當 然 也 可 能 是 高 感 度 數 位 攝 影 機 ), 就 可 以 應 付 整 個 會 期 活 動 個 攝 影 記 錄 工 作, 但 是 這 種 冒 險 的 做 法, 確 實 是 土 法 煉 鋼, 非 常 可 能 讓 你 成 功 的 會 議 活 動 不 曾 留 下 雪 泥 鴻 爪! 為 什 麼 呢? 會 議 活 動 通 常 只 在 24 天 之 內 發 生 或 進 行 主 體 活 動, 攝 錄 影 工 作 看 似 簡 單 卻 是 需 要 專 業 攝 影 工 作 人 員 來 完 成 因 為 不 是 專 業 的 攝 影 人 員, 不 僅 在 專 業 取 景 的 角 度 拿 捏 不 足, 或 是 因 為 某 種 技 術 條 件 影 響 了 相 片 或 影 片 品 質 (3) 英 文 書 信 往 來 翻 譯 作 業 (4) 交 通 規 劃 二 禮 品 規 劃 / 資 料 袋 安 排 講 員 禮 品 規 劃 選 擇 禮 品 將 可 以 依 主 辦 單 位 需 求, 提 出 規 劃 建 議 並 提 交 樣 品 以 供 主 辦 單 位 選 擇 禮 品 規 劃 具 中 華 文 化 特 色 或 台 灣 特 色 之 手 工 藝 產 品 為 主 要 考 量 在 許 多 會 議 裡, 經 常 會 為 了 增 加 會 議 的 收 入, 去 募 集 款 項 或 爭 取 贊 助, 而 禮 品 及 資 料 袋 是 一 個 相 當 不 錯 的 選 擇, 由 於 贊 助 單 位 的 LOGO 或 文 字 字 樣 可 以 標 註 列 印 在 會 議 資 料 袋 的 某 一 側, 66

68 以 突 顯 贊 助 單 位 的 形 象, 也 可 能 在 獎 品 獎 狀 感 謝 狀 或 禮 品 的 某 些 部 分 標 明 此 項 成 品 是 由 誰 來 提 供, 也 有 助 於 提 高 知 名 度 對 於 贊 助 廠 商 而 言, 此 項 宣 傳 效 果 相 當 有 效, 因 為 可 能 所 有 與 會 者 都 帶 著 你 的 公 司 標 誌 四 處 走 動, 正 好 成 為 你 的 活 廣 告 三 會 展 合 約 對 象 及 範 圍 ( 一 ) 會 展 活 動 專 案 協 商 與 談 判 會 展 活 動 需 要 策 劃 執 行 的 專 案 相 當 多, 有 些 專 案 是 購 買, 有 些 專 案 是 租 用, 有 些 是 人 力 服 務, 有 些 是 專 業 服 務 等, 更 有 許 多 專 案 是 委 託 專 業 人 士 來 代 為 處 理 和 管 理 的, 因 此 要 瞭 解 會 展 活 動 的 專 用 術 語 (terminology), 要 瞭 解 這 個 行 業 基 本 的 做 業 方 式, 更 要 知 道 哪 些 是 你 與 業 者 之 間 共 同 的 語 言? 甚 至 在 協 商 並 簽 署 合 約 之 後, 該 要 如 何 控 管 會 展 活 動 發 生 時 的 服 務 品 質? 這 些 都 是 在 專 案 協 商 與 談 判 的 必 備 嘗 試 和 重 點 ( 二 ) 需 要 協 商 會 展 活 動 的 專 案 在 各 種 不 同 類 型 的 會 展 活 動 中, 需 要 協 商 的 專 案 及 談 判 的 方 式 是 各 不 相 同 的 1. 專 業 會 展 諮 詢 或 顧 問 公 司 (PCO, Professional Conference Organizer) 如 果 要 辦 的 會 展 活 動 是 大 型 的, 國 際 性 的, 就 要 規 劃 一 家 有 經 驗 的 專 業 會 展 諮 詢 公 司 來 協 助 籌 備 工 作, 這 樣 可 以 節 省 一 些 經 費 同 時 要 做 好 專 業 談 判 和 合 約 管 理 2. 住 宿 安 排 3. 會 場 及 展 場 安 排 4. 餐 飲 功 能 5. 展 覽 細 節 專 案 6. 會 展 相 關 專 案 ( 三 ) 找 到 最 合 適 的 供 應 商 和 服 務 會 展 活 動 的 事 前 籌 備 工 作 如 果 有 信 譽 良 好 的 簽 約 供 應 商 來 為 活 動 服 務, 自 然 比 較 容 易 成 功, 因 此 通 常 要 將 要 會 展 活 動 計 畫 書 需 求 參 考 要 點 (RFP, Reference For Proposal) 先 行 標 示 清 楚, 讓 供 應 商 可 以 充 分 瞭 解 你 的 需 求, 也 讓 三 ~ 五 家 廠 商 都 依 此 原 則, 一 起 報 價, 這 樣 就 可 以 有 較 多 的 選 擇 機 會 依 據 計 畫 書 需 求 參 考 要 點 (RFP) 可 以 得 到 不 同 的 服 務 及 報 價, 一 般 的 人 經 常 會 對 最 低 價 進 行 考 慮, 雖 然 這 種 選 擇 可 能 會 節 省 經 費, 卻 未 必 能 得 到 較 好 的 品 質, 更 可 能 因 為 拼 價 錢, 而 犧 牲 了 要 求 和 效 率 ( 四 ) 協 商 談 判 的 重 點 及 作 法 在 開 始 協 商 談 判 之 前, 我 們 再 次 提 醒 籌 備 工 作 者, 錢 不 是 唯 一 的 考 慮, 不 要 在 供 應 商 都 開 始 提 供 報 價 之 後, 就 下 決 心 先 砍 一 半 價 錢, 這 絕 對 不 是 好 的 方 式, 更 不 要 因 為 名 聲 在 外, 使 得 每 一 個 供 應 商 都 不 願 來 配 合, 我 們 倒 是 建 議 先 作 些 功 課, 研 究 這 些 報 價 及 相 關 的 服 務 品 質 協 商 談 判 之 後, 也 確 認 了 各 種 條 件, 你 要 將 承 接 的 這 些 供 應 商 都 盡 可 能 視 為 一 個 團 隊 的 模 67

69 式, 應 該 監 督 的 專 案, 應 該 按 時 完 成 的 專 案, 都 應 該 依 照 原 來 協 談 的 基 本 原 則 去 遵 守, 更 因 為 每 個 供 應 商 都 有 不 同 的 背 景 及 工 作 模 式, 為 了 要 盡 力 完 成 會 展 活 動 的 任 務, 應 該 在 協 商 時 盡 力 消 除 彼 此 不 同 的 差 異 ( 五 ) 合 約 簽 訂 的 重 點 所 有 供 應 商 的 選 擇, 確 認 價 格 及 條 件 以 及 相 關 的 優 惠 都 已 談 定 了, 最 重 要 的 是 合 約 簽 訂, 即 要 將 各 項 承 諾 作 法 都 以 白 紙 黑 字 的 方 式 明 確 定 案 合 同 是 法 律 文 件, 含 有 許 多 特 殊 的 法 律 詞 句 及 用 語, 在 此 建 議 在 簽 訂 合 約 時 要 重 視 三 大 重 點 : 1. 減 少 的 情 況 發 生 2. 取 消 的 情 況 發 生 3. 終 止 的 情 況 發 生 合 約 的 簽 訂 不 僅 是 為 了 確 保 雙 方 的 利 益 不 受 侵 害, 更 重 要 的 是 為 了 創 造 一 個 安 全 確 定 的 環 境, 以 使 會 展 活 動 能 如 期 圓 滿 舉 辦 成 功 但 即 使 有 簽 訂 的 合 同, 承 辦 籌 備 工 作 者 還 是 應 該 有 應 變 計 畫, 以 備 不 時 之 需 四 相 關 會 展 供 應 商 管 理 / 需 求 ( 一 ) 如 何 選 擇 綜 合 服 務 承 包 商 為 了 選 擇 一 個 合 適 的 綜 合 服 務 承 包 商, 需 要 對 自 身 的 會 展 有 詳 細 瞭 解, 對 可 選 的 服 務 承 包 商 作 一 個 評 估 初 期 規 劃 過 程 的 需 求 分 析 會 使 你 瞭 解 在 一 個 會 展 活 動 中, 哪 些 方 面 需 要 服 務 承 包 商 來 提 供 服 務 作 為 會 展 經 理 人, 在 選 擇 綜 合 服 務 承 包 商 的 過 程 中, 以 下 幾 個 問 題 可 以 協 助 你 瞭 解 承 包 廠 商 的 服 務 優 劣 勢 : 1. 會 展 中 有 什 麼 工 作 和 服 務 室 需 要 綜 合 服 務 承 包 商 來 幫 助 完 成 的? 2. 哪 些 綜 合 服 務 承 包 商 能 夠 勝 任 這 些 工 作? 3. 業 主 承 辦 方 觀 展 者 和 參 展 商 是 否 會 因 為 你 選 擇 了 這 個 綜 合 負 物 承 包 商 而 獲 得 一 個 更 佳 成 功 的 會 展? 4. 所 選 的 綜 合 服 務 承 包 商 是 否 影 響 到 你 的 會 展 預 算? ( 二 ) 選 擇 承 包 商 的 標 準 這 裡 有 七 項 選 擇 綜 合 服 務 承 包 商 的 一 般 標 準, 包 括 個 人 經 驗 可 用 性 有 無 推 薦 和 聲 譽 對 場 地 的 熟 悉 情 況 現 有 資 源 成 本 以 及 產 業 背 景 除 此 之 外, 也 可 以 在 許 多 國 際 會 議 組 織 協 會 或 是 中 華 會 議 展 覽 協 會 的 會 員 名 單 上, 可 以 找 到 專 業 的 服 務 承 包 商 ( 三 ) 作 出 實 際 選 擇 68

70 挑 選 一 個 合 適 的 綜 合 服 務 承 包 商 需 要 對 某 些 無 形 品 質 作 出 評 估 1. 富 有 創 意 2. 樂 於 提 供 專 業 意 見 3. 具 備 團 體 合 作 性 4. 有 積 極 主 動 的 精 神 和 堅 持 不 懈 的 服 務 意 識 5. 作 為 代 表 諮 詢 顧 問 助 手 管 理 者 和 問 題 的 解 決 者, 有 良 好 的 人 際 溝 通 能 力 作 為 一 個 會 展 專 業 經 理 人, 與 服 務 承 包 商 的 聯 繫 以 招 標 (Reference For Proposal,RFP) 正 式 開 始 用 招 標 的 方 式 來 決 定 有 以 下 的 好 處 清 楚 地 確 定 你 所 期 望 得 到 的 信 息, 確 定 一 份 時 間 表 69

71 第 十 八 講 現 場 執 行 作 業 及 應 變 方 案 一 現 場 執 行 作 業 規 劃 ( 一 ) 現 場 管 理 機 制 建 立 為 了 讓 各 個 會 展 活 動 能 順 利 進 行, 前 期 作 業 中 的 現 場 管 理 作 業 指 的 是 要 有 各 項 現 場 的 管 理 方 式 作 業 流 程 應 變 思 考 緊 急 應 變 處 理 及 相 關 彈 性 管 理 作 法 的 機 制 設 定, 既 然 要 舉 辦 會 展 活 動, 而 最 重 要 的 就 是 在 舉 辦 時, 如 何 應 變 並 解 決 現 場 情 況 對 於 現 場 管 理 作 業 的 前 期 規 劃, 我 們 也 不 能 忘 了 控 管 協 力 場 商 的 品 質, 以 及 交 付 服 務 ( 產 品 ) 的 各 項 管 控 方 式, 例 如 : 餐 飲 提 供 和 製 作 的 單 位 是 否 符 合 衛 生 條 件? 住 宿 的 旅 館 是 否 通 過 消 防 檢 查? 何 時? 大 會 交 通 運 輸 工 具 是 否 安 全? 有 保 險 嗎? 搭 建 展 位 的 廠 商 所 用 材 質 如 何? 安 全 指 數 高 嗎? 製 作 的 大 會 資 料 袋 是 否 能 承 載 論 文 集 的 重 量? 印 刷 用 的 各 項 製 品 是 否 符 合 環 保 的 理 念? 許 多 專 案 的 費 用 是 否 合 理? 會 因 為 太 低 以 致 於 服 務 跟 不 上? 會 展 產 業 是 屬 於 高 階 的 服 務 業, 人 力 的 付 出, 品 質 的 確 認, 成 本 的 計 算 及 服 務 的 管 理 都 與 現 場 管 理 的 前 期 規 劃 有 著 極 大 的 關 聯 專 業 服 務 與 品 質 是 需 要 一 定 的 代 價, 請 不 要 為 了 省 錢, 以 致 得 到 的 服 務 與 參 與 者 的 期 望 有 太 大 的 落 差, 這 種 作 法 自 然 是 得 不 償 失 ( 二 ) 規 劃 會 場 管 理 協 調 機 制 你 的 會 議 策 劃 方 案 已 經 決 定, 也 收 到 了 相 當 多 的 參 展 與 會 報 名, 現 場 的 各 個 工 作 區 域 也 都 依 規 劃 做 好 了 準 備, 為 了 要 確 保 你 的 會 展 活 動 的 服 務 及 舉 辦 的 品 質, 為 了 順 利 展 開 整 個 會 展 活 動 的 流 程, 我 們 應 該 要 強 化 整 個 會 展 策 劃 組 織 的 管 理 協 調 機 制, 使 每 個 工 作 環 節 能 及 時 有 效 專 業 又 有 質 量 地 完 成, 而 通 過 籌 備 工 作 會 議 工 作 進 度 管 理 會 議 供 應 商 協 調 管 理 會 議 及 會 前 訓 練 等 方 式, 讓 所 有 與 會 者 都 能 夠 感 受 到 高 水 準 的 籌 畫 管 理 成 果, 也 讓 會 展 活 動 現 場 能 夠 解 決 問 題 迅 速 回 應 緊 急 應 變, 同 時 擴 大 服 務 等 效 果 會 場 現 場 的 工 作 龐 雜 而 且 多 元, 又 需 僱 請 許 多 專 業 廠 商 供 應 商 及 特 定 團 體 來 支 援, 與 配 合 舉 辦 的 會 場 提 供 者, 有 許 多 需 要 溝 通 的 細 節 及 工 作 重 點, 而 通 過 實 際 面 度 面 的 協 調, 確 實 可 以 把 許 多 待 解 決 的 問 題 落 實, 也 可 以 發 現 許 多 現 場 不 可 以 提 供 或 無 法 配 合 的 條 件, 會 前 先 言 明, 能 夠 正 確 落 實 具 體 行 動, 並 且 減 少 失 誤 以 下 是 各 個 協 調 管 理 機 制 的 作 業 方 式 : 70

72 1. 籌 備 工 作 會 議 (Organizing Committee Meeting) (a) 參 加 者 : 會 議 籌 備 主 席 秘 書 長 各 組 組 長 會 展 承 辦 專 業 公 司 代 表 及 相 關 重 要 成 員 等 (b) 舉 辦 頻 率 : 舉 辦 前 會 展 前 6 個 月, 應 至 少 每 個 月 一 次 舉 辦 會 展 前 3-6 個 月, 應 至 少 3 星 期 一 次 舉 辦 會 展 前 3 個 月, 應 至 少 每 10 天 一 次 舉 辦 會 展 前 一 個 月, 應 至 少 每 3 天 一 次 (c) 討 論 重 點 ( 以 會 前 一 個 月 的 工 作 會 議 為 例 ): (1) 決 定 哪 些 專 案 該 如 何 進 行? 決 定 哪 些 專 案 該 擱 置 (2) 確 認 所 有 印 刷 宣 傳 資 料 的 發 送 情 況 (3) 確 認 大 會 進 行 流 程 (4) 確 認 大 會 貴 賓 接 待 規 格 方 式 及 條 件 (5) 確 認 大 會 參 展 與 會 總 人 數 ( 增 加 或 減 少 的 比 例 應 在 5%~7% 之 內 ) (6) 確 認 各 項 需 求 的 訂 購 數 量 ( 如 餐 飲 資 料 袋 等 ) (7) 決 定 交 通 安 排 方 式 (8) 確 認 各 工 作 區 域 的 工 作 人 員 職 責, 建 立 各 工 作 人 員 名 冊 及 聯 繫 方 式 (9) 建 立 報 名 報 到 機 制 及 現 場 處 理 流 程 (10) 確 認 各 項 宣 傳 媒 體 新 聞 發 佈 時 間 及 作 法 (11) 決 定 各 項 晚 宴 節 目 活 動 的 流 程 及 人 力 安 排 (12) 安 排 整 體 大 會 的 後 勤 作 業 及 服 務 系 統 (13) 確 認 大 會 收 支 會 計 作 業 及 現 金 流 量 (14) 規 劃 緊 急 應 變 措 施 及 作 業 流 程 (15) 成 立 各 項 安 全 管 理 機 制 及 回 報 系 統 (16) 確 認 各 相 關 供 應 商 的 服 務 品 質 及 時 間 安 排 2. 工 作 計 畫 管 理 會 議 (Working Project Management Meeting) (a) 參 加 者 : 會 議 籌 備 秘 書 長 各 小 組 組 長 及 成 員 會 展 承 辦 公 司 (b) 舉 辦 頻 率 : 會 前 六 個 月 - 每 月 一 次 會 前 二 到 六 個 月 - 每 月 兩 次 71

73 會 前 一 個 月 - 每 週 一 次 ( 三 ) 現 場 安 全 管 理 機 制 為 了 維 護 與 會 者 參 觀 者 參 展 商 及 工 作 人 員 的 環 境 安 全 及 人 身 安 全, 我 們 有 些 必 要 的 檢 查 作 業 需 要 規 劃 和 考 量 : 1. 瞭 解 會 展 場 地 及 周 邊 區 域 2. 收 集 各 地 與 會 者 的 資 訊 3. 保 護 你 的 貴 賓 4. 製 作 緊 急 應 變 計 畫 安 排 必 要 的 保 險 事 宜 二 緊 急 應 變 方 案 擬 定 ( 一 ) 會 議 活 動 的 危 機 管 理 緣 起 舉 辦 大 型 活 動 可 讓 委 辦 單 位 與 同 仁 一 起 腦 力 激 盪, 預 想 可 能 發 生 的 各 種 問 題, 再 依 據 每 種 危 機 發 生 的 機 率 與 嚴 重 程 度 列 表 分 析, 同 時 針 對 不 同 等 級 的 危 及, 研 擬 不 同 的 因 應 步 驟 與 負 責 層 級 危 機 管 理, 人 人 有 責, 以 下 是 防 範 危 機 的 一 些 措 施, 可 供 會 議 策 劃 單 位 參 考 : 將 活 動 資 料 的 電 腦 檔 案 備 份 儲 存 於 安 全 處 所 建 立 樹 狀 的 緊 急 電 話 聯 絡 系 統, 發 生 事 故 時 要 求 每 個 人 至 少 通 報 二 個 人 審 視 保 險 條 文 及 其 保 險 範 圍 與 活 動 當 地 的 警 務 消 防 與 醫 療 單 位 保 持 良 好 關 係 檢 視 活 動 場 所 緊 急 電 力 或 照 明 設 備 撰 寫 危 機 處 理 手 冊, 提 供 每 個 工 作 人 員 詳 讀 危 機 演 習 委 辦 單 位 應 該 瞭 解 辦 理 活 動 不 只 需 要 經 驗 豐 富, 更 要 安 全, 活 動 重 點 不 是 價 錢 便 宜, 而 是 安 全 為 了 要 應 付 各 種 臨 時 緊 急 發 生 的 狀 況, 以 及 在 緊 急 狀 況 中 如 何 以 最 有 效 率, 最 妥 當 的 方 式 來 安 排 會 展 活 動, 其 間 可 能 遭 遇 到 困 難 狀 況 及 急 難 的 與 會 者, 我 們 有 必 要 去 分 清 楚 急 難 災 害 (crisis) 的 定 義, 協 助 工 作 人 員 妥 善 處 理 的 方 式 以 及 計 畫 方 案 的 擬 定 作 法 ( 二 ) 現 場 安 全 管 理 及 緊 急 應 變 處 理 任 何 會 展 活 動 的 主 辦 單 位 及 策 劃 者, 最 關 切 會 展 活 動 的 成 敗, 不 是 它 滿 足 了 多 少 與 會 者, 也 不 是 創 造 了 多 少 買 賣 訂 單 合 約 及 成 交 金 額, 它 最 重 要 的 是 安 全 的 考 慮, 沒 有 一 個 主 辦 或 承 辦 單 位 能 夠 在 進 行 會 展 活 動 之 中, 完 全 不 考 慮 現 場 的 安 全 措 施 及 管 理 作 業, 更 不 瞭 解 如 何 針 對 特 殊 又 緊 急 的 情 況 進 行 緊 急 應 變 方 案, 這 是 主 辦 單 位 最 重 要 最 謹 慎 的 管 理 要 項, 要 保 證 會 展 活 動 現 場 的 安 全 維 護 體 系, 讓 所 有 與 會 者 參 觀 者 參 展 商 貴 賓 講 員 及 工 作 人 員 們, 都 是 在 最 安 72

74 全 的 環 境 中 召 開 會 展 活 動 ( 三 ) 緊 急 狀 況 處 理 一 項 會 議 活 動 的 進 行, 從 規 劃 到 執 行 過 程 中, 千 頭 萬 緒, 任 何 狀 況 都 可 能 發 生, 尤 其 是 國 際 性 會 議 更 是 不 能 忽 視, 以 免 影 響 國 際 形 象 及 觀 瞻, 所 以, 緊 急 事 務 之 處 理, 甚 至 可 說 是 危 機 管 理, 就 成 為 不 可 或 缺 的 工 作 項 目, 有 鑑 於 此, 我 們 本 著 多 年 的 會 議 活 動 專 業 經 驗, 不 斷 的 改 善 會 議 管 理 程 式, 包 括 擬 定 應 變 計 畫 成 立 應 變 組 織 從 事 模 擬 演 練 等 三 會 展 期 間 資 料 建 檔 / 總 結 與 會 者 滿 意 及 作 法 辦 理 會 議 活 動 要 讓 與 會 者 完 全 滿 意 不 容 易, 不 僅 活 動 內 容 各 項 工 作 推 出 的 時 刻 與 場 合, 以 及 價 格 都 要 讓 客 戶 能 接 受, 而 且 要 從 頭 ( 提 出 會 議 活 動 建 議 ) 至 尾 ( 收 帳 ) 每 個 環 節 都 不 出 差 錯, 這 涉 及 參 與 活 動 的 每 個 工 作 人 員 的 能 力 與 態 度 要 讓 與 會 者 滿 意 首 先 要 瞭 解 與 會 者, 知 道 他 們 的 背 景 與 喜 好, 才 能 投 其 所 好, 不 過 答 應 顧 客 需 求 時 不 妨 謹 記 答 應 八 分, 服 務 十 分 (under promise,over delivery) 的 技 巧, 留 下 家 直 服 務 的 美 好 印 象 其 次 要 設 定 服 務 品 質 標 準, 讓 服 務 人 員 有 所 遵 循 並 方 便 考 核, 品 質 標 準 必 須 可 以 行 量 也 行 得 通, 像 工 作 人 員 傳 達 品 質 標 準 要 十 分 明 確 召 募 一 個 贏 的 團 隊 同 樣 是 客 戶 滿 意 的 要 件, 選 擇 合 適 的 工 作 人 員, 培 訓 必 要 的 技 能 與 專 案, 並 讓 團 隊 中 的 每 個 人 都 清 楚 明 白 需 負 責 的 工 作 流 程 與 品 質 標 準, 定 時 進 行 內 部 評 估, 此 外 尚 可 透 過 顧 客 調 查 瞭 解 團 隊 成 員 需 改 進 之 處 四 成 果 總 結 報 告 / 活 動 實 錄 / 感 謝 函 會 議 期 間 資 料 建 檔 / 總 結 精 心 策 劃 的 會 展 如 期 舉 行, 熱 鬧 的 盛 會 在 你 的 忙 碌 中 如 願 結 束 時, 千 萬 不 要 以 為 此 時 可 以 高 枕 無 憂, 該 輕 鬆 一 下 了, 注 意! 現 在 還 不 是 狂 歡 慶 祝 輝 煌 戰 績 的 時 候, 現 在 還 有 一 系 列 很 重 要 的 工 作 要 作, 這 些 工 作 的 重 要 性 並 不 亞 於 會 展 前 和 會 展 中 任 何 一 項 工 作, 因 為 對 於 一 個 成 功 的 會 展 來 說, 它 的 每 一 個 環 節, 每 一 個 細 節 都 是 會 展 成 功 的 重 點 和 關 鍵 會 展 專 案 的 結 案 收 尾 主 要 包 括 會 議 後 其 服 務 會 後 總 結 作 業 和 展 後 評 估 三 部 分, 下 面 我 們 就 分 別 介 紹 這 三 部 分 內 容 ( 一 ) 會 展 後 期 服 務 : 結 算 帳 務 : 在 會 展 活 動 結 束 後, 飯 店 應 在 與 會 者 離 墊 時 節 清 帳 目 結 帳 時, 會 涉 及 到 兩 方 面 的 費 用, 一 類 費 用 是 由 會 議 策 劃 籌 組 委 員 會 支 付, 另 一 類 則 由 與 會 者 個 人 負 擔 飯 店 應 根 據 與 會 議 主 辦 單 位 所 簽 合 約 的 規 定 分 別 收 取 (A) 與 會 者 個 人 帳 務 針 對 會 展 活 動 參 與 人 員 眾 多 的 特 點, 飯 店 在 進 行 結 帳 服 務 時, 應 注 意 以 下 三 點 : 73

75 a. 合 理 安 排 結 帳 時 間 b. 根 據 客 流 量 配 備 相 應 的 收 銀 人 員 和 收 款 設 備 c. 準 確 快 速 地 結 帳 (B) 會 議 組 織 者 帳 務 ( 二 ) 會 後 總 結 作 業 : 會 議 順 利 閉 幕 以 後, 並 不 是 展 會 的 一 切 工 作 就 此 結 束 了, 辦 會 機 構 有 必 要 對 展 會 進 行 總 結 通 過 會 後 總 結, 主 辦 單 位 可 以 對 本 屆 會 展 的 策 劃 籌 備 招 展 招 商 宣 傳 推 廣 以 及 展 會 管 理 和 服 務 等 工 作 進 行 分 析 評 估, 總 結 好 的 經 驗 以 便 下 一 屆 繼 續 發 揮, 找 出 工 作 中 的 不 足 以 便 在 下 一 屆 展 會 加 以 改 進 會 展 一 般 都 要 一 屆 一 屆 地 連 續 辦 下 去, 辦 會 機 構 總 是 希 望 會 展 辦 的 一 屆 更 比 一 屆 好, 會 後 總 結 在 這 方 面 能 有 很 好 的 促 進 作 用 1. 會 後 總 結 的 做 用 : 會 展 閉 幕 以 後, 很 多 主 辦 機 構 都 會 針 對 該 會 展 進 行 總 結, 其 實 進 行 即 時 的 會 後 總 結, 對 於 總 結 經 驗 訓 練 改 進 作 業 流 程 和 繼 續 辦 好 下 一 屆 會 議 具 有 重 要 的 做 用 (A) 累 積 各 種 經 驗, 繼 續 發 揮 好 的 做 法 (B) 經 過 討 論 發 現 問 題 可 以 改 進 未 來 的 工 作 (C) 為 繼 續 辦 好 下 一 屆 會 展 作 準 備 2. 會 後 總 結 的 內 容 進 行 會 後 總 結 的 一 般 形 式 是 : 邀 請 所 有 參 加 會 展 舉 辦 籌 備 和 管 理 的 人 員 召 開 一 個 檢 討 大 會, 讓 大 家 就 討 論 議 題 暢 所 欲 言, 在 發 言 中, 既 可 就 自 己 所 負 責 的 工 作 進 行 總 結, 也 可 以 對 其 相 關 工 作 進 行 評 估 ; 對 於 各 種 發 言, 大 會 派 專 人 做 好 記 錄, 會 後 整 理 成 文 ; 主 辦 機 構 再 將 會 議 記 錄 和 該 書 面 材 料 相 結 合, 整 理 成 一 份 完 整 的 總 結 報 告 會 後 總 結 會 議 的 內 容 主 要 有 : (A) 會 展 策 劃 進 行 總 結 (B) 對 會 展 籌 備 工 作 進 行 總 結 (C) 對 會 展 招 展 工 作 進 行 總 結 (D) 對 會 展 招 商 和 宣 傳 推 廣 工 作 進 行 總 結 (E) 對 會 展 服 務 進 行 總 結 (F) 對 會 展 現 場 管 理 工 作 進 行 總 結 (G) 對 會 展 的 指 定 服 務 商 進 行 總 結 74

76 (H) 對 會 展 的 時 間 管 理 辦 法 進 行 總 結 (I) 對 會 展 的 客 戶 關 係 管 理 措 施 進 行 討 論 (J) 對 會 展 的 各 種 相 關 活 動 進 行 評 估 (K) 財 務 總 結 對 於 以 上 各 種 內 容, 在 總 結 時, 不 僅 要 總 結 出 好 的 經 驗 和 不 足 之 處, 還 要 注 意 針 對 不 足 之 處 提 出 改 進 的 意 見 和 建 議 另 外, 根 據 用 途 的 不 同, 會 展 總 結 報 告 一 般 分 為 內 部 總 結 報 告 和 對 外 總 結 報 告 兩 種 內 部 總 結 報 告 是 供 辦 展 機 構 內 部 使 用 的, 比 較 詳 細 具 體 ; 對 外 總 結 報 告 主 要 是 供 新 聞 媒 體 以 及 參 展 商 和 觀 眾 使 用 的, 一 般 比 較 簡 單 三 會 展 結 束 後 的 後 續 工 作 : 在 會 後 總 結 會 議 結 束 時, 主 辦 單 位 一 般 還 會 布 置 會 展 閉 幕 以 後 需 要 繼 續 完 成 的 一 些 後 續 工 作 會 展 的 後 續 工 作 既 是 本 屆 會 展 的 收 尾 工 作, 也 是 下 一 屆 會 展 的 開 始 會 展 閉 幕 以 後 的 後 續 工 作 主 要 有 : 1. 向 客 戶 郵 寄 會 議 成 果 報 告 並 致 謝 : 會 展 閉 幕 以 後, 要 及 時 給 所 有 參 加 會 展 的 參 展 商 和 觀 眾 郵 寄 會 議 成 果 報 告, 並 對 他 們 參 加 本 會 展 表 示 真 誠 的 感 謝 2. 更 新 會 展 客 戶 資 料 庫 : 會 展 結 束, 主 辦 單 位 的 客 戶 資 料 庫 可 能 會 發 生 很 大 的 變 化 ; 有 新 客 戶 的 加 入, 有 老 客 戶 的 流 失, 有 些 客 戶 的 資 訊 變 更 等 等 3. 進 行 會 展 成 果 宣 傳 : 會 展 閉 幕 以 後, 可 以 就 會 展 情 況 進 行 一 次 成 果 性 宣 傳, 主 辦 單 位 可 以 將 會 展 的 情 況 準 備 一 份 總 結 性 的 新 聞 稿, 提 供 給 各 新 聞 媒 體, 讓 會 展 有 始 有 終 4. 發 展 和 鞏 固 客 戶 關 係 : 展 覽 期 間, 儘 管 辦 展 機 構 有 機 會 和 客 戶 面 對 面 地 進 行 交 流, 但 由 於 主 辦 單 位 和 客 戶 各 自 的 時 間 都 很 緊 湊, 業 務 也 多, 雙 方 很 多 時 候 都 不 能 進 行 很 好 的 交 流 和 溝 通 5. 處 理 會 展 可 能 存 在 問 題 : 會 議 期 間, 由 於 時 間 有 限, 業 務 又 較 多, 可 能 會 遺 留 一 些 問 題, 如 有 些 客 戶 的 款 項 可 能 還 沒 有 完 全 付 清, 有 些 客 戶 的 展 品 還 沒 有 處 理 完 畢, 有 些 客 戶 還 需 要 展 後 商 務 考 察 等 75